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合同审查是合同管理工作的重要内容,也是企业合规化管理的一个重要环节。合同审查效率的高低往往反映着一个企业合同管理水平的高低。在实际工作中,因为合同申报质量不高、审查流程复杂、审查不及时等原因,导致合同审查效率较低,拖延了合同签订时间,有时甚至会出现事后合同,影响工程进度。为提高合同审查效率,作为中石油所属的大型石油运输企业――重庆运输总公司通过查找分析造成合同审查效率较低的原因,采取针对性的措施,在提高合同审查效率上进行了一些有益的实践探索。
一、提高合同审查效率的必要性
合同审查是企业签订合同之前的必经程序。通过对合同进行技术、商务和法律审查,可以发现合同中存在的瑕疵,减少和避免在履行合同的过程中产生不必要的分歧和争议,规避法律风险。如果审查时间过长,不仅会导致合同签订和履行的延迟,还可能导致合同尚未签订即已开始履行,即出现事后合同,严重的还可能导致合同无法签订,商业机会丧失。因此,提高合同审查时效,尽快完成合同的签订,有利于合同双方提前做好各项资源准备和合同项目的顺利启动,节约项目工期和成本,确保合同有效执行。
长期以来,重庆运输总公司的合同审查效率较低,2013、2014年合同的平均审查时间为16.3天,严重影响了合同管理质量。为规范公司合同管理,提高合同审查效率,提升合同管理水平,公司合同管理部门联系实际,深入分析,制定措施,力争解决长期制约合同管理水平提升的这一难题。
二、影响合同审查效率的原因
(一)制度因素
1.流程设置不够合理。按照公司合同管理实施细则的规定,公司合同审查流程的层级为6层,分为系统管理员初审、申报单位负责人审查、技术和经济审查、法律审查、分管领导审查、主要领导审批,每个层级的审查期限均为2天,且6个层级为顺序审查,这样完成一个完整的合同审查流程所需时间为12天,合同审查时间较长。2.管理制度执行力度不够。公司合同管理实施细则对合同审查时限进行了明确规定,要求各业务部门审查合同要在2个工作日内完成,合同因被退回而重新上报的也应在2个工作日内完成。但在实际工作中,超期审查的现象十分普遍,公司对超期审查责任人也并未进行考核。
(二)申报人因素
1.合同申报质量不高。2013年公司签订的821份合同中,审查发现问题1067项,审查退回369次,退回率达44.9%。2014年签订的760份合同中,审查发现问题1141项,审查退回385次,退回率达50.7%。合同申报质量不重影响合同的审查效率。2.申报人责任心不强。合同申报人大都只重视合同的申报工作,在合同申报后没有及时追踪合同的审查情况,对审查人未尽到及时提醒催办的职责,致使合同审查超期。3.申报人文化程度参差不齐。合同申报人大多具有大专以上的文化程度,但也有部分人员是退伍转业军人,只有高中文化程度。文化程度不一,加之个别申报人未经过系统的专业培训,使每个合同申报人员对合同管理工作的理解和掌握程度不同,造成业务能力的差异。
(三)审查人因素
1.审查人未形成及时审查合同的习惯。有的审查人未形成每天定时登录合同系统的习惯,如果无人提醒,审查人就可能会忘记审查合同,造成超期审查。有的审查人经常出差,但在出差之前没有及时进行转委托,造成审查时间超期。2.审查人未对申报人进行有效指导。个别审查人在发现合同有问题后,只是简单地将合同退回,没有对申报人进行有效指导,致使申报人不能及时修改并重新送审,造成审查延误。
三、提高合同审查效率的措施
(一)优化审查流程。将原有的6个层级的审查更改为5个层级的审查,即将原来的技术和经济审查、法律审查两个层级合并为技术、经济、法律审查一个层级;同时初审和申报单位审查的审查期限均修改为1天,这样就使得整个流程可以在7天内完成。
(二)修订《合同管理实施细则》。修订后的实施细则进一步明确了各单位专兼职合同管理人员的工作职责,明确指出合同承办人履行“实时跟踪承办合同运行动态,负责合同审查过程中的提示、催办”的职责。同时对超期审查责任人的处罚进行了更明确的规定。
(三)加强申报人员的业务培训。举办合同申报人员取证培训班,使合同申报人掌握合同申报的基本知识和操作规范,参培人员通过考试全部取得合同申报人员岗位操作证;开展《合同法律风险和对策》专题讲座,提高合同管理人员的业务能力。
(四)加强合同管理过程控制。一是做好合同事前指导关。对合同实行提前介入和过程跟踪,参与合同的起草、审查修改工作,切实提高合同审查的时效性。二是把好事中审查关。从合同的格式、主要内容、规范用语以及所参考的法律依据等各个方面予以认真审查,确保合同的形式规范、内容合法、用语准确。三是把好事后监督关,按季度监督检查合同履行情况,对履行过程中出现的问题,及时反馈情况,共同研究解决对策,保障合同的履行顺畅与到位。
【关键词】
合同管理;风险控制;体系建设
0前言
风险管控是合同管理的重中之重。合同管理是一项高智能的工作,是一个复杂的体系,是项目管理的核心。面对当前建筑施工行业竞争日趋激烈的形势,没有高效的合同管理体系,就不能实行有效的工程项目管理,就不能顺利的完成工程预期目标。施工企业只有不断规范合同管理,做好合同风险管控,才能在激烈的市场竞争中得到更好的生存和发展。临沂超越电力建设有限公司是一家中型电力施工企业,具备电力工程施工、房屋建筑工程施工总承包二级资质、建筑装修装饰工程、机电设备安装工程专业承包二级资质,电力设施承装、承修、承试二级资质。公司注册资本4200万元,职工286人,年收入5亿多元,每年需签订大量工程合同。作者对该公司合同管理情况进行深入调研,并参考大量资料,帮助该公司建立了完善的工程合同管理体系,收到良好效果。
1实施背景
1.1国家不断加大对工程建设领域的法制化管理
市场经济的主要特征就是经济法律的强制性。近年来,建筑领域逐渐出台了《合同法》、《招投标法》、《建筑法》、《质量管理条例》、《房屋维修办法》、《总分包实施管理办法》等以合同为主要内容的法律。合同是各个合同主体之间联系的纽带,任何一方违反合同,必然要受到法律的约束。目前建筑施工市场竞争趋于激烈,企业利润逐步减少,合同风险不断加大,只有重视合同管理的企业,才能有效减少工程建设风险,增加企业利润,在激烈的市场竞争中处于有利地位。
1.2国家的反腐形势以及国家电网公司“三集五大”体系建设对企业合同的规范化管理提出了更高要求
当前,国家政策、经济的主要着眼点就是抑制行业腐败,推进国有企业经营的透明化、规范化和法制化。同时,国家电网公司“三集五大”体系初步建立,对企业管控水平的要求不断提升。电力工程市场“僧多粥少”的局面不断加剧,电力施工企业产能过剩,竞争更加激烈,合同价格越来越低,而对进度、质量、安全、文明、环保等方面的要求却越来越高,造成工程承包合同的风险持续提升。因此,只有重视合同管理的企业才能有效的降低工程风险,保障企业利润的最大化。
1.3随着超越电力建设公司生产规模和经营业绩的不断扩大,企业自身也需要对合同管理体系建设进行有效的改进、优化和提升
2014年,超越电力建设有限公司全年承揽输变电工程45项,架设线路总里程340.56公里,实现变电容量183万千伏安。全年实现销售收入5.6亿元,同比增加13%。企业的高速发展对企业的管理水平提出了更高的挑战,对企业的合同管理体系建设进行有效的改进、优化和提升,是实现企业健康发展的必然选择。总之,在建筑施工市场上,一个不慎签订的合同就可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境,因此,施工企业必须加强合同管理,以提高企业的生存能力和抗风险能力。
2目标
公司的合同管理体系以规范管理、提高效率、提升效益为目标,与现有管理体制和手段相结合,力争用最小的改动,实现最优的风险控制效果。企业建立工程合同管理体系的主要目标就是“对企业合同存在的风险进行有效控制”。合同管理体系的目标定位在于:
1)建立和完善企业内部的合同管理制度,对合同签订、实施、履约全过程的每个环节建立和健全具体的可操作制度;
2)对合同进行规范化管理,确保企业在激烈的市场竞争中得以生存和发展。面对激烈的市场竞争,施工合同的签订条件越来越苛刻,而施工合同的价值量和质量直接影响到施工企业的生死存亡。
3主要措施
3.1培养合同管理人才
一个合格的合同管理人才,是合同管理成功与否的关键。公司在企业内部选拔出素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的优秀合同管理人员。同时,多次组织专题学习和讨论。建立完善的岗位竞争机制和奖惩机制,以机制促进人员的选拔和后续发展。同时,在日常管理过程中,要求合同管理人员对所有签订的合同建立电子文本,同时编制电子目录,方便合同的检索和查询。
3.2合同科学分类
