城建档案数字化管理大全11篇

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。

1 规范城建档案信息化建设指标和要求

城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。

2 建设城建档案信息管理系统

目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。

3 设计城建档案管理系统的数据库储存

目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。

4 应用及管理城建档案信息资源

在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。

5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍

城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。

6 结 语

城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。

主要参考文献

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就以往来说，城建档案主要是利用人工纸质的方法进行保存管理，其成套性的特点决定了城建档案存储占用面积大，且案卷之间密不可分的有机联系会使查阅档案时调卷量大，因而常常出现要查阅某个问题时需要调阅几卷甚至几十卷档案，且所需要的信息还要经过人工的方式再进行甄选，致使调阅耗时长，工作效率低下。其次，城建档案是在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，反过来又为城市规划、管理及新建、改扩建工程提供依据。随着城市建设的不断发展，城建档案调阅次数的递增会使纸质档案造成不同程度的破坏，尤其是比较久远的档案材料，其损坏几率会大大增加。再次，传统纸质档案材料有时因保管条件的限制，会导致字迹模糊；纸张发黄变脆，而一旦遭遇自然灾害(水灾、火灾等)侵袭，便会毁于一旦。最后，传统档案管理在广度及深度上存在一定的缺陷，只能实现馆室间的调阅查看，无法实现远程调阅，资源共享性及交换性较差。这一系列问题的存在使得城建档案的管理工作面临严重阻碍，城建档案存储量的不断增加，各级城建档案馆都面临着库房面积的不足、查找利用效率低下、纸质材料容易磨损等问题。但城建档案数字化既节省了档案存储空间又方便查找、利用，从而保护档案资料，提高档案管理工作的效率。

二、数字化在城建档案管理中存在的问题

就目前来看，数字化在城建档案管理中仍然存在一定的问题，其中最为严峻的问题便是档案的长期存取。传统纸质档案资料的存储载体及保存期限较佳，具有较高的可靠性。相比之下，数字化城建档案信息存储时间受物质载体性能的影响，其性能的优劣会对存储时间产生直接的影响，因而要对存储载体的使用性能以及稳定性能进行合理确定，避免出现数字档案无法正常使用的情况。其次，数字化城建档案信息完整性及安全性偏低，这是因为传统的档案管理借助纸质材料实现，纸张作为城建档案信息的重要载体，其信息完整性、安全性较高，因而具有较强的法律效益。相对而言，数字化信息管理的安全性和完整性较差，原始档案信息的保存风险较大，易受多种因素影响，因而其法律价值需要一段时间才会体现。数字化的档案管理需要实现资源的共享，因而需要制定统一的规范、标准对资源共享问题进行约束和规范，提高档案信息的安全性。但就目前来看，我国的数字化城建档案信息管理的相关约束规范还不健全，这在一定程度上对信息资源的交换和共享造成了一定的阻碍。另外，由于城建档案具有成套性的特点，决定了每套工程档案中有部分资料的利用率极低，可以说是只有工程不出现大的质量问题，在长长的保管期限内基本上处于休眠状态，这部分档案资料从数字化的成本和社会效益来看明显不匹配，因此从事城建档案数字化还应该从成本和社会效益两方面进行考虑。

三、提高数字化在城建档案管理中作用的举措

(一)落实档案前期准备工作

要想强化数字化城建档案管理的作用，首先应重视档案的前期规划准备工作，即将以往使用的纸质材料全部转化为数字材料，因而工作量较大，且存在一定的信息改变风险。因此，在使用数字化管理城建档案时，应先了解档案馆的馆藏，通过调查分析，实现对档案的归档及数字化的规划。在进行城建档案规划工作时，应严格按照相关的规范流程，捋顺工作重心，落实档案前期准备工作，奠定数字化的应用基础，强化其在城建档案管理中的重要作用。其次，还应根据数字文档资源共享的特点制定相关的规范标准，完善规范体系，一般包含：数字化档案规范管理体系、信息化标准规范体系等等。通过系列标准体系的建立实现对档案信息的采集、提取、整理以及安全维护，确保其安全完整性。最后，根据各工程项目的实际出发，对查找、利用率高的档案如：项目前期准备阶段及竣工验收文件、竣工图纸应及时进行数字化加工，对利用率极低、基本处于休眠状态的档案应考虑小部分或完全不进行数字化，以此来控制城建档案数字化成本。

