财务档案的重要性大全11篇

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财务档案管理的科学有序对于工作者来说是至关重要的，业务人员通过核查与对证财务档案，去整理与思考财务在各项学校工程投入中是否合理，从而总结经验，将每一笔财务发挥出最大的用处，节约成本，提高工程效率。因此本文对于高职财务档案管理的问题、重要性、目前现状进行了探讨。

一、 高职财务档案的重要性

财务档案的重要性可谓是家喻户晓，国家为了保护与规范档案管理工作，制定了专门的规定与法律，可以看出财务档案管理工作在社会生活中占据着重要的地位。在高职学校中，财务档案管理的科学精确，可以给学校带来很大的方便快捷，降低成本，提高工作效率。档案管理中财务档案作为其中重要的组成部分，包含了各项财务开支、活动计划、经营管理有关的经济财务，是工作单位活动计划的资本，高职财务档案中涉及学校校园的建设、教学设备、实验器材等学校规模建设的开支。

（一）高职财务档案是以往经验的总结

财务档案是对以支出财富的记录，是工作的汇总，财务档案通过利用账本将工作中财务支出的账单记录下来，供工作人员参考，通过观看账务档案讨论各项财务支出是否合理，计划高职学校工程项目与教学中的资金投入，可以科学合理的使用教学资金，通过科学有序的管理财务档案，使财务档案发挥出最大的作用，提高办理业务的效率。

（二）高职财务档案是外部人员检查财务的基础

现代化进程的加快，带动着学校的建设规模在不断扩大，校园基础设施的不断完善，使高职学校的建设投入资金也在不断的增加，拉近了学校与社会的经济往来，学校在校园的建设、教学设备的引进、图书馆的建造中涉及到国家资金、银行信贷有关的财政业务，使其国家、银行公司对于学校的财务情况更加的关注，当国家和银行公司的业务人员想要了解学校的财务资金支出与收入状况时，财务档案起到了重要的作用，它是获取外界信任的凭证。因此科学的财务档案管理可以帮助学校加大建设、引进资金，加强与外界的交流往来，从而获取外界的帮助与信任。

（三）高职财务档案是以往历史工作连续性的记录

在高职财务档案管理中，会有一部分财政事务是发生在许久之前，跨越了多个年度月份，经手了多个财务人员，例如，学校对于教学设备的投入、教学用品的采集、活动的开支是持之以恒的，财务人员对于这种连续性较强的业务进行记录时，应该拥有着清晰的思路，规范化的财务档案管理，这样不但可以方便快捷的了解到业务的进程而且可以提高了外界的信任，减少工作中的失误。

（四）高职财务档案是经济纠纷的重要凭证

各项工程在实施与调查中，避免不了的会出现经济纠纷的问题，财务档案作为经济纠纷的重要凭证起到着至关重要的作用，它帮助业务人员提供财务证据，解决财政纠纷与项目资金的核对，可以看出财务档案管理的重要性，当工程中遇到财务问题时，财务档案可以作为最好的凭证帮助工作人员解决问题，是最好的语言工具。因此财务档案管理的是否科学、账务记录的是否清晰明了、逻辑结构是否合理有序，将直接关系到经济纠纷的解决结果。

二、 高职财务档案管理的目前现状

（一）财务档案管理意识较弱

财务档案管理的模式体现在账目的记录、数据报表、工程开支预算的管理上，主体体现在文书本册的使用，而对于网络传达的数据文件，财务档案管理还存在着很大的不足，面对网络签到的财务协议，系统的不完善、管理的不恰当，就会导致数据的丢失，从而造成经济财务问题，引起纠纷。

（二）财务档案管理流程不规范

虽然财务档案管理拥有严格的管理要求，但是如果财务人员对于这方面了解不足够，对于财务档案的管理不科学，顺序凌乱，就会导致财务档案数据冗杂，记录不清晰，造成财务档案管理的滞后性，从而使数据缺失、遗漏，造成很大的损失。

三、 加大力度，提高财务档案管理水平

（一）领导加强管理，提高档案管理意识

高职财务档案管理是非常重要的，然而想要提高档案管理意识，领导应该加强管理工作与调查，及时发现档案管理中存在的不足，加强改进与监督，制定出促进档案管理规范的规章制度，通过指导与监督加强档案管理意识，从而提高工作人员的业务职能，提高档案管理水平，深入认识，促进档案管理的科学性和有序性。

（二）财务人员应提高自身素质，加强档案管理水平

首先，财务人员应该掌握较高的技术职能，面对冗杂的数据财务信息时，保持清醒的头脑，合理有序进行财务的档案记录，从而加强档案的管理水平，面对网络的财务数据信息，财务人员应该加大关注力度，培养网络与文体数据财务记录相结合的职业意识，把财务档案管理的更加清晰明确，从而促进学校更好更快的发展。

财务档案管理的科学有序，不但可以提高业务人员的工作效率，而且可以在与外界发生纠纷时做为重要的凭证，因此业务人员应该加强档案管理力度，遵循档案管理的规章制定，提高财务档案管理水平，促进高职学校不断发展，校园设施更加完善的建设与不断的发展。

