企业档案规范化管理大全11篇

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全员参与，过程管理是档案规范化管理中的一个重要方面。档案工作涉及到企业的方方面面，文件在形成、流转、办理、整理、归档的过程中也会涉及到企业的各个环节。比如，企业一个项目的文件，它的形成从项目的立项、调研到预算、招标再到最后的实施，可以说涉及到了这个项目的全部阶段。因此，要把档案意识贯彻落实到每一个环节中去，实行部门立卷责任制，坚持“谁立档谁整理”的原则，各司其职。全员参与，这样才能使企业的档案工作进一步规范化。

二、完善制度，健全机制是企业档案规范化管理工作的根本

企业应该及时成立相关的档案管理评估工作领导小组，对档案的管理情况进行有效的监管和评估。要根据本单位的具体情况实施并修订符合本单位实际的档案管理规范机制，如要健全《档案管理标准》、《档案分类标准和保管期限》、《档案管理应急预案》等方面的制度。此外，企业每年还应将档案工作列入到本年度的发展规划和计划中去，不断完善并健全档案工作的管理体系，确保档案工作的领导职责、管理职责和工作职责都能分级分层落实到位，这将会对档案工作的规范化管理提供切实的保障。

三、常态化管理，规范化实施是企业档案管理工作的基础

档案工作是一个企业开展各项业务和活动的有机组成部分，有着不可或缺的意义，应该采取常态化的方式开展。

1、对各种档案要及时归档，确保档案的完整性。各种类别和载体的档案都要在规定的时间内及时归档，要按照《归档文件整理规则》做好档案的系统化管理，确保归档文件的准确和完整。对到期的档案要及时进行鉴定，确保档案利用的有效性。对已到保管期限的档案要专人进行鉴定，经鉴定后，仍需要保存的档案要对其重新划定保管期限，对那些到保管期限也没有保存价值的档案，要进行登记造册，填写销毁清册。对档案的借阅，要完备手续。借阅档案要按照规定办理借阅登记手续，要按时催促归还。企业要根据每年的档案借阅情况，编写好档案利用效果的登记。此外，档案的收进、转出都要进行登记，双方当面清点，办理签字手续。档案室要保持干净整洁，没有杂物，室内面积要能够满足档案工作发展的需要，要留有足够的存储空间。档案柜、档案架的摆放要做到整齐有序，要摆放文件资料存放的示意图，以方便查阅。应在每年的年中和年末对所存放的档案进行全面的清查并及时建立清查记录。

2、用“关键词”的方式检索档案资料，以提高使用效率。

使用“关键词”来代替“主题词”，可以简化查找档案的时间，提高使用效率，也就是说通过从题名或文件主题中归纳出一些体现主题内容的关键词，对其进行标识，等录入计算机后就可以通过计算机批量处理的功能进行检索处理。比如，有关厂房基础建设的文件，有人将它的关键词写为“基本建设”，有人写为“基建”，还有人写成“厂房建设”，在通过计算机调控后可以把关键词统一规范为“基建。”此外，计算机还有一项“活动增加”的功能，可以利用这项功能将那些不规范的词语和主题词中词义相近的进行合并，这样就解决了用手工标识速度较慢的问题，同时还解决了主题词中的词义含量的问题。

3、实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，就是说那些归档的文件应该要以本单位形成的文件为主，这是推进档案规范化管理中的重要一环。这里需要注意三个问题：一是对文件归档的时间要把握准确，进行归档的文件必须是完成了现阶段任务的，没有完成的则不能立卷或归档，否则会造成档案管理的混乱和无序。二是要明确文件归档的重点，对归档文件进行合理的分工，也就是说要在实际工作中将文件和资料区分开来，尤其是要注意那些在内容、形式和作用方面相似的文件资料，要坚持具体问题具体分析，从而减少档案管理中的重复和冗余，提高档案使用的效率。三是要有效地保证全宗档案的完整性。在归档工作中要把握好重点，分清主次，保证不该归档的文件不要混入其中，该归档的文件要及时归档而不能散失。这就要求在归档立卷中，要将那些具有内在联系的文件材料放在一个卷中，以确保其对于同一问题处理的全部来龙去脉过程的反映，保证同一问题的完整性，这样文件归档后既完整又有序，可以为档案管理的规范化奠定坚实的基础。

四、网络化和信息化技术是实施企业档案管理工作的有效手段

现在，计算机技术已普遍应用于各个领域，档案管理中也需要把计算机技术运用到日常的每个环节中，这样才能够更好的提高效率，使得工作的开展越来越便捷。例如，档案管理中在进行打印文件时，计算机可以自动生成一个序列，按照这个自动生成的序列进行打印就会大大的减少文件归档的工作量，充分发挥计算机技术的优势，能够有效减少人员的工作量，大幅度提升工作效率。

