档案管理的成果大全11篇

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美国的一位相关工作者曾经阐述过这样一个观点，即在关于档案的所有工作中，档案鉴定是很重要的一点，它决定了之后的工作。鉴定是档案工作整个系列中第一关键性决定，在其后的所有档案管理工作都是建立在它的基础上。从这里就已经可以看出在整个档案管理的过程中档案价值鉴定有着举足轻重的作用。

从整体上来讲，档案是对各种信息的原始记录，是人类宝贵的文化财富。不过实际上并不是每一份档案都具有重要的价值，每一份文件的价值都是不尽相同的，文件的价值也不是一成不变的，可能会随着时间的推移而改变其所包含的价值。档案价值鉴定的工作就是对每一份档案所具有的价值进行甄别。

档案价值的鉴定将会直接决定档案的存亡。当档案价值鉴定判定档案已经没有保存价值的时候，档案就会被销毁。所以在进行档案价值鉴定的时候需要慎重。通过档案鉴定可以让所保存的档案在整体的价值上面有质的提升，是提高档案质量的重要途径。

当今档案不仅有纸质的，还有电子的。对于纸质档案，档案数量的急剧增加，会导致库房的紧张，设备短缺，经费不足等一系列的问题。通过对档案价值的鉴定，有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用，提高档案人员的整体业务水平，实现优质服务。

二、档案价值鉴定存在的问题

虽然从客观上讲，我国的档案鉴定工作受到国家的重视，也有所发展，但是由于政策理论和法规等多方面的原因，使得我国档案管理工作中档案价值鉴定存在着许多的问题。

（一）档案价值鉴定理论研究混乱

在我国几乎是没有对档案价值鉴定进行一个准确的定义。在某些相关教材里对于鉴定有一些相关的描述，但是并没有明确的定义，只是对于文件的部分相关鉴定提出了粗浅的方法。这样通常就会导致文件的鉴定出现问题和一些失误，最终文件的价值鉴定出现混乱的局面。比较明显的表现就是有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。

（二）档案价值鉴定队伍建设急需改善

我国的档案工作队伍存在着不稳定，缺少档案价值鉴定人才的现象。档案价值鉴定人才的缺少导致了档案价值得不到有效的判定，从而对档案管理的后期工作形成障碍。此外对于现有的档案价值鉴定人员也存在着各种各样的问题。其主要的表现有以下几点：（1）档案价值鉴定在档案管理工作中有着很强的“困惑性”和“疑难性”，有部分档案管理人员存在着畏难情绪、怕担责任的心理，使得档案价值鉴定工作无法有效的开展；（2）档案价值的相关鉴定标准难以达到，不具备可操作性，这也带来了很多的弊端；（3）相关鉴定人员不具备专业的理论知识，对相关的鉴定工作缺乏足够的认识。

（三）档案价值鉴定质量不能够令人满意

随着时间的推移与社会的变化，档案的价值也会进行改变。在这一系列的变化中，档案价值鉴定的重点也会进行变化。但是由于多种原因，很难准确的对档案价值鉴定的重点进行准确的把握。档案价值鉴定工作缺乏重点，导致工作的质量不能够让人满意。在现在的档案管理工作中还存在着有些已经失去保存价值的档案仍被继续保存，原有档案保管期限划分不清的现象。形成这些现象的主要原因就是档案价值鉴定工作不到位。

三、加强档案价值鉴定的措施

有问题不可怕，可怕的是知道问题却不知道进行改正。对于档案价值鉴定工作也是如此。为此，针对上述问题，个人提出以下几个改善当前档案价值鉴定工作的意见。

（一）加强理论研究

做任何事想要成功都必须要靠理论来进行支持。对于档案鉴定工作首先要做的就是加强理论研究工作。对于档案价值鉴定工作，应该将其作为一个完整的、系统的工作，并组织专人进行攻关。既然我们国内的档案价值鉴定还没有形成一个完整的理论体系，那么我们可以先借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，并在此基础上形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。此外我们还必须做好两方面的工作。一方面是利用现有理论，积极开展档案价值鉴定工作，创造经验，为档案价值鉴定理论的研究提供丰富的实践材料；此外，相关的研究人员不应该脱离实际，应从实际入手，多多调查研究、收集材料，做好理论上的研究，再将理论与实际相结合，最终得到一个比较完整的体系。

（二）完善档案价值鉴定队伍

首先我们应该培养出专门的档案价值鉴定人才，然后是各级档案局、馆根据实际情况建立起专门的档案价值鉴定机构。档案价值鉴定机构的主要任务有以下内容：提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例，协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准，监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定，并负责鉴定业务咨询。

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在我国的档案管理工作过程中，需要各方面的权利配合和帮助。在管理过程中需要每个环节的相关管理部门对于档案管理工作的重要性充分认识。在档案管理的日常工作过程重要不断的强化档案管理的工作力度，充分研究档案管理过程中出现的主要问题，面对问题要在各个方面给予大力支持。作为信息资源的重要载体，档案对于企业以及事业单位来讲都非常的重要，因此我国相关部门或者相关企业要对档案管理工作给予重视，将档案管理工作切实的落实好，这样对于信息资源的利用以及在开发有着非常深远的影响。但是在我国目前的档案管理工作过程中，由于我国档案管理工作的起步较晚，难免会存在很多不足之处。出现问题我们要及时给予分析和改正。我国现在的管理已经是系统管理，科学管理以及民主管理三位一体，这样就要求我国的档案管理工作更加的细致以及到位，档案管理工作的好坏直接影响着单位或者企业的发展以及运行，因此我国在档案管理工作过程中要充分重视。文章主要阐述档案管理工作过程中出现的主要问题，通过阐述来找出相应的处理办法，进一步完善我国的档案管理工作。

1 我国档案管理工作过程中出现的主要问题

关于我国档案管理工作过程中出现的问题，文章主要从三个角度来具体分析。第一个是在档案管理工作过程中对于档案没有足够程度的重视。第二个是在档案管理工作过程中相关的管理力量较为薄弱。第三个是在档案管理工作过程中存在档案室环境设施以及硬件不全的问题。下面进行详细的分析和阐述。

1.1 在档案管理工作过程中对于档案没有足够程度的重视

在我国档案管理工作过程中，有相当大的一部分管理工作人员以及相关领导没有充分的认识到档案管理工作的重要性，认识存在一定的误区。档案管理工作并不是抄抄写写或者单纯的进行档案的保管。很多单位没有认识到档案管理工作的重要性，同时也没有意识到档案管理工作能够直接的到来客观的经济效益，因此很多的单位要求档案管理不要丢失档案，不要将档案资料外泄，能够应付上级相关部门的检查即可。这样的态度主要的原因就是对于档案管理工作没有充分的认识，对工作重要性没有深刻的了解，忽视了档案管理工作对于企业管理以及发展的作用。

1.2 在档案管理工作过程中相关的管理力量较为薄弱

现阶段我国很多的档案管理工作人员并没有专业的档案管理知识储备，管理的方法过于落后。很多的工作人员对于档案管理工作的工作流程没有详细的了解和认识，档案管理工作的要求很多时候满足不了。管理工作的业务不熟练是一个问题，对于档案资料信息的有效收集力度不足也是一个问题。在很多的企事业单位中，并没有专门的档案管理工作人员，兼职人员占了大多数，这样就导致了工作人员的工作投入力度不足。很多的档案管理就是将档案信息放置到固定的位置，并没有对档案信息进行及时的整理和归类，这样就严重的影响了档案管理的工作水平提升。需要注意的是很多档案的信息正确与否工作人员并没有严格的落实和求证。

1.3 在档案管理工作过程中存在档案室环境设施以及硬件不全的问题

我国的档案管理工作需要一定的工作配置来辅助档案的管理工作顺利进行。但是我国很多企事业单位并没有很好的对档案管理工作的环境设施以及硬件设施进行落实。很多的单位并没有专门的档案室来进行档案信息的保管。同时即使单位专门设立的档案室，档案室的环境也没有达到相应的标准，由于档案管理工作的特殊性，六防设备一定的配置齐全，这样才能够有效的保障档案不发生霉变或者虫蛀。但是很多单位并没有严格的落实六防设备，这样就严重的影响了档案管理工作的美观度以及完整度。硬件设施以及办公环境的不具备，会直接影响档案管理工作的顺利进行。

