档案应急管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案应急管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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福建LNG(Liquefied Naturai Gas，液化天然气)站线项目是国家推进能源多样化而从国外引进的大型液化天然气项目，包括接收站终端、码头和输气干线3个部分，参建的施工单位、监理单位、检测单位多达30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、厦门和漳州5个地市，工程历时5年。福建LN G站线项目平均每年受到5个台风的影响，开展台风应急管理工作，建立项目档案的台风应急预案，明确应急管理流程，及时总结应急管理经验，发现规律，不断完善应急管理体制，对避免和减少台风对项目档案的危害，确保项目档案齐全、完整和安全，具有积极的意义。

台风应急管理准备

1　组织台风及防台知识的专项培训

公司邀请大学教授对所有员工及参建单位做台风及防台知识讲座，学习有关台风的定义、强度等级、警报信号、风速、形成、台风的生命史、路径分析与预测、台风应急防范等知识，公司档案室要求所有参建单位的文档员都得参加培训学习。也邀请了政府档案保管专家讲授档案安全管理规范、管理要求并进行现场指导，使台风应急管理与档案安全管理要求相结合，为项目档案的台风应急管理提供必要的专业知识。

2　与公司HSE部门、当地档案机关沟通交流

为做好福建LNG项目建设期间的台风应急管理工作，结合国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》，公司档案室积极与HSE部门、当地档案机关进行沟通台风应急管理程序，建立与公司HSE(健康、安全、环境三位一体管理体系)部门和当地档案机关对接的台风应急预案，形成统一指挥、统一领导的应急处理体系。

3　制定、完善防台风应急预案

在与公司HSE部门、当地政府档案机关充分沟通的情况下，结合项目实际情况，参照公司应急救援总预案及当地档案机关的防台风工作预案，遵循公司应急管理理念和管理要求，充分借鉴和吸收国内外的台风应急管理经验，制定并逐步完善项目档案台风应急预案。

(1)应急方针

根据公司应急委员会的防台风方针，公司档案室贯彻了“安全第一、预防为主”、“十防九空也要防”、“宁可防而不来、不可来而无防”的防台风应急方钆预防为主，防救结合，常备不解。

(2)应急原则

以人为本原则，以落实实践科学发展观为准绳，把保障人的生命安全作为首要任务，台风应急时应最大限度地避免或减少人员伤害。充分利用公司，当地档案机关及周边社会现有资源的原则，福建LNG应急办公室由HSE和总调度成员组成，应利用公司应急办公室的台风信息和应急保卫小组行动。发生重大紧急情况时，可充分请求台风发生地档案机关和其他社会力量现有的资源救援。快速、实用、有效原则，发生台风灾害，立即启动应急程序，以实用、有效的方法迅速处置应急事件。持续改进原则，应急管理在不断的演练和实践中提升，达到提高总体管理水平的目的。

(3)应急预案组成

一是总预案，包括应对台风紧急情况的管理政策、预案的目标、应急组织和责任等内容。总预案是纲领性的，主要明确应急的原则、职责和总体目标，具体的内容由其他文件详细说明。二是程序文件，程序文件说明某个具体行动的目的和范围。程序文件的内容十分具体，包括该做什么、由谁去做、什么时间和什么地点等。程序文件的目的是指导较为复杂的应急行动，使某些应急行动程序化和标准化，确保应急人员在执行应急任务时不会产生误解和误操作。三是指导说明书，说明书要介绍具体的行动细节，应急行动细节的内容往往是供应急行动人员使用，尤其是只涉及少数应急人员的具体工作时，相应的文件应在指导说明书中详细描述。四是应急行动记录，包括应急行动时的相关记录，如指挥与行动记录、现场监测数据记录、应急演习与培训记录、档案损失记录等。这些记录是应急预案必要的组成部分，是改善应急行动与预案的基础，也可能是追究法律责任的依据。

台风应急管理的组织机构

在公司应急委员会的统一领导下，公司档案室负责牵头项目档案的台风应急预案演练和运行工作。项目档案台风应急管理的组织结构如下：

项目档案应急管理受公司应急委员会统一指挥，公司档案室、各部门文档员及各参建单位文档员分级负责实施项目档案应急工作。

1　公司应急委员会职责

应急委员会职责主要包括重大事项决策，应急行动的统一指挥，向上级报告情况，批准并台风应急处理及应急准备和响应控制程序，批准并台风应急预案，组织台风应急演练，负责落实应急资金，满足应急工作及应急演练的需要，负责应急体系的管理评审，并对有关人员和单位进行嘉奖或处罚。

2　应急办公室职责

应急办公室主要职责包括收集台风的预报信息并及时向应急委员会报告；接收现场的报警信息并记录，及时向应急委员会报告；当应急委员会主任宣布应急预案启动后，立即通知应急委员会成员到达应急岗位；负责策划应急演练，组织培训工作；负责应急行动、培训及演练记录的收集并存档；负责监督检查各应急组织的应急准备工作情况，并向应急委员会报告等。

