建设单位档案管理大全11篇

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篇（1）

前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

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前言：

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

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随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求[1]。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。

1工程档案的内容以及含义

在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作[2]。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。

2目前档案管理中所存在的问题

由于受到各方面因素的影响，在目前的档案管理工作中还存在着不少问题，对档案管理的过程产生不良的影响，主要体现在以下几方面。

2.1管理的意识比较单薄

在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。

2.2管理的机制不健全和管理技术相对落后

在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，这主要是因为管理机制不健全所造成的现象，这样会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而确实，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。

3解决措施

针对目前在工程建设单位档案管理工作中所存在的问题，可以采取以下措施进行处理。

3.1增强管理工作人员的管理意识

在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。

3.2建立健全档案管理的机制

在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。

3.3提高管理技术

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中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。

一、建设工程档案及其管理的含义

建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。

笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。

收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。

建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。

单位建设工程档案收集应当注意以下问题:

第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。

第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。

第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。

第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。

第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。

第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。

第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。

总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。

因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。

第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。

第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。

第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。

单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。

参考文献:

[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.

[2] 陈玉燕. 谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.

[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.

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工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。建设项目的工程竣工档案移交是工程建成验收后顺利交付使用的前提，也对将来的维修、改建、扩建、生产使用等起着十分重要的作用，那么，如何确保在工程项目竣工验收合格后六个月内及时向市城建档案馆移交一份合格的工程档案，这就要求建设单位在档案形成过程中，加强档案管理工作。

1 建设单位工程档案管理工作现状

1.1 主管部门领导及档案人员不够重视，工程竣工档案质量不高

《中华人民共和国档案法》虽然一九八八年实施以来，人们的档案管理意识有所提高，但一些建设单位的主管部门及领导“重建设，轻档案”，对档案管理工作在认识上存在误区，认为档案工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识，对工程竣工档案的移交工作重视程度不够；同时档案人员在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德和办事细心的工作态度，导致工程竣工档案缺失，一旦建设项目竣工使用后城建档案馆催要工程资料时就突击整理工程竣工档案资料，这就是工程竣工档案质量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度约束，竣工档案资料不完整

一些建设单位由于缺乏档案管理工作的相关制度，没有专门的档案管理部门及人员，导致档案管理不规范。在项目建设中，档案的管理工作通常由项目管理人员兼职，而项目管理人员只重视项目的质量、进度管理，而忽略档案的管理，将一些工程档案资料随意乱放，一旦工程结束调离岗位，资料也就不了了之，使档案资料缺失；还有一些项目管理人员在项目实施过程中，一人多岗，工作任务繁重，没有时间检查、整理日常的工程档案资料，导致工程竣工档案不完整。

1.3 档案管理人员专业素质低，档案管理不规范

建设单位项目管理人员十分注意工程技术管理人员的“高配”，尤其重视专业技术能力，但对项目建设的档案人员却没有专业要求，往往用非专业的人员来“凑合”。因此，尽管一些建设单位对档案倾注了很大精力，一些资料员也尽心尽力，但由于不懂得建设项目的实施程序、不懂得档案管理的专业知识、也不懂得及时收集、检查设计单位、施工单位、监理单位的档案资料，其工作成果很难达到专业水准和国家规范要求，导致工程竣工档案不规范。

2 工程竣工档案管理的有效措施

2.1 思想上重视是做好工程竣工档案管理工作的前提

思想上重视要从领导做起，只有领导重视、管理人员重视、档案员重视才能形成“合力”，认真督导检查，定期或不定期地进行评比，避免档案工作的大量堆积，确保建设项目实施过程中各个档案部门都积极主动地做好档案管理工作。

2.2 建立健全档案管理制度是做好工作的基础

工程建设项目规模大、周期长、资料多，特别是涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等多家单位，所以要想工程竣工档案规范化、标准化，仅靠档案主管部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，建立健全档案管理制度是必要的，也是必须的。要明确项目领导责任制和各级岗位责任制，将工程档案管理纳入项目建设管理程序。同时，在与施工单位、设计单位、监理单位签订合同时，将档案资料的收集整理工作列入合同条款，并与合同价款支付挂钩，使工程竣工档案管理工作从项目立项开始，贯穿于项目管理全过程，与工程建设同步进行。

