档案论文大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案论文范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

（一）规范学术精神。鉴于档案学的学科特点，每一位档案学者都必须始终不渝地坚持实事求是的科学精神，加强与档案部门合作，紧密联系档案工作实际，善于从鲜活的档案工作实践中发现问题、分析问题和解决问题，并透过纷繁复杂的档案工作表象抓住档案工作发展规律。力戒纸上谈兵、闭门造车，尤其要避免从理论到理论的文字游戏和空洞说教。即使从事档案学基础理论研究，我们也不能脱离档案工作实际，因为任何一项档案学基础理论研究都包含着某种特定的应用目的。更何况档案学基础理论研究和档案学应用理论与技术研究之间本来就互相渗透、互相交叉，我们根本就不可能将其非常清楚地区分开来。研究档案史、评价历史上的档案工作现象、档案学思想和档案学理论，也要实事求是、尊重历史事实，而不能不加分析地全盘否定。实事求是既是一种科学精神，也是一种科学方法，彼此相辅相成，互为前提。

（二）规范文风文德。档案学理论只有不断地推陈出新且被档案实际工作者所接受，才能发挥其对现实的档案工作实践的指导作用。因此，档案学研究者应努力培养严谨、严肃、严格的科学工作作风，不盲从、不迷信、不附和、不武断，独立思考，大胆创新，善于提出新问题，勇于开拓新领域，探求新知识，并大力提倡运用清新质朴、通俗易懂的文字深入浅出地剖析档案工作现状，揭示档案工作规律，预测档案工作发展趋势。切忌人云亦云，因循守旧，故弄玄虚，用晦涩、难懂的语言把简单问题复杂化。档案学研究者还应加强文德修养，自尊、自信、自强、自律，淡泊名利，谦虚好学，不抄袭剽窃，不，把做人与做学问有机地结合在一起。

（三）规范档案术语概念。建议有关部门应尽快组织专家对现有的档案术语概念进行审查清理，在词形、语义、专指性、配套性等方面严格把关，剔除那些内涵模糊、外延过大、语义陈旧、专业化程度较低的所谓术语概念，重新建立一套符合档案专业特色的、符合档案学发展需要的术语概念，使档案学者们在统一的术语概念基础上进行学术交流和探讨。

二、健全档案科研管理体制，研究档案学发展战略。目前我国档案学研究中出现的许多问题很大程度上就是由于档案科研管理体制不健全而造成的。因此，适应社会和档案学发展需要，改革档案科研管理体制，已经成为当务之急。档案科研管理体制的改革要与我国档案工作统一领导、分级管理的原则及档案工作改革的精神相一致，抓大放小，充分调动各级档案科研机构和档案科研工作者的积极性。改革的主要目标是建立全国统一的档案科研管理机构，负责制定国家档案学发展战略，确立档案科研布局，协调各档案学研究机构之间的关系，组织全国性档案学优秀成果的鉴定、转让、评奖工作。在此前提下，有计划地逐步改变我国档案学会条块分割的分布状态，使之完成社会化的转变，成为在各级档案行政管理部门指导下的非官方机构，并注重促进学术民主。

与此同时，要逐步改变目前的档案学研究方式，重建档案科研系统结构，实行档案学研究集约化，优化配置档案科研资源。档案学研究集约化的微观主体是以档案学研究者为最小单位的，档案学研究者的创新性是档案学研究集约化的物质载体，其提高和改进的途径主要在于通过各种方式强化档案科研人才的素质。档案学研究集约化的宏观主体是以国家为最大规模的，国家的档案学发展战略是档案学研究集约化的核心力量，档案学的整体水平能否提高，关键在于国家的档案科研政策是否正确。而要实现二者的结合，就必须建立档案科研共同体，即建立以学术带头人为核心的档案科研小组（课题组）或档案科研开发群体。通过档案科研共同体，将不同部门、行业、地区的档案科研机构和科研工作者，特别是将从事理论工作的研究者和从事实际工作的研究者有机地结合在一起，集中资源，取长补短，高质量地完成档案科研课题，并可避免或减少低水平重复研究。档案科研共同体的大量出现是实现档案学研究集约化的基础和基本任务。

另外，要研究档案学学科发展政策，制定档案学发展战略。档案学发展政策研究大体包括两个方面的内容：一是从总体上对档案学的学科发展进行考察，研究需要制定什么样的政策，才能保证档案学理论体系的合理发展，才能使其同档案工作实践相适应、相协调：二是针对档案学的具体领域或具体方面的发展，研究需要制定什么样的政策，才能保证该领域或该方面具有更大的发展活力。具体来讲，就是要研究各类档案学研究机构的协调与合作政策，档案学研究经费的划拨政策，档案学研究的国际交流与合作政策，档案学理论研究队伍的建设政策等。档案学的发展战略是档案学发展的长远性、全局性蓝图，是对档案学未来发展目标及其实现途径的规定和谋划。它以长远的战略目标来规划当前的行动方案，要求既要重视对事关档案学发展大局的热点问题和重要领域的研究，又要注意档案学理论的整体发展。制定档案学的发展战略一定要结合档案学的学科发展规律，紧跟现代科学技术的发展趋势，尤其要与我国档案学研究系统的总体规划相适应。