3　应急保卫小组职责

应急保卫小组主要职责包括应急状态下实施对区域的治安保卫；执行应急委员会的应急指令；组织人员或档案财产的疏散或应急撤离；事故现场的救援行动；事故现场的环境保护；参与应急响应技术培训和演练；完成应急委员会交给的其他任务。

4　公司档案室职责

公司档案室职责包括负责编制档案的台风应急预案、应急管理程序、档案应

急说明书；向各参建单位文档员转发应急信息；负责实施档案库房应急管理；负责检查各文件场所安全措施落实情况；对灾后现场情况进行评估并向应急办公室报告；发生重大损失时，经应急委员会批准，召集档案界专家统一补救方案并监督实施等。

5　文档员职责

文档员主要职责包括实施具体的应急行动；应急解除后应立即向档案室汇报档案受灾情况；按应急说明书要求及档案室或档案专家的指导采取即时补救等。

台风应急管理程序

自2003到2009年，福建LNG站线项目台风应急预案成功运行了24次，项目档案没有遭受损失。福建LNG台风应急管理程序如下：

1　跟踪并及时通知台风信息

每年五月份开始有台风时，根据公司应急办公室提供的台风信息，公司档案室跟踪台风实时情况，并及时向所有参建单位文档员传达台风情况，直到台风结束为止。

2　应急启动

台风48小时内可能影响项目部所在地时，根据公司应急委员会宣布的台风应急启动，公司档案室及时将应急启动通知传达给各参建单位文档员，各参建单位文档员按规定时间间隔进行报告项目档案安全隋况，直到防台风工作结束。

3　应急准备

台风24小时可能影响项目部所在地，平均风力达6～7级时，根据公司应急委员会下发的台风应急准备行动，公司档案室及时将通知传达给各参建单位文档员，并组织下列工作：

(1)确认台风位置

防台风的关键是如何确定与台风的安全距离。根据公司应急办公室提供的信息，公司档案室及时将台风位置传达给各文档员。

(2)安全检查

台风来临之前，公司档案室组织监理对各承包商进行台风应急专项安全检查，对保管不足地方立即整改，严堵漏洞，做好项目文件的防水防潮工作。

(3)定期台风书面简报

从应急启动开始直到台风结束，参建单位文档员向公司档案室汇报档案现场损失情况，公司档案室向公司应急办公室做档案专题汇总。

4　应急撤离

台风12小时内可能影响项目所在地，平均风力可达10级以上时，根据应急委员会的应急撤离指令，各项目档案保管场所应拔掉所有电器插头，关好门窗，所有文档员及项目文件应撤离到安全地方。

篇（2）

调整我局档案工作领导组，进一步加强对档案工作的领导。下设办公室，全面负责档案业务管理和建设工作。建立和健全档案管理的各项工作制度。

二、加强档案业务学习，提高档案人员的自身业务素质和管理水平

首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识；尤其是档案人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强依法治档的意识，提高自身业务素质和管理水平。

三、狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化

篇（3）

中图分类号：G271 文献标识码：A

原标题：高校档案应急管理体系研究

收录日期：2013年5月30日

突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。

一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战

1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。

2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。

3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。

二、高校档案应急管理应对策略

1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。

2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。

3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。

5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。

篇（4）

任何档案在管理中都存在潜在的危机因素，而高校档案管理中存在的危机因素则更突出。

1、从原因分析，高校档案危机可分为自然因素和人为因素的危机两类。自然因素危机是由于人力不可抗拒或难以支配和操纵的各类自然灾害所引发造成的，如高温高湿、地震、台风、水涝、火灾、虫害等；人为因素危机包含管理技术水平、手段落后，高校档案管理人员业务操作不当，档案的形成、归档、鉴定、保管等工作不规范以及档案遭到盗窃或破坏，高校档案管理软件维护性差、软件质量不过关等引起的档案危机。目前高校档案主要以纸质档案为主，更容易受自然和人为因素的影响出现危机。

2、从档构成分析，高校档案危机可分为档案实体安全危机和信息安全危机。档案实体安全危机即档案载体的危机，包括档案本身存在如纸张、光盘、磁带的老化问题；由于保管不当造成，如光线强烈、高湿、高温等。档案信息安全危机包括档案的数字化信息安全隐患，以及所有档案的信息安全隐患。当档案信息与载体结合为一体时，载体的安全决定着信息的安全，载体的损坏也相应使信息内容丢失，如纸张褪色、磁带断裂、照片受霉菌的侵害等；当档案信息与载体分离时，档案信息易被修改、盗窃或损毁，面临着信息真实性、完整性、凭证性、保密性等危机。

