档案专项管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案专项管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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二、专项档案的收集

专项档案材料由于形成的时间、方式都不同于一般档案材料，因此对它的收集必须因时、因地制宜。

（一）确定归档范围根据前边提到的专项档案形成的四个条件，我们将需重点归档的专项档案大致确定为：学校为完成某项重要工作成立专门的工作小组，有多部门成员参与活动，在此过程中形成的各种档案材料。这一界定把那些与某个部门职责相近，习惯将其归口该部门办理的专门性工作形成的档案材料排除在外。

（二）归档责任专项工作小组成员是从各单位抽调而来的临时人员，他们在工作结束后，各回各家，档案材料如不及时整理归档很容易散失，且追溯不易。为此，工作组须指定专门的资料员负责材料的收集和移交工作，并与档案馆专管员形成互动联络机制。档案馆专管员指导专项档案材料的归档、整理、编目；工作组资料员按时登记、核对、催交、收存材料。

（三）归档时间如果是短期专项工作（如半年内），在工作结束后一个月之内移交归档；如果是长期专项工作（超过半年的），资料员每半年做一次已有材料登记，并报档案馆备案；全部材料在工作结束后一个月内移送档案馆，重要材料原件可提前进馆，平时使用复制件。

（四）归档材料质量要求工作中直接形成的档案材料必须归档原件，供参考审核的支撑材料可以是复印件。

（五）条件保障档案馆主管领导进入学校专项工作领导小组，建立重要专项工作档案跟踪督查制度。

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1　管理思路由注重微观向关注宏观转变

一是宏观把握档案事业中“基础”与“主体”关系，由“偏重基础”向“突出主体”转变。其标志性事件是从1999年年初开始的全省国家档案馆和省直机关档案工作目标管理“三年攻坚”工作，扭转了从20世纪90年代中期后开始，省档案局比较偏重于对机关、企业事业等档案事业“基础”单位档案工作达标(目标管理)的督促与检查，而对综合档案馆这—档案事业“主体”单位的检查督促不够有力的这—偏差，促进了全省档案事业的健康发展。二是正确把握“业务”与“体制”的关系，从专注“档案业务”向重视“管理体制”转变。其标志性事件有二：其一是及时总结与报道顺德市“三档合一”管理新体制，探索区域性档案资源科学整合之路。其二是首倡镇级建馆全新模式。2006年12月，省档案局在大朗镇召开全省小城镇档案工作座谈会，会议提出了镇设立档案馆同时挂市(县)档案馆分馆的模式。会后，经东莞市政府批准，大朗镇成立镇档案馆并加挂东莞市档案馆大朗分馆牌子，省档案局提出的镇级档案工作“一馆两牌”模式成为现实。三是正确处理“现实”与“未来”的关系，从“立足现实”向“着眼未来”转变。2003年明，省档案局在惠州召开全省档案工作暨馆库建设会议。这是广东省档案事业发展史上第一次专门召开的档案馆库建设工作会议，标志着省档案局对全省档案馆事业已从立足“三年攻坚”时的“现实”，向着眼于“做大做强”档案事业的“未来”转变。

2　管理手段由指导为主向监督为主转变

从1998年起，省档案局陆续开展了达标复查、执法检查、年度评估等活动，将业务指导与行政监督有机结合。并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。一是开展档案达标复查，强化对档案工作行政管理。达标复查为防止已达标单位档案工作滑坡起了重要作用，也对档案工作出现明显滑坡单位产生强烈震动，并促使其工作得到及时整改。二是开展档案执法检查，从行政执法检查到人大执法检查，检查力度不断加大。从1999年开始，省档案局组织检查组对省直单位档案工作进行行政执法检查，事后向有关单位发出了监督检查通知书，引起有关单位高度重视。对有些档案工作“老大难”单位，则请省人大有关部门带队执法检查，效果显著。三是开展档案工作年度评估，实现档案行政管理“五个结合”，将行政监督常态化。2004年和2006年，省档案局先后制定和文件，开展对综合档案馆和省直单位档案工作的年度评估。年度评估实现了目标管理和年度评估、现场监管和非现场监管、微观管理与宏观管理、行业主管和专家评估以及档案部门与地方政府(或各单位)的“五个有机结合”，收到很好效果。由于年度评估是一种定期检查，从而实现了档案行政监督的常态化。

3　管理载体由形式单一向形式多样转变

广东省运用于档案行政管理的载体形式很多，其中运用最多、影响最大、管理效果最好的是：

档案达标升级(目标管理)。从1987年起，二十多年来一直没有间断。当然，为了适应新形势要求，省档案局对升级或目标管理考核的内容和指标不断进行修订和补充。

示范档案馆(单位)创建。2004年在全省开展创建示范档案馆活动，目前已有5个档案馆被省档案局授予“广东省示范档案馆”称号。2009年又在省直单位开展档案工作示范单位创建活动。目前已有6个单位被省档案局授予“广东省省直档案工作示范单位”称号。

档案工作年度评估。多年实践说明，年度评估使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆和省直单位档案工作水平的提高。

项目档案金册奖创建。自2006年该奖项创立以来，已有17个项目获奖，许多在建项目和新开工项目都以争创“金册奖”作为项目档案工作目标，有效促进了全省重大建设项目档案管理水平的提高。

