数字档案工作计划大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇数字档案工作计划范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

制定气象记录档案数字化方案

为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。

参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。

一、 对数字形态档案信息进行科学管理

数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。

数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。

数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T 18894―2002）》等相关规定执行。

二、 对数字形态气象记录档案信息进行有效利用

对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。

档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。

三、 气象记录档案数字化实施原则

气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。

气象记录档案数字化的经验与不足

通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。

通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。

1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。

2. 规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。

3. 安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。

4. 档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。

根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：

1. 前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。

2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。

篇（2）

中图分类号：G27 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2014）01-0114-01

企业档案是企业在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录，具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。尤其是科技档案在工程建设中的作用越来越大，不论是科研、设计，还是改建或扩建等都离不开它，并且已成为经济发展的巨大推动力量。社会各界对科技档案信息的需求与日俱增。

一、库存档案进行数字化面临的问题

随着社会信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子数字化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。

档案管理电子数字化具有以下优点：一是可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；二是档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，实现网上传阅，既降低了原文纸质资料的磨损率，还可实现异地查询。

但将库存档案进行数字化还面临着许多问题：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、两页纸一文一卷，有的五、六百页纸一类一卷。总之，综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。

只有实行标准化、规范化的程序和方法，提高档案管理基础工作水平，才能保证数字化建设的顺利进行。这需要从以下方面着手开展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新组合案卷实现案卷规范化；三是结合本馆实际规范著录工作；四是统一分类号保证检索查全率；五是规范题名保证检索查准率。

二、做好数字化建设中的管控，是取得著录工作多、快、好的必要条件

（一）精心组织，做好过程管控

为确保档案数字化工作顺利进行，公司应组织人员向完成数字化工作的兄弟单位学习管理经验，并提前与清华紫光公司沟通，估算工作量，协调工作现场，协商工作方式，合理安排人员配置，部署工作流程。建立档案出入库制度，做到出库有登记，归还有检查。做好人员进场前的培训工作，制定工作计划，做到出库、扫描、装订、检查一条龙，保证各个环节无堆积现象。

为保证项目进程科学合理，针对公司实际情况，按照文书档案——科技档案——照片档案的顺序合理安排扫描计划，并做到紧跟进程随时检查，将检查出的问题反馈给项目组及时整改，缩短工作环节。与项目组签订保密协议，对项目组人员及时登记备案，做到公司信息不外漏。

为保证回库纸质档案齐全完整无损坏，实行领取登记制度，并派专人负责回库档案的验收、检查、装订，对破损档案进行修补，有效预防档案遗失损坏问题。

（二）强化验收管理

对于扫描完成的数字化档案，执行三级验收方式。初步验收，做到随时录入随时跟踪，进入项目工作现场，检查录入数据是否与实际档案相符，对修整不到位的提出整改要求；挂接验收，为保证出库资料完整明确，文书档案按年度出库，科技档案按建设项目出库，要求纸质档案资料回库的同时，必须将相应的电子件挂接到系统上，档案人员在系统内及时检验，不积压；试运行验收，项目完成后，及时在公司网页发通知，开放相关人员使用权限，要求技术人员针对本单位实际情况查找问题，有效防止错挂漏挂现象。

（三）以档案数字化工作为契机，全面梳理核对已入库档案，提高档案准确率

档案数字化工作，是科技信息化提升的一种表现，检修公司通过本次电子化工作的深入开展，对公司档案进行了一次全面细致的检测排查，发现了一些档案遗留问题，比如条目录入错字、页码编写错误等进行了改正，公司档案准确率得到有效提高。

篇（3）

中图分类号：G258 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技馆于1987年建成图书资料室，又细化成图书档案室。主要是为延安市、县区及周边的科研人员快速有效地提供有价值的科技信息的查阅，了解掌握科技最新动态提供服务。近年来，随着办公现代化设备的不断发展、推广，科技图书将运用计算机来管理图书档案，进而逐步的实现科技图书档案工作的现代化，图书档案与其是两种不同的概念，但两者之间又存在着密不可分的关系。如何把握科技图书档案工作自动化，科学有效地进行组织管理，协调管理，使之成为科技人员之家，充分发挥科技图书档案工作的重要性，为科学技术的不断进步和各项工作服务的作用。这是目前图书档案工作现代化建设一个十分重要而又需要加以研究的问题。

