档案归纳方法大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案归纳方法范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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传统会计档案主要以纸质形式呈现，进行会计数据的记录、核算和管理，一般包括会计凭证、账簿、会计报表等会计核算资料， 用于记录和反映单位的资金流来源、流向和其运营情况。 传统档案材料对真实性、可靠性、时序性等要求程度高，不可随意变更、打乱，反映信息更加直观、凭证一般为原始文件， 有助于会计档案使用人员第一时间了解和掌握会计财务信息，是会计部门常用的一种档案管理方式。 但传统会计档案本身也存在着缺点与不足，具体表现为纸质形式档案在时间和空间上局限性大，查阅时受时空影响，导致使用者无法在第一时间在任意地点查阅会计档案； 而且传统会计档案的储存工作较为繁琐，不仅需要按照时间顺序管理，还要注意防止纸质资料遭受破坏，耗费大量的人力、物力和财力。

2 电算化会计档案特点

电算化会计档案是由当前网络信息技术的发展催生的，具有高效性和实时性，科技程度高，对会计人员的职业水平和电脑技术水平要求高。电算化会计档案不仅存有原有会计档案的相关内容，同时还涵盖相应的存储系统软件、财务会计文档与会计程序内容。电算化会计档案的存储形式以电子形式（磁盘或光盘存储）为主，辅助打印的纸质形式，存储形式多样化，也可利用电脑硬盘、软盘等存储介质进行数据备份， 存储环境需要注意电子干扰的影响。 电算化会计档案可以通过计算机和软件系统进行浏览传输，进行简便快捷的数据分析，利于管理者掌握单位运营状况、制定决策，且不受时空限制。电算化会计档案在安全系数方面的要求水平是较高的，磁盘、硬盘等会很好的将数据进行存储，并在依据相应技术方式的前提下对数据展开修改，且相关人员能够通过网络对会计档案进行复制、浏览、修改、销毁等，导致重要信息的外泄，信息安全性难以保障。 保存电算化会计档案要求必须具备高强度的防火墙系统，防止电脑病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 传统会计档案与电算化会计档案管理比较

3.1 会计档案的形成

传统会计档案与电算化会计档案管理的差别是相对明显的，主要的体现方面多是会计档案的构成办法与步骤内容。会计档案的形成方式是二者最明显、最根本的不同。 传统会计档案主要通过会计人员手写登记凭证、账簿，完成汇总材料，属于纸质档案。 而由于操作工具的变化，电算化会计档案的形成主要通过计算机和会计管理软件系统，由会计人员录入财会信息，最终保存下来，形成会计档案，智能化与人工化对比， 存在着本质区别。 在形成步骤方面，传统会计档案采用平行记账方法，将原始凭证手工抄录形成记账凭证，再根据此凭证完成日常记账和总账目，汇总成年度报表， 所有这些表格即构成会计档案。 电算化会计档案的形成采用集中处理方法，通过会计软件系统输入、输出、存储、备份数据，四个步骤环环相扣，输入数据即将原始凭证录入系统， 输出数据就是将系统录入的数据进行打印，存储数据将数据保存到存储介质上，备份数据则定期将数据复制存放，保障信息安全。

3.2 会计档案的归纳

因为会计档案在形成办法与步骤方式方面存在差别，使得两者在对工作进行归纳时同样会使用或出现不同的内容。传统会计档案归档时将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等归纳整理，而电算化会计档案归纳管理时除了将打印的上述纸质材料归档外， 还需要对系统核算的软件、硬件材料进行归纳。 首先要对软件的质量进行把关，不合格者进行重置或维护处理，防止软件问题导致数据丢失和可靠性下降。 其次收集软件系统的开发资料和维护资料。 开发资料指系统开发中的系统说明书、程序设计资料、测试报告、手册等，有助于系统地理解和运用，维护资料则涉及维护指南、规划等。 而且在档案归纳中要将存储数据信息的磁盘、光盘等介质进行电子标示和设置外部标签，按时间顺序归档，防止出现混乱，影响会计档案管理质量。

3.3 会计档案的管理方式

传统会计档案管理方式主要人工管理纸质材料的收集、整理和储存，管理时需要注意档案的时间顺序，分类分时排列，同时关注储存环境条件， 防止潮湿等条件造成Y料的损毁丢失。 电算化会计档案管理方式则偏向智能化，由于电子文件对计算机和存储设备要求高，因此对耐久性问题需要加以考虑，管理时不仅要注意设备问题， 还要提防网络病毒和黑客等网络犯罪手段，一旦出现此类问题，财务信息就将遭到泄漏、损坏。 因此在档案管理中应定时查毒、杀毒，保障档案的安全性。

4 结束语

总之，信息技术的进步推动了会计电算化技术的产生和发展，会计电算化档案管理逐渐取代了传统纸质化会计档案管理。传统会计档案和电算化会计档案特点鲜明，前者简明直观，时空性差；后者实时性好，管理难度高。 二者在会计档案的形成、归纳和管理方式方面存在着诸多差异，必须加以明确，以便于会计档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1] 戴新智.对传统的会计档案管理和会计电算化档案管理的几点认识[J].黑河学刊， 2014（3）：128-129.

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在不同的时代中，人们的理论思维也存在着一定的差异，因此我们在对档案信息开发人员科学思维进行构建的时候，就要以当前的时代背景为基础，从而对相应的理论思维进行控制研究。随着时代的不断变化，人们对档案信息开发人员的要求也在逐渐的提高，这也使得档案信息开发人员在工作中面对着许多的问题和挑战。因此，为了有效的提高档案信息开发人员的工作效率，解决在档案信息工作中存在的问题，人们就要对档案信息开发人员的思维模式进行科学性的培养，使得档案信息开发人员在工作中，有着一定的创新思维和科学理念，从而促进我国档案信息工作的发展。

一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式进行转变

1、寻找问题思维方式

所谓的寻找问题思维方法是指出现问题时，人们就对其问题产生的原因进行分析。但是在档案工作中，人们追求的是对工作中存在的问题进行快速的解决，降低这些问题对档案工作的影响，因此这种寻找问题的思维模式在档案信息管理工作中并不适合。这就需要人们在档案工作中，采用另一种全新的思维模式对其中存在的问题进行处理。

2、如何解决问题思维方式

目前在档案信息开发的过程中，经常会出现一些问题，这对档案工作有着严重的影响。因此为了很好解决在档案工作中存在的问题，人们就要对档案信息开发人员的思维模式进行培养，从而寻找到一种全新的思维模式，对档案信息开发中存在的问题进行有效的解决，如何解决问题思维方法就是其中的一种。如何解决问题思维方法是指在问题出现时，工作人员不对其问题发生的原因进行分析，而是寻找解决问题的方法，进而及时的解决问题。