三、进一步加强档案学术评论工作。近20多年来，我国档案学术评论有了一定的发展，不少杂志都先后刊发了篇数不等的述评文章，其中不乏上乘之作。这自然是一个良好的开端，是一种可喜的现象。但是，我们也应该看到，档案学术评论所受到的重视与应受到的重视，还有不小的差距；档案学术评论所发挥的作用与应发挥的作用，也有不小的距离。也就是说，档案学术评论还没有被摆上应有的位置，研究水平还比较后，远远不能适应档案学发展的需要。

为进一步加强档案学术评论工作，当前我们应下大力气重点抓好以下几个方面的工作：第一，提高对档案学术评论重要性的认识。首先，档案学理论研究者要正确认识档案学术评论在档案学研究中的地位和作用，了解档案学术评论的内容和范围，进而明确开展档案学术评论的必要性和迫切性，并把档案学术评论当作义不容辞的职责，切实加以重视。中国档案学会及地方各级档案学会要把档案学术评论列入各自的工作计划和发展规划，定期或不定期地组织召开包括档案学术评论在内的专题座谈会和学术讨论会。档案学会会员及其他档案工作者要刻苦钻研档案学理论，积极撰写档学术评论文章，藉此交流经验，逐步完善档案学术评论的内容，把档案学术评论当作一门分支学科来建设。第二，开辟档案学术评论园地。目前我国既没有档案学术评论刊物，也没有哪一种档案杂志设置档案学术评论专栏，这显然不利于档案学术评论活动的开展。从长远来看，创办一种以档案学术评论为主要内容的杂志是十分必要的。在当前，各级各类档案杂志应开辟学术评论专栏，增加理论研究的比重，这对提高刊物的质量，扩大其在社会上的影响也是不无益处的。第三，建立档案学术评论队伍。这支队伍应以档案专业教师为主体，因为这部分研究者为了教学的需要，大都对档案学进行了一定程度的研究，理论造诣相对较深。有中级以上职称的档案实际工作者也要结合工作实践，积极参与档案学术评论，对档案理论界的一些观点和现象大胆质疑，发表自己的见解。档案专业学生是档案研究的后备军，应重点加以培养。各档案专业教学点应在课程设置时安排档案学术评论的教学内容。攻读档案学硕士、博士学位的研究生更要把档案学术评论当作一门专业主干课来学习、研究。

四、努力改善档案学研究系统的外部环境。档案学研究系统的外部环境泛指档案学研究系统之外的与档案学研究系统直接或间接发生联系的一切要素和条件，主要有：向档案学研究系统给予政策支持的政策环境，向档案学研究系统输入科研人才的教育环境，向档案学研究系统划拨科研经费的经济环境，向档案学研究系统提供有用理论、技术和方法的知识环境，向档案学研究系统输送组织与管理技术的实践环境，接受与检验档案学理论的档案工作实践环境，以及普及与推广档案学研究成果的中介机制等。

应该肯定，改革开放以后档案学研究系统的外部环境较前有了很大的改善。社会档案意识逐步增强，档案学是一门独立学科已为不少人所接受。但是，不利于档案学发展的外部环境依然存在。例如，档案学的学科地位始终得不到应有的重视，档案科研经费一直缺乏稳定的来源，许多带有规律性的档案科研成果被束之高阁，等等。

针对上述问题，笔者认为当前我们应采取以下措施：

第一，加强宣传，深化研究，努力提高档案学的学科地位。不仅要宣传《中华人民共和国档案法》、档案工作基本知识，而且要宣传档案学及其知识体系，使大家明白建立与完善档案学研究系统、优化其外部环境既是档案学学科发展的需要，也是经济、科技、文化及社会生产力整体发展的需要；档案学的发展离不开各方面的支持与帮助，社会各项工作的发展也需要档案科学理论指导下的档案服务；档案学只有与经济、科技、文化协调发展，才能为社会提供最佳服务。以此唤起社会各界对档案学的理解、重视与支持。各级档案学会要积极鼓励、动员广大会员参加社会科学、自然科学优秀成果评奖活动，以扩大档案学的社会影响。档案学研究者要刻苦钻研档案学理论，不断深化档案学研究内容，努力提高档案学的科学水平，使档案学在现代科学中真正占有一席之地。

篇（2）

一、档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题

目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面：

1进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性。在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。

2每个全宗后所预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置，往往是通过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就足以证明这一点：如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用，那么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案，这些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑其它因素，单单是装具的浪费就是很可观的。

以上这些问题，造成了管理工作的被动与混乱：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施，近几年将是档案接收进馆的，许多档案要分批进馆，预留位置一旦不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。

二、如何做好档案馆现行档案全宗的排放

1要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。

2对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究。对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级各类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性 和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作：

1 对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，是我们首先要做的工作，因为我们掌握了这部分档案的基本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做好准备工作，增强工作的主动性。

2 对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少，做到心中有数，以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。

3 在前两项调查研究工作的基础上，对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测，并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析，从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况，为科学决策提供依据。

