档案管理基本情况大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案管理基本情况范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

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一、企业人事档案管理的作用

企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。

二、企业人事档案管理对企业的重要性

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

三、企业人事档案管理对个人的重要性

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

加强企业人事档案管理的措施

现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。

一、充分利用现代化的管理手段

为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

二、健全管理体制，保证人事档案的真实性

企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

三、加强人事档案管理队伍建设

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2.适应范围：适用于公司及各管理部门消防档案的管理。

3.职责

3.1消防管理员负责制定档案的相关内容，并每年一次对档案规定的内容进行收集、归档、保存，若有修改变化的应告知经公司领导或审批，及时更新。

3.2办公室负责审阅，并监督各相关部门依规程执行。同时负责对文件、表单、档案内容统一保管和立卷归档工作。

3.3各部门经理、消防管理员为档案管理负责人、案卷质量审核人；监督本部门档案管理的实施工作。

3.4管理部档案员职责

3.4.1熟悉公司档案管理操作规程，掌握档案规定的具体内容，做好档案的整理装订工作，做到档案目录齐全，内容清楚，便于查找和利用；

3.4.2维护档案的安全性、完整性、不丢失，人员若有变动应办好移交手续；

3.4.3每年一次按时向公司档案室移交档案，办好移交手续，并将案卷目录一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，无积存；

3.5各部、室档案管理员（兼）负责日常档案管理工作。

4.消防管理记录

4.1消防安全管理情况记录是反映单位消防工作开展情况，记录管理过程的有效凭证，认真填写各类记录表，是落实逐级和岗位责任制的重要手段，对规范单位消防安全管理有重要的意义。填表应该客观属实，并要作为消防档案内容，统一保管、备查

4.2档案管理员应根椐以下提供的消防档案样式和内容表单实事求是填写、认真整理，全面反映单位消防工作的基本情况并附有必要的图表，后提交消防管理员审阅签字，并归档。

4.2.1 单位基本概况

4.2.1.2单位总平面、道路、水源示意图

4.2.1.3消防安全重点部位确定表

4.2.1.4消防管理组织机构和各级消防安全责任人

4.2.1.5主要消防设施

4.2.1.6专职（义务）消防队队员名册

4.2.1.7专职（义务）消防队消防装备配备情况

4.2.1.8与消防安全有关的重点工种人员情况

4.2.1.9消防安全协议

4.2.2 培训与考核

4.2.2.1培训记录表

4.2.2.2考评细则

4.2.2.3会议记录

4.2.2.4消防奖惩情况记录

4.2.3日常运行管理与检查

4.2.3.1火灾情况记录

4.2.3.2消防日运行值班表

4.2.3.3楼宇消防基本情况登记表

4.2.3.4消防季检登记表

4.2.3.5消防年检登记表

4.2.3.6节前消防安全常规检查表

4.2.3.7消防设施维修保养记录

4.2.3.8消防设施检测记录

4.2.3.9消防安全隐患整改通知书

4.2.3.10临时动火作业申请表

4.2.4演练与演习

4.2.4.1灭火预案登记表

4.2.4.2消防技能演练记录表

4.2.4.3消防演习记录表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1楼宇消防器材缺损情况汇总表

4.2.5.2消防器材设备台帐

4.2.5.3设备维修申请报告

5.档案袋（技术档案袋、资料袋）用于保管技术图纸、业主资料、协议档案、证照档案等。文书、图纸档案应有卷内目录和备考表，目录中的内容必须与袋中的档案相对应。证照档案的目录可直接写于档案袋封面。档案袋正面应拟写案卷标题。

5.1 立卷归档

5.1.1部门经理和消防管理员应支持档案员的资料收集工作，

5.1.2将需归档的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集归档的过程中，应注意文件材料的规范和书写字迹的牢固持久，一般应采用A4纸张，书写材料宜使用碳素或蓝黑钢笔水（黑色水笔），不宜使用圆珠笔、纯蓝或红色钢笔水、水彩笔等；重要的传真件应尽可能索要原件，索要不到应将传真件复印，用复印件存档。

