工程项目档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇工程项目档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。

1建设工程档案管理工作职责

总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。

2建设工程声像档案管理现存的问题

2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。

3声像档案管理做法———地铁8号线项目

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电力工程档案是指从电力建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。电力企业如何利用宝贵的工程档案资源并开展高效管理，使其更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。

一、电力企业项目档案管理的重要性

电力工程项目档案管理在电力企业的发展中占有举足轻重的地位，而电力项目档案管理又是电力企业管理工作中的重要环节。建设项目档案管理的主要任务是贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策、电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步发展。落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有关单位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。

二、项目档案资料管理要求

归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、治理、维护、改建的需要。完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设治理各项活动中的真实情况和历史过程。系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。

在管理过程中严格贯彻执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008国标、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》及企业档案管理标准是做好电力企业工程档案管理的基础，在工程建设施工中严格过程控制，按照电力工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的文件及时检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，使施工记录做到真实、完备、及时，符合归档要求。

参照《业务规范》分类表所列的案卷内容分别组卷，一个卷盒放不下同一案卷内容的可组成若干卷，题名可写成×××（一），×××（二）等。归档文件材料应以原件归档，不使用复印件。如原材料的合格证、质量证明是复印件的，需加盖生产商或供应商的公章（红印），才能归档。管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件的排序及录入：

（1）工程联系单、设计变更单应按文件的编号顺序排列，逐份录入。

（2）设备卷内文件的排序：一个案卷有多个设备厂家的，应当把重大的设备排在前面，同一厂家和同一型号设备按说明书、合格证、厂家试验报告、厂家图纸、装箱单的先后顺序排列。说明书的版本、型号、厂家责任者一定要录入（如果说明书没有日期可按同一设备型号合格证或试验报告的日期录入）。

（3）竣工图纸要将工程图纸目录作为卷内第一份文件录入，竣工图的图号、设计日期、责任者必须录入。

项目的土建、电气部分由不同施工单位承建的，在产生相同分类号资料组卷时，施工单位之间要互相沟通，确定案卷的流水号的排列，即在一个项目下，同一个分类号只能形成一个案卷流水号。施工单位在参照《业务规范》中的分类表组卷时，对某些同一个分类号又同一个保管期限的资料，在资料很少的情况下，可将多个案卷资料组成一个案卷，但拟写案卷标题要详细清晰，体现卷内资料内容。

三、保持电力建设项目档案工作与工程建设的一致

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作 。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程是同步的。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理，根据电力工程建设项目档案管理流程，从项目前期的准备阶段、项目过程的施工阶段到项目竣工的验收阶段（包括档案专项验收）来抓，即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。

四、强化档案管理的措施

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企业工程档案为项目投产后正常生产维护、检修或改造、扩建的重要依据。也是保证建设项目档案的完整、准确、系统地为建设项目档案竣工验收提供依据。尽管档案管理重要性认识不断提高，但目前仍存在问题值得思考和重视。

1.项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清

建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问题。

2.企业档案管理人才队伍问题

企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

3.建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。

各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。

4.项目参建单位对项目建设文档的收集不够重视。

建设项目档案管理不仅是建设单位单方面的工作，项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项密切配合的工作，各参建单位之间存在一种互动的关系。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理，只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在建设项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证项目档案的顺利进行。

二、强化工程项目档案管理的对策

1.人员素质建设与能力培养

人的管理理念依然是企业档案管理的主要因素，其素质和能力的培养应视为基础中的重点进行，因此需要引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。

2.将项目管理的要求与档案工作的要求紧密结合、同步进行

工程档案管理工作只有与项目建设紧密结合、融入项目建设同步之中才会有生命力。从项目的提出开始、项目建设各阶段中到项目竣工全过程，档案的形成、收集、整理都要同时跟上，合格的竣工档案与竣工验收同步进行。只要高度重视过程监管，紧密结合、同步进行，健全管理体制和工作网络，坚持“统一领导、统一管理”原则，才能逐步实现项目档案管理同步化、制度化、网络化。

