诉讼档案管理大全11篇

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关键词：

诉讼电子档案;诉讼电子档案管理;问题与对策

加强法院诉讼电子档案管理，对于法院档案工作向现代化管理方向转变以及助推阳光司法具有重要意义。笔者以杭州市中级人民法院（以下简称杭中院）为例，简要分析法院诉讼电子档案管理存在的问题，并提出解决对策。

1问题分析

其一，档案人员队伍建设亟待加强。杭中院诉讼电子档案管理工作量大、工作技术含量高的特点很明显。工作量大集中体现在档案人员需面对大量的查档者，要经办一系列手续。首先是对内提供查询服务，内部工作人员如需查询诉讼电子档案，要登录电子卷宗查询系统，选中所需条目并提出申请，档案人员对申请人的相关情况进行审查，并予通过审查的申请人相应的临时权限，申请人获得权限后即可查询档案。其次是对外提供查询服务，社会人士事先递交查档申请，并附上身份证明、单位证明、查档事由说明等相关材料，档案人员对递交的材料进行审核，通过审核后将所需的诉讼电子档案发送到指定计算机供申请人查阅。此外，档案人员还肩负有对电子档案相关信息进行统计、指导各业务部门形成电子文件并及时归档以及与省高院和各区法院档案人员保持密切业务联系的职责。目前，杭中院只有8名档案人员，他们面对繁重的档案工作显得力不从心，8人中有4人为外聘人员，档案人员队伍不够稳定。工作技术含量高主要体现在与省高院、各区法院通过诉讼电子档案管理系统实现档案资源的互联互通，实现档案远程调档与异地查阅；将电子档案备份在信息数据中心的磁盘阵列上，并定期通过专门网络远程备份到杭州市容灾中心。目前杭中院档案人员普遍年纪偏大、缺乏信息技术知识，难以胜任工作。其二，工作中应用的技术不够完善。就杭州市的情况来看，现有的档案数据库在数据结构、逻辑设计和物理设计方面不够完善，在实现数据共享、确保数据安全和数据完整性方面有待提高，档案安全防范工作还需加强。此外，现有的检索条件无法满足海量档案的检索需求，检索效率低下；市中院与省高院、各区法院的档案资源互联互通缺乏深度与广度，工作成效并不理想。

2解决对策

2.1加强档案人员队伍建设

首先，增加外聘档案人员数量，确保人员队伍稳定。针对人员编制短期内难以增加的现状，应转变理念，积极依靠外聘人员开展工作，及时增加外聘档案人员数量。可与相关高校或高职院校建立长期合作关系，吸收信息资源管理专业或档案专业的优秀毕业生入职，提升档案人员队伍整体素质；要多措并举维护队伍稳定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓励档案人员安心工作、做出业绩、有“为”有“位”。其次，加强对外聘档案人员的业务培训。对外聘档案人员的培训侧重点应是法院业务工作特别是诉讼工作，以及与工作联系密切的信息技术，要在档案人员上岗前提供岗前培训、上岗后定期组织业务培训，让档案人员掌握法院工作和诉讼工作的最新进展，学习最新的信息技术知识；还要组织档案人员参加省、市档案部门组织的档案业务培训，或邀请高校信息资源管理专业的学者举办讲座，及时更新档案人员的档案业务知识结构、了解档案学前沿的理论知识，为他们创新工作理念与工作方式提供知识储备。

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1 诉讼档案的特点

1、检察院诉讼档案最基本的保管单位为“一案一号”。“一案一号”是指各个案件办理中检察机关由立案―结案产生的全部资料，向诉讼档案转化后，即可进行档案号的编制。通常情况下，“年度、类别、案卷号”为构成诉讼档案的档案号，同时各个诉讼案卷是由性质各异的案卷形成。

2、各类诉讼程序对形成检察院诉讼档案产生约束力。在案件办理环节，需严格遵循相关要求进行操作，如与程序不符，则与法律法规相违背。为此，在办理案件时诉讼程序将对诉讼材料产生乐卦际。特别是案卷组卷具有极为单一的方式方法，且固定化形式，致使其不能与其他档案不同，无法以件的形式存在。要求诉讼文书材料必须严格遵循程序、时间的条件进行操作。

3、检察院诉讼档案具备相应法律效力。法律效力为诉讼档案材料的主要特征，其强制性、约束能力极强，但法律效力只针对此案件诉讼当事人，为此，时间、空间发生改变时，诉讼档案不会随之改变。

2 检察机关诉讼档案管理存在的问题

1、档案管理意识较低，档案法制观念不足。在检察机关工作中诉讼档案极为关键，但因现阶段我国并没有建立完善的法律体系及办案工作人员档案管理意识低等现象的长期存在，导致结案后归档不及时、归档质量差等问题的大量出现。

2、检察诉讼档案收集不全。本文主要从2方面对收集诉讼档案不全问题进行分析，第一，收集案件案卷不全，于检察诉讼档案而言，都会选取“一案一卷”的形式，在目录内收集是否齐全可以清晰地看出。但大多数检察机关没有很好地保存其库存的诉讼档案资料，不仅是案卷没有被及时收集，目录也没有及时被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的内容主要包含目录、卷宗封面等，如卷宗材料因无法有序进行排列、无法准确、工整地书写各类文书材料。

3、检察诉讼档案数字化程度较低。伴随科学技术的不断进步，新技术、新工艺大量涌现，档案管理工作方法也随之改进。但检察机关对数字化技术并不敏感，特别是基层检察院，因各类因素的约束，无法充分选取数字化技术。导致在开发检察诉讼档案信息时程度较低，进而导致大量检察信息资源的过度浪费。除此之外，对数字化档案管理理解误差也会成为其数字化程度滞后的重要原因之一。