参考文献：

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当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理。内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能。高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。2.高校会计档案管理系统有待升级。近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。3.高校会计档案管理缺乏健全的制度。当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升。高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设。高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。2.会计档案管理实现专人专管。高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。3.做好会计档案管理的组织建设。高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。4.以内部控制原则来规范会计档案管理。在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质。要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

当前，高校财务部门面临着新的挑战，在内部控制制度的背景下，财务部门要加强对会计档案的管理工作，将其当成核心的业务，并引入内部控制规范建设来强化会计档案管理工作，让会计档案的管理效率和质量得到显著提升，以此来适应当前社会的需求和环境变化。

参考文献：

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二、高校后勤财务档案管理中存在的问题。

（一）财务档案管理意识淡薄。

真实的财务信息是单位经营运作情况的真实写照，财务档案管理工作将各种财务信息进行收集、汇总、整理并加以保存，财务档案成为单位管理层进行科学决策的重要参考依据。但有些单位对财务档案管理工作的认识程度不够，在具体的管理工作中对财务档案管理工作在人员配备及财力支持上都严重不足，在管理过程中大量的财务资料被忽视了，导致重要的财务信息资源被遗失。与此同时对财务档案管理工作的不规范，导致了财务信息资料容易发生丢失、损毁。单位内部财务档案管理意识的薄弱严重影响了财务档案管理工作的发展。

（二）财务档案管理人员业务水平不高。

高校后勤基本没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，只是凭借会计的经验进行管理，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，导致对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高、装订不规范、分类不科学。

（三）财务档案归档工作不规范、归档内容不全面。

财务档案归档工作应当依据具体的工作规范实施全面归档，确保能够对财务信息进行全面具体的管理。高校后勤财务大多应被列入财务信息，归档内容仅局限于凭证、报表，缺乏对单位从事经营活动的各种文件、合同的整理、归档与保存。因此，财务档案管理工作在管理内容上有待进一步规范。

（四）财务档案管理工作的基础设施不完善。

财务档案管理工作应配有专门的档案室，用于单位财务档案信息的存储，某些单位的档案室环境非常差，阴暗潮湿，安全防护措施也严重不足，很容易导致档案发霉、受潮、被盗。从而影响了财务档案管理工作的整体质量和效果。

三、高校后勤财务档案管理工作的改进措施。

（一）努力提高财务档案管理工作意识。

树立档案管理工作意识是保障财务档案管理工作顺利开展的重要保障。针对单位内部财务档案管理工作薄弱这一局面，单位领导、职工都要对财务档案管理工作有清醒足够的认识，加强对财务档案管理工作的重视程度。加强对财务档案管理人员的监管，在财务档案管理中逐步培养其工作人员的责任感，保证财务档案管理工作的各项内容能够落实到位。

（二）完善财务档案管理制度。

依据 《会计法》和 《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到本单位工作的整体规划中，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如 《财务档案工作人员守则》 《财务档案移交、归档制度》、 《财务档案保管制度》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

（三）提高财务档案管理人员的素质。

高校财务档案管理人员首先应具有很强的法律意识，挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作，并保持人员相对稳定。要对档案管理人员进行多途径、多形式的培训教育，带领他们到先进单位参观学习，提高档案管理人员的实际工作能力，提高他们的档案管理责任和保密意识，培养他们脚踏实地、严谨的工作作风。以适应不断发展的财务档案管理工作。

（四）全面了解高校财务档案归档的具体内容。

随着高校后勤管理职能不断延伸，其业务范围也相应扩展，除了基础工作的记账、报表外，还应更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略甚至没有搞清究竟对哪些相关资料进行收集、整理、归档，给以后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。高校后勤财务档案归档的具体内容有：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿；3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；4、其他 类：银 行 存 款 余 额 调 节 表、银 行 对账单、其他应 当 保 存 的 会 计 核 算 资 料、会 计 档案移交清册、会 计 档 案 保 管 清 册、会 计 档 案 销毁清册；5、电算化会计档案类：存储的会计凭证、账簿、报告等，包括U盘、移动硬盘等；6、每期定作的数据库备份；7、财务软件升级前的数据库备份；8、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；9、所有版本的系统、网络、数据库、软件；10、其他应该存档的有关资料或数据。

除以上内容外还应涵盖后勤企业各种票据领用的登记记录、各种经济合同、相关文件、资产评估报告、验资报告、审计报告及各种内部审计报告等多项内容。

（五）加强财务档案信息化建设。

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会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：

会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。

财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。

其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、y行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。

会计档案的重要性

会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。

会计档案管理问题

对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。

会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。

会计档案管理问题的解决措施

会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。

高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。

加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。

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在当今新的经济和社会发展形势下，传统的简明化事业单位财务档案管理已不适用于渐趋复杂和系统化的财务信息机制，对于资金的使用和账目明细也逐渐显现出多维化和多方面的特点，因此，对于财务档案管理工作的要求也就越来越严格，换言之，事业单位的财务档案管理工作也越来越重要。