3.明确建设单位自身档案管理及职责范围

档案管理首先应明确自身档案管理职责范围：按照建设项目各阶段档案管理范围、责任划分，除施工文件、监理文件由施工单位、监理负责各自范围内各类文件的收集到归档；生产准备和试运行阶段的文件由使用单位和建设单位共同完成收集到归档；其它各阶段文件（项目立项、设计及基础、项目管理、工艺设备、涉外、消防、财务和器材、竣工验收文件）的收集到归档均是建设单位的职责范围。其次是建设单位对监督、指导各参建单位将项目档案工作与项目建设同步负有责任。只有明确了档案管理的职责，才能避免出现分工不明的现象

4.充分发挥建设单位在项目档案管理中监督指导的作用

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工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。

（二）管理问题

工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。

（三）技术问题

工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。

二、做好工程项目档案管理的方法

（一）理顺工程档案各参与方的关系

工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。

（二）规范工程文件、档案填写的基本要求

工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。

（三）建立工程项目档案管理文化

建立工程项目组织文化可以从以下方面努力：培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。

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引言

工程建设项目档案一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。近几年来，工程项目档案管理信息化建设取得了一定的进展。工程项目档案的信息化管理为工程项目档案的建立和查阅提供了方便，在面对众多纸质工程项目档案时，由于管理工程项目档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使工程项目档案实现信息化，同时还能轻松处理完工程项目档案资料。如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。

1工程项目档案管理要点分析

1.1工程建设档案的形成与搜集

档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。（1）建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。（2）做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。

1.2整理与归档建设项目档案

为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：（1）对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。（2）明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。（3）确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离请。根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。（4）严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：收集齐全归档范围内的基建文件材料，系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）；划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级；基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。

2工程项目档案管理信息化建设

2.1完善信息化档案管理的制度

第一，建立信息化档案管理的归档制度和档案分类保管制度，利用归档制度和档案保管制度开发和使用的全套文档资料和信息化软件应用程序，要提高人员对信息化档案分类与管理的重视程度，在档案的信息化数据录入之前应该妥善的进行数据的备份和保管，提高数据的使用性能和安全程度。第二建立信息化的档案管理制度，信息化的档案管理制度需要根据国家档案局的国家标准制定，主要的标准为：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

2.2加强基础设施建设

工程项目档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程项目档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使工程项目档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了工程项目档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使工程项目档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中，工程项目档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。

2.3保证信息化系统的安全性

安全防范的管理主要作用是加强档案管理的主要内容的安全性和保护性，加强信息化档案管理的作用。从管理上加强安全防范功能的主要做法为：第一，建立可信可控的内部网络模式，利用科学化、理化的内部网络模式管理好内部人员，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网，防止造成网络资源流失与档案管理的负面影响。第二，管理好输出设备，对于重要电子文档的打印，要进行严格的登记和日志管理，管理好内网客户端，在局域网上建立监控点，最关键的是管理好客户端和输出软件接口，防止信息丢失。第三，数据的备份与容灾，最理想的数据保护方式就是解决信息化档案内部的可用性风险和恢复性风险，当前档案的数据备份与容灾能力已经成为了数据存储安全的象征。数据备份需要保证客户数据的完整性、需要提高数据安全性、可靠性和一致性。

2.4提升档案信息化综合管理人才队伍建设

长久以来，工程建设领域中多数一线人员知识层次并不高，在建设过程中对于信息化的运用范围与接受程度相对其它行业来说并不高。这对信息化的实施是不利的。各级参建单位对电脑软件的使用理念还停留在各类专业软件的层面。如何在工程建设的从业人员尤其是技术人员中提升信息化系统的应用能力与接受程度，这是档案信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。所以，各级建设单位要加强对员工信息化应用的培训，并且从各单位的领导阶层开始重视信息化的培训，建设具有综合能力的档案信息化管理队伍，并保持相关人员的稳定。

结束语

加强工程项目档案管理信息化工作，是适应我国工程建设发展的必然要求，也是提高建设水平、管理效率的重要途径。档案信息化管理的发展理念已能为广大建设者所接受，但真正要将信息化建设落到实处，使之成为实用的管理手段，仍要各管理层面的从业者们不断努力。

