电子档案管理模式大全11篇

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努力消除技术因素的影响，最大限度地降低电子文件对设备的依赖性，最大程度地提高档案人员对归档电子文件的控制力

静安区档案局在区政务内网的公共信息平台上建立的归档系统，是以B/S方式供全区61家单位1000多名机关干部共同使用。系统有二个进口，一个与公共信息平台上协同办公系统对接，直接接收办结完毕的归档电子公文，另一个可以通过本地搜集，由业务人员浏览本地机上需要归档的文件，进行上传操作。各部门的档案人员通过归档系统进行接收、整理、提供利用等档案管理活动。系统对文件归档、接收的环节设置了一些技术措施，例如协同办公系统中已办结的文件要求以XML 格式将全文信息、背景信息连同附件直接送到归档系统中，两个系统同时记录操作时间和操作者，明确文件归档过程的责任。各部门的归档文件实际上是集中存放到档案局控制的数据服务器中，由档案局的技术人员负责对数据库的维护。为了使各部门档案人员的这种逻辑管理转化为物理管理，静安区档案局又开发了一个脱机保管系统，将各部门的归档电子文件按照年度、保管期限、分类的排序刻录到光盘上，再返回给各部门。该光盘自带检索工具，光盘中的文件按照传统的文件组织方式，文件的内容、背景信息自动链接。光盘中的说明文件，概要描述了文件的归档时间、责任人、操作人以及运行环境等等。该光盘可以独立运行，但同时又被脱机保管系统和纸质账簿同时兼管。

消除技术因素就是摆脱原有的应用系统，将复杂的网络数据库的管理方式简化载体管理。脱机保管系统有二个重要技术特点：一是自动驱动刻录机，数据在封闭的状态下脱机，消除了人为因素，且操作简便，二是对脱机光盘的可靠性由系统自动检测，根据规定期限，系统提示管理人员将库房中保存的光盘取出，进行可靠性检测，实施有效保存。

事实上静安区档案局同时保留了相同内容的二套光盘，一是满足了归档电子文件异地存放的要求，二是等到档案馆正式接收各部门归档电子文件时，只要履行相关的手续，防止到了进馆的期限，这些归档电子文件已经流失。档案局和部门档案室采取这种异地保管的方式，降低了数据集中存放的风险，因为大型网络数据库的保管成本很高，而且技术进步导致数据迁移是必然的，当数百万条记录的数据库迁移到新的数据库中，要保持和全文信息、背景信息等数据的对应，出错的概率很高，此外还有其他很多不安全因素，也是目前档案部门实际条件所不能控制的。消除技术因素的影响，采取脱机保管，是档案部门有效管理归档电子文件的一种比较简便方法。

建立电子文件归档范围与保管期限表，形成规范、有序的管理模式

计算机网络的应用改变了传统的办公模式，大量的文件都是在网上形成、流转，政府的信息公开、行政审批受理、项目招标等等都已经通过网络进行，但是这些记录着政府各职能部门重要活动的电子文件的保存还没有一个规范。什么东西需要归档、什么东西不需要归档、归档的电子文件需要保存多长时间、如何归档，这些细节都应该明确规定。前一时期，我们曾需要查阅一个关于信息化工作的文件，在政府的外网和内网的相关系统中都没有查到，在档案局的归档管理系统中也没有查到，一个在网上的重要文件无形中失踪了。具有讽刺意味的是，在系统的垃圾筒里找到了这个文件。这件事情充分暴露了档案管理的规则并没有深入到电子政务中，电子文件归档管理还处于一种随意状态。如果电子政务中形成的电子文件的保存继续处于这种无序状态，客观上会对电子政务的应用效力打上折扣。因此，针对着电子政务的特点，静安区档案局将电子文件归档范围和保管期限表插入到归档系统中，各单位的业务人员对于应归档的文件一目了然，档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。