作为高校管理的重要组成部分的档案工作，信息化建设势在必然。否则，在电子档案迅速崛起的情况下，人工管理为主的高校档案遇到的管理技术危机会更突出，在诸多环节都存在危机因素以至于影响到自身的存在。

3、从工作流程分析，高校档案危机可分为在收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁中的危机。由于高校档案管理人员业务水平良莠不齐，收集不齐全、保管不到位、在利用过程增加了对档案的损害、没有按文件价值进行鉴定等现象，造成了高校档案管理质量不高、档案容易受损等危机。

二、高校档案危机的表现和成因分析

1、经费投入不足。随着数字化档案建设步伐的加快，高校档案管理各项软硬件设施急需得到改善，目前档案管理配备的设施、预算经费已不能满足数字档案建设的需要。档案信息资源化建设、数字化建设经费难以得到切实有效的保障，造成档案管理硬件设施相对落后，难以进行更深层次档案信息编研和服务创新，导致档案工作危机频发。

例如，档案室建设方面。档案室是保管高校所有档案的场所，是所有党群行政档案、人事档案、教学档案、科研档案等各类档案的安身之处。由于高校经费投入不足，导致档案室建设滞后、基础设施落后，是档案实体保管中的重要危机。

2、档案管理方式落后。随着计算机技术在学校各项工作中的广泛应用，虽然一些高校档案部门配置了现代化管理设备，但多数高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不高。

首先是立卷程序和方法仍采用传统方法，即根据文件的主要特征或文件的类型进行区分和初步组合，然后调整、排列并编号，编制案卷封面并装封，最后编制案卷目录。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式，导致利用上的重重困难。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，这种传统的档案管理手段、方式已愈来愈滞后于高校工作的发展需要，难以适应信息化的要求。这种落后的管理方式必将影响档案信息的利用。

其次，结构不合理、门类单一，缺乏特色馆藏。馆藏档案是开展档案利用服务的物质基础，没有馆藏，档案服务是无水之源、无本之木。受传统档案管理意识的影响，档案收集的主动意识淡薄，馆藏档案资源量不足。同时衡量馆藏建设的标准也以档案数量和排架长度来衡量，许多学校只重视收集的数量，轻视收集的质量。大多数学校注重党群类、行政类、教学、科研类等常规档案的收集，而对特色档案、重点档案、具有典型性、代表性的档案收集较少。再次，档案资源开发编研不合理，档案信息的加工、编研缺乏统一的标准，不能形成完善的档案信息资源体系，有些开发编研产品不利于用户检索、利用。

3、现代信息数字化发展缓慢。随着信息技术的发展，高校档案工作的模式发生了根本性变化，档案工作领域不断拓宽，各大高校相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数高校档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快；档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划；馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准；电子文件存储还存在较大的安全隐患；有些高校档案信息网页设置花哨而不实用，栏目设置不能完全体现用户的需求，不合理现象仍然存在。

信息化时代对档案管理者的综合素质提出了更高的要求，而高素质的档案工作人员和完善的操作规则是档案管理现代化健康发展的重要保证。但是，目前高校档案管理人员普遍缺乏现代技术，综合素质较低，既懂计算机技术、网络技术又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。这极大地制约了高校档案现代化进程。但受传统用人体制的制约，档案工作人才缺乏竞争，既懂档案管理又熟悉计算机操作管理的复合型人才难以吸引进来，致使档案部门人员老面孔，观念落后，技术缺乏，面对当前飞速发展的社会科技有被淘汰的危险。

三、应对高校档案管理危机策略

1、建立完善的服务危机管理法规制度。完备的档案危机管理法规是做好档案危机管理的关键。一套完善的档案服务危机管理法规是采取有力措施减少或规避服务危机的发生的制度保障。在档案馆各项规章制度建设中应加入专门的档案服务危机管理预防制度、危机反应和弥补制度等，使服务危机管理有制度保证，增强服务危机管理能力。在档案馆日常工作中，要对服务过程中存在的潜在危机因子进行分析和预测，分析档案资料、分析馆员、装备等，并落实到服务危机管理制度和运行机制中，编制防范预案，优化服务流程、有效控制，使服务危机管理科学化、法制化，预防危机的发生。

2、提高领导档案意识。学校各部门领导要有档案创新与危机意识，强化高校档案危机意识和高校档案信息系统的安全管理，实行高校档案安全领导负责制，成立高校档案安全工作领导小组，形成严密的医院档案安全工作网络，将高校档案安全工作落到实处。

篇（5）

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、当前农机安全监理中存在的问题

1.当前许多地方在农机安全监理中存在宣传教育工作不到位的现象，未能解决实际问题，存在着“三差一低”现象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山区运输，作业环境和道路条件差，而“一低”则主要指农民机手的文化水平较低，缺乏一定的安全意识和维修知识，驾驶技术与应急措施等能力都比较低。且许多地区的 管理资源与交警并未实现共享，容易导致交警的违纠处罚难以落实到位，而驾驶人员则无处交纳罚款，造成了很大的安全隐患。