4、混乱的诉讼档案电子化管理。在实施信息化建设的同时，检察工作将有大量电子文件出现，这就需要做好电子化管理工作。此类文件自发性、分散性特点极为突出，因其具有不同格式、标准，导致各个检察院诉讼档案电子文件存在极大差异。特别是电子文件数据更改问题频繁产生。

3 检察机关诉讼档案建设及管理的措施

1、积极宣传档案工作的重要性，全面提升工作人员的档案意识

伴随信息时代的到来，检察机关档案管理人员的角色也发生了极大的改变，从保管员逐步向组织者、管理者进行转变，这和检务公开具有一致性，进而提升了诉讼档案管理水平。诉讼档案人员工作目标需与检察机关持续、健康发展目标统一，以此进行工作人员档案意识的全面提升。具体要求如下：

第一，提高档案检察诉讼管理理念，在与检察业务充分结合的前提下，根据相关管理规定，对诉讼档案管理工作进行正确指导，将检察诉讼档案管理理念等内容逐步传送给业务部门；

第二，在制定文件档案政策时积极参与，进行业务档案内容的统一规范，对传输保管电子文件时需制定一个科学的标准，在检察业务需求的基础上建立诉讼档案管理工作发展体系。

第三，在检察机关内档案室在面积方面占有极大优势，库房、查阅室及办公室等把该空间进行了合理划分，在此空间功能发挥中，在检察文化建设中，需充分融入档案管理意识，通过诉讼档案各个要素的充分利用，可对各个空间进行粉装，且进行检察诉讼档案管理内容的制作。

第四，文字描述、影音等都是诉讼档案管理中常见的资料形式，这些资料又产生于多个部门，各个资料之间存在着必然的联系。特别是在案件办理过程中，将出现大量资料，这种情况下将大大增加诉讼档案管理的难度。基于此，诉讼档案管理人员必须具有较高的专业素质，将各项资料进行妥善保管，并对各项资料之间的关系进行充分分析，确保材料的真实性与精准度。

2、加强档案管理人员培训及继续教育

作为一项系统化工作，档案人员主要负责检察诉讼档案管理工作。为达到检察诉讼档案现代化管理，应进行档案管理专业人员培训，只有这样才能深度开发利用诉讼档案信息。相比其他行政单位，检察单位诉讼档案业务指导工作范围、对象存在极大差异。开展诉讼档案工作与各个部门密不可分，如收集资料科室、案卷整理科室等。每年档案培训活动都会开展，但培训内容都存在极大差异，但都是基础类知识。培训需具备针对性，也就是选取分块方式对某个工作有针对性地进行培训活动的开展，将现代管理知识作为培训重点，进行电子管理知识的普及，在检察诉讼档案管理中应对现代科学信息技术水平加以全面提升。

3、各项档案制度的完善

通过检察诉讼档案管理制度的进一步完善，能够在极短时间内帮助检察诉讼档案人员对自身工作进行全面掌握，保证不因为人员变动而出现诉讼档案工作不连续的问题。且通过相应激励方法进行档案人员工作积极性的提升。同时，在档案管理工作中需进行典型树立，以此对新来员工起到激励作用，进而全面提高检察诉讼档案管理工作水平。作为一项综合性较强的工作，诉讼档案管理具有科学性、服务性的特点。在检察机关发展建设中其案件性质，都会对档案管理造成一定影响。通常情况下，利用档案资料可以对案件实际情况及现状进行数据信息地查询与分析，为案件办理提供可靠的参考资料，做好档案资料整理工作，才能提升诉讼检察工作效率。

4、检察诉讼档案资料整合，文件档案管理信息系统的有效建立

实物资料信息化是电子文件的主要特征，计算机存储介质可集中大量原始检察诉讼档案资料，传送是可利用网络进行。利用计算机管理档案检察单位可进行三级（省市区）局域网络区域化资源的同时建立。为科学管理诉讼档案，应做到归档登记统一化、规范化。借助于检察机关业务应用软件规范管理作业程序。也可利用电子计算机将档案信息文件资料的准确编制，以此为录入信息速度、准确性的全面提升提供可靠保障。

4 结束语

综上所述，随着社会经济发展速度的不断提升，我国检察单位工作量也越来越大，进而档案数量也随之增多，以往档案管理模式与当前基层检察机关的工作存在严重的滞后问题，为满足现代档案工作发展需求，必须重视检察机关诉讼档案工作，这也是检察诉讼档案工作得以快速发展的重要条件。

参考文献

[1] 陈洁清. 谈档案员如何配合审计部门做好档案一项一卷的收集管理工作[J]. 办公室业务. 2013（17）

[2] 李国民. 论现代档案管理工作中的方法创新与对策设计[J]. 安阳师范学院学报. 2012（04）

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1诉讼档案的含义

检察诉讼档案是人民检察院以办理案例为目的，依法进行诉讼活动所形成、具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。主要分为四类，即：侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷[1]。人民检察院的诉讼档案是检察活动的记录，真实地记录着检察活动的始终，不仅是是检察业务工作成绩的重要承载，而且是国家财富的重要组成部分。[2]

2基层检察院诉讼档案管理的现状及问题

通过近年来的努力，基层检察院诉讼档案取得了一定的成绩，但是在新形势下，基层检察院诉讼档案管理也存在着一些问题。

2.1档案意识不强，管理效果不佳

目前，院内各部门没有充分认识到档案管理工作是检察院工作的一个重要组成部分，大部分检察人员存在着“重办案轻档案”的思想，没有对本部门的收集立卷工作进行检查，认为这是档案室和档案管理人员的职责，长久下来，给档案管理人员增加了负担，再加上专业档案人员的缺乏，档案部门督促不力，整个诉讼档案管理效果欠佳。