视野更宽广，工作更主动，管理更到位，管理方式转变对广东档案行政管理影响巨大

1　管理思路由注重微观向关注宏观转变后，视野更宽广

同样的手段和方法，管理思路由注重微观向关注宏观转变后，带来的结果就不一样。例如“三年攻坚”工作，从目的和要求都有别于以往达标升级或目标管理活动。这是一次针对之前一段时间全省档案馆的主体地位不突出，各地档案馆工作发展极不平衡的现状，为了促进全省档案馆事业全面协调发展而开展的专项活动，是一项着眼于全省档案事业的宏观决策，是档案管理达标升级活动开展以来省档案局从“注重个体”到“关注整体”的转变。事实证明，这一决策实施效果明显，实现了全省综合档案馆全部达标升级，缩小了全省馆际之间、珠三角地区与山区档案馆之间差距，为全省档案事业全面发展起到极大促进作用。可以说，自从管理思路由注重微观向关注宏观转变后，广东档案行政管理的视野也变得更宽广更全面。

2　管理手段由指导为主向监督为主转变后，工作更主动

实践表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后。由于提高了档案行政管理部门工作的主动性，进而增强了档案行政管理工作的计划性和时效性。首先，由于监督工作是由监督者主动实施的。什么时候进行、对谁实施监督都是由监督者安排，大大提高了工作主动性；其次，由于档案行政管理部门工作主动性提高，可以有更多时间思考对全省档案事业的统筹规划，增强了档案行政管理工作的计划性；第三，由于工作的主动性和计划性提高，档案行政管理部门可以根据党委和政府不同时期工作重点，有针对性地组织开展一些服务性工作，使档案工作能够紧贴中心，服务中心，避免档案工作游离于中心工作之外，从而增强了档案行政管理工作的时效性。实践同时表明，管理手段由指导为主向监督为主转变后，档案行政管理效果更加明显。实际工作中，档案行政管理工作显得软弱无力的根本原因是档案部门手段“太软”，一旦动“真格”，效果还是很明显的。

3　管理载体由形式单一向形式多样转变后，管理更到位

近十多年广东省档案局之所以不断创新档案行政管理载体，使管理载体逐渐由形式单一向形式多样转变，目的就是根据档案工作管理需要，使不同工作有不同管理载体，从而使档案行政管理更加具有针对性，管理工作更加到位。以2004年开始的综合档案馆年度评估为例。这是对实行多年的“达标升级和目标管理”手段的重要补充，由于年度评估将“全省所有县级以上国家综合档案馆，一律纳入年度评估范围”，改变了达标升级(目标管理)活

动中“鞭打快牛”的现象。同时，“把年度评估结果分别抄送给各馆所在地党委和政府，并建议以年度评估结果为依据对有关的馆进行奖罚”的做法，也使档案行政管理力度进一步加大，有效促进了全省档案馆工作水平的提高。再以项目档案“金册奖”的设立为例。由于切合了当前国家和省对项目档案管理的需要，而且，“金册奖”的设立宗旨、产生方法和激励机制都与其他奖项不同，具有明显特色，因此，在奖项无数的当今，这个纯属“荣誉”的奖项依然引起许多单位领导的重视与关注。

与时俱进，科学发展，发挥人的作用，广东档案行政管理方式转变的启示

1　档案行政管理方式必须随环境改变而改变，与时俱进

例如，随着“依法治国”方略的提出，省档案局逐渐加大执法检查力度，强化了行政监督职能，并逐步实现由指导为主向监督为主的转变。早在1989年国家档案局和国务院法制局就提出“依法治档”概念，但由于当时整个社会“法治”氛围还不浓厚，“依法治档”基本停留在口号上。1997年9月，十五大提出“依法治国”基本方略后，“依法行政”成为各级政府部门工作的基本要求。从1998年起，广东省陆续开展的档案达标复查、执法检查和年度评估等活动，就是省档案局适应“依法治国”大环境要求，进行“依法治档”的具体举措。又如，适应“简政放权”改革要求，省档案局按照“统一领导、分级管理”原则，通过委托或授权将一部分管理权限(如机关档案综台管理省特级评审、档案综合管理达标单位复查、省重点建设项目档案验收组织等)下放给各市档案局，并逐步实现由注重微观向关注宏观转变。随着改革开放的继续深入，党和政府将会有更多新的治国方略出台，政治、经济、文化以及社会环境都将会发生新变化，档案行政管理方式也必须随着环境改变而改变，不断与时俱进。

2　档案行政管理应以“三个体系”建设为目标，坚持科学发展

近十多年以来，广东省档案局一直把搞好档案资源建设、档案利用工作和档案安全保管工作作为促进档案事业发展重要内容。国家档案局提出建立“两个体系”和“三个体系”要求后，省档案局进一步明确方向，并将理论与实践结合，使“三个体系”建设得到进一步深化和细化，为全省档案资源、档案利用和档案安全体系建设提供保障，也取得显著成效。目前全省各级各类档案馆馆藏总量超过2125万卷，省档案馆与广州、深圳市档案馆通过互联网建立的跨馆查阅利用系统已经开通，以档案安全问责制为基础的档案安全体系也已初步建立。在今后档案行政管理工作中，应当以“三个体系”建设为目标，坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，统筹兼顾档案工作中个人和集体、局部和整体、当前和长远的利益关系。

3　做好档案行政管理必须有开拓创新和勇于进取精神，发挥人的作用

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专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。

(二)区县专业档案管理中存在的问题

2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。

由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：

1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。

2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。

3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。

4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。

存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。

二、关于区县专业档案归属流向的分析

(一)归属流向面临的问题

1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。

2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。

3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。

(二)设计专业档案归属流向的原则

规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。

1、明确档案的终极归属，维护国家记忆

区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，

部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。

当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。

2、创新专业档案管理体制，服务现实工作

专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。

(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。

(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。

(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。

(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。

建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。

3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用

实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。

随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。

三、加强专业档案管理的几点建议

(一)加强对专业档案监督管理的建议

1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。

普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。

2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。

要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。

(二)关于专业档案归属流向的建议

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。

目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。

目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。

篇（4）

[分类号]G275.9　F270.7

随着知识成为重要的生产要素和机构的核心战略资源，对知识转移的探讨研究也在不断深入。而作为知识转移重要第三方的咨询公司，其知识转移的内涵和要求有何不同，其基石是什么，知识转移与咨询公司档案信息管理的关系如何，有何共通之处，又该如何把握和结合，都有必要认真探讨研究。

