社会保险业务管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇社会保险业务管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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现代社会保险业务档案通常情况下是指在办理社会保险业务过程中，社会保险经办机构直接形成的具有保存和利用价值的、专业性的历史记录，这些历史记录的载体主要包括：文字材料、电子文档、图表、声像等，由于数据化载体的方便快捷性，已经在档案总量中占有了越来越多的比重。如今的档案一方面是在办理各项业务的过程中参保主体形成的原始凭证，另一方面为确保参保主体享受社会保险福利的参考依据。因此，在进行社会保险工作过程中，必须给予档案管理工作高度的重视。

那么，在信息化时代，如何更好的建立档案管理系统，来实现档案的系统化管理呢？

目前，我国的社会保险业务档案管理工作中存在的问题：

当前，在我国很多社会保险机构社会保险档案保管仍以手工操作为主，检索速度慢，这样就增大了劳动强度，造成工作效率很低。而且，传统纸质档案资料的分类存储且经常的翻动也容易造成档案的磨损，也造成了大量空间的被占用。综上，都给社会保险业务档案管理工作中形成了很大的困难。

同时，新技术的应用在社会保险业务档案中应用也不够。具体在应用上，尤其是在社会保险业务档案管理中的应用仍然不够。对于各地的社保经办机构来说，其业务软件系统虽然在一定程度上部分地实现了全程数据化管理。但是，业务操作和管理信息化依然存在不匹配的现象，主要表现为在传统空间中保存着各类纸质材料，而且这些实体纸质档案在一定程度上依然处于不断更替的过程中，这些档案都有随时被查阅、使用的可能。在这种情况下，如果对档案依然采用传统的方式进行管理，那么在一定程度上会降低档案查询调阅的效率，同时还会导致原件无法及时归还，甚至档案被遗失、损害的问题。实现系统化操作，将是这些问题最好的解决方案。

所以，我们从社会保险业务档案管理的系统的角度来讨论。

1 加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员的综合素质和技能

基础的知识、技能、政治素养、道德素养、管理能力，以及分析处理问题的能力等，通常情况下是从事档案工作必须具备的能力。档案业务工作的效率、水平和质量在一定程度上受到档案人员综合素质的高低的影响和制约，同时对档案工作整体效能发挥重要的作用。但是，目前很多保险部门的档案管理者的水平比较低下，服务意识差，主观能动性不强。因此，一方面，档案工作者必须加强业务培训，掌握相关的专业知识，找到工作中的不足之处，并且提高自己的创新意识。另一方面，加强自身学习，因为信息化的现代，档案管理也由简单的手工操作，转为现代化的管理密集知识型的工作。也只有具备高素质的，掌握现代科技的管理人员才能胜任。

2 领导重视，把社会保险业务档案管理摆在重要位置

社会保险机构，要高度重视，增强对参保群众、对历史负责的使命感，切实把社会保险业务档案管理工作纳入社会保险工作的重要议事日程。只有领导思想上重视了才能改善我们现在管理水平低下，以及软件投入力度不够的现状。根据权威机构调查显示，目前，电子信息化管理在大多数的社会保险业务档案中依然没有被采用，进而在一定程度上增加了业务档案归纳、总结以及分类的难度。进而在查阅档案的过程中遇到一系列的问题或困难。只有领导意思增强了，才可能加大软件投入。安装档案管理软件，建立起准确完整的数据库，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，为档案信息利用提供方便。提高档案信息查询效率，并对重要的业务档案进行扫描，实现电子化管理，有条件的还要设立信息服务平台，为参保缴费、养老金查询提供便捷服务。

3 加强对档案业务一体化管理

通常情况下，档案业务一体化的需求，主要体现为：在嵌入业务经办及业务管理中的应用数字档案，社会保险业务档案是一种特殊资源，在信息现代化的今天，我们更是要加强档案的计算机录入工作。数字化加工可分为登记、扫描、挂接、质检、特殊处理、复核、封装、管理8个工作岗位。在建设系统过程中，不断满足业务管理的需要，进而在一定程度上更好的为公众提供全方位的服务。

4 社会保险业务档案管理的统一与标准化

参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇等，通过社保业务档案进行全面系统的记录。通常情况下，档案工作的规范化、标准化是现代化档案管理的重要环节。通过规范化对社保业务档案进行管理，进而在一定程度上确保社保业务档案的完整性、安全性和有效性，社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。

因此，我们从思想上要意识到社会保险档案管理的重要性，加大硬件软件投入，建立比较完善的社保业务档案管理制度，系统化管理是未来档案管理的必然达成的新阶段，所以就给档案工作者提出了更高的要求！