2.2诉讼档案的文书材料收集不全，档案质量差

基层检察院的诉讼档案管理中经常存在质量问题：首先，由于我国法律体系不是很健全，加上办案人员的档案意识不强，造成大量的诉讼文书材料归档不及时，归档材料质量较差。其次，档案人员在接收案卷材料时，没有认真检查，部分案卷缺少讨论案件记录和阅卷笔录等；卷内材料排列混乱，重复文书材料、与定罪量刑无关的材料没有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣质字迹，如使用圆珠笔、铅笔、复写纸等。使用这种不耐久的字迹材料极易使字迹模糊、扩散，不易长久保存，严重影响诉讼档案的保管质量。最后，部分案件的承办人没有书写法律文书编号，如审查批捕、案件意见书不编号；诉讼案卷的封面年度、字第号填写不规范、不统一；有的案卷，案件承办人不签名，没有填写负责人，造成了一定程度的归档困难。

2.3信息化建设情况差，信息资源利用率低

当前各级检察院都在进行信息化建设，但是，目前基层检察院的档案信息化建设仍然存在一些问题。一般基层检察院的诉讼档案的信息化管理仅仅是条目管理，没有延伸到全文管理；运用单机版管理软件或借助EXCEL、WORD表格进行检索，没有实现信息资源共享，查找档案非常不便；对于产生的大量电子文档，没有引起重视，使得大量电子文件信息流失。大部分的基层检察院档案室保存着大量的诉讼案卷，这些案卷中蕴含着丰富的信息资源，但是一般都只是按规定收集、整理，没有对其进行开发利用， 档案人员只是等待查阅者上门查阅，档案信息资源没有进行有效的整合和利用，档案信息资源利用率比较低。

2.4档案管理基础设施设备和条件不足

随着社会经济的快速发展和社会法律意识的提高，检察院工作的深入开展要求档案管理工作水平也要进一步提升。一般基层检察院的档案库房选址都不符合档案建筑设计要求，不利于诉讼档案的保管和利用；其次，基层检察院对档案工作的投入，仅限于1-2台电脑和1台打印机，缺乏除湿除尘设备、消毒设备和温湿度测量仪等，没有防虫防有害生物的有效措施，没有实现档案管理的现代化，基础设备和条件较差，不利于诉讼档案的保存。

2.5缺乏专业的档案管理人员

随着人们法律意识的增强，诉讼档案的增多，各类基层检察院的诉讼档案剧增，但档案管理人员仅配备1-2名，更换频繁。大多数情况下，这些档案管理人员都没有专业的档案管理知识，且没有经过专业的技术培训，无法对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。在面对数以万计的诉讼档案时，无法准确而又有效的进行收集、整理、保管、利用等工作。有些基层检察院因人员紧张聘请兼职人员和实习生管理档案，没有统一的标准，加上缺乏责任心，致使诉讼档案管理缺乏统一性、科学性和规范性，给诉讼档案的利用带来很多麻烦。

3加强基层检察院诉讼档案管理的对策

3.1提高对诉讼档案工作重要性的认识，完善诉讼档案管理制度

诉讼档案工作对整个检察院工作的重要性不言而喻，要让每一个领导干部和检察人员都充分增强档案工作意识和档案法制观念。首先，把档案分级管理职责要落到实处，把档案工作列入重要议事日程，通过过问、检查、督促档案管理工作，为档案现代化管理工作提供物质保障创造条件。[3]其次，要把诉讼档案管理工作与检察院的岗位负责制和年终考核联系起来，以增强全院其他部门领导、检察人员和档案管理人员的责任心与事业心，加强诉讼档案的管理。

3.2严格规范诉讼档案材料的收集、整理、立卷工作，提高诉讼档案质量

案件负责人需要负责每个案件的文书材料形成、积累、整理，保证归档文件材料的完整、准确，并检查诉讼材料是否齐全、完整、是否符合要求，如果有遗漏或不符合要求的，要及时补齐或改正，对于无法补齐的文件，要在案卷备考表中说明。卷内材料应按照实际办案程序依次排列，各种证据材料，可先按材料的名称、问题等特征分类，再按时间顺序排列，将主要证据排列在前，辅助证据排列在后。案卷应有卷皮、卷内目录和备考表。卷皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，卷皮除目录号、卷号外，都应用字迹耐久的蓝黑或碳素墨水逐项准确填写，字迹要工整、清晰、规范。归档的诉讼文书必须按年度、程序、一案一号的原则，结案后，由案件承办单位整理立卷，于翌年第二季度移交档案部门，并根据《人民检察院诉讼档案保管期限表》划出保管期限。

3.3加强诉讼档案的现代化管理、信息化管理

现代化管理不仅可以大大地增加库房的库容量，而且还能提高查找速度、查准率和查全率，诉讼档案要实现现代化管理。面对日益增多、纷繁复杂的诉讼档案，要改变传统的管理模式，实现诉讼档案的纸质和电子“双套归档”管理制度，加快实现档案的电子化管理，各个基层检察院要逐步实现计算机管理和信息化管理，实现与市院网、省院网、及全国检察院接轨的局面，实现资源共享。积极引进利用先进的档案管理软件，实现计算机自动检索，提高工作效率，节省时间和空间，为诉讼档案的利用提供便利。

3.4加大对诉讼档案的基础设施的投入

加大对诉讼档案基础设施的投入，加强诉讼档案基础设施建设，有利于实现诉讼档案的规范化、科学化管理。档案库房的建设要严格按照档案库房建设要求标准，同时要购置诉讼档案管理所需的档案装具、除湿除尘设备、空调、防火系统、复印机、打印进、电脑等设备，还要积极加大适应诉讼档案管理实际工作需要的软件设备的开发和利用，加速实现档案的现代化管理，实现具有检察院特色的办公自动化管理和传统手工管理的有效结合。

3.5加强学习培训，提高档案工作人员的综合素质

新时期，档案管理规范化的新形势、新内容、新变化需要一支拥有一支高素质的检察档案管理人员，这是提升检察机关档案服务能力建设的核心和关键所在。首先，要加强档案工作人员的责任心和事业心，提高档案管理人员的档案意识；其次，加强对档案管理人员的档案业务学习和培训，使掌握利用计算机技术和现代化科学技术进行档案管理的方法和技能，积极主动开发利用诉讼档案资源，以适应档案工作发展的需要。最后，完善激励机制，可以考虑设置检察院档案管理人员先进工作者奖项，充分调动基层检察院档案管理人员的工作积极性和主动性。

人民检察院诉讼档案管理是一项系统性工作，各个基层检察院需要结合自身实际情况，积极稳妥地开展诉讼档案的管理、利用工作。

参考文献

[1] 杨玲.浅谈基层检察院诉讼档案归档中应注意的几个问题[J].档案与建设，2006（S1）.