1　知识转移与咨询公司档案信息管理

1.1　知识转移的内涵及其特征

从1977年Teeee提出知识转移的概念起，国内外对知识转移内涵的探讨一直不断深入。与知识管理兴起于工商管理一样，最初理解知识转移是基于其对企业管理的功能和意义，由此产生了“功能说”，如Kogut等认为企业转移知识的能力是企业存在的重要理由，知识转移的目的是吸收新知识和有效利用新知识，通过知识转移，将那些使组织获益的知识加速应用，从而使组织获得竞争优势。

随后产生了“过程说”，如斯德哥尔摩经济学院的Hendrik等人提出知识转移是一种知识传递者与知识接受者之间的沟通过程；Hansen也认为知识转移是机构成员间的知识迁移和吸收；许强等认为知识转移是知识从转移方向知识接受方传递，并让接受方理解和接受的过程；Davenport等提出“知识转移=知识传达+知识接收”，接收知识意味着对信息的充分理解并能够据此采取行动；Krogh等认为知识转移的过程分为初始化、转移和整合三个阶段；詹青龙等指出知识转移是指知识势能高的主体向知识势能低的主体转移知识的过程。

随着研究的深入，对知识转移的认识逐渐上升到本质和宏观层面，如陆侠等认为知识转移是指建立起技能传授、学习和知识管理的体系，将战略设计、组织和绩效设计、管理流程设计、系统流程设计各方面知识在员工中进行贯彻，让大家对相关知识消化吸收，保证系统的运行；施琴芬等认为知识的转移是通过组织的地域维度、业务维度及职能维度来降低组织风险的不确定性，破除一些节点问题和壁垒枷锁；而谭大鹏、霍国庆等撰文对此进行概括比较，他们认为知识转移是一个特殊的知识传播过程，是在受控环境中进行的，其根本作用是缩小人类个体或组织之间的知识差距并促进人类的共同发展。

根据以上学者的概念界定，可以看出知识转移具有以下主要特征：

首先，知识转移具有较强的目的性和主动性。与知识传播和扩散不同，知识转移是在组织机构有意识的主导下开展的，旨在促进个体和组织的共同可持续发展，因而更为主动和积极，更强调方法和策略的计划性、针对性。如当企业自身不具备某类知识转移条件时，就会选择向咨询公司等第三方寻求获得知识源的策略。

其次，知识转移活动是受控的和可控的。所谓“受控的”包含两层含义：一方面指的是并非所有的知识都能顺利地实现转移，只有可编码的知识才能更好地为接收方所理解和接纳；另一方面是指知识转移往往需要在受控环境中进行，这样能保证知识转移的效果和效率，还能更有效避免被动的知识外溢。由此机构需要设计可控的平台系统，以保证对知识转移的过程和结果进行控制。

再次，知识转移的过程具有增值性和创新性。知识转移不只是一个被动的接受和继承的过程，而是一个创造性的同化和内化的过程。知识通过转移产生增值、裂变、聚合后，进而就会形成新的知识。因而，知识转移过程伴随着知识使用价值的相应回报，转移完成后往往能达到知识供需双方彼此双赢，乃至多方共赢。

此外，知识转移的对象更为广泛和深刻。与传统信息利用和传播只关注显性知识不同，知识转移关注隐性知识的共享和扩散。刘丽萍指出，知识具有“波粒二相性”。知识“粒”是指作为实体的知识(即显性知识)，知识的“波”是指作为过程的知识(即隐性知识)。因知识转移产生的作用有知识结果的转移和知识过程的转移，而后者的影响将会更持久、更深远。

1.2　档案信息管理为咨询公司知识转移提供保障和支持

咨询公司开展知识转移活动的前提是：拥有足量的、可靠的信息和知识储备。因而对于咨询公司来说，广义的档案信息管理不仅包括人事档案、会计档案、文书档案等，还包括根据其业务范围和服务导向建立的各类知识库(即知识档案)。在这个知识库中不仅要有事实性的知识(Know-What)、原理性的知识(Know―Why)和技术性的知识(Know-How)，还要建立专家档案。因为随着客户需求专业化和精细化程度的提高，任何公司都难以独立完成咨询课题和任务，只有掌握了“谁拥有知识(Know-Who)”，才能更好地实现知识转移方与接受方的匹配。这对于中小型咨询公司而言更是立命之本，杨文等在对福建36家管理咨询公司进行调研时发现，绝大多数管理咨询公司都无力聘请全职的管理咨询师，只好聘请兼职顾问，在整个咨询项目运作过程中，管理咨询公司负责接单，再“下单”给管理咨询师“生产”，而后公司负责“交货”及“客服”。

1.3　知识转移有利于咨询公司档案管理的发展和价值实现

档案信息管理是基础性工作，事关咨询公司的生存和可持续发展，而档案管理本身也是一个承上启下的过程，需要建立素质优良、继往开来的档案工作团队，在笔者埘中山卓力、佳信等几家咨询公司的调研中发现，由于员工流动性较大，经常导致公司业务开展存有难处和困境：一方面新上岗的档案人员，对于原有档案存放规律和技术不甚了解，相关信息无法及时查找；另一方面，大量的咨询信息和客户信息及时归档，存入知识库，一旦业务员辞职或离职，这些重要信息也随之而去，对公司损失颇大。而知识转移的提出，对咨询公司及其档案管理工作的发展都是极为有益和有利的。