由于目前我国仍处于发展阶段，在步入现代化国家行列的过程中无疑需要大量的资金和技术投入。近年来，尽管我国的总体经济水平与日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些细节化和子系统化的工作上仍然存在着一些问题。在这样的背景下，事业单位的财务档案管理工作不断得到重视和重新编制，为单位整体发展提供了参考数据和资料，为财政工作整体发展提供了一个效率保证。

（二）防止乱象丛生

对于事业单位而言，大部分的财政拨款都是为了履行公共职能或是国家职能，因而需要在资金进出流程上严格把关。然而，从长期以来的事业单位财务管理来看，始终存在着资金挪用和浪费等现象，这是缺乏科学管理的结果。因此，有了体系化规范化的财务档案管理则能够防止资金挪用等乱象的出现，防止相关人员偏离正轨，保证国家财政资源不受浪费。

二、现今事业单位财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理人员素质偏低

现代化的许多工作都强调人和理念的结合，财务管理也不例外，但是，由目前的情况来看，部分财务档案管理人员的综合素质偏低，法律意识薄弱，对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时，在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题，这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。

（二）档案归档工作不规范

财务档案管理工作是一个注重流程和规范的工作范畴，同时也是一个需要不断完善和系统化的过程，它对于工作规范和流程严谨化的要求是极高的，因而在财务档案归档过程中，及时的记录和规范化的档案编号编辑是尤为重要的，亦是做好档案管理工作的第一前提。有的事业单位在财务管理方面仅凭账目数据和凭证就对合同等重要文件进行评估，忽视了检验报告等重要核验凭证，没能做到完全意义上的结合实际情况，编辑随意化，只是混乱丛生。这种混乱情况不仅使得财务档案管理失去了原有的规范性，还使得资料失去了参考价值，大大削弱了资料的本能作用。

另一方面，档案归档的不规范还与相关的硬件设施有关，一些单位未能及时建立独立的档案管理储存室，只是档案归档工作与会计审计工作混淆，不仅加大了工作量，还导致原有的财务档案因为一些不确定性因素而损坏，从而严重影响了档案资料的完整性。

（三）档案管理信息化程度不高

现代化科技和信息技术已经成为各个工作范畴必不可少的技术工具，事业单位的档案管理工作自然也少不了信息技术的配合。财务档案管理失数据和分析的工作综合，因而计算机可以为工作人员提供分析和计算统计的工具，大大减少工作压力，通过高技术的数字化扫描和全方位的信息化分析为事业单位的整体发展提供参考资料。这一过程不仅需要时间的投入，还需要大量的资金和技术投入，而从目前的事业单位财务工作信息化程度来看，尚不够客观，它是一个长期的过程，必然需要通过采取合理的措施来不断完善和提升。

三、事业单位财务档案管理的相关建议

（一）提高工作人员素质

工作人员的素质问题应该从多个方面下手，首先是从意识方面进行端正，既要树立起档案管理的规范化意识，又要形成档案管理的合法化和职业道德意识，从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面，加强对于相关工作人员的相关技能培训，加深对于档案管理工作的理解程度，要求工作人员从法律层面严格要求自己，将规范和端正意识融合进工作中去，形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训，培养一批高精尖的财务管理人才队伍，对于单位的整体发展有利无害。

（二）树立档案管理和规范意识

物质决定意识，意识反作用于物质，因而要使得事业单位的财务档案管理工作达到一个相对稳定的程度，务必要使相关工作人员和管理层人员树立起端正的档案管理和规范意识，正确认识档案管理的重要性，从而在出现突发状况时能够镇定自若，找准症结，对症下药。

（三）合理利用现代化信息技术

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职业院校的财务档案管理包括了院校财务开支的全部活动资料，是整个财务工作的具体反映和写照。因此，高校的财务档案保存可以作为日后研究院校财务状况的重要凭证，对日后工作人员找寻资料也提供了方便的途径，大大促进了高校的经济管理。对于有些财务管理中的问题分析，院校财务档案中的资料可以作为重要的参考，为事件处理提供可靠地数据资料，节省工作时间，提高效率。还有一些财务分析的工作，需要使用之前的财务档案，此时数据保存完善的档案就会发挥重要作用。

对于职业技术学院的财务开支，难以避免会有些问题的出现，挪用公款、支出不合理都是很可能出现的，为了避免这种情况的发生，加强职业技术学院的财务管理也是一种有效的途径。对财务开支情况进行记录，能有效的减少不正常财务开支情况的发生，从而加强职业院校的经济管理。

通过分析职业高校的财务档案还可以为工作人员工作质量的评定提供参考，在分析过程中，院校财务支出的具体情况都会体现出来，对于各项支出和领导者的决策是否合理，都能够很明显的体现出来。而且，职业技术学院通过建立完善的财务档案管理体系，对于管理过程中的不足和缺陷都能及时发现，并且得到解决，促进财务管理的科学化、完善化。

