提高档案工作管理水平大全11篇

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关键词：医院档案； 创新； 水平； 管理

【中图分类号】

R181.3+2 【文献标识码】B 【文章编号】1002-3763（2014）08-0303-02

医院的档案管理能够真实的反映医院的实践活动，是医院在发展的过程中积累下来的宝贵财富，主要以文件材料的形式存在于医院专门的档案管理系统中。加强对医院的档案信息资源的管理，不仅对医院领导的科学决策和现代化建设极为重要，而且对记录医院的发展历史有着重要的意义。随着医疗卫生体制的改革和深化，及时的抓住医院发展的机遇，做好医院的档案管理工作，实现档案信息资源的价值，从而提高医院的整体发展水平。

1 医院档案管理的概念及加强医院档案管理的意义

1.1 医院档案管理的概念：

医院档案管理是指在医院的业务实践活动和医疗技术发展工作中形成的重要的资料的记载，不仅是对医院改革和发展历程的真实回顾，也是对医院的业务实践活动的真实回顾。

1.2 加强医院档案管理的意义：

在医院的整个管理体系中，档案管理占据着重要的地位，档案管理承载着医院大量的实践活动和科研成果，具有很强的资证作用。对医院的档案内容进行整理和存储，能够为医院的管理和发展提供重要的信息价值和工具价值。完整准确的档案信息更加为提高医疗服务和科研以及教学工作的开展等提供了便利，加强医院的档案管理对提高医院的医疗水平有着重要的作用。

2 当前医院档案管理中存在的主要问题

2.1 档案认识不强，档案信息资源开发不足：

医院的很多工作人员对档案管理的认识不足，认为档案管理无关紧要，医院发展最重要的还是要不断地提高业务水平。其中以医院的领导干部为例，他们对医院的档案管理意识较为淡薄，认为档案管理在医院的发展过程中无关紧要。这显然是对档案管理在医院工作的重要性和必要性认识不足，因此医院的档案信息资源利用率低。

2.2 档案管理制度不健全，对其检查监督没有落实：

目前为止许多的医院档案管理制度并不完善，档案管理十分的滞后。现实中许多的医院管理中，大多数医院会按照卫生部门的要求制定适合本院的较为健全的管理制度和工作人员的相关工作职责，但是其中涉及到档案管理的制度和职责很少。反映出的是目前的医院档案管理还没有建立一套完整的科学和统一的管理制度标准。而且更为严重的是没有将医院的档案管理纳入到医院的管理目标考核的范围内。

2.3 档案管理人员的素质参差不齐：

目前，医院的档案管理人员大多属于兼职人员，不具备专业的档案管理技术，而且素质表现普遍较低，在理论知识和专业技术等方面也是参差不齐，离着现代化科学管理的目标还有很大的差距。档案管理人员的数量缺乏，没有经过专业的档案管理知识的培训，对档案业务的熟知度较低，学历不高，知识结构不合理以及现代化知识缺乏等都不利于医院档案管理的创新，而且有可能会阻碍档案管理事业的发展。档案管理人员的素质对提高档案管理水平有着重要的意义，只有将档案管理人员的素质和专业知识水平纳入到医院的培训发展计划和要求中，才能使档案管理人员的思想观念和管理水平跟上时代的步伐，使其为医疗卫生、科研和教学发展提供服务。

2.4 档案管理水平不高，档案资源利用率较低：

档案管理水平不高主要表现为：传统的手工记录和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不准确。随着计算机技术和网络技术的发展，在医院档案管理中也应该应用计算机和网络技术，在检索信息时才能更加的迅速、便捷和准确。但是传统的手工记录和整理的方式，在进行信息检索时很费时费力，档案资源利用效率较低。

3 创新医院档案管理，提高档案工作水平

3.1 管理环境创新：

管理环境的创新需要做到以下两点：

3.1.1 更新观念，实现管理理念的现代化： 树立正确的现代化档案管理理念能够实现对医院档案资源的有效利用和科研以及教学的创新发展。随着计算机技术和网络技术的发展，出现了电子档案。为此档案管理人员应该更加努力的去学习和创新，学习新的管理理念，实现从传统的手工型的档案管理方式向现代化的档案管理转型，实现档案信息资源的价值和优势。为此，一方面档案管理人员应该学习新的管理理念，提高自身素质和档案管理水平；另一方面，广大的医务人员也应该加强对医院档案管理的认识，重视对档案管理人员的技能和理念的培训。

3.1.2 加强档案管理的硬件设施建设，实现管理技术的现代化：

传统的档案管理属于纯手工型，费时费力，效率低下，很难满足现代化的医院建设发展的需要。为此，在现代化管理理念的影响下，应该为医院的档案管理投入必要的基础设施和办公设备，利用现代科技的优势实现档案管理的电子化和自动化管理。在医院档案管理系统中安装统一的软件，并且对档案管理人员进行培训，掌握计算机技术，提高档案管理的水平。

3.2 管理制度创新：

建立完善的规章制度，规范管理。建立完善的规章制度能够减少档案管理的随意性，从而保证档案管理的健康和可持续性的发展。比如制定电子档案、零散文件的收集归档制度；对档案管理工作的职责范围进行明确，档案管理兼职人员的责任落实到每一个人等，可以有效的规范档案管理工作。

3.3 服务工作的创新：

医院档案管理工作开展的最终目的是利用和挖掘其中的经济价值和社会价值，从而实现经济效益和社会效益的转变。为此，医院档案部门应该提高工作的主动性和积极性，拓宽服务范围，扩大服务领域。利用网络信息系统，及时完整的收集和整理各给信息，丰富医院的档案管理内容，从而实现医院档案管理的信息化。

