档案管理水平大全11篇

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随着科学技术的不断发展，我国迎来了高新科技引领企业发展的时代，为顺应当前时展状况，档案管理工作要做出与时代相对应的变革，创新档案管理模式，使得档案管理工作能更好的为企业发展所服务。

1 企业档案管理的重要性

企业档案是在企业发展过程中所形成的有价值的文字记录或图表等，记录了企业各个发展阶段的细节。在日常工作中，由专业性人才队伍对企业的文件进行科学的分类整理，便于以后企业人员进行查询。其中记录的各种信息为企业提供了可选择的发展模式，也使得企业在发展过程中能少走弯路，可以作为企业发展的理论指导。

具体来说，企业档案管理重要性主要体现在以下方面。首先，良好的档案管理对企业科技发展的促进作用，它能激励企业健康的向前发展。其次，档案是企业文化凝聚的产物，是企业文化的实体表现形式，良好的企业档案管理反映了企业对于企业文化的利用程度。再次，企业档案管理能够很好的使企业经济效益与社会效益相匹配。最后，良好企业档案管理能使档案做为企业的理论指导更加的科学化，时代化。

2 企业档案管理当前的发展状况

良好的企业档案管理遵循着以下原则，首先，企业中各个部门的档案要有统一的管理部门，管理中实行综合管理，分类处理，实现档案管理中的集中管理与分级管理。其次，注重档案管理的安全性，对企业档案进行严格管理与保护，避免档案的泄露与遗失，严格遵守保密条例，增强企业知识产权意识，维护好企业档案的安全与完整。

现今，我国企业本着以上原则进行档案管理，但在管理过程中都或多或少的出现了这样或那样的问题，总结我国企业的发展现状，主要存在以下几个方面的问题：

档案管理制度的不完善。包括档案整理笼统，归档责任人不明确，归档范围不明晰，这些都体现了档案管理水平的落后。如果在岗人员职位不变也罢，如果稍加变动，档案的不连续、无规则的管理状态就体现出来，将给档案的查找带来很大的麻烦。同时又由于近年来全球经济下滑，人员的精简在很多企业发生，由于档案管理人员很少，使得档案整理的任务相当繁重。档案管理的环节很多，若是提高管理水平，其中任何一项环节都不能落下，不仅要求管理设备的提高，从业人员的素质，领导的重视程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

当前科技信息发展迅猛与企业档案管理归档单一化不相匹配。当前高新技术的发展，给企业带来了自动化、数字化与网络化，利用信息技术可以有效的使得企业档案管理变得简洁。通过将档案资源整合到自动化管理系统中，就能档案的无缝连接，并对档案加以保存与随时的利用。由于企业档案管理思想的落后，这些高新科技并没有很好的应用到档案管理当中去，档案管理自动化在企业中的运用空间还很狭小，这使得档案在管理上很不方便。

企业档案管理的不科学、不规范。在许多企业的档案室中，我们很容易发现一些档案的档号不规范，一些档案缺少卷内目录，以及案卷混乱的问题，这是档案管理不规范的集中体现。在查阅相关档案时候，会发现档案的调阅极不便利。

从事档案管理人员的素质不高，表现在专业水平不高。实现档案管理现代化，不仅要求设备的现代化，还要求从业人员具有先进的科学知识，能够对新设备进行使用和维护，。但就目前我国大多数企业来看，档案管理人员还仅仅从事着文件的收发、归档与查找。对于现代化管理的基本知识还处于不了解阶段，对于现代设备的使用，能熟练掌握使用技能的从业人员更是稀少，新时期的档案管理对从业人员的专业水平要求很高，对档案管理人员如不进行后期的培训学习，那么在人才这一方面，它会成为阻碍企业档案管理水平提升的短板。

企业档案管理效率低下。企业档案工作的规范化、标准化是企业档案管理的基本要求。档案管理普遍存在问题是，大量卷宗的质量不高，搜索工具不完善。一些企业档案的整理并不符合国家档案局的标准。在文件检索方面，大部分企业还是传统的手工检索，机器检索在企业中所占的比重很小。文件检索要求的精度很高，人工操作代替机器操作并不能很好的完成文件检索的精度标准。

对于档案信息的整理、编研投入力度不足。档案的编研可以做为企业制定发展目标的参考。大多数企业的情况是对于信息的编研不是很重视。编研人员的选取没有从专业技术方面考虑，只是随意的指派。这就造成了编研产品的层次低下，信息量不足，不具备很大的参考价值。

3 创新管理模式，提升企业档案管理水平的一些措施和建议

档案管理模式的创新，首先，要注重理念的创新，理论指导实践，实现档案管理工作创新，首先要解放思想，转变传统观念和意识。其次，要注重档案管理的机制创新，通过总结当前经济发展形势下对档案管理工作的要求，逐步建立起与经济发展相匹配的档案管理模式。譬如，各项管理的规章制度要符合当前经济发展形势。最后，要注重管理手段的创新，借助当前高新技术发展的强劲势头，将信息技术融入到企业档案管理中，成为提升档案管理水平的最大助力。利用信息技术使得档案管理变得方便简洁。

具体来说，档案管理模式的创新可以从以下几个方面着手。

强化档案管理体系建设，完善档案管理制度与监督体制。档案管理体系的形成具有阶段性，档案管理模式符合企业各个阶段的发展情况。各个阶段档案管理体系的形成要有明确的目标责任人，实行问责制，加强档案管理的监督机制，由于在不同的过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。

对档案进行细致化分类，科学合理的进行归纳整理。档案管理是一系统的工程，档案管理的好坏会直接影响企业其余各部门的工作质量。各部门既是档案信息提供的对象，也是档案信息分享的主体。做好档案归类整理工作才能使得档案管理更好的为企业部门所服务。

