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前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
中图分类号:G271 文献标识码:A
一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用
1.1 建筑企业工程管理的创新观念
时代的发展,科技的进步推动了建筑行业的高速发展,为了顺应时展的潮流,建筑企业就应不断改革创新管理模式,采用最新的项目管理体制,确定现代化的项目管理目标,包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款,确保四大管理目标得以实现,并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系,可以通过集成管理、范围管理来进行,并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制,并取得了显著效果。
2.2 不断创新建筑企业管理体制
为了提高企业的核心竞争力,采用科学的工程管理方法,并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系,不断深化改革传统的管理模式中的不足之处,不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外,建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理,采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力,降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。
2.3 建筑企业的技术创新管理
科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新,建筑企业为了更好地进行工程管理,就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前,天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此,建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习,在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习,不断提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同档案管理
2.1、提高合同档案管理的重视程度
为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果,首先应该提高领导的重视程度,不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识,提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作,并将合同档案的归档工作视为首要工作,为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件,不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程,定期开展汇报工作,从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中,要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务,并制定工作计划。
2.2、配备专业的合同档案人员
为了提高合同档案管理效率,应该配备专职的合同档案人员,创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时,单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神,为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规,以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己,开阔思维,适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时,也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。
2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核
单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育,确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能,并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外,还应该建立健全责任制度和竞争机制,确保合同档案管理部门充满活力,可以通过建立考核绩效制度来进行,逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。
2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础
财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中,并将其落实到实处。其次,单位应该抓住拆迁机会,通过合同档案管理来加强硬件设施的配备,将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来,并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施,从这些方面来落实合同档案的管理工作。
2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平
城建合同档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对城建合同档案实行动态化管理和维护,开发研制城建合同档案管理软件,建立数字合同档案和多媒体合同档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作
加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节,可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件,就能不断开发科技合同档案的重要内容,并且通过不断的积累经验,更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。
2.7、 加快合同档案信息化建设步伐
信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源,建立健全合同档案的科学创新管理机制,并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中,用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等,建立完善的建筑工程业数据库。
三、合同管理
为了确保建筑工程的顺利展开,目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度,并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流,不断创新完善合同管理,逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程,因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理,而应该讲究管理艺术,注重管理方式、沟通技巧,采用合适的方式方法来进行合同管理。目前,已经产生了先进的合同管理软件,在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件,促进工程管理的现代化水平。
合同管理贯穿建筑工程管理的全过程,在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案,确保合同管理的科学性和规范性。除此之外,还应对合同的履行情况进行认真的分析评价,不断总结教训、积累经验,为更好地进行今后的工程管理奠定基础,不断提高合同管理的现代化、信息化水平。
结束语:文章中笔者结合多年的工作经验,对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍,并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处,望大家批判指正!
参考文献:
[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-8500(2013)03-0064-02
合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外,还有三个独特的特点,就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据,具有规范的形式要求和严格的时效属性,规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障,而合同档案形成经历环节较复杂,材料多,参与人员广、履行时间长,在管理过程中很容易造成疏漏。因此,如何规范合同材料收集、整理、归档、利用,使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据,如何使合同档案更好地开发利用,是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度,明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂,合同管理也必须健全相关管理制度,明晰合同档案管理责任,明确责任单位和责任人;目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”,所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求,合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档,而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据,因此为保障企业合法权益,从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下,企业为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同,这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为,由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言,合同管理都采用统一领导,分级管理的模式,企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案,普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中,合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节,合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求,从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责,并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档,企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作,在档案管理制度上规范合同档案的分类整编,使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系,保证档案管理不留死角,确保合同档案管理达到优质高效,具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理,确保合同档案管理完整性
(一)合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长,如大型建筑工程需要几年时间,特别有些单位只注重主合同的收集,对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范,容易造成合同档案资料不完整,严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决,部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程,其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告,说当时该工程采取围标,招投标造假,且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证,查阅了当时合同档案资料,由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整,所有收集的文件都是原件,并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要,整个工程起止过程材料十分齐全、准确,足以证明合同招投标过程主要是合法合规的;决算金额比合同额大的原因十分清楚,其证据材料(如设计变更通知单、工程量签证单等)也十分齐全,检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范,具有较高的可信度,最终采信该档案材料,还了当事人的清白。因此,确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
(二)明确、规范合同管理流程,保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门(法律顾问部门)、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全,需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为,保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章,合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档;对于我方先行签章的合同交付对方签章后,应在规定时间(如10个工作日等)内取得对方签章的正式合同文本,及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
(三)合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高,档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整,合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档,双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证,合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管,避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求,规范合同档案的分类整编