2.3 加强工程档案人员的业务培训，配备能胜任的工作人员

建设单位是工程竣工档案移交工作的负责人，要组织参建单位项目管理人员、技术人员、档案人员参加业务培训，使工程人员了解档案的管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，学习档案业务、管理理论、工作方法、计算机使用等相关知识，提高思想认识和业务水平，同时深入施工现场，对建设项目实施过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等进行收集、整理、归档，确保档案资料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工档案管理工作规范、有序、优质地完成。同时，在工程项目建设过程中，现场的管理机构中要有一位负责人分管档案资料工作，配备能胜任工作需要的档案管理的专门机构和人员，特别要注意设备、地下管网、煤气、通信、供水等资料的收集整理工作，确保建设项目交付使用后，工程竣工档案资料的完整性。

3 建设单位做好工程竣工档案管理工作的意义

3.1 工程竣工档案是工程建设项目全过程的最原始、最真实的记录，是进行工程维修、改建、扩建、组织生产的宝贵的信息资源。管理工程的人员会变化、会调动、要衰老、甚至死亡，而工程竣工档案则是城市建设领域资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程竣工档案为依据，才能对工程项目进行科学的改、扩建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪费和损失。

3.2 工程竣工档案体现一个城市的建设规模和经验。城市建设的成果有建筑实体和工程竣工档案两部分，工程竣工档案详实地记录工程建设项目的全过程，体现建设者的思想水平、技术水平和一个时期的建设水平，是城市建设规模和经验的总结。对城市的发展规划和现代化建设起着积极的重要的作用。

4 小结：

档案工作是维护历史真实面貌，功在当代，利在千秋的重要事业。建设单位的项目管理人员都要全面提高做好工程竣工档案的思想认识，树立为建设项目服务的正确理念，努力提高专业技术水平，积极主动地做好工程竣工档案的管理工作，实现档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献：

[1]《建筑工程资料管理规程》

[2]《新时期档案学理论研究》

[3]周景伟;知识经济时代高校档案管理研究[D];大连理工大学;2002年

[4]赵云峰;对依法管理建设工程档案的浅述[J];大家;2010年07期

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中图分类号：TV2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（c）-0239-01

所谓档案信息化，就是将室藏档案作为基本依据，在不改变档案原来信息内容的原则下，对档案的存在形式做一改变，即用信息手段对档案进行规整，同时又保证档案本身的完整性与统一性，使档案信息社会化、自动化，实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段，将传统介质文件（纸质文件、声音文件、视频文件）和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验，现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。

1 在档案信息化过程中应遵守以下原则

1.1 规范性原则

档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准，这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆（室）藏档案信息化的过程中，有两种形式：一方面是指将馆（室）藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中，形成数字化信息；另一方面是指馆（室）中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式，都要遵照规范性原则进行，因此，要制定相应的标准和规范，促进数字化档案的良性发展，保证数字化档案的标准化和规范化。

1.2 安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

1.3 效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，要根据自身的能力、馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质

为了适应档案信息化建设的需要，档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面，档案信息是一种载体，档案工作者要发挥档案信息的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中，始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识，在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。

2.2 提高档案信息化水平技术

对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。

2.3 提高档案信息管理水平

加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平；加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录；加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立，提出以下几点建议。

（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

（2）加强协作，确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则，加强与各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合，才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

（4）加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

总之，随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展，还能推进我国档案事业的不断进步，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

参考文献

[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.

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档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下，对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换，通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案，方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理。

二、事业单位档案管理存在的问题

档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。

档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。

在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。

档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。

在现有档案管理模式下，查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程。首先要查找档案信息目录，然后到档案库中查找对应的档案架，最后在档案架内查找本档案。一旦档案人工存放出现错误，查找档案就好比海底捞针。这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。

三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议

提高事业单位管理人员综合素质。随着科学技术不断发展，提高档案管理人员综合素质十分重要。一是要加强档案管理人员业务技能。档案管理人员作为档案数字化建设的执行者，其数字化思想，数字化操作水平，直接影响到档案管理数字化建设的水平。二是增强档案管理人员安全意识。在数字化档案提供利用过程中，运用好信息层级加密管理，划分好各个部门使用权限。同时，要及时对档案信息进行外部备份处理，例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等，增加档案信息的使用寿命和安全系数，还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失。

完成档案信息数字化处理，系统化管理。档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提。目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中。再通过档案管理人员的修正、分类、整合，将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库，完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录。同时，通过硬件设备智能化处理，完成档案信息修改、插入智能化排序。最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统。

建立实时、高效的网络档案管理平台。利用网络技术与档案信息系统相结合，以网络化、数字化为主旋律，打造局域网络档案管理平台。网络档案管理平台便于保存、修改和查询，并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者。

网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能，又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样既减少了各个部门使用者的等待时间，也提高了档案管理人员的服务水平，减轻了档案管理人员的工作强度。

