高校科研档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇高校科研档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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二、探寻新的档案收集方式，保障学校知识储备和技术储备

目前高校科研档案文件材料的收集存在着“重行政轻项目”、“重上级轻自产”的问题，对于科研工作中的行政文件和上级来文管理的比较到位，但对于随科研项目产生的“自产文件”的管理则有缺失。项目中一些非常重要的“论证报告”、“原始试验数据”、“计算文件”、“设计文件”等资料都没有归档。这些文件对于项目后期研究以及整个学科发展都是非常重要的，属于学校的无形资产，这些文件没有得到及时保存，随着一些科研人员的流动，会使得学校遭受损失，甚至影响一个专业、学科的兴衰。而且对于科研项目“自产文件”归档还应与项目同时进行，如果在科研项目进行阶段不对其明确归档要求或资料没有交齐，后期很难追回或者归档的不是最终有效的文件。同时在档案文件材料收集过程中还要关注档案的“价值”，一定要研究档案文件材料的甄别方法，否则花再大力气收集到的档案文件材料都是没有意义的“垃圾”文件。这就需要加强档案部门与科研主管部门的协作，构建全新的由科研主管单位负责，档案部门具体承办的科研档案管理机制。这不仅突出了科学研究过程中档案文件材料收集的重要性，还使对科研档案全过程的监督更加有效，科研档案由结果管理转变为过程管理，保证科研档案工作与科学研究同步进行，从而进一步保证档案质量。同时强化归档资料责任管理，明确各级人员签字和盖章，确保文件责任人可追溯，从根本上保证“收的全”、“有价值”的问题，保护学校知识和技术成果，保障学校的实力和竞争力。

三、探寻新的档案利用方式，促进科研人员之间的交流协作

长期以来，由于档案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得档案的利用一直采取严格、谨慎的方式。尤其对于科研档案的借阅，不仅仅限于以上特性，还要考虑项目密级等，这就使得档案借阅手续繁琐、复杂。值得注意的是，科研档案不仅是学校发展的见证，更是科学研究的基础，尤其是研究实验阶段的档案文件材料，可以使我们在以后的研究中规避很多风险，提供很多借鉴。对于科研档案有条件地开放查阅权限，可以进一步促进科研人员之间相互借鉴、交流和科研团队之间的协同发展，有助于形成学校内部良性竞争环境，实现人才跨越式发展，进而起到推动学科发展的作用。这就需要在保密制度的原则下，对科研档案知悉范围重新审定，力求使科研人员更多地获取所需信息，并在可控的范围内尽量简化档案查阅程序，提高档案利用效率，充分发挥档案的借鉴作用，从根本上保证档案“用的好”。

四、探寻新的档案管理方式，使档案成为全面提升科研管理工作的有力抓手

目前高校的科研档案管理方式是在管理职能上平行、归档上滞后的方式，也就是科研部门与档案馆是按职能进行分工，双方对于科研档案管理没有明确的隶属关系。在这种情况下要实现科研档案的完整和准确归档，就必须相互协调、沟通，否则就会由于职责边界不清、阶段衔接不好，从而产生项目管理空白点。而且各课题组是在项目结束后，才把形成的文件材料移交到档案部门，所以项目档案的质量管理带有明显的滞后性。今后如果可以把档案管理纳入到科研管理的全过程，不仅可以保证档案质量，还能有效追溯责任，使档案管理工作处于受控状态，进而提升科研管理水平。档案管理实质上是一种质量管理，要求在每个环节中都要按计划、执行、检查和处置四个具体步骤去开展，形成闭环管理，所以通过档案管理的工具作用来全面提升科研工作的综合管理水平，应成为我们全面构建档案管理方式的新目标。这就需要高校将科研档案管理和科研管理进行一体化设计，让档案管理成为全面提升科研管理工作的有力抓手。档案管理遵循证据链、可追溯的原则，将从根本上实现管理的过程控制，并能进一步规范办事程序和管理流程，使管理工作中的各个环节都处于受控状态，实现对各职责履行情况的有效监督。

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（一）科研项目材料档案

科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。

二、高校科研档案管理创新的具体措施

（一）强化科研档案的开放性

科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。

（二）强化科研档案的可延续性

高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。

（三）强化科研档案的辐射面

为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。

（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量

首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。

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1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。

