固定资产电子档案大全11篇

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2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。

3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。

4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。

二、加强固定资产投资项目档案管理的对策

固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。

1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。

2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。

篇（2）

在医疗设备的档案管理中，包含了设备购置前期管理及设备购置阶段管理与设备安装阶段管理和设备使用过程管理四点基本内容，此四点内容构成了档案管理的基本内容：

（一）建立设备预购前期的资料整合管理

由设备使用科室提出设备购置的申请并拟建设备购买申请表，由医院邀请相关专家组成设备性能评议小组，进行设备性能论证，完成设备论证的文件报告，以此来恒定设备的性能及适宜的购买价格，做出设备购置的文件批复，其次还可以通过对设备性价比进行考察调研的形式，来进行设备的调查报告拟定，方便医院作出合理的设备购置决策。

（二）设备的安装阶段相关文件材料的整合管理

安装阶段的具体资料包括了运输方面材料及开箱的单据及验收的单据与调试安装报告与国家法检及商检部门的设备安装证书等文件，同时在安装中要做好说明书的整档，对相关厂商所提供的电子型技术说明文件资料，要进行电脑录入或光盘刻录归档，方便于后期建立设备电子化档案

（三）设备使用中过程中的相关文件材料整合包括了设备在使用中的保养维修记录，设备操作使用记录与零部件的购配记录和设备的报损报告等相关文件。

加强医院固定资产设备管理的主要方法分析

（一）加强思想培训转变工作观念

在医院固定资产设备档案的管理工作中，医院作为管理的主体，必须要就档案的管理全面做好培训及宣传工作，来提高各部门科室人员，对医院固定资产设备档案的建立意义做到清楚的认识及了解，以此来加深管理重视。另外在动态档案的收集方面，要明确进行意识上管理加强，做到对设备的论证环节和验收环节与运行环节及维修环节等具体的情况，真实有效的收录于设备的档案之中，在医院的工作开展中，加深医院固定资产设备档案建设是医院本职工作的思想意识，可以有效促使工作人员具备医疗设备服务应用临床的理念，使医院固定资产设备档案工作取得更深层次的推进。

（二）完善制度建设加强考核

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我们之所以要把农业机械管理部门的财务档案管理工作这一新研究课题进行系统化研究，对加强我国农业机械在新形势下，农业机械推广及安全监理相关部门的流动资金管理以及农业机械管理部门的固定资产管理都有非常重要的现实意义。

1我国农业机械管理的现状

建国以后，我国对农业的现代化发展制定了明确的发展方向，发展科教兴农、农业机械化成为我国农业发展的新课题。20世纪80年代初期，我国农业机械推广和业务监理还处在发展初期，在管理制度以及人员分配上仍十分薄弱。近几年来，农机化管理在建设数量以及专业技术人员上都在成倍增加，由过去的单一技术推广扩大到技术、物资、信息咨询、企业协同发展、技术培训以及经营服务等方面，办公场所在不断地更新、扩大，活动阵地也伸展到农业生产的各个领域。管理范围的扩大，相应农民经济收人也在不断地提高，固定资产和流动资金也初具规模，在一定的时期内形成具有中国特色特定性质的经济实体，为我国城乡建设，特别是在粮食安全上，作出了不可磨灭的贡献。农机化事业的良好发展势头便会相应的需要系统的财务管理制度来维持。但是，由于现阶段发展变化速度较快，财务管理在体制上仍存在与之不相适应的现象。农机管理部门财务人员的专业素质仍然有待提高、管理制度在科学规范上需要进一步的完善，少数单位财产管理、资金运用上仍然存在很多问题，漏洞百出，是发生刑事案件的重灾区。加强农机管理部门的财务档案管理水平，对推动我国农机化事业的健康发展，振兴农业机械化事业都有重要的作用。实践证明，加强财务管理，可以从管理水平、效益上提高农机化建设的质量，不断地增强其管理运作能力，促进地域经济与各项生产活动大踏步的发展，从而加速新技术、新知识的推广，增加农民收人，推动我国农业现代化健康稳步发展。

2农机管理部门财务档案管理工作要点

财务档案管理信息记录包括对农机部门日常工作预算、财务状况、收人与支出、财务管理制度、经济核算信息、农业机械在使用及管理中的费用、流动资产分配方案等，固定资产建档记录对加强国有资产管理、防止资金的流失、完善与监督有着重要的信息参考、管理、方案制定与修改指导价值。其中对农业机械的财务信息管理尤为重要，也是农业化体制、财务管理的主要服务目的，其包含以下几个方面:

2.1财务档案信息管理

农机化管理指的是对农业机械根据其不同的设备种类和设备型号进行分类具体化档案归类管理。每一单一机械以及型号设置单独的数据库，分别记录机械的价值变化、具体使用单位、机械运行情况以及维修信息等。价值变化的记录，应当包括机械的采购信息、机械使用产生的价值损耗以及价值的恢复(维修)。实用参数变动对比记录方式，对机械的具体使用日期、使用的单位信息、机械操作负责人统一录入。对设备修理的具体日期，产生的费用以及修理次数都详细的归档在农业机械信息库中，并定期的根据跟踪信息及时更新，反映出机械的最新使用状况，以合理的分配经济预算并计算经济投人所对应的价值变化。档案信息应做好备份，一份为固定资产明细由会计保管，一份为随机更新资料库，由具体负责人进行信息的跟踪和更新。

2. 2机械保养信息档案管理

机械保养是保证机械完整和延长使用寿命的必要措施。保养工作虽然是机务人员的职责，但是，财会人员应当进行必要的监督。按照机务操作规程，定期考核机务人员的保养记录信息，一方面可以促进机械保养工作，另一方面，通过了解机械保养中的原材料和工时的消耗，有利于促进人力和物力的节约。

