项目档案管理大全11篇

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中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-02

一、引言

随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，项目档案验收水平也在发生着非常大的变化，当然不能落后，不能影响企业的管理建设水平，不能保障企业的权益受到损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现项目档案验收管理的逐步优化，促进档案管理向一体化发展，同时实现项目实施与管理更进一步发展。不能把项目档案验收管理与企业档案管理、项目实施与管理进行分类来管理，这样的话，不利于管理水平的合理化处理，也不利于项目档案验收过程中，人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费信息资源共享时间。为此，我们需要构建完善的项目档案验收管理机构，对档案进行合理归档、安全存放。

二、项目档案验收在企业档案管理的过程中起着非常重要的作用

（一）建立健全企业档案管理建设，完善管理制度

在项目档案验收的过程中，使得企业档案管理建设在不断地趋于完善，只有不断地强化建设，才能符合验收的标准，从而促使其过关。这也就在客观上逐渐地建立健全档案管理建设，完善档案管理制度法规，约束其向规范化、合理化、一体化、安全化发展。自然就会自觉地制定一整套严格的档案管理制度，让人们有法可依，时时刻刻约束着档案管理工作从业人员以及具体的操作人员，这样才能做到有理有据。毕竟企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对项目档案验收的力度，促进档案建设不断地优化，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高

开展项目档案验收工作，使得企业档案管理人员与验收人员之间的接触频繁，在他们的验收过程中就会提出一系列关于档案业务需要提升的问题，换句话说，也就在潜移默化中影响着企业档案管理人员业务水平的提高，为他们上了免费的课堂，使之逐步地完善档案管理知识，增加档案管理安全防范意识，并且在彼此交流与合作的过程中，更加拓宽知识面，如何防潮防霉、防盗、档案的安全存储、分类归档、备份等方面更加熟悉，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高。从而为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。

（三）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高

项目档案验收的开展，需要对企业档案管理的问题进行检查与验收，为了达到预期的安全效果，就要求企业档案管理人员对档案进行保存的时候，综合考虑保密安全、防潮防霉、备份处理、防盗系统、高科技信息储存等各方面的因素，把企业的档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于统一管理条件的优化，进而保障企业的权益不受损害。

三、项目档案验收在项目实施与管理的过程中起着非常重要的作用

（一）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化项目实施与管理

项目档案验收的开展，使得各单位为了实现档案验收工作的目标，加快自身项目实施与管理的步伐，严格按照国家规定的程序进行。对项目的实施和管理需要进行招标与监管，不能以各种理由而推脱，不去招标，如此长期发展下去，能够在很大程度上优化项目实施与管理。否则，一些项目的实施与管理没有经过严格的招标与监管，而是任意妄为，违法操作工程项目，那么就属于违法行为，可能造成一些无法弥补的损失，那样的话，就得不偿失了。

（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高

项目档案验收的开展，使得各单位的相关部门加强改革与管理的理念，并且在平时，不断地催促相关人员进行档案工作的培训与学习，了解档案管理的知识，使得部门管理严谨而且规范，有一种无形的力量在鞭笞着他们不断前行，从而在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高。

四、鉴于项目档案验收的重要性，我们需要不断地改革与创新

项目档案验收在企业档案管理和项目实施与管理的过程中，起着非常重要的作用，鉴于其重要意义，需要我们不断地改革与优化项目档案验收工作，具体可以阐述为以下几点：

（一）针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，需要对其进行及时地反馈与改革

针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，验收参与人员需要进行仔细地记录以及汇总，并且把需要改革的地方做出标记，然后将统计出来的资料分析，进行及时地反馈与改革、创新。在反馈与改革的过程中，逐步地优化验收工作的效果，改进验收途径，促使档案验收工作的逐步完善。

（二）逐步地优化项目档案验收程序，让各验收人员分工合作，共同促进验收工作的顺利进行

我们在进行下面档案验收工作的时候，需要逐步地优化项目档案验收程序，并且让各验收人员分工合作，各尽其责，那个人员负责那个验收工作，具体的记录、汇总等则另外安排人，这样分工明确的档案验收工作，将大大地提高验收效果，提高准确程度，从而共同促进验收工作的顺利进行。

五、结语

综上所述，我们了解到：项目档案验收在发展的过程中，不断地促使企业档案管理工作的发展与预防措施的不断改进；也使得项目实施与管理更加趋于规范化、完善化。因此，我们需要对项目档案验收进行管理，不断地优化档案验收方法，注重验收实效，并且对于档案验收的成果需要进行及时地汇总、反馈以及改革与创新，在推陈出新的过程中，逐步地完善验收工作，加强验收真实性，以此对企业档案管理进行客观地保护，为企业的发展提供完整的、准确的材料资源。并且快速地促进项目实施与管理的规范化、完善化、稳定化，使其为各单位的发展而不断努力。

参考文献：

[1] 朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案，2007（4）.

[2] 周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007（01）.

[3] 卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者，2009（09）.