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中图分类号：D926.2；G270.7 文献标识码：A

1平阳法院档案信息化建设现状及梳理

1.1档案存储情况

我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，从1949年至2015年10月，我院档案室库存诉讼档案131680卷，169802册。从档案管理系统显示，我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件，其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件，比例为已存案件的98.3%，并且诉讼档案的数量还在不断增加。

1.2档案管理利用现状

从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。数字档案系统于2014年11月投入使用以来，我院逐步建立起比较完善的查、借阅网上系统，成功实现法院间远程调阅卷，全院干警已实现通过数字系统查询档案。

1.3档案信息化建设情况

目前，我院共有6名工作人员从事档案管理工作，其中两名档案人员有正式编制，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16.6%。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

2基层法院档案信息化建设困境

2.1档案电子化利用效率不高

当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统，把所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事诉讼档案中利用率最高的恰恰是侦查卷，刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。

2.2实践中档案归档模式不统一

省高院要求结案后5日内必须归档报结，实践当中能在规定期限内完成归档报结存在一定难度。我院则结合现实状况，因地制宜，创建留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素，允许法庭在1个月内必须完成归档入库，以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%，十个工作日装订入库达90%的工作要求，每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。

2.3对档案信息化建设认识不足

少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案管理并不只是档案管理人员的事，它与电子文件产生形成的全过程都有非常密切的联系。因此，要做好档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。

3基层法院档案信息化建设对策

3.1加强组织领导，稳步布置信息化建设工作

档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。

3.2加强有序管理，夯实硬件基础设施

我院以新审判大楼搬迁为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机，21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。做好纸质档案保管工作，库存档案进行经常巡查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固。

3.3推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询

根据最高院要求，在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口，由律师或具备专业知识的志愿者为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助，切实方便当事人诉讼。同时，积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制，确定联络部门和人员，尝试推广应用浙江律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。

3.4开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼

在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。

4结语

总之，随着档案信息化建设的不断深入推进，档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，并抓住“科技强院”的有利契机，真正实现诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代，档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。

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随着科学技术的发展，网络平台上具有档案管理功能的应用软件也越来越多，但是由于档案管理系统的建设的规范性和统一性仍然不够理想，因此在进行有序的人民检察院档案管理的工作开展中仍然存在著许多障碍。并且由于检察院的档案管理部门缺乏电子信息管理意识，因此检察院无法良好的建立有序高效的档案管理电子系统。思考信息划时代下涟水县人民检察院利用信息技术管理档案的新方式，可以促使涟水县人民检察院排除弊端，更好的开展档案保存和管理工作。

一、涟水县在信息化时代开展人民检察院档案管理方式创新的重要性分析

涟水县隶属于江苏省淮安市，县城共有十九个县镇和一个省级经济开发区。随着国家经济的不断提升，涟水县的经济也发展迅猛，截止到2012年，涟水县的全年经济总收入已经超过了200亿元[1]。第二、第三产业的增长值在地区总生产值的比例也超过了百分之八十。飞速发展的经济使得涟水县的人们的生活的经济水平有了巨大的提高。然而一个地区在经济高速发展的同时也应当注重当地的法治管理。开展涟水县在信息化时代下人民检察院档案管理方式的创新，可以帮助涟水县人民检察院更有序的开展工作，为人民服务，在经济快速发展的时代为人民的生活提供更完善的法律保障。

二、涟水县在信息化时代开展人民检察院档案管理方式创新的方式分析

涟水县人民检察院在开展检察院档案管理网络系统的建设过程中，有效的完善了涟水县人民检察院管理档案的管理方式，参照涟水县的地域特点以及人民检察院的机关特质，在利用信息技术开展涟水县人民检察院的档案管理时主要有以下方式：

利用检察院档案管理平台网络系统完成文书档案和诉讼档案的统一管理人民检察院的档案类型主要有：文书档案、财务档案、声像档案、设备档案等等。在这些档案中诉讼档案和文书档案的管理最为关键，是人民检察院开展档案管理工作中重点的管理对象。因此在管理涟水县的人民检察院档案时，应当利用检察院档案管理平台网络系统重点管理涟水县人民检察院的文书档案和诉讼档案，完成这两种关键性档案的统一管理。

利用现代信息存储技术建立归档报结系统，规范案件报结方式在较长的时间内，涟水县人民检察院对于诉讼案件的处理方式都是“先报结。后归档”。只对于处理案件本身给予了足够的重视，忽视了档案管理的重要性。并且由于案件较多，管理人员利用传统方式不便于管理档案，因此涟水县人民检察院的很多档案在没有归档整理的情况下就被“束之高阁”，从而产生了很多案件超期未归的现象。并且这种不完善的档案管理模式也容易出现档案的丢失现象，严重的影响了涟水县人民检察院的档案的安全性和完整性[2]。

因此涟水县人民检察院应当利用现代信息存储技术建立归档报结制度，规范案件报结方式。实现诉讼档案的归档报结工作的系统化和有序化。利用现代先进的技术，实行系统性的档案报结，并且利用网络信息存储技术对于诉讼档案的归档报结工作的进展进行备份，从而保障涟水县人民检察院在开展档案管理的工作过程中，归档报结工作准确无误的进行，从而保障涟水县人民检察院的档案的安全性和完整性。