2　面向知识转移的咨询公司档案信息管理维度分析

所谓管理维度，是在对管理活动要素类型进行剖析的基础上，对管理活动空间范围和视角方位的具备程度、判断条件和评价标准的表示，即对管理活动赖以存在的内外条件予以判定、描述和评价的概念集合。管理维度的分析与构架，一般要从两个以上具有互斥性的视角进行，这无论对于管理理论研究，还是管理活动实践的归纳和指导，都具有积极意义：一方面，有助于引导管理学研究的视角创新，一个新的管理维度的描绘，是建立在对管理活动的要素、环节和生存空间的重新认识和挖掘基础之上的，必然带来研究视角的重新发现和研究定位的修正，能拓展管理学的研究视野，推动管理学研究理念的创新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理论框架。对管理维度的描述实质上是

对各类管理活动的内核分析，为分解和区别管理要素类型提供了思路和方法，并确定各类要素在管理中所司职责，管理维度的重新审视和划分，正是管理模式重新构建的前提和基础，为其提供可资利用的方法和框架。

中国人民大学的胡鸿杰教授通过对管理活动机理层面的考察，提出任何管理活动都包括资源、方式和内容三个主要维度：

所谓管理内容，即指管理活动的对象及其所要实现的职能和任务，对于某一特定的管理活动和行为，其管理内容既可以是具体的对象标的，也可以是抽象的过程，还可以是具有更深内涵的职能，特别是在许多宏观的管理活动中，对程序和职能的管理更是其日常工作的主要内容。如档案管理活动中，档案工作者和档案信息自然都是管理内容，而对文件案卷的收集、整理等过程也是管理内容，此外档案管理机构的职能同样还是管理内容，只是考察的层面和范围不同而已。

至于管理资源，一般认为无非就是“人力、物力、财力”资源，再加上近年来比较吸引眼球的“信息资源”，这些理解和认知比较通俗易懂，但也略显粗浅和表象，对管理资源缺乏深层次的思考，只注意到了直观的显性资源，忽略了管理中的隐性资源，胡鸿杰教授则撰文指出，管理资源还可分为基础性资源和“特有资源”两个层次，前者有如人力资源、物力资源、财力资源和信息资源等，为管理活动提供外在保障，后者诸如规则、权力、人脉和文化等，为管理提供内在保障，管理活动中两类资源都是不可或缺的。

管理方式是指依据管理内容的特点和要求，对管理资源进行整合、配置的方法与途径，依据不同的标准管理方式有不同划分，如根据是否产生口语或书面语行为，可以分为言语型与非言语型管理方式；根据发生的场合，可分为直接型管理方式与媒介型管理方式；根据对资源处理的程度可分为一次管理和二次管理两个不同层次的方式等。文件(档案)方式是其中的言语型、媒介管理方式，是社会与机构管理方式中最重要、最通用、最经济的一种，具有确定性、规范性、可控性等比较优势。

从这三个维度对档案信息活动进行考察，不仅能引发对档案管理活动的重新认识和把握，既有助于理解和深度挖掘档案信息资源，又能凸显其在管理中的保障作用，有利于减少或避免管理资源重复建设，一定程度上改变对管理资源的浪费或漠视现象，从本源上促进管理资源的最优配置，还有助于管理方式的规范与创新，为解决当前诸多社会管理问题提供新的思路和方法，具有实践意义和现实价值。三维度分析如图1所示：

咨询公司的档案信息管理也同样不能置身于这三维度空间之外，下面即依此分维度对其中的知识转移相关问题进行分析和探讨。

2.1　内容维度的知识转移

一般认为，档案信息管理的主要是文书档案、会计档案等传统内容，这就有必要首先了解和明确档案信息的特点。和宝荣教授指出档案信息具有联系性和积累性的特点，李国庆指出档案信息作为信息资源的一个重要组成部分，除了具有信息的一般特点外，最大优势在于其真实性、可靠性、权威性和凭证性。在传统环境下，这些特点通过固化在特定载体(如纸张)上予以保证，而数字环境下，则有赖于元数据信息了。当然图书与情报类信息也需要元数据，但不同的是，这一类的元数据信息主要用于知识的组织和检索，主要关注知识载体形式和内容分类关联，而归档信息的元数据更侧重于知识的来源信息及知识产生者的背景结构，借此来保证知识源的可靠性。

szulanski认为，在知识转移的初始阶段，知识源的可靠性、转移的预期困难是影响知识转移效率的重要因素。当知识源的可靠性没有得到确证，即当知识源并不被认为是可信赖的、讲信用的或有见识的时候，知识源的知识转移将非常困难，它的建议和示范将被质疑并受到抵制，这也叫“知识作用的未实证性(unpmvenness)”。因而咨询公司根据其业务范围和服务导向所建立的各类知识库，为了确保其真实可靠，必须依据档案管理的要求和标准进行，自然也就是档案信息管理内容的重要组成。

这一维度的知识转移主要在咨询公司和客户之间进行，除了满足用户需求提供可靠的编码化知识源之外，相应背景信息共享与迁移也是十分必要的。

2.2　资源维度的知识转移

任何一种管理都是耗资源的，如前所述，既需要人力、物力、财力和信息等基础性资源提供的外在保障，也需要权力、规则和文化等管理的“特有资源”提供内在保障，管理活动中这两类资源都是具有支撑性的，缺一不可。咨询公司档案信息管理也离不开人、财、物等资源的保障，如设备和装具的配备、人员的培训、信息的加工和服务等，同样档案管理水平的提升还需要权力、文化层面的支撑，如公司高层的重视和强调(特别是像北大纵横等大型咨询公司)，一则有利于各个部门的档案信息整合；二则利用权力资源可以督促实现将存储在员工个人电脑(乃至人脑)中的知识信息予以全面及时的转移和归档，以丰富公司的财富和资本。