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档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多工程建设单位在项目成立初期，对档案的认识不够，忽视档案的重要性，认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不全;为工程施工过程中资料的收集和整理带来不便，导致工程资料的失真，工程竣工档案验收的延期。

（二）档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足

许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

（三）归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性

工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

二、提高工程档案管理质量的措施

（一）领导重视是做好工程项目档案管理的前提

工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制；将工程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。

(二)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度

加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

(三)定期开展技术文件整理的检查与指导

考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。

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（2）人员配备不到位。由于新校建设大都是时间紧、任务重，同一时间内开工建设的单体建筑较多，大部分管理人员的时间和精力还没有转移到基建档案管理的制度化和规范化，基本没有配备专职档案员，档案管理意识较差，这都导致了基建档案难以形成有效的管理，在执行上存在“疲软”现象。

（3）规章制度不健全。新校建设之初各方管理人员往往比较重视工程进度和工程质量，而忽视对基建档案原始材料的收集整理，由于缺少相应的规章制度进行制约，基建档案管理从一开始就无章可循、无据可依，直到临近建设项目竣工交付时，才会发现基建档案零零碎碎，残缺不全，而此时收集起来难度加大，最终造成资料移交不全、归档内容质量不高。

（4）管理手段落后，主动提供服务的意识不强。档案管理工作最终目的是要为社会提供服务，新校基建档案也要为学校发展服务，为教育发展服务。由于档案管理人员流动性太强、缺少系统培训、更新知识较慢，导致新校基建档案管理手段没有适应现代化要求，档案管理还存在着传统的“为保管而保管、重保管轻利用”思想，主动参与开发利用档案的意识较弱。

2教育建设项目档案管理的对策与建议

（1）依法治档，用法治思维强化基本管理。法制国家必然要求社会各行各业都要依法行事。依法治档就是要求主体单位按照国家档案管理的有关法律法规对基建档案进行合法、科学的管理，新校区基建档案的管理要依法办事，都要严格依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设项目（工程）档案验收办法》等要求来进行，档案的收集、整理、归档、移交等各个环节都是有法必依，必须依法进行。

（2）科技兴档，用现代化手段提高信息化管理水平。实现学校基建档案的信息化管理，一是要做好基础数据建设，这是基本前提，二是要注重网络环境建设，实现上下一体化，三是要加强业务流程建设和档案目录数据库建设，在管理标准化、规范化基础上实现业务重组。这样可以通过建立电子档案数据库实行远程传输、查阅、保管和利用，提高基建档案管理效率。

（3）强化认识，树立科学化管理的正确方向。领导重视是搞好新校基建档案管理工作的关键。学校领导要有较强的档案意识，认识到新校建设档案对学校今后管理工作的深远影响，强化档案形成意识，建立责任追究制度，如有档案失真、散失、遗漏、损毁而严重影响基建档案质量的，要追究有关人员的责任。同时，档案管理工作要纳入学校整体管理制度，从制度上提升档案管理的重要性，解决档案不被重视管理的问题。

（4）提前介入，建章立制，专人负责，从体制机制上做到未雨绸缪。没有规矩，不成方圆。比如，某院校新建时，提前制定了诸如《学校基建档案收集整理移交流程》、《学校基建档案管理员岗位职责》、《学校基建档案责任追究制度》等10多个相关文件和办法，新校建成后共整理了2632卷档案，基本包括了建设项目前期、后期、结算等所有的过程资料。

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声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。

1建设工程档案管理工作职责

总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。

2建设工程声像档案管理现存的问题

2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。

3声像档案管理做法———地铁8号线项目

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2工程项目档案管理中存在问题

2.1市场经济体制下的工程项目档案管理工作缺乏系统研究

无论是从我国经济发展形势还是从国际市场经济发展形势来看，市场经济体制已经成为我国各行各业从事经济活动的基本依据。对于工程建设领域而言，工程项目建设所涉及的工程招投标制度、监理制度、工程竣工验收备案制度、市场稽查制度等正在逐渐向市场经济体制靠拢，并在市场经济发展的推动下日趋完善，进而使得有形建筑市场正在加强，以及与政府监管机构的智能分离。虽然工程项目档案内容、形式、载体等都相应的发生了变化，但与之对应的档案管理制度、法律法规、管理机制等方面还为与之改变，这使得在实际的工程项目档案管理工作中，缺乏依托市场经济的系统研究。

2.2缺乏有效的档案管理组织

工程项目建设具有一定的特征，对于多数工程项目而言其施工点较多，并且持续时间较长，施工队伍的流动性也强，这对工程项目档案建设提出了一系列的难题。并且多数工程项目并没有专门的档案建设、管理及组织机构，国内市场上也没有与之配套的专业档案管理组织，这使得工程项目档案管理过程中缺乏组织性、规范性。工程项目档案管理缺乏有效的档案管理组织主要表现在以下几个方面：一是档案资料流向制度不健全，导致在整个工程期间，档案人员流动造成档案失去管理，交接不畅；二是工程项目的档案工作人员流动性较大，没有固定的档案管理人员，档案管理人员的职责不清。

2.3工程项目档案管理意识及工作不到位

在整个工程施工过程中，无论是领导层还是档案管理工作人员，对工程项目档案管理工作重要程度的认知不高，缺乏思想上的普遍认识，使得工程项目档案管理缺乏应用的重视，造成档案管理工作的不到位。工程项目档案管理工作不到位的主要表现为：一是工程项目档案管理工作人员不能按时完成工程竣工档案，进而使得工程无法向城建部门报备；二是工程档案资料缺失、数据失真，工程项目的复杂性、多样性、真实性等特点，要求工程档案建设及管理过程必须非常专业和严禁，而管理意识的不到位就容易造成档案失误现象，进而造成档案材料失真、工程档案与实施不符等问题，最终导致工程不能通过审查验收。

2.4缺乏高素质的档案管理人员队伍

从我国工程项目建设上来看，并没有专业的档案管理工作人员，在工程项目中从事档案管理工作的多为知识层次较低、工作经验较少或者工程技术人员兼职等形式，档案管理工作人员的知识结构不合理，缺乏专业的档案管理知识和技能，对工程档案管理工作较为陌生，甚至不熟悉档案管理的相关规章制度与程序，这使得工程项目档案管理工作不够专业，影响了工程最后的竣工验收。