(一)明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外,还要明确规范收集范围。一般情况下,一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容:(1)合同文本(原件,不可缺。(2)合同会签表。(3)合同的附件 (合同有附件的不可缺)如:技术协议,方案书等。(4)变更、转让、终止等合同补充协议 (有补充协议的不可缺) 。(5)合同资信资质材料,包括:对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料;对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。(6)合同签约依据性材料,包括:询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。(7)合同履约过程材料,(履约过程有文件产生的应归档)包括:送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。(8)合同验收材料,包括:合同竣工(交货、发货)确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。(9)合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外,还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府(或相关部门)报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整,归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整,否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单,合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案,档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对,并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档,再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
(二)合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系,保证合同的完整性;应当充分利用原有的整理基础,不宜打乱其原有的保存状况,整理后的合同档案要便于保管和利用。
(三)规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多,尤其工程合同,合同档案实行按“件”归档方式,按照“一事一档、一项一档”原则,分门别类,由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集,统一交合同归口管理部门整理。对单项合同(如采购、单项工程、融资借贷)及系统性较强的合同(如建筑、财务等),在整编中可多设一级类目,使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任,指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用,维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多,要利用好合同信息管理,建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具,及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化,按保密规定设定利用者权限,并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理,形成专题汇编,方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统,并与档案管理系统通过接口直接归档电子版,提高合同档案运转效率,通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享,便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训,增强工作主动性和提高法律意识,积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况,确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用,利用实例的编写是凸显档案价值,促进档案工作的发展。
综上所述,合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点,使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范,对维护企业的合法权益,促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
中图分类号:C939 文献标识码:A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料,对医院的生存和发展有着极其重要的影响,合同档案不仅在于收集整理和保存利用,更在于“察往知来”。随着市场经济的发展,合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出,加强合同档案管理工作,已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进,医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节,科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动,真实地记录了医疗设备购置的历史,在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
(一)现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现,合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性,也就是说依法订立的合同, 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等,都必须完全地、唯一地依据合同档案,否则,就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中,难免发生这样、那样的问题,如:技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理,就必须依据医疗设备档案中的材料,按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高,防止类似问题再次发生。因此,在医疗设备采购中,合同档案不仅是对合同订立双方的凭据,也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料,承担相应的职责,在合同订立和后期实施过程中,存在的各种矛盾和责任追究,就需要通过合同档案来细化和评判。
(二)转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据,将合同档案转化为重要的经济信息,从而降低设备购置和维护的成本,争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中,经常能遇到供应商报价高的问题,而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置,都是我们谈判的有力依据,使医院在采购过程中节约大量的资金,保证以最优的价格购置需要的设备。
(三)潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时,为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考,减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时,我们会依据设备的情况,在合同中订立相关的补充条款,例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等,这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助,能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
(一)合同的规范化
合同是合同档案管理的主题,一份合同是否能够发挥它的重要作用,最根本的在于合同的订立是否规范,是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同,很多都存在不规范、不严谨,或有不平等的霸王条款等,这样的一份合同在法律意义上,很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体,在合同订立时具有一定的主导作用,这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位,这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
(二)档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说,合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程,不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括:医疗设备的申请、审批,采购的调研论证,设备招标参数及与招标有关的一切资料,采购合同,验收单,技术资料,这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中,有可能由于疏忽或随意,使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视,对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外,有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围,使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外,也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外,在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中,因为类别和性质的不同,各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门,存在着各种不同的承办问题,需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方,最后签署,合同的收集才完毕[2]。
(三)缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性,就需要有专职档案管理人员和档案室,这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作,无法安排专职人员来进行管理,合同档案的保存也没有固定的档案室,这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险,长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
(四)档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段,保存过程中容易有丢失,且纸质文件的保存要求较高,需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描,将文档进行保存,方便查询。但随着医院信息化的发展,纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步,医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
(一)纳入正常档案管理范畴,规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理,才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性,使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此,重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外,制定完善的医疗设备合同管理制度,明确合同管理办法和实施细则,包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等,是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员,才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理,才能实现合同档案齐全收集及规范管理,减少资料缺失和遗漏的问题发生。
(二)合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析, 我们可以知道, 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规, 了解合同的办理状况, 保证不遗漏与合同有关的档案材料, 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规,收集相关的资质证明材料,以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权,特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质,这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性,也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的,因此合同资料的收集也需要及时,及时收集资料,及时整理归档,才能使合同档案完整,并为以后的工作提供依据和参考。此外,档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流,充分发挥主观能动性,了解不同职能处室合同档案资料的产生情况,避免遗漏;要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作,着眼于全局,做到未雨绸缪。
(三)运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案,实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化,还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题,解决管理模式与利用需求的冲突问题,解决档案管理手段落后的问题。目前,我院运行的合同管理系统,是针对合同的信息化管理系统,包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等,相较于传统的纸质资料,更便于查询、统计,而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中,使用信息化管理,将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询,使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分,是
医院管理中的一项重要内容,是维护医院合法权益的有力保障,具有十分重要的作用,可以为医院的经营决策提供依据,有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加,医院合同档案管理工作的内容不断增多,管理工作变得越来越复杂,大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理,采取科学的管理措施,实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理,才能充分发挥合同档案的重要作用,为医院的良好发展奠定基础。当前,新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之,机遇与挑战并存,基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时,还应当积极思考,从提升档案服务效率的角度出发,不断地用实际行动去检验、去反思,寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献:
[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案,2015(5):49- 51.