建立健全档案管理中的评价机制，激励从业人员工作的积极性。档案管理部门因为受长期的计划经济的影响，一直被认为是闲散部门，所以许多从业人员对于档案管理不是很重视，在工作中的热情也不够。消极怠慢的工作态度会使得员工在工作过程中产生许多纰漏，如档案归类混乱遗失等。现今的档案管理相当重要，从业人员就的从思想上端正态度，通过合理的奖惩机制，能有效的调动员工的工作热情，切实做好档案的归类整理工作。

加快档案管理的信息化建设。首先，可以搭建一个档案信息平台，通过档案管理系统将档案管理机制延生到企业的每个部门。其次，通过网络共享平台，将档案中的文字信息编入到数据库中方便企业工作人员的查找。最后，在员工中加大宣传档案管理信息化的利用优势，提高利用率，最大化的实现档案管理信息化建设的价值。

提升从业人员的业务水平。先从思想上让他们真正对档案管理重视起来，并通过对在职的员工进行后期的培训学习，让他们熟知一些新设备的应用，建设一批高素质的管理人才，使得档案管理队伍更加精良。

4 结语

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领导对档案工作的重视首先体现在：各级领导能从思想上充分认同档案是历史的再现，是人类记忆的宝库，是不可缺少的精神财富。档案材料收集不齐全带给单位的是重大的损失，没有档案对历史的记载，无法对过去进行评价，更无法对未来进行预测。

（二）档案工作网络保持稳定，使档案工作的发展具有连续性

领导对档案工作的重视还体现在：建立健全本单位的档案工作网络，并保持档案队伍的基本稳定，打造―支业务素质良好的档案工作队伍，使档案工作的可持续性得以保障。积极支持档案干部参加各类档案业务培训、工作会议和研讨会议，鼓励登门拜访其他企业、事业单位，借鉴先进经验提高本单位档案的管理水平，并对兼职档案干部的业务技能和业务素质的培养。

（三）对档案经费的大力支持，充分满足档案工作的发展需要

领导对档案工作的重视，还表现在最大限度地给予档案事业的发展提供必要的物质保障，具体体现在以下三个方面：

第一，保证档案工作用房以满足档案工作持续发展的需要。档案工作用房应符合档案建筑规范，为保障档案材料的安全，同时还应安装红外线报警系统和防盗门窗，配备相适应的消防器材。

第二，保证设施设备的配置以适应档案工作不断提高的需要。档案工作配备的设备应满足档案工作的发展需求。

第三，保证档案工作必要的日常经费支出。要尽力解决档案工作的各种实际问题，必要的日常开支应得到充分保证。

二、制度建设，提供档案事业发展基础保障

“没有规矩，不成方圆”。《档案法》及其实施办法赋予档案部门的职能，需要一系列规章制度加以落实和保证。业务规章制度的建立有利于保证案卷质量，业务培训制度的建立有利于保证队伍建设适应发展，部门立卷制度的建立有利于保证档案工作有效运转，奖励制度的建立有利于保证档案规范化管理水平不断提高。

（一）建立规章制度，保证文件材料的收集和案卷质量

制度建设使档案工作有法可依，有章可循。坚持制度上门，责任到岗，落实到人，强化管理人员和科研人员的档案意识；归档通报强化各部门的责任意识，有效促进各部门分管负责人对本部门档案工作的督促和检查；档案工作检查评比活动促进各项制度的落实，充分调动各部门的积极性。

（二）档案部门立卷制度，充分发挥兼职档案人员的作用

任何一个单位档案专职工作人员的配备总是有限的，随着档案工作要求的不断提高，档案工作的业务量与日俱增，要保证档案工作规范化管理的有效正常运转，仅靠为数不多的专职档案干部是远远不够的。必须充分挖掘兼职档案人员的潜力，实施部门立卷制度。兼职档案工作者的作用不容忽视。充分发挥兼职档案员的作用，不仅可以保证档案材料收集齐全、完整和整理规范，而且可缓解档案部门的工作压力，为专职档案干部腾出更多的时间和精力从事档案信息的开发利用和学术研究等工作，更重要的还在于使档案工作形成一个充满活力的有机体，造就一个良性循环的局面，实现档案工作可持续发展。专职档案干部的监督、指导作用不可忽略。立卷工作的事前指导，事中监督，事后总结是专职档案干部必不可少的功课；对存在的问题要反馈到各立档部门，并通过举办培训班的方式，予以讨论和研究，集思广益，寻求解决良方。

（三）加强培训，提高兼职档案员的业务能力

好的规章制度最终必须通过具体的人来落实。只有兼职档案员具有较高的业务技能和业务素质，档案工作规范化管理才能得以实现。因此，对兼职人员业务能力的培养是十分必要的。档案业务培训制度可保证每一个兼职档案员都能明确白己的工作职责和本部门档案工作的情况。对新上岗和换岗的兼职档案员坚持实地指导立卷归档制度，使之尽快了解和掌握本部门档案的收集和立卷范围、方法等。编印《工作手册》和《制度汇编》，配以法律法规、规章制度、工作流程和分类表及保管期限、收集范围等，便于兼职档案员掌握业务技能。吸收兼职档案员参与档案工作检查评比活动，此举一方面增加评比的透明度和公正性，另―方面可使兼职档案员进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。

（四）建立健全激励机制，充分调动各立档单位的积极性

建立激励机制是推动档案工作必不可少的一环。检查评比制度，坚持从组织领导、业务能力和案卷质量三方面进行量化考核，有效调动各立档部门的积极性。各量化指标随档案工作的发展和要求予以调整。并对为档案事业发展作出贡献的部门、分管负责人和兼职档案员予以表彰和奖励，促使各立档单位搞好本部门的档案工作。

三、开发利用，提供档案事业发展服务保障

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2企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-0-02

1 提升档案管理水平的重要性

科学规范的档案管理，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要标志。做好档案管理工作对于每一个档案管理工作人员来说，都是一项具有重要意义的工作。首先，从单位领导的角度出发，单位领导可以根据记录的档案，及时、全面地掌握职工的整体情况，据此进行单位工作的策略调整和工作计划制订；其次，从社会公民的角度出发，社会公民可以通过档案了解单位的运作情况。

