档案安全性大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇档案安全性范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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污染也是文字材料受损的原因之一，主要表现：一是汗垢，天热手易出汗，容易弄脏材料；洗完手后没有擦干；二是金属品的锈斑。这些都会影响艺术档案材料的耐久性，日久都会对纸张和字迹起破坏作用。为了防止污染，除库房内保持一定温度、湿度，同时要减少手翻而染上的污垢，尽量不要再就餐时阅读材料，库房内不宜放置花草树木。要积极采取措施，改善保管条件和环境。

随着信息技术的快速发展，以计算机管理和网络方式提供信息服务和交流档案信息，已成为档案工作发展的必然趋势。档案数据信息的安全包括内容安全和计算机管理交流的安全。要解决它的稳定和安全、有效，首先要从两个方面入手：

管理系统程序的完整性。管理系统程序的完整性，也就是在应用计算机进行管理和应用时，档案数据信息在储存和传输过程中不被删除、修改、丢失等现象。必须在软件开发和应用上加强功能的完整性和实用性，不至于受各种原因的破坏。此外影响还包括设备故障、软件错误、操作不当、计算机病毒等。所以要采用多种方案进行技术性预防。如采用备份、实体管理和数据信息管理内容保管的双轨制等。

篇（2）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-12-00-01

在计算机技术发展势不可挡的渗透到每一个行业领域的大经济技术背景下，档案管理要想健全、高效、安全的发展，毋庸置疑的要利用计算机信息技术。计算机信息技术在档案领域的应用，将会使档案管理工作较传统的档案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一个大的突破。同时，随着信息化技术的应用在档案管理方面还存在有一定的潜在安全性因素思考，如果我们不能考虑到这一方面的建设和预防措施，一旦出现意外就会造成大量档案信息资源的损坏，从而造成不可估量的损失。因此，档案管理信息化的安全性对于档案的信息化管理至关重要。本文将从档案信息化管理在保存形式安全和网络环境安全方面着手分析档案管理信息化的安全性问题。

一、档案管理信息化安全性出现问题原因

（一）缺乏全面的档案软件管理功能

缺乏全面的档案软件管理功能，因为电脑软件公司和档案的管理部门各自开发档案管理的软件，这就导致在使用方法和系统上是不同的，容易造成档案软件在进行管理的过程中出现管理不全面的现象，不能够全面的反应档案管理的全过程、实现互联互通，这对档案信息的综合利用及共享会造成较大的影响。同时，在应用程序的开发过程中，由于受到条件限制或软件设计编程人员故意设置后门，一旦“后门”洞开，其造成的后果将不堪设想。

（二）缺乏稳定的档案在提性能

电子档案的存储材料是磁性物质和光盘，一般来说，磁盘或磁带采用聚酯底基，容易产生静电而吸引灰尘颗粒，从而导致卷曲并与磁粉脱离，有时受外来磁场影响，存储载体的磁性涂层容易发生消磁或磁化，这样就会破坏管理记录的数据；然而光盘通常使用的记录介质是在激光热效应作用下容易产生物化性质变化的材料，这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应，因此说其性能很不稳定，影响档案管理的稳定性，加之电子档案存储材料的寿命仅为5～15年，与纸质档案载体相比，其使用寿命要短得多。

（三）容易受到网上的攻击和破坏

当前计算机病毒泛滥，开放式网络中的所有计算机都容易感染计算机病毒。有些人故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序，攻击、破坏计算机系统及通信网络，致使计算机系统及通信网络遭受损害，甚至摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。同时，有的经网站同意进入的合法用户，出于个人目的，篡改或伪造档案信息，形成虚假信息，造成不良后果和影响。

二、档案管理信息化安全性建设策略

（一）加强文件管理人员的素质

为了适应社会的发展，满足科技的要求，档案管理者必须做到活到老、学到老，不断探索，不断创新，在工作实践中提升自我，最终实现档案管理信息化建设目标，才能满足使用者对档案信息的需要，才能让档案资料发挥更大的作用。

一是，档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识，提升网络使用的安全性。要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识。

二是，档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法，熟悉常用浏览器的使用，要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎，以及归集方法。

三是，完善整理档案信息的能力。要能做到通过网络将分散的资料进行整合，提供给使用者。

四是，加强网络档案信息资源开发的能力。信息化要起到实效，就得适应网络化发展要求，切实提高网络档案工作服务水平能力，这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验，熟悉网络的信息搜索、整合流程，更要具有学习、探索的能力。

（二）加强网络安全监管

在收集电子档案过程中，必须要进行杀素处理，并实时更新杀素软件病毒库，保证电子档案不被病毒侵染。在运用计算机系统对档案进行著录、检索等工作时，为了保证安全性能，需要根据情况设置不同的访问权限，对档案的检索、制作等工作进行限制，防止其他人员修改档案信息而造成安全隐患。对于需要保存而不必要修改的档案，可以刻录在一次性写入的只读光盘上进行保存。对于在网上传输的电子档案信息，可以综合使用“数字签名”、“加密技术”、“身份验证”、“防火墙”等技术加以保护。

（三）强化安全培训

电子文件以计算机和网络为依托，建立在现代信息技术运用基础上，利用数字化手段，对资料进行收集、管理工作，从而实现档案资料的资源的大规模共享。因此，要对档案管理人员进行电子文件安全培训。增强管理人员的安全保密意识，并强化其职业道德，增强其责任感。针对可能出现安全问题的环节，如传输、录入、存储、调用等环节，要建立相对完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可执行；同时，要加强技术力量投入，可以利用加密技术来拦截第三方对资料的盗取；设置安全通行密码，维护管理者的使用权限；也可以利用监控技术，防止对电子文件的非法访问，防止资料的泄露和篡改；做好电子文件的安全备份工作，增强计算机病毒的防控能力，提升电子文件的安全性。

（四）建立、健全电子文件安全运用规范

作为一个新发展起来的管理手段，档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作。虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但是这些都是基本法，面对日新月异的科技发展势头，要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全，必须根据实际工作需要，结合科技的发展速度，制定适合的规则和法律，才能最大程度的保证电子文件的安全使用，促进档案的信息化建设。

参考文献：

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中图分类号：G642 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 15-0000-01

Informatization File Management Security Study

Zhou Yi

(Chongqing Iron&Steel Group Electronics Co.,Ltd.,Chongqing400081,China)

Abstract:This article first briefly introduces the concept of file management information and records management implementation of information specific advantages are discussed;second file management information of the security;finally a summary of the full text.

