档案管理特点大全11篇

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引 言

大专院校的不断深入发展从根本上推动了中国的教育层次由传统“精英型”教育阶段迈向“大众型”教育阶段，一定程度上推动了中国整体教育水平的提高[1]。大专院校作为我国高等教育的重要组成部分，对有效推动中国教育模式变革以及现代化教育的深入持续发展有重要的作用。而大专院校档案管理工作作为涵盖高校教学、科研及管理等基本内容的工作，其管理质量的好坏以及其本身所具备的特色在很大程度上会影响到整个高校各项工作的顺利开展。本文就大专院校档案管理工作的特点提出了几点问题，通过对问题的分析以发现有效解决措施，从根本上推动大专院校档案管理工作的发展。

1、大专院校档案管理特点研究

大专院校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，反映了学校的整个发展历程以及教学、科研及管理历程。近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，大专院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。

第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。

第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等[2]。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。在材料管理过程中，如出现来源不明确或者内容不符合事实的材料，管理人员会在第一时间内将其剔除。因此可以说明大专院校档案管理能够真实的反映个体的状况，具备一定的真实性特点。

第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。

第四，动态性特点。这种动态性包括学生机教师的学习工作地点、学籍及工作调动等方面的变化对档案管理工作带来的影响。学生及教师档案是学生及教师表现与精力的重要证明，是其他相关管理的重要基础，因此具备有效的保存价值与参考价值，是评定个体全面发展状况的最原始记录与凭证，对于学生及教职工深造等具有重要的作用。另外，随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。

2、大专院校档案管理特点中存在的问题分析

第一，受大专院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。随着大专院校的不断发展与完善，档案工作的基本范围也由传统的日常收集发展到保管、知识管理等层面。长期以来部分大专院校对档案管理工作缺乏一定的重视，加之档案管理工作相对复杂、多样，且具备较短的周期性与动态性发展的特点，使得档案管理机构难以形成系统化的管理模式，群体档案管理意识相对薄弱，档案管理工作逐渐走向边缘化。

第二，档案管理机制不健全。受档案管理真实性的要求及动态性的发展特点的影响，很多大专院校在档案管理工作中出现应付了事的状况，尤其是针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多大专院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。

第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。档案管理具有真实性和实用性等特点，关系到学生日后工作与深入发展等问题，而现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。同时受到人员编制及人员基本业务素质等的影响，很多档案管理工作均以手工操作，在带来一定质量问题的同时，还影响了工作效率。很多档案管理人员在强大的劳动强度压力下，无法有效提升自己的业务素质与能力，因此一定程度上限制了档案管理工作的深入开展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推动大专院校档案管理工作的开展

第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。

第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。

第三，不断提高管理人员基本素质。加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训，提高对档案管理人员的培训机会，系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导，提高其管理水平与知识运用能力，充分掌握档案工作的基本思维方式，不断增强自身素质，保证档案管理工作的有效开展。

4、结论

综上所述，有效做好大专院校档案管理工作，一方面能够推动高校自身的持续性建设与发展，同时还能有效保证大学生实现有效择业。大专院校档案管理工作是一项相对复杂多样的工作，但其价值却不可替代。随着国家教育尤其是高等教育的不断发展以及对毕业生就业择业的相关政策的调整，很多大专院校的档案管理工作均缺乏一定的规章制度保证。因此需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识，以学生的基本需求为主，突出人本主义的管理理念，充分调动管理人员的主观能力型，推动档案管理工作的深入与可持续发展。

【参考文献】

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近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，高职院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。

第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。

第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。

第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。

第四，动态性特点。随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。

新形势下，高职院校档案管理与实际教育改革的需求之间还存在一定的差距，尤其是与高职深入开展产学研相结合的改革力度与成效相比，高职院校的档案管理存在显著的滞后性，主要表现如下：

第一，受高职院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。

第二，档案管理机制不健全。针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多高职院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。

第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。

针对以上高职院校档案管理存在的问题，我们应该如何有效推动大专院校档案管理工作的开展呢？

第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。

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会计电算化档案主要指的由存储在计算机内和通过计算机打印出来的书面文档形式的财会数据，包括会计文档、报表和账簿等，另外还包括财会软件运行编制的各种资料、文档和表格等。实行会计电算化档案管理工作主要内容有：保存会计档案并保证其安全，按要求生成各种标准文档和数据，保障财会数据的合理利用等。医院的会计电算化档案管理是一项十分重要的管理工作，随着计算机和信息技术的普遍应用，医院的会计核算工作从传统的手工记账向利用电算软件进行会计记账转变，因此实现会计档案的信息化管理是实现医院信息化管理的必然趋势。

（二）医院电算化会计档案管理的特点

1.现代化信息技术为载体。医院会计电算化档案不仅包括储存在计算机内的电子数据，也包括打印出来的纸质财会档案，如，药品盘点表、医院收费管理系统病人预交金额、库存物资出库单等。因此电算化会计档案同时囊括现代化信息技术下的电子财会档案和传统意义上的财会纸质档案。2.软硬件设施为基础。和传统会计档案不同的是，电算化会计档案不具有直接可视性，而需要借助计算机的硬件和软件设施才能查阅、保存和整理。因此电子档案的管理受到软件质量、机房物理条件和存储盘有效期等多种因素的影响。3.工作人员的信息技术操作水平为前提。电算化会计背景下对相关财会人员的现代信息技术操作水平提出了更高要求，档案管理的相关人员不仅要熟悉财会核算的专业知识，更要掌握必要的计算机和财会软件操作技能。

