人事档案信息化管理大全11篇

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（二）以人为本理念始终贯穿于人事档案信息化管理与服务的整个过程。人事档案管理与服务是针对组织或个体独立的信息化服务工作，坚持以人为本的理念，提高人事档案的信息化管理与服务水平有利于充分利用现有资源，服务更多的人群，进而真正做到以人为本。

（三）信息化服务是传统人事档案管理体制机制的有益补充。传统的人事档案管理与服务工作中存在的诸如弃档、篡改档、保管不严及管理与服务水平不高等弊端日益凸显，这严重影响了人事档案管理的整体质量及档案信息参考价值的有效发挥等。因此，通过对人事档案信息化管理与服务工作的探讨，有利于完善我国传统的人事档案管理工作体制机制，更好地为我国经济发展服务。

二、我国人事档案信息化管理与服务的现况

（一）人事档案信息化管理与服务体系基本形成。按照人事档案管理相关规定，我国的人事档案是由各级组织人社部门实行集中统一和分级负责的管理体制。伴随着人事档案管理体系的形成，我国由各级档案管理部门组成的人事档案信息化管理与服务体系框架初成，他为各级各部门在人力资源管理与开发中提供了重要的信息依据，对人力资源的合理配置奠定了基础性作用。

（二）人事档案正在由传统的管理服务模式向信息化管理服务模式发展。人事档案的信息化管理与服务，就是通过先进科学技术的有效利用，达到提高档案的管理水平、服务效率及质量和充分发挥人事档案开发与利用价值的目的。具体的说就是利用计算机及互联网等技术对人员档案信息进行记录及跟踪，并进行综合分析，正是由于这项技术的广泛应用,大大提高了人事档案的信息化管理与服务水平，有效摒弃了传统人事档案管理薄弱、内容陈旧、信息不准确、服务效率低等弊端。

三、我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题

（一）工作人员综合素质不高。从我国各级人事档案管理部门人事档案管理工作的实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。

（二）管理与服务体制不健全，服务意识不强。当前许多部门（机构）尤其是一些企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不强，信息化服务水平低，而人事档案管理与服务工作是人事工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应当今社会快节奏的人事工作和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。

（三）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化，需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。

四、以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考

（一）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。一是要强化工作人员的档案意识。各级人事档案管理部门既要强化对人事档案管理工作的领导及重要性的认识，更要注重培养提高档案管理工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录（聘）用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。

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[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事档案信息化管理的重要性及基本内容

1.1 人事档案信息化管理重要性

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，高校人事档案是人事部门对个人管理的重要凭证和开展各项工作的基础，一般来说，高校对人员的考核调动等活动或者人才选拔和干部选拔都需要人事档案作为基础，人事档案管理对高校师资队伍的建设和教学、科研项目、党政管理的开展都具有十分重大的作用。人事档案管理实现网络信息化具有重要意义，信息化可以使档案管理从原始的手工方式转变发展成为只能自动化检索和管理。网络信息化可以使高效人事档案管理工作效率提高，使档案更易于保存、查询、修改、分类等，通过网络信息化可以提高档案利用率，降低档案管理的成本。

1.2 人事档案信息化管理基本内容

一般来说，档案实现信息化需要遵从一定的程序和内容规范，高校人事档案管理的信息化同样需要遵从一定的内容规范。首先，需要根据人事信息建立一个花名册，以花名册为基础建立建立一个人事档案的框架。以院系为单位，每个院系编制独立的编号，以下姓名依姓氏首字母为序。其次，在设置好的花名册框架之下，逐个录入人员信息，信息的内容包括编号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、职称及评定时间、参加工作时间及进入本单位时间、学历情况等。再次，设置好纸质档案之后，开始实现信息化，将纸质档案的分类并依此按顺序录入系统。最后，高校人事档案实现信息化之后，对于后期的管理，包括职务和工资等项目的变动，打开系统查询后进行修改登记即可。

2 当下高校人事档案信息化管理存在的问题与制约因素

信息化管理意识落后，且开发成果不多，社会影响力低。传统意识得不到改变，人事档案管理的信息化进程就会放慢。在人们的传统意识里，人事档案管理工作就是档案的保存，很少意识到人事档案潜在的巨大价值。另外高校领导层绝大多数处于中年期甚至年龄更大，他们较少接触到网络，多对网络的认识不足，也导致高校人事档案信息化程度不高。受限于高校规模、实力、观念意识等客观因素，大部分高校人事档案信息资源的开发工作还处于一个较低的水平，开发成果少。

人事档案内容信息量少，缺乏个性。目前高校人事档案多千人一面，信息面单薄，缺少对个人的“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。个人信息记录不全面，多官方语言，不能客观地反映个人的真实情况。

信息化程度不高，资源共享程度低。多数高校人事档案管理部门主要采用手工检索查阅，尤其是当前档案管理人员的计算机知识和互联网知识较为薄弱，信息化程度不高，即使有的档案人员或多或少地了解一些计算机知识，但大多只会一些简单的操作，对于信息化的复杂技术显得力不从心，更谈不上研究与开发，而先进的管理设备只是档案管理达标和升级考核的摆设而已，没有发挥其科学管理功能。