Keywords:Informatization file management;Security;Summary

在新时期中，由于信息化迅速发展，档案管理工作的内涵已经有了巨大的变化。档案不仅成为了文化资源与知识资源，还成为了信息资源，这些都促使档案信息的收集方式、管理方式与利用方式有了本质性的改变。基于严峻的形势状况，档案管理必须走网络化服务与信息化管理的道路，同时还要保证网络环境下档案信息完整性和安全性的提高。

一、信息化档案管理的简单介绍

按照国家档案行政管理部门的统一组织与规划，在档案管理活动中，综合采用现代信息技术手段，合理管理并处置档案信息资源，这就是所谓的信息化档案管理。可以从以下三个方面深刻理解信息化档案管理：首先不仅要实现档案信息的网络化与数字化，还要实现档案信息的高度共享；其次应该引发档案管理模式的转变；最后要保证档案信息接收传递、存储及提供利用的一体化的实现。信息化档案管理的主要内容包括：信息化的软件基础设施建设是实施信息化档案管理必不可少的基础条件，是应用信息技术与利用开发档案信息资源的基础，同时它的核心是档案网络；开发利用档案信息资源是实施信息化档案管理的中心任务，是实施信息化档案管理的实效所在；档案的规范与标准建设，不仅包括电子档案管理与电子文件的归档，还包括档案信息的资源标识、存储、交换、使用及管理，渐渐形成信息化档案管理的规范体系与标准体系；信息化档案管理的人才队伍建设是实施信息化档案管理的成功之本，决定着另外的各个要素发展。实施信息化档案管理，能够使档案工作效率与档案利用效率明显提高，同时便于用户的使用，也能够加强档案的保存，这些不仅维护保障了单位的合法权益，还积极促进了两个文明建设。

二、实施信息化档案管理的具体优势

（一）利用档案数字信息网络进行检索比较方便，同时传递速度也快。还能够根据使用者的需求，进行个性化服务的提供，不断出现的档案信息网络服务，已经成为我们进行档案信息服务提供的现代方式。

（二）档案信息的传递量不断增加，同时其服务对象的数量也在增加。数字信息占据的空间比较小，再加上信息传递不受空间的影响限制以及计算机通信网络一直延伸，其能够链接的用于管理及存储数字信息的存储设备与服务器数量快速增加，服务对象数量也迅速增加。

（三）能够进行资源共享，使档案的利用率提高。与纸质档案相比，运用网络进行档案信息的传输，其具有突出的优点，网络传输档案信息的速度快，档案传输不会受到人力与空间的影响限制。当查阅者需要档案时，能够通过档案管理网络系统进行档案信息的查阅，同时还能够下载使用电子版的档案信息原件，不需要进入档案室进行档案查阅，大大节约了档案管理者与查阅者的时间。通过档案管理网络系统，还能够进行档案信息的异地查阅，极大节约了物力与人力，使档案的利用率大大提高。

三、信息化档案管理安全性的探讨

现代信息技术给档案管理提供了快捷高效的方法与手段，但是也使档案管理具有更多的安全隐患，在目前，有的单位在进行档案信息化建设过程中，往往没有足够的安全意识，导致了档案信息泄密丢失，造成了极大的损失。所以档案管理者不仅要重视防辐射、防高温与防病毒等工作，还要大力进行档案资料的安全性研究工作，积极做好电子档案的及时维护和备份工作，应该准确无误的处理好纸质档案和电子档案之间的关系，以保证档案资料能够安全完整。为了有效提高信息化档案管理安全性，笔者结合工作实践，探讨出了以下几项措施：

（一）有效采用防火墙技术，避免病毒入侵与非法访问。防火墙是一项访问控制技术，它是在公用网络与专用网络之间建立的一道保护墙，只允许符合原先设置的安全规定的信息通过，会把不符合安全规定的信息拒之于墙外，由此保证访问控制的实现，也就是拒绝外来非法访问，避免内部重要信息的非法输出，所以防火墙是目前电子档案网络安全技术必不可少的，同时在进行电子档案保护时，还要防止计算机病毒入侵，为了避免病毒入侵，应该禁止非法软件的使用，不要随便在网络上下载软件，在计算机系统中，还必须安装杀毒软件，并且不断进行杀毒软件的升级更新，以保证系统和网络的安全性提高，从而确保电子档案的安全性与真实性。

（二）积极提高档案管理者的能力素质。计算机以其很强的数据处理能力和高速运算能力使档案管理者拥有了科学先进的检索手段及科学合理的管理方法。这些要求档案工作人员应该积极提高自身的能力素质，使他们在热爱档案工作的同时，还要大力掌握档案工作中的先进技术，不断提高现代信息技术应用能力与现代信息加工处理能力。熟悉并掌握计算机管理档案的实际操作与理论知识，利用计算机进行档案的接收、存储与提供基本情况及数据报告的工作，努力学习掌握和信息化档案管理有关的网络技术知识以及现代管理技术知识。增加网络化管理的意识，大力做好传统档案管理向网络化管理发展转变的工作。

（三）努力建设高质量的信息化档案管理平台。在自己的网站中，档案管理部门能够进行已开放的档案信息数据库与档案卷宗等档案信息资源的提供。同时保证专用的档案信息检索入口的建立，使档案信息的利用与查询更加方便。计算机在档案管理工作中的优点就是进行数据的存储与提取比较便捷，介入的计算机网络技术使相关部门能够应用这些有着更少的手续与更快的速度的数据，使在单位之间调取档案所消耗的物力人力与珍贵的时间更加节省，使管理水平与工作效率提高。

四、总结

随着新时期信息化的迅速发展，为了保证信息化档案管理顺利进行，应该对信息化档案管理的安全性进行积极探讨，争取在发现问题的时候就可以使其得到解决。

参考文献：

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一、实现信息化档案管理的优势

1.提高办公效率。以往都是通过手工操作管理档案。信息化档案管理的最大优势是计算机处理信息能力非常强，通过计算机软件对档案资料的收集，统计、分类、存储和查阅等信息处理工作都变得方便有序，避免了人力、物力、财力的浪费，大大提高了档案管理的工作效率。

2.文件和文字信息共享。在以往手工操作管理中，大量信息闲置在文件柜中，不能共享，造成资金和资源的浪费，档案信息查找也困难，运用信息化档案管理后，实现档案资源共享，使用起来更加方便与快捷。

二、信息化档案管理的安全性及其防范

1.信息化档案管理过程中的安全问题

①网络传输过程中的信息安全。档案传输的途径是互联网，互联网具有公开的开放性，因此，档案管理信息容易被非法窃取、篡改与伪造，对于一些有密级的档案，将构成较大的威胁。

②电子档案的真实性。纸制档案的单位盖章和签字是有行的物介质，其真实性、合法性很容易被鉴别。而电子档案容易被复制与篡改，其真实性和合法性鉴别更加复杂。

③电子档案长期保存的不安全性。电子档案主要存储于硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等介质上，而这些载体具有一定的寿命，容易受到自然环境与运行环境等影响。

④电子档案管理中人员和制度疏漏。现实工作中的人员由于缺乏计算机网络安全知识和安全意识，责任心不强，没有严格的管理制度。更有甚者，某些人受利益驱动以合法身份进入系统进行添加、修改、删除档案信息等违规操作，破坏信息的完整性，对信息安全造成很大隐患。

⑤计算机病毒对档案信息的危害。电子档案在信息传输中可能会感染计算机病毒，管理系统也有可能受到恶意攻击，这些都对档案安全构成威胁。

2.信息化档案管理的安全防范措施

①使用较高安全性的操作系统和数据库。要想获得运行的高可靠性和信息的完整性、保密性，必须以系统软件的安全性为基础，档案信息管理的挑选应参照国际《计算机信息系统安全保护登记划分准则》GB17-8599选择高性能的系统软件，并应及时升级和安装补丁程序，进行必要的安全设置，关闭不需要的并存在安全隐患协议及端口。