2. 3预算财务档案管理

单位预算档案管理是指对农技推广站根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划进行统一档案管理。要根据当地政府、上级业务主管部门的要求和本站肩负的新技术试验、示范、培训、推广以及技术承包、经营服务等工作任务的需要，编制单位预算。财政补助额度一经确定，单位预算规模则由单位根据资金来源、事业发展和工作任务的需要自行确定，并自求预算平衡。预算档案管理对于整合分析农机站的资金投入分配，协助上级单位和农机站本身的整体规划提供了指导分析价值，从而保障农机站能够长期良好的运营。

2. 4资产档案管理

资产档案管理是指对乡镇农技推广站占有或者使用的能以货币计量的经济资源进行信息数据库统一管理，其中包括各种财产、债权和其他权利信息。资产包括流动资产、固定资产、无形资产和对外投资等。单位应当根据国家和地方有关规定精神，建立健全现金、存款、存货等流动资产的内部管理制度，并对各种款项及存货进行定期和不定期的清查盘点，保证账实相符。农机站占有和使用的房屋和建筑物、专用设备、一般设备、图书等固定资产要计价建账，登记注册，明确权属，加强管理，应当定期和不定期地对固定资产清查盘点，借助计算机信息管理软件，建立信息可检索和分析数据库，监督资产的流人与流出。

2. 5材料及电子归档档案管理

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关键词 账外固定资产；档案；行政事业单位

账外固定资产是指各单位以各种形式形成的未在账内核算的各种固定资产。随着固定资产管理系统的广泛应用和电子档案建设步伐的加快，固定资产档案管理逐渐走向网络化、规范化、标准化、动态化，但对账外资产管理的重视不够、制度缺失等问题影响了档案工作的规范化、科学化进程。通过对部分行政事业单位固定资产清查结果调研，引发本文对改进和加强账外固定资产档案管理途径的探讨。

一、行政事业单位账外固定资产档案管理问题分析

本次调研发现，账外固定资产档案管理通常不被重视，再加上资产来源复杂、管理难度较大，档案管理存在不少突出问题。

（一）缺乏严谨的归档要求和程序。在购置账外固定资产时，没有注意收集原始资料，部分单位房屋建筑物无资产项目建议书、项目批文、可行性研究报告、竣工验收报告等档案资料；对归档后的档案资料没有及时跟踪管理，致使维护、修理、改建等使用过程中的信息不能及时归档，导致归档资料不完整或档案与实际情况不一致；没有按照档案的价值和真伪进行归档，在档案鉴定时把将来有可能发挥作用的档案排除在外。

（二）缺乏对账外资产档案管理的规定。不少单位的资产管理制度较多，但涉及账外资产档案管理的却寥寥无几。对固定资产档案管理的全过程缺乏规划，责任不清；在资产档案管理技术标准、归档要求、责任主体权责、资产档案评估、监督检查等方面缺少针对性的规定。

（三）缺乏专业人员间的沟通协作。资产管理员、财务管理员及档案管理员的知识结构、专业技术水平直接影响资产档案的科学规范归档。据调研，档案管理员、资产管理员多来自后勤部门，而财务管理员多来自计财部门，他们各自承担着较繁重的事务性工作，往往缺乏沟通与协作，导致账外资产档案散存于不同部门；有的档案管理员即是资产管理员，没有接受系统的档案业务培训，凭着主观意识归档。

二、账外固定资产档案管理途径

账外固定资产档案是固定资产档案管理的一部分，要完善资产档案管理，笔者认为应考虑下面几点：

（一）促进账外资产归档长效化。重视账外固定资产管理工作，对遗漏、虚假的资产信息要督促尽快正确归档；加强支出管理，规范核算，杜绝违规购买账外资产；定期考核、评价账外档案管理情况，促进账外资产归档长效化。

（二）健全资产档案管理体系。认真贯彻执行《档案法》等相关法律法规，研究和制定本单位资产档案收集、整理、归档、评估、出租等规章制度、专业标准，将账外资产纳入账内，实现资产档案统一管理；由于特定原因，不能纳入账内的，建立专门的账外资产档案管理规章，并严格管理、形成科学规范的资产档案管理体系。

（三）严格账外资产档案管理程序。建立全过程的账外固定资产管理程序，按申购、审批、购置、验收、入库、使用、变更、领用、清理、盘点、外借、归还、转让、维修、出租、报废等全生命周期建库管理，建立固定资产卡片档案，将固定资产按类分项进行统一编号，落实责任，及时归档，保证资产档案真实可信。同时，强化对实际运行环节的管理，促进资产档案管理与资产管理部门间的协调，确保资产档案的真实性、完整性、系统性和科学性。

（四）建立专业化的资产档案管理团队。专业化的资产档案团队既精通档案管理工作、掌握现代化的档案管理技术，又是熟悉资产申报、验收、登记、保管、检查等环节的多面手。采取对资产档案管理人员进行培训，充分发挥业务骨干“传、帮、带”作用等渠道推动资产档案管理逐步走向专业化。

参考文献：

[1] 浙江省档案局. 档案工作事务［M］. 北京：中国档案出版社，2009（6）.

[2] 浙江省档案局. 档案事业概论［M］. 北京：中国档案出版社，2009（6）.

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关键词： 高校；闲置；固定资产；管理

Key words： colleges and universities；idle；fixed assets；management

中图分类号：F273.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）35-0051-03

0 引言

《国家中长期教学改革和发展规划纲要》（2010）提出“加强学校国有固定资产管理，建立健全学校国有固定资产配置、使用、处置管理制度，防止国有资产流失，提高使用效益”的要求。而目前大部分高校出现经费紧张、资源短缺和资产闲置与浪费并存。因此高校的闲置固定资产如何盘活，如何得到充分的利用，对高校的固定资产管理具有重要意义。

1 固定资产在高校中闲置的原因

作为高校重要的经济资源，作为高校发展的物质基础保障，固定资产已成为衡量一个单位整体实力的重要指标，应认同和重视固定资产的规模大小与管理水平。固定资产的分类作为资产管理中最重要的部分，对于提高闲置固定资产管理水平非常重要。大致可以从四个方面进行分类：

