档案管理的目的和意义大全11篇

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随着事业单位体制改革不断深入，组织人事档案管理（以下简称“档案管理”）也需要与之相适应。那么如何看待当前档案管理所面临的新形式和新要求？毫无疑问，对人力资源进行科学调动和合理配置成为重中之重。当前，事业单位档案管理的重心应放在动态管理上。与之相对应的便是，组织人事部门的人员需要适应这种管理要求，在新常态下有必要重构档案管理内容。

一、新常态下档案管理存在的问题

1.档案管理与事业单位发展的关系

事业单位作为向社会提供公益性技术服务的组织，似乎难以将档案管理与单位发展联系起来。实则不然，事业单位若要形成可持续发展的良好态势，则需要在组织内部建立起专业技术人才培养梯队，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。档案管理具有不可替代的激励职能，但往往被忽视。

2.传统档案管理形态下的消极因素

传统人事档案管理严格规范流程，导致传统档案管理自我孤立，与其他职能部门协同激励职工实现组织目标。

3.传统档案管理落后于体制改革内在要求

体制改革就是要人力资源进行充分整合和有效配置，也是对当前档案管理提出的内在要求。这就意味着，事业单位的档案管理需要建立起工作目的、手段、评价的新常态来。这一新常态需要与体制改革后新的用人机制相适应，也需要与新的人事晋升制度相适应。

二、人事档案管理的新常态

1.人事档案管理目的的新常态

人事档案管理目的应适应新常态的需要，其中的“新”就体现在从传统重视静态管理，逐步转变到“静态管理与动态管理”并举的轨道上来。不难理解，“管理目的”构成了事业单位管理者的价值取向，面对体制改革这一现实背景，管理者应审时度势，调整单位的内控机制，以及在实施一系列管理职能之前首先明确管理目标。

2.人事档案管理功能的新常态

通过管理创新，使得事业单位档案管理在手段上需要打破固有的职能结构封锁。在保留重视程序的基础上，档案管理人员应与其他业务部门形成良性互动，从而使得档案管理能真正发挥出助力单位可持续发展的功能，以及从原有的刚性管理逐渐走向制度化管理和柔性化管理相结合的态势中来。这一管理手段新常态的建立，不仅能确保事业单位人事管理工作有序展开，又能使得人事管理与“自由度”日益增强的市场环境相适应。

3.人事档案管理评价的新常态

人事档案管理的新旧差异还在于对人事档案管理工作绩效的评价上。根据管理学原理可知，一项管理工作需要建立在闭环状态下，从而做到有始有终和前后照应。随着档案管理目的的调整，与之相照应的评价机制也应发生改变，进而使新的评价机制能适应新常态的需要。在新的“目的—手段—结果”的内在逻辑下，工作绩效评价中的“新”，应与是否与动静结合的档案管理目的相契合，还应与是否灵活合规完成了单位人事管理工作相匹配。

三、人事档案管理的内容建构

1.阐释人事档案管理向新常态转变的意义

推动事业单位人事档案管理向新常态转变，不仅需要依赖档案管理人员的努力，还需要得到管理层的重视。只有这样，人事档案管理模式才能在制度和管理创新下，实现助力单位发展的目标。管理层的重视和被管理层的认识取决于他们是否能理解档案管理向新常态转变的意义，因此应将档案管理问题加以阐释并纳入常规管理的内容。

2.转换单位人事档案管理人员的主观意识

组织人事部门作为档案管理的职能部门，其中的工作人员则是具体完成档案管理的主体。长期以来，组织人事部门在单位的职能地位一直较高，这也就在一定程度上弱化了工作人员的主动意识。因此，为适应体制改革的内在要求，事业单位应在常规业务学习和党建工作中，通过多个途径来转换档案管理人员工作上的主观意识。实践表明，实施“走出去”战略十分必要，促使档案管理人员到兄弟单位进行经验交流，使他们能深刻感受到体制改革对事业单位的影响，这些都将提升他们的综合素质。

3.充分挖掘人事档案管理的发展促进功能

在动态视角下看待人事档案管理的功能，其中主要包括助力单位专业技术人才梯队的培养，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。这就要求，需要在管理手段上进行优化和创新。为此，档案管理人员需要在熟练掌握计算机信息化管理的基础上，根据党委决策认真完成单位员工基础信息的录入工作。

4.完备评价指标下实施档案管理绩效评价

对人事档案管理工作绩效的评价，应结合档案管理目标来展开。在新常态下，组织人事部门应在党委的领导下完备评价指标，完备的重点应放在对人事档案管理功能的实现程度上。由此，这里需要建立组织人事部门、其他业务部门、党委等三方参与下的评价模式，并增大其他业务部门在评价中的权重。

四、问题的拓展

在档案审核过程中，主要做到以下几点。一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初，及时组织档案管理人员学习关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，逐人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。

五、结论

本文通过对人事档案管理目的、手段、评价等三个环节进行新常态分析后认为，档案管理的内容应由理解人事档案管理向新常态转变的意义、转换单位人事档案管理人员的主观意识、充分挖掘人事档案管理的发展促进功能、完备评价指标下实施档案管理绩效评价等四个方面组成。

参考文献：

[1]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理,2015(8).