这一维度的知识转移主要在咨询公司内部进行，不仅要在档案信息管理人员中予以传播与接纳，如一方面要熟悉档案工作需要哪些资源；另一方面也要掌握这些资源能在何处获得，又该如何获取。这类知识转移更要推广到公司业务部门和相关领导，使他们形成概念、习得程序，最终养成大力支持档案信息管理的习惯和氛围。

2.3　方式维度的知识转移

咨询公司档案信息门类较多，其机密性高低不一，因而信息组织的方式和使用权限的控制存在较大的差异性。这就需要重视对档案信息管理方式的知识转移，以促进机构档案工作的可持续发展。方式维度的知识转移重点和难点在于管理技能和经验等隐性知识，档案信息管理从原理上讲是比较直观和简单的，但是具体的操作需要长期的经验积累和技能熟悉，也绝非一朝一夕能做好的。

这一维度的知识转移还存在于咨询公司和客户之间，不过这主要是指开展档案管理咨询业务和有档案管理专业优势的公司。如浙江省首家公司制档案中介机构――杭州伟邦档案管理咨询有限公司，就针对机关、团体、企事业单位提供档案咨询与指导、档案培训、档案技术推广、档案人才租赁等相关的专业服务，而方式维度的知识转移即是此类公司的核心优势之一。

3　面向知识转移的咨询公司档案信息管理实现策略

如上文分析可见，不仅档案信息管理在咨询公司知识转移中起着基础性和关键性的作用，关注知识转移对于档案信息管理也大有裨益，两者互为依托、相互促进。而实现面向知识转移的咨询公司档案信息管理需要在以下几方面予以强调和努力：

3.1　主动调研掌握公司档案管理中知识转移内容

首先是咨询公司领导层要从宏观上对档案信息管理中的知识转移有充分的认识和把握，深入调研公司管理中知识转移的层次和范围，明确哪些显性知识必须按照档案信息的标准和要求予以存储、传播和控制，哪些个体隐性知识应该显性化为组织知识并予以

及时存档，把握档案信息管理各个维度的知识转移内涵和要求；具体操作执行的档案管理信息工作者更要积极主动，对具有潜在价值、有必要作为档案信息保存的知识，与业务人员共同商讨，拟定归档范围并明确共享权限，业务人员也要认真配合，提出建设性意见和需求，以框定知识转移的目标和范围。

3.2　优化档案信息管理中知识转移的资源保障

所谓资源保障就是为知识转移创造必要的软硬件环境。一方面要在人、财、物等基础性资源上对档案信息管理予以必要配备和支持，在档案信息管理人员梯队建设上要引起足够重视，尽早做好准备，有计划、有步骤引导档案专业人员间的业务交流和知识转移，让新生力量在日常的档案信息工作中充分习得管理技术和技能，避免突然的工作移交带来的措手不及；另一方面要利用权力和公司文化等特殊资源，大力宣传、积极引导和推动各类档案信息知识转移，不仅在信息管理人员中，更要在业务部门里，形成健康的知识存档和归档意识，培育良好的知识转移的习惯和氛围。

3.3　量身打造面向知识转移的档案信息管理系统

咨询公司要着力开发和建设面向知识转移的档案信息管理系统，一方面要依据和符合本公司的客观实际，另一方面也要保证系统的可扩展性和通用性。如在设计知识采集功能模块时，要对本公司业务流程予以梳理和考察，在各关键环节中嵌入背景信息捕获器，保证归档知识的可靠性和可用性；而在知识传播功能模块中，要实现目录信息开放的同时，对知识内容进行有效控制，这一方面是指利用技术手段严格控制资源使用权限；另一方面是指实现知识转移环境的控制，以提高资源利用率和知识转移效能。

3.4　有力控制、有序开发咨询公司知识资产

在拓展和丰富档案信息资源的类型、数量的同时，档案管理人员要建立和完善公司资产档案，特别是对无形资产的归档和建档，不仅要及时接收和控制公司核心知识，保证其安全性和可用性，还要与业务人员积极配合，有条件地对之进行开发和传授，使之不断增值和升值，增加知识转移的吸引力和动力。

篇（5）

图书档案管理专业开设课程：《图书馆学基础》、《档案学基础》、《文献资源建设》、《图书馆目录》、《信息管理概论》、《信息法学》、《文书学》、《档案文献复制技术》、《图书分类学》、《档案文献编纂》、《图书馆自动化系统》、《档案保护技术》、《企业档案管理》、《科技档案管理》、《档案文献检索》、《数字图书馆的原理与技术》

图书档案管理专业就业方向

该专业就业主要面向图书馆、档案馆、图书档案公司等企事业单位，从事文献信息的收集、整理、开发与利用等工作。毕业生不仅能够胜任图书馆和档案局专门机构的管理工作，更能胜任企事业单位和厂矿私营企业的文档管理、文秘等专业性工作，就业面广。还可参加专升本考试，进入本科院校进一步深造。就业去向：国家机关和各类企事业单位，从事图书情报与档案管理等工作。

图书档案管理专业主要职业能力

1.具备对新知识、新技能的学习能力和创新创业能力;

2.具备文献信息的采集能力;

3.具备文献信息的组织能力;

4.具备文献流通管理与服务能力;

篇（6）

1 利档案管理方式转变的必要性研究

一般以纸质为主要载体的水利档案在现代信息化的社会中有许多局限性，纸质的档案信息容量较小，查阅费时费力，这不仅使得水利工作效率低下，更给档案管理工作带来诸多不便。所以，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有很大的必要性，这是发展水利事业的时代化要求。

1.1 档案管理方式的转变为水利事业现代化提供重要保障

水利档案是对水利事业起步与发展、出现的问题及解决方案的记载，几乎记录了一切关于水利事业的活动，其数据量大、涉及方面广，参考性强，实践性强等特点无不体现着对水利发展的重要作用。当水利工程遇到问题时，可以查阅档案的解决方案再结合现实情况来解决。也为水利事业的发展提供经验与教训。