结合公司实际,将企业的合同划分为三类,实行分类管理。一类,经济合同包括股权投资合同、对外借款合同、对外担保合同、技术咨询合同、技术服务合同、无形资产买卖合同、对外捐赠合同和500万元以上的工程发包合同、工程对外分包合同及物资采购合同;最终由供电公司总经理批准。二类,经济合同包括100万元以上低于500万元的工程发包合同、工程对外分包合同,50万元以上的物资采购合同、承揽合同;最终由供电公司分管领导批准。三类,经济合同为一、二类经济合同以外的其他经济合同(如50万元以下的物资采购合同、承揽合同,100万元以下的工程发包合同。)由本企业负责人批准。同时,将合同类型调整为:物资采购合同、承揽合同、工程发包合同、工程分包合同、技术咨询合同、技术服务合同、其他合同、股权投资合同、借款合同、担保合同、无形资产买卖合同、捐赠合同。
3.3防范合同源头风险
1)参加系统外部工程投标前要认真调查建设单位的资信情况、财务状况和项目核准情况,对拟投标项目的风险进行审慎分析。重点研究发包人是否存在可能无力持续支付工程款的倾向;是否存在信誉问题,是否有滥用权利,对承包人施行非合同约定的罚款或扣款等现象发生。加强投标前的合同风险评估和审查,分析合同中可能给承包人带来风险的条款,对存在明显不合法规的歧视性条款或缺失公平的“霸王”条款的招标项目,应坚决放弃投标。
2)参加系统内投标也要仔细研究标书,认真核对工程量清单,计算基本施工成本,做到心中有数,才能有的放矢。
3)大力推进建设工程施工合同示范文本使用。系统内的合同一般采用国家电网公司统一文本签订。系统外的合同,根据市公司法制办审核后的文本确定。施工单位在审查时应注意对照示范文本,防止错漏或产生歧义。
3.4做好合同(签订)后评估
1)建立和落实成本费用管理目标责任,加大成本费用的预算控制与考核激励机制,将批准的项目成本分析报告作为与项目签订经营目标责任书的主要依据,作为项目实施内部承包、外部分包的合同签订依据。
2)做好合同后评估优化施工方案,合同后评估是以中标价为基础,针对工程项目的特点、施工组织及施工成本等情况,进行全面分析、测算并根据成本管理的需要编制责任成本预算,预测项目的成本和效益。
3)要由上而下地建立和健全合同的管理制度,使企业合同管理覆盖企业的每个层次,延伸到每个角落,促进合同管理的专业化。
3.5切实做到合同履约
1)要降低项目管理风险,首先要妥善收集和保存设计变更、会议纪要和现场验收等资料,认真按合同约定期限、合同约定程序做好签证工作,同时要注意监理工程师的签证权限,防止无效签证。其次要按合同约定定期报送工程进度结算资料,并附上完整的结算说明和结算依据,及时办理工程进度款结算。
2)建立合同交底制度。合同签订人员,应在合同签订后将所经手工程的招标文件、招标答疑资料、投标书(指投标预算、施工组织设计、报价书)和合同文本对公司管理部门或项目部进行交底,使他们对施工合同的签订情况有比较详细深刻的了解。
3)合同为转移企业风险,可能会有违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险条款。将这些内容协商并写进合同,那么就可将业主违约、工程变更以及自身在施工中发生的一些意外伤害等风险向业主或第三方转移。
3.6完善变更审批手续
在企业履行合同的过程中,存在着诸多不可预见和可变更风险,对项目的经济效益产生重大的影响,因此项目合同管理人员必须了解合同内容,注重资料的收集和整理,采取全过程、系统化的动态合同管理。对合同实施情况进行跟踪,将实际情况和合同资料进行对比分析,找出其中偏差,对工程实施情况实时进行诊断。合同履约过程中要积极采取合理措施以避免或减轻风险的不利影响,及时修正、变更、补充合同,将风险造成的损失控制到最低程度,必要时选择终止合同。
3.7控制分包合同风险
1)建筑企业分包合同风险控制的水平,是企业管理水平的直接反映。对分包商实施动态管理,定期对分包商进行跟踪考核、评价,完善分包商信誉评级制度,及时了解和掌握分包商的履约能力,引入分包商项目主要负责人准入及清退管理制度,实施分包商战略合作伙伴管理,通过竞争方式选择实力较强、信誉较好的合格分包商,严禁不合格分包商参与工程分包。要求所有进入超越电建公司的分包商队伍必须通过国家电网公司审查入网。
2)合同签订后,工程的预算成本可以基本确定下来,企业在组建项目部时,能够根据预算成本按照市场法则确定责任成本,确定工程的人工费、材料费、机械台班费、其他直接费和间接费等。项目部负责人组织工程实施时,可以将费用分解到各分部或分项,能够做到合理用工、用料、控制人工费用、管理费用,为节约工程开支、争取工程盈利打下基础。
3)为规避合同风险,提高企业效益,2014年超越电建公司新成立了“配网施工队”,减少配网工程的分包,消除了分包过程中存在的风险点。同时规范了零用工管理,从有资质的建筑施工企业租用民工,规避了劳动用工合同和伤亡赔偿合同中存在的风险。
4总结
合同管理体系实施以来,大大提升了企业的合同管理水平,提高了合同管理效率,真正做到了精细化管理,规避了合同管理过程中存在的诸多风险。2014年以来,超越电建公司共签订合同230多项,未发生一例合同纠纷;办理工程结算160余项,都能够按照合同约定的条例办理,做到了客观公正、有理有据。
作者:刘乐璇 单位:临沂第一中学
【参考文献】
[1]王爽.施工企业合同风险管理的防范办法[J].内蒙古科技与经济,2009.
[2]潘锡雄.加强建设工程合同管理的措施探讨[J].现代经济信息,2012(14).
中图分类号:K826.16文献标识码:A 文章编号:
引言:建筑工程合同属于经济合同,是发包单位和承包单位为了完成其所商定的工程建设目标以及与工程建设目标相关的具体内容,明确双方相互权利、义务关系的协议。在现代建筑工程项目管理中合同管理具有十分重要的地位,已成为与进度管理、质量管理、成本管理、信息管理等并列的一大管理职能。这是由合同在现代建筑工程中独特的作用所决定的。随着我国建筑市场的不断成熟,完善建筑工程项目合同管理措施及风险防范的重要性日益显现。
我们要对工程的合同进行管理。而且我们对合同的管理不仅仅是在开始时,在整个工程项目的过程之中都有合理的进行。要及时的跟进,而且要系统的加强对合同的管理工作。此外,要对合同实施全方位的管理,不仅要将合同中涉及的内容进行合理的管理,还要将一些变化及时的处理。这样才能防止损失的发生。
一、合同管理在工程变更的重要性
工程变更涉及到设计变更通知书、现场签证记录、签证记工单等资料,这些资料的真实性、有效性及实效性是反映工程变更的重要依据。因此,在合同中应对工程变更的发生作出明确的界定,对变更后工程造价的计量计价作出明确的约定。
(1) 工程合同应约定工程变更必须真实,即真正发生了原设计或原招标文件中所没有的工程内容,而这些内容并不是承包人自己的工作失误所造成的,并明确检验方法。承发包双方管理人员应做到诚实信用,加强责任心,在工程变更资料中真实地反映变更内容的部位和范围,并具体说明这些变更是由发包人或监理工程师所提出的。防止在工程变更中以小充大,甚至无中生有的现象发生。
(2) 工程变更的有效性是指在合同中必须明确工程变更资料的会签程序,只有完全符合会签手续的工程变更资料才是有效的。由于大部分工程变更都涉及到工程造价的增加,因此,在合同中应明确规定工程变更必须有造价人员的签字。而目前大部分工程合同中没有约定谁有签字权,谁没有签字权,更没有约定造价人员的签字权,这是很容易使工程造价失控的。工程造价的确定和计算,是一个很专业的技术工作。对工程变更的内容,造价人员应预先进行测算和分析,当分析结果发现工程造价增长较大时,造价人员应及时向发包人反映,取消变更或者找出替代方案,以控制工程造价的增加。只有合同中对工程变更资料的有效性作出了明确的规定后,在施工过程中合同管理才是有据可行的,才能避免“干了再算”的被动管理现象的发生。
(3) 工程合同应约定工程变更资料办理的时间限制程序和违约责任,即变更资料的时效性。工程建设是一个期间很长的过程,施工的内容也复杂多样。对发生变更的工程牵涉到整个工程的方方面面,如果不能及时有效的办理变更资料,将会损害承发包双方的利益,带来合同纠纷。现在许多工程都有到竣工验收时才集中办理签证签字手续的现象,这在工程项目管理中是极不正常的,往往会有很大漏洞产生,使工程造价失去控制的失败。
二、完善工程项目合同管理措施
(一)建立施工企业的合同管理措施
合同管理系统,就是施工企业从上向下建立起一支专业管理队伍,实行系统管理。作为独立法人的施工企业,建立合同专门管理机构,这个机构等同于企业成本管理部或工程部,是内部管理机构。各项目经理部也设立专职合同管理人员,隶属于企业合同专门管理机构。施工企业应制定施工合同管理办法,将合同管理系统的职责、权利、分工,用内部管理规定的形式确立下来。将合同管理系统分为两极,公司级和项目级。
(二)制定施工企业的合同管理制度
除了有专门的合同管理体系外,施工企业还必须建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。这些制度包括:
1.合同分级管理制度
按照施工企业特点,公司层面应设立合同管理专门部门,项目部层面应有专门的合同管理机构及人员,合同分级管理制度就是要明确公司层面及项目部层面合同管理人员不同的职责。公司层面合同管理主要职能应体现在根据施工的实际需要,制订统一的合同范本;指导、协助项目部依法签订合同,办理合同签章手续;定期或不定期检查工程项目合同的签订和履行情况;及时将履行完毕的工程项目合同进行整理并移交档案室存档。项目部主要是对合同对方的资信状况进行审查;对合同条款与合同对方进行谈判,合同价款、合同合法性报公司层面审核;合同履行过程中做好合同的履行或变更。
