公司合同档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇公司合同档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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一、档案管理基本情况

廊坊供电公司经历了5个主要的发展阶段，上级主管单位经过了多次变更。但是公司一直都将档案管理工作作为一项重点工作来抓。1983年，正式建立了档案室，到1990年已经实现了对文书、科技、会计、照片四大类档案的统一管理；1998年，获得了“档案管理国家二级合格证”。

经过多年的不断建设和努力，截至目前，廊坊供电公司档案室室藏档案20936卷册、2365件。所有类别档案均已实现计算机在线管理。档案用房总面积已经达到了377平方米。

二、档案目标管理工作开展情况

为确保2016年底前达到六星级认定标准，2016年伊始，廊坊供电严格按照《河北省企业档案工作目标管理认定办法》的要求，认真开展自查提升工作。在管理过程中，扎实推进体系化、规范化、科学化、现代化的“四化”管理模式，力争做到计划同步、管理同步、检查同步、验收同步，有效提高了管理成效。

1.突出抓好“两个完善”，力促档案管理体系化

持续完善组织架构。廊坊供电公司坚持主要领导负总责、分管领导具体抓、办公室抓落实的组织体系，将档案管理工作列入企业工作规划、公司领导工作议事日程和经济责任制考核，保证了档案管理有目标、有计划的落实。同时，加大了对基层二级单位档案管理的培训与指导，档案管理组织体系得到进一步健全。目前，公司所属3名专职档案员全部具有档案资格证书，其中2人具有高级技术职称；建立二级档案室8个，设立兼职档案员8名。持续完善制度标准。在执行国家电网公司通用制度基础上，廊坊供电公司结合工作实际，完善、细化了档案管理的各项要求，充补充修订了《廊坊供电公司档案管理制度》《廊坊供电公司档案管理标准》等一系列制度标准，使档案管理工作有章可循，实现了从档案利用到鉴定销毁、从档案移交到奖惩处罚等各个环节都有据可依。

2.切实做到“两个严格”，力促档案管理规范化

严格流程管控。在日常管理中，坚持目标清晰、责任明确、任务具体的基本原则，严把接收、整理和借阅等各环节管控。与公司经营管理相关的重要活动、产品鉴定、科研课题审定、设备开箱、项目验收等工作，确保均有专兼职档案员全程参与。对于多部门、单位参与的大型工程项目档案管理工作，由档案室定期组织协调会，进行全过程跟踪，避免了由于部门间推诿扯皮、管理缺位、协调不畅等问题造成的重要资料丢失。严格归档管理。为确保各类档案资料的及时、有序归档，坚持按照细化的《档案归档范围及保管期限表》《供电企业档案分类表》进行认真分类、整理、核对，对于案卷质量不合格的，立即协调各单位采取补救措施进行完善。坚决落实档案整理、归档月底“清零”工作机制，逐条检查索引目录，并对清理人、核对人进行登记，确保责任落实到专人。有效保证归档率、完整率和案卷合格率三个100%。

3.全力推进“两个提升”，力促档案管理科学化

提升信息化水平。自2004年起，廊坊供电公司就将档案信息化建设作为企业档案工作的发展方向，从源头上改变传统的管理方式，采用清华紫光档案管理系统开展立卷、归档等工作。经过系统的不断升级，已经全面实现了计算机网络管理。提升资源共享效率。2010年，国家电网公司全面启用协同办公系统，廊坊供电公司充分发挥系统中档案管理模块的作用，在公司内部全面推广档案资料的网上远程查询和借阅，为全公司档案信息资源的高度共享创造了条件。如今公司员工无论身处何处，只要找到系统内局域网计算机，都能通^实体借阅、电话调档、网上电子文件借阅等多种形式，快速检索所需档案，彻底解决了生产部门在异地施工调档、归档等难题，提高了档案的利用效率。2013至2015年间，档案室共接待档案利用者240人次，调阅档案1488卷。档案在设备检修、勘测设计、工程施工、项目审计、维护企业合法权益等方面发挥了重要凭据和参考作用。