2 改善我国档案管理工作过程中出现问题的相应对策

2.1 在档案管理的过程中要不断的提升相关工作人员的综合素质

在档案管理工作过程中，我们要有意识的强化管理工作的梯队建设，在管理人员的选择过程重要优先选择政治可靠，责任心较强，作风较正的人员来进行档案管理工作，在日常的工作过程中，要不断的进行相关的业务培训，强化档案管理工作人员的工作素质。同时还要对工作人员的生活以及工作给予关系，这样才能够让档案管理工作人员全身心的投入到档案管理工作中来，提升档案管理的工作效率。

2.2 在档案管理的过程中要不断的建立健全档案管理的规章制度

管理工作必须有一套管理规章制度，档案管理工作也是一样，要不断的建立健全相应的管理制度和规章。但是需要指出的是规章的建立要遵循四个原则。第一个是要保障规章制度的科学性以及合理性。第二个是保障规章制度的简明实用，有现实可操作性；第三个是要保障规章制度的双向约束性；第四个是要保障规章制度在领导层面以及工作人员层面有严格的落实和执行。

2.3 在档案管理的过程中要不断的完善并且改进档案的实际功能

档案管理工作的最终目的是要充分的发挥档案的实际功能，为企事业单位争取利益。在档案管理过程中要进行全面，动态以及客观的档案记录，对档案管理的实际功能重新定位，对于需要保留的优质功能要进一步的发挥；对于档案的功能要不断的进行延伸和丰富，让档案管理满足企事业单位不断发展的需求。

2.4 在档案管理的过程中要对档案工作的服务服务意识以及服务水平进行针对性提升

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

2.5 在档案管理的过程中要不断提升信息化的管理水平

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）.

[2]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（22）.

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教育部《面向21世纪教育振兴计划》提出之后，全国掀起了教育强省、教育兴市浪潮，各省市充分利用优势资源兴建大学城，一个个以高等院校为纽带，辐射周边地区，集教学功能、产业功能、生活服务功能为一体的大学城区迅速崛起，北有上海大学城、东方大学城，南有广州大学城、深圳大学城、珠海大学城，以及正在筹建中的合肥大学城、西部大学城、北京吉利大学城、福建大学城和南京江宁大学城等。就我国大学城高校档案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速发展这一大好历史机遇和大学城高校优势，适应社会和高校自身的发展需要，加速高校档案管理工作的现代化和信息化进程，为高校自身建设和社会相关领域提供科学、准确、快速的信息服务，成为高校档案工作“十一五”规划的主题和中心任务。

一、我国大学城高校档案管理工作的现状

通过对部分大学城高校的调查了解发现，由于受到各高校办学模式、进入方式选择、阶段推进程度以及原档案管理水平等诸多因素影响，大学城高校档案管理工作的现状是不容乐观的，是与各大学城快速发展的现代化和信息化步伐不相协调的，具体表现在以下三个方面：

1．机构过于简化，职能过于弱化。这一现象尤以一些新机制新模式运行的（民办）高校、非整体进驻大学城高校和一校多区型高校表现突出。这些高校，档案管理机构有的被精简或并入其他部门，有的干脆把原校区档案部门作职能上的简单延伸，人员采取兼职聘任并实行一人多岗，制度上有的也只是作为文字复制而已。机构的不完善、制度的不健全、人员工作的不规范和职能的人为弱化，使得大学城各高校的档案管理工作从建校初期起就没有落到实处，一大批具有较高价值的档案材料没有得到及时收集和归档，即使被临时收集的材料也类别混杂，造成了一些不必要的损失。

2．工作相对滞后，手段相对落后。由于种种原因，大学城一些高校档案管理工作出现了“一套人马，奔跑几处”的被动局面，工作上难免顾此失彼和相对滞后。同时，大学城高校多处于初创阶段，学校工作重心的相对偏移和长久以来对档案管理工作认识不够，经验丰富的工作人员苦于在多校区间穿梭，致使许多日常工作严重滞后；兼职人员又受知识水平所限，看着现代化的先进设备也不会用，仍停留在传统方式和传统手段的管理状态。虽然个别高校档案部门也已利用计算机进行档案管理，初步实现了档案的计算机辅助立卷、目录检索、统计和借阅管理等工作，但仍处于单机运行状态，没有结合异地办学、多校区办学的特点建立校内网、（校）区际网，致使高校很难从档案部门获得快、全、精、准的信息服务，无法实现全面的信息资源共享，无法实现数据资料、工作流程及档案检索三方面的信息化。

3．网络协调统一性差，档案标准化水平低。受不同高校隶属关系不同等原因，大学城高校档案管理仍处于条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自谋发展的相对封闭局面。投入现代化信息化建设的软硬件购置和数据库建设等也存在一定程度的重复和浪费现象，同时各高校选择的软硬件五花八门，标准化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影响了大学城高校档案管理的现代化、信息化和标准化进程。

二、加快我国大学城高校档案管理工作现代化和信息化的优势所在

1．办学模式优势和精英聚集效应。

我国的大学城普遍采用的是极具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和广州模式，初步的实践证明，这些模式总体上较传统模式更有利于高校办学水平、管理水平的进一步提高。加之进驻大学城的可谓是高校中的精英，如进入深圳大学城的清华大学、北京大学、哈尔滨工业大学等；进入珠海大学城的中山大学、北京师范大学、北京理工大学等；进入东方大学城的北京工业大学、中国地质大学、北京航空航天大学等。这些211重点院校和产学研综合性院校中的精英在大学城极易形成一种效果明显、威力巨大的聚集效应，在相应办学模式的指导下大胆创新，开拓进取，勇于卸包袱，敢于抓弱点，敢于在高校档案管理等基础性工作的现代化和信息化实践中取长补短，相互激励，探索新路子和新方法，起到先锋示范作用。

2．资金投入优势。

资金投入是制约高校档案管理现代化发展进程的一个关键的客观因素。长期以来，一般高校因受到历史、经济等条件制约，在经费上很难得到必要的充分的保证。在大学城，调查发现，这里的高校具有强劲而明显的资金投入优势。仅以广东佛山大学城为例，据不完全统计，佛山市南海区政府2001年为进驻佛山大学城的华南师范大学南海学院第一期建设（占地510亩）就投入资金3．7亿元，加上学院自筹资金1．3亿元，合计达5．0亿元。在这些经费中，学校拟订了明确的用于综合档案室高标准基建、现代办公设备、网络设备、管理软件、人员招聘、人员培训等各种经费的投入比例，这些经费无论从总量上还是最终到位额（率）都远远高于普通高校，使得大学城高校档案管理工作的现代化和信息化有了切实的资金保证。

3．人才吸引优势。

大学城以其优越的区位优势、环境优势、政策优势和资金优势凝聚形成其强有力的人才吸引优势，吸引了一大批德才兼备、创新能力强、适应时代需要的高校档案专业人才来到大学城这块乐土开创美好事业。这对于大学城高校率先实现档案管理工作的现代化和信息化创造了源源不断的新鲜血源和高素质的人力资源保证。

三、推进大学城高校档案管理现代化和信息化工作的几点措施

1．确立科学指导思想和奋斗目标。

今年是“十一五”规划的启动之年，大学城高校要在档案事业发展的宏观性、前瞻性和针对性上下大功夫，要抓住大学城率先发展的历史机遇，解放思想，按照档案工作信息化、现代化和社会化建设的要求高起点、高水平、高标准、高质量地开展工作。要在实践中发挥先锋示范作用，抓住大学城信息化建设和全面推进电子校务的契机，充分利用先进的网络技术、数据库技术和多媒体技术，率先实现档案电子化、存储数字化、检索自动化，实现信息资源共享；确立室藏档案数字化、文档处理一体化、信息传输网络化、管理系统智能化，工作人员知识化、专业化和人本化的奋斗目标。