5.1.4归档整理时间：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5装订：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均应使用档案线装订成册，不用金属物装订；或采用合适的卷皮、袋、筒、盒等形式将全卷文件装封为保管单位；装订必须牢固、规范。原文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）必须拆除。

5.1.6档案大部分为纸质载体档案，若为证照、声像或数码电子档案，应在 “备注”栏别注明。

5.2照片说明的编写方法和要求：

文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被摄物所在的具体地点；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的场景；

摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

5.3 录像内容应加注文字说明。

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人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

（二）人事档案法规不健全。

由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。

（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。

（四）人事档案管理手段落后。

目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。

二、干部人事档案管理工作的完善措施

（一）理顺人事档案管理体制。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

（二）健全人事档案规章制度。

要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。

（三）丰富人事档案材料内容。

要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

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随着医保制度的不断完善，医院医保档案管理水平也必须顺应时代的要求进一步提升，但是从目前医院医保档案管理的工作现状来分析，医保档案管理工作在很多方面上还不够完善，医保档案管理的质量将会直接影响医保制度作用的发挥。医保档案管理创新之处在于要提高医保制度的作用，最大限度发挥医院医保档案对医保制度的促进作用，因此，我们必须对当前的医保档案管理工作进行创新与完善。

1 完整性

加强医院医保档案管理的质量，从而为社会提供更好的服务，首先必须要加强医保档案的完整性。从目前医保档案的内容来分析，医保档案主要记录、收集、保存了医保参保单位、参保个人的基本情况，其中还会涉及到一些特殊情况，例如：特定病种诊疗情况、慢性疾病、重大疾病审批情况等等。但是从内容覆盖的范围来看，很多与医保相关又较为重要的相关内容没有纳入到档案管理当中，可以说医院医保档案在内容上来说还比较单薄，还无法实现真正意义上公开、透明、全程的档案管理要求。

基于目前医保档案内容上存在的这一问题，笔者认为应该在医保档案管理中增强一些管理内容，主要包括这些方面：一是，相关的法律法规，我国各地医保档案管理过程中，需要将国家颁布的相关法律法规纳入到管理当中，目的是让医保档案管理能够时时刻刻关注到政策的变化，更好的掌握政策的走向才能对当前的医保档案管理工作进行更好的指导与规划；二是，个人健康信息。针对个人参保的档案，笔者认为需要建立较为全面的健康档案，档案内容不仅需要包括特定的病种、慢性疾病与重大疾病，还应该加强一般疾病的记录，将力所能及的相关信息纳入医保档案管理范畴当中。针对有特殊疾病、突出大病等等需要进行重点跟踪管理的参保人员，笔者认为可以有意识的加强他们的健康与医疗指导；三是，全面的医疗机构详细资料。对于本地区所有的医院，必须在档案管理中将医院的等级表明，其中医院当中的主要门诊科室、医疗技术人员以及他们的业务素质与能力，医院的收费标准、医保门诊记录等等，这些都是属于医疗结构的详细资料，都是医保档案的内容，而这些信息的记录可以充分体现医院的医疗服务水平，为社会提供更加全面的医保服务；四是，医保药品信息要完善。纳入医保范围的所有药品，必须要有详细的记录，需要记录药品的名称、品牌、生产日期、生产厂商、药品用法与用量，还需要记录本地销售的医院、药店与价格等等，不断加强医保档案内容的完整性，才能为参保人员提供更加人性的服务。

2 连续性

医保档案实际管理的过程中会受到各方面因素的影响，例如：参保人死亡或者迁出、迁入等等客观因素的影响，往往这些客观因素会影响到医保档案的连续性。医保档案一旦失去连续性，参保人在工作变动等等其他因素的影响下，如果选择外地就医，在外地医院查询此人的医保档案就比较困难。而且就医院转诊的情况来说，医院转诊本身难度就较大，而且还会出现“死人领活人钱”的情况，此类情况的存在无疑是对医保制度最大的讽刺。纵观这类问题产生的原因可以得知由于医保档案相关信息内容传递的不够及时，导致医保信息失去了连续性，从而导致信息上的缺失。

