采购部合同管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇采购部合同管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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电力建设中物资的管理是一项非常重要的工作，若是资产管理的得当，也能够直接的反应出企业在发展过程中的情况，为了确保企业能够不断的出现可持续增长的形态，电力建设企业应该做好针对物资方面的管理，在以科学方式降低成本的同时，也加大对企业的整体管理，这样对企业的发展是非常的有意义的。

一、电力物资管理的总体概况

现在电力企业中关于电力物资管理主要包含采购、合同、库房。而采购管理系统有包含了采购计划、和审核计划管理。合同管理主要包含与供应商签订的合同、与厂家签订的合同，对于这两种的管理。而库存的管理，主要就是库房内部材料的清点、和入库出库管理。在现在电力建设物资管理的过程中，很多企业采用的都是ERP系统，在系统运行的过程中实现了现代化一体的管理方式，并利用先进的数据整理和分析，了解了物资管理的全过程，并结合现代管理手段，加强针对物资的管理过程。

二、电力建设的物资管理模式

1.采购管理模式

在电力建设物资管理的模式上，需要适应经济市场的发展形式，采用一体化管理的方式，将采购的整体管理与企业管理相结合。而采购中物资管理的方式，也只是原材料变成成品的一个环节。在管理的过程中加强供应链中与其他部门的合作，这样才能够真正的发到管理的目的。

首先，在供应链下的电力建设物资的采购管理模式。采购管理是供应链管理中的一项，所以在物资管理的过程中需要针对采购管理加以重视。在电力建设物资管理方面，采购部门所需要负责的就是针对物资的控制和协调，并将物资管理与企业中其他部门连接起来。而在电力建设施工的过程中，需要针对现场方案和设计的情况，制定物资的总量，并与采购部门下达采购的订单，采购部门则需要根据订单的需求与供应商联系制定合作契约，所以订单的下达是驱动采购部门活动的重要组成部门[1]。

其次，针对采购管理中信息的传达与交流。在采购部门信息和数据比较繁琐和复杂，而且采购管理中信息数据都是非常重要的，是关系企业利益的重点数据。采购管理中信息的传达主要就是内部和外部两个部分。内部信息指的就是采购系统中针对信息的管理和处理，企业中服务器会针对采购管理进行筛选，将属于采购的数据、信息进行汇总，转入到物资管理的信息库中，并生成相应的订单，在订单中能够查到需要采购物资的单价、数量、规格、以及相应的供货要求。而对外信息传达处理方面，采购部门的信息数据都有外部得到而传导到内部系统中，所以采购部需要针对外部信息进行系统的管理，避免出现外部信息错误或是数据不准确，导致内部信息的紊乱。

2.库存管理模式

针对物资管理中的库存管理方面，主要针对的是存货的地点、方式、以及如何对库存种类进行搭配等内容。在库存管理中需要达到针对物资进行合理的应用确保将成本将到最低。而现在的电力建设工程方面针对库存管理的要求越来越高，不仅需要保证企业对物资供应的需求，也需要确保电力建设物资在周转的过程中能够完整与快速。在电力建设施工的过程中，由于工期的时间都比较短，为了能够保证工期的顺利进行，这就需要电力企业能够配备大量的库存，而加大库存量的同时也会让人力和物力加大，这也会出现不能够降低成本的主要原因，加大库存量也会导致让物资出现叠加的情况，出现资周转不开，物资过剩，这些都不利于企业的整体发展[2]。

现在电力企业在针对库存管理方面都采用了零库存的方式，电力企业与供应商达成了管理材料物资的合约，针对材料供应方面确保能够及时的供应到原材料，并将材料直接送往库房，这样就能够减少库存的储存量，也能够减少因为库存过剩而占用的资金。这种就类似于将库存寄存在供应商的仓库中，只要资金到位，供应商就会直接供货，这样的零库存的方式是现在电力建设施工中比较常见的方式，也协调了供应商与企业之间的存在的矛盾。而针对零库存的管理方式主要有一下几种：