（作者单位：保定市卫生监督所）

单位：保定市卫生监督所

姓名：刘亚

论文：事业单位档案管理数字化建设

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档案管理工作属于企业及事业单位工作之中十分重要的组成部分，其中，人事档案记录了人才流动情况，记录人员工作履历，学业以及和人才相关的内容，这些信息对于事业单位进行人事调动，以及员工职位升迁工作都有重要意义。因此，本文从档案管理的角度，分析档案管理工作存在的问题，并且在此基础上探索未来的事业单位进行人事档案管理电子化建设有效路径。

一、事业单位中人事档案管理存在的问题

(一)档案管理电子化程度低

档案的电子化管理不仅能够简化档案保管工作的流程，还能够提高档案管理工作的工作质量，但是现阶段大部分行政事业单位并没有实现人事档案的电子化管理，这类问题主要集中表现在档案管理软件以及硬件设施较为落后上。人事档案的电子化管理工作不仅需要事业单位相关领导的足够重视，还需要事业单位其他部门的主动配合以及相关软硬件配套设施的支持，只有获得相应的设施以及人员的配合支持，档案电子化管理工作才能够顺利开展。但是目前很多行政事业单位缺乏对档案电子化管理工作的足够重视，与此同时对于档案管理的建设工作也缺乏足够的人员和资金支持，另外，事业单位并没有针对档案电子化管理建设工作建立独立的部门管理体系，用于档案建设的资金无法支持正常的建设工作，即便是有足够的资金支持，许多事业单位并没有将资金的使用效率发挥到最大，这些问题都在一定程度上限制了电子化档案工作的建设发展效果。

(二)档案电子化管理工作人员不足

任何集体要想实现长久的发展都离不开相关人才的支持，同样事业单位要想提高电子档案管理效率，建立电子化档案管理工作体系就必须要有足够的人员配备。目前，在很多事业单位内部不仅缺少对档案电子化工作的资金支持更缺少相关的专业人才储备，缺乏具备理论和实践经验的专业档案管理人才。现阶段很多事业单位内部负责档案管理工作的人员年龄普遍偏大，创新能力和接受新事物的能力明显不足，甚至在一些事业单位中并没有专门的档案管理部门，主要由人力资源部门负责相关的档案管理工作，由于人力资源管工作者往往缺乏专业的档案管理知识，更缺乏专业的档案管理培训经验，在档案管理工作上认识不足，这样无疑降低了档案管理工作的工作效率和质量。因此，档案管理人才的缺乏已经成为制约事业单位档案电子化管理工作的关键因素。

(三)档案资源开发与利用不足

随着互联网信息技术的不断发展，电子化管理工作涉及的范围也越来越广泛。在事业单位的档案管理工作中，档案工作者需要拥有一定的权限并且对单位内部员工的相关资料信息有一定的了解，基于这样的需求导向，档案管理工作的流动性需求也随之明显提升。现阶段要想破解档案管理工作的流动性需求就必须要加快推进档案管理电子化建设工作，以此提高对档案资源的利用效率。然而根据目前事业单位发展的普遍情况来看，在电子化建设过程中往往会出现难以满足档案管理工作流动性需求的问题，档案资源共享程度不足，整体利用效率低下，因此档案管理工作质量必然提高，促使档案资源的共享程度不断提高，促进档案管理的发展。

二、事业单位人事档案管理的电子化建设

事业单位在人事档案管理的过程中，需要注重电子化的建设，电子化能够大大提高档案管理的效率，降低人力物力以及资金的投入，在保证档案管理质量的基础上，能够有效的提高档案管理效率，以下从三个方面进行了分析：

(一)提高档案管理系统电子化建设速度

事业单位要想加快档案管理的建设工作就必须要提高对档案管理系统的重视，对此单位内部必须要提供足够的资金和人力支持，了解当前档案管理工作的主要建设方向，重视档案管理工作的针对性和具体性建设内容。事业单位要在充分调查研究的基础上，加快档案管理系统的智能化和先进化建设，提高系统和档案管理工作的融合度。另外事业单位还要对档案管理系统进行加密处理，防止人员信息的泄露。

(二)重视档案管理工作的软硬件建设

为了确保档案管理工作的可持续发展，事业单位必须要重视档案管理的软硬件设施建设，加强对电子化管理工作的宣传力度，获取单位内部各方人员对软硬件设施建设的支持，提高档案管理电子化设备的配备水平。同时，单位内部还要安排专门的机构和人员负责相关的档案管理工作，推动档案管理部门的层次化以及细致化建设，规范案管理工作流程，确保单位用于档案管理建设工作的资金能够用在实处，发挥其应有价值，从整体上提高档案管理工作的实力。