1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。

1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。

1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。

2 高校科研档案管理的利用途径

2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。

2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。

2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。

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一、加强科研档案管理工作

高校档案管理队伍包括高等学校档案部门专职档案人员和各职能部门的兼职档案人员。从事档案工作的人员知识水平和文化程度不高，给档案工作带来一定困难。特别是兼职档案人员，工作性质决定他们工作更换频繁，影响了档案工作和学校各项工作的进展。这就要求学校重视人员安排，使具有高素质的人员加入。

从事档案工作的人员必须具备有工作热情、踏实的工作态度，甘愿为档案事业做贡献，具备良好职业道德的同时，还应有保密意识。选拔人才时还要考虑年龄结构、知识层次等方面的因素，以稳定档案队伍的建设。

开展档案专职及兼职从业人员的业务培训工作。每年定期组织从业人员参加辽宁省、沈阳市档案系统的岗位培训和资格考试，特别要重视对兼职档案人员的培训活动，使其都能取得岗位培训证书，每年年底由档案部门对其进行考核，给予优秀人员奖励，同时和各基层单位的考核挂钩。在每年档案宣传日活动中，档案人员在做宣传的过程中能够提高自身能力。

做好专职及兼职档案人员学习与交流活动。定期带领档案人员到评比优秀的单位参观学习，学习他们的先进经验，同时参观历史图片展览，还要定期邀请专家来讲座，给兼职档案人员做学术报告，使档案人员接受新知识，适应档案事业的发展。档案馆馆长还要向校领导争取外出学习的机会，派代表到苏州大学参加档案管理软件学习交流，让档案人员长知识、开眼界。

二、加强科研组卷和日常管理工作

《高等学校档案工作规范》明确指出，部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此，学校各级组织必须做好部门立卷工作。

1.做好科研档案立卷管理工作。根据以往的经验，个别教师的科研课题在结题后不愿存入档案馆，为以后评职称，聘岗利用方便，都想个人保留。因此，每年我们分管科研档案的工作人员要经常到基层找教师收集科研档案，工作起来很辛苦。针对这一现象，我们同学校有关部门及科技处取得联系，制定有关制度，并取得了一定的效果。如：教师在结题后到财务处领取科研经费时，按规定到档案部门归档，归档材料齐全后由档案部门盖章签字方能到财务处领取科研到款额，这就解决了档案存档不齐全问题。

2.加强对立卷工作的监督检查，支持和重视档案部门工作。各级领导要经常对本部门兼职档案员档案归档立卷工作进行指导，制定立卷工作职责，定期做好改进工作。同时，每个部门由一名主管领导负责兼职档案员工作，将档案管理作为年底领导考核的主要依据，不合格的归档部门的领导在换届时不能继续担任领导职位，以此大大提高各级领导的重视程度。

3.高度重视进馆后科研档案的收集、整理、装订等工作。严格按照《档案归档范围和保管期限表》的要求，整理、分类、组卷，要求准确地划分保管期限，写清楚题名与责任者。把合同、课题、专利等科研材料及时收集齐全，并对科技成果获奖证书进行跟踪收取，确保科研项目的收集完整齐全，不允许有任何遗漏现象发生。

三、对高校科研档案存档的几个建议

1.完善科研档案管理体制。为今后更好地做好科研档案管理工作，档案部门同各职能部门要认真制定好有关的归档管理制度，科研课题组的负责人要将组织研究的一切数据及研制过程归档，如科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、应用转化推广阶段等需要的材料，都必须全部归档。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，提高科研档案的归档率。

2.增强档案管理员归档意识。由于档案人员对科研档项目过程不了解，无法掌握其流程状况，不知道课题组的研制阶段进行到什么程度，特别是不能及时了解成果，导致归档材料不及时，有的材料甚至无法归档。主要原因在于有些科研人员归档意识不强，在项目完成后不愿意归档，这样就要求我们必须增强各部门人员的档案归档意识、责任感和使命感。

3.实现科研材料全面归档。科研档案归档材料不齐全不完整主要表现在：归档的材料中复印件过多，存在着公章、签字不全;缺乏科学性和合理性，造成档案无法归类;科研部门对科研项目分隔管理，导致科研成果归档时间不统一。对此，要完善科研档案归档材料，实现科研材料全面归档。

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高校科研档案形成具有保存价值和开发利用价值，主要记载的是高校广大教职员工在科研教学活动中的研究方法和研究经验成果等，反映的是高校的科研领域与研究方向。它便于人们了解各领域所研究的深度，为高校从事科研的人员提供了一定的借鉴，使其避免一些重复的研究，对提高教学质量和科研水平有着举足轻重的作用，它