归档范围与保管期限的设置从管理上采用自上而下和自下而上的流程，由档案局业务指导科按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求结合静安区的实际情况制定一个通用类目表输入系统中，各单位再按照这份通用表制定本单位的归档类目表，其中要明确各类文件开放程度，档案局经过审查后，归档类目表才能生效。业务人员在归档时，系统自动会跳出与其业务相关的归档类目的清单，业务人员只要用鼠标点击相关的条目，该文件的保管期限、开放程度就自动生成。系统按照归档类目表设置了统计功能，各单位应归档和已归档的文件随时可以统计出来，档案局业务指导科和各单位档案人员可以很方便地了解归档情况。通过这种方法，各单位的业务人员、档案人员、档案局的管理人员相互职责明确，电子文件归档管理处于一种可控的状态。

静安区政府将档案局的这项举措被静安区政府列入区重点实施项目，区信息委也大力支持档案局推行电子文件归档管理，目前已经有80%的单位实现了电子文件归档管理。

探索应用新技术，保障电子文件的真实性，努力实现电子档案的管理价值

电子文件是技术进步的产物，不断发展的新技术又改变着电子文件的表现形式，这种动态因素给档案部门长期有效保存电子文件带来很多麻烦。为了以防万一，一些档案部门往往采用“双套制”的方式，即相同内容的文件同时保存纸质和电子的双套，这是必要的。但是，长期甚至永久的采用“双套制”，这对于档案部门在电子政务中的地位是不利的，因为这只能说明档案部门无力管理电子文件。尽管电子政务已经实行单轨制，而档案部门还不得不把电子文件复制成纸质文件，作为档案保存，对于档案人员来讲也加重了工作负担。静安区档案局对“双套制”作了这样规定，保管期限30年以上的文件采用“双套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本单位的实际情况，可以实行单轨制。目前电子文件有效保存10年，已经没有什么问题，然而，10年中要证明归档电子文件的真实性还是有些问题。我们不能仅仅依靠著录元数据来证明电子文件的真实性，因为电子文件易修改性的缺陷不能靠人为的办法去弥补。引进电子签章技术，是2007年是静安区档案局作为课题研究的探索，希望通过技术手段去实现电子文件真实性的确认。如果档案部门能够以单轨制的方式与电子政务接轨，哪怕只局限与短期档案，那么，档案部门可以争得电子政务中的一席之地。

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二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析

（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展

旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。

在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。

（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析

一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。

另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。

三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式

首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。

其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。

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（一）服务手段。在政府的工作效率问题上，传统的政府档案管理要通过大量的人力物力以及各类资源才能将档案有效进行管理，尽管如此，准确程度仍有误差。而利用互联网信息技术可以将政府档案管理工作与信息技术有机结合，以达到我们所说的电子政务环境，以网络智能化技术将各个部门连接起来，做到资源的共享以及信息及时的传达。这种管理方法以及服务手段彻底取代传统档案管理模式，这种管理模式彻底挣脱了传统档案管理模式的束缚，让政府工作的重点放在为人民服务上，在各类档案中准确快捷地找到所需的档案资源，切实为档案管理工作的发展打下坚实的基础。

（二）管理载体。传统的档案是纸质档案，以文字记录各类信息，而在网络信息化极速发展的今天，政府档案的管理工作可以通过互联网信息化技术来将政府档案资料以各种途径方便快捷地记录下来，不同于传统纸质档案，新的信息化档案不仅可以有丰富的音频以及图片，在储存过程中，也挣脱了以往纸质档案的束缚。