人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的,明确了协议双方各自的权利和义务,以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件,称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证,是重要的民生档案。随着市场经济的发展,规范的交易行为促生了越来越多的合同,对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言:“商业时代的财富,大部分是由合同构成的”。首先,企业应当建立合同档案管理制度的主要因素,是受到国家经济快速发展,以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下,企业管理者须顺应时展潮流,增强法制观念,积极参与到国际大平台中,与其他企业进行各种合作,取长补短,提高自身发展实力。但合作的同时,双方为了维护自身合法利益,在生产经营的过程中就要签订合同和协议,对同一类的合同文件进行管理,必然出现一系列合同档案,对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径,因此,企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外,企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范,当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决,所以,合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
(一)合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作,主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律,有些合同的履行时间较短,在几天左右就可以履行完合同约定内容;有的合同履行时间较长,如重大项目建设工程类合同,通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间,决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握,不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案,其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料,要齐全完整。主要包括三个方面:合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式,要从源头保证合同收集的齐全和完整。(二)合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类,现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理,不过不同企业单位中的分类方法各不相同,有的为合同档案设立了单独门类,并在系统中设置了档案模块,有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值,不同合同档案的保管期限划分标准不同,如文书类档案是永久、30年、15年;科技档案是永久、长期和短期。另外,合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后,要按照一定的顺序将其列入合同档案中,确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时,因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后,要对其进行编号以方便查阅,另外,合同的签订往往涉及多方,需责任者在合同档案上签字明确责任人,最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
(一)解决合同收集难的建议。《合同法》第32条:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此,签字和盖章是档案收集管理的关键点,公司可以在盖章时就对合同进行编号,方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单,审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息,审批单应该一式三联,在订立合同以后,第一联和合同一起到档案部门归档;第二联交给财务部门作为记账凭证;第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程,使档案收集过程更加严谨。(二)管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理,加强管理者的管理意识。第一,要做好档案管理的宣传工作;第二,加强对合同保管员的培训工作,增强其合同保管相关理论和责任意识;第三,要加强全公司对合同管理制度的认知,查阅要制度化,以免合同丢失或损坏,否则将追究负责人的责任,并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时,责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。(三)提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术,有助于对项目相关材料的收集和整理,把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理,不仅有利于合同需要人及时查阅,也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作,加大信息管理意识,营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中,还存在着很多急需解决的问题,这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质,还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责,充分认识到合同档案建立的必要性,从而采取有效措施,实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理,就必须掌握企业合同档案的特征,具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中,合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言,合同以法律形式存在,其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下,又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录,其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程,因此,合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下,会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证,又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此,合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节,必须要在合同法允许的范围内执行,也因此,赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言,合同法均有明确规定。例如,订立合同的形式有3种,包括口头、书面及其他形式;内容方面,对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定;还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式,才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时,一旦丢失某一部分,就失去了合同部分及全部法律效力,难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本,又包括签订前和签订后的任何一个有关材料,例如,签订前的洽谈、招投标,签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等,组成了合同档案,要想确保合同档案的完整性,就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比,一个完备的企业,每年内制定的合同档案相对较多,少则几百件,多则几千件。在这种情况下,要区分两种合同档案的分类方法,从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看,主要是依据科技档案和文书档案进行归类,科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下,既给合同档案的分类整理增加了难度,又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时,要以集分式分类原则为中心,依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类,重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定,适用于企业的有名合同包括:买卖合同,借款合同,运输合同,委托合同,技术合同,承揽合同,供用热力、水、电、气合同,技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同,制定集分式分类表,并在分类表中,将合同档案分类归档,依次为60~69号。
有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中,年度、分类号以及件号共同组成档号,年度为签订合同的年份,与合同相对应的具体分类号码为分类号,件号是在相同年度、相同分类号中,按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号,代码用阿拉伯数值0~9标注。例如:2014—62—002,该档号表示2014年度,借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前,企业要安排一个部门,做好办理合同的相关工作,防止出现办理人员和部门相对分散,无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制,并由合同主办部门负责,从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如,将合同分为几大类,同时采用特定符号标记,例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序,在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性,一旦制定,无特殊情况,不允许私自更改。采用合同编号排列法,对未移交的合同材料进行保管,从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前,由合同主办部门统一负责收集合同材料,并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征,因此,合同主办部门在收集合同材料时,要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作,各部门相互配合、协调,确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内,将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后,存在变更、作废和解除等问题,难以确定合同最终办理时间。所以,尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案,先由合同主办部门进行收集和保管,待合同办理时间确定后,转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理,对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理,大多采用分散式归类管理,给合同档案管理带来一定难度,不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲,充分利用其管理特性,采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论,在企业合同档案管理工作中,集分式管理效果更好,更加实用,更符合企业合同管理的需求,能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览,2013(20):231.