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所谓房地产企业，是指从事房地产开发、经营、管理和服务活动，并以营利为目的进行自主经营、独立核算的经济组织。房地产相对于传统的机械、电子等行业起步较晚，属于改革开放后的新兴产业，对档案管理方面的关注与研究也相对比较少，而且由于房地产行业发展速度较快，档案管理更是无法满足其发展要求。然而，档案工作是房地产企业运行和生产的参考和依据，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。因此，房地产企业档案的规范化管理尤为重要。

一、房地产企业档案

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、房地产企业档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

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一、前言

对于任何企业而言，档案均是非常重要而且关键的信息资源，尤其是对于处于改革大潮中的国有企业而言，档案既是总结相关经验的重要参考，尤其是改革开拓创新的重要依据。在新的历史形势下，国有企业的战略性改革与重组不断地深化，面对日益复杂的国际形势，其该组过程中必然充满艰辛。相应地，档案管理作为企业管理的一个重要部分，它同样需要解决当前面临的问题、顺利未来的发展潮流，在企业的不断改革中实现档案资料的规范化管理。

二、限制国有企业档案规范化管理的因素

处于不断改革中的国有企业，其档案管理主要面临着下述三个困境，即档案管理功能弱化、日常管理人员不足以及高级管理人才流失。具体而言：

第一，档案管理功能弱化。目前不少国有企业在改革的过程中逐渐弱化了档案管理功能，不少规模不大的档案管理机构不是被裁撤便是被合并，某些国有企业的档案管理机构被合并到信息管理部门，成为其下属的分支管理部门。另外，不少国有企业的规模均非常大，有的会有不少子公司分布在全国各地，因为裁撤了类似档案处职能的管理机构，使得档案工作没有办法通过一个专用的、相对固定的渠道实现上通下达，不少工作问题无法得到及时有效地解决，档案管理边缘化的趋势越加明显。另外，在国有企业的集团总部会议上，类似档案管理工作的规划、安全、人员配置、经费预算等问题得不到应有的重视，甚至类似这种问题根本无法提上会议的议事日程，最终导致企业的档案管理功能被严重的弱化，某些企业已经积重难返。

第二，日常管理人员不足。日常管理人员不足是档案管理功能被弱化之后对档案管理带来的不利影响之一。当前的国有企业进行改革的重要内容之一便是“减员增效”，许多职能部门的管理人员和工作人员数量被大幅度缩减，另外，为了尽可能增强市场竞争力，获得高额利润，不少国有企业将企业员工尽可能充实到一线环节，例如生产和销售环节。不少大型国有企业在进行改革的过程中，利用职能更加综合化的部门取代了原有的档案管理部门，将原有的档案管理工作扩充为现在的集档案管理、文字打印、文书收发、机要交通、办公用品发放、秘书、接待等众多职能于一身的综合管理职能部门，因为人员不足，工作琐碎，工作人员很难依照原有方式进行档案管理。

第三，高级管理人才流失。在档案管理功能被弱化、原有档案管理部门被功能更加多元化的职能部门取代之后，实质上已经等于档案管理部门的等级被降低了一个乃至两个级别，原本享有高级管理职称的管理人员及其相应待遇均被取消；另外，在实际工作中，档案管理人员因为档案管理无法实现直接促进企业盈利的目标而备受冷落，不仅收入不高，而且增长幅度也不大，相对于其他管理部门差异非常显著。这也直接导致了许多高级人员不愿意来档案管理部门，或者借故调离，或者另寻他路，或者工作态度消极。综合以上情况，许多责任心强、经验丰富、管理能力较高的高级管理人才流失严重，严重限制了档案管理的可持续发展。

三、国有企业实现档案资料规范化管理的途径

第一，确定企业档案作为重要信息资源的地位，制定相关资源开发利用方案。在信息化社会中，信息已经成为市场一种非常重要的资源和财富，目前档案具有高度的可靠性、真实性以及原始依据性，作为能够视为当前市场上最为权威的信息资源形式之一，是企业进行决策的重要依据，非常有必要对其进行开发和利用。依照开发程度的深浅可以将国有企业档案资源开发分为三个阶段，即处于信息资源收集、建档、整理阶段的第一次开发，处于对档案信息提示和提出阶段的第二次开发，处于对于档案信息进行加工、处理阶段的第三次开发。为了能够充分地开发和利用档案信息资源，为企业创造效益，必须要重点克服下述几个问题：首先，重点突破现有档案管理制度的局限性，根据企业的发展要求和信息化时代的要求进行制度创新；其次，提高档案室当中档案的质量和数量，为资源开发和利用奠定坚实基础；再次，通过制度建设、机制改革来提高企业档案管理人员的工作积极性；最后，花力气提高企业档案管理的信息化水平。

第二，档案新闻媒体适度报道一些企业档案工作负而状况，以期引起社会关注。全而反映企业档案工作状况，可以使档案行政部门得到有关企业档案工作的客观准确信息，实现科学决策，及时研究解决企业档案工作存在的问题。同时，通过新闻媒体将企业档案工作困境适时适度向社会披露，使企业档案工作接受社会舆论监督，可增大社会舆论对企业档案工作的督导作用。