参考文献：

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2009年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》。它专门规范了社会保险业务档案管理，维护了社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥了档案的服务作用，依据是《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规制定的档案规章。这一规定，从2009年9月1日起施行，对我们社保部门和社会保险业务档案工作者来说，是最为直接的一个关于档案管理的规范性文件。《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定，本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险业务档案具有其独特的特征：一是数量庞大，随着我国社保制度的改革，全民参保的实现，社保业务档案数量会出现爆炸式增长；二是动态变化，随着个人工作单位、工资数额等情况出现变化，社保业务档案也必须时刻跟随具体情况而不断变化；三是以人为本，社保业务档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证；四是规范性强，从产生的过程到形成的材料，从办理程序到缴费标准都具有固定的标准和规范，不能随意改变。

二、当前社保业务档案管理存在的问题及对策

社保业务档案工作是社保体系建设的一项基础性工作，涉及内容多、范围广、政策性强。社保业务档案是做好社保工作的最基础的前提，它不仅是参保人员维护其合法权益的重要凭证，同时也是社保部门进行科学管理、提高工作水平的必要条件。

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社会保险业务档案规范管理概况

社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：

 

一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。

 

二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。

 

三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。

 

四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。

 

五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。

社会保险业务档案规范管理存在的问题

（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。

 

（二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

 

（三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。

 

（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。

 

加强社会保险业务档案管理的对策建议

（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。

 

（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。

 

（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。

 

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摘要：随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。 关键词：养老保险 社保业务 档案管理 1 维护社会保险档案，保护职工权益 随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。 我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。 随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。 1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。 2 社会保险业务规范化管理 在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。 社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。 社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。 3 社会保险业务档案管理的统一与标准化 社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。 3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。 3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至

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关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。 . 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。 保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。 培训也是必不可少的。为了做好社保业务档案整理、归档工作，确保业务档案的完整、准确、安全和有效利用，保定市社保所组织各县（市、区）专兼职档案管理人员参加市档案局举办的档案业务培训。通过培训，使档案管理人员全面、系统地了解档案专业知识。并采取走出去、请进来的方法进行辅导。走出去，就是组织各县社保档案员到典型示范单位取经，通过现场观摩提高其感性认识；请进来，就是邀请市、县档案局的专业人员，针对社保业务档案的具体情况，手把手地从应归档的文件材料的收集整理、立卷、归档各个环节进行现场指导，提高实际操作能力，确保档案资料收集齐全，整理规范。 保定市不仅建立了比较完善的社保业务档案管理制度与流程，还拓展业务档案收集渠道，改善了业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，抢救了一大批受损业务档案，确保业务档案的完整和安全，基本实现业务档案信息化管理。 文章屋在线 wzk.co

    

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社会保险业务档案管理工作主要指对社保档案进行收集、整理、分类、装订，以及之后的移交、保管、坚定等一系列工作，社保档案的管理工作是社会保险经办管理工作中的基础部分，但却对社保工作的顺利展开有着重要影响作用。现阶段，我国具有较为庞大的社保档案库，这给档案的管理带来了极大的挑战，而我国社保档案管理工作存在较多不足，并已经影响到了社保工作的高效展开，因此必须对其展开深入研究，不断提高我国社会保险业务档案的管理水平。

一、社会保险业务档案管理工作的发展现状

(一)缺乏先进的档案管理手段

目前，大多数的社保档案仍然采用传统的管理方式，并没有采取电子信息化的管理手段，这给档案的查阅带来了极大困难。许多社保经办机构受到环境条件的限制，没有设立专门的档案存放室，许多档案资料被分开保存，不仅给档案的保存与查阅带来了极大的困难，同时也加大了档案泄露的风险。而具有专门档案室的机构，其档案管理手段也较为落后，软硬件设施极度缺乏，同时也缺少专业的管理人才，因此也无法达到较好的档案管理效果。

(二)社会保险业务档案管理缺乏科学性

社会保险在社会保障体系中占据着重要地位，而其包括养老保险、医疗保险等多个类别，这就造成一个人的保险资料被分别保存在不同的经办机构，这种分散管理方式给保险人的资料查询带来了极大困难，也极易出现管理纰漏，管理方式缺乏足够的科学性。

(三)社保档案管理人员业务水平相对较低

同时，社保档案管理工作中还存在专业人才缺乏的不足，管理人员的专业素质相对较低，无法满足档案管理工作的需求。许多社保经办机构缺少专业的管理人员，其管理员工缺少足够的专业知识与专业技术，因此也无法较好的进行档案管理工作。同时，经办机构也缺少足够的员工培训工作，没有充分意识到培养专业档案管理人员的重要性，这也极大的限制了档案管理工作的发展。

