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图书馆管理是指应用现代管理学的原理和方法,通过计划、组织、指挥、协调和控制等行动,合理配置和使用图书馆资源,发挥其最佳效率,达到预定目标和完成图书馆任务的过程。图书馆知识管理创新和发展了图书馆管理。什么是图书馆知识管理?笔者认为,图书馆知识管理,是指应用知识管理理论与方法,合理配置和使用图书馆各种资源,充分地满足用户不断变化的信息与知识需求,并提升现代图书馆的各项职能和更好地发挥其作用的过程。由此看来,图书馆知识管理与图书馆管理有如下不同:①理论基础不同。从上述两个定义可以看出,图书馆管理是以传统的管理学理论为基础,图书馆知识管理则是以知识管理理论为基础;②管理对象不同。图书馆管理对象是由人员、文献信息、建筑、设备、经费、技术方法等要素构成的图书馆系统;图书馆知识管理对象是图书馆知识管理系统,它是由信息与知识资源、人力资源、物资资源、技术与图书馆文化等要素组成;③侧重点不同。尽管图书馆管理的中心思想是以人为本,以读者为中心,但是在实践中,很少有图书馆贯彻了这一基本管理思想,而只是忙于一般的事务性管理;图书馆知识管理真正体现了以人为本的管理思想,人力资本管理成为图书馆知识管理的核心,知识服务与知识创新成为图书馆知识管理的直接目标。
2管理内容的创新
图书馆知识管理将实现图书馆管理中人事管理、业务管理和行政管理的整合和创新,突出如下主要内容:
2.1知识创新管理。它主要包括:图书馆学理论的创新研究,以“知识”为主要对象和核心概念,革新图书馆学的概念体系和理论基础等;图书馆学方法的创新研究;图书馆工作业务流程的创新研究,以“知识流”为主线,进行业务流程的重组与创新,探讨从文献采访过渡到知识采集、从文献组织过渡到知识组织、从文献服务过渡到知识服务的方法和途径;图书馆管理的创新研究,特别是数字图书馆的知识管理研究。
2.2知识应用管理。图书馆需要为企业、政府、社会团体、科研机构建立虚拟图书馆或信息中心;为用户开拓多样化、深层次服务;构建复合型图书馆。
2.3知识传播管理。主要是为了促进知识寻求者与知识源之间、知识寻求者与知识提供者之间的及时准确的匹配和传送。
2.4知识服务管理。图书馆应帮助用户开发知识和运用知识,使图书馆能在更高层次、更直接方式、更关键性活动和更全面过程中支持用户的知识应用和知识创新。
2.5人力资本管理。图书馆知识管理十分重视人在知识管理过程中的核心作用,积极培养胜任知识管理的知识型馆员。
2.6知识产权管理。图书馆要研究网络环境下知识产权保护遇到的新问题,提出解决问题的新策略和新办法。
3管理职能的创新
一般说来,图书馆管理具有决策、计划、组织、指挥、协调、控制六种基本职能,而图书馆知识管理的主要职能体现为:
3.1外化,它是以外部贮藏库的形式捕获知识,并根据分类框架或标准来组织知识。
3.2内化,它是设法发现与特定需求相关的知识结构。在内化过程中,从外部数据库里提取知识,并以最适合的方式重新布局或展示信息,通过信息过滤来发现与用户相关的信息内容或知识。
3.3中介,它是指把与某一研究领域相关的人和知识联系起来,通过软件、内部网、工作流程和文件管理系统进行明确、固定的知识匹配和传送。
3.4共享,即帮助员工从知识库中发现有用的知识甚至从中获得启迪和智慧。
3.5学习,即帮助图书馆与个人解决学习问题,包括学习的目的、内容、程度与方法等,涉及知识的收集、整理、储存、共享,从而激励员工不断学习与更新知识,使图书馆成为一个学习型组织。
3.6认知,它是在外化、内化和中介的基础上创造知识的过程,即知识创新的过程。图书馆知识管理可以帮助用户获得相应的知识,并提供最新的信息;也可直接参与科学研究、知识生产等过程,成为国家知识创新体系的有机组成部分;更关注知识在社会和用户间的扩散和传递,促进知识创新成果向现实生产力的转化。
4管理原则的创新
图书馆管理往往强调系统原则、集中统一原则、民主管理原则、动力原则、效益原则[2]。图书馆知识管理将突破图书馆传统管理的一些条条框框,突出如下原则:
4.1开放性原则。要建立一个开放的图书馆知识管理平台,让所有成员能把自己的新知识添加到知识管理平台去,同时也吸收和利用外部知识,丰富图书馆的知识库。
4.2共享性原则。当图书馆成员间的知识得到共享时,图书馆的知识存量将成倍地增长,而转让知识并不损失成员任何东西。而且由于知识的共享是一个过程,需要转让者和接受者共同的参与,因此成员在转让知识的过程中能使自己的知识得以深化,或者获得一些新的知识。
4.3激励性原则。图书馆通过建立知识管理激励系统,包括知识运行机制、知识明晰机制、知识绩效机制和知识奖惩机制,就可以针对不同类型的知识型员工采取不同的激励方式,或者针对职业生涯不同阶段采取不同的激励策略[3]。
4.4发掘性原则。图书馆应该认识到知识在图书馆产品及其服务的价值创造中所具有的关键作用,图书馆需要明确知识的价值,并将其挖掘出来。
4.5合作性原则。基于知识共享性,图书馆团队间的协作活动变得非常重要。只有团队活动才能真正将知识资本挖掘出来并加以形式化和资本化,因为只有在知识得到共享之后,知识才能与知识的拥有者——图书馆员的个人相对独立,才能说明图书馆对知识有了更大的所有权。当某个图书馆员离开图书馆时,他们的知识才会留存在图书馆中。
2)高校的知识导航仍然局限在一定的环境中。知识导航是知识管理的一种具体应用形式,由于信息技术的限制,大部分高校图书馆知识导航基本上仍然停留在点或线的查询方式上。知识导航的效果弱,水平低,时间长了以后容易出现知识导航落后的情况。
二、如何在新形势下加强知识管理在高校图书馆管理中的应用
1)建立统一、高效、开放的信息系统。高校图书馆的管理离不开信息的沟通与交流,只有保持信息沟通的顺畅,才能及时掌握高校图书馆管理的状况和组织中发生的各种情况,保证信息在高校上下的顺利传递,减少上传下达过程中的失误。高校加强对信息系统的管理,有利于知识管理工作的开展,对于管理过程中出现的突况也能及时做出反应来调整。高校要加强图书馆的信息化管理,才能提高知识管理工作的科学化、精细化和规范化。
2)转变高校知识管理观念。高校图书馆要做好知识管理工作,就要先树立应有的管理理念,转变高校知识管理的观念,用现代的高校知识管理观念代替传统的图书馆管理理念,要做好高校资源规划,做好高校产业结构优化升级,把高校知识管理做到位。另一方面高校要加强对知识管理的投入,由于知识管理的专业性,要求高校要定期对内部控制的员工进行培训,提高员工的专业技能和工作素质,树立爱岗敬业、尽职尽责的职业道德。高校要把成本管理的思想充分在员工和学生之中传播开来。
3)建立健全完善的高校知识管理体系,增强高校图书馆管理服务的知识性。高校要建立健全完善的知识管理体系,用战略发展的目标看问题,高校图书馆的知识管理和知识服务要摒弃传统的僵硬模式,加强对高校的监督管理,落实监督机制的作用,突显高校监督的重要性和权威性,对高校进行科学化管理,才能保证高校知识管理计划的科学性、严谨性和灵活性。高校建立健全完善的知识管理体系也能为拓展图书馆服务的方式,用灵活的方式充分利用管理者的智慧对管理问题进行分析,这样才能提高高校图书馆的管理服务水平,更好地为广大人民服务,提高高校图书馆服务的全面性。
4)加强高校与外界合作,共享资源。随着科技的发展,传递知识的途径越来越多样化,人们不仅仅通过图书馆来交流信息,因此资源共享就显得尤为重要。高校图书馆管理走向资源共享也是发展的大趋势。图书馆的知识管理通过多种渠道的发展,构成一个互补互惠、相互促进的文献信息资源保障体系,依托互联网技术进行资源整合和共享,不仅可以扩大资源的储存量,也使知识得到更合理的利用。
一、什么是知识管理和企业管理
要弄清以上问题,首先,我们要从弄清什么是知识管理和企业信息管理入手。美国生产和质量委员会(APQC)对知识管理定义如下:知识管理是组织有意识采取的一种战略,它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人,这样可以帮助人们共享信息,并进而将其通过不同的方式付诸实践,最终达到提高组织业绩的目的。企业知识管理是以信息为基础的活动,通过组织性学习创造隐性和显性知识,并负责如何在适当的时间、适当的地方拥有适当的知识。微软总裁比尔盖茨认为:知识管理并不是从技术开始的,它始于商业目标、过程和对共享信息需要的认识。知识管理只不过是管理信息流,把正确的信息传送给需要它的人,以便让他们迅速地以信息为依据采取行动。
中外学者普遍认为,信息是企业发展的一个非常重要的资源,信息作为资源,除了一般的可利用、有价值等特性外,还具备共享性、历史积累性、时效性和多次再生性的特性。而系统则是由若干相互联系、相互制约的独立成分组成的一个有机整体,如管理人员、生产工人、工艺、技术、管理、方法和组织机构、生产设备等,为了一个共同的目标即获取利润生产出社会需要的产品,而组成的一个生产企业就是一个系统。那么,要系统地利用信息这个资源,企业建立信息管理系统是一个非常重要的前提。
企业信息管理系统(EIMS)就是运用现代化的管理思想和方法,采用电子计算机、软件及网络通讯技术,对企业管理决策过程中的信息进行收集、存储、加工、分析,以辅助企业日常的业务处理直到决策方案的制定和优选等工作,以及跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统。
从目前已经大量应用的各种企业信息管理系统来看,普遍具有以下特性:
1.除了通用的管理软件和MRP(物料资源计划)、OA(办公自动化)、WFS(工作流系统)外,大多软件都需要做大量的需求分析,咨询顾问(多数都是行业内的专家)和企业各级员工在认真总结以往经验和企业发展要求的基础上,根据企业实际量身定做或在标准版本的基础上根据企业实际做大量的修改,所以具有行业专家特性及实际应用特性。
2.多数系统是从企业战略的角度出发,在全局和总体考虑的前提下设计企业的信息管理系统,是从企业的人员机构管理、产品管理、系统权限管理、销售管理、采购管理、生产管理、质量管理等系统的角度,考虑战略的实现性和信息之间的关联性、制约性的,具有系统性和整体性。
3.具有历史知识的积累性和共享性。企业的信息管理系统能够将各部门和各员工的日常工作的关键数据,存储在数据库中,并能根据权限方便查阅和调用。
4.具有决策的支持性。所有的各种数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果,并通过报警提醒的方式,使决策者在第一时间得到相关信息。
5.动态特性。由于信息的时效性和关联性,当系统中某一信息要素发生变化时,与之相关联的其他信息均发生变化。同时,由于企业的外部环境和内部要素均在动态发生变化,系统也要求能够适应这种变化。
二、企业信息管理系统的作用
从以上对于知识管理和企业信息管理系统的概念及特性等可以看出,企业信息管理系统对于企业知识管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具体表现在:
1.知识,确保组织内的每个成员都能共享。在没有计算机、软件和网络通讯技术的前提下,企业知识的手段通常采用开会、发文件及书籍等手段,除了成本高而外,知识的传播速度、传播量、更新、查阅及查阅权限等等受到极大的制约。而企业信息管理系统则有效地解决了这些问题,使知识信息交易成本大大降低,交易质量和效率大大提高,有力地发挥了知识在企业中的生产力作用。
2.确保知识获得的及时性。信息管理系统解决了跨地区、跨时间、跨单位、跨部门、跨员工之间的查阅障碍,只要是在有权限的前提下,知识需求者可以迅速通过系统找到自己需要的各种知识。例如目前的企业信息门户(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解决企业之间的信息及知识交流问题,另外企业信息系统可以与相关的网络连接,并自动按照组织内部成员对信息的需求进行筛选、分类和收集,并按照成员对信息的需求及时传送给需要的人,以解决知识时效性的问题。