3立足本馆，对馆藏现状进行调查研究。做好全宗排放工作，首先我们要掌握现有馆藏档案的保管状况，我认为主要做好以下三方面工作：

1 调查分析档案全宗的来源。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗，哪些是现行单位的全宗，通过以上两个确定，就可以明确哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。比如，我们为了确保某一全宗在排列上的完整性及连续性，在必要的情况下可以将某些数量较少的“死”全宗抽出去，单独排列存放。

2 调查“活”全宗内档案的分类。通过这项工作可以确定全宗内目录的数量及状况，以便在收集指导时给出档号，在必要时可减少重复性劳动。比如，当预留位置不足时，可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号，然后将这部分档案排列于其它存放地点。

3 调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等 以及将来的发展趋势比如设备的增添，面积的扩建等 ，为全宗科学排放做好“硬件”规划。

4根据调查研究取得的数据，结合实际情况，进行科学的分析、判断，为待进馆档案合理预留位置，并根据实际需要随时调整所做的规划，但同时也要考虑其经济效益。

笔者结合实际工作中遇到的一些问题，就如何做好档案馆全宗科学合理的排放提出了一些初步设想：以便于管理为出发点，在确定进馆档案范围、数量的情况下，结合库房、装具容量，把所有全宗的档案分时期存放，使整个馆藏档案形成一个个相对稳定的、集中的以所有全宗为组成单位的不同时期档案构成的管理体系，也就是说，把所有全宗中相同时期的档案仍以全宗为单位集中存放。比如，可以将全部现行档案以某一年为一个时间界限，对这以前的档案，进行科学规划，为这一时期待进馆档案预留出位置，并且这一时期全宗的排放尽可能在预留的范围内变动，这样做的好处就是使全宗排放在现阶段是相对稳定的，而且在这一年以前的待进馆档案全部接收完毕后，这一时期的档案则形成了一个稳定的管理个体。对这一年以后至某一个年限的档案，则可以按原来的全宗顺序号重新进行集中存放，对待进馆档案重新做好规划，形成一个良性循环的工作系统。此外，在实际工作中，所有全宗的排放可不必强求按由小到大的全宗号顺序排列，因为随着计算机技术在管理工作中的应用，可使排列无序状态而不利于管理的问题迎刃而解。

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目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法，即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊端，其主要体现在以下两方面：

1进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性。在实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成了大量的重复无效劳动。

2每个全宗后所预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置，往往是通过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就足以证明这一点：如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用，那么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案，这些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑其它因素，单单是装具的浪费就是很可观的。

以上这些问题，造成了管理工作的被动与混乱：档案的经常性搬动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利用。随着时间的推移与机构改革的实施，近几年将是档案接收进馆的，许多档案要分批进馆，预留位置一旦不科学，将会使档案管理工作整日围着“预留位置”转，造成大量的重复性劳动，使管理工作处于一种“拆东墙补西墙”的被动局面。

二、如何做好档案馆现行档案全宗的排放

1要正确理解档案管理工作中的“全宗理论”问题。我认为“保持全宗的完整性、不可分散性”对于收集工作来讲是绝对的，这就是要切实保证“一个机关的全部档案”，“应统一向一个档案馆移交”，“进馆档案应保持全宗的完整性”不能随意分散。在档案的管理工作中坚持全宗理论原则，往往存在一定的误区，即将收集工作中的“全宗不可分散性”与在档案管理工作中“全宗管理原则”完全等同起来，认为一个全宗档案的排放是不可分割的，必须集中排列到一起。其实这一观点从长远的角度看是不可能做到的。对于任何事物和理论都要辩证地来看，在档案工作中贯彻全宗理论时也要避免犯“绝对主义”的错误。正确的做法是，以全宗理论为大前提，但可以根据工作中出现的实际情况而做相应的变动。所以，我认为，在档案管理中全宗档案的不可分散性只是一个相对的不可分散，也就是说，一个全宗的档案可以按目录或时期分别存放，而并不强求必须集中存放在一起。

2对需要向档案馆移交档案的单位进行调查研究。对立档单位的调查研究，是做好全宗科学排放的重要前提。因此，各级各类档案馆应从本馆的性质综合性或专门性和职责范围出发，调查研究本馆应接收范围内的所有国家机构、社会组织和个人的职能、任务及其形成档案的内容、种类、价值，以及现存档案的数量、整理、保管等情况，科学地确定应移交档案的单位并编制出进馆全宗名册，以便统筹安排进馆档案的范围、时间和数量，为全宗的科学排放奠定基础。具体地说主要做好以下几方面的工作：

1对立档单位中符合进馆年限准备移交进馆的档案进行调查研究。对这部分档案情况进行摸底调查，是我们首先要做的工作，因为我们掌握了这部分档案的基本情况，就可以迅速结合馆藏现状制定出接收方案，做好准备工作，增强工作的主动性。

2对未到进馆年限的档案进行调查研究。主要是调查这部分档案整理的原基础、鉴定的方法和质量、档案的数量与成分、需要进馆的档案有多少，做到心中有数，以便为这部分档案顺利移交进馆创造良好条件。

