采购合同管理规范大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇采购合同管理规范范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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煤矿企业物资采购合同管理是指煤矿企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，煤矿物资采购合同作为实现煤矿物资采购工作的载体，能直接决定煤矿物资采购的质量、效果和效率等。尤其是随着煤炭行业的疲软、煤矿企业之间竞争的日趋激烈和煤炭资源兼并重组步伐的加快，煤矿物资采购合同管理工作在煤矿物资供应管理工作中的作用日益凸显。如何做好煤矿物资采购合同管理工作已经是摆在煤矿企业面前不可避免的话题。

一、加强煤矿物资采购合同管理工作的主要目的和意义

1.加强合同管理已经成为建立现代企业制度的重要内容。随着我国煤炭资源兼并重组进程的加快，大型煤业集团、产煤基地已应运而生。建立现代企业管理制度已经成为不可回避的严峻而深刻的问题。煤矿物资供应管理制度是煤矿企业建立现代企业管理制度的重要组成部分，而煤矿物资采购合同是煤矿企业进行物资供应管理工作的重要环节，其重要性日益显著。

2.加强合同管理能够明确双方权利义务，保证各方在合同履约过程中尽职尽责，共同推进合同履行，规范市场交易行为。煤矿企业与供应商之间通过合同对双方行为加以约束，通过签订煤矿物资采购合同，确定了双方就采购物资这一行为的经济法律关系，签约双方之间的责任得以明确，都需全面履行采购合同中所规定的权利和义务，共同推进合同履行，规范市场交易行为。

3.通过加强合同管理以规避、防范风险。在煤矿物资的采购过程中，由于双方对合同的理解不一致、供应商未能及时送货或供应商送货时，需求部门却无处安放、合同本身有模糊不确定之处等原因，出现纠纷是难免的，而加强合同管理就成为解决交易双方纠纷的重要依据。

二、目前煤矿企业物资供应合同管理工作中存在的主要问题

1.合同管理风险认识不足、意识不强。许多煤矿企业存在重视合同文本，轻视合同管理的情况，缺少根据合同履行的进展实时进行动态跟踪管理；对合同管理缺乏相关风险管理的机制和手段。

2.合同签约主体不当。合同签约主体首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人，另外合同文本签约主体名称必须与营业执照上企业名称保持一致，不能有错字、漏字等。

3.合同条款表述不严谨、不全面。合同讲究咬文嚼字，表述不严谨就容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。表述不全面往往是漏掉违约责任，这样一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。

4.只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同，一般是煤矿物资采购的商务合同，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，一般指的是煤矿物资技术协议等。煤矿物资技术协议等是商务合同的重要组成部分，是必须依附于商务合同才能存在。

三、解决合同管理中存在问题的对策

1.煤矿物资买卖合同模板必须经企业法律顾问部门审核。企业通过签订合同建立民事法律关系是一种民事法律行为，涉及大量的法律专业问题，必须经过专业人士审核无误后方可进行下一步操作。

2.建立健全合同管理制度。要使煤矿企业合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态。

3.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。尤其是煤矿行业涉及到的煤矿物资品种多、样式杂，合同管理人员通过学习培训，可以掌握专业知识、合同法律和签约技巧，增强了合同管理人员的责任感，提高了其法律意识，全面提升合同管理人员的素质。

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二、严格审查，确定合同管理的准确性

在水利物资管理工作中，合同管理是一项基础性内容。物资购销合同要严格按照我国《经济合同法》进行签订。合同的审核要经过专业的核对。在合同的依据上查看，同时查看手续是否齐备，条件是否全面和清楚。合同一经签订就具有法律效力。水利建设和防汛抗旱物资购销合同都要建立统一的台账，合同副本或者抄件要及时送给财务和仓库管理部门，相关部门会将合同作为执行的依据。因为特殊原因需要变更的合同，在物资订货时，应该及时办理或者解除合同，对于违约或者不同履行的合同，要在物资结算前处理好相关工作。考虑到水利物资管理单位的特殊性，以及物资管理的实际特点，在物资采购过程中，签订完善的采购合同是确保物资管理规范性的关键。结合目前水利物资管理的实际经验，签订完善的物资采购合同，既满足法律法规需要，同时也是提高物资管理规范性的重要措施。因此，水利物资管理单位只有对合同管理引起足够的重视，并加强对合同的审查，同时确保合同管理的准确性，才能达到提高物资管理质量的目的。因此，严格审查物资管理合同，确定合同管理的准确性，是满足水利建设和防汛抗旱物资管理需要和提高水利物资管理单位物资管理效果的关键。

三、发挥效力，注重采购管理的时效性

防汛抗旱物资的采购实行分级管理，分级负责。采购需要掌握计划采购和采购责任机制。水利建设和防汛抗旱物资涉及的范围较宽，施工照明设备、运输工具等都是大宗物件，在采购时要实行政府采购，发挥水利行业的整体优势，例如可以采取政府招标订货进行大宗物资的采购。在防汛抗旱工作的零散需求方面，可以由财政部门的采购机构指定厂家订货。其中，水利工程建设的大型机电设备，需要遵循水利水电设备的管理规定，在成套设备的引进上，需要进行细致审查，保障机器设备的良好应用效果。对于物资管理而言，不但要保证物资的数量满足实际需要，物资采购的及时性也是物资管理考核的重要指标。特别是对于防汛抢险而言，对物资的及时性要求较高，如果不能及时地完成物资采购和储备，将会严重制约水利工程施工和防汛抗旱的进行。因此，水利工程建设和防汛抗旱物资在采购和管理过程中，必须建立强大的供应商网络，并建立供应商核准制度，加强与供应商的合作，发挥供应商网络的促进作用，保证物资采购管理能够在时效性方面满足实际需要，达到提高物资管理时效性有效性的目的。因此，发挥效力，注重采购管理的时效性，是提高物资管理的关键。

四、健全措施，加强财务和统计监督

在水利物资管理单位的日常运行中，财务管理尤为重要。财务管理是内部控制的关键，财务管理需要由专业的会计人员担任，每个季度需要组织一次财务情况的经济运行分析。同时，做好统计管理，水利物资管理单位应该明确专业的统计人员，在做好基础工作的同时，做好统计报表和分析说明，要求数据准确、情况反映真实。统计工作是为单位的管理服务的，统计数据代表了物资管理单位的整体运营概况，也将指导未来的经济运行工作。对于水利物资管理单位而言，由于物资采购的金额较大，做好财务和统计监督，不但是提高物资管理效果的重要措施，同时也是保证物资采购透明度达到实际需要的关键。基于这一认识，水利物资管理单位应结合工作实际，制定具体的财务和统计监督程序，并积极推动财务监督和统计监督工作，使财务监督和统计监督工作能够落到实处，充分满足水利物资管理单位工作需要，达到提升物资管理水平的目的，为水利物资管理单位提供有力支持，推动水利物资管理单位管理流程的公正、公开、公平，提高物资管理的整体效果。

五、更新理念，保障仓储管理的信息化建设

在水利建设和防汛抗旱物资的管理控制中，一个主要的任务就是仓储管理，仓储管理做到实处，物资管理才能给有足够的保障。仓储管理需要做好货物的验收发放，设备的维修保养，货物的定期盘点、废旧物资的管理、安全防火、仓库的清洁卫生和仓库的库容库貌维护等。在物资的管理上，做好材料的登记造册；在规模物资的管理上，做到分门别类，掌握好物资的储存时效；在物资供应上保证先进先出，防止物资的长期存放，保障物资的高速循环。根据管理的需要，信息化建设应该应用到物资管理中，利用计算机技术，做好物资管理的信息化建设，通过信息化建设，使物资管理的整体运行程序，在电脑控制下完成，形成物资管理的简单快捷。结合水利物资管理单位实际，由于物资种类全、数量多，要想做好物资的快速调度，就要根据水利物资管理单位的具体管理情况制定有效物资调度方案，其中在仓储管理中积极应用信息化手段构建完善的信息化系统，是提高物资管理效率的重要措施。因此，水利物资管理应在管理理念上进行全面更新，并结合物资管理的现实需要，加强信息化建设，使物资管理效果能够得到持续提高。

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随着医疗设备的快速发展，如何科学和高效地开展医疗设备维修管理工作，是医疗设备维修科室的一项主要工作[1]。信息化是现代化医院的重要标志之一，实现医疗设备维修的信息化管理也是现代医院管理中的一个重要环节，但其发展远远落后于临床一线的信息化水平[2]。