3、由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性

在档案工作中，由于相关工作人员涉及到的工作量比较烦多，因此如果在工作中出现问题，工作人员考虑得更多的就是如何解决存在的问题，而不是对寻找问题产生的原因。这样不仅可以提高档案工作人员解决问题的效率，还有利于档案信息开发人员科学思维的构件。而且档案工作人员在工程的时候必须要求根据我国相关法律法规，对其工作内容以及程序进行严格的要求，这也使得人们在档案工作中，对档案收集整理的结果十分的重视，因此由寻找问题原因思维向如何解决问题思维是必然的。

二、由主观性思维向客观性思维转变

1、主观性思维

所谓的主观性思维是指人们在对当前信息进行接收的过程中，不是根据客观的内容进行研究，而是自身的经验、知识背景以及判断能力对其信息内容进行推动而得出结论，这就将原有信息的内容进行了改变。

2、客观性思维

客观性思维和主观性思维就存在着很大的不同，它主要是通过对信息自身的客观表现以及内容进行反映，没有在其中加入档案信息开发人员的主观判断。

3、强调客观性思维培养的必要性

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。

另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间， 还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息， 相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、 档案鉴定的程序等都需要做到客观。

三、演绎思维与归纳思维模式的训练

1、演绎思维与归纳思维定义

所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。

2、演绎思维与归纳思维在档案中的应用

全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般， 偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次， 而且一分到底。

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、 编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。

3、演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图

3.1 思维导图简介。

思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。

3.2 思维导图在档案信息开发中的应用。

（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中， 最大档案信息的主题 （ 档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。

（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。2） 箭头的连接在分析一些信息的时候，各主体之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。

四、结束语

总而言之，在对档案信息开发人员科学思维进行构建，不仅可以有效的提高档案工作的效率，还可以及时的解决在档案管理工作中存在的问题，从而促进我国的档案行业的发展。但是对档案信息开发人员的科学思维进行培养是一个漫长的过程，这不仅需要科学的指导思想，还要对档案信息开发人员的综合素质进行严格的要求，只有这样才能使得档案信息管理工作达到最大化的利用。

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（一）传统思维方式即寻找问题原因的思维方式。寻找问题原因的思维指的是当你在日常生活过程中发现一个问题是，追根溯源，找到问题出现的原因，问题是如何产生的。这种思维方式并不适合于当档案管理工作在实际工作过程中出现问题，并对这些问题加以解决。而在档案信息的开发过程中，一旦遇到与档案有着密切关系的问题时，需要将解决问题作为自己思考的一个关键的出发点，而不是追本溯源追寻问题出现的原因。而如何解决这些问题的思维模式则是需要在问题出现时，需要去寻找解决问题的方法，而不是一味地寻找问题出现的原因。所以，笔者认为这种思维更适合在档案信息开发的实际过程中遇到的各种实际的问题，这是一种更为高效的解决问题的思维。

（二）思维方式转变的重要性。档案工作人员在实际的档案管理工作过程中，如何解决问题是他们需要首先需要做的，而不是一味的询问为什么。所以，当档案工作人员在档案专业基础知识的学习中时，还应该注重传统思维方式的转变。

二、主观性思维朝向客观思维的转变

（一）主观性思维的简要概述。主观性思维指的是人们在接受一些必要的信息是，在接受知识时将自身的知识背景以及情感融入其中，经过自己的分析和判断继而通过推断而得出的结论。它已经将信息的原始情况进行了彻底的改变，赋予原始信息一种颠覆性的倾覆。

（二）客观性思维的简要概述。客观性思维不同于主观性思维，它是指工作人员在接触信息时，保持信息的原始面貌，不会被工作人员的主观判断所干扰，并且这些信息能够得到再次的使用和利用，因为这是一种原始性的思维。

（三）培养客观性思维的重要性。在档案管理的实际工作过程中，人们强调的是对档案信息的收集、整理、保管等各种活动中保证自身情感的隔绝以及判断标准的客观性，档案信息工作人员必须要从档案信息的实际出发，切勿将自己的任何主观情绪融入其中，保证信息的原汁原味，保证信息能够二次甚至多次的重新利用，客观的、实事求是的对信息进行运用和判断。

（四）培养客观性思维的主要途径。客观思维的培养不同于主观性思维是天生的，它需要一个漫长的过程，需要档案信息工作人员在日常的工作和生活过程中不断的对可观性思维进行锻炼，从而将其培养成为自己一种惯有的思维。档案信息工作人员在学习学习档案信息知识的过程中，就应该有意识地培养自己客观性思维，要求自己单纯的接收档案信息中字面上的内容和真实含义，而切勿深入挖掘。在掌握字面意思的前提下，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详实，齐全。

三、演绎思维与归纳思维模式的训练

（一）演绎思维与归纳思维定义。所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。

（二）演绎思维。与归纳思维在档案中的应用全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案。

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[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）02-0026-02

将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。

一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的

（一）高校档案管理的现状

高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。

（二）高校档案信息化管理的目的

在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。

二、实行高校档案管理信息一体化的方法

（一）进行高校的抽样调查

说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。

（二）采取自动化档案管理模式措施

在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。

（三）在档案管理的软件上实施工作统一性

在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。

三、高校档案管理信息一体化的重要性

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【摘要】本文针对计算机数据挖掘技术应用在档案信息管理系统中的相关问题，做以下几方面论述。

关键词 计算机；数据挖掘技术；档案信息管理；形式分析；应用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯郸056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世纪科技日益更新的年代，随着网络计算机的迅速普及、网络技术的发展以及数据库的日益成熟，人们在日常生活中收集数据的能力大幅度提高。随着行业的不同，大量的数据库被用于商业管理、政府办公、科学研究和工程开发等各个行业。在促进我国社会发展的同时，也在一定程度上给人们的日常生活带来了困扰。在这些困扰中，其核心在于数据丰富而知识贫乏。由此人们在分析数据的过程中，很难取得有价值的知识。随着数据挖掘技术的研究应用，在解决这一问题的同时，还在很大程度上推动了社会的发展，直接提高档案信息的管理效率。在此，本文从数据挖掘的概念与技术、数据挖掘的形式分析以及数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用等三个方面出发，针对档案信息管理系统中，计算机数据挖掘技术的应用，做以下分析。

