高校毕业生档案管理大全11篇

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[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校毕业生档案管理的重要性

中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。

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档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

（二）不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

（三）管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

（二）健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

（三）提高管理工作人员综合素质

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一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。

二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。

三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。

二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议

（一）高等学校要提高档案管理信息化水平

高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。

（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平

随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。

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国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

二、高校毕业生人事档案管理对策

（一）对高校毕业生人事档案管理给予高度重视。

在高校毕业生人事档案管理工作中，重视意识是确保后续管理工作得以有序发展的重要基础，因此，无论是高校、用人单位还是高校毕业生自身，都应当树立重视毕业生人事档案管理工作的意识。其中，高校领导对毕业生人事档案管理工作的重视程度决定着高校毕业生人事档案管理工作能否得到有序开展以及能否取得良好成效。对于高校领导而言，不仅要在意识方面认识到高校毕业生人事档案管理工作的重要意义，同时要在行动上为高校毕业生人事档案管理工作创造良好条件，并且要强化对毕业生人事档案管理工作的领导与把控。从行为实践方面来看，高校领导要通过举办展览、讲座等方式来提高档案管理单位以及学生对人事档案管理重要性的认识，同时有必要给予毕业生人事档案管理工作足够的资金支持，有必要重视高校毕业生人事档案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作设施的完善，从而确保档案管理机构能够从硬件、软件两个方面使毕业生人事档案管理工作的有序开展得到保障；社会用人单位则应当对高校毕业生人事档案的价值作出认知，虽然在高校毕业生人事档案管理中存在伪造内容或者内容单一的问题，但是这并非普遍的现象，因此，用人单位应当将毕业生人事档案当作是对毕业生作出的了解，对人才进行选拔与分配的必要途径，从而促使毕业生自身能够强化对人事档案管理工作重要性的认识；作为高校毕业生，应当认识到毕业生人事档案中的各类信息都与自身息息相关，其内容所具有的真实性、权威性以及有效性能够为毕业生的工作以及自我提升发挥出重要作用，所以，高校毕业生应当对人事档案管理给予高度重视，并了解人事档案管理流程与转递流程，从而避免自身人事档案的丢失。

（二）对高校毕业生人事档案管理工作制度作出完善。

在高校毕业生人事档案管理工作中，对管理工作制度作出完善是推动高校毕业生人事档案管理工作规范化的有效途径与必要途径。在此过程中，首先，高校要重视对毕业生人事档案管理工作中的档案构建、档案收集、档案管理以及档案归档等作出完善，并构建补充制度，从而推动毕业生人事档案的充实，确保体现出毕业生的各类信息。在此方面，高校毕业生人事档案管理部门要在档案收集工作中保持积极主动的态度，确保人事档案信息的准确与及时收集，从而为高校人事档案的良好利用构建基础。所收集的档案内容要具有完整、全面的特点，并重视体现出毕业生的专业能力、政治素质以及思想品德。为了确保档案收集工作取得良好效果，高校毕业生需要对档案收集范围做出严格的规定，同时要对高校毕业生档案信息收集渠道做出拓展与畅通，在构建追踪收集制度的基础上来确保人事档案信息的及时收集与查漏补缺；其次，高校要重视对毕业生人事档案的借阅制度与利用制度做出完善。高校毕业生人事档案价值的实现需要建立在高校毕业生人事档案得以有效利用的基础之上。在此方面，高校要对毕业生人事档案的利用与借阅对象和范围做出明确规定，对超出利用与借阅范围的档案或者对象，应当禁止利用与借阅。在利用与借阅手续方面，人事档案的利用与借阅人需要出示单位介绍信与个人身份证明，并填写审批表。高校毕业生人事档案管理单位在对这些内容做出核实的基础上才能够进行档案借阅。在构建档案借阅与利用审批制度的基础上，高校毕业生人事档案管理单位还应当制定有效的监督机制，通过对档案保管、借阅、利用过程作出监督来避免在档案的借阅与利用中出现违规现象，从而避免档案的丢失。对于违规现象，应当明确规定处罚措施，从而对档案管理工作者行为做出制约。

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二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

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毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间德智体等方面的真实历史记录，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。以创新的思路认真做好毕业生的档案管理工作，充分挖掘档案管理在促进人才培养过程中的积极作用，特别是服务大学生成功就业的推进作用，从而进一步提升高校档案管理的整体质量和效益，是十分重要而又具有现实意义的。

