高级档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇高级档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

中图分类号： G623.58文献标识码：A

档案管理工作，是各级党政机关和企事业单位人事工作的重要组成部分，是做好人事工作的基础。近年来，随着经济体制改革和人事制度改革的不断深入，档案管理在人事工作和社会主义现代化建设发挥着越来越重要的作用。然而，当前传统的档案管理模式效率低、查询难度大等一系列弊病也越来越突显，已不适应现代档案管理的需求。计算机高级语言作为“第三代”计算机语言，以其良好的交互性、独立性、通用性和可移植性，广泛应用于经济和社会各个领域，其开发的档案管理系统正成为提高现代档案管理水平新的应用工具。

一、高级语言开发的档案管理系统主要特点

高级语言开发的档案管理系统，是指汇集成功企业先进的人力资源管理理念、人力资源管理实践、人力资源信息化系统建设的经验，以信息技术实现对企业人力资源信息的高度集成化管理，为使用的人力资源管理解决方案。核心价值在于将人力资源工作者从繁重的日常琐碎事务中解放出来，将更多地精力用于人力资源职能管理和管理决策，保持人事档案工作的持续高效运营。

（一）网络化

因为档案管理系统涉及到的数据包括电子文件、多媒体数据，这些数据的管理相对于一般的数据管理要复杂的多。涉及到这些数据的压缩、保存、显示，同时这些功能必须在网络上实现。普遍具有在线升级功能，可以随时对系统进行升级，保证用户随时使用最新版本。同时，能够进行在线错误信息提交，系统的状态可以随时提交给软件技术人员，并且对用户提供特殊的、细致入微的服务。

（二）模拟化

当前，绝大多数档案管理系统还受传统管理模式限制，普遍是手工管理和计算机管理相结合的方式，而这种方式会长期存在，无法改变的。比如档案组卷，它的难点在于手工组卷可以看作是二维甚至是三维空间的操作过程，而计算机中的组卷一直是一维的数据库记录列表方式操作，与手工组卷完全不一样，计算机与手工的结合就会比较困难。但高级语言开发的虚拟现实的组卷功能，能够使用户使用计算机模拟手工组卷过程，并且利用计算机的自动分类及排序的特点，这样就大幅提高了档案管理效率。

（三）简易化

档案管理系统具有多种功能，操作简单，档案管理人员容易上手。当前流行的档案管理系统界面简洁，采用单窗口方式，避免用户纠缠在多窗口；管理权限控制可以精确到每个记录，直至每个字段，适合不同人员管理需求；按照国家标准进行年报统计，并且可以自动统计，不需手工填写；具有档案数字加工能力，并且可以制作光盘，光盘可以独立浏览；具有电子文件管理能力，支持任意格式文件，包括视频音像文件；具有档案借阅、销毁、移交、统计、鉴定等全部档案专业功能。

二、高级语言开发档案管理系统的基本框架

（一）系统功能设计

档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。人事档案管理系统的建立，使人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。

（二）基本模块构建

1、用户登录模块

此登录模块主要用于用户的身份验证，用户需要输入用户名和密码，只有合法权限才能登录，否则不能登录。档案部门主管享有最高权限，可以对档案打信息进行录入，修改和添加，并可以使用系统中所有的功能。档案管理人员享有业务权限，可以对档案进行查询的功能，但是不可以对档案信息进行录入，修改和添加。

2、档案类别管理模块

主要是对档案的类别信息，如档案的序号，类别名称，建档人员等进行搜索，录入和修改。

3、档案柜资料管理模块

这个模块主要实现的功能是对存放档案的档案柜的资料信息，如档案柜的名称，档案柜序号等进行检索，录入和修改。

4、档案信息管理模块

主要是对档案的基本及相关的信息如档案编号，名称，内容，状态等进行搜索，录入和修改。

5、档案借用管理模块

主要是对档案的借用信息如借用编号，档案编号，借用人员等等进行检索，录入和修改。

6、档案归还管理模块

主要是对档案的归还信息如归还编号，档案编号，归还人员，归还日期等进行检索，录入和修改。

7、档案查询管理模块

主要是根据不同的查询条件，对档案的基本信息及相关的信息，借阅信息，归还信息等进行查询。

模块构建示意图：

（三）语言编写与调试运行

高级语言根据功能模块编写是档案管理系统真正发挥作用的关键环节。下面以access为例，简单介绍档案管理系统的编写与运行。

个人档案信息部分源码：

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

'根据选定值判定显示的对象

If Me.frame1.Value = 1 Then '选项组的第一个选项

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.工作经历.Visible = True

ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then

Me.工作经历.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = False

Me.教育状况.Visible = True

Else

Me.工作经历.Visible = False

Me.教育状况.Visible = False

Me.职员家庭成员.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub 命令51_Click()

On Error GoTo Err_命令51_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_命令51_Click:

Exit Sub

Err_命令51_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令51_Click

End Sub

Private Sub 命令53_Click()

On Error GoTo Err_命令53_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_命令53_Click:

Exit Sub

Err_命令53_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令53_Click

End Sub

Private Sub 命令54_Click()

On Error GoTo Err_命令54_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_命令54_Click:

Exit Sub

Err_命令54_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令54_Click

End Sub

运行效果例图：

编写完毕后，需要反复调试运行，直到到达相关要求为止。

三、档案管理系统应用中应把握的几个问题

（一）档案管理人员专业化水平需要提高

随着计算机技术在档案管理工作中的应用，对管理人员专业素质要求也在不断提高。但是现在档案管理部门并不具备专业的管理人员，存在一人多岗的现象，或者一些管理人员对计算机技术并不了解，并不能完成网络化、数字化管理工作。针对这一现象，首先可以组织员工培训，保证其具备一定的逻辑和数字思维能力，能够熟练使用计算机语言，可以将计算机技术真正应用到档案管理工作中。其次，档案管理人员必须要具备一定的语言文字功底，能够完成档案主体标引的原则和和方法学习。能够利用档案主题标引规则，正确选择主题标识，准确分析主题内容，学会如何将主题词进行合理的组配，并且学会对特殊状况的处理方式等。通过对专业知识的学习，来胜任档案管理工作。

