档案化管理大全11篇

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加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。

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即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

新的档案管理人员对于计算机操作接受度高，掌握新的知识也比老同志快，从网上传来的文件他们能很快的放进去，但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作，要让他们去一份一份的收集原稿，就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位，起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说，我觉得是一个应该比较现实的问题，就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。

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0.前言

档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求，档案信息数字化、网络化是时展的要求。数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。

1.档案工作的信息化

一是随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。二是现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。三是现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直存在。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免丢失信息造成信息遗漏。四是随着公众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。

2.档案信息的数字化

档案信息化建设作为一个系统工程，而档案信息的数字化则是这个系统工程中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。

对纸质档案进行数字化处理主要有三种方式：第一种是通过计算机人工录入；第二种是通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第三种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由数码照相机或扫描仪按页拍照或扫入计算机制成图形文件。前两种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用前两种方式就会暴露出如下致命弱点：采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢；用OCR字符识别的准确率低，尤其对于手写体字迹或印刷质量稍差的字迹；而第三种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。对于实物档案则可以通过用数码相机对实物进行拍照， 以数字图像的形式存储到计算机存储设备中。

对于声像档案的数字化主要包含两方面内容：一是将普通摄像机拍摄的模拟视频信号可以通过专门的视频采集设备将之数字化，并加工成数字视频档案；二是指通过数码摄像机拍摄下来的录像，本身就是数字视频，输入到计算机直接就可以通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。

通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。

3.数字化档案信息的管理

我国各级各类企业档案部门开展档案管理数字化的实践与探索始于20世纪90年代，随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的应用技术和水平也随之不断发展和提高，大致可以归纳为三方面的发展方向。第一、档案文件目录信息检索系统的建立与应用。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆（室）的库藏档案数量巨大，档案的利用频繁，为了方便利用者，提高查询效率，档案部门利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。第二、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。第三、档案工作数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理智能化、自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。

4.档案信息利用网络化实现信息的高度共享

档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内。人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

档案信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门和所属各单位档案部门的计算机资源整合在一起。各部门和各单位的个体计算机通过网络共享网络信息资源，同时为档案馆核心数据库提供档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉——互联网，实现档案资源的共享。

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加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

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（二）传统档案管理不能适应信息化发展需要，随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。

二、企业档案管理潜在的信息化要求

（一）现代企业市场开发信息需求现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。

（二）企业发展政策信息需求企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展政策信息化同步时，才能实时掌握企业政策信息，为企业的发展提供内部动力。

（三）企业档案管理的技术信息在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。

（四）潜在的人才信息现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。

三、企业档案管理信息化的建设策略

（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息为了确保档案信息具有一定的政治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。

（二）创新企业档案管理手段现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。

（三）整合信息档案网络，实现资源共享企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。

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以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。

1.2标准化、法制化的挑战

因为档案本身的繁琐性，国内政府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。

1.3技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2如何改进档案信息化管理工作

2.1转变管理模式

伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。

2.2加强基础设施建设

电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。

2.3建立有效的信息系统

首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

2.4提高档案工作者专业素质

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

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1.提高办公效率

在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果费时又费力。在应用计算机软件进行档案管理之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行，有效的提高了办公效率。

2.方便资源共享

在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到资源共享。

3.保存具有稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理，可直接通过网络进行传递，有效提高了文件传递的安全性和及时性。

二、推进档案信息化的策略

1.建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。

2.完善安全措施

档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

3.健全管理制度

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2.系统化管理原理

档案管理现代化核心基础理论为系统化管理，为提升现代化工作水平，工作人员应全面突破小生产分割模式，创建形成系统化管理思想，基于整体观念，做好系统项目管控。各区域均为总部门的组成内容，仅有树立系统化管理思想，方能全面激发系统之中各个分支价值，实现全面融合，提升实践工作效率。各区域应全面重视档案管理，为现代社会经济建设、文化事业、产业化发展提供有价值的资料信息。通过资源全面深入开发，方能有效节约人力以及物力资源，最大化创设经济效益。

3.整分合原理以及反馈原理

管理学研究专家明确，在对工作实施细化分解后，应将其划分为小部分，并做合理的组织安排，进而全面提升实践工作效率。由该视角来讲，应针对事物发展环节做细化了解及明确整体面貌并分析其中的规律，了解具体功能以及核心价值。有效组织即依照事物发展规律在确保最大化效益的基础上做有效的排列组合。当前高效管理工作的重要途径在于有效的分工整合，也就是整分合原理。档案管理由现实实践来讲可包含整理、统计分析、编研应用等部分。由宏观视角来讲，则包含档案室、科研教育以及档案馆工作等。为使各项职能全面发挥出来，各级部门应依照自身权责明确年度目标，做好职责划分，提升实践工作效率。

档案管理信息反馈目标在于明确自身价值，只有令档案信息创设的经济、社会效益整体全面反馈出来，方能明确档案管理重要性。输出档案信息后不仅要接受社会评估检验，还应快速对缺陷问题进行及时反馈，工作人员应依照客观要求对档案资源做持续的改进以及丰富处理。