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档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。

一、重庆市电力工程档案管理的探索

结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：

1　项目招投标的档案管理

传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：

涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；

招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；

工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。

因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的档案管理

建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。

二、电力工程档案管理信息化的实践

针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。

(一)“档案类型关联”的实现细节

针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：

1　建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型

招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。

2　将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系

由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。

3　“档案类型关联”功能的其他应用

上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。

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重点工程建设项目档案是重点建设项目的历史记录、项目运行、养护、管理的重要依据。是日后对工程进行检查、维护、管理及改造的依据和凭证。是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，是建设工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。因此，加强重点工程建设项目档案管理，也是我们当前的重要工作任务之一。就如何加强和完善重点工程建设项目档案的管理这一问题进行探讨。

1 工程建设档案管理的重要性

1.1 加强重点建设项目档案管理

一个重点建设工程从立项到竣工要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收、后勤等许多单位和部门，重视和加强重点建设项目档案资源建设，保证建设项目档案的安全管理，是我们各级管理部门义不容辞的责任，同时也是建设项目设计、施工、监理和工程管理等相关部门的重要职责。由于重点工程建设项目具有工程规模大、参建单位多、涉及专业广等特点，其形成的工程档案数量庞大、种类繁多、来源广泛。只有规范档案管理，明确归档范围，保证工程项目建设档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，保证国有资产的完整。

1.2 完善重点工程建设项目档案管理机制

提高对重点建设项目档案工作重要性的认识，坚持科学发展，统筹协调地抓好档案管理，不断完善档案管理工作机制。重点工程建设项目档案管理机制是档案管理体系建设的组织保证。档案管理机制必须与现代管理体制相适应，确保档案工作有领导班子，有工作规划、工作方案和工作总结。完善各流程、各操作环节的管理，从组织建设、业务建设、基础设施建设等方面不断完善档案管理建设工作各项规章制度，做到以制度促规范，以制度促发展。坚持因地制宜地开展档案管理工作；要对档案工作开展加强管理和监督。使重点工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化的轨道，让档案在工程建设中发挥重要作用。

1.3 档案是工程建设项目的重要组成部分

重点工程建设项目档案是指在工程准备阶段文件，工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的真实记录，是督查、审计、监督、管理、验收、以及维护、改造的重要依据。档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。

2 采取有效措施实行档案的集中统一管理

2.1 落实考核奖惩制度

要加强档案管理工作建设，首先应以《档案法》等档案法律法规为指导，通过加强档案法制宣传教育，努力提高决策层和广大员工的档案管理意识和法制意识。建立竞争机制，鼓励档案工作人员提升工作服务质量。把档案管理工作列入一项重要业务工作内容。贯彻执行档案部门的有关规定，执行各类档案管理要求，同时要把档案工作纳入企业的发展规划、年度计划和学习、考核内容，制定明确的岗位责任，实行责任追究，进行考核并与奖惩挂钩。使档案资源建设真正落到实处。

2.2 档案工作与工程建设同步

随着经济快速发展，我市重点建设项目不断增加，对这些重点建设项目的档案工作，特别是对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等资料，开发建设项目档案工作，组织机构完善，管理职责明确，设立档案室，配备了专兼职档案员，项目档案收集齐全完整，项目建设档案管理工作与项目建设同步进行，项目竣工后，完成文件材料的全部归档。勘察设计单位、施工单位和监理单位应按照规范整理和及时移交档案给建设单位；档案资料要两套制保存，注意档案资料的完整和安全；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。工程项目档案具有成套性、专业性的特点，要求实行集中统一管理，包括项目建设档案管理工作应与项目建设同步进行。勘测、设计、施工及安装调试单位都要落实人员管理项目档案，工程竣工后各有关单位都要将所有在工程建设过程中形成的档案交建设单位归档管理。工程建设项目档案由建设单位集中后向当地城建档案馆移交。