1 图书档案工作现代整体管理是两者相互联系共同发展的必然要求

1.1 图书档案一体化是新的管理模式，图书与档案的诸多相似之处是一体化的基础

随着图书管理走向规范化、科学化和现代化，档案工作现代化也势在必行。由此可见，图书与档案是同一事物不同阶段的产物，两者同出一源，各具有独特的功能。

随着科学的进步，计算机广泛应用于我们的生活工作和各个领域，这就要求我们工作人员能够熟练的使用计算机，具有较高的知识水平和操作水平。办公自动化的推进，为图书档案工作自动化管理创造了条件，我们可以通过电子计算机联网，可以将同性质相互联系的工作连为一体，就能实现图书工作与档案工作的整体化管理。如果图书工作自动化与档案工作自动化各自为阵，互相脱节，科技图书档案工作上不去，那么，图书情报信息与档案信息这两种本是同一事物的信息，就会被重复整理，重复向计算机输入，这样，计算机的优势就得不到充分发挥，将直接影响科技科研工作的正常有序进行。

1.2 图书档案工作自动化从实践要求两者一体化体管理

随着办公自动化与档案管理现代化的发展，使我们这些事业单位相继开始了图书工作自动化与档案工作自动化的实际工作，制约图书档案工作自动化的因素很多，但起决定性作用的是领导者的现代化意识水平，重视程度及解决问题的决心。从实践证明来看，迫切需要实现图书档案工作自动化的整体管理。科技图书工作自动化与档案工作自动化分别形成于地市、县区各职能部门之中，由于地域条件限制和资金使用不集中，现代化设备不配套，加之本地技术力量所限，目前自动化工作尚处于分散的，小规模的开发实验阶段。但图书工作自动化与档案工作自动化同是办公自动化的组成部分。因此，人们研制办公自动化系统时，能够较好的把握图书处理与档案管理之间的关系，从整体的连贯性，在充分考虑图书、档案工作不同阶段上，使计算机管理信息系统开发规模、方法、功能等不同要求前提下，从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上使图书档案管理工作成为一体。

2 对实现图书档案工作办公自动化整体管理的看法

2.1 加强领导，统一规划，为图书档案工作自动化的协调发展提供保证

市县区各级领导尤其是主管图书档案的领导，应该开拓视野投入一定时间，了解关注此项工作。从图书档案工作自动化的整体上考虑问题，有计划地组织相关人员对重点课题的研究、统筹安排各工作程序和工作环节之间的相互衔接，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、财力的浪费。

2.2 统筹兼顾，协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系

图书档案工作具体有形，专业学术方面资料的收集，是整个科技图书档案工作的基础，也是图书档案工作的起点。起点至关重要，对于提高科技人员查阅有效率，促进科技事业长足发展有着不可替代的重要作用。因此，图书档案自动化应该着眼于长远，围绕档案管理这个中心，根据档案管理的要求，应当看到，图书档案管理实现自动化是社会发展的必然。实践证明，图书档案工作是相辅相成的，它们是互补的，不可相互代替，科研人员在研究一个课题时，首先是去查阅图书资料，然后就是查考相关档案资料，图书档案的双重服务给科技人员带来的，不仅是图书档案利用上的便利，更是把图书与档案结合起来的一种理想的配套服务。是科技人员可以信赖的综合信息服务工作。因此，图书档案工作实现自动化迫在眉睫。

2.3 抓好标准化管理，实现图书工作自动化与档案工作自动化的统一协调

图书档案自动化工作单靠组织管理，行政手段去安排是不够的，必须通过制订和推行各种标准，使分工合作有统一的科学准则和依据，做到制度有规定，组织有保证，职责有分工，工作有安排，收集有保证。使两者在技术上保持前后衔接的协调一致。从而达到成果共享。为使图书档案工作自动化系统内部各子系统达到兼容性、一致性、合作性的要求，图书工作标准与档案工作标准应协调配套。从图书档案工作自动化整体上考虑，重视并加强图书档案工作标准化。

