档案管理四性原则大全11篇

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作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02

文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。

文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。

一、坚持文书档案管理的保密化原则

文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。

电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。

坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。

但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。

二、坚持文书档案管理的标准化原则

文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。

文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。

文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。

三、坚持文书档案管理的信息化原则

文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。

在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。

档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。

为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。

四、坚持文书档案管理的最大化利用原则

具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。

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二、做好干部人事档案管理工作所应遵循的原则

（一）安全性原则

安全性原则是干部人事档案管理的基本原则，要想做好这项工作，就必须要对干部资料进行有效的保存和保护，特别是企业档案室的库存管理，必须要完全严格按照规定的硬件标准来执行建设，在档案管理工作中的“六防”原则，要完全执行，所谓的“六防”即防火、防虫、防潮、防盗、防腐和防强光照射。防盗门窗、铁质档案柜设施坚固，空调、温湿度计、加湿器、复印机、切纸打孔机、灭火器、防腐防虫物品齐备，库房面积和人事档案卷数匹配，档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，管理人员具有高度的政治责任感和责任心，自始至终把安全放在首位，把好进出人事档案室安全关。

（二）规范化原则

我国干部人事档案工作应该充分依照现行的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及上级档案目标管理规定，建立健全各项管理制度，特别是要从保密、安全、归档、立卷和查阅等方面，来建立起相当完善的规章制度，对人事档案管理工作的每一个细小环节都要进行严密的规范化管理。在干部人事档案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鉴别信息、归档资料和进行业务建设，这是充分提高我国人事档案管理质量的前提和基础。在干部人事档案管理环节中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此为了进行规范化管理，就必须要建立起一个网络状的收集体系，各个工作位置上，必须要明确自身的工作责任，收集自己需要的内容。在各司其职的前提下，管理工作必须要进行相应的创新，在坚持网络状收集的基础上，同时还应该进行经常性收集和针对性收集，普通收集和重点收集相结合的收集方式；另外，档案人员具有较强责任心，积极主动收集缺少材料；四是严把材料“入口关”，加大送交材料鉴别力度。如涂改造假、材料手续不全、错装错收等不符合要求的材料，要及时与材料形成部门联系，整改完善。

（三）保密性原则

干部人事档案管理工作中，工作人员必须要谨记保密性的原则，严格地遵守个性保密规定，以制度为准绳，以程序为标准，摒弃私情，严格保证档案内容不被泄露，时刻保证严谨的工作态度及状态，以严格地纪律性和严肃性规范自己的工作。坚持每半年对人事档案案卷进行一次检查核对，发现问题及时解决。

（四）服务原则

提供利用是档案价值的重要体现。开发干部档案信息资源，为干部人事工作服务，是干部档案工作的最终目的。强化服务意识，增强服务功能，创新利用手段，以“全、准、新”的信息量，为组织、领导决策和职工的排疑解惑服务。二是正确处理好档案利用与保密的关系。档案利用有利于保密，保密是为了保证档案能在一定的范围内得到更好利用，积极为干部选拔任用、政审、技术职称评定、办理离退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服务支持。三是积极探索和研究干部档案利用的特点和规律，加强信息资源处理与管理。

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二、编写原则

参照上述上岗教材中容易出现的问题，我们认为，上岗教材的编写应遵循如下原则：

（一）简约而不简单上岗教材应更多地突出实用性，与实际工作相结合，减少理论部分的编写，缩小涉猎范围，突出档案如何整理、如何组卷这些重点，做到教材内容简约而不简单。

（二）章节有效衔接不重复狭义的档案工作包含收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节。而按档案的内容来看，又通常将其分为“文书档案”、“科技档案”、“专门档案”。同时，还包括近年来逐渐兴起的“声像档案”、“电子档案”。这些内容大多相互交叉。所以在教材编写时，我们要合理安排体系框架，设定好章节先后次序，不要出现重复编写、交叉编写、逻辑不清等问题。如遇到不同档案类型的公共性问题，可单设章节统一讲授。

（三）章节名称明确且合理一个章节的名称要能涵盖本章内容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在编写“文书档案管理”和“科技档案管理”前，介绍“文书文件”和“科技文件”的知识是必要的，且“文书文件”和“科技文件”档案人员有机会能够接触到，故在此章节编写中，加入“文书文件”和“科技文件”的基础知识部分会更好，其名称也可定为“文书文件与文书档案管理”、“科技文件与科技档案管理”，而不应是“文书档案管理”或“科技档案管理”。相反，就“会计档案”和“人事档案”而言，由于“会计文件”和“人事文件”档案人员几乎不接触，故教材章节不用将其列入，标题则可直接定为“会计档案管理”“、人事档案管理”。

（四）针对性选取档案门类就教材而言，档案门类显然不能全部涉及，要挑选普遍的档案类型编写。例如，仅就专门档案来说，其内容包含有会计档案、人事档案、商标档案、诉讼档案等。因此，应挑选“会计档案”、“人事档案”，或本地区、本系统常见的档案类型编入其中，有重点、有针对性地构建教材体系。

