档案管理的价值大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案管理的价值范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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一、加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。

随着社会保险改革的逐步深化，“社会人”将是必然发展趋势。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

二、加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

三、加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。

其次，理性审视社保档案管理的现状

一、对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况普遍存在，甚至对相关信息管理混乱，随意性较强。

二、社会保险档案多头管理。管理不统一，其结果就是责任缺位。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。

三、缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

四、社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

此外，努力创新社保档案管理工作

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

随着学校的建立、发展等过程的延续，高校档案管理体系应运而生，其记载的内容可以被认为是一所院校的自传，不仅记录了院校的形成与发展历史，更记载了在发展过程中优秀的教育工作者总结出来的教学、科研等丰硕的成果。这些宝贵的资料作为每一所高校独有的财富，为学校的可持续发展提供了充足的经验和优良的范本。随着我国各所高校不断地巩固与发展，高校的档案管理也逐步形成了一套管理体系，并且在摸索中不断完善价值体系，让高校档案更好地发挥效用。

1 现代高校档案管理价值体系的意义

档案管理看似简单的工作，却承担着重要的发展任务，现代高校档案管理的价值体系，在高校长远发展的过程中有着重要的意义，本文就以下几点进行阐述，希望可以引起高校对档案管理的价值体系有着进一步的重视。

（1）顺应高校教育的发展趋势。随着高校逐年学生的扩招以及学校规模、院系的扩大，高校档案管理已经逐步转向计算机信息管理体系。传统的纸质档案不仅浪费人力，同时存在档案体积大、易丢失、查找困难等缺点，随着高校规模的扩大以及计算机技术的普及，档案管理也逐步转为无纸化办公模式，借助计算机的档案管理系统，不仅使得档案管理变得更加高效，也为高校的教育发展提供了必备条件。

（2）价值体系构建提升了档案管理工作的效率及水平。现代高校的档案管理体系，通常是将科学与现代信息技术相结合的方法，摒弃了传统档案管理效率低、查找困难、易丢失的缺点，通过计算机管理系统提高了档案管理的效率，存档便捷、查找方便、易保存等特点，都加强了档案管理的工作效率及整体工作水平。

（3）促进高校档案管理工作价值体系及跟踪体系的发展。高校档案管理价值体系的构建，不仅促进了档案管理的信息化发展，更为档案的跟踪体系提供了充足的保障条件，只有对档案的价值予以充分的肯定和认可，才能落实档案的存档工作有序进行。

2 现代高校档案管理价值体系存在的问题

随着高校档案管理系统的逐渐完善以价值体系工作的慢慢形成，高校档案管理已经被越来越多的人予以关注和重视。但是在信息技术日新月异的今天，大数据时代的到来，高校档案管理工作和价值体系也需要不断地进步和提升。目前，高校管理价值体系中存在一些问题，我们应当找出问题来进行进一步解决。

（1）档案管理工作重视度过低。目前，高校以及从业者对档案管理工作的重视度普遍偏低，对档案管理工作的概念不清晰，这些问题的存在不仅导致了档案工作者情绪的怠慢，而且不能很好为高校的发展做出贡献。

（2）档案管理工作者缺乏专业性。目前，高校档案管理工作者多为寻找安逸的教职人员，普遍缺少专业性，也极少有相关的工作培训及交流，这些都将限制档案管理工作的进一步发展。

（3）档案管理设施落后。目前，高校对档案管理价值体系认识偏低，导致对档案管理工作相关的设备采购费用也少之又少，能省就省的现象频现。所谓“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备与先进的理念一样，都是提升档案管理工作的必要条件。

（4）档案管理工作者的积极性较低。由于档案管理工作的形式较为单一和枯燥，会让很多档案工作者产生懈怠心理，安于现状而没有危机意识。这些因素都会影响高校档案管理工作价值体系的进一步发展。

3 现代高校档案管理的发展趋势及措施

面对以上我们提出的高校档案管理价值体系存在的问题及不足，我们在档案管理中应该不断寻求方法去解决问题、克服问题。

3.1 以人为本，注重价值体系的构建

高校档案管理价值体系的构建离不开以人为本的服务理念，只有在档案管理工作中做到彼此尊重、相互协作，才可以促进档案管理价值体系的构建。同时，高校也应该在根本上加强人文建设，予以档案管理足够的资金及设备的倾斜，才能保证档案管理工作有效地进行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理为原则

现代档案管理已经不再是以数量为衡量标准的年代，更多的是需要档案部门进行调查和业务的熟识，在了解主体需要的基础上，收录有价值的档案，剔除没有价值的资料，充分利用档案的存储空间。同时建立数字档案馆，以信息技术作为推动高校档案管理发展的有效手段，摒弃传统繁重的档案工作。以现代化信息技术建立档案管理登陆系统，通过权限进行录入及查询，不仅克服了时间、空间的限制，还提升了档案管理的效率，使得档案管理工作变得更为精准有效。

3.3 提升档案管理者的业务水平，让工作形式多样化

工作成果的大小与工作者自身的工作热情有着重要的联系，面对高校档案管理工作者的诸多问题，我们可以通过3个方面进行提升：①提升工作人员的业务水平，组织其定期参加培训或者业务交流，让其开阔眼界，提升工作素养；②增加员工的紧迫感，通过考试、知识竞赛等方法设立考核奖励机制，鼓励工作人员主动学习更多的专业知识；③设立适当的轮岗制度，给员工更多的新鲜感，提升员工的工作积极性，开拓思路的同时时刻做到与时俱进。

4 结 语

事物的形成和发展都需要随着时间的推移而进行不断地提升和进步，一成不变的技术或者规则已经不再适应这个社会的飞速发展，这对于高校档案管理的价值体系同样适用。目前，高校档案管理体系虽然已经形成，但是随着技术的发展以及大数据时代的到来，高校档案管理的价值体系也需要进一步的发展和完善，改善缺点、发扬优点，在不断进取中保持与时俱进的发展，将高校档案管理价值体系进一步完善，从而更好地为高校的发展、教育的进步做出应有的贡献。

主要参考文献

[1]林珍梅.现代高校档案管理的价值体系和跟踪研究与探讨[J].现代妇女：理论版，2014（11）.

[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012（4）.