1存在问题

（1）设备采购中的问题。我院设备采购和设备维修是两个独立的科室。设备采购科室负责从提出采购计划到安装验收合格的所有过程，包括整理各科室的购置计划、设备的论证计划、招标采购、设备的安装验收以及采购发票和合同等的管理。设备维修科室负责从设备安装验收后到设备报废的所有过程，包括保修期内和保修期外的设备维修管理、维修产生费用的发票和合同的管理、设备的报废及报废库的管理[3]。由于设备维修科室不参加设备采购和安装的有关工作，当新设备出现故障要求维修人员前来维修时，其对新设备不了解，也不知道设备的生产厂家或销售公司的联系方式以及设备是否在保修期内等问题，使得维修工作无法开展。（2）设备维修人员维修中的问题。当设备出现问题时，对于新设备，维修人员要到设备采购科室查阅采购合同；对于旧设备则要到设备维修科室查阅维修合同；对于出保修期需要联系厂家工程师指导维修的，则需到设备档案室查阅设备档案，再找到设备厂家维修工程师的联系方式[4]；如果设备维修人员想查阅故障设备以前的维修记录，就要翻阅大量按照日期存放的纸质的设备维修记录单。这一系列的繁琐查找，延误了维修工作的开展。（3）维修发票和维修合同管理的问题。我院维修的发票都直接交到财务科，报销没有任何存档，如需查阅发票是否回款，只能到财务科查阅。维修合同在设备维修科室存档，且均为纸质版合同，查阅起来也很不方便。（4）设备维修统计工作中的问题。我院目前只有各科室月维修费用统计表一种，该表是根据设备维修记录人工填报，且只有科室和费用2项内容，无法查阅是哪些设备产生的费用，也没有年维修费用明细，更没有某一设备全生命周期的维修情况，也就无法进行设备的经济效益分析[5]。（5）设备报废管理中的问题。我院现在需要报废的设备在填写设备报废申请单后就直接放到报废设备库房，没有任何登记措施[6]。若想变卖报废设备库的设备时，需大量的人力和时间一件一件清点报废设备库的设备，列出明细，上报医院，再进行变卖处理。有时当需要从报废设备上拆可用零件维修其他设备时，费挺大劲拆下想要的零件后，发现该零件也不能使用，浪费了大量的人力和时间。

2解决对策

针对以上问题，我院自主研发出医疗设备全生命周期维修管理系统，实现设备采购、维修、报废全生命周期管理，可以实时掌握各种医疗设备的信息以及使用状况，为维修管理提供各种数据查询、报表打印、统计分析，使设备在全生命周期内是一个统一的整体，可方便查阅设备全生命周期的任何信息[7-8]。该系统有以下几个主要模块：（1）设备采购模块。该模块主要功能是设备采购合同管理和设备安装验收管理，对纸质版的设备采购合同和设备安装验收报告，用高清扫描仪扫描成图片的形式存到该系统中，另外还需手动录入一些重要信息。设备采购合同管理包括：采购时间、合同金额、保修期、销售公司、销售公司固定电话、销售人员姓名、销售人员移动电话。设备安装验收管理包括：设备验收时间（从设备验收后开始计算保修期）、名称、品牌及型号、使用科室、机器序列号、固定资产编号、生产公司、生产公司固定电话、安装工程师姓名、安装工程师移动电话。通过设备采购模块可查阅关于设备采购的各种信息，另外设备维修人员务必全程参与设备安装验收与培训，使设备维修人员对新设备有一定的了解，方便日后的维修。（2）设备维修管理模块。该模块的主要功能是设备基本信息管理、维修记录管理、维修发票管理、维修合同管理和临近保修期提醒。设备基本信息管理主要记录设备的基本信息，设备的唯一区别代码为设备固定资产编号，当新设备安装验收后，需给设备贴上固定资产标签。有了固定资产标签，设备维修人员就能区分出来同一科室同一品牌型号的设备，方便录入设备维修记录。在填写设备维修记录时，只需查询设备固定资产编号，就能录入对该设备的维修记录，主要包括设备的故障现象、维修过程、维修产生金额、维修日期和维修人。维修记录包括暂存和提交2个按钮，当设备没有完全修好时可以点暂存，设备运行一段时间没问题后，再点提交按钮。当设备维修产生高额费用时，需记录设备发票管理，包括开票日期、发票号、所扣科室、维修设备、发票金额、发票公司和回款日期等。设备维修合同管理包括设备保修期后续保的合同和设备维修后的保修合同，主要记录合同生效日期、保修期和保修部位是整机还是某一特定部位。该系统的设备临近保修期提醒功能，每天都会对所有涉及到保修期内容的表格做一遍自检，当保修期减去现在日期和设备验收日期或者合同生效日期的差值＜10d时，系统发出某一设备保修期将要到期的提醒。（3）设备报废模块。该模块的主要功能是设备报废管理和报废库管理。当设备申请报废处理时，进入设备报废程序，需填写设备固定资产编号、报废时间、损坏零件、报废原因、存放位置。当报废库满需要变卖报废设备时，可以快速列出一段时间内所有报废设备的明细。另外当有同型号的设备损坏需要拆报废设备的零件时，通过程序查询可以很容易地知道是否有同型号机器的零件是可用的，把可用零件拆下后，需更改报废设备的“损坏零件”字段。当报废库的设备变卖后，需将已变卖设备的“存放位置”字段改为设备回收公司名称。

3小结

医疗设备全生命周期维修管理系统在我院运行近一年时间，基本解决了设备维修科室所遇到的问题。虽然填写记录增加了维修人员的时间，但整个系统为设备维修科室节省出的时间和人力要远远大于填写记录的时间。该系统提高了工作效率，方便了医疗设备的维修管理，也为医院信息化管理给予了一定的支持。

[参考文献]

[1]童斌.医疗设备维修管理的几点问题与对策[J].医疗卫生装备,2010,31(1):91-92.

[2]李丽,张艳.我院医疗设备维修管理规范化的探索[J].中国医疗设备,2015,30(1):150-152.

[3]杨波.浅谈医疗器械的维修管理[J].中外医疗,2010,(1):126.

[4]王鲁,韩晗,王希霖.医疗设备信息管理系统的设计与应用[J].医疗装备,2010,(11):9-11.

[5]胡萍.医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2013,26(7):50-51.

[6]张晓红.医疗设备信息管理系统的设计于实现[D].济南:山东大学,2008.

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1采购结算

1.1大宗原燃料采购结算的特点钢铁企业生产，消耗的物料品种繁多，结算方式多样。对于大宗原燃料的结算一般采取优质优价的方法。优质优价包括“按质论价”结算和“按质论量”结算。按质论价结算，就是在原燃料采购过程中，以供需双方签订的工矿产品合同的价格为基础，依据与合同相关的计价条款和原燃料的实际检验结果确定原燃料的最终结算价格；按质论量结算，是不依据物资的检斤量做为最终结算量，而依据检斤量与理化检验结果确定的干基量确定最终结算价格的结算方法。大宗原燃料采购结算的特点是紧扣合同，根据合同条款规定，确定不同的结算方式。

1.2采购结算与合同条款钢铁企业原燃料产品的合同条款一般有标的、数量、质量标准、价款及交货时间，验收标准、质量加减价约定、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中合同价格、质量加减价条款和验收标准是结算的的重要依据。

1.2.1合同价格：即合同的的基价，其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种：含税包干到厂价、车板含税价和车板不含税价。

1.2.2验收标准：①计量、化验均以买受方为准，按日结算（按批次结算）。②计量、化验均以出卖人为准，按日结算（按批次结算）。③计量以买受方为准，化验结果按出卖人方结算。④计量以出卖人方为准，化验结果按买受方结算。

1.2.3质量加减价条款约定的内容钢铁企业大宗原燃料合同根据物料有效成份的不同，加减价方式不同。通常在结算当中按合同加减价方式的不同，我们把结算类型分为有效成分累加类型、简单计算类型、折吨计算类型、等级判定类型、中间换算类型等。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。

1.2.4运输方式：汽车运输或火运。

1.2.5结算方式：①一票结算，开据17%增值税票。②两票结算。即含税包干到厂价减运费，其余开据17%增值税票。

1.2.6争议解决方式：当合同双方发生争议时，双方协商解决，协商不成时，在需（供）方所在地人民法院诉讼解决。

1.2.7其他约定事项：①合同履行有效期。②其他未尽事宜，双方协商解决。

1.3原燃料采购结算员的工作程序①审定合同：结算员收到业务科签定的采购合同，必须仔细阅读合同条款，认真推敲。②收集资料：收集交库单、化验单、磅单等原始票据，了解掌握企业调价及合同条款变更、异议处理情况。③结算：结算员按照合同结算条款类型，根据审核后的原始凭据各种数据指标和对应关系，计算采购价格出据结算单。

2合同管理

2.1合同管理的概念企业合同管理指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，是市场经济的外在表现，通过合同管理，现代企业在市场中实现平等的制约和权利，从而为当事人营造一个公平的环境。

在市场经济条件下，市场的运作需要合同。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

2.2企业合同管理中存在的问题

2.2.1合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，需要靠准确明晰的合同文字作载体。可以说，合同讲究咬文嚼字。

2.2.2合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。

2.3企业合同管理中存在问题的主要原因：

2.3.1认识根源对合同与合同管理的关系缺乏认识，合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题，前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率。

2.3.2法律意识：企业的从业人员的合同法律意识不强，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，以致造成不少失误和损失。我们说，合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据，也就是说合同要依法订立。

2.4加强合同管理，把好合同结算关合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容；而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，也促使对方严格按合同履行义务。这一阶段的工作主要就是做好合同履行记录，跟踪合同履行过程，把好合同的结算关。

2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。

2.4.2提高合同管理人员的素质。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过培训不断加强签约人的合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，增强合同管理人员的责任感和合同法律意识。合同管理员应该是既懂业务又懂法律的人员担当，可以起到事前防范的效果。

2.4.3履行监督和结算管理。采购结算是合同履行的主要环节和内容，采购部门结算人员同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。

3充分发挥结算作用，完善合同结算条款

做为原燃料供应的源头部门，为充分发挥结算的作用，我们几次号召全体业务员对合同进行自查、自纠，对合同条款进行全面整理、调整结算方式，规定更为合理的奖扣区间。发挥集团整合优势在保证供需双方利益的基础上，进一步完善合同管理，堵塞业务漏洞，有效地降低了采购成本。