（二）安全保密措施要更为严明

篇（2）

人事制度改革中需要大量的人事统计信息。例如：在高校的专业技术岗位设置中，高、中、初级的岗位结构比例，正高级与副高级岗位之间的比例，各专业技术岗位内部不同等级之间的结构比例，主管部门是要实行总量、结构比例和最高等级控制的。所以在设计本单位的岗位设置方案时先要了解本单位人员结构的现状，已取得而未聘用的专业技术等级的情况，还要了解人员的专业结构等，才能做到心中有数，使本单位的岗位设置方案既能达到上级主管部门对人员比例控制的要求，又能留有一定空间为今后的人员聘任做好准备。这些资料都来源于人事档案和信息统计工作，而且不是一次性的工作，每一次岗位聘任的实施都需要人事档案管理和信息统计提供最新的资料，这直接影响到岗位聘任方案的制定统计聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在实施中的绩效工资改革需要大量的人事档案统计信息

正在进行中的绩效工资改革要求每个单位要制订符合本单位实际情况的绩效工资实施方案。这个方案既不能超出财政部门清理津补贴的标准和人社部门批复的绩效工资总额，又要使绩效实施后本单位人员的收入水平不低于以前的水平，基本性绩效和奖励性绩效的分配要符合政府部分的分配比例，这都需要人事档案管理提供准确人事档案统计信息尤其是收入情况信息。

（三）刚刚完成的教职工基础信息采集工作对档案管理

的归档材料提出了新的要求教职工基础信息采集是自上而上布置下来的，里面涉及到大量的人事基本信息、工资信息、社会保障信息、专职教师的相关信息。其中对于专职教师的信息在目前的人事档案归档材料中还是一个空白。因为这个平台是一个动态管理的资料库，缺少的这部分信息需要在今后的工作中逐步的收集资料进行完善。

（四）住房补贴的摸底调查工作

住房补贴的摸底调查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后参加工作的新职工的每年每月的工资情况，参加工作时间的确认、本人应享受的住房面积，调动工作的人员还要原单位出具是否享受过福利分房的证明。这些信息的准确性直接涉及到教职工的切身利益，需要人事档案管理和信息统计工作来提供大量的资料。

（五）职称的评定

教职工最为关心的职称的评定工作由于2011年新职称评审办法的实施发生了很大的变化，对教职工原职称的取得和聘任时间都需要准确的确认，这也需要人事档案管理和信息统计工作来提供准确的资料。

二、目前高校人事档案管理和信息统计工作存在的问题

（一）缺少专职的人事档案管理和信息统计人员，信息统计和分析工作难于开展

人事档案材料的整理和归档管理是一个耗时耗力的工作，需要有专人静下心来做这项工作。目前高校的档案管理基本上都是人事管理部门的人员兼职来做，而人事管理工作也很多，难以有足够的精力来做档案工作，既懂人事档案管理又具备一定统计知识人员都是难得，对人事档案统计信息进行综合分析更是无从谈起。

（二）人事档案管理信息化水平低，信息统计工作难以满足日常的工作需要

目前高校的人事档案归档情况并不乐观，经常出现调动人员回原单位找档案中缺少的资料的情况。档案信息化水平很低，信息统计工作无法满足目前的管理需要。

（三）人事档案管理和信息统计的规章制度不健全

各高校对人事档案管理和信息统计工作不够重视，相应的规章制度建设也得不到应有的重视，对从事此项工作的人员也没有相应的激励制度，难以激发工作人员的积极性，这也导致了鲜有人员愿意从事这项寂寞的工作。

（四）人事档案利用服务的方式还是传统和被动的

长期以来档案管理给人的印象都是“保管员”，似乎什么人都能做这个工作，提供服务的方式也是查询、摘录，简单的汇总。这种服务方式已难以满足管理的需要。

三、如何做好高校人事档案管理和信息统计工作

（一）提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识

在单位设立专职岗位、专职人员来做此项工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、轻统计分析”的思想。

（二）加大档案管理和信息统计的投入，提高档案管理和信息统计的信息化水平

传统的档案管理偏重于归档和材料的整理，一般需要的工具很简单，象剪刀、胶水、裁纸机、打眼机等就可以了，而随着档案管理信息化的发展，计算机、打印机、扫描仪、管理软件等工具也是必不可少的，目前无论是硬件设施（设备、工具）还是软件（人员、培训）等的投入，都难以满足工作的需要。

（三）建立健全人事档案管理和信息统计工作制度

完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度，完善考评机制，调动从事此项工作人员的积极性。

（四）改变人事档案管理和信息统计服务的方式

提升服务层次改变传统和被动的服务方式，主动征求各部门对人事信息需求，满足他们从人事档案中提取符合各自需要的信息的需求，充分发挥人事档案管理在统计、数据分析和预测等方面作用。目前高校的档案管理普遍存在着归档材料多，例如个人的工资档案每年一张表，别说上千人的高校就是几百人的高校每年归一次也是件颇为耗时耗力的工作，而此项工作是一个长期性的工作，需要长效管理，及时更新，为信息统计和分析提供基础资料。同时，要完善考核制度，以激发档案管理和信息统计工作人员工作的积极性，变被动的管理为主动的管理，提高档案利用的效率。

