档案管理人员培训大全11篇

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学校档案是学校的历史载体，其中包括文书档案、财会档案、人事档案、学生档案、声像档案、基建档案、教职员个人业绩档案等几大门类。学校档案既记载了学校的发展历程，同时也记载了教职工的相关资料和学生在学校的学习状况以及个人资料，这里面的内容是学校评价各教师教学结果的一个重要标准。学校档案是多项数据的综合，关系着各教职工和学生的前途，并且，其中的资料可以鉴定这个学校的教育状况，看出此学校的教育水平。

二、档案管理的现状与不足

档案管理受到的重视不足。档案在学校的管理上具有重大意义，可是它并没有得到相应的重视，所以在很多时候，档案管理工作经常被忽视。档案管理人员存在着一种只要简单将档案保管好，能够应对时常的检查和查阅便足够了，导致档案管理人员逐渐放松档案管理的工作，使档案管理缺少科学的规划。

有的学校对档案管理的投入力度不足。档案得不到重视，而且设备匮乏，现有设备老化，档案管理部门很难引进先进的设备、更换设备，致使档案库房的设备老化、工作陈腐。

管理人员业务能力较差。学校的档案管理人员虽然由专门的人来负责管理档案，但是对于档案管理知识的深入学习还不够，有些专业不对口的相关人员甚至未参加过相应的培训考核便被安排上岗，这使得档案材料收集、整理和归档等业务的操作不规范，使档案管理的整体水平下降。

档案管理制度不够完善，是众多高校都存在的情况，档案管理制度完善，才能真正地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况。档案需要规范管理，才能够使档案中的内容更加有条理、更加清晰、更加完整和更方便查阅。在以往的档案管理过程中，由于缺乏完善的管理制度，导致管理人员对档案管理工作不重视，对档案材料收集不完整。在收集入档的过程中，对资料整理的态度散漫，不能够全面地概括，且会出现内容重复的现象，不能及时有效地反映教职工和学校历史的真实信息和情况。

三、加强高校档案管理人员业务培训的方法

（一）注重档案收集，加强管理。完善档案的前提是收集文件资料，归档之前，对所掌握的资料进行细化分析，保证档案的质量。在此要求下，档案管理人员需要进行资料分析、分类、整理的过程，而为了避免部分档案管理人员对处理资料方面存在不懂之处，学校应该开展档案收集培训，增强管理人员的资料分析和整理能力，提高学校档案的质量。

（二）更新观念，将档案信息化。档案信息化是不断采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用现代化的水平。旧时代的档案管理工序复杂，以手工操作为主，很容易造成档案材料填写格式不规范，内容不完整等失误，给学校带来不便之处。传统的手工档案管理在资料查找和资料整理这一过程中比较麻烦，需要花费大量的时间完成。而计算机时代则克服了这些问题，利用网络的便利之处，将档案信息化。计算机记载档案不仅能够高效地处理档案?Y料的收集、整理，对档案资料的保密程度也高出了许多，运用网络将档案进行分类管理，成为当下高校管理档案方式的主流。

档案信息化要求档案管理人员具备一定的计算机知识，能够流畅操作，将计算机时代的优点发挥到最大，体现档案信息化的好处。学校档案馆应该展开档案管理人员档案信息化培训的课程，加强档案管理人员对档案信息化操作的流程，使档案的管理工作更加科学、规范。

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在“互联网+”时代，医院必须加强综合档案网络化安全管理，避免出现档案丢失的问题。如果医院综合档案丢失，对医院必定是不小的损失。医院综合档案管理人员必须结合医院的实际情况合理制定综合档案网络化管理方案，提高综合档案管理水平，实现医院综合档案管理目标。

1 医院综合档案管理特点分析

1.1 档案搜索便捷化

医院综合档案是医院的关键信息载体，是医院在长期发展过程中累积并保存下来的档案的总称。医院的综合档案涵盖了医院所有的关键信息，医院综合档案管理水平对于医院的发展有很大影响。随着社会的快速发展，我国的医学事业也在不断发展，医院的规模在不断扩大，导致医院综合档案管理问题逐渐凸显出来。医院综合档案的种类非常多，数量非常大，医院综合档案管理是一项十分复杂的工作，所涉及的内容非常多。在“互联网+”时代，实现医院综合档案的网络化管理已经成为时展的必然趋势，才能更加符合医疗体制改革的要求，实现医院综合档案管理的多元化。医院综合档案网络化改变了传统的医院综合档案管理模式，推动了医院和医疗事业的快速发展。

1.2 档案收集丰富化

收集资料属于医院综合档案信息化管理的前提和基础，资料的质量对于医院综合档案管理水平有很大影响。随着社会的快速发展，网络技术也广泛应用于资料收集中，提高了资料收集效率，保证了资料的质量。相比传统的资料收集手段，网络化资料收集方式实现了资料收集的实时性，在资料传输时可以形成一条全新的途径。网络技术应用于资料收集中可以丰富资料的内容，节约资料收集时间。