①根据资产归口不同可分为行政，教学，科研，图书四大类。

②根据高等教育管理可分为房屋及构筑物，土地及植物，仪器仪表，机电设备，电子设备，印刷机械，卫生医疗器械，文体设备，标本模型，文物及陈列品，图书，工具量具和器皿，家具，行政办公设备，被服装具，牲畜十六大类。

③根据财务管理可分为土地、房屋及构筑物，通用设备，专业设备，文物和陈列品，图书档案，家具用具、装具及动植物六大类。

④根据财务管理还可分为土地房屋建筑物、通用设备、专业设备、交通运输设备、电气设备、仪器仪表及量具、电子产品及通信设备、文艺体育设备、图书文物及陈列品、家具用具及其他十大类。

以苏州经贸职业技术学院为例（见表1），按照高校教育管理分类，该学校中以房屋及构筑物、土地及植物、电子设备、机电设备、图书所占金额居多，仪器仪表、家具其次。高校中电子设备、机电设备、仪器仪表、家具等均可以实现共享。电脑、打印机、复印机、传真机等电子设备，办公桌椅、文件柜等家具，在实际使用过程中实现共享，再利用，既提高了资产的使用率，又节省了学校的资金。

但在实际使用中，学校资产部门由于受管理水平有限，未能全面了解全校的固定资产分布状况和使用动态，对长期闲置或利用率低的设备也无法进行合理调剂，实现资源共享也就无法谈起。究其原因，主要有以下几点：

①人们对于高校固定资产的看法和认知。人们对于固定资产的购置经费，普遍认为主要还是依靠国家财政拨款，缺乏成本效益观念。就算是各单位个人自己争取到的科研经费，其性质同样也是属于公款，用公款购置的固定资产，往往不考虑其使用成本和效益。现在有许多教学、科研场所从自身利益出发，较多考虑使用的方便，另外不少人认为自己院系的经费放着也是放着，又不能挪作它用，用于购建设备，改善教师教学条件和学生学习条件是无可厚非的事情，但导致了固定资产重复投资、使用效率较低、资金浪费等一系列问题。

②固定资产的购置上，追求对固定资产投资的规模，忽视对固定资产的有效利用。高校固定资产购置计划往往带有人为因素，要么符合领导的意思，要么符合部门的利益。在这种情况下，各部门各自为政，只顾局部利益，从自己使用方便出发，要求增加投资用以购置仪器设备，购买时没有充分论证设备的使用效益或脱离了单位的实际，造成设备使用效率不高，固定资产重复购置的现象。一方面事业经费紧张，另一方面却有许多闲置资产没有充分发挥作用，造成了固定资产价值的贬值与使用价值的间接流失。

③固定资产管理制度不健全，缺乏政策的办事程序和统一的协调机制。到目前为止，国家尚未制定出一套适合事业单位的资产保值、增值考核指标。各大高校也鲜少有推出固定资产管理考核制度。对于固定资产没有一套完整的验收、保管、使用等管理措施，在资产使用、报废处理等手续办理上不严，疏于管理，致使有账无物。该减少的不减，该增加的不加。在固定资产的处置方面，国家对高校有一套复杂的审批程序，高校自身并没有多少自。造成高校仅是将其管理的固定资产作为履行职责，并不关心资产的使用效益。资产部门定期盘查制度不完备，盘查时各部门配合不力，造成盘查流于形式。一年两次盘查时，有的部门对于盘查较敷衍，未能对闲置的资产及时清理，有的闲置资产达到报废年限的也未能及时报废。在资产调拨方面，每年新增人员及人员变更后，资产随人走，未及时调拨，造成资产的闲置及统计不及时。没有固定资产移交的观念，未按规定办理资产移交手续；人员退休、调动、保管人员更换时，交接手续不完善或者根本未办理相关手续，资产管理部门甚至对人事调动、部门变更的情况不能及时掌握。

④内外部监督机制不健全。虽然学校设置了内审部门、纪律检查部门，审计部门例行公事开展审计监督，由于成本或人力等原因不可能或没有必要在事中介入，往往在出现大的经济问题时才进行事后审计。且资产管理部门与使用部门相互脱节，缺乏制约。申请、审批、采购、验收、入账、领用、清查、盘点和报废等管理过程，由资产管理部门具体负责采购、调拨、处理、清查统计及管理监督；资产使用部门，负责固定资产维护和保管，保障资产的安全与完整；财务处负责固定资产的会计核算。但具体操作中问题较多：资产管理部门给资产使用部门办理财产入库手续后，可能会出现同一单位或个人经手固定资产采购、付款、入库等多项步骤，故资产从采购到入库应由同一单位或个人负责，再由经办人交由资产管理员入库，资产归口部门审核，最后送至财务，整个过程应有学校资产管理部门统一监督，进度管理。

2 提高闲置固定资产利用水平的途径

针对以上资产管理中的问题，并根据高校发展的实际情况，提出以下几点建议：

①利用现代化手段，建立科学有效的网络管理系统，一方面及时登记和掌握固定资产的增减变动、库存情况，避免重复购置；另一方面合理组合和调配闲置的资产，促进闲置资产的再利用，避免浪费。这是规范固定资产管理的有效途径。

②应逐步建立和完善资源共同建设和享用机制。资金投入较多的固定资产项目，须经学校资产管理部门审批。学校资产管理部门应会同相关部门进行调查论证，严把投资关口，避免重复建设、闲置浪费现象的发生。各院系所固定资产购置预算也应严格把关，减少投资的盲目性。同时学校应做好全校固定资产的整合工作，制定切实可行的制度，鼓励各院系所之间设备设施的相互租借使用。对单位长期闲置而不能有效利用和超过配置标准的固定资产，应本着物尽其用的原则进行调剂。各部门需要申请购建新的固定资产时，首先应从存量资产中调剂解决，防止资产的重复购置。

③固定资产项目档案管理精细化，可以更加有利于查询固定资产购置时的情况，是建设单位有形资产的凭证。对于固定资产整个采购流程文件，应按年度、项目进行分类归档，整理，方便查询。比如软件，学校教务处有学生管理系统，如若学校继续教育部门也需购买学生管理系统，可统一管理，在教务处学生管理系统中设置相应模块，也就无须再重新购买学生管理系统。