二、医院会计电算化档案管理的有效建议

（一）提高思想重视程度，创新医院电算化会计档案管理理念

新医院的电算化会计档案管理工作和医院领导的重视程度息息相关，医院领导层应当加强全医院上下对会计档案管理的重视程度，依据国家相关法律法规严格执行电子会计信息的生成和保存工作，同时财会工作人员应当创新会计档案管理理念，学习相关的会计和档案管理法律法规以及专业知识，如《会计法》《会计档案管理办法》等。医院管理层要加强对档案和会计相关法规政策的宣传力度，让财会人员懂法、知法、守法。最后，要提高对财会档案的安全和保密意识，消除过去重保管轻利用的管理理念，重视会计电子数据的保存，更要重视对电子数据和书面文档的分析、整理和利用工作。财务部门和档案部门要结合起来对相关工作人员进行专业知识培训，一方面强化管理档案意识，另一方培养信息化意识，提高计算机和电算会计软件操作水平。

（二）完善财会电子化的软硬件设施

加大财会档案管理的硬件投入，加强软件设施建设。首先，医院可以提供专用于会计档案管理的仓库，保证温度、湿度和光照等物理条件满足档案管理需求，并定期检查仓库条件，做好防尘、防潮管理。另外要为财会部门配备高质量的喷墨或激光打印机，选用符合医院实际需求并带有档案管理功能的会计电算化软件，通过医院专业的内部局域网络管理员强化医院的软件系统维护，加强电算会计软件的补丁修补、联网和网络安全问题，减少计算机病毒入侵和网络泄密。

（三）健全档案管理制度

首先，完善档案借阅制度，电算化财会档案的借阅要按照内外有别和严格审批的制度进行，任何人不论任何岗位借阅会计档案都要办理借阅手续，医院内部员工如需用到档案则需要财务部门管理人员的审批，医院外部人员借阅档案则需要出具介绍信，并有财会部门，主管领导审批。其次，建立保密制度，对电算化的会计档案进行分权限调用和多用户管理制度，不同的电算会计档案采用不同的保密等级，普通会计数据可以在医院范围内共享；涉及到医院机密的数据，则供小范围内专业人员使用。另外不管是财务部门的专业人员还是其他部门员工借阅会计档案，都不得对档案进行篡改、伪造、涂抹、拷贝和故意毁坏软盘等行为，一旦发现要根据档案管理制度采取相应的惩罚措施。最后，对电算化会计档案的销毁工作要及时到位，建立销毁管理条例，对超出管理年限的档案由档案管理部门和财务部门联合鉴定并进行定期销毁，销毁后要制定销毁清单由两个部门负责人签字或盖章。总之，电算化背景下医院的会计档案管理工作是医院财务管理中的重要环节，对提高医院的财会信息化水平、档案管理水平都有着积极意义。因此医院财会档案管理工作人员应当具备与时俱进的意识，通过技能培训和制度完善加强电算化会计档案管理工作的质量。

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在现代企业、单位、公司的人事管理过程中，依据人事管理档案的特点，大都实行由人事部门对人事档案进行集中统一管理以及分级负责的管理模式。但是，近些年随着我国政治改革以及市场经济的不断深入和发展，极大了推动了我国人事干部管理制度的深化改革，因此相应的人事档案的管理模式也应随着改革不断深入而进行相应的完善和优化。现阶段我国人事档案管理工作暴露出诸多问题与缺陷，随着人员频繁变动、流动以及思维模式以及观念认识的转变等都对企业、单位、公司内部的人事管理提出了更高的要求。如何在当前情况下正确的解决和处理这些问题，不断的完善和优化人事档案的管理工作，已经成为现阶段企业、单位、公司等人事管理部门所急需解决的问题。

1.人事档案的管理特点

相比较传统的人事档案管理工作而言，现阶段人事档案的管理工作有着以下特点：

1.1新时期人事档案管理机构、管理对象等具有更强的社会性

近些年，随着市场经济的不断深入和发展，各行业之间的市场经济日益激烈，经济组织的形式也越来越多样化，在一定程度上加快了各企业、单位之间的人员频繁流动，同时也在一定程度上促进了人事制度的深入改革，也促进了新时期人事档案管理制度以及人事管理制度的改革和创新。当前情况下，人事管理已经逐渐升级成为一种专业性很强的社会化活动，而人事档案管理作为人事管理工作的重要环节，也实现了从传统管理模式向新型专业管理模式的转变。随着市场经济的不断成熟和发展，各企业、单位、政府等已经建立起社会性较强的人事档案管理机构，比如全国各地方人才市场依据一定标准设立的认识档案管理机构。这种管理机构的管理对象以及服务对象不是本企业、单位的人事档案，而是面向全社会，它的服务对象、管理对象以及管理范围包括该地区内所有流动人员的人事档案。相比较而言，新时期的人事档案管理要比传统人事管理档案在管理机构、管理范围以及服务对象上都具有更强的社会性以及地域性。

