建筑档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇建筑档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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1．建筑工程档案具有单一独立性、真实性、适用性等特点。档案随着工程建设同步完成的，反映了一个独立建筑本身的整体性;档案形成后需要工程质量监督单位进行竣工验收，这就需要保证这些资料与工程实体一致;让档案考核工程建设、检查工作建设，让建筑工程档案作为建筑的永久原始记录。

2．建设工程档案是建设工程质量的反映。工程档案是建设活动的直接产物，全面的反映了工程建设的全过程，对建筑实体具有质量责任监督作用，一旦建筑工程质量出现问题，可以从工程项目资料查找原因。

3．档案质量管理与工程管理相统一。施工单位从工程管理出发，建立健全建设工程档案管理质量标准，随着建筑工程的进行，资料收集工作也在进行。防止施工单位在建设初期不注重文件材料收集，到工程完工后，资料收集仓促，签字、盖章手续不全，影响了建设单位竣工备案和交付使用。

二、建筑工程档案的归档范围

1．综合性文件资料。为了确保建筑工程档案收集的全面、准确，必须首先了解档案管理相关的法律法规，了解档案资料中应收集的文件。在施工前，必须具有上级批准进行施工的文件，还有计划任务书;地质勘查单位提供的地质、水文、气象、地震等勘查文件;相关政府部门对工程开工的审批文件;工程施工、监理中标文件及有关合同等综合性文件资料。

2．土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。在施工现场，档案管理人员要深入施工一线，收集施工中的各项文件资料。如开工竣工报告，图纸会审、变更、技术交底等材料，项目施工组织设计，监理规划，工程会议记录等;施工中所用原材料、半成品的质量检验证明文件和试验文件;混凝土、砂浆配合比及试验报告;隐蔽工程验收记录，沉降、位移、变形等观测记录等。要保证资料收集工作与施工进度同步，防止施工完成后，资料收集不全、无签字和盖章等问题出现。

3．竣工图。建筑工程档案资料中包括各种图纸资料，如总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、给排水工程竣工图、空调通风工程竣工图等。

三、建筑工程档案存在的问题及管理措施

1．存在的问题。

(1)忽视对档案资料的使用。档案管理部门忽视了档案资料利用的宣传工作，当建筑出现质量问题后，很少利用工程档案查找原因，失去了档案资料的作用。

(2)忽视了档案资料对相似工程的作用。对待相似工程，管理者没有充分发挥档案资料的参考作用。

(3)档案编制人员专业技能欠缺，没有认真负责的完成工程档案编制工作，造成档案资料收集不规范，缺乏必要的真实性，不能达到档案利用的效果。

(4)档案管理人员对施工现场资料收集不够重视。档案管理人员对工作不负责任，不亲临现场了解一手施工资料，造成签证资料和变更资料欠缺，对施工决预算有一定的影响。

(5)档案管理人员收集资料仓促，整理、归档和移交过程不够流畅，不能及时将档案移交给档案管理部门。

2．管理措施。

(1)建立健全档案管理制度。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，施工单位必须根据现场施工情况建立健全档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中应该明确自己的职责，规范档案资料的收集、整理工作，项目竣工验收时要完成文件资料的验收工作，建设遗留问题，保证归档质量。

(2)进行施工现场办公工作。档案管理人员必须跟着施工进度进行资料收集，在工程施工，尤其是关键工序和隐蔽工程施工中，必须进行现场监督，了解工程进展情况，并做好详细记录，使得档案管理工作走向良性循环的轨道上来。

(3)建立档案检索系统。随着计算机技术的不断发展，档案管理部门建立了现代化的档案管理方法，开发了档案检索系统，将图像档案、影像档案、电子文件档案代替了传统的纸质档案资料，加大了档案收藏的信息量，同时提高了档案管理部门协调工作能力，方便了档案利用效率。

(4)及时做好传递和变更记录。在施工过程中，可能会遇到设计不合理，无法进行施工而必须进行变更的情况，这就需要档案管理人员及时进行处理，保证档案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的变化情况，才能防止这些资料的丢失和损毁。