3提高工程项目档案管理工作水平的建议

3.1加强工程项目档案立法及监督指导，健全管理工作体制

随着国家与社会对档案价值认知的提高，国家逐渐重视档案管理工作，并颁布了档案管理相关法律法规，使得档案管理体制也日趋完善。从国家宏观层面看，工程档案管理的相关法律法规、制度体制等已经逐步得到完善，使工程项目档案管理工作有法可依、有制可循，但从目前的工程项目档案管理工作来看，最大的问题时档案管理制度的贯彻实施，因此需要加强工程项目档案管理的监督指导，一方面可加大宣传力度，使建筑企业真正认识到工程项目档案管理的重要性，进而认真开展档案工作，另一方面从政府相关部门开始提高重视，认真、严谨的加强工程项目档案的依法治档，使工程项目档案管理法制化、规范化。

3.2转变传统观念加强档案过程管理

从领导层到工作层转变档案管理观念，加强档案管理人员的岗位责任与考核，实施相应的奖惩制度，将档案管理制度纳入领导责任制、项目法人责任制。工程项目档案管理过程的具体实施可采取以下措施：1）每项工程开始前即介入档案工作，并制定严格档案管理职责，做到档案管理工作与工程建设同步进行；2）在工程项目建设的进程中，工程技术人员对工程进行质量检测的同时，要求档案管理人员必须随同并做档案记录和验收档案；3）每个工程项目验收时，做到项目验收与档案验收的同步进行。

3.3强化工程档案管理专业队伍建设

从目前的工程项目档案管理情况来看，多由工程技术人员从事档案工作，他们对档案管理缺乏认知与业务技能，这就需要对其进行专业的培训。具体实施的话，可通过多种渠道，采取多种方式实现档案管理人员的专业培训，包括档案管理的法律法规、管理制度、业务流程、档案整编知识与技能、档案材料收集、整编要求、档案移交、竣工档案验收等内容进行专业的培训。

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传统的建设项目档案管理都是人工操作，难免会出现重要数据信息丢失的问题，而且传统纸质档案比较占空间，在查阅相关档案信息的时候不太方便。随着科学技术水平的发展，建设项目档案管理也开始实行信息化建设，这样的模式有助于弥补传统档案管理存在的弊端，保证档案信息化管理水平提高。另外，建筑企业开展科学、合理的信息化档案管理模式，能够促使其实现可持续发展，提升建筑企业的经济效益。

一、档案信息化概述分析

档案是建筑单位在发展过程中各项活动的记录，代表建设企业的发展历程，集中反映建设项目在施工建设期间的各种决策。档案对建设项目的日后发展有着重要的推动作用，提升建设项目的经济利益和社会效益。所谓的档案信息化，指的是在档案管理过程中引进现代化信息技术对档案数据信息进行整理、归纳，从而提升档案管理的规范性。随着互联网信息技术的高速发展，科学、合理地实施档案管理信息化建设工作，帮助建筑企业获得长久发展，提升建筑企业的经济效益。建设项目档案信息化是指建设项目利用互联网信息技术，结合当下建筑行业的市场动态行情变化，积极引进先进的技术设备，将建设项目原本的纸质资料进行有效整合，传输到计算机系统上保存，实现建设项目内部资源的共享。档案信息化帮助建设单位实现档案信息的智能化、数字化、信息化，提高管理人员的工作效率，满足不同工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为建设单位日后发展提供一定的理论数据。

二、档案信息化管理的工作内容分析

1.网络化在互联网信息技术高速发展的背景下，大部分建设项目单位都拥有属于自己的官方网站，官方网站为建设项目的施工建设、生产经营、日常管理提供较先进的技术手段，在一定程度上推动建设单位档案管理信息化的高效发展。在建设项目档案信息化管理过程中，如果有工作人员通过网络提交借阅申请，管理人员通过网络审核就可以进行相关操作，在整个过程中，不需要工作人员进入档案管理室，对于提高档案管理工作质量有一定的推动作用。2.数字化建设项目档案信息化管理的基础是数字化。在过去，建设项目档案管理主要是以纸质档案管理为主，随着互联网信息技术的普及，建设项目档案管理已经朝着数字化档案管理模式转变。建设项目档案数据信息的数字化以便捷、高效为基本目标，有利于实现档案信息资源的储存数字化，从而实现资源有效共享，为建设单位的日后发展提供参考。3.自动化随着现代化科学技术的大力发展，给建设项目档案信息化管理模式创造了良好条件，如计算机检索速度快、工作效率高，能够实现档案自动、多角度检索，这是传统检索工具不能与之相比的。基于信息化环境下，建设项目档案自动化管理模式的效果更为良好。