1.2来源更具广泛性、内容更具复杂性

当前情况下，随着人事档案的管理机构、管理范围以及服务对象越来越社会化，因此其来源以及内容也更具广泛性、复杂性。在以往的档案管理工作过程中，人事档案主要是由各企业、单位、公司的等内部的人事部门负责整理、收集以及存档，所有档案的来源也比较单一，大都是本企业、单位、公司的人员，档案内容也相对简单；而新时期下，随着人事档案管理工作越来越社会化，档案的来源范围也随之扩大，只是要该区域内流动人员的人事档案都属于管理部门的管理范畴，此外，又因为全国各地情况不同，管理制度以及管理范围也不尽相同，再加上区域内流动人员身份以及从事的工作性质也各不相同，因此他们的人事档案也非常繁杂多样化。

1.3新时期下，人事档案需求呈多样化趋势

当前情况下，人作为一种有效资源，在促进企业发展以及社会进步中起到了重要的作用，也受到越来越多的重视。企业的发展离不开人，现在不管是国有企业、民营企业、还是政府机关都重视人才选拔、人才储备以及人才的招聘工作，而人事档案作为衡量标准之一，因此也受到越来越多的重视。使用用途以及使用者类型的不同，致使新时期下，对人事档案的管理内容、存档方法以及传递方式等呈现出多样化趋势，也使得人事档案突破范围限制，不再是企业、单位、公司等的人事部门对其进行单独使用，而是实现了企业、单位等内部各部门对人事档案的综合协调使用，此外与员工日常生活以及自身利益等紧密相关的人事档案，经常被各种企业、单位、以及个人查询使用，但由于他们的需求以及目的各不相同，所以他们要查询的内容也就各不相同。

2.新时期人事档案管理工作的应对策略

2.1强化人事档案管理，加强对人事档案重要认识

近些年，随着经济和社会的发展，我们清楚的意识到，人事管理已经从企业、单位面向全社会，而人事档案管理作为企业、单位、公司等人事管理工作的重要的环节，其管理范围、管理对象等也越来越具社会性。因此，这就要求我们要切实做好各单位、企业部门的领导管理工作，强化管理认识，从基础抓起、从基层抓起，切实的做好人事档案的管理工作。此外要将其放在关系到社会整体发展的高度之上，从全局的出发来对待人事档案的管理工作，规范和完善有关的法律、法规，对档案管理工作进行不定时的抽查与指导，确保管理经费充足，改善档案管理工作的整体条件，努力的推动人事档案的管理工作向系统化、标准化以及科学化得方向发展，从而切实的提高人们对人事档案管理工作的认识。

2.2做好组织队伍建设，转变思想观念，提高管理人员的整体素质

在企业、单位、公司的人事管理过程中，档案管理人员的整体素质高低对档案管理工作的水平有着直接的影响。要想在新时期下，切实的做好人事档案的管理工作，就要求相关单位和机构将努力做好对档案管理人员的教育和培训工作，在提高其专业技能的同时，也切实提高他们的整体素质。

2.3完善和优化管理制度，提高档案的管理水平

一套完整、合理的管理制度是做企业管理工作的基础和保证。当前情况下，人事档案的管理工作比较琐碎、复杂，如果没有一套完整、合理的管理制度对其进行合理、有效的制约，那么人事档案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，随着市场经济得发展以及市场竞争的加剧，造成各企业之间的人员流动比较频繁等问题，而随着这些问题而衍生出来的其他新的问题以及新的情况，比如如何完善和优化人事档案管理制度中的有关条款，及时解决档案管理工作中出现的弃档、死档现象，也已经成为现阶段人事档案管理工作过程中所急需解决的重要问题。

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Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中图分类号:U415 文献标识码文章编号

一、公路工程科技档案资料的内容 1.综合性文件资料 主要包括上级批准文件；计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。 2.公路工程及水、电、设备安装工程施工文件资料 主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料抽检记录及各项试验资料;隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

二、公路工程科技档案的特点分析 1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。 2.真实性。工程科技档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照,是公路工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。 3.实用性。工程科技档案是该工程最原始的记录,通过档案,可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、公路工程科技档案管理需要解决的问题 1.档案材料不完整。档案材料不完整是公路工程档案存在的主要问题。 2.缺乏统一的管理模式。从科技档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程科技档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。 3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、严格公路科技档案管理制度 1.思想上要重视工程档案管理工作 工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对公路工程科技档案在思想上重视程度不够。 2.建立健全科技档案管理制度 是做好公路工程科技档案管理的基础。为了加强对公路工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定，结合公路戒备实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。 3.严格把好竣工验收档案资料质量关 工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

五、加强公路科技档案收集力度 工程施工文件一般都是按阶段形成的。科技管理人员应围绕各个施工阶段的工作特点开展收集工作。 1.按施工阶段分期分批收集归档，对一些中小型工程，可在工程结束后一次收集归档;大型工程可按施工阶段分期分批进行收集归档。公路工程的施工一般要经过前期准备，设计施工和竣工验收等几个阶段。最关键的是科技档案部门要了解施工项目，完成时间，计划安排，工作进度以及科技文件材料的形成、积累情况等，以便有计划、有步骤地开展收集工作。 2.跟踪进行收集。为保证科技档案收集的完整性，档案管理人员要与各业务科室紧密配合，掌握各业务科室的任务。在一项科技项目结束或告一段落时，要及时催促该项目负责人和负责移交的科技人员进行交接工作。移交部门要根据规定，造册逐项登记，并由项目负责人检查是否遗漏，防止有些资料和数据留在个人手中，占为己有或认为无保留价值而随意弃之。

