电子档案管理要求大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇电子档案管理要求范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1 医院电子档案管理中存在的问题

1.1 档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4 档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5 档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于

2 提高医院电子档案管理的对策

2.1 建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2 制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3 加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

2.4 加大档案管理的投入

电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参 考 文 献

篇（2）

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

篇（3）

一、电子档案管理应用现状及问题

电子档案是指能够由计算机直接进行处理保存的政府和企业形成的具有价值的文献资料，它不同于传统的纸质文档，其储存介质是硬盘、优盘和磁盘等。这也就要求不同于传统纸质文档的管理方式。电子文档的管理人员必须对电子文档有深刻的认识，才能更好地完成电子文档管理作业。

电子文档是信息时代的产物，是近几年随着信息技术的发展所兴起的，所以相应的管理方法和政策还不尽完善。而更好地进行电子档案管理工作的重要前提就是能够清楚的对当前电子档案管理工作所存在的问题有清楚的认知，并在此基础上提出相应的解决方案。笔者通过研读文献及进行调研，归纳出电子档案管理主要存在以下几点问题：

（一）电子档案管理规章制度的落后。由于电子文档在近几年刚刚兴起，所以相对应的制度和法律并不完善。这就造成了在对电子文件和电子文档进行管理时，没有一个可靠统一的法律制度作为保障。电子档案的管理不同于传统纸质档案的管理，传统纸质档案只需在收集、价值评定和保管时进行妥善的管理和处理，其完整性和真实性基本就能够得到保障。但由于电子文档的的特殊性质，如果在对电子文档进行处理的某一步骤出现问题，都会对其真实性和时效性产生威胁。因此，在当前的信息时代背景下，应该尽快加强电子档案管理相关制度的建设。

（二）电子档案的管理得不到全方位安全保护。在对电子档案进行管理时，其安全性面临的威胁来自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。这就要求重视电子文档在形成、处理和归档涉及到的每一环节，对其进行全方位的保护。而且威胁电子文档管理的因素不止操作因素，还有一些人为因素。因此应该对电子文档管理人员进行专业的培训以及加强其在日常操作过程中的监督，以此来减少由于人为操作造成的对于电子文档安全性的威胁。但是现在电子文档管理仍然采用哪里有病哪里进行医治的措施，导致了没有充足的电子档案安全保护能力。

（三）电子文档管理粗糙。目前由于电子档案管理的相应软件和制度还不够健全以及运行不够标准。虽然一些有关的档案管理部门对于本企业电子档案的管理制定了专门的管理制度，但也仅仅只是针对电子档案在某一环节的某一方面，尤其偏重于对于电子档案的收集和整理。但在电子档案的保密管控处于粗糙化管理阶段，这也就导致了电子文档的机密性不能得到很好的保障。

（四）缺乏专业的管理人才。由于电子档案的特殊性，要求其管理人员不仅要拥有扎实的档案管理知识，还要能够对计算机软件进行熟练的使用。但是由于电子档案刚刚兴起，相应的对于电子档案专业管理人员的培训课程设置还不够完善和合理，也就导致了现在的电子档案管理人员对于电子档案管理的基本理论知识掌握的很扎实，但对于相关的计算机软件并不能很好地进行操作。专业的电子档案管理人员是现在社会上的一大缺口。

二、电子档案管理的优势

（一）降低工作强度，提高工作效率。由于电子档案管理的一系列操作都是通过计算机进行的，相比于传统的纸质档案的管理，这就大大增加了档案的处理速度。而且计算机具有能够同时快速处理一定数量的数据的优势，大大缩短了文档的管理周期，提高了工作效率。而且由于电子文档主要都是通过计算机进行处理和操作的，相对于传统文档由人力做主导，这就大大的降低了工作人员的工作强度，工作人员现在只需点击几下鼠标，就能够完成之前需要很长时间才能完成的工作。从而有效地提高了管理水平，便于电子文档的检索利用。