三、信息化环境下建设项目档案管理模式存在的问题

1.缺乏健全的档案信息化管理机制建立符合实际情况的档案信息化管理制度，与过去档案管理工作存在一定差异，其具备速度快、效率高、资料管理期权的特征。但是，档案信息化管理制度也是有其不足之处的，如建设项目单位在建立档案信息化管理模式的初期阶段，要防范计算机存在木马病毒。由于其设立的档案信息化管理机制不健全，在具体使用过程中，一旦管理人员操作不当，就会引发各种各样的问题，如工作人员随意登录各种网站，导致计算机系统不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被严重泄露。对此，建设单位在建立档案信息化管理模式时，必须要做好相应管理机制的把控工作，并将其具体落实到实际工82022年第25期兰台内外数字档案创新研究作中，谨防出现信息泄露等问题。2.基础设备存在的问题随着互联网信息技术高速发展，虽然现阶段我国档案管理工作越来越完善化，但是在具体落实过程中还会暴露出各种各样的问题。档案管理在整个建设项目的施工全过程中占据重要的地位，涉及施工团队、建设单位、监理单位出具的相关数据资料，如果档案管理不当，很容易导致建设项目在最后结算时候产生造价、工程质量安全、施工合同内容等方面的问题。同时，在实际建设项目档案信息化管理过程中，如果相关基础设备配置不到位，还是使用落后的计算机，没有及时更新计算机系统，在一定程度上就会抑制档案管理信息化的发展。3.档案管理工作人员业务水平较低建设项目单位档案管理人员自身的专业技术直接影响建设项目的日后发展。在建设项目档案信息化管理过程中，部分档案管理工作人员专业素养、工作能力有待进一步提升，有的员工对打印、复印、数字扫描信息、多媒体技术等软件的操作不够熟练，影响档案信息化管理工作的效率。在档案信息化管理期间，部分档案管理人员受到传统管理理念的影响，对于现代化的信息管理不太适应，无法借助计算机系统开展档案管理，导致工作效率低、质量差，抑制了档案信息化管理模式的开展。因此，建设项目单位需要将提升档案管理人员的工作能力作为首要解决的问题。4.档案管理理念有待创新在建设项目档案信息化管理过程中，传统的档案管理工作是人工对档案数据信息进行收集、整理、归纳，工作效率较低。究其原因，是受到落后的档案管理理念影响，企业领导对于档案规范化管理工作的认知度较低，只在乎建设项目的施工质量、施工进度以及财政资金的具体落实情况，认为工作人员查阅相关资料的过程就属于档案管理，这种落后的档案管理理念，缺少创新档案管理意识，在一定程度上抑制了建设项目档案管理信息化的发展，甚至严重影响档案管理的工作质量，打消档案管理人员的积极性，还会浪费大量的人力、财力、物力，导致档案管理信息化建设效果越来越差，失去档案信息化管理真正的价值和意义。

四、信息化环境下建设项目档案管理模式的思考

1.档案管理信息化建设项目档案涉及很多归档方面的内容，而且归档文件类型也是多元化的。针对建设项目的类型不同，归档范围及其要求也存在一定的差异性，如果档案管理人员只是使用QQ邮箱或者口头通知的方式，就很容易降低档案管理的工作效率，再加上监督反馈机制不健全，导致档案信息化管理工作仅仅流于表面形式。在信息化环境下，建设项目单位可以建立档案信息化管理平台，及时转变档案管理工作形式，使其朝着信息化、智能化、数字化的方向发展。首先，反馈问题信息化。在建设项目档案管理过程中，分阶段、分批次地反馈建设项目档案管理存在的问题，定期向上级主管部门汇报相应的数据资料，审核通过后，做好归档工作。工作人员使用现代化信息技术手段，及时发现归档文件存在的问题，早发现、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相关工作人员在传统档案管理工作的基础上，使用互联网信息技术平台，重点反映阶段性评审的整改问题，有效落实整改责任制，提高建设项目档案管理的工作效率。同时，信息化方法在对归档文件份数、页数、卷数等数据信息进行统计时，具有更大的优势，能够降低档案管理人员的工作压力，保证统计数据的精准性。其次，质量控制信息化。电子文件逐渐取代过去的纸质文件，针对电子文件做好归档工作，技术人员可以设置“逐级审批”模块，防止出现档案文件“无人审批”的现象。另外，在相关法律法规允许范围内，结合国家和行业建设项目档案管理的规范化要求，建立文件收集模板数据库，为不同施工阶段的文件收集提供相应的指导，并且利用信息化方法对归档文件的真实性、精准性进行不同角度的检测。因此，有效解决纸质档案无人检查的问题，按照国家规定的标准对接全部归档文件，实现档案管理信息化模式转变。2.建设项目档案资料的数字化在新时化背景下，建设项目如果还是使用纸质档案归档，很容易出现丢失或者纸张受潮的情况，不能为建设单位提供基础的信息服务，因此建议相关管理人员可以使用档案管理信息系统，采用电子文件录入和保存的方式，减少档案资料丢失或者纸张受潮、受损而影响相关工作人员使用的情况，并为施工单位、监理单位、建设单位提供相应的数据支撑。在设计建设项目档案管理信息系统的时候，必须要考虑数据来源的分类，包括业务系统数据、邮箱采集数据、外来文件等，针对业务系统数据和邮箱数据的采集，将建设项目档案管理系统对接到前端业务平台，实现电子文件直接向项目档案管理系统的在线归档。3.档案服务知识化首先，提升档案本身价值。为了提高档案的使用价值，转变纸质审批、目录检索、纸质阅读等方式，在内部建立档案利用模块，设置相应的档案检索功能，同时建立目录检索、全文检索、专题档案资料库，便于工作人员在线审阅相应的资料，节省时间和精力。其次，业务指导和进度管理。在信息化背景下，建设项目建立档案管理信息系统，有助于实现线上信息和资源共享。相关管理人员借助档案管理信息系统，可以全面了解建设项目工程的整体建设情况，结合建设项目的实际施工情况，做好档案资料归档工作。通过互联网信息技术平台，将建设项目施工建设期间涉及的档案信息推送给上级主管人员，在临近节点之前，设置自动提醒功能，提醒其在第一时间了解工程变更情况，及时调整档案资料归档，同时将变更的建设项目档案资料提交给相关责任人。在到达节点后，建设项目施工人员、上级主管部门领导在网络平台上可以直接了解档案资料的收集进度，保证档案资料的完整性。总之，信息化档案管理模式有助于减轻档案管理人员的工作负担，有效提高建设项目档案管理的工作效率。4.档案管理系统信息化档案管理信息系统在运行过程中也会存在一系列问题，需要相关管理人员从测试和维护工作两方面确保其能够正常运行。首先，在运行档案管理信息系统时做好测试工作。部分建设项目单位为了盲目追求经济效益最大化，在短短的时间内就开发出档案管理信息系统，并且没有经过相关技术人员测试就将其投入使用，如果使用不当，很容易导致档案管理信息系统出现各种各样的问题，无法满足建设项目的基本需求。因此，在开发档案管理信息系统的过程中，企业不要急功近利，必须经过技术人员对其性能做好测试工作，保证没有任何问题后，才能投入建设项目的档案信息化管理工作中。在测试过程中，如果发现问题，要马上提出解决方案，进行修改、更新。档案管理信息系统的测试工作不是短时间的工作，要经过反反复复地测试才能投入正常运行工作中。在测试阶段，会消耗技术人员大量的时间和精力，尤其对于一些机密、重要的文件数据，测试工作量的成本要比想象中高很多。因此，在档案管理信息系统开发过程中，技术人员要格外注意档案管理信息系统的测试工作，从而保证档案管理信息系统的正常运行。其次，档案管理信息系统维护工作也非常重要。在档案管理信息系统建设完成后，将档案管理信息系统应用到档案信息化管理工作中，需要相关工作人员定期对其进行维护。一般情况下，档案管理信息系统的使用年限是4～5年左右，最长的使用年限可达到10年以上，也就是说，档案管理信息系统维护得越好，使用年限就越久。随着档案管理信息系统建设的不断深入，为了延长档案管理信息系统的使用年限，其维护工作量也越来越大。档案管理信息系统的维护工作占据整个档案信息化管理工作的核心位置，因此在档案管理信息系统建设过程中，建设项目单位要配置适当的维护人员定期对档案管理信息系统进行检测，从而延长档案管理信息系统的使用时间。