现代化的先进技术使得水利档案的载体形式发生了变化，趋于多元化。现在越来越要求水利档案公开化，现代化的管理方式使满足这种需求成为可能。同时也丰富了水利档案信息公开的方式，除了书报等传统的方式外，还能用电视、手机、网络等现代技术来传播。

在现代信息化的社会中，水利档案管理量越来越大，空间存放限制性很大，因此需要转变传统的管理方式，促进水利事业的现代化进程。将纸质的档案管理方式向电子档案管理方向发展，这样可以保证保存质量，提高工作效率，提高检索速度，为水利事业的现代化发展提供方便。

1.2 档案管理方式的转变符合水利档案工作发展的需要

就水利档案资源来说，记录和保存数据也应是很重要的事业。对档案的管理对水利事业的发展有很重要的影响。例如近几年内陆地区实现对水利资源有效利用的成功案例说明了水利事业新的发展。正是这样，档案资源管理也需有新的转变。如在检索方面，若一页一页翻资料则会费时费力，对水利工程造成影响。无论怎么讲，水利档案管理方式转变为现代化的方式，是其自身发展的需要，符合水利档案工作的发展要求。

因此，促进水利档案管理向现代化方式转变成为重中之重同时也是非常紧要的工作。计算机等先进的技术应用于水利建设档案管理方面会更好地促进水利事业的发展。这种技术也为转变水利档案管理方式奠定坚实的基础，为促进自身的发展提供了行之有效的办法。

2 水利档案管理方式转变的基础条件及限制因素研究

2.1 水利档案管理从传统向现代方式转变的基础条件

首先是法律的保证。我国是法制国家，对水利档案管理方式从传统向现代转变的方面要进行法律的保护，针对现代化的管理方法进行立法，因为传统方式所依赖的法律不能适应现代的管理方式。所以要健全法律法规，对水利档案管理工作给予法律保护。

其次，要有技术措施。在转变管理方式，实现现代化管理方面，不仅要改变外部环境，更需要加强技术措施工作。过硬的技术基础才能更好地运用现代化的管理方式，并且积极地促进水利事业的发展。

2.2水利档案管理从传统向现代方式转变的限制因素

计算机网络技术不断发展，水利档案管理引用该技术并得到较好发展。然而，在水利档案管理方式向现代化转变的过程中存在着一些限制性的因素。

首先，一些水利档案从业人员没能正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理对水利建设的发展没有太大作用，不会造成很多影响。因此在转变水利档案管理方式上重视程度不够。

其次，水利档案内容复杂，而施工时间长等因素又使得具体信息转换为档案的过程漫长而复杂。这对管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基层水利档案从业者习惯用传统的管理方式，不习惯用计算机来整合。而且在电子存档技术方面存有缺陷，使得原始数据存有质疑，这也制约了管理方式的转变。

3 水利档案管理向现代方式转变的途径

3.1 建立坚实的理论基础

随着经济政治体制的改革，水利档案管理工作也随着有了相应的改变。对于我国的水利档案管理，应该积极探索相关的理论知识，建立一套完整全面的水利档案管理理论体系，为管理工作奠定坚实的理论基础。总结之前的工作经验，吸取教训，以便于有效而正确地开展新时期的档案工作。把以往的工作经验提升到理性的认识中来，并进行系统化的处理。从而实现对实践的指导作用。

水利档案管理学是国家档案的重要组成部分之一，分属于档案学的一个分支。所以，积极探索水利档案管理的理论，是转变管理方式的重要措施，同时也是促进我国档案工作研究的重要方面。坚实的理论是促进水利档案管理从传统向现代方式的基础，是促进管理工作有效开展的保证。

3.2 制定标准化的管理

标准化的管理是从国家部门的角度来设置的，是对某项重复的工作进行概念化的规定，以统一的操作标准，这样有利于是活动开展更有秩序。在水利档案工作的标准化当中，筛选出管理时用到的技术手段和管理提纲，对实践操作和实施的规范与标准进行修改和完善，使之成为一整套标准化的方法，以此来改善档案管理工作，提高工作水平和效率。制定标准化的管理是促进水利档案管理从传统向现代化转变的客观要求。

实现管理的标准化是水利档案工作的有效手段，水利档案管理采用现代化方式则需用最新的科技和标准化的管理来进行，以此来提高效率、完善经验、加强管理。相反，若没有一套行之有效的标准化管理体系，从业人员各做各的，那么必将会造成水利档案管理混乱的局面，现代化的管理进程也不会得到发展。

3.3 共享水利档案资源

从现在的实际情况中可以知道，水利档案资源被部分部门垄断，每个地区都完全垄断自身资料，很少与它地进行交流。而这样的情况造成各个地区水利发展不平衡，更阻碍了我国整体水利事业的发展进程。

水利档案资源的共享与管理方式的转变是相辅相成的。共享资源、加强交流、积累经验促进了现代化管理方式的发展。另一方面，现代化的水利档案管理方式，利用信息化手段使得资源共享成为现实。这样不仅促进各地的交流，又有效地解决了水利事业现代化发展过程中的一些问题，提高了档案管理的效率和质量。这样，任何人可以通过网络技术在任何时间都可以检索到所需要的水利信息，是现代化水利档案管理的重要体现。

4 结束语

水利档案管理工作是水利事业的一个重要方面，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变具有非常重要的意义，也是现代化的水利事业发展的需要。近些年，我国在档案管理工作方面取得了较大成果，但并未完全实现档案管理方式向现代化管理的过渡。若要完成这一过渡则需要与本地区的实际情况相结合，这样才能更加科学而有效地向现代化的管理方式转变，避免棘手问题的出现。总之，实现水利档案管理从传统向现代方式的转变势在必行。