(5)提高档案管理人员的素质。增强档案管理人员的素质，严格履行职责。加强对档案管理人员和有关技术人员的培训，让他们了解档案收集和管理过程中会形成那些类型的文件，哪些是属于有保存价值的档案，使得档案管理人员有理论、懂技术、会管理、业务精，从而提高档案管理队伍的管理服务水平，采用科学的管理方法，更好的服务于建设工程档案管理工作，同时档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律法规的内容和主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，提高档案管理工作的水平。

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二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式

随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。

三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法

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1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章 工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章 项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章 项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13 工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章 附则

5.1 本制度由项目部负责解释。

5.2 本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。

第一章 总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章 工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章 项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章 项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13 工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

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Abstract: the file management is building project construction process an important link in the engineering quality and the management level is the real response, this paper expounds the construction engineering archives material content and the main problems existing in the foundation, the union a renovation project example, during the project construction in the file management main work are introduced, have certain reference significance.

Keywords: building engineering; File management; Problem; thinking

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

所谓档案，中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对其的定义表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”具体到建筑工程档案，是指在建设项目管理活动中形成的原始的、图物相符的具有保存价值的真实记录和实际反映，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。当前，随着建筑业的快速发展，工程规模不断扩大，建筑工程档案越来越显现出其在经济建设中的地位及作用，强化与完善建筑工程档案管理，不仅是提高工程质量和管理水平的重要保证，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。

l建筑工程档案资料的内容

1.1基建文件

包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。

1.2工程监理资料

主要包括监理合同类文件；监理工作记录；工程的监理管理资料；监理验收资料等。

1.3施工资料

主要包括施工技术资料；施工管理资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录(包括通用记录、电梯专用安装记录、土建专用施工记录等)；施工试验记录（包括通用施工试验记录、土建专用施工试验记录、设备试运转记录、管道专用施工试验记录、电气专用施工试验记录、电梯专用施工试验记录、通风空调专用施工试验记录等)；施工验收资料；竣工图(主要包括总平面布置竣工图、建筑工程竣工图、室外各种管线竣工图、结构工程竣工图、装饰工程竣工图、给排水工程竣工图、强电弱电工程竣工图；通风空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图)。

2当前建筑工程档案整理中存在的主要问题

虽然基本建设项目档案资料管理暂行规定对建设工程档案编制内容及工程图纸资料都有明确的规定和要求，但因种种原因，在工程档案的质量及管理中仍存在一些问题，主要如下：

2.1档案材料不全

一些工程项目竣工后无档案材料，或只有工程主体档案，缺少配套工程档案，地下管线、园林绿化等档案材料更是没有。笔者以为原因如下：一是资料整理较为繁琐使得一些管理人员很难尽职尽责地做好；二在工程项目施工中，缺乏专职的档案管理人员，工程各项资料散存在不同人员手中，当施工工程处即将完成时，许多人员都撤离了现场，留下的人员对资料不熟，加之有些资料签字手续不完备．还需施工单位或监理人员签字，人员一时很难找齐，随着时间的延长，势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏；三是施工单位没有按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致工程资料丢失。

2.2档案资料质量低下

一些施工单位对档案资料不管优劣一概接收，造成一些没有保存价值的资料也进入管理环节，影响了档案的优化管理；项目负责人不在现场，工作人员随意代签，尤其是一些重要性文件如审批文件、竣工图章的签字等，影响了档案保管的期限，也影响了档案材料的真实性和法律性；有些工程资料在制作时数量不充足，或由于保管不当，导致资料丢失，使得竣工验收时有很多资料以复印件的形式出现；有的工程项目档案工作不按计划、步骤实施，而是在验收前集中突击编制和整理项目竣工图及资料，形成事后印文件、补手续、填数据等违规事实，造成部分项目档案内容失真。

2.3缺乏有效统一的管理模式。

有的单位严格规范档案管理工作，成立了专门的档案室，专人专柜管理，工程档案管理较好；有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，没有达到标准化、制度化、规范化要求，档案规章制度形同虚设，不但造成工程项目文件很难完整、全面地保存下来，还可能造成文件资料的褪色、霉变甚至遗失。

