档案管理的现状及对策大全11篇

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中图分类号：C29文献标识码： A

一、企业档案管理的重要性分析

企业档案是其各项信息的重要载体，是企业的主要信息源，因此，档案管理工作具有较强的专业性、政策性和机密性。企业的管理部门要充分意识到档案管理工作的重要意义，切实做到管好档案，用好档案。

一方面，科学的档案管理能够让企业的经营发展成果能够更加广泛地受到社会各界的认可，奠定企业未来与他人的合作基础。1另一方面，高效的档案管理还能够帮助企业管理层及时了解企业经营管理的整体状况，一旦发现问题，能够迅速调整经营策略，有利于企业在市场中保持竞争优势。

由此可见，在任何一家企业中，为了信息使用的顺畅，建立科学、便捷的档案管理制度具有十分重要的现实意义。简单来说，加强档案管理，也就是要在档案工作中认真解决实际遇到的困难，给予档案工作多方面的支持。

二、企业档案管理的现状分析

（一）领导重视不够，档案意识不强

有的企业领导对档案工作重视不够，只顾抓生产、创效益，只重视投资项目建设完工的工程实体或设备实体的实物形态资产，却忽略了档案实体包括电子载体在内的知识信息形态资产。认为档案管理不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱，忽视了档案管理工作，致使整个企业档案意识不强，档案管理不规范。当有突发问题出现时，企业领导才临时“抱佛脚”，开始过问档案工作。

（二）缺乏专业培训

档案管理工作在企业里是个边缘工种，不受企业的重视，工作待遇低。管理人员大多数是“半路出家”的非专业人员，更谈不上专业水平了。再者，档案人员参加业务学习和培训的机会也不多，档案管理水平得不到提高，直接影响了企业档案的内容质量和案卷质量。2

（三）企业档案管理的信息化建设滞后

很多企业在档案管理系统上，已归档的档案，只能检索到目录，没有相应的电子文件，不能即时为生产一线员工提供快捷的服务。

（四）生产档案管理薄弱

生产使用的设备经过一段时间的运行后，需要进行设备检修维护。有些档案部门都是生产部门交什么就存什么，缺乏主动参与精神。

一是大型企业生产装置在购置和替换新型设备时，或者较大的机组和重要设备在收集时都会引起各方面的重要，但是，一些小型设备由于体积小、价格低、安装简单，对随机文件的收集就显得不重视，往往这部分资料缺失是最多的，这为设备往后的维护保养和生产装置的安全运行埋下隐患。

二是设备检修所产生的文件，在检修结束后归档不及时，不规范。

三是对特殊设备档案缺乏了解。如压力容器具有“高温、高压、易燃、易爆”的特点，而起重设备具有“高空、重型机械”等特点，是企业安全生产的关键设备。压力容器和起重设备使用稍有不慎，就有可能造成巨大的损失，严重的可能会损害人员生命或造成环境污染。但是，有些档案人员只具备收集、归档、保管的知识，对特种设备档案的了解有限，遇到设备检修时无法提供及时、有效的特种设备资料，为检修现场提供服务。

三、企业档案管理的对策

（一）重视档案管理工作

随着产权制度改革的不断深化，强化档案资料的收集和保存已经成为了档案管理部门的一项核心工作。企业唯有掌握了大量的原始资料，才能够切实保护法人和广大股东的利益。企业中的每一个员工都应该有意识地保护企业的知识产权利益，养成主动上交档案并及时归档的习惯。对于一些拖延档案上交时间的部门或个人，企业应当制定明确的制度来进行惩处，不能姑息。

（二）加强教育培训，推进队伍素质的提升

档案工作要应对层出不穷的新问题、新技术，不仅决定与档案人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的自身知识的补充与更新程度。因此，必须采取积极措施，多途径、多层次培养人才，抓好知识更新。

1、档案管理人员要树立终身学习的思想

档案人员要立足岗位，注重自学，把学习作为生活中的第一需要，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高档案专业理论知识的层次，运用新理论、新技术来改进和指导档案工作，以适应工作发展的需要。档案专业理论学习，现代管理技术的培养，不是一朝一夕一蹴而就的，是一个长期学习不断积累的过程，因而倡导终身学习，建立档案管理人员的可持续学习机制十分必要。

2、加强现有档案人员的继续教育

人的智力、素质是不能引进的，关键是教育。通过提升学历层次教育、在职教育、岗位技能培训和上岗资格培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径。针对工作中存在的某一方面的问题，请有关专家或经验丰富专业人士做短期培训和现场指导等，对提升综合素质大有裨益。

（三）加快室藏档案的信息化建设

1、配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备

档案管理系统的开发应用及完善，可通过档案管理系统软件的操作进行全员培训及推广，逐步建立档案信息化管理。

2、档案全文数字化工作

对各职能部门每年移交的大量档案资料，要求电子档案和纸质档案一同移交归档，实行“双套制”管理模式，档案人员在整理档案的同时，也一同整理相对应的电子文件，把档案的电子信息资料也一同上传到档案管理系统中。

3、档案信息的安全性

档案人员应加强档案信息的安全与保密意识。档案部门在文件储存时要先注意贮存的服务器必须要与外界网络断开，并将文件加密，同时配合完善的权限管理制度，要有电子档案的操作过程记录，以便日后追踪及调查。档案系统服务器机房要加上密码销作为主要的门禁系统管理，只有信息业务负责人才有权进入。用硬盘脱机备份整套档案管理系统中的电子数据，存放在异地。即使当电子档案贮存的场所及媒介被自然灾害破坏时，还有备份的档案数据，以恢复正常的工作。

（四）加强设备检修档案的收集工作

档案人员要深入设备开箱、检修现场，协助、指导科技文件的整理工作，才能保证设备档案的完整、齐全。由于设备检修现场的施工人员所处的环境和工作性质，只会利用科技文件，在检修完成后，往往以设备成功运转为最终目的，对整理、移交等档案管理业务要求不了解，档案人员应积极主动地开展工作，对各施工部门的兼职档案人员宣传在检修过程中应注意哪些资料需要归档，并协调科技文件管理问题，把档案管理工作由被动转为主动服务。