针对此类情况，要求医保档案管理过程中要更加重视医保信息的传递性，最大限度确保医保信息管理的连续性。笔者认为可以从这些方面入手：一是，要保障医保信息的传递性，应该及时做到立卷归档，进一步保障医保档案相关的每一个单位都在医保档案管理当中。医保档案管理人员要树立立卷归档的良好意识，关于需要纳入到医保档案范围当中相关文件、单位规定以及参保人员电子病历等等，必须要在医院规定时间之内做好整理归档工作。要严格控制因为归档不够及时而影响到医保信息的传递，导致医保信息缺乏连续性。因此，做好医保信息及时传递的工作，为医保信息的使用打下坚实的基础；二是，对医保档案要及时更新，医保档案建立之初会产生很多的新的档案，这就需要在实际的工作中及时做好各种档案收集工作，并⑵涫淙氲郊扑慊系统当中，及时更新档案代替陈旧的档案信息，最大限度保障医保档案信息的新颖、实效与有效，从而避免由于医保档案信息失效而导致医保制度无法有效实施；三是，医保档案的及时跟踪转移，参保人员由于工作原因或者疾病治疗需要进行转院的情况下，需要将参保人员的医保档案及时转入到对应的医院或者单位，需要在医保档案管理过程中，要根据医保档案转移必须遵守的相关规定进行转移工作，同时还必须对转移档案工作实施跟踪管理，目的是一旦遇到参保人员由于特殊情况进行转移时，能够从档案管理系统中及时为参保人员办理相关转移手续，从而提高医院医保档案管理的效率与质量。

3 参考性

医院医保档案管理的创新还需要注重发挥医保档案的参考性。随着电子信息化技术的发展与进步，医院医保档案信息化管理水平也在不断的提升。从目前医院医保档案管理过程中，首先要将医保档案信息输入电脑系统，医保档案管理信息系统依托先进的计算机技术、互联网技术，以医保经办单位为管理核心，医保信息收集的主线依托于医保卡，从而对医保档案实现系统的管理，进一步将医保档案信息辐射到医院、各个参保单位，甚至可以是银行、药店等等相关单位的医保档案管理信息系统当中，从而让医保档案信息管理网络更加完善，在实际使用过程中更加具有参考性。发挥医保档案的参考性，还需要实现单位之间的共享，在医保档案信息共享的前提上才能进一步实现适时传输，充分利用医保信息为参保单位、个人、医生诊断等等方面进行良好的服务，进一步加强医院医保档案信息使用的快捷性。

从目前医院医保档案信息的参考作用来看并不是非常明显，剖析其原因便是医保档案的内容在查询过程中比较有限，因此，医院医保档案信息在今后的信息化管理过程中，为了更好的发挥医保档案的参考性，需要从医院医保档案信息系统查询功能方面入手，主要有：一是，参保个人信息。医院医保档案信息化管理系统查询的基本功能主要是个人信息的查询，主要查询内容是个人参保的基本情况、疾病情况、就诊情况、诊疗情况、药品使用使用、实际报销情况等等；二是，医保政策查询功能。随着我国对医保制度的重视，医保政策不断发展并完善，政策的变化直接影响参保人员的切身利益，提供医保政策查询功能能够让广大参保人员及时查询到相关讯息，从而提高医保服务的效率与质量；三是，咨询功能。医保档案信息化管理系统发展过程中，需要向参保人员说明参保具体情况，要从缴费到就医、报销、结算等等每个环节的办事程序，而这些功能可以当做参保人员享受的基本权利，笔者认为医院医保档案管理可以坚持按照这一程序进行，从而更好的做好医保服务工作。

综上所述，随着我国医保体系的不断发展与完善，医院医保档案管理水平无法满足现实的需求，需要不断进行创新与完善相关管理内容与管理方式，从而为社会为参保人员提供更多更好的服务。

参考文献

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1.1社区内常住人口计划生育资料的填写

社区内常住人口的资料包括基本情况、婚姻情况、怀孕信息等，这些信息都要按照要求进行填写，不能够涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，发生变动的信息都要重新填写，每一年的年末都要将变动的信息进行采集、核查，保证其准确性。社区每一年都要将常住人口计划生育档案进行上报，包括社区内的总人口数、居民组的名称等，并上报上年末本社区的计划生育基本情况。社区生育指标的审批要具有完备的手续与资料，夫妇申报的第一个孩子要在街道具备一套完整的资料，社区内有一份申请表以及相关资料，申报的第二个孩子同样也要在街道有一套完整的资料，除此之外，还要有能证明生育情况的材料和相关的特殊情况说明材料，以证明夫妇符合申请二胎指标的条件。社区工作人员要对常住人口进行随访，并做好资料的记录和存档，资料整理之后要按照时间的先后顺序做好标记。