实现档案服务的创新，一方面创新档案信息加工服务。随着社会的发展，对档案的历史和经济等主题性需求越来越多。档案工作部门应该根据利用者的不同需求，对已经占有的档案资源进行加工和组合，从而使档案信息资源更加的完备和充实；另一方面创新提供现行文件的阅读服务。档案馆建立现行的文件阅读服务能够有效的推动档案资源的共享。

4 总结

随着计算技术和网络技术的发展，实现医院档案管理的信息化已经成为了一种必然趋势，传统的档案管理方法费时费力，效率低下，已经不再适应现代化的管理环境。只有创新，才能实现医院档案管理的现代化，从而更好的为医疗、科研和教学服务。

参考文献

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1档案管理科学化水平提高的意义

档案管理工作科学化水平的提高是随着信息化发展而催生出的一个课题。科学技术水平的不断提高对档案管理工作提出了新的更高要求。档案管理的传统模式已经不能适应当前档案管理工作的日常要求，在创新并完善当前的档案管理模式的同时，还要对档案收集、收藏和传播等不同流程进行全面优化，才能使档案管理的科学化目标得以早日实现。

档案管理工作的科学化水平提高是档案管理事业发展的重要途径。日常的档案管理中，由于档案的种类增多，年份较长，使得档案的整理工作难度较大，而且影响档案的科学分类和有效传输。正因为此，档案管理科学化水平的提高，有利于简化档案管理工作复杂流程，从而有利于推进档案管理事业现代化发展。

档案管理科学化水平提高深刻体现了科学发展观的必然要求。科学发展观提到统筹兼顾的工作方法和全面、协调、可持续的要求都对档案管理工作提出了指导性的作用。档案管理是我国文化建设中的一个重要方面。因此，提高档案管理科学化水平是找寻民族文化根源，实现文化自觉的一种重要方式。更是顺应科学发展观，使档案充分发挥其重要性必然途径。

2目前档案管理工作存在的问题

2.1重视程度不足

虽然一直以来，党和政府高度重视档案管理工作，但仍存在着某些机关单位档案不重视档案管理工作的现象，这主要表现在在对一些文献资料保存不够及时，对很多档案资料的留存和保护没有建立一套科学的管理机制。这些都是造成档案资料的保存不当，档案建设和发展较为迟缓的重要原因。

2.2档案管理工作制度不够健全

在一些机关单位中，存在着这样一种现象，档案管理工作缺少制度上的保障，使得档案管理工作形式不正规的现象较多。档案管理工作的标准化水平全凭档案管理人员的工作经验决定，对需要归档的内容，归档的操作形式，归档之后的保存等都缺乏合理有效的定义与操作程序。这也是对档案管理工作的科学化、规范化的阻碍之一。

2.3档案管理工作者素质偏低

很多单位工作中，档案管理工作处于边缘化的地位，主要表现处理很多单位对档案管理工作重视程度不够导致档案工作不甚正规外，还表现为档案管理工作者的素质较低不能跟上信息化发展要求。一些单位的档案管理人员在运用先进技术与更新知识等方面仍稍显不足。还有一些档案管理工作者对此工作的重视性有所偏差，不重视档案知识和档案管理技术管理手段的更新。这些也对档案工作的科学化发展造成一定影响。

2.4档案利用率较低

档案的价值在于能够用过去的记录为现代的生活提供帮助。但目前档案管理工作中，存在着档案只是保管而不加以利用的普遍现象。档案馆的相对封闭性使得档案作为一种社会资源而不能发挥其应有的价值和作用。但是较低的利用率使得档案的价值不能够充分发挥。

3提高档案管理工作的科学化水平路径

3.1切实转变传统档案管理思想

提高档案管理工作的科学化水平，首先要进行观念上的转变，要切实转变传统的档案管理工作理念。档案管理工作人员要充分理解自己的工作职责并了解提高档案管理科学化水平的重要意义，以科学发展观为指导，树立正确的档案管理工作观念。这也是档案管理工作科学化水平提高的坚实基础。

3.2强调管理方式的改变与创新

一直以来，档案管理方式属于馆藏型，档案管理工作主要集中于档案保管方面，强调档案的安全保密性工作。在人事和管理上的变动时，才会进行“调档”。这种管理方式明显不适应办公室工作的信息化建设，不利于推进档案管理科学化发展。因此，必须创新传统的档案管理方式，建设利用型的信息化档案管理方式，加强对档案的信息的利用，实现机关资源的共享，更好地提高档案管理科学化水平。

3.3加强档案管理人员的素质建设

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随着社会经济的不断发展，档案管理工作在各个领域中的重要作用和受重视程度得到了不断提升，对档案管理工作也提出了更高的要求。因此，档案管理人员要提高档案工作科学管理水平和服务工作的能力，为实现档案工作规范化、科学化、现代化以及为社会和本单位提供更多、更有价值的档案信息资源。档案管理不仅需要在方式方法和手段上有所提高，还要在管理和服务的实效性上得到提升，发挥档案管理应有的作用。如何加强档案管理，提高档案的利用率与管理水平，有待于我们进一步探索。

一、提高档案管理人员全面素质

社会对档案的需求是多方面的：社会不仅需要利用档案的凭证价值，而且需要利用档案的参考价值；机关行政管理、生产建设、科学研究、宣传教育，都需要广泛地参考利用档案，这都体现了档案的基本价值。作为档案人员，首先要具有较高的政治素质和道德水平。档案工作必须具有正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，对党和事业忠心耿耿，忠于党和人民的利益，具有较高的政治鉴别力；其次，档案管理人员应具有较强的专业素质和文化水平。档案工作者的职责是既要维护档案的完整和安全，又要便于提供利用，为大家服务；再次，档案管理人员必须严格执行保密纪律和档案阅览制度、外借制度、复制制度等的相关规定。作为档案管理人员还要担负起监督之责。最后，档案工作人员必须有较高的文化素质，具有组织文字材料的写作能力；要不断学习新知识，应用现代手段的管理能力；有开拓创新，提升档案管理价值的能力。知识经济时代，知识创新和技术创新是生产力发展最重要的生产要素，创造力是人们适应生活急剧变化的一种生存能力。因此，随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求，需要进一步探索档案管理的新模式。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，逐步培养档案管理人员成为既要能掌握新技术，又要熟悉档案专业知识的人才。

