档案管理分类大全11篇

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合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).

［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).

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当家庭之舟开始在生活的海洋中远航之时，真实记录和反映家庭生活历史与家庭文化的家庭档案也就相伴而生。本文就家庭档案管理具有重要的意义和整理保管谈谈粗浅看法。

一、家庭档案管理的作用和意义

1、家庭档案是社会档案财富的组成部份

作为社会“细胞”的家庭，它所形成的档案，不仅较全地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况，而且也较真实地反映了整个社会局部地区的历史面貌。这种微观档案，是研究本地区的历史状况，制定本地区的社会经济发展规划、编写地方史志等难得的素材。乡镇企业家、私营企业主以及广大社会个体的家庭档案，可以作为研究、对比城乡经济发展状况、社会风貌的典型资料。

2、家庭档案是处理纠纷的重要依据

俗话说“清官难断家务事”。原因之一就是因为在家庭纠纷中，当事者多为“口说空话”，拿不出白纸黑字的真凭实据来。譬如，在现实生活中，兄弟分家多年后又为家庭财产分配问题发生纠纷，有的口角不止，有的引讼。假如我们重视了家庭档案的建设，兄弟分别把分家时的财产分配清单保存下来，那就不致于会发生上述纠纷了，即使发生了纠纷，也不会使“清官”再为难了。

3、家庭档案是家庭日常生活的助手

随着社会生产和科学技术的飞速发展，人们的生活水平不断提高，各种电器已经普及各个家庭，成为大家生活的伴侣。为了日后正确使用和维护这些家电，就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来，否则，一旦出现什么故障会给家庭生活带来许多不便，以致造成一定的损失。

4、休闲文化的一个重要组成部份

利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况，可以对家庭成员，尤其是对子女进行教育。节假日或其他空余时间，浏览一下家庭中的日记、作品、影集，也能陶冶情操，得到一种精神上的放松与休闲。家庭档案真实地记录了长辈们在家庭事务和社会实践活动中的一些经历，即使他们与世长辞了，晚辈们还可以看到他们的照片和手迹，听到他们的声音，真可谓“音容宛在”。

二、家庭档案的分类整理与保管

（一）家庭档案的收集

1、财产档案――理财、投资的好助手。包括家庭收入、支出账目，存单、股票等各类投资交易证卡，有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。

2、证件档案――一旦遗失麻烦多。包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。

3、说明书档案――使用、维修不用愁。包括各种家用电器、车辆、防盗门、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。

4、音像档案――逝去的点滴成为永久的记忆。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音（录像）带、光盘、软盘等。

5、保健档案――创造幸福生活的基础。包括婴儿出生、保健材料：家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、B超、x光、cT等检查结果及片子，心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。

6、交友联谊档案――亲情友谊连结的纽带。包括亲朋好友的住址、电话号码，老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡、明信片等。

7、个人履历档案――记录下人生道路的坚实步伐。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期，自传、简历、日记，奖状、奖牌、奖章，各种考试的成绩单。

8、荣誉档案――熠熠如生、催人奋进。包括各种荣誉证书、获奖证明、奖状、奖牌、奖章、奖杯等。

9、珍藏品档案――陶冶情操、修身养性的载体。包括家庭成员个人爱好、收藏，如：书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题字题词；古玩、家谱、票证等物品；邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收藏等等。

10、旅游档案――开阔视野、愉悦身心。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。

三、家庭档案的整理与保管

1、家庭档案的整理

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档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。

首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。

其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。

再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。

二、增强分类体系的科学性

科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。

首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分类体系的适用性

首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。

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1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

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一深入学习

八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有1986年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，1988年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》，1998年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，1999年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。

二全面返工

前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了R基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。

我院的档案内容涉及到《中档法》A至U19个基本大类（其中工业基本大类N又分21个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。

三处理难题

大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。

孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。

下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。

（一）对分类表欠缺类目号的解决方法

1采用上位类号标引。例如：关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标BC4人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从NG冶金类R和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标NG6133烧结厂燃烧系统。

2采用靠类标引。例如：关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号BC43干部任免。又如：太原东山水泥厂车库设计，在NW62水泥厂基建类中和R4建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标NW6243水泥厂运输基建。

3采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在R类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标R4121作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标R41421作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用R4192“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。