二、高职毕业生人事档案管理的现状及问题

高校毕业生档案的重要性决定了我们应该对其进行全面的规范管理，然而目前，就高职院校而言，档案管理还存在诸多问题。以我校为例，学校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有三年，有五年，形成的学生档案材料也不一致，因此我们的毕业生档案管理仍存在很多问题，呈现出服务被动化、管理不规范、管理模式陈旧等管理现状。

服务被动化。学生档案的管理观念陈旧，还停留在只是汇集学生在校的政治表现和毕业阶段的终端学习成绩，仅供查阅等单纯的学籍资料归档作用上。对学生就业所需的推荐材料，也只是一些基本情况的介绍，与用人单位录用需要的信息要求存在严重脱节现象，内容单调、缺乏个性，既不能反映市场对人才所需求的综合素质，也无法起到为用人单位提供完整准确的人才信息的载体作用。

档案管理不够规范。高职专院校在档案管理上还没有形成符合自身特点的实施细则和制度，在执行过程中存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅是充当了档案“保管员”的角色。

（1）档案材料片面、不完整。这主要有两个方面的原因：一是学生档案来源的广泛性。有来源于教学管理部门的，有来自系部的，有来自学生本人的，还有来自校外相关部门的，这些材料数量庞大，单从人事或教学方面考虑学生档案的归属，很容易造成档案材料收集的片面或重复，不利于学生档案的完整和统一。二是档案形成时间具有阶段性。学生档案一般是有季节性的特点，有的材料是在学生进校时形成的，有的是按学期形成的。到了毕业生集中离校期间，时间紧，工作任务特别重，往往到了要即将转寄档案材料时匆忙安排几个学生帮忙整理，他们没有经过专门的培训，经验缺乏，责任心不足，导致各种问题层出不穷。

（2）档案材料用纸、书写不规范。从学生档案中发现，有的材料用纸是8k，有的材料用纸是32k，尤其是《学生学籍成绩单》，各个系基本不统一，影响档案的利用质量。还有一些档案书写随便，用圆珠笔书写，但是用圆珠笔书写的材料一般几年后就开始模糊，给档案保存带来很大的困难。

管理方式落后。我校仍采用传统的档案管理方式，即以单一的纸质档案管理为主，导致学校档案占用空间大，查阅不方便，容易出现脱页或字迹不清晰等问题。作为用于服务大学生就业的高校学生档案，具有材料的丰富多样性，收集材料过程的系统集中性和档案材料服务就业的实用权威性等特点，这些特点对高校的学生档案管理方式提出了新的要求，特别是对大学生在校期间成长成才的行为表现形成的档案材料要实行全过程的动态管理，才能为用人单位提供客观详尽反映毕业生整体情况的档案材料，其归档的信息量很大，工作量也很大，这样的工作要求靠现行的以手工操作为主的管理方式是无法承担的。

三、实行毕业生档案规范化管理的对策思考

加强毕业生档案宣传与教育，提高毕业生档案意识。

由于档案管理人员的宣传不到位，使得学生档案意识严重缺乏。根据近期我校开展的一项抽样调查发现，只有极少数的同学认为自己比较了解，而超过七成的学生表示自己对档案不了解，不知道档案有什么用甚至认为档案根本没什么作用，也不清楚毕业后档案到底该放到什么地方。对档案知识的匮乏使学生不关心自己档案的去向，对档案丢失也不理不睬。在这种情况下，就采取不要档案或者把档案存于学校的方式，导致大量的毕业生档案滞留学校，给本来就紧张的档案库房和匮乏的人力物力带来巨大的压力。因此必须加强对学生的宣传和教育。在新生入学上交档案时就对他们进行宣传教育，及时、完整地将档案上交。大学期间，在填写档案内容时要规范、准确、真实，不能弄虚作假。在学生毕业时，高校应把该项工作纳入毕业生教育工作之中，让毕业生知道毕业生档案的形成规律与作用，毕业生档案运转的一些过程等，让毕业生对自己的个人档案有比较全面的了解，认识到毕业生档案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服务观念，树立创新意识。

真正从服务大学生实现成功就业的要求来实施管理，杜绝毕业生档案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滞后等问题。

（1）工作中主动与毕业生档案来源地多联系与协调，及时收集、整理学生档案。力求毕业生档案来源内容与来源渠道的安全。学生档案的收集是保证档案完整性的主要渠道，尤其是入团、入党志愿书、申请书、转正报告、政审材料等，档案管理人员要及时到所形成材料的部门收集材料，及时进行鉴别整理。