（二）有效防止管理过程中的遗漏。因为对于传统的纸质文档进行管理时，这些操作都是通过人力完成，就存在着可能整理不全面或归档的遗漏情况，而且出现此种情况时，档案管理人员只能对已经封装好的档案进行拆装重做，增加了工作量。但要是通过计算机进行处理时，文档是服务器直接进行处理，很难发生漏掉某一文档的情况，而且为了查缺补漏，档案管理人员只需点几下鼠标，就能完成相应的操作，省时省力，提高了工作人员的效率。

（三）有效提高了文档的保密性。之前对于传统纸质的文档进行查阅时，是将包含查阅内容的整个问卷提供给相应人T，这就导致了其他与查阅内容无关的文档存在着泄密的危险，这一操作不符合文档管理的保密性要求。但是如果由档案管理人员翻阅出相应内容并监督查阅人员查阅，又相应地增加了档案管理人员的工作强度。如果是电子档案，就无需担心这一问题。在档案查阅者请求查阅某一档案时，要对其进行身份认证和权限管理，即要求得到档案管理人员审核通过时才能进行查阅，而且只能查阅其要求内容，这就更高效地满足了档案管理的保密性要求。

（四）大大提高了档案质量。能够使档案得到合理而有效的利用是档案管理工作的根本目的。而要提供给档案查阅者更有参考和利用价值的文档，就必须提高档案内容的质量。但是由于传统的纸质档案在进行存档时， 是根据档案管理人员或相关部门人为设定一些标准进行存档，很难对档案的整理和归档制定统一的标准，这也就造成档案的质量良莠不齐，大大降低了档案的借鉴和参考价值。而且在对传统档案进行归档时，繁杂冗余的工作占用了档案管理人员的大量时间，使得档案管理人员没有充足的时间来提升自身的素质，使得档案的质量受到了很大的影响。但是通过计算机进行操作却有效解决了档案的质量问题，而且可以通过计算机可以对档案的价值设定全面的标准，通过计算机进行筛选操作，大大提高了档案的质量，而且使得工作人员从复杂的工作中抽取出来，有更多的时间和精力提高自己的工作素质。

三、如何做好电子档案管理应用

（一）建立完善的电子档案管理标准和体制。为了使电子档案的管理有法可依，应该建立完善的电子档案管理标准和体制，从根本上保证电子档案管理的规范性。在对电子档案管理的制度进行制定时，首先应该将文件管理和电子文档两者进行统一的管理，因为电子文件是电子文档的基础组成部分，只有先从基础上进行规范操作，才能更有效地保证电子文档的规范、正确和真实。然后将电子文档的前期管理工作纳入到档案管理部门的职责，在统一的指导和监督下确保文档的整个操作环节的规范。最后，档案接收部门也应该设立相应的检测规范，保证电子文档的原始和真实。

（二）严格控制电子档案的转换性。由于电子文档是通过计算机对其进行操作的，就需要其能够在不同的载体之间进行相互转换。所以电子档案的可转换性是保证电子档案能够得到长期保存的基本条件。但是由于电子文件存在着内容既使被修改也毫无痕迹的特点，且对电子文档只需要进行简单的复制和粘贴工作就能够做到对其内容的传播，从而使电子文档的真实和原始无法得到充分保障。这就需要我们对电子文档进行更复杂和高级的操作。而且电子文档的承载介质存在着易老化的缺点，这就需要在一定时期之后对电子文档进行转化保存。以上这些，都对电子文档的转换性提出了更高的要求。

（三）做好管理过程中的管控。要想做好对电子档案管理的操作，不仅应在其他外部条件上加强规范，也需要档案管理人员根据企业实际情况，有针对性地制定出一套更加适用于本企业电子档案管理的制度，以此来规范电子档案管理过程中的操作，做好过程控制。首先，应该设定档案管理权限，即规定哪些人或哪些部门对哪些内容有相应的操作或查阅权限。然后，要做好文档传播过程的监控，保证文档不能进行拷贝以及传播之后不改变其原始性。最后，要加强电子档案使用过程中的监控，对文档信息的安全等级进行分层次加密，而且要对文档查阅有纪录，方便日后的查阅监控。