3.1防止以次充好，改变月加权平均结算为单批结算方式结算中我们发现，月加权平均结算与单批结算两种计算方法对于奖励封顶而处罚却不封顶，并且处罚比奖励力度大的采购合同，其结果尤为不同。供应商如果按月加权平均结算，在一个结算周期所送的煤平均不超标就可能有奖励，常常逃脱其中个别超标批次的处罚，有可能以次充好，不能保证进厂原燃料质量的均衡性。为此，我们协助业务科对此类合同结算条款进行了修订，喷煤灰、硫指标月加权平均结算变为单批次结算，一个化验批次一个结算价格，显示质与量的对应结算，为供需双方创造公平的竞争环境。

3.2针对精粉水份严重,合同条款规定加倍扣水曾有一阶段，进厂精粉出现了水份严重超标，致使储料厂无法码垛，入炉料配比不准，对入烧稳定性产生影响。为了加强进厂原料的质量，提高入烧炉料的稳定性，综合各方意见，从合同上加以约束，即：“水份≤12%时，按化验水份干基结算；12%＜水份≤14%时，按公式[12+（化验水份-12）×1.5]扣除水份进行干基结算；14%＜水份≤16%时，按公式[15+（化验水份-14）×2]扣除水份进行干基结算；水份＞16%时，拒绝进厂。”水分大于12%加倍扣罚，水分超标现象及时得到遏制。

3.3保证炉况顺行，结算条款规定球团返矿不付款球团返矿由于抗压强度不够造成的球团粉量增大，对高炉的冶炼产生一定的影响。优化粒度组成的的关键是筛除小于5mm的粉末，一般<5mm的应不超过3%-5%。

为此，我们建议合同结算条款改为“含粉<5mm不超过5.00%,含粉超标部分不予结算。”这一结算方式的改变，使进厂球团矿的含粉率大大减少。

3.4规定合理磅差，严谨供货合同各大矿务局炼焦煤的结算以对方发货时的检斤为准，我公司的检斤化验只作为下转厂矿成本的依据，双方检斤化验结果存在较大误差，虽然在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例，但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。如何约束矿务局的质量检验结果？我们从实现的时间上，要求对方在发出物资时立即报出水份。经过大量的数据统计分析研究，我们对双方水分差超过4%的月份做了统计，及时与供方沟通协商决定，我们在合同中增加“水分差超过4%的部分，双方各承担一半损失。合同生效后，制约了对方化验水分过高现象。

3.5发挥集团整合优势，及时调整计量检斤结算办法2008年上半年，钢铁企业发展势头强劲，原料价格一直上扬，焦炭和有些炼焦煤种一度出现紧张的局面。为了保证生产的正常进行，个别品种的合同条款向供货商作了倾斜和让步，例如焦炭和1/3焦煤合同验收标准规定“以出卖人出厂检斤过磅、化验结果为准”。

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一、引言

随着高校对教学科研设备的投入不断加大，教学科研水平的不断提高，高校所购的教学科研进口仪器设备不断增多，只有加强对进口设备的合同管理才能使采购合同更加规范、有效，才能保证高校所引入的进口设备的质量、服务，通过对进口设备合同的有效管理，不仅能够将购置风险降至最低，还能有效的实现高校内部设备的管理，保证高校进口设备引入资金的合理使用，发挥设备的最大效益。

二、加强进口设备合同管理的必要性

一般情况下，高校进口设备合同管理分为合同前期准备工作、合同签订工作、合同执行工作、合同归档工作、特殊事件处理工作五部分。进口设备合同管理能够保证在引入进口设备前期明确相关的规章制度，使进口设备采购过程满足相应的条款，从而使供需双方需求协调一致，使签订内容更加合理有效，并让双方能够根据合同内容履行相应的职责，防止违约情况发生[1]。进口设备合同管理是动态的，是贯穿于高校进口设备采购过程和使用过程中一项不可缺少的工作，加强设备合同管理能够使高校和供应设备单位订立并履行合同，不仅能够保证高校的权益，更有利于高校合同管理工作的顺利实施。

三、加强进口设备合同管理的策略

为了使进口设备合同管理工作发挥更大的作用，下面提出六项加强进口设备合同管理的策略。

1.构建完善的进口设备合同管理制度。要保证进口设备合同管理工作能够有效开展，首先要构建完善的进口设备合同管理制度，这就要求高校做好以下几方面的工作：一是重视进口设备合同管理工作；二是制定有针对性的合同管理办法；三是完善进口设备合同档案管理。同时高校管理部门应该结合仪器设备采购工作特点，建立相应的进口设备采购和进口设备合同管理部门，让专门人员进行高校合同管理工作[2]。其中进口设备管理制度不仅要包括详细的管理流程、管理工作主要内容、管理规范，还要包括对工作人员的管理要求，保证工作人员能够实现进口设备合同管理的规范化。

2.增加进口设备合同管理工作人员业务培训。在具备详细、系统的管理制度后，就要有效提高高校进口设备合同管理工作人员的业务水平和工作能力，高校要为进口设备合同管理人员提供更加专业、系统的培训，使工作人员能够在了解进口设备管理工作重要性的同时，掌握到更多的合同管理理论知识，并通过高校提供的实践培训机会，将掌握到的理论知识运用到实际工作中，从而提升自身的业务水平，使工作人员能够将工作做得更好、更到位。

3.完善进口设备合同管理流程。在高校进口设备合同管理工作中，合同管理流程起着决定性的作用，保证合同管理流程能够按照前期准备工作、合同签订、合同执行、合同归档顺序进行，其中每一项工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不断完善每一项合同管理内容，保证在前期准备工作时能够大致确定合同中涉及的内容，在合同签订过程中，要仔细核对合同内容，避免出现漏项、条约不严谨等问题，同时在执行过程中，高校应该有效的使用进口设备合同，保证自身权益，最后在做合同归档时，相关工作人员应该及时并按照高校合同管理规范进行归档工作。

4.实现进口设备合同管理信息化。现阶段，随着信息技术的快速发展，在各个行业中得到了良好的使用，特别是在高校管理进口设备合同时，实现信息化能够实现进口设备合同的更优管理。推进高校进口设备合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加对合同管理人员的信息化培训，使合同管理者能够掌握基础的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是构建完善的进口设备合同管理信息化制度，使工作人员能够有章可循，同时在规章制度的指导下更好的完成信息化管理中每一项细化工作；三是支持与鼓励合同管理人员进行合同信息统计、整理、分析与提取工作，及时发现信息化管理过程中存在的不足并尽快解决，使高校进口设备合同管理模式更加完善。

5.加强进口设备合同归档管理。合同归档管理工作是高校合同管理工作中的一项重要内容，合同归档工作的顺利进行不仅能够提高高校合同管理工作效率，更能够保证高校进口设备的维护权益[3]。加强进口设备合同档案管理工作，就要在提高工作人员工作能力的基础上，实现合同管理的信息化，同时，要结合高校进口设备引进情况制定适合的管理方式，使合同归档管理工作效率更高。6.及时处理特殊事件，预防进口设备合同违约。在进口设备引入期间及合同管理期间难免会发生一些特殊事件，当发生特殊事件时，高校设备管理工作者应该及时处理事故，防止发生进口设备合同违约问题，避免给高校带来经济损失。高校进口设备合同管理人员应该做好以下几方面工作：一是及时分析当前本校进口设备合同执行情况，对合同中存在的一些履行期限条款不明、售后服务包含不明的情况与供应商协调解决；二是制定相应对策，在签订合同前，实现合同内容的细化，做好预防进口设备合同违约工作。

四、进口设备合同管理的注意事项

由于高校进口设备在引进过程中关系着学校的权益，因此，进口设备合同管理工作十分重要，在管理过程中要注意以下管理事项：一是前期准备工作中的详细程度和人员业务能力，重视人员在进行前期管理工作中能够按照相应的合同管理制度开展工作，保证工作人员工作的规范化；二是在合同签订过程中的注意事项，合同签订中的条约影响着高校在日后履行合同的权益，因此，在签订合同过程中，高校应该注意合同条约的完整性和详细性，保证供应商能够为高校提供更优质的售后服务；三是进口设备合同执行工作中的注意事项，主要包括设备的验收、付款、免税业务以及监督审核工作，这些工作保证了高校的权益，因此高校应该注意在合同执行中的注意事项；四是进口设备合同归档工作，合同归档是合同管理中的最后一项工作，同时也是合同管理中的最基础、最重要的一项工作，只有将合同进行正确的归档，才能保证合同的有效性，当发生问题时才能够最有效的履行合同。

五、结语

总之，进口设备引进和管理是高校管理中一项重要的工作，只有加强进口设备合同管理才能有效的实现对高校进口设备的质量控制，保证设备的使用质量和进口设备在出现一些问题时的售后服务工作，关系到高校采购进口设备的权益。做好相应的进口设备合同管理工作，不仅需要设备采购部门的细心与配合，更需要高校领导和相关负责人的重视与支持，保证高校进口设备合同管理工作能够发挥重要的作用，保障高校权益。