1.3 档案服务多元化

在“互联网+”时代，档案信息的收集更加便利，档案信息的内容越来越丰富，必然也增加了档案服务的途径，实现了医院综合档案服务的多元化，更好地为医院工作人员提供服务，满足医院工作人员的工作需求。医院综合档案网络化管理实现了信息的共享，为医院工作人员的工作提供了便利，充分体现了医院综合档案网络化管理特点和优势，提高了医院综合档案利用率。

1.4 档案载体多元化

网络技术应用于医院综合档案管理中，丰富了医院综合档案管理形式和手段。在传统的医院档案管理模式下，文字是综合档案管理的唯一形式。在“互联网+”时代下，医院综合档案管理以以下几种方式呈现出来：一是文字，二是图案，三是声音等，多种综合档案管理形式可以为有需求的医院工作人员提供更多选择的权利，信息内容也更加丰富。

2 “互联网+”时代医院综合档案管理所面临的问题

2.1 基础设备不齐全

医院需要结合自身的实际情况合理制定综合档案管理方案，提高综合档案管理水平。医院综合档案的网络化不仅减轻了档案管理人员的工作压力，也提高了综合档案管理效率，在一定程度上加速了医院综合档案管理事业的发展。但是，很多医院管理人员未认识到综合档案网络化管理的重要性，不断减少购买医院档案管理设备方面的资金投入，导致医院综合档案管理设备不齐全，在一定程度上阻碍了医院综合档案管理事业的发展。随着医院规模的不断扩大，医院的综合档案数量逐渐增多，原有的综合档案管理系统已经无法满足医院综合档案管理需求。

2.2 综合档案管理人员专业水平低

在“互联网+”时代，医院综合档案管理人员的专业水平和综合素质对综合档案管理成效有很大影响。但是，从医院综合档案管理人员结构来看，医院缺乏专业的综合档案管理人员，现有的综合档案管理人员均非专业人员，缺乏综合档案管理实际经验，而且部门综合档案管理人员的年纪比较大，接受新知识和新事物的能力比较低，无法满足医院综合档案管理需求。除此之外，很多医院未设置专门的综合档案管理部门，部分综合档案管理人员需要身兼数职，无法把全部的精力投入到综合档案管理中，导致医院的综合档案管理过于形式化，无法真正为医院工作人员提供服务。

2.3 综合档案管理范围不明确

随着社会的快速发展，人们的生活品质不断提高，人们对自身的健康状况也愈发关注，这也导致医院的综合档案数量逐渐增多。医院的综合档案内还包括以下档案信息：一是行政档案，二是基础档案，三是财务档案。但是，医院并未对综合档案管理职责进行划分，导致医院综合档案管理职责不明确，再出现问题时找不到相关负责人。

2.4 电子档案的安全性

在“互联网+”时代，电子档案已经成为医院综合档案管理的主要方式，电子档案不仅节约纸张，节省人力，还可以提高综合档案管理效率。但是，相比于传统的纸质版综合档案管理形式，电子档案的安全性是医院综合档案管理部门必须关注的问题。医院综合档案管理是建立在互联网技术基础之上的，而互联网又具有不稳定的特点，这就导致医院综合档案的安全性无法保障。

3 “互联网+”时代实现医院综合档案管理的对策

3.1 改善基础设备

在“互联网+”时代， 要想实现医院综合档案管理，医院就必须加大购买综合档案管理设备方面的资金投入，为医院的综合档案管理提供物质保障。医院在购买综合档案管理设备之前必须对医院的综合档案管理情况进行调查分析，并结合医院综合档案管理情况来选择网络设备，充分发挥出网络设备的功能，提高医院综合档案管理水平，实现有效管理。

3.2 加强综合档案管理人员培训

既然医院综合档案管理人员的专业水平和综合素质对医院综合档案管理成效有很大影响。那医院就必须认识到加强医院综合档案管理人员培训，定期派遣综合档案管理人员外出参加专业化培训，丰富综合档案管理人员的工作经验，提高综合档案管理人员接受新知识和新事物的能力，改变传统的综合档案管理理念和手段，明确医院综合档案管理目标。

3.3 加强综合档案安全性管理

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【关键词】

计划生育档案；档案管理；规范化；管理制度；资金投入

为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。

一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义

采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：

（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。

（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。

（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。

二、新形势下计划生育档案管理工作的不足

由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：

（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。

（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理规范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。

三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径

为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：

（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。

（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。

（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。

（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。

四、结语

总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。

作者：潘之柱 单位：菏泽市巨野县卫计局

【参考文献】

[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊,2009(26)：163-164.