3 如何做好高校人事档案信息化建设

（1） 提高人事档案信息化管理的现代化意识。网络信息化是个较新的概念，管理人员需要改变传统意识，改变陈旧的局面，不断吸取新观念和知识，勇于进取。用全新的、开放的思维接受社会的发展和改变，将高效人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。

（2） 注重高校人事档案的信息安全。通常来说，网络信息技术为人事档案管理提供了诸多便利，但是鉴于网络技术的特点，同样具有一定的危险性，比如信息安全等问题。信息安全隐患主要存在的问题有：新老版本的不兼容和不可识读性、存储材料的易损性、操作失误、信息泄露丢失等。针对这些问题，一般需要从3个方面进行改善。① 在人事档案的管理和调阅时，明确保密级别和用户权限。② 保证数据安全，建立安全机制，进行专门的安全保密设计。③ 电子档案的保存客观环境需谨慎，在档案变动前后及时做好备份。

（3） 有步骤、分重点地推荐高校人事档案信息化建设。高校人事档案信息化管理不是短期就可以完善的，所以实现档案信息化需要有步骤、分重点地进行。首先，根据高校自身的特点和信息化实现程度，制订与之相适应的具体分层分期实施方案。其次，确保网络安全设施齐全后，搭建系统运行平台，设置保密等级和用户权限。再次，随着人事的变动，逐渐积累档案数据资源。最后，在确保信息正确安全的前提下，开放档案共享信息。

（4） 加强高素质档案管理人才的培养的途径可以是高水平人才的引进，也可以是内部培训，挖掘人才。① 对现有档案管理人员进行培训，选拔中青年、有潜力的管理人员进行培训，切实提高其现代管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。② 引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，包括有工作经验的社会人才和相关专业高层次人才。③ 整合IT行业的信息化人力资源，聘请专家、顾问帮助提供技术支持和人才培养。

主要参考文献

[1] 王宜奋. 信息化背景下的高校人事档案管理缺陷与对策[J]. 吉林教育，2010（7）.

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中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）35-165-01

随着社会的进步，现代企业管理机制的不断完善和规范，人力资源管理作为企业管理职能中的组成部分，已经成为关乎企业长远发展的重要管理项目。加强企业人才队伍管理，关键是要加强企业人事档案管理。目前，在网络科技日新月异、咨讯交流方便快捷的时代，加强企业人事档案管理的重点就是实现人事档案的信息化管理。

一、档案信息化管理的现实意义

长期以来，人事档案工作总是隐居于各项工作背后，以“机密”对待，很少与外界建立联系。在管理方面重纸质档案的收集和整理、轻电子档案的建立，宝贵的信息资源埋藏在案卷里，影响了人力资源的开发，大大制约了档案事业的发展。企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，也是企业档案信息资源的重要组成部分。21世纪是信息社会的时代，信息化管理渗透到社会的各行各业，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。人事档案的信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对人事工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为企业人事档案工作提供及时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。

二、人事档案信息化管理的优势

1、信息全面化

建立人事档案管理系统，可以全面反映一个人各方面的情况。相对固定的一些基本情况，如姓名、性别、身份证号、家庭住址和联系电话等，并动态管理学历、工作简历、职务任免、工资、职称、奖惩、保险等情况，将历次变动情况随时在信息系统里反映。在录入信息时把好“入门关”和“更新关”，把记载在案卷里的纸质人事档案信息一一分解，从而形成一份电子化的人事档案。

2、查询快速化

传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索引编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、身份证号、档案号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。

3、统计多样化

统计分析工作是人力资源管理工作的重要组成部分，而统计的基本信息来源于人事档案。按照传统的工作方法完成一项统计工作，往往需要投入大量的人力、物力和时间，周期长，过程繁琐，且准确性、时效性差。统计手段的落后直接影响了工作的成效。各种统计资料，用的时候出不来，出来的时候又用不上，制约了人力资源的开发。利用人事档案管理系统的统计功能，能按照年龄、学历、职称、工作单位、政治面貌等多个字段逐个或者综合统计，自动生成各类报表，并可转化成各类图表，提供给各级领导和用人单位分析和决策，提高了人力资源配置的合理性和有效性。

三、档案信息化管理的关键问题

1、原始性问题

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2、真实性问题

电子档案极易失真。将纸质档案转化为电子档案的操作过程中稍有失误即会导致档案信息失实，电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后不留痕迹。

3、完整性问题

电子文件、电子档案内容的完整性很难保障：电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4、安全性问题

电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

四、加强档案信息化管理的方法

1、完善人事档案管理制度是信息化的基础

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

2、依托专业人才是信息化的有力保证

由传统的档案实体管理转变为信息管理，只靠掌握传统档案管理技能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训。档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术；二是现代化信息技术培训。培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家里手，确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有拥有相应素质的人才，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效地实施档案管理信息化工作，为企业服务。