六、加强业务指导，强化公路科技档案的利用方式 1.业务指导要到位。首先可以从提高基层信息员的认识入手，站在时代的高度，增强信息员的历史责任感，培养信息员对历史责任的工作作风。其次，通过业务培训、专题讲座、传、帮、带等形式提高信息员的业务素质。以解决信息员能力偏低的问题。此外，还可以通过典型示范，检查评比等方法，激发科技档案信息员不断提高业务素质和工作能力的主动性和积极性。 2.提供阅览，便于科技档案的周转。科技档案部门在指定的场所接待用户阅览档案，阅后立即归还。阅览的方式对于科技档案室来说，可以分为本单位用户阅览和外单位用户阅览两种;有条件时，阅览室也应当分设。阅览的方式有利于保护科技档案的安全和提高。科技档案的利用率，便于科技档案的周转，利用者调卷数量不受限制。在阅览室为利用者提供利用，是科技档案利用的最常见的方式;既安全、经济又划算，为建设公路维护、扩建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技档案为公路建设提供依据。高速公路建设飞跃发展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基础上，维护、扩建、拓展、建设施工，而原始的数据、图纸、底图和隐蔽部位的详细记录就是重要的依据和基础。这种依据是真实的、可靠的、实用的、准确的，是其他因素无法代替的。

七、强化公路科技档案信息化进程 1.为了保证科技档案工作的质量，一是要切实加强科技档案队伍政治思想建设，建设一支政治思想过硬、政策水平强、业务素质高的科技档案工作队伍是非常必要的。二是要对档案管理人员的角色重新定位。科技档案管理人员是信息资源的管理者，不但要具备科技档案管理专业知识，还要具备计算机信息技能，以应对数字时代信息量巨增的局面，更要掌握市场经济，法律，电子档案管理知识，从而适应社会对科技档案工作越来越高的要求。三是要加强对科技档案工作人员的爱岗敬业教育，开展科技档案管理人员定向培训。不断提升科技档案的管理水平和服务水平，使档案管理人员有针对性地更新自己的知识结构。为公路科技档案管理注入新的活力，为和谐社会建设做出新的更大的贡献。 2.强化科技档案管理的信息化进程。一是加大科技档案信息化建设的投入力度，加强对科技档案管理人员的计算机知识培训，为全面推进公路科技档案管理信息化管理创造条件。二是充分运用现代化管理手段积极开展公路科技专项档案信息化管理系统，建立科技档案信息库，把科技档案资料全部纳入信息化管理范畴，特别是对现场施工记录和后续维修记录，尽量做到直接录入计算机，对公路科技档案资料进行数字化加工，为全面实现科技档案管理数字化、信息化奠定基础。加快实现科技档案资料的计算机存储和网格查询检索。三是建立健全公路档案资料数据库，充分利用现代化管理手段，不断提高科技档案资料的开发利用效率和水平。

八、结束语 档案工作者无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，努力做到人无我有，人有我优，人有我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案工作的持续快速发展。

参考文献 ：

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中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-072-01

一、档案管理逐步实现数字化、虚拟化

所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。“虚拟”传递即指信息脱离其所依附的物质载体在网络上任意流动。数字技术的出现，为档案管理实现虚拟化创造了基础。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。如今在不少领域，文件均已实现网上收发和传输，传统的物理形式的档案资料将更多的被电子文件所替代，由此带来的直接影响就是无纸化办公时代的到来。这是科技发展给办公方式带来的变革，同时也是档案管理向信息化迈进的基础。

档案无纸化把档案资料从传统的物理载体中释放出来，而虚拟化则为“去纸化”的档案传输创造了条件。随着人们对信息检索需求的不断提高，档案管理虚拟化可以通过网络互联大幅增加馆藏，丰富档案资源，这将直接增强档案的利用价值。

二、档案管理呈现实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且将极大提高档案基础工作效率，更加有效地发挥档案信息服务社会的功能。

三、档案管理将加强保密性、产权性

根据内容的不同，档案资料有着不同的保密等级。在传统的档案管理模式下，保密工作相对较容易实现，但是在档案管理虚拟化、电子化的趋势下，档案资料的开放性将空前加强，这对保密工作提出了新的课题。但是可以肯定的是，但这绝对不意味着档案资料的保密性将降低，恰恰相反，保密性将得到更多的保障。随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而电子文件签署技术的应用，实现了对电子文件资料真伪的标注，这一技术的发展应用，也在一定程度上为那些具有经济价值的档案资料强化了知识产权的归属，进一步提高了档案资料的保密性。