(二)有效建立数字档案馆

城建数字档案馆对于推动数字化档案管理进程具有重要意义。档案信息存在的地方便是档案馆，有效建立档案馆能够推动数字化在档案管理中的应用。在城建档案管理过程中，数字化的应用能够从一定程度上转换档案管理模式，使其由以往的被动管理模式逐渐转化为主动的信息管理模式。为实现档案信息合理利用以及资源的共享，城建档案馆的建立具有极其重要的意义。以我国信息化建设要求来看，城建档案管理部门是较为重要的社会资源外在反映部分，因而应充分利用档案馆的信息共享平台，为信息资源提供展示场地，全面推动数字化城建档案管理工作的正常有序开展。

(三)提升相关档案管理人员素质

受以往档案管理模式的影响，部分档案管理人员对数字化档案管理模式的应用还存在认识上的不足，急需培养新型的档案管理专业人才。实际人才培养过程中，不仅要注重对档案管理人员业务素质的培养，还应注重现代化技术应用人才的培养，优化管理队伍结构，并及时更新领导阶层的管理知识，改变其知识结构，从而领导员工做好数字化档案管理工作。结合信息开发，实现数字化在城建档案管理中的重要作用。

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随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求

城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。

二、对城建档案信息化工作的指导思想

我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

三、城建档案信息化建设的总体目标

《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。

（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。

（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。

（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。

（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。

（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。

（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能

城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。

（二）加速数字化进程

建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。

（三）整合资源，优化服务

创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。

参考文献：

[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日

[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日

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对于广大档案工作者来说，档案信息化建设是一个崭新的课题，面对汹涌的社会信息化大潮，档案界如何应对，这是一种挑战，也是一种机遇。城建档案作为档案管理中的重要成员，如何应对信息化的挑战，显得尤为重要。

1、档案数字化的概念

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的原始记录。档案数字化建设是指将传统的以纸张、录像音带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件盒录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存储于磁带库、光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字档案”管理网络的档案管理技术。

2、城建档案信息化管理的必要性

随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。

城建档案作为城市规划、建设发展过程中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，作为城建档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。城建声像档案是城建档案的重要组成部分，是指在城市建设中直接以图片、录音、录像等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明为主的历史记录，我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。而录音、录像带作为声像档案的重要组威部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。

磁性物质容易受外界环境如空气、温度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。采用现代高新技术，对城建档案优化信息源。整合档案信息，实现业务作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用。同时也方便了网上传输，也为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

城建档案数字化建设中的声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新任务。声像档案也是提升城建档案在社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天.特别是在高速发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对城建档案数字化建设发展有十分重要的意义。

开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。而做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展显得尤为重要，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源。提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。

3、城建档案管理信息化建设的几大核心要素

城建档案信息化的核心是档案信息资源的开发利用，城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互联互通，从而满足多用户在同一的或不同的时间和地点广泛而有效地利用城建档案信息。城建档案管理信息化建设至少需要具备以下几大核心要素：

3.1基础设施建设。基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是城建档案信息化程度最直接、最集中的体现，是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。基础设施涉及的内容很多，其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、换和资源共享的必要手段，是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。

3.2档案信息资源建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务，是城建档案信息化建设取得实效的关键。城建档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志：一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善，并与有关网络系统实现互联：另一方面是对现有馆（室）藏档案的数字化处理，利用现代信息技术将城建档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。

3.3标准规范建设。随着计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全，就要构建和遵循关于城建档案信息化建设的标准和规范。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。

3.4应用系统建设。应用系统是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件，是城建档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，关系城建档案信息化建设的速度与质量，集中体现了城建档案信息化建设的效益。应用系统建设要同各单位办公自动化、局域网建设同步发展。