②采用多种网络技术。安装防火墙、杀毒软件、安装入侵检测系统等手段进行网络技术防范，防火墙技术是目前最行之有效也是应用最广的一种网络安全技术。入侵检测技术是用来发现并阻止各种来自外部的非法入侵行为和内部用户的非授权活动，是作为防火墙的补充。

③采用漏洞扫描技术。漏洞扫描能够发现远端网络或主机的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的网络服务、服务器的具体信息等。发现存在的安全薄弱环节，并提出改进建议。

3.信息资源的安全防护

①采用加密技术。通过数据加密对原来为明文的文件和数据按某种算法进行处理，使其成为不可读的一段代码，使其输入相应的密钥之后才能显示出来内容的。通过这样的手段，保护信息不被窃取和阅读的目的。

②身份认证。对档案信息数据库的用户进行身份检验，防止无关人员进入系统对文件信息进行访问。

③签署技术。电子文件一经签署就如同贴上了“防伪标签”，具有防篡改，防抵赖的效果，通过签署技术证实该文件合法性，其内容没有被篡改。

④防写措施。将文件设为“只读”状态。只能读取信息，不能做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘只供使用者一次写入多次读出，可以追加记录，但不能修改原来的信息。这种不可逆介质可以有效保护档案的原始性和真实性。

4.建设完善的安全管理制度保证档案信息资源的安全

信息化档案管理建设过程中要建立规范的管理机制，明晰相关责任，为保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

①明确电子文件的制作过程责任。由专人统一管理。制作者对其制作的电子档案负全责。保证在他人调阅时只能以“只读”形式查看，防止由于误操作，有意删改等原因造成文件改变。

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一、数字档案信息化相关信息简述

1、目前我国数字档案信息化的发展。近年来，计算机技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆（档案室）中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容加速度地增长，档案工作本身也随之发生变化，实体档案信息管理与数字档案信息管理彻底分离。目前，数字档案信息管理已经逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的数字档案信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息更是惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。

2、数字档案信息安全管理的重要意义。目前，数字档案的发展为人们的生活提供了便利，因此对数字档案信息进行安全管理十分重要。通过对数字档案信息的安全管理，除了防止信息丢失以外，还能够激发其有效性，对实现信息化的发展有很大的推动作用。在进行安全管理时，需要建立相应的信息安全管理系统，并联系实际制定规范的操作和管理体系。同时，对数字档案信息进行安全管理对技术也有很高的要求，良好的技术是保证数字化管理过程正常运行的前提。此外，管理人员的素质也是数字档案信息安全管理重要的一部分，因此对人员进行合理的分配和管理也十分重要。

二、我国数字档案信息安全管理存在的问题

1、管理人员安全意识薄弱

目前，我国从事档案管理工作的人员整体上安全意识薄弱，对数字档案信息的安全管理并没有重视起来。很多工作人员在使用数字档案进行信息查询时，没有想过这些数字档案信息可能会由于一些问题消失，更不会去想如何能够保护这些信息的安全。作为数字档案信息的管理者，他们安全意识的缺乏，导致了数字档案信息的安全管理缺乏坚实的基础，不利于信息的安全管理。

2、管理环境较落后

我国数字档案信息管理的基础设施和运行的环境条件比较差，由于我国在该方面投入的资金较少，导致放置数字档案信息管理系统的机房安全等级低，条件差。在这种形势下，很多档案馆（档案室）的设施都设置在普通的办公室里，这便给系统留下了安全隐患，不利于数字档案信息的安全管理。

3、管理制度不完善

我国当下的数字档案信息安全管理缺乏完善的制度，导致管理过程中出现了一系列的问题。虽然我国大多数档案馆（档案室）都制度了相关的安全管理制度，但是这些制度存在很大的不足，并缺乏执行力度。在现有的安全管理制度中，很多制度都是为了应付上级的检查而制定的，互相抄袭的现象很严重，这便导致制定出来的很多制度都与本档案馆（档案室）的实际情况不符，出现了制度与管理工作脱节的现象，执行力度低。

4、管理水平落后

数字档案信息安全管理的水平落后，主要表现在工作岗位、操作人员和操作系统方面。工作岗位方面，由于缺乏明确的职责规划，导致业务操作的权限出现混乱的现象，工作人员越岗、代岗的现象十分严重。从操作人员的角度看，很多操作人员擅自使用计算机进行一些私人操作，他们在计算机上安装与工作不相关的软件等，造成计算机系统程序被更改，不利于数字档案信息的安全管理。在操作系统方面，一些计算机系统没有进行密保设置或者设置的密码过于简单，使得很多非工作人员使用计算机，他们操作的随意性很容易造成信息的丢失，此外，一些工作人员的不规范操作，也对数据的安全性带来威胁，严重时会导致操作系统的崩溃。

5、专业管理人员缺乏

数字档案信息安全管理的前提是有一批专业的管理人员，他们不仅熟悉计算机知识，还能熟练地掌握档案管理工作，但是目前我国相关部门缺乏这样的复合型人才。我国目前的档案管理人员的整体素质比较低，他们所掌握的的知识都比较陈旧，远远不能满足现代数字档案信息管理的需要。

三、完善数字档案信息的安全性管理的措施

1、提高档案人员的安全防护意识和能力

首先，作为档案人员，提高他们的安全意识十分重要。档案馆（档案室）应该定期组织宣传教育，数字档案信息系统的安全维护需要所有档案人员的参与，因为每一个档案人员都有可能在不经意之间泄露档案信息，因此要对所有的档案人员进行安全意识的培训。其次，要增强档案管理人员的安全防护能力，数字档案管理人员要有相应的安全防护技能，要会对秘密信息进行加密、定期清理计算机、灵活运用杀毒软件和防火墙并养成良好的上网习惯。此外，档案人员还应该了解保证数字档案信息载体物理安全方面的知识。

2、健全相关制度

要保证数字档案信息安全管理的顺利进行，必须要有相关的制度来进行规范指导。首先，要健全确保安全的法律法规体系，目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来保证数字档案信息的安全，维护国家的公共利益。其次，要完善管理制度，用规范的管理制度来约束数字档案的形成、归档、保管、利用等环节，在每一个环节上用技术和制度相结合的方式堵住信息失真的隐患。

3、完善基础设施建设

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电子文件格式类型电子文件的格式类型繁多，并有多种分类方法。根据文件中数据元的检索方式可分为顺序文件和非顺序文件；根据文件中数据元的控制方式可分为格式化文件和非格式化文件，而格式化文件又可根据数据元的集合控制方式分为数据库文件和非数据库文件。目前，信息存贮类文件主要有文本文件、纯文本文件、数据库文件、图形文件、音像文件、表格文件、图文混排文件等。上述除文本文件、纯文本文件、数据库文件以外的其他文件，均侧重于信息的特定表现目的而设计的，具有特定的结构信息，并需要特定的软件操作，标准化程度低，可以用于特殊档案信息的保存，如音像资料等，但不适合保存字符数据。文本文件与纯文本文件在字符数据的存贮方面具有相同的效果，但纯文本文件是不带格式控制信息的，具有更好的适应性。所以纯文本文件和数据库文件是组织和存贮数据的两种典型的文件类型，也是目前各级气象档案馆在组织和存贮地面气象观测资料中所采用的主要文件类型。所以下面对该两种文件类型的主要特点进行分析。