在职业技术学院教学过程中，一些与经济管理相关的专业，都需要大量的实践和案例，与理论教学相结合，促进教学工作的提高。而本职业院校的财务档案刚好可以作为教学的参考和依据，将实际引用到教学过程中，既为教学提供了大量的真实案例，又促进学生的能力提高，一举两得。

二、目前职业院校财务档案管理中存在的问题

（一）对财务档案管理重要性意识不够

通过之前简述，可知对职业技术学校来说，财务档案管理有着重要的地位和作用。但是在大多数职业院校中，对财务档案管理的重视性都不高，一般只重视财务工作的开展，对于具体的证明、数据并不重视，只要求有简单的证明就可以了，并没有将档案管理工作落实到位。在之后的数据、资料整理过程中，大都只使用了财务工作中的简单数据，并没有将整个过程的数据收集完整，导致即使档案管理工作开展落实后，整个资料档案都并不完整，达不到预期的效果。

对档案管理工作的重视不够，从根本上来说，是由于领导者的重视不够，在职业技术学院中，主要原因就是由于学校管理者对于档案管理工作的重视不够。由于管理者不重视该工作的开展落实，所以具体的工作人员更难以将管理工作很好的落实到位。在初期的财务开支证明时就缺乏统一的规范要求，在之后收集资料时，数据也就难以完善。

（二）财务档案管理工作不够规范

相关工作人员缺乏专业的知识技能是造成档案管理工作不规范的主要原因之一。对于财务档案管理工作，没有统一的要求，不同的工作人员有不同的处理方法，造成档案管理工作的秩序混乱，影响档案管理工作的质量。其次，职业技术学院中没有设置专门的档案管理机构，很少有专门负责财务档案管理的工作人员，大都是由其他职能的工作人员，更容易造成管理工作中的不完善问题。而有些职业院校中，虽然有专门的管理机构，但是由于各部分之间的权责划分不明确，并且缺乏专业的知识技能培训，难以对管理工作统一约束。除此之外，资源配置情况也是影响职业技术学院财务管理工作的重要原因，没有具体的档案存放地点，信息数据没有具体的收集、保存途径，即使工作人员有较好的职业素养，也难以将工作规范完善。

（三）缺乏统一的要求和标准

我国高校的财务管理工作发展较晚，目前还没有统一的规范标准，所以职业技术学院在财务档案管理工作中更是难以达到预期要求，将财务档案管理的有益作用完全发挥出来。有部分职业技术院校虽然对财务档案管理制定有一定的要求，但是都只在小范围或者自己学校里实行，并没有扩展到整个行业，没有形成有规范的行业标准。

三、规范职业技术学院财务档案管理

（一）加强职业技术学院财务档案管理的意识

出于财务档案管理的重要性，和目前职业技术学院财务档案管理的意识不强，要重点落实增强职业技术学院对此管理的意识。职业院校要在充分意识到财务档案管理的重要性的前提下，改变之前对财务支出证明和资料收集的不重视情况，致力于完善院校财务档案管理体系。先从领导者抓起，引导院系领导者认识财务档案管理对学校财务支出和日后工作的重要性，建立注重学校财务档案管理的意识。在学校领导者的带领下，增强管理工作人员的重视，从而保证学校财务档案管理工作的重视程度提高和工作的落实，促进职业技术学院的财务开支科学化，促进职业技术学院的经济管理水平提高。

（二）提高管理人员的专业素养

专业的管理人员不仅能提高财务档案管理的效率，而且还能保证工作开展的有序和质量，因此，提高职业技术学院的管理人员具有重要意义。财务档案管理不是单纯的一项管理工作，对于工作者还有一定的专业要求，才能保证工作的高效率和高质量。对于从事财务档案管理的人员应定期的进行技能培训，保证管理人员的专业能力，同时将要求和标准及时传授给工作人员及时落实到工作中。对于提出要求的落实情况对管理人员进行考核，保证财务档案管理的工作人员的专业素养达到标准，保证财务档案管理能随着发展不断进步。

（三）健全院校档案管理制度

每个职业技术学院，要设立专门的财务档案管理机制，促进财务档案管理体系的完善。对于财务档案管理的支出证明，规定要有详细的数据说明，既是为了之后档案收集的便利，也是为了保证职业技术学院的财务支出合理，避免财务问题的出现。在之后的数据收集阶段，要将各种资料收集完善，保证数据的真实性。职业学院在建立管理机制的前提下，对于各部门的分工，也要划分明确，将各个阶段的具体工作划分到部门或者人员，保证每项工作都有专业的负责人。除此之外，对于财务档案管理过程中需要的资源也要配置到位，档案存放需要的空间、信息处理需要的计算机等其他资源，都要满足工作人员的需要。将各部分都要落实完善，保证整个职业技术学院的财务档案管理制度完善，促进财务档案管理工作的正常运行。

（四）提高财务档案管理的信息化

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医院会计档案是医院经济活动的历史记录，它直接反映了医院各项经济业务活动的收支状况，并能为各种经济责任提供强有力的证据。是对会计凭证、会计账簿、会计报表等医院的有关财务会计工作中应当集中保管的重要性资料性文件。