3在前两项调查研究工作的基础上，对立档单位未来形成档案的状况进行调研、分析、预测，并做好规划。要对立档单位的业务状况进行分析，从而预测其未来档案形成的数量以及分类标准等情况，为科学决策提供依据。

3立足本馆，对馆藏现状进行调查研究。做好全宗排放工作，首先我们要掌握现有馆藏档案的保管状况，我认为主要做好以下三方面工作：

1调查分析档案全宗的来源。这项工作旨在确定哪些是撤销单位的全宗，哪些是现行单位的全宗，通过以上两个确定，就可以明确哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，从而为以后的全宗调整及预留位置的确定奠定基础。比如，我们为了确保某一全宗在排列上的完整性及连续性，在必要的情况下可以将某些数量较少的“死”全宗抽出去，单独排列存放。

2调查“活”全宗内档案的分类。通过这项工作可以确定全宗内目录的数量及状况，以便在收集指导时给出档号，在必要时可减少重复性劳动。比如，当预留位置不足时，可以考虑将新进馆档案顺接原有目录号顺序给新的目录号，然后将这部分档案排列于其它存放地点。

3调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等以及将来的发展趋势比如设备的增添，面积的扩建等，为全宗科学排放做好“硬件”规划。

4根据调查研究取得的数据，结合实际情况，进行科学的分析、判断，为待进馆档案合理预留位置，并根据实际需要随时调整所做的规划，但同时也要考虑其经济效益。

篇（4）

【关键词】档案管理药检

药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。

1药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。

药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。

2当前药检档案管理中存在的主要问题

2.1药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。

2.2档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。

2.3药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。

2.4未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。

2.5档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。

3适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作

新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。

3.1建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。

3.2加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。

篇（5）

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。

一、学籍档案管理中存在的问题

1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。

2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

二、完善学籍档案工作的管理建议

1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。

2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。

4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。

总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。

【参考文献】

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关键词：档案管理特性作用措施

1企业档案管理工作的特性

1.1独立性企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。

1.2专业性在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。

1.3系统性企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

2职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

2.1对企业发展的步伐和速度起到促进作用企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

2.2是培育企业核心竞争力的重要工具核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。

2.3是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

3加强职工档案管理工作的措施

3.1制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。

3.2实现企业职工档案管理的现代化

当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高职工档案管理人员的业务素质

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论文关键词：个性化信息检索用户模型

目前的档案检索系统一般以传统的关键词检索为主，这种检索方式虽然可以在一定程度上满足用户的需求，但是由于检索方式的限制，这种检索的结果仅仅是与检索词字面意义或某层含义相匹配，对于用户所需要的其他的概念和相关的成分就无能为力了。因此个性化检索就成为解决这一问题的有效途径。个性化的实质是针对性，即对不同的用户采取不同的服务策略，提供不同的服务内容。

一、个性化信息检索与服务

个性化信息是能够满足用户个性需求的信息。个性化信息检索是指根据用户的兴趣和特点进行检索，返回与用户需求相关的检索结果。它是一种能体现用户个性化特征，满足个性化需求，培养个性化趋势的检索方法。在个性化检索中，检索条目与用户查询经历有关，既可以是内容检索，又可利用与其它事件的关系来检索，即是以用户检索行为为中心的检索。这也是个性化检索与一般文档检索的区别[1]。

个性化信息服务是既能对用户提出的要求提供最贴切的信息服务，还能依据个体个性特征，主动收集个体可能感兴趣的信息，甚至预测个体可能的个性发展，提前收集相应的信息，最后以个性化方式显示给个体。这里包括两方面内容:个性化信息和个性化服务。个性化信息是反映个体个性特征的一切信息，同时还包括个体特定的信息需求组合。个性化服务包括服务时空的个性化，服务方式的个性化和服务内容的个性化[3]。对于这些个性化服务首先要建立对用户的描述，然后才能据此提供针对不同用户的个性化服务。用户模型是个性化服务的基础和核心[4]。用户模型作为个性化服务的基础和核心，因此用户模型的质量直接关系到个性化服务的质量。只有当用户的兴趣、偏好和访问模式等用户信息可以很好地被系统“理解”时，才有可能实现理想的个性化服务。从用户信息中构建用户模型，也就成为了个性化服务的核心和关键技术之一。

个性化服务系统中的用户模型不是对用户个体的一般性描述，而是一种面向算法的、具有特定数据结构的、形式化的用户描述。相应的，用户建模是指从有关用户兴趣和行为的信息，如浏览内容、浏览行为、背景知识等，归纳出可计算的用户模型的过程[5]。

二、用户建模技术

为不同的用户提供有针对性的服务，需要对用户的兴趣、习惯、历史行为等方面进行分析从而获取其个性化信息。对用户信息进行结构化描述，构建反映用户特点的需求模型，这一过程称为用户建模。用户建模是实现个性化检索服务的基础和核心[6]。