（2）定期做好馆藏毕业生档案的管理情况统计，熟悉所藏的毕业生档案的所有情况，以便能及时提供利用。

加强高素质和复合型档案管理人才的培养

目前的档案管理主体多为兼职人员，专业素质不强，因此，首先要转变管理人员的管理理念，提高毕业生档案服务于就业的意识，将档案管理纳入学校整体的规划之中；其次，要加强对管理人员的培训，并定期考核，不仅包括业务知识的熟悉情况，还有掌握与时代相适应的电子信息管理技术；再次，要提高管理人员的职业道德水平，增强工作责任感和积极性。

有步骤、分重点推进毕业生档案信息化管理

在信息化时代，对毕业生档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此毕业生档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善毕业生档案数据管理系统。没有信息化的操作平台，谈论信息化建设只是空想。因此要对各类操作设备进行升级换代，加快对软件系统的升级更新，建立一套完整的数据管理系统。

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高职院校毕业生档案管理工作也是高职院校毕业生就业工作的一个重要环节。一所学校毕业生档案管理工作是否制度化、规范化，不但事关高职毕业生的切身利益，也衡量着学校毕业生就业工作的整体管理水平。

一、高职院校毕业生档案管理存在的问题

1.缺乏毕业生档案管理的相关规章制度。健全的规章制度是衡量一所高职院校管理水平的重要标志，是学校规范化管理的基础，也是开展工作的政策基础。与学校其它工作相比，高职院校普遍缺乏毕业生档案管理制度。以为例，全区37所高职院校中，目前仅有3所学校制定了毕业生档案管理相关规章制度，其它学校在这方面基本处于空白。

2.毕业生档案管理部门混乱。许多高职院校并没有高度重视毕业生档案管理工作，多将其作为年度毕业生就业工作的扫尾工作去做。由于仅将毕业生档案管理看作是毕业生就业工作的边缘化工作，在毕业生档案管理部门的设定方面存在诸多问题。现在许多高职院校毕业生档案管理部门多为就业工作部门和各系部两级管理；也有的是由就业工作部门或由系部单独管理；个别院校甚至没有固定管理部门，由校领导临时指定部门管理。由于政出多门，给毕业生档案规范化管理造成了障碍。

3.毕业生档案整理不规范。由于高职院校毕业生档案管理部门非学校专职档案管理部门，又多缺乏完整的毕业生档案管理规章制度和专业档案管理人员，致使许多高职院校的毕业生档案整理不规范，突出问题在毕业生档案资料归档方面。由于对档案管理业务不熟，缺乏统一的标准，档案管理人员在档案材料归档方面业务不熟悉，导致毕业生档案资料归档不完整。许多用人单位反映，同一院校的毕业生，其档案资料标准不一，相差甚远，给用人单位选用、任用毕业生造成了一定障碍。

4.毕业生档案保管不规范。毕业生档案保管是毕业生档案管理工作的重要环节，却也是高职院校毕业生档案管理的一个弊端。由于学校每年都有未就业毕业生，也有一些用人单位不接收毕业生档案的情况，致使一部分毕业生档案留在了学校由学校保管。为解除未就业毕业生的后顾之忧，让他们安心地继续寻找工作，教育部规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管两年。这是学校为毕业生做好后继服务的重要举措，但这项便生措施并未得到很好的落实。一些毕业生因多方面原因，没有如期来校办理自己档案的转递事宜，由于一些高职院校毕业生档案管理部门的多头化，管理制度不健全，致使许多毕业生档案成为“死档”，失去了档案应有的功能，甚至一些毕业生的档案由于年头较长，出现了档案丢失的情况。

二、规范高职院校毕业生档案管理的措施

1.制定毕业生档案管理规章制度。高职院校必须将毕业生档案管理规章制度建设作为规范毕业生档案管理的首要问题去抓。要适应新时期高校毕业生就业体制改革的需要，适时制定学校毕业生档案管理相关制度，对诸如毕业生档案管理职能部门、档案资料归档、档案移交接收、档案转递、留校档案管理等问题在规章制度中予以明确规定，用制度去规范学校毕业生档案管理存在的问题，摒弃人为随意的落后档案管理模式。

