档案资料管理措施大全11篇

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1电力工程档案资料管理现存问题

1.1重视度不够，信息化意识不强

信息化建设，尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够的重视，信息化意识不强是影响档案信息管理的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理缺乏全面深入的研究。只注重档案数字化，而忽略了相关发展配套技术。这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

1.2缺实用、有价值的电力档案编研成果

电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就目前情况看，缺少实用、有价值的档案编研成果。过去，档案部门也搞过一些初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上电力档案资料管理发展的需要。

2加强电力工程档案资料管理措施

2.1重视电力工程档案资料管理

在电力会议上，必须强调档案工作的重要性，同时要求各部门及参建单位积极配合档案工作，并经常深入档案室了解档案整理情况，对档案人员的辛勤工作提出表扬和鼓励。电力工程档案与项目建设是紧密相连的，工程形成的档案随着项目建设的推进而逐步增加。由于文件形成与收集部门太多，为了保证工程档案的完整和齐全，档案人员明确有关部门人员的职责，从工程开工就注重收集档案，坚持档案工作与项目建设同步进行，并遵循工程档案形成的规律，及时敦促相关部门移交档案，确保档案工作稳步有序开展。

2.2构建档案管理的网络体系

电力档案工作是电力工程管理的一项基础工作，是保障该工程一系列生产、经营活动的合法权益，以及见证各阶段历史真实面貌的维护工作。针对基建期间电力工程档案资料的要求，为了加强工程竣工文件的管理，确保工程竣工之后能按时、准确、完整、系统地做好竣工文件的移交、验收工作，档案室要求各参建单位按照文件规定及相关评价标准，规范表格，规范施工过程中形成的文件，并加强与施工、监理、设计、调试等单位的工作联系，对电力工程项目进度及时跟踪，对各单位项目所形成的文件材料随时抽查，做到心中有数，同时对各单位工程档案的收集、整理、归档等过程进行监督和指导，不合规范的，及时反馈给各参建单位整改，避免事后不必要的返工。

2.3严格制定并认真履行档案管理制度

要把项目公司的管理方针真正贯彻落实到电力工程的档案资料管理工作中。在工程一开始，就结合电力企业档案管理标准及上级有关项目管理文件，业主单位档案部门编制了《项目管理体系文件》等11个档案管理相关标准，收集、整理了主要档案法律法规。结合电力工程的实际情况，实施细则明确各参建单位在电力工程竣工档案形成、归档、移交等方面的各自职责及工作要求，规定了竣工档案的移交范围、内容、时间、组卷编制规范等具体要求，并明确提出电力工程的竣工档案应符合有关档案法律法规及基建达标和专项验收标准的要求。

2.4提高专业技能，提升业务水平

档案资料管理是一门专业性较强的工作，同时也是一门艺术。它不仅仅要求档案人员确保文件收集的齐全、完整，更要求档案人员做好档案的科学分类、整理和立卷工作。为此，档案人员除了要熟悉和了解电力工程建设和生产的流程，还必须了解电力工程所涉及各专业的部分知识以及各专业、各单位工程竣工文件形成的过程、内容和范围。档案人员的业务水平直接影响档案工作的优劣，特别是各参建单位的档案人员流动大，业务能力参差不齐，大大影响整个工程的档案资料管理水平。电力工程档案工作始终坚持全过程的档案培训教育与业务指导，档案管理委员会采用多种形式对电力工程档案网络人员进行业务培训和指导。在工程档案管理过程中，档案管理部门经常性地利用各种机会对施工单位资料管理人员进行业务上的指导工作，并组织各施工单位之间进行现场交流与互相取经活动。根据工程进展情况，配合监理方有计划地组织对各施工单位形成的施工文件包进行检查和指导，确保在单位工程竣工验收后案卷质量处于受控状态。

2.5全面做好工程档案的归档工作

严格审查各参建单位的档案，从其是否完整、齐全、准确，案卷质量及规范性等方面逐卷、逐页进行。尤其是原材料出厂证件及现场复试报告，档案人员要花大量的时间，对原材型号、规格、复试报告与跟踪记录一一核对，对不合格的案卷提出整改意见并限期完成。在竣工文件正式移交前，执行文件编制方（施工单位）、监理公司、建设单位质检部门（工程部、档案室）三方会审，做好竣工档案的交接工作。做好施工图接收和管理。档案室负责接收全部施工图，了解施工单位所承担的施工项目，按照合同要求，分发给施工单位和相关部门，并填写分发领用记录，同时也提供施工图的查、借阅，并对施工图进行整理立卷。设备文件的收集和整理比较复杂，档案人员应做大量细致的工作：①及时掌握设备到货和安装时间，并深入现场了解、核对每一台设备的型号、规格及出厂编号。在尽量将设备的合格证、出厂试验报告、说明书、图纸等收集齐全的前提下，做到与现场标识一一对应，以便机组投产后开展大小修和技术改造时设备文件的查阅。②对不熟悉或分类拿捏不准的设备文件，虚心与各专业专工沟通，广泛听取各专工的意见，使设备档案分类合理，便于查阅和利用。③对于不符合归档要求和缺少的文件材料，与物资部配合，一一催促有关厂家进行整改并补充齐全。

3结束语

综上所述，电力工程档案资料管理工作达到了齐全、完整、准确和系统，案卷质量符合要求，能够真实地反映电力工程建设的全过程和面貌，而且适应市场经济需要，能够利用现代化手段进行检索，并在生产运行、维护和经营管理方面发挥了比较显著的作用。

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由于建筑工程的特殊性，从工程建设的招标到最终的竣工等各个阶段均涉及到各类资料，不仅繁杂而且量大。此类资料对于工程施工阶段的质量管理与安全管理极为重要，尤其是数据资料的管理是预防发生质量问题以及安全事故的参考信息，即使在工程竣工之后依然可以为后期的维护管理提供信息参考。同时，在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程?n案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

