档案管理要求大全11篇

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关键词：

电子档案管理；基本要求；完善策略

实现档案的信息化管理，是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚，在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，如何在应用电子档案管理过程中，优化电子档案管理系统，利用信息技术提高档案管理工作的效率，已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1电子档案管理的基本要求

1.1原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

1.4安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2电子档案管理存在的问题

2.1原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定，纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来，人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析，便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案，其本质只是一组数据，基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化，因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此，电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点，如何解决电子档案管理中的原始性问题，显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2真实性问题

在电子档案的管理工作中，必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中，极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真，档案在使用过程中难以保证真实性，将会给资料参考人员以错误的判断，从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中，由于电子文件的可更改和可修改性质，也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案，使档案的真实性出现问题。

2.3完整性问题

电子文件主要存储与数据库中，但当遇到档案需要调用时，则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题，或者设备出现故障，很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备，因而这些设备比较容易受到环境的影响，导致文件损坏，这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点，但由于互联网属于公共信息分享平台，尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击，但由于计算机病毒日新月异，很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击，数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改，影响数据的安全性，给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3电子档案管理的完善策略

3.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态。

3.4规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度，一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

综上所述，电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向，其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平，就要抓住电子档案管理的基本要求，解决我国电子档案管理工作中存在的问题，提高我国电子档案管理的工作水平，在实现对档案资料的数字化管理的同时，为社会提供更加优质的档案管理服务，为社会的进步和经济的发展做贡献。

作者：贾德锋 单位：黑龙江庆安县勤劳镇农牧业技术综合服务中心

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林权档案可分为静态档案和动态档案。静态档案指林权登记申请表、受理表、公示表、宗地地形图等，这些档案被收集以后内容已固定，不再增加了。动态档案指综合档案中的文书档案、影像资料及林业要素市场中的林权流转资料、林权抵押贷款、森林资源资产评估、市场信息等，这些档案随着时间推移还需不断更新。为了统一林权档案的标准。遂川县的林权登记申请表、受理表、公示表等表格均由县林改办统一印制分发至各乡镇场，外业勘界结束，各类表格填写完整，经县林改办验收合格后，再由档案管理员登记入库。综合档案由文书平时注意收集，每隔一定时间整理一次。林业要素市场内设各中心的档案由各中心收集整理，年终统一归档。

整　理

档案入库后需进行分类、整理。遂川县的林权档案主要分以下两类，一是宗地档案，内容包括林权登记申请表、林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书，权源依据、宗地地形图(蓝图)、身份证复印件、各类证明：二是综合档案，内容包括省、市、县有关林权登记文件、方案，乡、村、组林改方案，县林改办文书资料，林改简报，林权登记台账，林权证发放登记表、林权登记申请表校对表及有关统计报表、计算机数据资料，影像、图片资料，林业要素市场各中心办档案。

宗地档案中的林权登记申请表、权源依据、身份证复印件、各类证明等材料统一存入以户为单位的林权档案袋中。林权登记公示表、受理林权登记申请登记表、责任山承包合同书以村或组为单位装入林权档案袋中。综合档案按照一般文书档案进行整理归档。

林权档案分类整理好后放置到档案密集架上。为便于管理，对档案密集架进行排序编号，制作乡镇村组卡片标贴在密集架上。一般情况下，一列密集架为一个乡(镇)的档案，一个档案箱为一个村的档案，其中专门存放宗地档案中分户装袋的林权登记申请表、权源依据、责任承包合同书。组与组之间的档案用贴有组别卡片的塑料垫板隔开。宗地档案中的林权登记公示表、林权登记受理申请登记表专门安排一列存放。综合档案根据其资料多少安排数列密集架，不同性质的资料如文书档案、音像资料、今后的林业要素市场资料等分别存放于一个档案箱。林权档案卡片内容为林权档案名称、数量、建档时间、建档人。同时，还根据各乡镇场及综合档案的排列顺序，制作林权档案分布查询图，张贴在档案室的醒目位置，方便查询。

保　管

一是高起点、高标准完善设备设施。建立标准化档案管理机房，购置高性能的微机、专用打印机、扫描仪及移动数据备份存储设备；参照国家档案库房建设标准，建立了具备防火、防潮、防盗功能的林权档案室，配置了符合国家行业标准的直列式手动档案密集架。

二是建立、健全了各项规章制度及管理机构。遂川县成立了专门的林权档案管理机构，有专人负责林权档案收集、整理、归档及档案室管理工作。同时制定了《计算机机房管理制度》、《计算机房值班制度》、《遂川县林权档案管理办法》、《遂川县林权档案库房管理办法》等，确保了计算机房及设备正常有序工作，保证了林权档案的安全、整洁，延长了档案使用寿命；制定了《林权档案管理员岗位职责》，明确林权档案管理员基本职责。

利　用

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在档案工作网络中,“档案工作领导小组”的重视是一切工作的基础。档案工作领导小组制订方向、目标、计划,决定工作进程,协调各方面关系。如果领导不重视,不为档案工作人员提供必要的工作条件,不进行有关协调工作,网络上的其他具体工作人员就无法进行正常的工作。最重要的是立卷单位的分管领导,负责本单位档案工作的组织领导,协调指挥。如果立卷单位的分管领导“本位主义”严重,不配合全校档案工作,或只图自己方便,不向立卷人员提供相关应归档材料,甚至利用职权阻止本单位兼职档案员向综合档案室移交档案,就肯定会妨碍全校档案的集中统一管理,更谈不上材料齐全,保证案卷质量了。在这个网络中,枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全校十大门类、各种载体的档案的集中统一管理;鉴定档案的保存价值;销毁过期档案;编制各种检索工具;精心保管档案,尽可能延长档案寿命,保证每一份档案的安全;统计档案情况;编研档案资料,努力为利用者提供方便、快捷、优质、高效的服务,为领导决策和学校工作提供参考。

在档案工作网络中,最为关键的是兼职档案员。档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研环节中,收集和整理是档案的形成环节。也就是说,只有经过收集和整理(分类、编页、填写卷内目录和备考表、装订、拟写案卷题名),才能形成档案,而这最为关键、最为基础的两项工作是由兼职档案员来完成的。因此,文件的形成是否规范、各类档案的收集是否完整、分类是否科学、案卷质量是否达标,都直接影响全校档案工作的水平。如果没有一支过硬的兼职档案员队伍,档案工作肯定是搞不好的。

目前来说,兼职档案员的文化知识、年龄结构层次差别很大,其特点是兼职任务多,日常工作繁杂,处理文件时间少,工作变化频繁,专业知识少,难以专心搞好归档工作。由于档案工作效果难以立竿见影,不易引起大家的重视,而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着分类、编页等繁琐工作,却又不被别人理解。而且,兼职档案员绝大多数没学过档案专业,所以业务素质普遍较低,新手尤其如此,这直接影响着档案工作的质量。但他们的优点是基本素质较好,文化程度高,学习热情高,因此,有计划、有针对性地培养、建设一支高素质的能够适应现代化高校档案工作需要的兼职档案干部队伍,不仅是当务之急,而且也是可以做到的。

二、加强兼职档案员的素质培养

(一)积极争取领导重视,加强对兼职档案干部的专业思想教育

一般来说,兼职档案员工作主动性较差,究其原因,一是对档案工作的重要性认识不足,二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此,“档案工作领导小组”和立卷单位分管领导要关心和支持兼职档案员的工作,进行职业教育,鼓励他们树立专业思想,想方设法为兼职档案员做好文档工作提供时间、创造条件,调动其工作积极性,唤起工作热情。