2.4缺乏复合型档案管理人员

档案管理人员专业素质参差不齐，一部分人员没有参加过专业知识培训，管理水平较低，服务意识差，在工作中处于被动应付状态，极大影响了工程档案的质量。当前，在建筑领域，资料员由施工员兼职的情况较多，相对于专业的档案员、资料员，他们不熟悉档案法规及制度，不清楚具体的归档标准、要求，使得工程档案与建设工程难以同步形成，导致相对多的工程档案在收集过程中遗失、失真，最终造成工程档案资料接收时零散、不全、遗漏、丢失等现象。

3基于实例的建筑工程档案管理思考

针对上述问题，下面笔者以某大厦的改造工程为例，就如何实现档案管理与工程建设同步进行，有效避免资料管理的混乱分散以及频繁返工造成人力、物力、财力的浪费，确保档案资料的完整性、系统性与准确性进行总结。

3.1概况

某多功能商务大厦建于1989年，框-筒结构，占地面积768m2，地下l层，地上12层，局部14层(四个角部)。本次改建是在12层的屋面上加建2层，与四角的突出部分(14层)平齐，成为一栋完整的14层建筑，并重新装修外立面。改建总建筑面积1679m2，其中原有建筑面积797m2：，增加建筑面积882m2。

3.2明确管理职责，完善档案管理工作的质量保证体系

从工程建设项目一开始，即将档案管理工作纳入到整个工程建设的管理体系中，下发一系列相关文件，明确管理职责，完善档案管理工作的质量保证体系：1)明确各级、各部门的档案管理职责。工程指挥部档案管理实行“统一管理、以块为主、分级负责”的管理模式，建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，成立档案工作领导小组，明确了组长及领导小组成员，并成立了由总监、工程管理部门、检测中心主要负责人等组成的档案管理网络，配备专职档案管理人员，制定档案管理制度，统一管理建设项目的档案，形成强有力的质量保证体系，从源头把好档案管理质最关；2)明确了施工、监理单位必须按照项目文件编制与档案整理办法的要求，做好各自职责范围内档案的收集、整理、立卷及归档；3）明确监理单位要切实负起监理工作的相关责任，不仅要监理工程，还要监督检查项目文件编制和档案整理工作。以上管理制度的建立，引起了各单位领导及专兼职人员对档案工作的重视，推动了档案工作的开展。

3.3 提高档案管理人员素质，保证档案质量

要保证档案质量，提高档案人员的素质是关键一环。档案管理人员要做好档案管理工作，必须了解档案形成与积累的重要性与及时性，掌握档案要求的内涵，为此，我们将档案形成的全过程及其管理纳入档案管理人员的职责范围，尤其强调施工检测实验记录等原始资料必须符合归档要求，务必做到线条清楚、字迹工整、数据准确。

3.4 严格考核制度，推进档案工作整体水平的提高

制定考核奖惩制度及细则，对在档案的收集、整理、档案管理软件使用中成绩突出的单位和个人给予表扬及奖励，对未按规范要求进行档案收集、积累、整理归档的，给予批评和处罚。并通过考核工作开展比学赶超，提高工程档案工作的整体水平。

3.5强调档案质量，将档案工作落到实处

1）严格把好纸质档案的形成、积累、整理与归档关，实施预立卷制度，必须分类、装盒、分卷保管。严格过程控制，注重平时的积累收集，分门别类地按照文件材料的形成规律及系统联系进行归档，以保证项目文件编制的归档质量；2）分别抓好设计变更、设计变更审签表收集整理以及竣工图的编制等重点工作。强调竣工图要真实、准确地反映工程竣工的实际情况，编制的竣工图需附竣工说明，务必准确、规范、清晰。要将设计变更内容一一反映在竣工图上，施工单位必须在施工图上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明；3）将检查文件材料的形成程序是否规范、签署是否完备、归档案卷制作质量是否精良作为验收的必备条件。强调各部门尽职尽责地进行检查控制，档案管理人员逐卷检查案卷题名、卷内目录和内容是否准确和规范，并明确规定，对未经审查或经审查验收未通过的项目档案，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。

3.6 创建符合现代管理理念的档案管理分类体系

1)按照建设部《建设工程文件归档整理规范》规定的档案归档范围进行案卷的著录，档案管理人员在档案整理归档过程中，根据扩建工程设置的内容、施工工序具体类目，对应归档类别进行案卷和卷内文件著录，各道工序的档案归档是否准确、完整、齐全均在控制状态中；2）固化工程档案的分类编号，确定统一的分类号及标识代号，从而有效地避免分类、编目及标识上的杂乱无序，体现了档号的惟一性。