4.坚持做好“两个加强”，力促档案管理现代化

加强专业培训。随着科学技术的不断进步，档案载体的形式、信息的传播途径以及保密要求等各个方面都在发生着变化。为适应新的要求，廊坊供电公司在号召自学的基础上，多次开展学习日活动，聘请专业讲师和市档案局专业工作人员讲解最新的管理理论和知识，专兼职档案管理人员的业务水平有了明显提高。加强宣传引导。为促进档案管理多元化发展，我们通过印发宣传册，在公司内网设置宣传栏等形式，常态化开展档案宣传工作，鼓励和引导广大干部职工自觉成为公司档案建设的参与者。近年来，由职工提供的具有存档价值的资料越来越多，极大地丰富了档案种类，对于多角度记录公司发展历程具有重要意义。

三、下一步工作发展思路

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前言

在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

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关键词：工程 合同 档案

Key words: project contract archives

任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。

参考文献：

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合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).

［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).

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笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

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关键词 科研项目；合同档案；管理

科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。

一 、类别

我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。

二、存在的问题

由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。

（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。

（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。

（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。

（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。

三、管理的方法和措施

档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。

（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。

（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。

（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。

四、采取有效的管理措施

馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。

（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。

要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。

（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。

（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。

篇（7）

2.企业合同档案的整理工作是企业合同管理的重要内容。合同档案在企业中属于比较重要又比较复杂的档案群体，应该把合同档案的整理工作当作企业档案管理的一个重要内容来抓。企业合同档案的整理工作不仅为今后合同的有效保管和利用打下良好基础，同时通过档案的整理又可以进一步了解和检查合同档案收集工作的质量，保证合同档案的完整与安全。合同档案的整理立卷可根据实际情况，可按项目组卷，保证其与整个项目的档案材料的有机联系，同时结合合同办理的过程和阶段，又要重视合同档案的时间联系。合同在形成档案之前，应该是按合同性质进行分类的，有买卖合同，价款合同，担保合同，建设工程合同等，每一份合同都有其相应的合同编号，本公司目前有柳洪和坪头两个电厂在运行发电，所以有柳洪生产（合同编号MLHSC）、坪头生产（合同编号MPTSC）。有成都办公楼的建设（合同编号MGHCB）。有电量销售（合同编号MGHCB）等。一般一个较大的项目并且几年之内可以完工的，按项目进行合同档案的整理，如成都办公楼建设合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度进行集中立卷。例如进入发电期的柳洪、坪头水电站。

二、正在履行及将要签订的合同管理

由于前期开发建设期没有引进OA自动化办公系统，而现目前先进的OA办公系统的建立，使正在履行及将要签订的合同管理，变得越加简单易行。目前美姑河公司对合同的管理主要依据《四川美姑河水电开发有限公司合同管理实施细则》执行。合同签署人对合同全面负责，组织合同的订立，确定合同条件、订立方式及合作单位。正在履行和将要签订的合同管理主要通过OA系统登记，合同和合同支付在OA系统中由计划合同部统一登记和说明审批流程。合同变更由合同执行部门登记和说明审批流程。信息化合同管理的投入使合同管理动态化、智能化。四川美姑河水电开发有限公司在成都、美姑两地办公，原来的纸质会签使合同运转周期长，而现在正在履行和将要签订的合同，使用信息化OA管理系统可及时完成，节省人力、财力资源。

篇（8）

笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。

篇（9）

1、熟悉法务助理岗位的主要工作内容职责，熟悉公司业务情况及相关管理流程。

2、审核各部门提交的合同及各类法律文件40余份，包括但不限于采购、销售合同、施工合同、劳务协议等。

3、辅助各部门处理日常性法律实务，为其提供法律咨询建议等。

4、负责与外聘律师进行沟通协调。

篇（10）

关键词 ：合同；合同管理；财务管理

一、加强合同财务管理的意义

随着市场经济的蓬勃发展，企业间的交易越来越频繁，也越来越规范，更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下，企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先，企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等，构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证，加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次，由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行，所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险，有利于维护企业的经济利益。第三，加强合同的财务管理，可以增强合同在财务上的合规性，更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求，维护企业形象，避免声誉受损。