作者:赖力斌 单位:贵州大学实验室与设备管理处

参考文献：

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我国已经正式进入到了全球经济发展的空间。经历了改革开放的繁荣发展，现阶段我国的各个领域都面临着深化改革的局面。水利物资管理部门是防汛抗旱物资集中的重要组成部分，也是防汛水利建设和抗旱工作的重要支撑单位。水利建设防汛抗旱工作是经济发展的重要保障，工作做到实处，才能够给予工业、农业发展和经济社会必要的后盾。水利建设防汛抗旱工作需要的物资种类繁多，对机械设备、运输工具、沙石材料、绳索麻袋等等要求严格。水利物资管理单位担负着水利物资的采购运营和保管业务。强调单位的内部控制，就是要从自身建设上提升水利物资管理单位的整体运营效力。

一、明确职责，做好物资计划的编制

水利物资管理单位，是物资供应的重点部门。在内部控制的所有工作中，首要的任务就是做好物资计划的编制工作。编制计划要做好统筹兼顾、综合平衡。从宏观角度掌握物资计划的方式，例如在防汛抗旱物资的需用量、资源量、周转量的基础上做好编制工作。在发生突发事件时，能够做好水利物资的及时调剂和资源配置，特别是物资串换和资源开放上，需要有足够的发展空间。防汛抢险的主要器材、物资， 如块石、卵石、木材、楠竹、麻袋、草袋等等要提供随时需求的供应量。编制计划要检查物质供应的订货和到货情况，根据实际供应程度，确立年度计划和季度计划，同时，在合同订购方面，要注重物资的适销程度，根据各个时期的变化和市场运行情况，确定计划编制的合理性。

基于这一认识，在水利物资管理单位的具体管理过程中，不但要重视物资计划的编制，同时还要对物资计划的执行过程进行全面监督，保证水利物资管理单位能够具有健全的物资管理计划，使物资管理计划能够得到贯彻落实和有效执行。从当前水利物资管理单位的工作实际来看，做好物资计划的编制，并推动物资计划的执行，是提高水利物资管理单位物资管理实效性的重要措施，对物资管理单位的物资管理有着重要的现实意义。因此，加强物资计划的管理，编制完善的物资计划，是提高水利物资管理单位物资管理质量的重要措施。

二、严格审查，确定合同管理的准确性

在水利物资管理工作中，合同管理是一项基础性内容。物资购销合同要严格按照我国《经济合同法》进行签订。合同的审核要经过专业的核对。在合同的依据上查看，同时查看手续是否齐备，条件是否全面和清楚。合同一经签订就具有法律效力。水利建设和防汛抗旱物资购销合同都要建立统一的台账，合同副本或者抄件要及时送给财务和仓库管理部门，相关部门会将合同作为执行的依据。因为特殊原因需要变更的合同，在物资订货时，应该及时办理或者解除合同，对于违约或者不同履行的合同，要在物资结算前处理好相关工作。

考虑到水利物资管理单位的特殊性，以及物资管理的实际特点，在物资采购过程中，签订完善的采购合同是确保物资管理规范性的关键。结合目前水利物资管理的实际经验，签订完善的物资采购合同，既满足法律法规需要，同时也是提高物资管理规范性的重要措施。因此，水利物资管理单位只有对合同管理引起足够的重视，并加强对合同的审查，同时确保合同管理的准确性，才能达到提高物资管理质量的目的。因此，严格审查物资管理合同，确定合同管理的准确性，是满足水利建设和防汛抗旱物资管理需要和提高水利物资管理单位物资管理效果的关键。

三、发挥效力，注重采购管理的时效性

防汛抗旱物资的采购实行分级管理，分级负责。采购需要掌握计划采购和采购责任机制。水利建设和防汛抗旱物资涉及的范围较宽，施工照明设备、运输工具等都是大宗物件，在采购时要实行政府采购，发挥水利行业的整体优势，例如可以采取政府招标订货进行大宗物资的采购。在防汛抗旱工作的零散需求方面，可以由财政部门的采购机构指定厂家订货。其中，水利工程建设的大型机电设备，需要遵循水利水电设备的管理规定，在成套设备的引进上，需要进行细致审查，保障机器设备的良好应用效果。

对于物资管理而言，不但要保证物资的数量满足实际需要，物资采购的及时性也是物资管理考核的重要指标。特别是对于防汛抢险而言，对物资的及时性要求较高，如果不能及时地完成物资采购和储备，将会严重制约水利工程施工和防汛抗旱的进行。因此，水利工程建设和防汛抗旱物资在采购和管理过程中，必须建立强大的供应商网络，并建立供应商核准制度，加强与供应商的合作，发挥供应商网络的促进作用，保证物资采购管理能够在时效性方面满足实际需要，达到提高物资管理时效性有效性的目的。因此，发挥效力，注重采购管理的时效性，是提高物资管理的关键。

四、健全措施，加强财务和统计监督

在水利物资管理单位的日常运行中，财务管理尤为重要。财务管理是内部控制的关键，财务管理需要由专业的会计人员担任，每个季度需要组织一次财务情况的经济运行分析。同时，做好统计管理，水利物资管理单位应该明确专业的统计人员，在做好基础工作的同时，做好统计报表和分析说明，要求数据准确、情况反映真实。统计工作是为单位的管理服务的，统计数据代表了物资管理单位的整体运营概况，也将指导未来的经济运行工作。

对于水利物资管理单位而言，由于物资采购的金额较大，做好财务和统计监督，不但是提高物资管理效果的重要措施，同时也是保证物资采购透明度达到实际需要的关键。基于这一认识，水利物资管理单位应结合工作实际，制定具体的财务和统计监督程序，并积极推动财务监督和统计监督工作，使财务监督和统计监督工作能够落到实处，充分满足水利物资管理单位工作需要，达到提升物资管理水平的目的，为水利物资管理单位提供有力支持，推动水利物资管理单位管理流程的公正、公开、公平，提高物资管理的整体效果。

五、更新理念，保障仓储管理的信息化建设

在水利建设和防汛抗旱物资的管理控制中，一个主要的任务就是仓储管理，仓储管理做到实处，物资管理才能给有足够的保障。仓储管理需要做好货物的验收发放，设备的维修保养，货物的定期盘点、废旧物资的管理、安全防火、仓库的清洁卫生和仓库的库容库貌维护等。在物资的管理上，做好材料的登记造册；在规模物资的管理上，做到分门别类，掌握好物资的储存时效；在物资供应上保证先进先出，防止物资的长期存放，保障物资的高速循环。根据管理的需要，信息化建设应该应用到物资管理中，利用计算机技术，做好物资管理的信息化建设，通过信息化建设，使物资管理的整体运行程序，在电脑控制下完成，形成物资管理的简单快捷。

结合水利物资管理单位实际，由于物资种类全、数量多，要想做好物资的快速调度，就要根据水利物资管理单位的具体管理情况制定有效物资调度方案，其中在仓储管理中积极应用信息化手段构建完善的信息化系统，是提高物资管理效率的重要措施。因此，水利物资管理应在管理理念上进行全面更新，并结合物资管理的现实需要，加强信息化建设，使物资管理效果能够得到持续提高。

六、结束语

加强水利物资管理单位的内部控制是经济发展的必然需要，也是水利物资管理单位深化改革的需要。水利物资管理单位是水利基础性建设发展的物资支撑，加强水利物资管理单位的内部控制，就是从根本上完善水利物资管理部门的内部管理。只有科学的管理和专业的经营，才能使水利物资单位更加符合经济发展的规律，才能够在激烈的竞争市场中，保持良好的发展状态。水利物资管理单位具有一定的特殊性，与社会上一般意义的物资企业具有一定的差别。因此，在内部控制建设方面，更加需要专业化、科学化、规范化管理。

参考文献：

篇（7）

【中图分类号】 F237；G647.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）19-0087-05

一、引言

随着高等教育事业的不断发展，高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面的对外交流与合作不断加强，在交流与合作过程中，所需签订的各类合同应运而生。党的十八届三中全会确立了全面深化改革的总体目标，高等教育领域深化综合改革不断推进，高校越来越多地参与各类市场经济活动，对外经济合作日趋频繁，高校所涉及的各类经济合同也层出不穷。自从财政性教育经费支出占GDP比例实现4%以后，国内经济形势和社会对教育的关注发生变化，社会对教育的关注已由帮助教育呼吁增加投入，转变为更关注教育经费的合法合规使用和产出效益。经济合同管理（以下简称合同管理）作为高校经费使用与规范管理的途径、媒介和手段，重要性尤为突出。

随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》的实施，行政事业单位的内部控制逐渐成为包括非营利组织在内的经济实体的关注重点[ 1 ]。高校合同管理作为内部控制业务层面的重要内容，存在风险管理意识薄弱，缺少预算管理、归口管理等现象，导致高校承受经济损失、法律纠纷、名誉受损的风险，从而影响了高校教育事业的健康和可持续发展。加强高校合同管理的内部控制建设，实行经济合同全过程内部控制管理已经刻不容缓。

二、高校经济合同管理的现状

（一）管理主体和分工不明确

高校经济合同管理纳入学校行政管理隶属关系的大框架中，没有严格制定归口管理的模式，造成合同管理秩序混乱。如基建合同由基建部门管理，资产租赁合同以及维修合同由后勤部门管理，物资采购合同由资产处管理，联合办学合同由各二级学院管理等。这种多头对外、多头管理的模式使得学校不能全面掌握对外经济合作内容，造成学校资源和资金留置在外，易发生业务部门坐收坐支，给学校带来经济风险。