（二）建筑工程档案资料管理质量偏低

在建筑工程档案管理中，不论是施工前的资料还是施工过程中资料均属于工档案管理的内容之一，但是由于施工单位在工程管理中将重心放在了工程进度、工程成本、工程质量的控制上而忽视了对工程档案的管理，直接导致了工程档案的完整性与价值性。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

（三）缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

由于建筑工程的特性，不论是施工企业还是业主对于工程档案管理的重视度均明显不足，关注的重点在于成本控制与质量层面。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制。因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任，全面保障工程档案资料的完整性。

二、建筑工程档案资料质量管理的强化措施

（一）提高建筑工程档案资料管理的重视度

当今社会已经进入到了信息化时代，信息化与网络化技术已经在各行业中得到了普遍运用，在建筑工程管理中，强化工程档子资料管理的信息化是必然趋势之一，这是时展的新形势，更是档案管理工作面临的必然挑战。基于该形势，建筑施工单位不得不寻求改变，转变工程档案管理的理念以提升工程档案管理工作的效率。就当前的发展，一方面是基于信息化技术与网络技术广日益普及而催生出来的智能化设备广泛运用，电子档案的运用能够提升用户与管理者使用的便利性；另一方面，在绿色、环保、低碳意识的推动下，传统纸质化的档案管理无疑是资源的极大浪费。为此，对于档案管理单位而言，必须要充分认识到时展的趋势，进而转变工程档案管理工作理念，以信息化发展为前提，改变现有的管理模式以提升档案管理工作的质量与效率。

（二）强化建筑工程档案资料管理的质量度

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1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。

1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。

1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。

2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施

2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。

2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。

2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。

2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。

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0 引言

随着建筑业的发展，工程项目的建设越来越多。在项目工程建设过程中，工程档案资料质量管理是整个项目工程中必不可缺的重要组成部分，对于提高项目施工的整体水平和安全质量的保障有着重要的意义。如何在项目建设过程中进行档案资料质量的管理， 确保工程档案资料的真实性、完整性、有效性，以便更好地为工程项目服务，已成为工程档案工作中的重要课题之一。对此，笔者进行了相关的研究介绍。

1 工程档案资料质量管理的内容

工程建设过程中形成的档案资料，一定要内容真实、准确、齐全，编制的内容、格式等符合相关标准、规程、规范的要求。真实、准确是指档案资料记录，真实、准确、全面地反映项目建设的过程及各种事件的真实面貌。档案资料必须为记录原件，文（图）物相符，技术数据准确，签字、盖章手续完备，资料形成日期与工程建设同步。档案资料齐全是指与工程建设有关的重要活动、工程建设的主要过程和节点状况、具有保存价值的各种载体资料，均应收集齐全。

2 工程档案资料管理中存在的问题

2.1对档案资料管理重视不够

各工程参建单位普遍存在“重建设、轻档案”的思想，认为工程建设质量以实体为主，忽视工程档案资料的管理工作，错误地认为工程档案资料是为应付建设单位、质监站等检查的，与工程质量关系不大。工程档案资料管理，有些单位没有领导分管负责；没有或虚设档案资料管理制度；管理人员无证上岗，人员变动频繁或无专人管理；不是随工程施工进展收集整理档案资料，而是在项目竣工验收时突击补编填充资料。有的甚至在竣工验收后补资料，严重影响档案资料真实性、准确性、严肃性。

2.2 档案资料管理制度不完善

在工程档案资料管理方面，国家和地方政府部门均有相应标准、规定、规程和规范等。但在工程施工承包合同中，关于工程施工档案资料的收集和管理没有明确、具体的约定。在工程项目的各参建单位中，档案资料管理制度没有或形同虚设。施工过程中不认真按照国家规定和合同约定，对档案资料的收集和整理进行认真的检查。结果是施工过程中缺失的档案资料，在检查或验收时临时制作，并非施工过程中的记录整理，因而真实性就无法保证。

2.3 从业人员综合素质有待提高

参建单位的档案资料管理人员不熟悉业务，缺乏相关的档案资料专业管理知识。在建筑行业中绝大部分是兼职资料人员，有的是施工员兼职，有的是临时安排的在校实习人员，有的还兼职多个工地资料员的工作等，大多是未经培训的无证上岗人员。不熟悉工程建设相关法律、法规和技术标准，对工程档案资料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的专业知识，导致收集、整理档案资料不符合标准，反复修改，不仅保证不了档案资料的质量，而且还延误了归档时间。

3 解决措施

3.1 做好事前控制，保障档案资料管理质量

建设管理单位是工程档案质量控制管理的主导单位，在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同、协议中应设立专门条款，明确参建单位工程文件资料的内容及其深度符合国家相关的技术规范、标准，对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求，制定相应的档案资料管理目标考核措施和奖惩办法等，做好事前控制。

3.2 加强档案资料管理质量意识，搞好过程质量管理

从思想上认识到工程档案资料质量管理的重要意义，各参建单位进驻现场伊始，即要加强对各工程管理部门主要领导档案意识的宣传，使得项目经理、总监理工程师对工程施工过程中形成的资料质量引起足够重视，建立起有效的工程档案资料管理质量保证体系，制定可行的工程档案资料质量过程控制制度，保证工程档案资料质量控制措施落实到位；加强对现场技术人员、资料管理人员档案知识培训和档案法律法规的宣传、提高档案理论素养，防止工程档案资料不真实、不准确、不规范，与工程进度不同步、资料记录不及时、出现“回忆录”等情况的发生，避免因工程档案资料验收不合格，导致资料大量整改、返工，延误工程验收的现象发生，实现工程施工进度、质量与档案资料收集整理进度、质量的有机统一。