④规范处置程序。为了解决处置无序、资产流失的问题，明确了单位国有资产处置程序，闲置国有资产处置时，必须要履行报批手续、资产评估，出售出租信息实行网上和媒体公示、公开竞价等程序进行。并检查处置行为。对各单位已处置资产进行检查，对单位越权擅自对外处置的资产，未经批准及备案而擅自对外处置的一律视为无效处置。对单位负责人和经办人在资产处置过程中、造成国有资产损失的，将追究有关人员责任。

⑤搞好资产管理制度建设。加强闲置资产的动态管理，做好登记，明确责任人，建立健全资产租赁管理的规章制度，建立长效管理机制。资产报废后，要按有关规定及时办理产权注销和进行账务处理。增强资产管理员的工作积极性，加快推进资产考核制度的建立，把资产管理工作作为一项年度考核工作，而非部门秘书的兼职工作。

以苏州经贸职业技术学院为例，学校对闲置固定资产进行盘活，运用以上措施提高闲置固定资产的管理水平。学校首先根据运用“江苏省属高校国有资产管理系统”对固定资产进行管理，该系统中，包含了14个模块，分别为我的工作、基础管理、资产购置、资产变更、资产处置、资产账务、卡片管理、维修管理、绩效管理、资产查询、资产统计、统计报表、日志查询、产权管理。利用资产查询模块，对学校资产进行盘查，账实对比，盘点出闲置资产，在资产调拨模块中进行相应的调拨，每年进行的资产调拨大约有600余次。且固定资产管理系统需更加快捷方便，减少不必要的程序，如调拨，更新前的资产系统中调拨程序完成下来，需要有6位人员进入系统操作，造成了调拨流程的中断或终止，导致有些资产实际上早就移交到别的部门，可以账面上仍然留在原部门。但更新后的资产系统中，对调拨程序设立了超级管理员的权限，由系统管理员及资产职能部门负责人2人即可完成校内调拨程序，即简化了操作步骤，又可以尽快达到账实相符。在资源共同建设、享用机制方面，严格把控采购关口，对各部门提交上的采购要求，进行分类或合并采购，并在各学院中积极调配可以共享的资产。在档案管理方面，学校资产管理部门对每年采购项目按照年度和归口不同进行归档，每年整理出的采购档案约有100余项，整理出的年采购量，与年初预算量进行比对，在下一年度的采购预算中对重复采购的物品可删除，从根源上减少固定资产出现闲置。在资产处置方面，严格按照江苏省教育厅的处置规定每年进行2次，在处置程序结束后，对学校可以自行处置的物品进行整理，有可回收利用的资产进行再利用，例如学校实训室电脑，主机已经无法满足教学要求，但显示器仍然可用，在处置程序结束后，即可以在采购时只采购电脑主机，也可以把此批可用的显示器调配给其他需要的部门使用。在资产管理制度方面，积极促进资产考核的实施，把闲置固定资产的整理和再利用作为日常工作的重要组成部分。

闲置资产盘活的效果从每年可利用闲置资产的金额可看出，金额越大，说明盘出来的闲置资产越多，利用率越高。可利用闲置资产主要包括日常可调拨的资产、处置报废的资产以及年度采购节约预算的资产。

从表2可以看出，2011年苏州经贸职业技术学院运用“江苏省属高校国有资产管理系统”对固定资产进行管理后，资产的日常调拨记录在案，各部门可用于调拨的资产也可快速的查找和调剂。处置程序在2011年后进入常规化操作，1年2次的处置，也使得闲置的资产得以更新淘汰。年度预算控制，从根源上预防了闲置资产的产生。而在2011年之前，只有学校后勤部门运用人工对全校资产进行管理，无法快速查询各部门资产情况，以及各部门间资产变更也无法记录在案。因此，相较于2011年之前，闲置资产盘活效果至少翻了一番。

3 小结

固定资产的管理是一个系统的工作，庞大的资产仅仅依靠资产、财务部门进行管理是不够的，需要实施全员和全过程管理，才能管好用好固定资产，发挥应有的效益。本文中提出的五点建议，科学的资产管理系统、资源共享机制、档案管理精细化从根源上防止了重复采购，避免了闲置的固定资产的产生，并有益于盘活闲置的固定资产，而处置程序的规范，资产管理制度的建立可以对闲置资产进行动态管理和充分利用。因此盘活闲置固定资产，不断提高闲置固定资产的管理水平，不仅可以节约采购资金，防止资产流失，同时提高固定资产配置的科学性和利用的有效性，建立节约型校园。

参考文献：

[1]魏姗琳.基于财务预算视角的广东省高校固定资产管理模式研究[D].广东工业大学，2011，11.

[2]王崇保.高校固定资产管理现状分析及对策研究[J].湖北社会科学，2006（8）.

[3]徐晓音.高校固定资产存在的问题与对策[J].高等教育财会，2006（5）.

[4]王文魁，宋来，倪宝童.高校固定资产管理系统开发研究[J].经营管理，2014.

[5]文惠.论高校固定资产清查[J].实验科学与技术，2012，10（5）.

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中图分类号：TN711文献标识码： A 文章编号：

随着计算机网络技术的快速发展，在医院中，各种计算机管理系统已由独立运行的单机版的收费、人事管理、财务管理等经济管理系统开始向信息化、网络化、全面化的方向转变，从而实现医疗数据的交互性、及时性、准确性，达到资源的共享目的。门诊、住院、后勤和财务等系统所组成了医院的管理系统，根据各自的要求各个系统来完成相应的任务，它们之间形成了一种相互制约的关系，从而使得医院完整的计算机网络化体系得以形成。本文介绍计算机网络技术在医院中的几个典型应用。