2.合同的审查批准制度
施工企业在施工合同签订前还应实行审查、批准制度。即在各业务部门会签后,送交合同专门管理机构或法律顾问审查,再报请法人代表签署意见,明确表示同意对外正式签订合同。这样,通过严格的手续,使合同签订的基础更加牢靠。
3.印章管理制度
施工企业的合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭证。因此,企业对合同专用章的使用、保管要有严格的规定,要建立合同使用登记记录,合同专用章要由合同管理人员专门保管、签印,实行专章专用,尤其不准在空白合同上加盖印章。凡外出签订合同应由合同专用章的管理人员与办理签约的人一同前往签约。如合同专用章管理人员利用合同专用章谋取个人私利,应追究其行政或法律责任。
三、合同风险管理防范
(一)做好合同签订时的管理,为履行合同打好基础
建筑工程具有投资大、工期长、结构复杂、受场内场外环境影响大,不可预见性因素多的特点。施工合同应尽量做到内容完整,条款说尽,表联明确、严密。为此,合同谈判人员要在合法、依法、平等原则的基础上,通过对工程信息的调研与反馈,制定出严密、周详、可行的谈判方案,不打无准备之仗。
(二)认真履行合同,加强履约管理
1.分析合同漏洞,解释争议内容。
工程施工的情况是千变万化的,再标准的合同也难免会有漏洞,找出漏洞并加以补充,此可减少合同双方的争执。另外合同双方争执的起因往往是对合同条款理解的不一致,分析条文的意思,就条文的理解达成一致,才能为索赔工作打开通道。
2.分析合同风险,制定风险对策。
界定和确认工程项目所承担的风险是什么,风险影响程度大小,才能找到对策和措施去控制风险,规避风险。
3.分解合同并落实合同责任。
主要是加强合同交底工作:项目经理部对所有的合同均进行交底,以会议与书面相结合的形式向全体员工介绍各个合同的承包范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标,合同存在的风险,履约中应注意的问题,将合同责任进行分解,具体落实到职能部门与个人。同时,设置专职合同管理,对项目各部门的履约情况进行管理、分析,协调各部门的联系,这样可加大合同管理。
(三)加强合同履约过程控制
合同控制指承包商的合同管理组织为保证合同所约定的各项义务的全面完成及各项权利的实现,以合同分析的成果为基准,对整个合同实施过程的全面监督、检查、对比、引导及纠正的管理活动。
合同的控制方法有主动控制和被动控制。主动控制是预先分析目标偏离的可能性,拟订和采取预防性措施,以保证目标得以实现。被动控制是从计划的实际中发现偏差,对偏差采取措施及时纠正的控制方式。
合同控制的首要内容是对合同实施情况追踪,追踪的对象如:具体的合同事件:包括工程的质量、工期、成本、分包商的工作:对分包商的工程缺陷提出意见,提出警告,责成他们改进。
对业主和监理工程师的工作跟踪:他们是否及时下连命令,做出答复,及时支付工程款项、追踪工程的总体情况:如整体工程的秩序如何,已完工程是否通过验收,有无大的工程事故,进度是否出现拖期,计划和实际成本有无大的偏差等。通过追踪收集、整理,能反映出实际状况的各种资料和数据,如进度报表、质量报告,成本和费用收支报表等,将这些信息与工程目标,如合同文件进行对比分析,对偏差进行处理,进行调整,可以采取组织措施派遣得力的管理人员;可以采取技术措施,采取更有效的施工方案或新技术;可以采取经济措施对工作人员进行经济激励;最有效的措施是合同措施,如找出业主的责任,通过索赔降低自己的损失。如发现业主有意不支付工程款,发生合同亏损,要及早确定战略,采取各种办法,减少仓己的损失。
结语:在市场经济条件下,承包人要增强市场意识、法律意识、合同意识、管理意识、经济效益意识,更关键的是要增强合同风险意识并学会科学的防范和控制方法。只有这样才能最大限度地维护自己的合法权益,以提高经济效益,避免和减少经济损失。
参考文献:
[1]闫宇.建设工程施工合同管理探讨.山西建筑.2004.
1.公司内部部门的设立
1.1合同管理
公司所有重大经济活动的实施均从合同汇签开始,所以合同管理工作须融合财务、预算、工程等各个职能部门。合同管理到位,所涉及的工程造价和材料价格合理,则成本控制就已经有了一个很扎实的平台。
合同汇签与分类。
合同管理融合了财务、预算、工程等多个部门。成本会计在合同汇签中侧重合同资金的安排,尤其是合同款分批支付金额及间隔时间的安排,要与公司现有资金和未来资金计划相统一,避免合同管理与资金管理脱节。采购工程师或其他专业工程师侧重材料设备的质量标准、到场时间,或工程进度及质量标准,避免合同管理与工程管理不协调。
结合房地产开发企业实际情况,合同分工程合同、材料合同两大类。工程合同包括:土地征用及拆迁合同、前期工程合同、建筑安装工程合同、基础设施工程合同、公共配套工程合同、其他工程合同。材料合同包括:土建材料合同、暖通、空调设备合同、弱电材料设备合同、水电材料设备合同、机电设备(电梯)合同、装修材料合同、其他材料设备合同。
1.2工程预算及资金瞥理
参照工程预算合理地进行成本核算和资金管理是房地产开发企业财务工作的重点。因为工程成本及其资金的支付是房地产开发企业的实质性核心内容,每一项所涉及的金额又相当巨大,故须重点控制。
1.2.1工程预算的编制、录入
工程预算的编制须结合预算工程师、材料工程师及成本会计等专业人员的综合建议,达到事前成本控制的目的;工程预算编制完毕后,公司预算部门将工程预算交成本会计进行录人工作。以后的财务核算工作也便有了“有的放矢”的目标。工程预算的录入指成本会计结合财务软件的报表开发设计功能,录入到本公司自行设计好的房地产开发成本分析报表中。
1.2.2工程款支付
各用款部门填写用款单时,按“工程项目。分部工程――分项工程――单位工程”写清楚,成本会计根据已有财务信息及预算数进行核对,能立刻确认是否应该支付此款项,并将此信息上报主管领导。;
2.寻找有效途径,实现成本控制目标
降低项目成本的方法有多种,概括起来可以从组织、技术、经济、合同管理等几个方面采取措施控制。
2.1采取组织措施控制工程成本
首先要明确项目经理部的机构设置与人员配备,明确处、项目经理部、公司或施工队之间职权关系的划分。项目经理部是作业管理班子,是企业法人指定项目经理做他的代表人管理项目的工作班子,项目建成后即行解体,所以他不是一经济实体,应对处整体利益负责任,同理应协调好公司与公司之间的责、权、利的关系。
其次要明确成本控制者及任务,从而使成本控制有人负责,避免成本大了,费用超了,项目亏了责任却不明的问题。
2.2采取技术措施控制工程成本
采取技术措施是在施工阶段充分发挥技术人员的主观能动性,对标书中主要技术方案作必要的技术经济论证,以寻求较为经济可靠的方案,从而降低工程成本,包括采用新材料、新技术、新工艺节约能耗,提高机械化操作等。
2.3采取经济措施控制工程成本
人工费控制:人工费占全部工程费用的比例较大,一般都在10%左右,所以要严格控制人工费。要从用工数量控制,有针对性地减少或缩短某些工序的工日消耗量,从而达降低工日消耗,控制工程成本的目的。
材料费的控制:材料费一般占全部工程费的65%~75%,直接影响工程成本和经济效益。一般作法是要按量、价分离的原则,主要做好两个方面的工作。
①对材料用量的控制:首先是坚持按定额确定材料消耗量,实行限额领料制度:其次是改进施工技术,推广使用降低料耗的各种新技术、新工艺、新材料。再就是对工程进行功能分析,对材料进行性能分析,力求用低价材料代替高价材料,加强周转料管理,延长周转次数等;②对材料价格进行控制:主要是由采购部门在采购中加以控制。首先对市场行情进行调查,在保质保量前提下,货比三家,择优购料:其次是合理组织运输,就近购料,选用最经济的 运输方式,以降低运输成本:再就是要考虑奖金的时间价值,减少资金占用,合理确定进货批量与批次,尽可能降低材料储备;③机械费的控制:尽理减少施工中所消耗的机械台班量,通过全理施工组织、机械调配,提高机械设备的利用率和完好率,同时,加强现场设备的维修、保养工作,降低大修、经常性修理等各项费用的开支,避免不正当使用造成机械设备的闲置。
2.4 加强质量管理,控制返工率
[关键词] 油建公司;项目;合同管理
近年来,我国学者将国外先进的项目合同管理思想引入国内,并根据我国企业的实际情况进行了理论与实践方面的研究,为我国企业提高管理水平提供了客观条件。本文以某油建公司项目合同管理现状为研究对象,对当前施工企业项目合同管理制度进行研究,从施工企业项目管理的实际出发,对企业工程项目合同管理的改进和完善进行探索和研究,以提高企业目前的项目合同管理水平,并以此和广大同行分享。
1油田工程项目合同管理问题的研究目的
近年来,油建公司坚持以加快发展为主题,以建设“国内一流的油田服务企业”为目标,牢固树立“站着做人,跪着服务”的服务理念,凭服务拓市场,以质量求效益,靠品牌赢信任,经营收入逐年提高,创利水平不断攀升,保持了良好的企业信誉,实现了规模化、专业化经营,已发展成为集钢结构制作安装、压力管道安装和压力容器制造、钻探机具制作为一体的具有可持续发展能力的现代化企业,为新疆和全国各大油田提供了专业化的服务。2012年度,完成经营收入9亿元,其中工程建设项目5亿元。