二、提高档案工作科学管理水平和服务的措施

做好具有重要性的档案管理工作，提高管理者的内外素质，增强其专业的知识，实现档案工作科学管理水平和服务的提高，使档案管理工作跟上企业和单位发展步伐。

1.提高档案管理意识和综合素质，并进行规范式的管理不断改革。档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此，要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。由于档案管理工作的质量问题会受到管理者综合素质水平的因素影响，作为重要任务的管理者，必须要具有很高的积极主动性，因此要加大对管理者的综合水平进行培养。目前档案管理工作越来越现代和多样化，所以在管理的方式上也要不断的进行更新，只有具有专业知识的管理者，才能够顺利完成现代化的档案管理工作。

2.提高档案管理工作的保密与安全性，合理利用档案进行开发。由于档案管理工作的重要性，确保档案的丢失、泄密，因此，委派专门的档案管理人员进行管理至关重要，同时也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盗、防火，以及防蛀等。除了档案管理工作的保密与安全性之外，档案所具有价值和共享也是人们不断关注的焦点，所以，我们应该采用多种形式，及时、准确、迅速的开发和利用档案资源，档案管理人员不但要熟悉、精通和掌握各种档案工作，还能够恰到好处的进行利用，在遇到问题时能够及时解决，以满足工作需求，使档案得到最高的利用价值。

3.提高档案管理水平，这是做好档案管理工作的前提。随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为需要责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好档案管理工作。

4.档案管理工作者要掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，极大地地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，档案管理各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

总之，我国的发展变化，使档案管理工作在新形势和任务的条件下，不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性，还要使n案资源成为所需要的财富。作为档案管理工作的企业和单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。加强对档案人员的管理和教育，通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作。

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关键词： 基层单位；档案管理；问题；对策

Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）26-0169-02

0 引言

所谓档案，其是国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，有着重要的参考作用和凭证作用。而作为档案管理而言，档案管理的部门不仅要做好相关管理，而且也要对管理内容中涉及到的各项工作提供服务，故此现代化、规范化的档案管理是实现科学管理的基础性措施，但在目前而言，部分基层单位的档案管理工作还存有一定的问题，现分析如下：

1 基层单位档案管理中的问题

1.1 管理意识不够 所谓管理意识，其是把管理中会出现的问题进行有效扼制的一种表现，防患于未然。在部分档案管理人员中，有些单位的领导管理意识不够，对档案管理人员的管理力度不够，导致档案管理人员对自身工作缺乏全面的认识。上级领导的管理力度不够，那么下层的档案管理人员往往在工作开展中秉着不犯错误的态度来工作，这就可能会造成档案管理中出现问题。其原因一是来自于领导对档案管理工作不够重视，二是员工对档案管理的工作态度消极，因此，很多档案管理人员对“档案”和“文件”的管理区分不明，对管理中可能出现的问题进行防范的意识不够，甚至造成档案流失、机密外泄的情况出现，给基层单位带来严重的影响恶化损失。

1.2 档案管理人员素质问题 在如今社会的档案管理人员，其不仅要求工作人员应具有一定的建筑知识、文员素质，对计算机软硬件的知识也应同样有所掌握，而在很多的基层单位的档案管理人员中，往往这些综合素质不够，造成工作效率不高。在部分的基层单位中，有些档案管理人员身兼数职，往往疲于应付其他日常琐事，而忽略了自身本质工作。再者，作为档案管理人员这个职业，很多的基层单位中人员流动性很大，流动性大导致人事更换快，在一些新聘请的人员很多缺乏档案管理的经验，导致对档案案例的很多业务不甚熟悉，很可能在业务熟悉的过程中造成工作出现问题。另外，很多的档案管理人员，在就职时并没有接受过专业系统的培训，文化差异和专业水平的差异，其会造成档案管理的体制建设不够合理，工作人员的思想观念较为落后，档案管理人员的管理水平不迎合时代需求等等情况出现。

1.3 投入和开发的不足 在档案管理的投入方面，由于是基层单位，资金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多领导对档案管理没有足够重视，这就导致档案管理方面的建设投入力度不够。这样的情况会造成档案管理人员的流失增大、档案管理的设施不够完善、人员专业素质参差不齐，从而可能引发文件外泄、档案流失的情况出现，从而由投入不足而进入一个恶性循环。

在档案开发方面，由于很多基层单位的档案部门的内部管理自成体系，相互之间没有积极地沟通，从而会导致馆藏的信息无法实现共享，也有各自为政的情况存在。这些情况是由于管理层级复杂、管理职能重复等情况的引发，这就会造成在档案开发的方面，各个部门无法达成共识，从而给档案开发带来不小阻力。

1.4 声像档案管理不够完善 作为声像档案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在声像档案的管理上，要对这些档案进行文字标注，并且把这些档案进行系统归类，系统以下的各个分支档案也要有明确划分，特别是一些时效性强的声像档案，如果没有及时地对档案进行文字标注而直接归类，那么在之后的档案查找和运用中会增加档案管理的工作负担。此外，有部分的基层单位，由于自身经济条件不佳，在这声像档案管理上没有相适应的条件，从而会出现管理混乱等情况。