1 在固定资产管理中的应用

对医院的各种资产从规划、选购、验收、安装开始，经过使用、维护、维修，到更新改造、报废为止的全过程，称为医院固定资产管理。由于医院固定资产有着品种多、数量大、应用范围广等特点，所以固定资产管理的复杂性也就成为了制约医院整体信息化建设进程的主要因素。而计算机网络技术在医院固定资产管理中有着不可替代的作用及地位。通过建立医院统一的网络平台，计算机网络技术能够实现对医院全部固定资产进行统一的平台管理，确保其基础信息的全面和完整，达到资产管理部门能够有效的对固定资产管理的目的。与此同时，可以加强监控、审核功能，为有效的提高医院资产使用效益和利用率提供保障。其次，计算机网络技术有助于各级部门实现对固定资产的在线管理。财务部门能够浏览、统计并有效的管理全院所有的固定资产账目，此外，利用计算机网络及资产管理网络可以快速、准确的提供各项资产的信息资料。固定资产的分管部门可以对本部门所管理的固定资产进行有效的跟踪与管理，而各固定资产使用部门不仅可以在线浏览、统计本部门的固定资产被使用、占用情况，而且还可以在线实现报损、报修、报废等的申请。计算机网络技术还可以对资产进行快捷方便的清查，从而保证固定资产的信息、账目与实物的一致性。因此，建立对医院固定资产快捷方便的清查手段，及时掌控其动态，调整盘盈盘亏数据，真实反映固定资产信息资料，计算机网络技术可以保证医院固定资产相符一致的财务账、实物账、网络信息等。由于资产管理工作是按照固定的业务流程所进行的，也体现出了资产管理流程本身所具有的“强制性”特点。所研制的基于网络技术的专业资产管理软件也是按照这个特点进行设计和开发的，由于其具有定期更新信息的功能，也就避免了资产管理人员疏忽致使的工作失误情况的发生。此外，由于资产管理人员工作粗心大意、业务素质低、技术管理水平低等所造成的固定资产流失、漏报等现象，也得到了杜绝。

2 在医德考评中的应用

采用计算机网络技术完成医德考评自我评价、科室评价、医院评价、结果统计分析、档案管理等工作。医德考评网络管理系统具有数据录入、汇总、整理、计算、分析、储存、查询、归档等较为完善的功能，实现了医德考评电子化管理。

科室员工用医院授权并确认给自己的唯一ID号码登录医院内医德考评网络管理系统，逐项对照医德考评的内容和标准，同时结合自己的实际表现，进行的自我评价，评价的得分、结果将有系统自动统计。科室考评小组登录进入医德考评系统，在员工自我评价的基础上，针对本科室员工的医德表现进行科室评价，评价得分、结果均由系统自动统计。根据员工自我评价、科室评价的情况，医院医德评价考评办公室将结合党办、科教部、医务部、护理部等部门汇总的各类各级表彰、科研、获奖、退还或上缴“红包”、投诉等情况，在医德考评系统中录入各加分、减分的项目，系统将自动计算出分值并评出等次，生成给出综合的评价意见，并自动填写各种医德考评表格，完成医德考评电子档案。

按照卫生部《关于医务人员医德考评实施意见(试行)》的要求，必须对医德考评的结果进行公示，科室、员工本人均可通过医院医德考评系统查看本科室所有成员详细的医德考评情况。如果对考评结果存在异议，可在规定的期限内以电子文档的形式将文件发送到医德考评办公室。根据反馈情况，医德考评办公室对未加分、减分的项目进行再核实，并如实进行调整，对考评分值进行重新确认，经审核后实行二次公示，若无异议就确认为考评结果，并录入个人的医德考评电子档案。

考评系统采用计算机网络技术，其结果使用系统自动生成的各种统计报表，与职工的岗位聘用、晋职晋级、定期考核、年度考核、评先评优、执业注册等将直接受考评结果影响。例如：在办理岗位聘用、年度考核的时候，将拟聘职称、年度考核人员名单分别报送至考评办公室进行审查，如果医德考评存在“一般”或“较差”等次的，就可以不予聘用，或者在年度考核中给予基本称职或者不称职。

3 药品管理系统

药品管理系统主要来完成药品的采购、库存的管理、药品的会计、药典的维护、药品的调价等，能制定药品招标标志，同时支持按药品类别进行分库管理。该系统既是医院药品的总入口，也是医院下发药品的总出口。同采用计算机网络技术的药品管理系统对药品进行管理时，将购入药品的品名、数量、规格、剂量、有效期、购入价、批发价等相关信息输入到计算机中，在批发价的基础上，计算机药品管理系统将会自动按照国家规定的加成率进行自动加价处理。在药房领药时，将按批号进行出库，利用出入库计算机对药品进行管理，同时利用药品管理系统的预警、查询功能，提醒药库管理人员药品的库存及有效期等情况。

4 结语

本文对计算机网络技术在医院固定资产管理、医德考评、药品管理中的应用进行了讨论，面对医院各部门的计算机急需进行网络化管理的现状，实现信息资源的网络共享，必须逐步实现医院管理的现代化。

参考文献

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一、科研事业单位固定资产的定义和特点

(一)固定资产的定义

是指使用年限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上），并在使用过程中能够保持原有物质形态的资产。包括房屋和建筑物、专用设备、通用设备、专用仪器设备、电子产品、文物和陈列品、图书、交通工具等。单位价值虽未达到规定标准但使用年限在一年以上的大批物质，使用过程中保持原来的物质形态的资产也称固定资产。固定资产是科研事业单位主要劳动资料，是开展科研工作的物质基础，管好、用好固定资产，实现固定资产配置优化，对于促进科研出成果，成果应用于农业、化工业、医学等各种领域具有重要意义。

（二）科研事业单位固定资产的特点

一个是科研事业单位固定资产的资金来源主要是国家根据科研单位的计划及课题的需求，由财政专项拨款及科研专项经费提取。另一个是科研事业单位固定资产有相当数量的专用仪器设备，具有大型、精密、技术先进、科学研究专业性强的特点，如测定仪、质谱仪、色谱仪等等。由于科学领域的发展，设备的精密速度不断更新，影响了专用设备的使用寿命，仪器的购买相当频繁。第三个是科研事业单位的固定资产不像企业那样要计提折旧，它不计提折旧，发生时全部计入其他资本性支出，也不计算盈亏，直到报废处理。