3、建设人事档案管理系统是信息化的重点

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人事档案管理是将企业所有职员的信息归类、整理的过程，它是一项精确度相对较高的工作，且需要专业水平较高的人员从事相关管理工作。为了保证工作的效率和准确性，通常采用信息化管理，而传统的管理方式由于管理水平低下、失误率高等特点逐渐被时代淘汰。随着科技的进步和社会的飞速发展，人们已经步入信息时代。信息时代主要以计算机为主要工具，通过互联网进行连接。作为企业管理的组成部分，人事档案管理也在逐渐向信息化管理过渡。在这一过程中，不免会出现各种各样的困难和挑战，但企业人事档案管理者应该采取积极的应对措施，以促进企业人事档案信息化的全面、深化管理。

1 企业人事档案信息化管理的重要意义

企业人事档案信息化管理对于企业人事管理行业来说至关重要。它不仅是时展的必然趋势，符合时展的潮流，也是企业人事档案管理的一个创造性的飞跃，对企业、社会以及自身都意义重大。它具有很多独特的优点，既能保证工作效率，又可以化繁为简。在企业人事档案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作质量和效率，它主要是减少了传统人事档案管理的工作量。由于以电子版信息代替打印版信息，工作内容也发生了相应的变化。人事档案信息化管理的重复使用率较高，传统的管理虽然建立档案相对容易，但不利于了解后期的人才情况。而信息化管理合理的解决了这一问题，它虽然录入信息的工作量大，但便于重复利用，可以对人才的综合信息进行掌握，这有利于合理配置人才资源，以使得人尽其用。信息化的档案管理是由互联网进行连接的，这扩大了人才的信息资源，使其在全国范围内进行交流和沟通，这一方面可以使得人才资源共享，另一方面，有利于增加就业率，实现企业的个性化和多元化发展。人事制度对于企业管理来说也是至关重要的部分，信息化档案管理可以在某种程度上完善人事制度，使企业更加合理化、人性化。人事档案的信息化管理可以长期进行保存，还可以进行备份防止丢失。相对于纸质版的档案，在某些特殊的情况下，不容易损坏。信息化管理给企业人事档案管理行业带来了福音，这有利于推动人事档案管理的发展、进步和完善。

2 企业人事档案信息化管理面临的挑战

2.1 工作量大，效率低

人事档案管理是一项特殊的工作，长期以来，企业人事档案管理的管理模式和方法相对滞后，一般以单一的管理方式进行信息库的建立和管理，这种落后的方式使得人力劳动增加、工作效率低下，且由于工作量较大和工作内容繁琐，经常存在或多或少的误差，这严重制约了企业人事档案管理的发展。在实际的管理过程中，也存在很多缺陷：人事档案一般需要进行封存，这制约了企业人事档案的流转和共享，且查阅起来相对困难，耗时耗力；另外，传统的档案管理使得人才的流失严重，不利于企业对于人才的配置，对于企业来说，人才得不到合理的利用，将会造成极大的损失。

2.2 管理人员的业务水平不足

管理人员的业务水平不足也限制了人事档案信息化管理。传统的人事档案管理者的业务水平都是由传统管理培训所得，对于他们来说，人事档案信息化管理是一个新的领域。由于信息技术水平有限，管理人员对于人事档案信息化管理的操作不熟练，这使得人事档案管理信息化进程面临着较大的挑战。管理人员是企业人事档案管理的核心，直接决定着信息化管理是否能够实行。

2.3 信息化落后

人事档案管理信息化是充分利用信息化的一种管理模式，在实际运行中，需要足够的信息化设备作为支撑。信息化设备主要包括软件设备和硬件设施，这是推行人事档案信息化管理的核心要素，也是实施人事档案信息化管理的基础。但是，企业大多缺乏管理软件和平台，设施设备不足，不能满足现代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的实行。信息化设备是实现人事档案信息化管理的物质基础，缺乏了物质条件，人事档案管理信息化的推进更加艰难。

2.4 人事管理与计算机操作不兼容

人事档案管理改变了传统的管理纸质版档案的方法，它主要以网络为载体，利用计算机将人事档案储存在网络数据库中。人事档案以信息文件的方式进行储存，可以提高它的重复利用率，也可以起到一定的保护作用。但它仍存在很多不足，传统的人事管理技术和工作内容与信息化管理相差甚远，且利用计算机进行操作以实现转变的难度系数较大，需要相当长的时间来实现。由于技术层面的问题，使得人事档案信息化管理的形式严峻。

2.5 缺乏规范

处于信息化时代，很多企业已经认识到了转变人事档案管理模式的重要性，也深知人事档案信息化管理的价值和意义，并进行了初步的尝试。在对人事档案管理进行改革的过程中，这些企业仍存在诸多问题。企业管理者并没有完全贯彻改革，也未制定相应的标准和规范，在推进人事档案信息化管理的过程中，落实力度不够，各种问题便随之出现。档案信息不完整、录入错误、信息的及时性、精准性等都存在问题，严重阻碍了企业的信息化建设。

3 应对企业人事档案信息化管理的策略

3.1 增强管理人员的技术水平

管理人员是推行人事档案信息化管理的关键。对于管理人员来说，首先必须具备较高的信息技术水平和业务管理水平，另外，还应该熟悉国家规定和相关法律。只有这样，才能达到较高的管理水平。对于只接受过传统管理培训的老员工来说，应该注重他们业务水平的提高，可以对他们进行信息化操作技术的培训，以使他们熟练掌握并操作现代化设备。此外，还应提高管理人员的素质，培养他们的责任意识和大局意识，以提高工作效率。