参考文献

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第二条凡本省范围内国有投资(含财政预算内、预算外专项资金)新建、扩建、改建的地方基本建设项目(包括中方控股的利用外资项目)以及国家有关部门委托本省验收的项目均适用本办法。

第三条基本建设项目档案是指在基本建设项目立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，应当归档保存的各种形式和载体的文件材料。

第四条基本建设项目档案是项目建设的真实历史记录，是项目运行、维护、管理、改扩建等工作的依据。基本建设项目档案的验收是基本建设项目竣工验收的重要组成部分。

第二章验收标准

第五条基本建设项目档案验收应达到以下标准：

(一)有运行良好的档案管理体制；

(二)文件材料形成程序规范、签署完备、制作质量良好；

(三)档案收集齐全完整；

(四)竣工图编制准确、清晰、规范；

(五)全部档案已进行系统整理，案卷质量、档案编目等符合规范化、标准化的要求；

(六)已运用计算机辅助档案管理，建立项目档案数据库；

(七)具有符合要求的档案库房和档案保护设备；

(八)在项目建设和试运行过程中积极主动提供档案利用并取得一定效果。

第三章验收组织

第六条基本建设项目验收委员会应有档案行政管理部门的代表参加，主持验收部门应当通知有关的档案行政管理部门派员参加。

第七条基本建设项目竣工验收之前要完成项目档案的收集、整理、归档工作，通过档案专项验收并办理相应的确认手续。对需要组织初步验收的大中型和省重点建设项目，档案专项验收应在初步验收之前进行。

第八条省级以上审批的地方基本建设项目由省档案局主持档案专项验收；其他项目按隶属关系由项目主管部门或省辖市档案局主持验收。

第九条档案专项验收组由省、市档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位的有关人员组成。

第四章验收申请

第十条项目建设单位应在项目竣工验收(或初步验收)前3个月向档案验收组织单位递交档案专项验收申请，并附《江苏省基本建设项目档案专项验收申报表》(一式两份，表式附后)和项目档案工作自检报告。

第十一条档案专项验收之前，项目建设单位应组织项目施工、监理单位负责人以及有关人员进行档案自检，并在此基础上形成项目档案工作自检报告。自检报告的内容主要包括：项目建设概况及项目档案管理概况；项目档案工作的管理体制；项目档案形成、积累、整理、归档和计算机辅助档案管理情况；竣工图编制情况及质量；项目档案安全保管情况；档案在项目建设和试运行中发挥作用情况；项目档案的总体评价、存在问题及解决措施。

第五章验收程序

第十二条基本建设项目档案验收工作程序如下：

(一)档案专项验收的主持单位在接到项目建设单位的档案专项验收申请后15日内，与有关单位协商，确定专项验收时间、地点及验收组成员单位；

(二)召开档案专项验收会议；

(三)有关单位按照档案专项验收会议的要求和意见进行整改；

(四)在项目竣工验收会议上对整改情况进行检查，向竣工验收委员会提出档案验收意见。

第十三条项目档案专项验收会议的主要内容：

(一)验收组织单位有关人员主持验收会议，通过档案专项验收组成员名单；

(二)听取项目建设单位汇报项目建设概况和档案自检情况；

(三)察看档案库房及设施设备，抽查项目档案；

(四)验收组成员对项目档案工作进行综合评议并形成档案专项验收意见；

(五)验收组向项目建设单位反馈验收意见。

第十四条对项目档案的专项验收，必须抽查一定比例的档案案卷。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10％的档案；数量超过1000卷但不足2000卷的，抽查15％的案卷；数量在1000卷以下的，抽查30％的案卷。

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Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.

Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management

中图分类号：X734文献标识码：A文章编号：

浙江上(上虞)三(三门)高速公路为G15w常台高速的一部分，纵贯浙江省中东部,全长142公里,是连接绍兴、台州二市的大动脉。为确保高速公路的高质量运行，养护部门每年都要投入多个专项、大修工程对高速公路进行维修保养工作，因而养护专项工程档案也就显得尤为重要。加强养护工程档案的科学管理，可以更好地为高速公路养护和管理服务。

以浙江上三高速公路新天管理处为例，每年要会有多个专项、大修工程，养护工程档案数量大、种类多、价值高，需要长期保存，这些工程档案是以后高速公路管理、日常维修的重要依据。养护档案管理人员应根据养护工程档案的特点，直接参与养护工程建设过程的监督和指导工作，确保养护工程档案完整、准确、系统归档，做好养护工程档案的保管工作。本文就高速公路养护工程档案管理提出方法。

1.做好养护专项、大修工程的档案管理工作

1.1加强业务知识的培训是确保养护工程档案质量的有利措施。

参与养护专项、大修工程建设管理人员和监理单位的人员来自四面八方，对工程档案的重要性认识及其业务水平参差不齐，为了加强对施工、监理各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，规范档案资料的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，养护部门在工程项目开始阶段就必须加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求养护工程档案资料。

1.2制定详细的符合实际情况的养护工程档案管理办法，明确标准和要求

根据浙江省交通厅下发的相关文件，结合GB/T50328―2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求，制定适合本单位工程档案的可操作性编制办法。一是细化养护管理部门、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类。三是明确案卷组成部分、格式和具体要求，便于施工单位、监理单位档案管理人员操作。

1.3对养护专项大修工程进行监督和指导。

养护管理部门的档案管理人员有针对性地对施工单位、监理单位进行监督，对施工中档案存在的问题进行业务指导。例如：要求工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合，做到文、图、物相符等。从而提高了养护工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。