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档案的整理

档案的整理结果反映了项目开展全过程的实际情况，体现出项目实施过程的全貌。档案人员的任务就是力求通过对档案材料的整理反映出项目开展过程中对项目经费、项目质量、计划进度的全方位的有效控制。国家有关档案法规对项目文件的整理与归档的责任单位有明确规定：谁形成、谁收集、谁立卷，但是当我们作为业主单位，作为任务的承担单位，我们对项目开展过程中各分包单位提交的项目档案如果只是单纯的接收，而不关注移交文件的整理质量，那么最后整个项目档案是否能真实反映项目的系统、有效情况就要打一个大大的问号！例如：固定资产投资项目中常常遇到的一个典型问题就是竣工图的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本没做；有些更奇怪，更改做得与更改单、技术核定单不相符，让人不免对竣工图的有效性产生怀疑。可见，档案的整理过程，不仅仅是对档案材料的排序、数量进行核对，更实际更重要的作用在于对项目的质量控制进行最后的把关。高质量的整理结果，呈现的一定是一个脉络清晰，质量可靠的项目实施概况。也就是说，档案的整理过程是对项目质量的一个控制过程，要保证项目档案的整理质量，档案人员必须充分了解项目进行的全过程，遵循项目文件的形成规律和成套性，保持文件的有机联系，才能保证文件的真实有效，而真实有效的项目档案才是对我们的工作有指导、帮助作用的可利用的档案。

档案编目

在完成对归档材料的收集、整理后，我们要做的是档案编目工作。对归档的文件材料的页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表等进行编写。按照著录规则，通常应该著录的内容包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等，其中文件材料题名是我们在提供档案利用时使用得最多的信息，在此项数据中，我们通常填写的是文件材料的封面全称，这种方式对文书档案非常适合，但在科研档案中，有时就不能完全反映档案材料的内容，例如我单位的技术服务项目，签署的合同封面一律为技术服务合同，有些在合同次页有具体工作名称，有些就只有甲方对乙方工作内容的规定，少则几条，多则几十条、几十页，如果我们在进行编目时不能够对合同内容进行概括提炼著录进文件材料题名，那么要找到指定内容的技术服务合同，就不亚于大海捞针了。因此，在档案编目这个工作环节中，我们在录入文件材料题名时，一定要对文件内容作仔细地研读，力求将文件主题内容反映出来，以利利用。

检索

检索是在我们完成对档案材料的整理、编目后，为满足利用者需求而做的准备工作，我们将文件编号、责任者、文件材料题名、日期等录入数据库中。利用者根据自己的需求，在相应查询窗口输入检索信息以取得所需档案内容。在这个工作环节中，如果我们仅仅按著录规则录入文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等数据，要满足所有利用者的需求是远远不够的。科技档案的管理一般是根据科研生产项目、课题或专业立卷归档，但科研单位人员可能因为所处的角色与位置不同，关注的对象会有所不同。为满足各类人员的各种需求，应根据本单位的机构设置、部门职能分工及科研生产实际情况对档案材料进行仔细研究，对利用频率较高的信息进行汇总，增加项目阶段、技术状态、立项说明、关键技术指标、项目成果、专利情况等检索项，提高了检索效率。

档案的查询、借阅

身处基层的档案工作者都深有体会，利用者都是带着需要解决的问题来到档案部门。但档案馆内的档案数量浩瀚，种类繁多，利用者很难对其有一个全面、深入、充分的了解。不管他们的利用目的和对档案工作的熟悉程度如何，在获取档案资料上都需要档案部门的协助。那么档案人员就应不断充实多方面的学科知识，熟悉库藏，提高自身的专业素质和业务水平，为利用者提供尽可能全面的服务，根据利用者的实际情况采取灵活的服务方法：如对一些初次进馆或不熟悉档案情况的利用者，可向他们介绍馆藏内容、检索工具体系及使用方法，使他们对档案馆的情况有一个总体了解，以选择查询方法和检索途径；对一些表达不清自己需求的利用者，可主动询问其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指导或帮助其查询；对于某些利用者面对几份各不相同或相互矛盾的档案材料而无所适从时，可适时的参与其利用活动，根据自己对馆藏档案的了解，为他们在对档案信息进行筛选时提供帮助。也就是说，在我们档案人员与利用者之间要建立一种相互信任、相互理解的和谐关系，以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源，充分发挥档案的利用价值，为企业各项工作提供有效服务。

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一、医学科研档案管理工作的特点

（一）专题突出、周期长、专业性强

专题突出，卫生健康部门医学研究以专题的形式呈现出来，每一个专题过程完整，有利于档案的有序整理。周期长，医学科研需要投入大量的时间和精力，涉及的科研知识内容比较多和范围较广，有时需要长达几十年的时间，这就导致卫生健康部门医学科研档案管理工作较长的周期性过程。专业性强，医院医学科研管理工作最为突出的特点是需要分门别类地进行档案的管理，进行相应的编码，有序地进行档案的分类和整理。

（二）医学科研档案管理工作量不断地增加

随着人们生活水平的提高，新的疾病日益侵蚀着人们的身体，使人们猝不及防。因此，需要加大医学科研研究，既导致医学科研档案数量不断地增加，又会导致医学科研档案管理工作者工作量增加，势必影响其工作效率。

（三）载体形式多样

医学研究不仅周期长，而且过程复杂，形式多样。不同的研究项目有不同的载体形式。医学科研档案管理工作载体形式多样，记录研究结果的材料和形式也有所不同，它既包括光盘、磁盘等硬件，也包括文字、奖状、报纸等实物。它既包括电子，也包括纸质。虽然电子化医学档案已经成为历史发展的趋势，但由于医学档案的特殊性,纸质档案还是居多。未来人们会普遍使用电子档案。比如说，缩微医学档案等新形式不断地出现，其实用性逐渐地加强。未来人们会越来越多地将其运用在医学界。载体形式多样化，有利于档案的保存，为未来医学科研的深入发展做铺垫。