已成为影响学校综合实力的重要因素。

2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。

随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。

1 科研档案的种类

一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。

1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来

源等。

1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。

2 科研档案管理面临的主要问题

高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。

2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。

2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。

3 改善科研档案管理现状的几点构想

普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。

3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。

因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。

3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作槲夜科研的主要阵地，其科研水平影响着我国教育事业的发展，同时，高校科研档案的管理影响着高校的教育水平和科研水平。此外，随着社会的不断发展及高等教育的不断进步，科研项目急剧增长，这给高校的档案工作提出了挑战。当前高校科研档案管理工作存在一些问题，如：管理人员素质不高、管理制度不完善、档案利用效率比较低等问题，这就需要高校不断创新科研档案管理，进而满足社会的需求，促进高校的健康发展。

1 高校科研档案的特点

高校科研档案指对科学研究实践活动中产生的具有极高价值的数据、文字、图像、音频、视频等进行科学整理归档，最终形成的档案材料，主要包括：（1）国家的实用专利与发明专利；（2）横向课题，关于社会经济效益；（3）关于国家、省市及地方的纵向课题。高校科研档案记录着学校一直以来的科研活动，为将来高校的发展提供重要科技信息资源，极大程度上对高校的长远发展起着推动作用，并对高校的教育水平与科研水平进行直接反映。高校的科研档案主要分为：科研项目档案、科研文书档案、科研成果档案。此外，高校科研档案作为一种原始信息的载体，完整记录了大量的科研成果，通过科技技术能够最大程度的发挥档案中的信息资源，进而促进高校教育事业与科研事业的发展。

2 高校科研档案的意义

2.1 保障高校的教学工作与管理工作

高校科研档案在高校整体工作中占重要地位，代表着高校的辉煌历史与发展进程，保障着教学工作与管理工作的顺利开展。其管理工作记录着一直以来高校的科研资料，并为今后高校科研工作人员开展科研立项、申报、研究过程、科研结题及评奖、评优提供最具原始价值的凭证，并提供可靠、真实的信息资源。高校通过科研档案能够对课题前期的研究状况进行深入了解，再结合了解内容进行课题科研活动。

2.2 保障学校的发展及教学质量的提高

高校将培养符合国家与社会发展需求的优秀人才作为主要任务。高校教师能够通过利用科研档案丰富自身学识，改进自己的教学方法，并能够向学生传授更加全面的知识，进而提高教学质量，促进学校的健康发展。

2.3 高校开展科研管理的根本依据

从高校科研档案的内容与形式来看，其主要是科研项目开展过程中形成的档案材料，其中包含文字材料、音像材料、经费使用情况、财务账目等，相关科研项目配套档案材料是高校科研档案管理的重要部分。科研档案作为高校科研档案管理工作的凭证，高校开展科研管理需要对科研项目开展中前期档案材料、中期档案材料和后期档案材料进行科学合理的归档，进而保证科研档案管理工作的顺利进行[1]。

3 新形势下高校科研档案管理的现状

3.1 缺乏科研档案归档意识

我国对档案及科研档案规定：一方面，对于相关规定的立卷归档材料，必须依据规定定期向档案管理人员上交，任何人不能够将其据为己有；另一方面，对于科研项目开展或完成阶段，需要对原有材料进行整理，并在审查后进行归档。

目前，有部分高校在科研档案的归档意识比较薄弱，没有充分认识到科研档案归档的重要性。在开展科研项目过程中会存在一些现象，如：有的科研人员会将科研的最终资料据为己有，有的科研人员会推迟上交一些珍贵材料、专利证书、论著等科研材料；这些现象是缺乏科研档案归档意识，将导致高校科研档案存在不完整和不稳定的问题，进而影响高校科研档案的管理工作。

3.2 不完善的科研档案管理制度

当前，高校科研档案管理制度的制定主要是依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。然而这种管理制度在实际运用中并没有很好的效果，约束性较低。特别是高校科研档案管理部门在实施档案上交工作时，往往只是通过解释、口头、说明的形式进行，就导致了科研管理工作的开展难度加大。

3.3 科研档案管理相关人员素质较低

据调查，高校科研档案管理的相关人员中较多是兼职，而具体的专业性全职人员比较少；同时，其中兼职人员往往没有经过专业培训就上岗，且人员流动较快；全职人员由于人数较少，其在科研档案管理工作中工作量就较大，而其精力与时间都是有限的，这就会导致科研档案管理工作出现一些困惑和问题。此外，伴随教育事业的快速发展，科研项目越来越多，这也使得高校科研管理工作量不断加大，但管理人员的不足将大大地降低高校科研管理工作的质量。