（五）合理组成教材体系第一，从整体到局部。比如，第一部分设定为综合概述，有利于学员宏观把握档案行业的基本常识，为之后三个部分打好基础。第二，逻辑明确。比如，将第二部分、第三部分分为“纸质档案管理”和“非纸质档案管理”，从逻辑上合理涵盖了全部的档案类别。其中，在“纸质档案管理”章节，按档案内容的标准，再次进行划分为“文书档案”、“科技档案”、“专业档案”，这种划分在档案分类上也是符合逻辑的。第三，分和有序。比如，“会计档案”、“人事档案”、“电子档案”、“声像档案”都有自身的特殊性，故这四个门类的档案管理章节一次性编写收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。相反，“文书档案”和“科技档案”在收集、整理、鉴定环节各有特色，故在教材中分别编写，而在统计、保管与保护、利用环节有较强的共通性，故在教材中作整合编写，以此避免重复。

三、档案专业在职上岗教材的体系组成

根据上述五个基本原则，笔者认为，一本档案专业在职教育上岗教材的体系应由如下方面组成：

（一）第一部分的内容组成教材体系第一部分称之为“综合概述”，由“第一章：档案概述”和“第二章：档案工作概述”组成。其中，在第一章里，教材应基本涵盖档案的基本概念、特点、种类与划分依据、价值与性质等内容；在第二章里，教材应基本涵盖档案工作的构成、内容、特点、性质、基本原则、注意事项、相关专业术语、广义和狭义之分，以及档案法等内容。需要注意的是，由于在职教材偏重于实操性的特点，第一部分作为综合概论，不要过多涉及档案的理论内容，如“档案”一词的词源解释、从古至今的档案发展史等内容。

（二）第二部分的内容组成教材体系第二部分称之为“纸质档案管理”，由“第三章：文书文件与文书档案管理”、“第四章：科技文件与科技档案管理”，以及“第五章：专门档案管理”组成。具体为：在第三章里，教材应细化为三个小节。首先是“文书文件基础知识”，即涵盖档案前期（处于文件阶段时）的相关内容；其次，依照文件级、案卷级的整理方法分别划分为“以件为单位的档案管理”、“以卷为单位的档案管理”，并涵盖其收集、整理、鉴定等内容，而“保管与保护”、“统计与利用”环节，由于其与科技档案有共通性，故放在第四部分特别讲授。在第四章里，教材应分为“科技文件基础知识”、“科技档案管理”两节内容。其中，由于前者不是档案人员的主要工作，向学员简单介绍为主；后者为档案人员的主要工作，故应作详细讲授，内容涵盖收集、整理、鉴定等内容，“保管与保护”、“统计与利用”环节，与文书档案在第四部分同讲。在第五章里，教材应选取专门档案中常用的两个门类开设章节，即“会计档案管理”、“人事档案管理”，与第三章、第四章不同的是，由于专门档案各门类间共通性不大，故本章一次性讲授收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。其中，由于“人事档案”不属于档案部门直接的业务内容，故可以作适当说明或简要介绍。

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二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

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2、与国外档案管理的差距要求档案管理转型与欧美档案工作相比较，欧美的档案管理现代化程度已经发展的比较高，并且明显的表现为“三化”，即管理手段上简易化，管理方式上社会化，管理原则上的法制化。因此，我国档案管理需要向着现代化的程度、社会化的方向、法制化的进程向前迈进。欧美现代社会在论述档案原则和实践时提出应当实现从“国家模式”向“社会模式”的三个转变。转变之一，随着档案概念基础的变化，档案工作重点也发生了戏剧性的变化，由保管记录活动的证据变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。转变之二，社会应确定其自身的价值，档案文件必须如实地反映这些价值。转变之三，档案进一步开放与信息的自动检索。[2]由此可见，欧美国家的档案管理已经走向扩大和社会化，而我国的档案管理正在寻求向社会化转型的路径。比如英国的档案管理已经步入社会化，实现了资源整合和依法治档以及档案扩大与服务公众。在这个问题上存在着范式转化的问题。首先，在管用的关系上，应该是管用并重，而不是现在存在的重管轻用。其次，我们需要国家推动和社会需求相结合，既要在国家力量下，也要在社会价值的取向下，推动档案管理发展。最后，档案保管与开放利用并重，它能够体现档案二维度下档案学的丰富与改变。

3、从档案管理的发展阶段看要求档案管理转型在美国的信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英（J.C.KressLein）的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息的物理控制阶段，信息的技术管理阶段，信息资源管理阶段，知识管理阶段。现在的欧美许多国家在信息资源管理上正处在向知识管理过渡的阶段，档案工作者也是朝着管理知识服务目的去推动的。正如库克所说的：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。”与欧美档案管理发展相比较，我国档案管理表现为以下几个特点：第一，档案信息的物理控制在我国仍占主导地位；第二，对档案信息的认识全社会还处在初步认识阶段，未达到自觉行动的地步；第三，对档案信息的开发利用还缺乏科学方法的有效组织，不能达到知识服务的目的；第四，在微观上各类主体对信息资源的管理（包括档案信息管理）缺少明确可行的规划，更未将信息资源管理与其它各类规划进行密切联系。在我国，有人根据信息管理理论将档案管理归纳为四个阶段，即档案的物理控制阶段，档案信息的技术管理阶段，档案信息资源管理阶段，档案知识管理阶段。我国的档案管理现正处在第一阶段向第二阶段的过渡阶段，欧美诸国已经进入第四阶段，可见我国档案管理与欧美诸国在发展阶段上的差距。