1.2社区内流动人口的计划生育档案填写

社区内流动人口的计划生育档案包括社区内流入人口资料、 流出人口计划生育档案资料。社区内的流入人口登记簿有三类，包括流入的已婚育龄妇女、流入的未婚女性、流入的育龄男性，流入的已婚育龄妇女要具有婚姻证明，持有准生证的已婚育龄妇女，其准生证每半年要验证一次并做好记录。社区内流入人口离开时要在备注栏内写明离开的时间，资料上报时要及时进行变更。流入人口的婚育情况发生变化时，要由本街道进行变更，并加盖街道计生办的公章。社区内的流出人口登记簿有三类，包括流出的已婚育龄妇女、未婚女性、育龄男性，填写内容包括其基本情况、怀孕、生产等信息。这些内容都不能用铅笔填写，而且不能存在缺漏与涂改。

2. 做好社区计划生育档案动态管理的有效措施

2.1增强工作人员的责任感和使命感

计划生育是关系到我国人口素质和经济社会进步的大事，社区的工作人员必须要深刻认识到计划生育作为我国长期国策的重要性，认识到计划生育工作的紧迫性。作为一名计划生育工作者，必须要充分认识到自己的责任和使命，努力学习国家相关的法律法规，不断提高自身素质和业务水平，在基层的社区工作中总结经验与教训，认真做好计划生育工作。社区计划生育档案动态管理水平的提高离不开工作人员的辛勤劳动，只有坚守岗位，才能够促进我国计划生育工作的顺利开展。

2.2 配置先进的硬件设备和软件管理系统

计划生育档案对于计划生育工作的开展十分重要，因此，档案必须要实现完整、准确、完好的保存。随着科学技术的发展，计算机与网络技术已经在各个领域中得到了十分广泛的应用，为社区配置相关的信息管理系统，利用先进的管理系统实现计划生育档案的动态管理，可以保证社区计划生育档案管理工作的顺利开展。在配备硬件系统和软件系统的同时，社区还要选拔高素质的档案管理人员工作，以实现计划生育档案的及时更新，保证档案信息的准确性，并让档案信息通过软件系统实现共享。

2.3 提高对计划生育档案动态管理工作的重视程度

社区计划生育档案动态管理工作的顺利开展离不开领导的重视，在基层社区中，领导必须要高度重视计划生育档案管理工作，将档案管理工作与计划生育工作的重要性等同起来，加大人力、物力以及财力的支持。社区是我国计划生育最小的基层单位，只有先搞好社区计划生育档案的动态管理工作，才能够不断积累经验，做好全国的计划生育档案管理工作。

2.4 做好资料录入和档案建立保存工作

计划生育的资料记录以及信息建档必须要保证真实性和可靠性，必须要有理有据，并进行反复核对，避免出现缺漏。计划生育档案管理人员要认真负责，提高自身的责任感，认真做好每一项计划生育资料记录和信息建档工作，使计划生育档案真实可靠，准确详实。同时，社区计划生育档案管理要加强内部监督，实行责任制，将责任落实到个人。

2.5 认真做好上报工作

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党校教务档案是党校校史的重要组成部分，是党校工作业绩的展示窗口，也是党校开展教学、科研，提高教学质量和实现科学管理的必备材料。随着信息化时代的到来，如何更有效地运用现代化手段管理教务档案，则是新时期教务档案管理的重点课题。

一、当前教务档案管理存在的问题

1.收集、管理不够规范

目前，教务档案的管理工作往往得不到学校领导的重视，工作人员对档案管理工作也缺乏足够认识，各科室没有专职的档案管理人员，档案材料收集不齐全、不规范，有些科室只重视纸质档案，而忽视其他介质档案。而且，随着学校的发展，教学不再限于课堂讲授，还广泛开展了公开课，论文研讨，下乡调研，教学互动尝试等活动，所形成的教学档案数量增多，载体也日益多样化。一些党校所采用的仍然是传统的档案管理模式，即组卷、立卷、拟定标题装订等等，工序多，操作难，工作量大。这种方式收集整理的档案，其查准率是可想而知的。