第三，理顺企业档案工作行政监督渠道，加大档案行政监督力度。在档案行业管理力度不断弱化，一些行业档案工作监督检查和业务指导功能逐渐丧失的情况下，在文教卫生系统和越来越多的企业实行属地管理的条件下，应将实行了多年的档案“条、块双重管理体制”改革为单一的档案属地管理体制，建立与完善各级档案行政部门对企业档案工作监督渠道，加大企业档案管理的行政监管和执法力度，有效督促企业重视档案工作，将档案工作摆到应有位置，保证企业档案工作的正常开展。

四、结束语

为了更好地适应当前的社会经济环境，国有企业不断推进并深化了对自身的全方位改革。在改革的过程中，做好国有企业的档案管理意义非常重要。但是由于多种因素制约，目前国有企业的档案管理存在诸多不足，相信通过档案规范化管理的实现可以促进档案管理的可持续发展。

参考文献：

[1]杨长明.施工企业工程档案管理存在的问题与对策[J].铁道工程企业管理，2006，（04）：233-235.

[2]吴俊芳.浅析工程档案管理存在的问题及解决方法[J].民营科技，2009，（08）：203-205.

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不颍难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。

3 结语

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。

参考文献：

[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案，2016（05）：79-80.

[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界，2016（S1）：106-107.

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推进企业单位档案管理工作规范化是新一轮企业单位改革的重要任务。档案管理工作水平已经成为制约企业单位发展的重要瓶颈因素之一。企业单位应当从档案管理的实际情况入手，对档案管理工作进行全面系统的规划，全面细化档案管理各项工作，不断提高档案管理工作水平。

1.档案管理规范化方面存在的问题

1.1 对档案管理规范化重视不足

规范化是对企业单位各项工作提出的基本要求，目前企业单位档案管理规范化方面仍存在不足，规范化水平较低是制约企业单位档案管理水平的重要问题。首先，个别企业单位没有认识到档案管理规范化的重要意义，对档案管理规范化的特殊性认识不足，没有充分认识到制度规范与程序规范相结合的重要意义，往往在档案管理程序上存在着混乱问题。其次，个别领导对企业单位档案管理规范的重视程度不够，很少过问档案管理的规范化问题，没有在档案管理规范化方面投入必要的人力物力资源，普遍存在重视制度建设轻视执行问题，阻碍了企业单位档案管理的发展。

1.2 对档案管理制度缺乏规范化

档案管理工作依赖严格的管理制度，需要较高的标准才能保证档案管理工作的质量，目前几乎所有的企业单位都建立了档案管理工作制度，将档案管理制度作为企业单位制度体系的重要组成部分，但是档案管理制度建设水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企业单位档案管理制度侧重存储，不注重档案资料的收集，没有在源头上做好档案管理工作。其次，没有开成档案管理规范合力，相关部门对档案管理人员配合较少，导致档案管理部门任务繁重，档案管理人员不仅要负责制作档案，还要进行档案资料的核查工作，遇到档案资料错误，还会出现相关部门的推诿扯皮现象。第三，档案管理规范不符合实际情况，档案管理规范的执行较弱，实际操作混乱，导致管理制度形同虚设。

1.3 对档案管理模式缺乏规范化

我国企业单位档案模式较为单一，档案管理方法过于传统，没能根据实际情况进行有效管理，这样不仅发挥不出档案管理工作的实际效率，而且也不利于利用档案为人民群众服务。首先，企业单位档案管理与行业联系不紧密，没有发挥出行业档案的实际作用，档案管理方式方法过于传统。其次，档案管理主要依靠人工管理，管理水平较为落后，管理效率十分有限，不利于档案管理质量提升。

2.档案管理规范化方面的几点尝试

2.1 统一档案格式

统一档案格式是档案管理工作的前提，也是档案管理规范化的基础工作，企业单位档案管理应当在统一的格式下进行。首先，严格统一事业企业公文用纸，排版格式，装订格式，以及用字规范等，做到企业单位往来公文的标准化，全面提高档案资料的质量。其次，完善公文档案的程序，逐步规范档案的签发手续，有效分配管理档案的审核权限，进一步规范档案资料的标题，对档案资料施行严格的规范检查制度。

2.2 科学立卷归档

立卷归档工作是企业单位档案管理的重点工作，也是企业单位档案管理规范化水平的基本体现。首先，应当严格遵照国家有关档案立卷的基本法规，细致的做好立卷归档工作，严把立卷归档质量关，对不合格文档严禁进入档案。其次，重点把握好相似、重复、无序立卷问题，按照统一的标准体系，恰当的逻辑顺序，分门别类的做好文件的立卷归档工作。第三，正确把握立卷归档的时间，要在文档任务完成以后，且相关资料收集齐全后再立卷归档，要把握好立卷归档工作的主次。

