档案整理服务要求大全11篇

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篇（1）

为有效化解民族矛盾、宗教房产纠纷等敏感性、复杂性等重难点问题的解决提供最大帮助，民族宗教领域的民生档案工作一方面要以维护民族和睦为主线，尊重少数民族的和风俗习惯，加大服务力度，依法保障他们的正当权益。另一方面要以促进宗教和顺为主线，深入落实《宗教事务条例》，在档案信息资源的收集、整理、开发、利用过程中，做到保护合法，制止非法，抵御渗透，打击犯罪，为各种宗教活动规范、有序做好服务工作。

对此，要进一步提高对民生档案工作重要性的认识，必须绷紧“民族宗教无小事”这根弦，切实增强紧迫感和责任感；在具体工作中体现“以人为本”、“关注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、贴民心，用真心、动真情、见真爱，使民族宗教档案形成过程的每一个细节，体现出急群众之所急，想群众之所想，扎实做好民生档案的建立、管理和使用工作，充分发挥民族宗教领域民生档案的资源优势。

二、以“以人为本”、“关注民生”为着力点，多渠道、科学合理地收集、整理和开发利用民族宗教领域民生档案信息

（一）把服务民生作为民族宗教档案工作基本方针，多渠道收集整理民生档案信息

要与时俱进，本着以改善和服务于民生为重点的民族宗教工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到那里的原则，深入挖掘、不断整合现有涉及少数民族群众和信教群众的民生档案信息资源，依法履行民生档案的收集、保管、移交、利用工作。

一要创新档案收集方式。针对民生档案管理兼职管理的现状，为保证民族宗教领域民生档案的收集完整，要采取收集多层次工作机制，即：实行各业务科室分头收集，档案管理人员集中整理的方式，使有归档价值的资料得以及时存档，不断拓宽档案收集面，确保档案资料齐全、完整、准确。

二要创新档案管理技术。充分发挥档案应用信息技术，拓展档案管理的发展空间，不断应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，加强文档信息库建设。力求做到归档文件随办随归，除密级件外全部实行档案管理数字化，并建立电子文档目录。从而基本实现档案管理网络化、电子化，确保工作效率大大提高。

三要创新服务方式。抓住信息化建设契机，积极与有关部门特别是档案部门的配合，搭建起查阅涉及民族宗教领域的民生档案平台，并将查询终端拓展至广大群众。

（二）科学合理地收集、整理、开发利用事关民生的民族宗教档案信息资源

首先要创建适应新形势、科学合理的民生档案信息资源新模式。一方面坚持从“三个围绕”入手，全方位展开民生档案信息的收集整理、开发利用等工作。即：一是围绕领导收集、整理民生档案，为领导了解民情、开展决策服务。二是围绕群众关心的问题开发档案资源，为公众服务。三是围绕本单位中心任务提供档案，为维护群众合法权益服务。各级民族宗教部门在档案信息管理服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的文件材料及时、完整、准确、系统归档。

另一方面把涉及少数民族群众和信教群众切身利益的有关业务工作纳入民生档案监管的重点。要收集、整理齐全如教堂、清真寺等各宗教活动活动场所的房产权属、改扩建图纸；各宗教团体机构沿革、核发登记手续及宗教教职人员审核备案登记；信教群众人员信息库；少数民族成份变更原始记录等涉及民族和宗教领域历史性、群众性、敏感性问题的依据。

三、建立健全有效的民生档案管理运行机制，推行必备软件、硬件设备支持，促进民族宗教民生档案信息服务惠及百姓

一是建立健全一套行之有效、规范有序的民生档案管理制，强化对涉及少数民族群众和信教群众等有关的文件材料的管理力度，依法及时收集与归档。另外档案部门要会同有关行业和部门，对涉及民族宗教领域的民生档案加强监管，完善指导、监督检查。通过执法检查，增强各级各有关部门的档案意识，确保民生档案的齐全完整、安全保管和有效利用。

二是加大档案工作软件、硬件设施配备力度，逐步建立民生档案公共服务体系和档案开发利用体系。一方面要进一步加强对民族宗教领域民生档案工作的管理，设立机关综合档案室、购置档案管理专用软件、计算机、专用档案柜和符合“九防”要求的档案库房。另一方面要坚持以人为本，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖面向群众的民族宗教档案信息资源体系，为广大群众获取民生档案信息提供便利。除国家规定不宜开放的档案外，公民持有合法证明，可依法利用涉及自身权益的民生档案。

三是领导重视民生档案建设，不断激励民族宗教领域档案工作者的工作热情

各级民族宗教工作部门一方面要将民族宗教档案管理工作纳入工作日程。明确各责任科室的任务，分工落实，提出明确要求，确保民族宗教档案信息建设不断完善。另一方面要高度重视档案人才队伍建设，对他们的工作和生活要给予关心、支持和帮助。要尽力创造条件，为他们提供参加业务学习培训机会，鼓励岗位练兵、开展学术研讨、联合攻关等档案业务交流活动，以增强他们在具体工作中的三种意识，即档案意识、法制意识、责任意识；激励他们具备三心，即热心、细心、耐心；做到三勤，即脚勤、手勤、口勤。