3.提升组织或个人的隐性知识为显性知识,并保证两者之间的有效转换。在企业没有信息系统之前,员工的知识和经验仅存在自己的脑子里,部门的知识也在这个部门里,信息呈现孤岛状态。遗忘、人员流失和成员之间交流不畅导致企业的知识大多是隐性知识,而不能转变为显性知识,组织的知识难以积累。组织随着人员的流动、时间的推移不断地交学费,企业不能形成经验曲线,生产效率和竞争力也就难以提高。信息管理系统使个人知识得以沉淀,成员之间的知识得到共享和交融,企业对员工的过分依赖性降低,从而避免企业因某些关键岗位人员流失出现不可收拾的局面。
三、如何做好企业的知识管理
首先,我们要抓好企业的信息管理。知识管理着重于显性知识和隐性知识的相互转化,因为企业只有把国内外和自己企业积累的知识和经验即显性知识,通过归类、整理、提炼迅速传递给需要它的员工,即转化为员工个人的知识———隐性知识,并运用到每项工作中去,才能对企业目标发生作用。信息管理主要集中在对已有的如书面化的、电子信息等显性知识的管理,在信息增值链上,要将数据提升为信息,并对其进行采集与选择、组织与程序、压缩与提炼、归类与导航等,对信息外部特征的加工和组织。在信息管理基础上,在根据企业和员工需求,对信息内容进行提炼、比较、挖掘、分析、概括、判断和推论等进行知识管理。
其次,要建立知识共享系统。知识管理是以共享和创新为主要目的,重点解决信息超载而知识匮乏的问题,重视人与人产生知识过程的管理。知识如果不拿出来与他人共享,将导致:(1)核心信息掌握在具体实施人员中,管理失控。(2)企业人员外流导致知识资产流失,大量核心技术被带走。(3)知识孤岛造成协调困难,效率下降。所以,在企业信息系统建设中,要坚持以获取企业内部和外部知识资源为核心;以产品的生产流程为核心;以个人知识与团队知识的相互交流和转化为核心;以正式交流与非正式交流的相互接轨为核心;以解决实际问题为核心;以价值链的不断增值为核心和以技能培训为核心。
最后,把信息化建设作为知识管理的平台。传统的金字塔式组织结构和人际交流模式在很大程度上不适合现代社会对知识的快速组织、整合和共享需要,计算机网络则为知识的获取、组织和共享创造了一个全新的平台。企业在网络平台下,形成一种柔性的与变化的组织和扁平化的信息传递渠道。从知识管理的角度,建立信息管理系统,使人与知识资源有机结合,它将人、知识与现实工作任务整合起来,必将为企业管理带来实效。
参考文献:
1.刘杰,沈英芳。企业信息管理系统:概念、发展、问题及研究方向。中国科技论文在线,2001.9
中图分类号:C93文献标识码: A
引言
档案管理分为广义和狭义两种,广义主要是指对建立的档案进行保管;狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中,除了妥善放置档案和对档案进行维护外,还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理,其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。
知识管理起源于商业管理,是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭,知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式,对于知识资源进行重组和分配,保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是,将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出,我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用,提升企业的效益。
一、档案管理和知识管理
(一)档案管理和知识管理的相异点
从档案管理的定义上可以看出,档案管理仅仅是对于档案的管理,遵循严谨的制度,采取先进的管理技术,保证档案的真实性和价值。在管理中,管理人员没有自主地参与,完全遵从现有制度进行管理,一切符合档案管理的程序。
知识管理不仅仅是对于档案的管理,还包括对于档案中的内容进行学习,然后通过管理人员的智慧,将从档案中得到信息进行重组,找到具有价值的信息并加以利用,来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说,更加强调管理人员的参与性,管理人员的主观能动性的参与部分非常多。
(二)档案管理和知识管理的相同点
档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理,并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析,主要有以下几个相同点:
(1)管理对象。不论是档案管理还是知识管理,其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识,可以读取或运用并找到最终利用价值;知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值,通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。
(2)管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定,对档案工作实行统一管理,保证档案的完整性和真实性,从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性,是满足社会或个人对于档案信息的要求,也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值,充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此,不论是档案管理还是知识管理,其最终的目的都是服务社会。
(3)管理流程。对于档案管理的流程,基本分为以下六个步骤:①资料接收,②整理,③鉴定,④保管,⑤统计,⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤:①知识产生,②收集,③存储,④加工,⑤整理,⑥评价,⑦利用。不论是档案管理还是知识管理,其流程都是线性而有序的。因此,二者的管理流程十分相似。
(4)管理技术。随着科学技术的发展,特别是计算机技术的发展,对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力,不论是档案管理还是知识管理,都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此,二者的管理技术基本相同。
二、档案管理与知识管理相近相通
(一)管理对象重叠
如今,在档案管理中,对档案的分类十分的细致,主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分,而且并对不同年限的的档案进行明细的标记,并且排列好顺序,以方便读者在进行阅读时,可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同,它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究,也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案;主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中,我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理,而且在进行档案管理和知识管理时,我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式,但是随着科技的发展,这两个不同的方式,都以及相互联系和相互包含。
(二)管理目的相近
档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式,是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务,满足用户的档案需求,是档案管理工作中的根本目的和管理模式,也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方,更是能够传递给需要这些知识的人们,以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。
(三)管理流程类似
长期以来,我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理,则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似:都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别,收集,集中在一起。之后再整理,归纳,辨别。最后使之大众化,可以被所有人利用学习,实现其应有的价值;而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识,需要对其进行收集、存储。
(四)管理技术相同
受信息技术全球化的整体趋势影响下,科学技术越来越发达,信息传递越来越迅速,文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制,各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案,为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展,应当对其进行数字化处理,使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此,现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物,知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。
三、档案管理与知识管理相辅相成
(一)知识管理提升档案管理
1.知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别,将文件、图书情报等排除在管理职责之外,从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上,现今的大多数企业档案都只是记录历史,保留已有的文件,其实这些对于企业的发展来说,已经成为过去式,并不能带来太大的利用价值,在当今的时代潮流下,档案管理应该服务于现实,与时俱进,积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息,进而归档研究分析,最大的发挥档案管理的作用,为企业创造更多的价值。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围,并将不同载体形态的知识进行整合与集成,建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识,使知识直接服务于企业价值创造活动。
2.知识管理可以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用,大部分都是将企业过往的资料保存,所提供的信息自然也都是过时的,不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息,这样一来,知识管理体现了档案管理的意义,进而也提升了档案管理的价值。。
(二)档案管理促进知识管理
1.档案管理有助于沉淀、积累知识
档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息,通过文件或档案的方式流传下来,使后来者可以学习借鉴,丰富自身的知识,在此基础上创新发展,这也是世界能够得以发展的基础。
2.档案管理有助于传播、交流知识