3.5人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。

4、城建档案数字化建设需要政府的支持

4.1政府要积极引导，城建档案馆信息化建设的目标，树立建设信息化的意识，增强建设信息化的紧迫感和责任感。在开展工作中要统筹规划。需求牵引，科技创新。

4.2标准化和规范化是建设我国城建档案数字化工程的重要基础之一。结合地区实际情况，逐步推出相关的标准规范。最终形成我国城建档案数字化工程标准规范体系。并且紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的知识产权保护与保障用户公平使用的合理途径。

4.3相互学习先进经验，提高信息化认识。开展“推进重点，带动一般”的活动。带动全国城建档案的信息化建设步伐。

5、结语

我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物。城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源；城建档案工作是提升城市品位的重要保证；城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分。城建档案古已有之，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌.又在一定程度影响了城市建设的内容和走向，城建档案是一座历史文化的宝库，是我们发掘和弘扬城市历史文化特色极其重要的信息源泉。

参考文献

[1]江伟琴.浅论城市建设档案信息化建设[J].科技信息，2008.34.

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城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实纪录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。

1 城建档案信息化管理方案

1.1 加快和加强城建档案管理的数字化建设

数字城建档案管是城建档案管理技术、网络技术、计算机技术以及多媒体技术等多种现代化技术相互结合的产物，同时也是城建档案管理信息化的一种表现形式，在一定程度上象征着城建档案事业未来的发展方向。2001年，数字城建档案管这一概念正式被提出，先后一些列的标准规范也相继出台。因而，各个地方理应该加强和加快积累数字城建档案信息的工作，同时不断促进数字化档案信息利用程度的有效提升。而加快和加强城建档案管理的数字化建设可以从以下两个方面着手：

第一，城建档案馆应该实事求是，坚持从实际的经济能力和需要出发，结合全部管藏档案信息管理信息数字化、珍贵档案现代数字化、重点选择某类档案信息数字化以及高频率使用档案数字化等等途径，将现在拥有的实体档案资源转变为数字信息化的形式，实事求是、积极主动地不断推进城建档案管馆藏档案的数字化工作。具体要做到两点：首先要充分而且要积极开展和利用电子档案接受、利用以及保管的技术方案，制定出规范、合理的电子城建档案信息管理的方案；其次就是要不断加强和加快电子文件的归类、归档整理，也就是要加大对电子城建档案信息的接收、利用管理力度，争取从源头上促进城建档案信息数字化管理问题的解决，借助于电子城建档案信息管理的绝对优势将城建档案转化为信息，完善利用服务。

第二，城建档案信息资源数据库的建立和建设应该借助GIS电脑软件，建立数据库，从而将城市地上建筑、地下管线和设施等等相关的各种信息的空间分布特征真实、完整、全面的反映出来，这是源于对城建档案自身特征的特殊性和差异性的考虑。再就是，根据GIS软件所建立的数据库还方便于信息数据的管理、检索、查询、进一步提取数据以及数据的进一步加工和输出。信息资源数据库的信息主体同时还得包括城建资料的内容信息、城建档案以及二次信息，而且和建设项目空间位置可以连接组成一个不断的空间数据库。背景数据库作为城市基本比例尺地形图，有利于在一定程度上确保其和城市以及其它系统用一样的地理位置定位系统。数据的种类十分广泛和负责，包括城市建筑、城市规划、地下综合管线、市政公用设施、环保、城市园林绿化以及地名等等。

1.2 进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导工作

换句话说就是城建档案信息管理工作还需要工作主管部门的不懈努力，进一步加强和完善城建档案信息化管理的规划和领导，对有关城建档案基本工作标准、规范贯彻执行，加以落实的信息化予以一定的监督，从而在一定程度上确保城建档案信息化工作建立于扎实、统一的基础平台的上面。此外，工作主管部分还应该不断建立和健全工作体制的信息化，确定专职的部门来负责和管理信息化建设的协调和组织工作，向组织城建档案信息化建设的总体目标进军，完善城建档案信息的生成、传播以及利用等等服务工作。