（二）重复类目的选用

在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在A党务、BC行政、D军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在5个大类中设了5个类目。又如：居住建筑档案在不同大类中设了11个类目（有的还分若干细目）。R类本来就是建设档案类，其中档案馆、居住建筑都设有类目，它们的共性都很强，用R类标引这种档案完全可以解决问题，分布在其他各大类的相同类目显然是多余的了。如果随便选用各大类中相同类做标引，就不可能达到标引的一致性。为此，我们采取了以下做法：

1在主题专业大类中有具体相对类目的档案一律用主题类中的类目标引。例如，R类是“城乡建设、建筑业”类，就是基建档案的主题类、通用类，其他大类中的基建类只设各该专业的特殊、专用基建工程档案类目。居住建筑属通用民用建筑，任何专业系统的住房都没有什么特殊性。因此，全国的住房都用R4121类（下面还有住宅、宿舍等细目）标引才好。然而，分类表中在出版、教育、卫生、体育、科研、商业各大类下都设有居住建筑类目，这些系统用各自的居住类号标引他们的基建档案也不为错，但设计、施工部门为上列各系统做的居住设计、施工档案就可能都用R类标引，这就出现了不一致问题。

2主题专业类目中虽有相应类目号，但若太粗，也可不用，而用相关大类中的具体类号标引。例如：R4124为“教育及科研建设”，但下边并无科研建筑细目，而HA62“科研用房”下又分科研大楼、实验室等，实验室建筑就可用HA622标引。科研用房不多的单位也可用R4124做粗标引。这也要出现同一事物用不同类号标引问题。

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本科教学工作水平评估根据一定的指标体系，通过系统地收集高校的主要信息和材料，在进行科学分析的基础上对高校办学条件和教育教学质量等方面进行客观评价。高等学校教学档案是在教学活动中逐步累积形成的具有参考、利用和保存价值的原始记录，它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，揭示教学单位的教学质量和管理水平，是教学评估的基础和依据。虽然教学档案在评估指标体系中没有单独设立项目，但是评估指标体系中的大多数指标和观测点都是以教学档案为依据的，如教学计划、教学大纲、试卷、成绩、毕业论文等都是评估材料的重要依据。实践证明，教学评估与教学档案建设相辅相成、相互促进，教学档案是教学评估的基础和依据，同时教学评估又能促进教学档案建设，提升教学档案的价值和地位，教学评估工作为提升教学档案建设水平带来了新的契机。然而教学档案材料具有内容丰富、类别复杂、涉及面广的特点，这就使得教学档案的详细分类十分困难。如何根据教育教学规律建立行之有效的教学档案分类标准是教学管理人员面临的一个重要问题。

一、本科教学评估方案与高校教学档案。

(一)本科教学评估方案与高校教学档案的关系。

在高校教学水平评估方案中，一级指标有七项，其中与教学档案明显相关的指标占了三项，分别是：

1　专业建设与教学改革。包括专业、课程与实践教学三个方面。这部分内容广泛，是评估材料中的重点和难点。它主要反映专业的总体布局与结构是否合理。专业的设置是否适应社会的需要；改革教学方法与手段的效果：实践教学内容的科学性和取得的效果等。

2　教学管理。包括管理队伍与质量监控两个二级指标。管理队伍的情况可以从人事档案中收集。质量监控部分主要就是观测教学规章制度的建设与执行、各主要教学环节的质量标准和教学质量的监控。

3　教学效果。包括基本理论、技能、毕业论文、思想道德修养、体育、社会声誉、就业七个二级指标。主要观测学生基本理论与技能的实际水平、学生创新精神与实践能力、论文质量、学生体质健康标准、毕业生就业率等。这部分内容比较复杂，涉及多个档案体系，教学档案是其中主要一个材料来源。

(二)本科教学评估体系下教学档案的细化。

对照本科教学评估指标体系中关于教学档案的指标，笔者根据实际工作情况，将院系教学档案细化为如下四个方面。

1　基本教学文件：涵盖教学评估方案中的教学管理指标和专业建设与教学改革的部分指标。对应的教学档案具体包括教学计划、教学大纲、教学进程安排、教师授课计划书、教学任务书、教学日志及考勤表、课表等。