2 档案构成的特点

档案是工作单位的重要信息资源，它是由各业务处（室）在日常工作中总结和积累的众多文件材料组成的。要对档案管理水平的提升途径进行研究，就必须对档案构成的特点进行详细分析。

2.1 档案具有多样性

首先，档案的内容具有多样性。第一，档案包含了政府部门对企业的审查、认证等各种材料；第二，档案包括了多种类型的企业资料；第三，档案包括了产品注册、宣传广告、生产条件和生产过程的各种监管资料；第四，档案包含了办理结案的行政处罚以及具体行政失范行为所引起的各类行政案件的资料。

其次，档案的载体具有多样性。档案的载体既包括纸张，又包括磁盘、录像带、照片等声像档案，以及产品外包装材料等实物档案。

最后，档案的规格具有多样性。档案既有A4标准纸面的文件，也有小于A4标准纸面的文件，还有大于A4标准纸面的文件。

2.2 档案具有阶段性

档案的形成包括多个阶段，这也是档案具有阶段性特点的原因。

第一，受理阶段形成的档案。这些档案是业务的基础档案，主要包括受理通知书、授权委托书、申报材料。

第二，审核阶段形成的档案。主要包含了工作人员对企业申报材料的检查，对申报企业生产和经营条件实地检查所形成的审核材料。

第三，复审阶段形成的档案。主要包括各处（室）工作人员对审核程序进行检查所形成的复核意见等材料。

第四，审定阶段形成的档案。主要包括领导对审批全过程进行审核，签署行政审批意见等材料。

第五，送达阶段形成的档案。主要包括经过审定后，单位对企业的行政申请进行批复，向企业印发行政许可文件以及下发许可证的材料。

3 档案管理存在的问题

虽然我国近年来逐渐开始重视档案管理工作，也投入了大量的人力、物力、财力进行档案的建设和管理的完善，使我国档案的管理水平得到了提高，但当前我国各个企事业单位档案管理水平依然不高，还存在许多问题亟待解决。

第一，对于行政处罚的案卷，没有做到及时按序移交给档案室。第二，对下属职能机构的成立、名称变化以及职能变化的档案材料没有做到有效收集。第三，在领导以及职工名册已经出现更新的情况下，没有对名册进行及时修正。第四，许多档案管理，没有及时将年度统计报表、财务报表以及总结等按时归档。第五，当前档案管理普遍缺乏对各级领导检查指导工作等重要活动的声像记录的收集整理。第六，许多单位的档案管理硬件配套设施不健全，如缺乏必要的（打印机、空调等）硬件设备。

4 提升档案管理水平的有效途径

切实贯彻落实《中华人民共和国档案法》对我国档案管理工作的指导要求，并不断开发新思路，创新新办法，把档案管理工作作为我国各单位机构的一项重要工作来抓，这是提升我国档案管理水平的有效途径。

4.1 改进档案的收集方法

由于档案在内容和载体上具有多样性以及档案的阶段性特点，档案的收集工作也比较复杂，因此，在档案的收集方法上需要根据内容、载体以及材料形成的阶段进行科学、合理地收集工作。

首先，档案的收集要做到提前介入。各科室的工作人员对档案的收集要有超前意识，改变行政审批工作结束后档案工作人员才进行资料的收集整理工作的传统方法。档案管理人员可以通过深入各业务科（室），预先了解情况，明确资料收集范围，使各业务科（室）把审批材料的收集当作审批的重要组成部分，并将该项工作纳入相关人员的职责范畴，在有效提高工作人员档案管理的意识的同时提高档案质量。

其次，档案需要员工进行主动收集。各业务处（室）的职责范围不同，使档案经常会出现资料收集不全的问题。因此，需要档案人员切实加强对业务的学习和培训，主动了解各业务科室的实际工作，并主动进行参与和帮助，做好承办人员相关档案知识的培训工作，指导工作人员做好初步档案的收集和整理工作，以保证档案移交时的完整。

再次，档案管理人员要对档案进行跟踪收集。一是要发挥各科室兼职档案员的作用，二是要对行政审批过程中产生的文件，设立专人负责档案的收集，从案件受理开始到案件最终审核完毕的整个过程，都要安排档案人员进行全过程的跟踪收集，随时指导档案资料的收集整理工作。

最后，要做好档案的检查验收工作。档案的检查验收是确保档案完整的关键环节。档案管理人员应对档案进行仔细检查，明确资料的收集范围和归档制度的相关要求，对档案进行逐项检查，保证档案材料收集的完整性。

4.2 对档案实行动态管理

随着我国社会经济的发展，企业出现了越来越多的由于公司业务的发展需要或公司规模扩大等一系列原因，对企业实行迁址、扩大规模等改进措施的情r，这使传统静态的档案管理方法不符合当今时展的需求。因此，为完善档案的管理工作，有效提升档案管理水平，管理人员须将当前实行的静态管理转变为动态管理的方法。例如，一家化妆品企业开业后，其开业的档案将会立卷归档，但化妆品企业的法人代表、企业地址以及经营范围都可以根据企业的申请进行变更，变更过程中会产生新的档案材料，因此要将其变更的档案作为变更卷及时立卷归档。

4.3 加强内部管理工作，规范档案管理

第一，不断健全档案管理的工作机制。加快档案管理机制建设的步伐，建立健全档案管理工作机制，用制度约束档案工作，用制度管理相关员工。建立健全组织领导机制、食品药品企业的信息收集机制、工作管理机制以及档案管理人员岗位责任制度等，用机制和制度保证档案的内部管理规范、有序。

第二，不断提高档案人员的业务水平。档案管理人员要通过不断地学习和强化培训以及考核等多种方法，提高档案人员的业务水平，使档案管理工作能够计划缜密、步骤清晰、标准统一、程序合理地进行。