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一、引言

作为有着一定价值的信息资料，档案其实既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。

二、探索工程项目档案管理工作新模式的意义

作为一种非常重要的资料和信息数据，档案有着较高的保存和利用价值，这也是其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以，在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式能够有效地提高资料信息利用的效率，同时也有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理的工作实质其实是对工程项目内部各种人员管理和工程施工等各方面信息进行一个合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作的新模式有助于档案工作者更方便详细地记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工以后发生什么问题和情况时也能够更加快捷方便地调查问题的所在并及时解决，同时也能在以后的工程施工中为本工程单位或者其他单位提供借鉴和参考的资料，及时防微杜渐。

三、新时期下档案管理工作的发展趋向

随着档案管理的理念以及技术手段不断的更新和发展，档案管理的工作也有了发展的新趋向，其主要有着以下几个方面的特点：第一，档案资料信息高度的数字化。随着计算机技术的飞速发展，利用计算机来进行档案的信息资料收集和整理，并且用纸质资料和电子媒介等多种方式来进行档案的归档和保存俨然成了现下工程项目档案管理的一种新特色，这便是档案资料信息的数字化，也是档案管理工作要不断更新和完善的一个重要内容。第二，档案利用的高效化。随着我国经济社会的不断发展，使用档案资料信息也是日益频繁，并且需求量还在不断增大，同时档案资料信息也有了更高的利用价值，除了作为一种凭证或者参考资料之外，档案在教育宣传、筹划和分析等方面也有了更多的应用。第三，档案管理服务的方式多元化。随着我国科学技术不断的发展，档案管理的服务方式也在不断增多，除了纸质资料的阅览只玩，档案展览和网上检索查询等服务方式也在不断地完善，这不仅使得档案资料有了更高的利用价值，同时也进一步推动了档案管理工作的现代化发展。

四、探索工程项目档案管理工作的新模式

1.建立新型档案管理机构。结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。2.建立档案管理工作的信息化模式。目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。3.建立档案管理工作的标准化模式。想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。4.建立档案管理工作的高效化模式。强化档案管理工作中的立卷归档的工作，能够为档案的管理工作打下坚实基础。作为档案管理工作中首要的环节，立卷归档同样也是档案管理实现高效化、标准化和规范化工作的一个关键，所以必须给予立卷归档工作足够重视。首先就是要根据档案资料具体的时效性和文件管理的所出阶段来决定立卷归档的工作是否要进行。而那些需要进行立卷归档工作的文件就需要依照相应程序还有处理的重点来展开立卷归档的整理，同时也要尽可能避免信息冗余和文件重复的情况发生。另外，在立卷归档的整理工作之中，还要重点对档案资料的简洁性、完整性和实用性进行保存，这样才能为档案资料下一步的分类、保存和查阅提供便利的使用条件。5.建立档案管理工作的数字化模式。档案管理工作的数字化模式指的是有网络信息的共享系统和档案信息的综合管理系统共同进行档案管理，网络信息的共享系统由Web管理的子系统以及信息的子系统组成，而档案信息的综合管理系统则是由档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息服务的子系统和数据库管理的子系统共同组成。总的来说，数字化模式以现代信息技术作为基础，并且将档案信息当作核心内容，依靠便捷、高效、先进的开发模式来进行档案管理。其对于提高管理档案的工作效率、有效保存和管理档案数据、减轻档案管理人员的工作负担有着非常重要的作用。随着物联网和云计算技术在国家电网工作领域的应用和发展，将为工程项目信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在建筑领域、生产领域拓展应用后的项目工程信息转换和管理，形成分别满足工程项目规划、设计、建设等专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。

五、结语

综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。

作者:张苇 单位:国网甘肃省电力公司张掖供电公司

参考文献：

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从当前企业科技档案管理的实际情况来看，科技档案管理现状不佳，存在诸多问题，这与管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素有很大关系。为了尽可能地杜绝此类问题再次发生，应当强化企业科技档案管理工作，也就是做好企业科技档案管理工作的思路规划，加强科技原始资料、科技档案分类、科技档案整理、科技档案归档等方面的监管，尽可能保证科技档案的应用价值，为企业提供科技信息，便于企业更好地进行科技项目的研究或为科技应用提供数据支持，从而使企业更好发展。由此看来，合理规划企业科技档案管理工作思路，有序、合理、规范地实施科技档案管理工作是非常有意义的。

一、企业科技档案管理的原则

参考相关文献及笔者工作经验总结，确定企业之中科技档案管理的有效实施，需要遵循以下原则：

其一，统一领导，分级管理。出于充分发挥科技档案管理作用的目的，遵循统一领导，分析管理的原则，合理地实施科技档案管理，可以对企业的全部档案实施综合管理，如根据科研项目档案的内容及其作用，合理分类科研准备方面、研究实验方面的、总结鉴定验收方面的档案，并进行有针对性的控制，以此来提高科研档案管理效果。

其二，维护档案的完整与安全。因科研档案资料收集、整理、分类等工作实施的过程中容易出现资料丢失、资料破损等现象，导致档案的使用价值大大降低。为了避免此种情况出现，在实施科技档案管理的过程中，还要注意遵循维护档案的完整与安全的原则，对涵盖企业全部活动所产生的各种档案文书进行监管，并且严格监督档案整理、分类等工作，避免档案被破坏。

二、做好企业科技档案管理工作的思路

相关调查显示，国内企业科技档案管理存在一些问题，如科技档案收集不齐全、科技档案制度不健全、科技档案人员素质不高等，导致科技档案管理现状不佳。针对此种情况，应当结合科技档案实际情况及其管理情况，合理规划企业科技档案管理工作思路，有计划、有目的地实施各项档案管理工作，必然能够提高档案管理效果。对此，笔者的建议是：

首先，建立科学档案管理制度，理顺科技档案管理归档程序。科技档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果。它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科技档案的四个特点：专业性、系统性、集体性和阶段性。基于此，应当结合相关法律法规合理规划制定科技档案管理制度，进而统一档案管理标准，规范合理实施科技档案管理。另外，还要注意理顺档案归档程序，以便档案归档工作的能够有序进行，避免出现档案遗漏或档案丢失的现象。

