现代化档案管理大全11篇

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即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

逐渐老去的一批档案管理人员，他们在接受现代化档案管理方面，自己很想学好新知识、新技术，但是因为年龄等各方面的原因，确实也有些力不从心。但他们工作几十年，兢兢业业，对工作认真负责，能做到几十年对每一份文件了如指掌，并在同时努力接受新的知识，跟上时代的步伐。唯一不足之处就是对计算的操作的熟练程度及新的系统的升级接受度要慢一些。

新的档案管理人员对于计算机操作接受度高，掌握新的知识也比老同志快，从网上传来的文件他们能很快的放进去，但是要让他们踏踏实实地坐下来像老同志一样的工作，要让他们去一份一份的收集原稿，就有点困难了。大学的档案管理专业毕业生基本上都是到政府机关和国有单位，起码来说现阶段不会到基层的小单位。所以从这个方面来说，我觉得是一个应该比较现实的问题，就是如何让基层单位的档案能够跟上现代化档案管理的步伐。

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Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中图分类号：G271文献标识码：文章编号：

引言

随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，信息成为当今社会的宝贵资源，信息的价值将随着社会的发展进步不断上升，无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。21世纪的档案，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作现代化、专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求一切都要与时俱进。现代化的模式管理，现代化的规范操作，是和世界经济接轨的重要步骤。

一、档案管理现代化的内容

档案管理现代化从内容上讲主要包含有以下四方面的内容：档案资源的信息化、档案保护的现代化、管理手段的现代化以及档案管理的标准化等四点。但是从其概念的外延上讲，档案管理的现代化指的则是―个相对的、发展的、动态的概念范畴，因为在不同时期都会赋予档案管理现代化的各种内容。

（一）档案资源的信息化。在当前信息化的大时代背景下，信息化已逐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，因为以信息化的手段逐渐地推动现代化的进步是我国今后国民经济以及社会发展的主要趋势和方向。而在档案资源的管理领域实现信息化更是作为高科技的信息技术在档案管理领域层面所实施的创新实践，主要的工作内容和步骤是将档案资源以及与档案管理相关的各项管理程序，通过科技化的手段实现信息系统加工以及计算机网络整体的运转和传输，最终实现档案管理资源在整体上的合理配置和有效的开发利用，并进一步实现整个档案信息资源的全社会共享。

（二）档案保护的现代化。一般来讲，传统意义上针对档案保护的现代化主要指的是针对档案库房、与档案管理相关的设施设备以及档案载体保管保护的整体水平方面所实现的现代化。伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。

（三）管理手段的现代化。一般情况下，档案管理手段的现代化的内容主要包含有以下几个方面：首先是理论手段的现代化，这个具体指的是要实现档案现代管理方法的理论和应用层面的现代化，适当地通过开展针对已经形成规模的现代化管理方法的学习和借鉴，然后通过针对自己实际情况的结合，在实践中实现自身的提高和进步，并最终实现具有自己特色的档案管理现代化的理论体系。其次是要保证先进技术手段在档案管理实现现代化过程中的应用，在开展档案管理现代化的过程中一定要持续地将现代社会中较为先进的技术设备、手段以及相关的技术成果逐步地引入到档案管理现代化的实践过程中，最终全面、高效地实现档案管理的专业化和自动化。

（四）档案管理的标准化。从本质上讲，档案管理的标准化也作为档案管理实现现代化的重要基础而存在的，因为档案管理的现代化的实现基础是建立在先进的技术、严密的分工以及广泛协作的情况下的，而针对档案标准化的实现则主要是通过制定并积极贯彻相关的一系列的各种标准和规范，进一步使得相关的技术应用以及分工协作实现统―的标准和依据，最终可以保证档案管理的各项工作实现有机地联系和统一，并在最终的档案的管理下现代化的过程中取得最优的效益。

二、实现档案管理现代化的必要性

实现档案管理的现代化不仅仅是档案行业实现自身的突破和发展的需要，同时更是时展的需要。科技化的进步带动了一切相关行业的发展和进步，档案管理行业如果想要实现高效、科学的发展，那么就必须保证自己要时刻紧跟时展的步伐，同时在这个过程中逐渐地发展并完善自身，这样才有可能不在行业竞争中被淘汰。另外一个方面档案管理的现代化的实现也是迎合了时展的需要，在几乎所有行业都实现高科技化的腾飞发展的时候，如果档案管理行业还在固步自封，满足于自己的小进步的话，那么就不仅仅会跟整个时代脱轨，同时更会被狠狠地甩在时展的脉搏之后。