第三，不断完善档案管理的硬件设施建设。在规范档案管理、强化制度约束机制的同时，及时更新和完善档案的硬件设施建设，建立专用的档案室和档案阅览室，并配置专用的档案柜、计算机、复印机、空调、消防器材及其他硬件设备，为档案工作的开展提供基本条件。

第四，不断提升档案管理的标准规范。按照统一的档案管理标准，在档案的组织管理、档案设施建设、员工业务培训、档案利用等方面强化管理，不断加强档案规范化和标准化建设。

最后，档案的规范化和标准化建设。公文用纸的质量、纸张的尺寸和规格要有统一的标准，要符合国家的有关规定，如以横拓作为排版的形式，在左侧进行装订。对公文的制发进行严格检查，如有无签发手续；是否符合审批的权限；公文的标题是否正确；公文的字迹是否清晰；主送单位、产送单位以及落款和日期等。不管是草拟公文还是各种记录、报表、签字、批注等，对使用的笔种、墨水和纸张都要进行规范，以利于档案的长久保管。

4.4 加强档案管理的数字化建设

人类自进入信息时代以来，信息化和数字化日益成为每一个人绕不开的话题。信息时代也可以称为数字时代，随着数字化不断向全球各个角落延伸，全文数字化定将会介入各级各类的档案工作中，档案的全文数字化也将会成为衡量一个单位档案管理工作现代化程度的重要指标。相关人员应将档案管理工作推向数字化，并作为当前以及今后较长一段时间内档案管理工作的重点之一，并加大经费投入，充分利用现代化技术，加强和完善档案管理工作，提升档案管理水平。

档案包涵丰富的信息，是一种极其重要的信息资源。但由于当前我国档案管理的整理工作十分繁琐，工作中重复的劳动较多，且管理人员的劳动强度较大。因此，必须对工作进行及时改革，通过利用计算机技术和数字化技术等现代化手段整理档案，争取得到事半功倍的良好效果。档案管理的数字化建设能够提高档案的准确度。在传统的人工立卷工作中，立卷的工作人员往往会根据自己的理解对文件进行分类，尽管他们大都参考了统一的分类标准，但是因为每个档案管理人员对其的理解有所不同，会对同一个文件进行不同的分类，因此也避免不了档案分类错误等现象，严重降低了案卷分类的质量，导致档案利用工作的效率较低。而利用计算机技术进行数字化档案管理，管理工作人员可按类别将不同的档案内容输入计算机中，将属于条目的内容打印出来，并作为传统档案中以“卷”为单位时案卷目录检索工具的替代物，这种方法可避免人工操作方法在文件归档工作中产生的不良影响，发挥了计算机数字化管理的优势，减少了手工操作，提高了工作效率，能够更好地为档案管理工作服务。

4.5 加强专职档案管理人员的培训

人才是任何工作中最为贵和匮乏的资源，在档案管理工作中同样如此，档案的管理工作不仅是一项业务性很强的工作，也是一项管理服务性很强的工作。这要求从事档案管理的工作人员，尤其是在档案室的专职档案管理人员，不但要有非常扎实的档案管理的业务技能基础，也要有较强的档案管理能力和服务意识。

在当前的社会环境下，由于受到知识经济的严峻挑战和网络信息技术的强烈冲击，以及当前出现的越来越多的新型档案载体，使档案的管理出现了许多全新的档案管理方法，这些变化给专职档案管理的员工提出了更高的要求。因此，专职档案管理工作的档案人员，要适应新形势下科学技术的不断发展给社会带来的强烈冲击，敢于向传统的管理观念提出质疑，并不断提出解决档案管理问题的新办法和新思路，及时解决管理工作中出现的新问题，勇于打破传统的档案管理框架和档案管理的模式，在档案管理工作中不断创新，不断突破。另外，专职档案管理的工作人员，要非常熟悉档案管理工作的各个环节和步骤，还要能够熟练运用各类档案内容、各种载体的档案管理方法，在务实的基础上促进档案管理工作的创新，努力使专职档案管理人员成为一名掌握科学方法的档案管理工作人员。

档案工作人员在档案工作的同时，要重视对档案工作重要性的宣传，对档案法和档案知识进行多方面的宣传，利用各种各样的场合进行档案工作重要性的宣传，如生产例会、工程验收以及查阅档案资料时，进行宣传档案的重要性。对档案管理人员的现代化管理知识以及管理方式进行培训，可以订阅《中国档案》《档案工作研究》等相关杂志，让档案管理人员对档案管理的知识和内容进行学习，同时加强对《档案法》的学习。对档案管理人员进行现代化信息技术和数字技术培训，提高管理人员的计算机水平，促进档案管理信息化和数字化的发展。

5 结 语

档案管理水平的提升是一项长期性工作，要解决档案管理工作中存在的问题，就需要加强对档案管理工作的学习，提高认识，建立相关机制和制度，不断增加投入，实行科学的档案管理方法，使档案管理工作更好地为单位其他工作提供服务。

主要参考文献

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中图分类号：：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。

一、实现档案管理工作的标准化建设

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

二、完善人事档案管理对策

（一）严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序

建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

（三）完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

（四）建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

（六）加快档案信息化进程，提高工作效率

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当前，在基层档案管理工作中，还存在许多不容忽视的问题。主要表现在：有的基层单位对档案管理工作重视程度不够高；档案管理人员缺乏系统的学习培训，专业知识相对匮乏；有的基层单位档案管理设施、设备不够齐全；有的基层单位档案数量不完整、不齐全、不规范；有的基层单位不注重平时文件资料的收集和整理；有的基层单位制度建设还不够完善，档案管理还不够规范等等。存在这些问题的原因是多方面的，但是根本的原因是领导不重视，没有真正了解和认识档案工作的重要地位，使之无法充分发挥其重要作用。

二、提升基层档案管理水平的几点建议

（一）领导重视是关键

在基层单位，领导者档案意识的高低及对档案工作的重视程度，直接影响到基层档案工作的发展水平。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求领导者进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下的档案工作要有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高档案人员的素质；二是通过公开招聘、选聘等多种渠道把高层次档案专业人才充实到基层档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