2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生档案管理工作是一项认真细致的工作，不但要求档案管理人员具备一定档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作流程且认真负责，细致耐心。由于目前多数高职院校都没有设置档案馆，专职档案管理人员相对较少，如果将毕业生档案工作整体移交档案部门管理，也存在诸多问题。基于这种情况，高职院校应立足现实，以学生管理人员及毕业生就业指导人员为根基，通过校内外多种途径，加强他们的档案知识及业务培训，使他们能够掌握一定的档案管理知识，成为合格的毕业生档案管理人员。

3.积极探索毕业生档案管理的新模式。随着我国社会主义市场经济的确立，我国高校毕业生就业体制发生了根本性的变革，毕业生就业渠道呈现出多元化模式，这给高职院校毕业生档案管理造成了新的问题，传统的毕业生档案管理模式已无法适应现行的毕业生就业体制，亟待创新。

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1.人户分离问题普遍存在

毕业生流动性大、就业不稳定。以农业户籍形式迁入学校转为非农业户籍的学生，他们毕业后，一般户籍托管在就读的高校所在地政府主管部门的人才交流中心（各地政府出台的政策有所不同，有些地方不实行户籍托管），也有回迁户籍到原籍所在地的乡镇派出所，以集体户的形式落户为非农业户籍（因其家庭户籍是农业户）。无论哪种形式落户，他们都存在人户分离这一必然形式。因为，就业的形式决定了他们的流动性程常态化。

2.无法顺利开具婚育证明

一些地方政府相继出台了针对高校毕业学生的户籍托管与《流动人员婚育证》的政策。如某地方政府规定：A、填写《大中专毕业生托管人员计划生育基础信息登记表》，B、《办理流动人员婚育证》，C、《流动人员婚育证》有效期限为二年，在有效期限前本人应主动及时到户籍地换领新的《流动人员婚育证》，期间可与户籍地街道办事处计生部门电话联系一次，以便户籍地的计生部门及时掌握流动人员的婚育信息，超过一年不联系的，将不在为其出具相关婚育证明。虽然有了以上这些政策和措施，流动着的高校毕业生，需要婚育证明时，仍无法顺利开具婚育状况证明。因为电话联系的依据缺乏可信性，且两年及时回户籍地换领《流动人员婚育证》缺乏可行性。

3.新生儿无准生证无法入户

人员可以凭户口、身份证在一方户籍地领取结婚证，成为合法的夫妻，有生育孩子的合法权利，有些人因思想认识问题或其他原因没有及时换领《流动人员婚育证》，无法开具婚育状况证明，但他们依然生育孩子。造成的结果是：孩子无准生证无法入户等一系列问题。

4.购房限购令影响高校毕业生户籍问题

中央政府对房地产调控政策的出台，各地方政府也相继出台了相应的购房限购令，这一政策的出台，使高校毕业学生户籍成为敏感的社会问题，他们是购房的钢性需求者。因此高校学生的户籍问题已引起了社会各方关注。

5.《流动人员婚育证》办理程序繁杂

上世纪八十年代以后、高校扩招以来出生的独生子女群体，他们毕业后，国家实行自主就业，他们更换工作的频率较以前其他年代的流动人员更频繁，成为社会流动的新生力军。他们中一些人已在离开户籍地的其他城市工作、结婚、生活，种种原因没有按期换领《流动人员婚育证》，去相关部门开婚育证明没有开具的依据。原因是：现工作单位以结婚一年以上进入单位工作，与户籍地人户分离一年以上且没有办理《流动人员婚育证》，不掌握生育情况，按计划生育条例规定不予办理相关婚育证明手续（因为，按正常生理规律，从结婚到这次怀孕期间可至少生育一个孩子，期间的婚育情况管理存在漏洞）。夫妇生育一个孩子的相关手续尚且如此难以办理，更别说夫妇是双独生子女生育第二个孩子需办理的相关手续更是繁杂难上加难。

综上所述，由高校毕业生的户籍管理引发的婚育证明的焦点：“人户分离这一社会现象”，应引起社会各界的高度关注，国家应尽快出台相应的政策，解决高校毕业学生的这一社会生活难题。高校毕业学生不同于其他流动人员，他们中的大多数基本上不再回户籍原地，户籍也无法落户于生活、工作的城市。因此，开具有婚育状况证明，是他们生育子女的一大难题，这不仅给他们繁忙的工作增加额外的精神负担，而且形成一系列的社会问题（没有准生证的情况下生育子女，孩子无法入户，医疗保险、社会保险、高价费入托上学等等问题）。