二、电子政务环境下档案管理工作流程的转变分析

我国的政务部门分类极多，需要处理的信息资料繁多，所承受的压力也是极为巨大的。在传统的档案管理时期，每个部门都需要花费大量的时间、人力物力去对各类档案进行分类整理，然后结合自身工作的情况再将档案送至档案管理部门，这一套流程下来，不仅需要整理海量的资料，而且也无法保证资料及时归档，而现如今在电子政务环境的发展下，各个部门不仅可以及时有效地将需要存档的资料传输到档案管理部门，还可以彻底分清档案之间的类别，最大程度上保证了归档资料的精准程度与完整性，在这种情况下，不仅可以有效降低因人为原因而导致的错误，还能对部门之间的信息档案资源共享进行加强。这种管理方式对于档案管理工作来说，无疑是极为有利的，对于档案信息真正做到及时利用。因此，在档案管理过程中，政府档案管理部门首先应及时与信息技术相结合，对档案的整理与储存工作予以加强。另外，政府档案管理部门一定要针对信息化档案管理提升网络安全度，各类安全预防措施予以完善，在档案的日常管理工作中，应利用相应的杀毒软件与防火墙来抵御病毒的侵袭。此外，在对一些内部信息进行处理时，更应进一步加强对信息的保密程度与限制，阻拦一切不法分子破译档案网站并使得档案信息外泄。与此同时，档案管理人员应做好档案的备份工作，以免因一些不可避免的因素导致文件损坏或丢失，确保档案信息的完整与完全性。

三、电子政务背景下档案管理理念的转变

现如今，随着我国网络信息化的井喷式发展，在现如今的电子政府管理环境中，政府的档案管理工作基本已经实现了自动化、信息化的目标，档案管理工作变得更加便捷、安全、有效。作为一名合格的政府档案管理人员，应做到与时俱进，使工作与现代信息技术相结合，对自己陈旧的工作观念与方式方法进行彻底改善，在日常工作要具有创新精神，以便更加科学有效地进行管理。

四、电子政务环境下完善政府档案管理的建议

（一）加强政府档案管理人员队伍建设。在当前电子政务环境下，应加强对正读档案管理人员队伍的建设，档案管理工作是政务工作中的一项重要分支，政府对此项工作有着极高的关注度，与档案管理工作直接接触的就是管理员。因此档案管理员应具备良好的学习能力与积极性，丰富的档案管理经验是必不可少的，同时还应对日常工作的经验进行总结。

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1 新形势下农业科技档案管理存在的问题

1.1 缺乏正确管理机制

在过去，农业科研单位因为长期受传统观念影响，一味的将工作重心放在科研上，疏于档案管理。各科研单位对于档案管理机制建立意识不强，管理方式过于传统，思想过于封闭。存在“为了保管而去保管”的观念。大大影响了档案管理效率，无法有效的将科技档案管理的作用真正发挥出来，使档案管理无法满足新时代的需要。

1.2 缺管专职档案管理人员

由于思想过于传统与保守，很多农业科研单位中将档案管理部门当作了边缘部门，缺乏专职档案管理人员已经成为了许多单位档案管理部门存在的普遍现象。即使有一些单位的档案管理部门有档案管理人员，也存在身兼数职的情况。日复一日，年复一年，便出现了各农业科研单位在档案管理方面过于保守，缺乏创新管理理念的情况。最终使得各科研单位档案管理部门无法更好的服于科研工作。

2 新形势下，电子化管理农业科研档案已成为大势所趋

2.1 建立电子化管理农业科研档案成必做功课

所谓科研档案是指相关科研单位在相关科学技术活动中形成的各种载体的档案。这不仅是科技人员劳动的成果，同时也是他们智慧的结晶。科研档案是储备各种科技信息的载体。主要作用是为各种实际性的科学研究提供相关的理论依据，具有重要的参考价值。随着互联网时代的到来，计算机技术被广泛的应用在档案管理中，对各种科研活动产生的电子档案，采用计算机系统进行处理和管理。电子化管理?r业科研档案已成为大势所趋。各农村科研单位必须要顺应时代要求，做好从纸质档案到电子档案的转变，采用电子档案替换传统手工管理模式，最终建成电子化管理农业科研档案管理模式，适应新的网络时代科研电子档案管理新环境。