(三)引进档案管理电子化专业人才

根据目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，吸收和培养专业的档案管理人才已经成为目前提高档案管理工作质量的重要手段之一。对此事业单位内部要建立完善的人才培养机制，对档案管理人员进行定期和不定期的培训，还要建立相应的考核制度，考查其相关的专业知识和实践技能。另外事业单位还可以通过人才引进的方式，提高单位档案管理工作者的整体素质，推进档案管理工作的快速发展。

三、结语

综上所述，在事业单位的人事档案管理之中存在诸多问题，主要包括档案管理电子化程度低、档案电子化管理工作人员不足、档案资源开发与利用不足。因此，应当提高档案管理系统电子化建设速度、重视档案管理工作的软硬件建设以及引进档案管理电子化专业人才。

参考文献：

[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013(19):182.

[2]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地,2014(S1):131-133.

[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014(3):86-87.

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我国的社会经济水平得到了大幅度的提升，事业单位面临着更加深入和全面的改革，在这个阶段，人员的信息管理工作非常重要，对于社会的发展起到了积极的推动作用。在对人才信息进行管理的过程当中，档案是最为主要的来源，可以更加全面地了解人员的基本情况，是选择和引进人才的重要依据。

一、事业单位档案管理的作用

事业单位在最初成立的阶段，档案管理就已经存在了，和事业单位未来的发展有着密切的关系。事业单位未来的运营发展会受到档案管理质量的重要影响，档案管理的质量和事业单位未来的发展两者之间存在着重要的联系。通过提高档案管理的质量，能够进一步提高事业单位的工作效率，为今后的评估工作提供重要的信息依据。档案管理工作会涉及科研工作、党群工作等内容，在事业单位经营的过程当中占据着举足轻重的地位，肩负着事业单位稳定运行的责任。由此可见，做好事业单位档案管理工作，对于事业单位的发展来说是非常重要的[1]。档案管理工作和事业单位是共同发展起来的，两者之间是相互影响相互推动的关系。通过建立更加完善和科学的档案管理制度，能够进一步推动事业单位稳定可持续发展，有效提高事业单位的工作效率，为事业单位的发展奠定良好的制度基础。党群工作以及科学研究工作在整体开展的过程当中，会涉及许多种类的档案信息，档案管理工作需要对这些种类繁多、形式多样的信息数据进行精准的记录以及合理的分类，确保可以为事业单位的未来发展提供更加全面和科学的数据支持。事业单位在开展档案管理工作的过程当中，不仅仅会涉及一些基础性的资料，比如说工作人员的晋级、考察、调动、退休等，还会关乎每一位工作人员的切身利益，并且记录着事业单位在发展过程当中所面临的一些阶段性的问题、作出的重大决策。

二、事业单位档案管理存在的问题

1.态度问题。

站在事业单位的角度来分析问题，档兰台世界LANTAIWORLD案管理工作所涉及的内容是非常繁多的，对于一些细节性的处理要求比较高。档案管理的质量将会直接影响事业单位的决策制定以及工作的整体水平，如果档案管理部门能够有效提高自身的工作质量和工作效率，就会推动其他工作稳步向前发展，方便相关工作人员对各个部门的资料进行快速的查阅。档案在调取以及查阅的过程当中，为了进一步快速准确地找到所需要的资料，需要加大力度对档案资料管理工作进行监管，细化工作细节，划清工作的范围和职责。档案管理工作在整理开展的过程当中，大多数都是因为工作人员对于档案管理工作没有全面的认识，并没有意识到档案工作的重要性，工作人员普遍地都会认为档案管理工作并非是事业单位发展当中占有举足轻重地位的工作[2]。工作人员的效率过低，无法在有限的时间内对具体的档案内容进行有效的整理，经常会存在着缺漏的问题，非常影响档案在后期的查阅以及广泛的应用。

2.体系问题。

事业单位若想得到稳定可持续的发展，就需要加大力度对档案管理工作进行有效的监管，提高档案管理的质量和效率。现阶段，大部分的事业单位在发展的过程当中，并没有设定科学全面的档案管理体系，许多体系的建设存在着漏洞，影响后期工作标准的制定。事业单位的档案管理模式大多数都比较单一，只是以账目记录和文本记录为主，简单地实现数据的保存，这种工作模式是比较保守和落后的，会严重降低档案管理工作效率，并不能够满足事业单位在现阶段发展的需求。大多数的事业单位在开展档案管理的过程当中，都会涉及比较庞大的信息量管理工作，为了进一步提高档案管理工作的便捷性和科学性，需要针对不同的单位发展情况设定不同的档案管理体系。