（1）长期与电力企业合作，并代为保管物资，按照电力企业的要求进行物资的保存，在接受到货款之后为其进行配送。这样的零库存属于长期保管的物资库存。

（2）针对施工的2、3类材料物资进行保存，可以按照单位的计划随意的采购并送货，彻底达到电力单位零库存的物资。

（3）对施工现场进行先送货，后结账的方式，达到零库存。

3.合同管理模式

针对现在物资方面的管理，最重要的一点就是合同管理，而有效的合同管理就需要了解合同的具体内容，以及电力建设的基本情况和运输情况，并了解电力建设中材料的运输状况，这样就能够充分有效的利用合同。再者需要对合同采用多种保管方式，利用先进的设备和专业的人员对合同进行保存，任何人在使用或是查看合同的时候都需要进行登记，而且物料的管理人员需要及时的了解合同中备料的情况，以及合同中材料的运输情况，确保材料能够及时到达现场[3]。合同管理人员也需要针对合同中材料的运输进行追踪，定期了解厂家的运转情况和配送情况，对厂家进行分析和评估，确保厂家能够在供货方面达到持续发展，也能够让企业放心的与厂家进行合作，达到稳定的合作关系，在这样的合作关系中达到降低采购成本的目的。

结语

电力建设的发展是社会必然的产物，而在电力建设的过程中，物资的管理是一项非常重要的项目，这不仅关系到电力建设的质量安全问题，也关系到电力企业的成本问题。在物资管理的采购管理中，采购部门应该及时的了解供应商的价格和市场的价格；针对库房仓储方面也需要及时的管理，尽量达到零库存的方式，及能够减轻库存，也能减少资金的使用；针对合同管理，需要专业人员对供应商及时的跟踪，并了解供应商的情况，这样就能够确保电力建设施工稳定的发展，也能够保证施工能够正常的进行。

参考文献：

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中图分类号：F23

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.16723198.2017.12.053

1科研设备采办经费风险分析

1.1采购计划不合理，资金利用率较低

科研设备的采购存在多而散的特性，部分科研设备根据研究项目而计划性采购，部分常用的科研设备，比如试管、烧杯、计算机等则会根据计划适量进行储存。科研单位的设备采购通常由采购部门的人员负责，对于采购需求则主要由科研项目人员根据科研计划提出。这种情况下，一方面，采购人员缺乏科研设备方面的专业知识，对科研设备的采购情况主要依据科研人员的需求而定，采购计划设定较为被动；另一方面，科研计划可能会因为一些外在或内在的原因发生需求变动，在项目招标、采购到完成的过程中存在着因需求变动给采购计划准确性带来一定的风险，使得采购物资要么不满足科研需要，要么物资采购与项目进度不匹配，造成科研费用使用的不合理现象。

1.2经费管理不透明，费用去向难掌握

采购费用的设定会根据市场环境的变化而变化。尽管现在部分科研单位的物资采购采取网上公开招标的模式，使采购供应商范围扩展到全国，不再局限在本地区采购供应商范围内。从招标模式上分析，采购确实做到了一定程度的公开化，但是采购的物资仍存在质量劣质、不符合用物标准的情况，仅凭投标标书难以准确地判定物资的质量是否符合标准，采购人员对竞标对象的实地考察，同样存在着责任风险和道德风险。采购经费的高效管理需要一个庞大的体系，将采购部门、财务部门、科研部门等紧密联系起来。科研机构独立的、缺乏透明性的经费管理模式，使得部分经费存在违规使用或低效使用的风险。

1.3流程管理不完善，采购合同存风险

采购合同涉及诸多采购细节和法律风险。对于采购合同的管理，科研机构一方面在人力资源方面缺乏专业性的合同管理人员，从而难以识别合同条款中存在的风险责任条款；另一方面合同管理的水平较低，且未形成合同闭环式管理模式，使得合同中存在的风险难以被及时识别和规避。当前，在科研设备采办过程中，合同风险主要为欺诈风险和法律风险，比如：乙方以虚假合同主体身份与甲方签订合同，最后出现采购设备无法及时准确地供货，或者后续的服务问题难以保障等；合同条款中存在难以察觉的细微法律漏洞，给购买方造成资金损失等。科研机构在对合同管理不完善，核不严格的情况下，在采购过程中必然存在对合同签订中的风险难以及时识别和规避问题，进而给采购经费管理带来较大的资金损失。