[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案,2015(4):40-43.
一、医院合同档案管理工作中存在的问题
对合同档案管理工作的重视不够:目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作,认为合同档案管理不会产生直接经济效益,故而忽视在其管理方面的投入,致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中,档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果,大大降低医院的服务质量和服务水平,从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善:由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善,使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循,是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说,合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高,医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作,相互协作,才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是,大部分医院缺乏这方面的管理制度,致使各部门不能有效地配合工作,使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外,部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门,一般都由其他相关部门代替,致使合同档案管理工作比较滞后,很多档案资料无法完整地保存,从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高:随着信息技术的全面发展,社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说,必须要跟上时代步伐,充分利用现代科学技术,提高自身服务质量和医院的医疗水平,才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中,医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式,同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式,以真正提高合同档案的管理水平。但是,大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面,没有在合同档案管理工作上灵活运用,使得合同档案管理信息化建设滞后,信息化程度不够高,无法有效地促进医院不断发展。另外,部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中,但是因为缺乏既精通合同档案管理工作,又熟悉信息技术的复合型人才,使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高:目前,大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题,导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升,给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时,医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上,致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快,很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理,但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力,无法适应新时代合同档案管理工作的需求,造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整,合同档案利用率低:在漫长的发展过程中,医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题,合同档案管理工作人员没有进行整理和收集,造成合同档案相关信息的缺失,使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中,合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实,使医院合同档案信息出现不完整问题,给医院各部门工作带来严重影响,致使合同档案利用率非常低,失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识,提高服务质量:在制定合同档案管理工作考核标准的同时,提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平,从而提高服务质量。在实践过程中,将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合,可以促进企业市场竞争力的不断提高,从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中,还要加强对合同档案管理工作人员的监督,严格按照国家规范标准执行,确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制,提升管理水平:在创新管理机制方面,医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术,以根据医院的实际情况、工作性质和特点,制定出符合本医院需求的合同档案管理制度,从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外,在制定合同档案管理制度时,还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来,确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作,共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍,提高整体素质:医院合同档案管理工作的创新,必须要加强对合同档案管理人员的培养,提高合同档案管理队伍的整体素质。