2.3 有效运用档案

档案管理规范化的最终目的是为档案使用的高效化服务。规范化档案管理还应当以有效运用档案为重要标准。首先，借助规范化的档案管理操作手段，消除传统档案管理工作中存在的弊端，全面提高档案管理工作效率。其次，利用规范化的档案管理手段，全面建成标准化的档案资料数据库，为实现档案资料的科学共享，档案的信息化使用铺平道路。

3.档案管理规范化方面的主要措施

3.1 建立科学的规范体系

企业单位档案管理规范化离不开科学的管理体系，应当运用必要的管理体系，全面实现档案管理规范化。首先，根据企业单位实际工作情况，完善档案管理工作制度，积极整合发挥企业单位档案管理工作人员作用，促进管理人员规范操作档案资料。其次，借助科学的规范体系，为档案管理打下坚实的基础，树立良好的档案保存意识，全面提高基层档案管理质量，不断查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科学的档案管理系统，依靠现代信息技术，实现档案管理的规范化，逐步使企业单位档案管理适应信息化社会发展的实际需要。

3.2严格履行各种制度规范

制度规范只有通过全面履行才能发挥出实效，为了提高企业单位档案管理工作水平，应当发挥事业单位档案管理工作各种制度规范的实际作用。首先，要按照档案资料的内容，档案的先后顺序，根据档案的实际情况，在做好分类的基础上，做好w档工作。其次，根据档案的调阅程序，严格把好档案调阅关，严格防止档案资料丢失，切实减少档案管理过程中存在的问题，实现稳定科学的档案管理，发挥出档案管理的实效性。

3.3 加强做好档案保密工作

档案不仅是企业单位主要数据信息的汇总，而且还涉及到单位工作人员的隐私，因此在档案管理的过程中，要对档案管理工作给予足够的重视，避免档案管理出现隐私泄露问题。

4.结论

做好档案管理规范是企业单位发展的重要前提，只有不断提高档案管理效率，才能有效应对各种挑战，做到与时俱进，为人民群众更好的提供服务。目前，应当围绕完善保密制度，在保证档案资料安全的前提下，建立电子档案，发挥档案实际作用，进一步提高档案管理质量。

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1 档案管理的内涵

档案管理是对各种档案进行分类管理，为其使用人员提供便利服务。企业档案管理人员的工作是将数量众多、种类不同的档案按照企业的相关要求进行整理、分类、归档工作，使档案具有系统性、整齐性，这也是社会对档案管理工作赋予的要求。社会对档案管理的要求是由企业自身的档案管理水平决定的，并且随着经济社会的发展而不断变化，并影响着人们对档案的满足度。我国的档案管理工作的历史可以追溯到几千年前，档案管理工作从杂乱无章到当代社会的系统化管理，由简单逐步走向复杂，从纯人工管理发展到现在的计算机管理。在当代社会，档案管理已经慢慢融入到人们的日常工作和生活中，在企业的发展中起着重要的作用。

档案管理工作主要包括收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案、统计档案以及使用档案等方面内容。一些企业的档案管理工作只包括几方面内容，发展不全面，也存在一些小型企业的档案管理工作只有保管档案和使用档案两部分。目前，随着我国经济的逐渐发展，社会大众对档案管理工作的要求逐渐严格，推动档案管理工作朝向多层次管理方向发展。第一层次需要区分档案管理的纸质档案管理和信息管理，纸质档案管理工作包括收集整理档案、分辨真伪、保管、统计等，信息管理包括对档案相关信息进行录入和输出。

档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的过程中都会自动的形成信息反馈机制。将档案管理推向现代化，将会对于档案管理在工作时的结构发生某些方而的新的变化及影响，而为社会实践中提供档案信息服务是对档案进行管理的最主要的目的，档案管理的所有的在系统与结构上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的，其中所进行的每一项工作都是不可或缺的，它们的存在都具有一定的价值和必要。

2 集团型企业的档案管理方面所存在的不足

2.1 运维与管理需求

档案信息化建设过程是需要不断完善和发展的，集团企业的档案管理工作开展的前提是建立档案管理系统，建设档案管理系统需要满足集团企业内部不同的需求、解决各种档案相关问题。除此之外，企业内部的人员调动、职位变动、身兼数职都会给集团企业档案管理工作增加一定难度，不利于档案信息管理运维工作的顺利实施。

2.2 分析档案系统的部署模式

集团型企业无法集中、统一管理其档案，只能分散管理企业名下的各个子公司，无法集中管控，所以无法发挥集团型企业档案管理工作的优势，不利于档案信息开发和使用工作的开展，影响企业的正常运营。

2.3 利用和共享需求较为困难

在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。

3 档案管理系统中的建设目标

在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下儿个方面：第一，对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。第二，对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。

档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理。

3.1 内容管理平台

3.1.1 基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。

3.1.2 公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。

3.2 业务模块

3.2.1 业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对Web服务和AJAX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。

3.2.2 客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。

3.3 归档接口

3.3.1 基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。

3.3.2 在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是通用的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的，XML、SOAP能够将消息格式统一。