1. 数据挖掘的概念与技术

随着社会的迅速发展，传统的数据收集模式已经无法适应现有的社会发展需求，而数据挖掘技术的应用，在提高数据收集质量的同时，还在一定程度上促进了社会的发展。而在数据挖掘的相关应用中，具体分析如下：

1.1数据挖掘的概念。 随着计算机的迅速发展，数据挖掘(DataMining,DM)，是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、统计学技术，高度自动化地分析企业原有的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者做出正确的决策。一般认为数据挖掘是数据库中知识发现KDD的一个环节，是KDD中采用具体的数据挖掘算法从数据中自动高效地提取有用模式的最重要的步骤。然而，在产业界、媒体和数据库研究界，“数据挖掘”比“数据库中知识发现”更流行，由于DM的广泛使用，我们也对DM和KDD不作严格区分，而认为是等价的概念，在这种意义下它们的定义是一致的。KDD(DM)是从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的并最终易于被人们理解的模式的非平凡处理过程。

1.2数据挖掘的技术。 在数据挖掘技术运用的过程中，一般所采用的是数学方法，然而在情况特殊的状况下，也可以采用非数学的运用方法。除此之外，在整个数据挖掘技术运用的过程中，除了以上两种方法之外，还在一定程度上可以运用演绎与归纳的方法进行数据收集。数据挖掘技术在运用的过程中，通过对相关数据的挖掘、收集以及分析等得出一定的结果，而这一挖掘结果在某些状况下可以直接运用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制以及数据维护等多个方面。与此同时，数据挖掘技术在应用的过程中，鉴于数据挖掘技术特性，不仅涉及到多门学科，同时还涉及到数据库、人工智能、数理统计、机器学习、可视化、并行计算等领域。且在很大程度上，数据挖掘技术在使用的过程中，经常使用的技术主要包括人工神经网络、决策数、遗传算法、规则归纳以及可视化等相应的技术。

2. 数据挖掘的形式分析

数据挖掘在其使用的过程中，基于不同的数据收集，因而在使用的过程中需要使用与之相符的数据收集方法。在确保数据收集资质量的同时，还能确保计算机整个系统的顺利运行。而在数据挖掘形式分析的过程中，主要包括以下几种，具体分析如下：

2.1分类。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，分类作为计算机挖掘技术中的核心形式，不仅关系着数据收集的质量，同时还关系着数据的收集属性分析，因而在整个挖掘技术运用的过程中有着极其重要的作用。而分类作为整个数据挖掘技术中的核心部分，在其运用的过程中，主要是通过分析相关程序的数据库，将元组分为与之相对的几个小组。而在其划分的过程中，针对部分数据，则尤其根据相关人员的操作，对其进行集中处理划分，在系统程序对其分析之后，由相关程序对剩余的数据进行最终检测，在达到检测要求之后，按照相应的规则进行分类。在其具体分类的过程中，典型的分类过程包括了确定分类范围、选取目标属性、形成训练集、属性分析、选择算法、分类运算、显示结果、抽取测试集、验证分类规则、分类规则输出等10个步骤。

2.2相关规则。 在计算机数据挖掘技术运用的过程中，相关规则作为整个技术中既简单又实用的关联分析规则，不仅能将程序中产生的相关数据准确的描述出来，同时还能针对相关数据资料进行仔细的分析。而在其具体运用的过程中，主要是通过一个具体的事物描写，将同类事物中相同属性的事物结合在一起，然后通过归纳总结，得出他们共有的属性与模式。在关联规则使用的过程中，一般将其直接用在事物的数据库中，不同的事物在产生数据的过程中，都由同一个记录将其记录集合。而这种事物数据库通常被概括为庞大的数据。由此就需要关联规则在其使用的过程中，应恰当的进行数据记录，在减少数据占有空间的同时，还能在很大程度上完善整个系统的数据运行。

2.3粗糙集。 在整个计算机数据挖掘技术使用的过程中，粗糙集作为一种研究不精确、不确定性知识的数学工具，在整个系统使用的过程中有着极大的优势。主要包括以下几个方面：首先，在整个粗糙集运行的过程中，无需知道相应的信息，且在整个运算的过程中，算法简单且易于操作，因而在很大程度上受到计算机用户的青睐。其次，在整个数据挖掘研究的过程中，所面对的数据库多为一系列的型号数据库，而这种数据库在数据收集的过程中，粗糙集收集方法的使用，能够在最短的时间内发现所有数据库的规律，并通过相应的表格归纳，将其列为决策表，方便了计算机用户的查阅。最后，即使在现实世界，一些规则在使用的过程中也会发出不确定性，更何况虚拟的网络世界。而在数据库使用的过程中，也会发现一些不确定性的知识，而这些都需要粗糙集方法对其进行解决。

3. 数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用

档案信息在日常管理的过程中，不仅关系着相关人员的历史记录，同时还是相关人员智慧成果的最终反映。随着计算机网络技术的应用，在档案信息数据处理的过程中，数据挖掘技术的应用，不仅能从根本上提高档案信息数据的管理效果，同时还能在很大程度上创新档案管理模式。针对数据挖掘技术在档案信息数据处理中的应用，具体分析如下：

3.1计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统中应用的重要性。

3.1.1增强了档案实体与内容的安全保护。 档案信息关系着当事人过去的劳动成果，同时还关系着相关人员的隐私信息，一旦泄露，不仅侵犯了相关人员的隐私权，同时还对其今后的生活造成极大的消极影响。而档案管理人员在工作的过程中，针对档案信息，除了保密性严之外，还应注重档案的长期保存质量。针对一些利用率较高的档案，寿命必然会在原有的基础上缩短，而针对档案资料中的相关信息，若缺乏完善的监控设备，将直接造成档案内容的泄密。将数据挖掘技术应用于档案信息效据管理，通过对异常借阅行为的分析统计，可以防范非正当的利用行为发生。从而更好地保护档案实体及档案信息内容。

3.1.2提高档案的利用服务水平。 档案工作人员在档案管理的过程中，针对档案的保密性，在其使用的过程中。其涉及的范围往往比较小。如果将数据挖掘技术应用于档案信息数据管理中，通过档案利用情况分析，就可以加强与利用者沟通，发现潜在的用户和利用方向。并通过针对性地提供档案、加强相关档案的收集、数字化和编研等形式，从而实现真正意义上的主动提供档案利用服务。

3.1.3加强档案鉴定工作的水平，降低档案的收集、保管成本在档案业务的整体工作环节中，档案鉴定不仅关系着档案的真实程度，同时还关系着档案管理工作的整体性。然而在我国档案鉴定中，所凭借的都是档案管理人员的相关业务经验来实现的，因而在很大程度上存在着主观因素。数据挖掘技术应用档案数据处理中后，通过对利用情况和档案情况的分析，了解各单位档案形成特点、规律和档案利用范围，从中发现档案收集工作的薰点。为档案鉴定工作提供了一种的定量化方法，使档案鉴定工作真正实现有据可依。