首先,必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识,端正自己的工作态度,在思想上重视这项工作;其次,必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养,提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求,推动医院合同档案管理不断创新,促进医院长远发展。创新管理模式,提高信息化程度:信息技术在医院合同档案管理工作中的应用,对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中,不断创新医院合同档案管理模式,注重信息技术的合理应用,可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式,不论是档案收集、档案编辑,还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化,大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时,信息技术的应用,大大降低了合同档案管理工作人员的工作量,使合同档案资料变得更加准确和完整,有效避免了手工管理方式出现的各种错误,大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
工程档案产生于工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中质量的评定,事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用,而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天,档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要,也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践,水利工程档案管理工作主要存在以下问题:
1.重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程,使之尽快发挥效益。在工程建设过程中,业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务,对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够,甚至担心工程档案管理会影响进度,重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。
2.档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间,受工期长、人员变动大的影响,在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度,对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档,待工程完工时才组织力量突击收集,增加了工程项目档案资料收集的难度,难以保证档案资料的完整性和准确性。
3.档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度,只重视工程验收是否过关,在工程实施过程中忽视档案资料的收集,放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理,专业档案人员难以做到全程跟踪和指导,因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求,待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题,形成被动局面。
二、问题存在的原因分析
工程档案管理是工程管理的重要内容,在工程建设的各环节都是档案形成的过程,既有按计划周期形成的资料,也有各建设环节产生的阶段性材料,还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面:
1.重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄,注重工程有形建设,忽视档案资料的作用,没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案,使档案管理不能与工程建设同步进行。
2.责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强,不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定,对工程档案管理岗位及其职责落实不到位,使得工程档案无法得到有效收集和整理。
3.人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员,缺少水利工程档案管理知识,对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水利工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案验收标准。
三、解决问题的合同承包制档案管理模式
采用合同承包制管理水利工程档案模式,是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系,将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点:
1.对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时,将工程档案管理任务单列一项,业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同,由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理,以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后,乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括:制定整个工程的档案管理规章制度、办法;对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督;对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理,使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。
2.对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时,将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中,明确规定各自档案管理职责及要求,规定工程档案验收的标准,采用经济手段强化工程档案管理工作,同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时,同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题,采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时,要有档案人员参加编制标书及合同条款,并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后,这些规定以合同方式加以明确。工程开工前,接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位,明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中,各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作,并服从档案管理部门的管理、协调和监督。
四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点
采用合同承包制管理水利工程档案,是水利工程档案管理的一种新模式,对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面:
1.节省时间。工程建设项目在立项开工之初,建设管理单位刚成立,工作千头万绪,受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系,使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时,工程项目档案收集、整理完成,为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时,工程档案就及时移交给工程项目的管理单位,使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行,不会因工程档案工作滞后,给工程建设带来不利影响。
当前,全国大多数供电企业在劳动用工方面日趋规范,但随着《劳动合同法》的实施,给企业的人力资源管理带来了一场全新的革命,《劳动合同法》要求企业从劳动合同的订立、履行、变更直至解除、终止都采用书面化管理,否则将面临巨大用工风险。新形势下,企业如何在劳动合同管理环节重新构造一个全新的精细化管理模式,以适用劳动合同法的要求,降低用工风险,这已经成为企业人力资源管理工作中的重中之重。
1、企业用工风险
1.1 用工机制风险
《劳动合同法》规定,劳动者在该用人单位连续工作满10年的,“连续订立二次固定期限劳动合同”等条件的,便可与该用人单位签订“无固定期限劳动合同”。这样,企业将面临“无固定期限劳动合同”用工比例的逐年上升,固定期劳动合同的期限从过去的短期化调整为中长期,劳动合同长期化趋势不可逆转的局面。由此,用人单位长期习惯于用劳动合同终止来调整劳动关系的方式已不适用。稳定就业的确对和谐稳定的劳动关系有益,但会减弱企业用工机制的活力,使企业竞争力减弱。
1.2 用工成本风险
这里指的用工成本风险是企业因劳动合同终止需支付的经济补偿金和新增的企业违规成本风险。
1)劳动合同终止成本风险
由于新法规定,企业终止合同需要支付经济补偿金,并且补偿金基数由原来的终止前12个月的平均实得收入(扣除个人税与费)调整为终止前12个月的平均收入(含税与费),而这个经济补偿金总是隐性存在,企业始终存在风险。
可能会有人认为,既然合同终止会产生经济补偿,那么企业不终止合同不是就可免除补偿了。这是一个误解,企业不终止合同,经济补偿只是暂缓发生而已。另外,大量的劳务派遣员工通过劳务派遣单位支付的经济补偿金也不能忽视,因为劳务派遣人员的劳动合同终止补偿金是同样适用法律规定的。
2)新增的企业违规成本风险
以下五项内容,都是新增的企业违规的成本风险。
(1)自用工之日起满一个月未满一年未签订书面劳动合同,用人单位应当向劳动者每月支付2倍工资。
(2)用人单位违反规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的,自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付2倍工资。
(3)用人单位违法解除劳动合同可能向劳动者支付双倍补偿金。
(4)用人单位不按法律规定支付劳动报酬、加班工资或经济补偿金,要按50%以上100%以下加付赔偿金。
(5)用人单位有违法行为,导致劳动者解除合同,用人单位要支付经济补偿。
1.3 用工管理风险
用工管理风险是指用人单位用工管理不到位或用工管理不严造成的风险。
1)用工管理不到位产生风险
(1)不签劳动合同就用工;(2)本企业工龄未连续计算;(3)非全日制用工不签劳动合同;(4)合同到期不续签。
2)用工管理制度不严产生风险
(1)规章制度不健全;(2)内容不合法;(3)缺少民主程序;(4)制度未使劳动者知晓;(5)制度缺乏操作性。
2、化解企业用工风险措施
2.1 化解用工机制风险
用人单位必须牢固树立人力资源是企业第一资源的理念,以人为本,处理好灵活的用工机制与控制好无固定期劳动合同增长的关系。
1)严格把好招聘关