4、档案概念性质的变化要求档案管理转型当前，我国正在进行之中的档案管理转型，主要内涵是从单纯微观管理到包括宏观管理在内的全面管理，从只关注档案的自然属性到同时关注自然属性和社会属性，其外在表现除了档案概念上的变化外，实践中主要有以下方面：其一，档案管理领域拓展，私人档案资源纳入管理范围。其二，宏观管理模式多样化。由此可见，传统的档案管理已经不适应现代档案概念和性质的变化，它需要由单一模式向二元模式转型，才能适应当今国家和社会的需求。

二、档案管理转型的目标

我国档案管理的转型使得政府的档案行政管理开始向宏观层面转向，由“国家模式”向“社会模式”转向，由单一模式向双元模式转向，同时又使得档案概念标准划分更加细分，不只是微观管理上的有限范围，更多的注意到社会性划分标准。简单来说，档案管理转型的影响主要有以下三个方面：第一，动力来源实现社会化。档案管理的动力来源不只是过去的那种单一的国家动力，随着社会的发展和社会的需求，社会这个大的群体也逐渐成为档案管理的动力来源。第二，服务对象实现社会化。为了满足社会的需求和人民群众的利益，本着“以民为本”的原则，服务对象实现了大众化下的社会化，有利于实现知识管理和服务意识目的。第三，管理主体实现社会化。伴随着档案的管理和利用，档案管理不只是简简单单的行政机构下的管理，当今更多的趋向于人民大众下的管理，这也是社会主义国家人民的责任，是历史主义意识下自觉的责任。

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2职业院校实验实训设备档案管理工作存在的问题

通过对职业院校实验实训设备档案管理工作的调查发现，现阶段职业院校实验实训设备档案管理工作还存在着诸多问题。具体来讲，可以将其归结为以下几个方面：其一，实验实训仪器设备档案管理制度不符合实训仪器设备档案的特点。主要表现在档案管理人员对于不同实验实训设备的维护管理注意事项不是很了解，常常以一刀切的方式去进行维护和管理，由此建立起来的档案常常出现一些问题，使实验实训设备档案体系难以有效的反馈出职业院校实验实训设备的特点；其二，职业院校对于实验实训设备档案管理工作不是很重视，实验实训仪器设备档案管理人员素质不高，难以将复杂的，系统化的档案管理工作做好，不懂得使用现代化的档案管理手段，这也成为制约实验实训设备档案管理工作健康发展的瓶颈；其三，职业院校实验实训设备档案管理方式落后，不懂得使用现代化信息技术去进行调整和改善，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量一直处于低效率的状态，难以跟上时代的潮流；其四，职业院校实验实训设备档案管理意识淡薄，缺乏具体的组织管理部门去专门负责，常常是将其附属到其他职能管理部门权责中去，造成了职业院校实验实训设备档案管理组织体系不全的问题，导致职业院校实验实训设备档案管理工作质量较差。如果上述提到的种种缺陷和不足长期存在的话，势必会影响到职业教育的人才培养质量，是不利于职业院校高素质人才培养目标实现的。

3职业院校实验实训设备档案管理的策略

3.1职业院校实验实训设备档案管理的基本原则

职业院校实验实训设备档案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循档案管理工作的一般准则。具体来讲，结合多年实验实训设备档案管理工作经验，需要遵循以下基本工作原则：其一，循序渐进的基本原则。由于实验实训仪器设备档案的收集工作是与实习基地建设档案管理工作息息相关的，并且与实际的实训教学工作之间存在密切的关系，因此在进行实验实训仪器设备档案管理的过程中，应依照实践教学规律去开展，显得尤为重要；其二，专业划分的基本原则。由于职业院校不同专业之间，其实践课程是不同的，其所需要使用的实验实训设备也是不一样的，因此实验实训设备档案管理的过程中，能做到按专业划分管理类别，也是很有必要的；其三，及时归档的基本原则。由于职业院校专业众多，学生人数多，实验实训设备常常处于连轴转的状态，这种情况下实验实训设备档案管理也应该是动态化的；其四，重点管理的基本原则。简单来讲，就是对于价格昂贵，使用率比较高，出现故障后需要大量维修费用的仪器设备，应该格外注重，将其每一个信息都计录在案，以实现对重点仪器设备的动态化跟踪和管理。上述是在职业院校实验实训设备档案管理过程中，需要遵循的特定规范，也是制定职业院校实验实训设备档案管理策略的依据。