四、采取措施，依法推进民族宗教领域民生档案信息建设

篇（2）

一、各级领导要努力提高对新时期档案工作的认识。

提起档案，一些人就会想到文书档案、人事档案。其实，这是极其狭义的、陈旧的理解。档案是人类活动方方面面的记忆和宝贵财富，不但有文书、人事档案，还有各行各业的档案，如企业有基建、设备、产品、科研、会计等档案；公安机关有户籍、刑侦等档案；纪委有案件档案；学校有学籍、教研档案；劳动保障也有各种专业档案……。由此，我们要充分把握档案及其工作的两大功能，来服务现实工作、服务社会。一是基础管理功能。也就是说每个单位必须将本单位的各种档案材料收集、整理、保存、利用，这是最基础的管理，这是一个单位有序、高效运作的基本前提，档案的原始凭证以及法律作用是其他东西无法替代的，这个基础管理功能、法律凭证作用正是市场经济不断深入发展对我们各项工作的必然要求，所以，加强档案工作也是当今社会讲管理、求效益以及转变经济增长方式的有效途径和必然选择。从这个意义讲，重不重视档案工作，是—个领导有没有管理意识和能力的表现。二是档案的文化、历史积淀功能，任何文化、历史都要通过档案这个载体来承传。任何一个单位、任何一座城市如果没有档案的建立和积累，历史就会变得一片空白，也就是只有“硬件”而没有“软件”、没有底蕴，更谈不上对文化、历史的承传和发扬。所以，重不重视档案工作，说到底是—个领导有没有文化的表现。加强档案管理工作，对于我市实施文化名市发展战略、促进文化名市建设有着重要的意义，也可以说是我市文化建设的一项根本性工作。

现在，社会的档案意识淡薄，缺乏认识，原因也是多方面的：各级党政机关考核领导的指标、机制缺乏科学性，只考核“热点、硬件、面上”的，对“冷的、软的、潜在的”不注意，甚至束之高阁；档案部门宣传不够；社会主义初级阶段人们重视物质和硬件、忽视软件意识浓厚；整个经济、社会管理处于粗放型管理阶段等等。所以对新时期档案及其工作要有前瞻性的认识，对其基础管理性、文化和历史的传承性、效益潜在和不可估量性、资源不可再生性；不可代替的凭证性；覆盖社会的广泛性；载体（纸质、磁盘、光盘等）的可变性；工作的繁杂性都要有一个新的认识，对档案工作要本着为现实服务、替未来着想、对历史负责的态度，要以科学发展观和前瞻性的思维去对待，而绝不能用老眼光、旧思维去处理目前各种档案事务，要增强做好档案工作的自觉性。

二、各级档案部门和档案工作者要创新工作，突出重点、做好服务。

档案工作要创新，首先是我们要树立创新的意识，其次要明确创新的重点：—是要管理创新，推动档案事业加快发展，必须坚持依法治档，深入贯彻实施《档案法》、《广东省档案管理规定》，推动档案工作向着法制化的轨道运行。二是创新工作要围绕服务大局拓展建档领域，档案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也没有这个人力、物力。所以，我们就要以敏锐的眼光去洞察经济、社会的新发展，去拓展新的建档领域。如近几年我市抓的重点工程建设项目档案，就很有成效。市委市政府提出跨越发展所采取的一个重大措施，就是以大力抓重点工程建设项目来拉动经济的发展，我们档案工作就是要及时拓展这一领域加强建档，把重点工程的可行性研究、报批、立项、设计、勘探、施工、监理、竣工验收等全过程的材料收集、整理、保管、提供利用，为建设项目顺利开展做好档案服务，这就是立足大局谋服务、围绕大局拓建档。三是创新工作要善于采用新技术。社会的发展、科技的进步使档案及其工作发生了革命性的变化。以前的档案都是以纸质为载体，而现在不但有纸质为载体的档案，还有磁盘、光盘、录音录像带等载体的档案。所以，创新工作就要善用新技术，跟上时代步伐，提高服务水平往往也同采用新技术、改善工作手段连在一起，如我们现在产生于各级机关事业单位的大量电子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用计算机、网络等先进设备、技术来收集、数据保管和传输提供服务。市档案局大型网站建成后，我市非性的“红头文件”，包括各县（市）区和省直单位的文件就可以全文上网，使我市广大干部群众足不出户、随时随地就可以通过计算机网络查询到所需的文件，这就大大提高了我们的工作效率和服务水平。四是创新工作要拓展档案馆服务功能。拓展档案馆服务首先要抓好档案资源建设，档案种类少、资源贫乏，服务功能就弱，就很难谈拓展服务。拓展档案馆的服务要大力抓好向公共型、开放型转变，要让更多的人走进档案馆，查资料、看文件、参观展览、查找凭证等等，要将档案馆建成档案信息中心、青少年爱国主义教育基地和文化休闲的场所。拓展档案馆服务要重点抓好网络化传输技术的应用，无论各单位向档案馆移交归档文件，还是档案馆向外提供查询服务，都要大力应用网络传输技术。拓展档案馆服务要加强档案的开发利用。档案的收集、整理、保管最终的目的都是为了利用，所以，各级各部门的档案工作，都要加强档案的开发利用，变废为宝、变历史资源为文化产品甚至文化商品，并结合推介、宣传*开发图片档案办好展览等。