2　日常工作文件：涵盖教学评估方案中的教学管理指标和教学效果指标。对应的教学档案具体包括学籍管理、调课管理、学期各类教学总结、各类考试管理和其他日常文件。

3　主要教学环节文件：涵盖教学评估方案中专业建设与家偶尔改革的部分指标和教学效果两个指标。对应的教学档案包括理论课程排课管理、教学改革、教材管理、实践教学管理、毕业论文管理。

4　教学质量管理文件：涵盖教学评估方案中专教学效果及教学管理两个指标。对应的教学档案包括包括教师教学质量监控管理、各类成绩管理。

二、本科教学评估下的“高校院系教学档案分类管理”运行机制研究

(一)教学档案分类管理的原则。

1　真实性原则。教学档案是历史的原始记录，必须真实、客观、可信，因此，必须遵循档案自然形成的规律进行分类，科学选择分类方法，合理设置分类项目，从而使教学档案能够系统的反映出教学活动的本来面目。这是教学档案分类管理的首要原则。

2　系统性原则。由于教学档案是在处理教与学的各种活动中逐渐形成的，它的成分较多，纵横关系错综复杂，因此，在进行教学档案分类的时候必须遵循一定的逻辑规则，尤其要注意分类标准的一致性和纵横关系的明确性。如我们在对教学档案进行分类时纵向可以根据学年进行分类，横向可以按照档案职能进行分类，一旦确定分类方法以后，每次分类就都遵循同一标准进行，而不能第一次以学年纵向、职能横向分类，第二次以职能纵向、学年横向分类。这是教学档案分类管理的根本性原则。

3　实用性原则。也是教学档案分类管理的终极目标。教学档案是为教育教学、科研和管理服务，它能够提供详尽完备的原始材料，发挥档案的查考和凭证作用，所以在对教学档案进行分类时就必须考虑其实用性。如根据学年进行教学档案分类时，我们不能忽视档案本身的职能特点而生搬硬套进行分类，而要注意档案的可用性。

(二)教学档案分类管理的一般方法。

在教学档案分类管理的原则指引下，笔者认为可以采用如下方法对教学档案进行分类。

1　按教学档案的职能进行分类。教学档案是一个复杂的整体，各种教学档案的内容、性质、成分、形式各不相同，各有特点。据此，笔者根据本科教学评估方案，具体分析教学档案的构成，针对不同档案的特点，提出了按照教学档案的职能进行分类的方法。按照教学档案职能进行分类就是在本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面。

2　按学年――学期进行分类。在高校实行学年制具有悠久的历史，早在12--13世纪大学的初建阶段，就实行学年制的分科教学制度。我国高校经历了学分制―学年制一学年学分制这样一个过程。目前高校多数实行学年学分制这样一种教学管理制度。它保留了学年制的整齐划一等特点，为教学档案按照年度进行分类提供了依据。按学年分类即意味着按学期分类，按学期分类其实是按学年分类的细化。现在高校分为春季和秋季两类招生，然而无论哪一类别的招生，一个学年都要分为两个学期，相应的教学档案就可以在学年之下再根据不同的学期进行分类。

(三)本科教学评估下的“院系教学档案分类管理体系”的具体措施。

在理清了本科教学评估与教学档案的关系后，秉着教学档案分类管理的原则和方法，笔者建立了如下的“院系教学档案分类管理体系”。

首先，根据笔者提出的职能分工的要求，将本科教学评估方案体系下教学档案细化的四个方面作为分类体系第一级别，分别予以编号，为1(基本教学文件)、2(日常工作文件)、3(主要教学环节文件)、4(教学质量管理文件)。

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1.1档案管理人员对基础工作不重视

档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。

1.2档案的分类不合理

很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。

1.3档案的编号缺失或不准确

档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。

1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员

在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。

二、如何加强档案管理基础工作的有效性

档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。

2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识

在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。

2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化

档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。

2.3强化档案管理信息系统

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

2.4加大档案管理的安全性

档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。

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1.促进档案管理的规范化。

档案管理基础工作可以使档案管理更加的规范化，档案管理基础工作主要是对档案资料进行分类、整理、保管等一系列操作，认真、准确的完成档案基础工作可以简化后续工作，加快提取有效的信息的速度和质量，提高工作效率，此外，还可以明确档案资料的分类和编号，方便进行档案资料查找，使档案资料管理工作更加的规范。