2.3 做好竣工图的积累和编制工作

竣工图是工程建设图实相符的依据，具有法律效力和凭证作用，要督促检查施工单位严格按照国家规定编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的质量，坚决杜绝不编制竣工图的现象。明确职责，通力合作齐抓共管。各级档案行政部门要依法对建设项目工程档案工作实施监督、指导加强检查协调工作，做好依法建档和各项目单位档案工作的总体考评工作，总结推广经验，培训档案业务人员；各级城建部门要发挥城建档案馆（室）的作用，切实抓好城市建设重点项目工程档案的监督、指导；有关主管部门要明确分管领导监督所属建设单位或施工单位及时做好建档工作。重点建设项目档案管理是重点建设项目的重要组成部分，也是重点建设项目竣工验收的必备条件，重点建设项目档案的真实、准确、齐全、完整和妥善保管及有效利用。

3 如何做好工程建设档案管理工作

3.1 加强对重点工程建设项目档案资料的收集和整理

收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。

3.2 增强工程建设档案管理工作制度建设

认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。认真落实责任，进一步建立健全工程项目档案的工作制度，完善档案资源建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。重点工程基础设施建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以必须在重点工程档案管理中做到规范化、标准化。因此，加强和完善有关的制度建设，是做好重点工程基础设施建设档案管理工作的根本保障。

3.3 提高档案管理人员的工作意识

工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专（兼）职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。

参考文献：

篇（8）

Abstract: project file is complete, complete, accurate, credentials and effective protection for enterprise production and management and reform and development; good project file archiving work, is the key to ensuring the overall quality of the company file.Keywords: engineering project; records management; practice.

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

邯郸钢铁集团公司始建于1958年，创业之初仅有两座255M3高炉。随着改革的深入，为了增强企业自身的竞争力，公司从1988年-1995年陆续建成了90M2烧结机、机械化原料场、1260M3高炉等三大项工程；“九五”期间又建成投产了125万吨薄板坯连铸连轧、5#6#焦炉、2000M3高炉、400M2烧结机和三炼钢Ⅰ、Ⅱ期等五大项工程；“十五”淘汰落后产能，邯钢结构优化产业升级总体规划全面实施；“十一五”邯钢新区2#3200m3高炉、2#烧结机、2#转炉系统、干熄焦、2180mm冷轧工程、自备电厂建成投产；东区3200m3高炉、200万吨球团、435m2烧结机、管状皮带机和第三原料场等东区铁前系统改造项目建成投运；2013年作为‘十二五’承上启下的关键年，邯钢以“系统综合效益最大化”为目标，建设“绿色、低耗—经济炼铁平台，高效、低成本—洁净钢平台，延伸、创效—功能拓展平台”，推动转方式、优结构，打造产品竞争力和产业链竞争力的新优势，加快向国际先进水平现代化邯钢迈进。制定了钢1250万吨、力争1300万吨，生铁1270万吨，钢材1180万吨，新产品产量300万吨，品种钢比例70%，深加工产量450万吨，发电量37亿度的生产经营目标；1990年以来，公司档案馆（处）共指导296个工程、投资总额达90.6亿元的项目档案工作，接收竣工档案23246卷406088张，底图50982张，资料3563册427592页。近年来，邯钢的改扩建工程和固定资产投资项目，其数量和投资总额都远远超过前三十年的总和，而且每一项工程都涉及到十余个部室和生产厂、几个乃至几十个施工安装单位。做好建设工程项目的竣工档案和有关资料的归档保管工作，是保证公司档案总体质量的关键。为确保如此浩繁的工程项目档案齐全、完整、准确、及时归档，我们做了以下工作：

追本逐缘，理顺前期文件归档渠道

一个工程项目的前期文件，包括从项目立项、可行性研究、各种建设手续及审批、环评到勘察设计阶段，这一过程相对都比较漫长，而且涉及到公司规划发展部、进出口公司、安全环保部、设计院、技改部等十余个部室和项目有关单位。由于时间跨度长、各环节工作联系紧密，特别是涉及到工程项目的各种许可证、合同、各种协议及批文等文字材料，使用部门多，反复引用率高，给档案资料的归档带来了很大的难度。