2优化科研院所科研设备采办经费风险管理途径

2.1设立项目采购人员，最大化控制资金效率

要全面控制科研设备采购计划制定过程中出现的风险，需要将采办部门与项目组紧密联系起来，让采购人员融入科研项目需求制定及实施的全过程，保障两个部门之间的信息能够及时有效地沟通。对此，一方面采购人员相对科研设备的专业知识还存在一定的欠缺，因此，需要科研项目人员对采购人员针对具体项目进行科研设备知识的培训与讲解，让采购人员能够准确判别所需采购的科研设备的质量；另一方面采购部门可以灵活地根据科研项目安排项目采购人员全程跟踪项目起始过程，对科研项目所需要采购的物品和存在的采购风险及时给予专业化意见，同时及时保持与采购项目组的有效沟通，对科研项目中出现的因项目需求变动而导致的采购计划变动，及时予以反馈和终止相应的采购计划，将因变动造成的损失降低到最小化，保障闲置资金不被积压，确保能最大化利用采购经费。

2.2建立部门联动机制，准确管理经费去向

采购招标方式无论是采取线上公开招标，还是线下邀请招标，均需要建立公开透明并与其他部门紧密相连的联动机制，并利用信息技术建立联合各相关部门的管理工作的信息系统。线上招标在电子商务平台上的整体操作过程可以由相应的平台提供相应的采购依据，采购人员必须将相关依据、发票、合同等上传至信息系统中，按公司管理制度，待相关负责人审核通过后，财务部门才可支付相关采购费用。同时，对招标中的技术文件编制、开标评标、定标和合同签订等环节必须严格按照公开公平公正透明的要求，来对供应商进

行选择。并将各个环节中必要的信息在相关平台中进

行公开、保存，便于后期查看和审核，以及及时对不符合要求的信息予以驳回，确保采购经费的合法合规使用。

2.3完善合同管理流程，规避合同签订风险

采办部门对于在采购环节中频繁出现的合同签订工作，往往由于频繁性和暂时没有体现出的风险，而忽视了合同内容的严谨性和风险性。在合同签订过程中，对内容规定不细致，对合同组成部分中的费用明细、税务责任、知识产权分配、提交成果等缺乏明确具体的规定，导致后期在合同执行过程中易出现相关纠纷。同时，在各种纠纷产生之后，采购部门为了和部分存在长期合作关系的供应商（或者强势供应商）继续保持合作的状态，而采取掩盖问题、牺牲单位利益的方式来化解矛盾。因此，对于合同的签订过程，需要专业人士对其进行审核，最大化规避合同中存在的矛盾和风险，同时明确合同风险责任追究制度，以责任倒逼合同签订及审核人员严格制定及审核合同内容。对于后期合同中产生的纠纷等，需建立完善的闭环机制，将纠纷和问题合理解决，避免纠纷和问题给采办经费带来进一步的损失。

3结束语

在非电子商务或互联网还未普及的时代，采购环节中的经费时长存在较大的风险，市场风险、道德风险、责任风险、法律风险等都时时围绕着采购工作，其中道德风险在部分单位内部成了一种潜在的规则。信息技术和电子商务普及之后，科研单位可以建立公开透明的信息平台，让采购的每一个环节都晒在阳光下，经费的使用去向可以较好地被系统记录、合同内容能实时地被查询、采购价格能够在市场价格的指导下进行对比分析、供应商不再局限于本地区范围内等，这些都使得科研单位能够更好地规避科研设备在采办过程中出现的经费风险问题，使得财务部门能够更加有效地控制预算经费的使用情况。

参考文献

[1]张志军，项目管理视角下科研经费风险识别与防控措施研究[J].科技进步与对策.2016，（4）：18.

[2]王金妹，王爱华，朱霖昊，高校科研经费管理风险分析及评估[J].财务与金融.2016，（5）：40.