三、事业单位档案管理质量保障体系的构建对策

1.端正工作态度。

档案管理部门的工作人员应该重视档案管理工作，尽最大努力保证档案管理的质量和效率，自身要树立良好的工作态度，对自身的工作职责进行精准的定位，根据相关的规定来履行工作的具体内容，不断规范工作的流程[3]。上级部门要定期对档案管理部门进行质量监管的考核，一旦发现工作当中存在问题，要及时加以解决，防止出现不可预估的风险。

2.完善工作体系。

事业单位在开展工作的过程当中需要构建符合自身发展特色的档案管理体系，不断地对档案的管理制度进行优化和调整。通过多种渠道以及多种方式，有效地提高维持档案工作的相关资金投入，制定更加严格的档案管理基础建设制度。档案管理工作在整体开展的过程当中，事业单位要设定专项的维护资金，贯彻落实专款专用的原则，对于一些重要的信息进行更加严格的管理，确保档案的收集以及后期的分析工作能够得到正常的开展，除此之外，还要确保虚拟重要信息的科学性和完整性。

3.优化工作方式。

信息技术在快速地向前发展，档案管理工作也面临着新的发展机遇和挑战，纸质的档案管理工作模式存在着许多问题，不能够满足事业单位现阶段的具体发展需求。纸质档案的保存力度有所欠缺，保管期过短，并不能够满足社会的发展需求，也不利于事业单位的快速发展[4]。现阶段，在信息化技术快速发展的大背景之下，通过积极引进信息技术，能够有效提高档案管理工作的效率和质量。通过建设信息化的档案管理体系，灵活应用现代化的信息技术，可以有效推动事业单位档案管理工作的快速发展。

4.强化档案管理的先进职业观念。

为了确保事业单位档案管理工作稳定可持续地发展，需要转变传统的工作管理模式，紧跟时代的步伐，树立求实创新的职业观念，加大力度对相关工作人员进行思想政治方面的教育。档案工作在整体开展的过程当中，需要积极地融入社会主义核心价值观，营造良好的工作氛围，强化对工作人员的行为评价，新增工作态度考核机制，完善奖惩机制，强化工作人员的安全意识，营造更加积极向上的档案管理工作氛围[5]。档案管理工作需要积极引进新思想和新观念，转变传统的发展理念，从根本上提高档案管理工作的质量和效率。5.提高单位领导对档案管理工作的重视。事业单位的档案管理工作在整体开展的过程当中，要强化管理人员对于档案工作的责任意识，提高主要领导对于档案工作的重视程度。主管部门在设置绩效考核指标的过程当中，要将档案管理工作列入进去，除此之外，还要针对档案管理工作设定更加完善的工作计划以及未来的工作计划。事业单位的主要领导要严密关注档案管理工作的具体进程，定期向该部门的工作人员了解情况.除此之外，主要领导还需要向档案管理工作人员进行法律法规以及相关条例的讲解，定期开展日常监督和巡查工作。

6.提升档案管理队伍的整体素质。

在长期发展的过程当中，许多工作人员都认为档案管理工作是一项无关紧要的工作，也是一项无需具备扎实的专业知识和工作技能的岗位，事业单位的主要领导也是这样认为，故此，在招聘的过程当中会具有一定的随意性。随着信息化时代的来临，档案管理工作的难度越来越大，事业单位越来越需要知识型的人才，以便于更好地开展档案管理工作，满足事业单位在发展的具体需求。为了进一步提高工作人员的实践操作能力，事业单位在培养相关专业人才的过程当中，一定要加强基础素质的培养，建设一支专业素质比较高的档案管理团队。

7.强化档案管理工作的规范性建设。

篇（10）

关键词：

事业单位；档案管理信息化；意义；策略

中图分类号：

F49

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）22016402

随着我国社会经济的快速发展，事业单位的现代化管理模式也在不断完善。对于事业单位内部各种各样的档案，有些事业单位还没有做到完善有效的管理。事业单位的档案管理不仅会对单位领导者的决策产生一定的影响，也影响到单位内部人才的培养和考核。目前，随着计算机网络信息化的产生和各种各样的档案管理软件的诞生，我国事业单位的档案管理工作也逐步迈向现代信息化。所以说，事业单位的档案管理信息化建设是现代化发展的必然趋势。