（五）加强档案的编研工作

1、加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全、完整

在平时的工作中，注意收集企业在生产活动中形成的各式各样的文件材料，发现缺漏，及时提醒相关部门及时找齐移交。3

2、编制多种检索工具，提高查找效率

我们不仅要整理保好文件，也要熟悉业务，多打印一些索引、目录，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案人员摸清库存，全面掌握档案的情况，才有利用开展编研工作。

3、发挥档案人员的优势，积极开展档案加工利用

档案人员对本企业的库存档案比较熟悉，要挖掘利用价值高的档案信息，以专题形式，对档案信息进行研究、分析，客观的把档案信息以文字形式描述出来，为企业的发展提供有效的依据。

参考文献

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国家的档案的离不开公证档案，因为它真实的记录了公证机关的实际活动内容及具体情况。在公证行业中起到参考价值和积极意义的作用。以下就是公证档案管理工作带来的作用与影响。

1.1有效地衡量公证工作

公证档案通常都是记录着客观事实，以及文件的内容包含着重要的民生档案。因此严格要求公证员在公证管理中要按照相关的规定法律、法规以及程序准则执行工作。要想加强公证档案的管理工作，就必须有一定的准则去进行规范，而公证档案恰恰就充当了这个重要的角色，所以说公证档案的文件是一种衡量公证机关工作的标准方法，不容被忽视。

1.2公证档案的合理采用

现今信息技术的快速发展，可以将计算机等网络系统与公证档案管理进行密切结合，使公证档案管理具有信息化、数字化及智能化等特性，采用这种方法可以大大提高公证档案的资源整合与重组效率，也可以减少因记录档案复杂而带来的弊端，充分的完善公证档案的保存、查考等作用。通过这种合理的改进措施来满足社会对公证档案管理的技术高要求。

1.3公证档案管是公证行业的基础

万丈高楼的伫立，离不开它坚实的地基。同样的道理，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。为什么说公证档案是公证机关中的基础呢？首先公证档案的负责人不只是简简单单的专业公证档案管理人员，同时还包括公证员以及其他方面的档案材料保管员和信息记录的相关人员。所以从这一方面可知公证档案系统是各个部门的交汇点，不论是公证机关的高层工作，还是下层的人员工作，它都起到决定性作用。其次公证档案管理工作要求公证机关的全体人员都应了解和掌握公证档案的知识，这样才能保证整个团队的工作顺利进行。所以说，公证档案管理不仅与公证当事人的人身财产利益有联系，也与公证机关的权益存在着密切的关系，保护好公证档案管理也就在为推动公证行业的健康稳定发展做贡献。

2、分析公证档案管理工作存在的问题

由于经济的快速发展，公证档案管理工作也只是刚刚走进人们的生活。所以公证档案管理体系还不够完善，仍存在许多不足现状，在这些弊端的影响下降低了档案管理工作的效率，使整体发展水平得不到提高，更严重的是给公证机构带来了声誉上的威胁。

2.1公证档案管理的体制缺陷

现今我国政府没有对公证档案管理工作采取积极地条文规定和整体规划措施，导致各地方的对公证档案管理不规范化。出现管理制度混乱，没有建立合理的保障体系，导致公证档案材料不足，记录材料不能及时得到整理和保管，例如：有时保管不当还会出现公证档案被他人随意领取、被人抄录和复印外传等现象，同时在进行调档和查询资料时难以翻阅，在公证档案管理中出现了十分恶劣的状态。

2.2公证档案管理的设备相对落后

在信息科技发展迅猛的当下，电子科技已经被广泛应用，但是在公证档案管理这种要求高的工作中，常常会看见管理者还是用传统的手工方式进行档案的收集、整理、编目、检索以及查阅，而缺少电子科技的使用。在与高速运转的电子相比中，不难发现传统的管理模式已经被高效率的网络化淘汰掉。所以正确对待电子科技的应用是十分重要的。

2.3公证档案管理人才短缺

在对公证人员进行专业知识的培养时，常常会出现许多人对知识不能深入理解和透彻的分析，在工作时就会影响到对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位，同时也不能对公证档案管理中出现的新情况和新问题立刻做出判断。公证档案管理人才短缺影响着整个管理工作的正常运行，这也是公证档案管理问题的关键之一。

3、对公证档案管理工作提出的改进对策

3.1完善公证档案管理的制度体系

要想提高公证档案管理的工作效率，就要从根本上改进。相关部门应当制定和完善对公证档案管理的规定，其中包括对档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制的要求，将所有的记录资料采取集中统一管理的措施，充分做到从立档归档到信息统计，保管资料都能进行科学利用、安全处理、以及严守机密的成效。同时加大对公证档案管理中因工作人员疏忽大意而造成遗失、损毁等错误的惩罚力度。对待公证档案管理的管理人员的考核应采取不定期的抽查测试。通过不断地完善管理工作的体制，可以为今后的公证档案管理的发展打下强行针。

3.2提高公证档案管理人员的专业技能

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档案基础工作的标准化和规范化是实现档案管理信息化的首要条件。现阶段，我国档案管理工作仍处在发展阶段，信息系统和网络建设的配合使用方面有待完善，档案信息的规范性较差，缺乏全面统一的实施标准，档案管理网络化相对滞后，很难实现信息共享和开发。部分部门的档案管理工作采用了国家管理标准，设置了计算机网络管理数据库，但由于硬件设施不完备，经常出现不兼容的现象，大大降低了数据库的使用功能。

（二）技术力量滞后

档案管理工作人员在档案信息资源的管理工作中起主导作用。档案信息资源的管理工作的好坏与工作人员的素质有很大的关系，档案信息资料收集、整理的各个方面都离不开档案工作人员的参与。档案管理信息化不但要求档案管理工作人员具有先进的专业水平，还要具备高尚的职业道德。现阶段，我国高技术档案管理人才较匮乏，大部分从业的档案管理人员专业水平偏低，不能较好地使用计算机技术，致使现代化设备不能发挥作用，这严重阻碍了我国档案管理信息化的发展。此外，档案管理部门多属于不直接创造价值的部分，无法创造较高的经济效益，无法吸引高端人才。