2.2 电子化管理农业科研档案模式优势明显

新的形势下科研电子档案管理模式的建立，有利于减轻管理者劳动强度，提高管理者工作效率。原本需要大量人力的繁琐档案管理模式，可通过高科技人材采用快捷的管理手段和信息，通过快捷的途径，实现完善管理，避免了传统管理手段存在的检索查找困难等问题。电子化管理农业科研档案模式的建立，可以对多种形式的档案采取扫描形式保存，然后建立相对应的电子管理目录，采用方便快捷的档案管理软件，建立相对应的档案管理系统，更有利于查阅，大大加快农业科研单位电子档案管理效率。目前各国家级、省级农业科研单位均成功构建了电子系统，院级单位也正在逐渐完善，构建独立信息库，以达到上下连动，共同管理的完善电子化管理农业科研档案管理新模式。

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客户档案管理是供电企业与用电客户之间的业务往来凭证，同时也是为客户提供优质服务的重要渠道之一。随着电力行业的不断发展，企业之间的竞争日益激烈，为客户提供优质服务，是每个电力企业所追求的发展目标。因此，电力企业在发展过程中，应提高服务质量和管理水平，建立合适的电子档案集中管理模式，为企业发展提供保障。

一、电子档案管理现状

1.企业对电子档案集中管理重要性认识不足

在供电企业发展过程中，往往注重于电力工程建设，忽视档案管理，再加上很多供电企业管理人员认为档案管理对企业发展没有帮助，对档案管理工作不够重视，导致企业档案库存信息管理混乱。这种错误的企业发展观，影响了档案的集中管理进程，让档案信息无法得到及时更新和调整，不利于电子档案集中管理模式的实施。

2.缺乏规范化的管理流程和标准

电子档案集中管理涉及到的部门很多，流程复杂，很多企业在档案管理中并未制定统一标准，造成工作人员对有价值的信息记录不全面，而没有价值的信息却占据着企业大量内存空间，造成了空间的浪费。尤其是在企业大营销体系建设完成之后，对于之前的档案资料，供电企业也没有制定出相应的归档标准，在新旧信息交替过程中，导致很多档案信息流失。另外，企业档案未实现同等性归档，随意性较大，档案整理方式也存在很多不恰当之处，加之供电企业档案管理人员变更频繁，导致材料收集工作?节严重，影响档案电子化发展[1]。

二、电子档案集中管理的具体方式

所谓电子档案，就是将纸质档案通过网络技术加工，最终转变成电子文件的过程。通过这一过程，企业可以对档案进行更好的集中管理。

1.加强对文书档案和科技档案的收集管理

供电企业的相关档案资料需要在各个科室中相互传阅，而在此过程中，涉及到很多文书档案和科技档案。因此，在档案收集管理中，如果不进行针对性的收集管理，很容易造成档案信息的流失，让档案完整性遭到严重破坏。首先，可以对档案信息进行立卷，由于文书档案和科技档案内容相对复杂，在立卷过程中需要保证信息完整性，并对其进行分类保存，这样，有利于后期的使用和传阅。尤其是对于供电企业会议记录、各地区统计报表、学习文件等，更需要做好归档处理。其次，对于一些比较重要的文书文档和科技文档，但目前还在继续使用中，可以对其进行复印使用，并对原件进行归档保存，避免文件出现丢失或损毁，对企业管理造成影响。另外，文书档案和科技档案在编制上应具有较强顺序性，避免出现重复现象。