（四）优化档案管理队伍结构。在电子档案发展越来越快速的今天，企业和社会的首要任务就是培养一批既懂档案管理知识又懂计算机技术的档案管理人才。可以从以下两个方面入手，一方面，各大高校应该加强对信息时代下的电子档案人才的培养，从根本上解决人才缺失的问题；另一方面，企业应该加强对现代化档案管理人员的引进，来保证现阶段企业电子档案能够得到完善管理。另外，企业又要加强对企业内部原有档案管理人员的培训，使其能够尽快熟悉电子档案管理工作。因此，企业和社会应该根据信息化需要，改变单一型的档案管理结构，建立一支适用信息时代的高素质、高技能的电子档案管理人才队伍，来保证电子档案管理的高效进行。

四、结语

电子档案管理把推动档案信息化、数字化和高效化作为其工作的主要目标。在计算机技术迅猛发展的今天，要加强对电子档案的管理，不仅要注意电子档案的本质特点，还要加快电子档案管理相关的技术和硬件建设，建立完整的电子档案管理制度，培B高素质的信息化电子档案管理人才，加强电子档案管理各个环节过程的相互衔接以及加强电子档案管理有关部门的高效和及时沟通。只有这样，才能在信息化高速发展的今天，快速准确地向社会和国家提供更有价值的档案。

【参考文献】

[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界，2006（15）.

[2]于中.开发建设图书馆专题数据库[J].情报杂志，2010（11）.

篇（4）

本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上，主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。

1中学电子档案管理面临的新形势

1.1档案使用价值不断增加

电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案，电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息，而且可以延长档案数据信息的保存年限，并且有着极高的数据开发价值。首先，电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求，可以同时供给多方面共同使用。其次，电子档案提供了更详实丰富的信息，可以进行综合的数据分析，可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三，电子档案提高了数据信息的安全性，肩负了时代对学生档案管理工作需要，可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标，全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要，不断完善中学电子档案的质量，才能满足工作需求。

1.2管理标准要求不断严格

在信息技术时代，档案的标准化要求越来越高，学生档案已经不仅仅是由学校保存，而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析，为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高，这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先，要提高档案整理工作的质量，突出档案电子化的标准化水平，在保证档案数据安全的前提下，尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次，保护档案合理规范利用，提高档案管理效率，严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递，可以进行相关数据信息的汇总分析。第三，实现档案管理的统一标准，落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求，经得起相关部门的检查，做到对电子档案事业负责。

2中学电子档案建设存在的问题

2.1领导不重视

初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持，但是，由于学校领导对电子档案管理不重视，导致电子档案建设工作效率较低，没能提高中学电子档案建设质量。首先，学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作，不能保证电子档案制度落到实处，制约了电子档案建设的发展速度。其次，还有的领导存在重管轻用的问题，没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能，致使电子档案的应用价值不高。第三，当前中学生电子档案制作要求不断提高，但是有的学校没能引进必要的设备更新，领导没能在电子档案管理中给予必要的支持，影响了中学电子档案建设的速度。

2.2管理人员素质不高

管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先，兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心，没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次，有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训，电子档案维护效率不高，严重的影响了电子档案建设质量，。第三，还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强，没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作，导致电子档案没能发挥出实际应用价值，因此影响了中学电子档案事业的发展。

2.3管理工作不规范

提高中学电子档案管理水平，源于执行较高的电子档案管理工作标准，形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度，因此影响了电子档案管理效率。首先，有些中学缺少必要的电子档案管理制度，导致电子档案管理随意性大，存在管理疏漏较多，导致电子档案录入不齐全等问题。其次，没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度，电子档案管理制度不适应实际管理工作需要，导致电子档案管理被迫适应形势发展，电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况，学生电子档案管理更应当完善相关制度。