3.3 严格持证上岗，规范档案资料的形成

施工单位是施工过程档案资料收集、整理和质量管理的关键。人员素质和工作过程（或称工艺流程）的规范化操作，是质量的保证。项目经理、技术人员与档案资料管理人员，首先必须具有相应的任职资格、持证上岗，在实际工作中密切配合、各司其责，做好各项具体工作。档案资料管理工作规范化，就是要严把工程档案资料形成过程中的质量管理。在施工过程中严格按照相关规定，由相关技术人员根据技术标准、规程、规范，对工程项目进行认真的过程检查、据实填写相应表格，形成档案资料。隐蔽工程，尤其是影响结构安全和使用功能的重要隐蔽工程，施工过程中除符合规定的检查记录外，还必须拍摄重要部位和工序的影像资料留存。隐蔽工程施工过程中，监理单位应按规定派员旁站，监理施工全过程，对检查记录、影像资料等实施监理，并见证（签字确认）。

3.4 按合同约定、规范办事程序，保质按时完成档案资料

工程档案资料是在工程建设的全过程形成的。一个工程项目从立项，到竣工验收，往往需要几个月、几年甚至十几年（大中型项目）、几十年（特大型项目）的时间。工程项目档案资料可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等部分。工程档案资料质量管理水平，实际是建设、监理、施工单位，是否履行合同约定的程序，严格按照国家标准、规程、规范规定的标准进行实际操作形成的结果。由上述可见：只要建设、监理、施工单位在各自参与建设的全过程中，认真履行合同约定的质量标准、严格按照质量控制程序办事，就必然形成高水平的施工过程档案资料。

3.5 实行自检监督检查制度，抓好事后监督

明确工程档案资料形成过程的责任分工，加强各专业的沟通、配合和自检，落实自检监督检查。各参建单位的相关责任人，要定期进行监督检查，遇有特殊情况要随时检查。查看表式、工程名称、文件编号、印章使用是否规范符合要求；图文是否清晰、是否是原件；设计变更、材料替代等情况，导致施工图纸、工程量、资金的相应变更，这方面的过程文件很重要，是否及时收集了；依据性文件材料、原材料、构配件质量保证书、试验技术文件是否符合技术要求。抽查项目各项分部工程验收记录，工程测量定位记录的示图标注是否规范、数字是否清晰、签字情况。重点检查隐蔽工程验收记录、混凝土和砌筑砂浆试块报告、项目监理文件，竣工图的编制内容、依据、质量等。

4 结语

综上所述，项目工程档案资料的质量管理，对工程的建设施工起着重要的监督指导作用，是项目工程建设中不可或缺的重要工作。在项目建设过程中，建设单位要建立、改善项目工程档案资料管理制度，不断加强工程档案资料管理措施，增强各部门的整体管理意识；同时还要加强工程档案管理人员的培训，提高管理人员的整体素质，从而提高工程档案资料的质量，更好地为工程项目服务。

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2.档案资料不够完整。农户小额贷款档案也和其他信贷档案一样，要经历贷款申请、贷前调查、贷时审查、签订借款合同、发放贷款、贷后检查、收回贷款本金及处理有问题的不良贷款等诸多环节，要在风险管理、业务经办等不同业务部门及不同人员之间协作完成。贷前调查文件、调查报告、签批、决策等贷款相关材料产生于不同业务部门，这些文件形成时间有的相隔几天，有的相隔更长，更有跨年度审查、签批类的资料，在这类档案资料的流转过程中，基层行一线人员在实际操作中，由于时间匆忙，特别是农户小额贷款的特殊性，农户时间较紧，有的银行为注重服务，在贷款时往往上门服务，这样就导致了日常信贷资料积累不及时，产生一些信贷档案的基本资料不齐全的现象，同时目前一些基层行客户经理调动较频繁，外出培训、提拔、交流等，往往忽视了对信贷档案资料的交接等，由此而造成管理上的脱节，信贷档案不够完整，影响档案的管理。

3.档案资料不够严谨。信贷档案资料是贷款真实性的反映，也是银行与客户借贷双方的重要依据。因此，档案资料十分重要，然而，目前部分基层行对资料搜集填写不重视，不规范，主要表现为：一是贷款申请书、调查审批表中缺失内容较多；二是借款合同填写不符合要求，有的连贷款单位的负责人或授权人的签名也漏填，有的合同骑缝章缺失。三是人行征信系统查询不规范，有些网点对人行征信系统查询只有一个客户经理签名，有些贷款客户缺少人行征信系统查询授权。四是担保手续有漏洞。主要表现为担保法人代表未签名，担保机构缺少营业执照复印件等。这些农户小额贷款档案资料存在的问题，如果不加以重视，有可能给贷款行带来严重的金融信贷风险，可能产生极大的危害。

4.档案资料的管理不规范。虽然上级行对农户小额贷款档案管理提出了一些要求，但在实际操作中对农户小额贷款档案的管理缺少统一的实施细则，操作不够规范，未能形成有效的管理模式，存在较大的漏洞，由于小额农户贷款业务一开办，大批量的客户拥入，一户客户就有一户档案，加上基层网点人手紧，不可能及时整理上交，而作为负责档案集中管理的支行一级也因未配备相应的档案管理员，由此造成了大量的贷款档案资料积压，编目不细、查询不便、归档移交手续不清、责任不明，有的由于没有及时上交而长时间未整理归档，缺乏规范的档案管理设施，存放分散、乱放，给档案管理的安全性、保密性造成隐患，影响了工作效率。农户小额贷款业务是农行近年来推出的新业务，由于这项业务具有涉及面广，贷款金额小，贷款农户多等特点，这给农户小额贷款档案管理带来了难度，针对当前存

在的问题，为了加强农户小额贷款信贷档案管理工作，保证贷款信贷档案的齐全完整，充分发挥信贷档案的作用，防范信贷风险，笔者认为可采取以下对策，以健全与完善信贷档案管理。