4 集中管控模式下档案管理系统的网络架构

集团型的企业进行档案信息管理的过程中需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。

各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。

档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。

篇（7）

所谓档案管理，是指把分散、杂乱、量大、孤立的档案进行整理和管理，以满足集中、系统、优质、广泛的社会档案利用需求。企业作为我国社会主义市场经济的重要组成部分，越来越意识到档案管理规范化在企业生产、经营、安全、稳定和维权各项活动中的作用，而部分企业在档案管理工作规范化方面已经取得了领先的经验和成果。

1 企业档案管理工作中存在的不规范现象

1.1 信息技术的崛起给企业档案管理带来的冲击

信息技术作为新时代的产物，其运用于企业档案管理工作具有无可比拟的优势：一是档案保管和接收上的改变，它能够记录加工和设计过程中的原始资料和相应更改信息，确保最终归档使用的是完整和确凿版本的图纸或图形。二是可实现档案的集中统一管理，以利于保持档案之间的有机联系。所谓集中统一，是指在统一的制度和领导下，分库保存档案实体，分级负责，从而便于利用和保管。第三是企业档案载体的转变，即在实现计算机全程管理的基础上实现信息数据的处理和共享。但是信息技术在档案管理工作中发挥优势需要具备一定的前提条件：一是需要从业人员具备现代化的观念，许多企业只是简单地将计算机代替手工劳动；二是需要先进的设备和人才，引进先进的设备需要资金和观念做基础，而充分利用设备资源则需要先进的人才；三是需要转变传统的管理模式；四是需要制定档案管理计划，增强档案工作的前瞻性和主动性。

1.2 企业的深化改革给档案管理工作带来的新问题

在企业的深化改革过程中，传统的企业档案管理模式受到了很大的冲击，产生了不少的新问题、新情况。一是现代企业档案规章制度有待形成。许多企业的管理人员还停留在管档治档的观念上，忽视对档案的开发和利用，而企业内部缺乏一套完整的档案规章制度则是普遍存在的情况。二是企业档案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企业在实行一体化管理以后，对情报收集和信息的开发利用投入了大量精力，也取得立竿见影的效果，但企业的档案基础建设则一直被忽视。随着企业机构的改制，有些企业的下属机构逐渐独立出去，变成具有独立法人资格的独立实体，迫使文件材料变成多层次管理，而部分应该归总部归档的文件材料则分散在各下属单位和人员手中，极易造成文件材料的流失。三是档案管理人员的业务素质有待提高。随着我国档案事业的发展，人们开始对档案人员的知识结构提出质疑。因为长期以来，企业领导一直将企业档案工作视为事务性工作，对档案管理人员不要求专业知识和技能。

2 提高企业档案管理工作规范化程度的措施

2.1 加快形成现代化档案管理模式

档案工作要取得长足发展，必须增强档案工作的前瞻性和主动性。通过制定先进的档案管理目标，围绕档案工作的方针、目标和管理模式，从理论研究方向探究如何利用档案工作推进企业的现代化过程、探讨企业档案管理工作的特色和机制以及构建企业档案管理工作的完整理论体系，从理论上廓清档案工作如何更好地服务于企业的问题。在这个过程中，建立合理的档案管理模式是关键，它可以明确企业归档制度，丰富归档内容，提高档案利用效率。企业的档案管理人员要严格遵守档案管理的流程，包括文件的收集、整理、分类、编制档号、归档、编目和管理等。企业的档案管理人员必须清醒地意识到，企业的档案归企业所有，工作人员不得私自截留档案，而是要积极建立和保护档案。档案员要及时跟踪督办制度的执行情况，防止违规行为的发生，其他的相关部门及人员则要积极配合档案员的工作。现代化档案管理模式的建立有赖于设备和人才的引进，企业领导要高度重视档案管理工作，一方面意识到档案资源的利用价值，加大改善档案部门相关硬件设施的资金投入。另一方面引进档案管理方面的专业人才，提升档案管理软实力，推动企业档案的数字化、网络化和检索自动化。此外，还需要制定一套行之有效的规章制度，让企业档案管理工作有依据可循，从而保障企业档案管理工作的健康运行。

2.2 统一规范，建立档案管理现代技术标准

统一规范，建立档案管理现代技术标准，一方面要加快相关法规的完善，保护知识产权，一方面又要提高信息的可获取性，简言之，就是要正确协调档案保密和利用的关系。对于一个企业来说，保护企业的内部机密是工作人员应有的道德素质，更是应尽职责。在管理工作中，工作人员应当十分注重档案的保密，在此基础上，尽心尽责，完善其工作职能，并一定程度上辅助领导决策。机密档案应当保密，但保密的目的之一就是利用，我国企业长期以来只重视保密而不重视利用，造成了资源的浪费。

3 结语

随着我国社会主义市场经济的逐步完善，企业的档案管理越来越受到重视。面临着信息技术和企业深化改革的双重冲击，档案管理工作要走向规范化，必须实现从理念到制度的更新，而不仅仅是将传统管理模式直接搬到网络上，必须重视档案管理的保密和利用的双重性质，实现资源利用最大化。

[参考文献]

[1]蒋仕蓉.针对企业档案管理工作的相关探讨[J].管理学家，2012（24）.