综上所述，图书工作是档案工作的基础，而自动化又是建立在标准化基础之上的，因此，收集科研文献力求真实、完整，对于整个图书档案工作自动化系统质量的优劣至关重要。因此，应大力加强图书工作标准化，统一图书档案的标引语言，同时，要加强科学管理，广泛增强科技人员的图书档案意识，建立一定的检查监督制度，采取有力的措施，确保科技图书档案工作自动化顺利有序的开展，为图书档案工作自动化建设打下坚实的基础。

篇（4）

1.1 项目设计。“十一五”期间，省人口计生委全面推进人口信息化管理，启动建设国家中部人口信息中心和河南全员人口统筹管理信息系统（“金人”工程）。以省级集中方式实现全员户籍人口和流动人口信息管理，个案信息纳入省库管理，人口计生信息化网络已经覆盖省、市、县、乡和30%以上的行政村。信息工作全面推开，数字档案信息安全管理出现了许多亟待解决的问题。项目目的是为摸清数字档案信息安全现状，发现信息安全管理工作中存在的问题及困难，提出合理化建议，以便采取有针对性的措施。

1.2 调研范围与方式。此次调研从2011年3月起至2013年3月30日止，在全省随机选取4个省级计生部门（省计生科研院、省药具管理站和省计生协会、省计生干部学院）、26个市级计生部门（包括市计生委、市药具站、市协会、市技术指导站）、63个县区级计生部门（包括县计生委、县计生指导站、县药具站）单位和个人，发放调查表200份，收回问卷196份，有效率98%。

主要运用问卷调查、电话采访与实地调研相结合的方法，把影响数字档案信息安全的管理、硬件设施和人员素质三个方面作为问卷设计和访谈内容。根据国家有关的电子文件归档管理文件和计生系统的实际，针对单位和个人设计了两张问卷，单位问卷设置了21道题目，个人问卷设置了2大类题，16道小题。

2 数字档案信息安全现状与调查分析

2.1 数字档案业务概况。在省级机构，2个单位有综合档案室，其他单位档案按照业务划分科室管理，都有专兼职固定的档案员，单位档案管理状况较好，数字档案占全部档案资料的7%；受编制限制和工作业务限制，市县区级计生档案部门纸质档案文件来源少，最少的内部发文只有10件，数字档案数量更少，没有实现集中管理；全系统的档案管理工作大多停留在传统的保管纸质档案文件的工作模式上，电子文件不能有效归档，从而无法实现妥善保管。

2.2 管理体制情况。参与调研的单位中，数字档案信息安全工作均实行统一领导、分级管理的模式，包括业务督导和组织培训。省市级单位按要求全部参加全省人口计生系统网络安全培训班，对网络基础知识、交换原理、路由技术与路由器、信息安全有一定了解。对本单位档案部门或下属单位档案工作主要通过组织人员参加基本业务或专题培训班（如安装统一的管理软件）以及个别指导的方式进行。市县级计生部门的数字档案信息安全工作以接受上级监督指导为主，95%单位把数字档案信息安全工作纳入了年度工作计划或“十二五”档案数字加工与信息安全发展规划；用于数字档案信息安全工作所需经费全部来自财政拨款，投入比例信息大都不愿透露，无法了解到；参与调研单位全部配备信息员和专、兼职人员管理数字档案信息工作。

2.3 制度建设情况。在省人口计生委突发公共事件应急处理工作领导小组领导下，出台了《河南省人口计生委突发公共事件应急预案》，其中包含了数字档案信息安全内容。70%以上的单位有信息安全紧急预案，但是数字档案信息安全专项制度缺失。

2.4 硬件配备情况。安全基础设施是数字档案信息安全管理的保障。对安全基础设施包括设备配置、网站建设、是否安装防病毒设施等方面进行了调研。在被调研的单位中，98.89%市县人口计生委单机配备数量和机关公务员编制人数（不含机房设备和笔记本计算机）持平，市县药具站单机配备数量达到每个业务科室至少1台标准，95.37%以上单位计算机安装有防火墙，但在入侵检测、信息加密方面设施不足；大多应用office办公软件对档案进行目录级管理，数字化管理档案水平普遍偏低；省级、市级计生部门全部建有网站和局域网，26个市级调研单位中安装数字化档案采集转化系统的有6个，占23.08%；安装在线档案存储管理与安全系统的有4个，占15.38%，县区级计生部门安全设施建设在经费紧张的情况下，投入较少。