纯文本文件信息逆处理技术纯文本文件是非格式化的顺序文件，文件中的所有信息都以标准的ASCII码形式进行存贮，无任何控制信息和结构信息，只有数据元，而且数据元的格式是透明的，信息在文件中的逻辑结构也是透明的，并与显示、修改和打印的视觉形态保持一致，具有最好的“直读”特性，如果向某一物理载体中录入文件时，采取顺序录入方法，则信息存贮的逻辑结构与物理结构保持一致，使“直读”特性更加完备。该类文件的信息可使用任何字编辑软件直接显示、修改和打印，与任何计算机设备及操作系统相兼容，并可自编一个简单的软件直接读出文件信息，所以该类文件的信息逆处理技术的历史连贯性最稳定，几乎不受电子信息技术发展的影响。

数据库文件信息逆处理技术数据库文件是格式化的非顺序文件，文件内容由文件结构信息、控制信息和数据3部分组成，其中文件结构信息是对数据库框架结构的具体描述，控制信息包括各种属性定义、指针链表、定位表和连接信息等内容，数据库的数据元、结构信息和控制信息都是不透明的，数据库中的“记录”是用指针链的方法来定位的，所以数据库中“记录”的逻辑位置、物理位置和显示形态之间的关系也是不透明的。因此，数据库中的数据没有任何“直读”特性，数据的显示、修改和打印等操作完全依赖于数据库开发商所开发的专用软件产品，而这种软件产品经常发生过时、淘汰和升级等现象。所以数据库文件的信息逆处理技术的历史连贯性是不太稳定的，如果永久性档案的电子文件采用数据库文件，则随着软件的过时、淘汰或升级需要对电子档案文件进行格式转换，而每一次的格式转换都存在着一定的风险，因为所有件软产品的兼容性都不是绝对的。

电子文件受损坏的几种可能情况

电子文件的损坏情况可分为物理性损坏和逻辑性损坏两种情况。因存贮介质的物理特性改变或机械性损坏而造成信息不能准确识别的称为物理性损坏；因病毒攻击、人为操作失误或操作平台不兼容等而造成信息失真的称为逻辑性损坏。不管是物理性损坏或是逻辑性损坏，从存贮体的逻辑区域角度分析，其直接损坏的区域往往是局部性的，如果这种损坏发生在某一文件的数据区内，则造成该文件部分数据的丢失；如果发生在某一文件的控制信息区内，则造成该文件中与该控制信息相关联的全部数据的丢失；如果发生在某一文件的结构信息区内，则造成该文件全部数据的丢失；如果发生在存贮介质的文件系统控制信息区内，则将造成该存贮体全部或部分文件资料的丢失。

电子文件损坏时的可修复性情况分析

由于文件的直接损坏区域是局部性的，所以就存在修复的可能性，但可修复的概率和修复后的失真程度与损坏区域及文件格式类型有直接关系。下面以纯文本文件和数据库文件两种典型文件类型为例进行分析。

纯文本文件的可修复性由于纯文本文件中只包含数据元，没有结构信息和控制信息，所以损坏区域只能发生在文件的数据区内或存贮介质的文件系统控制信息区内这两种情况。下面对该两种情况分别进行分析：损坏发生在某一文件的数据区内时。这种情况如果是物理性损坏，则不管采用何种方法都不能直接修复被损坏的数据，除非使用备份数据进行修复，但未损坏部分的数据可全部修复；如果是逻辑性损坏，并且损坏了数据元，该种情况同物理性损坏一样；如果是逻辑性损坏，但没有损坏数据元，只增加了无效信息（病毒攻击往往是这种情况），则可全部修复。损坏发生在存贮介质的文件系统控制信息区内时。这种情况发生时文件中的数据并没有被损坏，只是文件定位信息被破坏，如果在一个存贮体内的所有文件都是以复制追加的方式进行保存，中间不进行删除、覆盖、编辑的操作，则所有文件的物理存贮区域都是按顺序进行的，如果文件的首行和尾行都带有标识内容（中国气象局制定的地面气象模式资料格式文件就属于该类型的文件），则所有文件都可修复，并且也很容易；否则修复难度较大，并且不能保证所有文件的修复。

数据库文件的可修复性由于数据库文件由文件结构信息、控制信息和数据3部分组织，所以按下列几种情况分别进行分析。（1）损坏发生在某一文件的数据区内时。这种情况下不管采用何种方法，都不能直接修复被损坏的数据，除非使用备份数据进行修复。（2）损坏发生在某一文件的控制信息区内时。这种情况下所有与其相关联的数据全都被损坏，无法修复，虽然数据库操作系统提供了修复功能，但其所修复的数据的正确性是不绝对保证的，并且也是不全面的。（3）损坏发生在某一文件的结构信息区内时。这种情况下整个数据库中的数据将全部丢失，并无法修复。（4）损坏发生在存贮介质的文件系统控制信息区内时。这种情况虽然同纯文本文件一样，文件中的数据并没有被损坏，但由于数据库文件结构和数据元都是不透明的，所以是不能修复的，除非整个存贮体内只保存一个文件，才有修复的可能性，但修复难度极大。

纯文本文件和数据库文件的可修复性比较当电子文件受到损坏时，纯文本文件比较容易修复，而且不易受计算机病毒的攻击，这是因为纯文本文件是非格式化的顺序文件，结构和数据都具有透明和可“直读”的特性；而数据库文件是非常不容易修复的，多数情况下是完全不能修复的，而且容易受计算机病毒的攻击，其安全性比纯文本文件要差得很多，其原因是因为数据库文件是格式化的非顺序文件，结构和数据都是不透明和不可“直读”的，信息组织结构非常复杂而严密，当其中某一处结构性信息遭损坏时将引起整个数据库文件的崩溃。根据数据修复服务机构经验统计，文本文件档案资料的可修复率约为85％，而数据库档案资料的可修复率约为65％。

电子档案文件类型对电子档案资料管理和服务效率的影响

数据库文件在设计上侧重于数据的管理与服务，有相应的商业软件支撑，并且有一定的标准化数据库应用接口，所以数据库资料的管理与服务最方便、快捷，档案利用率高。随着数据库标准化水平的不断改进和提高，数据库档案资料的管理、服务和开发利用能力将进一步提高。纯文本文件是非格式化的顺序文件，没有结构信息，信息检索困难，所以档案资料的管理、服务和开发利用能力比效差。