三、各级党委、政府和各部门要以科学发展观为指导，推进档案事业与经济等各项工作协调发展。

近几年来，我市档案工作总体来看是不错的，取得较大的成绩，广大档案工作者负出了艰辛的努力，但从“*”回顾的问题来看，还存在一些问题，主要是资金投入严重不足，一个县的档案事业，一年才二、三万元的经费，还不如一个家庭的装修费用，处于一种十分艰难的运作状态；信息化建设滞后，直属机关事业单位的档案信息化与办公自动化不同步，各县（市）区档案馆的信息化建设还没有起步；档案馆库落后，全市各级档案馆的面积都与省的要求有较大的差距，几个山区县都没有独立的符合标准的档案馆；专业人才不足等等。这些问题，都反映出档案事业的发展与我市经济、社会和各项事业的发展不够协调，应该引起各级党委、政府以及各单位领导的高度重视。一要加强领导。各单位都要明确分管的领导，各级分管档案工作的领导要自觉的把档案工作列入自己的工作议事日程，各级领导在抓好经济工作、热点工作的同时，要以科学发展观为指导，协调好档案工作。社会就象—台机器，无论是大部件还是小锣丝钉，也无论是看得见的大部件还是隐蔽的小零件，都会产生独特的不可替代的作用，只有各部件正常，机器才能协调、持续、快速运转。所以，希望各级领导要多了解档案工作，多听取档案工作汇报，多解决档案工作的实际困难，多关心档案干部的思想、政治、工作和生活。当然各级档案部门和档案工作者，要克服消极与畏难情绪和依赖思想，积极主动的多请示、多汇报，争取领导的了解和支持。二要增加投入。《档案法》明确规定档案事业要纳入社会发展的规划，各地各单位不但要把档案事业、工作纳入规划，而且档案事业发展的经费要有—定的保证，使之与其他事业发展相协调。具体来说，除了正常的办公经费之外，档案馆的事业经费每卷每年不能少于2元，这是一个最低的限度，也是谢副省长的要求，希望各分管领导做好这件工作的协调。三要配置好人力资源。各级各部门的领导，对档案部门，要加强计算机和档案专业人才的配置，以适应档案工作快速发展的需要。目前各县（市）区档案部门已出现严重的人才短缺，已直接影响了日常工作的开展，希望各分管领导以高度负责的精神协调好档案部门人员的配置。

篇（3）

科研档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。社科院科研档案管理工作者大都是“半路出家”，没有经过档案专业的系统学习和培训，对科研档案的管理知识了解和掌握不够透彻，这些问题在一定程度上影响了社科院科研档案的收集和整理工作，以及科研档案自身价值的开发利用。要强化档案管理意识，充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的业务水平和管理能力。同时，应加强对科研档案管理人员爱岗敬业教育，努力提高他们的道德素质。

一、提升社科院科研档案工作者素质的现实意义

社科院科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。从理论上讲，科研档案管理是一个学科概念，是研究科研档案工作理论与实践的一个科学科目。从实践上讲，科研档案管理与其它档案的管理一样，是一整套业务管理工作，包括科研档案的接受、整理、编目、鉴定、统计、保管、利用以及科研档案工作的业务指导等各个环节，还包括现代信息技术在科研档案管理中的应用。科研档案是社科院科研工作可持续发展的基础，提升社科院科研档案工作者素质是时展对社科院科研发展对档案服务工作提出的必然要求，也是科研档案人力资源队伍自身发展的要求。

科研档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，科研档案同科研活动关系十分密切。一切科研活动，都要吸取和借鉴已有的成果．都具有一定的继承性。科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都少不了要查找过去的科研档案材料。因此、科研档案不仅是进行科研的重要依据，而且还是科研活动的必要条件。

科研档案信息资源在社科院科研中的作用十分重要，它不仅起到原始凭证作用和为领导决策供依据，更重要的是科研中时时处处离不开档案信息资，科研课题中的课题论证、课题研究、课题鉴定三个阶段，每个阶段的完成，都必须以占有大量相关的档案文献信息为前提，需要档案工作者根据科研实际，围绕特定课题，及地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成。这就要求档案工作者具有分类整理、检索迅速的业务能力和水平。因此，提高科研档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关健。

随着知识经济的发展，信息服务部门在社会中的地位和作用日益重要，档案信息管理作为信息服务业中的一个重要而又特殊的领域，其社会地位和社会责任也将有一个重要的发展和提高；随着档案情报资料的数字化、操作的电脑化、信息传递的网络化，科研档案工作内容、服务方式、服务手段都在发生着根本性的改变，科研档案工作人员的角色逐渐呈现出多元化的特点，从传统的档案信息资源的管理者、服务者逐步转变为网络信息资源的管理者、设计者、利用者和提供者。这种社会角色的改变对档案人力资源的素质提出了新的要求。

总之，科研档案管理是一门专业性较强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，科研档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好科研档案管理工作。

二、社科院科研档案工作者素质存在的主要问题

当前，社科院科研档案工作者现状不尽人意，不能满足新时期档案工作需要。

一是专业人员偏少。目前，社科院科研档案工作者的结构比较复杂，有相当一部分管理人员是从不同的渠道进入到档案管理工作领域里的。由于他们原来从事的职业多种多样，因而对档案管理专业方面的知识掌握程度深浅不一，受教育的程度有一定的差异，对档案管理方面专业知识领悟与接受的程度上也存在一定的差异，因而对涉及档案管理方面新知识的接受能力与接受程度也存在差异。这些差异的存在自然会影响其管理人员素质水平，从而也会影响到科研档案的整体服务水平和服务质量。

二是人员素质不高。科研档案不同于普通的档案，不仅涉及保密，还涉及专业知识；科研档案管理人员长期从事的是助人行为，而且职业技能要求又较高，不仅要具备丰富的科研相关知识与计算机基础，又要有较强的耐心、毅力和体力。目前，科研档案工作人员中专业者少，懂信息技术者少，精通某一学科知识者更是稀缺。很多档案工作人员，缺乏科研应用领域的专业技术知识，很多档案部门未能配备应用专业人员，致使科研档案工作只能停留在收集和保管上，而研编和深层次的文献二次加工却显得力不从心，无法满足科研人员的需求。