3.2 完善设施设备

现代化设施设备是实现人事档案管理信息化的先驱。对于一些落后的管理软件和平台，应视其情况进行更新、升级和淘汰，对于一些缺少的现代化设备，企业应该加大资金的投入，购入相应的硬件和软件设备，为人事档案信息化管理提供物质基础，并满足人事档案管理信息化的相关需求。

3.3 使管理体制趋于完善

企业从传统管理向信息化管理过渡的过程中，应该根据企业自身的发展特点制定独特的管理体制。在进行人事档案管理信息化的过程中，应该根据企业制定的规范严格执行，以确保人事档案信息的及时性、准确性。

3.4 规范管理技术标准和管理工序

在推行人事档案信息化管理的过程中，应该熟悉掌握其管理流程和要点，以原有技术标准为基点，进一步规范管理技术标准，完善管理工序，使人事档案信息化管理更加高效。在实际管理过程中，管理人员应根据相关标准严格落实，以确保管理工作的顺利实施。

4 总结

社会的现代化程度愈高，信息化的发展程度也就愈高，目前，我国各个领域的发展都离不开信息技术，信息技术一方面提高了工作效率、节省时间，另一方面也给人们带来了便利。由于人事档案管理是一项相对传统的行业，因此，在向信息化、现代化过渡的过程中，会存在各种各样的挑战。但挑战是一个不断完善、进步的过程，只要抓住问题的根本，对症下药，便能早日实现跨越。

参考文献

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在现代社会中，随着高科技现代化的发展，各种管理工作的信息化逐步受到人们的青睐。医院人事档案作为医院人事资料库，是医院检核医护人员信息，考察医护人员工作状态和工作能力的重要依据，也是医院加强人事管理、改善人事管理制度的重要资料依据。实现医院人事档案信息化管理是跟随现代化经济和科技发展国情的必然趋势，是我国人事改革制度和医院医疗改革制度的必然要求，更是广大现代社会民众对医院服务的必然期许。

1 当前医院人事档案信息化管理开展过程中出现的问题

在实施信息化档案管理工作前制约人事档案管理发展建设的因素主要来自以下三个方面。

1.1 信息量冗杂

医护人员就业前背景调查档案，工作履历档案，人事调配档案，重大医疗事故档案等等，庞大的信息量让工作人员整理困难的同时，还极易在工作交接中造成信息丢失，导致信息不完整、信息不准确。此外信息量冗杂给需要查阅档案信息的工作人员也造成很大的麻烦。首先是时间浪费，查阅档案要去档案室，去了档案室后要找到不同科室的专属档案柜，然后再在档案柜中翻找；其次是纸张浪费，工作人员和医护人员的多次翻阅极易造成档案资料磨损，甚至在不小心时会有撕破现象，档案的重新记录不仅造成人员劳动力浪费，还会造成纸张浪费。最后是劳动力浪费，工作人员记录档案，工作人员归置档案，工作人员重置、完善档案等，特别死重置完善档案，需要原先档案的基础上重置一份，是一项很大的工作量，造成工作人员劳动力的浪费。

1.2 管理人员工作不到位

人事档案管理是一个枯燥、乏味的工作，工作人员必须整天跟资料打交道，并且大量时间都花费在查找和翻阅中。长期以来，很容易让工作人员产生懈怠情绪和懒散态度。此外，很多管理人员和工作人员对档案管理认识度不够，很多工作人员没有意识到档案管理保密程度的重要性和档案间接效益性能，只以为医护人员和领导需要查阅资料时能够翻阅出来，并保证资料的完整性就过关了，这种认识直接导致医院人事档案管理工作发展缓慢，跟现代化社会要求严重脱节。

1.3 档案管理机制不健全

档案管理机制不健全主要反映在档案管理人员收集资料、归档资料被动，工作人员工作流程不细致，工作人员工作不规范，针对档案管理工作人员奖惩制度不健全等四方面内容。管理人员工作量大，工作内容不容易具体划分区域，工作流程单一以及领导对档案管理重视度不高等多方面因素造成档案管理机制不健全和工作人员实施过程敷衍等现象。

2 医院人事档案信息化管理工作开展的意义

2.1 有利于提高档案管理工作人员工作效率

人事档案信息化促使信息管理有传统手工操作、翻阅和查找向自动化、智能化和网络化转变，能够帮助工作人员快速搜索信息、查阅信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了传统手工速度慢、正确率低、归置繁琐等特征。效能最为显著的性能之一—资源共享极大方便了不同部门之间的资源传递，节省了大量的时间、物力和财力。为工作人员提升本身技术素质和服务素质提供了可能性。

2.2 有利于保护人事纸质档案

人事纸质原发档案的作用是不言而喻的。它的客观性和难更改性特征赋予了它必须存在特性。人事档案信息化管理可在计算机批下专栏专门放置医护人员原发资料。在需要查阅原发资料时首先查阅计算机记录原发资料，在出现疑问和不确定的情况下再翻阅纸质原发档案资料，降低纸质档案翻阅次数，可在一定程度上保护原发纸质档案。