2.提高档案资料的准确性。

档案管理基础工作是后续档案管理工作的基础和依据，提高档案管理基础工作的准确性会对后续工作的进行有很好的帮助。特别是随着计算机网络技术的普及，档案管理信息化建设已经成为必然的趋势，因此，档案资料信息的编辑、汇总、分类等工作准确性就变的更加重要。

3.加快档案管理的现代化进程。

当代社会，档案管理工作现代化建设已经成为必然。档案管理基础工作与可档案管理现代化建设是相辅相成的关系，在计算机网络强大的引擎和运算能力的帮助下，档案资料的检索和调取速度可以得到极大的提高。而档案管理基础工作的准确性和规范性，也减小了档案管理现代化建设的工作量，保障了资料录入的准确性。

二、档案管理基础工作中常见的问题

档案资料的数量庞大，在进行整理和分类时，档案管理工作人员的工作强度非常大，往往忽视了对档案资料的检查，在加上档案管理机构对于档案管理基础工作不重视，就使档案管理工作经常出现一些问题。

1.档案管理基础工作不受重视。

档案管理基础工作是对档案资料进行整理、分类、鉴定、保管、登记、注销等工作，档案管理的基础工作往往工作强度很大，而且工作内容单一，容易使档案管理工作人员产生枯燥乏味的感觉，从而引起对工作的抵触或者是应付了事。此外，许多档案管理机构对档案管理基础工作的重要性认识不到位，日常工作制度也不完善，使得档案管理工作混乱，档案资料损坏或者是丢失问题频发，严重影响了档案管理工作的正常进行，给后续整理工作造成影响。

2.档案的分类不合理。

档案资料分类不合理也是档案管理基础工作中常出现的问题。由于档案资料数量庞大，档案管理机构管理不到位，使档案资料分类不合理，甚至是混乱。尤其是有一些档案管理机构没有规范的分类标准，在进行档案分类时往往是盲目的按时间分类，忽视了档案资料的内容，给档案资料的查找带来很大的困难，增加了档案管理人员的工作强度。

3.档案的编号不准确。

档案编号就像是档案资料的身份证件一样，每份档案都是独一无二的，但是在档案管理工作中常常会出现一个编号多份档案或者是一份档案多个编号的问题，严重的影响了档案资料的查找和归档工作。

4.缺少高素质的档案管理人员。

许多档案管理机构不重视人才的培养，造成高素质档案管理人员严重短缺，许多资历深的工作人员还是按照传统的档案管理模式工作，无法理解和应用信息化的档案管理方法，对数字化档案管理体系不了解，在一定程度上限制了档案管理工作的发展。

三、加强档案管理基础工作的方法

档案管理基础工作对于整个档案管理工作是非常重要的，因此，档案管理机构必须采取科学有效的措施来加强档案管理基础工作，确保档案资料的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节的准确性和规范性，保障档案管理工作的正常进行。

1.提高工作人员对档案管理基础工作的认识。

在档案管理工作中由于档案管理机构的不重视或者是档案资料基础工作工作强度太大，档案管理工作人员往往忽视了档案管理基础工作，工作状态散漫，档案资料管理不规范，影响了档案管理工作的正常进行，因此，档案管理机构必须要加强对工作人员的教育和培训，要让每一个工作人员认识到档案管理基础工作的重要性，在工作中规范自己的行为，保证档案资料的准确和规范。

2.加强档案管理的标准，使其更正规化系统化。

档案管理工作主要是对档案进行分类、整理等一系列的工作过程，在对庞大的档案资料进行整理时，往往会由于管理不到位而产生错误，影响了档案管理的后续工作。此外，由于档案管理机构的管理模式和规章制度各不相同，没有统一的管理标准，在进行档案资料的传递和共享时，会产生许多的问题。因此，必须要加强档案管理的正规化、系统化建设。国家和各级政府要统一档案管理制度，建立行业标准，各档案管理机构要加强本单位的正规化建设，完善自身的管理体系，加强档案管理工作人员的教育工作，提高档案管理工作人员的自觉性，在工作中严格遵守规章制度。