（二）提高档案管理人员的素质是根本

在当今形势下，建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案管理人员队伍是提高档案管理工作水平的根本，应该从以下三方面入手：一是提高领导的认识，把好用人关。选人用人时，把德才兼备的人放到档案管理工作岗位上，保持档案人员的稳定，重视档案管理人员素质的不断提高；二是加强培训，打造复合型现代化管理队伍。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息化的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与各种教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。只有具备先进的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。三是加强档案人员的责任心，牢固树立正确的人生观和世界观，充分发挥人的主观能动性。一个合格的档案工作者不仅需要具有较高的理论水平和扎实的业务能力，还应该具备良好的职业道德，一定的创新能力以及团队精神等多方面的素质。

（三）加大投入，为档案工作的可持续发展提供保障

一是要加大档案专用经费的投入力度。档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持。二是注重档案的挖潜利用。档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作。三是由被动式服务向主动式服务转变、由封闭式服务向开放式服务转变，使档案工作更好的适应发展的需要。现代化技术手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为客观的社会和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。

（四）注重建章立制，规范完善现代化管理机制

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是做好档案管理工作的保障。档案管理的科学规范程度，是衡量一个单位业绩与管理水平高低的重要尺度，单位部门的档案意识，直接影响到档案管理水平。依法建档，建立健全档案管理工制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道有序运行，是搞好档案工作的重要隐私。因此加强制度建设，以制度规范档案工作，以制度保障档案工作，显得尤为重要。各基层单位要健全档案管理机构，建立与之相适应科学的档案管理体系，建立健全档案材料收集归档等制度；制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；使档案的收集工作制度化，实行领导带头主动向档案管理部门及时送交相关档案材料，确保档案材料收集、归档能够准确、完整。

（五）逐步实现档案管理现代化

一是加强科学管理档案的意识。管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识、尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法来管理档案的基本技能。二是掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化、是信息化社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学边操作，在提高业务素质的同时，要注重计算机知识、信息文化的学习，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人。三是利用计算机技术管理档案。档案是一种丰富的信息资源，利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。

参考文献

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当前，很多人认为档案管理工作无足轻重。殊不知，档案管理工作是现代管理的重要内容，科学有效的档案管理工作不仅可以推进企事业单位的工作效率，更可以给企事业单位制定科学合理的发展决策提供科学依据与参考标准。由于档案工作的主要内容直接涉及到诸多个人工作生活中的秘密信息，档案安全问题也是档案管理工作中的重要内容。然而，与档案管理的重要性地位不相适应的是，许多领导干部，甚至包括档案管理人员都未能充分有效的认识到档案管理的重要性，认为档案管理工作不需要专业能力，谁都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一种虽然繁琐但是却机械的体力劳动。笔者曾采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等内容给予了深入细致的调研。结果发现：许多档案管理工作人员认为，档案管理工作就是整理整理资料、记录记录数据而已，并不需要专业的知识与技能。事实上，通过对比国外一些发达国家的档案管理工作经验可以知道，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

随着科学技术水平的不断发展与进步，档案管理工作的内容与形式也随之发生了明显的转变。比如，在数字化的冲击下档案管理工作的形式由原先可视记录识别型逐渐转变为依赖机器识别的代码型（电子档案）。而且，档案管理模式也从传统手工模式历经单机数据管理模式、网络信息管理模式达到了现代的知识管理模式。面对这些变化，档案管理工作者需要不断更新档案管理工作理念，与时俱进，树立科学的档案管理观。尤其要注意学习最先进的档案管理工作知识，注意把握档案管理工作的前沿信息，与时俱进，提高档案管理工作水平。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生。这一理论将档案从形成到销毁或将一般信息转化为档案的过程视做是一个整体的运动过程。并认为在这一运动过程中可因档案价值形态的变化划分为若干个阶段，且不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间也同时具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案管理工作者应该积极学习与借鉴这一理论。并结合本单位的工作实际，以创新思维为指导，打造和形成特色的个性化档案管理工作理念和方法，以树立正确的档案管理观。

2 提高档案管理工作人员的专业素质

由于许多高校的档案管理工作人员自身对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德以及办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神等，因而在自己的工作中并没有积累下扎实的理论知识与技能知识，致使在工作中常常导致严重的工作失误现象发生。当工作中单位需要利用相关档案为制定政策予以相关信息支持时，不能适应工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，难尽人意。可见，提高档案管理工作人员的专业素质是当前改善档案管理工作水平的紧要之事。可以通过以下途径来解决这一问题，首先是对现有工作人员给予专业化的培训，提高他们的实践能力；其次是要注意引进专业人才尤其是年轻的档案专业管理人才，优化队伍结构，形成老中青科学搭配，结构合理的工作队伍；最后，部门领导应当转变认识，提高对档案管理工作重要性的认识，给予政策与资金保障，采用鼓励先进、奖罚分明的措施，不断提高档案管理人员的工作热情，提升档案管理工作的水平。

3 管理的规范化

（1）档案采集的规范化。档案管理的规划化要求所有档案必须采用统一规格的档案袋进行包装和密封，调集档案时必须有相关凭证才能进行，保证统一的格式和完整的管理，对于档案的采集和收取更是需要投入极大的细心以及规范的操作步骤。（2）档案整理归类的规范化。档案的整理和归类也是需要一定的专业人员对其进行系统的管理，必须要以专门的档案管理人员，采用编码的形式对档案进行定期的整理和归类，使得档案管理有序化，减少档案查找的时间。（3）档案保存的规范化。档案的管理还包括对于档案的保存，档案室定期进行通风、除灰处理，加强档案室的光照，减少档案室的空气湿度，以利于档案的保存。（4）聘用熟悉档案管理的人才，时期熟悉一些现代化的管理模式，有着相关的管理经验。