2.5 人员数字档案信息安全素质情况。从参加调研的196名工作人员中了解到，工作上大量使用计算机，每天使用电脑工作2小时～5小时的有83人，占总数的42.34%，使用5小时～8小时的有54人，占总数的27.55%。使用电脑的主要目的，选工作的有164人，占总数的83.67%；查阅资料的有129人，占总数的65.82%。人员学历水平，中专学历的有31人，占总数的15.81%；大专以上学历的有94人，占总数的47.95%；本科以上学历的有67人，占总数的34.18%；硕士学位的有1人，占总数的0.05%。

平常工作中，使用杀毒软件的有193人，占总数的98.47%；能够自行处理病毒（求助他人或者找专业人士）的有161人，占总数的82.14%。在“您了解哪类信息安全技术和产品”问题的备选答案“防火墙、反病毒软件、反垃圾邮件、动态密码令牌”中，选择最多的是防火墙，占总数的83.81%。认为当前数字档案信息安全障碍主要有：选择信息安全人才不够的有66人，占总数的33.67%；选择技术不过关的有60人，占总数的30.61%；选择普遍缺乏信息安全意识的有44人，占总数的22.45%。参加了计算机安全知识培训的有158人，占总数的80.61%，其中，参加本单位档案信息安全培训的有77人，占总数的39.29%，参加计生委培训的有85人，占总数的43.37%，86.53%的人员只接受过一次培训。

3 关于我省计生系统数字档案安全的建议

通过定量和定性的分析，得出当前计生系统的数字档案信息安全存在以下问题：档案的数字化水平偏低，多数人员对数字档案信息安全管理的重要性、紧迫性认识不足，认为保障信息安全就是保障数字档案信息安全；对数字档案信息安全知识了解甚少，认为保障数字档案信息安全就是安装杀毒软件、设置防火墙；接受档案业务培训和数字档案信息安全教育频次偏低；行业性的数字档案信息安全制度缺失；缺乏专业数字档案安全管理人才和硬件设备等问题，与当前数字档案信息安全工作发展有相当大差距，与大量应用计算机工作实际情况极不协调。针对以上问题，提出如下建议：

一是加强数字档案信息安全意识教育和宣传。建议在已有的人口数据信息平台的基础上，利用全员、流动人口、利导、人事、财务等人口信息系统服务基层，同时宣传档案和数字档案信息安全知识，以期达到良好效果。在实际工作中，加强宣传和管理力度，将数字档案信息安全工作实行工作考核制，纳入年度考核和目标考评。

二是培养复合型人才。专业信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。对计生部门全体人员根据对象的业务需求分层级、有重点、有周期地组织数字档案信息安全知识培训，提高数字档案安全意识水平，并保证各层级档案人员接受培训的频次。如通过上级对下级的业务监督指导或参加相关的数字档案信息安全培训、组建QQ业务群、制作数字档案整理流程教学光盘、电子版制度汇编及业务手册等手段，实行多渠道、多层次、多类型的方法培养人才，提高队伍的整体数字档案信息安全业务素质。

三是建立健全数字档案信息安全规章制度。针对调研中发现的缺乏人口计生数字档案信息安全标准规范体系问题，今后，应着重建立管理制度：首先是实行数字档案信息安全管理岗位责任制，做到分工明确、层层负责，确保网络、系统和数据的安全，让参与数字档案信息安全保障的所有人员都能够按照确定的要求去行动。其次是建立符合实际的数字档案信息安全管理制度。根据数字档案业务实际，对数字档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复建立相关制度，制定应急处置预案。定期开展应急演练，提高整体数字档案信息安全防范水平。最后是业务工作制度化，对新发现的问题，如人口科技档案、免费计生项目电子档案的归档范围及整理方式等制定相应的管理规范，及时统一归档，为科技业务工作提供高质量的数据支持。

四是项目带动，加快数字档案信息硬件设施的建设。数字档案信息安全工作包括人财物投入、软硬件的集成，需要资金、技术、政策等各方面的支持，通过计划生育科技服务项目带动数字档案信息安全工作是很好的一个途径，争取把数字档案信息安全建设纳入信息化建设总体规划中，从项目获取数字档案信息安全建设的专项资金支持。例如，我院的孕前优生项目数据库的建设，不仅为项目提供了所需的软硬件设施，也推动了单位的数字档案信息安全网络建设。