二、科研事业单位在固定资产管理方面存在的问题

（一）固定资产管理大部分以手工操作管理

固定资产购置、验收、登记入库、出库、使用、损坏、报废处置等没有明确职责，很多单位购买和使用为同一个人。登记入库、出库为同一人，没有制定定期清查制度。财务只负责账务处理，对固定资产没有制定一套规范、有效、责权利分明的管理制度来统一管理。

（二）固定资产账实不相符

有的科室自购固定资产从课题经费支出，未经管理部门登记、入库、出库，形成有实物无记帐。有的是仪器已不能用，放置多年实验室管理人员当作废铁卖掉，重新购置新的仪器，形成有记帐无实物。按有关规定，固定资产报废须上级主管部门批准报废。又因长期无对账，无盘点 ，财务只记账，管理部门与财务部门没有经常沟通，报废、无定期盘点等造成账实不符。

（三）财务部门对固定资产核算不科学

科研事业单位固定资产的核算只设置固定资产、固定基金、专用基金、修购基金四个会计项目，没有计提折旧，只提取一定修购基金，不能反映出净值，到年终财务报表，资产和净资产很高。

三、开发固定资产动态监控网络，加强固定资产管理

第一，由于手工操作存在人为主观意识，数据不能共享、业务办理烦琐等等，为了提高固定资产管理工作效率，减少固定资产流失，利用计算机开发了固定资产动态监控管理，将所有的数据录入计算机里，使固定资产管理逐步走向“科学化、规范化、信息化”。资产管理信息交流及业务审批等工作流程，在网络平台上进行，随时为决策者提供准确的便捷的固定资产信息，代替部分手工操作，克服手工操作管理中的缺陷。

其一，固定资产动态监控管理者的条件需具有档案管理的基础知识，又要有电子计算机的应用、软件操作技术。

其二，固定资产数据，包括电子数据和实物数据。实物数据是原始发票复印件、入库单、纸质资料，它是电脑发生故障时解决问题的关键。实物资料是固定资产数据资料管理的基础，实物资料内容可信度高，原始发票因具有不可变性。缺点是纸质脆化，字迹多为手写，资料容易发生丢失，字迹不清晰等，占据空间大。电子数据资料，占据空间小，查询速度快，有网址和用户名、密码，每台电脑可上，而且可共享。因此实物资料与电子数据资料二者之间是相辅相成的。

其三，电子数据资料生成流程是：填写入库单，进入固定资产动态监控系统，对所购买固定资产进行分类，把信息填写在电脑中，包括发票号、厂家、型号、管理部门、使用部门、管理人、使用人、金额、入账时间、使用时间、然后提交审核，最后保存，保存完毕要打印出固定资产卡片，分类存档。领用人与经办人不能为用一个人，应分开输入。每台设备应有一式三联入库单，一份固定资产管理人存档，一份发票报销，一份领用人保存。

其四，固定资产动态监控管理系统逐步完善，登陆网站，按权限管理是可以自行输入，修改，报废固定资产，国有资产管理部门在网上审核，审核无误可打印正确验收单、条形码。

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中图分类号：TM73 文献标识码：A

一、目前装备管理情况

目前国网四川省电力公司电力应急中心的应急特种装备管理办法是装备采购进来以后，先将装备的基本情况和相关信息进行登记，然后将相关技术资料统一存档。以后的档案需要经常查询，如装备的维护情况、报废情况、装备的当前状态等。由于档案查找和整理不便，即装备跟踪信息不能及时体现在装备的档案上。虽然采用专门人工整点，对装备的跟踪信息即使能记录在案，但无形中增加了繁重的手工劳动，整个装备管理水平还是较低。为了使企业的固定资产管理工作更加规范化、制度化、科学化，提高内部管理水平，提高固定资产的利用率、完好率，使其发挥更大效益，为我单位设备管理者提供更科学的决策依据。则有必要建设一套现代化的应急特种装备状态管理系统，实现对固定资产全生命周期动态管理。

二、建设本系统的意义

通过电力应急特种装备管理系统能准确地对资产信息进行标识、采集、获取和控制等，实现对固定资产的精准管理。并解决固定资产管理中存在的实物资产与帐面资产脱节、实物资产的清查盘点瓶颈等问题，提高固定资产的利用率、节省固定资产的投资，最大限度地发挥其效能，降低产品成本的折旧费，降低企业成本的开支，它具体表现在以下几个方面；

1减轻管理人员和业务人员的数据处理负担，极大地提高设备管理效率和管理手段。

2减少避免人为因素对盘点使用的影响。

3改进业务工作处理流程，提高工作效率。

4提高数据处理时效及数据准确性。

5方便随时掌握各个应急特种装备的状态信息。

6便于统计分析所有应急特种装备的维修信息。

7节约因应急特种装备档案记录的增加，而增加的材料成本。

三、项目预期成果

通过应急特种装备状态管理系统主要实现以下功能：

1统一管理：对特种应急装备进行统一管理，可以添加、修改、报废应急特种装备，且可以随时查询某一特种装备的状态等信息。对特种应急装备的维护厂家进行统一管理。可以随时查询厂家的基本信息，以及厂家对特种应急装备的维护信息等。（如图1）

2统计分析：特种应急装备管理系统可以根据装备的维护时间、装备类型、维护部件、维护厂家、维护费用分析并进行统计分析。按月、季度、年生成报表，方便装备管理人员随时查阅。（如图2）

3系统评分：应急特种装备管理系统可以随时的通过评分功能来检测装备的状态信息（如：装备维护厂家没有及时对装备进行检测、维护保养等）。（如图3）

四、实施此项目的科技意义

本装备信息管理系统合理的借鉴国内领先的装备管理思想并结合现有装备管理现状，是我单位和相关技术厂商共同定制研发出适合四川省电力公司电力应急中心的装备状态管理系统，通过信息化的科技手段实现了装备整个生命周期的计算机化管理，同时在与单位内部网络配合的基础上可以实现无纸化办公。本系统利用先进计算机技术不断开发出操作简便、界面友好、灵活、实用、安全，更具时效性的设备信息管理系统。同时系统具有良好的安全性、可靠性以及可扩展性。在项目后期更可以实现多种电子设备（如手机、平板电脑等）对装备信息管理系统进行统一管理。