3.2职业院校实验实训设备档案管理策略

（1）建立健全职业院校实验实训设备档案管理制度。

档案管理制度的健全，是保证职业院校实验实训设备档案管理工作朝着规范化方向发展和进步的前提和基础。尤其是职业院校实验实训设备众多，需要进行的信息收集和整理工作任务重，常常会因为不规范的操作影响档案管理的质量，难以保证职业院校实验实训设备档案管理工作的有效性。为此，我们应该积极做好以下几方面的工作：其一，组建专家小组，对当前职业院校实验实训设备档案管理管理工作进行全面调查和总结，找到制度建设中存在的缺陷，尤其是与实际实验实训设备特点不吻合的条款，积极进行改善和调整；其二，凡是与职业院校实验实训设备存在关联的行为，都应该指派专门的档案管理员参与，保证其能够对于整个仪器使用情况进行记录和管理，以保证收集到的档案信息是真实的，在此基础上进行及时归档；其三，建立健全职业院校实验实训设备档案管理组织体系，以岗位责任制度的健全，将实验实训设备档案管理工作效果纳入到绩效考核中去，以此去激励各个部门参与到实际实验实训管理工作的积极性；其四，积极将实验实训仪器设备档案管理经费纳入到职业院校预算管理体系中去，实现其物质基础的规范化管理。

（2）不断提高实验实训仪器设备档案管理人员的素质能力。

实验实训设备档案管理工作涉及面广泛，牵涉内容众多，无论是教学资料，还是设备维护资料，都需要具有一定专业知识的才去进行处理。针对当前实验实训设备档案管理人员素质和能力不佳的问题，应该积极采取以下几方面的措施：其一，积极开展大范围教育和宣传，尤其在档案管理职能部门内部加强学习，使各个职业院校实验实训设备档案管理人员意识到此项工作的重要性；其二，关注与管理人员专业理论知识和实践操作能力的培养，使得其能够处理好日常实验实训设备档案的基本管理工作；其三，严格控制实验实训设备档案管理人员的招聘和选拔过程，从档案管理经验，档案管理技能，职业精神等多方面综合考核应聘者的素质，实现对实验实训设备档案管理人员准入机制的控制和管理；其四，做好新入职人员的培训，保证其能够在相对较短的时间内适应新的工作环境，切实的做好各方面的档案管理工作；其五，积极做好信息技术的培训，使实验实训设备档案管理人员具备信息素质，保证实验实训设备档案管理工作朝着信息化的方向发展和进步。（3）推动实验实训仪器设备档案管理信息化进程。针对于当前部分职业院校实验实训设备档案管理方式落后的问题，应该积极推行现代信息化技术管理，具体来讲，可以从以下几个角度进行探析：其一，针对当前职业院校实验实训设备的基本情况，建立实验实训设备档案目录数据库，为实现档案信息资源建设工作做好基础数据工作，为提升实验实训设备档案使用效率和质量打下基础；其二，倡导档案全文数据库和多媒体数据库的建立，构建职业院校实验实训特色档案体系，更加全面的展现职业院校实验实训设备档案管理的状态；其三，积极做好实验实训设备档案信息的归档处理，以先进的安全加密技术去保证信息的安全，并且在此基础上构建职业院校实验实训设备档案数字化系统；其四，建立健全实验实训设备档案信息系统的评价机制，对于其运行效率进行总结和归纳，并且在此基础上实现实验实训设备档案信息的电子化。

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作为以社会公益为主要目的的重要组织，如今事业单位的管理工作越来越受到人们的重视。然而，就目前事业单位档案管理工作的现状来看，其已经严重落后于时代，无法满足工作开展的具体要求。因此进一步规范事业单位的档案管理工作，并在其基础上进行改革与创新，对其发展而言显得尤为迫切。

一、新时期档案管理创新与改革的意义

首先，加强对事业单位档案管理人员的系统教育和培训，能强化其档案管理技巧掌握与方法应用，这有利于提升档案管理的效率。

其次，引入与利用现代化的网络档案管理工具，能够使档案管理工作能够获得更为精细的数据，这不仅有利于提升事业单位的档案管理系统化及网络化水平，也能够间接提升其科学化水平。

最后，优化档案管理人员及工具配置，能够及时发现档案管理过程中所存在的问题，并以科学方法高效解决。这样既能实现事业单位档案管理体制在理论和实践上的不断完善，也有利于推进事业单位档案管理工作走向更为现代化的道路。

二、新时期档案管理存在的问题

首先，事业单位档案管理的基础业务较为薄弱。该问题产生的原因在于部分事业单位其本身对档案管理工作缺乏系统且科学的认识，加之国家相关政策以及法律贯彻力度较低，致使档案管理得不到应有的重视，间接导致了管理混乱、流程模糊、机制残缺等问题。另一方面，部分事业单位空有档案管理制度却不予以贯彻和落实，不仅没有特定人员负责，单位领导也没有真正发挥过自身的监督落实的职能，使得档案管理的处境异常尴尬。

其次，方法陈旧，缺乏创新。随着社会的发展与进步，事业单位的日常档案信息管理工作愈发繁琐，但面对如此局面仍旧沿用单一的管理方法，则必然导致管理效率的低下以及工作质量的落后。同时由于缺乏对现代设备的引入与运用，缺乏对管理方法和管理机制的创新，甚至导致信息更新落伍，大量资源丢失的不利结果。