1事业单位档案信息化管理的特点

1.1比传统档案存储更有环境优势

企业传统的档案管理工作主要就是依靠纸张来对档案进行记录，由于纸张自身的因素，很容易遭受虫蛀，在比较潮湿的环境下还非常容易发霉，所以许多档案资料都不能实现长久的保存。并且在对档案保存的过程中，还必须要考虑保存档案资料的外界环境，时刻保证档案的完整性，不被各种因素所破坏。这就导致传统的纸质档案存储工序太过复杂繁琐，对人力资源的消耗量也比较多。如果将档案管理实现信息化，就完全可以将单位的各种档案资料直接存储到计算机电子磁盘中，还可以将各种档案进行备份，与传统的纸质档案存储管理方式相比，档案的信息化管理对环境的要求仅仅是干燥无磁场，既保证了档案的安全性，又节省了空间、人力，比传统的档案管理更具环境优势。

1.2档案的使用、查询更加方便快捷

传统的档案管理方式中，档案的整理、分类、存储工作非常复杂，如果要对一份档案进行查询、借阅那么程序也是很繁琐。而档案管理实现信息化管理之后，可以迅速查找出我们所需要的各种档案资料。并且在查询档案资料时，查阅流程非常方便，还可以保证档案资料的完整性，丝毫不会对档案以及档案的存储环境造成破坏。所以说，档案的信息化管理在使用和查询上都非常方便、快捷，比传统的档案管理方式占有较大的优势。

2档案管理信息化对事业单位的作用

事业单位的档案管理信息化建设对单位的现代化建设具有重要的意义。档案信息化管理可以更加深入地开发事业单位的档案信息资源，在事业单位内部实现了档案信息资源的共享，有利于单位人员对档案的信息更加方便快速的查阅、检索，提高了事业单位的工作效率。

2.1档案管理的信息化建设为事业单位的信息化建设指明了方向

档案管理是事业单位内部管理中重要的组成部分。随着现代化计算机电子设备在企业内部的广泛应用，随之也产生了许多电子信息文件，如何提高这些资源的共享性，正确高效地将这些资源实现有效的管理、储存和运用，成为事业单位档案管理工作必须要面对的重要问题。而档案管理的信息化可以有效的将这些档案资源进行逐一的分类管理，不仅保证了单位内部资源的安全性，还促进了单位的信息化管理。

2.2档案管理信息化建设改变了传统档案管理的方式和途径

档案管理信息化使档案有原来的以纸质为媒介、以人工录入为方式逐渐转变为以电子、网络为平台，计算机录入的方式；同时，档案管理的信息化也使档案管理的职能得到了一定的拓展，由档案管理传统的保存与运用职能，转变为对档案信息资源的采集、存储、管理以及提供各种服务。另外，档案管理信息化还有效处理了传统档案管理在时空上的冲突，档案信息化管理可以使我们在任意的网络位置，任意的时间快速查询到我们所需求的档案信息资源，大大解决了时间、地点的限制，提高了事业单位档案资源的利用率，起到了服务事业单位和促进档案管理建设的双重作用。

3事业单位档案管理信息化建设的建议

3.1加强事业单位档案管理的信息化

要想完善事业单位档案信息化管理的建设，必须要提高事业单位档案管理人员对档案管理信息化的认识，不断提高档案管理人员对档案信息化管理的重视程度，深化档案的信息化管理，使事业单位档案管理人员充分认识到档案管理信息化的优势和意义，逐渐接受档案管理形式的新转变，支持档案信息化管理建设工作。另外，还要对事业单位的档案管理人员进行定期的教育培训。通过对事业单位档案管理人员的计算机技术培训，快速提高档案管理人员的计算机操作水平，只有档案管理人员的计算机操作水平得到一定程度的提高，才能保障事业单位档案管理工作的顺利进行；同时还要提升档案管理员的信息获取能力、鉴定能力以及评估能力，促进档案管理人员各项专业能力的不断提高，使档案管理人员在进行档案管理工作时能够充分发挥出自身的价值，促进事业单位档案管理信息化的有效实施。

3.2明确事业单位档案管理的最终目标

随着事业单位科学化和现代化管理的逐渐深入，事业单位的档案管理更应该以信息化管理作为保障，在现代科学技术和网络信息手段不断更新的大环境下，信息技术已经成为事业单位档案管理工作中必不可少的工具。所以，事业单位管理者必须要在单位档案管理的目标中及时明确信息化管理这一发展方向，通过网络技术的信息化，对事业单位的档案管理工作实现彻底的改造，将现代化的信息技术真正融入到事业单位的档案管理工作体系中，只有这样，才能更为明确的指引事业单位的档案管理目标，才能将事业单位档案管理的各项工作业务变得更加的准确、快捷和方便，从而使档案管理工作更好的为事业单位、广大群众以及社会进行全面的服务。