篇（3）

1.1 部门间信息系统无统一标准，不互通

当前多数高职院校的各个业务部门的信息资源管理基本是从自身需求出发，没有全局统筹与规划，信息共享无法实现。另一方面，各部门之间的数据没有统一标准，系统的数字格式、 结构不统一，导致信息的不兼容， 资源共享的瓶颈出现。各部门信息系统管理各自为政， 导致了档案信息重复开发、建设，人力、物力、财力的浪费无法避免，有时个别部门存在占有信息的心理也导致信息无法共享。

1.2 档案管理人员水平参差不齐

档案管理人员的基本要求是能够有效地管理档案馆的各项业务，主管人员要求具备高级及以上专业技术任职资格条件，在档案业务素质和档案学术科学研究上具有一定权威和成果。但是目前高职院校的档案管理人员以及部门的负责人大多来自学校的其他部门，不是专门的档案管理专业科班出身，有的甚至只是兼职管理档案人员、实习人员或临时编制的工作人员。他们不具备档案专业的知识和水平，会使档案管理工作任务的完成造成障碍。

1.3 档案管理的数字化建设需进一步加快

信息时代，数字化技术由于其经济、方便等特点将纸质的文本文件取代已成为趋势，数字化档案损耗少，查找利用率高。但部分高职院校的档案管理工作中实现数字化管理的相对还比较少。一些高职院校的行政人事档案、学生的学籍资料还是以纸质文档为主，在查找时需要档案管理人员在档案库房花费很长时间，造成工作效率底下。

1.4 档案意识不强，普及度不高

很少有高职院校特别重视档案工作，比如在校园进行档案基础知识的宣传等，师生不了解档案对子的的作用和意义，造成其档案意识不强，在获得奖励和成果时没有承担起很好的保管责任，不能及时将证书原件归档。需要使用证时由于材料的遗失不得不找各种途径去补开证明，费时费力，甚至耽误前途。

2 高职院校档案管理工作的若干建议

2.1 健全档案管理机制

《高等学校档案管理办法》中规定，高校档案馆应当作为与图书馆同级别的独立机构而设立，提高档案管理人员的准入门槛，引进专业的档案专业管理人员，这样学校的档案管理才能为其服务功能的实现创造可行的环境，增强档案在校园内和校园外的影响力。作为学校来说，档案管理工作要做到对过去负责、为现在记录，为将来传承，从档案形成的最初到材料的收集保管，再到文档的利用和销毁的各个环节都要制定和执行有效的规章制度。

2.2 重视档案管理人员培训，推进档案信息化建设

可组织档案管理人员参加档案工作的集中学习和培训，重点学习档案工作的数字化，将文档数字化整理和归类。学校应出台措施，将校内各类文件进行统一规范，让各类档案实现规范化和归档及时化，可购买符合自身档案特点的管理软件进行档案的管理。这还有利于对各类档案的及时更新和维护，实现无纸化办公。另外，对现有的纸质文件应通过扫描等数字化手段尽快进行归档和整理，满足师生调阅和查询的需要。

2.3 加强档案意识的普及和宣传力度

篇（4）

伴随着改革开放的不断深入，我们国家的教育事业在步入二十一世纪之后，迎来了发展的重要阶段。在新时代的大背景之下，我们国家人民的思想有了很大的转变。并且教育方式和教育理念也发生了很大的改变。就远程教育学院来说，学生的学籍档案，可以说是档案管理工作中一个重要的部分。在社会诚信体系建设新形势下，利用现有技术完善学籍档案管理制度，促使学籍档案管理工作科学化是十分必要的。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究有鲜明的现实意义。

一、建立科学化学生信息档案的程序

对于高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究，首先我们便要从学生学籍档案管理的本质出发。而学生学籍档案管理工作简单的来说，其实应该是规划于管理范畴下的管理工作。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究也就是从管理学角度出发，对其方方面面进行研究，最终给出一套完整的科学性建议。既然需要从管理角度入手，那么我们首先应该考虑的便是管理体制的问题。众所周知，管理体制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人远程教育学籍档案管理工作具有科学性，那么高校成人远程教育学籍档案管理体制便要具有科学性。我们根据现阶段高校成人远程教育学籍档案管理工作的实际情况，立足于管理学理论，结合时代特色，建立的科学化学生信息档案程序如下：

（一）建立科学管理体系

我们可以清楚的认识到这样一个问题，如果教学档案管理工作人员档案管理意识较差，不能及时的做到档案收集与整理，则会造成部分档案信息流失，从而造成巨大的资源损失。针对这一问题，我们建议各个高校远程教育机构，要对学校的档案管理工作，及档案管理相关工作进行规范。例如，学校必须在新生入校时，统一组织学生进行学籍登记卡的填写，要求对于相关信息填写时，字迹工整、清晰、准确、无涂改，填写内容要符合规定，并且要完整，杜绝漏字等问题，要求学生统一使用近期彩色免冠照片。在信息填写完成之后，需要将原始信息录入到教学平台之中，让学生的档案管理可以形成纸质档案与电子档案双轨并行的管理体系，利用计算机网络技术建立完整的学籍档案库[1]。

（二）建立远程教育学生学籍档案数据库

远程教育学生学籍档案数据库是学生原文档案库和信息化档案库的综合体，为了方便学生学籍管理工作的进行，我们有必要使学生原文档案库和信息化档案库建立起联系，简单的来说是，我们希望可以从大量的原文档案中快速的浏览查询到我们需要的学生档案信息。基于此种原因，所以我们应该设计一个学籍档案数据库管理系统，来对学生的档案的全部信息进行有效、科学的管理。学生学籍档案库是以学生个体为基本单位的“学籍袋”。其基本内容主要的包括了学生的毕业照、学生学籍信息表等材料。而较为常见的档案数据库是指全文数据库和目录数据库两种。学籍档案数据库虽然也是由两部分组成，但是主要是由原文数据库和学生信息数据库所构成。在学籍档案数据库中我们将学生的学号作为原文数据库和学生信息数据库的“纽带”。并且将学生原始的档案信息数字化，将档案原文以图像文件的形式有序地存入计算机，查阅时直接在计算机上调阅档案信息。只有基于计算机网络技术和移动互联技术我们才认为学生学籍档案数据库可以更加的高效、稳性及科学化[2]。