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我国的人事档案工作源于延安时期，建国之后，包括高校在内的一些企业和事业单位均建立并完善了人事档案管理制度。人事档案完整地记录了一个人的学习、经验、专业技术水平、政治面貌、工作情况、任职资格等，通过有效的人事档案管理，高校可以全面了解人才信息并作为人事管理的基础。

一、大数据的概念及其在高校人事档案管理中的应用

（一）大数据概念综述

早在2011年5月，“大数据”一词就被麦肯锡公司提出。大数据又被称之为巨量资料，主要是指依托于互联网平台而产生的海量的、形式多样化的非结构化数据。这种数据通过传统的技术手段很难对其进行分类、整理、存储和处理[1]。可以说，与传统的数据相比，大数据具有数据量庞大、类型繁多、价值密度低、处理速度快等特点。目前，大数据已经被广泛地应用于社会的很多行业，并带来了巨大的经济价值和社会价值。

（二）大数据在人事档案信息化管理中的应用

一是收集。高校人事档案信息较为庞杂，且形式多样，传统的纸质档案应用十分不方便。通过大数据技术，可对高校人事档案信息进行系统的收集，并将数量庞大的信息进行精准的分类、存储，为人事档案信息化管理打下基础。二是管理。高校人事档案信息繁多、复杂，传统的人工管理效率低下。而大数据的应用，通过计算机、云存储等技术提高了人事档案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通过大数据在高校人事档案管理中的应用，使得其在使用过程中直接通过计算机的检索功能即可获得，从而使得高校人事档案的使用更加便捷，更有利于人事决策[2]。

二、大数据时代高校人事档案信息化管理现状

（一）信息化管理意识较弱，管理方式单一

长期以来，我国高校对人事档案管理意识较为薄弱，仅仅将人事档案管理作为一项辅工作，没有充分认识到人事档案管理的重要性。还有部分高校认为人事档案仅仅是政治时代个人功过是非的记录，没有太大的现实意义。正因如此，以致于在具体的档案信息化管理过程中出现了人员配置不齐、硬件设施不达标的现象。此外，高校人事档案的管理方式较为单一，均是通过人工方式进行，不仅降低了人事档案的管理效率，还在很大程度上影响了人事档案信息的共享。

（二）基础设施落后

受到传统人事档案管理观念的影响，各大高校对人事档案信息化管理投入的资金有限，导致其信息化管理过程中出现了硬件设备落后、软件开发滞后的问题，这都在很大程度上限制了大数据在人事档案信息化管理中的有效应用。

（三）档案管理人员综合素质偏低

大数据时代下的高校人事档案信息化管理对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要懂得档案管理的专业知识，还要具备计算机信息技术。然而，目前高校人事档案管理人员整体素质水平较低，并且存在明显的老龄化现象，其观念陈旧且无法掌握新兴的信息化管理技能；还有一部分高校选择兼职人员或者聘请档案管理人员，在工作中缺乏责任心，无法认真对待人事档案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我国高校仍缺乏一个健全、完善的人事档案管理制度，以致于在具体的收集、整理、归档过程中出现错误，甚至在借阅、转出过程中出现档案遗漏和损毁。

三、大数据时代下高校人事档案信息化管理的优化对策

（一）更新人事档案信息化管理理念，完善管理制度

大数据的发展是大势所趋。在这种形势下，高校必须要改变传统人事档案管理的观念，充分认识到人事档案信息化管理的重要性，利用大数据技术对繁杂的档案进行收集、分类、存储和利用，并在此基础上制定出符合高校实际情况的人事档案信息化管理系统。此外，健全、完善人事档案管理制度，还必须对目前人事档案管理机制进行修正，明确档案管理人员的职责和管理细则，使其在管理工作中能够严格按照相关要求进行档案的信息化管理。

（二）加大资金投入，积极构建大数据管理平台

在更新人事档案信息化管理理念的基础上，要加大资金投入，更新人事档案管理所需的硬件设备、软件技术。当人事档案管理的硬件和软件完全达标之后，即可在此基础上构建大数据管理平台。在具体构建大数据管理平台的过程中，首先要收集整理原始数据，并对其真伪进行辨别。同时，建立以部门为单位的基础数据库，将每一份人事档案的编号、姓名、性别、民族、出生年月、籍贯、政治面貌、学历信息等相关资料进行准确的录入。其次，基本信息录入完成之后，对人事档案进行分类处理，以便日后进行查阅。最后，在人事档案基础数据库中，还应将人事档案与其相关的职能部门进行链接，以便日后信息能够及时更新。

（三）构建“大档案”思维

在大数据时代下，高校人事档案管理工作必须要转变思维模式，积极构建“大档案”，对人事档案资料进行全方位、多维度的收集、储存和管理。在具体构建“大档案”的过程中，要以制定的端口为基点，准确、快速地将档案信息资料进行全方位检测，以提高高校人事档案管理的效率。但同时要重视档案信息的安全问题，确保高校人事档案信息不被窃取，确保其知识产权不被侵害。

（四）组建“大档案”团队，实现人事档案的信息化管理

“大档案”体系属于一个规模较大、信息量齐全的数字化档案库。因此，在具体的管理中要准确理解档案信息内容以及信息与信息之间存在的关联性，以确保能够真正发挥其自身的价值。

（五）提升高校人事档案管理人员的业务水平

在高校人事档案信息化管理过程中，档案管理人员的业务水平、综合素质也是一项非常重要的因素。在具体的管理过程中，档案管理人员不仅要具有专业的人事档案管理知识，还要具有较高现代信息技术水平，同时还要具备较高的思想道德觉悟和一定的责任心。因此，高校在加强人事档案信息化管理的过程中，要通过业务技能培训、素质教育等方式，不断提高档案管理人员的业务水平和思想道德素质，同时还可以引进一批高质量的档案管理人员和计算机信息化人才，从整体上提高人事档案管理人员的质量。综上所述，高校人事档案管理的水平直接影响高校的发展，而大数据的发展推动了高校人事档案的信息化管理。因此，在大数据时代下，要针对目前高校人事档案信息化管理过程中存在的问题采取积极有效的措施，对其进行优化，真正提升高校人事档案信息化管理的水平。

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第二，有助于为企业决策提供有用信息。档案在企业内部是一种非常重要的资源，它是企业发展历史和经营决策信息的重要记录载体，能够让管理者及时地了解到运营信息和决策产生的结果。企业在进行决策之前，一方面需要分析当前的状况，另一方面还要综合研究企业以前单位做出相似决策的信息，这样可以避免在决策过程中出现一些不必要的错误，并保障?Q策具有时代感和新鲜感。在制定决策的过程中，企业以前的决策可以起到对比的作用，这样可以在提出的价格方案中择优选择，使得决策根据科学性和合理性。对于一个企业来说，科学合理的决策是其实现经济利益和长远持久发展的重要途径，信息化档案管理在很大程度上减少了纸质档案管理的工作量，节约了档案查阅时间，减少了档案出错的可能性，信息化档案管理能够为企业决策提供更多有用的信息，使得企业的决策更加合理，便于其持续发展和长远发展。