三、实现档案管理现代化的要求

目前我国的发展正处在一个转型时期，时代的进步和发展需要各方面齐头并进，关系到发展命脉的档案的存储和管理更需要十分重视。而要实现档案管理的现代化则主要可以从以下四个方面开始着手。

（一）实现档案馆管理现代化。这一过程的实现要求首先要实现管理思想的现代化，因为思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提，所以，如果想要实现思想观念的现代化，那么就必须要保证解决人对于档案管理层面的相关认识问题的现代化。同时还要求所有档案馆的全体成员尤其是负责档案管理的直接责任人，一定要秉持认清形势，更新观念，解放思想，勇于改革的思想作风，同时还要不断研究新情况，探索新的管理模式和途径。

（二）必须做好档案馆各项基础工作。伴随着科技化、信息化社会的到来，人们在对于高效化、科学化地开发并利用档案管理信息方面的需求越来越旺盛，呼声也越来越高，在这种情况下，就要求档案馆在相关基础工作的开展方面必须要实现新的突破、更高层次的发展。因为只有把档案馆最基础的工作和步骤搞好了，才有可能最终顺利地实施档案管理的现代化，同时也才能使得现代化管理手段得到最好的发挥。同时从未来发展的角度来看，一旦搞好了档案馆的基础建设工作，那么不仅有利于当前人们对于相关信息的提供利用，同时也为现代化管理的实现奠定了坚实的基础。从工作内容上讲，要做好档案馆的基础工作，因为只有将基础工作做得越加地细致和全面，同时准备工作做得越充分，那么档案管理现代化的目标才越可能顺利地开展进行。

（三）全面地保管好各种内容、各种不同载体材料。在针对档案馆的相关信息进行管理的过程中，针对不同种类的信息所进行的档案管理，是最终实现档案管理现代化的核心内容。伴随着科学技术的全面进步和发展，针对档案的种类以及存储载体的不断更新，发展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有纸质档案外，另外还包含有照片、录像带、录音磁带以及磁盘等其他方面，这种情况的存在，就要求相关的档案管理人员必须要在此基础上研究出一套适合自己的管理方法，这样才能为最终实现档案管理现代化的发展趋势贡献力量。

（四）必须实现保管条件以及管理手段的现代化。在保证保管条件以及管理手段的现代化的方面主要应当做到以下四个方面。首先是要保证实现针对档案库房温湿度的自动控制，因为这是关系到未来能否实现现代化管理的一项重要内容。其次是要保证更新档案装具的现代化，这也同样决定之后是否可以顺利地实现档案管理现代化的一个十分重要的条件，再次是要全面保证实现档案载体在材料应用方面的小型化和缩微化，因为这关系到对于相关信息存储设备的移动和携带方面的便携性；最后是要求要广泛地应用电子计算机来针对相关的档案信息管理进行贮存和检索工作，这实现档案管理现代化的必要条件，同时也是大势所趋。

四、结束语

总之，在当前的时代背景下，实现档案信息管理的现代化不仅仅是档案馆生存发展的需要，同时更是契合时展的必要之举，所以这就要求相关的档案管理方面的工作人员在保证自身素质提高的同时，还要尽可能地实现相关管理手段的现代化，这样才能顺利、高效地实现档案管理现代化工作的全面实现。

参考文献：

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2 档案管理现代化的含义和意义

2.1 档案管理现代化的含义

档案管理现代化，是指以系统论论为指导，充分运用现代管理的方法，以计算机和网络技术为技术支持手段，实现档案管理的系统集成、数据的定量采集和分析、信息的使用和档案的智能处理等的活动。比如，利用计算机实现对档案数据的收集、整理、查询、检索、鉴定和打印等功能。对于重要的纸质档案，可以用微缩复制的办法制作电子版本，从而减少了对纸质档案的损耗，并且减少了信息存储空间。电子版文件将越来越多地出现在档案管理中，并逐步替代纸质文档。