信息、知识的传播、交流主要有两种途径:一是语言,二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。
在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的,但是语言交流也存在一些缺点,比如受时间空间的限制,容易失真,不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说,费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。
3.档案管理有助于理解、挖掘知识
档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。
四、档案管理的业务指导
(一)提高有关领导及档案管理工作人员认识
档案记录着本单位的各种活动,其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息,对本单位回顾历史、总结经验,有着不可或缺的作用。同时,档案管理作为国家档案事业的重要组成部分,做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时,就会使这些档案流失,造成档案不齐全、缺失,最终对日后的使用带来困难。因此,有关领导及相关人员务必要提高警惕,加强对档案管理工作重要性的认识,使本单位的资料档案的管理有序。
(二)档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设
管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫,例如:可以在网上搜集一些档案管理方面的资料,或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧,与大家一起探讨管理方法、管理艺术,从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作,搞好每年的年度立卷工作,对巩固档案工作成果起着重要作用,也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率,档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能,减少因业务不熟练而造成的错误。[1]
(三)指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数
指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数,不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案,避免日常工作的混乱,影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题,例如:在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准,甚至出现“一文一卷”的做法,针对这种情况,就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释,纠正工作人员的错误做法。
(四)建立完善网络档案管理
档案工作具有点多、面广、线长的特点,目前大多数档案馆室都面临着人手不足,经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾,同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络,就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设,有利于档案工作的顺利发展,还可以共享兄弟档案室的资料,为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时,要选拔那些网络技术基础好的工作人员,组成专门的指导与管理部门,以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。[2]
(五)指导人员要注意语言艺术
指导人员主要的交往对象是档案管理人员,因此在指导时要注意语言的艺术性,要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方,使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和,既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑;在讲解工作时,要有针对性,做到简练、准确,做到对下属的工作要心中有数,不能空口乱说;同时,还要注意个人的形象,坚持服务第一,奉献至上,言必行,行必果的原则。
(六)指导人员的管理手段要与时俱进
社会不断向前发展,新事物层出不穷,档案管理事业也在不断的发展中,这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进,不能在以前的管理方法上停滞不前,要不断提高自己的业务水平。例如,化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理,提高档案的利用率;加强与其他档案馆的联系,汲取他人长处,补充本馆的不足,从而促进本馆的发展。
五 结束语
以信息技术为基础对档案管理进行分析,合理的利用知识管理的关系,为档案管理模式的提高和变更打下了基础,为实现档案管理中信息的共享和数据化模式的提高奠定了理论依据。档案管理与知识管理也在互相渗入,相互补充,使得人类的文明得到很好的传承与发展。
参考文献:
1 知识自组织理论
知识创新是非线性过程,自组织理论是研究非线性问题的有力分析工具.基于自组织理论视角来认识企业知识管理问题是很有必要的。
知识管理活动可以分为知识组织和知识自组织两种。在企业管理领域中.知识组织侧重于显性知识(客观知识)的管理,而知识自组织则侧重于隐性知识的管理。由于信息技术充分发展.尤其是互联网的诞生,导致信息量迅速膨胀和激增,信息过剩必将导致人们接受有用信息(知识)的能力反而下降,知识的存取过于分散和无序,知识组织的任务就是对知识存储进行整序,从而更有效地提供知识。知识组织核心是信息技术,侧重对知识的加工,注重现存的知识,是由外在控制的。因此知识组织方法对于隐性知识管理具有局限性.知识组织已经不能满足知识管理的根本任务,不能解决知识创新的问题。
知识组织受工业时代线性和机械的组织理论的影响,讲究静态、精确与控制,而知识自组织则受现代系统科学理论的影响,讲究动态、模糊与变化。作为隐性知识载体的人是构成系统的主要要素,而人又生活在社区或团队之中,并且人与人之间存在相关性、协同性或默契性,因此,人们之间通过主动地相互学习、相互沟通、合作就能够完成对知识的重新组织,在交流过程中形成对知识的会聚、增倍与意义的自创生。总之,知识组织与知识自组织在知识网络中是并存互补的知识活动。知识组织是知识自组织的基础,知识自组织是针对隐性知识而言的。侧重对拥有知识的人的作用,面向企业的未来。因此,知识自组织是知识管理的核心。
1.1 知识自组织的动力:知识分工协作知识分工协作
包含了知识自组织思想,即分立的知识和自由的秩序。自由秩序是哈耶克自己提出的一个独创的概念,“人类合作的扩展秩序”(theextendedorderofhu—mancooperation),亦即“自发秩序”(spontaneousorder),在各类文献中,一般均称为“自由秩序”。逻辑次序是因为知识是分立的,所以需要自由的秩序。自由秩序在国家层面就是市场机制,这是哈耶克在他的论著中论证的对象,如果将自由秩序的概念应用于企业层面指的就是知识自组织机制自由秩序是分立的知识所构成的知识网络的治理机制.是一种“发现技术”.一种传播信息的机制,它使得人们能够自主利用分散的知识,进而使分工合作成为可能。即是解决信息、知识的无限丰富性与人类理性能力的有限性矛盾的一条有效途径.就是让每个人自由地利用他所拥有的知识,激励那些具备这种知识的人充分利用它们来满足别人的需求。
1.2 知识自组织的目的:企业知识创新
每个企业知识系统并不是都具有很强的创新能力,它需要系统满足一些基本的原则或条件,知识创新有5个系统实现条件:
(1)意图(intention)。是指企业知识系统的目标、全局观和价值观
(2)自治(autonomy)。是指允许组织成员在个人层次上的行动自由,从而有利于个人知识的创造。员工的自我管理是企业目前和未来工作、创新的必要条件。
(3)波动和创造性混乱(fluctuationandcreativechaos)。野中等人指出,动荡和创造性混乱促进了组织和外部环境之间的互动。这里动荡不是完全的无秩序.而是带有不可逆特征的秩序。如果组织信息公开,内外部环境的信息中所包含的模糊性、冗长性等自然会在组织内带来某种动荡.从而会冲击组织成员的日常行动、习惯以及成员的认知结构,刺激组织与外界环境的交互作用,成员就会开始对起基本态度的妥当性提出疑问,因而就会产生修正根本思考和见解的机会。
(4)冗余(redundancy)。显然信息过剩甚至超出了组织信息处理能力的冗余信息是有害的。但面向知识创造的冗余是指,个人或者团队创造出来的概念,让不必要的其他人共享,这种信息重复和共有能够促进内隐知识的共有,其他成员就会深入到其他人的职能领域,从其它角度提出新建议提供新信息,并且通过其他成员的互动努力以言语文字的形式形成外显知识。
(5)多样性(requisitevariety)。知识系统中多样性是必不可少的,是企业适应其所处环境多样性和复杂性的能力基础。一个异质的系统显然比一个同质的系统更有创新的能力,丰富企业的知识结构对于创新是非常必要的。
实现知识自组织的管理工具是创建知识场。隐性知识只有在一个发送源和接受者共同活动的情景场所才得以转移和扩散。知识场为进行知识共享创造的情景场所,既是实体时空.也是虚拟时空。每个人由于其文化、知识背景的不同,均自我定义了无形的情景场所。当各自的情景场所相交时,便产生了知识场。知识场不断运动,也不断变化,超越自我,超越共同体,乃至超越组织的界限,从而成为螺旋式上升的知识创新的媒介。
1.3 知识自组织的演化形态:知识生态系统
知识生态系统是基于对自然生态系统的理解,通过借用自然生态系统.为企业提供了一个认识复杂知识运动过程的新视角。有关自然生态系统的规律,在企业知识的运动过程中也同样适用,诸如一个自然生态系统的多样性越高,其生命力和应变能力也就越强。知识生态可以称为是知识创新、维护及组织学习的最佳模型。现实中的知识存在于类似生态系统的一个体系之中.在这个系统里不同的知识、思维与行动互相作用、互相滋养,使得每一种知识都是一个动态的生命体,各种知识吐故纳新、交流互动而形成不同的知识群落、知识圈、知识链,具有自身价值的每一知识群落作为人类知识整体的有机组成部分,为维护整个人类知识的完整性发挥着自己独特的作用。各子系统之间存在非线性的相互作用,使得系统发生突变、分岔、协同和演变。知识生态系统的新陈代谢也包括同化和异化两个方面。同化是对固有知识的保存,吸收外来知识增加原有知识生态系统的养分,扩大系统的能量。异化是对传统知识的变异和对外部知识的开放,以自觉或不自觉的方式放弃某种生活习俗、观念态度等意识方面的信仰。知识同化和知识异化是知识生态系统中矛盾的对立双方,是同一过程中知识运动的两个侧面。知识生态系统是异化和同化的对立统一,表现在外来知识和固有知识的融合过程中。知识生态系统中还存在着遗传变异。
1.4 知识自组织的组织形式:学习型组织