4.基于档案管理原理做好档案管理保护

基于档案原理发挥管理保护作用进程中，不仅应提升重视力度，做好各机构权责职能划分，还用注重其完成输出后社会各方的反馈。为确保档案管理面向全社会服务，创造更大效益，应强化档案资源保存管理。做好员工专业化教育培训。从当前工作人员现状水平审视，他们多为非专业人员，因此欠缺一定的专业知识以及高水平技能。伴随档案管理现代化发展，其展现形式、管理存储要求渐渐转变，如果工作人员单纯应用已有技术较难契合现代化发展目标。为此，应吸引工作人员主动参与培训学习活动，掌握新型档案载体管理保护技术。

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档案信息化的核心是转变保存方式，将以实体保存的档案管理模式转化为以数字化信息保存的档案管理模式，从而达到长期保存档案信息，实现档案资源共享，方便档案寻找查阅的目的，提高档案的管理能力。当前，大多数档案管理部门已经实施档案信息化管理，但由于档案信息化建设还处于发展探索阶段，在实施过程中易受到其他因素的影响，降低档案管理能力。因此，本文研究的目的就是通过对档案信息化建设与档案管理的思考，提高档案管理质量，实现档案资源的合理利用。

一、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

（二）对运用信息资源存在错误观念

对运用信息资源存在错误观念是影响档案信息化建设与档案管理效率的因素之一，阻碍了档案管理水平的提高。传统档案管理理念认为，档案管理的目的就是将档案入馆，较好的长期的保存下来，以便以后的查阅。而现代信息化档案管理的核心是实现资源的共享，将注意力由如何存放档案转移到如何充分利用档案资源上面，以更好地利用档案资源、服务大众为主要目的，以提高档案资源的利用率，发挥档案资源更大的作用与价值。但部分管理人员的观念还是较为传统，只注重档案资料的管理保存，不注重档案资源的合理利用，致使档案管理的效率低下，档案管理水平较低。

（三）档案部门信息化水平存在差异

由于各地的经济水平不同，档案部门的信息化施设以及管理人员的专业能力都会存在一定的差距，导致了档案部门信息化水平也存在较大的差距，这已经严重影响了档案管理的效率。有些部门较早使用计算机辅助管理档案，档案管理的信息化水平较高，但有些部门却仍旧使用单机操作，无法实现资源共享，档案管理的信息化水平较低，由此导致网络技术的优势未被发挥，档案信息化管理水平参差不齐等问题，从而影响了档案信息化建设与档案管理效率，致使档案管理能力较低，无法合理利用档案资源。

二、加强档案信息化建设与档案管理的几点思考

（一）加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

（二）建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高档案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有两点：一是建立健全的管理制度，依照档案管理的规章制度实施档案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是转变管理方式，从传统的管理方式转化为现代化的管理方式，依照工作重点提供信息，组织信息，从而达到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高档案管理人员的业务素质

档案管理人员的业务素质决定了档案管理的效率，因此提高档案管理人员的业务素质至关重要，提高档案管理人员的业务素质主要需要做到以下几点：一是选择具备专业能力的档案管理人员，档案管理人员的工作不仅仅是存放档案，还需要完成在网络上对档案进行储存、接收，并对档案格式进行修改等工作，需要管理人员具备计算机知识与能力，因此需要选择具备专业能力，业务素质较强的管理人员。二是定期进行培训，技术在不断地发展，档案管理人员也需要不断地学习，以满足社会对档案管理人员日益增长的要求，通过定期组织培训可以增加管理人员的知识储备，使管理人员与时俱进，提高管理人员的业务素质。三是建立竞争机制，合理设置岗位，做到人尽其才，充分发挥管理人员的主动性，并激发管理人员工作的积极性。探析档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力。因此，本文主要研究了档案信息化建设与档案管理存在的问题以及提高档案管理效率的策略，通过研究档案管理的相关内容，加深对档案信息化建设与档案管理的了解，提高信息化建设与档案管理的能力。总之，对档案信息化建设与档案管理的几点思考是具有重要价值的。

参考文献：

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016,14(5)：115-116.