二、高校毕业生婚育档案管理对策

1.改变现有的户籍托管与回迁政策

托管与回迁是人户分离成为必然存在形式。因此，解决高校毕业学生的户籍管理问题，就是打破现在实行的户籍管理地域间界限政策。改变户籍托管与回迁政策使高校毕业学生流动成为常态化、普遍化局面。所以，尽快解决高校毕业学生人户分离是他们婚育管理问题的关键。

2.建立完善的婚育信息网络档案化管理系统

将高校毕业学生纳入全国流动人员计划生育信息档案管理系统，使大学毕业后由于种种原因处在不断流动中的、由学生变为社会青年群体的他们，随时随地按期登记申报个人的婚育状况情况，换领《流动人员婚育证》，改变因种种原因不能按期换领《流动人员婚育证》，电话联系申报给计划生育管理工作带来不可操作性。心情愉快地申报办理生育孩子的各项手续，解除他们的社会精神负担。

3.婚育信息网络档案化管理先从基层试点起步

我国计划生育信息网络没有建立的情况下，应从基层计划生育管理部门起步，建立逐渐向全国升级的上世纪八十年代以后出生人群的婚育信息档案（他们正处在生育的高峰期），制定更加完善的、可操作的婚育服务信息档案化管理系统措施。他们就业不容易，工作压力大，即使各项手续齐全，因人户分离，不可能请假奔波办理，往往劳烦的是双方的年迈父母为其多方奔波办理。因此，解决好他们的生育问题，会让千万家庭生活在和谐的欢乐氛围之中。

4.地方性政策应对高校毕业生优惠

地方政府在制定限购房、及其他地方福利政策的同时，多考虑一下流动的年轻人，他们在地方经济发展中起着积极的推动作用。因为高校毕业学生是社会先进生产力的代表。

5.婚育档案工作者要端正态度，做好服务

篇（9）

高校毕业生档案是国家干部人事档案的重要组成部分，是高校毕业生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录。当前，在高校毕业生人事档案管理方面，普遍存有“人事档案无用论”的观点和现象，表现在高校毕业生自身对档案不重视，政府公共就业和人才服务机构对档案管理和提供相关涉档服务不到位，给高校毕业生今后接受选拔、任用、考核以及行政、事业单位结构调配方面，带来了负面隐患和障碍。因此，在当前就业创业新常态下，无论从开展高校毕业生就业服务角度，还是加强人事档案管理的角度，都应是公共就业服务机构的重要内容和工作职责。

1 人事档案对高校毕业生的社会生活仍然起到不可或缺的作用

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据。高校毕业生档案是高校毕业生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。当前，在人们日常生活中，人事的档案的作用仍然不可或缺，诸如享受养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策方面，在个人办理报考公务员、工资提升、职称评定以及出国手续等，都起到最原始的依据作用，相关部门必须审查的材料之一。因此，加强对人事档案工作管理，特别是高校毕业生的档案工作，不仅是组织人事工作的基本要求，也是高校毕业生立足社会、谋求发展的基础。

自2002年以来，我国实行“劳动者自谋职业、自主创业，市场调节就业，政府促进就业”的积极就业政策。高校毕业生就业也由国家统包统分，相应调整为推荐就业、自谋职业和市场就业的就业政策。做好人事档案管理工作，就是为那些敢于到民营企业创业、敢于自谋职业、敢于自主创业的高校毕业生提供了配套服务，解决了他们的退路问题。所以，开展高校毕业生人事档案管理工作，是落实积极就业政策，做好公共就业服务工作、践行“政府促进就业”的重要手段，必须抓紧抓实。

2 当前高校毕业生人事档案管理中存在的问题

当前，高校毕业生人事档案管理工作存在问题如下：。

一是个别地方对高校毕业生人事档案管理工作不重视。

主要表现为，在原人事部门所属人才交流服务机构和原劳动保障部门所属公共就业服务机构的整合过程中，对社会化档案管理没有充分的重视，故意削弱档案管理机构力量，不单独建立专门的档案管理机构，不配备专职的工作人员。档案管理设施投入严重不足，“防火、防盗、防蛀、防霉、防油、防辐射”设施不全，有的甚至连档案库房所必须的温度计、干湿计、吸潮机等基本设备都没配备。档案管理制度缺乏，或者管理制度不规范、不完善，或者有制度不坚持、不执行，随意性极大，缺乏严格的管理措施等。档案管理指导思想僵化，计划经济年代的档案管理思想严重，严重制约的档案的利用和流动。