三、结语

思考信息化时代下涟水县人民检察院档案管理的创新，首先应当开展涟水县在信息化时代开展人民检察院档案管理方式创新的重要性分析，根据涟水县的地域特点以及人民检察院的机关特质，开展涟水县在信息化时代开展人民检察院档案管理方式创新的方式分析：利用检察院档案管理网络系统完成文书档案和诉讼档案的统一管理和利用现代信息存储技术建立归档报结系统，规范案件报结方式以及利用信息技术建立完整的检察院检索平台，促进档案资源的共享，从而促进涟水县人民检察院的档案管理方式与信息技术相结合，更加高效有序的开展信息管理工作。

参考文献：

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1.2 诉讼档案工作基础不断夯实。目前，滑县人民检察院通过办理各类案件，履行法律监督职能形成文书档案、诉讼档案、财会档案、声像档案、基建档案、设备档案等种类档案。其中诉讼档案数量在档案全宗中比重较大。2000年7月，投资10余万元，购置微机、密集型档案架等档案专用设施。2007年10月搬入“两房”后，档案室焕然一新，现占地面积80余平方米，可容纳未来50年新增各类卷宗、影像档案。

2 存在的问题与不足

2.1 干警档案管理规范意识不强，不能及时归档。当前检察工作普遍存在着重办案、轻档案思想，对档案材料完整规范、及时准确归档关注得少；不能做到档案材料及时结案、装订，需要不厌其烦地敦促，对归档的档案材料重数量不重质量，页码重叠、顺序颠倒等问题存在，给专职档案管理人员增加了工作负担。对检察机关来讲，没有完整规范的检察档案作记录，档案的开发和利用就成为无源之水无本之木。

2.2 档案案卷质量不高，档案安全存在隐患。①卷内材料不全，卷内文件短缺。一旦有当事人提出异议，需要复查时，可能因缺乏某项内容而影响案件的公正性。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面、备考表填写不全，归档卷宗的收案日期和结案日期填写不规范。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色。④许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。总体来讲，目前档案室大多是馆藏，内容庞杂、案卷数量多、时间跨度长，且多年来一直处于封闭式管理之中，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理规格不统一等，导致档案基础工作普遍较差。

2.3 档案管理信息化程度不高。基层检察院由于经费、科技条件的限制，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，档案管理者对计算机信息技术不够了解，该院计算机严重老化也很难适应数字化管理要求。

2.4 诉讼档案保密要求与档案利用存在矛盾。检察机关的性质要求诉讼档案做好保密工作，档案工作只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能查阅就行了。而档案利用是实现档案工作的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。档案工作者心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值档案被束之高阁，2001年至2012年间，该院检察档案被借阅111次，从利用范围来看，均为案卷复查和办案需要的借阅。

3 改进检察诉讼档案管理的对策与建议

3.1 加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。重视专兼职档案人员业务提高，积极组织档案人员参加上级业务培训、学历教育等，持续“充电”，不断提高档案人员业务水平，培养复合型专业档案人才。

3.2 实行标准化、规范化管理方法，确保质量。诉讼档案材料的收集、整理、装订、组卷要严格按照规定标准进行。一要层层把关、及时归档。诉讼案卷归档，要经各办案部门负责人、内勤人员对承办人整理的案卷材料逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后向档案室移交档案和清册，过期不交的档案，档案室应积极催交。二要严格按照实际办案程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。立案、侦查、审判、执行监督，直接受理立案侦查，控告申诉，民事行政四类案卷材料的排列顺序，按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。

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（一）诉讼档案作为一种专门档案，其特殊性主要表现在以下几个方面：

1.其机密性较一般文书档案为强。根据国家档案局2006年底制定的《文书档案保管期限表》，文书档案分为永久和定期两种，其中定期包括30年和10年两个级别。而根据最高人民法院和国家档案局2014年起实施的《人民法院诉讼档案管理办法》，诉讼档案分为永久、定期两种，其中定期又分为60年和20年。

2.诉讼档案与诉讼当事人利益密切相关。

（二）诉讼档案信息价值重要性也因此凸显出来，其主要包括：

1.法律证明价值。作为人民法院审理和执行案件的载体，诉讼档案主要为人民法院本身的工作提供服务。无论是对案件涉及的其他问题的调查，还是通过档案进行司法统计分析，或者是对案件的审理过程加以研究，进行经验总结，这些都离不开对诉讼档案的利用。

2.社会证明价值。法院诉讼档案可以为与法院审判活动无直接关系的一般公众服务。例如案件当事人和委托人可以到法院查阅总卷，而公安、检察、纪检等其他机关单位因工作需要，也经常到法院来进行诉讼档案查阅。可以说，诉讼档案的社会证明价值极大。

3、文物史料价值。司法活动是对人们的社会活动进行规范的重要组成部分。因此，对每一个案件的审理和执行活动都直接或间接反映了当时的社会政治、经济、文化、道德、民风习俗及人们的思想状况。而某些年代久远的诉讼档案，其本身就是珍贵的文物。

二、诉讼档案信息开发利用的特点及存在的问题

（一）随着普法教育的深入和人民法律意识的加强，对诉讼档案利用的需求也在逐步增大，以某基层法院为例，平均每周前来该院档案室借、调、阅卷，复制法律文书的就有200人次之多。这些利用大致可以分为两种：

1.由于办案需要借、调档案，查阅卷宗材料，复制法律文书。

2.经济、民事纠纷案件当事人及其人为实现其具体的合法权益或者其他相关事宜，需查阅案卷、复制法律文书或其他材料的。

（二）其存在的问题在于，目前档案部门的做法，偏重档案的管理工作，而不是从开发利用档案信息的观念上进行工作。因此，我们应把工作重点从管理上转移到提供利用上来。

三、诉讼档案信息开发利用的具体措施

下面将从诉讼档案、诉讼档案管理者、诉讼档案利用者三方面来分别阐述诉讼档案信息利用开发的具体措施：

（一）诉讼档案方面

诉讼档案是保证档案工作顺利进行的物质基础。传统的诉讼档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询等。要适应网络环境，加快档案信息化建设，就必须对传统的纸质档案进行现代化处理，主要包括对原始诉讼档案进行数字化、网络化、标准化及编研。

1.库藏诉讼档案的数字化

库藏诉讼档案的数字化建设，是档案工作在当代网络环境下发展的必由之路。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入，但是，两者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于无法精确处理原来的图像资料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于录入后校对的工作量巨大。因此，建议在实际操作中对采用价值和利用率较高的档案优先进行数字化处理。

2.库藏诉讼档案的网络化

传统的纸质档案利用，其利用行为通常是局限在小范围内，甚至只能单个人利用，从而缩减了档案的利用率，但如果进入到因特网后，不仅可以有效扩大档案利用的地域性，还可以使档案利用者打破传统的纸质档案排队式的利用方式，同时还可以进行网上咨询等，从而可大大提高档案利用的效率。在全省、全国甚至国际建立横向联系和纵向联系的检索中心网络成为一种必然的趋势，通过横向、纵向交错的方式，可以在各级法院之间建立联系，从而形成一个庞大的资源系统，实现高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的时候能够方便快捷地使用其中的任何信息。

3.档案管理的标准化

目前，人们使用的档案管理系统多种多样，这种不统一性给档案管理工作带来了很多实际的困难，而且由于软件的不统一，导致相互之间无法兼容等问题。因此，寻找一种有效的转换方式使解决电子档案长期存放和有效利用问题的关键所在。

4.诉讼档案信息的编研

如果说对档案信息建立一个检索中心是将无数档案归结在一个网络中心下的话，那么对档案信息进行深加工的编研工作则是对这些档案进行有序化和分类化的过程。

（二）档案管理者方面

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一、加强医院档案管理的意义

1.是医患双方维护各自利益的法律依据。医疗诉讼能否胜诉关键在于证据是否充分、确凿。医院档案无疑是证明医疗行为正确与否的基础，是医疗诉讼中的第一手参考依据。作为医疗诉讼中有效证据的医院档案很多，包括了诸如医疗文书、规章制度、操作流程、图文报告等等，需要通过有效地归档、整理、保管和开发利用才能更好地发挥档案的作用，以备不时之需。

2.能使医院“正衣冠、知兴替”。医院档案是医院历史的真凭实证，它从不同角度全面客观地反映了医院的医疗水平和人文底蕴，它就像一面镜子，能够使医院“正衣冠、知兴替”。近年来，医患纠纷的增加暴露出在医患关系中的种种问题。从医疗上讲，一份完整详实的医疗纠纷档案既有疾病的普遍性，也有患者、疾病本身的特殊性，而这些内容恰恰是医学教科书无法教给医生的；从人文伦理上讲，它既然是医疗纠纷，必定存在着在人文伦理上的缺失。因此，利用好医院档案，能使医院始终保持医院公益性，使医务工作者在治病救人的同时始终遵循“以人为本”、“以患者为中心”的理念。

3.对提高医疗服务水平、制定科学决策起积极作用。医院档案来自于临床医疗实践，因此它具体、真实、及时、可靠。如果通过一定数量的档案统计分析，将能从中总结出经验教训，得出科研成果，这对于指导医院医疗实践和提高医疗水平有着促进作用。通过分析医患纠纷产生的原因，医院管理者能够找出内部业务建设和制度建设中的不足，这对医院管理者制定方针政策，提高医务人员医疗服务水平，构筑和谐医患关系将起到积极作用。

二、医院档案管理的现状

一直以来，我国医院深受“重医疗，轻档案”思想的影响，时至今日，许多医院包括一些三级医院的档案管理工作依然较为落后，具体表现在：医院领导档案法制观念淡薄；档案管理体制不健全；归档内容不清晰，档案存放混乱；管理人员专业素质参差不齐，对档案“重管轻用”；档案管理信息化程度较低；重视文书档案，忽视病历档案；医务人员缺乏归档自觉性等。上述种种，不仅严重拖了医院整体管理水平的后腿，还直接导致院方在医疗争议诉讼中举证不足，致医院于不利境地。

三、加强医院档案管理的对策

1.加强领导重视，强化全员归档观念。领导对某项工作的重视程度往往直接影响到员工对该项工作的重视程度。因此，应该首先提高领导干部对依法归档的认识和重视程度，把档案管理和医疗业务一起提上议事日程并常抓不懈。卫生主管部门可以定期请专业档案管理人员对辖区内医疗机构开展医院依法归档的讲座培训，并派专员下各个医院进行技术指导和抽查，结果记入医院领导考核。其次，要在院内做好宣传工作，对全院干部职工进行依法归档法制教育，明确其重要意义，使全员树立归档意识。

2.建立健全档案管理体制和规章制度。结合本院档案管理工作的实际情况，依据相关法律法规，制定一套符合本院特色的档案管理模式。积极听取、总结临床科室在档案管理中的具体需求和困难，制定切实可行的档案管理规章制度，让医院档案管理真正做到有法可依，有章可循，规范管理，提高效率。

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作者简介：曹京华，北京市石景山区人民检察院。

人民检察院的档案是国家重要的专业档案，真实记录了人民检察院的审判工作及其他各项活动，是人民检察院历史变革的重要凭证，也是人民检察院进行审判监督和其他工作的重要依据和必要条件。因此，合理开发和利用信息资源，发挥检察档案的作用，使档案工作参与检察改革、服务检察办案需要就显得尤为重要。

一、深化检察档案工作机制建设

建立、健全档案工作领导小组，形成由主管检察长领导，办公室分管主任负责，档案员统一管理与具体指导，各部门协调配合的档案管理工作格局。要把提高档案工作管理水平作为规范执法、促进检察业务工作发展的一项重要内容，及时解决档案工作中存在问题，及时制定、修订各类档案收集、整理、归档、移交、鉴定、借阅、销毁等工作制度。加大监管和服务力度，提高质量。严格执行归档制度，加强对重点工作、重大活动、重大建设项目的收集与整理，确保归档文件、案件材料齐全、归档及时。加大档案监管力度，强化档案“收、管、用”各个环节重点任务，切实提升档案管理水平。

二、深化档案队伍素质能力建设

坚持党要管党、从严治党，推进党建统领的新常态。巩固教育实践活动成果，严格履行档案队伍责任意识和履职能力，定期开展理论和业务培训学习。积极营造健康向上、务实清廉的工作氛围。一是提升基层档案队伍业务水平。加大教育培训力度，通过举办专题培训、开展观摩交流等形式增强档案人员的职业素养和职业精神的培养，积极营造团结进取档案队伍。二是培养档案人员爱岗敬业、求真务实、埋头苦干、甘于奉献的敬业精神，把教育培训经常化、系统化、制度化来抓，不断提高档案人员的业务技能和理论水平。三是定期组织档案知识学习培训，不断更新知识、更新理念、更新观点、提高认识，确保档案工作保持良好发展局面。 四是加强档案系统业务交流学习、学术研讨活动，提高档案人员综合素养，以“讲能力、转作风、树形象、求实效”为主题，全面提升档案人员职业道德水平，服务大局的良好工作氛围。

三、深化检察档案管理体系建设

随着司法改革的推进和社会档案意识的增强，依法管理诉讼档案工作的地位将更加凸显，诉讼档案的法制建设也将受到更多的关注。档案资源是一切工作开展的基础，是深化管理手段、挖掘信息价值，从而换发档案工作的生机和活力。检察档案记载着检察事业的发展历程，更主要反映着检察工作民主法制进程和重大司法改革的原貌。

（一）依法管档，法律先行

作为档案守护者、执行者，必须练就一身过硬的本领，熟知相关法律法规以及规章制度，时刻保持清醒的头脑，及时更新、补充知识，扩大自己的知识面，严格按照《档案法》规定和标准管理档案事业，任何人都不能凌驾法律之上，凡是违反档案法律法规的行为，都必须依法追究法律责任。 作为档案工作者只有熟悉法条，依法办事，才能赢得社会的理解和尊重，才能为档案事业法制化建设添砖加瓦。

（二）依法管档，从源头抓起

档案接收工作是档案管理工作的起点，接收工作的质量直接影响到档案管理与档案利用，因此，对待接收工作不能丝毫懈怠，更不能马马虎虎碍于情面，对不符合要求卷宗材料坚决退回整改。

（三）依法管档，抓好档案入口关

在诉讼档案归档时，档案机构应按照《人民检察院诉讼档案管理办法》对诉讼档案进行分类管理，人民检察院诉讼档案的编号应以本单位诉讼档案保管期限划分为前提，将不同保管期限永久、长期、短期的案卷每年各编一个顺序号。并对诉讼卷宗的编号、案件来源、嫌疑人姓名、申诉人姓名、举报人姓名、案由、处理结果、收案日期、结案日期、承办人、归档日期、盖章情况以及卷宗目录进行全面审查，以确保归档的诉讼卷宗材料完整、真实、合法、有序，全面提高档案归档质量。

（四）依法管档，建立信息采集制度

加强与各部门的沟通，建立信息采集制度，信息采集是电子文件（档案）备份中心系统的基础，没有丰富的电子数据支撑，电子文件备份中心就成为无源之水、无本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部门的参与、支持、配合，明确采集范围、内容及保密措施。

四、深化检察档案安全保密体系建设

保障档案实体安全和信息安全是档案工作的基本要求。应当构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系，加强内部管理，把安全责任、安全制度、保障措施落实到实处。一是加大档案基础设施和安全设施建设投入，逐步实现纸质档案库房、音像档案库房、实物档案库房、阅览室“四分开”。二是加大档案库房配备监控报警设备、温湿度控制调节设备、气体灭火设备、驱虫杀菌设备，配齐音像检测和播放设备、数字化扫描、存储、备份设备、档案管理软件及专用服务器，切实提高综合保障能力。三是加大档案信息系统安全保障。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系， 严格执行档案安全保密管理制度，严防把涉密档案传输到非涉密网络，加强对档案管理软件、档案专用计算机、档案专用服务器和其他档案存储介质的安全保密管理，确保数字档案室建设和运行的安全。四是坚持定期自查和档案安全巡查。定期清点库存档案，检查借阅制度落实情况，加大互查力度，细化考核标准，确保制度落实到实处。

五、深化检察档案利用服务能力

随着社会不断发展与进步，人们对档案利用的要求越来越高，档案提供利用服务，就是最大限度的满足档案利用需求，发挥档案的凭证作用。档案利用是档案工作发挥价值的集中体现，实现档案利用服务的拓展与增值，充分发挥各类档案的作用，实现档案的价值。 （一）严格借阅档案审批制度，确保档案利用安全

结合档案利用多的情况下，制定严格的档案审批程序，制定档案利用审批表，由档案利用人签名，填写借阅事项、借阅目的和借阅时间，经处室兼职档案员签名，报处室正、副处长审批，再报主管检察长批准。文书档案属于我院机密档案，一般不外借，如外单位利用我院文书档案时，需经主管检察长批准，方可办理借阅手续，并限期规档。

（二）严格借阅登记手续，确保证件齐全

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一、自查基本情况汇报

(一)、领导重视，思想统一，任务明确

我院的档案工作由院长×直接分管，办公室主任×主管，×到×乡挂职后，又由院志办主任×主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在年×月×日经考评验收已达省级标准的基础上，又有了新的进展。

(二)、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理

我院于年月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于××××年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于××××年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近万卷，每年又新增近千卷。原有的库房和阅卷室只有平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，××××年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达平方米，比原来的档案室扩大了平方米。其中库房面积平方米，阅卷室平方米;新购置密集架列组，加上原来的列组，现有密集架列组;标准档案柜组个、灭火器个、电风扇一台、型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。

经过不懈的努力，完成了年至××××年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年两年间各档案借阅卷次，利用档案卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《×市人民法院档案管理办法》、《×市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《×市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作

做到归档时间早知道，每年月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止××××年月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案卷、册。其中，诉讼档案卷，册;行政文书档案卷;会计档案卷;司法鉴定档案卷;资料档案卷;科技档案卷;声像档案卷;实物档案件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。

二、存在的问题

(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。

(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。

(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(℃——℃)以上，但有时也超过度以下，不符合档案管理规定的要求。

(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其外围，保卫视角差，存在着安全隐患。

三、整改措施

(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。

(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。

(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。

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2 企业档案管理和企业文件建设的重要性

从目前企业经营管理来看，企业档案管理和企业文件建设是经营管理的重要内容，其重要性主要表现在以下几个方面：

2.1 企业档案的规范管理为企业后期的生产经营、决策、创新、诉讼提供了重要依据

在企业经营管理中，有许多重要数据和原始凭证需要及时保存，特别是生产数据和财务数据等，不但关系到企业后期的生产经营，同时也为企业的决策和意外因素导致的财务诉讼以及其他诉讼提供原始材料支撑。从这一点来看，企业档案的规范管理是企业经营管理的重要内容，对企业的整体运营有着直接或间接的影响。只有重视企业档案管理工作，才能保证企业档案管理取得实效，进而为企业的经营管理提供可靠保障，保证企业的经营管理水平不断提高。

2.2 记录了企业的成长发展历程

企业的档案资料，是企业发展历史的全面反映，同时也是企业发展历程的集中体现。加强企业档案资料的管理，不但能够使企业档案资料管理更加科学规范，同时还能提高企业档案资料管理的实效性，为企业的经营管理提供可靠支持。从这一点来看，鉴于企业档案是企业成长发展历史的重要见证，加强并完善企业档案管理工作，对企业经营管理而言具有重要意义。同时，依托企业档案管理衍生出的企业文件建设工作，也对企业的发展起到了重要的支持和促进作用。

2.3 企业档案是企业文化的重要载体

从目前企业档案中记录的信息来看，企业档案不但包含了企业经营管理过程中的所有信息，同时也包含了企业经营管理中的重要经历和细节特征。对于企业来讲，档案已经成为了企业文化的重要载体，通过档案这一有效手段，企业的各种信息数据得以保留，对企业的发展有着直接的影响和促进。同时，企业档案的发展也催生出企业文件建设这一概念，在这一理念的指导下，企业对档案文件的认识更深一步，对档案管理和文件建设的重视程度得到了持续加强。

3 企业档案管理与企业文件建设存在的问题

虽然企业档案管理与企业文件建设对于企业发展而言非常重要，但是受到企业管理机制、管理手段和管理理念等因素的制约，企业档案管理和企业文件建设还存在较多问题，主要表现在以下几个方面：

3.1 企业档案管理与企业文件建设，没有建立起良好的管理机制

通过了解发现，企业档案管理与企业文件建设，虽然得到了一定程度的重视，但是在具体的管理过程中，并没有建立起良好的管理机制，导致企业档案管理工作和企业文件建设不能全面有效的开展，最终对企业的经营管理工作产生较大影响。因此，企业在档案管理和文件建设过程中，只有建立起良好的管理机制，才能达到提高档案管理和企业文件建设水平的目的。

3.2 企业档案管理与企业文件建设，缺乏强有力的管理手段

在目前企业档案管理与企业文件建设中，所采取的管理手段相对陈旧，不但没有形成对现代化管理手段的全面应用，也没有在管理手段上进行有效创新，最终导致企业档案管理与企业文件建设在整体效果上难以满足实际需要，制约了企业档案管理和文件建设的发展。因此，企业要想加强档案管理和企业文件建设效果，就要在管理手段上进行不断创新，确保管理手段有较强的针对性。

3.3 企业档案管理与企业文件建设，在管理理念方面需要不断更新

档案管理与企业文件建设是企业经营管理过程中的重要内容，同时也是关系到企业经营管理实效的重要手段，只有在管理理念上进行不断更新，并及时引入先进的管理理念，才能保证企业档案管理与企业文件建设取得积极效果。但是从目前企业档案管理与文件建设理念来看，目前的管理理念相对陈旧，不但谈不上创新，能否满足目前的管理需要都是未知数。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企业档案管理和企业文件建设的具体措施

基于企业档案管理和企业文件建设的重要性，在企业经营管理中，应对档案管理和企业文件建设的作用和地位有正确认识，并根据企业的经营管理特点和实际需要，制定具体的档案管理和文件建设措施，具体应从以下几个方面入手：

4.1 企业档案管理和文件建设应建立起良好的管理机制

为了保证企业档案管理和企业文件建设能够取得积极效果，在企业档案管理和文件建设过程中，应根据企业实际建立起具有较强针对性的管理机制，使档案管理和文件建设能够融入企业经营管理过程中。其中档案分类管理和文件按重要性保管都是先进管理机制的具体体现。因此，企业档案管理和文件建设应提高其实效性和针对性。

4.2 企业档案管理和文件建设应采取现代化的管理手段

结合企业档案管理和文件建设的实际需要，在具体管理中，应采取现代化的管理手段。例如，在档案管理中，应建立电子文件数据库，将所有纸质文档扫描转化成电子文档。同时还要根据文件形式建立电子文件库和纸质文件库，使文件建设能够满足企业的现实需要，达到降低企业档案管理和文件建设难度的目的，提高档案管理和文件建设的整体效果。

4.3 企业档案管理和文件建设应积极更新管理观念