期刊编辑如何与作者进行有效沟通

科技期刊出版工作需要编辑与作者共同完成，在科技期刊编辑工作中，编辑与作者的沟通是十分重要的环节，针对期刊工作中的约稿、催稿、编辑加工稿返回与退稿等阶段提出了有效沟通能力的培养，归纳总结了尊重作者、提升自身学术水平、注重交往细节、保持后续的沟通交流等有效沟通策略，以期通过促进编辑工作质量提高，达到提高期刊质量的目的。

1有效沟通的重要性

科技期刊是传播思想、学术交流、展示科学研究成果的重要平台，在科技期刊出版的过程中，作者将多年的科研成果总结、提炼成稿件，编辑对稿件进行加工及润色，一篇具有出版价值的高质量学术论文诞生。由此可见，科技期刊编辑与期刊作者的沟通交流是非常重要的一个环节，且有效沟通的好与坏间接影响着收录稿件的质量以及期刊各项指标的高低等，所以，为了提高工作效率和编校质量，编辑在与作者沟通交流的过程中，要注意沟通技巧和内容，在接受和传递相关信息时就要掌握一定的策略，尤其是编辑持续沟通的能力。这样，科技出版工作才能顺利开展，期刊也会朝着更好的方向发展。有效沟通与交流不仅利于彼此建立相互信任的机制，而且使得作者对稿件中存在的出版规范、学术等问题与编辑达成共识。再者，编辑在交流过程中了解了作者的学术研究动态，掌握科研热点，为鉴定优质稿件提供了必要的及时支持和知识储备，便于编辑有针对性的安排以后发稿工作。

2有效沟通能力的培养

2.1诚心约稿

编辑约稿方式很多，除了通过电子邮件、微信、电话等方式外，也可以面对面沟通进行约稿，如在学术会议上诚邀专家稿件，为了表述清楚，将事先已经准备好的专题文章方向、综述撰写等内容和专家面对面沟通，强调专家研究方向是本刊报道热点，邀请专家撰写稿件，面谈时间不宜过长，将约稿事项简明扼要阐述完整即可，面对面沟通固然重要，后期的电话或邮件跟踪也必须落实好，持续和专家保持联系，让其感受到编辑约稿的决心和诚心。E-mail或微信和作者约稿时，首要先指出作者在此研究领域取得的突破和成绩，将所约的文章内容和收稿时间阐述明确。

2.2修炼催稿本领

几乎每个编辑都有催稿的经历，催稿过程中，要贯彻坚持到底的精神，催促作者交稿。对于约来的稿件，在收到初稿后，编辑要第一时间回复作者“已收到、并已交付外审”等字样，并说些鼓励与感谢的话，要让作者感受到其劳动得到了充分重视，为接下来的修改编辑加工稿打好基础。如果遇到拖延较严重的作者，除了写邮件、打电话问候外，还应多询问作者在写作中遇到哪些困难，还可以聊生活或彼此感兴趣的话题，让作者觉得多次督促后没有理由再拖稿，催稿的本领和功底是需要长期修炼的。

2.3返修时掌握语言沟通技巧

一般对稿件进行编辑加工后，文字上的修改可能会间接导致实验方法、结论等的误导，所以编辑加工稿要返回并让作者知晓，而呈现在稿件的修改和润色的语言，一定要简洁明了，需要作者核实的、补充的、有疑问的内容，要严谨的表述清晰，请作者核对，是否接受修改。这阶段的沟通是建立在平等的学术交流和探讨的基础之上。对于退掉不符合刊发要求的稿件，与作者的沟通也应建立在尊重作者的前提下，退稿理由应态度明确，言之凿凿，使其能够了解不能刊用的真正原因，简要说明稿件的不足之处，从关爱作者的角度出发，综合专家意见和编辑的判断，将详细的审稿意见反馈给作者，使作者从中得到启发。而对于一些结构严谨、论据充分较为优秀的稿件，再与其说明与本刊的办刊宗旨及刊发范围不符时，可以给作者提供可刊发同类稿件的期刊信息。文章何时见刊是作者较为关心的问题之一，如已排版等待刊发，可以如实和作者沟通，而因版面、文章主题等问题要顺期发表的，一定要和作者解释清楚，得到谅解，并最终沟通达成一致。