三是职业倦怠倾向。社科院科研档案工作者普遍存在“重保管、轻利用”，安状于现状，不愿意学习新的科学知识、管理不到位、处于被动状态，档案信息资源不能更好发挥其效益。科研档案管理人员应既懂专业领域的知识，又具备档案管理素质，但在实际工作中，与单位其他部门人员相比，又长期处于一种角色“边缘化”的窘境。一方面，科研档案从业人员在进修、培训、交流与个人发展等方面的机会不多，另一方面，领导关心支持档案管理工作的力度也不太大。长此以往，造成了很多科研档案从业人员自尊水平下降、个人成就感降低、无助感提升、人际关系淡泊等抑郁症状，由此表现出较强的职业倦怠倾向，对自己所担负的工作往往采取得过且过、敷衍了事的心态，缺乏责任意识和进取精神，从而影响了科研档案管理工作的成效。

三、提升社科院科研档案工作者素质的有效途径

社科院科研档案工作是一项专业性较强，业务要求较高的工作。从业人员的素质，直接影响到科研档案资源的开发和利用。要增强科研人员的档案意识，加强档案队伍建设，提高档案管理人员的思想素质与业务素质。

1、强化科研档案管理意识

由于历史原因，绝大多数从事科研档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，许多人对科研档案的知识了解不够，对科研档案是信息的认识程度不高，档案意识淡薄，以至于部分科研档案工作领导及档案管理人员思想重视不足。因此，社科院应将强化档案意识作为搞好科研档案工作的前提。就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。社科院应通过档案法规的学习与宣传，增强各级领导和广大科研人员的档案意识，使他们认识到：在科研活动中，材料的形成、积累、整理、归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。同时，管理人员要从观念上改变以往被动性的接受任务，变被动为主动，积极协助、指导研究人员做好科研材料的形成、积累和归档等工作，推动社科院科研档案管理工作的发展。

2、加强从业人员队伍建设

搞好科研档案管理工作的决定性因素是档案从业人员，因此，必须建设一支事业忠诚、业务精良、结构合理的档案工作队伍。队伍建设要着重从以下三个方面入手：一是在年龄结构、专业结构、业务水平等方面加强建设，促进科研档案管理专业性、层次性人才的培养，发挥整体效应。高素质的档案管理人员，是科研院所科研档案管理的主力。现在，很多社科院引进了档案学等相关专业人才，这样人才充实到科研院所档案管理人员队伍中有助于提高整个档案管理队伍的素质，使科研档案管理的工作更具专业化。二是尽可能满足档案从业人员的工作心理需求。需要是一个人产生行为动机的根本原因，是人的一种主要的个性心理倾向，恰当地满足档案人员合理的需要是避免职业倦怠、提高工作效率的一项重要措施。管理部门要积极为档案人员创造一个不断进取的氛围，通过不同形式不同层次的学习、培训、进修，不断提高科研档案人员业务能力和工作水平，以适应新形势下档案工作的要求。管理部门只有创造一切可以创造的机会与条件，培训档案管理人员，让他们业务精通，才能管理好本单位的科研档案。同时，也可以请相关的档案管理专家到社科院，针对现状提出整改意见，并对专职人员以及兼职人员进行培训。三是建立科学合理的管理和评价制度，如宽松和谐的工作环境，评奖评优，职务职称晋升等，使档案人员的劳动成果能得到社会的承认和应有的评价，以满足档案人员的成就感和自尊的需要，提升科研档案管理的工作水平。

3、提高管理人员综合素质

科研档案管理具有特定的工作对象和一套科学的收集、整理及鉴别挑选的原则和方法。从事社科院档案工作的人员，大都来自于其他专业，真正档案管理院校档案专业的毕业生微乎其微，绝大多数现有工作人员都需要补课，以提高档案管理方面和相关学科的知识。必须努力提高档案工作人员综合素质，刻苦钻研档案业务，既应掌握档案管理知识、档案法、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学、中外档案史、历史学、地理学、文书学、逻辑学、专门档案管理、经济学、法学、写作、网络知识、图书情报学、目录学、图书分类学等专业知识，还要掌握由此拓展的诸如行政管理、公共关系、财务管理、基建管理、企业管理等管理技能，以及与此相适应的技能包括书法、计算机技术等，熟练掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识。不仅要懂得社会科学知识，也要了解和掌握自然科学知识。不仅要提高科研管理工作人员的档案业务素质；还要培养科研管理工作人员爱岗敬业、开拓创新、服务管理、团结奉献的高尚意志和工作作风。

参考文献：

[1]吴建华.科技档案管理学[M].南京：南京大学出版社2002.

篇（4）

（二）知识管理和档案管理的管理目标十分接近。知识服务是在综合利用档案信息和其它显性与隐性知识的基础上，对档案信息的内容进行分析、综合与提炼，所形成的信息成果不仅改变了原生档案信息的形式特征，而且一定程度上改变了档案信息的内容特征。同时，知识管理在档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等各项基础工作环节中。都贯穿着社会需要和提供利用服务工作的要求，档案的利用服务工作直接体现了档案工作的目的和方向。知识管理的目标是为了沉淀本单位的最佳实践、促进知识共享、消除信息孤岛。在档案管理中，档案管理的目标是为组织的各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求。两者都是以组织内的知识共享为目标。

（三）档案的利用服务是整个档案业务工作环节的重要组成部分。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。同时，知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上，从建立数据库到建穴知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献