2 提高基层单位档案管理工作水平的相关对策

2.1 加强档案管理意识 作为档案管理这项工作往往无法直接给企业带来经济利益，因此很多基层单位的领导对档案管理的工作不够重视，但是，档案管理工作一旦出现损害到企业利益的问题，很多领导采取裁员的措施，却无法从根本上来杜绝此类问题的发生。因此，为了防止档案管理出现问题，那么加强档案管理的意识是一种必要性措施。首先，应该加强领导的管理意识，要让基层单位领导意识到档案管理这门工作不仅涉及到自身企业一些机密性质文件管理的问题，同时也是提高技术人员的专业素质的一种工作。其次，要提高档案管理人员的意识，可以通过模拟演练、专业人员培训等措施来提高工作人员的专业素质，通过专业素质的提高，能够培养出工作人员的职业敏感，从而加强了人员的意识防范。

2.2 提高档案管理人员的综合素质 要提高档案管理人员的综合素质，首先应提升档案管理人员本质工作的素质，要让工作人员拥有积极、良好的工作态度，通过奖惩有力的管理机制来对不良工作态度做纠正，从而提高人员工作的积极性和自觉性。其次，应该加强档案管理人员的培训，培训的导师可以由专业人员或是资深的档案管理人员来进行授课，并且要设有培训考核的相关措施，通过考核来效验档案管理人员的培训知识掌握情况，如果掌握情况不佳，则予以严处。再者，培训的内容不能仅局限于本单位中涉及的内容，要更深层次的内容涉及，不仅要涉及档案管理的业务性，也要涉及其服务性，同时要注重档案管理的相关法律法规的培训，授课人员应尽可能地多一些，其人员要法律专业、计算机专业、管理专业、文职专业的相关专业人员来做授课代表，保证档案管理人员的综合素质得到提高。

2.3 完善档案管理的软硬件建设 随着信息技术的高速发展，运用信息技术来做档案管理已经是一件普及大众的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求优质，其应该加强档案管理的软硬件建设。要加强这方面的建设，可以对实体化的档案做虚拟录入工作，通过运用键盘录入、计算机扫描等措施，把这些档案有效录入到计算机之中。其次应该购置相关的档案检索软件，把档案录入之后进行系统完整的归类，通过软件检索可以迅速获取档案信息。此外，要加强网络安全管理，防止遭受网络攻击导致文件损坏或流失的情况，在计算机硬件维护方面，要有定期的检查和维护，通过这些措施来加基层单位档案管理的软硬件建设。

2.4 完善档案管理机制 完善档案管理机制可以从四个方面入手，一是要建立科学合理的管理制度，这种制度必须是贴合基层单位实际情况的，避免制度的约束力缺乏实际参考价值。二是制度内容中要增强制度的双向约束力，制度不仅是约束档案管理人员的相关条款，也是约束领导行为措施的一种标准，双向约束力的实现可以从更大力度上让档案管理人员在工作中发挥积极性和自觉性。三是制度规定中不应有雷同或意思重复的条款，内容要简明，意思要精准。四是应该制度应具有严肃性，严肃性是保证制度执行的基础，如果制度失去了它的权威和严肃性，那么再完善的制度也是纸上谈兵，毫无约束力可言。

3 结语

总的来说，要提高基层单位档案管理工作水平，那么就应该提高领导对档案管理的重视程度，要加强档案管理人员的综合素质，同时完善档案管理的软硬件建设、完善档案管理的机制，其可以有效提高基层单位档案管理工作水平。

参考文献：

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档案管理事业是记录着人类发展历程的工程，其包含了丰富的信息资源，属于知识资本，是经济发展的基础，也是知识经济时代巨大的价值资产，能够对我国的经济和社会产生较为直接的影像。面对新的形式，档案事业遇到了非常大的挑战和困难，这也意味着存在着很多的机遇，因此需要为新时代的档案管理引入新的观念和方向，提升档案工作的管理水平。

一、新形势下档案管理工作面临的难点

1.传统档案管理工作观念

传统档案管理注重档案的存储和保管，不注重档案的利用。新时代的发展对知识要求比较高，对信息需求比较大，知识和信息可以转变为财富，因此档案的潜在价值就提升了，档案要被利用才能够发挥出价值。以往将档案深藏的做法已经不符合时代的需求，需要从观念上进行转变，通过对信息资源的利用来激活档案的价值，通过服务来将档案信息资源为社会发展所利用。

2.传统档案管理手段和方式

现阶段仍然有很多的档案工作者使用者传统的档案管理模式和方法。尽管计算机已经被这些单位所使用，但是却仍然没有将信息档案管理带入档案部门，计算机和网络化的实现只是档案信息化的一部分，因为这些都是利用档案信息的工具和载体，真正发挥出价值的仍然是档案信息本体，网络上可以传输和使用的档案信息少之又少，因此不能够为社会提供知识信息服务，改变档案管理手段是目前加速档案管理工作进程的主要突破口。

3.档案工作者自身素质

劳动力不再是新时代的主要社会结构，知识取而代之，因此高技术的人才比较重要，而不再是采用人海战术来完成工作，要求档案管理工作者少而精，他们除了要具备档案管理专业知识之外，还需要涉猎其他领域的知识，否则无法胜任档案管理工作，终将会被淘汰。

二、新形势下档案管理应采取的对策

1.屡建立适应新形势档案管理的新思路和新方祛

（1）要树立新的管理思想

我国长期的传统档案管理环节让档案管理工作从思想上就已经有了根深蒂固的不正确观念。因此在现代社会档案管理工作很难引入新的思想。目前社会的快速发展，科技的更替，让计算机成为了档案管理的必要工具，可是思想上如果不进行转变，那么本质仍然不会改变，所以要树立新的思想，解放思想，将现代化的思想融入到工作当中，以发展的眼光来看待档案工作的发展。