1.3 加快和加强城建档案信息的网络化建设

伴随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的颁布，各地城建档案网站也进入了不断建设和完善的状态，为社会各界提供了越来越多的城建档案信息资料，因而帮助他们解决了不少实际难题，而城建档案资源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和开阔。现阶段，为了进一步加强和促进城建档案信息的网络化建设，还应该将其逐步纳入政府电子政务建设的整体框架体系中，力求和电子政务建设同步，加快公文、城建档案管理的一体化和标准规范化。再就是要充分发挥电子政务平台的作用，促进城建档案信息网上查询服务的积极开展以及城建档案利用服务质量和利用效率的全面提高，从而做大限度地满足社会各界对其的利用需求。具体做法有以下三点：第一，要积极争取相关方面来加大对其经费上的投入，促进城建档案馆信息化基础设施的建设能够和政府政务网同步，实现一体化，进一步推动其信息管理化建设的跨越式前进、发展；第二，不断建设和完善城建档案信息网，熟悉社会需求、分析新趋势、研究新课题、开放新动态，迅速将经过整合后的信息在网上予以，实现资源的共享，从而促进城建档案信息网络化建设的稳定化前进；第三就是要主动学习和借鉴其它的有关档案馆信息化管理的经验，将城建档案信息化建设事项提到议事日程中来，尤其是重视城建档案信息化管理的建设和政府电子政务建设的统一、同步协调向前发展，从而促进自身的进步。

2 总结

总的来说，为了促进信息管理服务功能的早日实现，响应城市建设发展的现实需求，应该而且必须要进一步加强和加快城建档案信息化管理建设的速度，以确保城建档案现代化、信息化、科学化、规范化目标的进一步实现。

参考文献

[1]邓红.城建档案信息化给力幸福档案——谈规划管理档案信息化在城市规划管理工作中的作用[J].广东档案.2011(03)

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

1.档案管理数字化概述

所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。

传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。

此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。

2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题

2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。

2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。

2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。

3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议

3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。

3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.4加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。

3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。

3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

4.结语：

在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。

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城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务.

一、城建档案的必典性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，组藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段.作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等.这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配里、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

二、城建档案信息化的环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率商的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题:

1.是电子档案的法律凭证问题

电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

2.是数字化档案信息资源的长期存取问题

数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.是统一数字化标准格式问题

档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。

三、数字化档案具备的功能

数字档案馆与传统愈义上的档案馆相比，有着很大的不同，它的功能特点有五化:馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。

1.馆藏档案数字化:通过运用计算机技术与多媒体技术将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，这是档案馆数字化建设的核心.

2.档案管理现代化:数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能，它还包括:档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等，这是实现档案馆数字化建设的基础.

3.资源利用共享化:各种载体的档案资料将以认字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源，实现档案利用的信息资源共享。

4.信息传递网络化:数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递.

5.数据结构连接化:通过统一规划的，标准的，规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。

四、.数字城建档案的安全阅.

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在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。

（二）城市建设档案管理现代化。

城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。

（三）档案资源的利用共享化。

当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。

二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障

（一）建立集中的城市建设档案管理模式。

我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。

（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。

城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。

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在社会发展的进程中，城市也得到了极大的发展，这就使得以往的城市建设档案管理模式已经无法适应现今城市发展的需求，所以，需要严格的依据城市发展的需求，针对档案信息化和数字化建设进行管理，这也是城市档案建设管理工作中的一个重要项目。而要想使得这一项目可以达到其理想的完成目标，就需要重视以下几点要求：

首先，就是在城市不断发展的进程中没想挂机呢的档案档案所需要存储的信息量也在逐渐的增加。就现阶段来说，我国城市建设档案主要还是将纸质档案作为主要的档案类别。而在城市发展的进程中，各个行业也得到了极大的发展，尤其是房地产行业，其发展的速度更快。这也就使得城市建设档案的数量不断的增加，从而为城市建设发展提供了更加丰富的参考资料，但是同时也使得城市建设档案在管理上呈现出诸多的问题。