地面观测资料电子档案管理工作建议

通过上面的分析知道，纯文本文件的可修复概率较高，信息逆处理技术的历史连贯性更稳定，几乎不受电子信息技术发展的影响，但档案资料的管理、服务和开发利用能力比效差。而数据库文件的可修复性较差，信息逆处理技术的历史连贯性也不稳定，但档案资料的管理、服务和开发利用能力强。所以，从档案资料的存贮安全性与服务功能性方面考虑，建议如下。（1）采用不同文件格式建立相互备份档案资料。即同一档案资料同时采用纯文本文件和数据库文件分别保存，其中纯文本文件主要用于档案资料的修复，数据库文件主要用于档案资料的服务。同时开发相应的软件，用于纯文本文件资料与数据库文件资料的相互转存、校对、备份和修复。（2）为了使纯文本文件的可修复概率达到最大化，还需要注意以下几方面的问题：①数据格式问题。如果用纯文本文件来组织档案信息，则最好规定每一个文件的首行作为该文件的标识行，并保证能从该标识行的内容中可直观地判别出该文件的文件名和所存贮的数据属性；同时规定每一个文件的尾行作为数据结束的标识行。如，地面气象观测月资料文件（A0、A1、A文件）的首行中包含了资料所属测站的区站号、资料所属的年份和月份，并用6个“＃”号组成的一行作为结束行。具有这种标识的文件，可以不依赖其文件名而准确地找到该文件的物理存贮区域，并能判别出它的文件名，从而最快地修复文件。②文件名的唯一性问题。在同一存贮体内所有文件的文件名要确保其唯一性，即不能在其他子目录中备份同一物理载体中的其他文件，防止在文件修复过程中造成文件名混乱。③物理位置的顺序性问题。一个存贮体在录入档案文件前先要清空，然后再录入档案文件，一旦录入了文件就尽可能不要对该存贮体内的文件进行删除、覆盖和编辑的操作，而只能追加文件，以尽量确保文件数据的逻辑形态与物理形态保持一致，使文件更容易修复。7

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中图分类号：G276 文献标识码：A

当前，广泛运用的电子信息技术和迅速发展的信息产业，电子政务工作的蓬勃发展，电子文件及网络的日益普及，也正在改变着传统的信息存储和传播方式，由此产生了电子档案。电子档案的出现，使档案馆（室）打破了单一的传统的纸质档案的管理模式，形成了由电子档案与纸质档案两类档案共存的局面。电子档案的出现，使当前的档案管理工作向自动化、有序化和科学化、简单化方向发展，这无疑提升了档案的管理水平。同时，电子档案自身的存储特点以及网络的普及，是电子档案也存在未知的诸多安全隐患。所以，我们必须与时俱进，以全新的工作方法来适应这种变革

一、电子档案存在的安全性的认识

首先，电子档案与纸质档案有着根本的区别。电子档案的安全性尤其重要，没有良好的安全防范措施，电子档案的存在将不再有任何意义。为了维护电子档案的原始性、真实性和安全性，使其真正具有法律的权威性，安全管理工作要给予高度重视。电子文件与电子档案是相辅相成的，档案系统管理的操作人员直接参与电子档案的管理工作，可随意在数据库中增添、改动、删除电子档案内容。因此，电子文件的数字签名技术、消息认证和身份验证技术需要尽快应用普及。

其次，计算机病毒是侵蚀电子档案的祸根，它可能造成整个系统的瘫痪乃至数据的全部丢失。因此，对接收的每块磁盘都要查验病毒，网上更要预防病毒炸弹的攻击。近几年来，黑客的攻击已超过计算机病毒的种类，总数已达到上千种。据悉，我国 95％与互联网相接的网络管理中心都遭到过境外黑客的攻击或侵入，档案部门的管理网络尚处于初级起步阶段，网络安全系统脆弱，易给黑客留下可乘之机。因此，保障电子档案安全性是亟待解决的问题。

最后，人员素质关系到电子档案的质量。电子文件是电子档案生命周期的初始阶段。电子文件由于自身的特殊属性，它可以随时增、删、改而不留痕迹，人们无法判断其原始性和真伪性。为了确保电子档案的真实性、可靠性和安全性，我们必须从源头抓起。计算机操作人员作为电子文件和电子档案的具体执行者，他们的个人素质关系到电子文件的形成质量和电子档案的真实性，这就要求操作人员不仅要有良好的职业道德、思想品质和熟练的档案管理知识，还要有一定的计算机应用技能。因此，对档案管理人员进行系统的岗位培训和职业道德教育势在必行。以纸质档案作为电子档案的鉴定基础，对接收进馆的电子档案，要逐一鉴定、检测，采取严格的措施，制定严密的管理分段负责制度，进行监督指导，确保电子档案的质量和安全。

二、电子档案的管理方法

1、电子档案的收集与整理。处理电子档案的前提是具备了电子档案存储平台，所以计算机是必不可少的，在档案收集前就建立好办公自动化模块，将收集工作延伸到存储系统设计阶段，为电子档案的管理奠定基础。电子档案的整理应当按照归档原则、格式和规范进行，一般是以年度、组织机构、保管期限分类存盘，在接受文件时集中完成，同时对归档的电子文件编写简要说明，存盘后，档案人员按照数据库结构和规范建立电子档案的目录路径，以便于查找。

首先，要加强对电子文件归档工作的统一领导。从电子文件形成到归档，跨越了许多部门，而这些部门之间多有计算机网络联在一起。有些部门工作互有交错，职责难以区分，所以对电子文件要指定专门机构和专人负责，这一点尤为重要。否则，一盘散沙，就达不到使电子文件归档的目的。其次，要明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件归档应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效保证归档电子文件的真实性、完整性，才有利于整个归档过程的管理，确保归档工作顺利进行。最后，要采取必要措施，确保电子文件归档和质量要求。要保证此项工作正常进行，关键是抓好档案部门和电子文件形成部门之间的协调工作，使电子文件管理与电子档案管理形成一个有机整体，避免互相推诿扯皮，以提高文件的质量，为下一步提供利用打好基础。

篇（8）

伴随计算机技术和网络技术的迅速发展，电子档案作为一种全新的档案形式已经进入到人们的日常工作和生活当中，并且发挥着不可忽视的作用。然而，由于网络本身的开放性使其成为一把“双刃剑”，给电子档案的安全保障工作带来巨大的挑战。在新的社会发展时期，我们要先充分发挥电子档案的作用，挖掘电子档案的价值，必须在深入了解电子档案优势的基础上，分析影响电子档案管理和发展的因素，重视电子档案安全问题，对于影响电子档案安全的问题要及时采取有效的应对策略进行解决。基于此，本文分析了电子档案安全发展的局限因素，然后针对这些具体的问题提出了几点积极的应对策略，希望能为相关部门和人员提供帮助和借鉴。

一、电子档案安全发展的局限因素

（一）复杂的网络环境带来安全隐患

随着网络的不断发展完善，电子档案的信息内容可以通过网络环境实现共享，使用户可以方便地阅读、使用档案内容，使档案资源的价值得到充分的开发和共享，给用户带来便利。但是，与此同时，网络的开放性也给电子档案的安全性带来威胁，主要表现在不经授权进行访问、通过非法渠道传播病毒盗取档案内容等，甚至给电子档案管理系统造成损坏，这些都严重威胁着电子档案的安全，影响电子档案的正常存储和使用。

（二）电子档案信息易容易更改，造成信息失真

电子档案的一个突出优势就是档案工作者在对电子档案进行改动时不会留下任何痕迹，即电子档案具有易更改性，这在为电子档案管理带来便利的同时也使电子档案的真实性受到威胁。再加上电子档案与载体相分离，档案信息可以通过不同载体进行资源的传递和复制，原始文件不易被确定，很可能造成电子档案信息失真，丧失其原有的价值，这也是电子档案安全的一个局限。

（三）电子档案对技术设备的依赖性强，载体不稳定

电子档案是由电子文件形成的，对技术、设备等都有很强的依赖性，它的形成、传输、存储、利用等过程不能脱离计算机或载体来实现，载体存的不稳定性很可能给电子档案安全带来威胁。同时，电子档案对应用环境要求较高，如果载体、档案软件标准不同或设备升级等也可能造成电子档案的完整性和安全性受到影响。另外，对于磁盘、光盘等电子档案载体容易受外界环境影响而被损坏，进而造成电子档案的损坏或丢失，同样会给电子档案安全造成威胁。