2．发挥领导网络、队伍网络、校园（区）网络三大网络功能。

（1）领导网络。我国大学城（园区）起步较晚，大多处于初创阶段，要在档案管理的现代化和信息化方面走得更快、更稳、更坚实，就必须从组织上给予充分的保证和重视，并形成“主管领导－党政办公室主任－各办（中心、系）主任”的分级领导网络，全面负责对档案管理工作的领导，形成多方面、多层面对档案管理工作的关心、过问、督促和检查。

（2）队伍网络。工作水平的高低，根本上取决于工作者和工作队伍水平的高低。坚持以人为本的科学发展观搞好队伍网络建设，构建一个学历、专业、知识、年龄、性别、层次、类型协调发展的队伍网络；坚持物质鼓励与精神鼓励相结合的激励机制，营造一个宽松、愉快的工作和成长环境，使队伍网络中出现讲学习、重业务、争上游的良好氛围，以便更好地适应新形势、新任务和新要求，全面为档案管理的现代化和信息化建设服务。

（3）校园（区）网络。完善的校园网络是大学城高校的优势，并已成为各类信息的传递中心。在推进大学城高校档案管理现代化和信息化的实践中，关键是充分利用高校的各种有利条件，利用校园网络逐步实现由传统管理型向现代化管理型的转化。高校档案部门应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多更好的档案管理软件，达到信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化，使档案馆能更好地为学校改革、建设和发展服务。

3．把档案工作全面纳入电子校务建设，积极推进档案管理的现代化和信息化。

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随着社会的发展，人们对档案的重视程度也出现了不少问题，而在档案管理部门，由于处于新旧交替的时代，所以对档案的管理也存在着制度上、管理上、开发利用上和资金投入上的各种问题，这都需要我们广大档案管理人员能够从实际出发，适应当前的形式，在现有的条件下解决档案管理过程中的问题，以改变当前在档案管理上的各种弊端。

1 档案管理工作被忽视

档案管理工作是一件比较重要的事，虽然随着改革开放的深入和市场经济的创新，传统计划经济体系下的档案管理也收到了冲击，所以，当前，档案管理工作越来越受到忽视。无论是大学生档案，还是企事业单位的档案，在管理中都存在着一定的问题。这主要是归结于在企事业单位中很多人甚至一些领导者都认为档案管理工作就是抄抄写写的保管事物性质的工作，不是单位的重要工作。只要保证不丢失、不泄密，能查档就可以了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性。所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。

这一点尤其在非公有制企业中表现比较突出。由于非公有制企业员工的灵活性，造成了其跳槽率也很高，所以，档案的管理也存在着更多的问题。好多人员误认为反正自己也不是国家干部，档案没有什么用，所以造成了自己的档案被忽视，这样，企业对员工的档案管理也会产生忽视的现象，而放在人才的档案虽然不会出现大的问题，但由于员工的不重视性，其档案得不到更新，也会产生很大的问题。

2 档案管理制度不完善、不健全

企事业单位中一般都有较为完善的管理体制，但是在档案管理这方面的还比较分散，缺乏一些信息资源的整体性。在档案管理的制度、职责、考核标准等还没有一套完整的、系统的、严格的管理模式。

对于大多数国人来说，误认为只有公务人员的档案才是重要的，自己的档案无所谓，这一点在非公有制企业表现尤其突出。所以档案管理部门在企业里也往往会成为一个冷衙门，没有人重视其地位，有的则直接归属于人力资源部门或办公室部门，这就使得各个单位对于档案管理制度忽视，造成档案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了档案管理人员也是人浮于事，使得档案管理工作十分混乱。

3 档案管理人员缺乏档案职业的准入资格

所谓的职业准入资格是指从业人员进入某种职业领域时所具备的基本条件、程序以及要求。准入资格对于进入某种职业领域内起到一定的屏蔽作用。但是目前我国的企事业单位的档案部门没有制定这样的准入资格。现在大多数档案部门从业人员都是非专业出身。文化知识水平都不高，知识老化，知识面狭窄，思想理念和思想意识都相对落后。

这样一来，造成了我国档案管理工作基础上的不足，后期提高更是不足，对于高考的学生来说，很少会去选择档案学来学习，因为这样会限制他们的就业，这样就使得每年专业毕业的学生远远赶不上用人单位的需求。最终导致了人员的不足。所以，从总的来说，还是要从国家层面重视专业的发展，及基层的发展，加强准入制度，这样才能够让更多的专业人员进入到我们的档案管理工作中来。

4 档案开发利用率不高

档案管理长期以来都是处于封闭或半封闭的管理状态，一直被人们认为其管理的工作是保密性质的。随着现代科技技术的高速发展，档案信息被更快更多的收集起来。档案信息化的发展让档案信息完全可以被开发利用起来。但是由于受到过去思想的影响被整理收集的信息被搁置起来，未能及时开发利用，造成了信息的浪费。

其实，在档案的开发上，还是有许多可利用之处的，比如许多私营或外资企业就比较重视档案的管理，他们甚至建立了自己的档案馆，有利于员工和兄弟单位参观与学习，这就是在档案管理上一个很好的利用模式。

5 档案管理资金投入不足

档案管理部门在很多企事业单位中不受重视，认为其不会给单位带来经济效益，致使在资金投入方面不足。资金短缺就不能引进更好的设备。同时也给档案信息化的建设带来了阻力。一些企事业单位虽然为档案管理部门添加了计算机这一硬件设施，但是后续没有资金的加入，致使一些软件无法引进和更新。令档案信息无法被高效快捷的开发利用。

当前，随着信息化时代的到来，档案的管理不但要有纸质档案，还要与信息档案相结合，并由其注意档案的备份工作，防止信息丢失。这样，都需要我们的主管部门，对档案管理进行投入，以便于有利于我们的档案管理工作，并能跟上社会的发展，更好的服务于社会。

在新的历史条件下，档案管理工作应该紧紧地与时展的需求联系起来。档案是社会信息的一个载体。是对经济文化发展的一个依据。它的信息无论是对某个单位还是整个社会的发展都有着重要的协调索引作用。因此，在新的时展中我们更要重视档案管理中存在的问题，更应该积极解决存在的问题，使档案发挥出更大的作用。

参考文献

[1] 张爱曾.医院人事人员档案管理刍议[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）. 2014（11）

[2] 耿洁.如何做好人事档案的规范化管理[J]. 办公室业务. 2016（06）

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创新管理方法。注重可操作性。落实项目档案管理体系全过程管理

在固定资产投资项目档案管理工作中，仅靠制度和计划是远远不够的，再完美的制度和周密的计划也必须能够执行下去才能体现其完美和周密，才能发挥他们的作用。必须通过具有实际操作性的方法和手段，才能将制度和计划真正落到实处。经过不断的摸索和尝试，总结经验教训，工厂创新了多种管理方法和措施，初步实现了项目的全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。具体管理流程见图。

方法一：工厂在进行新项目报告申报、编写等工作时，档案部门要协助进行相关报告的准备工作，借此档案部门在项目立项之初就能及时掌握项目整体情况，做到提前介入。

方法二：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等技改及自筹项目)进行招标方案评审必须通知档案部门人员参加；如不开会，采取招标文件(方案)评审表会签形式，则必须送交档案部门会签，否则该文件(方案)项目主管部门不予通过。档案部门在进行招标文件评审或会签时，从项目档案管理角度对招标方案提出意见和建议，确保招投标文件符合归档要求。

方法三：在进行固定资产投资项目工程及设备仪器开标日寸，档案部门人员必须到现场参与，在知悉开标过程和结果的同时'及时收集、整理、登记相关招投标文俄

方法四：在固定资产投资项目(含项目可研、初设，安全、环保、职业病、消防等“三同时”办理，设备购置，土建工程，信息化工程，设备及房屋大修等)合同审查会签过程中，必须送交档案部门审查会签，否则财务部门不予支付首款。通过参与合同审查，档案部门的文件归档要求在合同条款中得到了合理的体现，使文件资料的归档具有了法律效力，为后续文件资料的收集归档工作打下了良好的基础。如在与施工方、设备供应商、监理方签订的合同条款中明确要求文件资料移交归档完毕后才能支付尾款(该项费用比例一般占总款的10％～20％)。