（2）要引入新方法的新手段

计算机、软件、网络这些都是现代化档案管理的基础设施。档案管理现代化不仅仅是从设备上进行革新，应该要从管理和服务上同样进行革新。档案资源是信息资源的来源，计算机管理档案不能够还停留在计算机检索的基础程度，而是应该要延伸到服务领域，通过对计算机功能的开发，结合网络来实现多样化的便捷服务。而且社会对信息资源的需求是我们档案事业发展的基础，在市场经济环境下对档案信息资源的价值挖掘成为了重要工作，需要我们用探索而规范的科学管理模式来实现，将档案管理对内服务的模式转变为对外开放，和市场经济相联系，为社会大众提供服务。

（3）要积极拓展档案馆藏的新资源

档案信息资源是现代档案管理的基础，庞大的数据需要建立数据来对其进行管理和调用，这是现代化档案管理的象征。建立档案馆信息化和数字化工程，将档案转变为信息资源和数字档案，提升档案的利用率，拓宽档案的利用渠道，保持档案信息的生命力。

2.推行档案管理标准化以适应新形势下的要求

档案标准化是实现档案管理现代化的重要前提。在当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案馆的重点工作。

（1）推行档案标准化

国家和省级档案管理部门应制定和完善各项标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并采取措施，积极推行档案管理标准化工作。

（2）加强档案业务基础建设规范化

这是各级档案馆的一项经常的任务。近几年来，我们各级档案馆通过定级升级活动，档案业务基础建设有很大的改观，特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。

（3）积极开展档案著录标引工作。

档案数据准备的关键是档案著录和标引。这是应用电子计算机技术的重要的前期处理工作，也是一项十分艰巨和细致的工作。在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索和自动化打下坚实的基础。

3.要大力推进档案管理的信息化进程

（1）建立“需求―开发―利用”的科学开发机制。

首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化。

（2）以电子文件归档为管理重点

目前的档案数字化技术标准并没有一个统一的说法，因此数字化工作的开展存在一定的未知风险性，对以后的信息资源的管理和利用以及共享可能会产生不可以预计的后果。而且，尽快的进行电子档案归档工作，是为了可以尽早的实现电子档案与电子政务相融合的目标，给各单位带来更加便捷、个性化的服务，这是电子政务平台发展的一个基础。

（3）有效整合档案信息资源

合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。

4.要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系

（1）对现有的档案管理者进行深入教育和培养，将他们固有的知识结构进行重塑，能够加入更多的现代化科学技术，提升他们的知识储备，改善知识结果老化的现状。目前的职工很多都没有时间去自我深造，也不愿去改变现状，因此企业单位就需要通过讲座、培训等等活动来督促员工进行学习和自我提升，将自己的素质变得更高，能够吸收信息技术知识。

（2）继续教育必须多元化，规范化

员工的教育和培养不应该是统一的、片面的开展，个人专业素质不同，因此要有针对性，针对各部门、各职员工作时的欠缺内容来进行教育开展工作，对于教育的结果建立完整的考核机制，让教育能够规范化、科学化。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

二、实行规范化工作方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、积极推行档案标准化管理

日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1.公文制发是推进档案工作标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作标准化的关键环节

实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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首先，档案管理人员的专业素质对于提升档案管理水平的高低有着至关重要的影响，如果医疗保险档案管理人员的专业素质过低，那么就无法提高档案管理的效率与成效。故此，要提升医疗保险档案管理水平的第一个途径就是提高档案管理人员的专业素质，其途径有两个。一是提高对于档案管理人员的招聘要求，在招聘时，可以注明档案管理专业的人员有限，其次有档案管理工作经验的人员优先，从招聘入手，可以有效地确保高水平的医疗保险档案管理。二是加强对在职的管理人员的专业培训，不管在职人员是否科班出身或者是有档案管理的经历，在入职之前，都要对其进行关于档案管理内容的入职培训，除了要有入职培训外，还应该有定时的培训，如果在职人员每个月都要开展相应的培训，可以组织专业的档案管理人员来开展讲座，让专业人员针对近一个月员工在档案管理上存在的问题进行解惑。故此，要提高医疗保险档案管理水平，首先就要提高档案管理人员的专业素质。

二、确保档案管理的基础设施，提高管理效率

“巧妇难为无米之炊”，所以要提升医疗保险档案的管理水平，那么就要为档案管理人员提供相应的基础设备，例如打印机、电脑、档案柜等等基础设施。因为档案管理人员要借助电脑来实现信息的共享以及保存，所以在医疗保险档案管理过程中，电脑是必备品。除此之外，要进行档案保存，也需要打印档案资料等等，所以打印机也是必需品，还有为了使得档案的保管更加地整齐有序，档案资料柜也是必须的。故此，要提高医疗保险档案的管理水平，其次也要满足所有的档案管理的基础设施，这样更好地提高管理人员的工作效率。

三、实现档案管理的信息化，提高管理效率

随着信息技术的发展，信息技术在我们的生活和工作当中的应用也是越来越广泛的，所以提高医疗保险档案管理水平的途径之一就是实现档案管理的信息化，提高管理效率。首先，实现档案管理的信息化，可以更好地实现信息的共享，从而使得档案管理人员更好地获得相关的信息，如果某人要进行档案转移，那么档案管理人员就可以通过网络来实现档案转移，然后再进行纸质版的档案管理。通过网络来实现档案转移，可以有效地确保档案的完整性，因为纸质档案在移动的过程中可能会出现缺漏，从而使得档案资料缺失。其次，实现医疗保险档案的信息化管理，是对档案的共享，因为医疗档案不仅仅是某个制定单位要用到的资源，更是多个单位在工作过程中需要用到的资料，如果能够实现档案管理的信息化，那么各个单位就可以通过网络来实现档案信息的共享，从而更好地提高档案管理人员的工作效率。故此在医疗保险档案管理过程中，应该实现档案的信息化管理，提高管理效率。