(二)开展各种形式的宣传工作,增强兼职档案员的档案意识

增强档案意识不但要加大宣传力度,还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》、《山东省档案条例》更加深入人心,我们先后举办了两次《档案法》知识考试,把《档案法》、《山东省档案条例》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和立卷单位分管领导的手中,做到人手一份;不定期的在校报上登载档案知识,并通过校报及时报道档案工作新动态。通过持久的宣传工作,全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导,分级管理,一级抓一级,上下齐努力的良好大环境。

(三)努力提高兼职档案干部的专业知识和实际操作能力

1、举办培训班,对兼职档案员进行集中培训

针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点,要有目的地进行业务培训。首先要循序渐进,加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育,适当减少纯理论知识的介绍,急需什么讲什么,切实提高专业知识水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训。

但是如果培训方法不当,要求不严,学习后不复习又不实践,不久便会忘记,到用时又不会,肯定影响工作。因此,对于一年一次的立卷工作来讲,档案室指导人员应当不怕麻烦,每年都在立卷前组织一次专门培训,以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上,我们可以采取“模拟启发式教学法”,就是先举例教学,再模拟实践,后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌,照本宣科和平铺直叙的讲课方法,二是通过大量的实例,讲述立卷知识,在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上,拟制大量文件标题,让文档人员根据实例进行模拟立卷,指导人员根据实例进行综合,结合不同单位的特点进行启发性引导,使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、设立指导热线,深入基层,解决立卷中的实际问题

设立指导热线电话和电子邮箱,可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题,有效的缓解归档工作压力,提高工作效率。在加强档案专业基础理论培训及业务指导工作的同时,档案室指导人员要经常深入各立卷部门,从文件的分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助,解决疑难问题,面对面、手把手地指导。经常进行业务指导,不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的立卷归档工作,而且能使新兼任的同志较快地掌握文书处理、分类、立卷等基本技能。

3、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作

及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作,积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件,档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待,最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。

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客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，进而实现发展与创新。

一、信息时代人事档案的管理要求

信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。

此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。为此，档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。

二、信息时代人事档案的安全要求

概括地说，信息时代对人事档案的安全要求主要有下述两点：第一，档案信息之所以会面临危险，有来自客观环境及人为的各种介质因素。当网络和计算机技术成为人事档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。如，人事档案存储的外在介质在遭遇不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其固有的信息数据便很有可能随着外在介质的被破坏，而遭受严重损害；又如，人事档案管理人员出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，同样容易造成人事档案运作系统的全盘崩溃。由此可见，人事档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作，是维护档案安全的重要因素和环节。第二，信息化之所以会给人们生活带来便捷、给档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，如果这些数据在云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么人事档案信息安全性将遭受全面丧失。

三、推动人事档案信息化进程工作构想

（一）科学设计档案信息管理系统

传统人事档案管理模式中的员工个人信息一般为书面文字形式，信息内容较少，查询具有一定的难度，且管理也费时费力的，不符合时展的要求和人力资源部门工作的需求，为此，应该充分利用现代信息技术，设计科学化的认识档案管理系统，加强人事档案管理现代化建设，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务；同时，应在建立内部局域网平台，形成资源共享，以便于人才管理。此外，鉴于当前人事档案管理工作现代化设施不足所引发的有关信息化进程的滞后，需要积极争取更多支持和投入，依托现代化的档案管理设施，来构建积极完备的信息管理系统。具体地说，一方面需要政府加大财政上的投入与扶持，建立起统一、高效地信息检索系统，实现网络资源共享的同时，为用户提供更便捷的咨询服务；另一方面则要加强对于原始纸质文字资料的收录与编辑，将其统一纳入网络管理系统，保障信息资源安全，防止丢失和遗漏。

（二）强化档案信息技术安全定位

只有保障网络电子信息共享化和安全化的平衡，人事档案管理才能以一种更加和谐的状态发展，为广大民众提供更好的服务。而信息技术在为人事档案管理工作带来快捷与高效的同时，也隐藏了一定的风险，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性，这就需要强化档案管理工作中的安全意识，完善信息技术的安全定位。具体地说，首先，要注意原有纸质档案信息的保存环境，防治虫蛀或因自然环境而毁坏；其次，要注意在纸质档案电子化过程中电子信息的保存位置，进行必要的网络监控维护以及备份，确保资料的安全性和完整性；此外，还要定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而给档案所有人造成难以弥补的损失和危害。

（三）构建立体化的人才服务体系

信息化时代展开的有关人事档案管理工作人员培训，应当围绕下述三方面展开：一是从根本上提升人事档案管理工作人员的信息化意识，在保障最基本的人事派遣、档案寄存等方面的业务能力之余，要强化其对数据库管理和操作、计算机应用及电子信息录入、检索等方面的培训；其次，要将信息操作和网络技术应用学习能力作为竞争上岗的重要考评依据之一，以此促进工作人员不断提升专业能力和综合素质；第三，要以创新的思维、学习的理念不断吸收新知识、新内容，促进工作和服务质量的提升，培养档案管理人员树立强烈的责任感来保障档案信息安全。

（四）积极开展信息安全业务培训

在信息化、数字化接踵而至的今天，人事档案管理的工作人员更需要多角度、全方位提升其个人的综合素质，让业务能力与现代化、科技化、信息化的社会发展轨迹相吻合，使之更加符合人事档案管理工作及各项事宜发展所需。首先，要建立健全人才培训制度，以实际需求与现状为参考作出调整与修正；其次，要面向社会广泛吸纳档案管理人才，完善并落实人才引进制度，将档案管理专业，或拥有高级档案管理职称的人才纳入旗下，储备人才资源；再者，要定期备份档案信息数据至云端，及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码，避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现。而在数据的备份时，还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其他会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时可增加一定的资金和设备投入，以完善对于人事档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

四、总结与建议

人事档案记录着最真实、最全面地员工信息的材料，因此在人事档案管理工作中，必须确保档案的绝对真实与全面，并在原有基础上进行认真清查，详细准确地核对人员信息，剔除无效、虚假信息，对员工提供的虚假材料进行甄别与清除，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，强化档案信息录入，从而获得最全面的员工信息，建立人才数据库，为企事业单位人力资源部门提供最全面、最准确的信息凭据。

目前，我国现行法律规定中明确指出档案管理人员可以将自身在日常工作和服务中所面临的问题以书面形式反映到有关法制部门，再由法制部门呈送给国家权力机关，以此依据目前的发展现实不断完善管理规范，为此，人事档案管理在信息化进程中，还应以完善的立法体系作为保障，系统地整理所面临的共性问题，例如网络系统共享、信息资源公开等方面内容，报送给有关部门报备，使之将其制度化、规范化，再通过构建有效的法律制度和规划来进一步保障人事档案更趋向于规范化管理。

参考文献：

[1] 郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015（23）.

[2] 汤娇美.关于人事档案管理的几点思考[J].办公室业务，2015（23）.

[3] 李扬.人事档案管理问题与对策研究[J].信息化建设，2015（12）.