其次，加大重大科研项目的档案管理。重大科研项目档案中明确了科技的成果及研究过程，对于有效应用科技及深入研究科技有很大帮助。为了保证重点科研项目档案的使用价值，科技档案管理实施中应当将重大科研项目档案管理作为重点任务或内容来对待，将此项工作的责任具体落实到管理人员的头上，以便管理人员能够认真对待，规范化、合理化地监督控制重大科研项目档案。

最后，加大科技档案的开发利用。目前一些企业之中科技档案查阅依旧采用手工方式，导致档案查阅既浪费时间，又浪费人力。对此，应当有效利用计算机技术、网络技术、信息技术等，构建科研档案信息化平台，以便更好地开发利用科技档案。

三、结束语

因管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素影响，导致目前我国一些企业科技档案管理不佳，未能有效保障科技档案的使用价值，致使科技档案在企业部门之中的应用效果不佳，未能促进企业更好发展。对此，笔者建议遵循企业科技档案管理的原则，合理规划科技档案管理工作思路，如理顺科技档案归档程序、加大重大科研项目的档案管理、加强科技档案的开发利用等，可以大大提高科技档案管理水平，更好地保障科技档案的使用价值。

【参考文献】

[1]戴志艳.加强企业科技档案管理的实践意义分析[J].中国科技纵横，2014（6）：290-290.

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关键词：

抽水蓄能电站；档案管理；信息化建设

抽水蓄能电站的档案信息化建设对于电站具有十分重要的意义，主要利用信息技术对档案资源进行管理以及优化，从而为电站的生产经营以及重要决策提供重要的依据。本文主要分析电站的档案信息化以及提出若干建议。

1制度化建设是抽水蓄能电站档案信息化建设的重要保障

1．1制度建设规范档案管理

抽水蓄能电站在建设初期阶段的工程管理任务特别多并且工程技术人员没有对档案管理的工作形成统一的认识，因此，只有依靠相关制度来规范档案管理当中的行为切实保障档案信息管理可以得到顺利开展。此外，档案管理的制度不但是以往经验的总结而且是档案管理的重要目标，对协调施工单位以及档案管理部门具有十分重要的意义，是两者之间联系的重要依据。完善以及全面的管理制度不但应当为档案的信息化提供正确以及前进的方向，而且可以通过制度的力量达到档案管理想要抵达的目的。

1．2制度规范的严格落实

档案制度由于本身并不是主要的目的，换句话说，规章制度并不是为了建立而建立，而应当发挥效果，关键在于制度落实、实施，应当做到依法以及按照规章制度管理档案，从而保障档案管理系统可以快速、有效的运行。其中，抽水蓄能电站的档案管理工作不但关联施工单位、监理单位而且关系到自身项目公司等多方面的利益，因此，应当针对档案的技术标准、分类工作、整编案卷等工作提出严格的要求，切实保障档案的完整性以及准确性，只有促使员工理解国家以及电力行业的规章制度并且强化制度建设才能发挥作用，应当将相关管理要求以及管理责任落实到各个部门及有关人员。建立规章制度是保障档案管理工作可以顺利开展的重要措施。

1．3保障软硬件到位

在抽水蓄能电站的建设初步阶段，相关项目档案管理的硬件设施以及软件设施都比较匮乏，随着工程的不断增加，档案也随着工程不断增加，原来的档案管理基础设备已经无法满足当前的工作需要，因此应当加强档案的资源配置以及管理的工作，从档案库房建设到管理人员配置等都应当加强，加强各资源配置以及库房建设对于档案信息化具有十分重要的意义，为档案信息化的发展奠定了良好的基础。

2强化档案信息化数字化的建设水平

首先，档案的信息化建设主要是档案目录以及数据库的相关建设，档案目录以及数据库的建设对于蓄能电站具有十分重要的意义。档案目录数据库建设主要是对非数字性的目录实施加工以及录入的工作，并且可以实现数据的共享。其次，应当大力推进纸质档案数字化，在抽水蓄能站档案信息化建设的过程当中，应当根据生产需要以及特点，分步骤以及分阶段开展纸质档案数字化工作。最后，应当强化电子文件管理工作。在抽水蓄能站应当依托信息平台对电子文件实施安全的管理，对于保障蓄水能站的稳定发展具有重要意义。可以建立电子管理中心对各种电子文件进行接收以及存储的工作，从而对档案进行有效科学的管理。

3档案信息化需要切实做好档案安全以及档案保密工作

3．1档案的安全工作

抽水蓄能电站的档案管理工作需要做好档案信息工作、网络安全管理工作、库房环境工作以及档案库房管理工作。作为企业应当加强对档案的管理从而有效规避安全隐患。企业的档案管理工作应当加强以及作为日常必须执行的工作，如果在企业没有档案管理以及无法保障档案管理的安全性，档案信息建设的工作就无从谈起也无法开展。因此，切实保障档案的安全性应当做到档案管理工作和岗位的责任相互结合并且建立档案责任制度。对于档案应急措施应当加紧完善并且建立预案，一旦档案信息化建设的过程中出现了突发性的问题可以切实保障档案信息的安全性以及可靠性。

3．2做好档案的保密工作

应当根据电站的实际生产情况，对于不能公开并且涉及重要的、机密的信息采取有效的措施进行保护。不但应当采取有效的措施保密，而且应当明确责任。其次，应当强化保密宣传的工作，从而促使保密的意识可以深入到每个员工的内心深处。此外，应当根据电站以及科研的实际情况做好解密的工作，处理保密以及解密之间的重要关系，不但可以为电站提供可靠以及全面的信息，而且保障电站的机密不被泄露。对于纸质档案或者磁性介质的档案保管、销毁环节应当严格做好保密的工作并且确保安全。