第三，档案资源开发利用率低。科技发展的日新月异，促使各行各业都在不断引入最为先进的信息技术，并将其作用于自身的产业发展及企业管理过程之中。可是由于我国事业单位的档案管理工作并未能被充分的重视，所以现代化设备的引入和利用率亦非常低。部分事业单位档案管理设备不齐全、环境条件较差，直接造成了档案资源利用率低的局面。

第四，档案管理人员队伍业务素质普遍不高。就事业单位来说，档案管理人员的业务素质对其所从事的工作具有非常重要的作用。但从目前的现状来看，真正专职从事档案管理的专业人员少之又少，多数事业单位所采取的都是其它岗位人员兼职这一方式。专业知识以及业务素质的匮乏，导致其对档案管理工作力不从心，久而久之消磨掉自身的工作责任心，从而在频繁的工作变动中，影响了档案管理工作的稳定性。

三、新时期事业单位档案管理创新原则

事业单位作为国家机构的重要组成部分，其档案是其所有信息的汇集中心，重要性不言而喻。故而新时期在对事业单位进行档案管理创新的过程中，还必须坚守以下原则。

第一，规范、灵活原则。这意味着对事业单位档案管理方法的创新必须坚持灵活性与规范性的统一，即在坚守事业单位总体相关规章制度的前提下，根据自身发展特点对档案进行灵活管理。

第二，职责、权益原则。它是指在创新档案管理制度的过程中，对相关领导干部以及工作人员的权利指责做到明确划分、清晰定位，这样做的目的在于，当档案管理工作出现细节问题或纰漏时，能够快速责任到人、得到公平处理。

第三，制定、执行原则。它是指档案制度的创新既要基于科学的前提，保证其合理性与系统性，还要保证其具备可执行性。任何制度的设立，只有在具体落实的过程中才能得到进一步稳定和不断晚上。

第四，动态、静态原则。指的是事业单位的档案管理，需要在保证其稳定发展的同时进行科学创新，通过与国际接轨的方式，吸纳和引入最为先进的管理方法，提高其科学化水平。

四、新时期事业单位档案管理创新与改革路径

首先，强化档案管理人员业务能力，创新培训机制。

随着信息化、数字化时代的纷至沓来，事业单位的档案管理人员更需要不断强化自身的业务素质，提升业务能力。这就需要建立全新的档案管理人员培训机制，同时结合单位以往对于档案管理制度的落实、实施情况，打造一套集网络和实体培训于一身的新型培训机制。依靠加强对其技术、知识的培训，以提高有关理论的档案管理实践能力。

其次，加强档案管理的信息化建设。

现代化信息技术的高速发展，促使越来越多的事业单位想要将信息手段作用于档案管理过程中，以实现便捷、高效的管理过程。鉴于此，事业单位需要集合自身的实际发展现实，引入适于本单位的档案管理的软硬件施设；在能够确保档案信息准确传递、及时传递的前提下，使用扫描仪、计算机等现代科技技术对各类档案进行电子文档和图片格式类的数据保存，使档案收集集纸质与电子数据于一体。同时，事业单位在确保企业信息安全的条件下，可以利用网络向社会提供或汲取可用的信息资源，实现资源优势共享。

第三，加强档案管理服务，提升利用率。

据社会调查显示，目前我国各产业领域、事业机关当中，档案利用率低是一种极为普遍的不利现象，事业单位也是如此。事业单位对档案管理工作的习惯性放逐，促使其得不到足够的重视，进而导致利用率低下；另一方面，档案利用率低，又会反作用于档案管理事业，促使其得不到相关领导及单位整体的重视，长此以往形成难以突破的恶性循环。鉴于此，事业单位应该创新管理服务职能，比如利用内部局域网，加强档案的信息检索功能；开发和建立高效的在线服务功能系统，提供优质的在线服务，借以提高档案的利用率。

最后，从根本上创新档案管理制度，加强档案管理能力。

完善的档案管理制度是保证事业单位各项工作质量以及的基本，根据我国当前事业单位在档案管理工作过程中所呈现出的现状和问题，创新档案管理制度，建立并不断完善一套适于单位发展的全新的管理制度就显得尤为必要。具体说来需要：①结合单位档案管理工作的自身特点，建立与之相适应且科学化的管理体系。明确档案管理机制创新的方向和内容，尤其是对档案管理过程中的机构和岗位设置要进行明确规定；②创新档案管理制度，需要坚持“约束的地位平等”，即既要约束档案管理人员，也要约束事业单位领导，以此来保证档案管理的规范性和独立性。③明确过失、赏罚分明，奖励档案管理工作过程中高度负责的员工，惩罚那些趋于自身利益对于档案信息进行非法行为的人员，培养管理人员的工作积极性和责任感，以促进事业单位的健康发展。

综上所述，新时期事业单位要想从根本上改变目前档案管理过程中所呈现的各种不利因素、加强档案管理工作，最需要的步骤就是创新。唯有从管理机制、人才培养、服务体系以及现代化技术运用等角度加大创新力度，才有可能保证事业单位档案管理建设工作走向平稳、高效的发展道路，才能更好的服务于事业单位自身和整个社会的人民大众。

参考文献

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.