四、完善职责内容，提高工作效率

档案管理并不是一项轻松的工作，因为医疗保险的档案是非常多，所以医疗保险档案管理人员就要做好相应的分工合作，明确每个职位的工作职责。例如在医疗保险档案管理中一共设置有五个职位，那么就要用书面的语言来对该五个职位的工作职责进行描述，然后管理人员在工作的过程中才能更加地清楚自己的工作职责，从而更好地完成自身的工作。而且完善职责内容，可以确保档案管理工作出现管理漏洞，从而导致管理效率低下。故此，在医疗保险的档案管理中，要提高管理水平，相关的负责人就要做好职责分工的工作，这样才能更好地确保档案管理工作的全面性。

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一、提高档案管理水平的必要性

管理的创新是新时期一切社会工作创新的组成部分，提高档案管理水平能够促进我国信息化的发展。随着社会主义现代化的发展，科学技术水平有很大的突破和提高，人们的生活逐步过渡到信息化的水平，信息技术已经渗入到生活的各个领域，提高档案的管理水平能够使档案的管理向着健康的方向发展。档案管理能够为相关部门的统计数据带来了一定程度的便利，它是随着科学技术的发展而不断进步的，但是目前我国的档案管理还存在一定的问题，还遇到了前所未有的挑战，日常的档案管理种类繁多，这就给档案管理带来很大的麻烦，在档案的统计和计划方面的难度也加大，对财务管理方面的档案整理难度也加大，这样会大大影响档案的分类和传输。所以，提高档案的管理水平能够推进档案事业的发展。

二、事业单位档案管理要坚持的原则

1.规范与灵活相统一

事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。这有助于制度执行的标准化、规范化。规范化不是僵化，要有所创新，尤其是在信息化建设方面，更要与时俱进，实现档案管理的信息化，实现一些档案资源的共享。事业单位不仅规模不同，更有工作特点的差异，其管理方式与制度规范自然不能强求一律。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。

2.职责与权益兼顾

在制度的制定过程中，要把“职责”这一部分调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。在具体的实践中，一个事业单位档案部门的分管领导可以主要负责档案管理工作目标的制定、对归档档案的检查和指导等工作。在明确责任的同时，应注意保护工作人员的合法权益。当前事业单位忽视工作人员权益的问题时有发生，这极大地影响了工作人员的工作热情，也必将影响到整个事业的发展。

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二、不断提升档案管理工作人员的服务意识水平

根据目前来看，我国当代档案管理工作主要分为以下两个方面，首先，对档案进行保存与管理。档案的保护工作是保障其完整性与安全性的活动，从而为后期应用提供有力保障，而档案的管理工作是指对档案资料进行保护，并且为公众提供档案信息服务工作，从而更好的为国内社会主义现代化建设提供服务；其次，档案管理工作是为了保障档案信息高效应用。通过当前档案管理部门与相关部门之间的合作情况来看，档案管理工作除了对档案信息进行保管工作以外，还需要为档案信息高效应用提供有力相应服务，从而体现出档案管理工作人员在档案管理活动中的价值，由此可以看出，档案管理工作人员的服务意识对档案信息的保存、管理以及利用等阶段活动具有着十分重要的作用，因此，其服务意识水平决定着档案管理工作水平，同时，对档案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有着极其重要的作用。综上所述，通过提高当前档案管理工作人员的服务管理水平，不仅有利于提高档案管理工作水平，而且还有利于提高档案信息资料的价值，因此，笔者认为需要通过提高档案管理工作人员的服务意识水平，即可实现提高档案管理工作水平的目的，因此，相关管理工作人员需要结合当今科学档案管理方式对档案信息进行保存与管理，从而有效提高档案管理工作效率，进而保障国内档案管理工作得到可持续发展。

三、不断提升创新能力以及树立创新意识以提高档案管理水平

随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，人们对提高档案管理水平提出了更高的要求，为了使得档案管理工作水平得到进一步提升，则相关档案管理工作人员不仅需要具备与时俱进的管理工作思想，而且还需要具备有创新能力，从而有效推动当前档案管理工作的发展，因此，对于当前档案管理工作而言，创新能力是相关档案管理工作人员必须具备的素质，这不仅是当代档案管理工作的发展需求，而且也是档案管理工作未来发展形势所决定的。另外，随着科学技术广泛的应用于档案管理工作中，使得传统档案管理工作与高新技术之间有效融合，其中，档案管理工作人员的创新能力发挥着极其重要的作用，如果档案管理工作人员不具备有创新能力或者创新思想，则不仅不适应当代档案管理工作的发展需求，而且在一定程度上制约着档案管理工作的发展，因此，作为新时期背景下的档案管理工作人员需要不断地提高自身的专业知识水平以及相应业务能力，从而更进当前管理模式，将低水平的管理模式进行改革与创新，进而有效提高档案管理工作水平，同时，相关档案管理工作人员需要不断地发挥自身创新意识与创新能力，从而有效提高档案管理工作效率，进而提升国内档案管理实效性与利用效率等。