2.当前许多地方在农机安全监理中还存在着没有严格规范的农机安全监理档案管理制度的问题，未能明确岗位之间的不同职责并将其落实到位，且许多地区的数据资源较为匮乏，导致农机安全监理工作面临很大的挑战，农机安全监理档案管理的规范化程度不高，且缺乏科学化。

3.当前许多地区的领导还未能够意识到档案管理工作对于农机安全监管的重要性，农机电子档案管理人员的管理意识淡薄，未经过相关的业务培训，不了解电子档案工作的工作流程，缺乏一定的专业知识，也缺乏责任心，导致了农业机械档案管理的混乱，容易出现借出的档案不能及时归档或档案丢失的现象。

4.当前许多地区在农机安全监理的过程中存在着电子档案管理系统不完备、没有较为完善的农机统计信息网络系统，对电子档案管理的重要性认识不足，缺乏高素质的农机档案管理人员，致使档案管理的效率低下，农机信息更新不及时，使得农机档案信息难以充分发挥其为农机人事工作以及经济建设服务的作用。

二、加强农机电子档案管理的措施及其意义

1.加强农机电子档案管理的措施

1.1加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，例如，电脑、照相机、打印机和复印件等办公所需要的电子设备，促进农机安全监理硬件设施和软件的提档与升级，做好安全监理的防盗、防水、防火以及防蛀工作，在档案室内随时备好灭火器以及防虫剂等档案管理所需的用品，做好农机监理档案的安全工作。

1.2应当注意有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化。随着信息技术的飞速发展，计算机技术被越来越广泛地应用于社会生活的各个领域，利用电子档案管理系统进行农机安全监管，已经成为当前做好农机安全监理的必然要求，档案管理正在由传统的纸质管理向纸质管理与电子档案管理相结合转变。电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，有效降低了档案管理人员的工作强度和工作难度，与纸质档案相比，它不仅具有快捷、准确、方便的特点，还可以实现数据格式与纸质档案一并保存，且有效防止了档案内容被篡改，有利于促进农机安全监管档案管理水平的提高。

1.3应当注意提高农机安全监理档案管理工作人员的素质。农机安全监理档案管理工作人员的素质低下是当前农机安全监理中存在的主要问题之一，因此，提高档案管理工作人员的道德素质与管理水平是加强农机电子档案管理的重要措施之一。农机安全监理档案人员应当具有较高的政治素养，高度的责任感、认真的工作态度、良好的职业道德以及过硬的专业知识，要具有较高的工作热情、不断学习的观念以及积极的创新意识，还需掌握较好的现代化技术，能够熟练地使用计算机技术进行相关操作。为了提高员工的素质，农机安全管理部门可以对相关工作人员进行知识与技术培训，大力开展有关于农机安全监理的宣传活动，提高员工对于农机安全监理档案管理工作重要性的认识。

2.加强农机电子档案管理的意义

2.1利用电子档案管理系统进行农机安全监理，加强农机电子档案管理，创新了农机档案管理的管理模式，突出了电子档案信息量大、易于保存、资源共享以及查找方便等优势，实现了信息技术与农机安全监理的有机结合，实现了数据的整合，促进了农机档案管理水平的提高。

2.2加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，此外，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监管的效率和质量，促进了农机安全监管的科学化、规范化和标准化。

2.3加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，有利于档案信息资源充分利用，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其利用工作的规范化和标准化，有利于农机安全监管的科学与规范和档案信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业的快速发展。

结语

当前在农机安全监理中还存在着管理部门重视不够、农机安全监理档案管理人员的素质较差、农机安全监理档案管理制度不完善以及电子档案管理系统不完备等问题，给农机安全监管工作造成了很大的阻碍。因此，我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理、有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。

参考文献

篇（6）

“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是榱颂岣咝率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。

现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。

二、党政机关档案管理的意义及存在问题

党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。

（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。

（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。

（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。

三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用

（一）整理――有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。

（二）整顿――科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。

（三）清扫――清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。

（四）清洁――建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。

（五）安全――高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。

（六）素养――养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。

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我们通过调查得知，广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种：

第一种：刻一个“档号章”(章的式样如下)，先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。这种办法相对简单，但也存在两个问题：一是采用手工填写，如果档案工作人员的书写不规范，那么填写的档号有时难以辨别，且一旦写错，需要对档号进行涂改，会造成档案污损；二是手工填写，档号制作的效率比较低。

第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”的结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字(或英文字符)，需要一个什么样的档号，先将数字(字符)手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。这种办法省去了手工填写模糊或污损档案的不足，但是也有两个问题：一是每盖一次，都要手工调一次，效率明显不高；二是这种印章采用加墨的办法，如果墨加得不均匀，就会造成有的地方墨太浓，字迹湮没成一片，有的地方没有墨，字迹不清。