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中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-0-01

近年来随着煤炭企业的整合、兼并、重组的速度的加快，为保证煤矿工作面正常安全生产，煤炭生产企业经济效益的实现，煤矿对于煤矿物资的需求在不断增加；在这种大的市场环境的影响下，煤矿物资采购部门发挥了非常重要的作用，各煤炭企业都成立了适合本单位实际生产经营情况的合同管理部门，明确了合同管理职责，为企业的经济活动保驾护航。

一、煤炭企业合同管理的基本现状分析

1.合同管理人员管理水平低下

⑴合同管理员不设专人管理，部分的矿厂没有设专门的合同管理部门，合同管理与财务管理没有分开，这样就造成一人肩负多种职务的现状，造成管理上的混乱。致使合同签订的效率低下错误频发。

⑵由于煤炭企业采购部门过去多年来一直是由业务科室中的业务员自行办理合同，所谓的“自行办理”就是业务员自己携带合同章与生产商或供应商签订合同，在办理合同的过程中无专业的合同管理员对内容进行审核，这样签订的合同就存在很大的风险，容易给企业带来不必要的损失。

⑶煤炭企业的管理者认为煤炭企业的主要任务就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生产就万事大吉了，签订合同就是个程序，是无关紧要的事情只是盖章就行，忽略了合同管理的重要性。

2.各项合同管理方式落后单一，合同管理制度未落到实处

⑴合同签订审批流程未按照“四职审批”的要求进行，我局合同审批的流程是由合同业务员报采购计划后由业务经理—财务经理—总经理审批后方可生成合同再由合同审核部门审核通过打印签订，由于一些客观原因，审批流程偶尔会出现越级审批现象，这就导致合同签订内容与计划不一致的现象，出现“管理错误”。

⑵合同没有统一的文本，由于采购过程中签订合同的一方不是固定的，合同文本五花八门，合同内容不统一，就会出现合同条款不全，签订合同对方的信息不完整，有时还有错别字等情况发生。这就给合同审核制造了难度，增加合同签订后的法律风险。

⑶合同签订后对合同中涉及到货、付款等随后的程序没有监管，合同执行的过程是从合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称，在现在使用的管理制度中对合同来源、订立两项可以说做到有据可依，但是履行一项没有落到实处，“履行”包括到货、验收、付款，由于涉及的部门较多，信息无法快速收集，导致对合同履行监管成为一纸空文。

⑷合同管理中合同统计没有实现自动化、信息化，合同管理工作量较大。合同管理过程中报表统计是一个非常重要的环节，它为企业的决策者提供了依据，指导企业朝着健康的方向发展。我局去年一年的合同量就达到6000多份，30多亿元，签订数量庞大；每个月合同还需人工进行统计，无形中增加工作难度降低了工作效率。

二、加强合同管理的意见和对策

1.制定并使用同一的合同文本

积极与公司内部法律顾问处沟通联系，委托专业的法律顾问或者律师制定适用我公司实际经营情况的合同文本。合同文本中不仅要体现大部分合同中需要买受的标的物的名称、数量、规格等做出明确说明，还必须对付款的方式、到货验收和处理纠纷的方式等方面进行严格规定。这样就使得煤炭内部所签订的合同具有广泛的适用性，有效的阻塞了合同管理员的法律水平和语言水平的不足出现合同签订文本的漏洞。当签订合同双方有违约行为时，利于解决合同争议。

2.平时需加强合同管理人员的素质

在平时的日常工作中我们在审核合同过程中往往对合同中主要的部分审核不清，导致签订的小部分合同出现倒签、资质过期、价格无依据等问题，这些问题的产生主要是由于合同管理员个人专业素质较低而产生的。煤炭企业就要在平时加强合同管理人员的素质教育，如聘请专业的法律院校的教师来煤炭企业授课、进行实际案例的电视讲座、通过自学参加法律顾问的考试等方式来逐步提高合同管理人员的专业修养，推进煤炭企业合同管理的整体水平稳步提高。

3.利用计算机网络技术把合同审核制度落到实处

随着煤炭企业采购量的日益增多，合同管理职能的日趋重要。已往传统的合同管理模式终究将被合同信息化管理模式所取代，REP企业管理软件中合同管理部分能够实现合同的逐级审批，规范了审批流程，杜绝审批过程中的漏批或者是越级审批的现象。从而减少审批时间、提高工作效率、提高合同审核的准确性，还实现了办公无纸化节约了工作成本。

4.加强合同履行全程的监管

煤炭企业的合同管理是从报送计划、订立合同、履行合同三个重要环节组成的，而合同的履行是衡量合同执行过程是否合理、合法的重要依据。合同管理部门可以利用网络信息系统（ERP）把合同中的到货、验收、付款纳入信息监管，对履行过程的信息收集做到准确及时。通过加强对合同履行过程的监管，会发现采购合同中签订合同双方的责任和义务是否依照约定履行，及时发现影响履行的原因，准确的向企业各个部门反馈，排除履行阻碍，协调合同签订双方关系，防止违约行为的发生。