（三）档案管理软件通用性较差

随着网络技术的不断发展，很多部门都意识到档案管理软件在档案管理工作中的优越性，并已在工作中实施软件管理。但由于档案管理软件各具特色，各部门进行选择时都会根据本部门档案资料的内容选择最适宜的软件，这就导致了各部门间的档案管理软件不统一，档案管理软件不能互用，资源共享性较差，不利于档案信息化管理，这就在很大程度上制约了档案信息网络化的进程。

二、实现档案管理网络化的意义

（一）丰富档案管理内容

众所周知，传统的档案管理均是以信息库、数据库的模式进行管理。网络技术的出现，使得档案管理模式发生了改变，除了可以存储纸质档案外，还包括声音、图像、视频等，使得信息存储更加完善，丰富了档案管理内容，更方便读者使用。

（二）节省时间，提高工作效率

传统的档案管理工作是繁琐复杂的手工操作，档案管理网络化的实施，能使档案管理工作人员从传统的手工操作中解脱出来，节省了工作时间，提高了工作效率，使档案管理工作更具规范性和准确性。

（三）解决了档案管理的时空限制问题

档案信息化管理是采用先进技术和手段进行档案资料的制作、传输、储存和检索工作，为档案管理提供便捷、快速的信息平台，通过网络可以跨空间和时间获取资料，从根本上解决了档案管理的时空限制问题。同时，档案的信息化管理还能解决不同年代、不同形式的档案资料间的查询获取。

（四）满足使用者的需求

档案资料的使用者分布于社会各行各业中，档案资料的使用需求各不相同，档案管理网络化平台的构建，为档案资料使用者提高了方便、快捷的档案查找方式，搜索到的档案更具有针对性和全面性，满足了不同使用者对档案的需求，提高了档案管理的效率。

三、现阶段加强档案管理工作的措施

（一）创新网络环境下档案管理的理念

档案管理信息化的实现必须具备较先进的硬件设备，通过网络技术实现数字管理模式。档案管理部门要不断更新档案管理设施，采用高新技术更加快捷地向档案使用者传递档案服务信息，更好地满足公众的需要，从而增强网络化服务的建设。信息技术和网络技术的迅猛发展不断地影响着传统档案管理的理念，现代档案管理工作不但要完善档案管理的硬件设备，还要不断创新服务理念，以便更好地为公众服务。

（二）加强档案标准化建设

现阶段，缺乏统一标准的档案管理工作严重制约了我国档案管理事业的发展。档案信息的网络化管理要求档案信息管理的规范化与标准化，这就要求相关部门在档案管理工作中采用标准化管理方式，有国家的标准按照国家档案管理标准进行档案管理，没有国家标准的参照本行业的档案管理标准进行，建立具有国家标准或行业标准的档案信息管理数据库，推动档案信息网络化管理工作的不断发展。

（三）增强网络档案安全性

档案信息管理的网络化增加了档案信息的不安全性，为了确保网络档案的安全性，必须完善相关法律，加强档案网络法律体系的建设，改善档案网络环境，保证档案网络信息资源可以做到以法律法规为依据，合理对公众进行开放，完善网络档案信息资源建设。

（四）提高档案管理人员素质

我国的档案管理事业要想顺利地从传统的档案管理模式转变为现代网络管理模式，最重要的因素就是要提高档案管理人员的素质，不断培养和充实档案管理技术人才队伍。要求档案管理人员不但要精通传统的档案业务，还要尽快掌握自动化网络技术，采用标准化的管理模式，创新服务理念，更好地为档案使用者服务，真正成为信息和知识的导航员。具体应具备以下几点素质要求：

1.专业素质

档案管理人员的专业素质直接影响了档案工作的好坏，因此，做好新时期的档案管理工作首先要重视并强化对档案管理人员基本专业素质培养。档案管理人员要精通档案专业的基础理论和工作方法，顺利地将档案管理从传统文献资料管理向数字化的信息资料管理转移，不断提高自己的理论水平和分析判断能力，对接收、整理编目的档案要做好分类管理工作。其次，要加强档案管理人员的现代化管理能力，加强纸质文件和电子档案的归档能力。此外，还要注重档案管理人员的综合素质培养，要求档案人员能够熟练掌握和使用一门外语，提高处理外文资料的利用率；加强对档案管理人员的计算机能力培训，使其具备对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力。

2.创新素质

创新素质是由一个人的创新理想、意志、毅力、胆识、动机、自信、兴趣以及风险精神和拼搏精神等因素组成的品格。它是一种积极探索的心理取向，是一种积极改变自己、适应环境的应变能力。作为网络时代的档案管理工作人员，必须主动学习和运用新的思维方法去解决档案工作出现的新情况、新问题，积极利用网络时代的先进技术和方法，努力提高创新素质和能力，以适应新时期档案管理工作的发展。

3.道德素质

档案管理人员要树立正确的世界观、人生观、价值观，还需要良好的职业道德和敬业精神。努力做好档案需求者的需求服务工作，使档案馆的文献信息资源得到充分的开发利用。

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目前，医院档案管理中存在的主要问题有：

（一）档案意识不强，档案利用率低。档案工作对全社会各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益知之甚少。

（二）档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会记档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

（三）档案硬件投入不足。由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

二、建立科学规范的档案管理体系

（一）加强档案法律法规的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是做好档案工作的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。提高各级干部对档案工作的认识，不仅是档案工作自身发展的需要，而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。

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中图分类号 F326 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2013）011-0210-01

林业档案是有关国家机构、社会组织以及个人从事林业各项活动后直接形成的对国家及社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、音讯等不同形式的历史记录，是进一步提高和发展林业规划建设的重要基础和主要依据。林业档案管理工作是收集、整理、保管及开发利用林业档案和相关资料的工作，对林业建设和社会经济以及和谐幸福社会建设有着密切的关系，发挥着重要作用。