第三种：有的单位先用Excel报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。这种做法编好的档号相对美观，但明显复杂，效率不高。

条形码技术是在计算机应用中产生和发展起来的一种自动识别技术。条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。它是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的一个自动识别系统。我国于1991年加入了国际编码组织EAN协会。近年来条型码技术在部分行业如邮电、银行、超市连锁店、图书馆、交通运输及各大企事业单位得到了完善并广泛使用。利用条形码技术也可以编制档案档号，但需要解决一些问题。

用条型码编制高校档案档号存在的问题：

一是要选择合适条型码制作软件和条型码打印机。要使用条型码来编制高校档案档号，条型码制作软件和条型码打印机必须要具备处理数据库的功能。这是因为高校档案与档号是一一对应的关系，一个档号只对应一份文件，而一份文件也只有一个档号。如果我们的条型码制作软件和条型码打印机不具备处理数据库的功能，那么我们的档号制作效率仍然会较低，而且造成的不便会影响到该技术的使用。

二是具体从档案管理系统中提取档号这一个组合数据字段的公式的技巧。高校档案档号在不同管理系统中都不是一个独立的字段，而是由[年度]、[分类号]、[保管期限]、[件号]4个字段组成，而且每个字段之间还有一个“一”连接符。如果不能将这个字段用一个数据公式组合起来，那么用条型码编制档号，仍是一件低效率的事情。

上面这两个问题，尤其是第二个问题是阻碍高校档案档号条型码编制的难题。第一个问题目前已经得到普遍解决，现在新出的大部分打印机和条型码制作软件已经具备处理数据库功能。解决第二个问题就成了用条型码来编制高校档案的档号的关键。下面我们以飞狐灵通档案管理系统为例来阐述我们对该技术的应用。

第一步，建立档号组合字段。打开飞狐灵通档案管理系统，在菜单栏中进入“系统管理员工具”，选择“数据公式”进入以下页面：

在左上角的空白框内输入“档号”，并在右上角空白框内输入公式“[年度]&‘-’&[分类号]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件号]”，如图：

单击右边的“测试”键，弹出下面的对话框：

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2 在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档

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2农村经济经营管理档案工作存在的问题

由于现实种种原因，农村经营管理档案工作还处于混乱状态，农经工作资料还有不重视、甚至少数人不当回事的现象。

2.1对农经工作档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员、尤其是一部分老农经人员有不重视农经工作档案资料的惯性心理。甚至有部分农扣部门的领导、干部对档案工作的认识存在误区，一个认识误区是：认为这些资料‘我’要用的，如果‘你’拿去存档了，‘我’要用就不方便，用起来去查档案好麻烦的！认为档案就是保管着就行，自己是领导、是干部就放在自己柜子里，要用时拿出来用一下，过后又自己锁着。要么随便整理一下就可以了，自己认为不要丢失，不要泄密就行了。这种想法和做法使得应该及时存档的资料长久的滞留在其身边，本应存档的资料长时间未入档。另一个认识误区是：对于当年本应该移交存档的材料抱着敷衍的态度，也就是只移交一部分材料，使存档资料收集不齐全。这种现象导致档案管理工作质量下降，即影响了档案管理工作也无形的有影响了工作人员的工作积极性。

2.2档案管理人员专业技能不高

农经工作的档案管理人员往往是兼职的，没有专业的档案管理知识，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案意识有些淡薄。加之自身本职工作事情多，他们（她们）日常的工作往往比档案工作显得更重要，档案工作就是兼着干的，对档案工作的管理显得精力上投入不足，这样就影响了档案管理的质量。管理人员在思想意识上提不起来，档案管理这项工作自身的重视程度就不够。极个别的档案管理人员对日常事务中的资料，只是放人档案盒子里，没有按年度及时整理归类、归档、并装订，这种容易造成遗失情况的现象似乎还未引起重视，同样是严重影响档案管理质量。

2.3档案管理硬件设施差

对农经档案管理必备的硬件设施差，现实工作中农经档案室要么兼用要么偏狭窄空间小。因硬件设施差或设备不配套，时间长了就会引起档案材料霉变、甚至虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，影响保管质量。

3完善农经档案管理工作的对策

3.1健全农经工作档案管理制度

上级部门应对农村经济经营管理的档案管理工作建立对应的档案制度。体现如下的要求：

3.1.1　合理、科学。为适应新需要，建立档案管理制度要符合农村经营管理工作实际和档案管理工作实际。

3.1.2　简明、实用。建立的档案管理制度具有适应农经工作的操作性，分类方便实用、简便易行、可操作性要强，以更好的发挥档案管理的作用。

3.1.3　制度要有约束性。领导对档案工作的重视程度直接影响着档案工作制度的顺利执行，而档案管理人员是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