3.2计算机数据挖掘技术在档案信息管理中的应用。 数据挖掘(data mining)是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中提取隐含在其中的、潜在有用信息和知识的过程。在档案信息管理中，数据挖掘技术可以通过自身特有的信息分析能力，对档案信息的调阅以及操作等各个流程产生的数据进行仔细的分析，在充分掌握各单位档案形成的特点、规律以及档案利用范围之后，针对档案信息活动产生的数据进行收集，并将其中的重点进行集中归纳。而这些重点，都是档案鉴定的基本依据。另一方面，数据挖掘技术能够在档案信息管理的过程中，针对大量的有声信息、不完整信息、模糊信息以及随机信息中提取人们不知道的或者潜在有用的信息，并将这些信息及时的反馈到档案信息的整体管理系统中，使其在处理的过程中及时的采取措施，避免档案信息的流失而造成严重的影响。除此之外，计算机数据挖掘技术在运行的过程中，能够针对档案信息管理中出现的大量数据进行相应的管理以及维护，在确保档案信息数据顺利进行的同时，还能针对档案信息自身存在的管理系统进行整理，以便能及时的发现档案信息管理中存在的问题，从而能及时的采取相关措施，避免相关档案信息的流失。

4. 总结

综上所述，随着社会的发展以及科技的进步，计算机数据挖掘技术在使用的过程中，不仅促进了计算机行业的发展，同时还在很大程度上推动了社会的进步。档案信息管理中计算机数据挖掘技术的运用，在提高档案信息管理水平的同时，还在很大程度上完善了档案信息管理，方便了档案信息的保存。由此就需要相关人员在档案信息管理的过程中，能够准确的使用计算机数据挖掘技术，在确保档案信息管理质量的同时，还能创新档案信息的管理模式。

参考文献

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［5］王锐，马德涛，陈晨．数据挖掘技术及其应用现状探析［J］.电脑应用技术，2007，(2).

［6］潘旭武，陈玲洪．数据挖掘在数字档案管理中的应用研究［J］.浙江高校图书情报工作，2007，(1).

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传统的教学方法倡导提前备课，教师根据自己主观估计，提前一段时间写好教案，到时照本宣科，只重视重点、难点内容的解决，但对以往学生在实际解答时出现的看似简单却易出错问题，教师却一笔带过，甚至根本没有给予讲解。按照这种教学方法，往往出现这样现象：多数学生在解题时难以周全，教师却为少数优生“轰轰烈烈”的积极发言所陶醉；多数学生无法顺利完成的作业，教师却对一些学生抄来整洁正确的作业感到满意；学生认为上课“听懂了”，却又无法独立解答问题等等。针对上述问题，教师在教学时要注重做到主观意向与客观实际的紧密结合。

（一） 建立工作档案。对以往的教学要做教后笔记，把教学中出现的问题及时记录下来，然后分章节、分类型进行归纳整理入档。这样做，近期效应是教师可通过对反馈回来的问题进行综合分析，确立矫正措施，做到有的放矢。远期效应是经过多次的“反馈－矫正”后，能将这些问题进行系统分析、综合归纳，总结和探索出“反馈矫正”方法的一般规律。

（二） 建立学习成绩档案。学生的学习成绩档案是“反馈矫正”档案的一个重要内容。如果把学生的学习成绩、学习基础、学习兴趣建立成完善的档案，教师就能够对学生的总体了如指掌，做到心中有数，从而在教学中所采用的矫正方法就具有较强的针对性。

（三）建立学习变化档案。由于高中学生的生理、心理等方面正处于不断变化、发展阶段，因此其学习活动在不同的时期会呈现出不同的特点。比如，上课发言与初中时相比，举手人数明显减少，主要因为学生逐渐成熟，表现欲没有初中生那样外露。但也应当看到，有的是对数学不感兴趣，有的是对教师的教学方法不能够很好地适应。对于不同时期、不同类型学生学习特点的变化要建立好比较系统的档案，为以后的教学与研究中实施分类矫正提供良好的实践基础和理论依据。

二、 对课堂授课中反馈出的问题进行随即矫正

教学中，教师如果要在一个或几个单元讲完后才组织阶段考试，这时反馈出的问题已经成堆。对此，教师常常埋怨学生：“这种问题我不是讲过了吗？怎么还不知道？”造成这种状况的主要原因，一方面是由于对当时在课堂上出现的错误没有即时矫正，认为只是小问题，可以等上一段时间集中进行矫正；另一方面，由于当时矫正只是浮于表面，对问题的严重性认识不足，使矫正走了过场，效果不够理想，不能真正解决问题。通常情况下，教师与学生双方都会认为，错误如此之多，矫正无从下手。实际上，只要教师注重对课堂授课中反馈出的问题进行随即矫正，就能够有效解决这一问题。

（一） 上课中勤于捕捉。课堂上是获取反馈信息的主渠道。教师仅凭过去的经验或主观愿望去估计是不够科学的，必须在课堂上认真观察学生反应，及时调整教法。有的教师讲授时不注意观察学生的表情神态，也不去听取学生的反映，等到批改作业或阅卷时才发现问题，这样就不利于及时反馈与矫正。

（二） 板演时注意收集。板演是学生暴露思维过程的重要渠道。对学生板演中暴露出来的错误，教师不仅要指出其错误所在，还要正确分析产生各种错误的原因，指出应该怎样纠正错误，并在下次板演或作业中有意安排类似的练习，让学生及时矫正。

（三） 答问中随机提炼。学生在回答教师提问时，很容易暴露思维过程中的错误，如概念理解错误、定理法则运用条件不足、思维方法不对等情况。这时，教师既要善于鼓励学生积极思考问题和敢于提问，又要善于根据不同层次的学生回答问题的不同角度，提炼出反映出本质的一般性和特殊性问题，对一般性问题进行普遍矫正，对特殊性问题进行单独矫正。

三、 反馈出的问题分类归纳后进行针对性矫正

对学生上交的作业、单元测验或考试试卷中反馈出的大量问题，切不可以眉毛胡子一把抓，要注意整理归类，分析产生这些问题的原因，教学时，就要针对这些分类归纳出的问题进行矫正。