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（一）档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

（二）数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

（一）档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：

1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

（二）档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：

1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。

（一）予以科学规划

档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。

（二）进行成本核算

目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。

（三）建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

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通常情况下，档案信息化建设便于档案管理的优势主要体现在以下几个方面：首先通过相关计算机网络技术建设的信息化档案，能够更加方便地保存档案资料。相较于以往的通过把档案资料记录在纸张上用于保存，信息化档案只需要占据计算机极小内存，就能够很好地把档案资料保存下来。以往的纸质档案管理方法可能受天气或时间的影响，记录档案资料的纸张很容易就会发霉变质，而档案资料的也会遭到损坏，档案资料也会因此失去价值。通过建设信息化档案完全不受此影响，能够非常长久有效的保存档案信息。其次，建设信息化档案能够在很大程度上满足阅读者查询档案资料。传统档案管理经过长时间的档案资料积累之后，档案资料会越来越多，在一定程度上加大阅读者查询档案资料的难度，而通过信息化档案阅读者，只需要通过搜索关键字就能够短时间内找到想要的资料，这也在很大程度上的提高档案使用率，发挥档案资料所存在价值。最后通过建设档案信息化彻底改变了传统档案管理模式，以往的档案管理模式大多数都需要通过人工手动完成，相关的资料收集、归类与保存都需要相关操作人员来进行。这种模式极其消耗工作人员的时间与精力，而且工作人员在进行相关工作时难免会出错，导致档案资料的准确性有所降低。通过建设信息化档案能够有效地防止这一问题的产生，相关技术人员只需将档案信息归来在网络平台的相关行列当中就可，这种模式在很大程度上方便了档案管理，确保档案资料的准确性。

2档案管理信息化建设现状

当前，档案信息化建设已经成为优化档案管理质量的最佳方法，但是，仍有有许多相关单位并没有对此非常重视，这也造成了在进行相关建设过程中，仍有些许地方不够完善。就当前所存在较为显而易见的操作人员技术问题而言，当前从事相关档案管理的操作人员有绝大部分的综合技术不能够满足建设档案信息化的需要，如操作人员对于电脑的使用方法不够了解，无法高效使用电脑来进行相关档案管理工作。另外，相关操作人员对管理工作不够严谨，没有足够重视自身工作。许多档案管理工作人员没有能够清楚自身职责所在，只注重档案的保管而忽视档案的利用价值。这些原因都会很大程度上降低档案信息化使用效率，从而使得这些档案资源不能够发挥价值。

3档案信息化建设相关介绍

档案信息化所包含的内容具有多样性，从大范围角度来说，档案信息化所指的是结合各个行业的档案资料通过准确合理的整合，从而形成信息化的档案。另外该档案的内容涵盖了经济、文化以及政治方面的资料。将各种资料进行准确合理的整合，有利于将其分享与使用。从小范围来说，档案信息化就是指通过计算机网络技术的参与使得档案原有的信息能够更好的归类，能够使阅读者在进行阅读档案资料的过程中更为方便，给阅读者带来更具真实性、多样性的档案资料。通过档案信息化建设利用计算机网络技术能够有效地把许多现代化的档案资源结合在一起，通过合理地归类能够使得阅读者极为方便查询最具现代化的档案信息，从而使得档案资源最大程度上发挥作用，服务社会以及大众。

4改进档案管理的建议与方法

4.1注重档案管理人员的服务意识与技术培养

优化档案管理的最终目的是为了能够把档案资料更方便、有效的提供给相关部门与相关人员参考。所以档案管理工作人员应当牢记档案信息化管理的最终目的，加强自身服务意识，坚持服务相关部门与人员使用档案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽视档案利用价值管理理念，在保证档案资料的安全有效的前提下最大程度上发挥出档案资料价值，使得档案资料能够更好的服务社会大众。档案管理工作人员需要在更正传统管理观念的同时加强自身专业素养，建设信息化档案需要相关工作人员具有足够的专业才能得以实现，信息化档案管理相关工作需要具有较高的专业素养的综合型人才，提高相关工作人员的专业素养加强对管理人员的技术培养，对档案信息化管理具有重大意义。

4.2提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

4.3加强档案信息管理

在进行档案信息化建设过程当中，应当提前制定好相关工作流程，在整个建设过程中都应保持认真严谨的态度。信息化档案建设应当结合当前社会需求进行规划，在构架档案管理网络平台时，应充分发挥网络平台所具有的扩展性、灵活性等特点，以结合社会需求，拓展开发相关功能，更新软件系统，保证档案信息化硬件设施和软件的有效配合，以此保证档案信息化的正常开展。信息化档案管理相关人员应从以往的实物档案管理向档案信息化管理模式转变。管理具有多样性、多渠道、实时性的档案信息化资料，另外应注重对专业人才的培养，同时逐步改革相关培训与考评，提高档案工作人员的专业素养与工作能力。另外充分结合计算机网络技术，通过相关管理软件提高档案管理效率。电脑的广泛使用以及网络管理技术发展给档案管理带来了巨大的便利。采用相关计算机网络技术所构建的网络平台，不仅能够使得档案资料更具真实性，还能够有效提高档案使用率，节约绝大多数人力资源。

5结语

通过建设信息化档案能在很大程度上提高档案管理水平，传统的方式通过纸张来进行档案相关资料的管理，已经满足不了当今社会的需求。因此，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。

作者:兰志芳 单位:内蒙古乌兰察布市中心医院

参考文献:

［1］张玄.档案信息化建设的几点思考［J］.办公室业务,2013(11).

［2］赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考［J］.办公室业务,2014(23).