档案管理现代化是计算机技术和网络技术发展、成熟的必然产物，适应了当代社会对档案管理工作的新要求。通过对档案的计算机化转换，我们查阅档案的速度会更快，档案可以得到更加妥善的保存，并通过档案网络或者图书馆系统等实现资源的共享等好处。当然，档案管理现代化不是一个一劳永逸的状态，它是动态、变化的，并且要随着现实的变动而有所调整。总之，档案管理现代化是计算机技术等先进技术与管理在档案层面上的融合。

2.2 档案管理现代化的意义

档案管理现代化，有助于提升效率，减少人力资源的使用，更好地、更加便捷地利用档案资源。档案管理现代化还可以打破原有的管理形式，实现档案管理有序、开放和共享的利用，提高使用效率，从而更好地实现其价值。

3 档案管理现代化进程中存在的问题

3.1 档案的标准化程度低下

档案的标准化建设是实现档案管理现代化的前提条件，也是其应有之义。我国的档案的标准化起步于1980年代。当时，国家制定了许多、成体系的标准化文件。但是档案的纷繁复杂以及各自为政的档案管理，使得标准化的建设举步维艰。这极大地造成了资源的浪费，并成为档案管理现代化的桎梏。

3.2 缺乏高级管理专业人才

根据国家技术职称的划分，档案管理人员有辅助管理人员、专业管理人员和高级管理人员三个层次。高级管理人员出于金字塔的顶端，需要具备较高的政治素质、文化素质、精通档案管理并能在学科内具有很强的规划能力、协调能力和决策力。形势的发展，需要更多的高层次档案管理人才，但是，目前的档案管理工作普遍处于事务性的工作运转中，复合型高素质人才难觅其踪迹，致使档案管理现代化的工作难以有效、快速的推进。许多档案管理员抱着“做一天和尚撞一天钟”的心态，不愿意持续学习。同时，本群体的年龄结构偏大、个人素质参差不齐、岗位配置不合理等现象屡见不鲜，严重地影响了本单位的工作开展。

3.3 档案管理投入不足

在许多领导的眼中，档案部门对经济增长和各项业绩没有什么实际的贡献，因此不愿意加大资金投入。许多基础单位的档案室，偏安于一隅，条件极为简陋，安全隐患巨大。大量的档案室不能达到要求的标准条件，建设既不标准，也不规范，档案室的主要工作就是技术资料的保存、合同等文件的保存和查阅以及少量技术书籍的内部借阅。这极大地限制了档案管理应有的功能。由于资金投入不足，档案室的自动化、数字化建?O无从谈起，档案管理现代化成了空中楼阁、水中探月。

4 实现档案管理现代化的建议与措施

4.1 加强标准化建设

档案管理标准化工作是档案管理现代化的一项基础工作，它是新时代下的必然要求。档案的数字化，要求建立统一的技术标准规范各类档案的数字化。因此，要实现档案管理的现代化，有赖于首先制定和规范各种类型档案的标准，形成标准化的体系。各类数字档案的生成、数据的交换、传递和共享都应建立在统一的档案管理标准和体系标准之上，以避免档案管理现代化的过程中出现不必要的混乱和无序，造成重复建设。某些部门过于强调部门利益，不重视档案管理标准化的行为，实际上是非常有害的短视行为，也不利于档案管理现代化的开展和要求。因此，本项工作应当统筹协调、合理推进。

4.2 实现管理现代化

现代管理科学是档案管理现代化的重要保障和灵魂。档案工作人员应当树立管理出效益的意识，增加自身的管理知识。在档案管理实践中，运用先进的科技和管理手段，加强对档案资源的合理利用，为档案使用者提供高质量的主动服务，发挥档案应有的效益。档案管理人员应有管理现代化的意识，加强管理，让档案管理逐步从经验式的管理转变为现代管理，并最终实现档案管理的现代化。

4.3 加快复合型人才的培养步伐

人才是实现档案管理现代化的根本。档案管理现代化难以推进，无法获得满意的结果，归根到底是人的因素。应当加强对档案管理人员的岗位培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，让管理者掌握更多的经济、信息技术、档案学等各方面的知识，以便更好地开展工作。对于有条件的单位，应当选拔优秀的档案管理者到高等院校、专业培训机构深造，优化知识结构，掌握相应的操作技能，推进档案管理的现代化。同时，要根据档案管理现代化的实际需要，引进更多的高层次的档案管理复合型人才，让他们把档案管理的新理念、新知识和新做法带到档案管理现代化的工作中来。要培养档案管理者的奉献精神，安心工作，热爱本职工作，钻研工作，为档案事业的新发展贡献更多的力量。