[4] 关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理，2016（02）

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现阶段，国家人事档案管理体制存在诸多有待改革和改进的地方，一是多头管理，存在着严重的分散性，隶属混乱，参加主管人事档案的部门有组织、人事、劳动、民政等，兼管人事档案的部门还有教育、医疗卫生等部门。二是管理体系上仍为传统干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。三是管理模式上实行封闭式管理，从维护人事档案真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，人事档案不对本人开放，多数公民难以接触到人事档案，人事档案的利用效益非常低。学校人事档案作为一种信息源，在学校人才管理中有着它的特殊作用。学校的人事档案管理由于受国家人事档案管理的传统观念及其他诸多因素影响，其管理模式也相应存在以下几个主要问题：

一是学校人事档案内容信息量少。

学校人事档案包括履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、职务职称工资材料等十大类材料，内容信息量小、实用性较差，不能适应现阶段人才开发的要求。反映个人经历、家庭情况及社会关系等方面的内容较多，反映个人工资变动、职称评聘、党团组织的材料比较齐全，而反映个人的德才表现、政绩才能、管理能力的材料较少，能反映个人人才类型、技术专长、心理素质等个性特点的内容更微乎其微，因此人事档案在利用时，只能提供一些肤浅的人才情况，满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

二是学校人事档案管理分散化和非专业化。

体现在各个学校没有统一由上级主管部门进行人事档案集中管理，各个学校还通常根据各管理部门职能的不同，将教师的有关材料分散在几个部门管理。例如，教务部门管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部门管理反映教师教材开发、、教科研立项的科研档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩、薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏，而且造成人事管理体制的混乱，并且破坏了人事档案的完整性。

三是学校人事档案管理方法落后、手段陈旧。

目前很多学校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。四是学校人事档案管理投入不足。体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求，如档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。人事档案信息化、现代化水平不高。另外，人员配备不足，档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致学校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。五是学校人事档案过度实行内向型、封闭式的模式。受国家人事档案管理政策限制，由于保密观念的束缚，学校很难对人事档案进行信息开发，更谈不上与其他单位实现人才信息的“互通有无”。

二、如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理体制

我们应该从具有个性的人事档案材料入手，加大学校人事档案管理投入，建立一支高素质的管理队伍，努力提高人事档案材料的质量。同时，要紧紧抓住学校人事档案管理的难点问题，改分散多头管理为集中统一管理，建设区域性人事档案管理中心，加快学校人事档案信息化建设，建立社会化开放式管理模式，使人事档案向本人有条件地开放，争取早日建立起适应现代学校管理要求的人事档案管理体制，为人才开发提供更有价值的信息，让人事档案更好地服务社会。

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二、人事档案管理对人力资源管理的意义

(一)给人力资源管理提供真实信息

有效的人事资源档案管理能够让企业对人力资源有更加准确的把握，尤其是当企业分析自身人才需求时，需要有效的借助人事档案管理才能进行，因此，高效的人事档案管理，可以帮助企业有效的分析企业需要哪种人才，并且辅助企业进行人才资源计划的制定［2］。

(二)了解人力资源需求

借助人事档案管理进行分析还可以让企业对自身人力资源需求进行精准的预测，通过人事档案管理的数据，简化人力资源管理中复杂的工作步骤，提升人力资源管理效率。对于企业而言，必须要对每个员工的未来工作能力进行预测，通过人事管理提供的数据和资料，了解员工过往的工作经历和经验，对员工进行正确的调度和调配，才能最大化的发挥出每个人员的优势和特长，减少人力资源上的浪费并避免人才流失。通过人事档案管理，可以促进企业之间、部门之间的认识流动，避免冗员和缺职，让人员处于最适合他们的岗位，最大化的发挥他们的能力。

三、企业人事档案管理工作中还存在的问题

(一)管理人员水平不足

社会经济的不断进步，企业竞争环境的复杂变化，让企业内部的人力资源管理变得更加复杂。同时，人力资源管理本身就是一项对人员要求很高的工作，需要人员具有极强的专业素质，才能在复杂的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我国过去企业的专业化程度不够，使得人力资源管理人员水平不足，人员的专业程度低，另外，为了应对当前的新形势、使用新技术，人员综合能力不足的问题已经日渐凸显出来。

(二)管理技术不足

现在在进行档案工作时，已经可以使用计算机，通过计算机强大的运算能力和处理能力，可以让许多以前困难的工作变得简单很多。但是，由于企业人员的水平不足，导致计算机的优越性无法实质上的发挥出来。同时，一些软件操作复杂，不适合人员使用。有一些企业为了进行成本控制，并没有在人事档案工作上投入太多资金，使得无论是计算机的硬件还是软件，都没有获得有效的更新，计算机难以应对日常的工作业务。最终造成档案管理的技术不足，工作不够高效和准确。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能将企业的人事档案管理支撑起来，但是对于企业而言，由于缺乏重视以及专业的人员缺失，缺少或者无法有效的制度。对于一项工作而言，制度一方面对员工们的行为进行着约束，另一方面也给他们进行着指导［4］。员工可以根据制度中的一些标准和要求来安排自己的工作，尤其是人事档案管理上，必须通过统一的标准，才能让数据、档案标准化，保证档案的可靠性和可查阅性。很多企业由于管理制度不完善，使得人事管理很难发挥出应有的作用。又因为人才不足，进一步增加了人事档案管理的混乱。

(四)管理方式与工作不符

当前在我国经济比较发达的地区中，一些企业已经进行了档案管理工作的建设，保证档案管理工作能够与新经济形势相适应。但是在一些经济水平不足的地方，仍然采用着传统的档案管理方式，比如依旧使用人工方式进行档案管理，没有根据时代对档案管理进行改革［5］。产生这种问题的原因，主要是因为经济落后的地区，企业的管理者思想不够开化，不愿意接受全新的工作方式。另外，许多企业认为使用新技术的投入，会增加企业的运营成本。其实，新技术往往可以有效的促进成本的降低，因为计算机可以降低人员的投入，减少档案管理的人工费用，另外，还能有效提升档案管理的准确性，间接地为企业减少因为错误而产生的损失。对于扩张的企业而言，企业内的档案管理人员的工作量会增加，同时由于档案管理是一个宽泛而且复杂的工作，就会造成档案管理的低效，不利于企业扩张。

(五)资料真实性不足、管理机制死板

有很多企业人事档案的材料缺少真实性和准确性，其内容多夸大其词，甚少体现员工的不足和过失。这样不准确的内容，会造成企业无法把员工安排在合理的岗位上。比较普遍的现象是材料对于个人状况的前后记录不同，情况不真实。现在，很多人为了得到更高的薪水和福利待遇，会跳槽选择新工作，使得人员流动较为频繁。这样的背景下，经常会出现一些“死档”、“弃档”、人档脱节等情况，这种情况的大量出现，与企业的认识档案管理过于死板关系密切。

四、对人事档案管理的新要求

(一)人事档案管理方式的要求

管理制度是保证人事管理有效性的核心，并且能够有效促进人员水平的提升。所以应该结合企业的实际需求和运营状况，以及企业未来的发展策略和方向，建立完善的人事档案管理制度，从而明确人事档案管理领导的责任，以及部门内每个岗位的职责。日常的管理工作中，必须要求档案管理人员清楚档案的调阅记录、归档记录、保存期限等等，并且对企业的档案进行定期整理，销毁超过期限的档案，保证员工信息的准确和真实。企业要把管理制度和现代的管理手段相结合，促进管理部门对新技术的而使用，提升管理部门的工作效率和准确性。

(二)档案管理人员的素质要求

无论是制度还是技术，都需要水平足够的人员进行使用才能发挥出它们的潜力。鉴于企业当前人事档案管理人员水平的不足，这就要求企业中的人事档案管理人员提升个人素质水平。企业可以通过对他们进行有效的培训，促进他们的进步，从而让管理人员能够理解全新的管理制度。在招聘人员时，需要根据工作需要进行严格的要求，保证人员的专业程度，还需要对人员进行定期考核，督促他们提高自身的业务水平。另一方面，档案的管理人员还需要有足够的责任心，从而提升他们工作的质量，企业还需要要求档案管理人员具备更高的合作意识，促进企业人力资源管理部门工作的顺利开展。同时可以给企业打造一个高效的、科学的人事档案系统，企业可以借助计算机有效提升档案管理的水平。人事档案管理部门可以建立一套查询系统，让高层能够更好的对员工的情况进行查看。同时，还要提升计算机的保密性，确保人事管理系统的不会丢失档案信息，因此要聘请专业的技术人员，对企业的档案系统进行维护，防止信息泄露。

(三)评估方面的要求

企业在开展人力资源管理时，需要根据企业文化、企业的策略，根据科学理论，合理的进行人是档案管理，通过建立不同层次的评估模式，来实现人员评估的多元化。尤其是要将单一考核制度转变成多元考核制度，多元化的了解员工，对员工进行不同角度的评估，更好的发现一个员工的价值。对于档案管理部门而言也需要提供多元化的资料保证评估的有效开展.五、结束语有效的人事档案管理对于企业发展是必须的，而每个时代都需要对这项工作进行调整。为了保证人事档案管理工作能够为企业更好的服务，无论是制度、技术、还是人员素养，都需要比之前更加完备，保证企业能有更加美好的明天。

参考文献:

［1］鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求［J］.档案学通讯，2006(04):13－16.