篇（8）

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作的认识不足。受传统理念的影响，当前我国事业单位领导者对档案管理工作的内涵与重要性认识不足，将档案管理工作简单看作一个储存性质的工作，资金投入较少，管理方式与管理理念较为落后，相关设备不够齐全，档案管理制度流于形式，或过分依赖信息技术，无法正确处理人工管理与信息化管理之间的关系，从而导致事业单位档案管理效率低下。（二）相关管理人员素质较低。随着社会的不断发展，事业单位档案管理逐渐向着规范化、科学性和信息化的方向发展，对相关管理人员的要求越来越高。但是，我国当前事业单位档案管理人员的专业知识与业务素质较差，缺乏档案意识，服务意识较低，责任感较差，管理方法与管理理念陈旧落后，无法满足当前档案管理的需要。（三）档案管理的规范化程度较低。据了解，虽然我国当前已经建立了档案管理制度，但是相关制度还不够完善健全，未对档案管理程序等进行具体明确的要求，某些归档材料不够准确，档案的考核与鉴定无法反映相关人员的真实情况，档案管理的规范化程度较低。此外，电子档案的出现为传统的档案管理工作带来了一定的挑战，但是我国当前现代化设施还较为落后，现代化管理手段的应用水平较低。

二、提高事业单位档案规范化管理的对策与措施

（一）加强对档案规范化管理重要性的重视，加大投资力度。单位领导者应当注意提高自身的思想认识，加强对档案规范化管理的重视，充分认识档案规范化管理在事业单位发展中的重要作用，加大对档案规范化管理的宣传力度，营造档案管理重要性的宣传氛围，加强督导与检查，提高相关负责人员的档案意识与责任感，更新相关管理人员对档案管理工作的定位与认识，提高事业单位档案管理的效率。相关单位应当注意加大投资力度，按照档案管理规范化的标准来进行基础设施建设，完善档案柜、阅览室、陈列室、档案微机室以及电脑、打印机装订机等相关设备，添置灭火器、防潮箱、除湿机等相关设备，尽可能地改善事业单位档案管理的工作条件，加强档案的开发与研究，真正解决档案管理中存在的问题，促进我国事业单位档案规范化管理。（二）创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制。相关管理人员应当注意创新档案规范化管理方法，建立科学完善的档案管理网络，严格档案管理制度，明确档案管理工作人员的职、责、权，科学制定档案管理计划，做好档案分类工作，严格档案整理工作，充分运用现代化的管理手段，认真分析当前档案管理工作中存在的问题，采用更加科学的管理方式，提高档案管理的质量。相关单位应当注意完善事业单位档案规范化管理体制，从管理机制规范化、工作程序规范化和工作交接规范化三个方面入手，加强规章制度建设，建立科学合理的档案管理制度，统一档案工作标准，坚持档案管理的基本原则，有计划地开展档案管理工作，尽可能地保证档案的安全与完整。此外，相关管理人员在离岗和离职时应当注意最后按照企业的相应程序做好移交准备工作，明确相关责任。（三）提高档案管理人员素质，转变档案管理模式。事业单位档案管理工作具有一定的保密性，对相关工作人员的要求较高。因此，相关企业应当注意加强培训工作，通过开展学习与培训工作来提高相关管理人员的专业知识与业务技能，增强相关工作人员对档案管理规范重要性的认识；相关管理人员应当注意树立终身学习的理念，不断优化自身的知识结构，改变自身的工作方式，提高自身的责任感，以满足新时期事业单位档案管理工作的需要。随着信息技术的不断发展，电子档案发展迅速，传统的纸质档案已经无法满足当前社会发展的需要，事业单位档案管理工作的内容与范围发生了很大的改变。因此，相关管理人员应当注意依据当前实际情况调整档案管理的工作重心与管理模式，树立服务意识，开发多种服务渠道和服务方式，尽可能地满足不同群体的需要，促进我国事业单位档案管理的规范化。

三、结语

当前我国事业单位档案管理中还存在对档案管理工作的认识不足、相关管理人员素质较低以及档案管理的规范化程度较低等问题。因此，相关单位应当注意加强对事业单位档案规范化管理重要性的认识，加大投资力度，创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制，提高档案管理人员素质，转变档案管理模式，提高我国事业单位档案规范化管理水平。

作者:王秋菊 单位:黑龙江省农业机械试验鉴定站

【参考文献】

篇（9）

档案资料是国有企业重要的生产成果和信息资源，是国有企业历史的总结和相关经验的积累，更是创新发展的重要参考依据。在新时代背景下，尤其是信息技术的发展，档案管理工作面临新的机遇和挑战。因此档案管理工作需要创新技术和方法，不断推进规范化和制度化管理，适应国有企业管理信息化要求，才能为国有企业发展提供助力。