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二、县级供电企业档案管理专业培训的有效途径

在企业培训工作总体要求下，档案管理培训应结合县级供电企业档案管理人员现状及工作特点，采取灵活的培训方式，开展实用性、针对性强的培训，在实践基础上学习培训，使档案工作人员能克服工学矛盾，有效提供业务技能水平。1开展专业集中培训结合七个县（市）公司档案管理工作实际情况，在全省供电系统率先开展档案专业技术帮带，采取集中培训的方式，通过每年定期举办档案管理培训班，学习和强化各类载体档案的收集、整理、分类、期限划分等基础理论知识，掌握数字档案的操作与运用，各专职档案管理人员通过理论培训与现场实践相结合的方式，现场学习取长补短互为所用，提高各档案管理人员业务素质。开展集中培训，可以合理集中利用人力物力财力资源，一次性将大量人员集中起来统一培训，在学习培训的基础上相互沟通、探讨，增强档案工作人员学习的系统性、专业性。2采取个别针对辅导结合集中培训人员的学习成果情况和新任职档案管理人员业务盲点的情况，采取一对一的个别指导的培训方式，组织业务能力强的教师给集中培训结束后有疑问的档案管理人员进行单独答疑和指导，并在后期工作中做好经验总结。各县级供电企业新任职档案管理人员到供电公司综合档案室进行跟班培训，学习国网公司、省公司有关档案管理标准和各类档案整编规则，做到手把手的传帮带，培训各类载体的收集、整理、分类、组卷、编目及数字档案馆系统的实践操作。引导新任职档案管理人员独立完成文书、单项基建工程、全宗卷等档案整编工作。根据整编结果进行点评，汇总存在的问题及改进工作的对策和方法，短而快的提高新任职档案管理人员的理论和实际操能力。集中针对全体档案管理人员进行短期综合培训，辐射面广，但是却不能兼顾到每一位档案管理人员，此时，个别指导的培训方式就显得尤为重要。同时，当有极少数新任职档案管理人员参加到工作中时，个别指导比组建业务学习班级来得更高效和更经济。所以个别指导也是档案管理专业培训的一个重要手段。3实时在线及时答疑电脑和网络技术的发展，对档案管理是一个新的机遇和挑战。合理利用数字化档案管理系统来培训档案管理人员，是当今档案管理培训的必要手段。根据全省供电系统统一采用《国家电网档案馆信息系统》的信息平台优势，开展定期和不定期的在线数字档案检查、指导和督促，及时解决、梳理县级供电企业在日常档案工作存在的难点、疑点、定期通报各公司档案工作完成情况，在线指导各公司专职档案管理人员在数档系统中完成文档、科档、会计、照片、实物档案的整理与归档，提高归档率、准确率和完整率。4以查代培整体提升每年定期组织各县公司专职档案管理人员开展档案互查工作，各专职档案管理人员检查兄弟单位各载体档案年度归档整理情况及归档及时率，部门立卷制度和档案月度绩效考核执行情况等。通过互查平台，了解各县公司档案管理现状，协助做好诊断分析，有针对性地开展业务对接指导，发挥基础较好的县公司的辐射示范作用，以先进带落后的方式开展县公司之间的帮扶，带动管理基础较弱的县公司快速提升档案规范化管理水平。在检查基础上，为档案管理人员提供沟通交流机会，形成比学赶超、取长补短互为所用的良好氛围，真正达到以查代培整体提升的效果。5上下协同夯实基础充分利用外部资源，采取“走出去”的培训方式，组织档案工作人员参加国家档案、省市档案局、省电力公司等上级单位举办的档案业务培训，通过培训使档案工作人员及时了解档案工作新动态、新方向，掌握档案规章、标准和规范等，为档案专业工作奠定坚实的基础。

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2.加??基层地籍档案信息化建设的原则

2.1标准化建设

基层地籍档案管理在信息化建设上，要树立全国一盘棋的思想，严格执行上级国土资源管理机关的要求，在局域网建设、专线网建设、软件开发应用及人员培训上，统一规划、统一技术标准、统一规范、统一应用软件、统一管理，做好协调、配合工作。力求达到规范有序、高效率，少投入、高产出，不重复、不浪费，运转良好、快速。只有贯彻这一基本原则，才能确保全国地籍档案管理网络系统的统一规范、无缝连接、数据共享和节约经费。

2.2与国土资源各项业务建设相结合

基层地籍档案管理信息化建设不是孤立的项目，而是与其他各项

土地管理工作相结合的系统工程。要运用信息网络，提高国土监查工作效率，为查处违法用地提供准确的依据，配合治理整顿工作，充分发挥土地登记的监管作用；要与土地规划、耕地保护相结合，为编制和修订土地利用总体规划、制定土地利用计划、确定耕地保有量指标、划定基本农田保护区等提供基础性数据和图件资料；要与土地利用相协调，利用土地调查和土地登记成果确认和界定土地类别和属性，为建设用地审批、土地开发整理项目立项提供依据。档案管理工作只有与各项业务工作有机结合，才能保证信息化建设的顺利开展。

3.地籍档案管理信息化管理的重要性

在我国档案管理中对地籍档案实行信息化的管理其主要的作用表现在：能够有效的利用信息化管理平台来增强国土资源管理参与到宏观调控能力中在地籍档案的管理中对数据库信息系统以及信息化的资源管理和监测体系变化中科学的掌握了国家的资源分布以及使用状况及时的了解了资源的动态变化进一步加强了对资源的规划以及调控在资源的结构中实现了有力的保障在使用信息化管理中，有效的加强了对国土资源的开发和利用在地籍档案管理的运行体系中将遥感技术应用到其中进一步实现了我国对资源的合理开发和使用在通过遥感技术的监控中，能够及时的发展一些资源违法现象，有助于及时的治理这样就促进了国土资源的保护以及合理的使用。