2.3 有利于完善档案管理建设

档案管理建设主要包括人力建设、制度建设、设施建设三方面内容。人事档案信息化大量引进计算机设施，在一定程度上跟进了社会设施发展程度；对于人力建设，又分为人力资源分配建设和人力综合素质建设两方面内容，信息化档案管理可有效降低人力资源浪费，提升人力资源效率，为工作人员提升综合素质提供了时间保证，而随着工作人员综合素质的提高，对于人力资源的划分则又提供了技术保障；制度建设分为奖惩制度、工作流程制度、行为规范制度三种。随着工作人员工作内容的具体划分，奖惩制度的界限相对于传统工作模式要好划分很多，奖惩守则也要详细很多，根据不同的工作任务和工作难易程度划分奖惩等级，简单明了、争议度降低，还能增加工作人员的积极性。行为规范制度是对工作人员的日常工作行为提供行为标准，防治工作人员工作效率低、工作任务不明现象发生。

2.4 有利于增加管理人员工作积极性

档案管理信息化在提升工作人员综合素质，降低人员浪费的同时，还可有效增加管理人员工作积极性。原因在于信息化管理扩大了信息搜索实现内涵，实现了信息分析强化，确保了人尽其才，人尽其用。可以说是提升了工作人员工作效率，降低了工作人员劳动强度，增加了工作人员的技术竞争力，加强了工作本身的挑战度和诱惑力，从而增加了管理人员和工作人员的工作积极性。

2.5 有利于医院人才的管理和利用

当前医院人才的流动量大，通过医院人事档案信息化管理，大大的提高人力资源部对人才情况的及时掌握，有利于对人才的及时评价、利用，从而调动人才工作积极性，推动医院业务技术的快速发展。

3 医院人事档案信息化管理工作具体实施策略

3.1 吸取新时期计算机应用人才

在新时期招收档案管理工作人员时，将计算机应用技术作为衡量录用人才标准之一。此方式不仅可逐步收纳新世纪计算机应用人才，进而提升档案管理人员计算机应用整体素质，还间接为医院收纳了计算机应用导师，寻找到了针对档案管理部门管理人员的计算机培训人才，帮助医院对现任管理人员做计算机应用培训。我院可将档案管理人员做前辈和后辈划分，实行互相课堂培训，前辈教导后背档案管理要点，后辈教导前辈常见计算机应用方式。

3.2 计算机整理档案信息

医院派出一批专业人员通过使用计算机技术对档案信息进行加工、整理、归纳、传递和存贮。存贮好档案信息后，在对其进行保密设施建立，加强信息保密管理（诸如增加人事信息保障系统，人员查阅保障系统等），可有效提升档案信息保密度。

3.3 提高领导和管理人员对档案管理认识

在增加工作人员技术素质的同时，还应提高领导和管理人员对档案的管理认识。档案管理认识包括制度认识、保密认识、效能认识、和其他管理制度的联系认识等。对档案管理的认识度决定其发展方向和发展目标，正确的档案管理认识是加强档案管理建设的基础，也是提升管理人员综合素质需要。

4 结束语

总的来说，信息化管理的实施能够确保人事档案资源得到充分应用，同时也能够有效提升医护人员的工作效率，对于医院的发展具有关键的推动意义，是未来医院人事档案管理的重要开展方向。

参考文献

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中图分类号：G64 文献标识码：A

原标题：高校人事档案信息化管理的问题与对策分析

收录日期：2013年2月27日

高校人事档案管理工作信息化是高校档案工作信息化建设的重要组成部分。重视和推进高校人事档案信息化建设，是为高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，为积极推动高校各项事业的顺利开展提供有效保证，充分发挥高校管理、科研、人力资源等各方面的优势，应用计算机等现代办公手段对人事档案实施信息化网络化管理，提高人事档案管理工作的效率，充分发挥人才信息资源的使用价值，是人事档案工作发展的必然要求，科学有效地做好人事档案信息化管理，对学校改革和人事管理都将起到积极的促进作用。

一、高校人事档案信息化过程中的问题

1、缺乏人事档案管理信息化建设意识。实现高校人事档案信息化管理，是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持，切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。

2、缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系。人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。

3、缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍。人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。

二、高校人事档案信息化管理对策建议

1、充分认识人事档案信息化建设的重要性。随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要组成部分来进行建设。

2、建立完善的规章制度和业务规范指导体系。人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务，所以无法照搬传统手工管理阶段的制度，必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展。

3、提高档案信息利用率，实现信息资源共享。高校人事档案信息化管理，使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合，将人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来，从被动管理转变为主动管理。其基本目标就是利用电子计算机和信息网络技术，对教职工档案信息进行存贮、加工、检索、传输，为干部人事工作提供及时高效的服务。这个目标要求我们充分利用信息化的机遇，迅速搭建信息化的平台，使高校的人才资源得到更科学的利用和开发，进一步提高档案信息利用率，实现信息资源共享。

4、提升档案管理人员业务素质。在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要不断学习新知识、新技术、新理念，以便在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