［2］张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求［J］.兰台世界，2006(24):41－42.

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随着信息技术的不断发展和进步，办公自动化和无纸化已成为必然趋势，档案的生成方式已转变为数字档案生成方式。这就要求档案工作人员必须具备一定的信息素养，改变传统的管理方式，适应数字化和信息化的要求，在档案管理中多运用数字化技术，档案管理人员必须提高自身的信息素养。

一、信息化对档案管理人员提出信息素养要求

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，计算机普遍应用于各行各业的管理工作中，办公自动化系统和各种管理信息系统普遍应用，在档案管理工作中产生大量的电子文件和电子数据，使档案工作收集的内容、管理和利用的方式、开发的途径等都与传统方式不同。新技术的发展要求档案工作者熟练运用现代化的技术和手段，做好库藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设，提高档案管理水平和服务水平；档案资源的收集从纸质载体档案向多种载体形式档案的收集发展，新的档案载体形式要求采用新的管理方式，电子文件的信息安全及规范化管理成为档案工作者面临的新课题。档案工作者必须适应环境变化要求，掌握先进的信息化技术，这就对信息化条件下的档案管理人员提出了提高信息素养的要求。而目前许多档案管理人员信息素养较低。主要表现在信息工具运用能力程度不高。

首先，懂计算机编程的档案管理人员较少，能开发高水平软件或者对管理系统进行二次开发，功能扩展的的就更少了，工作中以使用现成的商业应用软件为主，稍微碰到点问题就束手无策。其次，熟悉网络技术、能进行高水平网页建设，通过网络直接公布信息，开展宣传活动的不多，不能胜任档案信息披露与外部需要的接合面的要求。能担负起档案信息化建设软硬件规划， 建设档案网络，管理本部门服务器的就更少了，多数需要外聘专业的人员，增加了档案管理工作的成本。再次，许多档案工作人员在思想观念上还没有完全跟上信息时代的发展，很多档案人员仍安于做“看家守业，坐等利用”的“管理员”。这种状况势必影响档案工作的信息化建设。总而言之，信息化社会环境对档案人员提出信息素养要求，而档案工作目前却缺乏具有高信息素养的复合型人才。

二、档案管理人员应具备的信息素养

(一)应掌握一定的信息开发知识

开发信息资源是一门学问，有着完整的理论体系和方法。档案工作者应该把档案工作和信息工作结合起来，用信息学的理论和方法来开发档案信息资源，这是信息化条件下档案工作人员必须具备的信息素养。

(二)应具有系统的信息开发能力

档案人工作员信息开发就是有目的的进行信息收集、积累、文献资料二次加工、编制各种检索工具、汇编各种专题资料等过程，为单位各方面工作直接提供信息利用，最大限度发挥档案信息的作用。在市场经济体制背景下，信息对一个单位的发展至关重要，采用什么样的方式和方法，使档案信息资源发挥最大作用，需要档案人员提高信息素养，掌握信息学知识，了解信息规律, 既能汇集信息，也能深加工信息。

(三)应掌握计算机和现代通讯技术方面的知识

信息化环境最大的特点是对计算机和现代通讯技术的应用，利用计算机不仅可以随时对所有文件进行多角度的分类、检索， 也可以快速地组织出各种专题目录及索引，这使得档案管理方法和管理手段日趋数字化，因此档案工作人员必须努力学习计算机及网络技术方面的知识，提高自身素质，学习现代化管理手段，采用新型优质软件，提高档案的管理水平。在日常的档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。利用现代科技整合档案信息资源，把丰富的档案信息资源直接推到利用者面前，由利用者择舍，保持档案信息使用通道的方便流畅，更好地适应利用者需要。

(四)应具备较强的判断能力

由于数字化信息技术的发展，信息的搜集环境日益开放化，如果档案信息管理不善，很容易发生信息泄露事件。这就要求档案人员不断提高自己的政治素质，具备较强的判断能力，妥善处理好开放与保密的关系，灵活机动地提供利用信息。档案管理是每一个单位职能活动的一个组成部分，这决定了档案室主要是为本部门服务，对社会仅提供诸如学历、工资、亲属关系等项证明。而即使在单位内部，也要求档案人员能按照不同档案种类、不同档案内容、不同部门及查阅人员群体来正确区分档案的开放、保密的程度，保持适度开放，做到既有利于工作的开展又不致信息泄露。所以档案人员既要讲求原则，严格按保密制度办事，同时又要有较强的判断能力，对新用途的掌握灵活机动。严格执行借阅保密制度，准确、快速地给查档人员提供有关档案材料。

三、提高档案工作人员信息素养的对策

(一)强化档案工作人员的信息意识

过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息意识，对外防止信息被窃取，对内防止信息泄密。强化信息意识是档案管理人员提高信息素养的基础和前提。

(二)加强档案工作人员的信息技术培训

信息化的档案管理方式要求档案工作人员必须具备信息化处理技术，对计算机、网络、软硬件开发与维护等相关技术都要有一定的掌握，才能适应信息化对档案工作人员的素养要求。这就必须加强对档案工作人员的信息技术培训，建立健全在岗档案人员信息技术培训制度，经常性的对档案人员进行信息技术培训，并使这种培训经常化、制度化。要鼓励档案人员到高等院校在职进修信息技术。可以开展针对性、应用性项目培训，通过报告、讲座、结合参观访问、实习交流等多样化方式加强对计算机技术、信息技术方面的学习。还可以利用网络技术开展各种形式的远程培训和网上课程学习，提高档案人员的信息化素养。

(三)提高档案工作人员的综合素养

信息化条件要求档案工作人员要掌握档案管理的专业知识和具备计算机及网络知识，由档案业务人员向档案技术型人才转变，由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变，承担起档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播和利用的重要任务。这对档案工作人员的综合素养提出了极高的要求，成为档案工作发展的关健因素。档案工作者必须根据档案工作出现的新特点不断学习、更新自己的知识、提高自己的水平，以适应时展对档案工作提出的新要求。档案部门还应该引进吸收外来行业特别是计算机管理行业的高素质人才，培养档案部门中的复合型人才。档案工作人员还广泛开展学术研究和交流。使自身的综合素养不断提高。

总之，随着现代信息技术的发展，档案管理工作面临着新的技术条件，也对档案管理人员提出了新的素质要求。档案管理人员必须强化信息意识，加强信息技术学习和培训，提升自身的信息素养和综合素养，才能适应信息化对档案工作人员的要求。

参考文献：

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[2]林慕婵.信息化社会环境下档案工作者的素质要求[J].热带农业科学,2010(3):79-82.

[3]杨凤仙.论新形势下档案管理人员素质提升对策[J].中小企业管理与科技,2009(9):15.