学习型组织是人们不断地扩张自己的能力,去创造他们所真正期望的结果。在这里,人们可以培养新的扩展性思维方式,可以释放出他们郁结已久的激情,可以不断学会如何在一起学习。组织学习不同于个体学习,它是一个系统学习的过程,目的是为了创新知识,创造价值,组织学习的效果大于个体学习之和,组织学习具有系统复杂性。为了实现组织学习,需要以下“修炼”,即自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、团队学习、系统思维。所以,实现知识自组织的手段就是构建学习型组织或开展组织学习。建立学习型组织可以系统地解决问题、采用新的方法进行实验、从自己过去的经验中进行学习、从他人的经验和实践中进行学习、在组织中迅速有效地传递知识。每一项活动都会伴随着独特的思维方式、管理工具和行为方式。很多组织都在一定的程度上进行了这几项活动,但成功者并不多,因为他们在很大程度上依赖于偶然因素和孤立的实践。通过创建支持上述活动的体系和流程,并将它们整合到组织日常运作结构中去,就可以更有效地管理知识和学习过程。因此组织学习的系统复杂性还在上述几个过程分别体现出来。例如传递知识的方法包括书面的、口头的和可视化的报告形式,实地演示考察,人员轮换机制,培训和教育制度,以及标准化方案。每一项活动都有其自身的强项和弱点,组织需要根据实际情况进行选择。
2 知识自组织理论对企业知识管理的启示
根据知识自组织规律,企业知识管理应该科学地实施他组织.构造促进知识自组织创新的环境(即野中所称谓的知识场)。以促进知识的白组织为核心,重点构造3个网络即:实施组织变革,构建适宜的组织网络:强调非正式网络和信任制度、信任文化的作用.培育企业的社会资本网络;建设实用高效、界面友好的信息网络。
(1)以人为中心开展知识管理。知识是以人为结点,以协作交流为链,以知识流为内容的系统,人是该系统运行的操作者。一方面由于人是知识的载体,知识价值的实现必须通过人的行为活动才能完成.因此企业应该通过适当的激励机制使员工的潜力得以最大发挥.通过人本管理活动和以尽可能少的消耗获取尽可能多的产出的实践,以及竞争性的生产经营活动,来达到完善人的意志和品格,提高人的智力,增强人的体力,使人获得超越受缚于生存的全面发展;另一方面,由于智力资本会随人员的流动而流失,因此企业管理的目标应为:使人力资本转化为企业的结构资本和永久核心能力。此外,人们的广泛参与可以促进知识的多样性,从而使企业知识体系更能适应复杂的环境变化。
以人为中心构筑知识网络.要求在企业组织网络和社会网络中要注重员工的自组织。员工的自组织本质上是知识的自组织。要实现员工的良好自组织就必须先使员工能有序流动,即他们可以选择适合自己的岗位和满意的协作伙伴,然后由员工自愿组成团队。员工的自组织不是仅仅停留在系统微观层次,它是由下向上直至高层的,但在各层次都表现为团队形式。这种自组织团体的规模也不应太大,以做事所需的最少人员为限。规模一大,自组织的优势就会丧失。团队的建立,须以系统中客观存在的“事”或业务过程为基础,即为完成某一项目或实现系统的某一职能而进行“人员集成”。至于团队的领导者则以民主推选和上级任命相结合。在团队的决策问题上,事实证明绝对的集体决策是低效率的,自组织团体应使负责人有最终的决策权。负责人要能促进团队成员不断进行知识的积累和创新,来保证团队不被竞争所淘汰。
(2)以知识链和知识网络重组组织结构,创造适合知识交流的组织网络。通过知识价值链分析,进行基于知识的业务流程再造,企业中各部门问应破除条块分割的壁垒强调通过团队性学习在吸收外部先进管理技术的基础上形成自身核心技能的能力。同时,与外界建立良好的界面,为个体之间(如不同部门的成员之间、组织成员与外部顾客之间)的沟通和交流建立良好的基础。促进企业与顾客、员工和其他利益相关者之间的知识交流。构建学习型战略联盟。共享知识资源,通过联盟学习另一个企业的专业能力,和其它企业的专业能力相结合创造出新的交叉知识,从而谋求自身的长期发展。
(3)构建非正式网络。白组织理论研究认为,混沌是创造性的源泉,创新并不是事先计划好的结果,而是在自组织过程中突现的结果。在特定的条件下,让一个系统的行为主体在看似混沌无序的状态下进行自组织.产生的不是无序,而是创造性的输出。马奇认为企业内部存在着两个系统,一个是合法系统,即正式的组织网络,它是指为了保证企业根本任务的实现,企业必须建立或确立的一系列正式规则和行为模式]。合法系统规定着每一个行为主体参照他人和企业基本任务所具有的权利和义务.具有一定的层次、结构和意识形态。理想的合法系统要求每一个行为主体对特定的输入做出特定的反应,即具有统一的价值取向等。另一个是影子系统,它是指企业的行为主体通过非正式渠道建立起来的另一种网络系统,即基于社会网络的非正式网络,它由企业的非正式组织、个人或群体的社会联系、非正式个体行为等构成,通过这种影子系统中的相互作用,形成了未作明文规定的个体或群体行为规则。企业可以看作为是一个运行在被竞争的矛盾力量和自组织力量所控制的远离均衡状态的非线性动力系统,其合法系统试图维系系统的稳定性,而其影子系统则试图破坏系统的稳定性。企业创新就是不断地通过企业学习和个人学习影响影子系统,进而改变其合法系统的过程。这一理论解释实际上从更一般和更基础的意义上说明了推动企业实现多种条件下的知识创新的客观性
(4)建立基于知识的企业文化。以知识为导向的文化的关键因素,是在一个不断学习、共享和尝试被高度评价、重视和支持的环境中,创造一种信任和开放的氛围。它包括如下内容:对知识有积极的倾向,职员对知识有强烈的好奇心,愿意自由地进行探索,其创造和共享知识的活动能得到高级主管人员的支持:企业组织文化中没有知识禁锢,职员对公司无怨恨,富有高度的团队合作精神.愿意同公司其他人员交流和共享个人经验,也不担心知识共享会使他们丢掉工作。
(5)知识管理需要实用支持技术。网络、通讯电子等技术和设备构成了知识管理的支持环境,如建立知识仓库和检索来充分利用已有的知识,并将部门的最佳实践迅速传递扩散到整个企业,企业内部人员之间实现了知识的交流与共享;另一方面,企业与顾客、合作伙伴、竞争对手之间的距离不再遥远,企业竞争情报的获取也变得非常容易,同时也要注意对外界保护企业知识。
3 结语
随着对知识管理研究的深入,其研究重点已经从定义、概念等方面深化到具体工程项目的应用发展中。知识管理在在建筑工程质量管理中的应用为工程项目的质量提供了新的保障,也为管理模式的改进添加了新的动力。
1、知识管理与质量管理的概念
1.1知识管理的概念
知识管理的概念到目前为止仍无统一界定,业内有如下几种对知识管理概念的认知:(1)知识管理是一种对组织知识资产进行挖掘与开发的目标观念性指导,其指导对象包括两种类型的知识,即外显性如,技术理论、文件资料等和内隐性知识。知识管理存在着对知识的识别、创造等过程,通过这一系列的过程来创建知识体系进而达到组织学习的目的。(2)知识管理是一种能将组织或个人所拥有的知识资源进行最大程度调用与挖掘的方式。(3)知识管理是一种通过了文献管理、计算机管理、信息资源管理而产生的延伸管理产物。(4)知识管理本身可分为知识库、知识通道、知识环境与知识资产。
综上所述,知识管理就是组织或个人,通过一定管理制度对知识进行获取、挖掘及创新的应用,以达到提高组织或个人创造价值能力的提升,使经济效益得到提高到额一个过程。
1.2建筑工程质量管理的概念
建筑工程质量管理的概念具有针对性,是对建筑工程用途以及能否满足人们基本需求的特性的一种限定。早期的建筑工程质量管理主要是通过利用数理统计来对生产过程中工程质量进行控制。现阶段,建筑工程质量管理已发展到全面质量管理阶段,其特点是:全面、全过程、全员的质量管理。全面质量管理贯穿整个建筑施工的全过程,组织内能够进行管理的所有事物及人员均在管理范畴之内,并对全面综合实行多方式管理法以达到劳资双方都受益的目的。
1.3知识管理技术
知识管理技术的概念较为广泛,一般是指能够协助人们获取、开发、存储以及传递知识的一种现代信息技术。就单一技术体系而言,知识管理技术覆盖着知识管理的各个环节,同时作为多种信息技术的集成,使得管理系统成为一个整体,在一定程度上促进了外显性知识与内隐性知识之间的相互转化,为知识管理提供了方便,同时通过知识的利用与共享,给人们带来一定的效益。不仅仅计算机技术,在编辑出版技术、发行技术等知识传媒技术中,知识管理技术亦发挥了相当的作用。日常中我们接触的知识管理技术大多是以计算机现代信息为基础的,计算机网络技术、人工智能技术、知识发现技术以及知识库技术在知识管理技术中亦有相当比重。
1.4知识管理系统
知识管理系统是一个同时具有对知识进行管理并协同进行工作能力的计算机系统,同时它也是一个综合系统,融合了管理的方法、处理决策以及组织发展规划,是知识管理的实施平台。知识管理系统主要具备以下几个基本功能:(1)知识的累积 累积统计自组织建立知识库以来,在应用过程中所收获的知识,为实施知识管理打下基础;(2)知识的共享 可以使企业或组织内部,每一个项目的运行都能在全企业经验知识基础上,帮助管理部门了解动态、行政部门定制制度;(3)知识的交流 作为知识管理的核心,知识交流对企业或组织内部氛围以及文化结构有着积极的作用,能使企业或组织成员间的交流变得无障碍,从而使知识和信息的交流得到最大程度上的融合。(4)知识创新 通过上述的累积、共享与交流,来实现对知识和信息创新,是知识管理的目的所在【1】。在经济现代化的社会,知识本身不仅仅是重要的资源同时知识作为商品,在各国的各个具有创新特色的产业结构中所发挥的作用也是越来越大,知识管理的实施促进了知识的创新,加强了企业或组织的核心竞争力。
2、建筑工程质量管理的任务
不同的时代背景下,管理的重点以及重点要求的提出是不一样的。以知识经济时代为背景,知识管理的实施成为知识经济浪潮中的重点。根据《建设工程质量管理条例》,从知识的创新、应用到知识的再创新,建筑工程质量管理的职能主要体现在以下几个方面:(1)实施 贯彻落实建筑工程中相关的质量管理法律与法规,对建筑工程施工现场的建筑材料进行有根据、有规范的质量监督检查;质量管理相关人员对受监工程的勘察、设计、施工以及建筑构件厂的等级与营业范围进行管理核查,以确保各个步骤的落实到位;上级对县级质量监督机构进行资质上的审查,重点考核监督人员的业务水平【2】。(2)评定 评定的主要目的就是对建筑工程的质量进行相关检验,对工程质量的好坏进行划分从而核准出地区所属的优良工程。(3)创新 试验、鉴定被采用及推广的新结构、新技术以及新工艺,掌握建筑工程质量的新动态,对这些新的信息进行综合,进而对在监督建筑工程质量中的经验进行交流。(4)裁判 对建筑工程中出现的重大质量事故进行分析及处理,并对劳资双方就工程质量问题所产生的纠纷进行判定就仲裁【3】。
3、建筑工程质量管理中存在的问题
现阶段,建筑工程质量管理中问题较为突出的是体现在管理监督的方式上。监督方式的陈旧,目前政府监督部门对建筑工程的质量管理还是以文件的送达与现场监督的方式来完成,没有涉及现代信息管理技术的应用,监督工作的信息化未能得到实现,从而亦无法利用知识管理技术来对工程质量的信息进行挖掘,导致新技术、新工艺和经验交流等职能无法实现,建筑工程质量的信息亦无法得到综合利用。
4、知识管理在工程质量管理中的应用
4.1在质量管理系统中的应用
从建筑工程的开始阶段,工程质量管理就贯穿于整个工程期,知识管理的应用可以针对各个时期、各个阶段的不同特点来进行:(1)施工前期 施工前期,项目方案的知识管理设计是十分重要的,主要包括进行教育训练达到一定程度的共识,建立知识管理中心、知识库来对知识进行分类与筛选。(2)施工期 知识管理系统在施工期主要任务就是根据系统的规定,获取、存储知识,进而将所获取的知识进行传播与应用【4】。施工企业对质量管理的知识进行收集,通过知识管理中心的分析,对异常质量信息进行质量知识管理与挖掘,最终对专家的意见进行评估【5】。(3)竣工期 建筑工程完成后,知识管理中心可根据施工工艺与工程类型等对工程的质量进行评估,有助于优秀方案的推广以及知识库标准的改进,然后通过各种信息工具进行相互间的信息交流,改进建筑工程质量管理体系。
4.2对影响质量因素的作用
影响工程质量的因素主要有人、材料以及施工方式等,良好运营知识管理以提高工程质量需做到如下几点:(1)学习机构的组建 学习机构的组建能够培养整体的学习氛围,使组织更为人性化,进而实施知识管理。(2)小团队的建立 各个团队之间可将各自的经验与知识进行交流,使得知识的获取面更为广泛,不仅仅在治疗管理中营造了良好的环境同时整个企业或组织也形成了管理知识、分享知识的良好管理文化氛围。(3)材料、施工方案的管理 对材料与施工方案的管理应实现现代信息技术化,从而指导材料等的选购,通过知识管理来达到一个有效的控制,使其能够符合工程质量管理的核心要求。