4 推进档案管理方法更新

传统的纸质档案在作为档案被管理之后， 也就被存储起来， 并且利用的几率较小，相关人员想要借阅档案， 也需要经过系列繁琐的程序， 失去了档案应有的作用。随着信息化时代的到来， 对于档案管理人员也有了一个新的挑战， 并且传统的档案管理方式弊端逐渐的显露。那么这就需要档案管理人员积极的转变档案管理理念， 积极的使用现代化技术， 发挥档案资源共享，还可以建立档案管理网站， 借阅档案管理人员通过相关的操作就可以登录网站，找寻自己所需的档案。

首先，要建立规范的档案收集程序，决不允许漠视档案管理工作，视档案制形同虚设的认识产生，更不允许在工作中对档案信息想交就交、不想交就不交现象的发生。明确档案信息收集考核程序与责任

第二，建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

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一、主要问题：

1、档案意识不强，领导重视不够。基层单位的档案工作不能与其他工作同步规划同步发展，这是普遍存在的问题，有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案工作可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性。严重影响了档案事业的发展。

2、档案室管理机制和设施不健全。基层单位的档案室没有专人管理，各项管理制度落实不到位，管理设施不健全，分管领导也不过问。有的单位没有独立的档案室，和行政办公室在一起；有的档案室里堆放单位的各种杂物象“仓库”;有的档案室被挤占，装具不足，不能统一保管档案，文书财会档案立卷后各管各的。给档案保管和利用带来了诸多不便，存在着严重的安全保密问题。

3、档案管理人员更换频繁，专业知识差。由于基层单位对档案工作重视不够，档案管理人员一身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，多数档案员刚熟悉点档案业务就换新人，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，何谈钻研档案业务知识，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了档案管理水平的整体提高。

二、针对以上问题，要调整思路，改进方法做好县区基层单位档案室的管理工作。

1、加强基层档案室工作的领导，增强全员档案意识。领导重视是做好档案室管理工作的前提，领导把档案工作纳入全年工作的议事日程，充分认识档案的重要性，把档案与自己日常工作、生活联系在一起，加大档案工作的宣传力度，就能增强全员档案意识，使广大人民群众真正认识档案工作的意义和作用，积极支持档案工作，促进和提高基层档案室的建设工作。

2、提高档案管理人员的素质。一是加强培训，档案管理是一项专业性很强的工作，当一名合格的档案管理人员，必须掌握档案专业理论知识，是做好档案管理工作的前提。只有通过专业培训，继续教育，才能提高档案业务水平。二是深入实际，亲自实践，制定适用于本部门的档案保管期限表，以便掌握本部门档案信息的需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，不断研究探索档案管理工作新思路，提高档案室的管理水平。三是爱岗敬业，树立正确的世界观、人生观、价值观。从事档案工作的管理人员，要严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，要有高度的责任心和使命感，热爱自己所从事的档案工作，树立全心全意为人民服务的思想，甘当默默无闻的奉献者，这才真正体现出你的世界观、人生观、价值观，也是档案人所具备的素质。

3、完善档案室管理制度。建立健全档案室的管理制度，是做好档案室工作的重要保证。基层档案室工作必须制度化。一是建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度；制定档案保管期限表、归档范围、分类编目方法等规定。把分散在个科室和个人手中的文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一设专人管理与利用。做好档案借阅登记、利用效果登记等各种登记，要手续齐全。二是基层档案员更换时，要严格遵守交接规定，档案管理人员交接前要清点档案室的各类档案，严格办理交接手续。避免档案移交给综合档案馆时出现多卷少卷、责任不清等问题。三是把这些制度和规定纳入岗位责任制和年度考核办法中，将档案室管理工作与绩效考核挂钩，有效地提高基层档案室的管理水平，促进档案室管理工作的规范化、科学化、标准化，有力地推动县区档案工作的发展。

4、加强档案室基础设施建设和现代化管理。基层单位档案室建设工作应有一定物质条件作保证。档案室建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。一是设立单独档案室，专人管理。二是要加大资金投入力度为档案室购置一些必要的现代化设备，象电子计算机软件等，具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。这样基层档案室管理工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平，推动县区档案事业的全面发展。

三、提高档案管理人员综合素质

档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，因此，档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：

1、观察能力和分析综合能力

现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固中要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。

2、调查研究能力

档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。

3、组织能力和协调能力

在实际工作中，档案工作者需要面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。

4、信息技术的应用能力

档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。

参考文献

[1]马玉玲,张晓霞.谈谈对档案工作的创新[J].档案学通讯, 2003, (3).

[2]徐渝溶.浅谈新时期档案管理人员的角色转变[J].学校档案, 2006, (1).

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二、煤田地质档案的分类及特点

依据记载内容，煤田地质档案可分为三类：第一，文书档案，即由政府单位，院校和公司等在党群工作和行政管理过程中形成的档案资料，如行政管理档案，党群工作档案，生产技术档案，经营管理档案等；第二，科技档案，即相关单位在进行自然科学研究、建设和生产技术活动中形成的档案，如水文档案，地质档案，生产技术档案，科研档案，测绘档案等；第三，专业档案，指在专项活动中形成的档案，如人事档案，医疗档案，会计档案，诉讼档案等。从其分类中便可看出，煤田地质档案的项目繁多，而且涉及的内容范围广，数量大，保管期较长，尤其是其中的测绘图纸的纸质资料，具有极高的价值。一般情况下，地质勘探项目投资总额会高达上千万。

三、煤田地质档案管理现存问题

现阶段煤田地质档案管理存在较多问题，具体而言有档案资料具有封闭性、管理人员水平参差不齐、管理手段和设备落后等问题。首先，由于现代化社会的建设以及经济建设的脚步正在不断加快，地质工作对于地质档案的需求剧增，但由于地质档案中多隐含企业甚至国家的机密资料，因此地质档案的管理具有一定封闭性，外界人员不可随意查阅，这也有个别单位出于对自身利益考虑而进行档案封锁所导致地质档案使用价值的浪费。再者，我国的地质档案管理人才队伍水平有待提升，其管理人员的专业性较差，因此管理水平有限，加之欠缺管理经验，易因疏漏等问题而造成资料缺失和损坏，不利于地质档案的封存。