不同的用户各自面临着互不相同的检索问题，不加区分地给不同的用户提供相同的结果，必然满足不了用户的检索需求。要提高用户的满意度，就要把握用户的特点，建立用户模型，对用户的信息、兴趣及历史查询行为进行管理，对不同用户进行不同的学习，这样就可以针对特定用户提供准确的信息。为用户建模可以有效解决不同用户对相同提问信息的不同深度和广度的要求，在加入用户模型之后，传统的检索流程变更为带着用户个性需求查找的过程，同时反馈流程也将针对用户的意见进行，以提供更加准确的检索服务。通过建立用户模型，可以管理用户的背景信息，在查询一些跨领域信息的提问时，考虑用户背景信息，有助于更加针对性地提供用户真正关心的信息。通过用户模型对用户兴趣进行描述，同时记录用户的查询行为，对用户的查询历史和兴趣进行管理。

一般来说，用户访问Internet的过程共包括以下六种信息:

(l)用户使用搜索引擎查询时输入的关键词;

(2)用户维护的书签(Bookmark);

(3)用户浏览的页面;

(4)用户浏览的行为，包括用户在每个页面上的驻留时间，对每个页面进行的操作(如保存、打印页面、将页面存入书签等)，鼠标和键盘的操作及用户浏览网页时眼睛的移动、表情的变化等;

(5)用户下载、保存的页面和资料等;

(6)用户手工输入的其他信息。

从理论上说，以上六种信息都可作为用户建模的信息来源，但用户信息对用户模型的性能是至关重要的，因此在建模时要慎重选择。以下是对这六种信息的分析。

用户输入搜索引擎的查询关键词虽可反映用户的兴趣，但它却不适合单独用于用户建模，因为用户查询的关键词一般都比较简单，无法来描述用户的兴趣，查询关键词是用户检索信息的起点，但不是检索信息的全部，因此查询关键词对用户兴趣与意图的反映并不全面。

书签(Bookmark)能较好地反映用户的兴趣，这是因为，用户会把感兴趣的或重要的页面保存在书签(Bookmark)中，但是相对于用户浏览的页面来说，书签（Bookmark）中的页面数是相当少的，并且用户并不一定会把自己感兴趣的都保存在书签(Bookmark)中，因此书签(Bookmark)构建的用户模型也不能够全面地反映用户的兴趣。

用户浏览的页面可以全面地反映用户的兴趣，用户浏览的页面由系统自动保存，可实现自动用户建模。缺点是用户浏览的页面中可能包含用户不感兴趣的页面，因此在使用用户浏览页面内容构建用户模型时应避开噪声页面。

用户浏览行为可以反映用户的兴趣，如用户保存某个页面，或者在某个页面上驻留的时间较长，说明用户对该页面感兴趣。但在建模时由于浏览行为对用户兴趣的体现需要以浏览页面为载体，因此用户的浏览行为必须与浏览页面相结合才能构建用户模型。

用户下载、保存的页面资料等也能较好地反映用户的兴趣，因为只有用户认为感兴趣或重要的文档，用户才会下载和保存，这些经用户保存、整理的文档能够反映用户长期关注的主题，这种信息为用户的背景知识。

用户手工输入的有关用户兴趣特点的信息也可作为用户建模的数据来源之一，如用户感兴趣主体的关键词、对浏览页面的感兴趣程度等，在自动用户建模技术尚不成熟的情况下，用户手工输入的信息是用户建模的重要来源。

综上所述，在以上六种信息来源中，用户浏览的页面和浏览行为最能全面地反映用户的兴趣；用户的Bookmark和保存整理的文档虽不能全面地反映用户的兴趣，但能很好地反映用户关注的信息；用户输入搜索引擎的查询关键词不宜单独用于用户建模。

一般常用的用户建模是指根据用户的浏览内容和浏览行为自动构建用户模型、建模时无需用户主动提供信息的一种建模方法。根据用户浏览行为的自动用户建模方法构建出来的用户模型只能反映用户感兴趣或不感兴趣的信息，得不到用户具体感兴趣的主题，其实质是一种粗兴趣粒度用户模型。另一种自动用户建模的思路是根据用户浏览的内容进行兴趣聚类，找出用户的兴趣，构建用户模型。通过兴趣聚类可以得到用户模型的细兴趣粒度表示。在现有的用户建模方法中，用户的浏览行为仅能得到用户对相应信息感兴趣与否的推断，得不到用户感兴趣的程度，而用户对相应信息的感兴趣程度有助于得到用户对关键词和兴趣主题的感兴趣程度，从而建立更为详细、准确的用户模型，也有利于实现高性能的用户模型的遗忘与更新，提供更高质量的个性化服务。

三、用户模型的建立

在信息检索系统中，一个用户模型的建立过程涉及到以下内容:

(1)用户兴趣的表示：就是以何种形式来表征用户的兴趣。为了便于进行信息匹配算法，用户的兴趣通常与资源表示具有同样或相似的形式。其次，一个用户可能有多个兴趣可能同时存在，那么就需要在模型中将多个兴趣同时表达出来。