4.3在管理主体及方法上的应用
建筑工程的实行,其参与方是很多的,主要有企业、施工队、项目管理与监理,因此,质量知识管理系统的监理必须满足各个参与主体的要求,以达到预防、处理因知识局限而出现的工程质量问题【6】。应用现代信息技术进行知识管理能提高各个主体对相关方法的使用效率,从而更好的对工程项目的质量进行管理与控制。
5.小结
不论外显性知识还是内隐性知识,他们均应该是流动的,可互相转换的【7】,这样,知识的相互促进与共享使企业或组织的信息面相对广、信息量相对充足,根据知识管理的理念,建筑工程管理系统能得到更好的完善与实施。
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知识管理理论诞生于企业管理的实践,通过不断的发展,其逐步延伸到包括图书情报界在内的社会各个领域。它的理论模式、方法方式、工作实践与文化内涵,都极大地影响着图书馆管理。而“知识管理”理论与以往的“管理知识”活动的密切联系,及其价值定位和实现方式等重要问题,密切关系着图书馆管理变革发展的方向。对此,需要保持清醒的思考。
知识管理同图书馆管理活动的密切联系
图书馆知识管理,通过运用知识管理的理论、方法来合理配置、使用图书馆中的各种人、财、物、知识信息等资源,充分地满足用户对知识信息不断变化的需求,以此提升图书馆各项职能、服务和作用。它同以往的图书馆管理活动有着一定的区别:①图书馆的知识管理不像以往的图书馆管理那样以传统的管理学为基础,而是建立在知识管理理论之上。②图书馆管理多是一般的事务性管理,着重对已编码对信息进行管理和与维护;而图书馆知识管理则是围绕着人力资本管理这一核心,坚持以知识的服务、创新为直接目标,不断推动知识信息的传递和共享。③以往的图书馆管理以人员、文献材料、设备、经费、馆舍、技术方法等图书馆资产为管理对象,偏重于物质领域;而图书馆知识管理则是对馆藏知识信息资源、人力资源、技术物资资源和图书馆文化等资源要素的管理和维护,更偏重于知识信息层面。
一定程度而言,知识管理需要图书馆建立一定的机制、方式和途径来共享其所具有的各种知识信息,包括显性知识和隐性信息。这需要不断提升图书馆的管理、创新能力,并充分利用所掌握的知识资源来预测市场环境的发展、变化,以便能够对用户的需求作出快速、准确、适合的反应,从而服务用户和市场。当然这需要创造性地挖掘和利用员工的聪明才智,以及社会新知识、市场新信息;也需要强化对信息的收集、存储、管理与传递;更需要把握好各种知识信息间的关联、交互与转换。
当然,这不是要否定、抛弃此前的管理理论或方式,因为知识管理理论与当代信息处理技术并不排斥传统的经验管理,而是努力于把具有专业技能的“人”,整合、转化为图书馆的重要生产力,通过专业化的社会服务,大力提升图书馆的服务水平,最大限度地发挥图书馆社会效能,进而实现知识成果的人人共享。
图书馆的知识管理所面临的挑战
近年来,随着《国家“十一五”时期文化发展规划纲要》的颁布实施,图书馆的改革在国家的大力支持和推动下取得了显著的成绩。图书馆管理主体相对独立,图书馆网点布局下延,信息资源共享日益扩大、服务规范逐渐统一、服务质量和社会效益不断提升,基层图书馆的生存和发展持续受到高度重视。数字图书馆也从无到有、从小到大,并呈现出飞越式发展,人们对图书馆传统的借阅方式和知识信息传播体验,在短短几年中发生了天翻地覆的改变。然而,在知识经济高速发展的大背景下,图书馆的知识管理仍存在诸多困境。
首先,旧的政策和体制依然制约着图书馆的发展,从而导致图书馆发展中地区间、单位间、级别上、服务上的不平衡,新的管理体制和运行机制得不到及时建立健全;由于小团体利益的膨胀,一些图书馆不同程度地偏离了公益目标,加之官僚作风的存在,无论是管理还是服务都缺乏创新和活力;有的图书馆管理体制改革不彻底,虽有法人之名,却无法人之实;而运行成本过高、责任机制欠缺、产权关系不清晰、制度供给不均衡,则导致了发展资源不足、图书馆运营艰难。
其次,数字资源的迅速增长,已成为图书馆信息资源的重要组成部分,不少图书馆的数字资源购置费已经超过纸本资源的购置费,网络信息服务作为图书馆信息服务的新亮点,以其高效、便捷、新颖等特征得到了广大用户的青睐和好评。但是,数字资源和纸本资源之间、传统文献和网络服务之间又相互隔离、缺乏关联。由于集成型数据库中全文期刊的收录存在一定的滞后性和不确定性,而数据库商又捆绑销售电子期刊与纸本期刊,使得图书馆的资源整合和服务一体化进程受阻,数字资源建设的持续性发展前景堪忧。
第三,随着数字图书馆的发展和新业务的不断出现,虽然各种独立的信息管理系统日益增多,但是却越来越无法集成全部的业务功能,各类信息和管理功能之间缺乏良好的融合、对接,系统操作相对复杂,一些信息服务获取相对困难,使得信息孤岛现象日益严重。由于系统开放性和接口设计中的问题偏差,不仅存在重复登录、使用不便的问题,给用户的使用带来了极大困惑,增加了图书馆的管理难度,大大影响到后续的资源和服务整合。
第四,云计算在图书馆管理中给图书馆使用和选择信息服务的内容、工具和平台提供最大方便的同时,也面临诸如优先访问权风险、管理权限风险、数据处所风险、数据隔离风险、数据恢复风险、调查支持风险、长期发展风险等7大风险,“审计、账单、备份、数据、接口、法律、位置、安全、服务、标准”10项权利义务成为云计算用户必须面对的基本问题。
图书馆知识管理的价值体系
什么样的图书馆价值观念,就决定了什么样的图书馆管理行为模式和任务目标,这是图书馆知识管理的基本出发点。对于图书馆管理价值的认识,学界主要有两种观点:
第一种观点,基于图书馆与图书馆管理这两个不同的概念认为,图书馆的价值就在于它储存、传播情报知识,满足了人们对文献信息的各种需求,以及发挥出的社会教育作用。只有实现了图书馆价值,图书馆管理的价值才能最终得到体现,即:图书馆管理者在遵循图书馆工作客观规律的基础上,通过充分利用其已有的资源设备,有效地改造、发展图书馆,从而达到既定的管理目标。
另一种观点则认为作为客观的图书馆管理活动,以其功能和效用满足用户的现实需求才是图书馆管理的价值所在。图书馆管理活动既要在外部协调与整个社会的各种联系,不断摆正图书馆在整个社会中的位置,拓展其活动的最佳空间;又要在内部不断协调各方面的关系,确保人尽其才、物尽其用、财尽其利,从而优化整体的功能。
一定程度上说,这两种观点都强调:服务是图书馆的根本,也是图书馆的核心价值,更是图书馆的永恒主题。当前,知识信息服务面临着信息技术、知识经济和不断变化的教育与学习环境带来的严峻挑战。以提供文字信息为主的信息内容、信息源浏览和查询、基于标准和单一知识的信息产品、基于刚性标准化劳务或事物的信息服务模式已经过时,信息服务已经向知识服务转变。而服务方向的转变必然影响到图书馆管理的价值定位和管理者的价值观念。因此,有必要重新审视书馆管理的价值体系。
第一,在初步建立图书馆知识管理系统基础上,图书馆应当努力实现其与用户、社会的知识交流与共享,这需要图书馆拥有一个广泛的知识网络和有效的知识管理系统,这就构成了知识管理理论下图书馆管理的基本价值要求所在。
第二,图书馆要实现知识管理,关键还在于高素质的人才――知识工作者。图书馆虽然可以依靠个别员工建立知识管理系统,但是不可能仅仅依靠这几个人就能开展全面的知识管理和知识服务。它客观上要求图书馆要加强人力资本管理,提高全体员工(包括馆长和职员)的素质与能力。而知识工作者的培养往往与图书馆组织结构、组织学习、图书馆文化紧密相关,需要建立知识型团队组织和学习型图书馆,营造创新型图书馆文化。这样,培育知识工作者就必然成为知识管理理论下图书馆管理的中级价值要求。
第三,近现代以来,图书馆一直在社会生活中扮演着重要的角色。特别是1852年英国建立了世界上第一个依法建立、公费支持、免费使用、一视同仁的曼彻斯特图书馆之后,图书馆就一直以自由、平等、公共、公开、公益、共享的价值理念,服务于社会公众。而在我国,十八届三中全会更是指出:“构建现代公共文化服务体系,建立公共文化服务体系建设协调机制,统筹服务设施网络建设,促进基本公共文化服务标准化、均等化。建立群众评价和反馈机制,推动文化惠民项目与群众文化需求有效对接。”可以说,图书馆实施知识管理的最终价值追求就是要努力提升知识服务能力,从而更好地满足用户需求,为用户提供价值更高、针对性更强的知识服务。
可见,“建立知识管理系统”是知识管理的前提和基础,“培育知识工作者”是知识管理的支柱,“服务用户需求”则是知识管理的最终目标,三者之间相互统一、相互支撑、密不可分、共同构成了图书馆知识管理的价值体系。
对图书馆知识管理实现途径的探讨
通过对图书馆知识管理价值体系的分析,对于图书馆管理实践而言,“知识管理”理念在图书馆活动中的应用,也应当紧紧围绕“服务用户需求”这一根本任务,不断建立知识管理系统,着力培育知识工作者,切实提升知识服务能力,真正实现图书馆管理模式创新。
第一,市场经济下,政府作为公共产品的保证者,其在图书馆事业中,应当着力做好图书馆事业的发展政策制定和长远规划工作,要建立健全提供图书馆发展的资金保障机制,同时强化监管,确保图书馆在公益化的轨道上健康发展。要强化责任意识、降低创新成本、激发创新活力、健全监管机制,认真做搞好配套制度的改革工作,切实将图书馆建设同信息基础设施建设和社会经济建设相结合,不断增强政府职能部门的宏观管理能力、综合管理能力,真正强化图书馆的中心协调能力,从而以图书馆业务工作为纽带,以计算机技术为手段,不断加强各级、各系统、各类型图书馆之间的沟通与协作,努力形成一个高效、便民的图书馆服务网络。
第二,以知识信息数据库为基础,着力建设一个以信息检索、知识出版与供给、知识获取与共享、知识通信与合作、学习与自学、知识服务与维护为主要功能的图书馆知识管理服务系统。通过充分发挥知识杠杆作用,依托信息库开发、知识信息管理系统的开发,进一步增强信息检索、信息和信息过滤,不断拓展通信、电信会议、web内容管理等基本功能,实现个人、团体、组织与内部诸层次的知识传递与创造,强化信息合作与交流,从而为用户提供结构化、专业化和个性化的信息参考咨询等服务。
第三,加强知识工作者的培养力度,着力打造一支知识型的图书馆管理团队。图书馆的知识管理工作是旨在增加人、文化与社会的知识存量和提高这些知识应用的创造性系统化行为。图书馆要保证领先和竞争优势,就必须重视知识工作者的培育,维持、组织、开发和利用其才能。一方面,以人本管理为基础,正确树立能本理念,通过有效的方法途径,将员工的能力最大限度地发挥出来,从而实现人的价值最大化。通过“因才施用”,将那些真正有能力的员工放在重要的工作岗位上,从而充分发挥其潜能,调动其工作的积极性、创造性。另一方面,通过加强专业教育、完善职业培训体系,帮助员工规划职业生涯,促使其跟上职业发展步伐,掌握图书馆管理新知识、新技能,着力打造一支以知识创造、传播、应用为基本出发点的,融信息资源建设、知识共享与服务、技术支持与开发、高层管理为一体的知识型图书馆管理团队,继而实现在内部网和互联网协作平台下的知识共享。
第四,图书馆要培育知识工作者、实施知识管理,就需要从组织文化着手,建立一种知识创新、共享、学习、以人为本的图书馆文化。一要确立一个图书馆管理的共同目标,依此可以评估、判定图书馆所创造、提供的知识信息服务的质量。二要建立鼓励员工参与知识交流和共享的制度规章,培养员工知识创新的自主性。三要建立知识共享的基础和措施,特别是内联网和图书馆管理系统。四是大力开展图书馆间的合作、图书馆与社会的合作,如项目研究合作、服务推广合作、用户教育合作、信息交流合作等。五要实行人性化管理,服务读者,最大限度地满足用户的需求,使图书馆信息资源通过用户真正为社会作贡献。
第五,以知识服务为主要任务,着力提升图书馆知识信息的供给保障水平。坚持把信息用户、信息资源、信息技术等要素紧密结合起来,通过连续收集诸如用户人群、阅读倾向、各群体数量比例、知识信息使用频率和方式、对服务的需求层次和满足程度等参数,以科学、深入、系统、细致的评测分析,客观准确地确定用户知识需求,从而有针对性地开展多种形式的知识服务。同时,树立以用户为中心的设计理念,立足用户需求,围绕资源、服务、管理三大要素,合理设计图书馆的知识管理系统。通过文献信息服务系统、自动化流通系统、图书管理系统PDA外采、笔记本外采、学术资源门户管理系统,以及数字资源、电子资源管理系统和一站式的知识发现与服务系统等管理平台,不断满足用户对数字资源管理、资源整合的需求。