另外在地籍档案管理信息化中能够进一步保证国土资源行政管理的职能发生改变在不断的加快政府职能转变的过程中，改善了我国行政体制的改革在信息化技术中加强了服务的保证进一步促进档案管理可以依法进行实现了廉洁行政的效果在实行地籍档案管理信息化的平台中，能够从源头上防止了一些腐败的现象在管理系统中通过对电子档案进行系统的管理以及地区之间档案的网络建设进一步实现了土地登记的公开透明政策，为纪检部门以及其他的政府部门提供了随时监控的效果肩效的防止了腐败行为的发生。

最后在地籍档案管理信息化体系中肩利于带动整个国土资源的信息化建设，为国土资源的管理实现了基础性的管理平台，该项管理的实施肩效的促进了国土资源信息深度的开发以及高效的利用这样进一步带动了国土资源的信息产业法发展以及推动了我国国土资源的信息化建设。

4.地籍档案信息化管理中的关键

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一是切实加强对文件材料收集和鉴定工作的监督、检查和管理，使我镇的档案管理更趋合理化、规范化、科学化;二是加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作;三是努力提高档案管理人员的业务素质，积极组织相关人员进行档案专业技术和业务知识培训;四是做好档案的统计、利用工作，积极做好档案信息资源的开发利用，保证为各项工作提供优良的服务;五是严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。主动接受上级主管部门的业务指导和监督检查，积极完成档案相关工作。

为使我镇档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。我镇结合实际情况，建立健全和完善了档案管理的制度。制定了档案保密、档案查阅等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。我们在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了我镇档案工作的有序开展。

1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于前期对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识，造成了归档不规范，归档质量差等现状。今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案全员意识，力争我镇的档案工作跨上一个新台阶。

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2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。

3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。

4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。

5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。

6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。

7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。

8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。

二、培训要求

1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。

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根据实际情况，企业档案管理成本主要有五大构成要素，分别是人工成本、档案用品成本、档案保管成本、档案整理时间成本和其他成本。人工成本是指在整个档案管理过程中投入的人力资源成本，一般包括档案管理人员的数量、薪酬待遇支出、继续教育、岗前培训费用等。档案整理用品成本是消耗性成本，指在档案整理过程中所必需的基本用品，这些用品需求量大。档案保管成本是指在档案保管维护的过程中所耗费的成本，一般包括档案库房、档案室、去湿机等，这些属于固定资产投入，以及防虫防霉药品等。档案整理时间成本是指在一个年度的前提下，以档案管理人员个人为单位，整理本企业当年度档案所花费的时间长度，该要素主要取决于档案人员的专业技术水平、全职或兼职程度及档案的自身情况。这项要素无法量化，但是可以在一定程度上反映出企业档案管理的成本高低，是很重要的参考指标。档案管理的其他成本，一般包括正常办公费用、水电费、物管费等。

二、成本分析

为便于比较，统一样本对象为100盒文书档案，每盒(2cm)平均放置15件文书档案，以1年为期限。

1.自主化模式成本分析(1)人工成本第一，工资成本。通过发放调查问卷、口头咨询、访问58同城、职友集等三种方式，截至2014年1月，初步估算档案管理人员平均工资水平为3029元/月，那么一名企业档案管理人员的年工资水平为36348元。第二，人员培训。当前，企业档案管理人员培训主要有四种形式：档案局培训：根据调研得知，当前市档案局培训费标准为5天,600元/人，省档案局培训是免费的，但企业每年需要交纳会费约为2000元。高校专家直接培训：企业聘请档案领域专家上门培训的收费标准为一个半天3000元。培训机构组织培训：企业将档案培训委托给培训机构，由培训机构聘请专家、提供场地等服务，这种方式的收费要高于高校专家培训，高出的中介费用主要用于安排场地、提供学习资料等，一般培训1～2个半天的收费标准为2～3万元，那么一个半天的平均收费标准为18750元。由此可以看到：市档案局培训费用是按人数计算的，其他三种培训费用与人数无关。若企业档案培训人数在1～16人的范围内，市档案局培训最节约成本，超过16人时，省档案局培训最节约成本。假设企业配置一名专职档案管理人员，人工总成本(见表1)。(2)档案整理用品成本档案整理用品主要包括文书档案盒、目录夹、锥子、起钉器、回形针、印台、不锈钢订书钉等物品，采用成都市档案行业内统一平均报价，档案整理用品成本估算为1000元。(3)档案保管成本第一，房价费用。企业主要以租用写字楼为办公场所，根据高力国际研究部写字楼数据，2013年成都市写字楼整体租赁数据(见表2)。档案室面积按照标准40m2计算，那么平均租金成本为53640元/年。第二，档案设备成本。档案设备是可以长期使用的固定资产，它在一个年度投入后，可以连续使用多年，以后的几年内不需要再进行投入，所以需要将固定资产进行折旧，平均分配到年度核算中。标准化档案设备一般包括：密集架、除湿机、扫描仪、打（复）印机、电脑、空调、温湿度计、消火栓、订书机、缝纫机、印章、A3裁纸刀等物品，合计报价约为17095元。一般固定资产的使用年限为5年，将档案固定资产进行折旧均摊，则一年的档案设备成本则为3419元。(4)档案管理的其他成本企业档案管理时间的周期越长，其他费用的支出就越大，初步估计每年的其他费用成本约为3000元。由此，可以计算出企业100盒文书档案管理一年的成本(见表3)。