2.4设备不完善

必要的基础设备是电子档案管理的前提，由于电子档案管理作用没能充分发挥，学校领导不重视电子档案管理工作，导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先，有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件，导致电子档案管理的兼容度低，影响了上级和相关学校的调阅。其次，有的学校软硬件设备更新慢，不仅影响学校电子档案管理工作效率，甚至还可能带来电子档案管理工作的风险，使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三，电子档案管理还需要相关辅助设备，而有的学校只配备了计算机和互联网，没能配备必要的扫描仪等，也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件，导致电子档案各类形式单一，没能实现高效存储电子档案数据目的。

2.5上级指导不及时

中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围，而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务，全面加强电子档案的管理工作。首先，教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理，往往只注重学生的电子学籍管理，没能就学校建设的全部档案进行电子化，导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次，还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导，导致学校电子档案管理的专业性不强，影响了电子档案事业的快速发展。

3中学电子档案建设的主要策略

3.1制订严格的电子档案管理规范

为了全面提高电子档案管理工作的质量，减少中学电子档案建设的滞后性问题，实现系统化电子档案管理目标，必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先，在中学推行统一的电子档案管理标准体系，实现电子档案管理的标准化与规范化，做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次，标注好电子档案的内外部特征，保证电子档案是有效数据的集合，提升电子档案内容与形式的准确性，实现电子档案高密度存储，并且加强对电子档案二次加工，全面提高电子档案的质量。

3.2提高电子档案管理软硬件水平

做好电子档案的管理工作，必须使用科学的电子档案的检索与存储工作，要加强电子档案的数据库建设，要根据学校实际情况，建设自己的电子档案数据库，使得关键数据信息得到有效存储，提高电子档案的保存和使用能力。第三，不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训，提高电子档案教师的职业素养，提升学校自身的档案建设能力。

4结论

信息技术的快速发展，为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机，只要不断更新电子档案管理技术，提升专业人员的能力素质，取得相关部门的大力支持，遵照相关工作制度要求，就能提高电子档案管理质量。

参考文献

[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场，2017(3).

篇（5）

新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。

一、强化档案管理制度的意义

1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。

1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。

1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

二、当前学校档案管理急需完善的相关制度

档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。

2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求

3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。

四、传统档案管理与电子档案管理的差异

4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。

4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。

五、提高学校档案管理的措施

篇（6）

（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一

提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备

提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

篇（7）

电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。

1.1 管理电子化

在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

1.2 资源扩展智能化

往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

2 从操作内容分析电子档案管理的优势

2.1 真实性

相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。

2.2 操作性

传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。

3 从操作环节分析电子档案管理的优势

3.1 鉴别整理

传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。

3.2 存贮

传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。

4 信息技术在电子档案管理中的改进

4.1 提高电子档案信息的安全性

将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。

4.2 提高档案信息电子化的覆盖率

篇（8）

一、引言

现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件可以在计算机等其他电子设备上进行传输与分享；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。

二、现代办公技术对档案管理工作的影响

第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，计算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。[1]第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。[2]

三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策

第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的传播及接触有迹可循，确保文件不被修改。第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。

四、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础！

参考文献：

篇（9）

（一）方便、高效、快捷

档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。

（二）提高了档案信息的利用率

档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。

二、强化事业单位电子档案管理的策略

（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。

（二）加大资金投入，改善档案管理环境

事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。

（三）培养专业的档案管理人员

档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。

（四）加强对基础设施的管理

电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。

（五）确保电子档案管理工作的安全性

篇（10）

中图分类号：K206文献标识码： A

引言

随着我国科学信息技术的不断发展，电子档案已成为当前档案管理中的重要内容，同时，电子档案以其方便、快捷等优点在档案管理中发挥着重要的作用，然而，不容忽视的是，由于电子档案自身特点以及日常管理手段、理念和方法等原因，电子档案管理工作中问题层出不穷。