（三）建立健全管理制度

学籍档案建设、管理、及利用工作涉及到学生的切身利益，因此我们要求各个学校的管理者要引起高度重视，并且要和各个部门相互协调，积极配合。学校职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事[3]。

二、努力实现学籍档案管理的现代化

为使高校成人远程教育学籍档案管理具有科学性，我们便应该结合当下时展，结合信息化时代的特色，努力将学籍档案管理转变成现代化[4]。因此学籍档案管理者必须从思想观念上要摒弃落后的观念，打破传统的工作格局、模式、要充分地认识学籍档案及学籍档案工作在市场经济建设中的重要作用，以灵活多样的形式、有针对性的同社会各界开展多种形式的服务，不断开拓新的工作思路，提高管理人员的整体素质，适应当前改革开放和新技术革命的潮流[5]。

三、结论

高校学生学籍档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，是高校可持续发展的根本所在。因此就高校发展来说，任何时候我们都不能忽视对于学生学籍档案管理工作的建设。学生的学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核具有鲜明价值的记录，是高校的重要资源资源之一。就远程教育学校本身来说，学生学籍档案将会反应学生在校期间的综合表现情况，对于高校人才培养、人才教育、人才选拔更是具有不可估量的作用。因此各个高校成人远程教育机构应该引起相关的注意。

作者:魏燕 单位:广东科学技术职业学院

参考文献：

[1]邢建民,陈亮.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].咸阳师范学院学报,2005,04:82-83+96.

[2]周稚艺.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].哈尔滨金融高等专科学校学报,2008,02:83-84.

篇（5）

关键词 ：高等学校；会计档案；管理；现状；对策

随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。

一、高等学校会计档案管理现状

（一）对会计档案管理的认识不足

长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。

（二）会计档案管理制度不健全

高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。

（三）会计档案管理信息化程度不高

目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。

（四）缺乏专职的会计档案管理人员

目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。

二、加强高等学校会计档案管理的对策

（一）提高对会计档案管理的认识

高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。

（二）建立健全会计档案管理制度

在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。

（三）提高对会计档案管理的信息化程度

传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。

（四）设置会计档案管理专职岗位

高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。

总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。

参考文献：

篇（6）

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作存在的不足。

总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

2.5规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类，充分利用档案原基础

篇（7）

中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）03-0334-02

高校科研档案是科技工作者知识的积累和成果的结晶，它建设的好与坏在很大程度上反映了科研工作成效的一个方面，为此以浙江农林大学为例，统计分析学校科研档案的现状，以期达到更好的保管、利用，为广大教师和职能部门服务，从而为高校的科研档案工作提供借鉴。

1 科研档案的现状

浙江农林大学自2002年起逐步建立起科研项目档案，截至2011年6月，共归档各类纸质项目档案960余卷及电子数据库4 300余卷。主要以省部级以上项目每项1卷，各主要厅局级项目每项1卷，其余按年分别以立项、结题分卷建立，同时单立了科研成果卷、专利授权卷、软件著作权及科研经费到账文件等一些重要的科研依据。每卷中都分别由项目论证、立项申报书、立项批准书、中期检查、各年度进展、验收报告等全套结题材料、审计报告、结题（验收）证书等组成。同时建立的科研数据档案，包括科研项目库、论文库、著作库、专利及软件著作权库及科研成果库[1]。

通过建立科研项目档案，逐步规范了科研项目的管理工作，使科研工作向规范、科学、程序化更迈进了一步，为学校在职称评审、硕士点申报、学科评审、升格大学等方面都起到了重要的作用，为学校在这些方面获得成功奠定了基础。

2 科研档案的利用情况

2.1 利用率

通过建立科研项目档案，使学校的科研项目管理工作进一步受到教师的重视，教师对科研档案的管理意识也逐步增强，科研档案的查阅量也逐年提高，提高了科研档案的利用率。从表1可以看出，每年查阅各类项目档案的人数平均约543卷，利用率还是较大的，从2005—2010年，年利用率逐年增加（含电子数据），档案管理工作量巨大，成效显著。因此，设立专职管理人员，建立科研项目档案是十分必要和非常可行的。

2.2 利用途径

从表2可以看出，学校很多工作都与科研项目档案有关，尤其在涉及广大教师切身利益的职称评审、科技成果奖申报、学科点、博士学位点和硕士学位点的申报、教育部的教学评估及升格大学等标志性成果方面发挥了重要作用。科研项目档案管理工作对学校的科技工作起着举足轻重的作用，它见证着学校各年度科学研究的总体情况及发展现状，展示科学研究的丰硕成果。从一个方面反映出学校科研工作的水平。

2.3 利用主体

从表3可以看出，按学院分类，项目多的学院查阅量也大，林业与生物技术学院是学校的主干学院，科研项目最多，因此查阅量也最大；农学院由于成立较晚，查阅量较少；工程学院具有国家工程中心，科研力量较强，查阅量也较大；学校本身是以农林为主的大学，农林类项目较多，与农林相关的学院查阅量较大，总体占到了47.3%。但近几年文科类项目也在大量增加，同比增加速度也较快。通过项目的查阅也可以反映各学院科研活动的一个方面，同时也说明由于二级学院没有科研项目档案，也增加了很多工作量，如果给二级学院建立起科研电子档案数据库，也可方便学院教师及管理人员查阅，提高工作效率。