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一、对供电企业档案管理的认识

众所周知，供电企业内部的人事档案管理承担着多项功能，在信息化管理的今天，人事档案管理涉及到员工的职务晋级、薪酬体制安排、干部队伍建设等重要方面。根据新时期的具体需要，结合档案信息来实施人力资源开发则构成了更高层次的档案管理要求。

具体而言，可以从以下两个方面来认识人事档案管理：（1）人事关系管理方面。作为一般层面的人事关系管理，构成了供电企业人事档案管理的主要内容。从供电企业的管理实践来看，在制度化管理和信息化管理的基础上，针对人事关系管理已经形成了十分完善的人员保障和组织保障。（2）人力资源开发方面。人力资源开发可以理解为，干部资源开发和人力资本开发两大板块。对于前者而言，即为企业的发展储备和培养管理队伍；对于后者来说，则需要围绕着供电企业的经营实际，围绕着全面质量管理建立起针对专业技术人员的岗位培训机制。

二、认识引导下的专业培训模式定位

在以上认识引导下，专业培训模式可定位于以下三个方面：（1）专业培训的目的定位。前面对于人事档案管理而言，反复强调了人力资源开发的价值和意义。站在新时期企业的经营管理目标上，首先就需要完成对专业培训的目的定位。目的含有两层意思，即目标和实施该项行为的价值取向。这里更为重要的是价值取向，应在培训中转换档案管理人员的工作意识，使其从“管理主导型”转变为“管理辅助型”。为此，专业培训就需要从岗位技能和岗位意识这两个板块下工夫。（2）专业培训的手段定位。事实表明，供电企业档案管理人员都能明确档案管理对企业发展的意义，包括在促进企业人力资源开发上的功能定位。然而，在“知易行难”的实践过程中，却无法从行动上来实现档案管理的上述意义和价值。（3）专业培训的结果定位。专业培训的结果定位是指，如何评价专业培训后的效果。本文以人事档案管理为考察对象，如何评价人事档案管理人员的受训效果，则成为了这里的结果定位。笔者认为，在知行统一模式下也需要从知和行两个方面来给予评价。

三、定位驱动下的专业培训途径构建

根据上文所述并在定位驱动下，专业培训的途径可从以下四个方面来构建：（1）深化对档案管理价值的认识。尽管本文以人事档案管理为考察对象，但就其档案管理专业培训而言，则首先需要深化对其价值的认识，结合新时期供电企业的经营实际来完成培训目的的定位。因此，企业管理层、培训组织方（或第三方培训组织），都需要完成这一认识活动。（2）结合管理价值设立培训目的。以人事档案管理为例，由于新时期需要完善企业的人力资源开发工作。因此，人事档案管理人员就需要为干部队伍建设、人力资本存量提升等工作提供信息支持。从而其培训目的便可设立为，在提升档案管理人员的常规管理能力的同时，还应转换他们的工作意识，使其主动为企业的人力资源开发活动提供重要的辅助职能。（3）建立知行统一下的培训模式。目前“知”很容易实现，而对于“行”则较难达成。这就要求，在实施专业培训中应在保留传统培训形式的同时，还应该促使档案管理人员在本质岗位中建立起学习效应。这种基于“干中学”的学习效应，便能实现“行”的要求。（4）完善知行统一模式下的评价。完善知行统一模式下的评价便在于，需要根据“知”和“行”分别构建起评价指标，并能分别评价出档案管理人员的工作效果。为此，这里就需要从知识性测试和岗位工作效果等两个方面来完成。对此，需要引起同行的重视。

以上四个方面对档案管理专业培训的途径构建，同样适用于其它类型的档案管理需要。可见，不管怎样都需要使档案管理与新时期的要求相结合，并在此基础上建构起专业培训的途径来。

四、实证分析

2014年3月27日，南方电网某县级供电公司2013年度人力资源档案整理归档工作圆满完成。

为完善人力资源档案管理，公司采取了一系列切实可行的方案。优化人资档案管理制度，增强人资档案的动态性和真实性。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

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关键词：

信息化；档案管理；制度

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2013）02009201

当前随着计算机技术的发展，计算机技术在各项管理中的使用也越来越多，档案管理部门开展信息化管理有效提高了档案管理水平，同时也提高了档案的利用效率。但是因为档案信息化管理中观念、设备、人的因素的影响，在档案的信息化管理中存在的问题是比较严重，没有充分发挥出信息化管理的优势。所以在新时期要对档案信息化管理中存在的问题进行研究，从而不断提高档案管理信息化水平。

1档案管理信息化及其意义

档案管理信息化就是指利用计算机和网络对档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。真正意义上的档案管理信息化有两个内容：分别是档案信息数字化、档案传递的网络化。档案管理的信息化只是一种档案管理的方法，在管理的过程中还是要遵循档案管理法规。档案管理的信息化是档案管理发展趋势，对于档案管理工作的顺利开展非常深远的意义。

利用信息化手段开展档案管理工作的意义主要有以下三点：第一，有效改善档案管理工作。在实行信息化档案管理之后，才能促进档案管理职能的转变，冲破管理中的各种限制，从而为档案信息使用者提供更好的服务。第二，对档案信息的开发和利用有很重要意义。利用信息化手段开展档案管理工作，可以使档案信息更加的系统，最大限度的挖掘档案信息价值，提高档案信息的利用率。第三，扩大了档案服务范围，因为在信息化的管理中，档案信息可以进行拷贝，总的信息占据的空间较小，而且档案信息的传输比较快，能及时将档案信息传递给需要的人员。