二、大数据时代下档案管理价值提升策略研究

（一）在企业信息化建设中加入档案信息化建设因素

企业应该意识到任何一个信息的建立都不可能靠一个部门一力促成，同样的道理档案部门也不能依靠一己之力完成信息化建设全过程。档案管理信息化建设需要企业高层领导的组织和协调，也需要企业内部每一个部门的配合和参与。所以笔者认为在信息化建设中加入档案信息化建设因素是必须的，这样档案信息化建设就融入到了企业总体规划之中来了，企业上下能够从思想意识到档案信息化建设的重要性，档案信息和企业生产经营信息联系得将愈加紧密。企业生产管理中领导者和员工都要善于挖掘和利用档案资源信息，使之能够有效地促进产品研发、生产经营、售后服务等活动的顺利进行，为企业实现更多的利益而服务。从具体的操作层面来看，企业可以对信息化建设的资金进行统一的调动和安排，在企业上下选取统一型号的计算机设备和其他微型设备，统一开发和共享企业内部使用的软件，在企业进行重要项目决策的时候合力通关，加强对现代化档案人才的培养和管理等等。

（二）做好档案信息化的前提工作――进行档案基础业务建设

档案基础业务建设的优劣直接影响到档案管理水平的高低不一，而基础业务建设好坏受到企业领导的重视程度、企业本身的经济效益和档案管理人员的专业素养等多种因素影响。一些企业的档案管理一直处于封闭式状态，很少能够接受到档案行政部门的相关领导，也很少能够和同行业企业进行档案建设的交流，这些因素使得档案管理工作一直停留在保存和储存的层面，难以有效挖掘档案的真正价值并加以利用。企业档案管理中还存在着制度不健全、档案工作流程不合理等诸多问题，使得档案管理基础业务建设更加一塌糊涂。所以，各个企业应当客观地认识到当前档案管理工作的开展现实状况，如果存在问题就要加强基础业务建设，完善档案管理体制，引导档案管理工作具体方法和流程的规范化、科学化，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础。

（三）尽快出台档案信息化标准规范

档案管理信息化建设需要标准和规范的支持。但是一些企业的档案信息化管理存在着明显的标准不规范问题，甚至在一些具体的管理方面没有规范可以遵循。所以档案管理行政部门应当尽快地针对企业制定档案信息化管理标准，为企业建立档案信息化管理的工作制度。所以企业信息化管理必须坚持规范化原则，从电子文档归档开始就进入规范化程序，数字化档案的工作程序和工作规范都需要详尽的规定，以便于档案管理人员在工作中有法可依、有规所循，为档案信息化建设高校运行提供良好的制度环境。

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现阶段，人们处于知识时代背景下，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用，而档案管理同样具有重要地位。从实际情况来说，部分管理者对于档案价值的认识程度不够，在管理工作中，注重对人的管理，忽略了档案的价值，难以有效提升管理水平。在强调知识流转的环境下，档案价值有了新的特质，在知识管理中，发挥着重要的作用。

1知识管理背景下档案价值特性和体现

传统意义上的档案价值特性，依托档案业务流转，体现了档案的记录性特性。经过相关部门筛选后，用作资料使用，档案的实用性价值才得以体现。在知识管理背景下，档案价值发生了变化，如图1所示，具有以下特性：①集成性和灵活性。档案价值主要体现实用性方面，当主体利用档案来解决相应的问题时，档案才具备了使用价值。知识管理背景下，强调全过程管理，为循环往复的管理过程。不仅转变了档案使用价值实现的模式，也改变了档案价值呈现的模式，使得档案价值贯穿于知识流转的全过程，具有集成化和灵活性特点。②多元化和共享性。在知识资源共享的背景下，档案知识也具有开放性和共享性特点。对于档案的利用，不再是单一的模式，多元化模式，能够为不同的利用主体，提供相应的服务。利用主体按照自身的实际需求，来获取相应知识，实现知识共享。依托知识共享，档案价值的实现摆脱了时间和空间的限制，便利了使用者，实现了资源共享。③显性化和增值性。知识具有显性和隐性区分，档案是显性知识，能够促进档案增值，档案价值的增值性可以加速档案价值的显性化。④知识化和永久性。知识管理背景下，档案价值是以知识为着眼点，注重知识属性，促使档案价值体现。基于价值链分析，通过知识管理，实现价值链和知识链的无缝对接。如图2所示，组织内外部知识均为知识获取的主要来源和保障，通过获取和处理利用等，形成知识链体系。档案作为组织内外部知识固化的信息记录，是隐性知识经过价值链的循环运动转化为显性知识的表现，所以说，组织内外部知识的流转运动与档案价值的实现密不可分，档案参与知识管理，其价值体现在知识循环体系的各个环节。

2知识管理中档案价值的形成机理

2.1档案的社会需求

档案价值遵循“没有使用价值的事物是没有价值的”规律，从知识价值角度来说，持有档案价值二元论的研究学者认为，知识价值的实现是基于使用价值的实现，知识价值的实现载体为档案价值。基于此，若想实现档案价值，需要符合社会需求。当实物档案被应用时，才能够具备档案价值，在此之前仅具备知识自身的价值，属于非需求性价值。知识管理背景下，此规律被无限放大。随着社会需求的变化，推动着档案电子化和管理系统化发展。基于此，为了实现档案价值，要从社会需求出发，满足社会应用要求。

2.2档案价值构成因素的相互作用

档案主体、档案以及档案实践活动为档案价值实现的主要因素，处于档案实践环境下，各种因素的相互作用，实现了档案价值。档案实践环境因素作用于档案要素，若社会环境变化，档案管理理论发生变化，则上述三要素也会发生改变，此类变化具有系统性，属于全面塑造，对档案价值理论，有着极大的冲击影响。知识管理兴起后，为了更好适应环境变化，档案保管理论发生了变化，出现了电子化档案保管模式。电子化档案保管模式包括新来源观、知识服务以及宏观鉴定部分构成，通过优化档案保管以及管理流程，更好的发挥知识价值。

2.3档案主体的技术和技能

在档案实践活动中，检验档案主体技术以及技能为档案价值形成的检验性因素。从某种角度来说，档案实践活动相当于档案使用和服务民众的过程。在具体实践的过程中，检验档案主体技术技能，要以便捷和有效为基准。档案价值的实现和具体体现，贯穿于档案实践活动，是否可以满足档案使用主体的需求，达到其使用期望，是档案价值的核心部分。基于二元论观点，可以将档案价值分为信息价值、工具价值。档案价值的体现在于其使用以及使用价值[1]。