1 林业档案概述

1.1 林业档案的内容

林业档案包括四个方面的内容，分别是文书档案、林业科学技术档案、林业公检法及森林武警专业档案、林业卫生教育档案。

1.2 林业档案管理的特点

1.2.1 专业性

林业档案作为林业科技生产开发及利用等活动的记录，在各项林业生产活动和工作中形成的档案有着较强的独特性，同时与其他各类档案相比也具有较强的专业性。

1.2.2 多样性

林业档案作为档案中的一种，有一般档案的共性、但又有其独特的地方、其载体不仅有纸质、磁性材料、感光资料等成的档案。还有锦旗、奖杯、奖章等，此外还有志书、实物遗存、图片等实物档案经收集整理或加工成文献后，也可作为档案保存。

1.2.3 时效性

林业工作是一个长效性的工作，它成效的最佳状态不是在建设之时，而是在很久之后，有的甚至是几十年、上百年。

1.2.4 实用性

归档后进入档案部门的林业档案大多是科技档案材料，它们不仅没有历史舞台，反而正是他们发挥作用的活跃时期，而且将在很长的一段时期内发挥现行效用。

2 当前林业档案管理的现状

2.1 思想观念上对档案管理工作的重视程度不够

同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时指出：“档案工作是人类活动的真实记录，档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。”但是档案工作作为幕后工作，既不能为单位产生直接的经济效益，也不能在年度和任期考核中有所体现，因此大多数领导不重视档案管理工作，缺乏强有力的监督。此外档案管理工作人员自身有问题，因为没有认识到档案工作的重要性，导致其责任心不强。

2.2 硬件设施上较为落后

大多数基层林业单位历史悠久，但单位的整体硬件设施较差，跟不上时代的步伐。档案库房多年未修简陋不堪，档案橱柜陈旧发霉，甚至部分单位还在用几十年前的旧木厨，很难达到防火、防潮、防蛀虫的效果。档案工作办公室缺少计算机现代化所用的电脑，打印机和扫描仪的单位有很多。因此，基层林业单位的档案软件建设有待加强。

2.3 人才队伍建设方面严重脱节

我国档案部门对档案管理人员的调配多注重政治素质，而忽略了综合素质，特别是专业素质，一定程度上影响了档案信息资源开发利用工作的深入进行。近年来，各级林业部门档案管理工作人员队伍水平有了提高，然而一些基层的工作人员大部分都是兼职做档案工作，常常忙于其他与档案工作无关的工作，对于档案经常放置一边。

2.4 档案管理现代化水平低

信息化作为当今世界经济和社会发展的大趋势，是推动世界各国经济发展和和社会变革的不可或缺的推动力量。然而在过去的许多年中，各个单位由于林业档案数量不多、形式单一而没有分门别类的整理，而与单位其他档案混在一起。导致部分使用率高、流动性大的林业档案，如各类工程中的施工图纸等很容易丢失，从而无法为后续工作或者其他的工程提供必要的技术支撑和指导。

2.5 档案管理缺乏有效的管理机制

新的林业经营管理体系的建立，使得林业生产经营活动有了大幅度的提升，但也给林业档案材料的归档带来了许多困难。随着各个层级的结构逐步增多。原有的旧文件没有了合适的收管部门，新的文件又源源不断的下发，致使文件堆积而无法下手。档案材料不仅没有按照年份、类别归档，而且由于没有规范的管理制度，对于档案材料的保密性、鉴定和销毁工作也很难做到统一的管理。

3 做好林业档案管理的对策

3.1 领导重视是提高林业档案管理水平的重要保证

林业档案是林业工作者心血和智慧的结晶，是党和国家的宝贵财富。确保档案材料的安全、完整、转却、系统。单位领导和办公室主要负责人要高度重视档案工作，在财力、物力、人力方面等方面要机遇大力支持，不断改善办公条件，加快先进技术在档案管理工作中的运用。

3.2 加快档案室的硬件设施建设

针对大多数单位硬件设施不健全的情况，首先各单位要集中精力建立专门的档案室；其次要配备新型的档案橱柜，使其既方便档案归档后的摆放，又方便日后的查阅；最后就是要配备现代化的电子设备，配备新型的计算机、扫描仪、激光打印机、复印机和购进新型的储存和查询软件，从而能够满足广大用户对于档案使用的需求。

3.3 逐步提高档案工作人员的综合素质

对于档案管理工作来说，一直强有力的队伍是做好这项工作的根本。社会的进步、数字化进程的加快，要求档案管理人员必须尽快适应社会发展的形式，不能停留在原始资料收集的手段上，要加大对信息资料的采集、树立、辨析，使形成的资料具有准确性和时效性，形成一个系统的管理模式，以适应时代的发展要求。同时单位也要加强对林业档案管理人员的培训，对他们进行思想政治教育、专业水平和综合常识等多方面的培训，使他们在工作中对于档案资料的价值、档案资料的开发再利用也能够有所创新。

3.4 提升档案管理的现代化水平

随着社会的不断向前发展，档案也逐步在发生着变化。电子档案作为新兴的档案，在接收、存储、查阅、导出等方面有着其他载体无可比拟的优越性，正在成为人类社会记录、传达和保存信息的重要工具。因此要对电子档案的使用进行严密的管理，特别是针对电子档案的秘密等级和秘密年限等进行严密的监管，对公众的查阅范围也要进行严密的限制，确保电子档案在使用过程中的安全性。

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长期以来，在中等职业学校从领导到档案管理人员一直都没有重视档案管理。所有人的观念都是存放档案，而不是管理档案。把档案管理当作是一种不需要创新和归类整理的一种简单的保管工作。这样不仅仅会使档案管理效率低下，资料混乱、信息利用率低下。本身档案管理的目的就是为了更好的进行档案资料的查询，能够为以后的学校发展提供更好的条件，这样的简单保管不仅不能达到这个目的，反而浪费人力、物力，违背初衷。

（二）档案管理人员素质不高

由于第一条中所叙述的原因，即领导的不重视，这样就导致了领导委任档案管理人员时的随意性。很多中等职业学校的档案管理工作人员并非专业出身，而且也没有经过必要的培训。这样的工作人员根本不能有效的进行档案管理，无法胜任工作，对档案的分类整理、信息收集、保管利用等业务就更不能落到实处。科技含量高的数字化档案信息系统的开发就更加是难上加难了。