2.电子文件的生成

供电企业可根据实际业务的数据收集，将电子文件中的相关叙述改变，最终保证电子文件传输的完整性以及对相关资料信息进行确定。首先，运用扫描仪器或高清拍摄仪器等，对工单中印制的字体或者符号进行扫描，随后再经过检验来确立档案外形，最后利用网络字符辨别技术将外形翻译成相对应的计算机文字。在利用图像文本辨别手段进行文本材料辨别过程中，需要将图像文件进行具体的探究和整理，从中获取有价值的信息和文字。例如，在电子文件生成过程中，容易出现信息错误运用和错误识别，相关工作人员在工作过程中，需要保证信息识别的准确率，将识别之后的信息，演变文档案全文内容，从而确保电子档案的准确性。其次，在电子文件生成中，还会运用到图像压缩技术。将图像信息中的多余数据进行压缩，帮助数据实现更好的储存和传输。图像压缩技术主要分为有损压缩和无损压缩。如果想要将供电企业营销特征和客户营销价值的共同作用体现出来，那么无损压缩方式具有很强的可行性[2]。

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近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

二、档案载体

政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

三、档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接?⑹?据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

四、服务方式

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求[2]。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

五、管理理念

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1、电子文件标准化管理是有效保存高校各类档案，对高校历史负责的需要。

保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。

3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。

4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。

二、电子文件标准化管理必须遵循的原则

1、前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。

前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。

2、全程管理原则

电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。

电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

3、集成管理原则

集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。

档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。

三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。

虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。

“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。

要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：

（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。

在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。

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1.1信息化档案便于搜集

在电子信息化技术应用到档案管理的过程中，将传统纸质档案变成了电子信息化档案。这样一方面大量节省了纸张资源；另一方面，对于档案的搜集过程中的运输问题，也大大提高了工作效率。由于电子信息化档案以电子档案模式存储于电子计算机中，在对档案的搜集时，只需要发送电子邮件，或者用U盘进行传输即可，携带方便，代替了传统档案管理模式对于档案搜集过程中的复杂工序，提高工作效率。

1.2电子信息化档案便于保存

由于电子信息化档案是以电子文档的形式存放在电子计算机之中。档案管理着对档案的搜集工作结束之后，可按按照相应的计算机分类程序软件，轻松地将档案进行分类管理。保存在电子计算机之中。同时，只要建立相应的电子信息化档案库，就可以对档案资源进行保存。一点出现问题档案丢失，还可以在信息库中及时进行恢复数据。保证了档案在保存过程中的安全性。

1.3电子信息化档案便于检索查询

由于电子信息化技术在档案管理中的应用，存在与计算机中的虚拟档案信息库已经代替了传统的档案室，一切档案资源都存在于电子计算机之中。在对档案进行搜索时，已经不再需要到档案室去自己亲自查询档案，只需要登陆电子计算机，到电子档案室中去，输入相应的关键字、名称进行搜索即可。这种电子信息化技术，节省了档案在检索过程中所需要的时间，使档案的检索查询变得高效化、方便化、快捷化。

二、当前电子技术在档案管理中面临的问题

虽然电子信息化档案管理技术有着诸多优势，但是由于一些人员技术原因，当前电子信息化技术在档案管理中的应用仍面临着问题。

2.1管理者对电子信息化档案管理技术认识不够

在科学技术飞速发展的今天，一些管理者在意识发展上没有跟上技术发展的脚步，对于电子信息化档案管理技术认识不够。在现代电子信息化技术代替传统档案管理模式的今天，没有投入足够的资金合作资源对传统档案管理方式进行改革，建立新式的电子信息化档案管理模式。资金上的匮乏导致了无法建立技术设备完善的电子信息化档案模式。

2.2缺乏相应的电子信息化技术管理人才

由于科技的飞速发展，电子信息化技术在很短的时间内就取代了传统档案管理模式。而相应的，档案管理者还是之前的人员。他们由于受到传统档案管理模式制约太久，无论是从技术上还是意识思想上都无法跟新兴的电子信息化档案管理技术相匹配。对于电子信息化档案管理模式在人才上的一大空缺，是当前我们面临的一项重大问题。