一、电子档案特点及管理要求

1、电子档案特点

电子档案与纸质档案不同，其主要是通过计算机磁盘或其他设备存储文件，

将相互关联的电子图像或文件集合，多以案卷为基本单位。电子档案分为实体档案和虚拟档案两种，其中，虚拟档案主要用于区别客观存在的档案实体，以比特或字节等表示方式将实体档案信息保存在电脑或网络中，当引入硬件或与硬件相关的细节时，这些比特或字节可被定位到某个网络终端，从而以实体符号向用户呈现信息。随着信息技术的不断发展，近年来电子档案采用光盘、磁盘等介质进行存储。与传统的纸质档案不同，电子档案具有信息存储密度高、信息非人工识读性强、具有多种信息媒体继承性、信息和载体可分离以及系统依赖性等特点。

2、电子档案管理要求

目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。

二、电子档案在档案管理中的作用

对多数企业、单位、部门来说，电子档案是新鲜事物。电子档案在日常档案管理中发挥着重要作用，因此，从理念上转变档案管理模式，对加强电子档案管理意义重大。

1、电子档案节省人力物力

传统纸质档案在管理过程中，容易损坏，一般要投入大量人力、财力、物力等进行管理保存，尽管如此，纸质档案还是存在损坏的风险。随着计算机科学技术和网络技术的发展，电子档案应运而生，其作为一种快捷的档案管理手段，一方面为获取档案信息提供了便捷的途径，降低了档案归档或查找的困难，另一方面，降低了档案管理人员工作强度，从而节省了大量人力物力。

2、电子档案有助于提升服务效率

为使用者提供高效便捷的服务是档案管理的最终目的，采用电子档案进行档案管理，在实现档案信息电子化的同时，也提升了档案管理服务效率和质量。电子档案不仅能为使用者提供海量信息，同时也可帮助其在海量信息里面快速查找。然而，对电子档案进行管理，要求管理人员掌握计算机技术等新技术、新技能，从而能游刃有余地进行电子档案的管理。

三、电子档案在档案管理中的应用

目前，电子档案在档案管理中有了广泛地应用，其优点主要表现在以下几个方面。

1、保证了存储时间

为保证电子档案长期可读性，要及时更新其文档结构，一旦计算机操作系统更新或应用软

件更新，电子档案的有效性、真实性和完整性等极有可能遭到破坏，因此，及时更新电子档案文件结构，确保其适应“新环境”。

2、保证其完整性

采用技术措施确保电子档案完整性、真实性、原始性以及安全性，防止一些管理人员随意更改档案内容或制造假档案。

3、节约成本

电子档案和纸质档案根据实际情况可给予双套制的管理模式，根据档案内容的特点，选择性地进行电子档案管理或纸质档案管理，这不仅会降低人力财力物力的浪费，同时，也可确保重要档案的双套归档管理。

4、把握准确性原则

除了要保证电子档案管理的高效性之外，保证电子档案管理的准确性也是提高电子档案管理整体效果的重要措施。为此，我们应准确把握电子档案管理的准确性原则，提高电子档案管理的整体效果。

5、保证其安全性

随着电子档案依赖的计算机技术不断发展，电子档案管理工作难度越来越大，在电子档案日常管理中，不仅要从思想上认识到电子档案的重要性，而且要在技术上确保其安全性，这就要求电子档案的制作者和管理者在日常电子档案管理中要秉承认真负责、忠于职守、精益求精的态度，从而确保电子档案的准确、安全、可靠等。