三、小结

随着我国加入WTO以来，给煤炭企业带来的好的机遇同时也面临着严峻的考验，煤炭企业会真正的与国际市场接轨，合同管理也就成为防控市场风险，约束经济行为的一条准绳。这就要求我们煤炭企业加强合同管理制度建设，规范合同管理工作，为煤炭企业的良性发展保驾护航。

参考文献：

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政府部门是否精明的一个重要标志是，政府有没有一个强有力而精明的领导班子，以及这个班子是否能对武器装备的整个发展过程实行“从生到死”的全寿命管理。目前，美、英、法、德等国均对国防科研和武器装备采办实行集中统一的管理体制，设立装备采办统管机构。50年代，美国武器装备采办由三军分别管理，造成大量重复浪费。1958年，美国国防部成立国防研究与工程署，统一管理全军的研究、发展、试验与鉴定工作。1977年，美国国防部设立负责研究与工程的副部长办公室，既领导国防研究与工程署的国防科研工作，又负责全军重要武器系统的采购与装备工作，成为美国武器装备采办的统管机构。此后，美国武器装备采办体制几经调整，不断加强国防部对武器装备采办的统一管理。目前，美国武器装备采办由国防部负责采办与技术的副部长办公室统一领导，全面负责国防科技预研和武器装备研制、生产、采购、试验、鉴定、后勤管理和装备维修等工作。英国国防部1971年成立装备采购部，对国防科研和武器装备采购实行统一管理。法国国防部从1961年起，成立武器装备总署，统一管理国防科研和武器装备采购。1971年，德国国防部调整装备采办管理体制，合并原国防技术司和国防经济司，成立总装备部，全面负责国防科研和武器装备采办管理。

俄罗斯国防工业和武器装备采购体制也在不断调整变化，逐步走向统一集中。1992年，俄政府撤销前苏联长会议所属的9个军工生产部，成立俄罗斯国防工业跨部门委员会统管国防科技工业。1996年，俄政府将国防工业委员会改为国防工业部。1997年3月，俄政府调整国防工业管理体制，撤销国防工业部，该部的部分职能由俄联邦经济部和联邦国家邮电和信息委员会管理，国防科研和装备采购管理逐步向国防部集中。

成立武器装备采办统一管理机构，旨在解决三军分散管理，各自为政和重复浪费问题，实现武器系统和军事技术的通用性和兼容性，近而实现武器装备采办的全寿命管理。国外武器装备采办统管机构基本实现对武器装备从生到死的所有过程，即国防科技预研项目的产生、预研计划的制定和实施、武器装备型号研制生产的组织、武器装备采购合同的签订、合同的监督管理、装备采办计划和经费的制定和组织落实、武器装备的试验鉴定、武器装备的维护维修，以及装备和技术的出口等，实行全寿命管理。美国国防部制定的“规划、计划、预算系统”是武器装备规划计划和经费预算比较典型的全寿命管理制度，英、法、德等国也对武器装备采办的规划计划和经费预算实行类似的全寿命管理办法。

2.加强军品合同管理，重视成本审计监督

合同管理的好坏，是衡量政府买主是否精明的重要标准。为加强军品合同管理，切实扮演精明买主的角色，主要国家采取了各种措施，积累了一些经验，主要有：建立集中统一的合同管理和合同审计机构；明确目标，制订切实可行的合同计划；熟悉合同类型和定价方式，知己知彼；善于应用竞争策略；改善买卖双方关系，调动承包商积极性等。美国10万国防采办人员中，约3万人从事合同管理，职能包括合同谈判、签订、管理与监督等。政府设立了专门的国防合同管理和审计机构，主要有国防合同管理司令部、国防合同审计局、国防财务与会计局、武装部队合同诉讼事务委员会等。国防部采办工作每年约涉及1500万项合同事务，每个工作日平均办理合同事务56万项，开支超过7亿。合同管理对保障美军顺利实施科研生产计划和充当“精明买主”，发挥了直接的、不可或缺的作用。英国和法国国防部也建立了比较完善的军品合同管理体系，英国国防部装备采购部的国防合同局是军品合同的统一管理机构，全面负责合同的谈判、签订和监督。该局约有3000人，约占装备采购部从业人员的10％。若将该部其它武器系统采购局从事合同管理的人员统计在内，则英国军品合同从业人员远不止这些。法国国防部武器装备总署通过组织工作班子全面组织武器装备采办的合同管理，每个项目先由专业局的合同办公室起草招标书或合同文本草案，经该局法律事务处进行合理性审查后，征求计划、采购方法和质量局、合作和工业事务局的意见后，由专业局与承包商签定合同。在合同执行过程中，由该项目的计划主任工作班子同计划、采购方法和质量局一起，进行成本控制和质量监督检查。