(2)用户模型的更新：就是采用何种算法更新用户模型。在信息检索系统中，就是如何根据用户的反馈信息更新用户的兴趣。

(3)信息过滤算法：就是如何根据用户模型对未过滤的信息进行匹配，判断是否符合用户需求的算法。过滤算法与资源表示、用户兴趣的表示密切相关。

用户兴趣模型是指对于用户感兴趣的信息的可计算描述，是所有其它智能化功能的基础。一般用户兴趣模型采用词频法，其中的用户兴趣用二元组表示(兴趣词条、兴趣权重)，在词频中考虑到各个词条在文档中的不同位置，体现了词条的不同重要度；以及各文档在网页超链关系中引用与被引用情况，又体现了文档的不同重要度等因素。

用户兴趣的生成与更新算法是整个用户兴趣模型的核心内容。假设用户输入的检索词条经过词干提取(对中文还有词条切分)等预处理技术之后为q(q1，q2，…，qk)，在初次检索之后，返回一些查询结果，得到一组页面D(d1,d2,…dn)。首先计算词条qi的权值wi，我们采用词频法，即计算词条qi在文本D(d1,d2,…dn)中出现的频度sij，j=1，2，…n，这些频度的总和来作为词条的权重，即wi=，这样我们就得到两个向量q(q1，q2，…，qk)和w(w1,w2,…wk)，将兴趣二元组(q,w)加入到用户词典中。用户词典是由词条和权重组成的二元组的集合。

四、用户模型设计

基于用户模型设计的信息检索系统与一般的信息检索系统的最大区别在于对从用户界面接收的用户查询，将首先利用用户模型予以分析，同时结果的匹配、过滤也需要基于用户模型进行。通过学习机制以及推理机制，一方面学习了用户在信息需求上的偏好，另一方面，也可以对用户需求进行推导、归纳。

【参考文献】

[1]赵静.个性化信息检索及功能模型.图书与情报，2004(l).

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②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。

③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。

④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。

⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。

⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。

2安全保密制度

①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。

②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。档案禁止网络共享。

3数字档案室提供各类非室藏档案查询

①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。

②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。

③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。

4档案数据管理维护制度

①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。

②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；

③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

5数字档案鉴定销毁制

①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。

②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。

6档案数据网络和信息设备维护使用制度

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2预防为主，切实做好档案安全管理工作

2.1提高认识，强化档案安全管理责任意识和安全意识为进一步提升档案安全管理质量和效率，档案管理部门应加强职业培训，逐步强化档案工作人员的安全意识与责任意识。在日常管理工作中，档案管理部门应制定切实可行的档案安全管理措施，同时加强领导、明确责任，切实履行监管职责。在思想认识上，档案管理部门应该明确其工作性质、地位、特点，坚持“预防为主，防范结合”原则，将档案安全作为其工作的重中之重，切实做好档案安全防范工作。此外，档案权利部门还应积极开展档案安全宣传教育活动，增强全员档案安全意识，树立“档案安全无小事，档案安全人人有责”的观念，培养和强化全员档案安全管理责任意识。

2.2建立健全档案安全管理机制，从源头上遏制档案安全管理漏洞档案管理部门应该逐步强化内部管理，建立健全其档案安全管理机制，明确档案安全管理要求与规则，将档案安全贯穿于档案管理的整个环节当中，建立健全并严格执行档案流动、保管和利用制度，构建档案安全标准体系。同时，档案管理部门还可以制定一套完善的档案管理应急预案，并定期开展模拟演练，以有效提升整个档案管理部门的安全应急能力。从档案收集、整理、立卷、归档、鉴定到销毁、保管、利用，档案管理部门应该从本单位实际出发，严把档案案卷质量关，各项档案资料进出馆均要做好登记，以防出现丢失和损坏等情况。此外，档案管理部门还应加强档案信息网络建设，运用一系列现代化信息技术手段进行档案管理，不断提升档案管理质量。

2.3要按规定配置档案用房和档案设施，防止档案实体遭遇毁损档案馆（室）建筑为档案保护和利用服务提供最基本的物质条件，档案馆（室）建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，也将影响到对外服务的开展。目前有部分高校的档案馆（室）设置在行政办公楼或图书馆的顶层，承重问题成为一个很大的问题。一旦发生自然灾害，后果严重。档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑建设规范》设计建造。保障档案实体安全，要落实档案库房“八防”措施：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。要按规定购置档案装具、档案保管设备和档案包装材料。档案管理部门应定期进行安全排查工作，并对馆内设备摆放，特别是电器摆放进行合理的规划布局，并规范布置设备路线。要定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等，防止因线路老化或短路引发火灾。需要配备专门人员对馆内设备进行维护和检修，确保设备能够正常运转。库房内档案装具要合理布局、避光通风、整齐有序，且要遵循突出重点，兼顾一般的原则，以便发生突况时能及时有效地进行抢救，降低档案损失程度。

.4实施档案登记备份，保障信息数据安全档案登记备份是以强化档案行政监管为导向，着力于提升档案部门服务大局、服务发展、服务现实的能力，通过档案登记备份，可以保障信息安全、保全档案证据、保存真实记忆。在开展档案登记备份工作中，应遵循统一规划、分级管理，突出重点、统筹推进，安全保密、有效服务等基本原则。档案登记备份可以在一定程度上保障档案信息数据安全，减少信息丢失情况。随着档案记录电子化的出现，档案管理的工作效率得到了极大地提升，档案工作人员的工作负担大大减轻。但与此同时，档案信息数据安全逐渐凸显出来。此外，在档案管理中由于缺乏行之有效的馆外档案监管体系，档案管理部门常常面临着档案收回难问题。因此，档案管理部门应该采用档案登记备份的方式进行档案管理，深化档案安全体系建设，以有效保障档案信息数据安全。同时，档案馆还应加强馆外档案监管力度，尽可能地减少档案丢失现象。