四、电子档案的发展

1、计算机档案应用范围不断扩展

计算机档案从出现至今,已经扩展到各个领域其中包括各个企事业单位。在许多单位中计算机档案甚至是在逐步取代传统档案的应用。计算机档案以其操作简单、速度快、查找方便、易于携带等特点为广大使用者所偏爱。与此同时在当今计算机电子档案亦是科学技术不断发展的必然产物,各个单位如果不使用计算机电子档案就意味着落后甚至是被淘汰。因此将计算机电子档案管理工作落实到位是当前各个单位所关注的池是必须实施的。

2、计算机档案管理工作操作更加规范

受计算机档案各种弊端的启示,我国在计算机档案管理工作中也做以相应的改变和调整,有针对性地对和计算机档案管理有关的人和事进行调整。首先从人的角度来说进行计算机档案管理工作的工作人员的素质是计算机档案管理工作首要保障。我国已经对计算机档案管理的工作人员进行了相应的培训,以提高他们在操作和管理中的专业能力和综合素质,这在人为这关确保了电子档案管理的规范化。同时制定规范统一的管理格式。在档案传输或是转化的时候使用统一的格式易于操作和管理能够有效地避免信息的丢失和篡改。将档案管理工作的规范化作为电子档案管理工作发展趋势更易于电子档案的管理工作规范化完成。

3、电子档案管理工作超安全性发展

加强电子档案的安全性问题,是电子档案管理发展的必然趋势。存储设备的安全是电子档案管理安全的前提保证。第一加强存储设备安全要注重对计算机病毒的清理,定时清理,以保证计算机在一个安全的环境中运行。第二及时对计算机电子档案进行保存和备份确保一旦发生档案丢失的情况能够及时获取信息弥补漏洞尽可能地挽回损失。第三加强电子档案保密工作。要对存储电子档案的程序或是软件进行加密使想进入电子档案程序的非法分子不能够简单地获取信息。通过以上几个方面的努力我国计算机电子档案的发展会规避许多风险,做到防范于未然安全第一。

结束语

当前，社会信息化发展步伐较快，计算机技术和网络技术得到了空前的发展，随之而来的，日渐增多的电子档案成为档案管理中的主要内容。为了适应当前社会发展，适应档案管理工作需要，加强电子档案管理，确保其准确、完整、可靠地归档及利用，意义重大。在日常电子档案管理中，要结合档案实际情况，运用科学管理方法，顺应电子档案管理规律，做好电子档案管理工作，从而使其在工作需要中发挥重大作用。

参考文献

篇（11）

近些年来，随着计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展，为社会经济发展格局带来了巨大变化。随着社会主义现代化建设的进一步推进，我国电子政务建设逐步起步发展，电子政务系统中的档案管理便是其中相当重要的一部分。档案管理不仅仅是对过去的记录，更是对今后的发展的反思，其重要性不言而喻。利用电子政务系统存储档案，优化借阅流程，增加使用率，在一定程度上提升了档案的利用效率，同时对原始材料也是有一定保护作用的，能够最大程度发挥档案的作用。当然了，电子政务系统中的档案管理还有很长一段路要走，我们要建设怎样的电子档案管理系统，提供什么样的服务等等这些都是需要我们在实践的发展中不断探索的。

一、电子政务系统中的档案管理中存在的问题

（一）档案移交的不规范

首先，是对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中，很多时候仅仅是对单份电子数据的移交，而未能关注到每一份电子数据背后的因果联系，忽视了档案背后的事件发展的整体性，对今后档案作用的发挥起到了一定的阻碍作用。其次，便是移交过程的不合理。电子档案和纸质档案不一样，可以存在很多的原始档案，这也就造成管理人员对备份的依赖性很强，备份越多，在某种程度上来说，就是越安全。因为遗失了某一份，还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。最后电子档案的移交一般来说还有纸质档案的存在，再核两者的时候，存在移交时间上的差别，间接性造成了移交过程中工作量的增加。