虽然档案管理信息化给档案管理工作效率的提高带来了很大的好处，但是利用信息技术开展档案管理工作也存在一定的问题，档案信息的安全性就是最突出的问题，因为信息化管理中要使用计算机软件和网络，而这两者受到外界不法分子的入侵较多，所以档案信息被非法窃取和丢失的现象严重。

2新时期加强档案管理信息化的策略

2.1加强设备建设

要实现档案管理的信息化最基本的是要完善软硬件设施。第一，完善硬件设施。在档案信息化管理中不仅需要使用到计算机设备，而且光盘刻录机、扫描仪等设施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配备完善的硬件管理设施，同时要完善网络的敷设，保证将信息使用主体与档案管理设备联系在一起。第二，要选择合适的管理软件，在当前很多信息化管理中软件的使用不当，很多管理软件中漏洞比较多，在档案管理中安全隐患比较多。为了有效解决这种情况要对管理系统的技术成熟度深入研究，选择各方面技术比较成熟的软件。

2.2建立完善的信息化管理制度

档案管理工作本来就是一项比较复杂的工作档案管理人员不仅要对信息进行加工处理，还要负责档案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的内容就更多的，为了保障管理工作的顺利进行必须要建立完善的档案信息化管理制度。第一，档案管理部门应该根据档案管理信息化的需要对各项管理流程的管理人员的行为进行有效的规范和控制，对于信息化管理的各个步骤形成严格的约束。第二，要建立安全管理制度。针对电子档案信息丢失和泄漏等情况制定安全管理制度，对档案管理系统的操作等都严格限制，设置权限。第三，要完善责任制。对档案管理人员的责任不断落实，增强他们的责任意识，在档案管理中可以进行自我的控制，有效提高档案管理工作效率。

2.3建立统一的档案管理标准

档案管理信息化是一种管理手段，其目的是实现档案资源，利用的最大化。因为在档案管理中各个环节的工作方法是千差万别的，在信息化管理中要做到档案信息共享就比较麻烦。所以有必要建立统一的档案管理标准，对于档案的整理、档案的统计、档案的服务标准等进行统一，以此作为衡量档案管理工作的标准。通过这样的标准的建立，档案信息在网络中传递的时候就可以畅行无阻，在档案信息使用中就能做到资源的共享。

2.4加强档案管理队伍建设

档案管理人员对档案管理水平的影响是比较深远的，信息化的档案管理使用到的各种设备、技术比较多，所以对档案管理人员的素质也有了新的要求。档案管理人员不仅要有专门的档案管理知识，而且对一些设备操作和技术使用要非常熟练，高素质的档案管理人员是档案管理信息化的需要。所以档案管理部门应该加强对档案管理人员的培训，不仅要让他们在培训中掌握最新的档案管理理念和管理方法，而且重点是要对他们的计算机技术、信息技术以及网络技术等进行加强，提高他们的综合素质，从而能更好的适应信息化管理的需要。

3结论

总之，信息化档案管理是未来档案管理的趋势，档案管理部门要提高信息化档案管理水平首先要转变观念，树立现代化的档案管理理念，建立完善的档案管理信息化制度，加强对档案管理各个环节的控制。为了实现档案信息共享，针对的档案信息化管理的各个环节建立统一的管理标准，另外档案管理部门还应该不断加强管理人员的素质，让他们掌握现代化的管理知识和操作技术。

参考文献

[1]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育，2010，（12）.

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一、医院档案管理信息系统建设的意义

我们在展开正式的分析和讨论之前首先要认识清楚两个问题，也就是我们在医院内部建立档案管理信息系统的意义，简要来说，就是三个方面的意义。一是能够为医院的管理提供科学有效的管理决策依据，管理者的决策是必须要建立在能够反应客观事实的数据和信息资料基础之上的，而这样一些数据和资料的准确有效提供就需要医院档案管理信息系统来予以提供；二是能够提高医院的整体控制能力，这是因为现代的医院管理从本质上来讲也就是对于信息的管理，医院在一定的目标指导下来对整个医院系统来进行组织、协调、指挥和控制，而医院的档案管理系统在这一过程中起的就是信息流的作用，将各个部门内的信息经过加工处理以后通过数据传输传送到医院的管理中心去进行集中的管理；三是能够实现资源和信息的共享与利用，我们进行档案管理信息系统的建立就是希望能够以提供信息和资料的形式来为医院的工作提供服务，因此在医院内部进行医院档案管理信息系统的建立就能够较好的实现整个档案管理系统的标准化和科学化，保证信息能够在整个平台内实现良好的畅通，并保证信息在档案管理中充分的共享和利用。

二、医院档案管理信息系统建设的对策和方法

2.1医院档案管理信息系统建设的基本对策

上文中已经明确的阐明，医院档案管理系统在整个医院的信息系统中都是非常重要的组成部分，因此我们在对其进行建设的过程当中，就应当充分的考虑到整个医院信息管理系统建设的实际状况和总体规划，以便于保证整个建设的进程能够和医院信息化的建设保持同步和一致。下文中将就三个具体的方面来对这一观点予以分析和阐述。