2.4熟练应用交流软件

传统的电话、面对面的交流已逐渐被QQ、微信、电子邮件、网络采编平台等沟通软件所取代。编辑与作者的沟通与交流变得自主和随意，彼此可以针对文章内容进行直观讨论，拉近了距离，加强了关系紧密性。与中青年作者可以选用微信进行沟通，还可以把研究领域较为相近的作者建立作者群。在信息传送方面，QQ软件仍占有不可替代的地位，作者在电脑上使用QQ的比例是很高的。电子邮件沟通，是编辑与作者比较稳定的联系方式，一些年长的专家作者更倾向于利用电子邮件进行沟通。网络采编系统使得编辑可以将审稿情况迅速告知作者，快捷方便。通过以上交流平台，作者随时可以获取文章的进度等情况，而科技期刊编辑首要的任务就是充分并熟练应用多媒体软件，实现交流沟通的便利性和实效性。

3有效沟通的对策

3.1尊重作者

期刊编辑与作者的日常交流中，真诚主动、尊重作者是编辑应有的首要态度，作者的每次询问都应予以回复，编辑应抱有平易近人的处事方式，换位思考作者科研论文撰写的不易，充分理解作者等待稿件发表的焦急心理，这种尊重应贯穿于稿件审理的全过程中，产生良好互动，最终达成共识。期刊编辑所面对的是稿件本身，是学术研究，是作者多年辛勤劳动的成果，因此与其说尊重作者，不如说尊重作者的劳动。

3.2提升自身学术水平

只有通过学习才能更新自己的知识积累和知识结构，注重自身知识水平的提高，避免“闭门造车”。科技期刊编辑应了解自己期刊所在学科领域内的最新发展趋势，才能更好的对作者的稿件进行科学的解读和判断，作者是因为信任所以才将稿件投至期刊，作为科技期刊的编辑，为了不辜负作者的信任，更应不断学习来提高自身的科学素养。在熟悉出版法规政策的同时，加强政治理论学习，不断扩展专业知识学习，积极争取参加编辑业务培训、参加学科领域的学术年会，同时主动学习交叉学科的研究成果。

3.3出版规范熟记于心

科技期刊作为科技传播的平台之一，有着较为严格的要素要求、标准和规范。作为稿件政治方向的把关人，科技期刊编辑要不断加强政治理论学习，熟悉国家出版领域的政策法规，时刻自觉遵守出版规律，《出版管理条例》《期刊出版管理规定》《著作权法》等要熟记于心，每个编辑部都应根据出版规范如《科技书刊标准化18讲》和出版物质量管理规定等，制订编辑加工整理规范手册，不断提升自身业务水平。每个期刊刊发的文章都有一定的稿件要素，如标题、摘要、关键词、正文、参考文献等，个别作者投稿文章缺少要素，有时出现参考文献不全、缺少英文标题等现象，遇到首次沟通后仍有抵触情绪的作者，就要耐心细致的讲明期刊要素的重要性及出版规范的要求，同时完整的要素也会给审稿专家良好的第一印象。

3.4注重交往细节

科技期刊编辑在与作者沟通时，忽略细节很有可能导致编辑与作者之间的误解。首先，表述的语言一定要真挚，注重表达信息的明确性。让作者在整个稿件出版过程中，一直有得到真诚对待的心里。其次，保持通讯设备的畅通，如作者通过电子邮箱、微信或QQ进行沟通，所以养成按时查看电子邮箱、关注QQ或微信等通讯设备，避免因回复不及时影响期刊编辑与作者间沟通的实效性和顺畅性。

3.5保持后续的沟通交流

随着新媒体技术的发展，期刊编辑与作者之间的沟通方式简单便利，在稿件出版完成后，编辑应注重与作者的网络沟通。可以在节日时，制作电子贺卡或微信送上诚挚的祝福语，让作者感受到期刊编辑部的温暖，同时也感受到编辑部的重视。也可通过参加学术交流会，或实验室等方式加深与作者的感情交流。