3知识管理中档案价值的发挥

3.1加强档案管理部门建设

（1）做好人才队伍建设。在知识管理中档案价值的充分发挥，首要任务是做好档案管理工作。基于此，需要加强档案管理部门建设。在具体工作中，要做好档案管理人员把关。档案管理工作人员要具有较强的责任意识，能够高效的完成档案管理工作，认识到档案的价值，充分发挥档案的价值。（2）做好人员培训。随着档案价值实现环境的改变，使得档案价值的体现和实现，有了新的变化，这需要档案管理人员能够不断更新档案管理知识体系，树立终身学习的意识，积极学习新技术和新知识，更好的适应档案管理以及服务工作。在具体工作中，要注重组织档案管理人员进行业务培训，使其能够掌握电子化档案管理以及应用相关知识，进而充分发挥档案价值[2]。（3）要建立奖惩机制。档案价值的实现，在于其使用价值的实现。基于此，为了发挥出档案价值，要从档案采集和处理等全过程入手，做好严格的把控。这需要档案管理人员具有责任心，能够积极投入，参与档案管理工作。因此，发挥奖惩机制的作用，对于工作表现较好的人员给予相应的奖励，反之给予一定的惩罚，进而调动其工作积极性。（4）要加大资金投入力度。知识共享时代下，若想提高档案资源的利用率，提升其利用价值，实施电子化管理模式，已经成为发展的必然。基于此，需要加大信息化建设，购置档案管理必须的自动化设备以及用品，提高档案管理工作的效率以及质量，进而提高服务质量。

3.2实施全过程管理

知识管理背景下，强调全过程管理，因此为了实现档案价值，发挥其最大价值，实施全过程管理，有着必要性。以电子化档案制作为例，要做好加工全过程的管理，保证加工的效果[3]。开展数字化加工，其具体工作包括档案分类管理以及图像处理等工作，在具体落实方面，要明确工作责任和内容，分工协作，保障档案数字化加工得以有效开展。参与数字化档案加工的全体人员，要严格按照技术标准以及工作规则，保证操作方法的规范性，进而保障档案数字化加工的质量。当完成档案数字化加工后，要从档案接收、登记和扫描等环节入手，进行质量检查。在检查的过程中，要认真核对数据的录入和关联等，做好档案质量的把关。只有保证了档案资料的真实性，及时做好档案收集和整理，实现即时调阅，才能够提升档案的使用价值，进而实现档案价值。基于此，要做好档案的全过程管理，保证其价值的实现。

3.3做好安全管理

知识管理中，档案价值的实现，要保证信息的安全。若档案管理出现安全问题，会降低档案的价值，甚至会造成巨大的损失。基于此，做好安全管理，有着必要性[4]。在具体工作中，要完善档案管理措施，健全数字化档案审批制度，合理运用数字化技术，严格执行质量控制程序，按照规范要求，移交档案成果，保证档案原件以及数字化档案资料信息的安全性。从档案管理的全过程出发，做好严格的把控。落实安全措施，保证档案资料的安全性。依托计算机技术，采取网络监测以及锁定控制等措施，保证信息服务的安全性。档案管理人员要及时备份信息，做好数据加密。需要注意的是，要做好档案分类标识，便于档案资料的使用以及管理。只有档案被使用了，其使用价值才能够实现，进而实现其价值。

3.4营造良好的实践环境

档案价值的实现，需要良好的环境，通过档案价值实现三要素的相互作用最终达到价值目标。基于此，在档案实践活动中，要注重营造良好的环境。档案实践环境的不同，对档案使用者的要求也不同，档案使用活动也不同，实现的价值自然差异。档案主体的档案技术应用水平，直接影响着档案使用的效果，而档案客体的具体形态以及状态会影响主体档案使用，因此为了提升档案价值，档案主体和客体均需要不断地完善，同时还需要做好档案自身的管理，提升档案自身的价值[5]。

4结束语

综上所述，知识管理背景下，档案价值具有灵活性和共享性等特性。档案价值的实现，是基于社会需求，依靠档案使用的技能和技术，挖掘档案自身的价值，开展档案实践活动最终实现。为了实现档案价值，需要营造良好的档案实践环境，做好档案管理工作。

参考文献

[1]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学，2016.

[2]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学，2016.

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1.1 档案管理人员管理观念薄弱

档案资料对于档案资源的开发具有重要的参考价值，是制定档案发展计划的重要依据和参考资料。然而，目前企业管理人员还没有认识到档案管理对于企业发展的重要性，因此在档案部门投入的资金、精力、人力、物力等都相对较少，档案部门工作人员的档案意识薄弱，不能保证企业档案资料的真实性和完整性，最终导致企业档案管理工作的现代化建设不能很好地实施。

1.2 企业档案管理方式落后

当前，很多企业档案管理一直采用的是传统管理方式，没有将现代化信息技术和网络技术融入进去，导致了管理方式落后，跟不上形势的发展。由于管理方式落后，很多档案在査找过程中非常不方便，降低了工作效率不说，还很难配合其他部门开展工作。

1.3 相关制度体系不够完善

从目前的情况来看，由于思想认知上的误区以及对档案管理的不重视，很多企业都没有根据自身实际情况建立一套完善的档案管理制度体系，甚至部分学校都没有配备专门的档案管理部门和人员，导致档案管理工作随意性较强，档案整理不及时、不规范，档案信息不完整、档案遗失等问题普遍存在。因此，要想切实提高企业档案管理水平，必须要对相关的制度体系进行完善，为档案管理工作的规范有序开展提供依据。

1.4 档案管理设施建设滞后

挡案管理设施建设关系着管理水平的提高，但由于企业管理人员对档案管理的不重视，导致资金投入不足，档案管理设施的建设存在较大的滞后性，尤其是档案存储环节，有的企业档案室破旧，存储环境恶劣，造成档案资料破坏严重，无法再利用。同时管理人员的安全意识不足，将档案资料与一些危险物品放置在一起，加上缺乏完善的保护设施，对档案资料产生极大的威胁。甚至部分企业并没有专门的档案管理部门，现代化档案管理水平偏低，严重制约了档案管理工作的高效开展。

2.完善企业档案管理的对策

2.1 树立正确的档案管理观念

充分重视企业档案管理工作的重要性和价值，企业档案具备潜在生产力，一旦其作用得到充分发挥就能为企业以及社会带来效益，为管理者提供强大的助力，所以，要创新管理观念，尽力开发企业档案的丰富资源，为社会提供更有价值的服务。