（一） 降低“眼误”，教会学生读题。教学中学生读懂了课本知识，但在应考时对题目进行了错误的“翻译”，把“是”看成了“非”。针对这种反馈，教师在指导学生读题时应从以下几点进行矫正：第一是粗读，即先浏览已知条件；第二是细读，即根据题目要求，仔细阅读1、2、3问；第三是研读，即带着问题再阅读已知条件，充分运用解题中所涉及到的概念、公式、法则、方法的实质及因果关系，综合归纳解题的思维流程。

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一、人事档案管理的重要性

干部人事档案管理可以将工作人员的能力水平、工作经历和工作年限分为不同等级，以便后期工作人员的提拔任用和转掉提供参考价值。除此之外，对人事档案进行科学化与规范化的整理和归纳也有利于促进工作人员工作积极性的提高，工作人员可以参考自己在档案中的位置来判断自己近段时间工作状况，以及在后期工作中要改进的地方。干部人事档案主要包括工作人员的工作能力、生平经历、学历水平、工作履历以及政治身份等，其中较为重要的是工作人员的学历水平和工作经验，工作人员升调的参考标准最重要的是工作人员有过硬的专业知识水平。总而言之，人事档案包括个人的所有资料，为后期工作人员的调动以及升级提供参考。除此之外，做好人事档案管理工作有利于公司把握工作细节，提升工作的效率，为人事部的调用提供参考依据。

二、人事档案管理存在的问题

（一）对干部人事档案管理工作重视程度低

在目前的工作领域中，许多高层人士的管理工作人员不重视对干部人事档案管理这一领域，通常是面试者通过面试及其他一系列相关的工作面试考核进入到工作岗位后，将其工作人员的资料进行完善，但并没有后期对所有工作人员的资料进行整理与归纳，这样就缺乏工作人员之间的竞争与对比，因此，从这一方面来说工作人员的工作积极性有所降低。另一方面，由于工作人员工作较忙，休息时间较少，因此，相关工作人员缺乏精力和时间去对工作人员的档案进行整理和归纳。综合各种因素，大部分公司疏于对干部人事档案工作的管理。

（二）干部人事档案归纳及查阅率不高

工作人员的档案一般都是由相关工作部门进行管理和归纳，且一般存档于公司总部，因此造成在某些特殊情况是需要调用工作人员的档案时，由于地点、时间和空间上的不便，从而使得调用档案效率低下，这也是干部人事档案查阅率不高的原因之一。除此之外，管理人事档案的相关工作部门由于对这一领域重视程度较低，存在工作人员不认真对档案进行归纳与整理、许多新上任的工作人员档案没有得到及时的存档与更新、辞职员工的信息没有删除等，因此，则会造成档案状态较为混乱。此外当需要调用工作人员的档案时需要经过一道道工作审批与审核，这使得相关工作人员不能及时查到工作人员的档案。这也是影响人事档案查阅率不高的重要原因之一。

（三）干部人事档案管理考核制度不完善

每个公司都会对员工建立绩效工作考核制度，其根本目的是为了提高公司工作人员的工作效率以及工作积极性。在公司内的工作人员的绩效考核制度中，人事档案管理方面所占比重较低，因此也造成相关工作领域人员对人事档案管理工作出现懈怠的心理。干部人事档案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影响，找其根本原因还是由于企业对干部人事档案管理工作重视程度不高所以造成后期的一系列问题。

三、加强人事档案规范化管理的对策

（一）提高高层工作人员对人事档案管理的重视程度

从根本上提高企业干部人事档案管理工作的效率必须要提高对干部人事管理工作的重视程度。只有相关工作人员对干部人事档案管理的意识有所提升才能采取相关有效措施，比如可以筛选工作能力较强、工作态度认真和专业化水平较高的综合人才，使他们从事于干部人事档案管理工作领域。当公司领导足够重视干部人事档案的工作领域时，才能投入到更多的人力、物力、财力以及时间和精力去促进这一领域的进步与发展。除此之外，提高高层工作人员对人事档案管理重视程度的根本方法是加强宣传力度，通过娱乐媒体的作用使得企业加强对此领域的重视程度。

（二）强化干部人事档案管理的信息化建设

干部人事档案查阅率低下的一个重要原因是信息不畅通，因此在干部人事档案管理工作领域应当纳入现代信息化的建设，实现全网能够查询工作人员的档案。但为了避免泄露工作人员信息及档案，应当在公司的电脑系统中纳入人力资源管理软件，并设置专门的网站，使得相关工作人员拥有密码才能登陆信息管理系统进行查询。通过信息化建设实现对干部人事档案的科学有效管理、能够方便相关工作人员实时实地进行查询，极大的极高了工作的效率。但是需要重视的是，相关工作领域人员应当确保工作人员档案信息的准确性，这样工作人员档案的查询和档案的存在才有其意义。

四、结语

加强干部人事档案规范化的对策还包括加强制度建设与绩效考核、加强专业培训，提升人事档案开发利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司对干部人事档案管理的重视程度，只有对其有足够的重视程度才能够实施配套措施，以便促进干部人事档案管理工作领域的进步。

参考文献：

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[摘要]档案利用问题一直以来都是档案工作者探讨的问题，现如今，档案管理者都在研究如何能够让档案利用价值发挥到最大，如何能够实现档案的高效合理利用等。本文主要从几大方面探讨了档案利用存在的几种现象，希望能够为档案的合理、高效利用提供帮助。

[

关键词 ]档案利用；现象；归纳分析

我国档案利用现正处于改革时期，这种改革不仅包括设备方面的改革，也包括档案管理理念的转变。早期人们认为，档案利用的次数越多，档案利用价值就越高，但是实际上，并非如此，因为档案合理与不合理的利用，多用与少用、有用与无用等都会影响到档案实际的利用率。

1、有用档案与无用档案

档案利用的基础性原则，就是档案的有用性。一般情况下，评价一个档案是否具备有用性，主要有两点，一点为档案所具备的价值；另一点档案是不是已经被使用。档案的有用与无用是辩证的，站在长远角度来讲，如果档案有价值，未来一定有机会被利用，但是能够被利用的档案，并不代表现在就能够被应用，两者并不对等。也正是因为如此，档案利用现象需要进行归纳以及整理。现如今，档案利用越加频繁，从这一角度来讲，档案的有用性成逐渐上升的趋势，但是随着档案种类以及数量的增多，很多档案几乎没有被利用的机会，这就使得档案无用性增加。档案利用过程中，某些管理者通常是将档案的有用与无用绝对化，这显然不利于发挥档案的最大利用价值，而且很有可能会错过很多有价值的档案。管理者在进行档案管理时，功利心强，只考虑短期的档案价值，或者是看重当下的利用情况，这对档案管理的后续发展十分不利。为此，档案管理者在对待档案有用与无用的问题上，一定要立足当前的同时，考虑长远效益。