2.5提高网络安全意识，防止因为技术原因或突况造成档案损失随着档案管理信息化时代的到来，档案管理部门也迎来了新一轮的挑战。一方面，档案管理部门必须通过各种数字化和信息化手段进行网络建设，积极提高其档案管理的安全性，减少信息安全漏洞；另一方面档案管理部门还必须设立相应的信息防火墙，设置访问权限，并建立起一套完备的信息备份与恢复系统，防止黑客入侵档案信息管理系统。此外，档案馆还应采取多种有效措施，不断提升其档案工作人员的管理水平，保证档案信息安全，防止出现信息泄露的情况。在日常工作中，档案管理人员应该严格控制和规范自身的管理行为。首先，档案工作人员应养成良好的计算机操作习惯，定期查杀病毒。其次，在档案管理系统的使用过程中，要使用安全系数较高的用户口令和密码，谨防他人非法进入档案管理系统。档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令与密码。第三，档案馆的计算机应做到专人专用，使用者必须维护好自己的计算机，防止出现信息丢失和损毁。未经允许，使用者不得擅自在计算机上下载软件和游戏。第四，计算机的使用要有度。使用者不得随意更改IP地址或其它系统设置参数，不浏览非法网页和点击陌生链接，同时每天还要做好数据备份。

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由于企业档案信息安全保障技术是近年来才被广泛应用的，对于企业档案馆来说，档案人员的信息安全意识和技术水平有限，加之各个档案分室的人员年纪偏大，接受能力和操作水平有限，这也是企业目前亟需解决的问题。人才是档案信息安全保障建设的重要因素，档案管理人员信息安全意识的强弱，现代化设备操作水平的高低，责任感的强弱等都会对档案信息安全产生影响。可以想象，一个专业技能匮乏、责任感缺失、安全意识淡薄的档案管理人员，无疑会使档案信息安全如同置于一个无人防守的阵地，而被“敌人”不攻自破。

2.法制不健全

对于本企业来说，档案信息安全建设刚刚起步，企业档案信息安全方面的管理制度相对比较少，还需要在工作中不断加强管理，制定各种管理制度，这样才有利于实施档案信息安全管理。

二、企业档案信息安全保障体系建设的措施

档案信息安全简单地说就是档案信息内容完整、可控，未被破坏和未被非法使用者知晓使用。档案信息安全包括档案实物信息安全和档案信息管理系统安全两个方面。

1.保证档案信息的物理安全

物理安全策略的目的是保护电子档案存放介质、计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信链路免受自然灾害、人为破坏和搭线攻击。首先，通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑性。采用最新技术与方法，保证电子档案内容、格式、编排上的一致，并采用先进技术加以转换，保证电子档案的原始性。再次，要保证保存电子档案的计算机系统有一个良好的电磁兼容环境，建立完备的安全管理制度防止非法进入计算机控制室和各种偷窃、破坏活动的发生。物理安全策略是电子档案信息安全的前提，如果得不到有效保障，那么整个档案信息安全也就无法实现。

2.密切关注计算机技术的发展方向，确保档案信息管理系统安全

(1)档案信息管理系统软件要安全可靠系统软件必须要通过测评与审批方可投入使用。要学会运用多种先进的信息安全技术，档案信息安全技术不仅涉及到传统的“防”和“治”的技术，而且已经扩展到网络安全技术和数据安全技术等多种现代信息新技术。要学会运用网络安全技术，如访问控制技术、防治病毒技术和安全检测技术等。一是在防控技术方面可以设置入网访问控制和网络的权限控制，使内部网与互联网之间物理隔网，可以对访问者进行身份鉴别，主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查，同时也可以很好地控制网络非法操作。二是运用防治病毒技术，及时在电脑上安装杀毒软件，定期升级杀毒软件，定期查杀病毒，不使用来历不明的U盘、光盘，不安装不明软件，以控制病毒的入侵。三是运用安全检测技术，对计算机网络所接入的服务器进行监视，同时在计算机中安装入侵检测系统，对电子档案信息进行监控和保护。

(2)运用数据安全技术档案信息安全最重要的是数据安全，这样才能保证档案信息的完整，有效避免被修改、泄漏等。企业应建立数据信息网络存储中心，采取数据集中或双机备份等方式规避风险，提高数据存储安全度。一是采用数据备份管理制度，确保数据的安全。可通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储相结合的方式进行数据备份。为计算机系统配置多个磁盘、硬盘、硬盘阵列等，组成海量存储器，用以解决容量不足的问题。服务器端应及时安装操作系统及数据库系统补丁程序，修补系统安全漏洞，提高系统安全性。二是采用密码技术，对所有电子文件进行归档管理时应设置相应的密码。对于有密级限制的电子档案，为防止泄密，应该使用加密技术，防止被他人截获或篡改。