2.2 建立完善的档案信息系统，完善档案管理方式

要想真正实现企业档案管理的信息化，首要任务就是建立完善的档案信息系统。我们使用计算机对档案进行管理就必须要建立一个专门的系统进行操作，在这个系统平台上我们可以进行信息的录入、分类、归档、整理、保存、搜索等，通过使用计算机软件实现档案管理的信息化。另外，我们还要建立一个完善的信息资源库，在这里我们可以查找所有想要查找的信息，并且必须保证信息的准确、可靠。我们知道无论是计算机系统，还是计算机软件都需要定期的升级优化，只有这样我们才能保证使用功能越来越方便、快捷、高效。因此，对于档案管理信息化系统需要有专业的工作人员进行定期的维护和更新，保证系统的稳定运行，为档案管理工作提高可靠的技术支持。

2.3 加强企业档案管理制度建设

首先，企业要建立明确的责任制度体系，设立专门的档案管理部门，并配备专业的档案管理人员。其次，制定具体的档案管理工作目标，明确各部门的职责，使其积极配合企业档案管理工作的开展。然后，建立完善的档案工作规范，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个流程均给予明晰的规定，确保制度的严格落实，对于违反规定的行为和人员要进行严肃处理，从而提高企业档案管理工作的整体效率和科学化水平。

2.4 增加硬件投入，加快企业档案信息数字化建设

电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还都不完善，影响了企业档案管理效果的发挥。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了工作人员的工作效率。

3.加强企业档案管理的必要性

3.1 能够为企业提供准确的数据

档案资料能够为企业的各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为企业未来的发展服务。比如企业过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

3.2 有利于档案资源的进一步开发和利用

企业档案是在企业日常科研、外事以及行政管理等活动中形成的具有参考价值和保存价值的文献资料，对企业的评价、考核、研究以及总结工作具有重要的作用。在我国体制改革不断深入的现如今，企业也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为企业管理的基础环节，对促进企业人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为企业的发展创造更多的效益。

3.3 是时展的内在要求

当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为企业的无形资产，开始在促进企业发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着企业不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要完善档案管理的信息化建设。因此，加强档案管理工作是适应时展需求的内在要求。

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关键词 网络舆情 档案管理 档案价值

一、网络舆情档案的形成

纵观我国各个区域的网络舆情监管现状来看，网络舆情档案大致是通过政府督查室、网络办公室、民生服务热线办公室以及各个归口部门的工作中所获得的。其中，网络办公室的主要职责是对网络环境展开全天候的监管，按照事件的重要程度来划分档案内容，针对内含重要信息的资料需要将其送至政府督查室，再经由主要领导批示后，根据批示内容来形成督查通报，责令相关单位按照通报内容来进行落实。针对普通问题而言，在处理完成后要形成舆情专报，待领导单位查阅完毕后，将专报收归为档案。对于民生建议类的舆情，则要转交给有关部门来由专人进行网上答复。

除此之外，民生服务热线要针对公开电话、网络信箱、政府信箱、网络在线问政等多条诉求区渠道中所反映上来的意见与建议来进行处理，连同地方上的协调部门来共同督办，同时根据事件的重要登记来形成舆情专报档案。

二、网络舆情档案的重要价值

网络舆情作为一种新生事物来说，在发展的过程中难以避免的会出现各种各样的问题，为了将其控制在合理的范围内，我们需要将管理重点锁定在网络舆情的公关处理上，从根本上加大对解决网络舆情问题的重视程度，杜绝在网络舆情档案管理工作中所出现的随意性与不规范性，进而将网络舆情档案的真正价值发挥出来。

（一）为领导决策提供参考依据

舆情档案是机关档案中的一项重要组成部分，同时也是领导决策制定的主要参考依据。档案管理人员要将得到领导批示的舆情档案进行归档处理，并根据档案内容来做好分类装订，以便在日后有重要经营决策制定时可以在第一时间拿出一手资料，大幅提高决策结果的科学性与可行性。

（二）为矛盾化解提供支持力量

在信息时代中，互联网成为了反映社会热点的重要渠道，尤其是对于一些生活水平相对落后的区域而言，网络媒体经常会曝光一些诸如拆迁补偿不合理、区域干部私收贿赂、环境污染以及交通不畅通等民生问题。这些现象虽然很多都经过了多次的报道与解决，但仍然无法达到群众满意，如果没有之前的处理意见作为参考，很容易在制定新决策时出现重复处理现象，这不仅无法帮助社会民众解决实际问题，反而还会造成不必要的资源浪费，形成更大的社会安全隐患。为此，通过加大对网络舆情档案的价值管理，则能够妥善的化解这一矛盾。

三、加强网络舆情档案管理的相关措施

（一）进一步提高对网络舆情档案管理的重视度

各个地方上的管理部门要尽快建立起统一化的协调机制来专门处理网络舆情，同时还要指定牵头单位来对相关的网络舆情档案来进行归档处理。各个单位管理者也要结合自身的经营与发展现状来构建出完善的档案工作网络，从岗位中选拔1-2名优秀员工来作为小组组长，将网络舆情档案的搜集与整理工作交给管理小组来全权处理，确保网络舆情档案的规定时间与移交时间。

（二）进一步完善网络舆情档案的管理制度

为了能够将网络舆情档案的真正价值发挥出来，让档案管理人员真正做到有法可依、有法必依，各个地方上的相关单位要严格按照《档案法》中的相关制度来着手改进，一方面要加大对硬件建设的投入力度，确保单位内的库房达到“九防”标准，同时还要配备好档案保管室、档案橱柜、防火设备以及除湿设备等，另一方面则要进一步完善各项档案管理工作的措施制度，将档案移交手续落实到位，结合档案管理工作中所存在的问题来设计网络舆情档案的借阅手续，避免档案乱借乱发现象的出现，杜绝档案信息的分散与流失。

（三）进一步加大对网络舆情档案建设管理的业务培训力度

单位管理者要加大对网络舆情档案管理人员的业务培训力度，传授给他们最新的档案归档整理规则与系统录入方法，同时还要加强档案管理人员的安全操作意识。除此之外，管理者还要有针对性的开展有关于网络舆情的知识培训，着重培养档案管理人员的责任意识，让他们具备独自处理档案收集、档案归档等工作，并且可以在第一时间将威胁到档案信息的安全隐患排除在外。

（四）进一步完善网络舆情档案管理的考核体系

为了能够更好的适应信息化的发展要求，各个地方上的相关单位要将网络舆情档案纳入到自身年度文书档案系统的录入范畴之中，同时还要将网络舆情档案的收集与归档情况作为内部员工的年度考核重点，在现有的基础之上加大考核与监管力度。针对那些表现优秀且工作完成到位的部门予以奖励，针对那些工作出现纰漏且积极性不高的单位或个人则要下发整改责任书，责令其在规定的时间内完成整改工作。

参考文献：

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社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。