2、多用档案与少用档案

现阶段，档案管理工作者都认为档案应用率比较低，与十几、二十几年前相比利用率非常低，这会让现代档案管理工作者心理上产生比较大的落差。而十几、二十几年前的档案之所以利用率比较大，主要是因为我国的档案管理工作档案起步，一切都百废待兴，再加之，改革开放之后，要进行拨乱反正，必定需要档案，而现代处于正常时期，档案利用率自然下降。

从上述阐释中就可以看出，档案管理者将档案的利用情况作为评价档案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社会档案利用次数越多，利用率也就越高，所发挥的作用自然也就越大。但是这并不能作为档案利用率高低的全部方面。实际上，档案利用率高，并不代表档案效益高。比如档案馆藏数量少，也未做好收集整理工作，利用率也会提高，而且很多情况下，都是无效应用，因此档案利用效益却很低。而随着网络的普及，很多人都习惯通过网络来利用档案，档案利用率也会降低，但是档案利用效益却在提高。当然以档案利用率的高低来评价档案利用效益也同样具有一定的科学性，不能完全否则这一理论。

再加之，档案利用往往伴随着成本，利用越高，成本就会越高，而利用越低，成本则会降低，因此如何将档案利用与成本保持平衡，也是档案利用要考虑的一个问题。

3、合理运用档案与不合理运用档案

档案的用多与用少与档案的利用价值并不完全有关，档案用得多，但是应用不合理，也会拉低档案利用价值。不合理利用档案，主要是指没有任何正当的利用就随便的利用应用档案，或者是档案应用结束之后，并没有帮助利用者解决任何的问题，或者是档案应用之后，反而对档案管理造成了一定的损害。这样的档案利用都可以称之为不合理运用。一般情况下，档案管理人员也将档案合理运用称之为的档案真用，而不合理运用则称之为档案假用。

对档案利用进行优化控制，以保证利用的质量。首先，要对档案需求状态实行优化控制。档案需求是引发档案利用行为的直接动因，对档案需求状态的优化控制是档案利用优化控制的逻辑起点，它包括三个方面：一是对档案需求客观状态的优化控制，这种控制的重点在于分析客观的利用需求，找出档案需求的规律；二是对档案需求认识状态的优化控制，这种控制的重点在于通过引导使利用者处于主观愿望与客观需求相一致的最佳的档案需求的认识状态；三是对档案需求表达的优化控制，这种控制的重点在于规范利用者的需求表达，使其真正反映客观的档案需求。其次，要对档案利用过程实行优化控制。这是档案利用优化控制的核心所在，它也包括两个方面：一是对档案提供利用方式的优化控制，这种控制的主要目的是提高档案利用服务的质量，强化档案信息的传播功能并防止档案信息传递过程中的失真和量的损失；二是对供求双方吻合程度的优化控制，这种控制的主要目的是做到知己知彼，提高档案利用的查准率。

4、可用档案与不可用档案

多年前，业界曾有人提出要满足利用者的需求，现在又倡导“以人为本”，好像人人都应同等或平等地利用档案。事实上，这是做不到的。档案利用服务虽说要面向社会，但同时又是分层次的。在档案利用中，对不同的人，不同的档案，有一个可用与不可用的界线问题。有的档案对有的人来说从来都是可以用的；但对于另一些人来说则不然：也许过去不可以用，现在才可以用；也许现在不可以用，将来才可以用。由于档案利用有限制要求和保密规定，因此，利用档案不可能做到一视同仁，必须区别对待。当然，从长远来看，凡是档案都是可以利用的，所以，可用与不可用的区别只是在一个相对的时间段上的区别。在一定的时间内，不仅要分出什么人能用什么档案，什么人不能用什么档案来，还要分出谁先用谁后用的顺序来。这不能被视为利用歧视，更不能受一般意义上平等信息权的干预，这是社会整体利益最大化的需要。

部分档案涉及保密问题，需要限制利用，这是一种世界通行的现象。但讲到保密和限制利用，供求双方总会存在一些矛盾，这只能通过建立和健全保密、解密制度来调节，以便做到有章可循，有法可依。对于档案部门来说，既有保守档案机密的权力，同时也有依法解密和向社会开放档案的义务；对于利用者来说，既有利用已开放档案的权利，同时也有遵守保密法律和规定的义务。保密，说到底也是一种利用，只不过是一种限制了范围的特殊形式的利用。保密原则与制度，要体现的是局部利益服从整体利益这样一种关系。需要保密和限制利用的档案，通常都是具有涉及国家安全和社会秩序的内容。

5、结语

综上所述，可知由于档案管理者对档案利用现象并没有进行深入的分析，也未进行归纳总结，这使得我国这方面的研究文献比较少见，正是基于此，笔者对档案利用现象进行了归纳与总结，同时还研究了现如今档案利用过程中，存在的一些错误的看法以及评价方法。本文是笔者对档案利用现象研究经验的总结，仅供参考借鉴。

参考文献

[1]闫晓青.试论企业档案寄存[J].内蒙古科技与经济,2010(10)

[2]阚秀芬,黄东华.浅谈企业档案综合管理中的统一分类[J].一重技术,2006(04)

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恩格斯指出：“每一个时代的理论思维，都是一种历史的产物，它在不同的时代具有完全不同的形式，同时具有完全不同的内容。因此，关于思维的科学，也和其他各门科学一样，是一种历史的科学，是关于人的思维的历史发展的科学”钱学森教授在《系统科学、思维科学与人体科学》一书中曾提出：“我想思维科学似乎应该是专门研究人的有意识的思维，即人自己能加以控制的思维。档案工作人员的职业角色已从单纯的档案保管者扩展为同时作为概念、知识的提供者”[1]。档案信息开发人员面对的更多的是诸如电子文件的真实性鉴定，网络信息归档及其档案化管理、数字遗产的保护与开发等新问题、新事物的探究都需要档案信息开发人员对档案信息的客观性的把握，对所面临问题深度和广大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息资源管理背景下，档案信息开发人员科学思维的培养就显的尤为重要，档案信息开发人员需要培养自己科学思维模式，去解决档案领域不断出现的新的问题，同时档案信息开发人员需要对自己的思维模式进行一些转变，以更加符合档案信息资源开发对信息开发思维素养的需要。 