人事档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率，是一项复杂的系统工程，学校只有不断创新、加强管理才能更好地发挥其作用。人事档案信息化是一个长期渐进的过程，有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜，用信息建设思想总揽全局，实现人事档案管理历史性跨越，从而保证人事档案信息化建设与高校信息化同步发展，为高校的教学科研服务。

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在高校的整体管理环节中，人事档案管理工作是非常重要的一项工作，它负责整个高校教职员工的晋升、晋级、职称评定与考核评定的档案管理;这些繁杂的甄别、整理工作目前仍然由人工进行操作。随着高校的快速发展及规模的扩大，高校人事档案管理的工作量也大大加重;随着计算机应用的发展，高校人事档案管理工作者迫切希望能够将大部分烦琐的工作交给计算机去处理，实现信息化，以减轻人工操作的压力并提高工作效率 。高校人事档案管理的主要任务是为实现高校的整体战略目标提供合适可用的人才，为学院的发展选拔贤能创造一个良好的工作环境，使教职员工人尽其才、用其所长;也使教职员工无后顾之忧，充分发挥自己的潜能，提高工作激情，积极地、创造性地开展工作。

一、高校人事档案信息化管理的含义

高校人事档案的信息化管理就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案管理事业持续健康快速发展。

信息社会人才流动越来越频繁，人事档案管理工作也变得越来越复杂，因此，人事档案信息资源管理就更显得尤为重要。如果能够实现人事档案管理的信息化，无疑将会给高校档案管理部门带来很大的便利。这就需要把教职员工的人事信息实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。高校人事信息管理为高校人事档案管理和个人提供信息输入、信息修改、信息查询、工资调整、依据信息出具个人的基本档案等服务;为学院和个人提供档案信息的收集、整理、保管服务。

二、高校人事档案信息化管理的基础及要求

高校人事档案源于高校一切人事管理活动。追溯自有官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，同时，高校人事档案也在参照公务员档案管理的基础上，在领导的重视下，高校人事档案管理也得到了较快的发展。

针对目前高校人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，进一步加速高校人事档案管理工作向信息化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现高校人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。

1.人事档案管理信息化

目前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，加速高校人事档案管理信息化进程已经成为共识。在高校人事档案信息化管理中正确输入教职员工人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分;将原有的纸质型档案实现电子型档案的转化，把人事档案更多相关信息输入到计算机中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，从而解决当前人事档案中存在的现实难题。

2.人事档案管理信息网络化

整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询、筛选和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。

人事档案网络化是指人事档案电子化的基础上，在遵循档案保密规定的前提下，更好地利用网络的优势，全面实施人事档案信息资源的异地共享。要有侧重地加强专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟练运用相应软件的优秀人才，进一步树立创新观念，不断开拓创新，加速数字档案的建立进程，加强技术处理，确保档案保密，依托现代化手段为人事档案提供更加高效的管理。

三、加强高校人事档案信息化管理的对策

高校人事档案信息化管理是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为高校人事档案管理工作服务。

1.完善平台，实现资源共享

应将高校人事档案信息管理与干部选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在人事档案管理方面的优势。加强网络建设，充分发挥网络优势，构建信息平台。以信息中心为枢纽，实现网络化管理;对领导和相关处室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。充分利用现有资源推进人事管理信息化、网络化的进程。注重完善硬件设施，在信息收集和利用等方面加大投入，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以人事档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

2.安全固本，加强人事档案信息化建设

高校人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不连外网，以保证安全;要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

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随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。

1 医院人事档案信息化建设的优点

(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。

(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。

(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2 医院人事档案信息数据化

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。

3 健全与完善医院人事档案信息管理系统

信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:

(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。

(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。

各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。

(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。

(4)重视人事档案信息系统的维护。

人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

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随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要,各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平,更好地发挥档案信息资源作用,把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来,尽快提高工作质量,其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。

只有坚持人事档案信息化管理,服从和服务于组织人事工作大局,才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务;才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理,提供先进的技术、手段和方法。

1 医院人事档案信息化建设的优点

(1)传统的医院人事档案管理模式,往往会在档案利用中出现“死档案”的现象,也就是我们在利用档案的时候,明明知道档案室(柜)保存着自己所需的档案资料,但是查找时却因为检索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了,由于计算机的运算速度快,存储信息量大、计算精度高,可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误,又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来,节省时间,提高工作效益,对数据查询又快又准。

(2)利用计算机管理医院人事档案,有利于材料的完整保存,除了在信息输入时需要用档案原件外,很少再接触原件,延长了档案的寿命。

(3)利用计算机管理医院人事档案,可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上,大大节省了资源。按传统的和理模式,要全面完整地保存好档案资料,仍需要改建的库房,增添大量的设备,这样不仅要投入大量的资金并增加人力,而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

2 医院人事档案信息数据化

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此,首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统,利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式,由磁介质交换转变为网上传输,逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换,实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据,运用信息维护系统,将人事档案的信息录入微机,建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程,要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据,确保信息的准确、真实。为了查询的便捷,可以将信息数据库进行分类,尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类,制成不同的表格,提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等,改变了过去传统的手工和理,向信息现代化管理方式转变,大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量,为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理,可以大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,以进行企业档案信息资源的开发工作,提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设,推进人事档案现代化管理水平管理,是我国社会主义现代化的需要,是信息化时代的需要,因此,档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。