（二）流程设计和岗位管理不合理

不少高校的合同管理流程不够科学合理，有的高校过于复杂烦琐，有的高校过于简单。流程中没有必要的牵制和审批环节，流程管理形同虚设；没有有效的审批授权管理，合同金额不论多大均由某一个人审批；存在一个人包干全部合同管理的现象，从申请到审核再到执行和监督，没有形成有效的岗位分离，没有设置互相牵制的岗位，不能形成互相监督检查机制[ 2 ]。

（三）预算控制不严肃

高校对合同预算编制不够重视，预算编制未细化，并且监管力度不强导致预算执行很随意，往往没有严格按照“先预算―后计划―再实施”的程序进行。如高校采购合同的签订遇到的首要门槛就是预算编制，而实践中多数高校对采购项目并未进行充分调研和认证，导致预算编制忽高忽低，加之后期执行的随意性导致预算与实际相脱节，难以达到“无预算不执行、有预算不超支”的目标。

（四）风险防范意识淡薄

高校管理人员长期受计划经济观念的影响，难以适应市场经济的氛围，缺乏法律知识的认知和风险防范意识，对于经济合同的签订存在应付了事的态度和“走形式”的思想，“内部解决”、“暗箱操作”等情况普遍存在，合同的执行更看重习惯和人情而忽视合同条款的签订。合同管理过程中各部门职责多流于形式，使得高校经济合同风险得不到有效控制，法律纠纷和违约现象屡见不鲜[ 3 ]。

（五）审计监督工作不到位

高校经济合同受部门众多、时间跨度较大等因素的影响在签订及执行过程中存在许多隐患，尤其是在基建及批量采购等大额合作项目上更易出现[ 4 ]。高校在对外经济合作上设置了审计监督环节，但基本是宏观制度层面的要求，并没有确立各环节的管理细则，致使审计监督部门在合同订立和执行过程中一直处于相对被动状态，对经济合同的管理难以做到实质性控制。

（六）合同归档管理不规范

多数高校尚未建立完善的合同档案管理制度。合同档案分散在各相关业务部门，没有配备合同专员进行集中统一管理。同时，高校合同档案管理尚未引进合同管理信息系统，依然采取手工作业的方式，信息采集和维护手段较为落后，导致合同档案的登记、更新不及时或遗漏，不便于后期工作人员的查阅和使用，影响了合同内容的信息化展示，校领导和相关部门难以掌握学校的对外经济活动情况，给高校带来潜在的经济风险[ 5 ]。

三、高校经济合同管理现状的原因分析

（一）合同管理制度体系建设不健全

1.授权审批制度不规范

高校实行校长负责制即高校对外经济合作必须以校长作为合同的法定签约人，未经授权任何二级单位或个人均不得擅自对外签约合作关系。而实际工作中，由于经济合同签订的时效问题，从前期调研到最终签订往往都是由有合同需求的二级业务部门自行完成，未实行有效的逐级授权审批负责制，因此经常出现合同管理流程上的不合理。

2.合同管理实施缺少岗位牵制

高校合同不同于其他事业单位，具有其自身鲜明的特点，应切合实际制定相关实施细则。尽管各高校纷纷出台了合同管理规定，但内容上并没有细化。对合同立项、协商、拟定、审核、签约、归档、执行等各个环节的配套制度并没有进行全面细致的部署，未实现有效的岗位牵制，导致当前高校合同管理的松散、混乱。

3.监督体系不完善

合同监管是一个动态过程，贯穿高校对外经济合作活动的始终。高校虽设立了纪检审计部门，对合同的审核和签订进行了合法合规性审查，却没有利用其部门职责，跟踪监督合同执行情况，也没有结合财务部门制定的预算方案审计学校实时用款情况，因此合同执行过程中发生的纠纷等问题难以及时反馈和解决。

4.责任追究制度不严格

对合同管理情况实施严格的考核奖惩机制能够有效促进各项工作环节的规范化。高校普遍存在重奖轻罚或重奖不罚的现象，工作出问题无人买单或一味迁就责任人，不能严格制定和落实问责机制，难以形成良性的责任导向，不利于高校内控机制的有效运行。

（二）管理组织架构设计不合理

合同管理没有顶层设计，在实施环节也没有归口管理部门，没有形成分工合作、有效协调的管理机制。职能部门之间职责划分不明确，在责任和义务面前互相推诿，在权力和利益面前互相争抢。

（三）信息化建设落后

1.对合同信息管理系统的应用不重视

合同管理信息化要求对合同实施以无纸化为目标的办公模式。高校合同多为手工管理，往往需要耗费大量的精力和人力；即便部分高校已经引入合同管理系统，但尚未与财务系统连接，无法提取财务系统中已有的确切信息，不能掌握合同支付进度，增加了合同执行过程中潜在的经济风险。

2.“信息孤岛”阻碍信息公开和民主监督

良好的信息沟通平台能保证信息的及时性，有利于高校经济业务活动的开展。高校各职能部门之间、各业务人员之间缺少工作的互动与信息的交流，没有积极、动态地投入到对外合作的每一个环节中，使得合同信息失去时效性和真实性。系统与系统之间缺少数据互通共享，各自为政，封闭保守。更为重要的是影响和阻碍了信息公开和民主监督的开展。

（四）缺少合同管理专业人才

高校注重对外经济活动效益，忽视了对管理人员职业道德、法制教育等方面的培训，并且由于高校合同管理员并非专业出身，使得管理者对合同风险管控的必要性认知不足，法律意识淡薄，导致了管、办及监督各相关部门实际工作的随意性。高校经济合同管理涉及领域广泛，包括会计、审计、基建、法律等专业性很强的学科知识。现阶段，对于配备这类具有扎实专业基础的管理人才是多数高校合同管理工作的一个瓶颈。同时，高校对现有管理人员的专业能力培训不够重视，使得合同管理水平停滞不前。

（五）缺少合同执行绩效评价

高校对合同管理没有树立绩效观念，绩效意识薄弱。没有设置合理的业务考核指标体系，没有明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况缺少考评。另外，对合同项目本身的执行也缺少绩效评价，产生的经济效益和社会效益没有具体评价和考量。

四、加强高校经济合同管理的对策与建议

遵循高校内部控制的全面性、重要性、制衡性、适应性、文化性和创新性原则，按照不相容岗位相分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开，以及记录控制、财务分析控制、绩效考评等控制方法，结合高校实际情况，笔者认为应从以下方面加强高校合同管理[ 6 ]。

（一）规范合同管理工作流程

合理设置合同管理流程，明确各业务环节所对应的管理部门，建立职能部门之间分工负责、稽核牵制的流程体系。具体见经济合同管理一般流程图（图1）和以采购合同为例的经济合同内控流程图（图2）。

（二）加强合同管理内部控制制度建设和制度执行力

制度建设是管理工作的基石。为了高校经济活动的规范化和科学化，首先要以完善制度为目标，健全的管理制度体系才是高校内部控制建设的大方向。第一，要根据《合同法》等法律政策和高校实际情况建立高校合同管理办法，对合同的策划、立项、谈判、编制、会审、签订、归档、执行等各个环节进行全面部署，实行岗位分离，达到有效内部牵制的目的。第二，要建立合同管理办法配套制度，对合同运作过程中的每个环节制定相应的实施细则，使每个程序的执行都有据可依。相关配套制度主要涵盖授权审批制度、档案管理制度、考核追究制度、归口管理制度等。严格执行各项制度，落实责任追究，提高制度执行力，制度建设才有实际效果，合同管理工作才能顺利有效地开展[ 7 ]。

（三）落实合同全程性跟踪监督管理

合同管理是全程性、动态性的管理，从前期策划到签订后的执行以及归档，都要进行实时监管，并指定专员跟踪合同管理工作的各个环节。对于重点岗位要突出监控力度，或不定期采取轮岗制，在监督管理的过程中要把领导干部经济责任审计制度日常化、规范化。使用合同管理跟踪提醒系统，使合同从签订到履行完毕的各个环节清晰流畅，能够随时查看合同进度和执行情况，发现问题也能及时采取应对措施，很大程度上提高了工作效率和效果。

（四）严格财务预算控制

预算管理是高校内部控制的重要环节。加强合同预算管理，科学合理地编制合同执行预算，并按照精细化管理要求全面细致地测算合同执行全过程的预算。在合同执行期间，确保专款专用，维护预算的严肃性，遇到实际重大变化，如确需变更预算的，需按照原申报程序和审批权限进行调整。加强年度合同预算结余管理，对于当年已经完工合同项目，应收回合同预算余额；对于跨年度的合同项目应按照规定进行年度间结转。

预算控制除了要对单位的经济活动和资源使用情况进行事前安排，还要进行事中和事后监督控制，财务部门定期提供合同预算执行情况报告，审计部门对报告进行分析并提出建设性意见，以保证学校经济活动的开展能够严格按照预算机制进行。

（五）重视对合同管理人员的培养

领导的态度和合同管理人员的素质是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，树立积极的工作态度，加强人员的综合素质，有利于高校管理水平的提升。重视对合同管理人员的法制和道德教育，使他们树立遵纪守法、勤政廉洁的理念，创造良好的管理工作环境。提高合同管理人员的业务技能，定期组织相关业务人员的专业培训，如联系兄弟院校交流讨论、实地考察合同管理工作突出的单位、邀请业内专家来校指导或通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才来壮大管理队伍等。