参考文献：

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中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。

1 建筑工程档案内容及特点

目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”

1.1 建筑工程档案内容

笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件；决策立项文件；勘察、测绘、地质等资料；工程招投标及承包合同文件；计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图；工程质量控制资料核查记录；施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；观测记录；工程质量检验及评定文件材料等。

1.2 建筑工程档案特点

建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。

2 建筑工程档案管理中存在的主要问题

建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。

2.1 宏观问题

2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一

针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。

另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。

2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱

目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。

工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。

2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐

建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。

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一.前言

随着经济与社会的快速发展，尤其是近几年建筑行业发展的突飞猛进，必然会对建筑科研单位的科研档案管理工作产生影响，从而导致档案管理工作的深化发展，形成档案管理现代化体系。建筑科研单位的科研档案是综合类建筑科研院所研究人员从事建筑科研工作中所形成的文本、影像、声像资料等，主要包含建筑行业所涉及科学研究中从项目立项、课题申报、具体研究进程、科研成果总结、结题报告以及科研成果鉴定等一系列过程中形成的档案资料。它是建筑行业科技档案的重要组成部分，是重要的建筑科研和生产资源。

目前，我国建筑科研领域每年都有数以万计的科研成果，但这些成果分布于全国各地的科研院所、企业，隶属于不同的地区的组织，无法发挥它的集成效应，造成科研资源的浪费。如何科学管理建筑科研档案信息资源，进而促进我国建筑科学研究的发展服务，是目前建筑科研单位的科研档案管理工作的重点，也是我院的重中之重，而基础就是做好现有建筑科研单位的科研档案管理，完善、健全建筑科研档案的存储及资源共享机制，为建筑领域科研、生产人员提供简便的获取信息通道，进而电子化，最终进行知识化管理。因此，本文分析了建筑科研单位的科研档案管理特点，并就当前建筑科研单位的科研档案管理中存在的问题及现代化管理思路提出一些看法。

二、建筑科研单位科研档案管理的特点

1科研档案专业性强

建筑类科研档案的专业性强，一般的课题都是按专业分类进行研究的，如材料类、绿色建筑类、结构类、设计类、检测类等。一般的课题研究都是在这些专业范围内分方向进行的，而建筑类科研档案是按各自的专业自然形成的。在建筑科学研究中不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点。因此，建筑类科研档案的分类应体现出专业性的特征。

2建筑学科综合性强

建筑科学研究本身是多学科的综合研究。随着科学技术和工程应用领域的发展，交叉学科、边缘学科的出现使建筑研究已不是一个学科或专业所能完成，必须多学科的综合应用才能形成高度集成的协同创新成果。

3学科连续性强、周期性长

建筑科研课题由于其内容丰富、涉及领域较广，建筑科研档案从立项到课题结束都要经历一个相对长的周期。因此，建筑科研档案的管理必须从项目开始就要保持科学的管理模式，对科研文件归档、保持其固有的联系，为其他建筑科研工作者避免和少走弯路奠定基础，从而使建筑档案管理不受科研周期的影响。

三.建筑科研档案管理存在的问题

1对档案管理重视度不够

建筑行业由于其工作量较大，建筑科研单位对科研档案法律法规的学习和贯彻力度不够，认识不足，导致建筑科研单位对档案管理工作不够重视，制度落实不到位，忽视了对建筑科研档案的全过程管理，只有在课题结题及成果鉴定的时候进行资料收集归档，未能从始至终贯穿于整个建筑课题的研究过程中，进而造成科研档案资料的断档、缺失。

2档案管理的创新性不够

创新是民族进步的灵魂、国家兴旺发达的不竭动力，也是各项事业保持竞争优势的可靠保证。现阶段的科研档案管理人员应使建筑档案管理工作在制度、方式上有所创新，进而使科研档案管理工作与时俱进，实现科研档案管理工作的经济、社会效益。