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高校后勤管理的原则主要表现在以下几个方面：一是以人为本原则。高校后勤管理的关键就是以人为本的管理原则，其要求高校塑造管理理念和后勤文化时，创造理解人、关心人、尊重人、帮助人的机制和氛围，鼓励后勤人员自觉主动做好本职工作，高度注重人才资源的开发，做到合理使用人才、努力培养人才、善于发现人才，继而形成强大的人才凝聚力。二是效益性原则。该原则指的是高校管理工作应该以正确的目标和思想为指导，对财力、物力、人力等资源进行合理利用，最大限度发挥出有限资源的作用，实现培养目标的高质量与高效率。高校后勤管理中遵循效益性原则时，必须要对时间、物、财、人等资源进行科学管理和综合运用，为科研与教学提供周到优质的服务，积极调动师生工作和学习的主动性。三是目的性原则。高校的中心工作就是科研和教学，而为师生生活、科研、教学服务是后勤管理工作的宗旨，这就需要高校紧密围绕这一宗旨进行管理工作，树立全心全意为科研和教学服务的思想，明确教学规律中后勤工作的目的，从而更好地开展服务工作[2]。四是全局性原则。高校实施后勤管理工作时，必须要以工作特点、基本任务、发展目标为依据，科学处理局部与全局的关系。而全局性原则要求后勤管理人员从高校全局角度出发，对后勤管理对象进行把握，根据师生生活、科研、教学等方面的需求综合考虑问题，将其作为后勤管理工作的起始点，而不能局限于孤立分析管理对象各个要素。同时后勤人员必须要胸怀大局，高瞻远瞩，明确高校管理与后勤管理之间的关系，保证后勤管理工作的有序开展。

2 社会化改革下的高校后勤档案管理路径

2.1 加强制度建设

在社会化改革背景下，高校实施后勤档案管理工作时，应该形成完整系统的管理制度，使各个环节有据可依、有章可循，进而确保档案的真实性与完整性，以免档案交接过程中出现缺失和遗漏等问题。对于高校后勤队伍而言，其流动性相对较大，在实际工作中会影响档案的如实记录，时常出现前任后勤人员离开工作岗位时没有完成任内档案填写等工作，而接任后勤人员不予填写或随意填写档案，不利于提高档案的完整性和真实性[3]。因此高校在加强后勤档案管理工作时，必须要做好相关的制度建设工作，在制度中具体落实所有工作，严格依照制度要求实时档案的收集、形成、归档、交接等一系列工作，使档案管理工作在相对稳定的外部环境中顺利实施。

2.2 做好培训工作

对于档案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，这就对档案管理人员的素质提出了更高的要求。因此高校后勤管理部门必须要高度重视档案管理人员的再培训，定期组织职业再培训活动，进一步提高管理人员的专业技能和职业素养。通常后勤部门是保证高校正常运转的基本单位，涵盖十分广泛的内容，如教学硬件设施、汽车、维修、水电、餐饮、物资配送、基建等，导致后勤档案管理工作相对复杂，要求档案管理人员拥有较高的综合素质。例如：档案管理人员管理基建档案时，由于基建档案与物资配送、硬件设施、水?等其他工作存在紧密的联系，因此人员应该具备基本的建筑常识和较强的实践能力，科学利用所管理的档案来更好地支持后勤服务工作。另外，高校可以有组织性与计划性开展相关的进修与培训活动，加大在职人员的培训与教育力度，使其业务水平和信息处理能力有所提高，知识结构得以更新，能够准确辨别档案信息的有效性和无效性，增强主动开发利用档案资源的意识，以此满足社会化改革的发展要求。

2.3 加大宣传力度

档案真实记录和总结了高校的发展历程，其中涉及社会实践、技术研发、学术研究等诸多方面的记录，集中着社会发展的知识沉淀。但是在以往的高校档案管理工作中，部分档案管理人员缺乏较强的管理意识，不能全面了解《档案法》，这些都在很大程度上威胁到档案资料的安全[4]。随着社会化改革的不断深入，高校档案工作变得更加完善和开放，档案管理工作必须要向全社会和高校负责，这就需要高校档案管理人员积极增强自身的认知程度，高度重视档案管理工作。同时高校在日常后勤管理工作中，应该向教职工普及《档案法》，加大档案管理知识的宣传教育工作，鼓励后勤档案管理人员做到懂法知法，更好地完善档案管理工作。

2.4 增强管理意识，优化管理方式

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随着社会的进步，信息化时代的到来，信息资源逐渐进入社会生活的各个领域，成为战略性资源。档案作为一种原生的信息资源，实现其电子化、信息化的管理，对于社会经济的发展有着十分重要的价值。所以，加强档案信息资源的开发利用，推进档案服务体制的创新，形成数字化、信息化管理已经成为迫切客观要求。

1 档案管理信息化的概念和内容

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指为了实现档案材料由实体保管模式向数字化模式的转变，由国家档案的行政管理部门开展的，以现代技术作支持的信息化资源管理行为，其最基本的特点是服务具有全面性，并有着向集成化、合作化、专业化方向发展的趋势。