一、医院会计档案管理的重要性

随着经济体制的改革，我国的医疗卫生事业的深入发展，医院的管理工作者，感受到了前所未有的压力。会计档案可以为管理者提供经济分析的指标，通过各年度的财务数据分析、业务收支对比，可以了解医院的发展趋势，从而为医院的经济决策提供强有力的数据依据。医院的管理者可以扬长避短，充分利用技术优势，做出适合医院发展的方针、战略、决策，更好的为医疗卫生事业发展做出贡献。因此，加强医院的会计档案管理是十分重要的。

二、医院会计档案管理存在的问题

1.会计档案缺乏统一管理，影响保管质量。由于会计档案具有专业性强、信息量大、查阅频繁的特点，医院普遍采用财务部门负责档案整理和保管，综合档案室统一指导、监督和检查的管理办法。但是由于各医院具体情况不同或者由于某些主观原因，导致会计档案的管理各自为政，例如财会类、基建类、工会类各管各的，没有统一归档。从而影响了档案保管质量，给财务管理工作造成障碍。

2.会计档案的管理没有引起领导足够重视。不管是医院的上级主管部门还是会计主管部门，甚至是医院的领导，在实际工作中都只关注和重视会计报表的报送质量，而对于会计资料的收集与保管都认为是会计人员的事，而很少过问，更不要说把它纳入业务评比的范围。从我国的实际情况来看，大多数医院都没有设置独立的档案管理部门，甚至有的医院没有专门的档案管理人员。

3.会计档案的管理人员缺乏档案管理知识。医院档案管理人员大都是兼职的，或者是即将退休的会计人员。都没有经过专门的会计档案管理业务培训，更缺乏档案管理基础知识和操作技能。档案资料的收集、整理、保管工作不规范，例如没有及时清理超期限保管的档案，所有会计档案都认为责任重大，而全部堆放在库房，也不愿意主动销毁。或者，档案管理人员不负责任，管理不力，从而造成会计档案重要性资料的缺失，影响医院财务数据分析的准确性和完整性。

4.信息化形势下，电了档案管理内容不完整。现在医院大都实行会计电算化，但是档案管理人员只归档纸质文件，只是将原来用于手工记录的账薄、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。而对于存有会计数据、会计软件的磁性介质、光盘和其他会计文档资料没有及时归档或归档不全，甚至在医院对会计软件升级和更换后，也未能将原有资料整理归档，从而直接导致医院电算化会计档案的不完整。

三、对医院会计档案管理的思考

1.增强档案管理意识，充分认识其重要性。将档案管理纳入业务评比和管理范围，各级领导充分重视，强化档案管理意识。只有管理者的重视，才能真正提升医院会计档案管理工作的有效性。同时,财会部门及会计档案管理人员应积极寻求医院领导、上级主管部门及会计主管部门的支持和重视，双方努力，建立管理质量评比考核制度。

2.建立严格的档案管理制度，规范管理流程。在实践过程中，不断完善会计档案管理制度。例如会计档案的收集、移交、保管、借阅、销毁等，档案管理人员应依照《会计档案管理办法》的规定进行处理，认真记录在案并说明情况等。制度和实践相结合，定期检查和考核，真正使领导和档案管理人员从思想上、行动上重视它。只有这样，医院的会计档案才能为管理者提供较为完整的经济分析的指标，给医院的决策提供必要的依据，使医院能够不断的增强自身的竞争力。

3.加强会计档案管理人员素质。由于会计档案管理的专业性和信息性，医院要培养复合型的会计档案管理人才，随着会计档案向管理信息化方向发展，医院要培养既懂得会计业务知识，又有计算机知识，并对通迅等电了软件方面的知识都要懂的高素质复合型人才，才能胜任会计档案的信息化工作，而医院在这方面是长期滞后的。医院会计档案管理的作用，与医院的会计档案管理人员的工作水平是息息相关的。随着经济体制的改革，医疗卫生事业的发展，会计档案的真实性、完整性、可靠性以及它的高信息量，对医院的决策者来说，将越来越重要。因此，会计档案管理人员的培养必须为医院管理者所重视。

4.加强医院电算化会计档案管理。医院会计档案的发展趋势是朝数字化的方向，医院要建立会计档案的数据库，对原始凭证、会计账簿等会计资料在数据库中全部认真、细致地录入，借助数据库的打印输出保存好会计档案资料，满足上级主管部门、物价部门、审计部门、财政等部门的检查。在这过程中，不仅要保管好纸质档案，更要保管好有关电子数据、软件资料等。适应会计电算化形势下新的会计档案管理形式。

当前，医疗体制实行重大改革，同时，2012年1月正式实施新的医院财务制度和会计制度，会计档案管理者更要在新旧制度交替之际做好新旧制度下会计资料的收集、整理及归档工作，以及会计软件变动升级资料的收集、整理及归档工作，从而为财务分析提供准确的分析依据，为医院经济决策者制定方针、战略、决策做好保障工作。

总之，会计档案管理工作需要医院管理者的高度重视，并在此基础上，不断完善会计档案的管理制度并与管理质量相结合，建立考评制度，同时提高会计档案管理人员的素质，并适应信息化时代的要求。只有这样才能发挥会计档案管理的重要作用，才能使医院的财务管理水平更上一层楼，才能发挥财务管理的作用，满足市场经济的需要，适应医院改革的浪潮，才能促进医院持续、稳定和健康的发展。

参考文献：

[1]裴素林:《医院会计档案管理现状及对策控讨》经济师2010年11期.