四、档案管理工作人员需要提升自身业务素质水平以提高其工作效率

相关档案管理工作人员需要具备一定的职业道德素质以外，还需要具备一定的业务素质，业务素质是保障档案管理工作顺利开展以及提高其工作效率的重要保障，因此，档案管理工作人员需要通过学习相关档案工作业务知识，同时，熟练掌握档案管理科学技术的操作应用，从而有效提高档案管理工作效率。另外，相关档案管理工作人员通过提升自身业务素质水平，不仅有利于提高档案管理工作效率，而且还能够针对档案管理业务中所存在的问题进行分析，从而以探讨新的管理方法而不断提升档案管理水平，由此可以看出，档案管理工作人员通过不断地提升自身业务素质水平，无论对档案管理工作效率而言，还是对档案管理现状而言均有着十分重要的意义。综上所述，在当代档案管理工作中，档案管理工作人员不仅需要具备一定的综合素质水平，而且还需要具备有创新能力，从而为档案管理工作效率以及水平提供有力保障，进而有效推动我国档案管理工作走向可持续发展，继而为档案信息资料的历史价值以及现实价值提供有力保障。

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卫生院的档案利用率对于促进档案管理在卫生院管理中的作用具有重要意义。因此需要加强对卫生院档案利用率较低的原因分析，寻找有效解决途径。

一、卫生院档案利用率低下原因

（一）档案收集效率不高，没有健全的档案资料。卫生院从卫生院的医疗、行政、人事、后勤等方面出发，制定了与实际相适应的管理制度，管理制度较为健全。但是在多数的卫生院，档案管理的相关制度较为欠缺，只有极少数的卫生院会把档案管理工作的成绩作为工作项目的考核目标。这在很大程度上降低了档案工作人员的积极性，从而导致工作质量下降，档案收集效率低下，很难形成完整的档案资料，无法为卫生院的管理者提供及时准确的参考信息。

（二）缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平。在档案管理中，管理人员是核心因素。档案管理员水平的高低将直接影响卫生院的档案管理工作的质量。目前，在卫生院中档案管理人才的缺失现象十分普遍，部分领导由于缺乏对档案管理工作重要性的认识，委派非专业人士进行档案管理工作，这在很大程度上降低了档案管理水平，从而导致档案无法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基础保障。一部分比较偏远的卫生院，经济条件较差，档案管理硬件落后，管理技术水平较为低下，很难按照相关档案保管标准进行档案资料的存入。这严重影响档案管理工作的进行，造成档案资料收集不全，无法发挥其自身的利用价值，利用率低下。

二、提高卫生院档案利用率措施

（一）要利用计算机网络提升档案管理效率。计算机网络具有方便、快捷的优势。利用计算机网络技术，可以大大提高档案人员的工作效率，提升档案管理的质量，从而提高档案利用率。但利用计算机网络进行档案管理也存在一定的缺点，主要是档案资源保密事项无法得到充分保证。卫生院利用网络技术进行档案管理必须严格按国家保密规定，严禁将档案资料传送到网上进行公开。即使是卫生院的内部局域网，仍然需要加警惕，防止非相关人员阅读的档案资料。

（二）提高档案利用率人是最关键因素。在档案管理中，人是最为关键的因素，起到统筹规划和具体执行的作用。在档案形成过程中既需要领导的统筹规划，又需要具体工作人员的收集、整理和汇编。档案的后期利用是全员参与的过程，只有大家充分认识档案的价值，正确地利用档案，才能真正提高档案的利用率。档案管理水平直接取决于档案管理人员。要想提高卫生院的档案质量，使档案得到充分利用，就必须提升档案管理人员的整体素质。这既需要培养档案管理工作者的文秘、历史学、目录学、社科情报知识水平，还需要档案管理工作者了解计算机的相关知识，这样才能提升档案管理的水平和效率，形成高质量的档案，为提升档案的利用率奠定基础。

（三）全方位搜集资料，提高档案质量。档案材料来源是影响档案质量的基础因素。档案资料来源于卫生院的方方面面，每个人都是潜在的档案资料来源者。因此档案管理人员需要在单位中具备一定的协调、应对能力，能够处理好各方关系，收集各方面材料。此外，档案后期的材料整理、鉴定、保管对档案质量的提升也具有重要影响。这是一项需要较强操作性的工作，卫生院档案管理者必须在了解相关管理规定，按照要求，合理分类、整理汇编档案材料。卫生院通过科学的研究，在档案整理、服务方式等方面做出创新，可以帮助提升档案质量，从而提高档案利用率。档案管理工作是一项看似简单，实际十分繁琐的工作，要想保证档案质量，管理人员必须具有充分的耐心，从细节出发，做好每一项小工作。

（四）完善档案管理规章制度。俗话说，“不以规矩不能成方圆”，要想提高档案利用率，就必须建立档案管理规章制度。一般来说，档案管理制度囊括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号制度，每一项制度都深入档案管理的每一个细节，对档案管理工作做出最为严格的规定，保证档案管理有制度可循。

三、结语

造成卫生院中档案利用率较低的原因有：档案收集效率不高，没有健全的档案资料；缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平；硬件投入不足，缺乏基础保障。解决这一问题的途径有：利用计算机网络提升档案管理效率；提高档案利用率人是最关键因素；全方位搜集资料，提高档案质量；完善档案管理规章制度。

【参考文献】

[1]姜海峰，宋强. 提高档案利用率的研究与探讨[J].环球市场， 2016（10）.

[2]张少伟.提升电子档案利用率的有效策略研究[J].时代报告：学术版， 2015（9）：20-20.