二是部分民营企业对人事档案的作用缺乏足够的认识。

档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。

三是部分高校毕业生对人事档案的作用也缺乏应有重视。

某学院04年毕业生张先生大专毕业以后，决心自主创业。他认为自己不去找工作、不用买社保，人事档案没有什么用处，于是想当然的把自己的人事档案放在自己手中保管。一段时期的创业之后，具有一定工作能力的张学生又进入了一家大型企业工作，企业要审查他的档案，了解他以往的学习、工作情况，并为他购买社保。没想到，由于毕业后未及时办理档案转接手续，档案却找不到了。没办法，张先生只好通过补办档案里的各种证明，来补一份人事档案了。但是，人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。向张先生抱有这种心态的高校毕业生大有人在。以某市近年接档、转档和发档为例，该市每年共接纳各类毕业生档案1.8万份，实际每年发档、转档约1万份，现存历年积存档案，即所谓的“弃档”有1.2万 份，这充分说明了部分高校毕业生对自己人事档案的淡漠心态。

以上情况的存在，导致了高校毕业生人事档案管理工作产生了一系列的问题和矛盾。一是“死档弃档”加大管理成本。据不完全统计，全国各级人才流动中心管理保存的330万份人事档案中，就有60多万份与主人失去联系。二是“人质档案”制约人事流动。随着人才流动的加快，一些单位为留住人才或逼迫跳槽人员办清相关手续而扣留人事档案。2015年5月，某企业医院因13名高校毕业生擅自离职而强制扣留了他们的人事档案，导致这13名毕业生联名状告公共就业和人才服务机构不作为，没有及时提供档案托管服务项目，使他们的人事档案成为了“人质档案”。三是“档案克隆”引发人事纠纷。有的单位为引进更多高层次、高学历、高水平人才，或为了单位升格达标，纷纷出台各种优惠政策吸引人才，甚至作出重建档案的承诺。人事档案成了原单位和新单位人才“拉锯战”的焦点，引发人事纠纷。四是“注水档案”透支社会信用。人事档案关系到个人职位升迁、工资水平、福利待遇等切身利益，有些人便在档案上打起了主意，涂改、伪造档案，假工龄、假年龄、假学历、假职称等材料被塞入档案，以致出现了“学历越来越高，年龄越来越小，工龄越来越长，奖项越来越多”的现象，这就使档案的信用功能大打折扣。近几年新闻媒体报道的学历造假、年龄造假、党龄造假的案例，实质就是反映了社会公共人事档案管理不到位的问题。

3 公共就业服务对人事档案加强管理的措施建议

1、加强公共社档服务的立法建设。一是从国家层面出台高校毕业生离校后人事档档管理制度。建立全国统一的高校毕业生人事档案管理制度、转递制度、接收制度、归档制度、借阅制度和产权归属制度及相关的服务收费标准制度。二是从立法的角度，规范政府应提供的涉档服务机构、服务内容、服务项目和服务标准。目前，山东省人力资源和社会保障厅在即将提报省人大常委会审议的《山东省人力资源市场管理条例》（草案），将档案托管服务列为政府所属公共人力资源服务机构的服务内容，成为我国目前唯一对社会公共档案管理服务进行立法规范的省份，为我国社会公共档案管理的社会化迈出了可喜一步。

篇（10）

人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题

（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视

目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。

（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误

在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。

（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便

由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。

（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后

目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。

三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略

（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度

为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。

（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设

近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度

针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。

（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训

作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。

（五）加强高校和人事机构间交流与沟通

因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。

（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统

伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。

（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制

首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。

综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。

参考文献：

[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2016（02）：28-29.

[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.