4.4 加强管理，增加经费投入

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（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

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0.前言

档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理，运用多媒体技术实现档案管理的数字化，运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。

1.档案管理现代化概述

档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。概括起来主要有三方面的工作：一是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命；二是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务；三是收集、积累、整理电子文件。

1.1档案资源信息化

档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的主要内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

1.2档案保护现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，这些档案信息的记录和存储载体有磁性的、光学性的和磁性的，有磁带、磁盘、光盘等不同形式。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，而且，它不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

1.3档案管理手段现代化

管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。

2.档案管理现代化的重要性

2.1时展的要求

新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。而随着现代化的电子信息技术和高新科技在全世界范围内的迅猛发展，计算机、网络等第三次科技革命带来的新技术、新手段在社会生活的各个领域和部门中得到大范围的普遍运用。自动化办公和无纸办公已经成为现代企业发展的一个新趋势，而档案管理工作作为现代企业不可缺少的一环，必须不断进行管理方法和理念的改革，使其跟上时展的步伐，朝着实现现代企业档案管理的现代化发展。

2.2工作效率的要求

现代企业的发展越来越重视工作效率，办公自动化正是顺应这个发展趋势而产生的，提高工作效率，节约办公时间和办公资源，是市场经济时代的主流发展方向。而如果一直沿用过去传统的档案管理模式，就必然会出现办公效率低下、查询时间长、管理资源浪费过多等现象，这样的档案管理方式严重影响了对档案管理的利用效率。档案管理部门也很有可能成为企业的鸡肋部门。从另一个角度来说，企业内部实行的办公自动化也对档案管理的现代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企业的电子档案库，这样既方便资料查询、提高了档案管理工作的效率，也有利于节约档案管理资源。

2.3档案保护和利用的要求

对档案的的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理的现代化。许多档案由于存放的时间过长，再加上对档案的防护措施不足，导致有些纸质的档案材料由于长期因疏于保护而出现脱落、模糊等现象。此外，传统的档案资料保管方式非常落后，不利于其他部门的随时查阅，在企业内部，也不利于档案资源信息的共享，而在同一时间段，几乎不能同时与他人同时掌握相关的档案资料，降低了档案信息的利用效率，不利于实现各项工作的高效性和机动性。

3.实现档案管理现代化的重要措施

3.1实现管理现代化

增强档案管理现代化意识， 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识， 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段， 前沿的管理方法，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法， 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.2加强各项档案管理制度建设

大力宣传国家《档案法》，做到严格贯彻执行。形成领导和员工在思想上做到高度重视，真正认识 档案在企业发展中的重要作用。使得企业真正重视档案工作基础设施建设，加强档案管理的各项规章制度建立和进一步完善，做到思想上高度重视，行动上积极主动，不断学习，更好的开展业务。

3.3实行档案管理的规范化、标准化、信息化

这就要求我们在做好传统的纸质版档案的归纳整理存档等工作的同时，对于企业内部网络运转系统的网上办公等方式，即文件在网上的传阅、审批、阅办，到最后事情办理完毕，文件的归档，要极为熟悉。并且在整理电子文档时更加注重文档的真实性、完整性、有效性、保密性。实现对电子文档的前端控制和全程管理，做到电子文档的网上网下的全程控制、整理和记录。档案管理的标准化即要求档案管理要依据企业的特点、标准，运用相关的辅助计算机应用程序系统，来实施企业的档案管理。实现档案的网络检索、建立档案的卷、表、目等目录，为实现档案管理的标准化打下良好的基础，也利于档案的信息化建设。档案管理员对于行业的档案管理专业知识及新的科技手段的学习也要与时俱进，全面提升自身的综合素质，做到与企业、时展的脚步保持一致。使企业的档案管理实现现代化，更好的适应和服务企业管理、发展的现代化，提升企业的市场竞争力和发展潜力。

3.4加快复合型人才培养

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社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的不可或缺的作用。但在档案管理方面，随着科学技术的不断发展，计算机已渗入社会的各个领域，以完全改变了传统的档案观念，也给档案管理提出了新的课题。