3.1.4　制度要体现严肃性。农经档案管理工作好坏体现了农经档案管理制度的执行情况，农经档案工作制度在执行的过程中，应该有上级部门的检查和业务指导，应提供交流平台。如果平普拉塔的、抱着不思进取的思想还以老套路管理农经档案，那再有完善的制度也只会是空壳。

3.2加强农经档案化采用信息化管理

探索新的管理模式，使农经档案工作更科学、更实用。信息化是当今社会发展的一大趋势，应尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高农经档案工作的效率和水平。

3.3提高档案管理人员素质

要加强农经档案工作队伍建设。一是让兼职的档案管理人员接受专业知识培训，进一步熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，真正掌握科学管理档案的原则和方法，这样既提高工作效率又提高工作质量，同时也提升了服务；二是上级部门应创造条件使档案管理人员相互间有交流空间，有切磋工作经验、进行有效沟通的平台。三是领导要注意对农经档案管理人员作正确引导，在工作上应体现关心、理解、支持，以充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，不能听之任之、放任自流、不管不问；四是农经档案管理人员应选择政治思想可靠、作风正派、责任心强的人员，要注重自身政治水平的提高；五是通过参加培训的方式或自学方式提高农经档案管理工作水平、规范档案管理工作、提高服务质量。

3.4强化服务意识，提高管理水平

农经档案管理人员要树立正确的服务性观念。要端正服务态度，吃得苦、耐得气，树立创新意识，提高服务质量。使农经档案资料充分地为农村工作服务，这也是农经档案管理工作者义不容辞的责任。

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在纸质社会中，机关档案管理还是主要依靠纸质材料进行收集、记录和管理，而档案的储存则主要依靠于机关档案室，这种档案管理方式不仅不利于档案的长久保存和查阅，也不利于提高档案管理工作的发展。而随着网络技术的不断发展，计算机设备得以普及应用，对机关档案管理带来了极大的机遇和挑战，对于传统的、纸质的机关档案管理工作而言，更是带来了极大的冲击。因此，不少学者将研究的眼光放在了网络环境及机关档案管理的研究上，以期能进一步推动机关档案管理的发展。

1网络环境机关档案出现的新变化

1.1档案产生过程的多元化

传统的档案制作一般只有手工制作，而所谓的手工制作则是指在单位内部通过一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式传统档案，并以手工方式保存、管理档案。而随着信息化社会不断发展，电子政务开始出现在大众的眼前，机关部门制作文件档案的方式也有多种路径可选择。具体来说主要包含半手工制作，计算机生成，数码设备生成等等。而信息化的手工制作与传统的手工制作不同，信息化的手工制作在通过一系列的文件起草流程之后，可通过录入电脑以形成正式文件。计算机生成则是指机关文件的制作人通过计算机来生成文件，并在计算机进行修改，打印，最后形成正式的文件档案。在网络化的今天，甚至能通过制作相关的模板来完成签单、拟办等须填写的内容，最终的文档还可通过电子文件的形式来归档，不仅方便查阅，还节约了储存的空间。随着数码设备的出现，在机关部门开始大量使用，不少档案都依靠着数码设备来生成，例如机关召开的会议或活动时，采用数码设备进行全过程的视频、音频记录，并形成相关的电子材料档案。

1.2档案载体、内容记录的多元化

由于计算机设备和电子设备的多种多样，所形成的文档最终也变得多元化。在网络社会的冲击下，电子政务建设开始逐渐成熟，数码技术和新设备大量使用，电子文档的数量也大大增加，机关档案的载体很内容均出现了多元化的趋势。比如在磁性材料中，可以保存电子文本、电话录音等多种形式的材料；而光盘材料则可以保存视频材料、音频材料等。而对于机关档案所记录的内容，在网络环境的影响下，不仅包含了纸质档案，还有电子档案，而电子档案则是根据编码的形式，将其以“0”、“1”来进行组合汇编[4]。对于不同形式的材料，则以不同的形式体现出来。例如磁盘和光盘所储存的语言和视频等依托激光技术来进行录入的信息，语音文件属于波形文件，视频文件属于现代数码技术的刻录文件，用于储存语音[5]。电子设备、磁盘等一磁性材料来作为载体的档案，则是通过电流显示信息，并将其转变为磁记录到介质上，最终形成文档内容。

2网络环境影响下机关档案管理存在的问题探究

网络社会在一定程度上改变了档案的形成方式和内容，使其变得多元化，但也在一定程度上对档案的管理造成了影响，主要体现在以下几个方面。

2.1收集难

由于我国的办公软件并没有一个固定的标准，且各个机关单位的办公软件各不相同，使得一些文档在形成和传递方面存在一定的阻碍，甚至会导致结果发生了改变，这对于文件的收集而言存在着非常大的阻力。档案管理者技术水平受限。部分机关档案管理工作人员的计算机操作水平比较低，以至于在起草、制定或者是修改电子档案中可能会导致出现错误，这将直接影响到电子档案的收集。