（六）推进合同信息化管理

高校合同管理信息化建设应纳入学校管理信息系统的统一规划。信息技术部负责合同管理信息系统的开发、购置、运行、维护和安全保障，建立统一的信息共享平台，实现不同系统间数据共享。将合同管理从签订到履行完毕的各个环节流程纳入信息化系统，有效地利用软件功能进行控制并提高管理效益。归口管理部门应设置专员对合同档案进行整合归档，分类统计、连续编号，确保纸质档案信息与系统信息相互对应、口径一致，方便后期监督调阅。

（七）建立合同管理考核评价机制

高校应当建立和完善合同管理人员的激励约束机制，设置合理的业务考核指标体系，明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况进行考评，出现问题时客观地分析原因，落实责任追究，形成良性的责任导向，避免合同管理流于形式，并以此作为确定合同管理人员薪酬和职级调整等方面的重要参考依据。

五、讨论

学者们对高校内部控制的研究观点基本分为两大类：一是全面内部控制，其控制内容不仅包括高校的经济事务，还包括非经济事务，比如教学事务、学生事务、科研事务、人事事务等[ 8 ]；二是非全面内部控制，其控制内容主要针对高校经济业务，比如预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、经济合同等。按照这两类思想，对高校合同的内部控制也存在两种观点：一是全部合同，既包括不涉及经济的业务合同，也包括经济合同；二是仅指经济合同。本文虽然是针对高校经济合同所进行的研究，但笔者认为其他非经济业务合同应参照经济合同的管理程序执行。因为，非经济业务合同在各个环节上同样存在法律风险、当事人员廉政风险、合同违约导致高校声誉受损风险等，所以在其策划、签订、执行、归档、评价、信息公开等环节也应该严格按照经济合同的管理规范执行，这也是高校内部控制全面性原则、创新性原则的体现。

【参考文献】

[1] 财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[A].2012.

[2] 朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友，2009（5）：4-7.

[3] 程秋梅.论法治视域下高校经济合同管理[J].教育财会研究，2009（2）：15-19.

[4] 廖云.新时期高校参与经济活动的风险探究[J].经济观察，2013（31）：12-13.

[5] 史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友，2010（10）：84-86.

篇（8）

中图分类号：F270

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）08-260-02

一、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化概况

西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门，受集团委托负责授权范围内的合同管理，主要负责以下三部分业务工作：一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务;负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接;参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理，其中大修部分由集团统一计划管理，中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应;负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核，以及集团的配件信息化管理工作。

2007年以前，西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于标的物种类繁多、业务量十分庞大，传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率，从2007年开始，西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，逐步建立了自己的合同管理信息化系统，2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是，根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划，生成对应的采购合同，内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等，系统自动记录合同的履行状态，通过合同台账监测合同的签订、执行情况;系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能，基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑：

1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础，直接关系到系统运行的效率，所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定，所有正式合同必须进行编号，编号规定如下：a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号。其中，ZL代表设备租赁公司，01代表工业产品买卖合同，XJ代表西山集团，XG代表西山股份，年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字，合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等，合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04―XJ（XG）+年份+合同类别+合同顺序号，合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。

2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想，按照分层设计的思路，采用C++语言开发，通过通俗易懂的人机互动界面，具有良好的扩展性和交互性，使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换，合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。

3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局：各矿、厂机电科为接入层;各矿、厂信息中心为汇聚层;西山煤电信息中心为核心层。

二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效

随着信息化在合同管理中的深入，其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，止于结算，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合完整的合同管控资料，改变了传统合同管理的复杂性和随意性。

1.优化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变;在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变;合同管理的工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进了企业管理理念革新。

2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理，合同数据能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽了收集合同数据信息的渠道，确保了合同数据的真实性、有效性，为招标谈判及标后预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。

3.降低管理成本，提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能，降低了库存占用资金，优化了库存结构，加强了对供应商的约束和平衡，促进了公司降本增效。

三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议

如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显，在系统日常运行和维护过程中，租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足，主要概括为以下方面：一是管理规范化程度有待提高，表现为部分合同没有严格执行招标采购价格，有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况;二是信息化程度有待提高，表现为信息查询、检索功能尚不够完善;三是工作效率有待提高，表现为系统登录、人员操作速度较慢等。

以上问题的存在，既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因，也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际，对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议：

1.严格界定合同审批程序和权限，明确岗位职责，提高管理规范化水平。

（1）审批程序：合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理，严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核，设备科复核，公司副经理审批：设备退租合同由管理科审核，公司副经理复核，公司经理审批决定承修单位：产品买卖合同由配件科审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行;设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行。

（2）审批权限：各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人，对所填写的合同内容条款负责，对审查发现不符合要求的合同，有权责令重新填写;管理科除对合同内容进行审核外，主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关;公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审;公司副经理除对合同内容进行整体复核外，主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关;公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。

（3）协调机制：各业务科室负责人，对本单位业务员签订的合同内容，认为不合格不合法，有权退回合同，业务员重新签订;对按照规定属于复审部分的合同内容，认为不合格不合法的，有权组织有关部门进行合同审查，提出意见后，由经理签发;合同业务员在签订合同过程中，对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查，采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的，或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的，要在签订合同时附调价说明书，调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。

（4）约束机制：管理科是完成合同盖章生效的最后环节，必须按照法律和专业标准的要求，对合同全部内容进行严格审查，发现问题立即汇报领导，严禁不合格或无效合同的签订：合同的履行，必须由管理科合同管理员核对合同和发票，核对无误后在发票上标注合同编号，加盖审核章，财务科方可结算，未经管理科审核及盖章的原始发票，财务科不得办理结算手续。同时，配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上，对于超过合同有效期的合同，终止履行。

2.完善扩展系统模块，提高信息查询、检索功能。

（1）合同进度管理模块：分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理，将配件需求计划与合同履行情况对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整工作计划;合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表，自动生成变更清单，生成变更详情表，计算变更净值和变更费用，并及时反映变更后的总费用变化情况;合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等，为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。

（2）合同文件管理模块：进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等，其包含的数据有：招标文件，投标书，中标通知书，配件清单，标准规范和其他有关资料、技术要求等。

（3）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行，分为有条件检索和无条件检索，有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询，无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索;选择条件可分为：合同编号检索、主题词检索、条款检索。

（4）合同查询系统模块：分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅;常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本，使合同的生成更加方便、准确、快捷;其它子模块是为了方便系统用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。

3.加强合同管理信息化培训，提高人员素质和工作效率。合同管理信息系统用户一般可分为系统维护人员、系统应用管理员、申报人员、审查审批人员等，不同人员的操作界面有繁有简，所需的专业知识和技能差别很大。系统维护人员和系统应用管理员数量少，需要具有一定的计算机操作和简单的编程知识，一般由IT专业人员组成;因为合同的大部分内容由申报人员在申报合同时填写，合同信息输入完毕后才进入审查审批流程，所以申报人员的操作比较复杂;而审查审批人员按各自负责审查的内容查看相关选项和合同条款后，选择通过与否，其操作相对来说比较简单。因此要加强合同管理信息化培训，必须针对不同对象编写培训教材，采取集中学习与个人自学相结合的方式，让员工在短时间内了解与本岗位工作有关的系统功能和操作方法，达到事半功倍的效果。

参考文献：

[1] 叶丽娜（导师：王要武）.集成化建设供应链管理框架体系研究.哈尔滨工业大学硕士论文，2006.6

[2] 胡季英，张德群，关柯，建设工程合同管理的信息化，建筑管理现代化，2002（3）

篇（9）

中图分类号：TU7文献标识码： A

1、建筑工程管理的现状

1）建筑行业对工程管理的忽视

随着社会经济的飞速发展和城市化建设进程的不断加快,水利电力、能源通信等各种大型的建筑工程也随之快速的发展。建筑企业迎来了一个良好的发展机遇，大部分的建筑企业将自己公司的的项目承揽量作为该公司企业发展的标准，但是在不断承揽项目的过程中，却忽视了对建筑工程管理的重视，最终导致了企业运行成本的提高，工程造价的提高，施工进度缓慢，工程施工管理混乱等问题。最终不仅不能让企业的业绩在良好的经济势头下快速的发展，以致导致建筑企业业绩的严重下降。所以，建筑行业应该对建筑工程的管理有足够的重视，用新的理念来推行工程管理在建筑工程中的重要作用。

2）建筑工程中对质量管理的忽视

建筑工程在我国热火朝天的进行，建筑公司企业想要在这个竞争异常激烈的建筑行业市场中分得一杯羹，就必须不断的提高自己的施工效率，加快工程施工的进度，在行业中体现自己的施工优势，达到和同行竞争的目的。但是很多的建筑公司在承揽项目，进行施工的时候，只追求施工速度，加快施工进程，往往忽视了建筑工程施工中的质量管理，因为建筑工程施工中质量管理的缺失，导致施工过程中出现安全隐患，在施工之后出现建筑物质量不达标，质量不能满足设计要求。不仅带来了巨大的财产损失、造成了安全隐患同时也降低了建筑公司在行业的信誉，对企业的发展和生存都带来极为不好的影响。针对这一问题，建筑公司必须提高工程管理在建筑工程中的重要应用。只有采取科学有效的管理措施，不断地对工程管理的效率进行改善和加强，才能保证建筑工程按时按质量的完工，保证建筑工程质量、提高工程进度，降低建筑企业的运行成本，只有这样，建筑企业才能在激烈的市场竞争中取得优势，建筑工程管理能力的提高，将有助于建筑企业核心竞争力的提高。