1．不断加强档案人才资源建设

人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。

1.1促进人才流动，盘活人才资源

引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。

1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用

环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。

1.3保持档案干部队伍的稳定性

档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

2.加大档案管理人员培养力度

随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。

2.1政治素质

档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。

2.2业务素质

随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。

2.3现代管理的素质

第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。

3.促进档案工作的规范化、标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。

3.1加强制度建设

制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。

3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量

实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。

3.3严格公文的制发

档案由公文转化而来，公文制发得如何，不但决定公文本身的质量，也影响档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。如：公文用纸的质量、规格，排版形式；公文的签发手续、审批权限是否合格；公文的标题、主送和抄送单位是否准确、有无日期；字迹是否牢固清晰，不使用褪色的笔种、墨水，以有利于日后长久保管利用；不滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用等问题。因此，在公文制发中，必须要解决好规范化、标准化的问题，以提高档案实体质量，为档案实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

【参考文献】

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二、档案价值鉴定存在的问题

虽然从客观上讲，我国的档案鉴定工作受到国家的重视，也有所发展，但是由于政策理论和法规等多方面的原因，使得我国档案管理工作中档案价值鉴定存在着许多的问题。

（一）档案价值鉴定理论研究混乱

在我国几乎是没有对档案价值鉴定进行一个准确的定义。在一些教科书中虽然对档案价值鉴定进行了描述，但是描述的内容只是与归档文件产生的历史背景、条件、内容的重要程度等因素进行价值鉴定的方法和原则，而没有涉及到对档案价值鉴定的明确定义。这就使得在进行档案价值鉴定理论研究时出现判断性的失误，最终使得档案价值鉴定的理论研究出现混乱。比较明显的表现就是有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。

（二）档案价值鉴定队伍建设急需改善

我国的档案工作队伍存在着不稳定，缺少档案价值鉴定人才的现象。档案价值鉴定人才的缺少导致了档案价值得不到有效的判定，从而对档案管理的后期工作形成了障碍。此外对于现有的档案价值鉴定人员也存在着各种各样的问题。其主要的表现有以下几点：（1）档案价值鉴定在档案管理工作中有着很强的“困惑性”和“疑难性”，有部分档案管理人员存在着畏难情绪、怕担责任的心理，使得档案价值鉴定工作无法有效的开展；（2）档案价值鉴定标准的可操作性不强，为档案价值鉴定队伍的建设带来了许多困难；（3）档案鉴定人员缺乏相应的理论知识，对档案鉴定的重要性和复杂性缺乏认识。

（三）档案价值鉴定质量不能够令人满意

随着时间的推移与社会的变化，档案的价值也会进行改变。在着一些列的变化中，档案价值鉴定的重点也会进行变化。但是由于各种各样的原因，很难准确的对档案价值鉴定的重点进行准确的把握。档案价值鉴定工作缺乏重点，其很明显的后果就是工作的质量也不能够让人满意。在现在的档案管理工作中还存在着有些已经失去保存价值档案仍被继续保存，原有档案保管期限划分不清的现象。形成这些现象的主要原因就是档案价值鉴定工作不到位。

三、加强档案价值鉴定的措施

有问题不可怕，可怕的是知道问题却不知道进行改正。对于档案价值鉴定工作也是如此。为此，针对上述问题，个人提出以下几个改善当前档案价值鉴定工作的意见。

（一）加强理论研究

做任何事想要成功都必须要考理论来进行支持。对于档案鉴定工作首先要做的就是加强理论研究工作。对于档案价值鉴定工作，应该将其作为一个完整的、系统的工作，并组织专人进行攻关。既然我们国内的档案价值鉴定还没有形成一个完整的理论体系，那么我们可以先借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，并在此基础上形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。此外我们还必须做好两方面的工作。一方面是利用现有理论，积极开展档案价值鉴定工作，创造经验，为档案价值鉴定理论的研究提供丰富的实际材料；另一个方面是理论研究人员要深入实际，在调查研究、收集和掌握档案价值鉴定的丰富材料的基础上，进行理论研究，并将研究成果应用到实际的工作实践中来，从实践中完善理论体系。

（二）完善档案价值鉴定队伍

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随着计算机和网络技术的发展，电子档案已成为高职院校发展运行中档案内容的一部分。电子档案在高职院校档案运行管理中已经是客观存在，但电子档案在高职院校中的管理还比较混乱。现结合我校电子档案管理实际，阐述高职院校电子档案管理的必要性和重要性，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨了加强高职院校电子档案管理的措施，为高职院校电子档案管理提供思考。

1．高职院校电子档案管理的必要性和重要性

1.1必要性

随着信息技术和通信技术的飞速发展以及各种信息处理新技术、新设备大量在档案管理中的应用，使得高职院校现阶段的档案工作发生了深刻变化。自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。我国“信息高速公路”的实现以及新的办公方式的利用，以电子文件和电子数据为重要形态的档案生成过程将在信息网络中进行，因此，电子档案的出现和存在，也就成为现代化社会发展的必然。作为现代社会中的高职院校，当然要适应新时期档案管理的要求，有必要加强电子档案管理，发挥电子档案的凭证参考作用及提高其综合利用。

1.2重要性

电子档案的出现，将引起档案工作内容的变革。以网络技术、多媒体技术、大型数据库技术为热点的计算机应用技术，已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。从长远的发展的角度审视电子档案管理的重要性，将历史地落在我们档案管理者肩上。电子档案，作为人类记忆的一部分是否能够得到合理安排，是否能够使之最大限度地发挥作用，将考验着新时期的每一位档案管理工作者。档案工作者将从全社会角度，认识和鉴别电子档案的价值。实现电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化、以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。因此高职院校要结合自身实际，充分认识电子档案管理的重要性，努力开展好电子档案管理工作。

2．电子档案与纸质档案保存管理中的区别

2.1载体寿命不同

电子档案的载体材料主要是磁盘、磁带和光盘。纸质档案的载体是各种纸张。硕士论文，措施。磁盘和磁带的粘和剂易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等，直接影响电子信息再现。同时磁盘、磁带由于其聚酯底基易产生静电作用，导致磁盘磁带卷曲、与磁粉脱离、伸长后不易恢复、吸引尘埃从而影响电子档案的保存。光盘是利用激光进行信息存取的，其常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等材料，由于光盘材料不稳定、易氧化、易与碱液发生反应，因此，电子档案的载体寿命一般仅为5—15年。与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的寿命要短得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下，可发生水解和氧化反应，在档案保护过程中，只要排除纤维素发生水解和氧化反应所需的条件，纸质档案的寿命就可达到数百年甚至上千年。