[2]郭建华:《实施会计电算化后会计档案管理实践》交通财会2009年11.

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（一）有利于依法治档水平的提升。在实际的工作开展中，行政事业单位难免会遇到新问题、新情况，在行政事业单位工作组成中，财务档案管理工作是不可或缺的一项，同时也是各项活动和工作开展的基础条件。加强行政事业单位的财务档案管理，按照法律条例来调整并规范财务档案管理工作，贯彻执行《会计档案管理办法》《会计法》《档案法》等法律法规，再配上财务运转机制的完善，对于行政事业单位的财务档案管理有着积极作用。

（二）有利于审计工作顺利开展。行政事业单位财务档案能够提供主管部门必要的依据来进行财务管理以及审核工作。做好行政事业单位的财务档案管理工作，做好相应的监督监控体系的建立健全，就能够满足档案资料的准确性、真实性以及完整性的要求，同时也可以让审计人员在财务档案调阅之后，了解以往单位的财务真实信息，从而避免在审计工作之中出现断章取义的情况，这样也可以及时地发现乱用、挪用经费等行为，为审计工作的开展奠定良好的基础。

（三）提供科学决策依据。因为在行政事业单位的各种社会活动之中，财务档案详细地记录了收入和开支，它是对行政事业单位日常社会活动的客观反映。现阶段的行政事业单位正朝着管理水平提高的现代化管理模式前进，加强财务档案管理，如分类归档资料、如实记录资料等，就能够提供第一手的资料，服务于今后的计划制定、预算编制以及问题研究等，从而给决策层提供科学的判断依据。

二、新常态下行政事业单位开展财务档案管理的措施

（一）强化意识，提高重视。在新常态下，针对行政事业单位对财务档案管理的不重视，首先就应该从意识入手，提高对财务档案管理的忠实度。作为行政事业单位的领导，应该明白开展财务档案管理工作对于其他经济活动有序地进行有着怎样的重要性和必要性，能够明确财务档案管理工作的顺利开展就是行政事业单位指导与决策的依据。同时，注重财务人员财务档案管理意识的培养，也能够创设一个良好的管理环境，确保财务档案管理工作能够持续、顺利地开展下去。另外，作为管理人员，还应该明白档案管理意识的严格性与严谨性要求，能够在日常的财务档案管理工作中做好档案管理工作，同时还能够发挥自身的监督管理作用。

（二）信息建设，提高效率。行政事业单位做好财务档案管理基础设施的建设，也能够提高财政资金的使用效率，从而完善对财务档案管理工作的信息化建设。在档案管理的基础设施建设之中，应该考虑到在单位经济活动处理之中，财务工作人员应该做好档案管理和财务管理两方面的相互协调，这样才能够在信息化建设过程中真实地记录并反映出财务档案的管理信息，以便提升行政事业单位的财务档案管理效率。另外，行政事业单位的财务档案管理工作应该结合其他的经济活动开展，推动各项经济活动顺利地开展下去，这样也有利于财务档案信息化实践能力的不断深入。

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一、前言

财务档案管理是财务工作的重点，因为它真实记录并反映了企业单位发生的经济业务。财务档案管理工作具有重要的意义，可以有效地提高企业经济效益，但是在实际工作中很容易被人们忽视，从而就大大地影响了财务管理的质量。因此，认识到财务档案保管工作的重要性，并且加强财务档案保管是很有必要的。

二、财务档案的内容

一般而言，财务档案是指会计凭证（如原始凭证、记账凭证等）、会计账簿（如明细账、总账、日记账等）和财务报告（如月度财务报表、年度财务报表）等，真实地反映并记录了企业发生的经济业务，同时也为单位加强经营管理提供了重要参考依据。

三、当前财务档案管理存在的问题

近年来，财务档案管理工作取得了显著发展，但是也频频出现问题。当前财务管理存在的问题主要有：

1.财务档案保管不规范

2.会计档案立卷不规范

四、加强财务档案管理的措施

从当前财务管理工作存在的问题，同时联系档案管理工作的性质，笔者认为可以从以下几个方面来加强对单位财务档案管理，从而可以真正发挥档案管理在单位中的作用。

1.提高领导者法律法规的意识

很多领导者都认为财务工作在单位中扮演着重要的角色，在实际工作中，就应该从单位和员工的根本利益出发，严格按照会计准则的标准聘用财务人员。选用高素质和高业务能力的财会人员，就会严格遵守法律法规，在实际工作中就会真实地反映出发生的经济业务，从而确保了财务档案的准确性。