2.社会化模式成本分析以成都市一家大型档案文件管理中心为对象。该中心采用43×34×28cm的标准箱，按照每箱放置17盒2cm的文书档案盒计算，100盒文书档案需要6个标准箱。由于中心对档案利用价格的计算是按照距离的远近每箱每次进行的，所以企业将档案寄存在文件中心后，若要利用档案，中心会专人专车运送，收费为每箱5元，该公司数据存储中心位于双流航空港物流园区，按照企业位于成都市一环路进行计算，运输费最低收费为70元/次，即运送1～14箱价格均为70元，为方便计算，设定企业一年利用文书档案次数为100次(见表4)。企业档案管理社会化模式的平均单位档案成本为16.4973元/件/年。

3.半社会化模式成本分析采用半社会化模式是企业将档案的部分业务进行外包，档案中介机构完成这部分业务后，由本企业将整理完毕的档案归档保存，进行后期保管维护(见表5)。半社会化模式所采用数据的来源如下：根据实际调研、发放调查问卷等形式得知，企业对员工兼职负责档案事务所发放的工资占工资总值的比例各有不同，采用平均水平值10%进行计算，一名企业专职档案管理人员的年工资标准是36348元，那么兼职档案管理员的一年工资约为3635元。根据目前市场价格来看，档案中介机构上门进行文书档案整理工作所收取的费用为45元/盒，那么100盒文书档案的上门整理费为4500元。档案整理用品成本、租金成本、设备成本和其他成本均采用前文所得数据，在这里不加赘述。企业档案管理半社会化模式的平均单位档案成本为46.1293元/件/年。

三、案例分析

以成都某银行为对象进行成本分析，分析数据采用该银行2013年业务档案统计数据。2013年该银行四个季度共产生业务档案共约6300卷。第一，人工成本。目前，该银行档案室兼职档案管理人员有2名，一名是正式员工，其一年兼职档案工作的工资约为25000元，一名是劳务派遣人员，其兼职档案工作工资一年约为5000元。在档案培训方面，一般是由总行通过视频会议的形式对分行档案管理人员进行培训，同时也会参加当地档案部门组织的培训，一年档案培训成本约为2000元。人工成本合计为32000元/年。第二，档案整理用品成本。该银行所使用的用品主要为：5cm档案盒、打码器、牛皮纸、印台、印油、起钉器、长尾夹、回形针、铆管等，合计成本13000元。第三，档案保管成本。房价成本：该银行位于成都市南侧三环路某甲级写字楼内，并以接近4亿元买下了写字楼7个楼层作为营业办公场所，场所面积接近4万平方米，每平方米成本可以折合人民币10000元。写字楼产权使用年限为50年，按照50年计算，一年的房价实际成本为200元/m2。该银行设有一个20m2的档案办公室和一个约200m2的档案库房，按照每平方米200元计算，那么一年的房价成本约为44000元。使用的档案设备主要为：铁皮档案柜、TCL工业除湿机、扫描仪、电脑、空调、温湿度计、铆管财务档案装订机、打印机、消火栓等，合计成本59960元。将档案设备进行5年期折旧均摊，一年的档案设备成本为11992元。则档案保管成本一年合计为55992元。第四，档案管理的其他成本。这部分成本主要包括日常的办公费用，包括水电费、物业管理费、电话费等。数据来源于成都市物价局网站，为方便计算，采用平均电价值为0.91257元/kwh，水费终端价格为4.39元/m3。根据以上数据估算一年支出其他成本约为5000元。第五，档案整理外包成本。该银行将档案整理业务委托给外包公司，外包公司对业务档案的收费标准是按卷计费：日常业务类档案每卷14元，另一类档案每卷36元。2013年共整理约6300卷档案，其中日常业务类档案约占90%，另一类档案约10%，经过计算，该银行支付给外包公司的2013年结算费用约为105773元。最后，得出该银行采用档案管理半社会化模式的2013年总成本为211765元。第六，档案整理外包的实际成本。在外包公司为该银行进行档案整理活动中，外包公司投入的成本主要是人工成本，外包公司进行本次外包共派出2名档案人员，由于外包公司档案人员经验丰富，因此并未产生档案培训费用，通过计算，2013年2名档案人员的工资成本约为41105元。

档案整理外包市场报价为105773元，实际成本为41105元，从本案例中可以看到，银行业务量大，员工薪资水平较高，若该银行采用自主化管理模式，根据产生的业务量，至少要设置2名专职档案管理人员。自主化模式与半社会化模式相比较，档案整理用品成本、保管成本和其他成本是一样的，主要比较人工成本，采用自主化模式节省了整理外包成本，但是半社会化模式中人工成本与整理外包成本的总和为137773元，若聘请2名专职档案管理人员，根据银行的平均薪资水平，2名专职档案管理人员一年的人工成本要接近或大于137773元，并且将部分业务外包一方面可以节省档案整理时间，另一方面将员工用于企业主营业务中，可以为企业带来更大的经济效益，因此银行选择档案管理半社会化模式最为合适。从这个数据可以看出，本次外包比较成功，在价格合理的情况下，较优地完成了档案整理工作，双方实现共赢。