国外对武器装备的整个采办过程划分为若干个阶段，实行分阶段管理，把性能、进度、费用等目标分解到各个关键环节上加以控制，有利于降低风险，对未达到预定指标或偏差太大的项目及时停止拨款，以保证能优质、高效、经济地完成任务。

随着国际形势的变化和军事战略的调整，主要国家摒弃过去只追求武器性能，不计成本的采办方针，开始寻求降低成本的最佳途径。美国强调把费用指标作为武器发展的一项独立考虑因素，与费用、性能进行权衡，以寻求效费比高的最佳方案。法国最近建立新的成本评估机制，在项目可行性论证阶段就确立科学合理的成本目标，并建立“成本数据库”，强化成本监督。转贴于

3．制订严密的法律法规，确保军品采办有法可依

美、英、法等国是市场经济比较发达、法制建设比较完善的国家，十分重视国防科研生产和军品采办立法，制订了严密的法律法规，确保军品采办的顺利实施。运用法律手段管理国防采办，已成为这些国家的共识。美国已建立起比较完善、层次分明和相互配套的国防采办法规体系，国防科研生产和武器采办基本做到有法可依，有章可循。据统计，美国有关国防部采办的法律条款有近900项，其规定几乎覆盖国防采办管理的方方面面，主要立法有：《国防生产法》、《武装部队采购法》、《国防工业储备法》、《国防合同法》、《合同竞争法》、《反托拉斯法》、《诚实谈判法》、《购买美国货法》、《联邦采办条例》、《国防部补充条例》及三军补充条例等，确保国防科研生产合同竞争有序，防止欺诈行为。法国和英国也颁布了类似的国防采办法律法规。

4.保持适度规模和高水平的军内科研机构，保持技术优势，提供技术支援

为保持军事技术优势和确保以经济有效的方式研制武器装备，美、英、法、俄等主要国家建立了一支规模适度、技术实力较强的国防科研机构。它们从防止技术突袭、减少技术风险，以及武器系统方案论证、技术规范编写、承包单位选择、合同监督、技术指导、设计审查、试验与鉴定等方面，帮助政府军品采办部门更好地发挥了“精明买主”的作用。美国在80年代曾就军内是否有必要保持一支独立科研队伍问题作过客观研究和论证，其结论是肯定的，即：为了保持军事技术优势和保证武器采办工作顺利进行，军方必须拥有一批规模适度、技术实力雄厚的科研机构。90年代初，美国三军拥有70多个科研机构，目前已调整合并为40多个，重点从事国防科研的基础研究、探索性发展、先期发展、系统方案论证和演示验证工作。英国和法国也保持一批重点国防科研机构，重点承担国防基础研究和应用研究。英国国防部装备采购部于90年代初建立国防研究局，并于1995年在该局基础上成立“国防研究与鉴定总局”，加强国防科研的集中统一领导。目前该局直接领导着国防部4家最大的国防研究院，还有许多科研、试验、鉴定机构。法国国防部武器装备总署也保持了一支相当规模的国防科研机构。