要想确保财务档案信息的真实性和可靠性，提高领导者法律法规的意识是很有必要的。要让领导者认识到财务档案质量的重要性，在领导者正式上岗前加强培训，而且培训的内容应该包括会计准则、会计法规等，从而让领导者树立起相关的法律法规意识。在单位的财务管理工作中，坚决不任人唯亲，坚决不舞弊，而且财务工作人员的变换都要报经上级部门的批准。若领导者更换时，重新按照相关的制度实行，这样就可以从根本上确保财务档案的真实性和准确性。

2.提高财务工作人员的法律法规意识

一个单位的财务工作人员仅仅具备较强的业务工作能力是不够的，还需要具备强烈的责任感和法律法规意识，在实际工作中严格遵守会计准则及相关的会计制度，从而将发生的经济业务真实且准确地反映在财务档案中。而且在工作中，不以领导者的爱好为标准，严格遵守《会计法》及国家制定的相关会计法规，加强对原始凭证的审核，始终坚持客观和公正的工作态度，辨别发生的经济业务是否真实、是否合法，从而确保记录的会计信息具有真实性和可靠性。敢于对不合法的原始凭证拒绝受理，并及时向单位负责人报告。同时要按照法律要求在银行设立企业专用账户，不设立“小金库”，以审核过的会计凭证来登陆会计账簿。除此以外，财务会计报告要严格遵守按照审核过的会计信息编制，真正地实现财务档案的真实性。

3.财务档案管理人员要培养自己的责任感

在对财务档案进行管理的过程中，要严格整理、装订、编制，然后将档案移交给单位档案管理机构进行统一保管，这时档案管理人员也要严格按照会计准则要求，认真接收财务档案，审查各种不同的档案资料，将档案放置在规定的位置保管，不仅做好档案的保管工作，还应该根据实际情况提供使用和销毁。因此，财务人员具备强烈的责任感、高度的服务意识和无私奉献的精神是很重要的。除此以外，单位领导者还要定期对档案管理人员加强培训，不断提高业务工作能力，从而更好地完成新时期的会计档案管理工作。

4.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。？

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。？

结束语

财务档案管理工作在单位管理工作中，占据着重要的地位和作用，财务档案保管工作能否做好，会直接影响到单位的财务管理质量。因此，为了提高单位的效益，做好档案保管工作是很有必要的。

参考文献：

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中图分类号： F230 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）04-0063-01

一、会计档案的概念及特点

1.整体性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表之间是相互紧密联系的整体，保持会计档案管理的整体性和连续性，是整理好会计档案的基础。

2.稳定性。会计档案虽然形式范围广、内容和种类繁多，但它的基本成分：会计凭证、会计账簿、会计报表是具有稳定不变性的。

3.规律性。每一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反应一项经济业务活动时，从业务发生到结束，都是连续不断的记录，具有相互牵制、紧密联系、环环相扣的规律性。

4.专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

二、会计档案管理分类

会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

1.会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿：总账、明细账、现金及银行日记账、固定资产卡片、及其他会计账簿。

3.财务报表：财务报告、会计报表、及其他财务报告。

4.其他类：如银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

三、归档前应做好以下几项工作

1.账簿装订前的工作。首先按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续；然后，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。

2.活页账簿装订要求。将账页填写齐全，去除空白页和账夹，并加具封底封面；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；在装订账页的封面上填写好账簿的种类，编好卷号，由会计主管人员、装订人或经办人签章。

3.账簿装订后的其他要求。会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号要一年一编，编号顺序是总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；旧账装订完毕后，按规定要求进行保管。

四、加强会计档案管理还应做好以下几条

1.准确立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证专用装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章，封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月先后顺序放入会计专用档案盒中，认真逐项填写档案盒面上的内容。年度结束封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。

2.及时归档。会计档案是一种社会资源，为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全和完整，必须按规定交本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理，任何个人都不得拒绝移交归档。《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以由会计机构暂时保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一管理，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。确需个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

3.严格保管制度，确保安全。保管好会计档案是充分发挥会计档案作用的基础，各级会计部门和档案部门都应重视对会计档案的保管。按规定要求选配政治素质高、专业技能强的管理人员和保管人员；配置适当规模的档案库、档案架和其他必要的档案设施；配备防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和实施安全措施，实行电算化会计档案管理还要做防磁、防鼠咬等工作，逐步实现保管的规范化和标准化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。

4.严格查阅制度。《会计档案管理办法》明确规定：各单位的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。会计档案是历史纪录的原始材料，在数量上一般都是单份，且很多内容有一定的机密性，这决定了档案提供利用时，应采取在档案室内查阅的方式。

5.严格档案销毁制度。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。会计档案的销毁应按照下列程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

（4）监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

6.加大会计档案的监管力度。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量评估，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具意见书。

五、充分认识会计档案在单位日常业务活动中的重要性

根据《会计法》的规定，各单位对会计凭证、会计帐薄、会计报告和其它会计核算资料应当建立档案，妥善保管。会计档案是记录过去的各单位经济活动，它以所有的原始数据为各单位提供可靠的信息，为各单位制定详细财务规划、计划、调查取证以及进行财务决策提供重要依据。因此，它必须引起各级部门及单位的高度重视，为搞好会计档案管理工作，建立健全了各项规章制度，要明确专人管理，对会计档案工作实行规范化管理。

参考文献：

[1] 艾文国.会计电算化[M].北京:高等教育出版社，2003.