二、提高电子档案安全性的应对策略

（一）做好电子档案日常安全防护工作

电子档案安全管理工作不是一朝一夕的，而是需要相关工作人员在日常工作中加强对电子档案安全的重视，做好电子档案的日常安全防护工作。比如在进行电子档案资料存储时要严把质量关，提高电子档案载体的使用寿命以及电子档案管理软、硬件的质量，避免电子档案由于设备、载体不稳定而面临安全威胁。其次，加强对电子档案存储环境、设备等的安全防护，确保电子档案在安全的环境下被存储和利用，有效避免由于外界环境因素造成的电子档案安全问题。

（二）保持电子档案的原始性

面对电子档案信息易更改造成电子档案价值丧失的问题，必须从保持电子档案的原始性加以改进。为了保证电子档案的参考价值，使电子档案被使用时能够以原始的格式进行显示，我们可以在保存电子档案的同时，将与之相关的软件及整个应用系统一并保存；还可以制作并保存原始档案的电子图像，避免因为各种原因造成档案内容的更改与失真。另外，对于特别重要的电子档案，要采取多种介质保持的形式，比如在进行光盘或磁盘保存的同时，还要对电子档案的打印输出件或缩微片进行存储，保证磁性电子档案介质出现问题时，可以通过其他途径获得电子档案的原始形态，以保留电子档案的原有价值。

（三）建立电子档案网络安全防护体系

针对开放的网络环境给电子档案带来的安全威胁，相关部门和人员要从多方面采取防护措施，建立电子档案网络安全防护体系，为电子档案的存储、传递和使用营造一个安全的环境。第一，进行访问控制。采取这一措施的目前就是保证电子档案的信息不被非法访问和非法使用。通过访问控制，可以对电子档案用户的访问权限、访问内容等进行规定，防止非法操作危害电子档案的完整性和安全性。第二，采取加密及签署技术。网络安全技术的一项核心内容就是加密和数字签名，在电子档案安全管理中采用这项技术能够对电子档案的真实性进行验证，以确认其内容是否被篡改或伪造，从而保证电子档案的安全性。第三，防止黑客入侵。这一防护措施主要从建立防火墙、进行漏洞扫描、进行入侵检测等几个方面来实现，以防止恶意软件或病毒通过攻击网络来盗取或破坏电子档案。

（四）提高电子档案管理人员的安全意识

电子档案安全防护工作不能仅从非人为的角度加以改进，还要充分发挥“人”的作用。这就需要各组织档案部门加强对电子档案管理人员的重视，提高其安全防护意识和责任意识。相关部门要积极组织电子档案管理人员参加教育培训活动，学习专业的电子档案管理知识和技能，掌握先进的经验，使其在日常管理工作中真正做好电子档案的安全防护工作。为了有效避免人为因素给电子档案造成安全威胁，相关部门应该加强对电子档案工作人员行为的规范化管理，规定其不得使用管理系统中的专用计算机访问外部网络，禁止在管理电子档案的专用计算机上安装盗版软件，防止软件之间产生冲突而导致系统可靠性下降，进行资料输入或输出应尽可能地降低使用U 盘的概率，不要轻易打开并运行自己不了解的文件，防止病毒入侵等，进而提高电子档案的安全性。

三、结语

综上，为了确保电子档案的安全性，档案部门要清楚的认识到电子档案安全的局限性，进而加强对电子档案的日常安全防护管理，保持电子档案的原始性，建立电子档案网络安全防护体系，还要提高电子档案管理人员的安全意识，从而保证电子档案的安全性、完整性和真实性不受损害。

参考文献：

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对于档案管理工作来说，档案安全是根本，确保档案实体、档案信息的安全性是档案事业可持续发展的基础[1]。近年来，随着科学技术的迅猛发展和信息技术的广泛应用，工程企业出现了越来越多的电子档案，越来越多的纸质档案也逐渐转变为数字信息存储于计算机中，一方面，档案数字化、信息化是顺应时代的要求；另一方面，档案的数字化、信息化引发的安全问题日益突出，同时传统的档案管理模式自身固有的漏洞和安全隐患，在一定程度上直接威胁到实体档案的安全。基于这一严峻问题，本文提出建立和完善工程档案安全体系显得十分重要。

1 工程档案安全管理工作中存在的问题

1.1 实体档案安全管理工作中存在的问题

毋庸讳言，长期以来，由于工程企业中部分员工档案安全意识淡薄，归档手续不完备，工作人员对档案查阅利用监管不力，防范措施不到位等多种原因已经造成工程声像档案收集缺位、蓝图时有丢失、档案人为损毁等事故，实体档案安全方面存在的各种隐患不容忽视。

①档案类型收集重此薄彼，对档案实体安全构成严重影响。近年来，在工程企业中，普遍存在档案门类归档不全，以及厚此薄彼的现象。

一方面，机关文书档案、会计档案，专业室设计图纸（底图、蓝图）的归档工作受到归档部门的重视注重，对于声像档案、设备档案、照片档案的收集整理归档等遭到不同程度的忽视。在多数情况下，这部分档案都留在经办人员的手中，随着经办人员的变动而无人收管，要么不知去向，要么处于零散状态，进而在一定程度上造成档案严重流失[2]。

另一方面，档案内容归档不完整，缺乏成套性和系统性。

②归档手续不完备，档案原始追溯性得不到保障。长期以来，由于工程企业缺乏归档范围确认制和归档范围备案审批制的档案收集工作运行机制，导致很多归档部门归档手续不完备，以参字号图纸资料归档为例，很多时候归档人员从现场带回的档案资料，拿到档案室归档时，既没有归档移交清单也没有档案交接文据，这种情况在传统的档案管理模式中时有出现，导致档案原始追溯性得不到保障，同时，也给档案管理人员的工作带来很大的不便。

③利用机制不健全，实体档案安全受到严重威胁。由于工程企业中部分员工档案安全意识不强，加上档案工作人员有时疏忽大意，监管不力，造成档案信息损毁、丢失事件时有发生。例如，蓝图被设计人员带到现场后，忘记带回公司，造成遗失；有的档案借出好几年都不见归还，虽然部分企业档案管理部门每三个月就会下发一次催还通知，但经常有借阅人常年出差在外，所以催还通知对他们也起不到约束作用，进而在一定程度上使得档案实体脱离了监督与管理，进一步造成档案在归还时出现破损，但是，没有得到及时的修复。

1.2 电子档案安全管理工作中存在的问题

电子档案与纸质档案具有截然不同的性质，一方面，电子档案的信息与载体彼此分离，其内容存储的位置不固定，往往可以从一个载体转移到另一个载体上，但是内容没有发生任何变化，并且可以通过网络传输电子档案，共享能力比较强大，进而增加了安全隐患。另一方面，电子文件从形成到利用，各个环节都有发生信息更改、丢失的可能性，直接威胁着档案信息的安全。

①电子档案传输过程的信息安全问题。以笔者所在公司为例，目前，电子档案传输的形式主要有两种：

一种是利用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行传输，传输前电子图档管理人员先根据利用者的需求，将电子档案复制到存储介质上，由利用者将其送达到目的地（例如：设计人员将刻好的光盘送到现场给业主）。