一、档案管理现代化的意义

要想实现档案管理现代化，首先应明确档案管理现代化的重要意义，这包含以下两个方面的基本内容。

1.档案管理现代化的内涵。对档案管理现代化的理解，应从思维方式现代化和管理方式现代化两个方面去把握。所谓思维方式现代化，是指以全新的观念、超前的思想意识，按照档案学发展的客观规律，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确的评估、判断和决策；所谓管理手段现代化，是指应该利用电子计算机技术、微缩技术及其它先进技术和设备，对档案工作的各个环节实施有效控制、高效管理。具体来说，就是要使档案工作跟上科技发展的水平，实现“五化”，即思维超前化、技术自动化、组织网络化、体系多元化、结构综合化。

2.档案管理现代化的必要性。首先，实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用；各种新载体、新介质的档案资料形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战，档案工作必须适应时展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，必须实现档案管理现代化。

其次，实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题。据一份抽样调查显示，建国初期形成的档案，由于载体材料差，加上保护手段等因素影响，已有相当一部分档案出现褪变，褪变严重的，已失去了字迹，成了无字档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求，迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平。

实现档案管理现代化，是减少劳动强度，提高管理效率的必由之路。传统的手工操作管理方式，不但效率低下，且劳动量相对较大，档案资料中的各种有害物质，也直接影响了档案管理人员的身体健康。实现档案管理现代化，是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来，且大大地提高了工作效率。

二、档案管理现代化的主要技术标志――信息化

现代化的技术标志是信息化，信息技术是当代技术的前沿，看一个国家或地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及信息技术的方方面面，因此可以说，数字档案馆是档案信息化管理的集中体现。

以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的、具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，是继数字图书馆之后，在网上扮演重要角色的又一知识网络，是国家的数字信息基础工程。

数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行、软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面的内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等密切相关的系统工程。

三、档案现代化管理对档案工作人员的要求

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随着社会的飞速发展，计算机技术已广泛应用于各个领域，档案管理也不例外。运用计算机进行档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：计算机广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。

第三，知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，知识经济时代，对档案工作蛇的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程

（一）分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

（四）要加强档案信息素质教育， 加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

（五）要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

（六）要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

（七）培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，加快档案管理工作的现代化，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济时代的发展中大显身手。

参考文献：

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[4]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.9.

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那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢??哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢??总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面??一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多??二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍??三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用??四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现??五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1?比?面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2?敝匦伦楹习妇硎迪职妇砉娣痘?

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3?苯岷媳竟菔导使娣吨?录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4?蓖骋环掷嗪疟Vぜ焖鞑槿?率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

5?惫娣短饷?保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是??在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委??北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委??还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种??必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1?狈智迩嶂鼗杭保?循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2?狈旨洞沃?录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录??对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录??而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3?狈置疟鹄啵?充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引??而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。

2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。

二、档案信息电子化安全管理的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化安全管理的益处

所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

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中图分类号：G271文献标识码： A

一、档案管理现代化的含义

档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导, 运用现代管理方法和手段, 采用先进的管理技术与设备, 充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理的传统方式进行改革, 加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等, 同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能, 可进行档案的鉴定工作, 利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域, 将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。

档案管理现代化是科技发展的必然结果, 是社会发展和档案工作发展的必然, 自从1946 年美国制成第一台电子计算机以来, 经历了电子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路等, 时至21 世纪, 电子计算机已经全面走向档案管理事业, 相关系统软件数量和品种众多, 都使利用电子计算机进行档案管理成为可能。档案管理实现计算机管理, 已经成为档案管理现代化的重要途径和手段, 具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念, 是变化发展的, 与动态的管理需求相适应、相统一。

二、档案管理现代化进程中的不足点

(1) 档案标准化程度低

进行现代化档案管理, 档案工作标准化是必要条件之一, 是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20 世纪80 年代开始的, 国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件, 使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性, 我国档案管理体系亦比较复杂, 分散管理是其突出特点。由于历史的原因, 档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准, 功能单

一、标准化水平低、数据不完整, 致使大多数档案无主题标引, 共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准, 档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程, 造成大量低水平的重复建设, 令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

(2) 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平, 较高的文化素质和现代管理技术, 精通档案业务, 能科学地制定政策和档案事业的发展规划, 有较强的组织协调能力和决策能力, 在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低, 缺乏掌握现代化技术的高级管理人才, 特别是既懂档案管理和现代化科学技术, 又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高, 直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置, 档案管理人员个体素质偏低, 档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素, 而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