1.抓认识，提升信贷档案管理水平。要做好农户小额贷款信贷管理工作，首先要提高客户经理对信贷档案工作重要性的认识。加强对客户经理规范化操作、法律意识和法律知识的培训，更新观念，化被动为主动，提高客户经理的业务素质和工作责任心。落实岗位责任制度，按实际信贷工作分工，根据贷款类别、单位不同来确定相应信贷档案责任人，加强贷款申请、贷前调查、贷时审查、贷后跟踪，建立独立的信贷档案，监测信贷风险。

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一、机电工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；招投标文件，计划任务书；工程地质、水文、气象、地震资料等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；机电工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.机电工程及输送电线路、变压器，高压控制柜，复控开关、低压控制柜，电机、变频器，设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等：原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或变压器试验检测资料等试验报告；隐蔽工程验收记录；泵房内输水管打压试验等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料：施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图：室内高低压柜电路图，室内各种电线竣工图；机电工程竣工图；以及其他特殊专业工程竣工图。

4.机电设备资料收集内容。温宿县城镇供水二期设备安装及供水管网项目（二）第一标段：供水设备及相关机电设备采购及安装，用电设备资料清单.天津天能干式电力变压器安装使用说明书，主要材料/构配件/施工设备报送表、国家消防装备质量监督检验中心检验报告、惟海灭火器合格证及手提式检验结果汇总表、干式变压器控制器产品合格证、给水用PP-R管材、管件质量合格证、长城电缆有限公司电力电缆产品合格证、控开产品合格证、新型低噪音节能型外转子风机使用说明书，EV2100系列变频器用户手册、LR系列基本型二氧化氯发生器产品合格证及使用说明书、BWD3K130系列干式变压器电脑温控器使用说明书、干式变压器试验报告、新疆一开电气制造有限公司开关柜出厂检查试验报告、质量管理体系认证证书、DJW45-2000-630智能型万能式断路器使用说明书、有源滤波器监测试验报告、CZW系列单吸卧式离心泵使用说明书及产品介绍、D系列电磁隔膜计量泵操作说明书、MDI型电动葫芦使用说明书、山东省庆云县国营管件厂的法兰化学成份检验结果合格证书、蝶阀合格证，多功能水泵控制阀合格证、管道伸缩节合格证、金属氧化物避雷器安装使用说明书、塑料球阀合格证、电抗器合格证、以及其他需要收集的相关材料。

二、机电工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、机电档案资料的共同要求，但对供水行业机电工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。机电工程文件和档案资料只有全面反映机电工程的各类信息，形成一个完整的供水系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，机电工程文件和档案资料必须真实反映供水建设工程的施工情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。供水建设工程项目周期长且影响因素多，运行工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了供水建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了机电建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着机电设备安装技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，机电建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。同时，机电建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关档案保管部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。机电建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。机电建设工程文件和档案资料涉及机电安装、设备调试、消防等各个专业，也涉及力学、电学电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、机电设备工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是机电设备工程档案存在的主要问题。我们公司专门成立档案收集小组全程跟中服务，安排工程项目档案归档率较好，能达到了90%左右，较差的单位情况就不同了。很多机电设备工程项目竣工后没有档案材料，或只有机电设备工程主体档案，没有配套工程档案，清水池和泵房链接件、地下管线、城市管网和泵房衔接体等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的档案业务知识，难以适应供水系统机电档案工作需要。

四、机电设备工程档案有效管理的优化措施

1.思想上要重视机电工程档案管理工作。机电设备工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后公司内部机电设备档案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以公司内部档案资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。 2.建立健全档案整理制度是做好供水机电设备工程档案管理的基础。为了加强对供水系统机电设备工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设施工单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合供水行业实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责和任务，规范档案资料的收集、整理。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照供水行业机电设备工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合档案归档要求，认真贯彻执行《档案法》、《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位可以不结清尾款，以确保供水行业机电设备工程建设档案的完整、准确、全面、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和供水行业的不断发展，供水行业机电设备档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关档案工作的法律、法规内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把供水行业工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制供水行业机电设备工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内部材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。加强对施工的监督和管理，检查机电设备工程档案材料编制情况，按照标准形成供水行业机电设备档案材料，给后人留下宝贵的财富。

篇（7）

事业单位主要是以公益服务业务为主的非盈利社会团体与组织，它的服务内容涵盖了增进社会福利、满足社会文化、科学、教育等方面。对于事业单位而言，档案资料管理至关重要，其实效性与否对事业单位工作水平的高低起到了决定性作用，是事业单位工作中不可或缺的重要一环。对于事业单位而言，提高档案资料管理水平已经是当前的首要目标任务，必须及时有效的实现。

1. 事业单位档案资料管理的重要性

事业单位档案资料真实的记录了单位日常工作情况和一些关键活动，记载着事业单位一切工作事项。通常情况下，事业单位工作有着明显的复杂性，存在大量的事务，实际存储的资料庞大，需要整理的档案繁多。目前，因事业单位还未做到阳光透明化的运转目标，仍存在隐蔽性与不公开性，因此在检查与规范事业单位日常工作质量情况时应根据相关资料进行，事业单位档案资料保存的完整与质量高低与否将直接关系事业单位工作是否能顺利有序运行，可见加强事业单位档案资料管理的重要性。从现代管理理念角度出发，档案资料管理水平如何还决定了事业单位内部管理水平。事业单位应对产生的档案资料有效保管，充分认识到做好档案资料管理的必要性与紧迫性。事业单位档案资料不仅详细的记录了事业单位的工作情况、核心事件，而且在事业单位日后的工作中发挥着重要的监督、指导、借鉴作用，是推动事业单位稳定有序发展的前提保障。

2. 提高事业单位档案资料管理的具体途径及方法

档案资料管理是现代事业单位工作的核心环节，要想增强事业单位管理工作水平，就应不断强化档案资料管理，通过一系列有效的措施，促进事业单位档案管理有序运行。

2.1培养一批优秀的人才队伍，增强作业人员素质

为了保证档案资料管理的有效性，提高档案的整理工作水平，应不断增强档案管理者的综合素质。对于档案资料管理者，不仅要掌握了解档案管理方面的知识，还必须学习人事管理方面的知识及先进的计算机操作知识，因此事业单位在选聘档案资料管理员时应首选专业水平高、技能好的人员，并在上岗前加强有关技能、知识培训。档案资料管理者应对自身工作加强审核，防止工作有不完善之处，善于总结工作经验，时刻保持谨慎认真的态度做好自己分内之事。