3.4 较低高校科研档案利用效率

由于科研项目具有较强的专业性、较深的研究程度及领域较广等特点，而科研档案的管理人员对诸多的知识与学科难以全面了解；此外，高校科研管理工作人员存在落后的工作手段、开发能力低、检索落后、信息意识较低等问题，这些因素就会导致高校科研档案利用效率较低[2]。

4 新形势下高校科研档案管理的创新思考

4.1 增强科研档案归档意识

在高校科研档案管理工作中，增强相关人员的科研档案归档的意识能够有效地提高高校科研档案管理工作的质量，有利于将高校科研活动准确地、真实地记录，进而更好地为高校开展科研项目服务。对于科研档案的管理人员而言，由于其负责着整个科研档案管理工作，因此，高校应重视对科研档案管理人员的教育，使其树立正确的科研档案管理的意识，并使其认识到高校科研档案材料归档的重要性，进而使科研管理人员的专业能力与服务水平不断提高，更好地高校科研档案管理工作服务。

4.2 完善的科研档案管理制度

高校科研档案管理必须具有制度化与常态化，具体做到：（1）制定切实可行的科研档案收集、接收、整理、储存、开发利用与管理等方面的规章制度，要求高校科研档案管理工作必须做到有范围的归档、有标准的立卷、有规定的借阅、有措施的管理，并⒅街什牧虾偷缱硬牧贤时进行归档，进而使高校科研档案管理更具有客观性、准确性、完整性、规范性；（2）建立健全科研奖励机制，积极鼓励科研人员及时主动上交科研档案材料，并制定严格的归档标准与措施，向科研人员普及档案管理的法制教育，进而促进高校科研档案管理工作更加科学与规范；（3）利用先进的科技手段完善科研档案的管理，将计算机、多媒体等引进高校科研档案管理的各个环节中，加快对档案材料的收集与整理，进而实现科研档案管理的标准化、规范化，同时还能够严格做好档案的保密工作。

4.3 提高科研档案管理人员水平

面对高等教育的不断发展，科研档案呈多元化的方向发展，这就需要科研档案管理人员具备比较专业的相关理论知识与先进的信息技术，并充分了解国家档案管理的相关法律法规。具体做到：（1）组织科研管理人员进行专业培训，进而提高管理人员的档案管理能力与水平；（2）要求科研档案管理人员具备良好的职业道德修养，并不断丰富自身的专业知识，进而提高自己的业务能力，更好地为高校科研档案管理工作服务。

4.4 提高高校科研档案利用效率

（1）高校科研档案管理人员树立档案服务代管理的工作理念，摒弃“重藏轻用”的传统思想，应该具有与时俱进的档案服务意识与档案创新管理措施；（2）高校对科研档案管理投入充足的资金，使高校科研档案管理人员能够具有创新的工作手段、较高的开发能力、先进检索、较高的信息意识，进而让科研人员能够及时的获取科研档案材料，并对科研档案资料进行充分利用；（3）高校与相关科研机构共同创建科研档案资源的共享平台，进而使高校科研成果的信息与其他机构科研成果的信息实现网络资源共享，使高校科研成果的社会效益与经济效益得到更好地发挥[3]。

5 结 语

总之，在新形势下，高校科研档案管理部门需要及时认清自身的不足，跟上时代的步伐，创新高校科研档案的管理模式，进而提高学校的教育水平和科研水平。同时，高校科研档案管理人员需要不断提高自身专业能力，进而更好地为高校科研档案管理工作提供服务。

主要参考文献

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【基金项目】吉林省教育科学“十二五”规划课题《吉林省民办高校科研实力培育对策研究》，课题编号：GH11433。

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）06-0011-01

近年来，许多民办高校在完善教学体制和管理模式的同时，已由最初的教学型院校逐步向教学科研型院校转型。因此，科研管理工作的科学化和规范化日益得到重视。但是，由于民办高校办学时间短，面临着如何尽快提高科研管理能力和学术水平等问题，而解决这些问题的重要途径之一，就是建立合理的科研档案管理体系，以便更好的服务于科学研究。

档案是人类社会各种组织与成员通过有意识的创造性劳动而逐步形成、积累并保存下来的有价值的文字、音像等的原始记录。科研档案是科研管理部门对科学研究活动的记录，是科学储备的一种形式，包括文字、图表、数据、音像等各种形式载体的相关文件材料。科研档案是科学研究的基础和条件，通过规范化的管理，为科研工作提供详实、有价值的参考资料，从而促进科研工作水平的提升。