2.2环境条件影响的差异

2.2.1 温、湿度条件对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

温、湿度条件对电子档案和纸质档案保存均有影响，但由于二者载体材料的不同，因此影响方式迥异。高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，还可使字迹材料发生扩散、洇化现象，同时高湿环境，纸质材料易发生霉变和形成纸砖。硕士论文，措施。电子档案磁性载体材料在温度不适宜的条件下，其聚酯底基易变形，影响信息再现，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料易弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验和经验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子档案的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为35％—45％。

2.2.2 灰尘对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

灰尘中含有霉菌的孢子，霉菌是纸质档案霉变的主要生物因素。霉菌在生长代谢过程中分泌的酶以及有机酸是引起纸张和电子档案载体材料生物损坏的主要原因。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、引起纸张霉变等。灰尘对电子档案载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘中霉菌孢子在其生长代谢过程中分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。总之：灰尘对电子档案与纸质档案载体材料都有损坏作用，二者的区别主要在于对损坏的修复上。对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息；而灰尘一旦对电子档载体造成危害，载体上所记录的信息就可能会局部丢失，很难甚至无法读出原始信息，使电子档案失去保存价值。因此，采取严密的防灰尘措施，防止灰尘对电子档案载体的危害在电子档案形成和使用过程中有特别重要的意义。

2.2.3 外磁场和机械震动对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子档案的载体—磁性物质，则是最重要的影响因素。硕士论文，措施。外来磁场作用于电子档案的磁性载体，易发生消磁或磁化，造成信号失落或失真，破坏记录信息，影响读出效果。同时强烈的机械震动，影响电子档案磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号，此外，强烈的机械震动，易引起光盘的机械破坏。硕士论文，措施。因而电子档案在保存管理中要防止外磁场的影响，避免强烈的机械震动。

2.2.4 光和有害气体对电子档案与纸质档案保存管理影响的区别

光和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度降低。对电子档案载体材料而言，光线能使电子档案载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。硕士论文，措施。同时，紫外线的能量足以破坏电子档案磁性载体剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。有害气体主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等，这些气体在一定条件下，腐蚀、破坏电子档案磁性载体和光盘，使电子档案信息失真或丢失。

2.3 技术寿命的区别

纸质档案一旦形成，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。电子档案的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，还与技术革新有关。因为电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时主要体现在两个方面：一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于生产厂商的原因，使得生产或销售的电子档案设备由于厂家的破产或产品升级换代而难找到配套产品。大多数电子档案载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，因此，技术革新对电子档案寿命的影响显得更为重要。因此，电子档案的寿命还与技术革新有关。在电子档案保存中，要针对技术过时，采取合理的解决措施，保证电子档案的安全性。

2.4信息保护的差异

纸质档案因为其载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质档案形体，其记录的信息就得以保存。电子档案因其信息与载体是可分离的，电子档案信息与载体的可分离性使其文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电子档案信息保护方面还面临感染电脑病毒的危险。因此，如何保护电子档案信息不受损害是电子档案保护的重要课题。

3．加强高职院校电子档案管理的措施

3.1强化档案管理人员的计算机专业知识

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的档案管理专业人才已是档案部门的当务之急。档案管理人员要更新档案管理观念，紧跟时代步伐，加紧学习计算机技术，学习电子档案形成和管理知识，在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、继续深造等多渠道选拔、培养档案管理专业人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业，能够正确履行现代档案管理人员的基本职能和历史使命，在档案管理工作中维护好文件、档案的原始性，最大限度地延长档案的寿命，并在在电子档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障电子档案的安全和便于社会各方面利用。

3.2把握好电子档案的特性

电子档案，首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。硕士论文，措施。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。其次，电子档案与纸质档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成、传输、利用，在机器上可以随意增删改动等等。电子档案的特性，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制档案大不相同，因此在管理中必须按照电子档案的特性，结合档案工作基本要求来考虑和寻求电子档案的管理办法。

3.3 建立健全制度规范，维护电子档案的真实和安全

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，即使有人出于自己的目的将电脑或盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。因此日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。加之电脑病毒的存在和网络技术，使得电子档案在形成、处理、归档，保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。

3.4实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行

在具体的电子档案管理工作中，为了方便电子档案的利用、永久保存和维护其原始性，可以实行纸质文档与电子档案长期并存，双轨运行。结合我校实际，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子档案，需要及时转换成纸质文件，并脱机保存。电子档案与纸质文件的互相转化，长期并存，双轨运行，在我校电子档案管理中将在一定时期内长期存在。

总之，加强高职院校电子档案管理，是科学技术发展的必然结果，是电子信息规范管理的客观要求，分析电子档案与纸质档案保存管理的区别，探讨加强高职院校电子档案管理的措施有利于电子档案的检索、利用和共享，有利于电子档案管理的统筹安排规划，有利于高职院校档案工作的现代化进程。

参考文献：

[1]范文霞，加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考，内蒙古电大学刊，2007.09，77—78