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行政规范性文件仅指国家机关(行政机关和授权组织)为执行法律、法规的需要依法定权限制定和的具有普遍约束力的决定、命令及其他规范性文件,包括行政机关自己制定的内部管理方面的规范性文件。地方档案规范性文件是法律、法规、规章的延伸和具体化。法律、法规、规章规定不够具体的,地方档案规范性文件可作细化规定。法律、法规、规章没有规定的,地方档案规范性文件制定机关可以根据本地具体实际,制定一些具有本地特色的地方文件。本文仅就各级人民政府及其工作部门颁布施行的地方档案规范性文件在制定技术中存在的问题进行分析。

1地方档案规范性文件概况

据2010年3月对《法律图书馆》网站的不完全统计,自1957年7月安徽省人民委员会公布实施《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》以来,我国各级政府及其工作部门颁布的与档案工作相关的地方规范性文件大约有562个。详见表1论文

2对我国地方档案规范性文件的分析

应该说,自1957年7月《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》公布实施以来的50多年间,各地各级党委、政府及其工作部门在档案工作实践中颁布施行的地方档案规范性文件远远大于562个。这些规范性文件不但是推动我国档案事业法制化进程的重要基础,也是促进我国档案事业不断发展和进步的主要工具和重要保障,为今后转型期地方档案规范性文件的制定提供了宝贵经验。同时,地方档案规范性文件还存在许多不足和薄弱环节。下面,从制定技术的角度,对地方档案规范性文件在制定根据、法律渊源与效力、名称、适用范围、颁布时间与实施时间的间隔、形式结构等六个方面存在的问题进行分析。

2.1地方档案规范性文件的制定根据分析

在我国,行政机关制定行政规范性文件是以“根据”为原则的。由于原网站改版或升级,造成《法律图书馆》网站与部分文件的链接错误,致使部分文件无法查阅到全文。562部(含首次颁布与修订本)地方档案规范性文件,可以查阅到全文的有370部,其中,342部指明了制定依据,占92%;28部没有指明制定依据,占8%。详见表2。

档案规范性文件制定依据的比例高低排序分别是:省级人民政府(含副省级城市),省级档案局,省级档案局与其他厅、局、办联合,市级档案局,省级其他厅、局、办单独或联合,市级人民政府,省级人民政府办公厅(室)和省委办公厅(室)单独或联合,市级人民政府办公厅(室)和市委办公厅(室)单独或联合,市级其他局、委、办单独或联合。

从总体情况看,地方档案规范性文件大部分注意到了对制定根据的表述,但仍然存在表述过于笼统的问题。

第一,同样内容的规范性文件,法律依据多少不一。如有关“城市建设档案管理”的规范性文件共有90部,其中,法律依据最多的有7部,最少的没有说明法律依据。第二,有些规范性文件只是笼统地说明依据“有关法律法规和规章”、“有关法律、法规的规定”、“国家有关法律法规规定”等,没有说明具体依据哪一部或哪几部法律、法规。例如,2006年s月,《江苏省司法厅关于印发<江苏省法律援助案件档案管理办法>的通知》等11部规范性文件就存在这种问题。

除了上述规范性文件以外,还有相当一部分规范性文件在说明具体依据某部法律后,还加有“和其他有关法律、法规的规定”的表述。这里的“其他有关法律、法规的规定”指的是与档案有关的法律、法规,还是与文件有关的法律、法规;是与公民有关的法律、法规,还是与机关、团体、企业有关的法律、法规;是刑法、民法,还是行政法,应该有进一步的明确表述。在《中华人民共和国立法法》(以下简称《立法法》)实施多年之后,仍然出现此类问题,说明地方各级政府及其工作部门在起草、制定、档案规范性文件时,还没有严格遵循《立法法》的规定和要求。

2.2地方档案规范性文件的渊源与效力分析

从广义上来说,行政规范性文件是介于行政立法行为和行政执行行为之间的一种“在一定程度上可反复适用、具有弱普遍约束力”的“准行政立法行为”,是规章以上行政法渊源重要而有益的补充。因此,行政规范性文件在行政管理领域内的效力,总的来说,“应低于同类行政法规、规章而高于据其所作出的集体行政行为”。从法律效力来看,370部地方档案规范性文件的法律效力都较低,不得同宪法、法律、上级和同级行政法规、行政规章相抵触。

由于经验与技术的欠缺,地方档案规范性文件在制定过程中,不仅存在与上位法相抵触的问题,同样存在与本级人大或人大常委会制定的其他地方性法规相抵触的问题。一是制定主体不合法。不管是档案行政机关,还是企事业单位或是社会团体,谁都可以制定有关档案行政管理的规范性文件。特别是某些大中型企事业单位制定的关于加强本单位档案管理办法的某些内容,明显与本地档案行政管理部门制定的规范性文件相悖。这些都是因制定主体不合法而造成的。二是越权现象较严重。与制定档案规范性文件有关的越权行为,既有上下级档案行政机关的纵向越权,亦有同级档案(或非档案)行政机关的横向越权,目前,以后者居多。三是与档案行政法规、行政规章不相符。有的档案部门为使本部门的史料编纂多出成果,而对应开放的档案迟迟不予开放。国家档案局与国家物价局对档案利用收费已有明文规定,而有的档案部门则借此机会自行制定收费标准,扩大收费范围,提高收费标准,在社会上造成不良影响。四是与制定规范性文件的法定程序相违背。按照国家规定,制定某些专业档案管理的规范性文件,档案部门需要与有关专业行政主管部门联合发文。此类文件往往先有档案部门起草,专业主管部门会签,有时因时间关系,会签手续不全,也照发不误。这样,就造成主办、协办机关不明,各自职责不清,出现问题相互推诿,自然会影响这些规范性文件的行政执法效力。五是不符合法律规定的方式。文件制定主体在起草、制定档案规范性文件时常有很大的随意性,使用的名称也较混乱。有的只需发个“通知”、“意见”之类的文件也要冠之以《规定》、《办法》,甚至《条例》。一些市县档案规范性文件词不达意,时常出现错别字。由此可见,最具特色和最为具体的档案规范性文件更需要引起制定主体的高度重视和法制部门的严格把关。

2.3地方档案规范性文件的名称分析

从形式上看,370部地方档案规范性文件中,265部用“办法”,139部用“通知”,56部用“规定”,2部用“条例”。在265部采用“办法”的法规中,又分“办法”、“暂行办法”和“管理办法”三种不同用法。从制定技术的角度来讲,“条例”作为法的形式,是对某一方面的社会关系或某一方面行政工作做比较全面、系统的规定。“办法”和“通知”是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关或职能部门对特定范围内的工作和事务制定相应措施,要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。“办法”作为一种立法形式,其功能是对某类社会关系或行政工作做出比较全面、系统与具体的规定。“规定”是落实某一法律、法规,具体规范某项工作而制定的,具有较强的约束力,且内容细致,可操作性较强。一般来讲,地方人大及其常委会通过的地方性法规应采用“条例”,地方政府规章和规范性文件应采用“办法”。