一、民办高校科研档案管理的现状

1.科研档案管理意识薄弱

多数民办高校科的科学研究处于初期发展阶段，科研管理人员没有进行过系统的档案知识培训，对档案管理意识淡薄，对科研档案形成不明确，忽视了科研档案的收集、整理和归档，从而导致科研档案工作不能有效进行。

2.科研管理机构缺乏经验

目前，一些民办高校由于办学特点的原因，多重视教学，轻视科研，科研工作浅尝辄止，许多民办院校没有独立的科研管理部门，这导致了科研档案管理工作成为可有可无的辅工作。即使随着学校发展的需要，部分民办高校已经意识到科研工作的重要性，但是缺乏科研管理工作经验，对于科研档案管理知识了解较少，造成了科研档案管理与科研工作不相适应的现状。

3.科研档案管理制度不健全（建档不完全、不系统）

现阶段民办高校竞争的核心已不仅仅是资金、人才和技术，更重要的是制度建设。科研工作在民办高校的比重相对较小，因此科研管理方面的制度多处于初级建设阶段，对于现有科研制度的管理、执行、监督亦不能一脉相承；此外，随着民办高校科研工作的逐步深入，科研管理制度的更新较慢，原有的科研制度不能适用于现阶段的科研管理工作。

4.各种硬件设施不足

对于科研管理的硬件设施要求多集中在科研管理系统和科研档案室的建立等。目前，民办高校科研工作仍处于量化积累阶段，需要归档保存的信息数据相对较少，借助于普通办公软件即可管理。另外，科研管理系统建设的经费投入较大，不仅有前期的系统购买费用，往往还有后期的系统维护费用，因此，科研管理系统在民办高校没有得到有效的应用和推广。而对于多数民办高校科研档案室是比较容易达到的，但是后期管理并不能很好的跟进。

二、科研档案管理在民办高校科研工作中的重要性

1.有效的科研档案管理有利于科研项目和科研成果的申报

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作[1]。科研档案是科研部门、科研人员在从事科学研究过程中形成的、按照归档制度作为历史记录而保存的科技文件材料。科研档案是科研发展的历史记录，是科学储备的重要形式，科研档案提供了重要的信息资源，可指导科研人员的科学研究工作。科研项目一般要经历选题、立项、完成、结题、成果鉴定、成果申报等过程，需几年时间不等。有效的科研档案管理，可以反映科研项目的系统过程，为确定申报课题方向和申报成果提供借鉴，提高工作效率。

2.适应民办高校学科建设的需要

科研是学科建设的前提与坚强动力，科学研究可以更新教师的知识结构、丰富充实教学内容，从而提高师资队伍的整体学术水平和业务素质。从基础学科的研究到分领域的专业研究是逐步形成的，而科研水平的提高可促使学科建设进入良性发展轨道，科研成果的体现亦是学科建设成效的重要标志，高校的科研管理对民办高校学科建设有重要的促进作用。

3.有效的科研档案管理有利于提高服务质量和效率

高校科研档案是高校档案管理的重要组成部分[2]，随着民办高校科研项目的逐日增多，科研档案的建立和管理变得越来越重要。系统化的管理可增强对现有科研项目和成果的管理，增强对科研信息的开发和利用，增强数据整理的连贯性。同时，科研档案的系统管理对信息统计、科研报表都有重要意义。

4.促进科研能力提升

科研档案工作是伴随着科学技术研究事业的发展逐步建立和发展起来的，对科学研究既有辅助功能，又有促进功能。科研档案可对科学研究整体水平进行评估，这不仅是现有科研水平的体现，更是发现科研方向的突破口。

三、加强民办高校科研档案管理的途径

1.树立科研档案管理意识

逐步强化科研工作在民办高校工作的重要性，树立科研强校、科研兴校、科研带动教学和学科发展的理念，将科研工作融入到日常教学和公共管理中去。不仅科研工作者需要提高意思，积极参与科研活动，科研管理者更应摸索经验，开拓创新，强化科研档案的管理工作，将其系统化、科学化、规范化，树立正确严肃的科研档案管理意识，统一思想将科研档案管理工作做到实处。

2.强化科研管理人员业务水平

科研管理人员在整个科研管理工作中起到至关重要的作用。科研管理人员的业务水平和专业素质是提高科研管理的重要因素和根本保证。民办高校应定期组织科研管理工作者进行系统培训，有助于提高业务水平和服务管理意识。精准的业务水平和良好的工作作风将会使民办高校的科研管理工作迈上更高的台阶。