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一、引言

现代化医院的管理水平不断提高，临床诊疗水平不断发展，各医院所需的后勤资产品类和数量也不断增加，面临的管理模式也日趋复杂，如何实现高效监管？是摆在各医院领导面前的难题。当下各医院信息化建设的不断完善，为医院的管理水平档次不断提升，但是带来的负面影响也极大，一方面大量人、财、物的投入，一方面管理效果却并不理想。医院信息化建设的同时人才队伍却并不足，医院缺少与临床的结合，人员无法对微机功能模块提出建设性的需求，只能硬着头皮去适应公司提供的功能模块，造成与医院的实际管理需求脱节。国家缺乏政策指导，造成公司在对医院信息系统开发时不规范。医院的LIS、财务、病房、PACS、门诊间的管理互相分离，无法形成数据流。对前端数据进行采集时，表现出较低的自动化，院长所需信息需经过人为处理，信息数据无法动态呈现。后勤资产管理科室、库房、效能科、财务间数据源不一致。

二、后勤资产必备管理模块

后勤资产管理应包含以下模块：申请管理、档案管理、账目管理、维修维护管理、出入库管理、报废管理、卡片管理、转移管理、质控管理及计量检定。

1、申请管理。申请时依据后勤资产的价格，设计不同的申请电子表格，表格中说明是新增或更新，经济效益说明（维修和耗材支出），安装时是否符合条件等。2、档案管理。所有的后勤资产资料，能够通过扫描或厂家提供电子版资料，生成PDF文档，后勤资产档案管理功能是微机管理的必须模块，在微机管理时，能够直接快速查询查阅到所需的后勤资产档案资料。3、账目管理。组建微机系统包含查询、登记、统计、数据导入、打印报表、导出等功能，建立院内总账及各科分户帐。微机管理后勤资产要包含基本信息，至少直内容量括：名称、型号、使用日期、保管人员、数量、金额、联系人、供应公司、购入方式及联系电话等。通过微机账目实现后勤资产管理，即通过后勤资产账目对其档案查询和统计。4、后勤资产转移。由于后勤资产归属科室产生变化，必须及时对账目进行调整，先填好后勤资产转移电子申请表，然后通过微机进行调账。5、固定资产报废。根据国资委相关规定，公立性医院固定资产属于国有资产，任何的单位或个人都无权进行处理，必须由国资委处理，报废后资金及时上交财政。通过微机系统管理，相当于后勤资产实现了身份管理，无论人员如何变动，无论多长时间，只要到报废时，通过微机系统办理报废销账时，后勤资产实现全部对应。6、卡片式管理。后勤资产有一定的使用寿命，同型号资产在科室不只一台，就需要给后勤资产进行身份管理，在后勤资产上贴条形码，包括后勤资产的基本信息：名称、品牌、型号、保管人等，无论后勤资产如何转移但身份唯一，通过先进的技术手段，后勤资产身份标示也可以做成射频ID，但是造价相对较高。

三、后勤资产实施微机管理

后勤资产的微机管理目标不仅仅是摸清家底，关键能够为医院提供决策，为实现精细化管理提供数据支出。后勤资产计算机管理牵涉到后勤资产折旧、医院成本核算、后勤资产效益的统计分析等。医院计算机管理系统能够关联医院的各个系统，通过每台后勤资产设定固定条码，微机系统就可自动采集后勤资产的效益情况和使用率等相关信息，能够方便的进行各类数据的统计分析。

四、基础库建立

为了方便微机管理，需建立科室代码库、后勤资产类型库、后勤资产名称库、管理人员信息库等，为了方便查寻，建议选择采用树状型结构。

五、后勤资产管理流程

后勤资产库房归资产保障部门管理，软件使用时要求与财务软件保持一致，实现数据共享。为了保证安全级别，资产保障部门与财务科间可设定不同级别的权限，无论哪个科室的数据发生变更，账目总能保持一致。否则资产保障部门和财务科的账目间难以同步且胀胀相符，资产保障部门与财务科使用同一软件，是规范化微机管理的前提。

六、结论

我们医院实施微机系统管理后，在临床各科设置了分户账的管理人员或联络员，为后勤资产管理工作展开提供了有效的保障。应用微机管理系统，资产保障部门能够非常便捷的进行物资管理，微机系统分户账与临床各科的分户账进行高效核对，每年至少2次，同时配合实物的现场勘查；微机系统分户账与财务的固定资产帐高效核对，每年至少2次，通过微机系统对后勤资产的管理，我院完全实现账账相符和账实相符，达到了精细化管理后勤资产的目的。

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[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

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[作者简介] 贾守斌，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G273 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）11-0045-0003

随着军工固定资产投资工作的发展和国家对档案工作重视程度的加强，项目档案管理已成为军工固定资产投资项目管理的重要组成部分，既是推进项目开展，保证项目质量，追溯责任的有力抓手，又是确保项目顺利竣工验收的有力保障。然而，在实际工作中，项目档案管理工作还存在着不可忽视的问题。以下，笔者结合实际工作经验谈谈这些问题产生的原因及其对策。

一、军工固定资产投资项目档案管理的重要性

（一）搞好军工固定资产投资项目档案管理是提升项目管理水平的必要手段

军工固定资产投资项目档案管理，不仅是对项目开展过程中产生的文件资料的收集、整理和利用，更是通过对这些文件资料的系统化和规范化，从文件的角度，对项目的推进实施有效的监管和控制。项目的文件资料，是项目从立项申请到最终项目验收全过程全部行为的原始记录，是验证效果，追溯责任的有效凭证。所以，建设项目的推进，离不开对文件资料的全程管控。