2.2仔细划分管理职责，保证权责分明

准确划分事业单位中从事档案资料管理工作人员的职责权限对于事业单位工作的有序运转也起到了一定的作用。事业单位档案资料管理者实际承担的职责任务是对涉及到本单位工作的所有档案资料及图表进行全面的收集；对作业人员作业中设置与调整计划的审批实况严格检查；准确获悉管理者档案资料的记录与整理情况；有秩序的登记单位活动档案资料，从而方便随时提取；和其他部门有效交流、协调，构建良好的合作关系；通过批准借阅外单位的文件，应严格根据相关规定进行借阅手续的办理，为了提高文件资料的保密性，相关人员不得随意的进出资料室；等。要想保证工作水平与质量，就需要资料员及时有效的汇总与整理工作资料，各司其责，严格按规定办事。

2.3加强信息化建设

当前时期，随着档案资料管理工作越来越复杂，为了保障其较高的管理效率，应摒弃传统观念，树立适应于现代社会的档案资料管理理念，进一步加快信息化建设进程。首先购进用于信息化建设的硬件设施，比如，计算机、刻录机等实用性高的工具。其次，不断增强工作人员的业务水平，这对于档案资料管理信息化与现代化目标的实现具有重要意义。倘若档案工作人员缺乏现代化意识，那么将直接的阻碍档案管理现代化与信息化建设的顺利有效实施。如果档案管理不具备现代化观念，就算现行的档案保护与管理设施是最佳的，也不能将其定义为档案管理现代化。档案管理信息化与现代化目标实现中，相关人员应紧密结合先进的技术与科学的管理手段，树立满足现代社会需求的档案意识，使档案管理从过去的被动式服务向主动式服务方向发展，把过去封闭式服务向开放式服务方向发展，从而推动档案工作高效高质量的运行。

3.结论

综上所述可知，事业单位档案资料管理是事业单位必不可少的一个重要环节，对事业单位的健康发展起到了积极的促进作用，所以要求单位全员必须树立正确合理的档案管理意识，严抓各项工作环节，进一步加快档案建设进程，通过高效完善的措施强化档案资料管理，为社会公众服务，为事业单位服务。

参考文献：

[1]张兵.浅谈事业单位办公室档案日常管理与应用[J].才智，2011年20期.

[2]安丰艳.加强档案管理必须重视档案资料的抢救工作[J].商业文化（上半月），2011年06期.

篇（8）

2加强图书馆档案及文件资料管理的措施

2.1加强图书馆档案和文件资料的归档和保管

图书馆档案及文件资料管理工作是一项复杂并且专业技术性较强的工作，所以必须严格采取有效的措施做好其归档以及保管工作，加强相关制度和规范的建设，对图书馆工作中各个阶段积累、形成的资料进行全面的收集。需要建立的制度和规范主要内容应该涉及档案的目录管理以及借阅管理工作。除上述以外，为了保证和维护档案及文件资料的完整性，应该设置专门机构和人员对档案及文件资料进行保管。在对图书馆的档案以及文件资料的管理工作中，除了要做好资料的收集和整理工作，还需要加强对其的日常管理工作。做好对其的防火以及防潮工作，保证档案资料的完整性和可靠性，防止其在存放和存储的过程中受到外界环境的影响而导致发生损坏，尽可能的提高档案资料存放的时间，为今后的图书馆事业奠定良好的基础和提供参考。

2.2做好图书馆档案和文件资料的开发和利用

在对图书馆档案资料进行管理的工作中，必须对其进行有效的利用，充分发挥其作用，为了充分地对其作用进行发挥，主要采取以下几点有效的措施：①加强图书馆领导的决策工作，并且加强协调和配合。一旦需要对档案资料进行利用，必须保证档案资料提供的及时性、完整性和准确性，保证工作开展能够得到有效的参考和依据，保证图书馆活动的顺利开展。这样不仅可以不断完善以及丰富档案资料的完整性，还能够根据档案资料的需求，保证资源的充分性，以此对图书馆的正常运行工作进行有效的展开，并且对图书馆的日常工作效率进行促进和提高。②对图书馆的各种活动以及任务进行积极地配合，对需要的档案资料进行及时并且积极地提供，保证档案资料检索以及传输工作的快捷，积极有效地推动图书馆正常工作的展开。③保证图书馆档案资料的完整性，能够为图书馆的创优工作提供有效的参考。

2.3图书馆档案及文件资料管理工作要做到高标准严要求

2.3.1争取领导重视是做好档案及文件资料工作的关键

图书馆领导应该高度重视档案资料的管理工作，加强对档案资料重要性的认识，将图书馆档案资料的管理工作纳入到每年的工作计划中。并且为了保证图书馆管理工作的有效性，领导部门应该加强设置专门人员以及专门机构，购置专门的资料管理柜以及资料管理盒等相关档案资料存储设施对其进行存储。

2.3.2增强档案及文件资料的管理意识

必须加强管理的意识，提高档案管理工作的及时性，对档案资料的管理工作进一步重视，加强对日常资料的收集、处理和存储工作，保证档案资料的管理工作正常进行。

2.3.3提高管理水平并发挥档案及文件资料的作用

在管理工作中，必须全面发挥人的作用，利用更新技术手段对档案及文件资料的管理工作进行加强，不断地推动档案及文件资料管理工作逐渐向着高标准、高质量以及高效率的方向发展。