（三）档案管理手段非现代化

一般学校的档案管理手段还处于传统阶段，即手工操作的纸质档案为主的分散管理模式。这样的手段不仅效率低下，查询时候的速度低工作量大，而且在多个学校的档案资料共享过程中，不能够通过现代化技术进行数字化的改革。

（四）档案管理制度贯彻不彻底

根据我国《档案法》的要求，规范各类型的档案管理。但是由于学校领导的不重视，档案管理人员的素质不够高，对《档案法》中的要求不能贯彻到底，这就容易出现相关的档案资料不能上交，或者根本就没有上交的情况。职业学校单位也没有根据自身的实际情况制定出合适自己的《档案管理制度》，以便学校内部的档案管理工作落到实处，更有利于学校自身的发展。

（五）档案资料不完整，设施落后

中等职业学校时常因为经费的缺少，不能给予档案资料管理相应的基础设施。没有跟得上现在发展情况的档案管理设备和相应的空间就不能满足档案管理的要求。这样就会造成档案管理的缺失，资料的不完整和资料丢失的现象。

二、为解决上述问题应该采取的相应对策

为解决以上在中等职业学校档案管理中所存在问题，首先在领导层面就要加强对档案管理的认识，转变传统的思想观念，这样调整这个学校对于档案管理的看法，组织制定一个档案管理的工作小组，专门负责对档案管理人员配备与工作的指导。思想上观念的提高是基础，有了这样的基础，在其他方面的改革就会变得积极主动了。其次是选择专业的档案管理人员进行学校档案管理的工作。配备人员的素质提高了，工作的效率也会相应提高，业务熟练程度也同样会相应提升。同时学校还应该定期对档案管理人员进行档案管理方法和业务能力的培训，只有参加过培训且合格的人才能在档案管理岗位上进行工作。不合格的人员及时进行再培训或淘汰。以上都是对于人员上的建议，随着现代科技的不断进步，各类信息化程度的提高，网络的普及，档案管理也需要从传统的一面转化为现代化的管理。只有适应现代化的管理才能够有助于学校的发展与建设。将传统的管理系统进行革新必不可少的就是要加大有关档案管理的人力物力的投入，更新设备是不可或缺的。结合现代的信息技术，通过计算机进行档案的分类管理。除了纸质档案的保管与管理，还可以建立电子档案数据管理体系，有助于各个学校的资源共享与档案查询。

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上世纪九十年代以来，随着市场经济的日益成熟以及用工制度改革的深度推进，劳务派遣的用工形式得到迅速发展，近几年相继出台了规范劳务派遣的法律法规，对劳务派遣的用工形式进行了规范，但劳务派遣员工人事档案的管理却未得到足够的重视。

一、劳务派遣员工人事档案管理存在的问题

劳务派遣是指由派遣机构（用人单位）与劳动者签订劳动合同，派遣到用工单位工作的一种用工方式。派遣员工的人事档案在派遣机构管理，而人员的管理则在具体用工单位，这种分离的管理方式以及派遣机构的趋利性造成派遣员工的人事档案管理存在许多问题。

（一）新生成的档案不能及时归档

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现。派遣员工的具体管理在用工单位，人事档案管理在用人单位（派遣机构），派遣员工的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等方面生成的材料不能及时传递给用人单位，造成了新生成的档案不能及时归档。再者，用工单位与派遣员工之间没有人事关系，往往会忽略派遣员工的人事档案生成。

（二）档案管理的基础业务薄弱

部分派遣机构建立和健全了派遣员工人事档案管理制度，但大部分停留在纸面上，挂在了墙上，没有真正落实；不少派遣机构在档案归档、检查核对、转递、保卫保密、统计等管理环节缺少规范，较随意；组卷不规范、归类不清，什么材料该入档，什么材料不该入档，什么材料要及时销毁，缺少鉴别。

（三）缺少专职的档案管理人员，素质低

时代的发展，对档案管理人员的要求也不断提高，不仅要具备较强的政治素质、良好的职业道德、强烈的责任感以及较强的专业知识，还应具备利用现代化设备管理档案的能力。但大部分派遣机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。

（四）档案室设施落后，缺少现代化管理手段

派遣机构大多是私人企业，办公场所、设施均计入公司成本，由此，许多派遣机构在派遣员工档案管理方面投入资金少，设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。很多派遣机构还停留在手工操作，没有实现档案的电子信息化管理，缺少计算机、扫描仪、复印件等现代化的设备。

二、劳务派遣员工人事档案管理的对策

人事档案的重要性，要求政府相关部门及派遣机构对派遣员工的人事档案管理重视起来，应从如下几个方面加强对派遣员工人事档案的管理：

（一）档案管理部门、人事组织部门加强对派遣机构档案管理的监督检查指导工作

档案管理部门、人事组织部门应行使行政职能、充分利用行政手段，加强宣传档案法律法规，宣传人事档案管理的重要性，提搞派遣机构的认识；指导派遣机构建立健全人事档案管理制度，运用档案管理现代化的技术；定期对派遣机构的档案管理工作进行检查督导，依据法律法规惩处达不到要求的派遣机构。

（二）派遣机构管理部门将档案管理作为派遣资质审批的条件

派遣资质是人力资源服务机构开展派遣业务的必要前提，人事劳动部门负责派遣资质的审批工作，把派遣员工的人事档案管理工作做为派遣资质的重要条件，将会增强派遣机构对派遣员工人事档案管理的重视程度。

（三）做好档案生成、归档工作

用人单位与用工单位分离的性质，造成派遣员工的档案生成及归档往往被忽视。派遣机构应积极沟通协调用工单位，向用工单位宣传人事档案的重要性，可利用经济手段让用工单位对派遣员工的人事档案生成重视起来。向派遣员工做好宣传，告知他们什么材料该入档，入档流程，怎样借阅档案等。派遣机构定期做好档案的收集工作，及时把新生成的档案归档。

（四）安排专职人员，定期培训

档案管理是一项专业性、实践性、操作性强的工作，因此做好档案工作的关键在人，派遣机构应安排具备档案管理专业知识，有一定从业经验的人员专门负责档案管理工作，并保证档案管理人员的稳定性。提升专职人员的职业道德修养，树立正确的事业观；提供培训学习的机会，不断提升、更新知识结构；加强现代化信息技术的学习，提升专职人员的综合能力。