篇（5）

1、档案馆迁建项目取得实质性进展。已被列入2013年县重点实事项目预备类计划，目前已完成项目选址、项目建议书、设计方案招标、方案评审会等工作。

2、“记忆”工程逐步推进。启动《记忆2012》、《缑乡旧影》编印，开展了口述档案的录制，继续开展《缑乡岁月》的制作。指导县住建局、县大活办等对重大活动进行档案记录。其中县住建局对15个拆迁地块的原貌及拆迁过程、44个重点项目的工程建设等进行记录，形成视频素材80GB，记录时长10小时，照片5.87GB共计1340张。

3、档案宣传形式多样。首次开展“国际档案日”纪念活动。举办了志愿者为档案服务启动暨家庭档案业务培训、档案法制图片展、广场咨询、“档案在你身边”微博征文大赛等活动。承担“徐霞客开游节”相关活动，开展了首届中国“徐霞客游线”历史记忆文化作品征集大赛活动，充分挖掘“徐霞客游线”历史记忆文化内涵，利用档案历史资料，助推“徐霞客游线”早日进入世界性文化遗产名录。

4、档案馆基础进一步夯实，服务水平进一步提升。全省首个开通了档案服务百姓语音电话，让普通百姓不出家门就能方便咨询查阅相关档案资料。加快馆藏档案的开放，对中学等80余个单位1981-1983年度5674卷档案进行开放鉴定，最终解密开放4294卷档案，馆藏开放档案数量达到21332卷。开展了档案抢救，将馆藏的30余卷清朝同治至宣统年间的县育婴堂原始档案资料，进行档案抢救修复工作。加大征集力度取得了一定成效，征集到清朝县试试卷、小学毕业证书、知青等照片、资料300余张（份）。上半年，档案馆接待查档利用2250人次，调卷2494卷次，复印3038张。

5、积极开展登记备份和数字档案馆建设。贯彻落实监察部、人社部、国家档案局联合制定的《档案管理违法违纪行为处分规定》的相关措施，将“实施档案和电子文件登记备份制度，充分发挥档案在反腐倡廉中的作用”，首次列入2013年全县反腐倡廉建设重点项目。加快数字档案馆进程，完成了数字化加工一期项目抽查和二期项目160万页扫描（其中已挂接55万页），完成县数字档案馆三期硬件设备项目，以及馆藏档案数字化加工三期项目招投标方案的制定。

6、加大档案监管指导力度。加强重点建设项目档案的监管，与县发改局联合下发了关于做好2013年重点实事工程档案的通知，要求所有重点实事工程责任单位开展档案登记和验收工作。完成了志清公司等3家企业技改项目档案专项验收和县就业管理处业务档案达标验收。配合市档案局对县国土局档案工作进行了执法检查。指导县人社局、得力集团开展专业档案馆建设。

7、开展形式多样的档案业务培训。举办了一期档案岗位培训，147人通过培训取得了档案岗位证书。上半年，还根据各单位不同需求举办了照片档案整理、目标管理认定等多种实用操作培训。

上半年，还召开了全县档案员会议，完成了县档案学会换届选举等工作。

二、下半年工作计划

1、继续做好县档案馆迁建工作。加强与县公建中心的沟通，做好县档案馆新馆可行性研究、方案设计细化、建设资金等前期工作，力争2014年年初开工建设。

2、继续加强档案馆各项基础性工作。大力开展档案资料征集工作，开展赴异地征集；配合全市档案系统，启动婚姻等民生档案异地查档跨馆出证工作。

3、加强机关、企事业档案工作。8-9月份继续开展县级机关、乡镇档案工作年检，抓好档案目标管理考核；积极鼓励开展档案目标管理认定，10加以上单位达到市级以上标准；抓好2013年县级重点建设项目档案登记和验收，开展档案执法检查；继续开展数字档案室建设，10%的机关创建省规范化或示范化数字档案室；全县乡镇、街道和县直属部门要完成2007年以来进馆档案数字化加工扫描；完成《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》的审批。