二、构建知识服务的档案管理模式探索

（一）构建支持知识服务的知识团队。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的全过程中，提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。由于档案服务工作的不断深化对工作人员素质提出了高要求，具备优良的业务素质是做好工作的根本。它包括广博的科学文化知识、较强的业务能力、丰富的实践经验等，工作人员的业务能力不仅体现在运用各种先进的处理技术方面，而且也体现在对文献内容的掌握、了解、引导用户利用上，能够运用多学科的基础知识，成为利用者利用文献的向导和顾问。在利用者服务工作中，不断提高个人的综合分析能力、研究能力、语言表达能力是十分重要的。信息化大潮的临近让信息的价值前所未有地凸显出来。信息时代需要的档案管理不仅仅局限于档案的分类、归档和管理，也要求档案信息能在更高的平台上为需要信息的人们创造价值。

（二）组织、建立社会组织的知识库。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义档案管理的根本目的：档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入组织的核心活动，为组织创造价值、实现效益最大化服务，为提升组织核心竞争力服务。同时，知识库并不是存储相对容易获得的文件、合同、单据或惯例的静态信息库，它的内容包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。随着我国档案信息化工作的推进，档案馆管理逐渐采用现代化的管理工具、技术和方法，为知识库的建立提供了良好基础设施。

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中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2013）06-237-01

面对新的形势，高校档案部门应该与时俱进，开拓进取，针对高校特点，围绕服务创新做文章，敢于突破那些与时展不相适应的工作观念和模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，努力为高校的发展提供我们的优质有效的服务，中国梦也是我们档案工作者的梦。为了更深入起见，本人从服务到创新谈点看法。

首先是服务要创新的条件。档案部门作为一个保密单位，长期处在一个比较封闭的状态，特别是高校档案部门与社会上的联系甚少，由此而形成了保守封闭、按部就班、因循守旧、消极被动的传统观念。尽管这些年有了不少改变，但仍不能适应时展要求。我们必须进一步解放思想，突破习惯性思维和经验思维，大力弘扬紧跟时代、开拓创新的精神，逐步树立改革意识、科技意识、竞争意识、用户意识、文化意识、效益意识、法律意识和开放意识，为创新服务打下坚实和良好的思想基础。

为更好的有效服务于高校中心工作，档案部门要进一步打破凭证评价，决策参考功能的局限，突出教育、交流、咨询功能，创新信息传播、中介服务、文化休闲功能，将单纯的保管贮存档案的场所逐步改造建设成集档案实体管理和信息加工的基地，档案科技研究和教育培训基地、档案开放利用基地为一体的新型机构。

其次，高校档案馆应该成为进行爱国、爱校教育和研究学习的重要阵地。高校档案馆是学校的历史宝库，可根据实际需要，利用馆藏和实践挖掘结合的办法建起校史室、荣誉室、教学及科研成果展览室等场所，使之成为学校师生和外来人员了解学校的一个窗口。还可以利用出版画册，编写史志，制作录音带、光盘、影视片等形式，开展纪念、宣传、教育活动。高校档案馆作为文献资料的汇集地，是信息交流的重要机构，要充分发挥其档案信息中心的作用，利用现代化技术手段，挖掘、整理和传递档案信息资源，把小文章做大，使“死”档案变“活”，为教学科研和社会服务。

随着高校的改革发展和社会的转型进步，要进一步改变档案资料门类单一、结构不合理的状况，档案收（征）集范围应该继续扩大，向教学研究第一线，甚至家庭和个人眼神，增加档案资料信息储存量，不断丰富馆藏。档案人员要熟悉学校工作系统，了解学校中心工作，眼见六路，耳听八方，一方面挖掘充实调整原有档案门类的内容，另一方面要注意根据实际情况，建立健全名人档案、特色档案、专业档案、信用档案和家庭档案等新的档案种类。档案服务内容的创新，还要注重在实现档案利用“物的传递”向“信息传递”转变的同时，也实现向“知识传递”的转变，并发挥档案部门专业管理、专业技术、专业人才、专业设施装备等方面的特有优势，提供多层次、多内容的服务。

再次，为了更好地体现服务的主动性、针对性、广泛性和开放性，应该实行“扩展服务”，切实转变服务方式。在实际操作中，从查阅式服务转向咨询式服务，从闭门等待服务转向超前推销服务，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质资料服务转向电子载体和纸质资料并用服务，从平面服务转向平面与网络空间相结合的立体服务，从专门提供利用转向利用、休闲一体化服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务。

当今社会科学技术发展日新月异，高校档案系统必须而且也有条件综合利用现代化信息技术，包括计算机技术、信息贮存技术、安全保护技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体技术，不断实现技术创新，逐步建立数字化档案馆，实现档案管理自动化、馆藏档案数字化、信息传递网络化、信息存储海量化、信息组织标准化和档案信息共享化。这里着重谈一下网络化问题。高校档案信息不能“藏在深闺人未知”，要积极进入校园网、局域网和互联网，建立档案信息网页，并不断对网面内容进行修改、完善、更新充实、从而更加迅速、便捷、大量并且安全地传播信息。

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（1）2020年，我中心新接收大中专毕业生及区属企业用工人员人事档案147份，对接收档案进行信息资料整理后归档、立卷，电子登记;办理档案转出108余份；为存档人提供档案查阅、复印、投档等服务320余次；为律师、考研生、公务员、事业单位、国企等存档人提供各类证明材料200余份；提供档案查询600余次。

（2）按照对离校未就业高校毕业生进行实名登记工作的要求，我们对户籍所在地离校未就业的高校毕业生进行实名登记。对教育部下发大学生人员名单及市人才机构录入大学生人员名单，进行电话信息核实，及时掌握就业情况，通过电话，现场登记等形式，2020年我区未就业高校大学生实名制登记535人次，就业率平均达到89%以上。依据登记毕业生的需求，为毕业生免费提供就业创业指导、推荐参加就业见习、创业培训等服务。