一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式转变 

（一）寻找问题原因思维方式、如何解决问题思维方式的定义 

寻找问题原因思维指当一个问题出现时，追根溯源，探究问题是如何产生。这种思维方式不适合档案的实际工作中对实际问题的解决。在档案信息开发过程中，当遇到与档案相关的问题时，档案信息开发人员更多的以如何解决问题作为自己思维的出发点，而不应该以探究问题出现的原因作为自己思维的出发点。而如何解决问题的思维模式是问题发生时，不是去寻找事情发生的原因，而是更多的去寻找解决问题之道。这种思维方式更适合去解决档案信息开发过程中遇到的问题，是一种更高效的思维模式。 

（二）由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性 

档案工作人员在实际参与档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作中更多的是考虑如何解决问题，而不是问为什么。所以，档案人员应该在学习档案学专业理论知识的同时，注重这方面思维的训练。 

比如根据《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等有关文件的规定，档案馆在接收现行单位档案时，必须符合以下要求： 

1.一个单位的档案，应作为一个整体，归入一个档案馆。 

2.规定移交的应由有关单位收集齐全，必须经过整理，必须经过鉴定。 

保管期限要划分准确，要具备一式三份的案卷目录（一份经档案馆签收后退还原但单位保存），一份作为档案馆的检索工具，一份由档案馆存档），同时还应附一份有关档案及其形成单位历史情况的说明，与该部分档案有关的资料，应随同档案一起移交。现行单位在档案移交之前，应就档案的移交时间，移交方式等具体事项与有关的档案馆取得共识[2]。档案工作人员在参与接收现行单位档案时，需要判断接受的档案是否符合上述条件，而无需探究原因。这是一种档案工作的思维模式。所以档案工作人员在日常生活中，遇到各种问题时，应有意识的问自己该如何解决，有什么解决问题之策，只有这样才能渐渐的由问为什么的思维模式向问如何解决的工作思维模式转变。并使之成为自己的一种思维惯性。 

二、由主观性思维向客观性思维转变 

（一）主观思维、客观思维定义 

主观性思维指人们在接受信息时，不是客观地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知识且根据现有的知识经过自己的判断，推断后而得出的结论。已经改变了原有信息的原始面貌，而客观性思维指在接受信息时，只接受客观信息本身，而不加入个人的主观判断。 

（二）强调客观性思维培养的必要性 

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。 

另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。 

所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间，还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息，相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、档案鉴定的程序等都需要做到客观。王向明教授在《档案管理学原理》》一书中，曾多次提到客观性。如（1）在档案著录的要求中提到，档案著录应遵循以下要求：档案著录应客观地反映被著录档案的实际情况，在对著录对象的内容特征和形式特征的分析和选择过程中，应以著录对象为主要信息源，如实反映档案的实际情况，即使对某些需要著录人员自拟的内容，也应坚持从实际出发，切忌掺杂个人的观点或褒贬，更不能无中生有，随意增减。对某些不能确定的内容，应进行细致的考证，对考证确有困难的，也可以存疑；对档案中某些词不达意的部分，甚至错误的部分，一般也应该坚持客观性的原则照录，但应在自拟内容部分或附注内加以说[3]。（2）在档案检索中，主题分析的客观性是按照档案或提问的本来面目分析其主题，标引人员在分析档案或提问的主题时，一定要不偏不倚，切忌掺杂个人意见，主观猜测和褒贬，以避免或减少主题分析误差的产生，保证主题分析的网罗度，专指度和一致度[4]。 

另外陈兆祦、和宝荣、王英玮合著的《档案管理学基础》也多次提到档案工作对客观性的要求。如（1）全宗内档案分类的科学性要求档案类目和档案材料的划分应该具有客观性，对于任何事物的分类，都必须力戒随意性，由于档案不同于其他资料，它是在机关活动中系统地积累而形成的历史产物，所以必须遵循档案自然形成的规律，从全宗成分的实际出发进行分类。全宗内文件之间可能有多方面的联系，应当竭力保护它们在立档单位活动中原有的某些主要方面的历史联系，为此，要按照不同机关、不同档案的情况，科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地归类，使全宗内档案的分类能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌[5]。（2）档案的鉴定应遵循客观性规则，会计档案鉴定应当避免主观性的决断。会计档案的鉴定必须按照有关的标准，以及对会计档案本身保存价值的合理预测为依据进行，各个立档单位都应当按照财政部和国家档案局颁布的《会计档案保管期限表》，结合本单位的会计档案的实际情况，绘制本单位的会计档案保管期限表，并用以指导本单位的会计文件、会计记录或会计档案的鉴定工作。任何随意处置会计档案的主观性、武断性的思想和行为都应当避免[6]。 

（三）客观性思维培养途径 

客观性思维的培养需要一个漫长的过程，需要档案工作人员在学习和生活中不断渗透，使之逐渐成为自己的一种思维习惯。 

在学习档案学的理论知识过程中，档案信息开发人员应有意识的要求自己只接受档案信息的字面意思，及字面意思的前提，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。

在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详尽，齐全。 

三、演绎思维与归纳思维模式的训练 

（一）演绎思维与归纳思维定义 

所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。 

（二）演绎思维与归纳思维在档案中的应用 

全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次，而且一分到底。 

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。 

（三）演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图 

1.思维导图简介。思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。 

2.思维导图在档案信息开发中的应用。（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中，最大档案信息的主题（档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。当然除了这些小的插图，我们还有很多代码可以用。比如厘米可以用cm来代表。所以可以用代码的尽量用代码。2）箭头的连接在分析一些信息的时候，各主题之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。如果在分析信息的时候，有很多信息是相关有联系的，但是如果都用箭头相联接起来会显得比较杂乱了。解决这个问题的方法就是，可以运用代码，用同样的代码在他们的旁边注明，当你看到同样的代码的时候，就可以知道这些知识之间是有联系的。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。4）思维导图有很多线段，它每一条线条的长度都是与词语的长度是一样的。思维导图的体现的层次感很分明，最靠近中间的线会越粗，越往外延伸的线会越细，字体也是越靠近中心图的最大，越往后面的就越小。思维导图的线段之间是互相连接起来的，线条上的关键词之间也是互相隶属、互相说明的关系，而且线的走向一定要比较平行，换言之线条上的关键词一定要让你自己能直观地看到，而不是要把纸的角度转了120度角才能看清楚自己在写什么。5）做思维导图时，它的分支是可以灵活摆放的，除了能理清思路外，还要考虑到合理地利用空间，你可以在画图时思考，哪条分支的内容会多一些，哪条分支的内容少一些，你可以把最多内容的分支与内容较少的分支安排在纸的同一侧，这样就可以更合理地安排内容的摆放了。整幅画看起来也会很平衡，你画思维导图前，要记得思考如何布局会更好。6）学会思维导图之后，我还鼓励你能够成立自己的风格，每一幅思维导图虽然都有一套规则，但都能形成个人的风格。关键词是最重要的一部分，因为思维导图只记录关键词，档案信息开发人员在开发档案信息过程中，如果关键词选择不正确，思维导图所要表达的信息就不准确了，要想学会全面总体的分析信息，需要学会观察出信息当中哪部分是它们的关键部分，并搜索到它们的关键点，也就是关键词。 