（五）改善档案室设施，运用现代化的管理手段

有条件的派遣机构应按照标准建设档案室，达到“三分开”（档案库房、档案业务工作室和阅档室分开），防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠）。配备计算机、大容量的存储设备、扫描仪、打印机等现代化信息设备，实现档案的电子存档、查阅、传递等。

三、结论

劳务派遣的特殊性，使得派遣员工的档案不被重视，出现了种种问题，虽然提出了上述对策，但更需要确确实实落实下去，明确政府相关部门的责任，加大对派遣机构的指导检查监督，着实提升派遣机构管理者的认识，提高派遣员工的意识。当然，这项工作也不是一蹴而就的，需要长期坚持下去，派遣员工的人事档案管理会逐步走向规范的道路。

参考文献：

篇（8）

根据十余年医院人事档案管理的实践，笔者就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点拙见。

1.1 档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

1.2“弃档”现象较严重

一是人事档案作用逐步淡化，医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

二是人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾组织是否同意，一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

三是人事费普遍过高，也是导致“弃档”的原因。

1.3 档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识，用人不规范，考核、档案工资晋升、评定机制不健全，不注意平时材料的形成，导致档案材料缺失，给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

1.4 人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段，在很多业务领域里还是空白，缺少个性化、专业化的服务，无法满足社会和个人的发展需要。

1.5 档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全，部分单位档案管理人员变化较大，对人事档案管理业务不熟悉，有待加大对档案管理人员的培训力度。[ hi138/Com]

2 加强医院流动人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

2.1 加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

2.2 完善流动人员人事档案管理政策法规

一是对过去不合时宜，制约人事档案管理方面的政策加以完善，建立全国统一的法律法规，杜绝各地区各部门各自为政的现象，以适应我国经济社会的发展需要。

二是加强对企事业单位人事档案管理的力度，规范对人才中介机构的管理，不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务，促进我国人才中介机构的健康发展。

2.3 创新人事服务形式

篇（9）

中图分类号：G647文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教学档案的重要作用

（一）为提高教学质量，加强教学管理提供参考价值

高等院校的中心任务是教学，而其真实记录的教学档案，详细、真实地展现了教学工作的全貌。院系领导借助已分类的教学档案，研究教学内容，总结教学经验，改革教学方法，为日后的教学活动提供借鉴和分析，从而才可能提高教学质量。此外，教学规划的制订和完善、专业和课程的设置、教材的选择和使用也需要从教学档案中去寻找依据，这些依据直接影响到教学活动的成败和教学质量的优劣。因此，教学档案在教学管理中有着非常重要的作用和意义。

（二）能为开展教学评估、规范办学提供重要材料

高等院校评估是一项促进高等教育质量提高的长效机制,是国家对高等教育进行宏观管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开二级学院原始的教学档案信息。如果没有这些真实可靠的档案和数据作为依据,再好的自评报告也会显得空洞乏力，就难以在评估专家面前准确地阐清历史事实，分析学校的过去和现状，难以科学地总结历史发展规律，评估工作就难以进行。因此齐全、完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它将直接影响到学校教学评估的结果，是高等院校教学评估的基础和依据。

（三）能为考核教师工作成绩提供重要依据

作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，如授课计划、教案讲搞，试卷批阅，及学生评教等等，这些都是真实的原始材料，是检验教师是否在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。因此教学档案为考核教师知识水平和业务能力提供重要依据，建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。

（四）为领导制订科学决策，开展各项工作提供参考和咨询

教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，借助它，帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

二、二级学院教学档案管理的现状

（一）院系领导对教学档案的重视不够，教职工档案意识淡薄

有的院系领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。

（二）院系教学档案管理规章制度不健全

教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的档案管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致教学档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的院系有一些档案管理制度，但归档范围中的内容过于抽象：只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，档案材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成档案的收集不全，档案材料质量不高的现象。

（三）教学档案管理人员不稳定，缺乏专业队伍

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。

（四）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院的教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、措施与对策

（一）引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识

高校二级学院教学档案的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学院教学工作计划，列入主管领导议事日程，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。增加投入，改善档案保管的条件，及时研究和解决教学档案管理工作中存在的问题。档案管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。积极主动地想办法，创造性地开展工作，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。学院其他人员应对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全院范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。

（二）建立和完善教学档案管理制度，提高管理质量

二级学院应依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定；对教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，制定相应的教学档案管理责任制，不仅相关领导要承担相关责任，还要让院系所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交教学档案员统一汇总后存档；学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，促进院系教学档案工作的规范化建设。

（三）稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质

学院领导要将教学档案员的工作成绩与待遇结合起来，调动他们的工作积极性。在继续教育、职称评定、提高学历层次等涉及兼教学档案员的切身利益的问题上给他们提供条件，激发他们对档案工作的热情，也能使教学档案员安心从事档案工作，维护档案员队伍的稳定。档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量，档案部门要做好对兼职档案员的业务知识和业务技能等方面的培训，使其具备一定的档案专业知识，在实际工作中能够较好地完成档案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼职档案员要加强自身的业务学习，不断拓展自己的业务知识，努力学习和掌握办公自动化和档案管理现代化的相关知识和技术。只有这样才能更好地完成学院各类档案的收集、整理等相关的工作任务，更好地为高校的发展建设服务。

.（四）加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量

目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。

综上所述，二级学院的教学档案是高校档案工作的中心工作，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。只有做好了教学档案的管理，才能真正地服务于教学工作，体现出教学档案的价值，所以不管是院系领导，档案工作者，还是一线教师都应重视教学档案的管理工作，让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用，使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。

参考文献：

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一、北京市社区档案管理现状及问题

北京市社区档案工作起步于上世纪90年代末，2003年，北京市档案局和北京市民政局联合印发《关于进一步做好我市社区档案管理工作的意见》，对加强全市社区档案管理工作起到了指导和引领作用。全市16个区县档案局结合《意见》要求，都制定了社区档案管理规范性文件，并通过培训、现场指导、检查等方式方法加强对社区档案管理工作的指导。