5.保持强有力的试验与鉴定设施，减少技术风险，确保装备质量

加强样机或新武器装备的试验与鉴定，是美、英、法等主要国家军品采办的一个重要原则。通过开展试验与鉴定，为各阶段项目审定提供可靠的科学依据，可大大降低技术风险和采办费用，避免因重大技术失误造成不必要的损失。为此，这些国家建立起庞大和技术先进的军品试验与鉴定机构，并设立统一管理体制。美国十分注重军品的演示验证，坚持“先试后买”方针，建立起以国防部研制试验与鉴定局和作战试验鉴定局为主，三军试验与鉴定机构为辅的试验与鉴定管理体系，并设立配套完善的靶场及试验设施，组织面向承包商的技术性试验与鉴定和面向部队用户的使用性试验与鉴定。美军还成立了包括国防部和军种有关代表组成的重点靶场与设施委员会，以加强对重点靶场的集中统一领导，提高试验与鉴定效益。英国国防部设立了庞大的试验与鉴定设施，并在国防部装备采购部设立国防试验与鉴定局，加强集中统一管理。德国国防部国防技术与采办总署设立了7个国防技术服务站，统一组织实施武器装备的试验工作。

6.重视军品采办队伍建设，加强业务培训，提高人员素质

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物资管理是现代化管理科学中重要内容，医院物资管理是医院为完成医疗、教学、科研等工作，对所需物资进行计划、采购、保管、供应等组织管理工作。医院物资管理主要研究对象是物资在医院内的流转过程和科学管理，包括医院物资分类，物资供应计划编制，物资的采购运输，物资仓库的管理和组织领导等。物资管理系统是指医院后勤物资管理的计算机应用程序，主要以库存管理的形式进行管理，也包括为医院进行科室成本核算和管理决策提供基础数据的功能。

1.医院物资管理系统技术指标要求

1.1信息的完整性

信息系统的基础是信息，只有正确详实的信息才能保证管理人员作出正确的决策。因此软件设计方面必须加强信息完整性方面的工作，采用值约束、缺省、数据字典等多种方法确保信息的完整性。一旦使用人员录入或修改导致数据错误，系统必须明确地给出警告信息，提示使用者。

1.2系统先进性

软件的开发必须是建立在先进的关系型数据库的基础之上，同时采用客户机-服务器体系结构，进行数据维护，以保证系统平台的先进性，软件开发工具必须是目前主流工具。

1.3系统实用性

此物资管理系统是一个面向实际应用的软件系统，它的建成将取代手工的低效率工作，因此在进行系统建设的同时必须考虑到人员的使用习惯。

1.4系统可扩展性

信息系统是一个复杂的信息流管理系统。在开发完成后，系统必须保证在用户有新的需求时能方便地增加一些功能或模块，及时解决用户实际问题，同时还要与系统的其他部分能够保持风格一致，不改变管理人员的使用习惯，使得软件具有较好的可扩展性。

1.5系统安全性

用户进入系统时，应先经过严格的身份验证，根据其权限级别，使用系统的某些功能和数据。

2.医院物资管理系统需求

物资管理系统的总体需求为：建立一套有自己特色的(管理严格、配送方便的现代化物资管理系统：实现整个医院物资数据的统一管理，使物资从需求到采购，到入库，直至进入医院的各个部门，都可以在计算机上进行处理、查询，而且可以做到帐帐相符、帐物相符、物型以及外部型号与实物相符；医院领导可查阅整个医院的数据，对医院物资的全部管理过程进行实时监督和领导。。要求系统结构先进，数据处理迅速准确，能够使工作人员大大提高工作效率，并改善医院的运营环境。

根据医院物资管理要点，按照计划人员、采购人员、保管人员、会计人员和科室人员的不同工作职责，对Forte-HIS加以借鉴并结合Forte-HRP的实际情况，将医院物资管理系统分为申请计划管理、采购计划管理、物资帐务管理、物资合同管理、物资仓储管理5大模块。

（1）申请计划管理申请计划管理是物资管理的起点，它是各科室根据采购部门制订的采购周期并结合本科室的实际需要，向采购部门提出的本科室在某个时间段所需要的物资。申请计划是采购部门制订采购计划的重要依据。

（2）采购计划管理物资管理要做到低成本高效率地为医院服务，采购要涉及到医院的各个部门。采购的功能是以合适的来源、价格、送货方式获取医院各部门所需的一定数量的物资。采购功能引起物资向医院内部流动，它是医院与供应商相连接的环节。总的来说，医院采购的目标可分四个方面：以最低成本获取医院所需一定数量和质量的产品和服务；确保供应商提供最好的服务；巩固与供货商之间良好的供需关系，寻求替补供货商。为达到这些目标，采购部门必须实施以下基本功能：制定采购计划、说明书；确定适当的采购质量、数量、送货要求(时间、地点)标准；选择供应商(适当的来源)；商谈采购条款和条件(适当的价格)；制定和签发采购订单。