2.4地方档案规范性文件的适用范围分析

由于规范性文件的内容种类不同,适用的范围也就不同。从规范性文件的适用范围来看,370部地方档案规范性文件涉及内容最多的有:档案管理,档案事业,档案工作,城市建设档案,企业档案,城市地下管线档案,重大活动或重大事项档案,人物或名人档案,建设项目档案,村民委员会或居民委员会档案,征集档案,收集档案,查阅或利用档案,司法档案,技术档案,移交档案,等等。涉及内容较少的有:档案法,档案卷,信用档案,行政复议档案,移民档案,电子文件管理,档案事业发展规划,档案整理,鉴定或销毁档案,档案信息,档案信息化,档案寄存,档案中介,档案抢救,行政执法档案,档案保证金,档案库,档案验收,档案登记,开放档案,档案综合管理以及众多其他专门档案和档案机构与档案人员,等等。从数量和内容来讲,当前急需的档案行政执法,档案行政复议,档案信息组织和档案信息化,电子文件管理,档案事业发展规划,档案开放,档案鉴定与销毁,档案寄存,档案抢救,档案中介,政府信息公开和档案信息服务,档案资源整合,档案工作岗位责任制,电子文件中心建设等方面的规定明显偏少或空缺。一方面,说明相应的上位法缺位,另一方面,说明制定主体缺乏探索和创新精神。这应是未来各级政府及其工作部门重点规范的内容和领域。

2.5地方档案规范性文件的颁布时间与实施时间间隔分析

从制定技术上讲,法律法规的颁布时间和实施时间应间隔一段距离,以便法规的宣传和推广。这样,既有利于档案政策和法规部门对法规的实施有一定的心理准备,也有利于社会成员的学习与消化,使法律法规实施后能够取得较好的效果。

从370部地方档案规范性文件颁布时间和实施时间的间隔来看,177部颁布时间和实施时间是同一天,占47.83%。167部相隔一段时间,占45.14%。其中,10天以内的10部,11～20天以内的16部,21～30天以内的30部,31～40天以内的24部,41～50天以内的28部,51～60天以内的13部,60天以上的13部。最长的相隔为79天,最短的只有4天,平均为35天。19部只有发(颁)布时间,没有开始实施的时间,占5.14%。在370部地方档案规范性文件中,有21部明确规定了失效时间,占5.7%。

我们认为,首次颁布的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍大一些,修订的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍小一些,甚至可以颁布与实施为同一时间。新(颁布)的规范性文件应明确宣布自施行之日起,旧的和其他有抵触的规范性文件同时废止。

2.6地方档案规范性文件的形式结构分析

370部档案规范性文件,有119部属于复杂结构,占32.2%。分为总则、附则、章等若干部分,各部分都有标题,条文也较多,要件数量多而且全面。其中,116部有总则、分则、附则等,有章、条、款之分,每一章都有标题;有3部没有附则。116部中,有58部设有罚则。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均为6章。全文最多的是65条,最少是14条,平均为34条。

有213部介于简单结构与复杂结构之间。要件多于简单结构但少于复杂结构,没有章的设置,也没有各部分标题、附则等要件,只有条、款之分,条文较复杂结构少,其中最多的48条,最少的9条,平均为21条。有38部属于简单结构,只有款之分,条文较复杂结构少了许多。370部规范性文件均没有目这一层次。从字数看,最短的只有129个字,最长的有10482个字,平均为2815个字。

另一个值得注意的问题是,同一内容的规范性文件,其形式结构差异很大。如有关“城市地下管线档案”的规范性文件有21部,其中1部有章,20部没有章;条文最多的为28条,最少的没有设条,直接用数字标明顺序;字数最多的为3051个字,最少的只有1484个字。由此看来,各地各部门制定的档案规范性文件能够结合自身实际,有的放矢,注重解决实际问题,实现了形式和内容的多样化,逐步避免了地方档案法规普遍存在的照抄照搬现象。这是值得充分肯定和需要进一步保持和发扬的地方。

在370部地方档案规范性文件中,有58部设有奖励或制裁的条款,占15.7%。

行政规范性文件和行政法规、规章都具有法律约束效力,都可以作为行政行为的依据,效力最高的应该是行政法规,其次为规章。因为,根据1996年10月1日起实施的《中华人民共和国行政处罚法》中的相关规定,行政法规、规章可以设定行政处罚,行政规范性文件明确规定不得设定行政处罚。其次,根据《中华人民共和国行政诉讼法》的相关规定,人民法院审理行政案件,以法律、行政法规、自治条例和单行条例为依据,同时参照规章,并没有包括行政规范性文件。据此,地方政府及其工作部门在今后制定地方档案规范性文件时,应当取消行政处罚,适当保留奖励条款。这样,既可以避免与法律抵触,又可以起到自身独特的作用。

参考文献:

[1]兰青,高琼.行政规范性文件之我见[J].四川档案,2004(2)

[2]李新泉.制定地方城建档案规范性文件的若干问题[J].城建档案,1996(4).

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中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01

随着社会的不断发展，以及现代网络技术和信息技术的应用都在不断发展，面对着我国经济、政治、文化发展的新趋势，国家档案局在高校档案工作科学发展的法规性文献中对高校的档案管理人员的个人素质提出了新的要求。

一、高校档案的工作要求不断升级

（一）档案的类型不断的变化

正如大家所熟知的，高校档案的使用者均为高校中任教的教师或者行政人员，其他的社会工作人员的使用较少。但是伴随着现在大家对档案意识的加强，各类经济、政治性的组织甚至个人都对档案额使用有着同样的需求。比如在学校周边进行的工程建设就有机会接触到学校的档案资料，另外在高校内部现在还有大量的学历、学籍的认证服务都在证明着我们对档案需求在不断地变化着。

（二）档案的工作量增加

随着我国高等教育的迅猛发展以及我国改革开饭的不断加深，高校的中建设工程、科研项目和其他重要的工作内容的增加，现如今的档案管理者的工作量要远远大于之前任何时期。大量的活动、项目和工程所累积的工作量对于高校的档案管理者也在不断的发出新的挑战。

（三）档案的载体在不断的升级

随着社会经济的发展，大量的信息不断的涌入生活，可以看出纸质的文件已经不能满足高校档案管理的需要。伴随着大量的信息文件、电子数据、视频传播等途径的产生，高校档案的记录的载体已经在朝向多元化方面发展。同时档案管理也深受电子技术和网络技术的影响，以前全靠手写、剪贴、装订的旧式方法已经不能满足当代社会的信息高速发展的需求。传统的纸质文件所建立的档案系统正在饱受高速发展的新载体的挑战。

（四）档案的工作需求有了更深的延伸

旧日的纸质记录方法在忠实的记载着高校的发展历程，很难加以延伸利用。而面对现如今的对信息量如此强烈的社会发展，已经在不断的要求高校档案的工作应适应社会的发展。同时为我们提供更多的所需信息，因此高校的档案管理工作的只能做出更广阔的延伸，那么档案的管理人员如何做好自己角色定位成为现阶段面临的一个新问题。

（五）档案管理的环境在不断改变

正因为高校对于档案信息管理的不断重视，档案管理所在的环境也随之改变，高校更多的愿意纳入经费预算进行档案工作环境的整改。面临着这样的发展机遇，档案工作的新要求也在变化和提升着，这就对档案管理工作的管理的能力提出一个个新的考验。

二、高校档案管理者的必备素质

（一）需拥有较强的政治、思想素质

教育部在《高等学校档案管理办法》中对于档案管理工作者提出明确的要求：档案管理着要忠于职守、爱岗敬业且遵纪守法。并且要具备社会上各类其他专业的工作人员所应具备的政治素质，要坚持恪守四项原则：要热爱党，爱社会主义，爱祖国和人民，坚持恪守国家的法律法规和方针政策，不为名利，遵守纪律，讲道德，不计较私利。在管理档案时要严格维护档案的真实性、保密性和政治性。要求对于涉及到国家秘密的档案信息守口如瓶、恪守诚信。同时要履行好作为档案管理者的服务性，应具备较强的奉献精神和忘我精神，甘于平凡且乐于奉献。