二、医学科研档案管理工作的发展趋势

（一）医学科研档案管理体系更加健全

现代信息技术在迅速地发展，医学科研档案管理工作越来越信息化。在工作中逐渐地引进先进的科学技术，这是历史发展的必然趋势和不可阻挡地历史潮流，有利于医学科研档案管理工作地顺利开展，实现医学科研档案科学化管理，促进医学科研档案体系更加健全。

（二）医学科研档案管理日益现代化

随着现代技术的发展，可以通过数字化档案等方式，建立起兼具档案信息开发和运用等功能的完整系统，逐步地实现档案的管理现代化。医学科研档案管理可以利用现代技术，超越时空的局限，获取档案信息，实现档案的有效管理和运用。医学档案管理者会越来越借助现代化手段，充分发挥网络档案信息的最大作用,让人们快速地获取一部分自己需要的科研档案信息，让人们了解一部分医学前沿的动态问题。

（三）医学科研档案管理流程日益优化

随着医学科研实践的深入发展和专家研究科研领域逐渐地扩大，医学科研档案管理流程日益创新，并逐渐地系统化与合理化。1.新项目建立档案追踪袋。通过档案追踪，将档案信息加以整理，并将归档的要求提前告知相关的工作人员，做好相关的记录，并定期检查。这是医学科研档案管理流程的初始阶段。2.归档。采取归档责任制，对于每一个课题，派专门的人员收集科研信息，并定期与档案管理人员沟通。3.建档。对真实的科研资料可以进行验收之后，档案管理部门可以建档，在建档之前，对科研成果进行检查，要求科研专家和档案管理人员共同检查档案的管理是否完整。

（四）管理手段日益提升

科技在进步，医学科研管理手段日益创新。现代技术被越来越多地运用到档案管理工作中来，使用电子信息化手段受到医院档案管理者的重视。医学科研档案管理手段日益创新，显示出日益突出的地位。1.电子档案效率更高。人们如果想了解自己的档案信息，只需要相关的人员在网上进行相关的检索，就能迅速地找到你想要的档案信息。科研档案一旦录入，科研人员随时随地就能获取需要的档案信息，简单方便、高效。2.充分地利用档案。档案管理人员可以通过档案网络平台进行搜寻，操作简单。通过电子档案，可以减少传统的纸质档案寻找文件繁琐的弊端，可以超越时间和地点的限制，充分地利用科研档案。例如在华中师范大学读研的时候，需要本科的成绩单，本科是在外地读的，这时候去华中师范大学信息门户的一站式服务中申请档案成绩打印，十分方便快捷。医学科研管理手段日益创新，未来可以让机器人实现管理。

（五）管理理念日益更新

传统档案管理思想是档案管理人员在进行档案管理工作中有一种等的思想，态度消极，比较懒散，比较被动。原因是工作累，时间长，工作人员没有那么多的耐心。档案管理者只有等领导来视察的时候，才会比较主动，才会对年度档案进行有序整理，并加以分类，这样做比较仓促，没有细致地考虑如何更好地利用科研档案，许多档案积满灰尘，淹没在历史的尘埃里。现代科学研究日益受到重视，很多人打破传统的档案管理思想，在管理理念上进行创新。例如，管理者的积极性增强。科研档案管理人员积极性日益增强，积极、主动地投入档案管理中，具有超前管理和全程管理思想。从课题项目立项开始，全程跟踪科研项目的进度等一系列工作，管理工作人员只需要付出较少的时间，实现最佳的管理，这样对于档案管理者来说，难度较低，提高了他们的积极性。

（六）医学科研档案管理更加公开化

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中图分类号： TU242.3 文献标识码：A

1 公路工程科技档案资料的内容

1.1 综合性文件资料

主要包括上级批准文件；计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

1.2 公路工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料抽检记录及各项试验资料;隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2 公路工程科技档案的特点分析

2.1 单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.2 真实性。工程科技档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照,是公路工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

2.3 实用性。工程科技档案是该工程最原始的记录,通过档案,可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

3 公路工程科技档案管理需要解决的问题

3.1 档案材料不完整。档案材料不完整是公路工程档案存在的主要问题。

3.2 缺乏统一的管理模式。从科技档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程科技档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.3 缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

4 严格公路科技档案管理制度

4.1 思想上要重视工程科技档案管理工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对公路工程科技档案在思想上重视程度不够。

4.2 建立健全科技档案管理制度

是做好公路工程科技档案管理的基础。为了加强对公路工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定，结合公路戒备实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。

4.3 严格把好竣工验收档案资料质量关

使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要同工程项目管理人员，按照公路工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。

5 加强公路科技档案收集力度

工程施工文件一般都是按阶段形成的。科技管理人员应围绕各个施工阶段的工作特点开展收集工作。

5.1 按施工阶段分期分批收集归档，对一些中小型工程，可在工程结束后一次收集归档;大型工程可按施工阶段分期分批进行收集归档。公路工程的施工一般要经过前期准备，设计施工和竣工验收等几个阶段。最关键的是科技档案部门要了解施工项目，完成时间，计划安排，工作进度以及科技文件材料的形成、积累情况等，以便有计划、有步骤地开展收集工作。