四、结论与建议

1.企业档案管理成本过高的原因缺乏档案管理意识：企业在运行过程中着眼于生产、建设等环节，员工缺乏对档案管理工作的认识，这也就造成了档案收集不及时、整理不到位、保管不严格等问题，导致档案的散失、破损，在系统整理档案时，则会费时、费力。写字楼市场火热：近年来写字楼市场发展迅速，导致企业档案库房及档案室租金成本较高。档案管理人员缺乏一定的责任心及主人翁意识：大量浪费档案用品，消耗办公成本，对档案设备缺乏保护意识，缩短了档案设备的使用寿命，造成档案管理总成本的增加。档案管理基础工作不到位：首先，文件重复浪费严重，一方面造成纸张的大量浪费，另一方面增加档案整理的工作量，大大增加了时间成本；其次，忽视档案保管期限，该销毁的档案不及时销毁，造成档案积累量越来越大，直接增加了保管成本。

2.控制企业档案管理成本的建议加强档案管理意识：在企业中宣传档案工作，对办公人员进行档案培训，随时收集，随时建档，减少档案前期整理成本。提高档案管理人员素质，强化成本意识：要不断强化成本意识，关注细节，培养节约意识，只有充分认识并重视成本控制问题，才可以在实际工作中节约成本。建立科学的档案管理程序，节约档案管理成本：档案管理程序要规范、科学，可以大大提高档案处理效率，节省档案整理时间，减少档案管理成本。降低人工成本：增强档案管理人员的档案知识和工作技能，以最少的人力资源投入、最快的档案整理速度完成企业档案工作；还应根据实际情况和档案管理人员的数量选择适合本企业的档案培训方式，争取以最小的成本获得最有效的培训。

参考文献：

1．王恩汉.档案管理成本分析与利润(效益)计算[J].中国档案,1997(2).

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笔者通过分析发现，当前在企业档案管理中缺少完善的档案管理制度，同时在信息化大背景下，企业档案管理工作信息化程度还相对较低，管理人员水平也相对有限，由此可见，企业要想提高档案管理工作的效率，就应该从以上几方面不足入手，结合企业文化以及企业发展方向，找出更有效的企业档案管理对策。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）企业档案管理信息化程度低

随着社会的发展，当前互联网技术信息技术都得到了广泛的使用，社会逐渐处于信息化时代背景下，然而笔者通过对企业档案管理工作的分析发现，大部分企业在进行档案管理时仍采取人工与纸质管理相结合方式，管理信息化程度相对较低[1]。一方面，纸制管理方式不利于档案的储存，有些档案由于时间过长出现了字迹不清的现象，甚至还存在部分档案由于工作人员的失误而丢失的情况，当档案没有备份时，无法有效使用该档案内容；另一方面，信息化程度低的档案管理工作降低了档案调取效率，不利于企业面向现代化发展。

（二）缺少完善的企业档案管理制度

任何一项工作要想高效率的完成，都需要明确、规范的管理制度，档案管理工作也不例外，但是大部分企业缺少对档案管理工作的正确认识，导致其在开展企业档案管理工作中，缺少完善的档案管理制度，大部分工作人员在开展管理时，多按照自身管理经验开展工作，但是由于管理人员之间管理水平不同，对档案内容应属的类别也存在着不同的理解，导致企业档案管理人员在工作过程中缺少可以遵守的制度，这样不仅会降低他们的工作效率，还会使档案没有明确的类别，不利于后期使用者的调取。

（三）企业档案管理人员工作水平较低

除上述问题外，由于当前企业缺少对档案管理工作的重视，导致当前企业档案管理人员大部分为兼职人员或是没有相关经验、理论知识的其他工作人员，除此以外，在档案管理工作开展过程中，企业也缺少对档案管理人员的培训，造成大部分企业档案管理人员出现工作水平低，无法有效开展档案管理工作的问题，不利于企业储存、调用相关档案。这也是企业档案管理工作正面临的一个严峻问题。

二、企业档案管理中问题的解决对策

（一）借助计算机技术，实现档案管理信息化

随着计算机、互联网等相关技术的快速发展，企业要想实现高效率的档案管理工作，就应该积极引入计算机技术，在实现档案管理信息化的同时，使档案能够实现电子版的储存与调用，这样不仅能够提高档案使用的有效性，也能够为企业相关决策作出更有力的支持[2]。企业在引入计算机技术时，还可以积极引入一些档案管理软件，并邀请相关人员为企业档案管理人员讲解相关的使用方法，使档案管理人员能够快速完成档案录入、输出工作。同时，为了避免档案出现丢失的问题，在使用计算机技术时，企业档案管理人员还应该积极借助云端、U盘、网盘等手段，做好电子档案备份工作，真正实现档案管理的信息化。

