期刊稿件采编系统的使用心得

在计算机互联网技术日新月异的今天，科技期刊编辑部办公自动化、网络化建设越来越受到编辑部的重视和关注，稿件在线处理平台应运而生。可以说期刊采编系统是信息化时代的必然产物。利用互联网的优势，原本需要人工进行的收稿、审稿、编辑等工作变得轻松、便捷。稿件采编系统不但能提高编辑人员的工作效率，还可以通过网站信息交流板块促进编辑部与编委、作者、读者之间的交流，期刊采编平台也成为期刊的展示窗口。规范的期刊管理流程在加快期刊数字化出版进程方面发挥了非常重要的作用。以笔者所在编辑部使用的玛格泰克稿件采编系统为例，探析其优势、存在的问题以及对如何改进其功能设计进行了思考。

一、编辑部网络办公自动化是科技发展的必然趋势

过去编辑部人员的工作量很大，从收稿到审稿再到编辑校对稿件，往往一篇论文的发稿周期都在大半年甚至一年以上；编辑部与作者以及编委专家之间的交流沟通存在一定的时间差。稿件采编系统处理平台通过在线投稿、网上审稿的方式加快了编辑部处理稿件的速度，加快了编委专家审稿的速度，缩短了稿件的处理周期，可以全面提高编辑部的工作效率。通过实时传递信息，方便编辑、作者、编委专家随时随地进行投稿、审稿、稿件状态查询等。高效的稿件处理过程缩短了稿件的出版周期，保证了科技信息和研究成果的时效性。

二、稿件采编系统的使用心得

（一）为编辑部工作提供极大的便利

1.稿件处理流程化。期刊稿件采编系统包含作者远程投稿/查稿系统、专家审稿系统、编委审稿系统、主编办公系统、编辑办公系统和系统管理等几大功能模块，是一个网络化、灵活的协同性工作平台，使编辑部实现了稿件的自动收发、登记，轻松指派外审，核算费用，指定责任编辑，定时邮件提醒等。自动形成各种对作者、编审专家的文本（单据），形成各种分类汇总表格，自动组版，生成打印地址标签。手工安排刊期、打包下载、生成期刊目录、生成索引、网刊等。作者通过系统在线提交汇款信息，填写发票信息等。2.人性化的服务。稿件采编系统提供了编辑与作者、编委专家之间沟通邮件的模板，根据不同情况编辑部人员可以直接使用或重新编辑这些文字模板。在稿件送审阶段，编辑选择合适的编委专家后，编委专家既可以通过网站登录审稿，也可以直接通过E-mail（电子邮件）点击审稿链接直接进入采编系统中审稿。如果编委专家不方便或者不适合审理此篇稿件，编委专家点击拒绝审稿链接即可直接在线拒审并将稿件退回编辑部。编委专家还可以推荐其他合适的审稿人给编辑部。在稿件终审阶段，主编办公系统可以查看稿件的所有流程，便于主编结合原稿、初审、修改稿和审稿专家的意见等给出终审意见。编辑部可以明确设定各个操作流程的时间（天），如果逾期，系统会自动发邮件提醒该流程执行人，从而把控稿件处理时间。在线采编系统对学术期刊出版流程的改造使稿件处理过程更加规范化、透明化，使编辑部日常管理走向精细化、定量化，并提高作者满意度。同时，为编辑部提供了一个基于权限控制的信息资源共享平台。编辑部可以通过权限控制给每个编辑分配任务，各司其职、协同工作、共享资源、协同办公，以提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动。其增强了编辑部对稿件质量和运作时间的监控能力，提高了编辑部对编辑工作的量化考核水平。

（二）实用的数据库统计和管理功能

1.充分利用稿件采编系统的统计功能。稿件采编系统平台具有许多统计功能，如作者、编委专家的信息管理，审稿费、版面费等费用的管理，稿件情况及期刊的出版周期，引文分布动向，作者的单位、地区、学历、发文数量等信息。比如编委的审稿费，只要列出审回稿件的时间段就可以查询该时间段所有审稿编委的详细信息，相对传统的手工登记统计方式更加准确、快捷。定期进行数据统计以及归纳总结有助于编辑部掌握期刊发展情况，期刊管理者在制定期刊定位、发展策略时可以参考这些数据。2.强大的数据库管理功能。稿件采编系统平台主要有稿件、作者、专家审稿人、编委四个数据库。这四个数据库互相联系。其中，作者可以升级为编委、专家审稿人。专家审稿人和编委库可以随时补充、完善和更新信息。在稿件送外审时，数据库可以自动将稿件中的某些关键词在编委、专家审稿人信息库中的研究方向进行检索。

三、采编系统使用中的现实问题

在稿件采编系统的使用中发现的问题：第一，采编系统只允许1个ID（身份证）登录（作者、编辑、编委专家中的一个），当作者、编委因为某些原因不能登录，请求编辑人员协助上传稿件或者审稿意见的时候，编辑人员只能退出其编辑ID（身份证）用作者或编委的账号重新登录，完成操作后再重新登录其编辑的ID（身份证）账号，操作过程烦琐。稿件采编系统如果支持多ID（身份证）多线程同时同机器在线将极大地提高编辑人员处理稿件的效率。第二，当一篇稿件发给三位以上的编委专家审稿后，审稿意见返回时，系统无法自动将审稿意见整合到最后的退修阶段，这个操作还需要编辑人员手动将这几名编委的审稿意见复制粘贴到退修意见中。采编系统能否自动将多位编委的审稿意见进行整合（当编辑将稿件最终退修给作者时，系统可以有个提示“已有N位编委意见是否需要整合添加到退修意见中？”）。第三，采编系统中没有嵌入学术不端检测系统。目前，编辑部的做法是从稿件采编系统中下载相应阶段的稿件，然后再登录其他学术不端检测系统进行检测。如果嵌入了学术不端检测系统，编辑能随时检测新投稿、修改稿和校对稿。玛格泰克稿件采编系统已有端口，只是需要相应的数据库支持。第四，采编系统无法实现参考文献的在线校对。目前，编辑部是采用编辑人工校对参考文献的做法，该模块的加入能减少编辑的机械工作量，降低参考文献的规范性差错率。第五，稿件对应的中图分类号目前还是需要编辑后期人工去查询书写（有的作者书写的中图分类号还需要编辑经查询后核实）。如果采编系统能整合一个通过文章题名和关键词就能检索到中图分类号的模块将极大地丰富采编系统的功能，同时减少后期编辑加工的工作量，最终为缩短文章的出版周期提供帮助。第六，目前采编只是实现部分电子化，并未实现编校工作的电子化。科技期刊采编系统在大数据时代，特别是在媒体融合背景下，编校手段也需要不断地更新。如果能在采编系统中整合编校规范化功能将对出版工作带来极大的便利。第七，自动排版接口无法使用。对于排版业务外包的编辑部，系统应提供支持出版服务公司的合作接口。如果这项功能实现了，就能缩短排版、校对的时间。

更多期刊知识内容，欢迎咨询本站客服。