五、结语

综上所述，建设项目档案信息化管理模式是一项长期、复杂的工作，不是在一朝一夕之间就可以完成的，需要相关档案管理人员经过反复实践，总结前人经验，结合建设单位自身发展情况，建立一套完善的档案管理信息化模式。在信息化环境下，建设项目档案管理模式实施期间，需要提高管理人员的信息化管理意识，熟练使用计算机等各种设备，提高专业技能，加快档案管理信息化建设目标，促进建设单位在日益激烈的竞争中立于不败之地。

参考文献：

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098

［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

1 项目档案管理的现状

1.1 项目档案管理普遍存在的问题

在项目施工过程中，领导、基层管理人员及施工人员意识不到项目档案管理工作的重要性，基层单位没有专职或兼职的档案管理人员。另外，各单位和部门之间缺乏相互的沟通交流，不落实档案管理责任，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始整理工程资料。种种因素，造成项目档案资料管理无序，资料流向不明，收集不齐全，组卷、归档的档案存在与工程实际不符的情况，给工程后继工作带来了严重的影响和无法估量的损失。

1.2 当前常见的项目档案管理方法

1.2.1 组建项目档案管理领导小组

建立由建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理等单位参加的联合项目档案管理领导小组。

施工单位建立以项目经理为主，技术员、施工员为辅的，负责管理好施工现场的施工图纸、设计更改通知单、施工更改设计、补充设计的施工图纸等档案资料的团队。

设计单位，由项目施工图纸的设计者和档案部门的管理人员一起负责施工图纸、文件、计算数据、会议纪要等资料的收集、整理。

监理单位，由现场监理负责施工现场的各种文件、资料，图纸等管理情况。

建设单位（业主）以合同为依据，以经济为杠杆组织协调各单位，建立健全项目档案管理工作的各项规章制度，明确各方责任。明确工作范围，明确归档时间，责任落实到人。

工程从立项到竣工，由施工单位负责收集施工全过程的图纸、声像等档案资料，整理后按时移交给设计单位的档案管理人员，他们再进行整理、组卷、文件资料的数字化加工。

1.2.2 建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度

建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度是保证项目档案完整、准确、齐全的前提。根据国家、行业的有关标准、规范，并结合各单位的实际情况，建立行之有效的建设项目档案管理制度和管理工作流程，实现档案管理工作的常态化、标准化、规范化与信息化。

加强项目档案管理制度建设，建立档案管理工作程序，是做好项目档案管理工作的根本保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设单位是工程项目的业主，也是工程和项目档案的接收者，应承担好工程建设过程中档案管理工作的组织者，把项目档案纳入合同管理，明确各方责任，组织协调各方工作，及时沟通档案资料的管理现况，交流档案管理信息，根据合同规定，要求各单位管理好与建设项目相关的文件、档案资料，并整理组卷，按时向档案部门移交。

2 信息环境下的项目档案管理

2.1 链接局域网，建立设计单位档案管理部门网站

建立设计单位档案管理部门网站，搭建档案信息平台，令档案管理系统通过局域网与相关业务系统OA、EIP系统对接，实现各类档案信息资源的集中管理，遵循电子文件与实体文件同步归档，本着“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，由档案管理部门将条目的主要信息录入到档案管理系统中，同时上传相应的电子文件，实现档案信息资源共享,

2.2 以档案管理系统为平台，构建档案信息网页

建立档案信息网页，为用户查询、检索提供了极大的方便，用户不用再跑到档案部门，足不出户就可以完成借阅、查看档案信息、浏览电子文件全文、归还电子档案等。

建立档案信息网页，传递建设、设计、施工、监理等各单位的档案管理情况，及时档案信息，在各类档案中为用户提供方便快捷的查询和检索功能，档案管理工作的效率和质量都将得到极大的提高，实现项目档案的动态管理。