1.2 档案管理信息化的主要内容

（1）档案资源技术的信息化：即运用电子计算机的网络传输途径所提供的保存技术以及信息系统的加工技术，将原有档案的各项实体资源转化为数字化、信息化的管理资源，从而实现各项资源的合理分配、社会共享，以便全面实现资源的开发利用的一种信息化形式。（2）档案管理方法的科学化：科学的管理方法作为新形势下档案管理信息化的重要实现途径，旨在利用档案行业客观规律以及社会信息特点实现有组织的、有计划的对档案的控制管理。（3）档案管理人员的素质现代化：管理人员的专业化水平和知识水平，是判断其的素质的重要标准。对于档案的管理，不仅应该有知识渊博的管理人员，还应建立合理的组织结构，实现全面管理。（4）档案服务的社会化：随着电子时代的到来、档案意识的增强以及档案效益的显现，我们不仅需要实现资源全社会共享，还要预见到档案在未来世界的利用情况，比如用户对象明显变化、社会公众和非官方组织对档案利用范围的增大，以及其在经济活动方面的利用将明显上升。

2 新形势下档案管理信息化的对策

2.1 转变管理观念，树立信息化管理理念

在新形势下，转变传统档案信息化建设观念已经成为迫切需求，从现在的发展状况来看要完成观念转变，完成新观念的建立要从以下方面进行努力：第一，管理人员需增强信息化意识，了解档案管理的发展走向，以便为企业发展、社会进步提供更好的服务。第二，大力宣传档案管理信息化，例如提高企业领导对其关注度，让高层管理者进一步了解档案管理信息化的迫切需求，以便针对档案管理的发展做出更科学的决策。最后，为了提高管理和服务效率，为企业谋求最系统、科学、全面的服务，提高数字档案馆建设效率，要不断更新档案管理理念，推进档案管理的现代化水平和信息化程度。

2.2 加强制度建设，规范档案信息化管理

为了认识档案信息化管理的意义及目标，就需要我们完善管理档案信息化的相关制度。对此，可以从宏观角度和具体角度两个方面来看，从宏观上来说，信息化管理的主要目的是，在坚持效益原则、实用原则以及科学管理原则基础上，实现各原则的协调统一，提高管理水平，促进部门稳定、健康的发展。而具体的来说，要将管理工作作为发展重点，提高资源管理服务质量，促进管理机制建设，即增强部门与部门之间独立性，各个管理部门应明确各自职责，还应建立相应制度，以便在日常工作中能够相互制约。

2.3 制定相关法律法规，提供法律保障

为了使信息资源的法律效力得到有效的实现，依法推进档案管理信息化，实现电子资源、数字化档案资源的建设、生成、利用、保管，完成信息化基础设施的构建，信息安全的保障，就必须建立系统的、合理的法律体系，将信息化管理纳入法律保障当中，保证档案资源在信息化建设过程当中的安全、稳妥。

2.4 提高技术水平，实现科学化管理

提高档案的科学化管理主要表现在提高档案管理的信息化技术水平上，而这不仅要注重软件、硬件设备的开发建设，完善信息化档案管理系统的构建和高效率维护，完善路由器、计算机、数据库系统，充分的利用现有设备的各方面优势，并完成新设备的购置，还应该在快速建立信息数据库之后进一步对其进行完善，从而实现信息资源的网络共享和检索。

2.5 打造高素质人才队伍，提供智力支撑

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为了给档案管理提供全面的智力、人力支持，需要组建高素质的档案信息化管理人才队伍。在打造高素质人才队伍，必须要以从实际情况出发，建立管理信息化理念，为员工提供各方面技能培训，了解最新形势下的管理模式，实现对信息化管理人才的合理分配。不仅如此，还需要加快对信息化管理人才的吸收，实现团队的专业化，将复合型人才纳入信息化管理团队。

2.6 企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调， 必须与信息技术发展相协调， 必须与全国信息化工程相协调。

3 结语

在新的社会发展形势下，实现档案信息化管理已经成为迫切需求。而作为一名高素质的信息化管理人才，更应增强现代化、信息化的管理意识，提高自身各方面素质，从而完成我国的档案管理向先进水平迈进，以便进一步适应社会发展需要。

参考文献：

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中图分类号：F24

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）1309802

1人事档案管理问题分析

1.1错误认识

长期以来，相当一部人对人事档案管理认识模糊：有人认为档案是人的一份经历明细报告单，记录着人生的琐琐碎碎；有人认为档案管理指向是唯上级论，只对上级负责，不对下级负责，对下级只能守口如瓶，档案显出不可弹指的神秘色彩；有人认为档案管理是通过自已劳动打造，装饰了别人，自已血本无归，充当了无价值的献身福，太不平等了；还有人认为只要档案不丢失、不泄秘，查档、调档、增补不出差错就是责任到位，工作好，在这里档管责任成了遮人耳目的招牌；更有少数领导对档案管理不研究发展创新，有关档案场所、管理、设施、保养等经费不按计划拨付、慢拖久拖，久而久之，到了非解决的火口上也是蜻蜓点水，在他们那里的从业人员，对档案重地的确有一种空旷感。