方法五：在进行工程技术交底时，档案部门参与并将文件归档要求和归档范围对施工方进行交底，使施工方能够从一开始就对工厂的文件归档要求有一个详细的了解和掌握，确保施工文件资料归档的完整、准确、系统、有效。

方法六：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。

方法七：项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，―方面及时掌握工程进度，另―方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导、检查。

方法八：工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除了监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督、检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。

方法九：设备仪器到厂开箱验收时，档案部门必须到场参与，清理并记录随机文件数量和种类，做到心中有数。

方法十：在进行包括基建工程和设备仪器在内的所有固定资产投资项目尾款支付时，移交归档的文件资料必须经档案部门检查认可合格并签字后，工厂财务部门才能支付尾款，这一管理措施的执行，将档案部门追档案转变为施工方及设备仪器供应商主动归档的良好局面。

通过以上在项目档案管理工作中逐步摸索、积累、总结出来的、行之有效的方法和措施，工厂项目档案管理制度和计划在项目实施过程中得到了有效落实，实现了从项目立项到结束的项副当案全过程管理控制，将项目档案管理体系真正落到实处。

加强工作协调，充分重视沟通，为

项目档案管理体系提供有效补充

制度、计划和方法都是相对固定的，而实际工作中面对的情况千变万化，制度、计划和方法不可能做到包治百病，解决实际工作中的一切问题，且制度、计划和方法在某些情况下显得过于刚性，不利于工作的长期开展。针对实际问题，及时沟通、耐心协调是制度、计划和方法的必不可少的重要补充和。

对规章制度中未明确、未涉及的内容辅以各种协调纪要、会议纪要加以明确规定，作为规章制度和工作计划的有效补充。为保证文件资料的及时归档，及时解决文件归档过程中的各种具体问题，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时的沟通协调，齐心协力，共同努力，确保文件资料归档的完整、准确、及H寸、有效。

为保证文件资料的及时归档，档案部门定期与规划部门进行沟通，确保文件资料归档计划的及时准确列入工厂固定资产投资项目执行计划和落实考核；档案人员经常到相关业务部门协调、指导工作；档案部门、基建管理部门、设备采购部门和宣传部相关人员全程参加项目竣工验收和设备仪器开箱，确保了材料的完整性；档案部门与环境安全管理部门、保卫部门共同努力，开展项目“三同时”文件办理；档案部门与财务审计，监察等部门共同参与，认真进行项目财务决算和审计。

沟通、协调作为制度、计划和方法的有效补充和强力，进一步充实、完善了固定资产投资项目档案管理体系。

以员工为根本，培训自学相结合，提升项目档案管理体系执行人员能力和素养

人是固定资产投资项目档案管理体系的执行主体，再好的制度、计划、方法和协调沟通工作也必须要人来执行，执行人的工作能力和水平直接制约着固定资产投资项目档案管理体系的执行效果。因此，员工职业能力和素养的提升就十分重要，为此，工厂采取派出去、请进来和组织自学相结合的方法，努力提升员工能力和素养。

一方面，工厂积极派员参加固定资产投资项目档案及固定资产投资项目相关内容的业务培训，提升专业知识；同时定期引导、组织员工学习基建工程、设备仪器、安全、环保、职业病等国家地方政府相关法律法规，不放松相关专业知识的掌握。

另一方面，积极联系、组织员工到固定资产投资项目档案工作水平较高的其他企事业单位进行实地考察，与他们进行面对面的讨论和交流，学习他们的先进工作方法和经验；此外还直接邀请固定资产投资项目档案工作方面的专家对员工进行有针对性的专门讲座。

执行人员的能力和水平的不断提升，从根本上确保了固定资产投资项目档案管理体系的良性运转。

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企业要想上市，必须先按照上市公司的要求来规范自身的各项经营活动，其中就包括档案管理的规范性。更重要的是，企业在上市过程中，需要通过真实、准确、完整的信息批露，如招股说明书及补充年报、半年报，来证实公司在以往的经营中符合证监会对拟上市公司的要求。信息批露依据的是详实、完整的公司档案，包括文书档案、工程档案、研发档案、财务档案、设备档案到荣誉奖项档案等，几乎覆盖了企业发展过程中所有重要的档案。另外，上市过程中，证监会还会责成其派出机构对拟上市公司核查，上市核查以查阅档案原件为主。由此可见，企业上市过程是对档案真实、准确、完整性的综合考验。

1企业上市过程中档案利用的特点

1.1档案利用集中、借阅量大

上市筹备机构一般都是临时性机构，各项工作会由各部门配合完成。上市筹备阶段工作时间表是根据既定的上市计划制定的，每项工作必须在规定时间内完成。作为公司文件集中管理的部门，档案室承担的任务较为繁重。上市筹备部门将资料准备的任务按照业务归口分发给各部门，各部门要在特定的时间内完成资料准备工作，于是就出现了多个部门同时向档案室调阅大量文件的情况。按照证监会相关要求，拟上市企业需要最近三年主营业务没有发生变更，最近三个会计年度净利润也要达到一定的要求，才有资格上市。为了验证企业能否达到上述要求，券商和会计师事务所需对企业上市基准日前三年的主营业务和收入支出情况进行核验，主要的收入类合同和支出类合同是核验重点。如果是工程类公司，会涉及工程总承包合同、工程分包合同、设备材料采购租赁合同、厂房、土地、办公用房租赁合同，研发课题合同、咨询服务类合同等。产值确认文件，如工程量确认单、结算单、支付凭证等，也在查验范围之内。另外，人工成本是支出的重要部分，会涉及到工资、社保、公积金、奖金、商保、劳务等相关文件。再如，证监会要求“发行人的内部控制制度健全且被有效执行”。需查验企业内部控制制度、投标审批、合同审批、结算审批、财务费用报销审批、档案证照借阅审批、用印审批、人员招聘审批、岗位薪酬变动审批等。三会文件、总经理办公会文件、党委会文件、高管及部门职责分工、人事任免等文件也都是衡量一个企业内控是否健全有效的重要组成部分。上市过程中，档案利用集中，借阅量大是突出特点。

1.2档案重复利用率高

拟上市企业要分别接受会计师事务所、律所、券商的多次查验，大量档案会被重复利用。重复利用率比较高的文件有：大额收入合同、大额工程分包合同、大额材料设备采购合同、土地房租租赁合同、商标专利、资质商誉、工商档案、三会文件、工程项目竣工验收文件、结算文件、企业纳税及税收优惠、财政补贴相关文件等。即使是同一时间接受同一家中介机构的核验，同一份资料也有可能被重复利用多次。例如，某项目与业主签订的总承包合同，会作为收入项来查验，总承包合同连同招投标文件、中标文件、施工文件、竣工验收文件、结算文件，会成为查验项目真实有效的一个点。该合同连同合同审批单，用章申请等，又会作为企业内控项查验。如果企业被抽签抽到证监会核查，之前提供给会计师事务所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查验。如果企业上市遇到障碍，需重新申报，可能会面临变更会计师事务过、律所、券商，中介机构变更，所有的资料又需要从头准备。还有的企业上市历程比较复杂，先是在深圳证券交易所申报，后来转向上海证券交易所，再后来又转战港交所，由于上市规则不是完全相同，查验资料的角度也会有些差别，上市资料需要重复组合和利用。

1.3对档案准确性、完整性要求高，档案利用内在逻辑性强

上市过程中查验资料，是以问题为导向的，围绕合规性，按照一定的逻辑顺序进行查验。查验过程中，中介机构认为某一环节存疑或存在不严谨性，会随时扩大查验范围。如查验主营业务收入时，为了从侧面验证业主合同的真实、准确性，需查看招投标文件和中标通知书。合同中约定的工期、合同额、工程量、签约时间等是否与招投标文件和中标通知书一致。如果不一致，要有合理的解释和证明材料，如与业主洽商变更的书面记录等。同时，招标与投标文件、中标通知书之间也会互相比对，看是否合乎逻辑和常理。如果合同的签约方是两家以上单位，还要核验联合体协议中双方权利义务的约定与合同的约定是否一致。从多个维度相互印证，形成一个个完整的闭环，是上市查验资料中常用的思路。这就需要我们提供准确、完整、详实的档案。