与此同时，我国地质档案管理的技术手段较为落后，这与相关部门及工作人员对地质档案重要性认识不足有关，因此直接导致资金分配不合理，投入不足，无法满足现代化的辅助设备配置，档案管理信息化程度不高，易造成地质档案的缺失和损害，严重时会出现丢失。而且，地质档案资料还包括声音和图像资料，但我国声像地质档案保存效果差，导致声像设备管理无据可依，无制度可参考。[1]

四、加强煤田地质档案管理的措施

（一）建立健全煤田地质档案管理体系和制度

通过合理、完善的档案管理体系中与具体实际相适应的管理原则，辅之下级单位制定的具体的管理制度，地质档案管理工作能够有章可循，做到标准化与规范化，具体而言，应做到以下几个方面：首先，对申请归档或者转移相关档案的时限进行严格要求，以此来敦促相关单位的项目团队能在项目结束之后及时的收集整理资料并予以提交，同时档案的接收单位也应及时按照有关规定，规范化的统一归档，大大提高工作效率；再者，对有效资料借阅类别精心划分。如调阅非涉密文件，可以在档案室直接借阅使用，但是若是涉密文件，则必须出示相关借阅手续方可办理；同时，应保证文件在日常的管理的出入方式的规范性。如果需要对外界信息，那么档案室应根据需要统一，保证数据的管理者和相关技术施工单位处于统一节奏，便于管理，切实做到地质档案资料的保密性。[2]

（二）加强地质档案的收集和鉴定工作的管理

就档案收集工作而言，煤田地质档案的原始资料是档案管理工作中最为基础性的工作，其质量的高低将直接影响地质档案的收藏价值。为了提高煤田地质档案的收集和鉴定工作过程的准确性、科学性和规范性，相关工作人员应首先提高自己的思想认识，对档案管理工作加强重视，同时注意协调其他相关单位和部门的工作，督促其及时进行档案的收集和移交工作，避免地质档案的材料出现遗失，确保原始资料的完整性和准确性，档案收集部门也可将此工作纳入考核制度中，以提升原始资料管理水平。同时，应注重对勘探项目进行跟踪式的管理，即从最初的立项至地质勘探竣工，期间的所有原始资料都应完整地收集，为便于长期储存，适宜用电子版储存方式。

地质档案的鉴定较为复杂，其工作涉及两个方面，即对档案的保存期限进行鉴定和复查。地质档案的鉴定应严格遵从“审查从细、留存从宽”原则，结合考虑历史发展状况和实际工作的要求，同时又要考虑勘探单位和社会服务的需要。从事档案鉴定的工作人员须具备一定的专业知识和计算机技能，如钻探知识和档案管理方法。

（三）加强地质档案管理人员队伍建设

档案管理队伍的质量将直接影响档案管理工作的效果，其中，领导层应首先做到以身作则，重视人才培养，而不能有档案管理是“任何人都能做的工作”错误思想。档案管理人员不仅需要具备一定勘探专业知识，同时还要有责任感和认真严谨的处世态度。

（四）推行地质档案管理的信息化

实行档案管理信息化，即利用数字信息对档案资源进行整理并实现信息资源的存储和检索，管理人员再依据管理载体对档案进行整理利用，现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新，向着信息化这一领域迈进。档案信息化建设首先应从建立在合理的准规范标准的基础上。首先，资料的征收环境应开发和利用信息化手段，使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。同时，档案信息管理应向数字化方向发展，传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本。数字文件能够克服传统档案馆的缺点，节省了大量人力、物力和财力，不受地域限制，实现资源共享。[3]

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2高校的档案管理具备的特点

我国历史的特性决定了档案管理的工作具有丰富性、复杂性、多样性等特点，在档案管理工作中应充分利用这些优势，做到扬长避短，以促进管理工作的顺利进行。

2.1高校档案内容具有丰富性

高校的档案管理内容包括多方面的内容，一般包括：教学管理、课堂管理、行政管理、党务管理、教务管理、科研管理、后勤管理、实训基地的管理等，在这个过程中，会产生大量的文献。这些档案反映了不同职能部门各不相同的业务范围内形成的档案，如制度、批示、请示、报告、计划以及不同会议和活动中记录的材料和文件。在高校的科研以及相关文化创造活动中，还存在研究手稿、项目成果、研究论文、著论等相关档案，其可以称为高校日常工作的资源库，其涵盖了较为丰富的内容。

2.2高校档案管理的复杂性

高校档案类型可以分为以下几种：一级档案：党群管理中党群档案能反应党群工作管理在的现状；行政档案是高校行政管理工作情况的间接反映；此外还包括反映教学活动、设备情况等的教学档案、设备档案等，然后在根据高校档案的管理工作中具体需要划分不同层次的级别，依次往下还可分为二级档案以及三级档案等。

2.3高校的教学档案整理具有周期性、专业性

高校以学期作为教学阶段的划分，原始档案是周期性产生的，高校的档案管理很大部分是按照学期来进行归纳和整理，形成的档案具备较强周期性；高校的学生会形成一定的共性，各高校不同系具有较强的专业性，另外，不同教学活动会存在一定的差异，是高校的档案管理具有较强的专业性和科学性。

2.4高校的档案载体具有多样性

承载高校档案信息载体具有多样性的特征，传统档案多以纸质材料作为载体，随着信息化时代的到来，网络技术的飞速发展和普及，使纸质载体主导性的地位呈直线下降的趋势。技术及技术普及程度较高的高校，为了提高档案管理的效率，以及考虑在保存时间和环境等因素的影响，采用磁带、光盘、磁盘、胶片等最为档案的载体变得越来越普遍。且档案相关内容记录方式以及传递、表达等方式都和传统方式有较大区别。