为此，根据国家档案局、国家计委联合的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合公司各处室的管理职责，我们制订了《工程竣工档案资料归档细则》及《处室前期文件归档范围》，明确了项目建设单位、公司有关职能部门和施工、监理单位的归档责任；下发了《邯郸钢铁集团有限责任公司基本建设项目档案管理办法》，明确了归档义务和处罚办法。档案人员根据项目进度和复杂情况灵活地分阶段或一次性接收，理顺了前期文件的归档渠道。

提纲挈领，保证竣工档案齐全、完整归档

一方面，为了增强施工单位的归档意识，加强公司工程管理部门和职能处室的监管力度，我们制作了《项目竣工图齐全、完整情况表》，由施工单位根据施工过程中单位工程的划分，详细按照单位工程——分部工程——对应图号进行填写。对一个单位工程由多家施工单位共同施工的，不但要求文字资料中工序交接齐全，而且要求在此表中要有所反映，为日后汇总打基础。档案部门制作的《项目竣工图齐全、完整情况表》，由施工单位按档案部门的规定填报，经公司工程管理部门的现场专业技术人员初审、签字确认，再加盖工程管理部门的审定章，从而有效地防止了以往施工单位和技术人员用自编自填的竣工资料移交清单来交验竣工档案而产生的漏图、少图现象，确保工程项目竣工图纸的完整和齐全。

另一方面，把住工程项目结算关，保证工程项目档案的规范、完整和及时归档。档案处参与《公司固定资产投资管理办法》的制定和执行。《管理办法》用四个专门条款分别规定了设计、施工、监理等中标单位承担竣工档案的编制、整理和归档责任，“凡不按要求移交档案资料的项目不准办理竣工决算”。档案处依据施工合同及协议、《项目竣工图齐全、完整情况表》以及《档案资料交接清单》核验竣工档案，由档案管理人员验收无误并接收入库后，设计、施工、监理单位持档案处开具的竣工档案接收证明，方可到公司有关部门办理竣工结算。

深入现场，为竣工档案整改护航

根据国家有关规定和邯钢的实际需要，结合以往施工单位在做文字资料、竣工图过程中出现的问题，我们制订了《建设项目（工程）竣工图的归档标准》。在每一个工程项目开工后，我们及时组织所有施工单位的专职档案员和编制竣工资料的工程技术人员参加档案处组织的专题培训班，由档案处领导和中高级管理人员讲解归档标准和具体要求，使施工单位和有关人员从施工起始阶段就明确归档责任并掌握编制规范。

档案人员定期深入施工现场，参加现场调度会，及时了解各阶段的施工情况和档案资料形成情况，督促其积累和整编；档案部门及时与施工单位沟通信息，对竣工档案整编过程中出现的问题，预见一个，预防一个；发现一个，解决一个，不留死角。通过档案人员的不懈努力，使施工单位少走了弯路，特别是设计变更通知单在竣工图中编制到位的问题，我们不厌其烦地为施工单位技术人员分门别类示范操作，节约了时间和费用。

在施工单位编制完竣工图后，我们依据归档标准，到施工单位严格进行档案初验，对发现的问题提出意见并限期整改。由于工程项目竣工图的专业性很强，我们要求施工单位的技术人员按专业汇总一份交接清单，既保证了竣工档案的顺利交接和归档，同时也提高了档案提供利用的准确性。

篇（9）

1． 以为通过项目档案委托就可替代建设项目全过程档案工作。某些建设单位在工程开工初始即对项目档案整理进行委托。殊不知项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整与项目各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。经常出现在项目档案中的原始资料质量、原件散失、签认不全等问题，不可能仅仅通过中介整理机构的参与和努力就能够实现的。由于工程档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，并决定了项目文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。因而，项目档案整理的委托不能取替工程项目建设全过程的档案管理工作活动。

2． 认为通过项目档案委托整理即可保证档案验收工作的顺利通过。个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，寄托于通过档案委托整理来通过档案专项验收工作。殊不知公路工程档案的验收有其标准和要求，项目档案的质量包括两方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。对工程建设全过程档案管理工作极不重视和放任自流所产生的档案，即使有最好的整理形式，内在质量一团糟时，也不可能通过档案验收关。