（二）结合档案管理现状，建立完善的管理制度

由于企业在运行过程中需要利用到以往储存的档案，因此大部分企业在发展过程中也意识到了档案管理工作的重要性，为了提高档案管理效率，使档案能够为企业发展贡献力量，企业就应该结合当前档案管理状态，建立完善的档案管理制度。

在档案管理制度中，应该重点包含以下几方面内容：一是档案的所属类别，只有明确划分档案所属类别，才能够提高后期调取、使用的效率，基于此，企业就应该根据当前企业档案中所包含的内容，详细划分档案的类别；二是档案管理工作的要求及具体细则，使每一位档案管理人员，不仅能够根据自身的经验，而且能够在档案管理制度的支持下，更顺利的完成档案管理工作，避免在管理过程中出现失误、丢失档案的问题。

（三）加强人员培训，提高企业档案管理人员水平

档案管理人员在企业档案管理中发挥了重要的作用，由于当前档案管理人员水平还相对较低，因此为了提高企业档案管理的有效性，还应该邀请档案管理行业中管理能力高、口碑好的工作人员，为本企业档案管理人员进行专业的培训，使档案管理人员不仅能够意识到当前自己在工作中存在的不足，而且能够学习到正确的档案管理方法[3]。这就要求培训人员应该重点为档案管理人员讲授以下几方面内容：一是档案管理原则；二是档案管理方法；三是档案管理目的。通过为档案管理人员详细讲授以上几方面内容，使档案管理人员能够在信息化档案管理技术的支持下，开展更有效的档案管理工作。

三、总结

总而言之，要想提高企业档案管理有效性，相关工作人员就应该积极借助计算机技术，实现档案管理信息化，并建立完善的档案管理制度，为管理人员做好培训工作，从而保证企业在拥有高水平档案管理人员的基础上，使档案为企业决策提供有力支持，从而提高企业的市场竞争力，促进企业长远发展。

参考文献：

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1 高职院校档案管理人员综合素质的现状分析

目前，高职院校档案管理人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。特别是基层档案管理人员，他们大多数是转岗或者是兼职人员，属于半路出家类型，缺乏对档案管理专业系统知识，有些甚至连档案管理的内容和要求都没有清楚的了解。档案管理人员专业知识老化，知识面较窄，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。兼职人员调整频率高，造成档案管理人员队伍不稳定，为建立规范档案管理工作增添了难度。由于大部分的档案管理人员的文化水平低，计算机技术和外语知识更加是匮乏，没有能力运用现代化的基础设施提供基本服务，更加无法提供高层次的研究和开发。 这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源，主要有以下几个方面：

第一，档案管理人员专业知识缺乏，编研水平有待提高。

高职院校档案管理是学校在从事教学，科研，管理等活动中直接形成对学生，学校的文字，声像，图片等各种形式的历史记录，是学校教育科研工作的重要组成部分。而档案编研是对档案信息深层次加工并以档案编研的形式来开发档案信息资源以实现其利用价值，这也是社会新形势对档案利用工作提出的新要求。但目前档案队伍的现状却是大部分档案管理人员学术能力差，编研能力低，没有掌握编研工作的规律和编纂技巧，不善于总结和思考。在档案编研的过程中受档案资料的限制和传统模式的制约，编研出来的材料含金量不高，无法形成研究成果。

第二，档案管理人员流动频繁，缺乏有效的激励和培养机制。

高职院校的建校历史时间短，档案管理尚处于初级阶段，但是随着高职院校的发展和扩大，对高职院校档案专业人员需求越来越高。与之相比，目前高职院校档案专业人员偏少，特别是基层档案管理人员大部分都是转岗或者兼职做档案管理工作，由于身兼多职，造成他们无暇也无心学习档案管理方法和档案专业知识。档案管理人员待遇普遍都偏低，发展空间比较窄，管理人员的工资福利与其专业贡献没有直接挂钩，无法起到激励作用，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够，影响了档案人员队伍整体素质的提高

第三，管理观念落后，缺乏创新意识。

高职院校档案管理工作是高职院校教育事业发展的重要组成部分，但是由于目前很多档案管理人员还是被误认为是学院普通行政后勤人员，档案管理工作得不到领导重视，档案管理的资金投入不足。档案管理人员很少有外出学习交流和业务培训的机会，使得档案管理方法无法与时俱进，服务效率持续低下。档案管理人员普遍不能熟练掌握计算机知识与操作技能，档案管理设备和技术落后，大部分院校还是采用手工检索、人工操作等原始的管理方式。

2 高职院校档案管理人员素质的提升对策

当今世界信息爆炸式增长，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高职院校档案管理中广泛应用，要求管理者具有很强的专业档案管理能力，能做到精确分析归类；同时要求管理者提供大量的档案数据信息给使用者。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任。

第一，加强专业人才的引进与培养，稳定档案管理人员队伍。

新时期，档案工作在抓专业知识业务的同时要把工作的重点放在自身能力的提高上，建立一批高效的档案管理队伍。首先，高校领导要适应时代的发展，转变陈旧观念，把档案管理人员纳入专业技术人员培训的整体规划中。其次，要加强档案管理人员对多媒体技术的培训，注重电子档案接收、保管等方法的学习。第三，要引进和培养信息技术和研发型人才，提高档案人员队伍的学历水平和知识结构。第四，要保障档案人员的权益，适当提高档案人员的待遇，特别要对高层次专业人才予以重视，避免人才流失，确保档案管理人员队伍的稳定。