(3)保证网络安全网络安全保护主要是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性而采取的防护措施。网络安全保护是档案信息安全保护的重要内容。电子档案信息的优越性之一表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用。因此，网络安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在。确保网络安全的主要方法是采取物理隔离、防火墙以及身份认证等安全技术。防火墙技术是实现同外网隔离与访问控制的最基本、最流行、最经济也是最行之有效的措施之一。

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[关键词]档案信息资源和谐校园服务利用

档案信息资源是学校信息资源的重要组成部分,加强对其开发利用,是落实科学发展观、推动学校各项事业全面发展的重要途径,当我们把档案工作与学校的中心工作结合起来考虑时,我们就会看到档案与校园和谐有着千丝万缕的联系,构建和谐校园与档案信息资源的开发利用息息相关。

一、加强档案信息资源开发与利用是构建和谐校园的客观需要

1.充分开发利用档案信息资源是建设校园先进文化的需要

档案信息资源,是人类生活、生产、思维方式和创造性活动及其产物的直接记录和结晶,是学校一项基础性信息资源,是宝贵的财富和资产,是特殊的文化资源。而档案部门则是汇聚、储存、加工整理这些特殊文化资源的基地,其通过加强档案信息资源开发与利用,不仅使文化资源得以传承,也为新时期的先进文化建设提供了条件,学校的历史材料是对学生进行素质教育的模范读本,是培养优良校风,构建丰富校园文化的重要工具。随着我国高等教育改革的不断深入,特别是经济时代的来临,如何加强大学生的素质教育,全面提高人才质量,已是各高校乃至中国教育界共同面临的迫切任务,档案材料在这方面有其独特的作用。从这个意义上讲,档案资源的开发与利用在建设校园先进文化的道路上具有举足轻重的地位和作用。

2.充分开发利用档案信息资源是建设校园民主政治的需要

民主政治以信息公开为前提,随着我国政治文明的不断进步,人们的民主意识日益增强,对于平等占有信息资源的愿望也与日俱增,从而为开发利用档案信息资源提供了政治层面的需求范围与发展目标。档案信息资源作为学校的核心信息资源,是学校各项事业可持续发展的信息支持与信息保障,只有充分开发利用档案信息资源,实现档案信息资源共享,广大教职员工才能真正了解学校正在进行和将要进行的重大举措和发展方向,时刻围绕学校的中心工作,群策群力,齐抓共举,在和谐的大氛围中,为学校各项事业的协调发展贡献力量。

3.充分开发利用档案信息资源是完善校园法制建设的需要

公平共享档案信息资源,确保应用者应有的知情权和了解权。在这些基本人权实现的过程中,也必然要求权力按照公开、公平的原则行使,从而有效防范权力腐败和权力不当行使,这样学校各项事业前进的步伐才能在通向成功的道路上有条不紊地快速迈进。

二、加强档案信息资源的开发与利用,提高档案部门为构建和谐校园服务的水平

1.更新观念,强化主动服务意识

高校档案工作者必须进一步解放思想,更新观念,对传统的档案管理模式进行改革,树立以民为本,为民服务的思想,把大力开发利用档案信息资源工作,放在促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展、为构建和谐校园服务的战略高度去认识,树立档案工作为学校的整体发展服务的意识和分工协作、资源共享的新观念,增强责任感和紧迫感,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待观望、坐而论道”的观念,改变“看门守摊,等人上门”的做法,以主人翁姿态积极投身到学校档案信息资源开发利用工作中来,为促进校园先进文化的发展做出贡献。

2.加强宣传,提高档案信息资源的开发利用水平

档案部门为构建和谐校园服务的效应要通过提高档案信息资源的开发利用水平来体现。档案信息资源的进一步开发利用,就必须加大档案工作的力度,提高档案服务工作质量。档案信息资源的数字化是提供优质服务的一项必不可少的环节和基础工作,是保证档案文献快速有效传播、方便使用、长期保存的一项重要手段,是高校档案事业发展的必然趋势。档案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案,而是要进一步广泛地开发和传递信息资源,档案工作要建有自己的网站,提供更加快捷、方便的档案信息服务。

3.丰富档案馆(室)藏,提高馆(室)藏档案的综合质量和管理水平

构建和谐校园要有高质量的馆(室)藏档案和管理水平做支撑。这就要求我们要把档案信息资源的开发利用纳入科学化、规范化轨道,实现档案信息资源的整合和共享。档案部门开展档案利用服务工作,必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料做后盾,在多层次、多渠道地收集和征集档案资料,丰富馆藏的同时,档案工作人员要把精力集中使用到档案管理的关键上,使档案管理工作速度快、质量高,为档案的提供利用创造有利的条件;建立科学的、合理的室藏结构,注意收集不同载体的档案,不仅收集文字、图表形式的纸质档案,还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案和牌匾、锦旗、奖杯、奖状、证书等实物档案,这些不同载体、不同门类、不同内容的档案作为学校发展的历史见证,它们之间可以互相补充、互相印证,更加完满地反映学校各个发展时期的历史面貌。