2.4加强图书馆档案及文件资料管理信息化建设

在全球化以及信息化的今天，随着科学技术的快速发展，必须强化信息化技术在档案资料管理工作中的运用。运用信息化技术可以加强图书馆档案及文件资料管理工作的效率，减少其人力以及物力的投入，有效节约了工作时间并且减少了工作量。图书馆档案及文件资料管理信息化建设是一个庞大的系统工程，它包括了档案及文件资料信息资源的有序整理、档案及文件资料信息数据库的建设、档案及文件资料信息网络的建设、档案及文件资料信息资源的开发利用等。档案及文件资料管理信息化是利用数据库技术，对纸质的档案及文件资料、声像档案及文件资料、实物档案及文件资料进行录入、扫描、数码处理，将馆内各类档案及文件资料数字化，以达到对档案及文件资料信息管理和利用的高效、准确。

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中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）15-0226-01

随着管理理念与管理方法的不断进步，高校档案资料的管理也逐渐出现了多样的变化，但是这些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理问题，降低高校档案资料的价值。为此，高校档案资料需要实现规范化管理，确保不同管理理念与方法的合理性与科学性，确保高校档案能够为高校的发展提供有利的帮助。

一、当前高校档案资料规范化管理过程中遇到的问题

档案资料的规范化管理是高校日常管理的重要内容，但是档案资料的管理并不是一般人所熟悉的档案管理，它的范围更加广泛且难度也更大。但是很多高校并未意识到这二者的区别，没有区别看待档案资料和档案管理者二者的价值，出现了管理效果不佳、管理无序的问题。

高校的各个二级学院都是档案资料的重要来源，但是很多二级学院并不重视管理档案资料，经常出现资料分类不明确、资料整理混乱、丢失等问题。甚至很多二级单位没有充分参考档案资料的收集标准收集完整的档案资料信息，这大大降低了档案资料的使用价值，也为专业管理人员的工作增加了难度。

另外，大部分高校由于缺乏重视，并没有将高校的档案资料的管理水平纳入到相关管理者和工作人员的年终测评与考核的体系之中。导致很多工作人员并不重视档案资料的管理，出现工作拖沓、资料分类混乱等局面。另一方面，现阶段高校的大部分工作都已经逐渐进入到了信息化管理的新阶段，但是档案资料的管理方式仍然比较落后和陈旧，传统的文本档案管理仍然是最为主要的档案资料管理模式，这不仅容易导致资料丢失、遗漏，也会使档案资料无法发挥出其自身的价值和作用。

二、实现高校档案资料规范化管理的具w措施

首先，高校档案资料的规范化管理需要从主观意识上了解到规范化管理的重要意义。通过工作培训、会议说明等方式，强化相关人员对规范化管理档案意义的认知，进而更好地促进档案资料的规范化管理。想要实现规范化管理，就要针对高校的档案资料展开有计划、有目的的工作。目前，高校的档案资料主要分为文件资料和图情资料两大部分，不同类型的档案资料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人员需要对不同资料进行分门别类。

高校档案资料的规范化管理，需要进一步加强现代化的管理水平和管理方式，对于不同类型的档案资料需要实行集中与分层相互结合的管理模式。所谓集中管理，就是要求学校各个部门的档案资料统一交由一个管理部门进行档案资料的整理与管理。在此基础上，需要进一步实施档案资料的分层管理，也就是要根据高校不同的部门，将档案资料分为不同的层次，由高到低，分别由负责人员进行统一管理。为了确保集中与分层档案资料管理制度的顺利实施，需要进一步加强对档案资料管理人员的管理和培训，提高其专业素质能力和业务能力，为了满足分层管理的需要，高校需要进一步加强专业档案管理人员的建设和招收，促进档案资料管理规范化的顺利实现。

为了更好地进行规范化管理，高校相关管理者需要对档案资料管理部门进行全面的工作质量监督与考核制度。高校档案资料管理人员急需要被纳入到考核的体系中来，并将其考核审查的结果，融入年终工作质量的整体体系中。也有高校将档案资料管理工作的工作质量纳入到相应领导的工作评价之中，这样可以进一步强化高校领导层对于档案资料管理工作的重视程度，进一步推动档案资料的规范化管理。

为了更好地实现档案资料的规范化管理，需要逐步转变传统的档案管理理念和方式，在管理过程中应用现代化的管理技术和措施，建立更加完善的高校档案资料信息化管理体系。一方面，高校档案资料需要按照国家的相关规定，聘请专业的档案系统设计师，结合本校的档案资料特点制定高校档案资料管理系统，建立完善的档案资料数据库，实现档案资料的数字化管理。另一方面，高校需要重视网络化管理档案资料，重点推进这个项目。

三、结语

综上所述，高校档案资料的规范化管理对于新时期提升高校的整体管理质量，促进高校的更好发展具有重要的意义，文中详细论述了高校实现档案资料规范化管理的措施，希望与同行档案资料管理人员交流讨论。

参考文献：

篇（10）

中图分类号： TU198 文献标识码： A

1、建筑工程档案的特点

工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料，它不但包括工程项目的方案设计，各项合同和协议书，上级部门的审批文件，征地、拆迁及安置的文件，施工现场的水文地质和气象文件资料等，而且还储存建筑项目建设中主要资料，如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等；同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件。建筑工程资料的特点包括：

⑴一次性：因建筑工程项目自开始到结束属于一次性操作，故与之匹配的建筑工程档案，也是自工程开始到竣工结束都只有一套；

⑵确定性：建筑工程档案将贯穿于建筑工程的整个过程，是建筑项目建设变化的见证，故建筑工程档案具备真实性、完整性，明确地记录着工程的情况；

⑶实用性：建筑工程档案能反映出工程建设的真实情况，具备保存及使用的价值。不但是项目后期的管理、维修和扩建的主要依据，而且也可作为同类型的项目建设参考的依据，故其实用性较强。