篇（6）

在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。

一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础

一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。

另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。

二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开

首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。

其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。

再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。

三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展

一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。

二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。

三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。

（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）

参考文献

篇（7）

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。

人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

篇（8）

我国地质结构复杂、东西南北差异明显，近年来，随着城市化发展，人口剧增，建筑密度越来越高，无论遭遇自然灾害还是恐怖袭击，城市将成为灾害的主要承受体，档案不能保证“幸免于难”。2008年，四川汶川8级大地震和2010年的舟曲泥石流灾难，建筑坍塌，重要的档案、资料遭到严重破坏。“居安思危，未雨绸缪”，档案部门应加大档案异地备份保存力度。

2 重要档案异地备份的作用

重要档案异地备份，极大增加了档案保管的安全系数，保护了国家的重要档案财富；规避了因仅有一套重要档案带来的灾难风险，提升了重要档案的风险防范机制。尤其是重要档案数据异地备份，所占空间小，用网络传输技术备份效率高，灵活性强，从源头上解决了重要档案在唯一地点存放产生的安全隐患，也缓解了档案人员因突发灾害对馆藏档案损毁的精神压力。重要档案异地备份，有利于进一步开展利用工作，在异地树立档案馆形象，提升档案服务经济社会发展、服务民生的效率，也有利于与国际档案安全管理水平接轨。

3 重要档案异地备份基地的选址原则

以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。备份基地与原档案馆距离相隔越远，地质构造、水文、气候等差异越大，面临自然灾害或突发性社会事件，有很好的回避作用。

4 重要档案异地备份主要的类别

4.1 重要档案的缩微件。重要档案经缩微技术处理后，体积大大减小，利于备份异地保存和保护档案原件。

4.2 档案数字化文本。档案数字化加工后，通过移动硬盘、光盘、磁盘阵列等存储载体进行存储备份异地保存，检索快捷。

4.3 重要档案的重份或复制件。各级档案馆应多接收一些重份档案，将重要的重份或复制件异地存放。

4.4 建设数字档案远程异地容灾备份系统。选择其他省份档案馆，作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存。优点是采用虚拟磁带异地备份。

5 重要档案异地备份的准备工作

5.1 档案部门应提高异地备份意识，制订本单位档案异地备份工作计划，听取工作汇报，及时解决工作问题。

5.2 加强理论研究，借鉴国内外现有成果；加强人才培养，适应工作需要。建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度，确保档案及档案信息安全，杜绝失、泄密事件发生。

5.3 充分挖掘馆藏档案价值，解决资金短缺问题，用异地备份中心开办特色展览，提供利用服务。

6 档案异地备份基地的建立方式

6.1 档案馆间相互保存对方的备份档案。经济、实用，互惠互利，易于操作，需要对方提供相应的档案库房。

6.2 租借现有的其他建筑。没有建立备份基地的，可租借其他部门的工作用房作为档案备份基地，简单易行。

篇（9）

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（2）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（3）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（4）档案信息资源整合不完善。

目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

2 勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析

（一）完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

（二）推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（三）创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

3 推进企业档案信息化建设中的几点建议

（一）明确企业档案信息化建设的目标

档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。

（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径

企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

（三）档案信息建设中应注意的问题

篇（10）

网络环境下的档案编研是指通过网络为主要媒介来实现档案信息的选题、查找、加工、提供利用和反馈的档案编研全过程。与传统档案编研工作相比较，网络编研不断呈现出新的特点和时代特色。

1.先进的网络技术最大程度地满足了档案用户需求

从传统的纸质环境到网络信息平台，从纸质资源的实体库房到数字信息资源的数字档案馆，从进馆借阅到网络实时传输，新技术给档案用户提供了极大的便利。网络环境改变了档案用户需求的实现预期：一方面利用需求在广度上要求更高，信息技术的发展为满足档案用户需求创造了更加便利的条件，丰富并更新了档案编研手段，借助数字档案馆系统平台进行采集、存储、检索、传输及利用，方便用户随时浏览档案网站、在线查阅下载、远程咨询服务等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技术的发展丰富了档案信息资源开发的内容和形式，运用数据库和数据挖掘技术，减轻编研难度，提高了编研成果的质量，激发档案用户的信息意识和潜在需求。