3 科研档案管理存在的问题

科研档案经过10年的组织和建立，已初具规模，为学校的发展和建设提供了卓有成效的贡献，但是目前的科研档案还存在很多问题[2-3]，如科研档案管理工作的规章制度有待进一步更新和完善，原始数据收集的不够全面，教师存档意识不够强，有些教师还存在着放在自己手里方便的想法和做法等，这些都有待于在工作中改进和提高，为科研档案工作做贡献。

4 建议

4.1 发展电子档案

随着科学技术的飞速发展，科研档案越来越受到重视和广泛利用，但无数次的查阅，造成档案的损坏与流失严重，因此制作电子科研档案越来越被人们所接受，这样既不损坏纸质档案，也不会造成档案流失。科研档案有它自身的特性，需要保密，大部分科研档案都需长期或永久保存，因此更应该保护好纸质档案，把教师经常需要利用的部分科研档案，如立项通知书、合同书（计划任务书）的部分、结题报告的部分等进行电子扫描，存于计算机中，这样同时可以防止一些不必要的科研档案泄密，减少由此引发的学术剽窃，更好地保护项目负责人的权益，从而方便查阅。

4.2 建立二级科研档案系统

学校实行二级管理后，把厅局以下项目档案划归学院管理，鼓励各二级学院自己建立科研档案系统，方便本学院教师查阅，为评职称、评奖、各种考评及各类检查等所需要佐证材料提供便利，减轻学校科技部门的压力，使之用更多时间和精力进行分析研究，做好科研工作，为广大教师服务。

4.3 扩展和延伸科研档案工作

随着“十二五”的到来，对科研档案工作也提出了更高的要求，目前学校的科研档案只局限于查阅、复印、提供佐证等初级阶段，更多的开发利用科研档案工作尚未开展，学校应该配备专职的科研档案管理员，定期提供从科研档案中获取的科研信息，为领导及教师服务，为其决策提供一定依据。

4.4 做好科研档案管理者

一名好的科研档案管理人员，不仅应管理好教师上交的科研档案，还应该为教师提供更高级的服务，充分利用科研档案，编辑科研档案信息，提醒教师能够报奖、申请专利、成果转化的档案等[4]。有条件的管理人员，还可以定期与学校科研工作较强的教师建立联系，帮助他们总结分析，促进他们把科研工作做得更好。提醒科研工作者保护好自己的知识产权，为教师做好科研后勤工作。

5 参考文献

[1] 佟春杰.辽宁省科技计划项目档案管理现状分析[J].科技档案，2009（1）：3-5.

篇（8）

【中图分类号】G275.3 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）21-

一、高职院校档案管理工作的现状

高职院校的档案管理是为了方便学校进行各方面的资源管理、信息记载、人员管理等工作，为学校提供一个良好的信息管理工作环境。然而伴随着整个教育事业和高职院校的快速发展，当前，高职院校的档案管理模式已经显得陈旧和落后了。因而，改革并创新高职院校档案管理工作模式，提出管理档案的解决途径就十分必要了。

那么高职院校档案管理工作现在是怎样的一种状况呢？

首先，在部分高职院校中存在档案管理制度不完善、不规范的现象。

1.档案管理被轻视。相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄写、保管之类的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益。这种轻视档案工作的思想导致档案管理人浮于事，工作不力。

2.管理制度不健全。部分高职院校的文件管理部门和档案管理部门有各自为政的现象，学院缺乏有效的指导和督查的制度，以致文件的形成和文件归档的脱节。档案资料的收集、整理及归档工作滞后。

3.日常管理不规范。部分高职院校档案管理人员工作经验不足，方法不当。有的甚至连起码的保密意识都没有，如查阅档案资料时，不履行登记手续，从而造成泄密事故。

第二，档案管理的方式落后，程序繁琐。部分高职院校的档案工作还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，管理人员的工作量大，效率低。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，安全性不高，且易受潮受损坏。

第三，部分高职院校档案管理工作人员素质较低，专业管理水平不高。档案的管理需要专业人才进行操作设计，但是在实际的档案管理工作中，管理人员大多非科班出身，专业知识匮乏，工作能力不强，这将制约学校档案管理工作的正常运行，以致不能及时、准确地给学校提供相关信息而贻误学校的工作。

二、改进高职院校档案管理工作的策略

1.完善档案管理工作制度

一般来说，高职院校在档案管理事务中要减少相关工作人员因个人原因而产生的人为失误，要规范档案管理人员的行为，以避免对学校造成的资源损失。高职院校在制定档案管理制度前，应该先对档案管理进行合理的价值定位，也就是说，高职院校要认识到档案管理工作对学校工作的运行、管理的完善起着很重要的作用。档案管理工作是衡量一个学校教学水平的重要参照标志，也是学生选择学校的一个关键的参考标准。总而言之，档案管理工作代表着高职院校的软实力，因此，高职院校要不断加强和完善档案管理工作制度，提高高职院校的事务管理能力和水平。

档案工作是一项具有很强的专业性和保密性的工作。没有规矩不成方圆。高职院校要将国家档案管理的有关法律、法规落到实处，营造依法治档的良好氛围，使学校的档案工作在新的历史时期做到有法可依、有章可循、有据可查。

在高等职业技术教育快速发展的今天，探索高职院校档案管理的新思路、新办法是时代的需要。要致力于自主创新，与时俱进，做好档案信息资源体系建设、档案信息服务体系建设、档案信息化体系建设和档案信息安全体系建设，规范学院档案实体分类法。使学院档案管理与全国高校档案管理接轨。要参照《高等学校实体分类法》和《高等学校档案管理规范》，结合高职院校自身的特点，因校制宜地编制本院校《档案实体分类实施细则》，使其更具操作性和合理性，以提高学校档案实体管理的科学化、规范化水平。