另一种方式是利用计算机网络技术进行传输（例如，设计图纸电子版存档就是采用局域网传输），与纸质档案相比，网络传输具有一定的优越性，地理、人力等因素对于档案传输不再有任何限制，其传输速度也令纸质档案难以企及。但问题是，技术本身就是一把双刃剑，通过网络传输档案资料时，数据信息容易被他人窃取，对于不宜公开的档案来说，通过网络进行传输时需要给予高度关注[3]。

②电子档案整理、归档过程的信息安全问题。从2000年至今的十二年间，笔者所在公司电子图归档一直使用《电子图档管理系统》。不可否认，在十年前，这套电子图档系统曾经为公司档案信息化建设进程做出了巨大的贡献，但是，在图档软件日新月异、更新换代迅速的今天，这套系统无疑已经不再适用公司档案信息化发展的步伐，甚至成了阻碍。

电子文件对设备及软件运行环境有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过修改、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题。在公司图档管理工作中，我们经常会发现档案管理部门使用的字型文件与设计人员所使用的字型文件存在差异，验收时就会出现图形显示正常，文字显示却发生错位、变形，甚至出现乱码、空白[4]。

③电子档案保管和利用过程的信息安全问题。由于档案经费投入有限，部分工程企业档案室防磁柜等设备一直都没有得到有效的解决。存储在磁盘、光盘等介质上的电子档案都只是存放在普通的档案柜中，柜、架及库房温湿度均未达到有关标准的要求，也达不到避光、防尘、防变形的要求。但问题是，电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，不达标的保管条件，很可能导致存储介质失效。

电子档案在给我们的工作带来便利的同时，也存在着一个突出的问题，就是信息的安全性时刻受到威胁。虽然大部分工程企业档案机构建立了专门的电子档案管理制度，包括借阅审批制度、多套备份制度等，但电子档案借阅出去后，缺乏后续的安全监控手段，很可能造成信息泄露，电子信息被复制和更改现象出现，存在安全隐患。

2 建立档案安全体系的措施

2.1 加强档案安全宣传教育，提高全员档案安全意识

在档案管理过程中，通过对档案安全加大宣传教育的力度，帮助档案管理人员树立档案安全意识，尤其是档案安全事关全局、公司，甚至党和国家的根本利益。在日常工作中，充分意识到档案安全是档案工作的生命线，同时也是档案工作者义不容辞的责任。

2.2 积极争取领导重视支持，建立健全档案安全制度

在开展档案工作的过程中，档案安全是重点，需要积极争取领导的重视和支持，在企业安全管理发展规划中，将建设档案安全体系工作纳入其中，同时明确各部门的职责，并与问责制建立联系，做到奖惩分明，进而在一定程度上形成上下贯通的档案安全工作体系[5]。进一步建立和完善，并全面贯彻落实企业节假日安全值班、安全消防管理等各项安全制度，形成用制度规范、按制度办事、靠制度约束的档案安全管理机制[6]。

2.3 强化档案收集整理，加速纸质档案的数字化进程

收集是档案工作的第一要务，要确保档案的安全完整，就必须做好收集整理工作。《中国石油天然气集团公司档案管理手册》前言规定“归档范围确认制与备案审批制，既是对实践经验的总结，也是收集工作的创新发展，为文件材料的归档齐全提供了制度保证。”这就要求，一方面，各归档部门应根据本部门的实际情况，制定出一个按组织机构或人员职能分工的、全面而又有明确针对性的归档范围，并切实执行这种归档范围，以确保文件资料的齐全完整，整理规范。另一方面，档案部门要做到严格监督和检查归档部门提供的档案资料是否齐全、完整，要提高档案材料的收准率和收全率，避免某一门类的档案材料短缺。

近年来，随着科学技术的进步和档案信息化建设进程的不断深入，以信息化带动各项业务工作，促进管理水平和服务能力的提升，更好地为工程企业设计人员利用档案提供服务，已成为档案部门可持续发展的新目标。这就要求我们必须加速纸质档案的数字化进程，例如：将传统的纸质档案目录转变为机读的电子档案目录、将纸质版的荣誉获奖证书、审批表、贡献人员长名单等进行扫描等。

2.4 规范档案利用机制，强化档案安全管理程序

档案管理工作有其独特专业特点和不可替代性，同时它又是一项具管理性、服务性、政治性、科学性和文化性为一体的一项重要工作，对档案资料进行保管和利用，进而在一定程度上确保档案信息的安全性，对于档案管理部门来说，这是其最基本的任务。

对档案资料利用机制进行规范，制定并认真落实涵盖整个利用过程的档案管理规定、档案查/借阅管理制度、档案室目标责任制、首问负责制及保密、库房管理规定等一整套管理制度。做好档案资料的保管、保密工作，对工程档案进行规范化管理，明确分工，完善考核标准，切实加强利用过程的档案安全管理，严抓借阅审批制度，离退休、借调人员离开公司前必须将所借档案归还完毕才能办理相关手续。切实加强档案整理调阅过程监控，认真做好档案出入库核查登记工作；配备档案安全保管库架，防磁柜等，加强电子档案和重要珍贵档案的保管力度。

2.5 加强信息化过程管理，确保档案信息安全保密

在新的历史时期，对于工程企业档案部门来说，档案信息化建设是一项基础性业务工作，同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路[7]。因此，对档案加强信息化管理，这是建设档案安全体系的一项重要内容。我们要全面贯彻并严格执行国家档案局、集团公司有关“非公开的档案信息一律不得上外网，认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保信息化过程中的档案信息安全保密。

总之，工程档案安全体系建设是一项长期而艰巨的任务，随着信息化进程的不断深入，影响档案安全的因素会越来越复杂。目前各工程企业档案安全管理工作中虽然还存在很多问题，但我们相信，在各级领导的大力支持下，经过档案工作者不懈努力，工程档案的寿命一定能够最大限度地延长，进而在一定程度上确保了工程档案实体与电子档案信息的安全性，为工程档案的长期安全保管和快速有效提供利用做出应有的贡献。

参考文献：

[1]杨冬权.国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.

[2]白擒虎.建立健全档案安全体系的重要性[A].

[3]时连旗.浅谈电子档案信息安全管理[J].经营管理，2011，33（2）：37-38.

[4]蒋亚玲.工程设计电子文件的归档与管理[Z].河北：中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司档案室，2011.

[5]王洁.档案安全保护 责任重于泰山[J].科技风，2011（9）：272.

[6]丁海斌.论信息化时代电子文档的信息安全[J].辽宁大学学报，2003（3）.