以当前的城市建设档案管理工作开展的具体状况来分析，该工作在开展的过程中，选用的工作形式较为落后，这样的落实的管理工作模式，导致城市建设档案在管理上呈现出效率低下以及信息无法共享的难题。从而在很大程度上使得城市建设档案资料无法及时的进行整理，导致档案出现堆积的现象。

面对上述状况，就需要在对城市建设档案管理工作进行开展的过程中，可以实现信息化和数字化建设管理，依据这种新型的管理方式以更好的推动城市建设档案管理工作的开展。

其次，就是需要针对信息资源的需求量实施高效的优化。在城市发展建设的过程中，城市无论在进行规划还是在进行基础优化的过程中，都需要严格的以及建设档案，并针对城市的发展状况做好相应的记录，以此形成建设档案，不断的对建设档案中的内容进行丰富。通常而言，在城市建设档案中，包含的专业部门就是城市规划以及建设等多个部门。就这一点来分析，针对开发所产生的信息实施良好的管理，可以使得城市建设档案的实际效用最大限度的发挥出来，提升其应用的价值，以更好的为城市建设和发展提供服务。

城市发展以城市建设档案作为载体，记录真实的城市发展信息，为了能够最大限度的满足城市建设档案管理工作的需求，就需要合理的采取相应的措施来对城市建设档案进行资源的重新优化配置，使得城市建设档案的形式更加的丰富，并且在存储介质上进行改进。摆脱传统纸质档案的束缚，建设城市建设档案管理的新方式，努力的实现城市建设档案管理的信息化和数字化，以最大限度的满足现今城市发展的实际需求。合理的利用高新技术手段和各种新型的数码处理技术，来有效的针对城市建设档案实施收集、整理、整合以及利用等，确保城市建设档案资源能够实现优化，以更好的为城市建设和发展而服务。

2 城市建设档案数字化和信息化建设管理的“三个化”功能

当城市建设的步伐加快，也就是城市建设档案提升的开始。城市建设档案数字化管理与传统意义上的档案管理相比，有着很大的不同，其重点，笔者以为城市建设档案数字化管理具有“三个化”的功能，简称为“三化”：即馆藏档案数字化、档案管理现代化和档案资源利用共享化。

一是馆藏档案数字化。城市建设档案数字化管理，通过运用计算机技术与多媒体技术融为一体的各类传统介质的档案资料，进行协调处理后并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，城市建设档案数字化管理的实用性明显，效率提高，这是城市建设档案数字化建设的一个核心基本点。

二是档案管理现代化。城市建设档案数字化档案管理，不仅包含了传统档案馆的一切效能，它还包括了档案编码目录和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等一系列功能，这是城市建设档案管理数字化建设的又一个基本点。

三是城市建设档案资源利用共享化。目前，城市建设发展，促使各种城市建设档案的档案资料，仍以文字形式存在于城市建设档案这个信息空间里。要改变这种方式，从查阅到资源共享，唯一有效的办法，就是通过信息网络的传媒作用，直接传递到各个用户，从而实现城市建设档案利用的信息资源共享化，完成为社会、为城市建设服务的根本目的。

3 城市建设档案数字化信息化管理工作开展的可行性

一是明确城市建设档案数字化信息化管理目标。要结合我区城市建设发展需要，确定城市建设档案数字化信息化建设方案，确立以数字化信息化建设，促进城市建设档案馆内外各项工作现代化的实施步骤，并对城市建设档案的数字化信息化进行长远的规划，使得城市建设档案的数字化、信息化建设工作得以稳步推进。

二是购置城市建设档案数字化信息化管理设备。要逐步加大信息化建设的投入，每年安排一定的经费购置电脑等现代管理设备，在数字化信息化建设要加大资金投入，合理建设馆内馆外局域网，为建立现代化城市建设档案管理奠定了良好的硬件基础。

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2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。