2.1.1将医院档案管理信息系统的建设纳入到医院管理信息系统建设的总体规划当中来。我们之所以提出这样一种要求主要是因为医院档案管理信息系统本身也就是医院管理信息系统的一个小的分支和部分，与此同时医院档案信息管理系统本身所包含的内容也比较多，具体涉及到教学、科研、医院业务和基本建设等多个方面的内容，这也就是说，档案管理信息系统本身也会对总体系统建设造成影响，且在其中扮演着一个上通下连的重要作用，换句换说，医院实际管理的过程也就是医院档案信息管理的过程。我们要做的就是保证好这样一种协调发展的关系，以实现最大程度和范围的信息共享。

2.1.2建立适用于医院档案管理的信息系统。随着我们国家最近几年以来在卫生系统信息化建设上的不断推进和进步，全国各地很多个地方的医院都已经建立起了不同规模的信息管理系统，并相应配备有先进的计算机网络管理平台，在这样一个平台之上来进行各种应用系统的开发和应用，包括专家咨询系统、急门诊管理系统、药品管理系统和电子病历管理系统等。医院在进行这样一些系统的建立时，就应当充分的认识和利用医院自身环境条件下能够有的设备和网络资源环境，并根据实际的规模和业务量来最终确定医院的档案管理系统建设要求和状况，使得这样一个档案信息管理系统既能够很好的发挥出其应有的作用，又能够很好的符合医院的实际要求。

2.1.3开发和管理辅助决策工程。这主要是因为医院档案管理信息系统往往都是通过对医院内部以及外部信息的收集、加工、贮存和检索等现代方法和手段来进行的，基本上能够实现对档案资料的有效收集、利用和处理，这样一些技术和方法对于医院内部管理水平的提高是很有帮助的，除此之外，还能够起到较好的为医院管理者提供决策支持的作用，这一点更是非常关键的。正是因为这样，我们在进行医院档案管理信息系统的时候，就要注重对于信息处理和再生利用功能的开发。

2.2医院档案管理信息系统建设的基本方法

2.2.1信息采集功能：医院档案管理系统最为基本和前提的功能就是要能够实现对信息数据的有效区分和采集，按照一定的要求来对档案进行收集、鉴定和筛选的过程，并将有价值的档案信息不断的输入到整个档案管理信息系统当中去，最终在长期的积累和收集作用下形成丰富有效的信息资源系统。

2.2.2存储和管理的功能：医院档案管理系统的存储和管理功能是其最为重要和关键的功能，是整个系统实现其价值和作用的核心所在，这主要是因为医院档案管理信息系统存储和管理作用的目的就是按照一定的方法来对系统中已有的信息进行揭示、加工和组织，并以档案条目和机读数据的形式呈现出来。这一过程的实现就需要对上述过程中收集到的数据进行特征描述和信息的贮存，也就是我们在这里提到的存储管理功能中的管理，其最终的目的就是要让整体的档案具有有序化和系统化的特点，最终以全文数据库、照片数据库、多媒体数据库等多种形式来便于工作人员的检索和利用。

2.2.3传输和利用的功能：这是医院档案管理信息系统实现其价值和作用的最后一个环节，在这样一个环节当中，用户就可以直接根据自己的检索要求选择自己能够理解的检索和获取方式来获得信息，上文中已经明确的提到是有多种检索手段和方法的。用户通过档案文件级目录机检和全文数据传输等方式来迅速而准确的获取自己想要得到的信息。

结语

通过上文中的分析我们不难看到，建立医院档案管理信息系统的基本目的和意义就是实现整个医院档案管理的科学化和规范化，这是提高医院管理水平和实现医院管理现代化的必然途径，也是医院本身提高竞争力的有效方式。因此，医院在进行档案管理信息系统的建设和发展时就要切实的按照统一和适用的原则来进行，并在整个发展和进步的过程中予以改进和完善，最终实现医院档案管理的网络化并推动整个医院信息化的管理进程。

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中图分类号：G717.24

高职院校的管理工作是教育工作者关心的内容，同时也是国家相关部门关注的对象，档案管理是管理工作的一部分，档案管理工作的好坏同样衡量高职院校管理职能高低的一个重要标准，随着高职院校规模的不断扩大，档案管理方面的工作难度也在不断增加，同时在信息时代的背景下，传统的档案管理理念和方式也受到了巨大的挑战，可见对档案管理进行创新和优化是很有必要的，同时也是我国高职院校重点研究方向。

1档案管理工作的作用和优化创新的意义

档案管理担任着对学校各种事项的记录工作，包括教学计划安排、教学成果、科研成果，这些都是档案管理工作的主要内容，同时档案管理还有记录历史的作用，从最初建校开始，档案管理工作就开始进行了，它见证了学校的不断发展和壮大，是历史的见证者。档案管理工作中的对于学生工作方面的管理对于学生的个人情况进行了详细记录，是学生在学校的宝贵资料，同时档案也是教学评估的重要参考资料，它通过对教学工作的记录，对于教学评估而言属于第一手资料。

通过对档案管理的优化创新，能够近一步提升高校档案管理能力，规范高校档案管理工作，对于现代化高校建设和发展而言有特殊意义，同时档案管理工作属于基础性工作，对于稳定教学发展具有很大的作用，档案管理的优化和创新不断促进我国高职院校做出显著成绩

2目前高职档案管理中存在的问题

2.1档案管理观念落后

在信息时代，档案管理工作统统信息技术全面结合，已经发展成为了依靠信息技术的档案管理模式，但是对于部分的高校档案管理工作而言，工作人员仍保留着落后的观念，虽然配备了相应的设备，但是工作人员却很难做到熟练使用，仍喜欢采用传统的档案管理工作方式进行档案管理。