篇（10）

（一）加强领导，落实责任，强化档案工作组织建设。

一是明确部门，落实责任。由综合管理部门负责全行档案日常工作管理及年度目标考核工作，研究解决档案工作中存在的问题，并及时向行领导汇报。二是配备精干高效，结构合理，数量充足的专职档案人员，确保了档案工作的正常，持续开展。三是梳理档案管理制度，制定档案工作发展规划。近几年档案管理的办法制度随着业务的发展都在不断修改完善，为保证档案工作跟上业务发展的需要，我们及时对相关的管理制度、办法、操作流程进行了梳理，确保档案管理与业务发展的有效结合。上半年，按照上级行的总体安排部署，并结合我行实际，我们制定了档案管理三年目标规划，确立了“一年一进步，三年一大步，力争年我行档案工作目标管理考核达到一级标准”的工作目标。四是检查监督日常化。我们按期对全行的档案工作及档案管理情况进行检查监督，及时发现问题，及时整改。五是努力加强档案宣传工作。我们通过各行处，部室组织员工了解，学习，熟悉档案管理的相关规定，提高了员工的档案法制意识，在全行上下形成良好的档案工作环境。

（二）强化档案标准化管理，努力提高档案管理质量。

一是初步建立了综合档案管理体系。按照集中统一管理原则，我们对全辖业务档案实行了集中统一管理。全行的法人客户信贷档案，个人客户信贷档案，文书、财务会计、科技、特殊载体档案等都基本上实现了集中管理；二是规范操作流程，强化管理制度。我们在各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，都严格遵守档案管理制度，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。三是重视全卷宗的建设。我们正在逐步建立内容充实，规范的全宗卷。四是做好档案统计工作，确保档案统计报表上报的及时和准确完整。

（三）坚持“防治结合，以防为主”的方针，加强档案安全工作

篇（11）

1 对《档案法》的认识与实施

《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行<中华人民共和国档案法>的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：

把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]

1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]

从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。

把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。

档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。

2 《档案法》对档案行政管理权力的约束

《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：

2.1 管理范围的约束。管理的范围又分为“事”和“物”两个方面

2.1.1 管理“事”的范围。《档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《实施办法》第八条第三款规定：“监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。”第四款规定：“组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”也就是说，《档案法》将档案行政管理“事”的范围限制在档案工作、档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训这些方面。

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2.1. 2 管理“物”的范围。管理的“物”就是“档案”，需要说明一下，档案行政管理不直接管理“档案”，而是，通过管理拥有档案的档案行政管理相对人的档案事务来管理的。《档案法》调整的档案范围，即《档案法》第二条的规定：“本法所称的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治……活动直接形成的对国家和社会有保存价值的……历史记录。”就是说，档案行政管理部门管理“物”的范围是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人的档案事务。

2.2 具体管理权的约束。《档案法》对档案行政管理权力约束控制的具体条款并不多，也不太明显，但这并不等于没有约束控制。按照行政法对行政管理机关“法无规定不可为”的基本原则，《档案法》对档案行政管理部门赋予了一定的权力就等于约束限制了权力，档案行政管理部门只能行使《档案法》规定的权力，超出规定的权力范围，就有违法之嫌。下面，就主要的具体管理权作以阐述。

2.2.1 对监督和指导权的约束。《档案法》第六条规定了监督和指导的权力，对此，《中华人民共和国档案法实施办法释解》中的解释为：监督是指“通过对法律、法规、规章实施情况的检查，督促有关方面依法做好档案工作”。指导是指“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”。[12]这实质上是对监督和指导的权力进行了约束限制。尤其对“指导”权力的约束是非常明显的，这里的“指导”与常说的“业务指导”大相径庭，是指行政指导。

2.2.2 对查处档案违法行为的约束。《档案法实施办法》第八条第三款规定，“依法查处档案违法行为”，这就要求档案行政管理部门在查处档案违法行为时，要程序合法、规范，要以法律为准绳依法查处。这里的法不仅指《档案法》，还包括其他相关法律，主要是相关行政法律。

2.2.3对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理约束。对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务的管理不能像国有档案的档案事务那样细，管到“集中管理”、“定期向档案馆移交档案”等。只能按照《档案法》第十六条规定来管理，即“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购”。实际是在限制档案行政管理部门管理非国有档案所有者的档案事务的程度。

2.2.4 对行政强制权的约束。《档案法》第十六条对集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的档案，采取代为保管、收购或者征购的规定，是《档案法》中唯一的行政强制项目，并对其行使限制了条件。虽然条件比较笼统需要细化，但表明不能随便行使这一权力。

3 超越《档案法》对档案行政管理权力约束的现象

3.1 扩大管理范围现象。以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》第二条规定：“本办法所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的……历史记录。”按照《档案法》的规定，档案行政管理部门对非国有档案只管其中那些“对国家和社会有保存价值的”档案事务，具体管理程度范围应该限制在第十六条的范围内。该《办法》明显的是越权扩大了管理范围。其他一些地方档案行政管理部门制定的《民营企业档案管理办法》、《家庭档案管理办法》、《社区档案管理办法》、《村级档案管理办法》基本大致相同，而且有些连立法依据的条款都没有。

3.2 扩大管理权限现象

3.2.1 扩大对非国有档案的档案行政管理相对人档案事务管理权限现象。还以《湖南省民营企业档案管理暂行办法》为例，该《办法》对民营企业的档案的管理如建立档案机构、明确档案管理部门与人员、实行集中统一管理、档案工作部门的职责、分类、归档时间等都作了规定。明显超出了《档案法》第十六条的范围，是越权扩大了管理权力。再以《哈尔滨市家庭档案管理办法（试行）》为例，该《办法》第五条规定：“家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。”这明显地超出了《档案法》的管理权限范围，显然，有侵犯公民权利、干涉公民对家庭事务处置权之嫌。

3.2.2 “指导”权力的扩大。对于“指导”，档案行政管理部门至今很少是按照“通过业务上的辅导、咨询、政策的阐释，使有关方面做好档案工作”的要求去进行的，多数情况下，还是按照计划经济时代的“业务指导”方式去行使“指导”权的，“业务指导”的权力明显地超过“行政指导”的权限，而且，在现在还有扩张的趋势，最明显的表现，就是将业务指导与档案执法相结合。有的是“执法与业务‘合力’增强”，使“业务指导更有权威了”；[13]有的是“档案业务指导工作必须借助档案行政执法来促进，两者应紧密结合”。[14]这些做法，实际是在超越《档案法》的约束扩大“指导”权力。

3.2.3 超越《档案法》权限的现象。在现实中，超越《档案法》权限的现象时常发生，甚至引起了行政诉讼，最典型的是湖南省芷江县村民状告县档案局案。案由是：芷江县档案局“芷档法字[1999]o1号”《关于宣布芷江档案馆保存的126号全宗125号案卷第138页和140页档案后添写部分不具有法律效力的通告》（简称“1号通告”），致使村民以失去15亩山地所有权为由，向县人民法院提起档案行政诉讼。经法院审理，县档案局败诉。法院作出判决的理由是县档案局的“1号通告”“运用法律错误”。“档案行政管理部门应当依法行政，而县档案局作出添写的档案内容无效的宣布，法律依据不足。”[15]其原因就是该县档案局超越了法定职责权限。

4 控制约束行政管理权力的趋势

依法行政的首要标志就是要加强对行政权的控制，随着依法行政的深入，对行政管理权力控制约束也越来越严。一是从立法上，行政立法正由部门立法向专家学者立法转变；二是限制行政许可。依据《行政许可法》和行政审批制度改革的有关规定，国家档案局按照要求分三批取消33项国家档案局行政审批项目，到2004年只保留行政许可项目3项和非行政许可审批项目3项。许可项目在逐渐减少。从这种趋势看，无论《档案法》如何修改，扩大档案行政管理部门行政权力的可能性是不大的，而控制约束的可能性会增大。