成绩虽然取得了,但在发展的过程中,油建公司处于新疆这个全国欠发达地区,且由老国企转型发展,在经历人员买断,资产重组等重大变革后,人才匮乏,管理制度模式断层严重,不能够很好地为企业生产经营工作提供有力支撑。项目合同管理人员绝大多数为兼职人员,且不具备法律专业等相关知识技能,持证上岗率极低,且管理方式陈旧,从而造成项目管理难度大,经营风险居高不下。造成这种局面的主要原因是我们的项目合同管理没有跟随企业发展的步伐和新时期的管理要求。基于油建公司的管理现状,尤其是项目合同管理现状,本选题《油建公司项目合同管理问题研究》,是本人结合工作实践,运用项目管理理论,对油建公司进行了较系统的研究,剖析影响企业项目合同管理过程中合同的订立,履行,变更,终止和解决争议等主要影响因素,有针对性地提出采取制度化、信息化、动态化等管理模式,加强对合同管理整个过程的控制,建立激励与内控风险约束机制的措施。从而为油建公司的经营风险规避提供一些合理化建议。
2 油田工程项目合同管理问题的研究意义
首先,从理论上讲合同管理在项目建设的地位有以下三个特点:(一)合同管理贯穿于工程项目建设的整个过程;(二)合同是项目建设过程中发包人和承包人双方活动的准则;(三)合同是工程建设过程中双方纠纷解决的依据;(四)合同是协调并统一各参加建设者行动的重要手段。项目合同管理就是对施工合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争议处理等进行的管理。如何提高一个企业在项目管理过程中提高经营效益、规避经营风险,首要做到的就是需要做好项目合同的管理。
其次,项目合同管理问题研究对油建公司的发展具有现实性指导意义。合同管理的优化模式能够促进企业的管理成本降低,提升企业盈利水平,规避企业的经营风险,减少可避免的各类损失,对每一个企业有着至关重要的作用,对油建公司更是具有现实性指导意义。油建公司在项目合同的管理方面,不同程度的存在管理方法不科学、机制不健全、程序未理顺、措施老旧等问题,在一定程度上造成了油建公司项目管理水平较低,企业竞争力不强、人力、财力的损失和浪费。此课题的研究将对油建公司平稳、快速的跨越式发展起到重要所用。
3 油田工程项目合同管理问题在国内外的发展现状
在项目管理中,合同管理是一个较新的管理职能。在国外,从二十世纪七十年代初开始,随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累,人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家,八十年代前人们较多地从法律方面研究合同:在八十年代,人们较多地研究合同事务管理(ContractAdministration);从八十年代中期以后,人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来,合同管理己成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
在发达国家和地区,对工程合同的具体管理任务一般由工程师即专业人士完成。在国际上通行的标准合同文本中,对工程师在合同管理中的地位均有具体规定,如FIDIC条款。这些具有丰富的工程合同管理经验的工程师,作为独立的第三方,比业主更能有效、科学地进行工程合同管理,有利于工程合同全面,正确地履行。合同管理之所以没有列入美国项目管理协会的PMI管理手册,并不是合同管理不重要,而是合同管理已经成为了发达国家经济建设的基础,FIDIC条款的每一条,都是必须落实到合同中去的,按合同文字说话早已成为美国以及其他发达国家的习惯。
国内项目合同管理,已逐步取得了较为明显的发展,各类法律、规章逐步建立,合同执行情况也较以往时期有了较为明显的改善,但我们还需清醒的认识到,国内的合同管理目前还处于初始阶段,存在人情、习俗、惯例等等非正式契约化的操作情况。项目合同管理方面的法律、法规不够完善;尤其是与涉外项目的操作过程中,还存在着较大的经营风险,没有建立完善的项目合同管理体系。尤其是在工程项目的建筑过程中,其主体的行为必定会形成各个方面的社会关系,诸如政府建筑管理机关、项目法人单位(业主)、设计单位、施工单位、监理单位、材料设备供应商等。其中除了政府管理机关是依据法律、法规对工程建设主体行使行政监督管理外,其他各方面社会关系却是通过“合同”这一契约关系来完成的。工程建设活动的质量、投资和进度都是在合同管理的调整、保护和制约下进行的。
结束语
合同管理作为工程项目管理的一个新兴同时也是很重要的组成部分,它必须融合于整个建设工程项目管理中。要实现工程项目管理的目标,必须对全部项目、项目实施的全过程和各个环节、项目的所有工程活动实施有效的合同管理。合同管理与其它管理职能密切结合,共同构成工程项目管理系统。合同确定工程项目的价格(成本)、工期和质量(功能)等目标,规定着合同双方责权利关系。所以合同管理必然是工程项目管理的核心。
参考文献
中图分类号:TU198 文献标识码:A
一、前言
建筑行业由于工程量比较大,工期比较长,在工程建设过程中都存在分包情况,在工程项目承包的过程中存在着一定的风险。因此,工程项目分包必须要进行严格的管理,降低工程项目在施工中的风险。
二、施工企业合同管理的现状
目前,好多施工企业的分包管理仍较粗放,合同意识还很淡薄,存在与分包商的合同签订不及时的现象,造成了合同管理风险,也影响了双方的和谐。针对出现的此类问题,应该加强招标、签约、分包项目实施过程、结算等全方位的管理。开工前必须签订分包合同,保证分包商的合法权益,施工中严格按照合同履行,竣工后按照合同及时关闭,在确保企业利益的前提下,实现共赢。在分包管理过程中,还会出现现场协调方面的问题。就目前国内施工企业合同管理的现状而言,主要存在以下几点问题:
1、施工企业对合同管理工作重视不够,分包合同签订不符合相关规定和程序。合同签订前没有审查对方当事人是否取得相应的建筑施工资质证书,是否由法律部门进行审核把关,是否按规定进行了评审,甚至有的施工企业还存在先干活后签合同的情况。
2、合同管理流于形式。通常情况下,施工企业对合同签订阶段的工作比较重视,但是对分包合同的执行情况如分包项目进展是否顺利,是否满足合同约定的进度要求,结算、支付情况是否正常,合同约定的质量、安全管理是否满足要求等缺乏有效的监督管理措施。
3、合同管理机制不健全。部分施工企业合同管理机构不健全,管理制度不完善,没有单独的计划合同部门,有时整个项目只有一名负责办理结算的经营人员,无法履行合同管理的相关职能。合同管理是一项系统性、全方位、全过程、全员性的工作。项目部要成立以项目经理牵头,以总经济师和各部门负责人组成的合同管理组织机构,同时,做好合同管理人员的引进、培养、任用工作,切实加强合同管理人才队伍建设。
三、建筑工程分包合同管理策略分析
1、管理机构与合同管理体系完善
施工企业应由上而下地建立和健全合同管理机构,使合同管理覆盖企业的每个层次,延伸到各个角落。设置专业的法律工作部门,对项目合同、分包合同开展法律咨询、合同评审、履约监督和组织仲裁、诉讼等工作。建立和健全完善的台同管理制度,既要有规范的分包合同管理制度,又要有可操作的分包管理程序,形成一个完善的合同管理体系。
2、招投标的管理
分包计划审批后,项目部按分包管理程序公开或邀请分包队伍进行竞价投标,投标单位不能少于三家。项目部对合同项目进行划分和量价估算,结合当地市场情况,充分考虑工程单价之间的平衡,确定分包单价上限。不允许分包价格倒挂,特殊情况需按权限管理范围上报审批。组建比价、议价、评标小组,组织分包项目比价、议价、评标分析。优先选择“分包商名单库”中的分包商,通过比质、比价、比工期确定分包商,并按程序分级报批后实施。
3、分包单位资质审查
在合同签订前一定要选择有资质、有实力、有信誉的分包单位参与投标,发包人要利用网络、实地考察等方式对分包单位进行详细了解,参观分包单位以往参与建设的工程实例,保证分包单位各项硬件条件满足要求。合同必须由发包人和分包单位法人或授权委托人签订,在合同履行中要定期、不定期检查分包单位与工人的用工合同是否签订,分包单位是否为工人办理意外伤害保险等。
4、合同履约过程的监控
强化对工程分包和分包的履行过程的监督及对分包商的有效管理,并纳入在建项目施工管理范围内,由各单位、项目统一管理。分包工程施工管理的关键是加强过程控制,加强各职能部门对分包工程施工过程的管理。由专门部门设专人分管,对其工期、质量、安全、现场文明施工进行监控,对施工过程进行巡检或旁站监控,及时处理分包施工过程出现的问题,确保施工过程符合合同规定的要求。
5、合同外的工程管理