(3) 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍,而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低, 导致资金投入严重不足, 无力购买现代化的设备, 尤其是基层单位, 存在着档案室建设简陋, 基础条件差, 安全措施没落实, 大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求, 投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

三、实现档案管理现代化的建议

(1) 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代, 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范, 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等, 都需要通过制定和建立各类档案管理标准, 形成档案管理标准体系, 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现, 遵循标准, 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力, 不但涉及数据格式, 还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题, 更应统一领导, 集中力量, 锲而不舍, 不断推进。

(2) 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识, 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识, 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中, 档案管理工作人员要树立科学实践观, 依靠先进的科技手段, 前沿的管理方法, 切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念, 实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法, 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

(3) 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化, 不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识, 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质, 大力加强档案管理队伍建设, 从选拔优秀档案管理人才为起点, 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训, 采用多种形式、实施全方位的培训, 优化档案现代化管理人员的知识结构, 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中, 档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质, 还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训, 加快档案管理现代化的步伐,促进档案事业的健康迅速发展。

(4) 强化管理意识, 加大投入力度

①关心和支持档案管理现代化工作, 投入大量资金和精力配置设备, 培养人才, 把档案现代化管理纳入单位的工作计划, 作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。②各级领导, 尤其是主管档案工作的领导, 应定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题, 从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。③领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作, 发挥各自优势, 弥补档案现代化管理上的差异,从而提高档案的现代化管工作。④档案工作经费做到年初有预算安排, 特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算。⑤各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案柜, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备, 进一步提高档案管理信息化水平, 确保档案利用安全, 保证档案资料不丢失、不损坏, 又保证档案信息不失密、不泄密。

[参考文献]

[1] 李喜梅. 浅谈档案管理现代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .

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随着社会的进步和经济的发展，人们对于医疗资源的需求以及水平要求越来越高，这就要求医院不断提升自身的管理水平，从管理的细致化和科学化不断精进。医院档案管理是医院行政管理事务的重要组成部分。档案记录医院的发展，包括医疗水平、患者信息、医护沟通等信息，对于医院的细致化管理以及发展稳定有着重要的意义。但是长期以来，档案管理工作在医院管理中不受重视，档案管理工作存在着一定的问题，不能充分发挥出其对于医院发展的重要意义。

一、医院档案管理的现状

医院的档案管理工作在当前的形势下日益边缘化，逐渐丧失应有的价值。就其管理来看，主要存在以下几个方面的问题：

（一）医院档案管理的受重视程度不高。长期以来，医院管理人员对于档案管理工作的重视程度不高，导致无论是对于档案管理的基础设施投入还是对于其专业人才引进，力度都不大。医院的档案管理工作长期在这样的背景之下，管理方式陈旧，管理设施落后，档案管理人员在工作中干劲不足，医院档案管理工作也较为保守落后。当前的社会形势已经发生了很大的变化，人们对于医疗资源的要求也越来越高。医院在管理的过程当中，除了对于医务人员的业务素质进行不断精进提升之外，还需要针对自身的管理方式和管理水平进行提升。医院档案管理能够为医务工作人员提供丰富的信息，医生能够从医疗档案中找到过去丰富的病历信息，提升自身的业务素质，同时医疗档案管理的细致化与科学程度也能够为当前日益紧张的医患关系留下更为充实的信息，预防后续的医患纠纷。因此，从医院档案管理对于医院管理的积极意义来说，必须重视医院档案管理工作。

（二）医院档案管理的规范性有待加强。医院的档案管理工作因为过去客观原因的限制，一直以来规范性不够强。各个医院中针对档案管理的方式和方法都不同，没有整合成为统一的规范。同时针对医院档案的存档内容，存档年限以及不同年限档案信息的管理方式与处理方式都在各个医院之间有很大的差异，甚至在医院内部没有统一进行处理。这就导致医院档案管理工作较为混乱，档案资料没有系统性，在使用的时候无法及时为使用者提供完善有用的信息，从而进一步造成档案的使用率不高等问题。事实上，这也是医院档案管理工作日益边缘化的重要原因。另外，在医院档案管理工作中，专业人才有很大的缺口。档案管理工作是一个非常专业的工作，有着一套系统性的理论知识和工作方法来指导档案管理工作，医院的档案管理工作人员往往只是医院的行政人员，没有经过专业的培训和教育，欠缺专业的档案管理专业知识，因此在工作中无从谈起使用专业的理论知识指导工作。过去我们的档案管理工作往往按照传统的经验来指导工作，能够基本满足需求。但是当前的社会形势已经发生了很大的变化，医院的各类信息层出不穷，信息成倍在增长，并且在医院年限的不断增长中，也不断累积丰富的资料，传统的档案管理方法已经不能满足当前时代的需求，必须从当前的形势和需求出发，建立完善的内部档案管理工作规范。