2.加强档案管理的人才培养和软硬件建设

档案工作是学校管理工作的重要组成部分。信息化为档案的资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持。高职院校应加大投入，配齐档案软、硬件设备。档案是由人来建立和管理的。所以档案部门应配备素质高、业务精、作风硬的专职档案人员，各部门宜配备一名固定的兼职档案员，专兼职结合，以形成学院档案工作的全方位管理。档案部门要负责制定全院专兼职档案员的培训计划，采取请进来，送出去，举办培训班等多种形式，定期对其进行业务培训、指导，切实提升档案管理的水平，为档案管理工作的正常运作和良性发展提供人才上和技术上的保障。

3.设立档案管理监察机制

制度与监察是管理工作的两个重要方面，二者相辅相成，要想把制度落实到实处，就需要有人来监督。因此，高职院校除了完善档案管理工作制度以外，还要加强检查和督促档案管理人员的日常工作行为，要让他们在平时的工作中就要养成良好的工作习惯。学校可以通过制定高职院校档案管理条例、建立奖惩制度等来有效地进行档案管理。把档案工作纳入领导的议事日程；纳入各级领导和有关人员的岗位职责和工作考核内容；制定相关的考核评比奖罚办法，要求人人关心档案工作，人人参与档案工作，树立档案为学院各项工作服务的大局观念。在具体操作过程中，高职院校要在内部公开学校档案的基本情况，让全体档案管理人员及时地了解高职院校的档案动态，对他们进行爱岗敬业的职业道德教育、遵纪守法的纪律教育。对思想政治表现好，工作积极肯干，业务突出拔尖的档案管理人员要予以奖励，对违纪违规、经常旷工犯错误的人员要给予批评教育或者处罚。做到令行禁止，赏罚分明，使学校的档案管理工作正常而有序地运行。高职院校在制定以上制度时，可以吸取其他高职院校档案管理工作的经验，并结合自身的情况制定相应的奖励、处罚制度，使其实用，有效，利于学校的档案管理工作。

4. 改革、创新档案管理途径与方式

（1）完善和建立新的检索工具。在管理手段上，档案部门要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，开展档案信息平台建设，创新现有档案管理流程，研究解决文档一体化问题。高级的检索工具能够保证档案信息资料的共享以及信息传输的高效性，实现检索工具的创新并满足档案管理工作的需求。利用现代计算机技术和信息科学网络技术不断的完善，建立新的检索工具，从而逐步实现档案管理工作检索体系的自动化。

（2）开展网上利用服务。随着档案部门内部局域网的建立，档案部门应充分利用本学院的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

（3）自动收集、上传电子文件。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案部门的服务器上归档。

（4）建立档案数据管理中心。档案部门与单位信息管理部门可密切配合，建立档案数据管理中心。 该中心应设在单位档案馆部门，是单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

使用现代技术手段对高职院校档案管理工作效率的提高、管理质量的改善都有着重要的意义。因此，高职院校要充分利用计算机来改革、创新档案管理途径与方式，这不仅可以节省档案管理工作人员的时间和精力，利于快速、高效的进行档案管理，极大地提高档案管理的工作效率，而且还能在和其他单位交流档案管理信息、实现资源共享等方面开拓一条快速通道。

总而言之，高职院校在档案管理工作中不仅要完善档案管理制度，健全档案管理监察机制，而且还要充分利用现代高科技和现代化的管理手段，科技兴档，让学校的档案管理工作更加合理、更加科学，以更好地服务于学校的行政工作和教务工作。

参考文献：

篇（9）

二、档案管理队伍存在的问题

档案管理就是对个人的经历，在社会活动中各个方面的表现，以个体为单位按档案制度进行整理与保管，以便查询使用的信息载体。是各组织了解使用的参考依据，加强对档案的管理，发挥应有的职能，需要高职院校对人事档案管理队伍进行制度化建设，保障教职员工的合法利益，进行人事制度调整等各个方面起到至关重要的作用，然而在现行的档案管理队伍中还存在诸多问题＼[1＼]，主要体现在以下几个方面：

1.人员结构问题。由于我国高职院校建校历史不长，对于档案管理还初在初级阶段，组成结构存年龄偏小，职称太低，专业知识不强，学历不高等许多不合理象。主要体现在档案管理团队未形成，管理层次不清新，缺少领导管理人才，档案管理专业人员配比严重不足，并且人员流动性大，队伍缺乏稳定性。

2.高职院校管理与档案管理缺乏相融性。档案管理是服务于组织机构，是对高职院校管理工作进行有效的记录，档案管理的好坏是学校今后发展规划的参考依据，两者密不可分。当前高职院校的档案管理工作是为收集信息而注重档案管理，在对高职院校管理的同时忽略对档案的管理，未能将院校管理与档案管理进行有机的结合，为了应付档案管理而进行队伍的临时组建，无法将档案工作进行系统化，档案管理不具有适用性，不能服务于院校管理。

3.档案管理人员素质不高，缺乏培训机制与激励机制。档案管理工作在高职院校管理中视为非技术工种，专职的档案员在高职院校中没有引起足够的重视，通常担当一个文件整理员的角色，划为后勤管理类工作者＼[2＼]。由于得不到重视，使得档案管理员的没有工作激情，思想长期被压抑，工作单调而乏味，不能参与享受职称评定，优秀评选，培训，学习交流，绩效考核等许多的学校政策，导致档案管理人员流动性大，管理队伍不具有稳性。

三、建设高职院校档案管理队伍的几点建议

高职院校档案管理工作必须与时俱进，坚持创新的管理方式，才能具有持久的生命力，在档案队伍建设的过程中，努力探索，创新管理理念，改革管理模式，才能体现档案管理的重要性与适用性，如何加强高校档案队伍建设提出以下几点可行性建议：