3.档案管理规范化、科学化、网络化

目前，科研管理工作已经进入信息化时代，如何利用和开发有效的信息资源意义重大。民办高校应该在科研起步阶段就做好科研工作的积累，将科研工作的内容、过程、成果进行归纳，建立电子档案，并借助于科研管理系统，将科研信息进行分析、管理，做好保密工作和资源共享等，真正实现科研档案管理的规范化、科学化和网络化。这不仅有助于民办高校科研工作的现代化管理，更是促进民办高校科研工作提高的有效途径。

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随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。高校科研档案是高校科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体．为实际科学研究提供理论依据，具有重要的参考价值。

借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。

1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节

首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。

其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。

再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

2　规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权

作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。

首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。

3　实现科研档案规范化

科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。

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1.科研档案的含义及作用

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。

2.高等职业院校科研档案归档范围

目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。

2.1科研项目档案归档内容

2.1.1科研项目准备阶段

准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。

2.1.2研究实验阶段

立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。

2.1.3项目验收阶段

验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。

2.1.4成果推广应用阶段

推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。

2.1.5成果申报和奖励阶段

成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。

2.2科研综合档案归档内容

科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。

3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析

3.1科研档案材料收集不完整

科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。

3.2科研档案管理人员配备相对不足

科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。

3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏

科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。

3.4科研档案利用价值范围比较窄

科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。

4.科研档案管理的建议

4.1完善科研档案管理制度

完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。

4.2强化科研档案意识

学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。

4.3明确科研档案分工

明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。

[参考文献]

[1]倪丽娟，尹航. 基于公共管理的档案管理实践范式研究――以社会变迁为视角. 档案学通讯，2012，04：33-35.

[2]倪刘根. 我国商业企业诚信档案管理的现状与发展对策研究. 档案学通讯，2012，05：86-89.

[3]卞咸杰. 探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例. 档案管理，2012，06：78-80.

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二、提高高校档案管理科学化水平的现实意义

1.为高校决策层起参考作用。

高校档案管理工作是高校重要组成的一部分工作，是管理高校科学化的基础。高校各种档案为领导制定计划和决策提供了准确的参考数据。高校档案为高校决策层的目的，能及时、高效、精确地提供有效的档案资料，为下一步的高校领导正确决策做好准备。

2.为高校的教学工作提供参考数据。

高校档案在高校教学管理和学术研究等工作发挥至关重要作用，如制定学科、专业发展规划和教学计划等工作。高校教学管理部门需依据教学档案的相关数据，进行分析研究，使制定的发展规划、教学计划等具有可操作性。

3.为高校教学科研工作提供数据。

高校的教学计划、教师任课表、教学科研、教书改革以及听课讲评、考试统计报表、教书科研获得的各项成果等都记录在高校的教学档案中。对于促进高校教学科研、提高教学质量、完善教学管理和科学研究等一些方面，高校的教学档案资料发挥着至关重要的作用。

4.为评定高校教师职称提供参考。

一个完整的教师教学档案在高校教师评定职称时提供了依据。像高校教师教学质量问卷、高校教师授课计划书、教学改革成果、科研成果、精品课程资料、教学工作完成情况等这些方面档案资料保障了高校教师评定职称工作的顺利展开。

5.为广大高校毕业生提供学历证明。

高校毕业生有的由于种种原因丢失了毕业证书，需要学校补发毕业证书。有的毕业生由于出国需要在校的成绩，需要学校的学历证明。高校解决这些问题，可以通过查找他们相关的学籍档案资料所提供的可靠证明和依据。

三、我国高校档案管理工作的问题

1.高校档案管理人员整体素质不高。

随着档案管理的信息化、现代化，需要高校档案管理人员具备一定的专业技能和职业水平。据相关的市场调查数据显示，目前我国档案管理缺乏高素质的人才，从事档案管理人员的整体技术水平有待提高。一是相关档案管理人员观念比价落后，工作缺乏创新意识；另外原有的知识已远远跟不上现代化管理的要求，管理水平落后。出现这些严重的社会问题，给我过档案管理工作带来很大的难度以及造成资源和工作时间的极度浪费。

2.对高校档案认识不充分以及理解模糊。

在目前的高校中仍有相当一部分人认为档案管理工作是保管档案部门的工作，部分人认为档案室是重要的场所，是保存着重要和机密的文件。对此，大部分高校教职工准确的对档案部门是做什么的、保管什么东西的多不清晰。