2.2归整难

由于在机关单位中编制比较有限，因此一般比较少配备专门的档案管理工作人员，大多数的档案管理工作人员都是身兼数职，这对于其工作而言具有一定的影响。在现代变化多端的网络社会中，现代机关的办公环境深受网络环境的影响，因此无论是档案的形成，还是档案载体、内容，都朝着多元化取向发展。这在一定程度上也会增加相应数量的传真件与修改稿，增加了档案规整的难度。

2.3保存难

即使是在目前科学技术迅速发展的今天，依旧存在档案难保存的问题。由于各类软件与硬件更新换代的速度相当快，以至于很多机关单位来不及更新换代，使得档案的保存一直处于旧版与新版之间，最终使得档案并未得到妥善的保存。由于受到新设备的影响，打印件和复印件成为了档案保存的重要形式之一，但是，由于其文件寿命与纸张质量、复印质量息息相关，因此，这对于机关部门档案的保存而言也存在一定的挑战性。

3网络环境下机关档案管理措施

3.1加强机关档案制度制定与鉴定整理

档案的鉴定管理需要有完善的制度。针对目前机关档案真实性的问题，需要从以下几个方面来进行改善。一是完善档案收集制度，从制度方面人手，加强对档案管理人员的束缚，提高资料收集的效率。二是强化机关档案的鉴定工作。所谓的鉴定工作，不仅鉴定到纸质档案与电子档案，还需要将鉴定的范围扩展到其他新形式中，提升鉴定水平。三是，强化对理论的研究。在网络环境的影响中，机关档案的整理既需要使用现代化的管理模式，也需要使用到先进的设备，因此，强化对新载体的档案管理力度能更好地开展档案管理。

3.2创新服务手段，拓宽服务领域

机关的档案管理服务是其主要职能，因此，创新服务手段和拓宽服务领域对其而言变得十分重要。与传统的档案管理相比，网络环境下的机关档案管理需要创建相关的电子文件数据库等电子储存空间，才能有效利用网络进行电子档案的储存，以实现档案管理的自动化与网络化。而另一方面，传统的机关档案服务面向的是机关单位本身，但随着社会的发展，档案服务开始面向社会，档案信息也越来越能满足综合性需求和满足社会各方面的发展需要。这对于提高档案管理服务质量而言，还是有着极为重要的意义的。

3.3加强机关档案管理人员的管理能力

受到网络环境的影响，如今档案管理工作与传统档案管理工作存在不同，传统档案管理主要是针对实物，如纸质档案、文件等进行整理和管理，如今机关档案多以视频、图形、图像的形式存在，这对于管理人员来说，加大了一定的管理难度，即需要管理人员具备相应的管理能力才能有效提升管理的质量。因此，相关部门的工作人员需要不断加强对机关档案管理人员的管理培训，尤其是注重加强管理人员对全新管理方式，如互联网技术、网络档案技术的掌握，以确保提升个人的工作能力，实现高效的档案管理。

参考文献：

[1]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2014（03）:150-151.

[2]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].档案学研究,2014（01）:12-16.

[3]用数字化手段助推省直机关档案工作稳步发展[J].兰台世界,2014（13）:1+4.

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地质档案部门作为行业信息的重要组成部分，以崭新的面貌服务于地质工作。随着地质工作的广泛开展，生产不断发展，地质档案数量急剧增加，地质档案利用率也不断提高，传统的手工整理档案，手工检索已经越来越不适应现实需要，如何以较少的人力，物力更好地整理加工档案信息，为利用者提供准确.快捷的服务，全面推广计算机在地质档案管理的应用势在必行。

1 计算机在地质档案管理中的应用

运用现代计算机信息处理技术，实现地质档案工作技术现代化、信息传递网络化。地质档案信息传递网络的主要功能和优越性主要表现为有利于档案信息资源共享，实现远距离检索和传递。尽管计算机在地质档案工作的所有领域都有着广泛的应用前景，但从目前的情况来看，在地质档案工作的每一个业务环节和每一个管理项目都应用计算机，似乎没有多大的必要，也不太现实。比方说，每一套地质报告都有十几张、几十张乃至几百张图纸，假设平均每个地勘单位有500卷(件)档案，每卷有50张附图，共有25000张图，每张图规格为40厘米x40厘米，MAPGIS成图每张得5天时间才能完成，且不说计算机容量及文字数量问题，单是把这些图件送进档案数据库，就需要300多人手；有些业务环节和管理项目，采用手工管理的方式还没有遇到很大的困难，还可以胜任，并且更符合效益原则，那就可以暂不采用计算机。这点和我国整个现代化建设既要考虑应用先进技术，又要充分利用丰富的劳动力资源是同样的道理。根据档案工作现代化基本决策目标的要求，先进技术的应用必须具有经济上的合理性。如果用计算机把地质档案工作的一切领域全副武装起来，那么，技术的先进程度虽然提高了，而经济的合理程度却因此而降低了。这不符合档案工作现代化的基本决策目标。笔者认为，档案部门当前应用计算机的重点应放在编目检索及借阅管理上，这是地质档案工作现代化进程中的主要一步，是地质档案部门应用计算机的重点领域。