第六,加大知识服务市场的开拓力度,通过在线采购、联机编目、付费阅览、在线销售等方式,不断推进知识产品的开发与营销、ISP/ICP/ASP服务、在线参考咨询服务、网络信息整合、商业情报服务、远程教育等形式的知识信息增值服务。同时,努力拓展为政府和科研机构提供科技创新决策支持服务,实现“以创新求发展,以服务促发展。”
结束语
当前,知识经济条件下,图书馆管理面临这一系列新的挑战。这需要突破以往传统的观念束缚,在知识管理观念下,明确图书馆管理价值体系,运用一些新的管理途径和手段,发展新的管理方式方法,以便在新的环境下更好地指导图书馆工作,真正使图书馆事业得到不断的发展和壮大。
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音乐教育与其他教育相比有一定的特殊性,其他学科教育主要目的是为了培养相关的专业人才,尤其是高等学校教育。但是音乐教育要培养的不仅是专业能力,还有学生的审美能力,因此,音乐教育具有一定的特殊性。其特殊性导致管理方式也与其他学科有一定的差别。
一、音乐教育管理的意义
音乐具有良好的娱乐作用,能够让人们身心放松。当前,我国的音乐事业正在不断发展,尤其是流行音乐发展迅猛。在这样的时代背景下,社会对音乐人才的需求量也逐渐加大,这就需要学校改进音乐教育的方法,为社会培养更出色的专业人才。在这个过程中,传统的管理制度已经无法满足社会对学校和人才的要求。当今社会是一个知识型的社会,因此,学校也应该以知识管理为主要的管理方向,解决内部管理系统中存在的一些问题,提高管理能力,帮助音乐人才提高其实践能力,同时也提高自身的专业素养。在音乐教育管理中,应用知识管理实践理论,能在一定程度上丰富我国的音乐教育管理理论体系,提高音乐教育管理的能力和水平。
二、音乐教学管理现状
就目前的音乐管理状况而言,普通高校的教学管理机构可以划分为校、院、系这三个等级。[2]在这种管理体系下,学生主要由系来管理,院级管理很少,校级管理更是基本发挥不了多大作用。各级之间还存在一定的职能交叉或争议,因此,在管理的过程中,学生是比较被动的,对于不同级别的管理命令可能会出现无所适从的情况,从而导致管理系统内部的矛盾。因此,学校必须建立科学的管理体系,做到分工明确,权责清晰,让学生能够有效地学习,并合理地安排实践活动,从而有效提高学生的专业能力和水平。
三、音乐教学管理的方法
基于音乐教学管理的现状和时展的背景,音乐教学应该以知识管理实践理论来引导音乐教育管理,制定科学有效的管理方法,让音乐教学为社会创造更大的价值。
(一)重视教学实践
实践是检验真理的唯一标准,这是任何条件下都适用的。学生是否掌握了课堂教学的知识,只有通过实践才能验证。而且音乐学科与其他学科也有所不同,音乐学科的理论学习都是为实践服务的,在音乐学习中,学会欣赏、演唱、创作才是更重要的。因此,学校在管理的过程中,应该注重实践。在以往的教育模式中,学生的实践时间比较短,也没有固定的实践平台,在实践的过程中没有专业的导师进行指导,导致学生在实践的过程中,不能及时解决问题,专业素质和综合素质都得不到有效提高,极大地削弱了教学实践的作用。针对这种现象,学校应加强在实践方面的管理,与相关单位合作,为学生安排指定的实践平台。学生自行寻找实践平台时可能会遇到一些不必要的麻烦,而且合作单位的水平参差不齐,实践质量也难以保证。学校指定实践平台能够在一定程度上避免这种问题的产生。其次是明确实践的目的。在实践的过程中,应安排本校的专业教师以及合作单位的专业人员对实习学生进行跟踪指导,及时发现学生的问题,并给出适当的指导意见,在这个过程中,培养学生的各项专业技能,使学生的能力得到全面提升。在与其他单位进行合作的过程中,学校需要投入一定的资金,这样才能使双方更好地合作,实现互利共赢。同时,学校应制定适当的评价机制,采取多种评价方式对学生的实践成果进行检验,采取学生自评、学生互评、校内教师评价、专家小组打分等方式,让学生在评价和考核的过程中也能实现自我能力的提高。
(二)对就业进行指导与规划
对于绝大部分学生来说,学习的目的就是为了就业。因此,学校在管理的过程中应该对学生的就业进行适当的指导,做好职业生涯的规划。音乐专业的就业面并不宽泛,学生的就业压力比较大。就业指导不能在学生即将毕业时才进行,而是应该贯穿于整个教学过程中。对学生讲明音乐专业的就业方向以及能够从事的相关工作,让学生在学习之初就明确目的,对自己的就业方向有一定的规划,有针对性地学习相关方面的知识技能,训练自己的能力。例如,想做教师工作就要学习教育心理学以及相关方面的知识,想从事歌唱表演工作就要学习舞台表演技巧和礼仪等。同时,学校还应开展就业指导方面的专题讲座,帮助学生解决就业方面的困难和心理问题,帮助学生做出正确的职业选择。
四、结语
综上所述,音乐教育在学校教育中有重要的地位和作用,因此,学校在开展音乐教育的时候,应该在保证教学质量的基础上,制定科学有效的管理方法,帮助学生树立健康的音乐审美观念,为社会发展培养更优秀的音乐人才,进而,提高整个社会的音乐素养。
参考文献:
1知识自组织理论
知识创新是非线性过程,自组织理论是研究非线性问题的有力分析工具.基于自组织理论视角来认识企业知识管理问题是很有必要的。
知识管理活动可以分为知识组织和知识自组织两种。在企业管理领域中.知识组织侧重于显性知识(客观知识)的管理,而知识自组织则侧重于隐性知识的管理。由于信息技术充分发展.尤其是互联网的诞生,导致信息量迅速膨胀和激增,信息过剩必将导致人们接受有用信息(知识)的能力反而下降,知识的存取过于分散和无序,知识组织的任务就是对知识存储进行整序,从而更有效地提供知识。知识组织核心是信息技术,侧重对知识的加工,注重现存的知识,是由外在控制的。因此知识组织方法对于隐性知识管理具有局限性.知识组织已经不能满足知识管理的根本任务,不能解决知识创新的问题。
知识组织受工业时代线性和机械的组织理论的影响,讲究静态、精确与控制,而知识自组织则受现代系统科学理论的影响,讲究动态、模糊与变化。作为隐性知识载体的人是构成系统的主要要素,而人又生活在社区或团队之中,并且人与人之间存在相关性、协同性或默契性,因此,人们之间通过主动地相互学习、相互沟通、合作就能够完成对知识的重新组织,在交流过程中形成对知识的会聚、增倍与意义的自创生。总之,知识组织与知识自组织在知识网络中是并存互补的知识活动。知识组织是知识自组织的基础,知识自组织是针对隐性知识而言的。侧重对拥有知识的人的作用,面向企业的未来。因此,知识自组织是知识管理的核心。
1.1知识自组织的动力:知识分工协作知识分工协作
包含了知识自组织思想,即分立的知识和自由的秩序。自由秩序是哈耶克自己提出的一个独创的概念,“人类合作的扩展秩序”(theextendedorderofhu—mancooperation),亦即“自发秩序”(spontaneousorder),在各类文献中,一般均称为“自由秩序”。逻辑次序是因为知识是分立的,所以需要自由的秩序。自由秩序在国家层面就是市场机制,这是哈耶克在他的论著中论证的对象,如果将自由秩序的概念应用于企业层面指的就是知识自组织机制自由秩序是分立的知识所构成的知识网络的治理机制.是一种“发现技术”.一种传播信息的机制,它使得人们能够自主利用分散的知识,进而使分工合作成为可能。即是解决信息、知识的无限丰富性与人类理性能力的有限性矛盾的一条有效途径.就是让每个人自由地利用他所拥有的知识,激励那些具备这种知识的人充分利用它们来满足别人的需求。
1.2知识自组织的目的:企业知识创新
每个企业知识系统并不是都具有很强的创新能力,它需要系统满足一些基本的原则或条件,知识创新有5个系统实现条件:
(1)意图(intention)。是指企业知识系统的目标、全局观和价值观
(2)自治(autonomy)。是指允许组织成员在个人层次上的行动自由,从而有利于个人知识的创造。员工的自我管理是企业目前和未来工作、创新的必要条件。
(3)波动和创造性混乱(fluctuationandcreativechaos)。野中等人指出,动荡和创造性混乱促进了组织和外部环境之间的互动。这里动荡不是完全的无秩序.而是带有不可逆特征的秩序。如果组织信息公开,内外部环境的信息中所包含的模糊性、冗长性等自然会在组织内带来某种动荡.从而会冲击组织成员的日常行动、习惯以及成员的认知结构,刺激组织与外界环境的交互作用,成员就会开始对起基本态度的妥当性提出疑问,因而就会产生修正根本思考和见解的机会。
(4)冗余(redundancy)。显然信息过剩甚至超出了组织信息处理能力的冗余信息是有害的。但面向知识创造的冗余是指,个人或者团队创造出来的概念,让不必要的其他人共享,这种信息重复和共有能够促进内隐知识的共有,其他成员就会深入到其他人的职能领域,从其它角度提出新建议提供新信息,并且通过其他成员的互动努力以言语文字的形式形成外显知识。
(5)多样性(requisitevariety)。知识系统中多样性是必不可少的,是企业适应其所处环境多样性和复杂性的能力基础。一个异质的系统显然比一个同质的系统更有创新的能力,丰富企业的知识结构对于创新是非常必要的。
实现知识自组织的管理工具是创建知识场。隐性知识只有在一个发送源和接受者共同活动的情景场所才得以转移和扩散。知识场为进行知识共享创造的情景场所,既是实体时空.也是虚拟时空。每个人由于其文化、知识背景的不同,均自我定义了无形的情景场所。当各自的情景场所相交时,便产生了知识场。知识场不断运动,也不断变化,超越自我,超越共同体,乃至超越组织的界限,从而成为螺旋式上升的知识创新的媒介。
1.3知识自组织的演化形态:知识生态系统
知识生态系统是基于对自然生态系统的理解,通过借用自然生态系统.为企业提供了一个认识复杂知识运动过程的新视角。有关自然生态系统的规律,在企业知识的运动过程中也同样适用,诸如一个自然生态系统的多样性越高,其生命力和应变能力也就越强。知识生态可以称为是知识创新、维护及组织学习的最佳模型。现实中的知识存在于类似生态系统的一个体系之中.在这个系统里不同的知识、思维与行动互相作用、互相滋养,使得每一种知识都是一个动态的生命体,各种知识吐故纳新、交流互动而形成不同的知识群落、知识圈、知识链,具有自身价值的每一知识群落作为人类知识整体的有机组成部分,为维护整个人类知识的完整性发挥着自己独特的作用。各子系统之间存在非线性的相互作用,使得系统发生突变、分岔、协同和演变。知识生态系统的新陈代谢也包括同化和异化两个方面。同化是对固有知识的保存,吸收外来知识增加原有知识生态系统的养分,扩大系统的能量。异化是对传统知识的变异和对外部知识的开放,以自觉或不自觉的方式放弃某种生活习俗、观念态度等意识方面的信仰。知识同化和知识异化是知识生态系统中矛盾的对立双方,是同一过程中知识运动的两个侧面。知识生态系统是异化和同化的对立统一,表现在外来知识和固有知识的融合过程中。知识生态系统中还存在着遗传变异。
1.4知识自组织的组织形式:学习型组织
学习型组织是人们不断地扩张自己的能力,去创造他们所真正期望的结果。在这里,人们可以培养新的扩展性思维方式,可以释放出他们郁结已久的激情,可以不断学会如何在一起学习。组织学习不同于个体学习,它是一个系统学习的过程,目的是为了创新知识,创造价值,组织学习的效果大于个体学习之和,组织学习具有系统复杂性。为了实现组织学习,需要以下“修炼”,即自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、团队学习、系统思维。所以,实现知识自组织的手段就是构建学习型组织或开展组织学习。建立学习型组织可以系统地解决问题、采用新的方法进行实验、从自己过去的经验中进行学习、从他人的经验和实践中进行学习、在组织中迅速有效地传递知识。每一项活动都会伴随着独特的思维方式、管理工具和行为方式。很多组织都在一定的程度上进行了这几项活动,但成功者并不多,因为他们在很大程度上依赖于偶然因素和孤立的实践。通过创建支持上述活动的体系和流程,并将它们整合到组织日常运作结构中去,就可以更有效地管理知识和学习过程。因此组织学习的系统复杂性还在上述几个过程分别体现出来。例如传递知识的方法包括书面的、口头的和可视化的报告形式,实地演示考察,人员轮换机制,培训和教育制度,以及标准化方案。每一项活动都有其自身的强项和弱点,组织需要根据实际情况进行选择。