3 健全与完善医院人事档案信息管理系统

信息化是当今经济和社会发展的大趋势,医院人事档案部门也要积极创造条件,利用档案信息资源,为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:

(1)建立一个高标准的人事档案信息管理系统,必需选用一套科学的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快人事档案信息化管理,提高人事档案信息资源的利用率。

(2)强化领导的现代化意识,加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。

各级领导一定要提高认识,加强对此项工作的领导和大力支持,充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化,并且对此项工作高度重视,千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件,保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。

(3)加强学习,建立一支高素质人事档案管理队伍

要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此,加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训,提高管理水平有工作能力,认真学习《档案法》和人事档案管理知识,掌握现代信息管理技术,努力使自己成为既熟悉档案业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才,熟悉医院基本情况、干部人员概况,以利于人事档案工作的顺利开展;档案人员要加强自身素质的培养,要努力学理论、学业务、学技术,以适应医院建设和发展的需要。

(4)重视人事档案信息系统的维护。

人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

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人事档案是对个人经历、出生、学历、职称、工资、考试及工作表现等诸多情况进行的记录，是国家、组织、企事业单位必不可少的重要工具。这些历史记录以文字资料、表格及其他各种形式进行保存，与每一职工的切身利益息息相关，不仅可以作为人事管理的重要凭证，同时也是开展各项工作的基础，在人事工作中具有不可或缺的重要意义。通过人事档案可以实现对干部的识别和选拔，有利用加强干部队伍建设。近年来，随着社会和经济的发展，人事档案使用效率不断增加，在这种情况下，传统的人事档案管理模式已越来越无法适应当前人事档案发展的需要，所以加强人事档案管理信息化建设具有十分重要的意义。

(二)有利于工作效率的提高

在传统人事档案管理工作中，其保存介质以纸质材料为主，材料收集、整理和利用都是管理人员通过手工操作来完成，不仅工作强度较大，而且效率较低。人事档案管理信息化实现后，通过计算机来对每个人的信息进行管理，录入电脑的信息进行可以反复的查阅和利用，信息检索方便快捷。而且利用计算机来对人事档案进行管理，可以直接利用计算来实现对信息的分类、提取、分析和加工。同时数字档案更易于保存、查询，不仅有效的提高档案管理工作的效率，而且对档案利用率的提高也具有非常重要的意义。

(三)人事档案管理信息化是必然趋势

在档案行业发展过程中不难看出，信息化是档案管理工作发展的必然趋势和方向。通过对信息化技术的应用，从而确保人事档案的信息更加准确、详尽，可以更方便的实现对各类信息的编辑和管理，给存储和检索带来了较大的便利，加快了资源共享的实现，有利于人事档案管理工作效率及服务质量的提升。

二、人事档案管理的信息化建设的策略

(一)加强对人事档案管理的信息化意识

长期以来人事档案工作都具有较强的封闭性，在信息化技术快速发展下，应加快档案人员思想观念的转变，强化档案管理的信息化意识，从而加快推动人事档案信息化管理的实现。利用计算机来实现对人事档案信息进行收集、整理、存储和利用，确保档案信息共享的实现。在人事档案信息化建设过程中，电子档案作为档案信息化建设的重点内容，通过档案信息化，可以更好的实现档案信息资源的有效利用，可以更好的为人事部门提供更优质的服务。通过建设全面、便捷的人事档案信息化管理模式，能够更好的满足当前人们对档案的服务性需求。提高了档案检索的速度，而且档案所包含的内容也进一步扩展，实现了无纸化阅档。

(二)增强人事档案信息化管理的安全保密工作

信息技术为档案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，我们要正确运用好计算机的加密功能，对通过数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。认真搞好电子档案的备份与维护工作，及时更新。要确保个人信息的真实、完整，不被窃取、泄露、随意传播和灭失，就要重视信息安全的技术保障。切实加强档案工作的安全性研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。

(三)重视人事档案管理信息化人才培养

随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业的学习，注重业务能力的培养，不断拓宽自己的知识面，加强计算机及人事档案管理软件的学习，定期举办各类岗位培训班，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态，更新档案人员的知识结构，提高档案工作人员的工作技能，促进档案人员服务意识的增强。掌握现代信息管理技术，努力成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的双重型人才。用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。

(四)不断健全人事档案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部门负责人和人事档案信息化专家组成档案信息化管理制度制定小组，结合国家相关规定和单位经营特点，制定出符合单位发展的档案管理规章制度;其次，以岗位责任制确定档案信息化管理工作的权责，一旦发现档案信息出现失真，难以发挥其作用的时候，应该积极去实现问责，责任落实到人，保证相关规章制度切实的执行到工作中去;最后，将人事档案管理信息化纳入到人力资源管理体系中去，不断夯实档案管理工作，保证其符合人化的实际情况。