3.3加强事业单位档案信息化管理平台的建设

对于事业单位档案管理信息化建设来说，信息技术是事业单位档案管理工作中最核心的部分。信息技术不仅可以提高企业的工作速度和安全性，还逐渐深入到各行各业，成为各个行业工作中不可缺少的工作手段。科学有效的档案信息化管理手段可以加强单位内部各种档案的录入、检索、整合以及存储等多项工作，使复杂、无聊的信息数据统计和材料传送工作变得简约方便。事业单位的档案管理中实现信息化管理，可以利用信息化平台，在事业单位内部实现资源的共享，通过网络信息平台帮助单位内部的工作人员共同解决工作中各种问题，使工作人员之间可以经常沟通并交换意见，并方便单位内部人员及时的查找、检查、调整、档案信息，使单位的档案管理工作变得更加系统、科学和规范。所以说，加强档案信息化管理交流平台的建设可以有效地加强事业单位的档案管理工作，将网络信息化技术及时应用到事业单位的实际的工作中。另外，在事业单位的档案管理信息化工作中还可以引进先进的计算机技术，将单位档案进行合理地保管，不断提高档案管理和保存的安全性，为现代化信息技术在事业单位档案管理工作中的逐渐深入利用奠定一定的基础。

4结束语

总而言之，随着我国社会经济进步与科技技术发展，档案管理信息化成为事业单位现代化管理的必然趋势。档案管理的信息化保证了单位档案的准确性和安全性，使事业单位的管理更加科学有效。所以事业单位的管理者必须要紧跟时代的发展，采取必要的措施，完善档案管理的信息化建设，明确单位档案管理的目标，将传统的档案管理与信息化管理相结合，并采用先进的计算机技术与网络平台，对单位的档案实施数字化信息管理，不断提高档案管理工作完整性和时效性，不断提高事业单位的现代化管理水平。

参考文献

[1]林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息，2010，（21）.

[2]张勇.档案信息化管理中计算机的重要性[J].黑河学刊，2011，（06）：101103.

篇（11）

1．1原始记录功能设计单位档案资料涉及到设计图纸、设计文件变更、技术说明等。这些资料一般以项目为单位，每个项目涉及的资料比较繁杂，它记录了项目建设全过程的各项信息，是档案管理工作的对象和基础。

1．2使用功能建筑设计单位工作所涉及的工程量大、项目建设复杂，需要以往的其他建设项目的原始数据，从实际工程资料中加以验证，以保证设计的可靠性和说服性。所以，设计单位的档案资料在使用功能方面具有较高的可重复利用性和参考价值。

2设计单位传统档案管理

设计单位的档案资料是一种可以供相关人员长期查阅的信息资源，具有很高的使用价值，因为这些资料记录了建设项目从立项准备到竣工验收的全过程。

2．1归档内容繁杂因为工程项目的建设周期一般都超过一年，项目所涉及的企业单位和政府主管部门也比较多，所以其累积的文档资料极为丰富(如图1所示)。同时，由于项目涉及的单位较多，档案资料的沟通协调和归档过程也比较复杂。

2．2档案材料变更快工程项目建造涉及到庞大的信息管理过程，存在各类设计、施工、质量上的风险。在项目建设过程中经常出现工程量的变化调整，需要设计方及时对原来的设计方案进行修改，这也一定程度上增加了档案管理工作的成本。甚至于出现工程项目投资不足或者在建设期遇到政府政策性调整等情况造成项目停工维护。此时，设计单位就需要对相关资料及时收集补充。

2．3档案应用程度高设计档案记录了设计工作的过程，具有长期的使用功能以及使用价值。无论在设计、施工以及竣工各个阶段，设计成果必须及时提供给工程建设各方参考应用。因此，设计单位的档案在平时的维护过程中，会被频繁调取查阅，而后重新归档，这对于档案管理工作也是一个挑战。

3设计单位传统档案管理存在问题

3．1归档意识薄弱由于设计人员的日常工作量大且繁琐，且其核心工作是设计图纸和编写相关文件，因此许多设计人员对文件的整理和归档不重视。这导致了档案管理部门与其他相关部门之间的脱节，极大地影响了档案管理工作的质量。档案管理人员自身的技术缺乏以及态度的懒散造成了档案管理的拖延与漏洞，严重影响了档案处理的效率和使用价值。