三、对于问题的相关对策

一种新兴技术在发展过程中虽然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我们面对问题应该及时发现，及时解决，促进技术的创新和发展。面对电子信息化档案管理模式在应用中的诸多问题我们应该认真分析，理清思路。首先，我们要提高人们对于电子信息化档案管理技术的认识。只有人们的认识高度上升之后，才会给予电子信息化档案管理技术足够的认识，投入相应的资金进行建设。第二，要适当的引进相应的电子信息化档案管理技术人才或对原有档案管理人员进行技术培训，使档案管理着在实际操作中减少错误，保证电子信息化档案管理技术科学、高效的应用。

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1 充分运用数字档案基本理论考察档案双套制管理模式

在当前档案管理过程中实施双套制管理模式，纸质档案和电子档案在应用过程中都受到传统档案管理基本知识影响。但是，在当前档案管理过程中，要想明确划分档案双套制管理的范围还存在着一系列的阻碍因素。其主要原因是档案信息技术管理兴起时间较迟，大部分人们对数字档案管理重要性认识不够，并且在应用过程中出现了一系列的问题，严重影响着档案管理的水平。

在当前档案信息自动化的管理过程中，档案管理的信息内容更加准确可靠。一般情况下，档案管理强调电子档案管理体系的原始性，而这里提及的原始性主要是指档案资料记载内容的原始性，而并不是指管理档案资料载体的原始性。因此，在当前档案管理过程中，我们应该紧跟时展的步伐，不断创新管理理念，根据实际情况采用档案双套制管理模式。其中，档案管理双套制模式主要兴起途径包括：一是办公逐渐朝着数字信息化方向转变，出现了大量的电子文件和纸质文件资料，所以需要根据实际情况进行分类管理；二是随着档案管理技术不断发展，传统的纸质档案管理模式已经无法适应现代数字化社会的发展，所以在这样的条件下产生了电子档案资料管理。

2 结合档案资料管理内容初步限定双套制模式管理范围

为了有效提高档案管理的水平，档案管理部门负责人应该根据实际情况明确规定双套制档案管理的范围，从而确保档案资料内容能够永久性保存。一般情况下，针对需要保存时间较长的档案资料可以不用双套制管理模式。其中，各个单位可以根据自身档案资料的实际情况，探究多种载体保管形式如何进行统一保管，并且提出具有较高应用价值的管理措施。尤其是在档案管理过程中，应该合理的将电子档案和纸质档案有效结合起来，构建完善的管理模式。同时，单位档案管理部门应该定期整理档案资料，进行分类处理，对于一些具有较高应用价值的档案资料采取扫描措施，实行双套制保管方式。

3 坚持构建网络基础环境实行档案双套制管理模式

在单位档案管理过程中，为了确保档案资料管理的安全性，便可以采用双套制管理模式。尤其是在网络信息技术快速发展的背景下，通过构建良好的网络基础环境，有效防治单位档案管理资料信息出现遗漏的现象。通常情况下，采用良好的档案双套制管理模式主要包括以下几种：物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。其中，在档案管理过程中实行的双套制管理模式是内外网的隔离与控制最有效的方式。因此，在日常档案管理过程中，我们需要建立起以防火墙为基础条件的双套制档案管理方案。

在档案管理过程中，为了确保档案资料信息的安全性，选择不同的管理模式需要根据档案管理工作的实际情况而定。其中，针对档案管理室的出入情况管理，可以采用证件识别或者自动识别系统进行管理，例如：磁卡、身份证卡等，通过这些方式有利于对人们进行有效管理。更重要的是在这样的情况下，可以制定相应的操作程序，制定科学合理的档案系统管理制度。一般档案管理中的重要数据进行修改时，需要经过主管人员的认可，并且还需要有相应的安全管理人员在场。一旦管理出现问题时，便及时采取措施进行处理[3]。

4 对档案“双套制”模式管理的内容进行合理安排

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根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点：第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。

以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。

随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。

如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：

首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。

其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。

再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。

最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。

所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。

数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。

现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率;在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力;在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