3.思维导图在档案信息开发人员科学思维培养中的作用：（1）成倍提高档案信息开发人员学习的速度和效率，更快地学习档案馆藏中的新知识与复习整合已有的档案旧知识。（2）激发档案信息开发人员的联想与创意，将各种零散的有关档案信息资源的智慧、资源等融会贯通成为一个系统。（3）让档案信息开发人员形成系统的学习和思维的习惯，并使档案人员将能够达到众多档案信息开发人员想达到的目标，包括：快速的记录档案馆馆藏中档案资料笔记。（4）做思维导图的时候，档案管理人员会处在不断有新发现和新关系的边缘，鼓励思想不间断和无穷尽地流动；有助于档案信息直接的融合与交叉，建立新的联系，对信息有所创新。（5）档案信息开发人员的大脑不断地利用其皮层技巧，起来越清醒，越来越愿意接受新事物[7]。 

俗话说，十年树木，百年树人，冰冻三尺非一日之寒，档案信息开发人员科学思维的培养，需要一个漫长而艰辛的过程，需要档案信息开发人员对自己的严格训练，也需要思维科学领域新鲜研究成果的注入，这样才能使档案信息达到最大化的利用，促使档案事业蓬勃发展。 

参考文献： 

[1]冯惠玲.关于"十一五"档案学科发展的调查和"十二五"发展规划的若干设想[g].档案学研究,2010,5:5-6 

[2]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):87 

[3]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):231 

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公路工程设计档案管理工作是一项档案管理学与公路工程技术紧密相关的的综合业务，要求每一名从业人员不仅要具备档案管理的基本知识与技能，还要了解一定的公路工程建设知识，熟悉公路工程过程，把握公路工程建设基本学科构成。

1、设计档案管理工作首先是对存档资料的全面搜集

设计档案管理工作首先是将诸如规划、路基路面设计、桥隧设计、机电设计、房建设计等多个生产部门分别设计的分散、凌乱、无序、大量的跨行业、分阶段的设计文件，通过搜集、汇总、分析和归纳，形成按不同高速公路项目划分、以项目可行性研究、初步设计、修正设计、施工图设计为序的全过程、完整、系列设计文件存档资料。档案管理工作是对设计文件资源的整合过程，是为信息资源的利用提供基础。

2、公路工程设计档案其次要求存档资料的有序性

公路工程设计工作有其鲜明显著的设计发展脉络与周期，但是项目从立项、建设到养护历时长，不同项目、不同部门间设计工作交叉多，给设计资料搜集、整理、存档工作带来了相当大难度，特别是项目建设阶段与养护阶段间隔时间长，直接影响着公路工程设计档案管理工作质量。

3、公路工程设计档案管理加工、整理和分析

通过认真梳理、分析、归纳等档案管理工作手段，各项目资料由无序变有序，变得脉络清晰、系统完备。系统、全面的资料，更便于我们设计人员分析设计工作的得失，通过横向、纵向不同项目或类似项目档案资料的对比，及时查找和弥补不足，改进后续设计工作。

二、提高公路工程设计档案管理工作水平的方法与途径

档案管理工作不应局限于简单存档，如何更有效地发挥档案信息资源作用，进一步促进设计生产工作，是一名合格的档案工作者应该时刻思索的问题，也是贯穿于我们工作的主线。

1、加强知识更新，确保档案管理工作的科学性

做好档案管理工作，不仅仅要熟练掌握档案学相关知识，更要根据自己管理的相关专业档案内容，熟悉、了解一定的专业技术知识。针对公路工程设计档案管理，公路有关专业诸如路线设计、路基路面设计、桥隧设计以及交通工程安全设施等知识，档案管理人员应该有所涉猎与把握，这样我们对档案资料的搜集才会更加完备，归纳才能更加系统，分析整理才能更加科学。

2、提升管理工作的积极性和主动性，确保档案管理工作质量

档案管理工作是一项严谨近于枯燥的基础性工作，是一项管理性、服务性的工作，平凡但不平庸的工作。认识档案工作意义，提升每一位档案管理人员对工作的积极性、主动性是确保档案管理工作质量的必由之径。作为一名档案工作人员，我们必须认识到，档案管理工作不是孤立的，而是各项社会工作中不可缺少的组成部分。我们可以通过提供档案信息为社会实践服务，我们不能改写历史，但是我们在记录历史，我们可以提供信息服务，提升他人创造历史的能力。社会的进步，同样体现了我们档案人存在的价值；公路工程设计水平的飞跃，同样凝聚了我们公路工程设计档案管理人员的汗水与付出。

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(二)档案统计的涵义及意义 

国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。 

 

二、档案统计的方法及作用 

 

(一)档案统计的方法 

档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为： 

1档案统计指标选定 

统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。 

2档案统计调查 

档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。 

3档案统计整理 

档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳 

4档案统计分析 

档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。 

 

(二)档案统计的作用 

档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。 

档案统计是学校档案事业建设的重要基础工作。档案统计是了解和掌握学校档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段。通过档案统计资料，可以进一步认识和掌握档案工作的基础规律。提高档案的管理、服务水平。档案统计是学校档案工作发展的依据。通过统计数据。可以准确地反映学校馆(室)藏档案的数量。利用档案情况，档案部门工作量大小，人力、物力、财力需求等，以便在领导制订档案事业发展规划时作参考和依据。档案统计是上级部门对学校档案事业监督的工具。档案统计工作，可以客观地反映学校档案工作的发展水平，便于上级部门检查督促。

(一)档案工作的重要性 

档案工作是揭示档案工作有关情况及发展规律的一项重要工作。中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“做好档案工作。不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”档案作为真实记录历史内容的重要工作决定了档案价值的长远性。 

 

(二)档案统计的涵义及意义 

国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情况的统计；档案利用的统计及分析。 

 

二、档案统计的方法及作用 

 

(一)档案统计的方法 

档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为： 

1档案统计指标选定 

统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。 

2档案统计调查 

档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。 

3档案统计整理 

档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳 

4档案统计分析 

档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。