3）建筑工程中对核算的忽视

在建筑工程中，工程支出的预算是非常重要的。现在很多的建筑公司企业在竞标成功之后，往往只注重工程进度，为了提高施工进度，忽视一些细微的环节。建筑公司只强调工程方案的实施和速度，不能认真地对待工程中的核算问题，这使得很多的建筑工程在核算上出现很多的问题，这一点是必须引起建筑企业公司管理者的注意。

4）建筑工程管理体制的不完善

建筑工程管理中，管理体制的确定是其中的重要环节。因为建筑工程的管理是建立在一套完整的、符合工程实际的工程管理体制上的，如果没有事先建立一套切实可行、符合工程实际的管理体制，那么工程管理便无从谈起。如今很多的建筑企业为了提高企业利润，节约人员开资。对建筑工程中的很多部门进行费用的削减，其中管理部门所占的比例很大，管理费用的削减直接导致了管理部门人员的不足。一旦长时间管理不足，将导致管理体制的缺失，最终导致建筑工程管理名存实亡，在建筑工程中只能停留于表面的管理，不能起到真正的管理作用。

建筑工程合同管理的认识不足

建筑工程合同在施工管理过程中将起到越来越重要的作用，将有更多的费用问题要依据合同确认，而不是依据预算来确认，合同的主要作用将在以下几个方面更加突出：工程量核定方式工程款支付方式违约责任及索赔规定。如今很多企业只重视工程的预算，而不重视合同的管理，另外，对分包合同的内容过于简单，时间、工程量、工程款、加工量、采购量、采购价等模糊不清，责任不明，互相扯皮的现象经常发生。不能正真的起到对双方的约束作用。

2、建筑工程管理的改进和具体措施

只有不断的加强和提高建筑工程管理的质量，对建筑工程施工的质量、进度以及成本进行有效的管理，才可以实现建筑公司企业的经济效益和社会效益共同取得盈利。笔者通过多年的工作经验总结，提出下列集中提高建筑工程管理的措施以及方法，以供借鉴。

1）建立健全的建筑工程管理制度，力求规范化、制度化

建立健全的建筑工程管理制度，最大程度上使建筑工程的管理规范化和制度化。健全的建筑工程管理体制，是一个建筑企业生存和发展的基础。管理制度要健全，就必须首先，要对项目管理部门以及机构进行优化配置，设置功能齐全，并根据实际工作的需求来分配数量适当的人员，进而满足工程管理中的各项具体工作的实际要求。也就是说，建筑企业内部要用完善的管理制度来确保各项工作趋于制度化、规范化，以此来保证制度的有效落实。

2）加强管理理念学习，发展中创新

建筑工程管理理念是工程管理中重要组成元素，目前为止，我国的建筑工程管理理念还过于传统保守，缺乏创新性。这样的工程管理理念已经不能适应现在高速发展的建筑工程的需求，这就要求我们必须加强对管理理念的学习，争取在学习中不断的创新。也就是说，建筑企业要生存和发展，必须及时对建筑工程管理理念进行更新，就是革新与完善传统的建筑工程管理理念，使其具备现代化的管理元素以及思想。此外，就是必须要依据建筑企业自身的实际情况来进行创新和完善，实现创新发展。

3）注重建筑工程核算问题，提供企业保障

建筑工程的核算在建筑工程管理中也是十分重要的。具体来说，应该做到以下几点:首先，建立科学的核算管理体系，确保管理工作有制可依，并使其参与项目的全过程管理，将财务管理的位置前移。其次，要有效控制人工费、材料费和机械使用费等，准确核算各项费用，从而提升建筑企业的经济效益。第三，对于已竣工的工程，要及时办理工程( 预) 转资，做好竣工结算时的成本核算。可以说，只有对工程核算进行完善和创新，形成系统严密并且符合企业实际的工程管理核算体系，才能为企业的发展提供有利的保障。

4）严格把控建筑工程质量

建筑工程质量在建筑工程的管理中有重要的地位，质量安全关系到建筑物使用者的人身财产安全，关系到未来长久发展。建筑工程质量安全管理必须要引起高层管理人员的重视。从具体的方面来说，建筑工程的质量管理有以下具体的措施。第一点，建筑企业要加强设计施工人员对建筑工程质量管理的意识，确保质量管理体制的建立和有效的实施。具体而言，建筑企业公司在建筑工程开始之前要根据工程实际，制定详细的施工制度以及奖罚政策，特别是在施工质量上面，明确奖罚制度将有效的提高工程整体的质量水平。第二点，是对建筑材料的管理，建筑材料是建筑工程的基础，把控好建筑材料的质量关，是建筑工程整体质量的前提和保证，建筑企业应该委派专门的管理人员来负责建材管理。第三点，制定科学详细的施工方案，在建筑工程开始前，制定周密的施工方案，是施工有序进行的重要保障。

加强合同的管理

合同管理关系到企业经济利益、履约能力、社会信誉，因此必须建立完善的合同管理制度。认真研究建筑合同的各项条款，分包合同、采购合同、加工合同、租赁合同等项目涉及到的所有合同。随着施工建造的市场化、规范化、规模化也都将起到越来越重要的约束作用，这种约束对甲、乙方都有强制作用。因此，对于双方，施工项目来讲认真、及时、全面、专业地加强合同管理成为必然的趋势，要做到这一点应该采取如下措施。

加强过程监督，分清合同条款的制约因素（时间、工程量、工程款、加工量、采购量、采购单价等），建立报警、预警制度。

篇（10）

Abstract: in this paper the author in the construction of carrying out the enterprise information construction as the subject, this paper focuses on the purpose of the information construction and the main content, and the application of the main modules and the problems need to be solved were put forth.

Keywords: engineering projects; Information management; The main module

中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：

在建安企业推行工程项目信息化管理是施工企业提高管理水平，降低成本，规范管理的有效手段。通过企业级的工程项目信息化管理系统实现企业的工程项目各种资源数据的集中采集管理，全局分享，使得企业各级项目管理职能部门能够实时的通过工程项目信息化管理系统实现职责范围内的对整个企业项目的管理和监控。通过信息化系统对各项目工程实物量的控制， 对各种资源价的核准，确保工程进度满足业主的要求，实现项目管理以成本为核心，以进度为主线，以合同管理为约束的工程项目信息化系统的运行，促使建安企业的管理规范化，流程化，扁平化，精细化。

本文通过对本企业的工程项目信息化管理系统建设，就主要模块的应用及应解决的要点进行分析和探讨，供大家参考。

1 合同管理

(1）建立企业级的工程项目信息收集系统，由此延伸至工程项目的跟踪，投标，直至中标的全过程的记录评价功能。

（2）具备各类合同信息台账录入和合同文档管理功能；完成合同评审管理、合同签订审批管理功能。能够实现中标工程项目的清单量与价的导入。

（3）具备实现项目建设单位承包合同、内部承包合同、劳务分包合同，采购合同及项目其它各类型合同的分类管理，能够从上述合同中自动索引出劳务队，供应商等基本信息及招投标情况；能够设立符合各企业贯标管理程序的合格分承包商（劳务）评价体系，并建立合格分承包商（劳务）库；

2 物资管理

（1） 能够建立物资价格信息库，所有物资类别码下的物资可以查阅到最新价格及历史供应价格并自动形成该物资的价格变化曲线，并能索引到某价格的供应商信息及合同信息。

（2）在项目部管理人员的物资需求（采购）计划中，应该具备计划量与中标清单相应材料量的自动对比（两算对比），且清单量不可更改，超出一定偏差的应自动有显著的标识提醒计划者和审核者查明原因，并建立可追溯的路径。

（3）现有的大部分系统中材料需求（采购）计划表单设列过于繁琐， 没有总计划和分批要料计划，计划量和清单量对比等关键栏目的设置。应按照施工企业常用计划表格并重点要实现计算机能实现自动对比的栏目设置；

（4）在物资采购（招议比）的过程中，能够实现采购价和清单相对应物资价（或物资价格信息库相应物资价）的自动对比，超出一定偏差的应自动有显著的标识。

（5）能够设立符合各企业贯标管理程序的合格物资供应商评价体系，并建立合格物资供应商库。

3 进度管理

（1）能够有成熟的工具级计划进度管理软件实现单项目的总计划和各分部分项计划的进度计划横道图，网络图的编制，并在分部分项的进度计划中以物资和劳动力为驱动资源为数据，以实际消耗的资源的百分比或图示显现项目进度总计划和各分部分项计划的完成情况，

（2）对实际完成量与计划进度超过一定偏差的应有显著的警示标识，并可通过该警示标识索引追溯物资供应过程或劳动力数量或设备配置状况，并提示影响完成进度的主要原因。

（3） 能够实现项目对业主方，分承包（劳务）方的进度报表(产值)的统计生成。

4 成本管理

（1） 能够具备与合同管理，物资管理，进度管理，设备管理等模块共享数据，相互效验，相互监控，实时记录和采集项目运行过程中的各种经济数据，构建成本管控体系，实现量价双控。具备项目预算成本、目标成本、实际成本（三算对比）的实时在线采集和记录警示功能，对实际成本相对于预算成本或目标成本超出一定偏差的给予显著标识并予以警示；