（二）需要更广阔的知识层面

在这个高速发展的信息化时代，对于档案管理员的要求不仅仅局限于精神层面，还有对于知识层面的需求，需要懂得档案管理学、档案保护技术学、文书学等，还要熟知对于中外档案的专业基本知识，熟悉党和国家的相关政策和方针，而且要熟悉自己的业务工作，从而加深自己的工作层次，这样才能在工作中做到得心应手。

（三）需掌握相关的网络信息知识

现如今已经是信息全面普及的时代，不仅在行行业业中有所应用，而在高校的档案管理方面也是得到了更深层次的应用，现阶段的高校的档案管理基本已经实现了资料的数据库管理。所以这就要求档案的管理工作人员必须要掌握计算机的相关硬件、软件以及各类操作系统的层层知识。而且现在能够利用计算机进行档案信息的管理、分类以及迅速定位已经成为了高校档案管理者的一项必备的技能。

（四）需掌握较强的外语水平

在知识经济已经全球化发展的现如今，信息的交流可以打破国家间、地域间的局限。尤其是英语这门语言所占有的信息成分，所以要想作为一个合格的档案管理者，要想更加有效的利用现代的科技手段进行综合性的分析、编排档案信息，就必须要掌握好较高的外语水平，尤其是英语水平。而且现在各高校均有大量的学生要出国深造，这就需要办理相应的英文材料，如果不能掌握较好的外语水平，在档案管理工作中将会面临着相当多的矛盾。

（五）需有较强的综合运用档案素质

随着计算机管理的越发广泛的应用在档案管理中，档案管理的相关部门在收集档案时，不只关注纸质材料，更加关注的是电子资源的利用。档案管理工作者不仅只是整天忙于收集、整理、装订进行这些繁琐的工作，而更要把精力放在对于档案材料的研究和管理上，要积极的将档案的资源的建设为核心，以开发档案信息的利用为目标，加快数字化、信息网络化的进程，从而积极的持续且高效的引导档案事业健康发展，为学校和社会的进步提供高校的服务。

三、结语

综上所述，随着现阶段我国经济的飞速发展，高校不断承担着科研、育人、服务社会、传承文化等重任，档案管理则是办好学校的重要基础任务之一。那么，要想作为一个合格的档案管理者，就要始终适应当今社会的发展，不断地充实自己，拓展自己的综合素质，从而实现自身的社会价值。

参考文献：

[1]李小平.对高校档案管理人员能力素质要求的若干思考[J].湖北成人教育学院学报，2012，18（1）：50-51.

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1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5、档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

二、人事档案管理对策及思考

1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2、强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

篇（11）

随着数字时代的到来，信息的管理发生了天翻地覆的变化。数字化在降低人们对文字阅读的兴趣的同时，却提高了人们对视频观看的兴趣。这就使得档案管理的对象、档案管理的方法产生了巨大变化，进而，也对秘书的档案管理能力提出了新的要求。这对秘书学专业来说，既是挑战，也是机会。说它是挑战，是因为掌握数字档案管理的能力要远比掌握纸质档案管理的能力难得多；说它是机会，是因为秘书学专业终于有了一个过硬的专业技能了。这个能力不仅体现在技术上，而且体现在素质上，特别是体现在创新能力上。

一、秘书人员档案管理工作的转变

伴随着档案管理对象由纸质档案为主向数字档案为主的转变，管理的条件、方法和所需要的能力也发生了巨大的转变。

所谓数字档案，是指以视频或音频形式存储的信息，电视台等媒体又称其为媒体资产。纸质及实物档案管理主要需要的是空间和架子，而数字档案管理的基本条件是网络计算机系统，这一转变对管理方法的影响主要表现在以下两个方面：

（一）由表层管理向深层管理转变。调用一份纸质档案时，一般不会只调用其中的某一页，往往是调用一套档案，再从中找到有用的那部分信息。如用户想查某个通知中的某一项要求，就必须调用整个通知。而调用数字档案（视音频信息）时，既可以调用长达几十个小时的完整信息，也可以调用其中几秒钟的信息。如用户想使用某个足球运动员在某场比赛的某一次助攻视频时，他不必从一个半小时的整场比赛的录像中找，只需要输入几个关键词，就能迅速找到所需要的视频。

这种不同是因为对不同介质档案的管理不同造成的，而对不同介质档案管理的不同则是与浏览不同介质的特点有关。浏览纸质档案要比浏览视音频档案容易。也就是说，同样是陌生的、内容容量差不多的档案，浏览并确定所需要信息，纸质档案需要的时间要比数字档案所需要的时间少。所以，为了方便数字档案的使用者，使其能够迅速找到并调用所需的信息，就要对数字档案进行化整为零的管理，即对完整的视音频进行层层切分，使之变成一个个小片断，再对每个小片断进行文字说明，即著录。

管理档案，一个重要的工作是编目。对纸质档案的编目，只需要对完整一套档案的各方面信息进行著录，如时间、作者、主要内容、关键词、语言种类等；但对数字档案的编目，不仅需要对完整档案信息进行著录，还要对档案进行层层切分，然后分别著录。这就是说数字档案的编目包括两个方面：切分与著录。

一般情况下，数字档案的切分分为五层：节目、片段、场景、镜头和关键帧；著录主要有四大项：题名项、主题项、描述项、建设者项。

如对一个专题片（即一个节目，如某次会议）的管理是：先进行片段层的切分与著录，即将完整的专题片切分成若干个内容相对完整的片段，同时为每一个重要片段（编目者认为重要的）抽取一幅关键帧，并著录该片段的主要信息：题名项、主题项、描述项、建设者项等。

片段层编目完成后，要进行的是下一层――场景层的切分与著录，即将每个重要片段切分成若干个场景，然后对其中重要场景的各方面信息进行著录，并抽取至少一幅关键帧。

然后是再下一层――镜头层的切分与著录，即将每一个重要场景再切分成若干镜头，并对重要镜头的各方面信息进行著录，同时抽取至少一幅关键帧。

这么编目的目的是便于利用者提取任意一个想用的部分，不必花大量时间浏览整个视频资料。但从上述数字档案的管理过程可以看出，它对数字档案不仅有表层的管理：节目层的著录，更有深层的管理：层层切分并逐层著录。

（二）由被动管理向能动利用转变。主要内容有：

1.档案管理技术改变引起工作重点改变。档案管理工作主要包括八方面的工作：档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研与档案利用。过去，对秘书的档案管理工作要求重点是做好前六项，即来什么档案管理什么档案就基本可以了。现在，由于数字档案管理技术的先进性，对秘书的档案管理工作的重点转为：档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用。因为在数字档案管理系统内，档案搜集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计都可以由专门设备和管理软件完成，留给人的工作就比较简单了。如需要对档案进行统计时，只要向系统内输入要求，几乎是瞬间就能得到统计结果。因此，上述工作在档案管理工作中的重要性有所下降。相应的计算机不能完成的工作，人能发挥主观能动性的工作，如档案检索（包括编目工作）、档案编研与档案利用工作就成了管理者的重点工作。

2.档案利用的需求改变引起工作重点改变。以往，档案利用最常见的作用是证明，管理者能迅速找到可以证明某事、某人的档案材料就可以了。至于利用档案创造新作品，或基于对档案的研究为领导或部门工作提出建议，不是秘书档案管理时的主要工作。但随着信息设备和信息管理技术的提高，人们阅读习惯的改变，使得领导或部门的工作总结，对产品的推介、宣传等不再以文字的形式或配合PPT演讲的形式进行，取而代之的是视频形式。这就要求秘书们能够利用已有的视音频――数字档案制作工作总结专题片，或情况、产品介绍专题片等。而制作专题片，就要充分发挥管理者的主观能动性，这不仅需要有较高的文化水平，还需要有较强的创新能力。