3档案管理衔接性不强

目前建筑科研单位档案管理部门人员相对较少，而且缺少对后备档案管理人员的培养，导致建筑档案管理在人员不足情况下无后备补充，临时接手的档案管理人员由于对业务不熟，易造成科研档案管理无法正常进行，进而导致建筑科研档案出现断档现象。在建筑行业中，档案管理人员涉及的档案领域甚多包括建筑结构、地基、建筑设计、建材等，不是专门的建筑科研档案管理人员，对建筑科研档案管理的一些业务知识不了解，不能与其他建筑科研档案管理部门实现有效的衔接，造成建筑科研档案在收集整理过程中不能实现同步收集，也易出现断档现象。

4档案管理的现代化设施落后

由于建筑科研单位的档案管理部门一般都是非盈利性的科室，对档案管理的重视度不高，导致对建筑科研档案管理工作的资金投入不足，进而许多建筑科研单位存在存储空间较小、设备陈旧、设施运行速度较为缓慢等问题。在建筑科研档案存储和保护措施也没有按要求进行设置，例如档案库房无通风、防潮、防虫、防火措施等，易导致建筑科研档案的损坏、缺失。

5建筑科研档案的共享和利用不够

一般的科研单位在档案管理工作中往往只重视档案的收集、整理、保存等工作，缺乏对科研档案的分类归档、研究成果的说明，各个科研单位的相关档案管理人员认为档案只要不丢失，保存到一定年数就行，而忽视了各单位对建筑科研档案成果的的有效利用以及资源共享，进而造成建筑科研档案利用率和共享程度较低。建筑科研档案是珍贵的科研资料，对促进我国建筑领域的发展具有重要意义，建筑科研档案管理部门在管理过程中应最大限度的开发和利用这些资源，让这些档案最大限度发挥它的价值。

四.建筑科研档案现代化管理思路

1重视建筑科研档案的归档

下转第179页

上接第177页

应将建筑科研档案进行系统的归档，实现统一化的管理模式，是实现建筑科研档案现代化管理的基础。建筑科研档案的归档是档案管理人员的职责，但由于种种原因，相关的研究人员对科研成果的保密意识较强，担心被剽窃或泄密等，这不仅给科研档案归档工作带来了麻烦，更可惜的是给国家和科研单位造成无形资产的损失。为了保证科研档案归档的及时性和准确性，相关课题的研究人员应组织专人负责课题资料的收集、整理和归档。在课题结束后，应由课题负责人对所形成的全部资料进行审查并归档。同时，为了保护研究人员对科研档案归档的积极性，应确保建筑科研档案不泄密，确保科研成果的保密性，让研究人员放心科研档案的归档。

2重视档案管理专业技术人才的培训和引进

随着建筑行业科技的发展，建筑领域所涉及的知识面越加广阔，而目前相关建筑科研单位的科研档案管理人员的综合素质、业务能力和知识技能赶不上时代的变化，这些问题直接影响着建筑科研档案管理工作的开展和质量。因此，建立一支能与实现档案现代化相适应的档案队伍，是实现档案管理现代化的根本途径，而加强对现有科研档案管理人员的培养和技能培训尤为重要。具体参考方法如下：一是有计划的组织学习《档案法》、《档案管理办法》，学习现代化的管理模式等；二是组织相关档案管理人员参观、学习外单位对建筑科研档案的现代化管理方式。档案管理人员知识结构相对较窄，相关单位应加强培养一批高层次的档案管理专业人才和新型的档案管理人才。要尽快培养一批既懂专业知识，又熟练掌握网络技术，具有综合业务能力的档案管理专业人才，使他们成为档案管理现代化建设的骨干力量。

3重视档案管理现代化基础设施的建设

随着时代的发展，仅靠传统手工操作，难以满足建筑科研档案管理的需要。建筑科研档案的管理基本实现了计算机全程管理，并适时实现了科研信息资源的远程共享。在科研档案的各项管理工作中，以电子文档的传播速率最为快捷，电子文档有着纸质资料无可比拟的优势，电子文档可随时保存、修订和查询。因此，增加建筑科研档案管理的基础设施投入，例如满足需求的计算机设备、文件存储空间、配套设施等，提高设施运行的效率、资源管理的便捷性，才能使科研档案管理更加规范化、系统化和标准化。

4重视档案管理的资源共享

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Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.