由于工程实际操作千差万别,所以合同管理人员在订立分包合同时,要充分考虑工程实际情况,划清合同界面,明确双方各自的权利和义务。监督作业队伍,为施工人员做好劳动保护。分包人在动力设备、输电线路、地下管道、易燃易爆地段施工时,施工开始前应向工程承包人提出安全防护措施,经工程承包人认可后实施;实施爆破作业,在放射、毒害性环境中工作及使用毒害性、腐蚀性物品施工时,分包人应在施工前10天以书面形式通知工程承包人,并提出相应的安全防护措施,经工程承包人认可后实施;分包人在施工现场内使用的安全保护用品,由分包人提供使用计划,经工程承包人批准后实施;工程承包人在支付以上发生费用的同时,应检查分包人是否按计划和规定使用。
6、加强分包工程技术管理。项目部施工员严格要求施工分包单位按设计图纸施工。施工分包单位在实际施工时遇到与图纸不一致或有疑问,向项目部总工程师提出,不允许自行改动。
7、加强分包工程进度管理。项目部不定期抽查施工分包单位投入资源的情况,检查施工分包单位在现场的施工设备、技术力量、人员等是否符合分包合同的规定。项目部工程管理部随时监控施工分包单位的施工进度,对出现有进度滞后的现象时,及时查找原因并制订解决方案。对分包方施工进度,严格按分包合同规定执行奖惩。
四、案例分析
A公司系一家建筑公司,其通过投标方式获得承建上海某机场配套业务用房改扩建工程项目的权利。A公司采取分包方式由王某承担木工施工,并代由王某支付工资。工程项目完成不久,A公司就被劳动者告上法庭,称其不支付工资。A公司将工资支付给王某,但资金还不够,王某就以A公司的名义向劳动者打了欠条。王某书写《欠条》太具有随意性,难以保证《欠条》内容的真实性。为证明公司已将王某所有下属工人工资支付给王某的主张,A公司提供了《施工内部承包协议》、《王某木工班组人工费结算清单》及一组《收据》等证据。但该组证据中均未载明王某班组中具体员工名单,亦未载明王某已足额将其下属所有工人工资支付完毕的事实。
针对这个事件,我们能够清楚明白分包有风险,选择须谨慎的道理。如果建筑工程类公司确有分包工程的需要,应选择有相应建筑施工资质的公司,而不是像本案中的公司选择毫无资质的自然人。如果接受分包的是公司,不论是在用工管理方面还是劳动保护方面均应会比自然人完善。试想,如果本案不是要求A公司支付工资差额,而是因劳动保护不力,劳动者遭受工伤,而王某又未为劳动者缴纳社会保险费,此时,A公司可能要面临更大的风险。如果工伤等级较高、人员较多,公司都有面临破产的可能。但如果接受分包是公司,分包公司所招用的员工与A公司也就没有什么劳动关系,A公司也就无须承担用工主体责任。
其次,建筑施工项目纷繁复杂,实践中可能无法都将项目分包给公司,将工程分包给自然人情形大量存在。在这种情况下,公司应对无资质的接受分包人加强管理。应该说,本案中A公司庭审中认为王某与劳动者串通私吞工资后又向劳动者出具虚假《欠条》的可能性还是存在的。但如果公司在工资支付方式、签收方式以及对包工头所招工人的管理方面多加以改进的话,如通过直接由木工签收、向木工打卡等方式支付工资,可能就不会存在如此多的漏洞与风险了。
五、结束语
综上所述,在建筑工程项目分包合同中要进行严格的管理,降低分包合同的风险,促进建筑工程质量的提升。
1合同管理中存在的法律风险
1.1类型不同的合同存在的法律风险
在公司商业经济活动中因涉及的范围比较广,因此在合同签订的过程中所涉及的类型也比较多,分类的不同时代所存在的法律风险问题也不一样。以下是针对不同类型的公司合同存在的法律问题。
1.1.1物资采购
在现阶段的物资合同中经常存在着不合理和问题不明确、不全面的问题,比如说在物资合同中物资设备的型号、商标、规则、品种和等级等没有具体明确的进行标记。或者是关于买卖双方的名称登记不全,个人的信息和证件的信息不一致等,又或是在合同中对于相关的价款和酬金没有进行具体的说明,物资设备的产量质量问题没有进行明确的划分和介绍,一旦发生违约问题,相关的责任不明确等[1]。
1.1.2分包合同
在分包合同管理过程中也存在很多的法律风险问题:第一是关于分包合同的签订问题,有的存在不签订分包合同的现象,或是签订的分包合同不具备一定的法律效力;第二是关于分包、转包的相关流程不合乎相关的法律规定,以及随意的进行多次分包,分包的单位不具备标准的资质等;第三是在验收计价和结算的过程中,相应的工作流程不规范,这些都会导致在施工的过程中,出现责任不明、企业款拖欠和工资拖欠的问题,产生一定的法律风险[2]。
1.1.3担保合同
在公司合同当中的担保合同一旦发生相关的法律问题,所涉及的金额就比较大,因此要加强对担保合同的重视,避免出现问题对项目企业施工产生严重的影响。比如说在担保合同管理中出现合同本身不具有相关的法律效力问题、实际担保的金额和项目和签订担保合同中的项目金额不相符、项目企业的项目部随意的对外进行担保以及在合同签订的过程中双方的责任没有明确的进行划分等[3]。
1.1.4劳动合同
在合同管理过程中劳动合同存在的法律风险主要是和作业人员之间的问题,比如说短期企业内没有签订相关的雇佣协议或者是说协议的条款不规范、不合法;其次是在劳动合同签订的过程中,存在相关的条款不合理的现象,双方之间的责任和义务没有明确的划分,没有将每一项条款进行详细的说明和解释;最后是相关的劳动合同的内容不符合我国的劳动法的相关规定等。
1.2合同执行的不同阶段存在的法律风险
一般来说,在合同管理的过程中主要分为三个阶段:第一个阶段是合同的签订,第二个阶段是合同的执行,第三个阶段是合同的终止,在这三个阶段执行的过程中也存在一定的法律风险问题,给项目的施工产生了一定的影响。
1.2.1第一阶段:合同签订
在合同签订的过程中存在的问题包括前期的准备工作不充分造成在招标的过程中对承建单位的资信状况、资质等级、经营范围和相关的履约能力等方面的评估了解的不规范,审核的不到位。其次是关于合同中的内容,相关的条款不规范和不全面在双方的权利、义务和责任方面没有进行明确的划分,对于基本的条款内容不具备相关的法律效力或者是和相关的法律内容不相符,造成了内容不具有相关的法律效力。最后是在签订的过程中缺乏一定的公平公正性,存在暗箱操作和漏标的问题。
1.2.2第二阶段:合同履行
合同履行是建立在双方共同对合同的内容进行落实执行的基础上,因此在这个过程中主要存在的问题包括:第一,在履行的过程中,业主出现的违约情况而施工企业没有做出及时的反应造成的施工企业的经济利益受到一定的损害;第二是在履行合同的过程中,施工单位由于自身的原因属于对合同的控制和制定,导致合同在执行的过程中没有落实到位,对同类的合同文件和资料没有进行仔细的保管,出现了在不经债务人统一的情况下对债务进行第三方的转让。
1.2.3第三阶段:合同终止
在现阶段,有很大一部分的企业认为合同管理的风险只存在于当前的签订和履行阶段,忽略了在合同终止之后的相关风险问题的防范,为企业造成了一定的损失,因此也要加强在终止阶段合同的管理。比如说在这个过程中出现的相关施工企业对合同资料和档案没有妥善的管理,对合同中相关义务的履行没有执行彻底等都会造成相关法律风险问题的发生。
2合同管理风险问题表现
通过分析公司合同管理存在的主要问题,风险的主要部位存在于以下四个方面。第一,合同签约主体方面。主要表现为,合同承办部门未留存对方主体资格、资信等基础材料。第二,合同审核程序方面。通过抽查部分合同发现,合同签署日期在法律审查流程结束之前,明显存在合同倒签的情况。第三,合同内容不全面。主要表现为部分合同文本中存在空白条款,合同要素不齐全。第四,合同档案管理不完善。主要表现为,档案管理要求不统一,相关的资料不齐全,存在有的合同原件没法查找的情况。
3合同管理风险的控制关键点
合同管理风险把握关键点会收到事半功倍的效果具体表现在以下几点。第一,设置合同管理岗位。负责专门的格式合同,并负责非格式合同的编号及资料的收集归档,实施合同经办人的全流程管理。第二,严格审核合同主体资格。合同主体资格的审核,主要从营业执照、生产经营资质、授权资料、履约能力和商业性方面进行审核。第三,注意合同条款的完备规范。形式上要注意是否有无空白的合同条款,是否有无任意涂改,签章日期是否完整;在内容上要注意主要条款是否明确,具体内容是否具有可操作性。第四,合同的履行有全面细致。要注意保存好收集完整的资料,对补充、变更协议要固定并进行及时储存,注意购销合同中的货物要做产品验收,同时注意传真,电子邮件的恰当使用,必要的合同要做好交底工作。
4合同管理中法律风险的相关防范策略
4.1构建和完善合同管理机制
在项目公司合同签订之前,相关的项目企业和施工企业要对施工的项目进行全面的考察和规划,通过一定的掌握和了解对相关的公司合同内容进行详细审查,针对不规范、不合理的地方要明确进行划分和协商,对缺失的条款进行详细的补充说明和完善,针对公司合同的内容进行审批和登记,对于整体流程要不断的完善和规范,并以此构建相应的制度和标准,才能更好地确保公司合同的法律效力。
4.2提高双方法律意识
无论是在签订和履行的过程中,建设单位和承建单位都要从自身出发,提高双方的法律意识,针对相关的法律法规和制定政策要进行充分的了解和掌握,针对内容、标准、流程进行明确的划分,才能有效地增强公司合同在内容上面的合理性和科学性以及严密性,有效地减少在施工的过程中因为合同的问题产生的各种纠纷,确保项目企业在施工的过程中正常有序顺利的完成相关的施工建设。
4.3推动动态化监管机制的实施