2拟上市企业需提前做好档案管理基础性工作

企业上市筹备和上市核查过程，对档案管理工作提出了严峻考验，准备上市的企业应重视档案在上市过程中的重要性，提前布局，把档案管理的基础性工作做好。

2.1高素质档案专业人才

档案员除了需要具备扎实的档案专业知识，还应该有全局意识和管理思路，熟悉公司整体运行；具备一定的证券、财务、法律素养，了解上市规则；要思路清晰，思维敏捷，有较强的逻辑能力，做事情条理性强；身体健康，能应对较强工作压力。

2.2坚持档案集中、统一管理，在档案完整性上早下功夫

档案集中、统一管理是企业上市筹备和上市核查顺利开展的必要条件。只有落实好集中统一管理，才能从根本上保证档案的完整性和档案利用的便捷性。实际上，在企业初创时期，有些档案容易存档不全，如合同审批表、投标审批表、给上级单位的请示、财政补贴类上级来文、联合投标协议等。准备上市的企业，至少要提前三年在档案齐全完整性上下功夫，条分缕析，区分价值，辨别版本，查缺补漏。通过几年时间的努力，做到档案齐全、完整、规范。

2.3档案数字化

中介机构查验资料，证监会上市核查，采用档案原件和扫描件结合的方式，上市年报和补充年报，以扫描件为主。应提前做好重要档案的数字化工作，如与主营业务相关的合同、招投标文件、中标通知书、开工令、施工方案、第三方出具的检测报告、工程量确认单、竣工验收文件、公司资质证照、专利、奖项荣誉、三会文件等。档案数字化也是应对上市过程中档案重复利用率高的有效途径。

2.4档案信息的关联

上市查验资料以问题为导向，要求按照事物内在逻辑，形成完整的证据链。而平时档案管理中，我们更侧重于文件形式。我们要在档案系统中按照事物内在联系，提前做好信息关联。这样在上市核验时，才能更便捷地查找资料。如某股东会决议，内容是关于设立某子公司，我们除了把这份文件放到三会文件中管理，还要与该子公司的档案作关联。如某项目的一份分包合同，除了要放到该项目中管理，还要与该分包商在其他项目中签署的分包合同作关联。

3上市过程中档案利用应急措施

3.1结合实际采用灵活的借阅方式

除保密级别较高的文件，可以采用开架借阅，每天下班前检查文件排架及卷内文件顺序，发现问题及时纠正。开架借阅前，最好先对各部门资料对接人员做培训，讲明档案室的布局，各类文件排放顺序等。

3.2与各部门主动对接，提前获知下一步所需资料

主动与上市筹备部门沟通，提前知悉上市查验资料的总体进度，做好整体规划。与商务、财务、工程等借阅档案量大的部门提前沟通，提前准备资料。

3.3与图文快印公司签约

在复印、扫描需求量大时，交给快印公司协助完成。这样可以提高效率，还能让档案员腾出时间专心服务于查询调阅工作。需要注意的是，要提前与快印公司签好保密协议。

3.4暂停档案移交

在上市资料准备期间，会发现资料没有及时归档的情况。最好先将资料暂时留在原来的部门或项目部，由他们负责扫描、复印，大家能够分担工作，有利于提高效率。等阶段性的核验工作完成后，再连同扫描件一同归档到档案室。

4结语

上市筹备和上市核查，既是对档案管理规范性的检验，也是进一步健全、完善企业档案的契机。借助企业上市，能发动全公司的力量，查缺补漏，进一步提高档案管理的规范性、完整性。如历次年报、半年报、上市核查形成的完整的电子版文件，是公司档案资料的重要组成部分。子公司及股东方工商档案、财务报告、三会文件等，也要及时补充。

参考文献

[1]刘辅忠，《企业上市前的准备》，《中国公共安全:政府版》2007.

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

城建档案管理综述

在城市规划、城市建设与管理活动的过程中所形成的文件材料叫做城市建设档案，这些档案包括图纸、文字、声像与图表等各种载体，并且对社会与国家都有保存的价值。从城市建设开始就有了城市建设档案，此档案科技含量很高，并且与生产力、社会效益及经济效益有直接的联系，城建档案不管是从收集到保管，还是利用都有行政职能，受到法律的保护与约束，而在实际的过程中依然有很多的因素在制约，对城建档案事业的发展带来很大的影响。

城建档案对于城市的持续发展意义深远，是非常宝贵的资源，也真实记录了城市的发展，从一九八零年全国科技档案工作会议以后，城市社会生活中的各个领域都渗透了城建档案的管理，完善了每一个环节，从收集到整理，从保管到编研，从利用到执法， 然而，随着城建事业的飞速发展，有很多新的难题与挑战也摆在城建档案管理的面前。

二、现阶段我国城建档案管理所面临的种种问题

首先，不规范的档案资源收集与处理。具体内容包括：不均衡的档案收集来源，太过单一的档案收集方式，对档案资源不规范的处理，其次，档案信息化建设力度不够，现实需要不能得到满足。具体内容包括： 在信息化建设中，硬件的投入不先进，不及时，城建档案信息化对资源共享和快速流转都有一定的要求，但是，目前的硬件配置及网络组建还很落后，仅仅靠人力实施档案资源的收集、整理与保管是不能满足信息化发展的要求的，在信息化的建设中，系统开发或是软件开发的速度不够快，无论是软件开发还是系统开发对传统的档案管理手段的提升，需要分步实施，就是纵向与横向，这需要从整个系统或地区统筹安排，但是，目前的软件开发工系统开发都不健全。现有的管理理念需要转变，信息化档案不同与传统的档案管理，若只靠原来的理念转变，根本不能满足城市建设的快速发展，而且也不符合科学发展观的基本要求，这就要求档案管理人员在视野上要拓宽，不断的更新管理知识与手段，目前，这个环节正是城建档案管理薄弱的方面。最后，城建档案行政执行没有深入的落实下去，城建档案执法细则需要完善，法律法规文件是城建档案事业发展需要的有力保障，二零零八的一月一日，颁布并实施了城乡规划法，从法律条款上对城建工作给了更进一步的支持，同时，对城建的服务地域也进行了拓展，把城市与农村都归入城建档案的业务范围，但是，实施细则并没有更深的完善。城建档案的行政执法太慢，目前，城建档案的行政执法多数还停留在行政检查阶段，行政处罚刚走出第一步，经常发生不移交档案或是档案散失等状况。

三、加强城建档案管理工作队伍建设，不断完善我国的城建档案管理

城建档案管理队伍的建设与工程档案质量之间存在着密不可分的关系，两者是相辅相成的关系，工程档案质量要得到保证，必须把城建档案管理的队伍建设起来，关于加强城建档案管理队伍建设的具体措施如下：首先，加强对城建档案管理员的思想教育工作，管理部门对管理人员不但要宣讲工程档案的目的及作用，还要对其进行社会责任、政治理念及公共道德进行宣讲，对管理人员的思想素质及行为意识进行有效的教育并深化，使他们对自身的义务和责任有初步意识，从思想上意识到做好档案管理工作的责任感，把建档归档的意识提高，从观念上使工程档案的质量得到保障，也能使他们发挥出自己的宣传作用，在日常的工作中，要提高工程建设领域对于城建档案的重视度。其次，在城建档案管理人员关于岗位培训上加强提高，管理部门、行业学会与社会其他相关组织应该充分发挥其作用，不但要抓好持证上岗，还要把工作人员的岗前培训与再教育加强，使他们能真正地适就工程建设的不断发展，不断的充实他们的新知识、新观念，这样才能命名他们在工程档案管理工作中不断创新，使工程档案的质量得到不断的提高。再者，对城建档案管理工作责任制进行强化，城建工程质量要实施五方的责任主体制度，这是城建档案工作的责任，最后，开展城建档案执法检查并且切实可行，依法治档的具体表现就是执行检查，这是一种行政监督行为，在保证城建工程档案的质量中采用强制性的手段，在实际工作中，一是教育与执法结合在一起，树立正面与反面的典型，通过对优秀的城建档案管理人中的表场与宣传，使其他工作人员的档案管理工作得到鼓励与带动，提高工作的积极性，而要依法严惩那些工作不负责的管理人员，二是把投诉与检查结合在一起，建立健全互动的机制，对工程档案管理工作要进行定期或不定期的检查，同时，还要对管理者、建设者及市民业主进行鼓励，让他们参与监督，并且设立举报投诉制度，法制单位根据举报的信息，对事实核定后，对于没有按照规定建立项目档案的工作人员以及负责人进行严格的追究，情节严重者要依法请相关部门立案，用强制性的手法保证工程档案的质量水平。