经过10多年的发展，社区组织和规模有了很大的变化，社区居委会及社区服务站等社会组织承担着越来越多政府主导下的社会职能工作。社区档案工作同样随着社区各方面的发展而变化。社区档案内容涵盖了社区组织机构与管理、党建、共青团妇女、统战、老龄、综合治理和人民调解、人口与计划生育、卫生、文化教育体育、社区服务与管理、社会保障工作等各个方面，既为社区建设留下历史见证，也为社区发展积累了丰富的资料。

为深入了解全市社区档案管理情况，北京市档案局在2013年10月对社区档案的门类、数量、管理状况、经费保障、人员情况及信息化等方面进行了全面调查，通过发放调查表对全市16个区县220个街道（地区）办事处，2662个社区进行了广泛调研，并对部分社区实地走访。从调研的结果来看，社区档案工作存在档案门类较多、数量较大，库房及设施设备不能满足安全保管的需要，信息化不能适应现代化管理的需要等状况。

（一）社区档案的门类和数量情况

各社区一般保存有文书、科技、会计、声像、电子、实物等多种门类和载体的档案，并编制了案卷目录、归档文件目录等必要的检索工具。文书档案是社区档案的主体，主要包含民政救助、劳动保障、计生、老龄、残疾、治保调解、经济适用房和廉租房申请、社会化管理等业务工作档案。截至2013年10月底，全市社区室藏档案总数1828587卷/件，其中文书档案1425302卷/件，会计档案29108卷，科技档案9785卷，设备档案9089卷，照片档案418987张，实物46544件，电子档案151298件（图1）。

（二）社区档案管理情况

各社区档案工作一般归属社区党委分管，社区承担的社会服务职能的增多以及各类型业务档案的增加，迫切要求社区党委进一步强化档案管理工作，加大建章立制，配备库房、档案专柜等。

1.社区档案管理制度建设情况。社区逐步建立了归档、保管、借阅、鉴定销毁、换届交接等一系列档案管理制度。全市2662个社区中，有1990个社区制定了归档制度，占74.8%；有2124个社区制定了保管制度，占79.8%；有1598个社区制定了借阅制度，占60%；有1115个社区制定了鉴定销毁制度，占41.9%；有1423个社区制定了换届交接制度，占53.5%（表1）。

2.档案专用库房及硬件建设情况。2662个社区中，有484个社区配有独立的档案库房，占18.9%；有2182个社区配有档案专用铁皮柜，占81.9%；有855个社区保管档案场所配备了防盗门窗，占32.1%；有1540个社区配备了灭火器，占57.9%（表2），档案保管还存在一定隐患。

（三）档案管理人员及经费情况

1.社区档案管理人员普遍存在人员少，且流动性强的特点。绝大部分是兼职档案员，兼职基本都在3项工作以上，有的甚至兼7、8项工作；从身份上看，有的是正式在编人员，有的是聘用人员。据统计，2662个社区档案人员中，专职档案人员89人，仅占3.3%；兼职档案人员2573人，占96.7%；正式在编人员1803人，占67.7%；聘用人员859人，占32.3%（表3）。

2.档案经费情况

全市所有社区都没有专门的档案业务经费，档案管理工作所需经费一般从社区办公经费中支出。

3.档案信息化发展情况

随着社会信息化的发展和档案信息化管理的实际需要，社区档案的数字化管理得到一定发展，整理和保存了一定数量的电子文档、数码照片和视频等。2662个社区中，有357个社区配备了档案专用电脑，占13.4%；有462个社区建立了计算机档案检索目录，占17.4%。

（四）社区档案管理存在的主要问题

社区档案管理是社区开展党的建设、社区自治、社区文化、社区服务和社区安全等各项工作的重要基础，虽然各社区档案管理工作已经取得了一定的进展，但还存在着各区县社区的档案管理水平不均衡，同一区县不同社区之间档案管理工作水平不平衡的状况。

1.档案管理意识比较薄弱

（1）部分社区档案工作还未形成正常领导体制和工作机制，社区领导对档案工作重要性认识不够，对档案相关法律法规不了解，档案工作没有得到应有的重视和关注，档案管理所需的人、财、物无法得到很好保障。

（2）市、区街道业务主管部门干涉过多，他们为便于本部门专业工作需要，要求社区按照本部门规定建专卷，既干涉了社区的自主管理，又导致社区档案不能集中统一管理，且重复建档，给社区档案管理工作有序开展造成较大的影响。

（3）部分社区工作人员对档案工作不理解，认为社区搞建档又多了一项工作，是给自身找麻烦；少数人甚至认为社区不需要建立档案工作，社区服务中产生的文件材料上交上级对口业务部门即可，本社区不需要归档。

（4）部分社区档案管理人员缺少档案法制观念，不熟悉档案法律法规和相关业务知识。

2.档案业务保障基础薄弱

（1）档案专业人员队伍建设不到位

社区档案管理人员配备不到位，部分人员身兼多职，精力不足。档案员队伍不稳定，变动频繁，有些社区甚至没有配备相对固定的专兼职档案员。部分档案人员很少参加档案业务技能培训，缺乏基本的档案管理知识和基本技能，很难胜任和完成档案管理工作。

（2）硬件建设无法适应档案工作需要

随着社区服务职能的拓展，大量各门类和载体档案产生，档案保管硬件建设无法适应工作需要的矛盾凸显。全市2178个社区没有专门的档案库房，有761个社区采用分散保管的方式，档案保管专柜的容量不足，档案设施设备不能满足需求的问题在各个社区普遍存在。

（3）档案业务经费不足

社区档案管理工作所需经费是从社区办公经费中支出，而每年的社区办公经费也仅仅2万元左右，能够用到档案管理上的经费更是少之又少，这就导致档案整理保管必备的档案装具、专柜等都不能予以保障。