1.改革创新是建设高职院校档案管理队伍的新思路。要重视档案管理工作的重要性，把档案管理工作视为学校重点管理工作之一，坚持专兼结合的方针，即在档案管理队伍中配备一些兼职人员，以专职工作为重心，实现档案管理与院校管理的高度协调与统一。由于高档案管理具有两面性，既要遵守学校教育管理规定，同时又要符合档案管理之规定与档案管理操作规范＼[3＼]。因此高职院校档案管理队全应配备专业的档案专职人员与高素质的管理人员，高技术的档案管理人员负责监管档案管理过程的技术指导，同时还要负责培养一批专业的档案管理员，具有综合素质的档案技术人才既是管理者又是导师，负责组织人员，技术指导，专业培训起好带头作用；兼职的档案管理人员负责档案的管理与收集，而实现档案管理信息化建设，实现信息化管理手段，改革传统档案管理模式需要专业档案管理员提供现代化的技术支持。高职院校的职能是培养专业高技能人才，档案管理的工作重心就是记录记载人才培养的过程，因此档案管理队伍的管理必须与高职院校的管理完美结合，需要复合型的档案管理专业人才为领头军，配备档案管理岗位需要的各种专兼职人才，形成一支具有综合实力的高级档案管理队伍。

项桂芳，计娜：加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考十堰职业技术学院学报2013年第4期第26卷第4期2.建立健全激励机制。充分调动档案管理人员积极性与创造性，需要有效的激励政策与体制。首先，激励机制的创建要根据员工的生活需要，心理需要，分析员工心理状态，实行激励机制；其次，根据实际的工作状况建立激励机制，让档案管理工作者参与到学校绩效考核，职称评定等各个环节之中，运用物质与精神激励相结合的方法，充分的激发员工的主动性与使命感，让员工感到成就感与不可或缺性。改革档案人事管理制度，实施聘用制，使管理团队向职业化，专业化的方向发展＼[4＼]。增加档案管理的硬件设施，改变档案工作条件，加大资金投入，同时大力宣传档案管理重要性，营造管理文化氛围，采取不同的方法转变档案管理人员的思想，激发工作热情。

3.加强档案人员管理培训工作，打造专业的管理团队。培养档案管理人员有服务意识，奉献意识，敬业精神，专业的档案管理知识，高度的组织协调能力，应辨能力。档案管理培训工作要从以下几个方面入手：

首先，改变思想。通过培训转变思想，调整心态，树立一切以学校发展为宗旨的思想；以服务为光荣的档案管理理念，增强档案管理的责任心；以良好的心态，奉献的精神投入到档案管理事业之中。

其次，加强综合素质培养。通过专业的培训，加强档案管理员有组织能力，协调能力＼[5＼]，语言表达能力以及书写能力。

最后，加强专业知识培训，通过对档案管理学，档案管理技术，档案管理法规等各个专业的知识的培训，加强档案管理者的管理意识，创新意识，打造一支具有技术过硬的高素质管理队伍。

4.加强高职院校档案管理手段，创新档案管理模式。档案管理工作随着科学信息的发展在不断的改变，改变传统的经验管理模式，创新科学管理方法，做到集中与分散相结合，柔性与刚性相结合，传统与现代相结合的三结合管理模式对高职院校档案进行管理，有效的实现档案管理信息化与现代化目标＼[6＼]。

四、结束语

总之，做好高职院校人事档案管理工作，必须加强档案管理队伍的建设，把档案管理队伍建设做为高职院校行政工作之重点。首先从现今队伍建设现状中分析发现，主要存在人员结构、高职院校管理与档案管理缺乏相融性、档案管理人员素质不高，缺乏培训机制与激励机制等问题，因此必须要结合高职院校实况采取改革创新管理队伍思路、建立健全激励机制、加强档案人员管理培训工作等各种措施，努力实现档案管理服务于院校管理，打造专业的高素质的管理队伍，为高职院校的战略规划打下坚实的基础，推动我国高职院校的发展。

[参考文献]

＼[1＼] 朱平.档案管理的学习型团队组织建设＼[J＼].南北桥，2009（6）：173.

＼[2＼] 曾苇.论高校档案人员激励机制的构建＼[J＼].电脑知识与技术，2009（10）：54.

＼[3＼] 陈鹏.论档案利用与档案队伍建设的关系＼[J＼].兰台世界，2009（24）：103.

篇（10）

学籍档案，顾名思义，是一个学生在校期间学习经历的记录，现阶段，我国很多普通高中学校还采取的是传统的纸质学籍档案，只有将学籍档案实现信息化才能使通过网络实现资源共享。如今，信息化时代的到来，信息技术对很多工作都带来了便捷，并且节约了办公成本。本文将结合笔者几年来的学籍档案管理工作经验，提出几点学籍档案管理信息化相关问题的探讨。

1 学生学籍档案信息化的原因

学籍档案信息通常是记录一个人在校期间的学习经历，是学生处于某所学校的法律身份及资格，学生在校期间的表现情况和综合发展情况的信息都可以在学籍档案中体现出来。现阶段，我国普通高中学校大多数还保存的是纸质的学籍档案，由于高中学校的学生每年都在招收，纸质学籍档案的只会越来越多，并且纸质资料不易保存，时间久了会出现纸质档案损坏现象，并且很难修复，给查阅带来很大地不便。因此我国高中学校的纸质学籍档案存在如下四个问题：