2、建筑工程档案管理的重要作用

在城市快速发展的过程中，建筑施工工程也随之增多。在高楼大厦平地而起的过程中，做好建筑工程档案资料的归档管理工作对保障建筑工程的施工质量有莫大的帮助，也在改善人民生活和促进经济发展方面起到了一定的促进作用。建筑工程档案管理工作的重要性还不止于此，现详细分析如下：

（1）在城市建设和规划管理中起着重要作用。由于建筑工程档案资料的归档管理工作是城市建设活动积累下来的丰富的经验，也是城市建设技术储备的重要手段之一，因此，建筑工程档案资料的归档管理工作在城市规划和建设管理过程中发挥着重要的作用。城市建筑物的扩展和维修以及改建工作也都要以建筑工程档案资料为基础，所以必须加强管理工作的进行。

（2）城市防灾和灾后重建的重要基础。在预防自然灾害破坏以及城市的灾后重建工作中，建筑工程档案资料有助于我们发现建筑工程的薄弱环节，也有助于我们恢复城市灾前的本来面目或者为城市的改建提供参考依据。另外，由于建筑工程档案真实记录了城市建设的全过程以及各建筑物之间的内在联系，因此，建筑工程后期的检测和维修以及灾后破损建筑的拆除和重建都要借鉴建筑工程档案资料的内容，所以必须做好建筑工程档案资料的归档管理工作。

（3）建筑工程的使用和管理业离不开建筑工程档案资料的支持。建筑物的后期使用和管理业始终离不开档案资料的支持。建筑工程使用过程中遇到问题首先用到的就是查阅建筑工程档案资料，因此，做好建筑工程档案资料的归档管理工作是必须也必要的。另外，建筑工程档案资料对于同类工程的设计和建设也具有重要的参考和借鉴价值，是促进建筑工程科学技术发展的基石。

3、建筑工程档案管理中存在的主要问题

在建筑工程档案管理的问题上，有很多的影响因素，比如说制度的问题，管理上存在的缺陷，工作人员的专业素养等等，这些都会影响到整个档案管理过程，下文中就是本人结合自己所学所见整理所成。

3.1、档案管理制度缺失，管理模式缺乏统一

关于建筑工程档案管理的工作，我国政府在2001年的时候就颁布了两部政策性文件，然而，有很多的建筑企业并没有将档案管理工作重视起来，政府所规定的一些利于规范项目建设的措施，很多企业并没有照此实施，通常都是根据自己的想法开展工作的，档案管理工作比较随意，在施工建筑的过程中就容易出现混乱的情况。

3.2、档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐

很多的档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。目前已有的档案管理人员的综合素质大都不一致，且对档案管理工作的认识过于传统，并没有跟上现代管理的节奏。另一方面，因为档案管理这份工作相对来说比较枯燥，薪资待遇也不是很高，很多从业人员在做了一段时间之后就会由于各种因素的干扰，产生一些负面情绪，出现对现在生活状态不满的情况，这样最后就会导致工作责任心的缺失，自然工作效率也不高。

3.3、归档完整率、真实性有待提高

大多数的施工企业没有按照标准的国家规定的程序，对档案的操作程序进行严格的管理和保存，同时还出现一些为了使项目看起来更加完善，很多工作人员采取美化问题的工作方式来编制管理档案，这种做法严重的影响了档案的完整性和真实性，降低了档案本身存在的价值。

4、改进建筑工程档案资料管理的措施

4.1、积极健全建筑工程档案管理制度

建立健全的建筑工程档案资料管理制度，是有效管理档案资料的基础，建筑单位在建筑项目成立之初就应该积极按照国家的相关规定，建立相关的管理制度，并且制定统一的档案资料管理模式。还应该明确建筑施工人员、建筑管理人员等相关人员在档案资料管理中承担的责任，保证能够真实记录相关的档案资料，为建筑单位的合法权益提供保障。

4.2、加大对档案资料管理人员的培训力度

档案资料管理人员是整个建筑工程档案资料管理工作的核心所在，加强对档案资料管理人员的培训工作，能够有效的保证工程档案的质量，提高档案管理人员的素质和职业素养。建筑单位应该积极的开展相关的会议，或者是聘请专业人员来对其进行培训，全面提高管理人员的素质。还应该积极提高档案资料管理人员对于建筑工程方面的知识，以便在具体的档案资料管理中能够真实的将档案归档。

4.3、利用现代化技术对档案信息进行统计

在计算机技术和互联网技术不断发展的今天，建筑工程单位应该积极利用这些技术来对建筑档案资料进行统计管理，可以构建一个记录档案信息的系统，及时的记录建筑工程中各个环节的真实情况，全面保证建筑工程档案资料的完整性，并且进行严格的控制。

4.4、拓宽新领域，扩大收集范围

对国家基建项目归档范围所规定的合同监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。

4.5、严格保证竣工验收档案资料的质量，保证其能够发挥凭证作用

在建筑工程竣工验收时，建筑单位的档案管理人员应该同工程项目管理人员，按照相关规定对建筑工程中的所有文件进行全面审核检查，务必保证竣工材料的真实性和完备性，全面符合档案归档的要求。并且应该积极严格的贯彻相关规定，将竣工档案验收作为整个工程验收的关键环节，保证工程建筑档案资料的完整准确。

总之，建筑工程档案是对建筑过程中各个环节的真实和客观记录，对其他工程建设具有指导性的作用，建筑档案管理工作对于加快建筑工程技术的完善，推动城市建设工作的开展具有极其重要的作用，因此需要我们高度重视，并采取游有效的措施解决存在的问题，从而确保工程顺利进行。

参考文献

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中图分类号： G271 文献标识码： A

在世界以进入信息时代的今天，作为重要的信息资源，档案以成为企业的无形资产。建筑施工企业的档案管理人员必须了解项目工程建设施工的具体操作程序和工作流程，掌握每一施工阶段可能形成的档案资料。