5.2 跟踪进行收集。为保证科技档案收集的完整性，档案管理人员要与各业务科室紧密配合，掌握各业务科室的任务。在一项科技项目结束或告一段落时，要及时催促该项目负责人和负责移交的科技人员进行交接工作。移交部门要根据规定，造册逐项登记，并由项目负责人检查是否遗漏，防止有些资料和数据留在个人手中，占为己有或认为无保留价值而随意弃之。

6 加强业务指导，强化公路科技档案的利用方式

6.1 业务指导要到位。首先可以从提高基层信息员的认识入手，站在时代的高度，增强信息员的历史责任感，培养信息员对历史责任的工作作风。其次，通过业务培训、专题讲座、传、帮、带等形式提高信息员的业务素质。以解决信息员能力偏低的问题。此外，还可以通过典型示范，检查评比等方法，激发科技档案信息员不断提高业务素质和工作能力的主动性和积极性。

6.2 提供阅览，便于科技档案的周转。科技档案部门在指定的场所接待用户阅览档案，阅后立即归还。阅览的方式对于科技档案室来说，可以分为本单位用户阅览和外单位用户阅览两种;有条件时，阅览室也应当分设。阅览的方式有利于保护科技档案的安全和提高。科技档案的利用率，便于科技档案的周转，利用者调卷数量不受限制。在阅览室为利用者提供利用，是科技档案利用的最常见的方式;既安全、经济又划算，为建设公路维护、扩建、改建等提供有力的支持。

6.3 利用科技档案为公路建设提供依据。高速公路建设飞跃发展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基础上，维护、扩建、拓展、建设施工，而原始的数据、图纸、底图和隐蔽部位的详细记录就是重要的依据和基础。这种依据是真实的、可靠的、实用的、准确的，是其他因素无法代替的。

7 强化公路科技档案信息化进程

7.1 为了保证科技档案工作的质量，一是要切实加强科技档案队伍政治思想建设，建设一支政治思想过硬、政策水平强、业务素质高的科技档案工作队伍是非常必要的。二是要对档案管理人员的角色重新定位。科技档案管理人员是信息资源的管理者，不但要具备科技档案管理专业知识，还要具备计算机信息技能，以应对数字时代信息量巨增的局面，更要掌握市场经济，法律，电子档案管理知识，从而适应社会对科技档案工作越来越高的要求。三是要加强对科技档案工作人员的爱岗敬业教育，开展科技档案管理人员定向培训。不断提升科技档案的管理水平和服务水平，使档案管理人员有针对性地更新自己的知识结构。为公路科技档案管理注入新的活力，为和谐社会建设做出新的更大的贡献。

7.2 强化科技档案管理的信息化进程。一是加大科技档案信息化建设的投入力度，加强对科技档案管理人员的计算机知识培训，为全面推进公路科技档案管理信息化管理创造条件。二是充分运用现代化管理手段积极开展公路科技专项档案信息化管理系统，建立科技档案信息库，把科技档案资料全部纳入信息化管理范畴，特别是对现场施工记录和后续维修记录，尽量做到直接录入计算机，对公路科技档案资料进行数字化加工，为全面实现科技档案管理数字化、信息化奠定基础。加快实现科技档案资料的计算机存储和网格查询检索。三是建立健全公路档案资料数据库，充分利用现代化管理手段，不断提高科技档案资料的开发利用效率和水平。

结束语

文章对公路工程科技档案的内涵、特点、存在的问题以及有效的管理措施做了较为详尽的阐释，期待对公路工程科技档案管理工作有所裨益。

参考文献

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2 房地产企业档案管理工作的特点

2.1档案管理工作具有专业性特点

权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作，这个工作是非常繁琐，涉及的范围是很广，同时也是有政府政策干涉，有很强的政策性。这个档案的各种材料也是很广泛，文件里面的名词和专业的术语也很多，可以说专业性很强，很多都是用表格式和一些规范的格式来表达出来的。

2.2具有动态性特点

动态性是整个房地产档案最显著的特点。很多房地产的权力和房地产环境情况特点一般都不是一成不变的，它是随着时间和环境的变化，比如房子的买卖，房子的交换和房屋的损坏倒塌，等等活跃的房地产权属发生的任何变化，都是影响整个房地产的所有权归属。财产在不断的变化，也在不断的转移，房地产档案管理动态性是要加强现代化管理。

2.3.市场价值性

房地产属于有价值的不动资产。因此，房地产的价值性拥有很强的市场追求。这也是房地产档案与其他的档案不同一个特点。价值量大，才能推动市场的需求，也就是在这样大的市场需求条件下才促使档案管理现代化。

2.4 综合性、全面性特点

房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

2.5 法律法规性特点

任何的档案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。房地产档案拥有法律效力才能保证房产拥有者的权利。

3 房地产企业档案管理工作的发展趋势展望

3.1 信息化管理的发展趋势

现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格，紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。

3.2 简便化、效率化的发展趋势

未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。发地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面都会减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。

3.3 房地产企业档案管理的透明化

随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理一律通过网上交易，网络管理，让人们在不同地点，不同时间都可以看到房地产信息的交易，房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。未来房地产企业的发展也是将朝着健康科学的方向发展。