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1 档案收集和归档

1.1 档案的收集范围

档案收集范围是指反映本单位工作实际、具有查阅和利用价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中，任何人不得将形成的文件据为己有或者损毁。

1.2 档案收集的质量要求

为了便于保管和利用，档案人员应区别不同价值和年度，遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，按照相应质量标准收集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。

1.3 整理归档的时间要求

为了便于齐全、完整收集文件材料，应采用随时和集中等档案收集方法，保证排列有序，分类存放，有利于查找和利用工作的顺利开展。（1）党务、行政管理文件的整理归档应在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3个月内完成；（3）会计文件档案在暂由会计机构保管1年，整理归档应在次年3月底完成；（4）音像文件整理归档应在相关活动结束或之后3个月内完成；（5）电子文件的逻辑归档应实时完成，对应纸质文件的物理归档在要求时间内完成；（6）重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3个月内完成；（7）专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内及时完成。

2 档案整理和分类排列

2.1 整理档案

在坚持尊重和维护档案本质特性，保持文件档案间的联系，便于保管和利用的原则基础上，认真做好档案整理工作。

在文件档案归档前，档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作，也要监督和指导归档后的统一编目工作。一般情况下，办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件；财会部门整理归档会计类文件档案；相关科室整理其他类型的档案资料。

2.2 分类排列档案

一般采用“保管期限-年度”分类法排列文书档案；按照相应的标准、规范和办法，合理运用保管期限、年度、发文机构等分类方法排列其他门类和载体的档案资料。

应按照种类和载体类型的不同，分别排列档案；按照相应的分类方法排列相同种类和载体的档案资料。

3 档案基本编目和保管

3.1 档案基本编目

档案基本编目主要包括案卷封面项目、案卷脊背项目以及档案盒封面和盒脊项目，要填写齐全相应项目。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、“管期限、件（页数）、档号等组成了案卷封面项目，全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目，全宗名称、全宗号、年度、保管期限、起止件号（室）、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。

用“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制以卷为单位的纸质文书档案档号，用“全宗号-年度-保管期限-件号”的方式编制以件为单位的纸质文书档案档号，用“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制科技档案档号，按照相关规定编制其他类型档案资料的档号。要完整齐全规范填写卷内目录、案卷目录、归档文件目录，要按照《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定编制机读目录。

3.2 档案保管

档案保管应严格遵守“集中统一管理”的基本原则。档案人员应对档案进行科学管理，档案库房内非工作人员不得入内。要建立适宜档案安全保管保护的相应库房和柜架，容积要符合远期发展需要，配备“八防”设备并按照规定进行定期和不定期的维护、演练使用和检查，并做好记录。要整齐排放档案柜架，档案排列入柜要按照规范进行，并设置有指引标识。

要保持库房清洁卫生，微小气候适宜，室内不得摆放非档案物品。要调控库房温度在14℃～4℃、相对湿度在45%～60%之间，监测温度、湿度频次在每周4次以上。

4 档案鉴定销毁和统计移交

4.1 档案鉴定销毁

档案管理人员要对档案内容的现实和历史作用进行正确分析和鉴别，对档案的保存价值进行准确认定。这要求单位应成立档案鉴定销毁工作领导机构，并负责完成此项工作。按照职责要求，档案管理人员必须参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴定销毁工作。

要根据各门类、载体档案的保管期限和归档与不归档范围等规定，鉴定档案的保存价值。鉴定人员要逐卷逐件分析、研究案卷，完成档案鉴定工作，根据相关规定写出鉴定销毁意见和报告，审查工作由鉴定销毁工作领导机构成员完成。对于审查符合销毁的档案应填写销毁清册，销毁在主管领导批准后进行。必须在2人以上在清册上签字并现场监督销毁档案，同时在清册上详细记录销毁的时间、地点和方法，对存在的问题及时纠正。

4.2 档案统计和移交

要及时准确记录档案资料的各种统计台帐，对室藏档案资料情况要及时进行统计，准确记录其数量变动情况，真正做到数据准确、真实，帐实相符，不得出现错误。档案行政管理部门要求报送的档案工作报表腰按照要求在规定的时限内完成。调离工作岗位的档案人员必须按照规定办理移交手续，交接双方应清点核对移交目录，将出现的问题准确记录在交接清单上并签字盖章，并查明原因、分清责任、及时处理，顺利完成工作交接工作。

5 档案保密和利用

5.1 档案保密

为确保档案安全，档案管理和利用人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等有关规定，不得泄露涉密档案内容。要严格按照档案利用制度完成档案的查（借）阅和摘抄、复印工作，为杜绝失泄密现象的发生，档案资料不得擅自外借或带出档案室，不得擅自帮助他人复制和摘抄档案。档案利用者应严格遵守保密制度，档案库房未经许可不得擅自进入，无关的档案资料不得查阅。要及时处理档案保密检查过程中发现的不安全因素，及时追查责任，严肃处理遗失和失泄密事件并采取补救措施。

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档案的收集和整理是很大的工作量，档案工作者需要做大量繁琐的工作，如必须要建立档案材料的收集归档制度、索取制度、检查催要制度、收集登记制度等，要向建档单位收集归档的范围和要求等。档案整理是耗时最多、最劳累的工作。档案工作者必须按照有关规定和要求，将每份收集起来并经过鉴别的档案进行分类、排序、编号，登记目录，技术加工，书写卷名和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