3.档案管理不规范

（1）档案工作的机制还未完全建立，档案工作制度还不健全。由于缺乏统一的协调机制，一些社区业务工作形成的档案基本处于谁形成谁管理的状态，部分社区还缺少归档、保管、借阅和换届交接等基本的档案管理制度，在文件归档整理时，有的按上级业务部门要求整理，有的随自己工作方便整理，既没实现档案的集中统一管理，也没有按照档案标准规范化整理，且造成文件材料归档不齐全，严重影响了社区档案管理工作的有序开展。

（2）档案信息化工作相对滞后。由于社区经济条件有限，档案管理人员素质不高等原因，大部分社区信息化建设比较滞后，仍然采用传统纸质手段保管档案，产生的电子文件也没有归档，不仅影响了社区档案的完整性，也不利于今后的开放利用。

二、做好社区档案管理工作的对策

社区档案工作是社区工作的重要组成部分，也是档案工作的新领域。做好社区档案工作，需要档案行政管理部门和社区业务主管部门及社区的共同努力。各级部门要通过各种途径，加强档案法律法规的宣传力度，组织社区人员学习《档案法》等，提高社区人员的档案法制观念；要采取多种形式，宣传社区档案工作的重要性和作用，宣传社区档案工作与社区建设、与城市文明建设的关系，真正把档案工作作为社区基础工作的一项重要任务来抓，做到社区档案工作与社区各项工作同步。

（一）加强顶层设计，严格规范标准

省级档案行政管理部门要加强与省级民政、社工等部门的沟通协调，争取相关部门对社区档案工作的理解和支持，做好全省社区档案行政规范性文件的制定工作，协调与民政、社工等部门共同制发。积极组织地市县级档案局做好规范性文件的宣贯，确定工作目标，提出工作标准，明确工作要求。同时加强对社区档案工作的宏观监督指导和调研工作，发现社区好的做法，及时认真研究，总结经验，树立典型，做好宣传和推广，以点带面，带动整个区域社区档案工作全面提升。

（二）加强沟通协调，做好培训指导

地市县级档案局要加强以下几项工作：一是加强与本行政区域组织、民政、社工、街道等部门的沟通与联系，积极为社区档案工作营造良好环境。二是协调成立社区档案工作领导小组，由地市县级档案局牵头，民政、社工等部门为成员单位，重点做好相关部门的沟通协调工作，确保社区档案工作所需的人、财、物等得到充分保障。建立社区档案工作管理网络，形成档案行政管理部门―街道―社区居委会三级档案管理网络。地市县级档案局研究制定本地区社区档案工作标准，并同街道办事处一起按照标准抓落实，努力使社区档案工作朝着规范、标准、有序的方向发展。三是组织培训街道和社区档案管理人员，提高其档案业务知识和能力。四是积极与街道档案管理人员沟通，调动和激发他们的工作热情和积极性，指导街道办事处档案人员通过上门指导、检查考核等方式，进一步促进社区档案工作取得新进展。

（三）加强支持保障，促进齐抓共管

街道办事处作为社区直接的行政管理部门，要关心和支持社区档案工作，切实做好社区档案工作必需的人员、经费、库房、装具保护设备等基础保障，为社区档案工作的开展创造必要的条件。社区档案工作是一项系统工程，涉及民政、社工、劳动保障、计生、文明办、安全综治等多个部门，只有各相关职能部门加强合作，齐抓共管，形成合力，才能抓好社区档案工作。社区各项工作直接受街道办事相关职能部门的领导，街道办事处分管档案工作的领导应统筹相关职能部门制定有关档案的各项制度、办法，统一归档、整理标准；与相关部门达成共识，建立社区档案协同管理体系，对社区档案资源进行整合，集中收集、整理和保管，确保档案收集齐全、整理规范、保管有序、利用有效。街道办事处档案管理人员要经常指导社区工作人员做好社区业务工作形成的文件材料的收集和归档工作，并对社区工作人员定期进行业务培训。

（四）加强建章立制，抓好层层落实

社区领导要通过各种途径，加强与社区主管机关（主要是街道办事处各职能部门）的沟通与联系，争取社区行政管理部门的支持，为社区档案工作的开展创造必要的条件。要明确一名分管领导具体负责档案工作，选用责任心强、业务素质好的同志担任专（兼）职档案人员。

要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境，最大程度上保持档案管理人员岗位的相对稳定，通过提供晋升机会和待遇等方法，加强对档案管理人员的岗位吸引力，使档案管理工作开展得更好。

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一、输变电工程档案的特点

输变电工程档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程建设活动的原始记录，是评价工程质量、创优评先的信用依据，也是工程运行、改造和维护不可替代的权威凭证。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下几个特点：

1、专业性强。输变电工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，其档案内容有建筑方面的，但大多是电力技术方面的，电力系统的高技术密集型的特性决定了其工程档案专业性很强。

2、面广量大。输变电工程档案中涉及部门、单位有十多家，内容包含设计、施工、安装、监理、调试等方方面面。特别是供电系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。

3、时间跨度大。一个完整的输变电工程项目建设周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、招标确定设计、施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给工程档案资料的收集、整理带来很大不便，容易造成资料的散失。

二、输变电工程档案管理的现状及原因分析

㈠存在的主要问题

调研中发现，输变电工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：一是一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。二是参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。三是工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。四是大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。

㈡原因分析

――思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。

――管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。

――考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。

――人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

三、提高输变电工程档案管理水平的对策

基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，东台市供电公司在工作中进行了积极探索。东台市220千伏金东输变电工程档案管理成绩突出，2006年江苏省27个输变电工程参加国家电网公司优质工程评审，金东变工程荣获第二名，并被授予国网公司“优质工程奖”。结合实际，谈几点粗浅体会。

㈠加强法规宣传，提高对输变电工程档案重要性的认识

做好工程档案的管理，离不开各单位、部门的支持和协作。我们在输变电工程档案资料的收集过程中，注重运用行政、经济等手段，多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规，积极主动开展工作，使广大工作人员真正认识到做好工程档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识增强了，工程档案管理也就自然摆上了议事日程。

㈡建立工作机制，夯实输变电工程档案管理基础

1、加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

2、完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

3、强化责任考核。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。

4、推进信息化建设。一方面，加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

㈢强化过程控制，推进输变电工程档案管理规范化

输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。

中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。