3.高校档案资料不全、硬件设施不完善。

当前大部分高校存在以下情况：一、保管档案的条件不达标，像档案室的通风、防潮、防盗、防火等条件达不到要求，这些易给档案带来缺失或破损；二、保管档案的设备规格不统一、不齐全，不能应对目前档案多样化的要求。档案的错放、归档不合格、资料不齐全等现象严重，这些也给高校档案管理工作增加了管理的难度。

4.档案管理工作制度有待完善。

随着我国档案管理的信息化和现代化的不断发展，过去档案管理中许多问题在当前的管理中呈现出来，从而导致了档案管理的整体水平不强。现有的档案管理工作制度缺乏统一标准化、规范化。造成各种档案无法协调，制衡了高校档案管理工作的进行。

四、增强高校档案管理科学化的路径

1.完善高校档案管理的各类工作指标体系。

高校应成立以校长为组长、各科室负责人参与的档案管理工作小组。在档案管理工作得到学校领导高度重视条件下，可以有助于积极推进高校档案管理工作的开展。

2.高校档案管理人员应提高职业技能。

作为一名合格的高校档案管理人员不仅要积极的参与各种档案业务能力培训、学历档案管理的专业基础知识，而且还能使用现代管理技术和先进的技术设备，帮助提高档案管理水平，跟上现代化的步伐。

3.提高档案管理工作意识。

广泛宣传档案管理工作的重要性，全员参与提高并支持高校管理工作。通过全体教职工的积极参与，提高和配合高校档案管理工作。

4.保障档案管理工作质量。

对于高校档案管理要专门的设置档案管理室，并添置相关的档案管理设备，分类存放、分别管理，做好防盗、防潮、防火、防虫、防霉、防尘等相关养护措施，以确保管理的档案资料全安、规范。

5.档案管理与校园文化建设相结合。

学校要想展现自身的形象和价值观成果，档案管理是重要的载体。高校档案管理工作要展现多姿多彩的生命力以及独特的个性文化氛围，需要努力的与校园文化建设新结合，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。

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中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）15-0010-03

一、高校医学科研档案管理的重要性

1.医学科研档案是医学研究的基础和条件。医学科研档案直接反映高校医学研究水平层次、国内外学术地位、人才、设备、学科发展主攻方向、整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等情况。医学工作者特别是中医药高校科研工作者搞科研，“传承”与“发扬”紧密关联，通过继承前人科学研究的成果，吸取有益的经验教训，并在此基础上有所创新和发展，这些都离不开利用档案资料的信息资源。因此，科研档案是科学研究的基础和条件。

2.医学科研档案是保持医学研究延续性的有力工具。医学科学研究是建立在前期工作的基础上，吸取和借鉴已有的成果，优化科研设计，以前人未解决的医药关键问题为研究对象，开展更深层次的研究。在医学的科研活动中，必须要有完整准确的科研档案作为支撑，以便科研人员最大限度地利用科研档案这一继承、借鉴、传递和交流的工具，指导医学研究向着高层次发展。做好对科研档案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推广、应用于临床，让精神财富转化为物质财富，对提高医院科研水平和核心竞争力，促进我国医疗卫生事业的发展，保障人民群众的健康具有重要的意义。

3.医学高校科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据。医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果，同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息。因此，医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性，能够帮助高校考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解。高校在人才考核、职称晋升的过程中，除了参考医疗、教学量化考核指标以外，医学科研档案更是作为对科研人员考核的重要依据。

4.医学高校科研档案有利于推动社会发展。在产、学、研一体化的今天，科研成果最重要的是要转化为生产力，要推动科技事业的进步，推动社会的进步。一套完整的医学科研档案不仅可以真实、完整、准确地记录该项目的研究过程，更重要的是在社会医学科技的转化和推广中起着重要作用。因此，加强医学高校科研档案的管理，不仅仅是对医学科研成果的转化，更是对一种巨大的社会资源的积累与利用。以我校为例，校市合作和产学研基地建设有力推进，先后与清远、阳江、中山、东莞等市政府签订合作协议，建立中药规范化种植基地16个，辐射带动种植面积20多万亩，新增产学研基地14个，签约横向项目394项，合同总额7426.25万元，使得校市产、学、研合作迈出坚实步伐，这些成果，都离不开我校对医学科研档案的密切跟踪和有效管理。

二、高校医学科研档案管理普遍存在的问题

1.医学科研档案管理意识有待增强。目前高等医学院校档案管理工作普遍存在科研人员缺乏归档意识的现象，通常认为科研档案是自己多年科研工作的心血和结晶，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵资料不愿上交，一方面怕归档后得不到有效保存；另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便。这些都直接影响了科研档案的内在质量，既不利于后续研究的创新，也不利于国家知识产权的保护。