3．2管理制度不完善设计单位涉及到的档案资料主要是图纸及技术设计说明等，这些资料共同构成整个建设项目设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的文件体系的基础。在实际档案管理过程中，文件的粗略分类管理一定程度上破坏了信息的完整性和系统性，影响了档案查找的效率，使得档案文件的循环利用遭到破坏。许多设计单位的档案管理还停留在纸质管理的方式，这种方式的存储介质单一，很容易因保管不善，造成纸质数据的丢失，从而破坏了文件的完整性和有效性。同时，各项工程信息、工作任务单等资料依然采用手工纸质档案记录，并没有进行计算机的录入，使得资料的集中管理［2］十分困难且花费的时间成本将加大。

3．3管理技术缺乏目前，我国建筑设计单位的档案管理方式，正在由传统的手工纸质化管理转为现代化的信息管理，但是因为档案管理部门相对地独立于其他部门，且没有受到企业足够的重视，其管理人员自身没有掌握新的技术，不具备先进的管理水平，制约了信息管理的发展。随着工程项目体量的逐年增加，图纸等相关文件也越来越多，将这些文件的集中存贮、科学分类进而有序地管理，就显得十分重要。

4建筑设计单位档案管理创新方法

随着设计单位工作量的加大以及市场需求量的加大，传统的档案管理已经落后于实际的文件资料，只有在原有的基础上进一步对档案管理进行创新。档案管理工作越来越趋向于信息化、人性化、服务化的方向发展，必然对已有的档案管理工作提出更高的要求［5］。档案管理部门需要摒弃旧的管理理念，避免档案管理工作中出现的漏洞，努力完成档案管理的信息化和现代化。整个设计单位所有的工程项目和相关文件的管理，要统一而有序。首先，拥有档案数据信息化的共享平台，使用者能够对档案数据进行检索和分析;其次，建立能够跟踪发图进展和执行状况的渠道，争取项目进度控制的主动;最后，规范工程项目的命名，建立具有系统性的档案资料库。(1)建立完善的档案管理制度首先，要对档案管理任务进行科学的分解，清晰地划分每一个环节的责任人及其职责，并且制定相应的考评指标，避免出现推卸责任的情况，同时提高管理人员的积极性。其次，完善档案管理的硬件和软件设施，指定严格的档案室管理制度，工作人员对档案要妥善保管，做到档案的定期晾晒、检查、修正。(2)用现代化信息技术为了实现档案管理的信息化、自动化、共享化，充分提高设计单位对档案管理的重视，设计单管理者应加大信息管理软件和硬件的优化，招聘相关的管理专业人才协同工作，最大限度地发挥档案资料管理的水平，建立起现代化的档案管理平台。通过建立设计单位内部使用的档案信息网络管理平台，一方面，将传统的企业内部资料实行无纸化转换，用电子签名代替手工签名［3］;另一方面，将外部的纸质资料通过扫描等方式转换成电子文档，将这些资料进行合理的归类。当接收到重要的档案时，可以利用该平台共享给各专业相关的人员。现代化信息技术管理系统的管理平台与详细分类如下图2、图3所示。在档案的信息化和共享化的过程中，普遍存在档案信息的安全性和准确性等问题，档案管理人员需采取可靠的技术措施，做到及时防范、及时处理。任何访问数据库的人员必须经过公司相关领导认定的授权文件及访问权限才可进入。当使用者需要下载具有保密性质的文档时，应持有具有相关权限批准权的领导签字的临时下载权限书才可以下载使用。对于需要变更修改的文件，应该同修改前的版本一起保存，以形成可以备查的文档历史记录。(3)建立知识管理服务在新的档案管理模式下。设计单位档案管理在进行档案管理研究时候要充分考虑实际使用者的需求以及在行业内推广的需要。在信息的收集与检索的过程中，运用知识树的形式从面、线、点的层次出发，将各类设计单位的档案和相关经验以及运用的新技术等文件进行体系化归类，使单位人员及后续新进设计人员能够便捷地获取数据库资料，并且广泛推动了行业信息和知识的交流，可以全面提高企业内部设计人员的专业素质，为行业的进一步发展起到了一定的促进作用。(4)加强档案管理人员的培训人员作为管理系统的核心，起到至关重要的作用，必须重视档案管理人员的培训，在学习和实践中提高档案管理的技术和能力。在不断发展的同时结合科学的信息化档案管理手段，切实有效地做好档案管理工作。具体的方法主要涉及计算机信息领域，全面了解计算机技术，充分利用现有的信息共享平台进行数据资料的处理与更新，这些工作关系到档案数据的及时性和准确性，因此不可以懈怠。