3.强化档案管理信息系统。

信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。

4.提高档案管理的安全性。

确保档案管理和档案资料的安全性也是档案管理基础工作必不可少的一部分。档案资料的数量庞大，在进行管理时会非常的困难，一些档案管理工作人员会疏忽对档案资料的检查，无法及时的发现档案资料损坏或者是丢失，因此，档案管理工作人员必须重视档案管理的安全性建设，要定期的对档案资料进行检查和整理，一旦发现档案资料损坏和丢失要及时采取补救措施，对于有条件的管理机构，要在档案室安装监控系统，确保档案资料的安全。

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2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时，相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作，不同部门的档案管理各自为政，不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合，使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。

3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作，管理工作人员的技能水平不高，对数字化项目的档案管理工作认识不够，相关职业技能和业务能力不强，不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作，所获取的信息量小，对于档案的二次利用效果低下。

4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要，地勘企业各部门间没有进行有效配合，没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类，使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。

二、地质勘查数字化项目档案管理建议

1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理，从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。

2、建立完善的档案管理制度，拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素，随着地质勘查工作的不断增多，地质勘察数字化项目的档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中，完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率，并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。

3、加强对先进计算机技术的创新，加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行，就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进，提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训，从而实现地质勘查数字化项目档案管理。

4、加强各部门间的配合，并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够，提高企业档案管理的效率和全面性，同时，上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作，并制定相关的责任制度，对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-01

社会不断发展，信息技术水平得到提升，且信息技术在档案管理中也发挥着越来越重要的作用。传统的档案管理模式已经无法满足现在社会档案管理的实际需要，因此必须要有一种时效性、系统性和需求量都能满足需要的管理技术模式。而数据挖掘技术的出现很好的改善了档案管理的情况，保证了档案资源得到合理的分类、收集与保留。

1 档案管理中应用数据挖掘技术的价值分析

档案记录的内容都是极为重要的信息资料，且能够在一定程度上反映出档案管理人员的素质与智慧。随着信息技术以及计算机水平的提高，数据挖掘技术逐渐被应用到档案信息管理中，使传统的档案管理模式发生了转变，并促进了档案管理水平的提升，因此在档案管理中应用数据挖掘技术具有重要的价值。

首先，其能够使档案管理更加安全。档案资料中记录的都是比较珍贵、具有一定历史价值的资料，档案信息实体是其价值体现的重要载体。作为档案管理人员应尽可能长时间的对档案信息资源进行保存，更好的体现和增加其价值，并且提高档案信息资源的使用频率。但是这种情况下档案信息资料的保存管理工作就会遇到一定的难度，使用的次数越多，档案的寿命就会缩短。且在档案管理工程中，保密性也是重要的工作热荩如果档案信息泄露，相关信息会暴露，工作人员的隐私权等也会受到不利的影响，使档案管理与使用之间存在着一定的问题。而在档案管理中使用数据挖掘技术能够很好地防止出现这种情况，使档案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技术进行档案管理还能减少档案管理的成本支出，提高管理效率。数据挖掘技术的应用能够在很大程度上弥补传统档案管理的不足，提高档案管理的效率及水平。应用数据挖掘技术也能够节省时间，使信息处理更加快速。在档案信息管理过程中，档案鉴定是极为重要的工作内容，以往的档案鉴定都是通过档案管理人员的经验进行的，主观性较强，而数据挖掘技术的应用能够在很大程度上避免因管理人员主观因素使有价值的档案出现丢失等现象，能够实现定量化的档案管理，保证档案鉴定更加科学、有依据。

2 数据挖掘技术在档案管理中的应用

2.1 档案分类

档案分类就是依据一定的标准规范，对档案进行不同种类的划分，通过档案分类能够将不同种类以及性质的档案分开。在档案分类中应用数据挖掘技术，能够更好地对档案进行分类归档，使档案检索更加快速、有效。

在档案分类分析中应用数据挖掘技术，一般是利用挖掘系统数据库的分析功能，将所有对象划分成为不同种类的工作过程。而在档案管理中应用数据挖掘分类技术能够在很短的时间内、在复杂的用户信息中找到所需的，并结合信息利用者的特点进行分类。如使用者通过网络访问档案馆，数据挖掘技术就能自动保留使用者的访问记录，结合使用者的个人情况以及信息等进行科学的分类。由于利用者的自身特点以及喜好等是存在差异的，因此使用数据挖掘技术能够使用户信息更加准确的被使用，使信息的服务质量及水平得到提升。