某些建设项目平时档案意识不强，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全和质量缺陷时，采取临时查找、拼凑补救的办法。个别项目在工程交（竣）工阶段或档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假情况，由此带来的项目档案后期返工、完善补缺工作十分繁重，并造成工程档案的严重失实问题，项目档案真实性、准确性更无从谈起，贻害无穷。

3． 档案委托整理的技术标准、质量要求不明确。个别工程项目在签订委托整理合同时往往忽略了公路工程档案的行业标准和质量要求，所形成的档案极易倾向于文书档案形式特点，与公路工程档案的行业标准有一定差距。

公路工程项目档案的委托整理新形式是公路工程引入市场经济，利用市场机制的必然发展趋势。公路工程建设走向市场化后的档案管理是一项艰巨、复杂的系统工程，需要上下左右联动，正确处理公路工程建设内部与外部环境的关系，值得即时探讨的重要问题。

公路工程项目档案工作必须实行全过程管理

1．明确工程项目档案整理的主体。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中”；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。”在当前公路建设任务繁重，建设项目档案专业力量严重不足的现实情况下，存在难以如期完成项目档案整理的实际情况，通过项目档案的委托整理应是一条可取的、积极的途径，但档案管理环节和措施控制是项目档案质量的根本保证，公路工程项目档案的质量及完整齐全性取决于工程建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作扎实与否，对此项目档案的基础工作只能加强不能削弱。

2． 加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量。公路工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。

篇（10）

建设工程项目档案是从项目立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。项目档案主要包括立项文件（可行性研究、任务书）、设计文件、项目管理文件（包括招投标文件）、施工文件、监理文件、工艺设备文件、财务文件和竣工文件等，它是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案或是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、监理、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。

二、建设工程项目档案管理现状

法制观念淡薄，对档案工作不够重视。有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案管理工作可有可无，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；一方面由于管理的不到位，另一方面档案意识的缺乏，导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性。

档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。有的单位对项目档案工作缺乏统一管理，对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，档案工作是上级档案部门的事，甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。

档案整理工作薄弱。不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面，档案的整理工作难以提升，档案没有在项目建设中得到很好的利用。当前不少单位的档案主体观念存在偏差，影响了档案工作管理水平。不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部，而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响了档案的开发利用和单位的发展。这是导致档案工作者在有的单位没有地位，可有可无的最主要的原因。

建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过档案专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案专业培训，缺乏专业知识，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。

三、加强建工程设项目档案管理主要措施

建设工程项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，是工程质量的直接反映。为贯彻国家档案局的规定，做好建设项目档案的归档工作，我们应做出以下方面的尝试和努力：

加强档案工作的组织领导。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作；成立建设工程项目档案管理工作领导小组，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。

制定符合实际情况的档案管理规章制度。首先要加强对建设工程项目档案工作的组织领导。根据建设工程项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次要加强建设工程项目档案管理制度，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，建设方与施工方、监理方签定合同时，要把档案管理规章制度纳入合同管理中，将档案收交质量纳入年度考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设工程项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完整同步。

强化建设工程项目档案工作标准化、信息化建设。建设工程项目档案工作信息化，是促进信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过建设工程项目档案信息化建设，能够实现对信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持领导者的决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而建设工程项目档案信息化的基础是工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，档案管理部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为建设工程项目档案工作信息化创造条件。

定期开展资料整理、检查与监督。由于档案管理是一项琐碎的工作，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至会有大量资料流失，所以要定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

严格把好竣工验收关。档案是竣工验收必不可少的内容，一个项目要通过验收，必须先通过档案验收。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，要切实做到“图实相符”、签字手续完备，对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

篇（11）

中图分类号：C29

文献标识码：A

文章编号：1674-1723（2012）06-0076-03

由于大中型水电站工程具有技术难度高、工程规模大、工程施工单位多、专业复杂、人员流动大、时间跨度长等特点，这些特点决定了大中型水电站档案工作的重要性、复杂性和艰巨性，如何做好大中型水电站档案工作是企业面临的一大难题，也是企业档案工作者面对的一项挑战。笔者从事水电站工程项目档案管理工作多年，谈点体会和感受。