二、加强社会保险业务档案管理工作的策略分析

(一)促进社保档案管理工作标准化

在加强社保档案管理工作时，首先必须建立完善的管理制度与管理程序，促进档案管理工作的标准化发展。依据《档案法》、《保密法》等相关政策，加快档案管理工作相关制度、标准的建设，同时构建完善的档案管理体系，逐步促进档案管理工作的规范化、标准化发展。

(二)加强社保档案管理软硬件设施建设

加强社保档案管理软硬件设施建设主要是指对档案库“八防”建设与管理信息系统的建设。为了保障社保档案管理室的环境安全性，必须加强档案室防火、防光、防尘以及防高温等方面的管理，同时还应建立完善的档案管理信息系统，实现与业务信息系统的完全对接，从而达到对档案管理的全面控制。

(三)重视社保档案的动态化管理

保险人的社会保险业务将具有多个环节，因此必须重视对社保档案的动态化管理，从而实现对个人保险业务的全过程管理。为了达到对个人业务档案的全过程管理，必须要对保障对象的个人变动情况进行动态管理，定期进行档案信息的调查核实，从而保证档案信息的真实有效，从而能够充分发挥社保档案的证据价值。

(四)促进社保档案的信息化管理

社会保险业务的办理过程中将产生大量的纸质材料，而纸质材料在保存与移交过程中将极大的受到外界环境的影响，且将给工作人员带来极大的工作量，因此必须尽快促进社保档案的信息化管理，通过将纸质档案存录为数字档案、数据备份以及建立社会保障号码发放制度，从而实现对档案内容的信息化管理，从而极大的提高档案管理效率与安全性。

(五)加强社保档案管理人才培养

档案管理人员的对提高社保档案的管理水平有着重要影响，因此必须加强对专业管理人才的培养工作。在机构条件允许的情况下，社保经办机构可以成立专门的档案管理部门，并积极招聘专业档案管理人员、计算机人才以及法律人才，并定期展开对管理人员的培训与考核工作，从而确保工作人员的专业水平与素质水平。同时经办机构还必须重视提高管理人员的政策解读能力，确保工作人员能够依据法律政策，进行科学、合理、合法的档案管理工作，从而真正实现社保经办机构的档案管理目标。

(六)重视社保档案的保密性管理

社保档案含有参保人的大量私密信息，而个人信息的泄露将给参保人带来经济损失以及名誉损失的风险，因此必须重视社保档案的保密性管理工作。首先，档案管理人员必须具备足够的信息安全与防范意识，严格按照档案管理标准与流程进行操作，从而最大可能的降低信息泄露风险；同时社保经办机构也必须建立完善的档案保密管理制度，严格限制档案个人信息的使用，并对不规范、不合法的档案管理操作进行惩戒，从而确保参保人档案信息的保密性。

三、结束语

本文首先探究了我国社会保险业务档案管理工作的发展现状，指出了其存在的问题，包括缺乏先进的档案管理手段、社会保险业务档案管理缺乏科学性以及社保档案管理人员业务水平相对较低这三个方面的不足，并针对这些不足进行了加强档案管理工作的策略分析，认为政府部分必须从促进社保档案管理工作标准化、加强社保档案管理软硬件设施建设、重视社保档案的动态化管理、促进社保档案的信息化管理、加强社保档案管理人才培养以及重视社保档案的保密性管理这六个方面展开社保档案的管理工作。

作者:刘威 单位:松原市社会保险档案管理中心

参考文献:

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二、注重加强硬件设备的科学配备

在我局办公楼内配备面积约30平方米的业务档案管理专用库房一间，能满足我局档案库存需求；购置配备密集型档案柜8组；安装了灭火器、温度计、湿度计，配备了专用计算机、打印机等，档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合国家要求。

三、注重日常科学管理

加强档案库房日常管理，严格按照防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施进行日常管理，定期施放防虫剂，防止虫害发生，定期检查库房温湿度，定期检查业务档案受损情况，并作详细记录，对受损的档案按时检查、修补，确保不存在安全隐患问题。档案管理员严守档案保密制度，严格履行岗位责任制度，建立借阅登记薄，认真落实借阅登记制度，我局历届档案管理员未发生过违反规定行为。严格保管，做到档案进出登记，编写全宗指南、移交清册、销毁清册、业务档案查询申请表、案卷定期检查情况记录、档案保管期限表、档案数量利用情况统计表。