2.内容缺乏系统性

开办党校的最终目的是进行我党理论和工作的宣传以及对党员进行党性知识教育，党校教育的结果应该被记录在案并且形成系统，有助于党校进行教育总结。但是，现实的情况是有些班次的材料在办班结束后没有及时移交给档案管理人员或因种种原因不慎丢失；有些教师科研成果，只报送论文题目，没有按时把科研成果复印存档，导致工作衔接不到位，造成科研成果丢失；有些党员教育工作你开展得很好、效果也十分明显，但是这些教育总结资料并没有形成系统的档案资料被保存下来。对档案资料整理的缺乏直接导致党校教务档案不完整，没有系统性，影响了教务档案的质量和利用价值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是档案管理人员的神圣职责，党校教务档案中包含了大量党校学员的个人信息，这些是必须加以保密的档案内容，但党校教务档案中也包含了很多可以被利用与其他党务工作中的资料，例如对学习班教学效果的总结、党校开办过程中产生的问题及解决方法的探讨等，这些资料如果能够被有效利用，则可以有效提高党校的办学效率。但是，在传统的保密观念影响下，党校教育档案工作存在重保轻用，利用不良的现象。对党校教务信息的共享缺乏导致些弊端：首先，大多数教务档案工作保密多，内需利用多，对外交流共享少，有些重要的、有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，档案管理工作的实际作用被抹杀了；其次，党校教务档案信息资源的开发利用始终处于原始、简单的数据整理状态，信息含量低、封闭，无法实现资源共享，也就无法与外校进行有效交流，致使党校教学本身的质量迟迟得不到提高。

4.重要档案没有专人管理

党校教务档案不仅包括参加党校学习的党员和部分群众的基本信息，还包括党校学习班的教学具体内容、教学实际过程和结果的总结，有些教学过程当中出现的对教学内容的分析和深度反思则体现在参与党校学习人员的日常汇报和笔记中；教务工作人员的科研成果可能保存在各自的电脑上。因此，党校教务档案来源渠道很多，材料繁而杂，没有指定专人管理，很难做到分类明确，归档有序。另外，没有专人管理也使材料容易混杂，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏现代化管理手段

档案管理对我国各项事业的发展都具有极为重要的作用，因此，进行现代化的档案管理成为我国档案管理事业发展的主要趋势之一。现代化管理手段的应用时基于档案管理信息化的，这就要求档案管理工作人员必须具备相应的计算机文件处理能力和网络化信息处理能力。但是，党校教务档案管理人员多是年龄较大的工作人员，这些工作人员计算机应用水平普遍不高，较少参加业务培训，管理方面习惯于旧模式，以传统的手工方式管理教务档案，材料分类立卷装订，很少进行档案信息化处理，致使档案提取和调用的效率很低。此外，党校办公系统的信息化建设中的应用软件缺少文档一体化功能模块，使档案信息化工作进展不顺畅，没有办法对教务档案实施彻底的现代化管理。

二、加强党校教务档案管理的对策

1.加强宣传，提高领导的档案意识

教务档案管理人员要抓住时机，加大宣传力度，从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识，为做好档案工作打下坚实的思想基础。能够加强档案管理宣传力度的方式包括以下三点：第一，以提高档案服务管理意识为基础进行档案应用性宣传，从档案管理工作的实际作用出发提升档案管理意识；第二，去先进单位观察信息化档案管理的好处；第三，进行档案管理服务改革。对档案管理工作的重视则是实现档案信息化管理的基础，档案管理工作重视与否，关键在领导，如我们市委党校，就专门配备了一名档案管理人员，还配备了计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、铁皮柜等。由于领导思想的重视，并从人力、物力上给予大力支持，使得该单位的档案管理工作非常规范。