2.医学科研档案管理制度执行不得力，科研材料归档不完整。医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比，不能引起医科院校领导重视，尽管有一些具体的管理制度和办法，但缺乏切实有效的制约手段，还未能实现有效的管理，导致科研档案材料通常具有如下特点：（1）存档材料多为成果性材料，缺乏过程性材料；（2）一般性材料较多，缺少创新性的关键技术材料；（3）归档材料类型单一，多数为纸质文档，其他载体的材料少；（4）人才培养、教育技术教育、教育教学研究、人文社科类等科研项目收集较难。在科研成果归档工作中，尽管《档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”但实际上项目负责人交与不交管理人员无法控制。项目负责人提交什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档也只能在口头上作一些要求说明、解释而不能强求，监管力度不够大。造成很多管理制度形同虚设，执行和落实力度都不足。

3.科研材料集中统一管理难，归档质量还有待进一步提高。随着我国社会经济的高速发展，科技、教育事业的突飞猛进，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建设。以广州大学城为例，大学城校区的投入使用（有些学校是主体迁入），办学条件整体水平突飞猛进的同时，现实的问题也相继显现，大学城的规划使得高校及其附属院校及机构（医药院校的附属医院）分离太远，加大了建档归档的难度，科研人员为方便研究利用，有意保留一些重要的关键性技术材料，导致材料收集不完整，难以集中统一管理。另外，科研档案反映的是科研人员开展科研工作所取得的成就，其质量的高低尽管在很大程度上取决于科研人员开展科研的质量与水平，但也与档案管理工作有着较为直接的关系。目前，科研档案专项管理人员不能确保专人专管，大多数身兼多职，无法对项目进行系统的监控跟踪与收集，造成科研过程中的材料流散缺失。然而，对于科研档案质量总的要求包括：研究水平在有一定高度，数据准确，研究方法设计科学，材料齐全，格式规范，案卷归类合理，标识完善准确。在实际当中由于上述原因，无论是科研档案的内容质量，还是案卷质量，都存在着不够规范、不完整的问题。

三、加强高校医学科研档案管理的建议

1.加强宣传与交流，提高医学科研人员的档案意识。医学科研材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强档案意识。因此，组织和开展高校医学科研档案协会学术交流与合作，积极开展科研档案知识的宣传活动，通过知识讲座、板报宣传等多种形式，使科研人员明确科研档案归档的范围，强化其科研档案归档意识，使他们真正认识到将医学科研材料毫无保留地交给档案部门是自己应尽的责任。

2.完善医学科研档案管理制度，提升医学科研档案管理水平。完善医学科研档案管理制度是提高医院科研档案管理水平的保障。高等医学院校的科研管理部门、档案部门和科研课题组成员应密切配合，建立一套完善的《科研档案归档制度》，进一步明确归档范围，保证科研文件和合同的完整性、系统性和时效性。高校的科研管理部门应根据国家有关档案及科研资料管理等有关规定，制订详细的归档范围和归档的各种要求及相应的档案管理实施细则。一方面要充分利用计算机信息技术，在利用传统手段管理科研档案的同时，加大经费投入，保障硬件设施建设，建立相配套的现代化设备，如办公自动化设备和专业软件等，建立科研原始档案数据库、科研成果档案数据库、科研立项文件、论文、奖励等数据库，利用档案管理系统，推进科研项目档案归档说明、项目重要文件信息全文检索，逐步实现档案工作的现代化管理。

3.利用档案法规加强统一管理，提高归档科研材料质量。在实际归档工作中，加大对归档工作的重视，切实执行《科学技术研究档案管理暂行规定》，根据规定制定适合自己的一套科学的管理制度、办法和相应的制约手段。普及档案管理的信息化与现代化，对于高校与附属机构及医院的项目档案统一管理问题，可采用电子认证的方法，对归档材料进行扫描和认证，统一上传电子数据库，以减少科研人员因提取、利用归档材料带来的不便，提高科研人员提交档案的自觉性。另外，根据《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条：“凡重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。”建立完善的医学科研人员考核评价体系，增加专职档案管理人员，规范其职能范围，把科研档案的收集和管理纳入考核范围，各档案管理部门对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。总之，应强化科研人员在从事科研过程中档案整理和存档意识，激发其重视科研档案的主动性和积极性，切实提高高校医学科研档案质量。