四、新时期应当加强我国城建档案管理的信息化建设

在城建档案管理活动中档案信息化要全面应用现代信息技术，对档案信息不但要采集，还要管理并提供利用服务，可以理解为档案信息实现三化，一是将档案信息数字化，二是将档案信息的接收、传递与存储一体化、最后是档案信息网络化，档案信息化建设有非常重要的意义，并且有很大的现实意义，首先，使档案管理工作得到改善，只要使城建档案信息化得以实现，才能把档案利用的每一种局限冲破，使档案信息资源的配置及管理得到实现，为社会提供优质高效的服务，档案信息化可以一次投入，多次产出，既能远程服务，又能资源共享，使档案信息利用的时效性得到很大的提高，计算机网络技术在迅速发展，并且普及到各行各业，电子商务、电子政务也得到普及，提前介入电子文件与管理工作是档案人员管理好档案的前提，电子文件用管理档案的形式，使信息发挥最大的效益。档案信息化建设的现实意义具体如下：信息化、网络化的档案管理给管理人员及职能部门带来的效果与收益是显而易见的。第一点就是对于档案的管理不再那么费时间费力气，档案管理人员手工收集整编，不但工作量很大，而且工作的效率也不高，费时间也费力气，而实行信息化以后，档案管理达到自动化、网络化与实时化，只需要录入一次数据就可以利用很多次，并且可以在档案管理内部进行数据共享，使工作效率得到很大的提高，录入数据后，可以打印相关的汇总表、收发文单据以及档案的封面、文件目录、案卷目录等，档案中的信息需要统计，形成报表，都由计算机进行处理，使管理人员的效率得到很大的提高。第二点就是更便于检索查询，传统的检索方式，档案管理人员要找到所需的档案，要一本一本的翻查目录，再根据记录到库房中查找，不但费时而且费力，档案管理信息化之后，可以即时查询，管理人员通过各种查询方式，选择一种最好的查询方式，减轻了工作人员的负担，第三点就是使整个部门的工作效率得到提高，施档案管理的信息化之后，部门管理员工不再从事繁重的手工劳动，从中彻底的解脱了出来，这使整个部门的工作效率都得到了很大的提高。第四点就是提供有效的服务，档案管理的信息化，使得科技人员能够在自己的计算机上即时的查阅各类的档案资料，从而使工作效率得到很大的提高。

五、结束语

总之，伴随着城市建设的不断发展，建设进程的持续加快，城建工程档案的数量也处于迅速增涨的状态，在城建档案中，城建工程档案是其中非常重要的一个组成部分，不管是对城市规划建设，还是对城市应急管理，工程建设的创新都有非常重要的参考价值，所以，在质量水平上一定要确保，而工程档案质量的一个最基本的条件就是城建档案管理队伍的建设，也是工程档案质量的首要条件，城建档案管理队伍也是对档案的质量水平造成一定影响的重要因素。所以，我们针对工程档案质量与城建档案管理队伍两者存在的关系，以及如何保证工程档案的质量水平展开讨论，并且进行了阐述。

参考文献：

[1] ,刘萍.城建档案管理队伍建设与建设工程档案质量的关系[j].城建档案,2011,(6):26-29.

[2] 徐悦红.谈工程档案质量的控制[j].管理观察,2011,(32):141-142.

[3] 方爱荣.工程档案质量的要求和监控[j].魅力中国,2010,(17):116-117.

[4] 张曼琴.城建竣工工程档案逾期不交的问题与对策[j].档案管理,2011,(3):89-89.

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（一）电子文件：电子文件又可以被称之为数字文件，具体指的是由电子计算机计算和生成的一种电子信息，其主要用二进制的数位进行记录和保存。电子文件与安全管理相关的特性主要具有以下几点，首先，电子文件信息与保存的载体具有相分离性，这是影响电子文件安全管理的最基本的特性;其次，电子文件的信息是数据化的显示形式;最后，电子文件对于电子设备有着严重的依赖性，离开了相应的设备，这些电子信息就会变得无法使用。

（二）电子档案：电子档案的定义方式有很多，但是业界对于其统一的认识基本达成一致，指的是那些保存在电子计算机内的用作档案保管的电子文件的统称。

二、影响电子档案安全性的相关因素

（一）自然因素。各种自然的不可抗因素是影响电子档案安全性主要自然因素。例如水灾、地震、台风等这些自然因素能够直接的影响电子档案的安全。而风、雪、雷雨等自然因素会影响电子档案的湿度温度的变化等，使得电子档案的光盘或者是其他载体变质或者是消磁，进而使得电子档案的安全性受到严重的影响甚至是遭到破坏。

（二）环境因素。电子档案的安全管理离不开环境因素的稳定，这里所指的环境具体包括硬件的环境和软件的环境。硬件的环境指的是保存电子档案的载体、相应的网络共享联系等，而软件环境则包括一个国家的政治、经济、文化等方面的环境。只有当二者的环境达到稳定状态，才能有效的保证电子档案的安全性。

（三）人为因素。电子档案安全管理的人为因素主要包括人为的蓄意破坏、人为的管理疏忽和人为的不当操作。这三类人为因素都能够使得电子档案的安全性受到影响甚至是遭到破坏。

三、电子档案风险管理的必要性

（一）信息技术存在巨大的安全风险。现如今，电子计算机的广泛使用很大程度上改变了人们的生产生活方式。但是由于人们过分的依赖这些电子设备也使得人们的生活存在着很大的风险，这个对于电子档案的安全管理也不例外。计算机系统的软硬件系统的不断更新升级，也在一定程度上加大了电子档案安全管理的风险性。

（二）电子档案的特性使得其容易产生风险。电子档案与传统的档案相比具有很大的优势，但是电子档案其也存在着一些新型风险模式。例如，电子档案具有真实性受损或者是具有不可读取性的一些新型的风险，这种风险并不是传统风险的叠加，而是风险的扩大化。因此，这充分说明电子档案其实就是一把双刃剑，在给档案管理带来便利的同时，也给档案的安全管理带来了不少的风险性。

四、电子档案管理过程中的风险控制措施

（一）在电子档案管理过程中进行有效的风险规避，减少风险带来的损失。在进行电子档案管理的过程中，首先应该建立起一整套的风险规避制度来进行相应的风险防范。例如，管理人员可以制定一项要求所有的IT系统都必须使用密码的一个制度来进行风险的规避;其次，在进行电子档案管理的过程中，还应该对管理人员实施有效的培训和教育，让他们在以后的工作中有意识的进行风险的规避;再次，还应该加强对于技术的开发和应用。通过制定更新的技术规范来确保风险的减少;最后，要实施相应的安全控制防护，安全控制防护的有效使用，能够有效的将系统漏洞或者是黑客的攻击的可能性降到最低。

（二）在电子档案管理过程中进行有效的风险转移，减少风险带来的损失。在进行电子档案安全管理过程中，进行有效的风险转移也是一种极其有效的方式之一。风险转移就是档案安全管理过程中管理人员试图使用一切的手段将各种威胁转移到其他的方面或者其他的过程。这样的风险转移方式主要通过重新考虑提供服务、修改相应的装配模式、为重要的电子档案购买保险等，旨在通过这些方式有效的将风险进行转移，保证电子档案的安全，减少相应的风险。

（三）在电子档案管理过程中进行有效的风险缓解，减少风险带来的损失。在进行电子档案管理的过程中，风险可以采取规避或者转移的方式，对于那些既不能规避也不能转移的风险可以采取一定的风险缓解的方式。这种缓解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在损失发生前采取一定的措施，减少损失的发生。事后措施指的是在损失发生后集中精力减轻紧急情况带来的损失，以此降低风险带来的各类损失。