（三）对资料管理人员进行培训，加强工作的严谨性

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随着网络数字信息技术的普及，高校行政管理相关文件通过校内OA办公系统（Office Automation）和校园通信网络进行传输和处理，这种无纸化办公的信息化管理模式，在极大地提高工作效率的同时也产生了大量的电子文件。目前，高校档案部门处于档案“后管理模式”，电子文件仍需通过纸质输出，文件的有效性需要通过加盖实体印章和手写签名来证实，纸质档案归档后，通过扫描、上传等手段捕获电子文件，这种滞后的工作模式极大地影响了电子文件归档的工作效率。

《中华人民共和国电子签名法》使电子印章的应用在法律上得到承认，电子印章技术将改变档案信息化断代的现状，使电子文件管理得以接续。因此，如何在纸质文件和电子文件“双轨制管理”的模式下，建立起合理规范的电子文件管理模型不仅在理论层面是一个创新研究课题，在实践层面也给档案管理部门带来了全新的挑战。暨南大学相继在学校OA办公系统中引入电子印章技术，完成档案管理系统与OA系统应用集成。本文以暨南大学电子文件管理实践论证基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成和集成后的电子文件管理模式。

1 电子印章概念及其研究趋势

电子印章分为电子公章和电子签名，是以先进的数字技术模拟传统实物印章，与实物印章加盖的纸质文件具有相同的外观、有效性和相似的使用方式。国务院办公厅印发的《电子公文传输管理办法》中提到电子印章已经在我国政府内部开始使用，并在机关内部一定范围内具有有效性。暨南大学使用的电子印章，由制章单位授权制作并进行有效性的认证，属于内部认证电子印章。内部认证的电子印章同样是数据加密技术加密，能够证明文件是否被修改过，保证文件真实完整性。

笔者使用CNKI中指数查询对比，以“电子文件管理”与“电子印章技术”为关键词调查其学术关注度，发现2004年后对电子印章技术研究的关注增长显著；电子文件管理则为当下学者普遍关注的学术问题。具体而言，西方国家政务工作模式与我国存在国情差异，大多数西方学者的研究集中于数字签名认证系统功能模块方面，一般以限制非法登录和用户权限的非法冒用，确保一个通信过程的合法性和保证合法通信过程中通信内容的可信性为主体，以及用数字签名来保障公文合法安全性和完整性为重点的研究模式。而中国的研究者大多集中于电子印章技术实现和电子印章系统开发实践方面，也有集中于数字技术安全完整保障方面和各行业系统中的应用探索。这些研究以倚重技术为主要特点，倾向于技术层面研究；还有一些研究从理论角度，通过探讨电子文件和电子档案管理现状提出电子文件全程管理实践层面难点和途径；或是基于电子签名法探讨电子文件归档管理的影响和策略。

综而述之，这些研究忽视了关键性管理机制和模式，技术和管理脱钩，不能很好地切合实践，从源头上保障电子文件及时归档，发挥档案部门对电子文件前端控制和全程管理优势，切实提高档案工作效率。

2 电子印章技术下的电子文件管理模式

2.1 电子印章技术使用前的电子文件管理模式及其局限。在暨南大学档案管理系统与学校OA系统集成前，学校电子文件管理通常采用磁盘导入的方式。首先根据档案管理系统著录项导入电子目录；再对OA系统流转打印生成的文件加盖实体印章，并进行扫描；最后通过档号或者文件号上传到档案管理系统所在的服务器，挂接到档案管理系统中。调阅和查询到的电子文件属于纸质文件的数字化副本。这样的档案管理方式繁琐复杂，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系统中存在着大量不被档案管理系统调取的电子文件和元数据信息，同时又通过大量的数字化工作扫描内容相同的纸质信息。