财务部门参与合同管理应该是全流程的，从合同签订前的起草与谈判，到合同的签订，再到合同执行阶段变更事项管理，最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核，合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。

二、企业合同中管理中存在的问题

1.财务人员不能充分参与企业合同管理

财务人员应参与到企业合同管理过程中，但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面：财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强，对业务知识掌握不足，无法有效了解合同内容等；合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义，担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题，认为财务人员就只做会计核算工作，但事实上对于以盈利为目的的企业来说，财务管理涉及到企业管理的方方面面，当然也包括合同管理，财务人员可以从财务的角度保证业务合规，并为企业积极争取经济利益，降低企业经营风险。

2.缺乏有效的财务管理制度

企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确，执行落实到位，监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范，或者制定的内容很不系统，导致实际操作中做不到有规可循、有据可依，且在实际工作中对制度的监督和落实不到位，导致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不规范

很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学，随意性比较强，缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式，各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主，条款不全面，容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同，使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好，比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类，甚至对合同都没有登记编号，这样就无法形成比较成体系的合同档案，无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当，在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门，使财务人员无法及时登记交易信息，及时进行会计处理，并向决策者传递相关信息，向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低，财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工，这样不仅会使得管理效率低下，出错的概率也会大大提高。

三、加强企业合同管理的措施

（一）实施有效的财务管理

1.合同审核制度

企业财务部门要参与合同的审核，包括前期的制定和后期的执行，审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括：价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括：合同内容是否符合国家投资要求，是否符合监管部门的行业限制条件，是否符合企业上级部门及自身的管理要求，合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中，财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行，并保留好相关财务会计核算凭证。

2.合同档案管理制度

企业合同档案是企业非常重要的商业机密，是企业经营管理的重要参考资料，也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理，承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门；如果公司规定由财务部门归档的，财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作，归档时要注意分类的原则，具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定，并做好查询登记工作。

3.合同变更事项管理制度

很多时候，企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行，需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况，财务人员需要快速反应、迅速行动，详细了解合同变更事由，判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由，不得随意变更合同；如理由恰当，审批手续完备，则要及时更新合同档案，并做好登记工作，涉及会计处理变更的要及时恰当处理。

（二）强化合同执行中的财务管理

1.销售合同的管理

企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移，但是企业并没有收到实际的现金，有一定的坏账风险。在销售合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货款，把企业的经营成果落袋为安；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当地进行账务处理；三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。

2.采购合同的管理

企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物，有一定的违约风险。在采购合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货物，确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当的进行账务处理；三是催促交易对手开好发票，并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。

3.转让合同的管理

企业的转让合同需要关注两种，一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同，这一点与采购合同中的预付货款合同类似，财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同，这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。

（三）提高合同管理水平

企业要努力提高合同管理的系统性和科学性，要尽量统一合同格式，规范签署流程，实现对合同的分类管理，并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平，建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平，就是财务人员能随时根据相关要求，按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同，形成电子化的合同档案，并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时，能自动提醒续签，避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析，为企业决策层提供智力支持。

四、结束语

企业要切实加强合同的管理，一是财务人员积极参与企业的合同管理，发挥出应有的专业作用；二是制定严格规范的合同管理相关制度，并且加强监督落实，保证实际执行到位；三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性，以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲，就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作，还要审核合同的经济效益和合规性，并监督合同的进度执行，还要能够通过研究分析合同相关数据，为管理层提供决策支持。

参考文献：

[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯，2007 年第10 期.

[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济，2007年第1 期.

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2、档案管理模式的创新需求

信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。

3、关于人事档案管理创新的若干思考

3.1人事档案材料筛选

知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。

3.2建立档案管理新模式

在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。