2 对计算机地质档案管理的研究

2.1 自动编目，地质档案目录，按照一定的原次序和方法，编排组织成具有一定体系的地质档案。条目组合是地质档案管理检索和报道的工具:每年的报告成千上万，手工编目太慢.而计算机能大大改善档案手要检索工具的质量。

2.2 联机自动检索，是推进地质档案开发利用的主要手段。地质档案是地质工作服务于我厂生产的主要载体。我厂有内部网、可以使档案室和技术部门联网，从而使档案利用者直接通过计算机查到所需的档案信息.有效地发挥档案的价值。

2.3 地质档案的借阅实现自动管理，可随时掌握利用者正在调阅地质档案数量、密级、时间、复制、摘抄等情况.

2.4 地质档案的统计，计算机根据地质档案数据库的信息制作地质档案进库统计，利用统计进行库房的汇总。

2.5 地质档案的保密，计算机可以根据地质档案密级程度设置密码，使具有保密性质档案做到不泄密。

2.6 地质档案的编研，计算机系统根据地质档案数据库。总之后计算机技术的飞速发展为地质档案管理提供了便捷的手段，提高了地质档案管理的工作效率，提高了地质档案查全率，查准率、加快了档案的检索速度，从而使地质档案为我厂的领导决策，经济建设以及地质开发部门的勘探提供了准确、便捷、快速的服务，发挥了地质档案最大的利用价值

3 计算机地质档案管理中的应用

3.1 计算机在地质档案编目检索中的应用

计算机是理想的地质档案资料检素设备，有了它，不仅可以提高查找资料速度，节省时间，还可以提高查全率和准确率，节约劳动力资源。在应用计算机管理地质档案过程中，笔者曾尝试过3种方式:FOXBASE数据库、EXCEL文档、地质档案管理系统软件。考虑到各种检索方式的需要，要从多方面设计库(文档)结构。如:按档案号、资料名称、比例尺、作者、工作时间、工作单位、找矿手段、矿种、地区、地名进行编目。

用FOXBASE数据库进行检索要求很严，半角/全角、大/小写状态、语句、标点不能有一点差错，查找起来很不方便。

用EXCEL文档管理，它的优点是输入文字或数字时可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺点是查找时，只能一下一下地点“查找下一个”，一条一条地查，不能一次显示查到符合条件的所有的内容。

地质档案管理系统软件检索地质档案资料，就解决了一次显示一条的缺陷。而且它有单条件和多条件查询。从利用者的角度上看，检索系统的开发利用解决了查询难的问题。使用地质档案管理系统软件后跨类别检索不再是一个难题，只需输入几个关键词，用鼠标轻松一点就能找到所要的档案资料目录。从管理者的角度上看，地质档案管理系统软件的开发利用为档案管理提供了管理平台，初步实现了信息化，促进了档案管理规范化和现代化的进程，同时也解决了人工统计繁杂、不准确的间题。以往每年做年报统计是一件头痛的事，要每个类别一页一页地统计，既烦琐又容易出错。利用地质档案管理系统软件只需输入统计的时间段，就能得到准确的数据，管理工作也因此上了一个新台阶。从功能上看由可以随时增加模块，具有修改容易、操作简单等特点，为不断持续改进创造了条件。

3.2 计算机在地质档案资料借阅中的应用

应用计算机进行地质资料借阅管理，首选当属地质档案管理系统软件，它的检索系统与借阅管理系统是相互关联的。通过检索查询可以生成借条:点击某一编号，计算机就会自动把这一条内容存到借条中去，并且可随时修改，最后确定，自动打印成借条。通过借阅管理系统，能够进行去向查询--把某一编号输入去向查询，计算机会提示:“这份资料在下列人员手中”。并列出借阅时间、借阅者姓名、档案号、资料名称等。还可以统计使用率--使用某一份资料的人次、回次；已借出的资料有多少份，归还了多少份，未还的多少份。避免了人工一笔一笔地统计，既节约人力，又节省时间，而且非常准确。

参考文献

[1]张芳，罗保华，蒋兰翎.计算机技术在现代农业中的应用[J].科技成果纵横.2006.（6）

[2]李树平,陈立山.电脑在珠算鉴定档案管理中的应用[J].新理财.2009.（5）

[3]李胜华.浅谈勘察设计工作提高计算机技术应用水平的途径[J].科学与管理.2009.（15）