Keywords: file management; Building engineering; analysis

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

建筑工程一般分为项目规划、征地拆迁、勘测设计、土木施工、管线施工、设备安装、内外装修、竣工验收等工程项目。这些工程项目的档案材料就是建筑工程档案，它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件，需要长期妥善地保存。在工程建设中，档案管理工作起着非常重要的作用，它是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。

一、建筑工程档案的内容

1.1工程准备阶段文件

主要包括：立项文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；建设、施工监理机构及负责人；

1.2工程施工阶段文件

1.2.1桩基工程资料。主要包括桩基工程施工、技术管理资料；桩基工程质量控制资料；桩基子分部工程质量验收资料。

1.3土建（建筑与结构）工程资料

1.3.1施工、技术管理资料。工程概况；开、竣工报告。

1.3.2工程质量控制资料。图纸会审、设计变更、洽商记录；工程定位测量、放线验收记录；原材料出厂合格证及进场检（试）验报告（钢材；水泥；砖；外加剂、粉煤灰、砂、石；防水、隔热保温材料；其它建筑材料等）；施工试验报告及见证检测报告（配合比通知单；混凝土强度评定及试块试验报告、砂浆强度评定及试块试验报告；钢筋连接试验报告；土壤试验报告；外墙饰面砖样板件黏结强度检测报告）；预制构件、预拌混凝土合格证；隐蔽工程验收记录（统表）；现场施工预应力记录、地基验槽和地基处理记录；地基基础、主体、结构检验及抽样检测资料；工程质量事故及调查处理资料；新材料厂、新工艺施工记录。

1.4地建工程安全和功能检验资料。屋面淋水、蓄水试验记录；地下室防水效果检查记录；有防水要求的地面蓄水试验记录；建筑物垂直度、标高、全高测量记录；烟气（风）道工程检查验收记录；幕墙及外窗气密性、水密性耐风压检测报告；建筑物沉降观测记录；节能、保温检测报告；室内环境检测报告。

1.5工程质量验收记录。质量验收总表部分；地基基础分部分项验收记录；主体结构分项验收记录；装饰分部分项验收记录；屋面分部分项验收记录；建筑给排水及采暖、消防工程资料；建筑电气工程资料；幕墙与型材工程资料；钢结构工程资料；通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程资料；室外工程。

2竣工验收文件

主要包括：工程竣工总结；建设工程抗震设防、消防等验收意见；竣工验收报告；工程竣工验收证明书；工程竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）；工程质量保修书；工程竣工决算及审核结论；声像电子档案。

3竣工图等

3.1综合竣工图

3.1.1综合图。总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）；竖向布置图；室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图；电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图；设计总说明书。

3.1.2外专业图（室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化）。

3.2专业竣工图。建筑竣工图；结构竣工图；装修（装饰）工程竣工图；电气工程（智能化工程）竣工图；给排水工程（消防工程）竣工图；采暖通风空调工程竣工图；燃气工程竣工图；电梯工程竣工图；幕墙工程竣工图；钢结构工程竣工图。

二、建筑工程档案管理存在的问题

建筑工程档案管理具有单一独立性、真实性以及实用性的特点，在具体的操作过程中，存在以下问题：

1缺乏专业型档案管理人员。在许多建筑项目中，对档案管理的重视不够，随便招来一些没有专业档案管理背景的人员，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，很多详细的工作做不到位。

2档案材料不完整。目前，在建筑档案管理中，资料的不完全是建筑工程档案存在的主要问题。相对来说，重视得好的工程项目，归档率能达到80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案。

三、建筑工程档案管理的措施

1重视工程档案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重点放在具体的施工上，对于档案资料的管理不重视，只有在验收的时候才应付了事，相关管理部分应该建立相关法律制度，进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作，也能便于在验收的时候省时省力。

2严格把控好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发《建设工程档案合格证》。

3加强对工程档案管理人员培训的力度。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

4及时做好传递和变更记录。在建筑施工过程中，有些施工程序会有变更，这就要求档案管理人员及时跟进传递和变更相关资料，这样才能保证档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