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档案信息也逐渐走向数字化管理是必然趋势，但在档案信息化过程中，出现的安全问题，制约的档案信息化的进程。如何确保护信息化档案信息的完整与安全，成为当前档案管理者的重要课题。

一、档案信息化管理的作用和意义

电子化档案管理信息系统的建立，可以提高档案工作的效率，方便用户的使用加强档案的保存，提高档案利用的效率，对维护和保障单位的合法权益，促进两个文明建设具有重要意义。

（1）档案信息的传递量和服务对象的数量大大增加。由于数字信息占有空间小，信息传递不受空间的限制，随着计算机通讯网络的不断延伸，所能链接的用于存贮和管理数字信息的服务器和存贮设备及服务对象的数量将加速增加。

（2）时间的延续性，可以24小时服务。

（3）档案数字信息网络检索方便，传递速度快。

（4）可以根据利用者的需要，提供个性化服务，档案信息网络服务的出现，是我们提供档案信息服务的适时的现代手段。

（5）资源共享，提高档案的利用率。利用网络传输档案信息具有纸质档案不可比拟的优点，网络传输速度快、档案传输不再受空间和人力的限制。还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息，节约了人力、物力，大大提高档案的利用率。

二、档案信息化后可能存在的安全隐患

l、操作系统的安全缺陷。操作系统是计算机最主要的系统软件，是信息安全的基础之一。然而，因为操作系统太庞大，致使操作系统不可能做到完全正确。操作系统的缺陷所造成的功能故障，往往可以忽略，但是，如果操作系统的缺陷被攻击者利用，所造成的安全问题就不能忽略。

2、网络技术本身的安全隐患。网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地的，任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时，网络的应用技术发展很快，新技术不断推动新的应用，而安全技术是一种在对抗中发展的技术，它总是显得有些滞后，防范攻击的能力不强，这样就导致了网络安全的脆弱性。

3、管理人员素质问题。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，缺乏计算机与网络信息的安全意识，致使网站遭到攻击。

三、档案信息化管理中安全问题的防范策略

1、加强对档案管理人员素质培训及安全教育

在档案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。档案管理的现代化，对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育，不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案人员进行档案现代化管理和计算机、网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育，积极引进复合型人才，为档案信息化管理注入新的活力，提升综合管理能力，应对工作中可能发生的意外事故，及时发现问题和解决问题，维护系统的安全和正常运行，确保档案信息的完整性。

2、从管理上加强安全防范

针对信息化档案安全问题，安全防范的最高境界不是产品，也不是服务，而是管理。没有好的管理思想、严格的管理制度、负责的管理人员和实施到位的管理程序，就没有真正的安全。

1）建立可信可控的内部网络。管理好内外网通道，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网。管理好单位个人使用的计算机上的重要文档，防止相同域内的终端用户互相调用和操作机密文件。管理好输出设备，对于重要电子文档的打印，要进行严格的登记和日志管理。管理好内网客户端，在局域网上建立监控点。

2）实施强审计管理。所谓强审计，就是利用日志对网络上的行为、踪迹进行监控，并能事后取证的技术。强审计技术一般包括五个方面的内容：―是网络审计，防止非法内连和外连；二是数据库审计，对数据库的读取行为进行跟踪；三是应用系统审计，例如公文流转经过几个环节，必须要有清晰的记录；四是主机审计，包括对终端系统安装了哪些不安全软件的审计，并设置终端系统的权限等，五是介质审计，包括光介质、磁介质和纸介质的审计，防止机密信息通过移动U盘、非法打印或者照相等多个环节从信息系统中泄密。

3）数据备份与容灾。理想的数据保护解决方案必须既能解决业务对高性能与可用性的需求，又能解决备份与恢复管理问题。容灾备份就是指通过特定手段和机制，在各种灾难损害发生后，仍然能够最大限度地提供正常应用服务的信息系统。对于提供实时服务的信息系统，用户的服务请求在灾难中可能会中断，应用备份必须提供不间断的应用服务，让客户的服务请求能够继续运行。

3、保障数字档案安全的技术措施

数字档案是技术的产物，因此，运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障。

1）防火墙技术

防火墙是在网络之间执行访问控制策略的系统，是硬件和软件的组合体，它保护内部网络免受非法用户的侵入、过滤不良信息、防止信息资源的未授权访问。防火墙的实现技术主要有：包过滤技术、服务技术、状态监测防火墙技术等。

2）加密技术

密码技术是网络安全技术的核心，是提高网络系统数据的保密性、防止秘密数据被外部破拆所采用的主要技术手段。采用加密技术可以确保数字档案内容的非公开性。加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息，以达到保护数据安全的目的。数据加密技术可分为二类：对称型加密和公钥密码算法。

3）防写技术

防写技术，即将数字档案设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其进行任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘只能读出信息而不能追加或擦除信息广一次写入光盘可供使用者一次写入多次读出，可以追赶加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改数字档案的内容，保持数字档案的真实性和可靠性。

结语

随着档案信息化进程的深入，大量数字档案的安全问题已经摆在档案管理者面前，如何做好信息化档案的安全工作值得我们不断的探讨和研究。

参考文献：

[1]刘景红，朱俊东.医院档案信息化建设中的信息安全管理[J]，档案.2009 （4）.

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1 国土资源土地工程档案管理的重要性

随着我国综合国力的逐步增强，经济水平的不断提高，国土资源管理工作已成为十分重要的工作，在我国国土资源管理中发挥着重要作用。首先，国土资源土地档案是对前期是对我国前期土地资源经济发展的记录，管理好该档案，用好该档案，都对我国当前和今后的经济发展产生较强推动力。因为国土资源土地档案将直接为经济的发展服务，为全县单位和土地用户、企业提供了有效的法律依据。其次，随着土地档案管理工作的进一步信息化发展，我们可以利用网络等多途径的方式大力宣传国土资源档案工作，提供准确的数据，让每一个工作者和查阅者都能准确无误的充分了解国土资源档案可提供利用的范围、种类和作用以及提供使用的程序，为工作者和查阅者提供便利。此外，做好土地档案管理工作，还可以为整个国土资源的发展服务。因为加强档案的规范化、科学化管理和完善档案的管理制度， 将会为决策提供可靠的依据，同时也推动了国土资源其他工作的开展。

2 我国国土资源档案管理存在的问题

2.1 对档案管理工作人员不尊重

目前，局外人总是对档案工作人员的档案管理工作存在认识偏差。认为该工作档不必考虑专业知识，十分清闲，只需要将档案归类整理好，以便能及时查找到就可以了，非常简单容易，就类似于图书管理员一样，只需要有一定文化水平就可以了。然而，熟不知人们的这些观点都是大错特错的，也是对档案管理工作人员的不尊重，都是对该工作没有正确的认识了解。国土资源土地档案管理工作十分繁琐、复杂并且十分重要，所以工作人员一般都是具备足够的专业知识和技能，并且要有耐心、认真负责的工作态度。

2.2 档案收集欠齐全过程

当前，我国国土资源土地档案管理存在一个严重的问题就是档案的收集不齐全。对于有些档案缺乏足够的重视度，没有及时归档。或者是工作人员在最后整理档案时，有些档案的附件找不到，导致档案无法归档。上级领导也只注重业务质量，对工作中档案收集时漏洞百出没有及时解决，没有较强的档案意识。

2.3 档案管理人员素质有待提高

国土资源土地档案管理工作，不仅要求工作人员具备较强的专业知识和技能，同时也要求具备良好的专业素质。在某些地方的档案管理工作中，仍存在档案管理工作人员的责任心不强的现象。首先，工作人员缺乏对该工作的重要性的正确认识，存在敷衍了事的情况。其次，上级领导对国土资源土地档案管理工作档案工作没有高度重视，这就使得工作人员在进行档案管理时往往掉以轻心，导致工作中不断出现错误。此外，培训力度不够，工作人员的专业知识和技能没有得到及时提高。由于社会是不断发展的，那么档案管理工作也在不断发展，而工作人员缺少学习培训的机会，专业知识和技能不能得到及时更新，工作水平和效率低下。而且他们缺乏创新，管理水平只停留在原来的基础上，思想观念陈旧，不能及时满足现在档案管理工作的要求。