[2]宋筠，高职院校电子化档案应用初探，考试周刊，2008.47

[3]丁海斌，论电子文档革命的本质含义[N]，中国档案报;2000年

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一、医疗档案目前发展情况

在当前我国大力推动医疗改革的基础上，医疗档案的强化管理，能够有效的推动医院调整管理方式，针对存在的不足及时给予调整，而目前在医院医疗档案的管理中，出现了较多问题。这些问题在较大程度上影响了我国医疗机构正常的档案管理工作，同时阻碍了医院教研工作进一步开展，档案的管理工作出现的问题不仅带来资源的浪费，同时在很大程度上限制了医院医学水平的提高。1.档案保存问题。由于医疗档案包括较多内容，包括患者的病历资料、治疗方案等，因此常规的纸质档案材料不便于及时调出及借阅，对于医院提高管理水平，提升医院教研水平存在较大的局限性。常规纸质档案的保存情况较差，容易出现档案丢失、损坏等情况不利于医院提升管理水平。同时档案存储类型的不同，进一步造成了医院医疗档案管理出现混乱的情况，不利于档案的集中管理与调动。在当前信息化快速发展的情况下，多数医院采用电子病历等技术，医疗档案逐渐朝信息化方向转变，而在信息化情况下，医疗档案的安全问题，已成为医疗档案管理关键性问题之一。由于医院的档案管理工作是一项涵盖医院各个方面的系统性工作，每一个子系统之间需要相互协调沟通，一旦新的安全技术投入到医院的档案管理中作中，各种不可控因素都会造成档案管理安全化建设速度与效率下降，现有的档案管理安全系统无法与相对发展较高的医疗技术相适应。在这种情况下，进一步造成了医疗档案管理系统安全性出现问题。2.病例利用情况差的问题。我国医院中医疗档案多数是由不同科室、不同医生进行记录的，在这种情况下，医疗档案存在格式、内容等情况不符合正确的医疗档案填写规范，造成医生借阅过程中容易出现不理解，错误理解等情况，不利于患者病情的对比诊断。在这一基础上，由于医疗档案数量庞大，对于往年的档案在采用信息化记录的同时，还有很大一部分纸质档案。从而造成了档案管理混乱，不能够及时借阅。医疗档案中患者病历、检查结果中的图像、影像学等材料，在纸质档案中较难保存，而部分基础医疗机构，由于资金等问题，容易出现医疗档案与纸质档案并存使用的情况，造成了调阅档案存在很大的难度，从而降低了临床医生针对患者病情对比医疗档案进行综合分析，确定治疗方案的能力，即降低了临床医生病例利用率。3.缺乏对医疗档案的整理统计分析的问题。从狭义上讲医疗档案管理，即对于患者病情中检查结果、病例等治疗信息的收集、整理等工作。而目前在临床中，除部分疑难杂症外，对于医疗档案的整理统计分析工作总体较低，即不能够及时对已有的病例等信息分析调整，难以总结分析部分病症的医疗档案。档案的缺失在造成缺乏已知病症的治疗手段参考的基础上，增加了临床医生诊断治疗类似病症的难度。医疗档案的整理分析，能够从最大程度上得出疾病发生、发展趋势，对于制定具有针对性的治疗方案，提升医院治疗水平能力具有重要意义。同时对部分特殊病历的保存，能够在最大程度上，增加对该类病人的治疗经验积累，对于研究发展患者治疗方法，提供了珍贵的资料。4.患者首页病例质量存在问题。评价医疗能力、医疗质量、医疗效率和医疗付费方式等工作都离不开病案首页信息的开发利用，对病案首页数据的分析利用是医院精细化管理的重要手段，准确、完整的病案首页是数据深层次分析利用的重要保障。目前在患者病案首页中存在的问题，主要来自于医院护理人员工作专业性存在缺陷。重点在于医护人员对于病案首页的重视程度不够，门诊、急诊医生字体潦草等情况。造成了病案首页存在无法辨别、信息不全面等情况。这些因素间接造成了医院精细化管理出现缺陷，无法正常进行数据分析，从而造成了医院统计分析数据存在缺陷。

二、医疗档案的价值分析

1.提升医院教研水平价值。医院医疗档案有具体性以及真实性，能够为医院教研活动提供大量的真实案例，有利于推动医院教研水平上升。从档案内容上看，不同时期的档案可以反映出该时期人们以及某地域人们容易出现的病情，而根据这些资料情况，医疗技术改革才能寻找到重点的方向；同时根据某个病人病情的变化情况，也可以看出医院所采用的疗法是否真正起到了治疗效果，治疗方法是否需要做出变更等等。针对具体的患者情况、具体的地域患者病情变化，能够具有针对性的开展研究。针对患者个人的病情变化，可以总结分析该类疾病的有效治疗方法和适用范围；针对某一地域某一时间段内出现的疾病，能够分析其发病原因以及治疗手段，具有较强的预防功能。2.提升医院整体管理水平。医疗档案在记录患者病情的同时，从实际出发，针对在患者治疗过程中出现的医疗隐患能够较为准确的进行分析，最后，在今后类似病情的治疗过程中，降低这类隐患发生的几率。广义的医疗档案，还包括健康档案、医疗设备档案、医疗科研档案、医疗成果档案，医疗保险档案和医疗事故鉴定档案等在内所有医疗类的档案总称。针对医疗档案的具体性分析，能够详细了解患者医院设备、设施的具体情况，掌握医院的具体情况。在这一基础上医院能够增强对于各个科室具体的情况的掌握能力，与患者检查结果相结合，医院从最大程度上降低了各科室在治疗期间存在的风险隐患，提升了医院整体管理水平。3.提高医疗纠纷处理水平能力。医院医疗档案作为临床患者的治疗档案的同时，因其具有的真实性和及时记录的特性，能够对患者病症治疗情况及时、准确的进行记录。在出现医患危机，处理医疗纠纷的问题中，医疗档案能够较好的反应患者接受治疗的全过程，医疗档案中存储的患者身体检查报告，如实的反映了患者病情变化的走向与趋势。从另一方面来分析，医疗档案在为解决医疗纠纷提供了法律依据，为患者医疗保险提供了真实的信息。尤其是在临床急诊抢救患者的过程中，医疗档案准确记录了患者的伤患情况，对于各类违法事件以及相应的事故伤残鉴定中，医疗档案成为了具有真实性的法律证据。在提高医院自身医疗隐患处理水平的基础上，提升了医院处理医疗纠纷水平的能力。同时，医疗设备档案与医院医疗档案具有直接关系，患者经过设备检查来诊断病情，而医疗设备检查时间与次数需要相应的记录在医疗设备档案中。在这种情况下，一方面能够记录设备使用情况，为设备的维护提供参考资料；另一方面，当出现医患纠纷问题时，医疗设备档案提供法律证据，降低了出现医患纠纷的风险。4.提升了患者首页病例质量。医院在完善医疗档案的同时，增强了患者接受诊断治疗的病案首页质量管理。提升病案首页的价值，在于提升医院依据患者病案首页数据进行统计分析工作，目的在于帮助医院分析患者在治疗费用、医院精细化管理、医疗评价等方面存在的缺陷与问题，及时给予针对性措施处理。目前国家医疗改革重点在于提升医疗机构综合能力，重点在于控制患者医疗费用、提升医院治疗水平与能力，从而最大程度上提高患者对于医院治疗工作的满意程度，增强我国综合医疗卫生水平。

三、总结

目前在医疗机构中，医疗档案的管理工作尚存在较多问题，对于医疗档案的保存管理情况发展不平衡。医疗档案对医院管理发展具有重要的价值，从医疗档案的收集、管理、分析来看，医疗档案能够帮助医院临床科室的调整，降低在临床科室出现医疗隐患的风险。在这一基础上，医疗档案同时能够有效的提升医院教研水平，具体分析，便是医院临床科室可以通过患者医疗档案，分析制定某一具体病症的详细治疗方法。而医院同样可以对于存在争议的疑难杂症进一步深入分析，继而推动医疗科学水平发展。医疗档案能够在最大限度上提升医院管理水平，从医疗档案的整理收集方向出发，促进了医院医疗卫生水平的提升，对治疗患者疾病、降低医疗隐患发生、避免出现医疗纠纷以及提升医院医疗发展水平具有重要意义。综上所述，医院通过对于医疗档案的加强管理，能够有效提升医院综合能力的同时，对治疗患者疾病、攻克疑难杂症提供了重要的实际案例分析，具有重要的价值。

参考文献：

[1]刘思洋.医疗档案信息管理现状与发展路径探析[J].延安职业技术学院学报，2018,v.32；No.119(03):29-31.