2.3 项目档案数字化建设

使用数据库技术以及高速扫描技术将声像文件、纸质文件、电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。

档案数字化建设的主要方法是全文储存档案，实现数字化形式的管理，对档案信息中的文字内容与有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。这也需要将纸质材料进行数字化转换，其可以利用扫描仪进行输入。它还包括了对图像文件进行压缩管理后的重命名，并存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过文件名查找。有些档案是需要永久Υ娴模需要对光盘进行刻录，这样才能妥善处理这些问题。

2.4 做好档案信息资源的提供利用工作

档案的提供利用工作，是档案的基础性管理工作，是档案功能的再扩展，其能够产生明显的经济效益和社会效益。档案信息资源的开发与利用，能有效地促进项目档案管理信息化的进程。在进行档案信息资源开发时，要重视对档案信息进行科学合理的分类与整合，将信息集成化，系统化，采用统一的管理模式，减少信息的分散程度。

同时要注重档案管理信息化的规范性和标准化，规范性和标准化可以提高档案管理的工作效率，提高档案信息的利用率。制定标准规范要对档案信息进行分类整合，形成规范化、标准化的档案管理模式，有利于档案信息资源的开发利用。

2.5 依据不同需求选择项目档案管理软件

项目档案管理选用软件应注意的事项包括以下几个方面。第一，软件进行档案信息管理时，同时要具备对信息管理平台进行及时的维护与升级的功能。第二，软件要具备安全性与保密性，要有一定的监控功能。这样增强了档案信息管理查询的权限，也可以对所有的用户进行实时的安全监控。第三，软件管理系统必须具备较快的反应速度，满足查询以及操作的需求。第四，软件必须符合国家行业的相关标准和规范，应当通过国家标准的认定。

3 结　语

建设项目档案管理信息化建设，建立档案部门网站，搭建档案信息平台，以及与协同办公系统的无缝对接，有效地实现了建设项目档案的动态管理，提高了档案管理工作的效率和质量，节省了大量的人力、物力和财力，档案信息资源的利用率及共享水平都将得到提高，为社会的发展提供更为快捷有效的档案信息资源的服务。

主要参考文献

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2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。

3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。

4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。

二、加强固定资产投资项目档案管理的对策

固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。

1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。

2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。

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二、固定资产投资项目档案工作的特点

1.责任重、难度大

首先，固定资产投资项目档案随着项目的进展而逐渐产生，贯穿于整个项目的全过程，涉及项目从申请、立项审批、勘察设计、施工、生产准备及竣工、投产使用等专业领域的内容，为工程项目建设管理、竣工验收、科研生产、维修改造等工作服务，因而固定资产投资项目档案工作肩负着现实和历史的双重责任，是项目建设与管理的重要内容和不可缺少的工作环节。其次，在项目文件材料积累、收集和整理过程中难度比较大。因为一个工程项目往往有许多参建单位，上级与地方各专业管理部门关系复杂，人员变动大，专业种类多，使项目档案来源多元化。再加上建设项目周期比较长，项目文件材料的收集时间比项目建设过程时间更长，这些因素都给收集工作造成一定的不利影响。第三，项目建设期间形成了大量的文件材料，有管理类、专业技术类等，内容繁杂；这些文件材料相应地形成项目档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、电子档案等门类的档案；信息载体形式多样，包括纸质、声像、电子等，种浅谈企业固定资产投资项目档案管理江南工业集团有限公司余湘藏国宇[摘要]在现代市场经济条件下，企事业单位的建设、管理和发展对固定资产投资项目档案管理提出了越来越高的要求，我们档案工作者必须适应当前工作发展的需要，深入研究固定资产投资项目档案管理工作的内容和特点，努力寻求做好固定资产投资项目档案管理工作的方法和途径，更好地为企业经营管理、科研生产及发展服务。本文从目前企业固定资产投资项目档案管理工作的特点、存在问题及改进措施等方面阐述如类多、数量大、载体多样化，使固定资产投资项目档案在整理上也比较复杂。

2.要求高、涉及面广

固定资产投资项目档案是固定资产投资项目建设产生的知识信息形态的资产，是真实反映并准确揭示项目建设全过程与最终竣工状态的原始资料，是稽查、审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据，也是追溯和评价项目的最有力的依据。因此固定资产投资项目档案管理工作必须做到完整、准确、系统。固定资产投资项目档案作为项目信息的载体包罗万象，涉及许多相关方面并受到各种条件的制约。在固定资产投资项目档案管理中各方的共同目标就是保证项目档案的齐全、完整、准确。因此，应以合作的理念构建一个多方参与的项目管理体系，并成为全员配合的自觉行为。

三、固定资产投资项目档案管理存在的主要问题

1.领导对固定资产投资项目档案管理缺乏重视

一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视才能使这项工作得以顺利开展，如果领导不重视，许多工作的开展都会困难重重，因而领导的重视在固定资产投资项目档案管理工作中起着关键性的作用。然而现在仍有一部分单位领导对固定资产投资项目档案管理工作缺乏了解、重视不够，致使组织不到位、责任未落实。有的单位在项目启动的时候没有将档案工作纳入项目建设管理规划和工作程序，没有将档案管理工作纳入项目管理的全过程。在项目建设过程中，档案部门未能参与到项目的筹划、组织、控制和质量管理中，不能及时对项目档案的形成与管理进行有效的监督和指导。

2.固定资产投资项目档案管理程序的控制不到位

个别单位重立项、轻管理,对项目档案管理的程序缺乏控制，档案部门无法及时按程序监控项目的全过程，给档案管理带来很大的难度，档案人员只好在项目竣工验收前突击补充、整理，使项目档案工作出现脱节，档案质量得不到保障。