二、秘书人员能力与素质要求提高

以传统介质为档案管理对象的档案管理，对秘书的能力要求是：了解档案管理的要求，掌握档案管理技术，如分类、装订、装盒、著录、复印、传真等，其技术含量和对创新的要求并不高；而以视音频为主要档案资料的数字档案管理，其对管理者的能力与素质要求则比较高。其主要表现在以下这4个方面。

（一）要有较高的对视音频作品的理解能力。这主要是因为，在对数字档案进行编目时，必须有较高的对视音频信息的理解能力和比较熟悉不同类型的视音频信息的编目特点，才能正确切分和准确著录。否则，会层次切的不对，重要的片段、场景、镜头没抓住，重要的信息没著录上。

一般来说，数字档案的形象性高于以文字为主的档案，因此，档案比较生动；但其逻辑的清晰性不如以文字为主的档案，因此，档案管理者对数字档案的主旨和结构的准确理解比较困难，加上有的数字档案创作者使用了比较独特的表达形式，这就给档案管理者在编目时准确切分和著录造成较大的困难，需要管理者具有较高的理解能力。另外一个原因是，数字档案管理要远比传统介质档案管理深入。

按广电总局制定的编目规范看，视音频信息共分六大类：新闻类、体育类、影视剧类、专题类、综艺类和素材类。在这六类中，编目每一类材料所需的知识体系和能力都不一样，如对新闻类数字档案编目需要的能力不是很高。这一是因为所需要的知识并不特殊；二是因为其结构清楚，片段（一条新闻）与片段（另一条新闻）间边界清楚，因而容易切分；三是要需著录的内容，视频上基本都有，不需要编目者自己总结太多。而对影视剧类、体育类视音频信息的编目则需要有特殊的知识积累和较强的理解能力。因为，虽然每个人都看过不少电视、电影，但由于一般人并不具有导演的眼光，体育知识不丰富，因此，没有经过专门培训，很难迅速找到重要片段、重要场景，并写出正确的著录内容。

（二）要有更强的文字运用与语言概括能力。数字档案管理与传统的档案管理还有一点不同的是，它的服务对象数量大得多，有的是面对全世界，因此影响也更大。随之而来的就是对编目工作要求很高，比如，对错别字非常重视，要求著录不能有一个错别字。这就要求档案管理者必须具有较高的文字水平，它主要是指正确书写汉字和准确概括视音频内容的能力。

在档案检索工作中，最重要的一项是编目，数字档案管理的编目包括切分与著录两项，而文字档案的管理没有切分，只有著录一项。虽然两种档案的管理都有著录一项，但水平要求差别很大。文字档案管理的著录比较容易，需要著录的主要内容，档案上基本都已具有，管理者照抄或稍作总结即可。而数字档案管理所需要填写的题名项、主题项和描述项很多需要管理者自己总结、概括。因此，不经过一段时间的专门训练，很难胜任这样的工作。

（三）最好掌握非线性编辑等软件的应用能力。数字档案管理的最重要的目标在利用，无论是截取某一段视音频作为证明，还是以多段视音频为素材制作新的专题片，都需要一个能力：编辑软件的能力。

编辑软件有多种，其中比较简单的要数会声会影，这是大众级的视频编辑软件。还有一款专业普通级的视频编辑软件：Adobe Premiere，目前，这款软件广泛应用于广告制作和电视节目制作中。此外，还有一款软件比Adobe Premiere更广泛应用于广告制作和电视节目制作中， 是苹果公司开发的一款专业视频非线性编辑软件：Final Cut Pro。

掌握第一款软件，不需要纳入教学计划，学生利用业余时间就可掌握，因为它很简单。但正因为简单，不能用它制作内容复杂、表达丰富的专题片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能够用来制作复杂的专题片，而且掌握其基本功能也不是太难，因此，可以选择其中之一纳入教学计划。

（四）要有一定的创新能力。对数字档案的利用，重要方式之一就是专题片制作，即利用已有的视音频材料制作新的视音频作品。这样的工作对于学生来说是有一定难度的工作，难就难在创新上。能否用普通的材料表达新的主题；所选的材料能否给人以新鲜的感觉，哪怕是旧材料新视角；主题表达的形式是否能够另辟蹊径，不落俗套。如果没有一定程度或方面的创新，那所制作的视音频作品就没有生命力。

三、秘书人才数字档案管理能力培养

概括地说，数字档案管理的内容主要有两种：编目与编辑。编目主要要求的是对视音频的理解能力。虽然编目也需要熟悉编目规范，但由于其只是一种知识，不是培养的难点所在。编辑要求的是创造性地使用档案材料制作新的视音频作品，它对管理者的综合素质要求较高。

（一）培养学生的数字档案管理能力的必要性。是否有必要培养秘书人才具有这样的能力、怎样培养秘书人才具有这样的能力是根据专业所在地区和师资条件决定的。如果专业处在欠发达地区，那就不必培养。因为，培养这样的能力不仅需要师资，也需要比较先进的设备。但如果专业处在比较发达的地区，就应该将此能力的培养纳入到人才培养目标和人才培养方案中。理由有二：一是它能较全面地培养学生的信息管理能力。在培养学生数字档案管理能力的同时，也培养了他们的信息搜集、整理、管理等能力和办公软件应用能力。二是它能有力地提高学生的综合素质。因为，编辑一个视音频作品，是一个人阅读、思考、写作和创新能力的综合体现。

（二）纳入人才培养方案。如果将培养学生的数字档案管理能力纳入人才培养方案，可以有两个层次：作为一般能力培养和作为核心能力培养。

1.作为一般能力培养。数字档案管理能力，作为档案管理能力的一部分，是秘书应该掌握的诸多能力之一。培养这一层次的能力，既可以在一门课中实施，即在《档案管理》课中作为档案检索中一项能力培养；也可以作为一个单独的实训项目在实践学期进行。

2.作为核心能力培养。如果将档案管理作为秘书人才的核心能力，那就要为它设计一个教学模块。这个模块可以包括3门课程，也可是4门课：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》，其中《视音频信息编辑》也可分为《非线性编辑》和《影视节目制作》，关键看专业方向。

《档案管理》的教学内容除了使学生了解档案管理的8种工作外，特别要使学生掌握对视音频信息的著录能力。《摄影摄像》课，既是教授学生办公设备的使用，也是培养学生视音频信息的鉴赏和表达能力。《视音频信息编辑》课的教学内容主要包括两个方面：非线性编辑和专题片制作，在教学过程中，二者可以融为一体。此课培养的是学生对数字档案的利用能力。

3门课或4门课的教学顺序可以自由安排，既可以是总分分式，即上课顺序为：《档案管理》《摄影摄像》《视音频信息编辑》；也可以是分分总式，即上课顺序为：《摄影摄像》《视音频信息编辑》《档案管理》。《档案管理》是总，其他课是分。

不同的上课顺序体现不同的教学设计思路。总分分式是希望通过《档案管理》使学生对数字档案管理有一个概论式的了解，然后再通过《摄影摄像》《视音频信息编辑》课对数字档案管理的专项能力进行深入训练。分分总式是希望让学生先把各专项能力训练好了，再在《档案管理》课上进行综合训练。

数字档案管理既然是因社会发展而产生的新工作，它就有较强的拓展性，对于《档案管理》课来说，它是对传统档案管理方式的拓展；对于秘书人才来说，它又是秘书专业能力要求的向上拓展；对于工作岗位来说，数字档案管理稍微改变一点，就是迎合新的职业――媒体资产管理。因此，将数字档案管理能力的培养纳入秘书人才培养的方案中，会使所培养的人才无论是在能力方面，还是在就业岗位方面都会有一定的拓展。

【参考文献】

[1]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索.档案学通讯[J] ，2011-03-18.