在合同管理的过程中,监督是确保合同能够顺利实施的重要保障工作,因此在施工的过程中,相关的企业和范围要确保监管工作的合理实施,针对施工建设的进程按照合同的条款内容进行定期或是不定期的检查和抽查,加强对合同执行落实情况的审查,不断的改进和完善监督管理机制,采取有效的措施督促双方履行自身的义务和责任,确保合同的顺利实施。与此同时,还要加强对合同纠纷应急处理机制的构建,一旦在施工的过程中发生相关的法律纠纷问题,对其产生的原因、造成的损失以及产生的影响及时的进行分析,采取有效的措施积极的处理方案,最大程度地降低法律风险对公司项目造成的影响。
4.4提高相关人员的素质水平
在合同管理的过程中,针对相关的管理人员要加强他们的职业培训,针对在内容、标准和管理上面进行充分的了解和认识,不断促进业务技能水平的提升,提高对合同人员能力水平的要求,要求持证上岗,规范公司合同的管理人员。
4.5严格合同管理操作规范
合同承办部门代表公司对外签订各类合同,负责调查合同相对方的主体资格、资信,并收集相应资料,严格按程序履行合同报送审批,跟踪合同的履行,及时解决履行中出现的问题,按照合同管理制度规范管理合同档案。在签订合同时注意必须经法务部门和审计部门审查同意后方可对外签署,签署合同前承包人应再次核对对方当事人的资质及授权,注意签合同时约定的生效条款,盖章要注意施印部门,应核实法务审计的审核意见,授权材料并确定签订日期后,方可施印。在合同的履行过程中,合同生效前不得履行,如特殊情况,报相关部门分管领导审批合同生效后全面履行,经办人明确己方义务及时告知相关人员,履行中与对方的往来文书资料,履行中发生的情况应及时处理或报告。在合同发生变更时,建议形成书面变更协议,注意签署过程中发生变更情况。注意合同终止的相关事项,以及合同解除后的法律后果。合同的归档要注意,合同正本至少两份,归档合同的材料要符合合同管理制度。
5结语
综上所述,在公司合同管理过程中,要不断提高双方人员的法律意识,构建和完善相关的合同管理制度机制,加强在施工过程中合同履行进度的监督,提高相关管理人员的专业素养,才能有效地提高合同管理的工作质量,有效避免相关风险问题的产生,确保项目施工的顺利开展。
参考文献
中图分类号:F284 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2017)007-00-01
随着市场的不断发展,海外市场越来越重要,在拓展海外市场过程中,海外合同管理的重要性越来越突出,配备合同管理人员,负责海外项目的合同的招投标、合同的签订、合同的履行、变更、结算、追索赔偿等事宜,加强对海外项目合同的管理。
一、加强领导对海外项目合同管理的重视程度
公司领导加强对海外项目的重视,成立海外项目合同管理领导小组,有公司技术、财务、设备、物流、经营等部门组成,对海外项目要签订的合同进行合同审查,合同条款进行推敲,对合同中不合理的、需要注意的地方进行修改,提出建议,保证合同的可行性。
二、培养海外项目合同管理人才
合同管理人员的业务素质,对合同的管理非常重要,要选拔合格的合同管理人员,对他们进行培训,提高他们的业务能力。
1.进行英语培训,英语是国际通用语言,公司开办英语培训班、聘请外教对出国人员进行培训,海外项目在海外招投标需要用外语与对方进行交流和沟通、这就需要海外工作人员有较强的外语水平、对工作人员进行培训、提高工作人员的外语水平。
2.进行经营管理培训,合同管理人员需要多方面的业务知识、包含技术方面和商务方面等知识。对人员进行经营管理、财务知识、合同管理知识进行培训,提高人员的业务能力,能适应海外市场中的各种变化。
3.合同管理人员要年轻化,年轻人精力旺盛、思维敏捷、对所干的事情有干劲、有冲劲、有激情、让年轻人闯市场、给他们发展的机会、给他们成长的平台,有利于公司的业务开拓和发展。
4.制定激励措施,加大对海外人员的奖励力度,根据业绩对他们进行奖励,提高海外工作人员的积极性,激发海外工作人员的工作热情,争取到更多的海外工程项目的合同。
三、加强对合同的管理
1.选取当地合作公司
由于当地公司有自己的经验和人脉、和当地公司合作、能更好、更快的拿到合同、达到双赢的效果。既节约时间、又取得时效。所以找到好的合作公司很重要,要在当地进行调查研究,选取合适的合作公司。
2.聘请当地的律师为法律顾问
由于每个国家的法律不一样,法律文件种类、条款众多。公司不可能对这个国家的法律知识和税务知识都知晓和熟悉、并灵活运用,所以需要聘请当地的律师为公司提供法律支持,签订的合同条款时提供法律建议,对遇到的法律问题,特别是税收和工程款问题,能够及时解决。
3.加强对海外项目的质量管理
在制定好质量标准时,要制定详细的、可操作性的标准。在验收工程时,以质量标准为依据进行验收,不要因为质量标准不同,引起争议,影响工程的验收。
制定合同条款时,对有歧义的条款M行详细说明,不能模棱两可,为以后争议埋下隐患,影响合同的顺利完成。
4.加强对工程项目工期的管理
签订合同时,合同内都有完成工程的期限,承包方应该在合同工期内按时完成工程项目,按照施工进度,科学组织生产,充分考虑到当地政治因素、社会风俗习惯、人为因素和天气情况等各种因素,遇到问题想办法采取相对应的措施及时解决,按时完成工程,不要因为工期的延误而造成合同违约,给公司造成损失。
5.加强对工程款的回收
在工程款结算时,要注意税收的交纳问题,如果需要有承包方交纳,那么在招投标时就要加上这部分税款,明确合同额中是否包含税收这一部分,否则将给承包方造成不小的损失。
在订立合同时,就把税种、税率等条款写到合同里,税收条款要符合当地的税收政策。根据盈利原则,投标价格不能过低,低于成本费用,这样就会亏损。合同报价时就加上这部分税收。保证公司的利润。
工程款按工程进度及时结算,才能保证项目有充裕的资金进行周转,保证资金链不断,项目才能顺利进行施工,否则没有资金支持,不能及时支付劳务工的劳务费、供应商的货款、租赁费、水电费等,影响项目的施工进度。甚至停工,造成严重的后果。
6.解决合同争议
合同双方应当根据合同履行合同条款、如果违反合同,就要承担相应的违约责任。平时应当注意保留合同、往来的邮件、文件、资料等,以便发生争议时,做为证据。发生争议时,通过协商或诉讼的方式,维护公司的合法权益不受侵害,根据合同条款和法律条文向对方进行索赔。
四、结语
合同管理在海外公司的发展过程中占有重要的地位,公司领导应加强对合同的管理,培养综合素质高的海外合同管理人员,提升合同管理的能力,提高公司海外盈利能力,及时回收工程款,促进公司海外市场的发展。
中国对外承包工程企业“走出去”已有三十余年,根据多年的经验,特别是深刻反思某些项目的教训,当前国际工程承包企业在管理工作中存在着亟待解决的管理问题,形成了影响企业海外经营的重大风险,即经营开发风险、境外项目管理风险、政治风险、合同管理风险、总部管控风险和人力资源风险。
一、海外经营风险研究
(一)经营开发管理风险
在海外经营中,项目的投标价格及投标方案直接决定了项目中标的可能性,如果项目价格较高,所有的投标工作都可能白费,如果低价中标,轻则没收投标保函,重则给公司造成严重亏损。
应对措施:一是明确总部与各二级单位的经营开发职能和权责,建立全公司清晰明确的经营开发体系;二是明确现汇、运作、援外等各类项目经营开发程序,明确各类项目评审程序、范围和内容;三是总部预算管理部门要及时对项目成本进行测算,在项目实施过程中对项目方案及成本进行考核评估,落实奖惩;四是本方人员参与项目的投标,重点是组价、施组安排,主导项目的经营开发工作,有效控制投标风险。
(二)境外项目管理风险
境外项目管理风险导致该项目无法按照计划正常施工,致使工程拖期、人员窝工现象严重、质量不合格、资源浪费、项目严重亏损、面临业主巨额索赔及罚款,带来企业信誉上的负面影响,丧失企业在项目所在国的市场地位和发展机会。
应对措施:一是优化项目管理模式,根据境外项目规模、实施难度和自身情况,妥善考虑以何种方式进行项目管理;二是通过推进内控体系建设工作,明确总部及子分公司的风险管理权责,强化二级单位人员配备、机构建设,完善二级单位内部控制制度,强化总部对二级单位及项目的支持和考核;三是切实推进全面预算管理,明确项目成本目标,强化过程监督,加大项目考核力度;四是加强对项目国内合作队伍的选择、考核和评估,选择实施能力强,信誉好的单位,建立长期合作协议,稳步推进市场开拓。
(三)政治风险
政治风险主要是项目所在国政治动荡等因素导致项目成本大幅上升,预期收益降低或无法实现,驻外人员安全受到极大威胁。
应对措施:一是编制大型项目追踪情况数据库,对拟开发项目进行国别风险调查,从项目开发阶段起制定相应的风险预警措施和解决方案;二是加强与商务部、商会、口行、中信保、各使领馆经商机构等的密切联系,及时了解项目所在国政治变化;三是强化风险意识,严格执行评审管理相关规定,提高项目决策的科学性;四是针对存在政治风险的项目,可考虑引入保险机制,转移风险。
(四)合同管理风险
合同管理失误将直接影响合同的正常履行,影响合同项目的社会效益与经济效益,甚至造成企业巨额亏损与市场占有率的降低,对企业的生存发展、市场竞争力与长远的市场布局等战略目标实现均产生重要影响。