2.2高职院校不重视档案管理

对于高职院校而言，部分管理者认为学校的重要任务是传授学生技能，将更多的精力放在了教学以及效益上，对于档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理工作在学校的地位较低，由于档案管理工作主要体现在服务性上，和教学的联系不大，很难为学校产生突出作用，只有在特殊情况下才会用到档案管理，但是我们应该认识到档案管理工作属于基础性的工作，只有注重基础才能使学校向好的方向发展。

2.3缺乏人才和资金上的投入

档案管理作为服务性工作，尤其是和信息技术相结合后，对于工作人员以及工作设备的要求在不断提升，但是由于其学校的地位较低，相关领导的不重视，在人才和资金的分配上受到了很大的制约，从而严重影响了档案管理工作的发展，工作人员缺乏相应的技术和经验，在工作过程中很难做到创新和发展，仅仅是以应付的态度对待工作，设备上的问题使得档案管理工作和目前的先进模式存在巨大的差距，在这种没有人才和资金的情况下，要想快速发展是不可能的。

3档案管理工作的创新与优化

3.1提高对档案管理工作的重视

档案管理工作作为学校教育管理工作的重要组成部分，具有着重要的意义，高职院校的管理者应该提高对档案管理工作的认识，重视档案管理工作。要知道，档案管理关系到每一个学生的在校情况，档案是学生的个人信息的可靠依据，同时也是毕业找工作的重要依据。管理者要采取切实措施，提升全校师生对档案管理的认识，可以定期召开专题讲座，介绍档案管理的相关知识，通过国家针对档案管理的法律法规的宣传，能够更好的提升学校整体对于档案管理工作的认识，为档案管理工作的开展营造良好氛围。

3.2加大资金和人才的投入

任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。

3.3不断优化创新目前档案管理体系

一个科学全面的档案管理体系是做好档案管理工作所必需的，包括工作人员的任务分配、管理模式、资料存取等，这一系列工作都需要不断进行优化创新。首先在工作人员任务分配上，我们知道随着档案管理工作的复杂化程度的不嗵嵘，任务的分配变的越来越困难，不同工作人员的能力是不同的，在任务分配时既要考虑到任务量，又要考虑到其合适程度，这些都是分配过程中需要重点关心的问题。其次在管理模式上需要进行创新，在创新的过程中我们可以借鉴其它行业档案管理的模式，取其精华，结合高职院校自身的特点进行改革创新，对于档案管理中的一些规则的制定要和目前时代的发展密切结合。最后在档案存取上加强重视程度，在档案的录入时，要进行多次核对，确保资料正确完成，因为只有这样档案管理工作才有意义，同时对于往年的档案，要定期检查，对于一些纸质档案要将其转化成电子档案并存有备份，保证档案的安全。同时在档案的存取时要进行准确记录，确保档案在节约过程中不出现问题。

4总结

档案管理工作对高校的发展很重要，具有优化和创新的必要性，在优化和创新时要明确档案管理工作的本质目的，把握我国高职院校在档案管理中的存在的问题，深入问题的本质，提升对档案管理的重视程度，从资金、人才、管理体系等方面着手，不断进行优化创新，切实提高档案管理能力和水平。

参考文献

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高校试卷内容十分丰富，所以试卷的整理归档就会涉及各个学院、各个系和相关的老师。试卷的归档是一个复杂的工程，尤其是后期的管理，如果没有科学合理的管理方法，就会出现管理混乱，也就说明高校的管理水平低。因此，建立一个科学合理的试卷档案管理体系和制度，有助于提高学校的管理水平。

一、试卷档案管理存在的问题

目前，高校在试卷档案管理方面还存在一定的问题。由于信息技术的发展，一部分试卷从纸质转变成了电子版的试卷。但是这两类试卷都存在一定的管理问题，高校对于纸质试卷的管理是有经验的，但是在管理的过程中，还会出现纰漏。高校对于电子试卷的保管，还有一定的技术性问题。试卷档案建立的目的是为了让学校和老师充分利用，以便改善教学质量和明确教学方向，但是目前试卷档案查询利用率却不是很高。

二、规范高校试卷档案管理

1.试卷档案管理制度应该与时俱进

当今社会是信息化社会，因此学校要与时俱进，档案管理也要信息化。这样才能减少档案管理的手续和缩短过程。过去我国的高校对于试卷档案管理都是由人工记录管理，但是试卷管理是一个庞大的工程，涉及各个学院和各个系，过程十分繁琐，浪费人力、物力和时间。所以，试卷档案管理也要与时俱进，进行信息化改革，这样才易于保存、易于查找、易于管理。同时树立科学的、先进的管理理念，有助于规范试卷档案管理。

2.优化试卷档案信息管理系统的应用功能

（1）教务系统信息的整合与利用试卷管理是教务管理的职责之一。在教务管理中，有关试卷的内容繁多，因此在查询试卷有关信息的时候十分不易。但是在信息化时代，教务系统也要信息化，所以要整合教务系统中有关的试卷信息。根据试卷的年份、学院、班级、科目和老师进行整理。同时可以建立相关的数据库，在录入一份资料之后，就可以共享信息，避免重复记录相同的信息，减少学校工作人员的工作量。因此试卷档案管理信息化是整合试卷档案管理信息的有效途径。（2）试卷档案系统功能的设计与优化优化试卷档案管理系统的设计，可以降低重复录入信息量，避免信息出现错误，而且数据库的建立，可以节省查找数据的时间。科学合理地设计数据输出路径，设计查找条件，比如学院、科目、班级等。实现试卷档案信息系统的升级和优化，可以统一管理试卷档案信息，解决由于信息出现错误，导致管理混乱的问题，方便抽查试卷信息。