（二）搞好军工固定资产投资项目档案管理是项目档案工作本身的要求

根据国防科工局有关军工项目建设和档案管理的文件精神，军工固定资产投资项目应建立配套的档案管理机制，确保军工固定资产投资项目档案完整、准确和系统。从项目的立项申请到项目竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）的要求收集、整理、归档。从档案管理的角度，项目实施过程中产生的能够反映项目建设全貌的具有保存价值的文件资料都应按项目的计划进度适时归档，作为国家的财富，长期或永久保存，以方便后人查询和利用。项目档案工作，既是项目管理的要求，又是一种社会责任，它不仅关系到这个项目的管理水平和项目实施效果，更重要的是它为建设单位乃至国家留下了宝贵的文件资料和精神财富，同时也为其他项目的开展提供了珍贵的第一手资料。

（三）搞好军工固定资产投资项目档案管理是确保项目竣工验收顺利通过的有力保障

《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收”。把项目档案列为专项验收，并具有一票否决权，可见国家对项目档案的重视程度。把项目档案列为专项验收，既是从项目管理的角度对档案管理提出了更高的要求，也是从档案管理的角度，为项目的顺利推进提供了有利的信息支持，是一项既有利于项目顺利实施，又有利于提高档案管理水平的“双好”举措。

二、军工固定资产投资项目档案管理中存在的问题

在项目开展过程中，从管理体制和管理方法上，项目档案管理仍然存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

（一）管控乏力

由于项目档案是整个项目建设过程的原始记录，在项目建设过程中，应及时收集项目建设过程中产生的各类文件资料，并根据归档范围表将有保存价值，能反映项目建设全貌的文件资料加以整理、归档，否则将会影响项目档案的系统性和齐套性。在实际工作中，由于缺乏管理层的重视，在项目推进的各个环节上，没有能够有效地管控项目文件的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，经常造成项目文件资料的缺失，给项目的开展带来阻碍。

（二）制度缺位

虽然国家出台了军工固定资产投资项目档案管理的相关规定，但部分单位项目档案的规章制度建设仍处于缺位状态，没有根据本系统和本单位的实际情况及时制定相应的档案管理制度。项目档案的收集、整理方面，缺乏具有针对性的指导手册或操作细则。有些单位虽然建立了相应的管理制度，但缺乏推进制度有效执行的保障措施，使得制度成为一纸空文，不能切实指导实际档案工作。

（三）缺少制约

由于没有合同条款的制约，再加上参建单位较多，容易造成大量应该归档保存的项目文件资料散失在外。在实际工作中，一些项目建设周期长，时间跨度大，项目档案人员工作岗位变动频繁，文件资料的交接缺乏有效监管，直接导致项目文件资料的缺失；同时又没有相应的处罚与制约措施，这就给项目后期工作的开展造成阻力，影响到项目档案专项验收的顺利通过。

（四）人才匮乏

一方面，由于对项目档案的管理工作重视不够，项目档案工作人员的流动性较为频繁，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层，直接的后果就是造成档案的遗失。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，导致档案资料整理不规范，达不到项目档案验收的要求。

三、加强军工固定资产投资项目档案管理的措施

（一）加强领导，提高意识

要做好军工固定资产投资项目档案管理工作，必须加强对档案工作的领导和宣传，提高全员档案意识。加强领导，即是通过领导责任制加强对项目档案工作的管理，从管理的角度强化项目档案工作在项目推进过程中的重要地位，进一步发挥项目档案在项目建设过程中的重要作用。项目主管部门应通过各种方式宣传项目档案工作的重要意义，并通过档案意识的提升，把国家对项目档案管理的要求转化为实际的工作流程，从每一份文件资料做起，切实做好项目档案的管理工作。

（二）建章立制，细化标准

项目档案管理制度，从某种意义上说，既是对项目档案工作的一种约束，也是对项目档案工作在项目建设过程中顺利开展的有力保证。项目建设单位应根据本单位的实际情况，建立项目档案工作的各项规章制度，明确相关部门的职责，完善归档流程，并根据项目具体情况，制定包括项目文件归档范围、归档要求在内的一系列标准和操作细则，作为项目管理人员和项目档案人员的业务指南，提升项目档案员的业务敏感度和操作水平。

（三）明确岗位职责，加强业务培训

建设单位内部各相关部门在项目推进过程中承担着不同的职责，发挥着不同的作用。建设单位应梳理内部管理流程，明确相关部门在项目推进过程中的具体职责，并根据其职责在项目文件资料流转的各个环节上设置第一责任人，负责该部门职责内文件资料的管理；同时，建设单位还应根据项目参与人员所在岗位，加强档案相关业务的培训，并积极开展与其他兄弟单位的业务交流，拓宽业务视野，提高档案业务能力，从“人才”和“职责”两个角度控制好项目文件资料的流转，确保项目归档文件资料的完整、准确和系统。

（四）纳入合同管理，明确归档要求

建设单位在与参建单位签订合同时，应增设专门条款，明确项目档案工作的具体要求，确保项目档案齐套与完整。纳入合同管理，不仅是行之有效的具体控制措施，也是国家相关文件的明确要求。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161号文）规定：“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”。 建设单位在与参建单位签订合同时，应将项目档案管理的要求列出专门条款，纳入合同之中，或列出“应提交文件资料清单”，作为合同附件，进一步明确归档要求，从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束，确保项目档案的完整、准确和系统。

（五）认真自检自查，做好验收准备

在项目档案专项验收前，应开展项目档案自查工作。档案自查工作是推动军工固定资产投资项目档案工作，做好项目档案验收准备的有力抓手。档案自查工作，应严格按照项目档案验收的标准，逐条检查项目档案的归档情况，并形成自查报告，作为整改依据，推动军工固定资产投资项目档案工作的进一步开展，为正式项目档案专项验收和竣工验收做好准备。

军工固定资产投资项目档案工作，既担负着守护国防核心信息，为党和国家保存重要档案资料的光荣使命，又是为建设单位做好项目文件资料的管理，从信息记录的角度为建设单位管控项目建设质量，保存项目全部信息的重要管理行为，是军工固定资产投资项目管理工作不可或缺的重要组成部分。