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一、高校兼职档案管理人员的必备素质

（一）政治素养和职业道德素养

档案管理人员必须有一定的政治素养，要在实际工作中不断提高政治素养，建立正确的人生观、价值观，真正做到为人民服务，在任何场合、任何人面前都不能泄露档案的有关内容。档案的收集整理工作是一项非常复杂、繁琐的工作，它需要工作人员认真细致的工作。高校应通过一定的教育培训、讲座、座谈会等提高兼职档案管理人员的职业道德素养，使其以高度责任感和荣誉感做好每一天的工作，把关文件的进出，把握文件的运转和走向，及时收集整理各类文件资料。

（二）创新意识

档案管理与其他工作是一样的，也是要与时俱进，不断创新的。兼职档案管理人员要有创新意识和大胆开拓的精神，将自己所学的理论知识运用到实际工作中，实现知识的升华，提高档案管理工作效率，提高档案管理水平。

（三）业务素质

档案管理是一项专业性很强的工作，不能有一丝一毫的差错，否则就会带来管理秩序的混乱。高校要不断提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其专业知识水平，并促使其不断将理论知识转化成实践能力，提高档案管理效率和质量。

（四）服务素质

兼职档案管理人员是为教学工作和学生服务的，因此，要不断加强服务意识建设，提高服务意识，踏踏实实做好本职工作。在态度上，做到亲和有礼、热情耐心；在语言上，做到谦逊有礼。

（五）社交素质

兼职档案管理人员在进行档案的收集整理工作时，要与众多部门不同身份地位的人打交道。因此，要不断提高社交能力，以良好的社交能力、协调沟通能力、公关能力和社会适应力做好档案的收集整理工作，提高工作效率和质量。

二、提高高校兼职档案管理人员素质的建议

当前，我国高校兼职档案管理人员的素质偏低，他们的专业知识水平低，责任心不够，保密意识不强，经常出现档案收集整理的滞后乃至档案的遗失。为了提高高校档案管理水平，提高档案的利用率，使档案真正为教学工作和社会建设服务，必须提高兼职档案管理人员的素质。

（一）制定完善的培训计划

基于高校档案管理工作的重要性，高校领导者应认识到兼职档案管理人员素质对档案管理水平的重要影响，并根据各个部门兼职档案管理人员工作特点及其素质层次制定出完善的培训计划，提高兼职档案管理人员的业务素质，提高其科学文化水平。

开办档案管理业务培训班，聘请专家为兼职档案管理人员讲解《档案学理论基础》、《档案法规知识基础》等课程，并带领学员到档案管理中心去参观和学习，看别人的档案管理工作是如何进行的，并在参观的过程中向学生讲解这些工作中包含了哪些理论知识，使学员更好将理论知识与实践结合起来。在开阔学员视野的基础上提高其档案管理业务素质。

开设计算机培训课程，提高兼职档案管理人员的计算机水平。随着档案管理信息化水平的提高，兼职档案管理人员也要不断提高计算机水平，从而不断提高工作效率，提高档案管理水平。

（二）定期开展政治教育和法律教育

政治素养和法律意识是兼职档案管理人员的必备素质。在进行业务培训的同时，还要定期开展政治教育和法律教育，提高其保密意识和法律意识，提高其职业道德修养，在实际工作中做到今日事今日毕。以高度责任感面对每一天繁琐的档案收集整理工作。培养兼职档案管理人员的主人翁精神和事业心，使其能在做好本职工作的基础上积极主动的做好本部门文件材料的收集整理工作，并在收集整理的过程中不断创新，提高工作效率，促进学校整体档案管理水平的提高。

（三）营造良好的学习环境

除了学校的培训外，兼职档案管理人员还要能够不断学习新知识、新技术，实现档案管理工作的创新，不断提高档案管理水平。所以说，高校要积极为兼职档案管理人员营造良好的学习环境，在各个部门中构建出学习型社会，使所有教职工都能主动学习新知识、新技术。

第一，改善兼职档案管理人员的工作环境，使其每天都能保持愉悦的心情做好本职工作。第二，加强部门之间的交流和沟通，实现资源的共享，提高工作效率。第三，在各个部门中形成良好的工作氛围，潜移默化的影响兼职档案管理人员，使其能够主动去学习新知识、新技术。第四，对优秀兼职档案管理人员给予表彰和奖励，在各个部门中形成人人创先争优的工作氛围。第五，建立终身学习制度。兼职档案管理人员只有不断学习新技术、新知识，才能适应社会发展的需要。所以说，学校可以在各个部门中建立起适应性强的终身学习制度，使兼职档案管理人员形成终身学习的思想观念，并不断自主学习新知识，提高自己的科学文化水平，实现档案管理工作的创新。

（四）建立科学的兼职档案管理人员素质评价体系

为兼职档案管理人员量身定做一个科学的素质评价体系，综合评价兼职档案管理人员的各方面素质。而素质评价体系包括基本素质评价、职责评价和绩效评价。其中，基本素质包括：职业道德素养、服务水平、社交能力、政治素养、工作态度、文字表达能力等。职责评价则是其是否认真完成了每一天的工作任务。绩效则是档案管理和利用活动的结果。因此，必须建立起能够评价兼职档案管理人员职责完成的情况以及绩效有效性的多层评价标准，并在素质评价中严格执行。为兼职档案管理人员制定合适的激励约束机制和考核机制，提高其工作积极性和主动性，提高工作效率。

（五）进行文化交流活动，提高工作积极性

为了提高高校兼职档案管理人员的工作积极性，高校应积极开展相应的文化交流活动，既可以是与兄弟院校的交流活动，也可以是各个部门之间的交流活动。分析兼职档案管理人员的心理诉求和性格，开展形式活泼、内容丰富的文化交流活动，使大家能在轻松活泼的氛围中进行文化交流，讨论文件收集整理经验，在相互的交流中正确认识档案管理工作，并在接下来的工作中进行改革创新，提高工作效率。同时，学校还应提高兼职档案管理人员的待遇水平，肯定他们的工作，表彰优秀兼职档案管理人员，激发他们的工作热情，使他们都能够孜孜不倦的开展档案的收集整理工作。

（六）邀请专家开展讲座