2知识自组织理论对企业知识管理的启示
根据知识自组织规律,企业知识管理应该科学地实施他组织.构造促进知识自组织创新的环境(即野中所称谓的知识场)。以促进知识的白组织为核心,重点构造3个网络即:实施组织变革,构建适宜的组织网络:强调非正式网络和信任制度、信任文化的作用.培育企业的社会资本网络;建设实用高效、界面友好的信息网络。
(1)以人为中心开展知识管理。知识是以人为结点,以协作交流为链,以知识流为内容的系统,人是该系统运行的操作者。一方面由于人是知识的载体,知识价值的实现必须通过人的行为活动才能完成.因此企业应该通过适当的激励机制使员工的潜力得以最大发挥.通过人本管理活动和以尽可能少的消耗获取尽可能多的产出的实践,以及竞争性的生产经营活动,来达到完善人的意志和品格,提高人的智力,增强人的体力,使人获得超越受缚于生存的全面发展;另一方面,由于智力资本会随人员的流动而流失,因此企业管理的目标应为:使人力资本转化为企业的结构资本和永久核心能力。此外,人们的广泛参与可以促进知识的多样性,从而使企业知识体系更能适应复杂的环境变化。
以人为中心构筑知识网络.要求在企业组织网络和社会网络中要注重员工的自组织。员工的自组织本质上是知识的自组织。要实现员工的良好自组织就必须先使员工能有序流动,即他们可以选择适合自己的岗位和满意的协作伙伴,然后由员工自愿组成团队。员工的自组织不是仅仅停留在系统微观层次,它是由下向上直至高层的,但在各层次都表现为团队形式。这种自组织团体的规模也不应太大,以做事所需的最少人员为限。规模一大,自组织的优势就会丧失。团队的建立,须以系统中客观存在的“事”或业务过程为基础,即为完成某一项目或实现系统的某一职能而进行“人员集成”。至于团队的领导者则以民主推选和上级任命相结合。在团队的决策问题上,事实证明绝对的集体决策是低效率的,自组织团体应使负责人有最终的决策权。负责人要能促进团队成员不断进行知识的积累和创新,来保证团队不被竞争所淘汰。
(2)以知识链和知识网络重组组织结构,创造适合知识交流的组织网络。通过知识价值链分析,进行基于知识的业务流程再造,企业中各部门问应破除条块分割的壁垒强调通过团队性学习在吸收外部先进管理技术的基础上形成自身核心技能的能力。同时,与外界建立良好的界面,为个体之间(如不同部门的成员之间、组织成员与外部顾客之间)的沟通和交流建立良好的基础。促进企业与顾客、员工和其他利益相关者之间的知识交流。构建学习型战略联盟。共享知识资源,通过联盟学习另一个企业的专业能力,和其它企业的专业能力相结合创造出新的交叉知识,从而谋求自身的长期发展。
(3)构建非正式网络。白组织理论研究认为,混沌是创造性的源泉,创新并不是事先计划好的结果,而是在自组织过程中突现的结果。在特定的条件下,让一个系统的行为主体在看似混沌无序的状态下进行自组织.产生的不是无序,而是创造性的输出。马奇认为企业内部存在着两个系统,一个是合法系统,即正式的组织网络,它是指为了保证企业根本任务的实现,企业必须建立或确立的一系列正式规则和行为模式]。合法系统规定着每一个行为主体参照他人和企业基本任务所具有的权利和义务.具有一定的层次、结构和意识形态。理想的合法系统要求每一个行为主体对特定的输入做出特定的反应,即具有统一的价值取向等。另一个是影子系统,它是指企业的行为主体通过非正式渠道建立起来的另一种网络系统,即基于社会网络的非正式网络,它由企业的非正式组织、个人或群体的社会联系、非正式个体行为等构成,通过这种影子系统中的相互作用,形成了未作明文规定的个体或群体行为规则。企业可以看作为是一个运行在被竞争的矛盾力量和自组织力量所控制的远离均衡状态的非线性动力系统,其合法系统试图维系系统的稳定性,而其影子系统则试图破坏系统的稳定性。企业创新就是不断地通过企业学习和个人学习影响影子系统,进而改变其合法系统的过程。这一理论解释实际上从更一般和更基础的意义上说明了推动企业实现多种条件下的知识创新的客观性
(4)建立基于知识的企业文化。以知识为导向的文化的关键因素,是在一个不断学习、共享和尝试被高度评价、重视和支持的环境中,创造一种信任和开放的氛围。它包括如下内容:对知识有积极的倾向,职员对知识有强烈的好奇心,愿意自由地进行探索,其创造和共享知识的活动能得到高级主管人员的支持:企业组织文化中没有知识禁锢,职员对公司无怨恨,富有高度的团队合作精神.愿意同公司其他人员交流和共享个人经验,也不担心知识共享会使他们丢掉工作。
(5)知识管理需要实用支持技术。网络、通讯电子等技术和设备构成了知识管理的支持环境,如建立知识仓库和检索来充分利用已有的知识,并将部门的最佳实践迅速传递扩散到整个企业,企业内部人员之间实现了知识的交流与共享;另一方面,企业与顾客、合作伙伴、竞争对手之间的距离不再遥远,企业竞争情报的获取也变得非常容易,同时也要注意对外界保护企业知识。
3结语
知识经济的到来使得知识成为当今社会竞争中最重要的因素,作为知识的生产、传播者、创新者和应用者的高校要想对知识进行有效的管理,形成自己独特的核心竞争力就必须重点考虑如何对知识的创造者教师进行有效的管理,使其更好的为高校知识管理战略服务,达到高校预期的人才培养目标。
一、高校人力资源的特点
1.具有较高的个人素质和专业修养。高校教师受教育水平较高,掌握一定的专业知识和技能,有自己熟悉和擅长的专业领域。同时大多具有较高的个人素质,如开阔的视野、强烈的求知欲、较强的学习能力、广泛的知识面等。
2.具有工作过程难以监控,劳动成果难以衡量的特点。高校教师的工作主要是思维性活动,劳动过程往往是无形的,工作也并没有确定的流程和步骤,个体差异很大。同时他们的工作主要是定性的,表面上的量化容易扭曲其真实的劳动成果。
3.重视成就激励和精神激励。高校教师的高素质、高起点、高期望决定了在其激励结构中,应该以成就激励和精神激励为主,他们更渴望看到工作成绩,认为成绩的大小是工作效率和能力的证明,也期待自己的工作更有意义并对学校发展有所贡献。
4.追求自主性,富有创新精神。教师是高校里最富有活力的细胞体,他们的创造性让他们倾向于拥有一个灵活的组织和自主的工作环境,强调工作中的自我引导和自我管理,反对过分约束。
5.追求自我价值的实现。高校教师有较高的文化层次,往往有着非常明确的奋斗目标,在教书育人的过程中,他们很在意自身价值的实现,并期望得到学校、学生和社会的广泛认可。
二、高校知识管理战略与人力资源管理的相关性
高校知识管理战略与人力资源管理是息息相关的,两者相互促进、共同发展、融为一体,旨在帮助高校建立基于知识的核心竞争力,提升高校的学习能力,促进高校的可持续发展。
(一)高校人力资源管理是知识管理战略的核心内容
著名知识管理专家托马斯•H•达文波特说“既然知识主要寓于员工之中,而且是员工对其加以利用和分享以获得经营结果,那么知识管理就不仅仅是管理信息和信息技术,而且也是管理人。”也就是说,高校知识管理最终需要落实到对人的管理上。人既是知识生产和使用的主体,也是知识传播和共享的主体,还是知识积累和创新的主体。因此,对人的管理即人力资源的管理是高校知识管理的核心内容,是实施知识管理战略的重要途径和方式。
(二)高校知识管理战略赋予人力资源管理新的内涵
1.高校知识管理战略改变了人力资源管理的理念和方法
高校知识管理战略的实施,使原有的人力资源管理理念发生变化。主要体现为:管理理念人本化,知识经济呼唤以人为本的管理;管理地位战略化,在知识经济下,高校的成功依赖的是核心竞争能力,而核心竞争能力是依人力资源的价值整合与创造来实现的;管理重心知识化,新经济时代是一个以人才为主导的时代,人才追逐资本的现象将为资本追逐人才的现象取代[1];管理手段信息化,信息技术、国际互联网的发展使得人事管理阶段的手工操作被现代人力资源管理的计算机数据处理所取代;管理方式柔性化,在知识管理中,高校教师的特点决定了教师更为强调工作中的自我引导和自我管理。
2.高校知识管理通过影响组织结构而影响人力资源管理
在高校知识管理中,传统金字塔式的组织结构逐步被扁平化的组织结构代替。扁平化组织结构对人员的要求也发生变化,强调对员工的授权,通过扩大工作内容,提高员工工作的灵活性和自主性。在这种组织结构下,对人的管理就不能再局限于传统的专制式管理,而应该从战略层面考虑人力资源管理,寻求人力资源管理与战略的整合以实现组织战略目标,对人员实施民主式管理,通过授权和自我控制来达到知识管理的目标。
三、高校知识管理战略中的人力资源管理
高校知识管理战略中的人力资源管理是一种以知识为基础的人力资源管理,其直接目标就是优化配置高校的知识尤其是隐性知识,终极目标就是实现高校知识创新。
(一)树立以知识为导向的人力资源管理理念
高校管理者及教师、科研人员要充分认识到知识管理的重要作用,树立以人为本的知识管理观念,在知识管理中不仅重视知识,更加重视人的价值。基于此, 高校首先要树立资源观,把对人力的投入看成是一项投资而不是花费,且这种投资能不断产生出更多回报。其次,要树立人力资源管理的战略观。高校要把人力资源管理归于学校经营战略的一部分,要求学校围绕战略目标,系统看待知识管理战略中的人力资源管理,以此指导整个高校的人力资源管理工作。再次,要树立人力资源管理的全局观。知识管理战略中的人力资源管理不再只是单个人力资源管理部门的事情,高校的各项工作都与人息息相关,必然与人力资源管理的工作密不可分,必须集各部门的力量对人才进行开发和利用。通过树立以知识为导向的人力资源观,让全校师生认识到人的重要性和被重视,使每个教师自发地形成对高校的忠诚感和责任感,乐于将自己的隐性知识显性化并进行共享,促进知识在各个群体间自由的流通。
(二)建立知识为导向的组织结构
根据知识管理的要求和高校教师的特点,要求建立与之相应的扁平化的有机的矩阵网络型。扁平化的组织结构是一个管理跨度大,层次比较少的组织结构,有利于高校知识、信息等顺畅地进行交流,避免了知识的流失或信息的失真。由于没有太多的规章制度,更加民主、灵活、宽松、宽容,有利于高校教师之间的合作,充分调动广大教师的积极性和创造性,还可以加强教师与教师、院系与院系之间的交流与合作。遇到跨学科的科研项目时,可以顺利地组织人员进行攻关,将不同领域内工作的具有不同知识和技能的人集中到特定小组,从而迅捷、有效地制定出解决方案,问题解决后则又回到各自的工作领域,增加了员工之间面对面的接触机会,促进教师之间知识的交流与共享,提高了知识创新的效率。
(三)以知识为导向,完善人才引进机制
加强和完善高校的人力资源管理,关键是建设一支高素质的师资队伍,而人才引进是加强高校师资队伍建设的重要途径。人才素质的高低决定了高校知识资源库知识储量的高低。合理的人才引进政策,对于吸引高层次人才具有重要作用。首先,从学校的定位出发,以适合的成本引进学校急需的专业人才,引进的人才要符合师德高尚和专业素质一流的双重标准。其次以知识为导向,对在学科领域有突出贡献的人才或知识储备量高的人才,重成果轻资历,破格引进,同时注意吸收企业界的人才,丰富的实战经验有助于知识之间的碰撞,将企业界的知识融入到学术界,既拓展了人才引进的渠道,也促进知识的共享和创新,提高了人才培养质量。第三,注重引进人才的性格特征和团队精神,引进的人才除了重视其成果外,还要加强对人才性格的测试,一般来说,善用与人沟通、愿意与人分享、具有较强团队合作精神的人更加有利于知识的传播和创造。因此,高校要在知识管理战略的指导下不断完善人才引进机制,优化人才结构。
(四)建立以知识为导向的人才培训与开发机制
对教职工进行培训、能力拓展是提高高校人力资源素质与创新能力、构建人才战略储备、提升学校竞争能力和知识管理水平的重要手段[2]。为此,对专任教师进行培训,在于扩大其知识面,注重其知识积累和沉淀,使其能够掌握适应教育发展需要的教学理念、教学手段、教学艺术、教学方法,把握学生成长的规律,提高教师的教学水平。重视青年教师的岗前培训、学历层次的提高和实践能力的培养,加强中青年学科带头人队伍建设,让其发挥主导作用;对学科带头人进行培训,加强对本专业领域最新的理论和知识进行培训,提供实地参观和学习的机会,使学科带头人能够掌握科技发展的方向,始终站在科技的前沿,提高高校的科研水平;对校院系负责人进行培训,侧重其管理能力和知识管理水平的培训,使他们提高工作水平和业务能力,促进学校管理工作的良性、高效、协调发展;对职能支持人员进行培训,以企业为参照物,树立“顾客第一”的理念,提高和强化他们的服务意识,使他们的服务工作更加热情、全面、周到、及时。这样根据不同岗位的员工提供不同内容的培训就能够提高全体教职工的整体素质,充分发挥高校人力资源的作用,促进高校的健康发展。