2.建章立制，规范教务档案的收集整理制度

进行党校教务档案信息化的第二个步骤，就是要对档案管理工作进行制度建设，以健全的档案收集和整理制度作为档案信息化建设的根本。党校档案管理工作部门需要做的是，在《档案法》的基础上，根据国家档案局有关规定，结合新的管理方式，档案网络信息化的要求及学校当前实际，制定和完善教务档案管理的规章制度。具体包括制定和完善教学档案、教师业务档案、学员学籍档案、科研成果档案、基层党校活动档案以及其他档案管理实施细则，特别是要制定声像档案、电子档案管理的实施细则，并对档案的收集、整理、保管、利用等环节做出具体规定，使档案管理进入规范化、制度化、程序化轨道。

3.更新观念，努力实现教务档案管理信息化

随着电子政务在快速发展，各级立档单位所产生的电子文件与电子档案正逐步取代传统载体的纸质档案，档案是否有能力接收和安全保管越来越多的电子文件与电子档案等新型载体档案，已成为衡量档案事业发展阶段的新的标准，档案信息化势在必行。这就要求学校的档案工作者要更新理念，调整思路，切实领悟到教务档案信息化对档案管理工作的实际作用、观察并了解到教务档案的应用对档案信息化建设的迫切需求，从自身的档案工作观念更新出发，将将档案管理的实际操作从手工建档的工作中解脱出来，以“件”为单位整理教务档案，利用计算机录入教务档案信息，建立教务档案信息数据库，实现网络化管理和利用。

4.明确重点，指定专人收集重要档案材料

要根据教务档案的特点，明确各科室收集档案材料的范围，指定专人收集具有保存价值的重要档案资料。如：①文件类：县委、县政府文件、上级文件以及学校制定的教学科研工作文件和实施方案等；②综合类：教学通知、各科室工作计划总结、教学工作会议材料等；③教学类：教学课程表、干部培训进程表、考试安排、考核办法等；④学籍类：各班次花名册、成绩单、结业证及毕业证书、学历证书电子数据等；⑤教师业务类：本校教师以及外聘教师基本情况材料、考核情况、进修情况、骨干教师的培养考核材料、教学评价、教学竞赛和教学奖励；⑥科研类：教学改革方案、下乡下企业调研资料、教学评估和反馈、校际之间的交流材料、情况材料等；⑦教材类：征订的教材、各类教学参考书、本校教师参与编写的教学材料等；⑧其他类：主要包括电子档案、照片档案、录音录像档案、多媒体材料等，只有指定专人负责收集整理，才能使材料归档做到完整准确、系统、规范。

5.严守秘密，处理好教务档案的开发利用与保密的关系

在教务档案的开发利用过程中，要坚持档案工作的保密原则，完善保密制度。同时也要正确处理好所有权、隐私权的关系，档案的开发开放不能危害学校集体的安全和利益，不得侵犯教师和学员的合法权益，对教务档案中诸如有关教师基本情况，对教师的评价、奖惩情况，学员的基本情况等内容应加以保密。要公开上网的，要经过学校认真审核。但对于那些可以及时开放的档案信息，也要及时上网，避免造成信息利用价值的损失，从而使档案的利用向广泛、纵深发展，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，也使档案的社会功能得到充分发挥。

6.加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

社会的发展，科学技术的不断进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。因此，要加强对档案管理人员的业务培训工作，提高他们的综合素质。一是要提高思想素质，营造一种爱岗敬业的良好氛围，具有强烈的档案意识和服务意识以及良好的职业道德和心理素质。二要注重自身学习，主动参加岗位培训，不断提高管理教务档案的水平，做到依法治档。三要成为复合型人才，既有档案管理的专业能力，又要善于运用现代化手段，擅长计算机的应用和网络信息管理的技术。因此，档案管理人员要主动参加计算机等的考试，熟练地运用计算机技术管理电子档案，以便对电子档案管理和电子文件实行“前端控制”，争取做到及时接收电子文件。

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1.2 法规、管理制度落实不到位，档案管理工作手段单一。目前，一方面，有《档案法》等法规的监督。另一方面，也有各煤炭企业内部较多的规章制度的施行。但总体来说，这些规定大多都没有落到实处，尤其是一些细节上的管理没有得到充分的展开。其次，是档案工作人员的专业素质低。档案工作人员往往安于现状，没有对专业知识进行深入的培训，以致跟不上时代的发展脚步。再次，档案管理工作手段单一，现代化的管理水平低。煤炭企业档案服务工作还处于相对传统的管理阶段，不能适应现代化的发展要求。此外，硬件设施的投入少，也导致开发收集档案的效率低。