1.1 纸质学籍档案不易保管

尽管现如今的造纸技术已经得到很大的进步，但是纸质的学籍档案始终存在不易保管等诸多问题，纸张存储本身容易产生破损，并且在档案管理室还要严格控制室温及湿度，注意防火、防水、防止有害物质等给学籍档案产生的侵害。学籍档案的管理房间要严格按照相关规定控制好各项指数。例如，如果天气湿润，则空气的湿度较大，势必会给纸质档案的保存带来危害，如果没有按照标准保存学籍档案，纸张很容易受到侵蚀。普通高中的学生不断增多，纸质学籍档案的数量也在激增，大量的纸质档案不仅占用越来越多的空间，并且对保管的相关要求越来越多。我国大多数普通高中学校并未严格按照保存措施实施，如果发生火灾、地震等自然灾害或盗窃等意外事故时，学生的学籍档案势必会受到不可挽回的损失。与此同时，保存学籍档案还需要耗费人力和时间，对这些资料分门别类地整理，以供后期的查阅。

1.2 后期查阅不便

我国的普通高中学校随着办学时间的逐渐递增，学生会越来越多，学籍档案资料也会越来越多。面对数量庞大的学籍档案，大多数学校提供不同的房间分散放置，一旦后期需要查阅学生的学籍档案时，需要根据不同的入学时间查找相应的学籍档案，取阅及归还等都非常不便。很多高中学校的学生学籍档案管理都没有提供更加细致的分类标准，大多数学校是按照学生的入学时间及班级进行分类保存，如果在后期查阅时并不清楚学生的入学时间及班级时，查阅工作将无法进行。

2纸质学籍档案将会产生一定的成本投入。高中学校的学生数量在不断增加，随之而来的便是学籍档案数量的持续增加，纸质学籍档案的保存需要一定的空间，并且需要学校提供一定的人力进行管理，如果档案出现损失，修复学籍档案还需要耗费一定的人力和物力。另外，纸张的大量使用不仅产生了成本，而且还不利于环保。

2 普通高中学校学籍档案信息管理系统的设计

普通高中学校由于学生的学籍档案信息量庞大，因此将这些信息汇总起来统一进行数据管理工作量较大，要想建立信息管理系统需要分如下几个步骤进行设计：

首先，要将学籍档案管理的相关信息系统划分出模块。可以分成学籍管理员系统、班主任系统以及学生系统这三个子系统，不同系统针对不同的用户开展工作。在校专门从事学籍档案管理的人员可通过系统实现对学籍档案的综合管理工作。班主任则可以通过信息管理系统对学生的日常成绩的查询和分析进行信息化处理。学生通过信息管理系统可以查询学校的相关公告、课程安排及查询考试成绩等。

其次，根据使用对象的不同制定相应的权限。学校可以根据不同的适用对象采取不同等级权限管理，有管理员、普通用户及学生用户三种不同类型，其中管理员的权限最高，可以对信息管理系统进行全方位地管理，而学生用户的权限最低，仅能从事信息查询及录入。

第三，录入学籍档案信息。在学校建立学籍档案时，首先需要将学生的信息通过填写学籍表的形式收集起来，之后通过相应的管理人员将这些内容录入到学籍数据库中。每年的高中学校学生人数都在不断递增，这样的方式有效减轻了学籍档案管理人员的工作量。

3 学生学籍档案信息化管理应注意的问题

3.1 将电子信息与社会对接

学籍档案信息将伴随每一位高中生一生，因此这些学籍信息不仅是为了记录学生在高中阶段的日常信息，更重要的是为学生在今后步入社会，寻找合适的工作岗位提供参考依据。部分高中学生毕业后可能直接选择就业，此时，学校应当与企业及时合作，为招聘企业提供在校学生的相关信息，帮助企业了解学生在高中阶段的学习情况及能力水平，为学生提供更好地就业机会。

3.2 做好学籍档案信息的保密工作

每一名高中学生的学籍档案信息都是个人的资料信息，学校在对这些信息进行管理时应当注重其安全性及保密性。在学校从事学籍管理的部门应当严格相关的管理制度，保证学生学籍档案信息的安全性，做到准确和完整地记录学生的相关信息，不像其他人及单位透露学生的相关信息，帮助学生做好保密工作。

3.3 针对绝密档案要做到特殊处理

普通高中学校有部分学生的档案信息属于绝密信息，此时学籍档案管理部门应当特别针对绝密的档案采取特殊的处理技术，可以利用计算机及网络将这些信息进行加密处理，这样可以有效保护好绝密档案的安全性，这些信息不会被随意篡改或删除。与此同时，保存好这部分档案的原始资料，甄别好档案工作的真伪，防止有假冒信息冒充绝密信息。这部分信息如没有特殊情况，不得随意供人查阅。

3.4 对原有的纸质学籍档案进行存档

由于计算机及互联网的应用，导致学校的学籍档案管理系统存在一定的不稳定性，并且电子文件经过篡改不易发现痕迹。这就给普通高中学校的学籍档案信息管理带来新的挑战。为了有效保证学籍档案信息的真实有效，保证这些信息系统的数据安全，在学生对学籍档案信息进行录入后，应当将最初的纸质学籍表进行存档，一旦后期需要查阅和共享时，可以将纸质学籍档案信息与电子档案信息相互参照，统一管理。

参考文献

[1]匡定发. 学生档案管理失范问题探析[J]. 云南档案，2015，06：47-51.

[2]胡剑锋，刘君妍. 普通高校学生学籍档案信息化刍议[J]. 兰台世界，2015，17：93-94.

[3]陈东升. 中小学生学籍管理制度建设及其信息化探索[J]. 教育研究，2015，09：78-83.

[4]邱建娥. 中学生学籍档案管理刍议[J]. 浙江档案，2016，03：62.

篇（11）

会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：

会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。

财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。

其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、y行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。

会计档案的重要性

会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。

会计档案管理问题

对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。

会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。

会计档案管理问题的解决措施

会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。

高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。

加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。