4 为适应房地产企业档案管理发展趋势的工作措施

4.1 加强现代化档案管理人才

房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业的能力的一个重要手段。房地产在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。

4.2 加快房地产档案管理的数字化，信息化

传统的房地产企业档案管理都是用一些纸质文件和手写程序。传统的模式已经无法满足今天房地产行业的发展了。传统的手写纸质文件都将慢慢退出历史的舞台。因为这样的办事方式效率很慢，程序很复杂，同时也是非常不环保的。每天可能都要消费大量的纸，给环境带来很大的压力。所以政府也是不支持，环保人士也是不支持。推行现代化管理就必需要实行数字化和信息化管理。信息化的管理也是现代社会发展的要求，现代化档案管理也是需要信息技术的推动。

4.3 质量管理体系持续优化升级

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

4.4 合作管理提高竞争力

现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。

4.5规范企业档案管理有效责任机制

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一、数字化信息化的事业单位档案管理特点

1.能提高工作效率，降低档案部门的管理和使用成本。当所有档案可通过计算机使用查询时，各个单位部门的领导及工作人员都能通过数字化的档案信息系统实时查询到所需的档案文件，节省了查询需要专门到档案部门经由档案管理人员查询再拿回所需处的人力物力以及时间，提高了工作效率。并且数字化的档案能够及时、实时反映档案的变更情况，给工作带来便利，增加利用率，缩短办事时间。例如人事档案，如果单位人动较大，调整频繁，要对人动情况进行统计就需要查阅不同时期的人事资料，并且对于最近的实时的变动情况查询较为困难。而当档案数字化管理以后，数字档案的及时入档以及档案查询的方便使工作人员节约了大量的时间和工作流程。在对档案的管理方面也由于数字化的档案信息特质，降低了纸质档案的使用维护和保存的成本。传统的档案容易由于纸质材料的损坏而丢失，数字化了的信息档案可以永久保存，并且反复查阅而不会加速档案老化，对档案的长期保存有利，并且可以较好地保护文件安全。

2.政务公开可以提升政府形象。事业单位实现数字化档案管理以后便于对公开档案的，不仅仅是对国家或上级政府部门统计政府相关档案有利，也能方便地将与老百姓生活相关的档案文件进行公开，以供大家查询，实现透明公开的政务处理和告知，提升事业单位的社会形象，符合实行政府公开、阳光政务的发展要求，也符合充分科学规范地利用网络信息资源实行办公的时代要求。

二、做好管理模式和管理制度的适应转变工作

要从传统的档案管理过渡到数字信息化的管理，需要做好管理模式和管理制度的适应转变。具体内容如下：

1.实现文书处理和建档工作的数字化。要对文件档案进行数字化，首先要做好文书的处理。要实现档案数字化的过程，应该将电子政务和文档管理系统结合在一起。将数字档案信息技术应用到事业单位的时常工作流程当中，不仅能简化对文件档案的处理过程，也能增加事业单位的文件档案工作效率。对事业单位的政务处理过程实行电子政务的数字化建设，能简化数字信息化的档案文件的生成过程，并且将数字信息化渗透到除档案管理的其他部门，便于规范计算机辅助处理文档数据，实现档案文件的安全有效利用和管理，实现办公文档审阅、签发、修改、归档快速简捷的网络处理。在档案系统和电子政务系统中通过设置管理接口，实现与财务、人事等系统的无缝结合，将纸质文件材料和电子材料一一对应存档，即电子文档能对应查找到相应纸质文档，两者共存。最后要根据数字化档案的自身特点制定符合于电子档案的管理规章制度，实行文档从纸质产生到数字入档的全部流程的规范，并对保密和网络安全制度进行规范，有效地保证数字化信息化的档案管理工作正常开展。

2.做好档案数字化的系统工程建设。档案的数字化建设是一项复杂的工程，从总体设计开始就要对过程的每一个环节做好准备工作。包括管理设备以及软件的使用，档案录入和整理工具，数字档案备份、查询、安全保护措施和管理措施等。由于每天的日常工作处理都会产生大量的档案需要数字化的保存，因此对数字档案系统应当做好硬件的准备，并且做好档案系统的备份准备工作以防意外的档案丢失。对存储和备份档案的电子载体要做好质量把关，并做好防潮防高温损坏等工作。而电子档案的管理还应当分门别类，对档案系统操作权限、档案机密等级、管理部门及单位等不同的分类都做好相应的准备工作，从机制上完善文档的数字化管理，提高系统的容错能力和可用性，并且通过权限设置、密码保护的方法保证事业单位文件档案的数据安全。

3.加强数字化档案专业的人才培养。要实现档案管理数字化的健康发展，首要的任务就是要实现人才的培养。由于长期以来的档案管理都是传统的管理方法，要进行数字化的改革和创新就需要对人的思维观念进行转变，使事业单位管理人员意识到数字化的好处和优势，促进他们树立起变革传统管理方法、创新数字化管理理念的思维。对事业单位档案管理人员的培养应当遵循与数字化档案法制相适应的培养方法，使档案人才既能掌握世界先进的档案管理知识，又要具有中国社会主义特色的管理理念，并且文化知识和先进的信息技术都兼而有之。

参考文献：