2.2 档案收集

在档案收集中使用数据挖掘技术其实就是对数据库中的数据进行科学的分析，并建立数据模型，对数据模型以及测试样本之间的差异进行对比，在测试时，如果测试模型与数据模型之间有相似之处，就可以利用测试模型中的分类方法分类管理对象。数据挖掘技术需要科学的分析数据库中的信息，保证描述方案的科学合理，有效描述已知的数据和概念模型等，并进行对比测试，如果多次测试后模型的准确性比较高，就可以将模型作为标准，对不同的对象进行科学的分类。档案管理工作中信息收集是基础性的工作，要实现个性化的档案管理就需要先做好档案信息的收集工作。如，档案管理人员通过网络调查问卷，将问卷内容输入到数据库中，其主要包括使用者的个人资料等。若有新使用者的信息需要输入到数据库中，程序可以结合档案资料以及实际需要自动进行分析，明确用户类型，使服务更加针对性、更加有效。

2.3 档案保留

档案保留是使用科学的手段对老员工的档案进行有效保管，避免档案出现流失。而科学的挖掘、分析和整合老员工档案流失的情况，明确具体的原因，采用科学的措施方法，能够有效防止人才出现流失。档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的工作效率得到提升，并使检索更加方便快捷，进而将档案管理与人事管理相结合，更好地实现人事管理。

3 结 语

信息技术的发展推动了数据挖掘技术的进步，数据挖掘技术在很多方面都有广泛的应用，能够更好地促进信息事业的发展。在档案管理中应用数据挖掘技术能够使档案管理的效率得到提升，档案检索更加科学有效，因此需要提高数据挖掘技术在档案管理中的应用，使档案事业更好的发展与进步。

主要参考文献

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中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-248-02

一、前言

对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。

二、企业档案管理应加强与政府职能部门的沟通

企业在档案管理中，除了涉及企业核心机密的档案，其他的档案资料管理都应纳入到政府档案管理体系中。基于企业档案管理的实际需要，加强与政府职能部门的沟通，是做好企业档案管理质量的关键。为此，企业在档案管理中要想获得政府的支持，就要加强与政府职能部门的沟通，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应与政府档案管理部门建立联系

由于企业档案中的绝大部分档案资料在管理过程中需要纳入到政府档案管理体系中，所以企业在档案管理中，应与政府档案管理部门建立联系，并建立良好的沟通，使政府档案管理部门能够掌握企业档案资料信息，进而为后续管理提供有力帮助。

（二）企业档案管理应掌握政府档案管理流程

考虑到企业外部档案需要纳入到政府档案管理的特点，企业在档案管理中应掌握政府档案管理流程，便于在实际档案管理中积极配合政府主管部门做好企业档案信息的整理和管理，达到进一步完善企业档案管理工作和提高档案管理质量的目的。因此，掌握政府档案管理流程是争取政府支持的关键。

（三）企业档案管理行为应受政府的主管部门监管

基于企业档案的特殊性，以及企业档案管理的重要性，企业档案管理行为必须受到政府主管部门的监管，只有保证这一点，才能提高企业档案管理的有效性。因此，企业在档案管理中应加强与政府的主管部门的沟通，积极将档案管理行为纳入到主管部门监管之下。

三、企业档案管理应做好档案资料的分类

在企业档案管理中，要想获得政府的支持，就要根据政府档案管理规定，对企业的档案资料进行合理分类，使企业中合格的档案资料都能够纳入到政府档案管理体系中，提高企业档案管理的实效性。为此，做好档案资料的分类，是企业档案管理获得政府支持的重要措施，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应对档案资料进行准确分类

企业在档案管理中，外部档案纳入到政府档案管理体系中是十分必要的。为了实现这一功能，企业在档案管理中应对档案资料进行准确分类，并根据政府档案管理规定进行分类，使企业归档资料能够满足政府档案管理要求，进而获得政府在档案管理工作中的一系列支持。

（二）企业档案管理应把握档案资料分类原则

为了更好的满足企业档案管理需要，在企业档案管理中，应根据政府档案管理要求，把握档案资料分类原则，将符合政府档案管理要求的所有档案都纳入到政府档案管理体系中，其中档案资料的分类应把握针对性、全面性和合理性原则，保证档案资料的分类达到预期目标。