2.新技术环境对档案编研质量提出更高要求

网络环境为档案用户提供极大便利和满足需求的同时，档案用户需求也在不断变化，他们对信息载体、信息内容的集成、服务形式和手段等提出更高要求。如由单一性向多样化转变，由查询性向知识性转变，由滞后性向及时性转变等。新技术为档案信息多元化的加工提供了可能性，可以缩短档案编研成果的出版周期，降低成本，扩大传播范围。然而，如果档案编研成果的信息不全、加工错漏多、整理编排不当、传递不及时，会被列入劣质信息的行列而被筛除。

二、当前企业档案编研现状和问题分析

1.现状分析

从当前网络环境的发展水平来看，档案用户需求并未得到很好的满足，一是因为网络档案信息数量巨大、分散无序、动态变化和分布不均衡，影响了档案需求的有效实现；二是档案用户信息利用能力的不均衡性。目前，企业档案网站建设取得了一些成绩，通过设立专栏开展网络档案编研工作，如建立网上荣誉资源库、规章制度库、培训资源库等。应用综合管理信息平台实现档案信息的集成管理，通过一站式检索、跨库检索等方式实现智能化应用。在档案编研类型上有所突破，呈现多元化趋势，如将企业工程项目情况、先进事迹、重大创新活动等为素材的企业宣传视频档案传到网上，提高了信息传播的生动性和形象性，使编研成果更具有吸引力。

2.存在的问题

首先，网络档案编研的数量和质量还不能完全满足利用者多层次和多角度的利用需求。其次，编研水平和网络编辑技术有待进一步提高，编研形式较单一，不能最大地发挥网络提供的便利。最后，档案编研不能充分利用网络的互动性，档案用户的需求未能得到充分实现。因此，是否满足利用者的需求是档案编研工作绩效评定的重要标准。

三、开展网络企业档案编研的建议

1.高效的开放式档案编研

（1）馆际联合。档案编研工作应当最大程度地满足档案用户的利用需求，提高档案信息的利用价值，因此要注重编研信息的广泛性和层次性。档案编研人员必须转变观念，通过馆际之间的分工和协作，搭建全方位的档案信息传播利用平台，建立起互通互补的新型合作关系，以发挥经济效益的最大化。

（2）突破部门间界限，形成以编研部门为主导，组织和协调各部门参与的合作机制，实现档案信息资源的合理化组合，增强档案编研工作的时效性、动态性和灵活性，以获得最大的编研效益。

2.采取编研人员与档案用户的互动模式

（1）推动知识交流共享。充分发挥专业用户的作用，加强企业员工之间的合作，促进企业内部隐性知识显性化。通过对档案信息资源的收集、分析和挖掘，帮助用户获取档案的知识价值，从而减少不必要的重复劳动和资源浪费，有效提高企业运营效率。

（2）网络媒介为档案编研工作提供了全新的互动模式。档案编研人员根据用户需求，将编研工作计划与编研成果到网上，利用者阅览了档案编研成果后，通过网上论坛、电子邮件、留言表单、在线实时交流等方式提出意见和要求，据此决定下一步编研工作的安排，并对编研成果传播后的效果进行调研和评估，跟踪掌握档案用户的反馈意见和新的信息需求，进一步改进档案编研工作，从而提升企业档案编研成果的传播效果。

（3）个性化服务。网络环境下，用户的信息需求呈多元化个性特征，表现出对信息的及时性和新颖性的关注。我们针对用户访问和检索的历史数据分析，最大限度地挖掘并满足用户需求。运用网络编辑技术将编研成果图文并茂的展现在利用者的面前。用户既可以利用档案原件，又可以借助编研成果开展利用和研究，保证了利用档案的可据性、可视性和可读性。通过用户反馈服务，可以将利用过程中遇到的问题提供给档案馆员，以便结合用户需求，提供更具针对性的编研成果。

3.档案编研服务项目

（1）加强数字化档案资源建设，在数字化之前对档案的利用价值的鉴定是至关重要的。通过鉴定挖掘筛选出馆藏档案中具有广泛利用价值的档案，进行优先数字化，并构建数据库来统一管理馆藏数字化档案，保证数据的全面性和准确性。并建立完善的档案目录和索引数据库、全文数据库和专题数据库，主动为利用者服务。