四、加强档案工作的组织领导

业务档案管理工作纳入单位年度计划之中，制定了档案管理工作计划。档案管理员定时对档案达标工作进度和存在的问题专门进行汇报，及时解决档案中存在的问题。分管领导不定时对业务档案工作进行督导检查，使档案工作在我局的各项业务工作、精神文明建设中发挥了积极的作用。

五、加强档案管理员的业务素能培养

我局配备了专职档案管理人员，现任档案工作人员具有大专文化程度、较强的业务素质和文字表达能力。同时，我局高度重视档案管理员业务培训，每年都定期或不定期地组织本单位档案员参加专业培训，并进行《档案法》《社会保险法》等法律法规学习。

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首先，扎实推进社会保险档案规范化管理过程，是实行社会保险改革的需要，伴随着社会保险企业的业务改革过程，以往传统的“单位人”逐步转化为了“社会人”，这就要求社会保险企业或者机构不仅仅要履行社会保障职能，而且还要都对退休或离职人员的社会化服务与管理职能，所以，这就使得保险机构的业务系统变得十分的庞大，如果其业务无法实现准确的个人资料的记录，就会导致保险业务保障存在风险，也会对社会保险业务改革造成一定的影响。

其次，实行社会保险业务档案工作，是社会保险机构开展业务的要求，每一个参保人都会在保险机构留下详细的个人档案记录，进而便于以后社保机构针对离退休人员进行办理保险关系以及相应的资金转入和转出，因此，社会保险业务档案管理直接影响着参保人今后所享有的社会保险待遇，可以说，社会保险业务档案管理的好坏，直接的影响着参保人的自身利益。

再者，推进社会保险档案规范化管理，能够保护职工的权益，随着国有企业的不断重组和兼并，造成了很多的职工离职或者下岗，这就引起原有的劳务关系发生破裂，进而造成多数参保人多年断保后要求续保，但是由于前些年我国对于社会保险业务档案管理的不重视，引起，多数参保人的权益无法得到保障，进而造成了很多的问题和冲突产生，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

虽然我国近些年已经意识到了社会保险业务档案规范化管理的重要性，但是，还是存在着很多的问题，这直接的影响了实现扎实推进社会保险业务档案规范化管理的目标。本文举例如下。

2.1业务档案资料不齐全

在我国社会保险业务档案资料的不齐全，直接影响着参保人身份的真实性，例如一些企业和个人进行参保的过程中，首先没有进行一式多份的参保单填写，其次，是参保资料填写过程中，没有留下参保日期、公司名称以及核实公章，这在很大程度上直接影响着养老保险的真实性和可靠性。

2.2没有进行档案资料的核实

目前，我国很多社会保险机构的管理十分的不规范，其为了谋求自身的利益，根本不对参保人的资料进行细致的核实，很多档案中的姓名、身份证、电话号码等有存在着明显的不符，这些错误有的是录入打印错的，有的是书写错的，甚至在很多资料的填写中用各种颜色的圆珠笔进行填写，这种不规范和不真实的档案信息，社保机构根本很少对其进行核实，所以，导致如今，参保人与社会保险机构的纠纷时有发生。

2.3保险业务档案借用人事档案

对于一些有过工作经验或者正在工作的参保人，很多的社会保险机构，会直接的借用其人事档案作为自身的业务档案，这在很大程度上严重的影响了参保人的今后再就业问题，因为，这给参保人在今后调用和移交档案过程中带来了很多的不便，既影响了业务档案的管理，也影响了参保人人事档案的使用。

三、如何扎实推进社会保险业务档案规范化管理

3.1建章立制，统一规范

要想扎实推进社会保险业务档案规范化管理，必须要对社会保险业务档案管理进行，建章立制，统一规范，在进行业务档案管理过程中一定要严格的遵循《规定》中的要求，与此同时，要严格的履行《社会保险法》，进一步明确和确立由社会保险经办机构承担建立社会保险业务档案、记录个人权益数据和妥善保管相关数据资料的职责。从而，使得社会保险业务档案记录更加标准和规范，严格杜绝以人事档案代替业务档案情况，做到从根本保障参保人的自身权益。

3.2对档案信息进行严格的核实

在进行参保业务的过程中，一定要规范业务办理的制度，使得参保机构以及个人要严格的填写申报表，同时，要对信息进行核实，确保参保人员以及企业的真实性和合法性，参保企业和个人，要严格的填写申报的时间日期，并出示相应的公章和身份证，同时，在档案录入后要进行二次审核，保证录入信息的准确性，只有这样才能够确保参保人和社会保险机构双方减少纠纷的产生。