篇（11）

在很长时期，我国企、事业单位的人事档案与人力资源管理交织在一起，形成了具有中国特色的人事档案管理模式，即人档捆绑管理模式、人档灵活管理模式和人档分离管理模式。

（一）人档捆绑管理模式

是“计划经济时期”的管理模式。所有从业人员均为“单位人”，由详细记录每个人从业情况构成其人事档案主体；由所在单位人事部门管理；实行一人一档制度，人员流动以档案流动先行；档案决定从业人员的可流动性、身份及“待遇”。

（二）人档灵活管理模式

是“经济转型前期”的管理模式。针对民营企业、外资企业的出现，从业人员的流动性增加，出现了“临时工”人事档案，只记录个人部分情况；在不同单位有不同的档案，出现一人多档的“特例”。

（三）人档分离管理模式

是“经济转型期”模式，采用聘任制，人事档案由人才交流中心托管，人档分离管理。虽然不同时期有不同的管理模式，起到了相应的管理作用，但随着我国改革开放的深入发展，更需要适应于经济发展的、新的人事档案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事档案管理工作的现状分析

现代医学技术的发展突飞猛进，与之相对应的医院内涵建设得到了无限延伸与发展，硬件设施、软件服务、人才梯队、文化建设、人文关怀、历史传承等无不面面俱到。相反，由于人事档案不能在短时期内体现出价值，不能直接为医院带来经济效益，因此领导重视不够，特别是在管理方式、科学管理水平、规范化及利用率、人性化管理等方面，导致管理工作严重滞后，成为了所有医院的普遍现象。而由于人事档案管理落后，导致人事档案信息不能很好地为医院建设所利用，对医院人才建设带来的隐性负面影响也越来越突出，主要表现为以下几点：

（一）档案的规章制度不够完善

医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现“有档无人，有人无档”的现象比比皆是。而且，由于医院档案管理模式过分的强调保密性原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。

（二）人事档案管理方式比较落后

长期以来，有关人事档案信息基本基于纸质档案的建立与归档管理，没有储存电子文档。即使配备计算机，但一般仅用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性较差。此外，由于在档案信息特别是个人档案信息的利用上，主要依靠纸质档案的归档和查阅，因而利用效率尤显低下。大量的纸质文档，不仅给保存带来不便，也增加了因查阅而出现失散的可能。

（三）资料信息收集不及时、不全面，档案资料不完整

在日常工作中医院每年都有晋升专业技术职称、学历继续教育、调整工资以及干部任免等，这些材料的收集涉及到医院多个部门，材料时间不一，收集难度较大，因此，人事资料信息收集往往不够及时，不够全面，从而导致人事档案资料不够完整。

（四）档案资料利用度不够，社会利用效率低

医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结果，但目前对档案资料的使用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

三、人事档案信息化管理的必要性

（一）有利于人事档案资料的充分利用

人事档案完整的记录了个人的学习经历、工作经历和职称等相关信息，是人事部门决定聘用、职称评审及人员调动的重要依据。加强医院人事档案信息化管理建设，有利于迅速查阅员工相关信息，为医院制定合理人才规划，实施绩效管理和组织员工培训等提供科学依据，最大限度的实现人事档案资料价值。

（二）有利于提高档案管理工作的效率

医院人事档案数量多，信息量大，通过引进专门的医院人事档案管理软件，建立完善的数据库，不仅有利于医院人事档案的信息化管理，而且有利于医院档案管理人员以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的数据库对信息进行交叉查询、统计和分析，节省翻阅纸质档案的时间，提高档案管理人员的工作效率。

（三）有利于对原始档案资料的保护

传统的博物馆式的纸质档案的管理方式，在人员档案资料查询时，需要翻阅原始的纸质档案，不仅工作量大，查询时间长，而且不利于原始档案的保管，加快医院人事档案的信息化管理，可以减少对纸质档案的翻阅，降低因人为操作不当对纸质档案原件损害的几率，延长纸质档案的使用寿命。

（四）档案信息储存更全面、及时

快速建立医院人事档案信息资源数据库，除了要加大数据库信息完整、准确，提高数据库的查全率和查准率；还要及时修改补充信息数据库，确保数据库信息更加全面和具体。以往的人事档案提取需要耗时耗力地在档案室进行查找。信息化资源就避免了这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松地获得需要的信息，方便快捷。

四、人事档案信息化管理的方法

（一）建立长期有效的信息化系统的管理制度

要保障人事档案信息化系统运行的安全、规范，必须在人事档案原有的规章制度上建立信息系统的规章制度，只有在这样的制度约束下进行，才能保障人事档案信息化有序正常的开展。可制定信息系统科学的用户权限使用制度，系统的维护要经常和定期的对系统进行维护和升级更新，平时也要有定期备份数据库，做到有备无患。

（二）强化培训，提高对人事档案管理信息化的认识

单位应鼓励档案管理工作人员积极参加档案相关管理部门组织的档案和档案信息系统的相关培训，应组织与人事档案材料收集密切相关科室和个人学习宣传贯彻《档案法》，平时应通过海报、网络等形式及时传达最新的档案资讯，这样干部职工档案意识就会自然而然的增强，档案资料收集率也得到提高，人事档案管理人员在收到齐全档案材料的同时也可以及时更新和维护信息系统的数据，从而使得人事档案信息系统能及时主动地为医院的人事、科研、教学等各项工作服务。