（2）能够实现集成进度模块合同模块物资模块和实际成本完成对外（分承包，物资材料，设备租赁等）应付款项的自动生成功能；

（3）能够实现成本与不同的财务模块的相互集成，业务数据可自动产生财务数， 而不需要二次录入，反过来财务可以追溯到各管理模块；

5 安全技术质量管理

（1）识别，采集，分类和归依安全技术质量知识，国家和企业的各项安全法规和规章制度，包括企业级的各项施工操作标准、作业指导书、各种技术质量标准等及程序文件，作业指导书等，形成企业的安全技术质量管理知识库供各级管理人员有权限的使用。

（2）能够支持满足本企业按照贯标程序中的表格制作和置入，并完成相应管理流程。

（3）具备各级安全质量检查的文本图片的流转功能；

6 风险预警管理

（1）支持多项目进度管理风险预警功能，并可追溯影响的条件；

（2）具备项目合同变更风险预警、合同支付（劳务，分承包，物资，设备租赁等） 提前预警的功能，并可追溯风险源；

（3）具备成本执行风险预警功能，当实时的实际成本超出预算成本（目标成本）一定偏差时，能有向有关职能部门、主管领导实时警示的功能；

7 其它

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据不完全统计，从2003~2015年国家在铁路建设方面的投资已经超过1.8万亿元。2016年我国铁路建设将再次迎来高速发展的时期，会使得铁路技术与管理等方面迅速发展创新。在铁路建设总投入中，工程材料的费用占到70%左右。铁路建设物资管理工作不仅直接影响到相关各方的利益问题，同时还直接或间接对铁路建设工程质量产生重要影响。铁路建设物资管理要以服务工程建设为中心，以保证供应为目标，坚持“两个遵循”、“四个依靠”、“四个原则”、“一个承诺”的指导思想。夯实管理基础，精细内部管理，实施透明采购。实现管理规范化、精细化、科学化，快速有序、高效优质地组织好物资采购供应工作。

1健全管理制度，明确管理职能

1.1明确物资管理指导思想

要把管理标准定位为及时、准确、优质、优价，把工作职能定位为指导、协调、服务，确立“两个遵循”、“四个依靠”、“四个原则”、“一个承诺”的指导思想。两个遵循：遵循注重物资质量、优质优价的工作理念；遵循依法合规、阳光采购的工作流程。四个依靠：依靠上级物资管理部门的指导运作；依靠公开招标方式优选供应商；依靠各级物资人员确保组织供应；依靠内部互控机制提高质量。四个原则：坚持质量第一的原则；坚持一切从工程需要出发的原则；坚持有计划有监督的精细管理原则；坚持公开、公平、公正的原则。一个承诺：优质优价、及时供应。

1.2健全物资管理制度体系

制度建设是物资管理的前提和基础，铁路建设管理机构要结合工程实际，制定一系列管理制度。要把制度建设作为规范管理的根本性工作来抓，形成“以物资管理办法为核心、专项管理办法为支撑、具体实施细则为补充”的物资管理制度体系，实现管理对象、管理范围、管理内容、管理过程的全面覆盖，为确保物资管理工作有序开展提供保障。

1.3建立协作互控联动机制

铁路建设物资管理涉及面广、专业多、要求高，必须建立协作互控联动机制，依靠相关部门共同努力，才能有效开展物资管理工作。物资设备部是物资管理职能部门，负责物资采购、供应、验收、结算等全过程管理；工程技术部负责物资技术标准、需求计划的审核；计划财务部负责物资概算控制和资金管理；安全质量部负责对现场物资质量实施管理。施工单位负责制定物资用料计划、验收、使用和管理工作。监理单位对进场物资质量实施监控。物资服务公司负责组织物资招标采购、合同履约、驻厂监造、协调物资供应、出厂验收及结算等工作。

2夯实管理基础，推行精细管理

2.1做好资源调查，掌握资源分布状况

开始物资采购时，结合工程建设实际，对施工全线大宗或重要物资资源进行摸底调查，充分掌握物资资源分布情况，从全线资源的总体需求量及分布现状通盘考虑物资的采供方案。全面掌握各种大宗物资资源厂的综合生产能力、供货能力，产能配置、产品性能、服务质量等多方面S的第一手材料，为铁路建设全线大宗料统配及招标工作做好基础工作。

2.2做好市场调研，合理设定供应商资格要求

在物资招标采购前，对潜在投标人资格要求的设定预先做足功课。着重对供应商的经营状况、生产能力、产品用途、性能、质量、价格、销售业绩、资质情况、售后服务等方面进行详细充分调研，收集资料，认真分析，合理设置供应商资格条件。鼓励符合资质要求的供应商积极参与到建设物资招投标活动中来，打破市场垄断，创造充分竞争条件。

2.3加强预算管理，合理制定采购供应实施方案

物资预算管理是根据工程进度和采购供应周期，制定采购供应实施方案的管理过程。要结合工程进展情况、招标程序和采购周期的要求，充分考虑物价波动、征地拆迁、组织供应、有效储备及施工环境等多方面因素，紧紧依靠设计、施工、监理等单位的支持，做到主动介入、早计划、多协调，科学安排采购供应时间和批次。对轨道结构材料、特殊桥梁支座等生产周期较长或运输条件受限制的甲供物资须提前对生产厂商或供应商报送用料计划，预先做好现场准备工作。

2.4加强采购管理，严格招标采购程序

物资招投标工作政策性强、程序严、要求高。在招投标工作中的每一项工作，每一个步骤都要周密安排、精心组织。严格执行国家有关法律法规和铁路总公司相关规章制度，力争从源头上堵塞采购漏洞，使采购工作透明、公开。充分做好招投标前准备工作，和相关部门共同制定招标采购方案，通过组织严密的招标、评标程序，确保招投标工作公开、公平、公正。

2.5加强日常管理，掌握物资供需情况

日常物资管理工作要做到“六清晰”“五准确”“两协调”“一追踪”。六清晰：工程节点清晰、市场资源清晰、需求计划清晰、结算程序清晰、供应动态清晰、库存情况清晰。五准确：计划用量准确、结算价格准确、品种规格准确、供货期准确、产品质量准确。两协调：协调供应商和施工单位的计划、供应、质量和现场服务。一追踪：追踪产品服务质量。对重点部位的物资统计资料进行分析整理，为物资供应和调度决策提供参考数据，只有这样才能有效地促进物资供应管理工作的顺利开展。

2.6加强合同管理，注重合同履约率

一是健全合同管理机制，强化合同意识，严格合同审查，规范合同签订程序，完整准确体现采购需求。二是按照合同规范落实履约责任，定期对合同执行情况进行分析和评价。三是加强合同及相关采购档案管理，实现物资采购全程可追溯。四是在签订物资采购合同的同时，要求物资供应商签订质量终身责任制承诺书。五是克服当物资市场价格涨跌幅度大、受国家政策性等因素影响，造成供需严重失衡，导致不能正常供应的情况。

2.7加强资金监管，促使资金有效使用

一是在做好供应计划管理的同时，注意生产、供应和消耗这3个环节的有机结合，实现物资供应闭环管理。二是以满足基本需求为原则，严格审查施工单位上报的各类需求计划，统筹调度与供应，确保物资采购资金的有效使用。三是在合同履约和结算过程中，对合同中所涉及数量、单价、运杂费等要素均要仔细审核，严格把关。四是实行物资供应结算和质保金据实签认制度，设专门质检人员验收，相关负责人确认，确保证质保金退还与现场物资质量相符。

2.8加强跟踪检查，建立供应商考核机制

对供应商考核要把好五道关：一是资质关；二是业绩关；三是人员素质关；四是监督关；五是现场管理关。从准入、评价、采购、运输、储存直至现场使用等环节入手，严格程序，谨慎操作，使之始终处于严密的跟踪和监管之中。

3加强业务学习，提升物资管理水平

铁路建设涉及专业多，工作要求高。物资管理人员只有加强学习，不断提高管理能力和工作水平，才能满足铁路建设管理的需要。要从学习物资相关技术要求，关注供应商信誉状况入手，丰富提高产品质量、物流知识、谈判技巧、政策法规等相关内容，落实“依法合规、优质优价、及时供应”的承诺，为确保项目的百年目标做出应有的贡献。

4加强监督检查，共筑廉政防线

物资管理人员要做好“四防”。一是制度保障防线。对物资招标文件、采购合同等采购资料实行会签制度，使商务和技术条款分头把关又互相制约；对物资验收和资金拨付实行会审制度，使“验工”和“计价”各负其责，有效互控。二是质量保障防线。充分调动各职能部门通力合作，确保质量第一，安全第一。三是思想教育防线。加强思想教育，提高从业人员的觉悟，强化思想防范是勤政廉洁的固本之举。四是检查考核防线。这道防线其实就是落实责任，追究责任。这四道防线，环环相扣，层层落实，才能固若金汤。

5做好应急预案，提高物资供应应急能力

一是要建立物资供应应急机制，制定物资应急供应预案，应对可能出现的自然灾害、事故灾难等突发不可抗力的紧急情况，保证建设项目物资供应需求。二是要定期组织演练，保证应急预案有效运行而配备监测、预测、预警、预防和应急处置技术及设施所需的物资，提高物资供应的应急能力。