3 完善国土资源土地档案管理的措施

3.1 全方面做好国土资源土地档案管理基础工作

首先，档案管理工作内部要明确分工，充分发挥工作人员的能力。在对工作人员聘用时，要选择认真负责，具有爱岗敬业精神和高度的奉献精神的工作人员，以便发挥工作人员的骨干作用。要明确职责，各司其职，做好管理工作。此外，工作人员要学习国土资源档案管理的相关法律法规，增强法制观念，要认识到土地档案管理在国土资源管理中的重要性。

并且把树立档案意识变为做好国土资源档案工作的实际行动。要运用国土资源管理工作中的典型事例，广泛宣传国土资源档案在土地权属调查、建设用地征用、土地登记发证、违法用地查处、违法采矿行为的处理、矿产资源开发利用等工作中的作用，扩大国土资源档案的影响。此外，按照各地土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化，档案的整理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化。

3.2 加强国土资源档案管理信息化系统建设

首先，充分网络技术的作用，加快档案信息系统建设。建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据接口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。不仅要分类科学，而且要组卷合理。其次，要坚持立卷制度，实行档案管理规范化。立卷时要实行“三查三看”制度，即：一查，材料收集是否齐全，看立卷是否规范；二查，卷内是否有金属物，看装订是否整齐美观；三查，分类是否符合要求，看卷内目录、页号、备考表填写是否准确无误。并实行集中统一管理，使档案管理走上规范化、制度化、法制化的轨道。再其次，要强化档案长效管理，提高档案利用效率。档案管理人员特别是专职档案管理人员要树立为经济建设和国土资源工作服务的思想，不断开拓国土资源档案的潜能，创造出灵活高效的档案利用方法，积极地为本地区和相关单位提供国土资源档案信息，不断提高档案利用的社会效益。

3.3 大力培养工作人才，为土地档案管理工作添加动力

国土资源局要加强对工作人员的及时培训，不断提高工作人员的工作能力。随着档案管理工作要求的提高，要多组织员工培训活动，使员工不断学习新的科学管理方式方法。培训方式不仅要次数多，更要有效率，方式和途径要多样。要通过专家培训与个人自学相结合，在集中培训时还要进行分类指导，并且要把别人的先进经验与自身实际相结合。并且各地区之间的国土资源局之间也要相互交流、相互学习，提高档案管理人员的工作能力和水平，共同在交流学习中取得更大进步。

在培训工作外，还要对工作人员进行思想政治教育。工作人员要敢于吃苦，乐于奉献，要团结合作、自强不息。在工作时，要认认真真、兢兢业业的做好每一件事，始终把档案管理工作放在第一位。认真履行好自己的职责，做好自己分内的事，严格保守机密。时时刻刻秉守为国家和人民负责的原则，为人民服的态度。自觉做到自律，自警，自省，把认真工作形成正气之风放在首位，促进档案事业的健康发展，为经济社会又好又快发展提供最佳服务。把档案管理工作当做目前的一项重要工作进行够落实。做到全力以赴，认真工作。不断促进档案工作走上法制化、规范化、科学化的管理轨道。

4 结论

根据以上分析研究，我们得知，国土资源土地档案管理作用日趋重要，尽管在档案管理过程中存在一些问题，但是我们应根据具体问题使用相应的措施及时解决，促使档案管理科学化、规范化，推动我国国土资源整个工作的发展。

【参考文献】

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中图分类号：F230 文献标识码：A文章编号：1006-4117（2012）03-0116-01

会计档案是国家档案信息资源的重要组成部分，在社会经济发展中具有非常重要的作用。微观上，它是制定一个单位财务计划的数据源，又是进行科学经济决策的信息源；宏观上，它是研究社会经济发展规律的文献源，是有利于历史研究的记忆库，又是储备会计工作经验、智慧和技术的知识库。会计档案如此重要，但由于种种原因，我国会计档案的管理现状却不容乐观，存在着管理制度不健全、收集不完整，归档不及时、整理不规范、利用不充分等一系列问题，这些问题的存在严重影响了会计档案作用的发挥。借鉴全面质量管理理论，分析会计档案管理的基本流程，研究基于过程的质量控制方法，对会计档案进行全过程质量管理，是当前加强会计档案建设，提高会计档案管理质量和效率的最值得尝试的一种途径，具有很强的理论价值和现实意义。

一、会计档案质量管理的基本依据

（一）理论依据

档案管理学的管理对象包括文书档案、专门档案和科技档案。会计档案是专门档案的一个重要门类，档案学的基本原理应当是会计档案质量管理的重要理论依据之一，会计档案管理必须始终坚持档案管理的基本原理。会计档案质量管理必须遵循全面质量管理理论的要求，强调会计档案管理的全过程控制、全员参与与全方位质量管理。会计档案质量控制方法的研究应当建立在对会计档案管理流程分析，质量要素分析及岗位职责分析的基础之上。

（二）法规标准依据

遵循法规标准的规定和要求，是保证会计档案质量的根本途径。会计档案管理的相关法规标准主要包括1996年7月颁布的《中华人民共和国档案法》、2000年颁布的《中华人民共和国会计法》、财政部、国家档案局于1999年1月1日颁布的《会计档案管理办法》以及1978年颁布的《会计人员职权条例》。

（三）实践依据

在充分依据档案学基础理论和全面质量管理理论的基础之上，加强会计档案质量管理还必须具体分析会计业务实践活动的基本特点，把握会计档案的形成发展规律，紧密结合会计档案管理实践，制定行之有效、具备较强实践操作性的质量控制方案。

二、基于过程的会计档案质量控制方法

根据全面质量管理理论的要求和过程方法的基本理念，应从全过程管理的角度对会计档案管理各个阶段的质量控制方法进行具体研究。

（一）会计档案收集阶段的质量控制

第一，严格依据归档范围，确保档案齐全完整。各立档单位应结合本单位会计档案形成的特点和规律，明确本单位会计档案的归档范围。第二，严格归档时间，确保档案按时归档。会计档案收集工作应严格遵照会计部门保管一年期满应移交归档的规定，保证会计文件材料按时归档。第三，严格执行归档要求，确保档案归档质量。各立档单位根据会计档案归档的宏观规定以及本单位具体情况，制定明确而严格的具体要求，保会计档案的归档质量。

（二）会计档案鉴定阶段的质量控制

第一，严格遵循标准规范，准确判定保管期限。各立档单位鉴定人员要严格遵循相关标准规范，对档案的保管期限进行准确判定。第二，全面掌握利用信息，合理处置到期档案。继续保存仍然具有利用价值的会计档案，集中销毁不再具有保存价值的会计档案。第三，确保档案安全保密，严格遵守销毁流程。各立档单位应指定专人销毁档案，档案的销毁应当严格遵守销毁工作流程。

（三）会计档案整理阶段的质量控制

在会计档案整理阶段，第一，严格遵循分类方案，准确定位档案属性，各立档单位要根据会计档案整理阶段的质量要求，合理确定分类方案；第二，准确揭示文件内容，完整填写卷内文件目录；第三，准确拟制案卷题名，规范案卷编号。依据分类方案，排列案卷，全面反映案卷内容，完整填写案卷目录。

（四）会计档案利用阶段的质量控制

第一，制度上，建立健全会计档案的借阅制度、严格会计档案借阅手续。各立档单位应对档案的利用范围、利用方式、批准手续以及归还案卷的检查作出明确规定；第二，手段上，编制多种检索工具、提高利用需求的反应速度。第三，功能上，拓展会计档案的服务利用模式、满足不同层次的利用需求。要探索会计档案服务利用的多种途径，根据利用者的不同需求，既可以提供会计档案副本或复制品，也可以提供会计档案原件，还可以通过电子网络平台或者提供会计档案信息加工品，满足利用者的不同利用需求。

作者单位：61786部队

参考文献：

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