第二，强化服务意识，提高服务水平。

要做好档案管理工作，必须强化服务意识，提高服务水平。在工作中要树立“工作就是服务”的观念。树立以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。改变过去“重管理轻使用”、“重数量轻质质”的观念，打破从前“看摊守点”和“等客上门”的局面。强化全员档案服务意识，档案管理不但是要做好文件资料的整理，编排和归类管理，更要能根据院校档案管理的规定，利用计算机等网络设备监理电子文件的整理，编排，研究，甚至编制一些适用档案管理开发的检索工具，为高校档案工作的现代化建设提供全面、有效服务的目的。

第三，利用现代化技术，实现档案管理规范化。

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中图分类号:F208 文献标识码:B文章编号:1009-9166(2010)017(C)-0252-01

档案是对企业生产、技术、科研、经营等活动全面反映的真实记录。对于企业的领导层而言,档案是他们了解企业经营状况和调整企业战略的重要依据;同时档案也是社会各界了解企业经营成果的重要依据。强化企业档案管理对提升企业的核心竞争力,促进企业全面发展有着不容忽视的作用。因此,企业全方位、多角度入手,强化档案管理。

一、强化管理意识

科技发展带动行业革命,随着企业档案管理手段的革新,为了适应全新的管理模式,企业档案管理部门必须解放思想,采取积极有效的措施,提升全体员工的档案意识:首先通过大力对档案管理正面和负面案例的对比宣传,强化领导的档案意识,增强领导对档案管理的重视。其次是要通过各种形式的培训,使领导了解档案管理的重要性、基本内容、注意事项。

二、完善管理机制

档案管理是企业管理的重要组成部分之一。企业要想取得长足的发展,完善企业档案管理的机制势在必行。首先,要为档案管理创造必要的物质条件,加大资金的投入,从硬件设施上给予足够的支持;其次,要依照相关的法律法规建立档案,坚决贯彻执行《档案法》,将档案管理制度落到实处,改变传统档案管理中分散管理,多处存放的模式,将公司的一切档案集中统一管理。再次,是要从实际出发,制定合理的档案工作发展计划,并按一定步骤,逐步实施。结合企业自身实际,将档案管理工作的重点放在如何利用档案信息为企业生产、经营服务上。最后,建立健全激励机制,全面调动档案管理人员的工作积极性,将档案管理的成效与工作人员的薪资、提干、评优等挂钩。

三、更新管理手段

随着现代科学技术的发展,档案管理的手段也是日新月异,同时,市场竞争愈渐激烈,也使企业对档案信息的需求不断增加。在信息时代,为了给企业发展提供更新、更全、更准的档案信息,档案管理部门必须加快档案管理的信息化进程,大胆采用各种先进的档案管理技术手段,做好企业发展的“信息参谋”。

四、树立信息服务理念

随着社会信息产业的发展,信息用户对信息服务也有了越来越高的要求。因此,企业档案管理人员必须树立起主动服务的理念,积极利用技术手段,归纳总结,将信息资源的及其相关的信息转变、制作成信息产品。信息服务具体来说需要档案管理部门做好以下几点:一是要充分考虑客户的信息利用需求,为客户建立专门的信息服务平台,使用户的信息使用更加简单,便捷;二是要对收集的档案信息进行归纳整理,进行深加工,制作成简单易查的信息库,使领导和业务部门可以快速、准确的查找相关信息;三是要加快远程信息系统的建设,为有需求的用户提供远程信息服务。

五、加强人员培训

无论什么工作,它的操作者都是人,就企业档案管理而言,企业档案管理人员的工作能力和综合素质直接影响着企业档案管理工作的质量水平。企业档案管理部门应该把提高员工综合素质和工作能力当成重点任务来抓。为了完成这一目标,企业要加强对员工的培训力度:首先,企业可以在档案管理部门举办专门档案管理业务培训班,使员工掌握档案管理工作中的各种办公设备和相关的办公软件应用;其次,组织档案管理人员与友好企业的同行进行业务上的经验交流,互通有无;再次,鼓励档案管理人员自学,企业出资为档案管理人员配置相应的行业书籍、软件,为档案管理人员的自学提供便利;最后,定期对档案管理人员的业务水平进行考核,将考核结果列为员工加薪、升职的重要考察因素,刺激档案管理人员提升自我的业务水平。

总之,档案是企业的“信息参谋”,企业档案管理工作的好坏直接关系着企业领导制定企业发展计划的正确性,关系着社会各界对企业经营成果认识的真实性。一个成功的企业,离不开成功的企业档案管理,档案工作要跟上时代的发展,要努力为企业的发展提供信息支持。

作者单位:四川省华芝房地产开发有限责任公司

作者简介:胡世明(1971.09― ),男,四川省攀枝花市,职称:馆员,学历:大专,研究方向:档案管理。