1.4做好养护大修、专项工程资料收集整理工作。

养护管理部门对养护大修、专项工程从计划立项、审批到工程验收结束的有关资料进行收集、整理。档案管理人员对专项大修工程的业主资料按照有关规定进行分类、编码、立卷、装订、归档。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

1.5认真、细致做好养护工程档案验收和整理工作。

养护部门档案管理人员在进行专项、大修工程档案验收时，应重点验收以下内容：工程档案齐全、系统、完整；工程档案真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案已整理立卷，立卷符合有关规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，盖有竣工图章；要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；文件材质、幅面、书写等符合要求。保证养护工程档案达到规范化、标准化。养护档案管理人员对本年度的专项大修工程按照工程名称进行系统整理，并编写科技档案归档目录，方便日后查阅。

2.做好日常维修保养工程档案的管理工作

2.1小修保养工程档案管理。

虽然小修保养工程档案管理上级没有明确的规范要求，但和专项、大修工程档案管理同等重要。在日常工作中加强对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁、隧道、边坡等结构物检查、小修工程管理等资料的收集、整理。归档文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范，（文字、表格用A4纸）禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不能长久保存的书写工具书写。

2.2具体管理方法。每年养护档案管理人员对处理完毕的文件材料，及时收集归类，集中统一保管，对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位。案卷应由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借阅守则、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，案卷封面和卷脊打印后粘贴在对应位置。对日常巡查、路基、路面、沿线设施、桥梁隧道检查、路面检测等资料每年年底编写文件页码，与借阅守则、卷内文件目录、备考表一起用三孔一线方法装订，装订完毕再粘贴案卷卷皮。对安全管理、各种管理办法、养护发文、上级来文等资料可以不装订。编写本年度档案案卷目录，方便查阅。

3.做好养护工程档案保管的管理工作

养护工程档案是科技档案，需要长久保存。养护工程档案的保管工作，就是在集中统一管理原则指导下科学地维护养护工程档案的完整与安全，采取有效的保护技术和管理方法，最大限度地延长养护工程档案寿命的工作。只有做好养护工程档案的保管工作，才能使集中起来的养护工程档案的完整和安全得到可靠的保证，才能满足各方面利用的需要，因而要切实做好养护工程档案的保管工作。

4.利用现代化技术做好养护工程的档案管理工作

4.1利用软件高效管理。

随着计算机技术突飞猛进，出现了许多工程档案管理软件。这些工程软件，安装方便，操作简单，实用性很强，可以很好的运用到养护工程档案管理中，使养护工程档案整理更快捷，更完善。

4.2利用网络共享。

通过公司局域网实现养护资料共享，为整个工作展开提供可靠、详实、系统的养护资料，从而提高各人员、各部门的工作效率，缩短检索时间，节约管理资金。

5.结语

养护档案管理人员只有具备良好的业务素质，认真学习档案法律法规及相关专业知识，不断提高档案技术水平和管理能力，才能更好的为高速公路建设和发展服务。

参考文献

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二、开展专项行动

（一）组织全局干部职工召开林木种苗行政执法专项行动会议，明确做好林木种苗行政执法专项行动专项行动的重要性。

（二）结合宣传贯彻《省林木种子管理条例》，3月27日-31印发专项行动宣传单，分发给市民及我县的种苗、花卉生产企业业主，向种苗生产经营企业、业主宣传种苗管理的有关要求，指导和引导他们依法从事生产经营活动。

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第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

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目前企业工程项目管理中普遍存在重工程，轻档案的问题。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。究其原因：一是企业档案工作效益显现较工程项目效益相对滞后，导致部分企业不够重视档案工作；二是基建档案管理工作未纳入本单位或管理人员年度绩效考核；三是企业档案工作在很大程度上仍沿用传统工作模式，缺乏管理理念创新，影响档案服务于企业中心工作的作用发挥。

2.档案制度不健全，档案职责不明确

基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之企业的基建项目往往需要几年甚至更长时间才能完成，期间产生大量文件材料，由于管理人员变动频繁，档案制度不健全，缺少统一的整编标准，档案管理人员不能及时对施工单位工程资料的收集、整理及归档范围进行指导。建设、设计、施工、监理等单位，对自己在整个工程建设中所担负的责任不十分明确，或明确但执行不到位，致使档案归档质量不高。此外，有的企业工程项目验收了，档案没有进行专项验收，造成归档资料不完整，为今后工程的维修、改扩建等一系列工作带来隐患。

3.工程项目前期资料收集工作缺乏有效监管

通常在项目前期，工程管理部门尚未成立，档案管理人员也未介入，工程项目建议书及批复、征地批文、勘察记录、招投标文件等前期资料的收集缺乏监管力度。有的文件散落在各职能部门，随着时间的推移，这部分文件材料的收集难度加大，甚至丢失，有的甚至给企业造成严重的经济损失。

针对基建档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几方面着手改进，使之在企业生产建设中更好地发挥作用。

1.加强领导，增强档案意识

基建档案是工程管理工作中不可或缺的重要内容之一，也是重要的企业管理手段。企业应当加强对基建档案工作的领导，加强档案普法宣传，通过定期组织培训、定期深入基层检查指导，不断提高工程项目管理人员的档案意识，只有把项目档案工作从源头抓起，才能保证基建档案工作顺利进行。

2.实行基建档案工作全过程管理

将档案工作贯穿于工程项目建设全过程，通过对“前端、过程、后期”各个环节的控制，确保基建档案完整性和准确性。

（1）前端控制。就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控。明确相关职能部门的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，保障基建档案归档质量。

（2）过程控制。要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全项目的档案管理网络，将有关档案制度和标准及时发到各参建单位，同时，档案管理部门定期参加工程进度例会，一方面能及时掌握动态信息，根据项目建设进度把好质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。通过过程检查，将问题消除在萌芽状态，为项目按时竣工验收赢得时间。