城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。

1．确定城建档案数字化指导思想与原则

城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。

城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。

2.城建档案数字化建设的步骤

城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建档案数据库

第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2.2加强电子文件的收集和积累工作

电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。

电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。

2.3城建档案数字化与上网利用同步

城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。

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城建档案数字化工作在我国拥有较长的发展时期，从城建档案的形成原因上说，主要是在人们从事城市建设时，在工作中形成了一系列具有保存价值的的历史记录，这种档案还有可能包括领导作出的一些重要的决策，城建档案数字化工作的顺利进行，有利于相关人员对于工作进行查考，并且也方便了科研人员进行科学研究，同时，为设备的建设提供了可靠的资料。通过对于我国城建档案数字化工作进行一定的完善，能够在总结我国传统城建档案数字化工作所存在的优势以及不足的情况下，吸取城建档案数字化工作的经验，对于档案的制度建设工作作出贡献，以下将对我国的城建档案数字化工作及其质量控制重要性进行深入的探讨。

一、概述城建档案数字化工作

对于我国传统上的城建档案数字化工作来说，无论是从体制上，还是从管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，传统的城建档案数字化工作无法在较短的时间内收集档案所需的大量资料，因而造成城建档案数字化效率的落后。其二，传统的城建档案数字化工作没有适应当今形势变化的管理方式，并且，传统的城建档案数字化工作的服务方式仅仅立足于工作的表面，这对于城建档案数字化工作的效率来说，无疑是起到很大的影响。在另一个方面，传统的城建档案数字化工作的服务范围也是极其狭窄的，原因就在于它仅仅从工作的本身出发，而某些城建档案数字化工作还要求在城建档案数字化工作中加入当地的经济以及社会发展的因素。并且，随着计算机以及网络技术的发展，逐渐出现了采用多媒体文件来进行城建档案数字化的模式，多媒体文件主要指得是一种电子文件，这种电子文件通过将声音、图片、文字等资源进行有效的整合，能够对于档案实现长期的保存。有效的多媒体文件还能够对于当时历史活动发生的场景进行详细的记录，甚至再现声音以及图像效果，因此，也就在某种程度上成为一种有效的历史记录的模式。城建档案数字化工作只有在这样的工作模式之下，才能够最大限度地适应社会的发展，加强新形势对于城建档案数字化工作的需要。传统上的城建档案管理往往具有这样的特点，那就是档案的建设一旦完成，城建档案管理人员便不再对于档案的维护负责，只有在档案出现严重的安全隐患或者是质量问题时，才会由城建档案管理人员重新对于档案进行改造。然而用于城建档案管理的档案与城建工作的实际进行是分不开的，由于这个特点，就很有可能造成城建档案管理人员在进行档案的建设时，不注意对于施工标准的实施，或者是随意制定施工的规范，甚至于出现编造档案的情况。由于此类的原因，就造成档案难以收集。并且即使是档案人员找到了与建筑物的关系有着紧密联系的档案，对于档案的归档也是一个难题，因为档案归档所需要的环节相当复杂，一个城建档案的项目即使能够在最短的时间内归档，也需要至少半年的时间。至于档案的建设上来说，其经历的周期便更长。我国许多城建档案的建设项目从施工的准备直至档案的竣工，往往需要一年甚至是更长的时间。城建的立项不能依靠建设单位自己来完成，而是需要建设项目所在地的政府来提供保证，只有得到当地政府的批准之后，被列入投资的计划，之后还需要当地的政府下发相应的证件即投资许可证之后，才能够在政府的支持下投入档案的建设，不仅如此，只有建设单位的建设项目与当地的消防标准相符合，才能够开始档案的建设。一个高效的城建档案数字化工作的模式不仅仅能够形成一种良好的工作环境以及工作的氛围，还能够在一定程度上提升单位对于人员的管理工作，进一步提升城建档案数字化工作对于社会的价值，从而使城建档案数字化工作获得应有的发展，并且使其服务于社会，服务于人民。