一、当前国有企业档案规范化管理存在的问题

（1）长久以来，很多国有企业认为档案管理并不重要，没有直接的价值体现，所以对档案工作也不重视。类似档案管理的规划、安全、人员配置，经费预算等问题得不到应有的重视，造成管理功能弱化，工作非常混乱。（2）因为对档案管理的不重视，在国有企业“减员增效”等改革背景的前提下，许多职能管理部门人员要求精简，档案部门往往就首当其冲。如档案部门并入综合部门下，档案工作从业人员几乎没有专业人员，都是兼职人员，没有接受过正规教育与培训，缺乏专业化管理理论知识和操作技能，势必出现许多问题，也一定程度上限制了档案的管理水平。而且在人员的聘用上也较为随意，只要能简单的操作就可以录用，这些人员在工作中都是按老方法，按部就班，不具备主观能动性去推动档案管理的规范化和科学化，大大降低了档案的利用效率。（3）档案管理是一项比较复杂的工作，有许多管理环节，如档案资料的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等，每一个环节都有相应的规范化要求。许多国有企业档案管理缺乏规章制度，收集不齐全，归档混乱，纸质资料存放不合理，借阅后不归还，造成了档案丢失，发霉受潮等情况，直接影响了档案合理利用。（4）如今网络和信息技术已经广泛的应用到国有企业日常管理工作中，但许多国有企业在档案管理中还遵循着传统的模式，缺乏现代化的管理工具，管理软件功能滞后，加之没有与企业办公系统搭建起有效的网络通道，导致目前国有企业档案数字信息化水平偏低，档案信息开发和充分利用也得不到深入，档案的安全和保密也面临挑战。

二、提高档案规范化管理的对策

1.纳入公司制度，提高档案意识

为了优化档案管理，提升规范化程度，首先是采取多种行之有效的措施，引导公司领导职工对档案管理正确的认识和思想上的重视。将档案工作纳入本企业的工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责，同企业各项工作同步发展。统一领导，统一机构，统一制度，制定由领导分管、综合部门领导主管管的综合管理制度，并且列入领导议事日程，这样才能解决档案管理中的实际问题，让档案管理发挥应有的作用和价值。

2.提升人员素质，适应信息化需求

国有企业档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量。要实现档案管理的规范化，提高工作人员的素质，实现专业化的操作和技能势在必行。为此，在档案专业人员的选用上，要严把关口，选择那些专业能力强，操作能力强的人才。更要加强培训，借鉴优秀的档案管理经验，指导档案从业人员工作，逐步培养规范化和信息化管理意识，进而激发工作热情，能主动掌握时代脉搏，树立适应形势的主动服务理念。确保从业人员对资料信息的产生来源保持高度敏感，主动收集，调查了解用户的潜在需要，针对性设计出不同的服务内容和范围，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平。

3.健全档案制度，实现规范化管理

在档案的管理过程中，制度是确保规范化管理的基石，也是最强有力的保障。在每一个管理环节，都应该构建规范化与科学化的制度。在收集资料的过程中，要建立相应的收集规范，明确部门和个人的职责，确保资料收集的完备；在资料的分类归档过程中，要建立详细的分类法则，编号排序，这样不但能清晰明确的把档案分类完好，也便于以后的查阅利用；在档案的保存过程中，完善档案保管制度，加强库房设施建设，减少外界条件对档案造成的伤害；在档案的应用过程中，信息化时代前提下，档案管理制度与办公业务管理、信息化管理密不可分的。在以国有企业良好的管理制度为依托，根据档案信息化的要求，创新、规范化开发信息系统，积极主动整合档案信息资源，保障其在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需要，从而才能发挥出档案的最佳效能。

4.加强软件开发，提升信息化水平

档案管理的最终目的是档案的开发和利用，是自身价值得以实现的直接手段和重要体现。新形势下的档案开发和利用，更是以信息资源的开发和利用得以实现的。应重点做好档案的编目、编研工作，编制适合国有企业实际情况的检索工具，建立健全检索体系和档案汇编等参考资料，及时、系统、完整提供、满足档案利用工作的需求。国有企业应通过定制开发适合自身文化的信息管理系统，借助软件编程和数据库管理技术，构建网络工作流程来支持、执行和管理公司的各项职能业务活动。在国有企业定制开发信息管理系统的同时，建立具有国有企业特点、匹配自身需求的档案管理软件，与企业其他办公软件紧密结合，架构起一个由网络连接来实现的综合数据库，共享信息数据。行政办公、生产经营和业务审批的工作流程与文档一体化工作流程紧密集合起来，产生新的文件方式——电子文件，形成了一套从文件的生成、流转到归档的全新流程，精简工作冗余，提高工作效率，达到协同办公的目的。在促进档案管理工作的革新的同时，对档案安全管理的要求也更加严苛，在硬件环节上，通过设置防护墙等技术手段，阻隔不安全因素保证系统安全稳定运行；在工作环节中，通过对工作流程、文件传递以及保管保密等方式加强管理，确保信息的安全可靠。综上所述，在科技快速发展的今天，档案资料的管理方式必须坚持与时俱进，革新管理的手段和技术，提高档案管理的质量和利用效率，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。档案管理作为一个国有企业管理活动的不可或缺组成部分，只有不断的重视，培养专业人才，建立完善的制度保障体系，应用信息化系统提高档案的开发和利用，实施档案工作的常态化管理，不仅可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为国有企业的发展做出贡献，这样才能实现档案的科学化和规范化管理。