1.2手段落后

改革开放，我国发展对人才需求考核的材料取之两条道，一条是由人才资源管理部门通过面试、笔试过关后提供的阳光化硬性材；一条是经人事部门的档案管理机构提供的历史的、原形态的隐形材。但是，目前有的档案提供的材料与人才考核要求很不相符，反应不了人才的全貌，主要是档案管理手段落后，档材破碎，残缺不齐频现。如存在档案室潮显、不通风，材发黄、霉烂的问题；存在档材登记、归档错位越位，错人的档案，错档案的材料张冠李戴；存在档材转入、转出不规范，漏缺、空挡、遗失等隐患。手段落后的档案管理，影响人才资源储藏，制约人才资源开发，阻碍市场人才交流，显然，档案重地形同虚设。

1.3改革不力

随着市场经济发展，人才频繁流动的趋势日益突出，凸显人才资源溢出效应。然而，人才资源溢流，引发的高效配置需求，成为人事档案管理的一种当然选择。高效配置人才资源，档案管理市场化改革最关紧要。但是，由于档案管理市场化改革不力，档案管理没有市场化角逐力，成为人才资源市场化配置的短板。尤其是在人力资源配置的档案审核中，调档走人的档案人，人档不走的单位人、隐性记录的档案神秘人难以化分定性，三人一体化不分的局面继续存在，进一步制约了档案管理对人才资源的市场化配置。所以，把档案管理纳入人才资源配置的市场化改革是一种必然趋势。

1.4登记失范

当前，人事档案登记约束性差、真实性少、不规范性多。像优点和表杨多写的放大记载，缺点和批评少写的缩水登录；像工作时间往前写，出生时间向后写的畸型记录；像培训、调研多目填写，检讨、处分少项登记；像优异经历多登录、不良经历少填写的阅历断档；像近亲少填、远亲多记的亲属断层；像用放大镜填成绩、一生一世红到底，用望远镜写差错、一生一世\到根。档案填写不把关，多目、少项、畸型、缩水，遏制人才资源开发，关键问题是登记制度失范。

2人事档案管理对策研究

2.1强化领导和认识

人事档案管理工作发展，加强领导，提高认识是要义。加强领导，档案管理部门的主要负责人，亲临工作现场指导检查，调查研究，着力解决档案管理中的实际问题。其工作是：拟订档案管理发展目标，规划设施的添置、维修和保养；启动投资计划，安排费用预算：有关计算机、扫描仪、监视器硬件更新换代要走到位；对电子档案、纸质实物档案等现代科学技术软件开发，要加大投入。

提高认识，以“四个全面”新常态为契机，开展思想政治教育和业务素质集训等活动，使档案管理工作人员光明正大的工作，不泄密、不失密；不改档、不失档，保持档案管理的高度原则性。引导他们学习档案法律法规，进行档案法律思想研究、理论探索、方法创新，把档案管理提升到一个新台阶。

2.2建立科学的管理制度

一个优质、真实、阳光的人事档案，需要完备的管理制度作支撑。作为制度，档案管理须制定喷药、杀虫的定期维护保养制度，避勉档案材料虫蛀、缺损发生；制定打开门窗通风、采光的定期阳光化制度，避勉档案材料枯黄、退色变腐；制定日晒、电温的定期脱水制度，避勉档案材料潮湿、霉烂发生；制定材料收集、整理、归档的严格填报制度，避勉档案材料疏漏、空缺登记。只有完备的管理制度，才有阳光的档案管理。

2.3打造高效的人才配置机制

档案管理机制卓有成效，旨在人才资源有效转化、合理配置。根据目前人才市场释放的信息流，人才高效配置，关键在操作档案运作，锁定人才资源，界定人才需求。所以，营造档案管理配置人才机制：一是分析人档不流，弃档不用，用人不调档的深层次原因，找准有人无档，有档无人的病症，以此锁定人才源和需求量，看到配置空穴，制定弥补配制。二是人才配置要用好人档合流，用人调档，不用存档的原则，堵住档案人、单位人向社会人转化的误区。三是从档案填写、内容审查、存放要求、传送程序上，为人才配置提供条件和基础。

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中图分类号:TN711.1A文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 03-0027-01

File Management Forward to Information

Ren Hongxia

(Jiamusi Municipal CPC Party School ,Jiamusi154002,China)

Abstract:The file management information has been a new era of file management goal, the beginning of the last century,the rapid development of computer information technology management in China an opportunity to file information. Firstly, information on records management should followed develop and elaborate the principles,and then the file management information with a preliminary analysis on the current status. Finally, we discuss the development of file management information specific measures to be taken.

Keywords:File management;Information;Measures

一、档案管理信息化及原则

(一)规范性原则:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现档案馆档案信息化,一方面可以将档案馆的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。八妇女节

(二)安全性原则:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略。

(三)效益性原则:由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据档案馆原有基础,分析用户需求。选择数字化的内容要“经典”,要有特色,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的、利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。

二、档案管理信息化的现状

(一)社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息化的进程。

(二)档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案工作信息化。

三、加强档案管理应向信息化发展及措施

《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理等。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

(一)加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。

(二)加强档案信息资源建设

档案的信息化:所谓档案信息化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于查找利用。

(三)加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键:做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。