（三）医院档案管理的信息化程度不高。当前是信息化时代，无论是信息传递的方式还是交流的方式都已经趋于电子化，但是在医院的档案管理中，大部分信息还是纸质的信息。一方面，纸质信息的保存方式和保存条件都有一定的限制;另一方面，纸质信息的调取和使用相对来说需要花费较长的时间。这就造成当前医院档案管理中档案信息的使用率不高，很多纸质信息也因为空间以及保存条件的限制逐渐失效。这给档案管理工作带来很大的挑战。另外，医院目前对于档案管理的信息化基础设施建设投入不够，医院档案信息的电子化和信息化进展缓慢，与当前的社会趋势落差巨大，进一步加剧了当前医院档案信息化管理落后程度。

二、医院档案管理现代化措施

当前医院档案管理中存在的主要问题在于其工作的重视程度，内部规范建設以及信息化水平几个方面，因此，提升医院档案管理现代化水平，也需要从当前存在的主要问题着手，进行改善。

（一）提升医院档案管理工作的重视程度。医院档案管理部门中的管理人员和工作人员首先应当重塑对于自身工作的认识，正确看待医院档案管理工作的积极意义，通过自身的努力，最大化发挥档案信息对于医院管理的作用与意义。另外，医院的管理人员也应当认识到，档案管理是医院管理的重要组成部分，提升档案管理的现代化水平对于医院建立科学的管理体系有着非常积极的作用。从上到下，从内部到外部，逐渐改善对于档案管理工作的认识，才能逐渐提升对档案管理的重视程度。从档案信息的使用性来说，也需要档案管理工作人员提升工作效率，提升服务的水平，让档案信息的使用率更高，更好地服务医院的建设和发展，发挥其应有的价值。档案信息的使用性提升也能够增强档案工作人员的成就感，并直接提升档案管理工作的重要程度。

（二）提升医院档案管理的信息化水平。当前的社会已经是信息时代，档案信息所涉及的内容在很大程度上都已经信息化，因此，相应的档案管理工作也应当提升信息化水平。一方面，医院应当增加对于信息化基础设施的投入，采购信息化管理硬件设施如电脑、快速扫描设备等，同时采用高端的档案管理软件，培养专业化的档案管理人才。从硬实力和软实力上提升档案信息管理的现代化水平。当然，档案管理信息化水平的建设不是一朝一夕能够完成的，而是需要针对当前的实际状况和实际需求进行不断的完善，在信息化的过程当中，档案管理人员切忌一蹴而就，不可能一下子完成所有的信息化建设工作，而是要在过程当中不断进步，按照需求进行建设，直至超越当前的需求。

（三）完善医院档案管理系统性规范建设。医院档案信息管理是一个系统性的工作，因此必须建立一整套系统制度来约束和规范档案信息管理工作。医院档案信息管理的内部规范需要结合医院自身的实际状况进行建立，并且对于当前医院档案信息管理的主要诉求有针对性、有侧重地进行规划，形成档案信息建立、保存、使用的流程，为档案信息的使用提供最大化的便利。通过规范来明确档案信息管理的工作模式以及管理模式，能够更加快速地培养档案信息管理的专业人才，提升工作效率，并让档案信息管理人员在工作中获得更多的认同感和成就感，从而建立一个稳定且积极向上的档案信息管理团队，提升档案信息管理的现代化水平。

三、结论

综上所述，医院档案信息管理长期以来的运作过程当中存在不少的问题，重视程度不够、信息化程度不高、缺乏系统性是其中的主要问题。因此，提升档案信息管理的现代化水平，需要从这几个方向着手。通过建立系统性规范，提升信息化管理的软件设施和硬件设施，提升档案信息管理的有效性和重要性，让医院从上至下提升对于档案信息管理的重视程度，提升医院档案信息管理的现代化水平。

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