把好招聘关是劳动合同管理的开始,企业一定要树立“招聘合适的人到合适的岗位”的理念,特别是在招聘录用前书面告知员工录用条件和做好考核录用工作,绝对不能只看履历,或让应聘者经受心理测试等,忽视了招聘管理,放松了用工第一关,使企业丧失了试用期内单方解除权。
2)采用形式多样的灵活用工
在法律允许的范围内,尽可能保持用工机制的灵活性。进行岗位分析,有的岗位可以订立完成一定工作为期限的劳动合同,有的岗位可以采用非全日制形式、外包形式、劳务派遣形式等形式多样的灵活用工。
3)根据岗位性质和企业不同实际需求签订劳动合同
在企业发展不同阶段,劳动合同管理有不同的侧重点。企业可根据岗位性质和企业实际需求与员工签订劳动合同。再者,企业的性质也有不同,有劳动密集型企业,高新技术企业等,其岗位不同,对人员的需求也是不同的。因此,在市场经济条件下,企业不可能都与劳动者签订无固定期限劳动合同。建议可对专业性较强的骨干岗位签订3至5年甚至更长期劳动合同,对替代性较强的熟练岗位也要按企业实际需求签订,期限也可3至5年或较长一点,合同期满后,除少数人员留用外可终止合同。
4)控制好无固定期劳动合同
企业为了灵活用工,形成员工“能进能出,能上能下”的竞争机制,必须控制增长的无固定期限劳动合同。根据上述某上市公司测算,管理、技术岗位、班组长和技术工种岗位的可替代性较弱,无固定期合同可适当控制在70%以内;可替代性较强熟练岗位,无固定期限合同可控制在30%以内。企业总计无固定期合同比例一般控制在50%左右为好,以保持用人机制的相对灵活性。
2.2 化解用工成本风险
1)计提“终止准备金”,消化“终止”成本
劳动合同终止补偿是在劳动合同期满终止时发生,是潜在的用工成本。因此,企业可以通过设置劳动合同“终止准备金”来合理消化“终止”成本。企业可根据当年的平均工资计提1个月工资作终止准备金。如2008年1月1日之前订立的劳动合同,企业终止补偿2008年1月1日之后的年限。2008年1月1日之后订立的劳动合同期满终止的,企业终止补偿该员工在本企业全部工作年限。计提“终止准备金”将劳动合同期满终止时发生的一次性补偿成本合理地分摊至每年用工成本,客观反映企业的盈利能力。
2)杜绝违规成本发生
企业应依法规范用工,建立先订劳动合同后用工和续签合同领导审核制度,防止用工超过1个月未订立劳动合同和违反规定不与员工订立无固定期合同情况发生;按劳动合同或集体合同约定支付劳动报酬、加班工资;依法为员工缴纳社会保险。企业依法履行义务和行使权利,杜绝违规成本发生。
2.3 化解用工管理风险
1)依法建立和完善劳动规章制度
企业应结合实际,建立合法合理的规章制度,健全劳动合同管理、考勤管理、招聘、年休假、保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度,不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务,同时也保障企业依法行使管理权。企业在建立或修订涉及职工切身利益的规章制度时应当依法经过民主程序和告知义务,保护好企业的合法权益。
2)加强劳动合同管理
企业必须建立劳动管理台帐,劳动合同签订、变更、终止、解除台帐;员工培训记录台帐;员工考勤统计台帐;员工医疗期管理台帐;员工年休假台帐;人事管理台帐等,提高劳动合同管理水平,杜绝用工管理不到位和用工管理制度不严等弊病,化解用工风险。
3)加大劳动用工自查自纠
越来越多的快速消费品企业,尤其是拥有著名品牌的企业在甄选经销商甚至二批商的时候,会很看重经销商有无建立相应的档案管理系统。如果该经销商能拥有一套有质量的系统档案,至少说明了这个经销商在内部管理上的正规,同时也证明其市场操作的基本功较为扎实。因此,档案管理系统对经销商有良好的包装作用,但经销商建立档案管理系统并不只为上游企业,应整体向企业化经营的目标进发而建立,且随着经销商内部管理专业化精细化的发展趋势,详尽科学的档案管理系统将是经销商未来发展提升的必备基础之一。当然,在目前阶段,经销商的档案系统没必要像厂家那样庞大精细,应侧重于实用性。
经销商档案系统可分为区域市场的基础资料、行业市场的基础资料、客户基础资料、市场运作资料。
1.区域市场的基础资料。包括区域概况、行政关系、人口(农业人口与非农业人口)、城市及其下属的县乡镇村数量、当地主导经济概况、人均收入及消费概况等经销商所属区域的基本状况。资料可从各地市统计部分的公开网站找到。
下面是单个城市市场的基础情况一览表
××城市的人口状况(图1)。
××城市人口文化程度构成(图2)。
××城市经济构成(图3)。
××城市的人均收入支出状况(图4)。
年年增长的人均支出都花到哪些地方去了呢?这里就要做人均消费组成分析,具体来看当地消费者是怎么来花钱的。
人均消费组成(图5)。
所汇总出来的消费组成将能直观地说明当地的消费特性及趋势,这是用来向企业展示经销商对当地情况了解程度的重要工具。更进一步则需要了解消费者本身。
究竟是谁来消费产品的?是谁购买?在哪里购买?……
而了解消费者的目的是了解价格。这里所说的价格,是消费者接受的价格,不是目前产品的价格。消费者自己消费时,愿意承受的价格是多少?消费者送礼时,愿意承受的价格是多少?……
这是用来分析市场的价格波浪模型。因为只有当产品价格与消费者可接受价格相吻合时,产品的销量才是最大的,而其峰值是与产品的使用场合与目的密切相关。如果产品价格偏离,销量上升的空间是有限的。它是经销商用来调整产品结构,选择新产品的重要工具。
2.行业市场的基础资料。行业在本地的发展概况、市场总容量、发展趋势、目前已有的竞争者、行业发展趋势。资料可通过省市一级的行业协会或是工商部门的统计数据查到。
结合当地的消费特性,分析出本行业在当地的未来发展趋势,为经销商及厂家的未来发展及宣传重点做依据和参考,这也是计算市场容量的重要依据。在这里,对品牌的进一步分析,则需要经销商收集各企业的产品卖点,广告宣传重点,广告传播方式,主要促销手段等方面的资料。这是向企业要政策的重要依据。
3.客户基础资料。本区域内各种商业通路终端的总体情况、经销商目前的覆盖率、下线客户资料。资料要靠业务人员在日常的工作中收集整理更新。
分别列出当前年度及上年度经销商所经销的某单个产品在各流通领域的销量占比分析(图6)。
作为基础行业知识的各KA背景及发展方向类的资料,可直接到当地的KA门店索取或是向上游企业厂家的KA管理部门索取。编定成册,以供业务人员学习使用。适当时候邀请厂家的专业KA管理人员前来具体讲解培训,以便加强档案系统在实际工作中的运用。然后根据下设二批商或是零售终端的大小类别,分别制作单个档案表格,内容主要由表1组成。