（三）企业档案管理应合理划分企业内部档案和企业外部档案

考虑到企业经营管理的特殊性，在档案管理过程中，企业内部档案由于涉及企业机密，通常都是由企业自己的档案管理部门保管。外部档案由于不涉及机密信息，可以交由政府档案管理部门进行统一管理。在这一过程中，合理划分企业内部档案和企业外部档案是十分重要的。

四、企业档案管理应引入政府管理机制

考虑到企业档案管理的特殊性以及档案管理的现实需求，政府的支持对提高企业档案管理质量具有重要的促进作用。基于这一现实需求，企业在档案管理过程中要想获得政府支持，就要积极引入政府管理机制，保证企业档案管理取得实效，具体应从以下几个方面入手：

（一）企业档案管理应对政府管理职能有正确认识

企业在档案管理中能否获得政府支持，关键在于企业档案管理能否对政府管理职能有正确认识。通过对政府档案管理职能的了解，企业的档案管理将会获得有力支持，无论是在档案管理有效性还是档案管理的全面性上都能满足实际需要。因此，加强对政府管理职能的认识很重要。

（二）企业档案管理应根据实际需要引入政府管理机制

基于政府档案管理的专业性，企业要想获得政府在档案管理上的支持，就要根据实际需要引起政府管理机制，保证企业档案管理能够在管理机制上更加完善，并达到预期要求，提高企业档案管理的实效性，满足企业档案管理的实际需要，促进企业档案管理的发展。

（三）企业档案管理应执行政府档案管理制度

在企业档案中有一部分档案不能转入政府档案管理体系，但是为了提高档案管理的整体效果，并保证档案管理的专业性，在企业内部档案管理中也应执行政府档案管理制度，保证企业内部档案管理取得积极效果，满足企业档案管理的实际需求。因此，执行政府档案管理制度是一种重要的管理方式。

五、企业档案管理应根据政府要求进行保管和存放

在企业档案管理中，有些企业缺乏专业的档案保管场所，对于一些重要档案的管理，企业自己租用场地进行保管和存放的成本相对较高。基于这一现状，企业档案管理部门应积极与政府相关部门沟通，获得政府在此方面的支持。具体应做好以下几个方面工作：

（一）企业档案管理应与政府主管部门沟通，积极协调档案保管场所

企业在档案管理中，要想降低档案保管成本并提高档案保管的整体效果，就要在获取政府支持的过程中，积极与政府主管部门沟通，利用政府的公共档案管理场所实现企业档案的保管和存放，满足企业档案管理的实际需要，达到提高企业档案管理效果的目的。

（二）企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放

在政府档案管理要求下，档案资料应进行统一保管和存放，这不但是为了提高档案管理效果和降低档案管理成本，同时也是推动企业档案管理方式的转变和改革。因此，企业档案管理应根据政府要求，对档案进行统一保管和存放，满足档案管理需要。

（三）企业档案管理应加强与政府沟通，获得政府的场地支持

在企业档案管理中，档案保管和存放场所十分关键。基于企业现有资源的薄弱性，企业在档案管理中应加强与政府沟通，并努力获得政府在场地上的支持，达到利用政府场地服务企业档案管理的目的。

六、结论

通过本文的分析可知，对于企业档案管理而言，档案管理分为内部档案管理和外部档案管理两部分。其中内部档案属于企业的自有信息，往往涉及到企业的敏感信息的商业机密，这部分档案一般都由企业内部档案管理部门进行管理。而外部档案主要是企业的一般经营管理信息和市场销售信息等，这部分资料企业通常会提交给政府档案管理部门进行保管。其目的除了供政府搜集企业信息之用，还有另外一个目的是降低企业档案管理成本，提高企业档案管理效率。所以，对于企业外部档案，加强与政府沟通，或者政府支持，对做好企业档案管理而言具有重要意义。

参考文献：

[1]张玉萍，姚燕.关于科技档案信息在政府行政管理中作用的思考[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2014（5）.

[2]顾青，韩海林.档案管理软件的选择与使用[J].江苏船舶，2014（03）.

[3]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报（社会科学版），2014（01）.