3.固定资产投资项目档案管理制度不健全

有的单位没有制定固定资产投资项目档案管理规章制度，缺乏完善的固定资产投资项目档案收集、积累整理、归档和利用制度，特别是收集整理过程中人为因素较多，随意性大，相关规定指导性不强，可操作性不够。

4.固定资产投资项目文件材料收集不全

收集工作是做好项目档案管理工作的第一个环节，也是最基本、最重要的环节。但是因为参建单位、建设单位部门参与较多，投资项目建设周期长，时间跨度大，人员不稳定，造成各方之间文件材料的管理接口较多，文件材料散失严重，文件材料收集归档困难，形成的施工文件材料质量不高。

5.人才培养力度不够

随着企业机构的撤并和人员的压缩，档案人员的数量逐年减少，有些单位甚至不再独立设置档案部门。由于人员少、兼职多、工作量大，同时缺乏对固定资产投资项目档案管理人员的系统培养，档案人员整天忙于事务性工作，整体素质和专业能力偏低。这种状况与项目建设的快速发展不相适应，与我国经济持续、协调、科学发展不相适应。由于档案专业人员的匮乏，在某种程度上影响了固定资产投资项目档案管理工作的质量与效率，不利于项目档案信息的开发和利用。

四、提高固定资产投资项目档案管理的策略

1.注重宣传，奠定基础信息时代

宣传本身就是一种信息传递，它是档案管理永恒的主题。档案部门要充分利用各种机会和多种形式进一步宣传固定资产投资项目档案管理的重要性，如采取学习文件、举办培训班、评先活动、参观学习、研讨会等形式；还可以通过能体现档案馆价值的档案编研、档案专项验收等工作，不断提高各级领导及企业各类人员对档案工作的认识。由于固定资产投资项目档案管理工作不是一个孤立的管理系统，做好项目档案工作需要各方面的配合，因此要通过宣传使企业各级领导和各类人员充分了解项目档案，理解支持项目档案工作，重视项目档案工作。同时，还要将固定资产投资项目档案工作纳入企业工作计划、领导议事日程、职工经济责任制和岗位责任制中。只有各方共同努力，项目档案工作才能做得最好。

2.建立机构，提供保障任何一项工作的有序进行都离不开组织管理

随着国家经济和行业形势的发展变化，越来越多的固定资产投资项目陆续开展，这使档案工作既获得了机遇也面临着挑战，这就要求档案业务建设中的各个环节在面对各种各样的新情况和新问题时能够做出快速反应和调整。因此，对固定资产投资项目档案管理工作要统筹规划、科学管理，运用固定资产投资项目档案管理的理念，开展项目档案管理工作。首先，建立项目档案管理工作组织管理体系，由企业主管档案工作的领导负责对项目档案全程的管理和组织协调；其次，建立项目档案管理责任制，按照项目档案责任单位、责任人、项目档案产生的内容、形成时间等，明确各自在各阶段、各环节的责任，各负其责，使项目档案工作步入规范化、制度化、科学化的良性循环轨道。

3.健全制度，做好保障

建立科学、健全的档案管理制度是做好固定资产投资项目档案管理的基础，为确保档案文件材料的齐全完整，就要规划项目档案管理工作，建立严格的规章制度，明确各有关单位在项目建设过程中应承担的责任，结合本单位实际制定相应的办法和实施细则，明确项目档案管理职责，对主抓项目建设的项目部门、设备管理部门，参与项目建设的施工单位、监理单位都提出明确的文件材料归档范围和归档要求，并落实责任人。

4.加强收集，提升质量

固定资产投资项目形成的档案种类多、数量大、载体复杂，往往需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位共同完成收集工作，而建设单位、施工单位、监理单位都是项目档案形成的主体和主要责任者，其中每一个过程都会影响项目档案的质量，影响其完整性、齐全性和准确性。因此，在项目档案的收集过程中，应严格坚持“三纳入”和“四参加”制度，做到项目档案工作与建设项目同步进行，从各个环节确保项目档案的质量。在收集的过程中，首先要注意归档文件材料的内容是否完整，竣工图是否真实地反映了项目竣工时的实际情况和过程，做到图物、技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备。在建设项目中要购进大批的设备仪器，在文件材料收集过程中不仅要收集随机文件材料，而且还要注意收集设备安装调试过程中形成的文件材料，这部分文件材料实用价值大、利用率高，如果收集不齐全，将会给项目设计、施工及以后的改扩建、设备维修等带来不可估量的损失。收集声像档案时应对其载体的物理性及载体是否带有病毒进行严格检查，并将其单独存放在防磁柜中，定期进行检查拷贝。由于电子文件信息载体具有可分离性，因此对电子文件要及时进行全面收集并加以保存，保证电子文件的真实性和准确性。

5.科学整理和立卷，便于利用

档案的鉴定、整理、立卷是对档案文件材料的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量及能否及时、准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的文件材料进行鉴定，对无保存价值或价值不大的文件予以剔除；对有保存价值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，能够完整地反映一项工程的建设概况和建设成果。如：管理性文件可以按问题、时间组卷。整理时可将立项申请报告、可行性研究报告、初步设计及批复、项目进行中有关调整、计划等的往来文件，环保、消防、人防、劳动卫生等单项验收意见及验收报告的批复等组成一套完整的项目管理类文件。而项目施工文件可按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业等组卷。项目竣工图可按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。设备仪器类文件材料应保持归档文件的成套性，按照单项设备仪器进行组卷。归档后的建设项目文件材料要按项目单独立卷整理，这样才能体现固定资产投资项目归档文件材料的完整性、齐全性，便于竣工验收和查询利用。