3.简化试卷归档程序

由于试卷的内容十分多，所以根据不同的内容进行归档也是十分复杂的事情。因此，要想减轻试卷归档的繁重工作，就要简化试卷归档流程。由于试卷的归档和各个学院及老师都有关系，因此在确定简化归档流程之前，首先要弄清楚最重要的归档步骤，然后制作归档流程图，按照流程进行试卷归档。这样试卷归档就一目了然了。

4.保证试卷档案的真实性

试卷是检验学生学习成果和学校授课质量的有效手段，所以试卷档案管理就关系到学校的管理能力。但是，所有的试卷档案的内容必须是真实有效的。试卷需要及时回收，记录试卷相关信息，并且保证在这一阶段没有人能更改有关信息。只有保证试卷档案记录的真实性，才能在调取档案的时候轻易地找到。5.简化试卷档案查询程序高校的试卷档案建立，目的是利用试卷了解自身教育的不足，以便提高教育教学质量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的试卷档案调取查询程序，减少不必要的手续。

三、高校试卷档案管理的意义和重要性

高校试卷档案管理是考核学校的管理能力的重要标准，也是学校的教学成果。试卷记录的不仅仅是学生的成绩，还有考核老师和学校之间的配合，这就间接地考核了学校各部门之间的配合能力和执行能力。同时老师还可以根据试卷的测试结果，调整接下来的教学方向和重点，让学生更容易接受老师所教的内容。高校建立科学合理的试卷档案管理机制，可以提高学校的管理水平。高效节能的管理方法，可以极大地节省人力、物力和时间，同时可以保证试卷保存完整，简化了查找试卷档案的步骤和手续。只有认识到试卷档案管理的重要意义和作用，才能真正发挥试卷档案管理的作用。

参考文献：

［1］邓斐蔚，叶小泮，罗云卿，等.构建高校试卷档案管理模式的实践探讨［J］.黑龙江档案，2011（3）：33.

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电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。

1 档案管理的目的和功能

“档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。

2 煤矿企业档案管理的特点

2.1 信息的广泛性

煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。

2.2 使用的频繁性

煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。

3 电子档案的最新发展和应用

电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”

1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。

4 电子档案与传统纸张档案的优缺点

4.1 电子档案的优缺点

电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。

其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。

4.2 传统纸张档案的优缺点

传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。

其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。

5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义

从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：

1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主，电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。

2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。

3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。

4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。

5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

6）为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，以至于现代化设备不能充分发挥作用。

7）可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

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档案管理工作，是企业发展的重要保障。但在实际的档案管理中始终存在着一些问题，使得企业档案管理工作不够规范。但随着计算机技术、网络技术的发展，地质勘查领域的档案管理工作与信息技术相结合，将地质勘查数字化项目档案管理有效化，从而解决地质勘查项目档案管理中的不规范问题，实现地质勘查数字化项目档案管理。

一、地质勘查数字化项目档案管理内容和目标

地质勘查数字化项目档案管理主要通过已数字化项目的档案进行管理，通过地质勘数字化查项目档案管理信息系统能够很好的实现地质勘查数字化项目档案的管理。地质勘查数字化项目档案管理不但要面向档案管理人员还要为整个地质勘查工作提供良好的资料基础。通过档案管理信息系统能将传统纸质的资料转化为数字资料，将这些归档的项目档案进行储量，并对资源进行整合分析，从而使档案管理更为清晰。通过地质勘查项目档案管理系统实现对数据的资源无纸化和网络化从而实现地质勘查项目信息资源共享，达到服务社会的服务目标。地质勘查数字化项目的档案管理将数字化项目的档案进整合处理，并做好档案管理维护工作，不断提高地质勘查数字化项目档案的管理水平，确保地质勘查数字化项目的档案管理能够为地勘企业的发展提供保障和服务。

二、地质勘查数字化项目档案管理工作中存在的问题

1、地质勘查项目档案管理实现对分类不够完善。现阶段的地质勘查数字化项目的档案管理不够完善，缺乏对数字化项目档案的分类编辑和处理，使得数字化项目档案不能得到有效的保管，分类不完善的数字化档案，在档案调用时不能将这些档案直接调出，同时在对各种类型的数字化项目档案没能进行有效分类，管理降低了档案管理的有效性和工作效率。2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时，相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作，不同部门的档案管理各自为政，不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合，使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作，管理工作人员的技能水平不高，对数字化项目的档案管理工作认识不够，相关职业技能和业务能力不强，不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作，所获取的信息量小，对于档案的二次利用效果低下。4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要，地勘企业各部门间没有进行有效配合，没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类，使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。

三、地质勘查数字化项目档案管理建议

1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理，从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。2、建立完善的档案管理制度，拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素，随着地质勘查工作的不断增多，地质勘察数字化项目的档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中，完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率，并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。3、加强对先进计算机技术的创新，加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行，就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进，提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训，从而实现地质勘查数字化项目档案管理。4、加强各部门间的配合，并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够，提高企业档案管理的效率和全面性，同时，上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作，并制定相关的责任制度，对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。

结束语：信息技术的不断发展，为地质勘查工作提供了新的发展动力，而在地质勘查项目档案管理中，传统的档案管理模式存在许多不规范现象，档案归纳不够完善，资料获取不够及时，管理工作繁重。通过提高地质勘查数字化项目档案管理水平，提高资料获取速度，降低相关管理人员的工作量。便于档案的查询和共享，降低传统地质勘查数字化项目档案管理中存在的不足，促进企业项目档案管理的管理水平，促进企业健康发展。

参 考 文 献

[1]全桂英，地质勘察数字化档案管理的应用分析[J].办公室业务・网络化・电子化・数字化，2012，（10）