此模式的局限性：①无法确保电子档案的真实性、准确性和完整性。扫描进入档案管理系统的电子文件与OA系统中生成的原生性电子文件在内容和格式上存在不一致和缺页的问题，都会导致电子文件在真实性、准确性和完整性上存在不确定性。②无法确保档案录入条目与数字化电子文件准确对应。纸质文件的扫描工作繁琐容易出现疏漏，难以避免挂接时电子条目与数字化电子文件不对应的情况。③无法控制电子文件及时归档。机关各部门整理归档纸质文件和档案馆人员扫描和上传的及时性没有明确的保障机制，滞后的归档管理模式极大地影响了工作效率。

2.2 电子印章技术下OA系统与档案管理系统应用集成的电子文件管理模式。暨南大学OA系统采用B/S模式，系统由表示层、功能层、数据层组成。电子印章系统通过印章服务器向学校OA系统的用户提供基于web的签名盖章服务，让用户实现对电子文件的电子签章、文档数字签名和签名验证等行为，为OA办公提供技术保证。档案管理系统在与异构的OA系统集成时，采用EAI系统集成方法。这种方法主要是通过“中间件”实现的，结构如同星形结构，如图1所示。EAI系统集成方法起到系统程序间协调点的作用，能帮助系统与系统之间的无缝连接，实现执行集成系统相互间的消息交互、聚离、分散、转换等的复杂操作能力。

2.3 电子印章技术运用后的新电子文件管理模式。按照电子文件的形成、流转和归档流程，暨南大学在电子印章技术应用后的新电子文件管理模式可分为三个阶段，分别是：电子文件生成阶段、电子文件归档阶段和档案馆接收阶段。

①电子文件生成阶段。文件在一个或多个机关单位部门内流转处理完毕之后才能进行归档，OA系统内流转的属于现行文件，在此阶段各单位审批完毕时需要对电子文件进行加盖电子印章处理，跨单位加盖电子印章时，采用网络方式传输，无需打印实体文件到各个部门加盖实体印章，大大提高办公效率。一般电子印章的印章图片、印章证书等存放在一个可靠的介质（通常为带智能的USB KEY）内，当介质连接客户机进行数字签章时，需要输入密码，充分保护信息的安全。盖章人的相关信息与操作事由、操作时间将会一同归入档案管理系统中，电子文件签章后，电子文件在OA系统内的流转基本结束。

②电子文件归档阶段。电子文件流程在OA系统内流转完毕后，将由校打印室统一打印，并由OA系统控制打印份数，控制有法律效力电子文件的出口。各单位主办人根据档案管理规范进行整理和归档工作，同时需要对电子文件进行“组卷”操作，需要注意的是归档的纸质文件与电子文件需要进行内容和顺序的比照，确定两者完整无误和逻辑对应。归档后的电子文件便转化成不可编辑的PDF版式文件，同时生成包含电子文件内容的描述信息与封装信息，保障电子文件的真实完整。

③档案馆接收阶段。档案管理系统通过应口，自动接收由OA系统产生和归档的电子文件，这些由各单位预整理的电子文件将存放在档案管理系统的临时库中。同时，整理好的纸质档案由各单位主办人送到档案馆，档案部门人员进行审核和接收，确认接收档案进馆的档案数量后，对存放在临时库内的电子文件信息进行内容信息、保存描述信息的再组织。档案馆授权相关工作人员对文件信息进行封装，其过程即是系统自动对文件信息进行数字签名固化电子文件信息的过程，保证电子文件的真实和完整并同纸质档案一一对应，最后将这些电子文件归入档案管理系统的永久库中，并标注纸质档案的库房位置方便查找利用。

至此，整个电子文件从生成到归档、移交至档案馆的全过程完毕。在整个过程中，电子文件归档与移交需要与实体文件同步进行。

3 电子文件管理新模式的效益与优势

3.1 确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。在新的电子文件管理模式中，电子文件归档后，系统将可编辑的Word文档转化为内容和格式都不可再更改的版式文件，并加盖具有法律效力和符合单位规章要求的电子印章，带有电子印章的电子文件将自动归档入档案管理系统中；纸质文件在归档后直接打印出来并整理归档。确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。