一、水电站工程项目档案管理的重要性

水电站工程项目档案是指在工程项目设计、施工、竣工等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料、技术图纸、声像等档案资料，其涉及面广，涵盖了工程设计、建设、施工、监理各参建单位提交的档案资料；内容繁杂，包含了从立项审批、招投标、勘察设计、施工、设备安装调试、生产准备、竣工验收等全过程中形成的历史资料；形式多样，具有纸质、磁介、光介等载体的档案资料。这些珍贵的档案资料是企业在电力生产和经营管理活动中必不可少的信息资源，具有非常重要的经营管理和科学研究价值，对今后的安全生产、运行管理、法律纠纷、专项审计等工作具有极其重要的参考利用价值。因此，做好水电站工程项目档案管理工作尤为重要。

二、当前水电站工程项目档案管理存在的主要问题

当前大中型水电站工程建设项目实行项目法人制、招投标承包制、建设监理制，形成了以建设单位为业主负责，设计、施工、监理单位配合的运行机制。由于各参建单位繁多，其档案管理机制和管理模式与建设单位不一致，同时，建设单位对各参建单位的监督力度不够，各阶层人员的综合素质参差不齐，对档案工作的认识不到位，极容易导致水电站工程项目的档案管理不够完善，离国家、行业主管部门对档案工作的标准有些距离，主要体现在以下几方面：

（一）建设单位对各参建单位和业务部室档案工作的监督、检查、服务力度不够

建设单位在工程建设期间往往重视工程建设进度、质量安全和电力生产，对档案工作重要性的认识不够，导致自上而下、由内而外档案管理意识差，对各参建单位和公司内部业务部室缺乏应有的监督检查力度，没有制定相应的档案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未将其宣传、落实到位，造成两头脱节，许多珍贵的工程项目原始资料收集不齐全、整编不规范、归档不及时、竣工图审查不到位，给企业经营管理和发展带来不可估量的损失。

（二）设计单位对设计资料的归档意识不到位

设计是龙头，同时它也贯穿于整个水电站工程建设的全过程，从工程建设一开始设计单位就产生设计资料，在施工期间对工程设计变更进行监督和管理，会产生设计联络资料和设计变更资料，在竣工阶段其设计图目录为施工单位是否完整归档提供依据性作用，可以说设计资料管理的好坏决定着工程项目的建设质量。但目前设计单位对设计资料的归档意识不够，没有按要求向建设单位提交全套设计资料（图）和完整的目录清单，存在设计图归档不完整，目录清单不系统、不完整，签署不完整、不规范，给工程建设带来隐患。

（三）施工单位缺乏专业人员管理档案

施工单位是施工建设的主体，承担着工程建设的重任，因此施工单位往往会配备丰富的、专业技术强的土建、机电专业人员，而忽视对档案专业人员的配备，其档案工作要么由技术人员兼顾，要么由完全不懂水电专业的资料员管理，致使施工单位的资料管理往往存在收集不齐全，遗漏原始资料和变更资料；整编不规范，存在复印件和签署不完整现象；组卷不系统，没有按分部、分项进行科学、合理的装订成册；归类不准确。这些施工资料管理无序的现象给以后的运行管理造成严重的影响。

（四）监理单位未全面履行监理职责，忽视对档案资料的管理

监理单位对工程建设的质量管理应该是全面、全过程、全员参与，它不仅仅要对工程质量进行监理，同时还要对档案资料进行监督管理。监理单位除对自己产生的资料进行收集、整编外，还要对施工单位提交的方案进行审批、质量进行签证、竣工图的修改进行审核等。但目前有些监理单位没有对施工档案资料的监督管理职责履行到位，出现审批手续不全、签证不真实、竣工图修改不进行审核签字等现象，严重影响施工档案资料的收集、整编质量。

三、加强大中型水电站工程档案资料管理的优化措施

（一）充分发挥建设单位对档案工作的领导、监督、检查职能