篇（8）

关键词：

荣誉档案；建筑设计；管理措施

建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。

一、建筑设计单位荣誉档案的特点

（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。

（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。

（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。

二、荣誉档案管理工作中存在的问题

（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。

（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。

（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。

三、加强荣誉档案管理的主要措施

（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。

（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。

（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：

1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。

2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。

3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。

4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。

参考文献：

[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

一、工程设计档案的内涵

在常规意义上，工程档案主要是指在工程建设过程中形成的，以文字、图画、表格、照片、视频等为表现形式的，具有重要的归档保存价值的信息载体。工程档案是对工程建设活动的历史记录。工程文件在不同的阶段有不同的主要形式，例如，前期的报批阶段文件，中期的设计文件和后期的施工文件以及竣工验收文件。而设计院所保留的工程档案，重点为工程的施工图，其中又有甲方委托书、各种批文、各专业施工图、工程造价资料、竣工报告资料、审后蓝图等。

工程设计档案不仅具有很高的工程应用价值，还具有一定的经济价值，是工程设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果。如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有力证据之一，能够帮助纠纷双方理清法律责任合法解决纠纷同时，需要指出的是，设计院所保存的工程设计档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展过程产生的所有文件都必须要进行保存，而是应该加以选择地保存一旦确定进行保存，便需要对其进行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥出最大的价值。

二、工程设计档案的基本特点

设计院工程设计档案主要具有五个特点：

（一）、多样化的载体形式

设计院的工程设计档案不仅局限于文字材料、图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档。

（二）、种类繁多的档案内容

设计院的工程设计档案内容除了常见的工程施工图纸之外，还包括甲方委托书、批文、合同、设计条件及要求、地勘报告、审查意见书、结构、节能计算书、修改设计函、工程造价书、竣工验收报告书、审后蓝图等，由于内容繁多，在保存的时候必须要确保每项工程档案的成套性。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。

（三）、数量巨大。

工程建设产品本身具有整体性的特点,不仅造型庞大,结构复杂、内容繁多,而具是由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别,各自有它独特的结构、形式和要求,并相应形成多种多样单独设计的图纸文件。在数量方面，普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张，如果是大型工程，便有几百张乃至上千张。因而设计单位在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大,递增快的特点。

（四）、档案的使用效率高

设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。设计院所保存的工程档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时外界的施工单位和业主单位也是重要的服务对象，因此，档案需要频繁地保存、查阅、调阅、加晒等。

（五）、时间跨度较长，材料变更快 。

建筑设计院档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。

三、档案管理方式的基本趋势

（一）、档案内容由多元化向数字化转变

通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。

（二）、管理手段由手工向计算机操作转变

传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。

（三）、 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变

传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。

四、档案管理的创新策略

（一）、大力推进观念创新

一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立将档案信息化纳入建筑设计公司企业信息化整体规划中的观念。二是要注重顺应趋势。准确把握形势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原始性和真实性。

（二）、大力推进管理创新

认真执行国家档案局档案信息化建设规范和“十二五”期间全省信息化建设的有关规定，坚持以企业信息化建设为载体，着力推动管理机制和手段创新。一是加强图档资料等的编研应用，紧密结合建筑设计公司的工作实际，探索图书、情报、档案一体化的管理模式，有效服务于建筑设计公司工作需求。二是创新管理内容，一方面强化原始档案材料保管；另一方面要加强档案信息资源建设，积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类建筑设计公司的设计成果报道、专业研究进展情况等相关信息，特别是与本司业务有直接相关的新颖设计科学技术知识和成果为我司使用。三是加强特色档案信息开发，根据建筑设计公司历年形成的优秀设计成果，重点围绕技术先进、效益显著、适用性强的设计项目，做好编研、推介工作。

（三）、大力推进监管创新

高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对建筑设计公司参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用，综合运用三维设计成果、数据管理等不同类型的档案登记工具，按照规定格式存储到一次光盘或磁盘等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。

（四）、大力推进技术创新

按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越。一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施。二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出建筑设计公司历年积累的纸质载体优秀设计成果、典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值，这是建筑设计公司在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障。三是充分应用局域网和互联网功能。根据网络信息资源本身的特点和属性，运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集、加工、整理、排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储、传播、检索和利用。