(五)建立以知识为导向的激励机制
除了把知识管理的绩效作为评价师生员工教学业绩的标准之外,还应将它与考核、晋级、评优、培训进修等奖励制度联系起来,全方位的促进知识管理战略的有效实施。在激励重点上,学校对教师的激励不是以金钱为主,而是以成就和成长为主,提供学习、实践的机会,提供晋升的通道和展示才华的平台,帮助教师实现自我价值;在激励方式上,高校应强调个人激励、团体激励和组织激励有机结合,使高校在强调个体利益的同时关注团体利益和组织利益,形成一种互相尊重、适度竞争与和谐发展的氛围;在激励时效上,把对教师的短期激励和长期激励结合起来,强调工作成果,形成对人才培养的长期正效应,规避短期利己行为。
(六)塑造知识驱动型的校园文化
校园文化实际上就是学校内部师生员工共同具有的价值观、信仰和习惯体系,该体系同正式的组织结构相互作用而形成行为规范,使之成为师生员工共同拥有的价值观和行为准则。由于高校知识管理活动是高度的教师主体依赖型活动,教师的信念、动机、态度、能力及教师之间的关系都会影响他们的行为,并最终影响高校战略目标和年度目标的实现,所以高校必须塑造一种适合教师并能够最大限度调动其创造性和积极性的知识驱动型校园文化[4]。
参考文献
1知识经济
人类进人21世纪,整个社会处于一个崭新的历史变革时期,国家之间、企业之间的竞争从过去的厂房、设备和劳力的竞争转向知识的竞争和人才的竞争,我们正面临着一个人们用头脑代替双手进行劳动的世界、一个技术革命重于批量生产的世界。现在全世界每天发表的科技论文数量在6000~8000篇,其数量每隔一年半就增长一倍。科学技术的发展一方面使得传统产业的知识与技术密集度日益提高,另一方面义催生了一批高新技术产业,并使得研究开发逐渐独立于生产过程。在这个阶段,除了土地、劳力、资本、自然资料外,信息与知识也开始成为重要的生产因素。知识的创新、传播与使用在推动经济发展方面的作用比起工业社会来显得更加突出,此有人认为,以发达国家为先导,全球将在21世纪逐步进入知识经济阶段。
在漫长的人类文明进程中,从技术进步和生产力发展的角度看,经济发展可以分为3个阶段:农业经济(劳力经济)阶段、工业经济(资源经济)阶段、知识经济(智力经济)阶段。比较而言,从劳动工具发展史来看,农业经济是使用手工工具的劳动密集型经济,这一阶段的知识和科技水平不甚发达;工业经济是使用机器的资本密集型经济,这一阶段的知识和科技水平相对发达;知识经济是使用电子计算机的知识密集型经济,这一阶段的知识和科技水平高度发达。与200年前南农业经济时代转入工业经济时代相比.由工业经济时代转入知识经济时代,其意义更加重大,因为人类正面临资源耗竭和环境污染的威胁。自然资源的有限性和劳动力资源廉价优势的丧失,使这两个生产要素已不再成为生产力发展的决定凶素。知识经济是一种资源节约型经济,其发展主要依赖于知识资本,作为一种重要的经济资源,知识一经产生便不会因为使用而消损,而只会随着时间的推移被更有创新的知识所取代,从而使整个社会中的知识在量和质量上不断增加。知识经济的产生将使知识作为投人生产过程的最重要的生产要素,用以替代稀缺的物质资源,解决人类面临的资源危机,为人类社会的可持续发展提供保障。知识经济的出现,标志着人类社会正在步入以知识资源为主要依托的知识经济时代。当今世界经济的发展比以往任何时候都更加依赖于知识的传播和应用,计算机、微电子等知识密集型产业是所有产业中增长最快、产值最高的。这就是以信息网络、知识产业的迅猛发展为主要标志的知识经济革命。
19世纪末的铁路,20世纪中期的电子和汽年工业,带来了经济的结构性进步,这种动力文明延伸和解放了人的体力。知识经济革命可以说是第三次产业革命,它的鲜明特点是使人的智慧得到延伸,知识经济将成为新纪导的经济管理模式。
2知识管理
关于知识管理的概念,狭义来说,即对知识本身的管理,包括对知识的创造、获取、加、存储、传播和应的管理。而广义的知识管理,不仅包括对知识进行管理,还包括对与知识有芙的各种资源和无彤资产的管理,涉及知识组织、知识资产、知识设施、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。APQC(American Productiviy & Quality Center,美国生产力和质量中心)对知识管理的定义是:知识管理应该是组织一种有意识采取的战略,它保证能够在最需要的时候将最需要的知识传送给最需要的人,使他们能够做:“最恰当的判断与决策。存人类社会迈向知识经济时代的进程中,知识管理(KnowledgeManagemen工)存20世纪80年代产生后,到90年代作为同际管理界的一种新管理方式,引起了社会各界的高度关注,存20世纪的最后几年,知识管理迅速发展,国际罔书馆界把2000年作为知识管理年,我国对知识管理也给予了足够的重视。
图书馆是文献、信息、知识的集散中心,随着社会的进步,_其管理职能也在不断向前发展(表1)。
知识管理是文献、信息管理新的发展阶段,是对文献、信息管理的继承和发展。不同于义献、信息管理,知识管理是通过知识共享,运川集体智慧,提高组织的应变能力和创新能力。广义地说,知识是人类积累的关于自然和衬:会的认识与经验的总和。
人类的各种知识是相互是关联的,形成了不断发展演化的知识系统,其运行与管理具有一系列的系统特。和实物系统一样,知识系统也有输入和输出功能(见图1)。
如果说实物系统的输入是原材料、能源、劳动力,输出是成品,那么知识系统的输入是原有的知识、信息以及人的智力,输出是新的知识和信息。这些新知识有可能外化存实物产品或服务中,这一过程被称为“知识的运作”。
柯平教授认为,冈书馆知识管理就是运用知识管理的理论与方法进行图书馆人事、财务、业务等各个方面的管理,它不是要取代传统图书馆管理的全部内容,而是图书馆管理的一个新领域。广义的图书馆知识管理则包含两大范畴:一个是对罔书馆馆藏知识资源的组织与管理;另一个是运刚图书馆的集体智慧开展业务活动,提高网书馆的创新能力和可持续发展能力。图书馆知识管理是“人本管理、能本管理与知本管理”一·体化的管理,是“激励管理、民主管理和自主管理”相结合的管理。书馆应用知识管理可以从3个层面人手,即管理层面(加强对隐性知识和人力资源的管理)、组织层面(创建学习型组织,营造新的图书馆义化,提高书馆的竞争力)币l1个人层面(从“渎者第一”的概念转化为两个第一的概念,即服务上的“读者第一”和管理上的“员工第一”)。
山东省委党校韩莉从知识经济的概念出发,阐述了网书馆引进知识管理的必要性,理由是:知识经济要求劳动者有创新能力;知识经济时代的罔书馆只有发展智业才能充满活力,而智业需要管理;生产力与生产关系的辩证关系要求罔书馆进行管理改革,选择知识管理。进而提图书馆实施知识管理的策略:以业务改革为中心,科学配置人才;建立以效益、效牢为基础的公正、公平的竞争激励机制;加强对馆员的培训,使之制度化。
知识管理突破了传统的管理思想,使知识存其创新和增值过程中发挥最大的作。按照知识管理理论对知识的分类,知识可以分为“性知识”或称“言传性知识”(explicit knowledge)、“隐性知识”或称“意会性知识”(tacil knowledge)。其作H{和相互关系可以用知识在线公司首席执行官荣·扬(Ron Yang)的比喻来说明:“显性知识可以说只是‘冰山的一角’,而隐性知识则是隐藏在冰山底部的大部分;隐性知识是智力资本,是给大树提供营养的树根,性知识不过是树上的果实。”因此,知识管理并不仅仅是对客观信息进行简单的加工处理,更重要的是发掘员工头脑中潜在的想法、直觉、灵感和智慧。日木企业利用隐性知识的办法就是让雇员尽量在企业内部流动,分享他们的经验和直觉。阿罗认为,经验是一种积累技术知识的方式。本田汽车在20世纪80年代决定推出新年型时,只是依靠非常不明确的隐秘的经验和知识,其他汽车制造业也有类似的经验。同企业的核心能力一样,这种知识是高度隐性且难以模仿和替代的。
3知识服务
知识服务一提出来,就被看作是新时期图书馆服务新的增长点。从本质上讲,冈书馆的知识服务就是服务。知识服务和信息服务一样,离不开先进的技术与信息网络,但信息服务体现模式化,是一种技术型服务,而知识服务更需要脑力劳动与智慧,是一种创新型服务。
图书馆的知识服务是信息服务的高层次阶段,是知识含量较高的服务,是以用户为中心的知识化服务。面对高校高层次、个性化信息服务的要求,罔书馆应充分考虑让,用户更多地参与文献的采集,以增强服务者与需求者的交互性。创造性地利用知识,建立起交互性强的平台是当今图书馆突出知识服务的必然要求。
有人认为,知识服务是一种价值取向,是建立在图书情报机构的服务功能和门知识基础上的一种价值取向,这种价值定位体现的是“知识”的价值和“服务”的价值。
图书馆不能只是局限于义献服务工作的层面,而要深入到义献中的知识信息,为用户提供知识服务。作为知识服务的基础工作,如何对知识进行管理,如何在组织人事经费等管理事务中体现知识管理的要求.还需罔书馆界不断探索。
知识服务是基于知识内容、满足用户需求、面向增值的服务。在服务理念上.知识服务成为图书馆的一种资源、一种品牌。知识服务的标准不是“我是否给用户提供了需要的信息”,而是我是否通过服务解决了用户的问题”。因此,同书馆开展知识服务,馆员要树立全新的服务理念,强化创新意识,提高自身素质,使己不仅成为知识的管理者,更成为渎者存丰富的知识海洋中的导航员。
4 图书馆知识管理的实践
在科学管理取代经验管理一个世纪之后,人类将迎来管理领域的“第”,即以知识管理为代表的崭新时代。知识管理是一种新的管理模式,越来越多的图书馆正在付诸努力,向知识管理迈用试探的脚步。2001年10月,中国科学院文献情报中心进入院知识创新试点工程基地,进行了一系列的改革:一是以户为中心组织学科服务队,每个学科队负责为陔学科读者提供资源的评估、引进、宣传、培训等,为用户提供全过程优质服务。二是存学科服务队中培养具有学科背景的学科馆员。二是建立以读者为本的绩效评估体系。在服务方面,中心明确提“资源到所,服务到人”的服务宗旨,为全院分布在20多个城市的80多个研究所开通网络化服务,使研究人员可以不受地域时空的局限,自南方便地提取所需的资源,同时大力推进学习型队建设。
美国马里兰大学网书馆的知识管理也很有特色:建立基于队(l’eam—Based)的学习型组织,并在网站上建立学习型组织LearningOrganiza工ion)空间,其目的是计图书馆员工不断学习共享知识,提供服务指导,进而改进服务质量以提高组织效率,此外,该图书馆还为学习型组织的管理及深化提供学习指导、培训。在2005-2007年的图书馆战略规划中,该馆继续强调图书馆管理、服务、组织、学习等方面的重要性,并明确体现以用户为中心的资源布局及服务理念。
20世纪90年代以来,作为知识时展的必然产物,一种新型组织管理理论——学习型组织理论存管理实践中发展起来,许多企业积极文践,成效显著。世界排名前100家企业中已有40%按学习型组织模式进行了彻底改造。
学习型组织理论在其他领域也广受关注。我国的同济大学它指导学院管理,提出要把函授和继续教育学院建成一流的学习型学院。将学习型组织理论运用到图书馆,是图书馆发展的需要,是图书馆管理的需要,也是图书馆员的要求。
深圳南山图书馆实施知识管理战略的具体措施是:完善职业培训和发展体系,建立有效激励机制;内部信息与知识共享(包括馆务公开、馆刊、例会、学术交流等);每个办公室配备电脑,建立内网,各项规章制度、决定等均通过网上电子公告馆领导、各部门设公共文件夹,员工可查阅或上传文件。自1999年开始,凡中级以上员工定期举办学术沙龙,以激发创新思维。自2000年起,馆内特别设立“建议奖”,鼓励个人在工作中多思考,并把自己的想法表达出来,成为集体智慧。与国内专家学者本地各界知名人十及其他团体等建立长期合作关系。