3高校教学档案的管理现状

高校的到档案管理是由各个学院系自主完成的，缺乏系统性的协调管理，处于档案管理的初级阶段，存在如下问题：

1）高校大部分存在纸质档案管理的现象，档案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）电子档案的保存方式不统一，一般会采用目录整理来保存，查询时会有较大的不便；

3）电子档案的保存较为分散，没有统一的规范和标准，会造成重复建档的现象，利用率也较低；

4）电子档案查询的过程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻击；

5）教学档案的管理是在校园网中独立运行的，无法对各部门的工作进行统一的管理。

4高校档案的管理中信息技术的应用

高校的档案管理在信息技术大力推动下，得到了较快的发展，实现档案管理和计算机技术最大限度的结合，是高校发展追求的目标，进一步实现信息的检索、传递以及资源的共享。

4.1高校档案信息化的管理

高校档案信息化的管理，应建立网络技术的基础平台，其包括档案网络系统的建设、系统的开发和利用、相关网站的开发及应用。对相关软件和硬件进行开发和利用，能构建信息共享的平台，使档案信息管理实现网络化的传输和科学化的管理。

4.2高校档案管理应提高档案的案卷质量

提高高校档案案卷本身的质量，应充分利用好信息化网络实现档案案卷规范化、科学化加工处理方式，能确保档案案卷的质量，能更好的保存档案。同时，应确保档案利用的实效性、效果以及效率，让档案管理为高校创造出更多的价值。高校档案的信息资源建设可通过网络化、数字化的技术建立规范、标准且能共享的数据库。目录数据库能储存较多的数据信息，并能对其进行组合以及深层排列，让其成为高层次，专题性较强的档案信息分类组合。高校档案管理能反映其管理水平、展现精神风貌，因此，在档案管理中，应把档案质量放在首位。在进行档案管理时，应利用信息技术将不同版式、风格、纸张的归档资料进行分门别类的整理和分类，档案案件的打印应做到字迹整齐、清晰，字体要能适应期不同情况下的需要，能进行不同文件的处理，且便于阅读和借阅。

4.3高校档案管理应构建档案的管理机制

高校档案管理与信息技术结合的同时，应制定相关档案的管理机制来确保档案管理工作的顺利进行。档案的管理者以及档案管理的领导机构在遵循档案现代化的管理机制原则的基础上，应对高校档案管理的实际工作进行预测规划、控制监督、组织领导、教育激励等组织以及调整，以发挥管理者工作的热情与积极性，发挥出团队的力量，以保障档案管理实现科学化的管理机制。高校档案管理所建立的机制应符合我国实施的相关法律法规，并把竞争激励相关的机制引入到档案科学化管理中，同时，还必须建立档案管理工作责任制、聘任制、奖励制和考评制，让档案管理队伍保持较高的素质和良好的活力。从而创建一个科学、合理、规范的高校档案管理机制。

4.4高校档案管理应提高管理者的素质

在高校的档案信息化的管理者中，档案管理者的素质直接决定的档案管理的水平，应建立一支专业技术过硬、信息化的素质较高的队伍，才能激发档案管理工作人员的潜力。专业的档案管理人才队伍是高校档案管理实现科学化、规范化的有力保证。高校是创造以及传承科学文化主要的机构，培养高素质的专业人才，能适应档案管理现代化发展的需求，推动高校档案管理工作的发展。因此，应对相关档案工作管理人员进行一定的培训，能提升其文化素养，以确保档案信息管理人才队伍的质量。

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（2）软件和硬件设备之间有着一定程度的依赖性，这种依赖性主要表现在电子文档内容的形成以及处理都需要在计算机设备的支持下完成，如果没有计算机等设备，电子档案就无从形成和保存，更难以达到资源共享。

（3）不稳定性，电子文件都是以计算数字设备进行生成的。因此，工作人员制作、处理和传输过程中，每一个操作环节出现失误或者是软硬件出现问题，都会使电子文件受到损坏和丢失的现象发生。电子文档修改过的电子档案很难识别被更改的痕迹。

二、提高电子档案管理水平的有效措施

1、加强对电子文件的收集电子文档的收集工作是诸多环节中的第一项，也是做好电子档案管理的的基础环节。电子档案的收集、积累以及各种要求与纸张档案的管理有着明显的差异，比如：草稿文件因其不具备正式文档的资格，通常情况下是不做保留的。然而正是的电子文档拥有全文信息内容自动检索功能，有时需要保留修改过程中的信息，这也是一种收集过程。我们不仅要收集正式文件，还应该及时的和搜集整理具有辅助作用的文件，并标明文档之间相应的关系，对此类电子文件应该加强管理。在收集和积累文件的过程中应该拷贝，以此来防止和避免当计算机系统发生意外情况时造成电子文档的丢失。

2、加强对电子文档的分类管理将电子文件经过认真的确认和整理后，将其从网络存储器或计算机存储器中刻录或拷贝到其他可脱机载体上，以便长期进行保存。当前，电子文档的归纳保存应符合以下几个要求：一是在归纳时间上，应以一年为限，将电子文档的最终版本刻录保存在存储载体上，以便以后查阅方便。当前在网络环境下，文件业务也大量增加，因此采取备份的方法更加迫切和重要，在备份工作中需注意尽量不要将原始文档和所备份的文档存储在同一台计算机上。二是，从数量上来看，为了保证文件的真实准确和可利用性，一般需要保存两个版本，一套在单位档案室存放，另一套可由相关科室进行保存，以确保真实、有效的使用。

3、建立健全电子文档的管理制度电子文档的管理可建立有效的核查制度，以确保能够定期对文档进行检查，重点检查文档的归纳是否齐全、完整，文档的相关手续是否齐全，是否符合相关规定等。并且由专人负责档案的审核，保证不同来源的文档能够达到统一的格式和结构要求，以便规范管理。文档数据的使用和交流要有规范统一的原则，尽量采用通用格式。对各个管理环节进行严格的规范化，保留对各个文档的处理信息，不要任意删除。