（二）技术条件的制约

电子档案的机密等级不一样，那么对其保存的时间、方式也不一样。而随着时间的推移，档案的数量必将是不断增加的，所以这也对档案管理技术提出了更高的要求，以便能够满足时代的要求。在面对不同等级的档案要进行及时的处理，以确保技术能够满足档案保存以及查询的质量。同时技术条件还制约着档案的安全性。如果说电子档案管理系统薄弱，那么就会存在相当大的安全隐患。比方说，一些不法分子和黑客，利用系统中的漏洞，使相关档案信息外露，会出现损坏和缺失的可能性。这些都是电子档案管理中面临的技术挑战。

（三）管理制度的缺失

档案的管理最终落实到人的身上，比方说在管理过程中出现人为操作不当或则和其他意外情况等等，都会对档案的完整性造成一定的威胁。所以说，要求档案管理形成一个有效的闭环，能够最大程度上减少意外情况的出现。而一旦遇到意外情况，管理制度缺失的弊端会更加的凸显。档案数据信息管理缺乏完整性，责权不一致，档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认，便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当，在运行期间以及出现问题，都将面临不小的挑战。毕竟，制度是保证电子档案管理系统运行的框架，一旦丢失了这个框架，问题便会接踵而至。

二、提升电子政务系统中的档案管理能力的措施

（一）对档案移交的規范管理

在电子政务系统中的档案管理，不仅仅是将档案的资料存放起来，同时也应该是为今后决策提供必要的依据，让档案发挥出应有的作用。首先在档案移交中，应该建立相应的管理机制，对不同机密级别的档案分门别类的保存好。按照一定的逻辑顺序分门别类的归纳好，并编制相应的归档条例，做到人人按照制度办事，为档案的归档提供理论依据。当然了，在档案移交管理中，还应该对电子档案的完整性以及移交标准做出相应的考查，确保其满足移交的标准。电子政务系统中的档案的管理，在前期对档案的移交做出相应规范的管理，以便为接下来作用的发挥奠定基础。

（二）重视电子档案的安全性

对电子档案而言，和传统的纸质档案还是有区别的，在内外界的影响下，对档案的安全性极容易产生威胁，并且电子档案的存放管理依靠于一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击，很难对原有的档案进行恢复处理。所以说，我们要为电子档案管理建设一个强有力的技术保障。首先，不断提升电子档案管理系统的技术管理，积极学习和引进国内外的先进技术，加快电子档案的升级管理。其次，便是对管理人员安全意识的培养。时代不一样，管理手段不一样，所需要管理人员的专业素质也是不一样的。对于这些电子档案的管理人员应该具备较高的计算机专业素养，对于出现的一些基本的安全常识能够有所了解，能够及时发现和处理实际管理中的问题。最后便是一个较高层次的管理，应该是对原有管理方式的不断升级改造，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，以便更好的适应时展的需求。

（三）做好信息整合工作

对于档案管理不仅仅是将这些资料存放起来，更为重要的为今后的发展提供必要的历史史实以及决策依据。所以说我们在点在档案的管理中，还应该管理信息整合工作，促使管理效率以及档案使用率的提升。首先，利用电子档案信息管理优势，建立相应的使用机制，实现信息和实体使用的一体化目标。让管理人员在档案的归放时，就应该考虑到每一份档案的历史联系，这样才能够帮助借阅者了解整件事情发展的来龙去脉，实现信息高效整合。其次，对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，实现高效的信息整合，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。

三、总结

电子政务档案系统的建设，对推动档案现代化管理具有极其重要的意义，同时也是现代化档案管理的发展方向。所以说，档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位，从而真正发挥自身的作用。管理，说到底都是依靠人来制定实施的管理，只不过管理对象不同。在进行电子档案政务管理的时，我们应该不断提升从业人员的专业素质，为电子档案规章制度的制定，技术的提升提供坚实的壁垒，从而不断优化电子政务系统中的档案管理。电子政务系统中的档案管理，是一个长期的过程，我们要根据时代对电子档案的要求不断做出调整，以便更好的发挥电子档案的作用。

参考文献 

[1]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究，2015（02）