1.3 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2、切实抓好煤炭企业档案管理途径分析

2.1 建立保障档案数字化的制度。在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

2.2 煤矿企业档案管理要建立科学规范的体系。煤矿企业的档案管理要建立一套行之有效的体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，为了适应市场化竞争的需要，要根据市场竞争的需要，根据档案群体性的特点，要按照常规分类和特殊分类相结合的方法，对档案进行专业的统计分析，把查阅频率高和限时要求紧的档案独立出来，建立专门的 整理档案室，以提高工作效率和查询档案的便捷性。其次，要做到对档案的集中管理，建立档案的集中管理体制，并落实好档案的集中管理工作。对档案实行集中管理是做好档案管理的行之有效的措施。实践证明，档案的集中管理有利于企业内部工作的顺利进行，也有利于理顺其他各种纵横关系。同时建立相应的监督考核机制，对档案管理工作人员进行督促。

2.3 创新档案信息开发方式，提升档案工作的服务功能。传统的档案工作方式单一，往往造成档案信息开发与收集的不足。另外，一些档案信息加工处理工作与咨询服务工作等都体现出相对的局限性。对此，档案工作应当实现手段的信息化与多元化。一方面，可以运用科技手段对档案信息进行编研、开发、整理，使档案工作手段信息化。并利用计算机的优势进行汇编、加工，有利于档案查询与提高管理的效率。与此同时，也不要忽略文书档案的作用，根据需要的不同各有侧重，使文书档案与计算机信息化的档案两者充分发挥对应的优势。如此一来，使档案管理工作现代化、信息化，不仅方便了信息的查询、使档案工作更简单却又更严密，为煤炭企业的利用提供了更便捷的服务。

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［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0061－01

从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主要还是对档案工作重要性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。

一、建档工作的几个基本原则

第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。

第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全面情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需要耗费许多人力和时间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。

第三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验来看，一般包括生产性有害因素及接触人群的基本情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带来不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的周期时，要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档工作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后(原则上按平均值计算)，按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，又不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。

二、选择适当的档案形式

在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从几年的实践来看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。

三、档案的建立

要真正做好建档工作，建立档案是档案管理的重要环节，必须解决好以下几方面的问题：第一，要做好各种相应的配套工作。只有在摸清各种数据的前提下，才能够建出比较真实的档案来。档案必须在搞好工作的基础上才能建档，因此，在建档前必须完成各项工作任务，是一个单位工作情况的真实反映。第二，档案工作要及时做好复核、审查、完善工作，遇到问题及时处理，完成之后确保建档工作的总体质量。第三，要做好建档工作中的技术指导。由于基层人员业务水平有限，为了确保建档质量，必然会遇到各种各样的技术问题，随时发现和解决建档过程中出现的具体问题，必须指定专业人员搞好技术指导。第四，搞好培训工作。在全面开展建档工作之前，当档案形式确定以后，必须做到统一认识，认真培训全体建档人员，统一方法，统一步骤，把建档过程中可能遇到的各种问题及其解决方法教给建档人员，将建档过程中的各项具体任务都落到实处，确保建档工作的顺利开展。

建立、管理和利用好档案，有一个从实践到理论，再到实践的过程。它是关系到工作的百年大计，不是一时一事的问题，也是工作重要的信息资料来源。建立、管理和利用好档案，必然会出现更多新的发展。

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学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记

录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。

1. 高校学生档案的重要性

学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。

1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。

1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。

2. 学生档案工作的存在问题

2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》（［84］教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。

2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。

2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。

2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。

2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。

2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。

2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。

3. 对存在问题的解决办法

3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。

3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。

3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。

3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。

3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。

3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源的开发利用。

3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。

4. 结语

电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任重而道远。

参考文献：

［1］杨莉.浅谈高校学生档案管理工作［J］.云南档案，2008（1）：39-40.

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【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。