（2）信息导航服务，是将具有主题关联、专业关联及其它相关关联的档案信息进行整合和分类，建立档案资源指引库，便于档案信息的检索与获取。

篇（11）

社区志愿者走进西城区档案馆 前不久，西城区档案馆邀请白纸坊街道30余名学雷锋志愿者走进档案馆，走进档案库房，近距离接触档案，切身感受西城悠久深厚的历史和全区的发展变化，加深社区志愿者对区情区史的了解。

（石丽芝）

朝阳区档案局加强统计年报表指导 日前，朝阳区档案局以新增加的数字档案统计内容为重点，对全区140家单位进行统计年报业务指导，帮助其正确理解指标涵义，确保统计数据准确无误。

（张一）

海淀区马连洼街道召开2012年度档案工作会 会议总结2012年工作同时部署了2013年工作重点，传达了区档案局对我街道进行“北京市区县机关档案工作测评”的初查情况，进一步强调了加强规范立卷归档的要求。

（高京育）

市档案局到通州区调研政府信息公开查阅工作 前不久，市档案局到通州区档案馆调研。副区长刘佳参加并表示区档案工作一定按市局要求，不断创新工作方式、积极创造亮点，为社会经济发展做好服务。

（张钰丛）

石景山区召开2013年全区档案工作会 会议总结了上一年全区档案工作的成绩和经验，分析了当前工作形势和问题，并明确了2013年全区档案工作在基础业务、档案服务、档案文化、行政管理和干部队伍建设等五方面的具体任务。

（武小影 糜栋炜）

大兴区档案局积极服务新机场建设 前不久，大兴区档案局与机场办联系协调帮助其建立完善档案工作各项管理制度，确定档案归档范围。同时针对其工作特点开展业务培训，并进行现场指导，确保大兴机场建设档案齐全完整和规范管理。

（曲良亮）

房山区副区长曹蕾到区档案局调研 前不久，房山区副区长曹蕾到区档案局调研。她在听取2013年工作计划和当前工作面临问题及“十二五”时期档案馆建设规划情况的汇报后，提出要认真思考创新档案工作模式，要加大重点项目和精品项目的建设，同时还要抓好人才队伍建设。

（何涛）

密云县档案馆建章立制保证数据安全 日前，密云县档案馆出台了《档案数据光盘存储规范》，详细规定了数据光盘的制作要求和管理存放的注意事项等各方面事宜。并以此为依据对馆藏土地房产证数字化副本进行了光盘刻录，充分保障了数字档案信息的安全。

（刘静）

平谷区《农村档案信息资源整合与利用问题研究》课题通过市局验收 该课题提出的档案资源整合方式具有较强的创新性和可操作性，开发利用措施，对全市其他涉农区县农村档案信息资源整合与利用具有一定的理论指导和借鉴意义。

（杨有启）

顺义区2月份民生档案利用量显著提高 2月份，顺义区档案馆共接待146人次查阅各类民生档案199卷，其中：婚姻档案174卷，土地档案4卷，知青档案15卷，工作查考利用档案4卷，编史修志利用档案1卷。

（刘英楠）

怀柔区政协主席武占刚到区档案馆视察 3月1日，怀柔区政协主席武占刚等一行5人到区档案馆视察工作，在实地查看库房，了解馆藏及利用情况后对我馆工作给予了肯定，并表示区政协将继续支持档案工作，共同推进我区档案事业发展。

（丛丽红）

延庆县档案局荣获“法治延庆”建设先进单位 在“法治延庆”建设工作中，延庆县档案局通过深入学习、明确分工、责任到人、广泛宣传等多项措施，得到了依法治县领导小组的高度认可，被评为建设先进单位。

（李挺）

丰台区档案馆征集优秀摄影作品进馆前不久，丰台区南苑乡犇牛摄影协会将24幅摄影作品无偿捐赠给区档案馆，这是区档案馆首次集中接受群众团体捐赠的摄影作品，这批作品将纳入区档案馆的记忆专题档案。

（刘岳）

门头沟区加强档案消防安全专项检查 近日，门头沟区档案局与消防支队联合对馆内电源、消防设备等直接关系档案安全的各种设施进行了全面安全大检查，并将检查结果及时整理汇总，联系相关部门消除安全隐患。