3.3强化档案管理人员的素质

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（一）各地区社会保险业务档案管理水平参差不齐。由于我国各地区之间存在着较大的经济水平差异，这就影响到了各地区社会保险业务档案管理的配套设施建设程度不一。根据笔者对于部分地区养老保险业务档案管理工作的调研，发现部分发达省份由于经济基础雄厚，对养老保险业务档案管理的资金投入较大，建立了专业的档案管理场所和其他基础设施，使养老保险业务档案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地区经济发展较为落后，对养老保险业务档案管理的投入也比较少，因而这些档案没有得到很好地保存，这对提升社会保险业务档案管理水平是极其不利的。

（二）社会保险业务档案管理制度缺乏，管理人员水平不足。部分社会保险档案管理部门缺乏健全的管理制度，造成管理人员不能及时有效地对社会保险档案进行归类和管理。工作人员管理意识薄弱，信息化管理能力弱，造成了社会保险档案管理水平低下。

（三）社会保险档案的管理方法落后。根据笔者的调研，我国各地的社会保险业务的数字化管理还未完全普及，管理方式落后。另一方面，对社会保险业务档案并不能及时有效地进行管理和归类，档案管理场所安全保障存在隐患等。

二、提高社会保险业务档案管理水平的方法探微

根据多年的实践经验及调研反思，笔者对提高养老保险等社会保险业务档案管理水平的途径进行了总结和归纳：

（一）加强制度建设，增强管理效率。制度的建设是社会保险业务档案管理的重中之重。只有完善相关的管理制度和管理法规，对不同种类的社会保险档案进行科学地分类和及时地管理，才能保障这些保险档案的安全，为以后及时有效地利用这些档案提供了保障。

（二）对社会保险业务档案管理者的从业素质和管理水平进行严格考核，并积极开展各种相关专业知识的培训，提升从业者的管理水平。对于保险经办人员的档案管理知识进行积极培训和严格要求，对各种档案的管理方法进行积极有效的探索，提升管理的质量和效率。

（三）强化社会保险业务档案管理者的服务意识。社会保险业务档案管理的目的是为了保障各行各业劳动者的权益，推动社会发展。因此，保险业务档案管理工作者一定要对相关的法律法规有深入的了解，对劳动者的需求有明确的认识，这样才能保障劳动者对保险档案的有效利用。另一方面，强化社会保险业务者的服务意识，能够让政府对这些社会保险档案进行更加科学合理地利用，为政府相关政策的制定和实施提供参考和依据。

篇（9）

1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益

社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。

2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率

档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。

3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

1.重视度不够，观念陈旧

由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。

2.缺乏科学性，手段落后

近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。

3.管理不统一，多头管理

社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。

4.缺乏规范性，管理随意

社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。

5.综合素质差，有待提高

随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。

三、进一步规范社会保险业务档案管理

1.加强领导，提高档案管理意识

加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。

2.整章建制，构建科学管理长效机制

依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。

3.科学管理，强化档案基础设施建设

社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。

篇（10）

按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：

一、组织管理

（一）管理办法

1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。

2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。

3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。

4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）档案人员

1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。

2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。

3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。

4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。

5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。

此项标准分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。

2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。

3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。

4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。

5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。

此项标准分7分，自查得分7分。

二、设施建设

（一）档案用房

1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。

2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。

3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。

4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。

5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。

此项标准分10分，自查得分10分。

（二）档案用具

1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。

2.业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。

3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。

此项标准分5分，自查得分5分。

（三）设施设备

1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。

2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。

3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。

此项标准分10分，自查得分10分。

三、专业建设

（一）相关制度

为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）归档

1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。

2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。

3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。

此项标准分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。

2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。

此项标准分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。

2.业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。

3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。

此项标准分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。

2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。

3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。

4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。

5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。

此项标准分5分，自查得分5分。

（六）鉴定销毁统计

1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。

2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。

3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。

4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。

此项标准分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。

2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。

3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。

此项标准分3分，自查得分3分。

四、利用服务

（一）检索工具

1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。

2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。

3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。

4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。

5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。

此项标准分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。

2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。

4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。

此项标准分5分，自查得分5分。

(三)查询

1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。

此项标准分2分，自查得分2分。

综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。

特此报告

自查评分表

 

 

篇（11）

在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。

二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题

新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。

1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题

尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。

2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题

社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。

3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题

社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。

三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策

提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。

1.健全制度标准与档案管理规范化

健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。

2.夯实基础建设与推进档案集中管理

夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。

3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质