6.优化管理，促进档案管理工作

对固定资产投资项目档案的收集、整理、归档、建档全过程实施计算机管理，对项目实施过程中按节点形成的文件材料经收集整理后按类别及时输入目录进行计算机监控及管理，建立信息化平台，通过建立档案数字化管理体制，利用计算机技术有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像等各类档案数字化，使档案信息与现有档案资源数据库整合并网，将已有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，提高档案资源利用率，提供方便、快捷的利用服务。

7.完善自我，提高素质

首先，对档案管理人员进行多层次、全方位的培训，从软件到硬件，从基础到尖端，包括档案业务知识和固定资产投资项目相关专业知识等。对主持和参加单位的资料员也要进行必要的培训，使他们深刻理解文件材料收集归档的重要意义及如何收集、整理，多渠道培训合格的档案管理人才。其次，由于档案管理工作具有“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏，平淡的工作成果”的特点，因此要求项目档案管理人员必须具有良好的素质，这是做好档案工作的一个重要基础，高素质的人才队伍对档案管理工作起着至关重要的作用。第三，项目档案管理工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用及编研，每一项工作都影响着项目档案整体管理水平，而每一项工作的质量又是由项目档案管理人员的业务水平决定的。因此，项目档案管理人员必须具备极强的责任心、使命感，沟通协调能力，文字表达能力和扎实的专业知识，尤其是面对大量的原始文件材料，要具有善于把分散、无序、有价值的信息条理化和系统化的能力，充分挖掘，使档案的澘在作用发挥出来。这样，档案工作者自身的价值才能被社会所认同，固定资产投资项目档案管理工作才能发挥应有的社会效益和经济效益。

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【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言

港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。

港口建设项目业主方档案管理现状分析

1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。

4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策

1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。

2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。

通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。

3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。

3．1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。

3．2建立档案电子检索系统

港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。

3．3及时更新、定期检查，提高档案利用效率

港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。

4、改善档案室硬件环境设施。

港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。

结束语

要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

项目工程档案是建设工程不可分割的一部分，对日后查阅项目资料、维护检修、管理等工作具有非常重要的意义。现代工程档案的管理越发受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。

1、项目工程建设档案工作的现状

1.1 各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度, 逐步进入依法管理、规范发展的轨道。

为了进一步规范项目工程建设档案的管理,确保工程建设档案的完整、安全和科学管理,更好地为城市规划、建设和管理服务, 近年来, 广东省各级建设主管部门按照有关建设、档案方面的法律、法规和规章, 切实履行监督指导职能, 不断加大对工程建设档案工作的监管力度, 使全省工程建设档案工作发生了深刻变化, 出现明显进步, 逐步进入依法规范管理的发展轨道。

1.2 项目工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视, 参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。

通过档案法律法规的宣传, 各建设项目在加强工程管理的同时, 加强了工程档案的管理, 各参建单位普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节, 自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作列入议事日程, 不断建立和完善档案工作的领导责任制和岗位责任制, 切实解决工程建设档案工作中出现的问题, 建立起适应新的基本建设管理体制, 运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系, 工程建设材料的形成、积累、整理、归档初步做到与工程进度同步进行。

1.3 项目工程建设档案管理的基础业务工作普遍加强, 为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。

建设单位从项目筹划开始, 就注意贯彻有关工程档案管理的标准、规范和城建档案管理部门的具体要求, 不断深化业务基础工作, 加强工程文件材料的收集归档力度, 做到档案材料的收集、整理工作与工程建设同步进行, 保证了工程建设与管理对档案的利用需要。

2、项目工程建设档案工作存在的主要问题

2.1 工程建设档案材料的完整性、准确性和真实性不强, 为日后档案的利用埋下先天的隐患。工程建设档案的使用价值很大程度上体现在档案材料的完整性、准确性和真实性三个方面, 而在这三个方面, 参建各方主体不同程度地存在收集、归档不及时, 相关人员签章不完备, 档案材料出现缺损、错误找不到人负责的现象时有发生, 甚至有的工程直到即将竣工验收前, 才组织有关人员突击补制档案。

2.2 单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视, 特别是在施工阶段, 施工企业重施工质量、进度, 轻档案管理的现象普遍存在。

2.3 档案制成材料五花八门, 不符合工程档案管理的有关标准和规范要求。

3、做好项目工程建设档案工作的对策

3.1 增强档案意识, 严格履行职责

（1） 建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时, 与建设单位签订工程建设档案责任书, 明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务, 并监督执行。

（2） 建设单位在工程开工前, 应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求, 以正式文件的形式印发, 以便于各单位( 部门) 档案人员收集相关资料, 使应当归档的各类文件材料"颗粒归仓" 。

（3）在工程建设过程中, 对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节, 应有明确的工作程序和工作规范。这个程序应由建设单位按照当地城建档案管理部门的具体要求,由施工单位和监理单位商榷后共同制订, 使制订出的工程建设档案工作计划和工作规程既符合工程进度的要求, 又符合档案管理的要求。

（4）在主体工程结束后, 各单位( 部门)应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位( 部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。

3.2 要强化项目工程建设档案的全过程管理

（1） 在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。

（2） 要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。

（3） 项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。

3.3 强化档案收集意识, 正确运用行政监督手段

城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督,对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。

4、结语

对项目工程建设档案工作, 要加强宏观监控,不断完善管理法规体系, 要积极配合, 加强协作, 努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境; 要积极探索适应市场经济体制的档案管理模式, 工程建设档案就一定能达到完整、准确、系统的要求, 工程建设档案也一定能为城市建设发挥更好的社会效益和经济效益。