参考文献

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中图分类号：F293.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房产档案的范围与特殊性

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、地产档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

总之，房地产企业档案工作的规范化管理不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业领导的重视，还需要企业全员的参与、支持，更需要档案人员的不懈努力和付出。

篇（11）

首先，扎实推进社会保险档案规范化管理过程，是实行社会保险改革的需要，伴随着社会保险企业的业务改革过程，以往传统的“单位人”逐步转化为了“社会人”，这就要求社会保险企业或者机构不仅仅要履行社会保障职能，而且还要都对退休或离职人员的社会化服务与管理职能，所以，这就使得保险机构的业务系统变得十分的庞大，如果其业务无法实现准确的个人资料的记录，就会导致保险业务保障存在风险，也会对社会保险业务改革造成一定的影响。

其次，实行社会保险业务档案工作，是社会保险机构开展业务的要求，每一个参保人都会在保险机构留下详细的个人档案记录，进而便于以后社保机构针对离退休人员进行办理保险关系以及相应的资金转入和转出，因此，社会保险业务档案管理直接影响着参保人今后所享有的社会保险待遇，可以说，社会保险业务档案管理的好坏，直接的影响着参保人的自身利益。

再者，推进社会保险档案规范化管理，能够保护职工的权益，随着国有企业的不断重组和兼并，造成了很多的职工离职或者下岗，这就引起原有的劳务关系发生破裂，进而造成多数参保人多年断保后要求续保，但是由于前些年我国对于社会保险业务档案管理的不重视，引起，多数参保人的权益无法得到保障，进而造成了很多的问题和冲突产生，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

虽然我国近些年已经意识到了社会保险业务档案规范化管理的重要性，但是，还是存在着很多的问题，这直接的影响了实现扎实推进社会保险业务档案规范化管理的目标。本文举例如下。

2.1业务档案资料不齐全

在我国社会保险业务档案资料的不齐全，直接影响着参保人身份的真实性，例如一些企业和个人进行参保的过程中，首先没有进行一式多份的参保单填写，其次，是参保资料填写过程中，没有留下参保日期、公司名称以及核实公章，这在很大程度上直接影响着养老保险的真实性和可靠性。

2.2没有进行档案资料的核实

目前，我国很多社会保险机构的管理十分的不规范，其为了谋求自身的利益，根本不对参保人的资料进行细致的核实，很多档案中的姓名、身份证、电话号码等有存在着明显的不符，这些错误有的是录入打印错的，有的是书写错的，甚至在很多资料的填写中用各种颜色的圆珠笔进行填写，这种不规范和不真实的档案信息，社保机构根本很少对其进行核实，所以，导致如今，参保人与社会保险机构的纠纷时有发生。

2.3保险业务档案借用人事档案

对于一些有过工作经验或者正在工作的参保人，很多的社会保险机构，会直接的借用其人事档案作为自身的业务档案，这在很大程度上严重的影响了参保人的今后再就业问题，因为，这给参保人在今后调用和移交档案过程中带来了很多的不便，既影响了业务档案的管理，也影响了参保人人事档案的使用。

三、如何扎实推进社会保险业务档案规范化管理

3.1建章立制，统一规范

要想扎实推进社会保险业务档案规范化管理，必须要对社会保险业务档案管理进行，建章立制，统一规范，在进行业务档案管理过程中一定要严格的遵循《规定》中的要求，与此同时，要严格的履行《社会保险法》，进一步明确和确立由社会保险经办机构承担建立社会保险业务档案、记录个人权益数据和妥善保管相关数据资料的职责。从而，使得社会保险业务档案记录更加标准和规范，严格杜绝以人事档案代替业务档案情况，做到从根本保障参保人的自身权益。

3.2对档案信息进行严格的核实

在进行参保业务的过程中，一定要规范业务办理的制度，使得参保机构以及个人要严格的填写申报表，同时，要对信息进行核实，确保参保人员以及企业的真实性和合法性，参保企业和个人，要严格的填写申报的时间日期，并出示相应的公章和身份证，同时，在档案录入后要进行二次审核，保证录入信息的准确性，只有这样才能够确保参保人和社会保险机构双方减少纠纷的产生。

3.3强化档案管理人员的素质