应对措施:一是将合同管理的重点前移至项目承揽的前期,注重标前评审及评审意见的落实,对重大的合同项目,法律人员赴业务一线参与商签合同,随时把控合同谈判、签订中的法律风险;二是加强项目管理人员尤其是境外一线合同管理人员队伍建设,通过加大合同管理人才的培养和引进,打造各地区、各国家合同管理专才,有效控制项目的合同管理风险;三是加强对合同履行的后续管理,建立项目实施状况的信息反馈制度,及时掌握合同实施、运行情况。
(五)总部管控风险
总部管理工作的薄弱甚至缺失将影响信息的传递的真实和效率,造成企业决策的失误;二级单位执行力不强将影响公司领导决策的执行,使二级单位经营管理方向出现偏差。
应对措施:一是明确总部对二级单位指导、监督、服务、考核的职能定位;二是以项目型管理公司作为发展方向,总部各部门围绕上述职能,重点是围绕如何有效及时的进行监督监督建立健全总部财务、工程、人事、法律、审计等各项管理制度,发挥总部的管理作用;三是加强执行力文化建设,营造反应迅速的企业执行力氛围,努力把公司的各项决策部署落到实处。
(六)人力资源风险
人力资源风险主要包括两方面:一方面人员的无效引入影响企业的经营生产;另一方面人才的大量流失也造成企业职工队伍的不稳定,影响职工的士气,使企业缺乏凝聚力。
应对措施:一是企业应本着公正、公平、公开和择优的原则开展人才引进工作,以产业结构和企业需求为导向,重点吸纳培养高层次人才和急需人才;二是完善薪酬、休假、职评等和员工个人利益紧密相关的各类制度,形成相应的激励机制和关爱机制;三是加强青年员工职业规划工作,充分培养锻炼青年人,尤其是加强对工程管理和技术人才的培养;四是积极推进人才属地化方式,大胆启用当地人才;五是加强企业文化建设,加强对境外员工的关心和爱护,提升企业的凝聚力。
二、进一步提高海外风险防范能力的对策研究
风险管理是海外经营的重要组成部分,是一项长期的系统工程。海外经营是利润和风险相伴的事业,国际承包市场环境错综复杂,全面加强风险管理,采取积极的防范措施,严格规章制度、优化工程管理、严密施工组织,做到事前有防范,事中有控制,事后有补救,是避免和减少风险事件的发生,从而赢得生存和发展的可行之路。
(一)完善内控制度,建立全面风险管理资料库
进一步建立完善海外风险管理内控制度,加强项目监控,大于5000万美元的海外项目,强化评审和阶段性的风险管控。结合海外业务实际,不断丰富和完善风险管控制度,设立风险管控的专门人员,认真组织实施海外项目的风险管理解决方案,使各项具体措施求真务实地落实到位;对于重大风险工程项目,实行紧急状态,直至风险有效化解后解除。
建立全面风险管理资料库。包括:国内外的风险管理知识、工程风险状态报告、工程风险案例、风险管理汇总数据、各个不同阶段风险检查表、风险应对方案、风险管理工具及模板、项目风险归纳总结、大型项目风险管理协同过程模型(雇主、承包商、咨询公司等)及全面风险管理综合模型等。
(二)增强风险研判能力,完善风险管理流程
一是开展风险识别工作。要对项目所在地区的政治形势、经济形势、业主资信、物资供应、交通运输、自然条件、治安状况、工人来源和技术素质等方面进行调查研究;聘请有经验的专家对投标文件、有关法律法规、金融保险、贸易政策等方面进行深入分析,收集与项目风险有关的各类信息,编制项目风险识别报告,对风险进行多维度分析,按照统一制定的标准和指标,对影响力较大的重要风险进行可量化的综合评估和评价工作,评估、评价尽量做到分析精辟、充类至尽。二是进行风险评估工作。要对风险识别报告中列出的各类风险逐一进行分析研究,根据每一个风险因素发生的概率和可能造成的损失量确定风险等级,为选择风险防范措施和风险管理提供依据。三是采取合理的风险防范措施。要学会风险回避,在投标阶段及时发现招标文件中可能导致风险的问题,争取在合同谈判阶段通过修改、补充合同来回避风险;要学会风险转移,将总承包合同中风险较大的部分及时转移到分包合同中,或通过向社会保险机构投保等方式进行风险转移;要控制风险损失,对一些不可回避又无法转移的自留风险,在报价中要考虑一定比例的风险费用,作为潜在风险的处理预备金。
(三)提升项目管理模式,推进“属地化”经营
进一步建立和完善以不同条件下精细严格的合同管理,资金风险与结算赢余机率并存的财务管理,型号与标准不一的设备物资和施工技术管理,文化背景和行为方式相异的劳务管理为重点的项目精细化管理。稳步开展境外资金集中管理,制定符合公司实际的境外资金集中管理制度、方案,加强国际利率、汇率及金融产品研究,保障境外资产安全。加强境外应急管理,加大防疾病、防恐怖袭击、防自然灾害等工作力度,健全完善境外突发事件预警和处理机制,保障境外人员和机构的安全。
继续推进属地化经营,一方面积极吸收当地高水平人才充实我方管理队伍,降低人工成本的同时,减少境外经营管理中遇到的非技术性困难,尽早熟悉当地法律、法规和技术规范,准确把握当地市场动态;另一方面在项目投标及实施过程中,注重与当地优势企业的合作,提高项目中标率、有效防范项目风险、控制项目成本。同时,加强与当地政府、商贸机构的沟通和了解,积极履行企业社会责任,推广企业属地化文化,加大企业影响,提升企业形象。
(四)强化合同管理,大力培养国际化经营人才
工程合同是项目全面风险管理的主要依据。一是要强化合同管理体系建设,完善项目管理各阶段评审管理制度,实现合同管理规范化,在合同中限制风险和转移风险;二是要将合同管理的重点前移至项目承揽的前期,注重标前评审及评审意见的落实,对重大的合同项目,法律人员须赴业务一线参与商签合同,随时把控合同谈判、签订中的法律风险;三是要加强项目管理人员尤其是境外一线合同管理人员队伍建设,通过加大合同管理人才的培养和引进,打造各地区、各国家合同管理专才,有效控制项目的合同管理风险;四是要加强对合同履行的后续管理,建立项目实施状况的信息反馈制度,及时掌握合同实施、运行情况。
海外经营不仅要求经营者通晓国际投资、金融、贸易等必要的专业知识,熟悉国际惯例环境和国际市场,还要求对东道国的历史、文化背景、政治环境、法律制度、经济情况有一定的了解,并具备较强的管理技能。在人才的培养和使用上要坚持两条腿走路,在尽快从企业内部培养国际化经营人才的同时,实施人才全球化和本土化策略,在人才的招聘和使用上,大胆使用国外优秀人才。
建筑工程在具体施工过程中会受到因素的影响,而且会受到多个市场经济主体的影响,各大经济主体为获得更多经济效益,经常会发生矛盾和纠纷。而工程共同则是连接各个经济主体的主要纽带,也是减少确保工程能顺利进行的主要途径。但是在工程合同管理过程中,会受到各种各样的风险,既包括外界因素的变化,也包括合同管理制度的缺陷,很大程度上增加了合同管理面临的风险,在这样的基础上开展工程合同管理中风险评估及应的分析和研究就显得尤为重要。
1.工程概述
某建筑工程,地下2层,地上27层,总建筑面积为4.24万平方米,在开始施工前通过招标的方式确定了各个施工工种,并签署了相应的工程合同。但是在具体施工中,受到市场经济变动和其他因素的影响,导致工程合同管理中遇到了合同订立风险、合同文本内容风险、合同履行风险,严重影响了工程合同作用和价值的发挥。通过对工程管理风险进行深入的评估,并制定了有对性的应对策略,把工程合同管理中遇到风险一步步化解,值得其他单位广泛学习和借鉴。
2.工程合同管理风险评估的内容
风险评估在工程合同管理工作的内容主要包括三个方面:风险识别、风险分析、风险评价。
2.1风险识别
风险识别指的是要通过相应方法和手段,识别出可能会影响合同管理目标实现的潜在事件或者事故。既包括有潜在负面影响的事项,也包括那些代表机会可能的事项。通过分析影响工程合同管理的风险因素,就可以有效确定会对工程合同造成影响的主要事项。在具体识别过程中,既要识别出主体层次的事项,也要识别出活动层次的事项,不但要避免过去发生的风险重新发生,而且要做好未来可能发生风险的防范工作[1]。
2.2风险分析
风险分析的主要作用是充分了解合同过程中可能遇到的风险,以便确定风险的可容忍性和可接受性,并制定出相应的应对策略。在《ISO31000风险管理原理与指南》中明确提出,风险分析的主要包括以下三个内容:第一,确定已经识别出的风险事件的结果以及发生风险的概率;第二,考虑现有风险防范措施的效果;第三,根据风险发生的概率和结果,确定风险水平。
2.3风险评价
工程合同风险评价指的是对风险发生的概率以及风险发生以后造成的损失进行深入分析,从而获得描述风险的综合指标———风险量。并制定行之有效的防范对策。就该建筑工程而言,在工程合同管理过程中,遇到风险指标包括[2]:合同订立风险、合同文本内容风险、合同履行风险。
3.工程合同管理风险的成因
3.1合同管理战略与文化风险
到该施工单位在工程合同管理中发生风险的主要原因在公司内部没有形成工程合同风险管理意识,同时也没有形成良好的合同管理文化。整个公司内部都缺乏工程合同管理意识,在公司内部没有形成良好的工程合同管理文化氛围。
3.2合同管理组织结构风险
工程合同管理职能部门是建筑工程工程合同管理的主要部门,其组织结构可以根据建筑工程项目的大小以及复杂程度大体上可以分为以下几种不同的结构形式.