[2] 《中华人民共和国会计法》.

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关键词：财务；档案管理；问题；措施

一、企事业单位财务档案管理内容

1.财务档案管理工作的基本内容。第一，资金使用过程中形成的凭证，如账目记录凭证、会计资金汇总凭证等。第二，财务报表。第三，会计账目，包括资金流通情况、固定资产内容等。第四，银行存款对账单以及会计档案等。第五，电子档案记录。第六，财务电子档案数据升级的相关数据存档和备份文件。第七，财务相关数据的维护记录本。第八，相关设备设施。第九，审核后的会计档案。第十，与企事业单位相关的财务管理资料和数据。

2.财务档案管理工作的重要性。首先，财务档案管理工作的有效开展能提升企事业单位对内部经济业务的掌握程度，不断完善财务工作，并加强企事业单位经济活动的记录科学性。其次，财务档案管理工作的开展更是有效解决经济行为造成的经济纠纷的主要依据，有利于促进企事业单位在良好稳定的环境下发展。最后，财务档案管理工作的加强更是国家进行经济政策决策的重要基础数据参考依据。

二、现行财务档案管理工作存在的问题

1财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2财务档案管理及销毁不规范

有些单位在财务档案管理过程中，不能按照相关的规定对财务档案进行销毁。比如，一些单位在档案库房用房紧张时会提前销毁一部分实际上没有超过保管期限的财务档案。有的单位在财务档案到期后，并没有履行必须的手续，在没有经过财务人员签字的情况下就擅自销毁。另外，一些单位一直保存着到期该销毁的财务档案，不能保证及时销毁。这样的做法不仅占用了大量的档案库房，而且为日后的档案保管、调整、查找利用等工作增加了难度，究其原因，是由于财务档案数量大，进行鉴定需要花费比较大的人力物力，而且鉴定销毁也缺乏可操作性规定，有些领导怕担责任，造成没人敢销的局面。

3财务档案管理人员素质偏低

现代化的许多工作都强调人和理念的结合，财务管理也不例外，但是，由目前的情况来看，部分财务档案管理人员的综合素质偏低，法律意识薄弱，对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时，在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题，这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。

4财务档案管理信息化程度不高

财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革，也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看，大部门事业单位只处于初步信息化水平，单纯的配备计算机，在电脑上添加索引和搜查，提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中，这不免有些遗憾。结合实际情况来看，全面信息化程度不仅仅需要时间的投入，更需要大量资金的注入，它是一个长期的过程，需要采取合理的措施，并不断完善。

5保管责任不明确

当今，不少单位对于财务档案的管理而言，存在管理档案不明晰，其责任不明确，没有对档案部门和财务部门进行明确的管理，一定程度上出现了乱推乱放的现象。

6 整理工作缺乏系统性

会计档案管理中具有一定的档案凭证、报表及账簿等等，这些基本的程序通常是统一的，并且对会计档案发展而言，它作为一个较为完整的系统，在具体的实际个工作中，并没有按照顺序进行整理成册，而且存在编号混乱，造成使用的不方便。

三、财务档案管理工作效率提升的主要措施

1强化档案管理意识

要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

2断健全、完善档案鉴定销毁制度

财务档案的鉴定销毁是财务档案管理中重要的一环，我们要遵照《财务档案管理办法》定，制定符合自己实际情况的鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，真正做到档案鉴定销毁工作有法可依、有法必依，不断规范销毁程序。

3高工作人员素质

工作人员的素质问题应该从多个方面下手，首先是从意识方面进行端正，既要树立起档案管理的规范化意识，又要形成档案管理的合法化和职业道德意识，从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面，加强对于相关工作人员的相关技能培训，加深对于档案管理工作的理解程度，要求工作人员从法律层面严格要求自己，将规范和端正意识融合进工作中去，形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训，培养一批高精尖的财务管理人才队伍，对于单位的整体发展有利无害。

4强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

5设置专门的财务档案管理机构

财务档案管理中在具备了相对专业的财务档案管理人员后，及需要对财务档案的管理结构进行完善及设置，首先积极对管理责任制的发展进行目标推进，如：可进行考核，需要将财务档案管理纳入该部门工作人员的年度目标考核，将财务档案建设作为评比的必备条件，通过奖优罚劣，来调动财务档案管理人员做好高校财务档案管理工作的积极性。设置专门的财务档案管理机构能够使得管理比较完善，有据可循，有标准可参考，某种程度上能够提高工作人员的工作积极性。

结语

信息化社会的不断发展下，必须对财务档案的管理进行完善及加强，首先，可对管理手段进行优化，积极培养专业的财务档案管理人才，进而提高财务档案的管理水平。其次，利用好信息化的发展优势，更好地为财务档案管理服务。