篇（11）

高校函授档案对函授毕业生来说重要性相当于身份证。高校函授档案是函授毕业生的第一份档案，函授档案的用途对函授毕业生今后的定级转正、职称申报、办理社会保险以及职务晋级都有相当重要的意义。由于之前的高校函授档案的沉寂，毕业后工作中对档案没有太高的要求，毕业生对函授档案的定位不够，导致函授毕业生对自己的档案不闻不问，更不会去办理相关函授档案的手续。

随着社会的不断发展，对人才学历证明的要求越来越高。近几年，毕业生在工作中与单位签订劳动合同时，必须要有档案的跟随，对函授档案的要求提高，促进函授毕业生的档案流动。但是还有很多毕业生从来没有重视过档案的管理，导致档案流失，真正使用档案时找不到档案。目前函授档案有三种现象：一是现阶段许函授毕业生工作不稳定，没有找到十分满意的工作，一直处于寻找观望的状态，为了方便将档案留在自己的身边，长时间档案成为“死档”。二是毕业生与单位签订劳动合同，档案会在单位保存，但是由于后期换工作的原因，导致档案无人管理，没有重视自己的档案，最终导致档案成为“弃档”。三是高校函授毕业生将自己的档案放在所在地人才交流中心进行管理，费用虽高，但是提取方便，当地的人才交流中心根据毕业生的工作实际情况，将函授档案放置在正规单位保存，以免成为“弃档”。

2 目前高校函授毕业生档案管理中存在的问题

2.1 高校函授毕业生档案管理技术落后

高校函授毕业生档案管理工作要被重视，并且有计划的做好检查和监督，需要技术的支持。但是目前高校函授档案管理的技术落后，管理模式仍然采用传统的纸质管理，基本设施不够先进，没有使用先进的电子管理模式进行档案管理。

2.2 高校函授毕业生档案管理意识落后

部分高校函授档案管理工作人员对函授毕业生档案管理不够重视，工作人员的档案管理意识薄弱，高校没有结合社会发展的实际情况度函授毕业生的档案管理进行教育渗透，让函授毕业生度档案管理的重视程度不够，观念意识落后。部分高校只重视教学档案的管理，忽视函授毕业生的档案管理工作，造成函授毕业生对档案管理出现怠慢的态度。

2.3 高校函授档案管理制度不到位

没有规矩不成方圆，高校函授档案管理制度的制定不到位，高校档案管理危机体现在高校毕业生函授档案管理制度没有相应的规章制度上。即便部分制定了关于高校函授毕业生档案管理制度，但是并没有进行落实，纸上谈兵罢了。高校函授毕业生档案管理制度不完善的现象非常普遍。

2.4 高校函授档案管理制度缺乏监管制度

高校毕业生函授档案管理制度上缺乏定期检查和监督制度的落实，由于函授毕业生档案的特殊性和社会的复杂性，高校函授毕业生的档案中存在造假现象，高校毕业生函授档案管理工作人员要进行定期和不定期的监督管理。

3 做好高校毕业生函授档案工作的建议

鉴于目前高校毕业生函授档案管理的现状和问题，各大高校函授点应该加强对函授档案管理相关内容，让各个单位通过高校函授档案来了解毕业生，来增加函授毕业生的就业竞争力。一是要进行函授档案管理的网络化，在高校的相关平台上可以在认可后查看不涉及隐私的档案内容。高校的档案管理部门要充分与学信网等网站做好衔接工作。将函授毕业生的档案相关信息整理起来，建立全面的个人档案信息数据库，让函授毕业生受益。二是要做好高校毕业生函授档案转交工作。高校应该严格要求函授点对韩函授毕业生的档案进行传递工作，并制定出档案管理相关制度，高校要对函授毕业生进行思想观念的更新，让函授毕业生意识到档案的重要性，并及时将档案转移到毕业生单位或者当地人才交流中心，确保档案安全存在，避免度函授毕业生的就业带来不必要的麻烦。对于就业的函授毕业生，一定要清楚工作单位的性质。如果是政府机构、国营企业、事业单位等单位有权保管档案的，放置在单位进行管理；如果是民营企业或者是个体经营是没有权利保管档案的，那么就要将档案放置在人才交流中心进行保管，函授毕业生一定要重视自己的档案。

4 高校函授毕业生毕业档案管理的思考

随着教育水平的不断提高，函授学历在社会中是不被重视的，函授档案更是无人问津。应如何改变这种现状？

首先，高校函授毕业生要提高认识，函授是被社会承认的，并没有因为学历性质而废除函授，充分说明函授是有自身的价值的，函授毕业生签订劳动合同和评职称时都需要有函授档案，我们要正确认识到这点，我们要更新传统的思想观念，认识到函授档案的重要性，并携手努力，关注函授，重视函授档案。函授毕业生对待自己的档案就要像重视自己的毕业证书一样，要爱护自己的函授档案，为日后的工作需要做好充分的准备。