（五）、大力推进服务创新

创新服务机制，拓展服务领域，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作全过程。一是建立专业化信息服务模式。按照管理职能和设计专业领域组织档案信息资源服务，保障对用户需求和用户环境的把握，不断提高信息服务对用户需求和用户任务的支持水平。二是树立个性化服务观念。根据档案用户研究课题的特殊需要，以及档案信息用户的个性、使用习惯等，通过现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索途径，整合不同档案资源集成检索系统，通过网络向用户提供个性化的信息服务，同时开辟设计档案寄存服务、个体业主档案维权服务、建设项目跟踪服务等。

五、结束语

以上是笔者多年实践工作的一点收获，如何作好新世纪的建筑设计院档案工作，笔者认为档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案管理工作是无止境的。建筑设计院档案信息资源不仅是本院各部门工作要查考利用的资源，也是整个社会广大公众需要关注、了解、知晓的信息渠道。但是信息化档案馆的建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。我们相信，只要广大档案管理工作人员不断探索新路，就能够使档案管理工作不断向前迈进。

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2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革，产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰，改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资，经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中，公司的各原股东应明确各自出资的范围，办理产权过户手续；母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质，及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据，而且由于档案是无形资产，需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下，如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系，成为档案工作的必然课题。

3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用，成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下，母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系，而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下，如何保证档案管理的集中统一和齐全完整，也是我们必须考虑的问题。

二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后

1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响，目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主，显示不出档案的经济价值和社会价值，因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门，或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事，使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质，产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动，散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组，涉及的产权单位和部门多，相关的程序复杂，所产生的档案资料多家保管、多处存放，极易导致档案资料的流失。

3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中，虽然不同程度地运用了计算机，但单机应用的情况比较普遍，纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业，对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等，都需要我们认真研究，通过建立规章制度加以规范。

三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系

1、恢复健全组织体系，增强档案管理力量。首先，要根据公司治理结构和组织结构的变化，调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍，特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理，消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司，可以恢复或建立综合档案馆，对全公司的档案工作统一规划、统一管理，并负起日常的指导、监督、检查责任；子公司也要视档案规模设立专门机构。第三，努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准，严格按标准选拔学有专长的人员；对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培，更新知识，增长才干。

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随着时代的发展，建筑工程档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是建筑工程实施描述的最原始记录。原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，建筑工程档案的管理也出现了一些新模式，这对建筑工程档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了建筑工程档案管理工作的进步。

一、当代企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程，也需要针对电子档案管理特点进行相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展，档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化看做是一个整体过程，将档案的整体运动过程，根据档案价值形态的变化划分为若干个阶段，不同阶段的档案与服务对象不同。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、前端控制提供了理论依据。

二、当代企业档案管理体制模式――信息一体化管理模式

（一）信息一体化管理模式

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在建筑工程企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为建筑工程企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等科研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供有较高含量的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

（二）文件――档案一体化管理模式

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件――档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。

档案一体化的目标是实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的文件――档案一体化管理是以文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。文件――档案一体化的原则是在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一、全程管理原则。电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二、前端控制原则。前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；三、集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

（三）IT集约化平台管理模式

各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，对于建筑工程行业也不例外。这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。

从功能上讲，集约化服务型数字档案馆以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定 IT集约化服务型数字档案馆的以下几个主要职能：（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。在建筑工程单位这种模式有着很好的应用前景，它不仅可以降低档案管理人员对繁杂资料的管理难度，而且对相关材料的查阅、抽取也会更加方便。

IT集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是为了寻找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点，不仅缓解了信息化建设中因技术人员与档案工作者认识不统一而产生的各种制约系统建设与发展的矛盾，而且也保障了数字档案馆的高效运作和长期发展。这一模式的基本要求包括：（1）机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立专门的机构来开展各项工作。（2）人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别承担数字档案馆和传统档案馆的各项职能。（3）职能分割：数字档案馆用来保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。总体来说，建筑工程单位要想实现电子化档案管理模式，这种形式是很好的一种方式。

三、结束语

科技在迅猛发展，社会在不断进步，建筑行业也在技术和经济的推动下日新月异，档案管理部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新方法，与时俱进，全面推进档案现代化、信息化建设，不断尝试新的档案管理模式，促进建筑工程档案管理的科学、健康运行。

参考文献：