3.3合同管理人员风险
建筑工程合同管理涉及到方方面面的内容,同时也具有极强的专业化,需要工程合同管理人员具有法律、经济、工程、管理等多方面的知识和能力,任何一方面没有达到具体要求,都可能引发工程合同风险[3]。
4.工程合同管理中风险的应对策略
根据该建筑工程合同管理中风险评估指标的结果,以下针对该建筑工程合同管理中的风险指标制定了相应的应对策略
4.1合同订立风险应对措施
通常情况下,合同订立中所遇到的风险指标包括:相对方投资风险、相对方信用风险、立项合同规范性风险、资金来源风险四大类。相对方投资风险的应对措施可以从三个方面进行入手:第一,证明合同相对方依法成立,并保存相应的登记文件;第二,对合同签订方的相关资质以及经营许可证书进行核实;第三,如果合同签订方是跨市施工,则要求其当地建设施工行政部门办理相应的备案准入证。相对方信用风险应对措施,要求合同签订方提供其能够胜任此次工程项目的能力,也可以通过调查分析的方式或者相行业协会等部门充分了解合同签订方的商业信誉。对于某些相关信息掌握不全面的信息,要采取要求合同相对方提供担保的形式,将相对方的信用风险进行转移。立项合规性风险的应对措施,可以从两个方面进行入手:第一,建立和实施环境管理体系,并严格履行和环境因素相关的法律和法规;第二,在相关法律和法规的要求之外,要根据建筑工程的实际需求,必须遵守和自愿遵守的一些要求[4]。资金来源风险应对策略,根据建筑工程的实际情况,注意分级审批和权限资金的使用情况,并严格限制对外担保权和对外投资权。落实资金集中管理制度,提高资金的应用效率和安全性。
4.2合同文本内容风险应对措施
合同文本内容风险包括:合同标的实施风险、财务结算方式风险、质量风险、安全环保风险、技术风险与法规标准适用风险。合同文本内容风险是建筑工程合同管理分险评价指标中最重要的风险指标,所以应对此类风险时,要根据建筑工程的实际情况,从多方面入手,才能有效控制合同文本内容风险。通过各关业务管理部门根据职能权限对施工合同进行审查的方式,在合同签订前对合同进行经济、技术和法律审查。
4.3合同履行风险应对措施
有建筑工程在具体施工中,很多工程项目会发生不同程度的变更,因此合同履行是一个动态的过程,其风险也是具备不确定性的。也是工程合同管理的难点和重点。在应对此类风险中,必须充分应用现代工程合同管理的风险识别、风险分析、风险评价的方法,才能最大限度上降低合同履行风险的影响。从而实现最优化的合同管理风险分析评价方法,减少工程项目管理中的合同风险,为工程合同风险管理在我国企业中的运用提供一定的思路与方法。
5.结束语
综上所述,本文结合工程实例,深入分析了工程合同管理风险评估的方法和应对措施。造成工程合同管理发生风险的因素有很多,因此在具体管理过程中,要充分应用现代合同管理学知识,并结合建筑工程的情况,合理分配工程合同管理组织结构,才能把风险控制在萌芽之中,为建筑工程的顺利竣工奠定坚实基础。
参考文献
[1]罗颖芳,刘晓东.论工程合同管理中风险评估及应对[J].珠江水运,2014(16):50-51.
1.合同管理在工程项目的管理和控制过程中存在的问题
工程项目的建设是一个十分复杂耗时又比较长的工程,同时它也直接决定了工程项目中合同管理所面临的巨大挑战和困难。总而言之,我国的工程项目建设市场其经济行为还不够规范,使得工程项目的合同在实施和履行的过程中仍然存在有很多问题,具体包括有一下几个方面:
1.1工程项目合同制定的双方法律意识比较淡薄
对于工程项目中部分合同的制定是符合我国的相关法律规定的,但是有小部分的项目合同却缺乏了一定的公平公正性,对合同中某一方的利益造成了一定的损害;还有些不法分子为了从中谋取私利,在项目合同上会做些细微的手脚,对我国建筑市场的合同管理秩序造成了严重的扰乱;还有些承包方为了能够将整个工程都揽下,会与甲方签到什么不平等条约,在项目合同中绝大多数的条款都是针对承包方所制定的,绝大多数都是承包方应该承担的责任,但是对于甲方的要求却比较少,特别是对业主方面出现违约情况的处罚和相关的措施都不具体,一旦在工程建设的过程中出现甲方不履行相应的义务时,承包方若想索赔也将很难进行。部分承包商或是业主甚至会不按照合同的要求来履行相应的责任和义务,反而通过一些不正当的行为对合同上的条款进行随意的更改,使得工程项目合同仅仅停留于形式。
1.2部分企业对工程项目合同管理制度和体系的建设不够重视
比如说部分公司里面哪个人都可以去签订合同、对于公司中哪些部门可以拥有项目工程的合同原件或者是复印件都没做出明确的规定、对于合同的整个管理程序也不是很明确以及造成合同的缺失等现象。
1.3企业缺乏相关的工程项目合同管理的专业型人才
工程项目的合同会涉及到方方面面的内容,因此,专业性也比较强,所以就会需要合同的管理人员要具备有一定的专业和财务方面的基础知识以及合同方面的法律知识等等。但是,现如今我们很多的企业和公司仍然没有设置专门的人员或者是部门来对工程项目的合同进行管理,而仅仅只是将工程项目合同的管理工程视为一种简单的事务性的工作,有的还甚至会将其归到企业的行政管理部门中去。众所周知,通常行政人员均是文科出身,他们对于工程项目方面的专业知识比较匮乏,在对合同进行管理时,通常只能做一些基础性的工作,无非就是将合同进行简单的分类和归档,但是对于合同中的一些基本条款他们却不关心。
2.加强工程项目合同管理的相应措施
伴随着我国与合同相关的法律和制度体系日益健全,企业也应当按照合同管理的相关条例作为准则和依据对双方在合同履行过程中的不同行为进行约束,那么这就要求在工程项目的管理过程当中,对合同的管理要实施较为先进化的管理,我们可以考虑从以下几个方面着手努力:
2.1努力加强项目工程合同管理人员的相关法律意识
工程项目合同制定的双方都应当认真的对我国的合同管理条例和相关的法律知识进行认真的了解和学习,只有这样,双方就都会按照合同上面的约定来行使不同的权利和义务,也只有这样才能够最大程度的减少在合同的管理过程中纠纷的产生,即使在合同的纠纷出现时,也可以对自己的合法权益进行比较好的维护。在工程项目合同签订的时候,要对合同的严密性和合法性进行严格认真的检查,从而避免一些不法分子在合同上做手脚。合同一经签订,双方就必须要按照上面的条款,履行各自的权利和义务。
2.2建立健全工程项目合同管理的体制
各个工程项目企业都应当加强对招标和投标的管理,严格按照相应的法律对招投标工作进行组织,对一切不具备有承包资质的项目企业通过非法的手段所得到的项目工程进行严格的杜绝。业主要严格的对承包资质进行核查,建立并健全同项目工程清单相配套的合同和工程管理制度,从而从根本上杜绝压价压级等行为的产生。对于一个项目工程企业而言要想建立和完善工程项目合同管理的体制,包括有合同的签订、借阅、委托人授权等,这些都要纳入到公司的合同管理细则中。
2.3对于工程项目的合同管理人员来说一定要做到持证上岗
企业要加强对工程项目合同管理的相关工作,就要努力的加强合同管理方面的专业技术性人才的培养,企业应当专门的聘请工程项目的合同管理人员,这些合同的管理人员一定要具备有较强的合同管理专业技术知识,比如说是进行合同中资料的归档和分类、相关的法律知识和造价方面的基础知识等等,这些人员最好要持有建筑的造价远证。除此之外,项目工程公司的内部应当单独的安排出一个或多个人员专门的从事工程项目的合同管理工作,对于合同的分类和存档一定要做到精细化同时还应当对于工程项目合同中的每一个条款都要熟悉。
3.结论
伴随着我国市场经济的不断深入,我国的建筑市场也日益的得到了不同程度的规范,但是工程项目的合同管理作为整个建筑工程的重要依据和内容,它主要是承包方和业主履行建筑工程项目中各自应当承担的责任和义务的最为重要的依据和手段,工程项目的合同为双方都提供了一个公平有效又合理规范化的平台。因此,我国的建筑企业一定要加强对工程项目合同管理工作的重视,从而逐步的构建出科学而又合理化的合同管理体系。
参考文献: