智慧档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇智慧档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。

档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。

2 智慧档案管理系统的资源

智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。

2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3 智慧档案管理系统功能设计分析

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展，其中扩展体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。

3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。

3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。

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一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处 理。

四、档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

五、档案鉴定、销毁制度

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

六、档案保管统计制度

一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

七、综合档案室主任职责

一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

八、档案工作人员岗位职责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

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管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。

1．2档案信息失真，可靠性降低

真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。

1．3档案内容缺失，完整性差

在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。

2提升档案价值的方法

2．1优化管理内容，改变虚假的记录习惯

在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。

2．2建立档案管理体制，灵活创建管理机构

开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。

2．3创新档案管理方法，吸收时代元素

档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。

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业务指导人员要适应，学用结合，并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性，即掌握档案形成的最佳指导时间；

——城建档案业务指导的针对性，即去指导什么，要精于什么；

——城建档案业务指导的连续性，即不人为中断对某一档案形成的系统指导；

——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性，即指导效果是柔性的，执行法律法规是强制性的。

一、城建档案业务指导的最佳时间千里之行，始于足下，凡事从源头抓起，就能事半功倍，抓工程档案的质量也是这样，档案工作的环节，收集摆在首位，没有收集，就没有档案，收集的多少、好坏就直接影响档案的馆藏与质量，要规范、高效的展开收集工作，必须认真地对待收集的前端工作，即指导要准确、及时、到位。

建设单位与城建档案部门签订承诺书后，即指导工作就开始了，首先告之建设单位下面实施城建档案管理工作的程序及步骤，提示工程开工时及时与城建档案馆业务指导人员联系。开工时进行业务交底时应向建设单位了解，施工单位、监理单位相关管理人员的姓名、电话，然后再与他们保持联系，这样可知道工程的进度，指导抽查产生与工程同步形成准确的资料。指导人员只有精通业务，工作踏实，才能主动去做，做到指导在先、管理在先、服务在先。事实证明，把好指导关的各个环节，提交的三方资料的质量就要好得多，只参加工程竣工验收，未能及时指导的资料就易残缺不全，指导环节把关十分重要。

二、城建档案业务指导的内容

精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多，一个工程会产生多家的建设工程档案，只有准确地指导，才会形成正确的档案。

以一个工程的全套档案为例，至少要有三个部门形成，建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求，指导他们正确地形成档案。

（一）工程开工时业务交底内容

1、宣传《建设工程质量条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、规章，落实各单位应承担的责任和要求。要明确三方职责，提示建设、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、建设单位应交的资料是由多个部门形成的，稍不注意，便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录，讲解具体内容与要求，了解已经办了哪些手续，产生了哪些资料，告之保存方法等等。

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二、档案管理机构完全可以充任高水平智库

为有效打造好决策的智库功能，档案管理机构在认真履行档案管理职能的同时，还需树立智库意识，相应进行属于智库机构的如下必要素质准备：

（一）依据档案管理机构的业务特点，进行智库功能的准确定位。

就一个地区而言，可以说档案管理资料内容浩瀚，内存具有一定时空跨度的大量信息，对实施科学决策弥足珍贵，所以从广义上讲，档案管理机构可在所有领域发挥决策的智库作用。但是考虑档案管理部门与政府其他部门的职能划分，档案管理机构的智库作用应着重从以下三个方面发挥：一是在地区性经济社会发展战略的决策方面；二是在区域经济社会发展一体化定位的决策方面；三是在特别重大的发展项目决策方面。在这三个方面，档案管理机构应为决策机关从历史发展的延续性、各类条件是否成熟性、环境限制性等方面，提出可能性与可行性方面的依据。至于诸如人事任免，一般性项目的决策，有关具体项目引进或限制，相关政府职能部门更为专业，这类决策参谋就交由他们发挥。而档案管理机构在这方面智库作用的发挥，也不应是全程包揽所有智库功能，而是从档案管理的特殊功能出发，为决策层提供一方面的决策依据。

（二）安排热心智库的工作人员，进行决策科学的定向培训。

通过培训，让他们逐步具备决策人员应有的素质。使档案管理人员在决策参谋作用发挥方面，具备“四能”业务技能，达到“四严”素质水平和“四求”工作质量标准。“四能”就是要具备综合分析、文字表达、编研整理和计算机操作四种能力。“四严”就是具有严肃的工作态度、严谨的工作作风、严明的组织纪律和严格的自我约束。工作质量的“四求”标准。一是求准：就是围绕决策议题，准确把握领导思路，站在全局高度，挖掘与提供紧贴课题要求、带有全局性的情况和问题，能引起决策成员的深度思考。二是求实：就是实事求是地提供能够反映矛盾和问题的资讯材料，不掩盖矛盾，客观地反映事物的面貌，真正做到喜忧兼报。三是求深：就是能深入发掘档案资料中与决策课题密切相关的资讯材料，进行深度分析与加工，从制度、体制、机制层面提供相关依据，让领导能够了解掌握这方面的第一手历史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不满足于现状，不固守传统观念，对现存档案资料，用新的思维去分析，用新的眼光去判断，用新的认识去思考，用新的观念去研究，最终做出新的推论，提供给决策层参考。

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目前，我国档案馆档案信息资源建设存在思想封闭、理念保守、闭门发展等问题，制约了档案信息资源共享建设的有效发展。各级档案馆的发展建设注重的是档案信息资源的收集存储，而忽略了档案信息资源的共享开发建设。“重藏轻用”的落后思想仍然束缚着档案馆各项工作的开展，抑制了档案信息资源共享与交换建设，使各级档案馆的档案信息资源缺乏交流互动的能动性，对档案信息资源数字化共享建设不够重视，不愿意投入大量的资金成本开展档案信息化建设工作，还有些档案馆只是疲于应付，或者仅仅是搞面子工程。即使有些档案馆确立了档案信息资源共享建设的目标，却由于缺乏动力难以真正推进档案信息化建设，长期存在“信息孤岛”的问题；还有些档案馆对档案信息资源共享建设的论证不足，建成之后也难以真正实现档案信息资源共享，逐渐出现了发展建设滞后的现象。

2.档案信息资源服务面窄，数字化程度低

近几年来，我国各级档案馆的档案信息资源网络建设与之前相比发展速度较快，但其中档案信息资源共享的内容量却仍然较少，很多档案馆建设的网站除了关于档案馆的基本介绍和馆藏目录之外，社会公众几乎查询不到任何信息，或者出现网络链接无法打开的问题。档案馆网站内容也长期得不到更新，很多档案信息资源只能提供标题和摘要浏览服务，用户无法连接到数据库查看全部文献资料，如果想要获得更多的档案信息必须到档案馆申请人工查阅。从社会信息化建设发展来看，数字化档案信息资源是信息传播的主要形式，也是档案馆档案信息资源共享建设的重点内容。目前，我国各级档案馆的档案信息资源共享建设与发达国家相比仍然处于落后阶段，档案信息资源数量也有限，数字化建设程度较低。

3.档案信息资源共享建设手段落后，利用率低

档案信息资源共享建设不仅要注重档案内容的不断丰富，更要方便档案用户的查询利用。但是，我国各级档案馆对于档案信息资源检索重视程度较低，难以提供功能完善的检索条件，档案信息资源的易用性差、检索效率低，大部分档案馆的档案信息资源检索不支持全文检索、二次检索和布尔逻辑检索，档案用户对获得的检索结果并不满意。由于档案信息资源分布广、涉及面多，不同地域之间的档案信息资源收集、处理、存储标准不同，导致档案信息资源过于分散，给档案信息资源检索发展带来了一定影响。而且，很多档案馆没有先进的技术手段实现档案信息资源的高效整合和准确定位，缺乏档案信息资源分类检索平台和共享利用平台建设，采用的信息检索软件也比较落后，更新维护困难，对档案用户的查询效率造成一定影响，不支持多种逻辑组合检索的方式，难以真正实现档案信息资源的共享与交换。

二、网络背景下档案信息资源共享体系构建策略

1.提高档案信息资源共享的安全性

档案信息资源共享建设要切实提高安全性，随着现代社会信息化发展，档案馆负责收集整理、开发利用的档案信息数量持续增多，在实现最大限度的档案信息资源共享的同时，要不断强化档案服务功能。但是，档案事业的发展有着政治性等不可忽视的本质特征，因此对于档案信息资源的安全管理要更加重视。在档案信息资源共享建设过程中，要对档案信息资源的类型进行仔细鉴定，确定不同档案信息资源的保密级别和开放范围，真正做到严格审查、认真管理、加强保密。而且，档案馆工作人员要有良好的安全意识，积极采用各种现代信息技术防止网络黑客和病毒的非法入侵，利用各种网络安全防御技术，及时消除网络中存在的各种安全隐患，保证档案信息资源共享管理系统的安全稳定运行。在提高档案信息资源安全性时，要更加注重档案信息资源的合理合法利用，使其能够发挥其最大价值。制定完善可靠的电子档案信息资源查询流程、使用规范、安全级别等制度标准，综合利用数字签名、数字水印等技术，确保档案信息资源共享和交换的安全性和保密性。

2.实现档案信息资源协同共享服务

将档案馆档案信息资源共享建设与政府电子政务平台相互结合，深入贯彻政府信息公开条例，使档案馆信息化建设能够将政府颁布的现行文件直接收集到档案馆中，为档案信息资源共享建设奠定良好基础，在实现档案信息资源安全保密的同时，不断拓展档案信息资源服务功能，为社会公众提供多元化、个性化档案服务，真正实现服务型档案信息资源管理模式，体现“以人为本”的档案服务理念。将档案馆传统的“重藏型”管理模式转变为服务型管理模式，实现档案馆不同职能部门之间的协同服务，在发展建设服务型档案信息资源管理模式过程中，虽然不同职能部门之间必然会存在信息壁垒问题，但是在一定时间范围内可以使档案馆不同部门之间实现信息共享，提高档案馆综合服务效率，节约社会公众查询、检索和利用档案信息资源的时间。目前，我国部分档案馆已经采用了协同工作的服务型档案信息资源管理模式，切实体现了“以人为本”的服务理念，将档案用户分为社会公众、企业用户和授权用户等多个类型，使档案馆可以针对特定用户提供多元化功能服务，缩短档案查询时间，提高服务效率。

3.注重档案信息资源的开发、共享和利用

档案馆利用现代信息技术为档案用户提供多元化的数字化服务，是档案信息资源建设的发展方向。档案馆可以从档案信息资源专题开发入手，进行深层次的价值挖掘，建立不同区域的档案信息资源管理中心，以互联网进行支撑，通过网络窗口服务提高档案信息资源共享服务的功能性，建设专门为政府机关、社会公众、企事业单位提供档案信息资源服务的共享平台。档案信息资源共享建设的最终目标就是深入开发档案信息，将分布广泛、相互独立的档案信息资源连接起来，形成统一的档案信息资源共享规模，使档案信息资源可以为社会发展、产业扩大提供功能化服务。档案馆对于分散存储的档案信息资源，要利用现代信息技术进行集中管理和有效整合，在保证档案信息资源安全可控的基础上，对档案信息资源进行分级管理。利用先进的计算机处理技术、网络技术和通信技术，将分散于不同区域的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的优化配置，利用互联网实现档案信息资源的共享互动和高效服务；打破传统区域和部门之间信息壁垒的问题，使不同类型的授权用户可以根据自己的权限级别获得自己需要的档案信息；档案馆将收集到的档案信息资源经过加工处理、整合存储之后向社会提供各种服务，最终实现档案信息资源的安全共享与交换。

篇（7）

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三），造成档案遗失、毁损的；

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档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件,较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础,档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。

一、档案管理的社会化与建立“两个体系”的关系

档案管理的社会化的本质属性决定了它是档案工作的基本职能,是档案事业发展的主体内容。就“两个体系”建设而言,又具有特殊的意义:(1)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的关键环节,实现“两个转变”。建立“两个体系”的重点是档案资源的重新配置和档案公共服务产品的再分配,关键就在于实现政府档案管理的社会化职能的调整与完善。(2)档案管理的社会化是“两个体系”核心理念的重要体现。建立“两个体系”的核心思想是以人为本,强化档案管理的社会化职能,根本目的就是要通过转变政府职能,更好地重视所有涉及人的档案,重视档案为人的全面发展服务,是以人为本的政府管理服务理念在档案领域的具体体现。(3)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的根本办法。建立“两个体系”需要档案法制体系、管理体制、工作机制、服务方式等各方面的改革与创新。管理的社会化不仅为推进建立“两个体系”提供了科学的理论指导,并以其系统性、规范性、实践性成为实现“两个体系”建设目标的根本方法。档案管理的社会化不到位,“两个体系”就无从谈起,“两个体系”的建立和完善也必然伴随着档案管理的社会化职能的不断强化。

二、建立符合社会发展需求的档案中介机构

“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化,现阶段,建立覆盖人民群众的档案资源体系,实现档案管理的社会化,要建立符合社会发展需求的档案中介机构。档案中介机构,是当前一个非常热门的话题。从名称来看,有“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案事务服务中心”、“档案技术服务中心”、“档案托管中心”、“档案寄存中心”等。我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式,可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。我国首家档案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市档案寄存中心属于前者,其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案,寄存在市档案馆中。相对于传统的档案机构来说,总体呈现弱势。

市场经济条件下,需要的档案中介机构需具备以下条件:(1)政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏。首先政企分开、权责明晰要求档案中介机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,以独立经济法人身份参与市场竞争,不得再承担原有的行政职能,即真正实现组织中介性。其次要做到独经营、自负盈亏,必须保持档案中介服务机构的独立性、完整性和客观性。独立性可以使档案中介机构不受行政部门影响,在档案服务中保持独立,不损害客户的利益。(2)遵纪守法、规范经营、诚实守信、优质服务。从某义上讲,规范化程度不够是影响档案中介机构职能发挥的最大障碍。档案中介机构的规范化实质上涉及的是其与服务对象的信用关系问题,档案中介机构如果不规范,其信用度将大打折扣。从外部来说,档案中介机构应自觉接受工商行政管理部门与档案行政管理部门的监管,前者是依据《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对其经营活动进行依法登记注册、年检审计;后者是依照《档案法》等法规对其业务活动进行监管,以实现外部规范化管理。从自身来说。档案中介机构应体现社会服务性、技术知识性和商业经营性。社会服务性指档案中介机构能为企业、社会组织或个人提供全方位的档案服务,包括档案咨询、档案达标升级整理、档案保管、档案设备引进等。技术知识性指档案中介机构进行的各项档案业务如技术咨询服务、传授档案工作理论知识和技能、档案价值鉴定等是建立在对档案信息的加工、利用或提供档案信息技术服务之上的。商业经营性指档案中介机构作为一个经工商注册的企业,有明确的服务方向和经营范围,有企业行为参与市场竞争,通过各种渠道和方式为客户提供最好的档案有偿服务,获得收益,求得生存和发展。

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加强法制建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。目前，档案的信息化已经到重要阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。根据有关部门起草的有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等系列标准规范。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。

1.建立系列档案信息化及相关的保密制度。

档案信息化建设是个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，又离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。要成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等，注意把好档案信息内容的安全关，确保档案资料的安全，做到宽进严出。

2.增强档案管理人员保密意识，强化档案保密教育。

加强档案保密法制教育是增强教职员工保密法制观念的重要途径。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性。加强保密法纪律教育，提高档案工作人员尤其是年轻同志的保密观念，要懂得如何依法保守秘密，怎样履行好宪法和保密法律法规所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律法规，不履行保密义务及泄露国家秘密应当承担的法律责任。

首先，要继续深入开展以普及档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。

其次，要突出档案保密法制宣传教育的重点，通过在各级档案馆（室）部门开设保密法制教育课及讲座，进一步更新各级领导干部的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密上作的自觉性。

同时，要大力宣传、认真执行科研档案保密法规，积极宣传严格遵守保密制度的先进典型，表彰他们的先进事迹，推广他们的先进经验。

二、档案科学管理是档案安全保密的基础

1.硬件设施配套完善是基础。

依据中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定，存放档案应当设有专门库房，库房中的门窗应专门加固，可配备防盗门、门禁、铁质电动窗等设备，库房中还应有红外感应器、烟感、密码档案柜、灭火器、除湿机、臭氧发生器、碎纸机等设备，以达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防霉和防污染的八防效果，确保档案的安全性。档案库房由专人负责，无关人员禁止入内。从档案保密的角度看，硬件设施是基础。

2.提高档案管理人员的素质是关键。

档案管理人员的素质是关键，也是档案保密工作的基础和保证。高职院校的档案管理人员必须努力提高自己三个方面的素质：一是政治素质，档案关系到国家的安全、社会的稳定与和谐，因此要有高度的政治责任感，要讲政治、讲原则，热爱档案事业。二是文化素质和业务素质，只有具有丰富的档案管理的专业知识，才能够业务熟练，独立处理出现的各类问题，防止保密档案泄密。三是高度的敏锐性，绝密档案的管理人员必须具备较强的责任心和高度的保密意识，有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。无论在什么场合，档案人员都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3.电子档案管理是新的挑战

随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手动管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段，管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革，是新的挑战。

第一，要构建档案管理网络安全体系。保障网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁，如防火墙系统防护和物理隔离两种方式来实现网络安全；第二要设立电子查阅安全制度，进行科学管理；第三，电子档案一定要备份。

三、加强高职院校档案管理，促进体制改革

做好档案的保密工作，是推进档案事业持续、健康发展的基本保障，是促进高职院校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。档案的管理和利用是档案工作的两项重要内容，档案保密管理和利用是档案工作中相辅相成的矛盾的统一体。在传统保密观念的影响下，档案工作作普遍存在轻利用重保密的现象，这使许多档案束之高阁、禁锢起来，变成了废纸，造成了档案资源的浪费。做好高职院校档案的保密和利用工作，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养。

参考文献：

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中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0191-02.

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0 引言

党的十报告指出：“必须从维护最广大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服务体系，加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会建设”[1]。创新社会管理是指在现有社会资源和管理经验的基础上，引入新的社会管理理念、知识和方法，对传统的社会管理模式和管理方法进行完善，以实现社会管理新目标的活动[2]。中职学校是我国教育机构的重要力量，培养了大量技能型人才，为国家的建设与发展作出了应有的贡献。中职学校档案管理是教育事业的一项重要内容，是社会管理的重要组成部分。在国家加快发展现代职业教育、全面提高技能型人才培养质量的背景下，以创新社会管理为理念，深入研究中职学校档案管理，努力办好人民满意的职业教育，具有非常重要的现实意义。

1 中职学校档案的重要作用

中职学校档案是指中职学校在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案涉及内容广泛，包括教学研究与实践、实验室建设、招生与毕业生工作、学籍管理、财务管理、人事管理、综合管理等。中职学校档案在记载学校历史、传承学校文明、促进学校发展等方面发挥了重要的作用：中职学校档案翔实记录了学校的设立、校址变迁、机构设置、领导任免、学校重大活动等，是学校历史的见证者；中职学校档案翔实记录了学校办学理念、学校精神、学校艰苦创业和不断发展的历程，可以让师生对积淀的校园文化产生认同感，对活跃校园文化生活、振奋师生精神有着积极的引导作用，是校园文化的助推者；中职学校档案翔实记录了学校各个历史阶段的工作成果、经验与教训，可以为学校进一步发展提供重要的参考依据，是学校发展的参谋者。

2 中职学校档案管理存在的问题

中职学校档案管理工作，从狭义上说，主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定、编目、编研、统计、提供利用等八个环节。当前，中职学校档案管理工作已取得一定的成绩，为学校的教学、教研、管理和服务社会等作出了重大贡献，但仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 档案意识淡薄 与其他单位的档案管理工作一样，中职学校档案管理工作在思想认识上长期处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的尴尬境地。行政主管部门注重的是学校行政、教育教学、学生管理工作，经常对学校教育教学工作进行检查评估，但对学校档案工作管理得较少。行政主管档案部门虽然是学校档案业务的主管部门，但一直以来较为忽视对中职学校档案工作的指导，业务检查流于形式，就是指导也是按照机关档案的标准来要求[3]。部分中职学校领导对学校档案管理工作缺乏重视，只有在上级检查或需要利用档案时才会过问，平常对学校档案管理工作关心较少。大多数教职工不同程度地存在着“重教学、轻档案”的现象，档案归档意识不强，不善于利用学校档案资源。

2.2 管理制度不完善 当前，国家并没有制定出专门针对中职学校档案管理的规定，大多数中职学校也没有建立起完整、规范的档案管理制度，中职学校档案管理工作缺乏有效的制度保证。有的学校虽然根据主管部门或国家档案局制定的《机关档案管理办法》制定了本校档案管理制度，但中职学校在档案范围、保管期限等方面与机关存在很大的区别，简单以《机关档案管理办法》指导中职学校档案管理工作，势必造成档案管理的不规范。有的学校对档案管理的环节没有做出系统规定，往往单凭习惯或直觉开展工作。有的学校缺乏监督考核机制，对档案管理人员难以进行有效管理。

2.3 管理人员素质不高 中职学校一般将档案管理工作划入办公室，配置一名兼职档案管理人员，而配置专职档案管理人员的学校更是凤毛羚角。现有的档案管理人员大多数不是档案管理专业毕业，缺少专业培训，业务水平较低，在具体的档案管理中，只能应付工作，对档案的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识不能熟练地掌握与运用，难以达到规范化管理的要求。有的档案管理人员学历较低、思想观念落后、工作积极性不高、创新意识不强。有的档案管理人员身兼数职，既担任教学工作，又担任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入档案管理工作的时间较少[4]。

2.4 管理手段落后 受传统管理观念的影响，当前很多中职学校的档案管理手段落后，信息化程度低，无法适应信息时代背景下中职学校档案管理的需求。文件立卷归档后，多数档案管理人员乃采用手工作业的方式对档案进行整理与编目。手工作业方式工作量大、速度慢、时间长，效率低，致使档案管理人员无暇顾及档案资料的开发利用。查阅档案也因管理手段落后，案卷调动频繁，而导致检索速度慢、查找准确率低、查全低，档案资料磨损严重。

3 创新中职学校档案管理的对策

加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，可以更有效地处理社会矛盾，妥善协调各方面的利益关系，维护社会秩序，促进社会和谐，保障人民安居乐业。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须“强化企事业、人民团体在社会管理和服务中的职责”[5]。新形势下，中职学校档案管理的任务是以服务为主题，科学管理档案，有效开发利用档案信息资源，最大限度地满足学校和社会对档案信息的需求。要以科学发展观为指导，以创新社会管理为理念，积极探索与创新中职学校档案管理对策，用人性化、科学化、制度化的管理确保中职学校档案管理工作健康发展。

3.1 创新思想观念，树立全员档案意识 创新思想观念是创新社会管理的前提和根本。思想高度决定行动力度。创新中职学校档案管理首先应进行思想观念创新，树立全员档案意识。一是加强宣传，充分利用校园网、校园广播、校刊、板报、微信、飞信、QQ群等宣传平台，广泛宣传学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，增强全校师生员工档案意识，使得人人知档、存档、用档，保证学校档案管理工作进入良性循环。二是加强领导，学校领导要主动关心档案工作，建立健全学校档案管理机构，增加经费投入，协调解决工作中存在的各种实际问题。三是全员参与，学校各职能部门都要设置兼职档案员，负责本部门档案管理工作；教职工要树立“以我为主”的归档意识，主动收集、整理、上交具有保存价值的文件资料，要善于挖掘利用学校档案资源，形成齐抓共管的档案工作局面。

3.2 创新体制机制，规范档案管理 体制机制创新是创新社会管理的有力措施和可靠保证。加强和创新社会管理，提高社会管理科学化水平，必须加强体制机制建设[6]。创新中职学校档案管理应进行体制机制创新，坚持用制度管事管人，使档案工作实现规范化管理。一是建议国家教育行政管理部门、档案行政管理部门联合制定《中职学校档案管理办法》，为中职学校档案管理工作提供法律依据。二是档案行政管理部门联合中职学校主管部门对学校档案进行定期指导监督。三是建立健全《档案人员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等档案管理规章制度，做到切实可行、职责明确、管理规范，确保学校的档案管理工作有章可循。四是建立科学的奖惩激励机制，把档案管理工作列入档案工作人员的目标考核中，对做出突出贡献的人员给予奖励，而对工作不力的人员给予追究相应责任。

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（二）强化单位和职工的自我控制意识。人事档案作为一项常规的工作，是将职工一定时间段内与工作相关的信息进行搜集、整理和归档，供做相关决策时使用。通过将职工每个月的绩效考评和年度任务考核情况归入其个人档案，能够强化员工的自我管理意识，督促其在平时投入更多的时间和精力进行工作，在服务客户时能够以满腔的热情来搏得客户的满意和好评，而这些信息归入人事档案也为单位进行实际的人才选拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的准确性。

二、人事档案管理的问题分析

人事档案作为事业单位人力资源管理过程中的重要资料和信息来源，在实际应用过程中的效果并不理想，档案对人力资源管理的促进作用并没有充分发挥出来。当前人事档案管理过程中存在的问题主要有以下几方面：

（一）人事档案管理意识薄弱。从当前事业单位的人事档案管理工作来看，普遍存在的一个共性问题就是档案意识不强，认为档案对自己工作的开展没有太大的作用，将档案视为资料的汇总、整理，因此，在档案信息的填写过程中存在敷衍甚至信息错误的情况。一些人员为了能够获得好的评价，在档案信息的报备过程中存在弄虚作假的情况，导致信息失真，影响相关的决策。而档案管理人员对档案管理工作重视度不高，档案丢失、重要信息泄露、资料归档错位等情况时有发生。这些充分说明当前的人事档案管理工作存在思想意识上的疏忽。

（二）人事档案管理方式落后。我国对于人事档案的管理经历了长期的纸质媒介时期，虽然近几年信息技术的发展使得一些单位采用电子化、数字化的方式来进行档案信息的管理，但是由于受到传统习惯的束缚以及一些单位出于管理成本的考虑，仍然采用传统的纸质档案管理方式，导致档案信息的调阅、整理以及保存等存在诸多的不便，影响了档案价值的发挥。

（三）人事档案利用程度低。人事档案作为一种资源，需要在实际的应用中体现出其存在的价值。从当前的实际情况来看，事业单位虽然能将职工的常规档案进行正常的归档整理，但是对这些信息背后所蕴藏的深层次的价值没有投入足够的时间和精力来研究。人事档案在辅助人力资源管理工作过程中并没有发挥其提供人员晋升信息、掌握人员考核绩效的功能。一些单位虽然拥有海量的人事档案，但是真正来调阅的人少之又少，导致档案成了一种长期的摆设甚至累赘。

三、发挥人事档案价值的路径

（一）强化人事档案管理意识。意识是行为的先导。要充分发挥人事档案辅助决策的价值，就要从档案管理的思想层面下手。首先，事业单位要对职工尤其是档案管理人员进行专业的人事档案管理知识培训，将档案信息和管理的重要性深化到其内心深处。其次，要对人事档案管理工作进行定期检查，对职工档案信息的真实性进行监督，发现问题及时核实纠正，防止不良影响的扩散。

（二）丰富人事档案管理方式。当前信息技术在人事档案管理中的功能日趋完善，并且促使互联网安全性提升，通过信息化手段实现人事档案的管理成为一种可能和发展趋势。因此，事业单位要对档案管理方式进行创新，通过对档案安全性、机密性的等级划分来灵活使用纸质与电子档案管理方式。对于那些安全性要求比较高的档案，则主要采用纸质管理方式，而对于那些安全性要求一般，并且常规性使用的档案信息，则宜采用电子化的管理方式，提升档案管理的效率和应用效果。