基础的客户档案不但能让经销商更加有效地掌握客户组成状况,还能将整合出来的资料变换成资源。在和新厂家进行谈判时,一整套充分详实的客户资料能更加有效地说明经销商的实力和市场基础,以及对这个市场所拥有的管理能力。此外,通过档案中的客户资金能力、仓储情况等资料,还能计算出在旺季时的分流备货能力,把零售终端的仓库变成经销商的分仓,提升更多的备货量,获取更多厂家备货配送资源。这也是考核经销商内部管理水平的重要依据。
4.市场运作资料。xx产品的铺货及销量情况,见表2。
表2要直接挂在业务人员办公室里,让相关业务人员能直观地看到其负责的工作所在,时时提醒业务人员还有哪些方面是要加强与补充的。
表3也是直接挂在业务人员办公室的,具体的陈列及终端活化情况直接体现了相关业务人员的工作成绩。“实际”一栏也可以是老板在每次市场走访之后来亲自填写。时刻提醒业务人员还有哪些工作需要去做的,这比把业务人员叫进老板办公室说要有效得多。
××产品的计划通路结构与实际通路对比,以某食品为例。较为合理的通路结构部署,见图7。
实际的通路结构状况,见图8。
从图7、图8上就不难看出,这个经销商的通路结构更多还停留在批发团购等传统通路上,对逐渐将占据主导零售地位的大型卖场及连锁便利店重视不够。每个产品的通路结构和比重都是有所区别的,经销商要想让所有的经销产品都赚钱,就得分门别类地对每个产品的通路结构状况做出分析,并及时调整。
表4一般是与厂家的驻地业务人员共同制定更新的,从全局的高度来看某产品的市场工作状况,也是向厂家争取市场投入的重要依据(一般来说,经销商的市场工作达到一定标准的基础上,厂家才会考虑市场投入)。
表5是要与厂家代表共同来制定的,分别标明线上广告与线下活动所起到的预期作用与针对方向,注意线上广告投入与线下活动的相结合,发挥最大的市场拉动作用。从总体上明确厂家对市场的整体建设规划及启动步骤。再者,明确双方的费用承担情况,避免后期扯皮。
表6是年度促销计划的月度细化分解图,便于业务人员作为制订月度工作计划的重要依据。
经销商的资料档案系统的应用
经销商的资料档案系统基本上就是上述的四大块,制作完成后,经销商首先要根据资料重要性及保密性,区分出哪些资料是完全公开的,哪些是限级别查阅的,哪些又是仅限老板自己看的。
这么一套资料建立之后,可不是锁在老板档案柜里就万事大吉了,关键在于如何运用这套档案系统去发挥其应有的作用。一般来说,经销商所整理编写的档案资料系统主要可用于以下几个方面
1.便于经销商的业务人员及厂家驻地人员快速全面地熟悉市场状况,特别是出现新员工进入或区域管理轮换的时候。
2.陈列促销一览表之类市场运作资料作为督促考核业务人员工作的直观表现形式和依据。
3.铺货/陈列计划的制定依据。
4.销量的预算及分解。
5.市场容量及发展趋势的分析与测算。
6.产品结构调整或工作重心调整的依据。
7.前面提过,拥有完整的市场资料档案系统,一方面是向上游企业包装了自己,另一方面也是面向员工展现了经销商企业化的发展方向与实际动作,从而吸引更多优秀员工加入。
关于经销商的档案管理系统,还有几个补充点
1.这套档案系统不是老板一个人或是几个业务人员就能做得出来的,而是要全员投入,根据各人所掌握的资讯状况,各分一块去分头收集整理。
1.车辆档案管理系统目标
车辆档案管理系统相对于传统的车辆管理系统,具有很多的优点。车辆档案管理系统要达到的目标主要有以下三个方面:
1.1.实现对车辆档案管理的自动化和系统化,使得管理方式更加规范化。目前已有的车辆档案管理系统中,部分存在着客户端操作复杂,数据库安全性不高的问题。因此,给档案管理员的工作造成了诸多不便和重复操作。
1.2.对车辆的相关信息能够实现高性能的处理能力,在用户界面可以实现清晰的可视化数据传输。
1.3.及时掌握车辆的运营情况,提高车辆的利用效率和经济效益。
2.车辆档案管理系统设计方法
2.1.车辆档案管理系统功能分析及系统流程图
在已知车辆档案管理系统开发总体任务的前提下,需要对该系统的功能进行分析。车辆管理系统的功能模块主要包括:档案管理,运营管理,车辆管理,驾驶员管理,系统维护等。以上五个模块可以快速实现对车辆档案信息及其相关信息的查看、更新和分析,从而使得车辆管理人员能够更有效的实现对车辆信息的掌握。
基于以上功能分析,我们可以做出车辆档案管理系统的流程图,如图1所示。
2.2.车辆档案管理系统主要功能模块设计
车辆管理系统功能模块的设计主要是基于VB应用程序和Access2000数据库系统,能够通过VB窗口对数据库进行操作。系统采用服务器(Server)形式,既方便实现车辆信息的查询,而且也大大提高了程序的可维护性和重复利用性。由于系统模块详细设计繁多,本文只对登陆界面设计和车辆档案录入设计进行介绍,其他模块设计方法类似。
2.2.1.用户登陆界面设计
系统登录窗口是操作用户进入系统的惟一入口,分为两种权限:管理员权限和普通用户权限。通过在”登录”按钮的Click事件下使用SQL语句判断用户名称,密码和用户类型,进入系统。操作用户的权限不同的功能模块也不同,管理员可以维护整个系统和系统操纵身分,而普通用户只能对系统各别功能进行操作。如图2所示。
2.2.2.车辆档案录入操作窗口
车辆档案录入操作窗口用于添加,修改,删除车辆信息。车辆档案的添加,修改,删除可以通过ADO对象来实现,也可以通过ADO控件实现,要使用到AddNew,Updateh和 Delete方法。其设计图如图3.
3.车辆档案管理系统的应用分析
整个车辆档案设计过程中,需要应用到VB应用程序和SQL SERVER 2000数据库的应用技术。SQL Server是由Microsoft开发和推广的关系数据库管理系统(DBMS)一共有6个系统数据库,其中最重要的是以下两个:
3.1.Master数据库是SQL Server系统最重要的数据库,它记录了SQL Server系统的所有系统信息。这些系统信息包括所有的登录信息、系统设置信息、SQL Server的初始化信息和其它系统数据库及用户数据库的相关信息。
3.2.Model数据库是所有用户数据库和Tempdb数据库的模板数据库,它含有Master数据库所有系统表的子集,这些系统数据库是每个用户定义数据库需要的。
以上两个数据库不仅能够配置系统环境和管理SQL Server,而且由于能够以层叠列表的形式来显示所有的SQL Server对象,因而所有SQL Server对象的建立与管理都可以通过以上两个数据库来完成。SQL Server 2000是为迅速提供可伸缩性电子商务、企业及数据仓库解决方案而开发的完整数据库与分析软件产品。SQL SERVER 2000定位于Internet背景下的数据库应用,它为用户的Web应用提供了一款完善的数据管理和数据分析解决方案。
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