一、工程项目施工档案资料管理的意义

1、资料的收集整理工作为追究责任提供了保证

施工企业项目管理如果没有相应文档资料，缺少施工过程中的原始记录和各种有说服力的数据，发生问题时不能为查明原因、解决问题，及时、准确、有条理地提供分析资料和证据，从而导致各部门这问互相推诿、扯皮，争执得不到及时解决，责任难以追究。

2、资料管理工作，是项目考核的基础

施工企业建立以工程项目为核心的生产经营管理体制，确定了项目管理目标和衡量标准，要使责任制真正落实下去，约束人们的行为必须有严格的考核制度、完善的监督手段、公平的奖罚措施。技术资料就是制订这些制度的最根本依据，是进行考核评比、给项目打分的第一数据，最有说服力。

3、资料管理是目标控制的基础

由于工程施工受外部环境以及各协作部门和单位的影响，常使工程实施过程偏离目标要求，因此必须对工程实施过程进行目标控制。要进行目标控制，首先必须依据目标要求确定各计划，并按计划进行工程施工；其次必须全面了解工程实施的实际情况，根据实际情况与目标要求的对比，判定目标偏离程序，制定相应对策，实现目标控制。工程文档资料可以全面反映工程情况，如各分项工程进度、各种材料进场检验情况、质量检查验收记录、试验报告等，若对工程实施过程中文档资料不及时准确收集、整理、分析，则项目经理、企业负责人无法全面了解工程实际情况，难以判定目标是否偏离程序，及时采取调整措施。

二、工程项目施工档案资料管理存在的问题

1、档案信息资源分类不能体现企业发展需求

许多企业的档案资料主要局限在企业发展的历史记录以及行政责任记录方面。因此大多将企业档案分为“文书档案、科技档案、声像档案、会计档案”四类。文书档案主要指各类公文；科技档案主要指竣工资料；会计档案主要包括会计凭证、账簿、财务报告和其他会计核算资料；声像档案主要指各类会议影像资料、工程照片等等。这些内容与公司改革前基本一致。而真正有益于企业改革发展的大量档案资料被当成一般的企业信息资料，没有纳入档案管理，如；企业市场开发档案、科技开发档案、工程技术档案、企业管理创新档案、安全质量环境保护档案等等，企业档案馆没有发挥企业档案资源最终归集地的作用。

2、企业精简机构，档案人员缩编，而现代化的管理设备与手段又跟不上

档案管理工作在企业中常常被看成一项轻松简单的工作，档案员视同仓库保管员，不被重视，使得档案员不安于本职工作，调动频繁，工作不能正常开展。另外，有的档案员兼职过多，因此只能应付日常工作，无力进行深层次的档案管理。

3、不能严格执行规章制度

不能严格执行规章制度，导致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混乱，保管不善，有文件查找不到，失去利用价值。

二、工程项目施工档案资料管理措施

1、建立健全施工资料管理部门

施工档案控制等级分三级： 项目经理向公司分管生产的经理签订责任制； 技术员向项目经理签订定责任制； 资料员向技术员签订责任制。各相关人员也须签订资料工作协调负责制。只有建设、施工管理人员责任到位， 各部门工作人员相互积极配合， 真正认识工程档案在工程建设中的重要性， 就不难杜绝资料和进度不相适应，资料滞后于进度的问题， 确保档案的及时性与完整性。

2、认真贯彻执行新规范新标准

新规范、新标准的颁布是随着我国基本建设的发展而发展的， 施工资料管理规程也作了较大的修改与补充。为了增强建筑工程施工资料的规范化管理， 使之真实反映工程实体质量与技术管理水平，统一建筑工程施工资料的编制内容与要求， 建立准确、真实、完整的工程档案， 就需要各级施工资料的管理部门配备工程技术人员， 经培训考试合格具备岗位资格证后， 才能从事施工资料的编制、收集、整理与归档工作。

3、重视工程资料形成过程的管理工作

在项目实施过程中，应将档案工作融入工程建设的整个过程，对工程档案的管理，项目部除开展自查外，集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查，针对检查出的问题，要求限期整改。除此之外．还应注意做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作，要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。为了提高档案管理的时效性，还必须制定保证金制度，要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案资料。待工程档案资料如数移交完毕后，再拨付施工单位的保证金。

4、严格竣工档案的审核工作

工程项目竣工验收后，各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容，将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理，送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核，主要围绕以下内容进行重点审核：工程档案移交是否齐全、完整，分类是否科学、系统；工程档案的内容是否真实，能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况； 工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准；竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面是否整洁、盖有竣工图章；文件的形成、来源是否符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。如发现漏、缺部分，应立即要求补缺补漏。

5、切实加强档案信息化建设

企业档案资料的信息化建设是改进目前档案管理中一切问题和缺陷的关键，没有信息化建设，档案资料的有效归集、集中统一管理、档案资源的共享等等就无法实现。全面提升建筑类施工企业档案管理信息化水平，首先应统筹规划和建立集团公司与子分公司协作一致的档案信息网络服务体系，畅通档案资料归集和使用渠道。其次要改进档案信息资料服务方式，拓展服务范围，提高档案资料开发利用水平和网络化服务能力。

建立施工企业最有效的档案资料信息服务平台就是分布式归集，统一服务门户的构架，由机关各部门、各区域事业部、各子分公司、各项目指挥部负责收集、整理、编辑、和更新，通过服务集群的方式集成到集团档案资料信息共享服务平台，形成统一的档案资料服务出口，连接到企业的门户网站，提供统一的档案资料信息网络服务，包括档案资料目录查询服务、公开档案信息浏览、部分档案资料的下载服务、申请下载服务等，满足企业内部人员在各个不同区域接收数字化档案资料服务的需求。

总之，要做好施工单位的项目档案资料管理工作．领导重视是关键，明确职责是前提，建立健全规章制度是基础，落实项目档案管理考核机制是手段。强化过程控制是保证，这样才能确保项目档案管理有序地向前推进，才能确保项目竣工档案的真实、完整、准确、系统，才能为各项工作提供更加有效的服务。