二、城建档案数字化过程中质量控制的重要性

城建档案数字化只有实现一定的科学规范性，才能够为社会以及经济的发展作出贡献。从形势的需要上来说，城建档案数字化工作的重要性主要体现在以下几个方面：

(一)有助于提升管理人员的工作热情。

做好城建档案数字化工作不仅仅是形势的需要，同时也是城建工作的需要，通过完善城建档案数字化工作的体系，能够加强城建档案数字化工作的水平，并且改善传统城建档案数字化工作存在的问题，开创城建工作对于城建档案数字化的新局面。并且，最为重要的是，提升城建档案数字化工作的水平，能够在极大程度上提升城建档案数字化工作的层次，培养工作人员对于城建档案数字化工作的热情，促进城建档案数字化工作向着科学化、规范化的方向发展，进而使城建档案数字化工作实现长期的科学持续地发展。

（二）有助于衡量单位的业绩以及管理水平。

城建档案数字化工作的有效性直接决定城建档案数字化工作的发展水平，并且还反映了这个城建工作的管理水平的高低。一个单位的档案不仅仅记录着这个单位的有效成果，而且还在一定程度上反映了这个城建工作在历史上的重大的决策。有助于管理人员对于城建工作的经营战略进行系统性的分析，有助于协助城建工作制定科学的发展战略。并且，科学的城建档案数字化的方法还可以培养城建工作人员进行科学分析的水平，使分析人员看到城建工作的发展中存在的不足以及优势。从而进行针对性的分析。对于我国的城建工作来说，要想做好城建档案数字化工作，需要城建工作的管理人员从根本上改变传统城建档案数字化的观念，从新时代的特点出发，大胆地对新的城建档案数字化方案进行探索。只有这样，才能够对于城建工作的整体的发展方向以及城建工作的经营战略进行精确的分析，帮助城建工作在一定的时间范围内，实现城建工作内资源的有效合理的配置。这对于城建工作的未来的发展上来说，是尤为重要的。通过制定新的城建档案数字化的方案，可以在更深的范围内实现对于城建工作的管理效率，提升城建工作的发展空间。

（三）有利于经济社会又好又快发展。

城建档案数字化实际上就是对于历史活动的一种记录，通过对于这种记录进行分析，可以对于档案中的资料进行合理有效地分析，这种分析方法实际上就是一种对于档案的基础性的工作。通常在这种历史资料的记录，经常会体现对于经济活动的规律，甚至是体现社会的发展方向。因此，从这个意义上来说，档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强城建档案数字化工作在当前的时代中有很强的时代意义。加强城建档案数字化工作有助于在全社会形成一种信息资源的贡献氛围。档案工作人员不仅可以通过对于档案的收集以及保管，还可以利用一定的检索工具对于档案进行检索，并且实现对于参考资料的有效的利用以及整理。因此有助于经济以及社会的发展。

（四）有助于完善城建档案管理的管理制度。

首先，建设单位需要从城建档案管理的资料上入手，从城市建设的立项以及施工，直至最后竣工的整个过程入手，确立城市建设城建档案管理资料的收集范围，以保证城建档案资料具有一定的准确性。

（五）有助于制定清晰的归档方案。

在城市建设的项目完成之后，需要施工单位根据施工的标准来制定城市建设的竣工文件，在制定完竣工文件之后，还需要城市建设的审核部门对于文件进行审核，审核的主要内容为城市建设的测量文件，以及城市建设的施工标准，城市建设的质量认定等等。另外，还需要审核人员对于城市建设中出现的质量问题进行把关，保证竣工文件的准确性以及清晰性。

三、结束语

综上所述，通过对于城建档案数字化工作的现状以及城建档案数字化重要性进行深入的探讨，不仅可以提升城建档案数字化人员的工作热情，促进城建档案数字化工作发展，还可以在一定的范围内实现城建档案数字化工作水平的提高。提升城建档案数字化工作的效率，不仅能够衡量单位的发展水平，还可以利用合理的档案对于城市的发展方向进行预测。

【参考文献】

[1]韩玉梅.中外进馆前的文件、档案管理比较研究[J].档案学通讯,2014（05）.