随着社会经济和信息技术的不断发展，为跟上时代的步伐，科学地管理档案，档案室响应号召，积极地开发档案管理软件，以将纸质的库存档案输入计算机。将上万份的档案手动输入计算机，需要档案工作者有极强的责任心。此外，细心、耐心也是必不可少的，因为档案问题关系重大，容不得一点马虎。没有吃苦耐劳，乐于奉献的精神，怎么能做好档案管理工作呢？

二、档案工作者要了解档案与相关事物的关系

（一）档案与信息

信息既不是物质，又不是能量，而档案由档案载体和档案信息构成，因此，档案是物质。档案中包含着信息，是重要的信息资源。还有一点应该注意，就是档案信息绝不仅仅指档案文字或图纸、数据等形成者主观所要表达的信息，还包括档案载体信息和信息元素排列的结构信息。通过某一个朝代纸质档案可以获得该朝代的造纸技术信息，如清代文书书写的抬头制度和避讳制度所反映出来的封建文化等信息，同样题材的画稿给人们的美感不同等，这些信息也都包含于档案之中。

（二）对于档案与文件（文书）

我国传统的观点认为，文件没有归档以前称之为文件，归档以后称之为档案，并且认为，从文件转化为档案要具备三个基本条件：（1）文件必须完成文书处理程序；（2）文件必须具有档案价值；（3）文件必须经过整理，使文件之间的有机联系得以构建。

西方的文件生命周期理论认为，文件和档案同为一个本体，不具有本质的区别。文件从形成保存于本机关到文件中心，再到档案馆是文件整体生命的不同阶段，尽管在不同的阶段，其价值、结构、保管地点以及管理行为都有所差别，但是更应着眼于文件本体没有改变。所以从这个角度来说，文件和档案的关系只是“萝卜和一筐萝卜”的关系。

（三）档案与图书

档案与图书都是文献的下位类概念，其区别在于：

1.社会功能。档案与图书的社会功能不同。图书主要的社会功能是人类知识的交流，记录历史和再现历史是第二位的；而档案主要是为了记录历史和再现历史，知识的传递和交流是第二位的。

2.档案直接形成于档案（文件）内容记述的社会活动之中，具有原始记录性，而图书不是。

3.凭证价值是档案的本质价值，而图书主要是参考价值。

（四）档案与情报

按照严怡民先生的观点，被人类破解的信息就是知识，能够使利用者的知识结构发生变化的那一部分知识才是情报。所以，信息、知识和情报属于一个家族，都不是物质，这是与档案的主要区别。但是根据我们前面对档案的讨论，档案中不但包含着信息，也包含着知识和情报。

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档案信息化管理，是指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目标。

2 实现档案管理服务创新的思路

2.1更新服务理念。在现代管理中，思想观念是否适应现代化至关重要。传统的档案管理在对待为企业服务、为社区服务、为“三农”服务方面没有主动去思考、去联系、去实践，而是等着别人找上门，或者是上级下的硬任务。这种不积极、不主动的做法，已经不适应提倡信息化高速度、高质量的信息服务要求，势必造成公众对档案工作的遗憾及不满。要利用信息技术实现档案管理服务创新，管理人员首先要有适应现代社会发展需要的创新思想，要跟上时展，防止思维定式，克服一切按习惯做事、经验来想事、处世的思想，勇于接受新思想、新技术、新方法。在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往传统的服务思想，开拓新思路。

2.2改革服务机制化的要求是能提供快速、高效的信息服务。这就要求档案管理部门必须改变传统的手工检索和传阅信息的服务机制，围绕电子信息化的管理来建立新的服务机制。而这个机制的建立，必须以提高信息化服务效率为中心。

2.2.1建立以人为本的用人机制。信息化背景下的档案信息服务，要将档案工作人员视为最有价值和最富有竞争力的资本，以“双赢”即档案馆、室与员工的共同发展为中心，努力为员工创造良好的工作环境和生活条件。管理者应在档案馆内的各项工作中体现爱才之心、容才之量、举才之德、护才之魄、用才之道。对人员的管理不应再是以使用为中心，而应加强对人员的培训，注重他们的知新，不断提高综合素质。也只有这样，才能保证信息服务的高质量。

2.2.2推行“优胜劣汰”的竞争制度。信息化管理要引入竞争机制，改档案馆管理干部的任命制为聘用制，改档案员工的用工单项选择为双向选择，从而废除领导干部的职务终身制和员工的职称终身制，实行优胜劣汰。

形成能者上、平者让、庸者下的有效竞争机制，激励档案领导干部和职工刻苦钻研学习，不仅要提高业务能力，也要数量掌握信息网络技术，成为“通用型”和“复合型”人才。

2.2.3实行全员目标管理。在信息时代，要提供高效率的信息服务，档案部门必须改革自身的管理，要以信息化服务为中心，按功能设置档案管理组织机构，确定工作目标、工作范围、工作标准，分解到岗、到人。实行岗位责任制，做到以岗定责，以责立权、以权定利，并严格检查考核，落到实处。从而形成上下各司.其职，各负其责，各得其利的格局。达到工效挂钩，多劳多得，充分调动档案人员的积极性、主动性和创造性。

2.2.4创新服务手段。信息化的建设为我们的档案信息服务创新提供了基础。计算机在档案管理信息化过程中处于主导地位，其信息存储量大，信息检索迅速、准确，尤其是其网络化功能，使计算机在整理、检索、开发利用等方面发挥了异乎寻常的作用，可使收集、归档、管理一体化，还可使全省乃至全国档案、信息资源共享（不公开的档案资料除外），有效提高档案的使用效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，而且加快了档案归档进度和服务效率，并能确保档案的完整性、准确性，避免了人为在档案整理、服务过程中造成的失误。

（1）建立信息资源数据库，方便信息检索 这是信息化的基础工作，数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。

（2）通过区域联网，服务更多部门。如档案部门之间、档案部门与教育部门、政府机关等相关单位进行区域联网，建立独立的局域网络，实现电子文件信息资源共享。通过这样的联网，能使档案部门的信息资源服务于更多单位，并且满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。

（3）建立档案部门网站，提供公开信息服务。档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息服务。将部分档案信息以网页的形式到互联网上，为社会各单位提供信息服务，从而使得互联网上的任何用户都在任何时间、地点都可以通过访问网站来获取自己所需要的信息，这就是互联网的优势。网站信息也是档案信息服务最普遍、应用最为广泛的服务形式，这种形式的有点是服务面积广，信息交流快，其缺点是对于一些限制性或保密性地信息不能公开，无法满足部分部门的特定需求。

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1、上半年，共收集档案1512卷，整理档案2244卷。

2、对全市63家单位及在建市政工程进行业务指导275次，发放《工程竣工资料讲座》、《竣工资料目录一览表》100多册，对市区范围内的报建及在建工程的业务指导率达100%。

3、严格档案的行政执法，下发《限期整改通知》18份，《行政处罚听证告知书》3份，草拟处罚决定书1份，对不及时移交档案的单位查处率在90%以上，收取档案服务费55万元，其中通过执法收取的服务费为5.24万元。

4、半年来，接待查阅利用档案100多人次，复印资料3500多页，给相关单位产生可测经济效益150多万元。

5、及时跟踪拍摄了我市重大建设活动，对市区范围的重点工程和市政基础设施工程定期进行了现场拍摄，拍摄素材达360多分钟，建立了重点工程声像档案资料。

6、完成档案目录录入微机1233卷，改柜号5640卷。

7、档案库房“九防”管理，落实到了责任人，每日进行温湿度记录，定期对库房的设施进行维护和检修，保证了档案的安全。

8、对城建档案馆网页进行了全面改版、升级。并保证了及时更新。

二、采取的主要工作措施

一是积极协调各职能部门的关系。我们与局报建科和市质安站加强联系，加强感情交流，及时了解报建情况和工程备案情况。在局联动机制下，局报建科和市质安站在工程报建和工程备案两个环节上为我们把关，保证了受监工程档案入库率达100%。为抓好市政工程档案收集，我们与城建投和各项目部保持密切联系，以宣讲档案重要性、加强业务指导、上门帮助整理档案、签订档案代管协议等办法争取支持和帮助。现在，我们已争取市城建投在市政工程档案移交方面为我们把关，做到了所有城建投投资的工程，必须将档案移交我馆，由我馆在工程验收表上签字盖章后，才给予结算，保证了由城建投投资的市政工程的档案移交率达100%。

二是严格实行目标管理考核。首先，我们按照年初制订的工作计划，将各项工作任务落实到人到天，细化岗位职责和各岗位每天、每月工作任务，制定了**年目标管理考核细则；其后我们对每个人的工作按月进行验收，按照细则规定分工作完成情况、工作纪律、工作态度、廉政情况四个方面进行考评，奖罚兑现，极大地调动了干职工的积极性。:

三是狠抓了工作作风。一方面抓了制度建设，我们将服务承诺、《限时办结制》、《一次性告知制度》、《责任追究制》等制度张挂上墙，将提高工作作风、改善服务态度的要求制度化、长期化；另一方面加强了服务意识的培养，提出了接待来访要做到“四个一”，即一张笑脸相迎、一杯清茶解渴、一张凳子请坐、一系话语解疑；解决问题要做到“三心”，即诚心、耐心、细心的服务要求。再者是把对违反了有关工作作风制度的行为进行处罚的规定写入了考核细则，保证了制度的落实。

四是实行了科学民主决策。不搞“一言堂”，重大决策前做深入细致的调查研究，充分听取群众意见，很好地发挥了集体智慧，比喻目标考核细则的制订，我们先由班子成员议出初稿，再将其印发每个干职工，先后召开了三次全馆会议听取大家的意见，多次修改才最后定稿，这样的定稿就比较科学，考核细则成了我馆抓好工作的一大有力工具。

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随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理领域。因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。

一、档案信息化管理的重要性

改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种困境，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此，档案信息有其独特优势，可以发挥重要作用，档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作各个环节现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平，加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。

二、提高档案的标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提升。特别是基层的档案馆（室），目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分发挥。它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一项系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

三、提高系统的整体水平

根据系统论思想和集体化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是提高系统的整体水平，只有少数先进节点是不可能组成先进系统的。

四、重点抓好数据库建设，以提高档案管理成效

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学地管理和方便地使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。

五、重视人才管理，推进档案信息自动化

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培养其事业心和奉献精神；有计划地组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长、流动规律，以形成最佳人才结构，这些方面都需要给予重视。

六、客观务实地改进档案管理

档案信息自动化系统的管理体制要使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集体统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是，自建系统，造成信息分割和资源浪费。

七、完善档案信息化标准体系

完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。为此应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准，做到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、基建档案的设计、底图、工程档案、人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展。

八、档案信息服务要网络化管理

网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态，将工程档案与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体，连成一片，形成包含各种信息资源在内的“公司信息资源系统”，实现所谓的“信息资源共享”。

九、加强安全防范，采用先进的信息安全技术

实践证明，无论是信息系统的安全还是信息资源的安全，技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度，电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发现。因此，电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。