医院中物资采购部门采购计划管理的工作流程如下：

采购部门首先根据医院采购的时间段制订若干个采购计划周期，然后由医院各个科室制订物资申请计划，各个部门的申请计划在审核后经汇总生成某个计划周期的总的物资需求。物资需求同现存量以及安全库存量比较，得到物资的采购计划，然后根据采购计划日期所在的采购周期进行汇总生成一定周期内的采购计划。采购计划经审核后即可进行采购任务。

系统的主要功能是生成指定物资库房的采购计划单，在此过程中可读取已确认的申请计划单。

（3）物资合同管理

医院从市场采购的物资，凡是采购量大，供应条件比较复杂的，一般都采用合同形式，使供需双方的经济关系固定下来，物资订货合同是供需双方为实现物资购销，明确相互权利和义务而签订的具有法律效力的书面协议。

合同的管理贯穿于从签订合同开始到合同执行完毕的整个过程，包括对合同执行过程的组织、检查和监督。

物资订货合同是物资计划管理的延伸，也是为物资计划管理服务的，计划人员根据计划管理输出的采购参考信息，制定采购计划，与供货单位签订订货合同。合同管理的输出又反馈给计划管理，为后者提供预计到货信息，从而又为物资计划的制定提供必要的依据。合同管理从本身看，主要用途是对订货合同的统计、查询和合同执行、监督、输出必要的表格。

合同管理模块主要包括合同信息的录入、修改、删除、查询、合同的执行维护、合同的执行情况等。

（4）物资仓储管理物资仓储管理是医院物资管理的重要组成部分，也是现代物资管理成败的关键，做好仓储管理是保证医院完成各项任务的基础；仓储管理决策与医院物资系统的其他决策密切相关，它不仅对仓储系统，而且对整个医院的物资系统都起着十分重要的作用。

医院物资仓库的种类包括文具杂品库房、易燃易爆及放射性物资危险品库房、建筑维修材料库房、总务库房、工具和配件库房及科室的备用品小库房：仓库工作内容主要有：入库物资的验收，库存物资的保管，维护保养，物资的出库发放，物资的盘点等。

系统仓储管理的功能如下：

l)库存初始化：对本库房物资进行初始化，可录入物资的批号、有效期、数量、购进价、零售价等。

2)入库：完成本库房物资入库，生成相应的入库单据；入库方式可包括采购入库、赠送入库、调拨入库、科室退库入库，对采购入库可导入采购计划单，对科室退库入库可导入科室退库单。

3)出库：完成本库房物资出库，出库方式包括领用出库、调拨出库、退货、报损、报废。

4)盘点：对本库房物资的数量进行清点，生成盘点单据。

5)库存查询：用于查询管理当前库房物资的库存。

6)单据确认：对当前库房还未确认的单据进行确认。

7)反确认：对当前库房已确认的单据进行反确认。。

（5）物资帐务管理医院物资帐务管理主要涉及到各种单据审核入帐及对帐目查询的业务处理。

系统帐务管理功能如下：

1)帐目初始化：完成当前库房帐目初始化，帐目初始化确认后不能再修改。。

2)明细帐薄：查询和打印本库房物资的明细帐。

3)分类帐：查询和打印本库房物资的分类帐。

4)单据登帐：对本库房未登帐的单据进行登帐。

5)期末结转：对本库房物资的各类分类账目进行期末结转，生成物资账目。

6)反登帐：在必要的情况下可对本库房已登帐的单据进行反登帐。

7)反结转：对本库房最后一次结转的数据进行反结转。

3.结论

医院资源计划系统是指利用计算机软硬件技术等现代化手段，对医院及其所属各部门的人流、物流、财流进行综合管理，对在医疗活动各阶段中产生的数据进行采集，存贮、加工生成各种信息，从而为医院的整体运行提供全面的、自动化的管理，医院资源计划系统是现代化医院建设中不可缺少的基础设施与环境。医院日常管理包括医院物资的管理，由于医院物资种类繁多，流通频繁，经常造成信息不准确、家底不明、积压浪费。做好医院物资管理工作，对医院节约成本，加强核算有重要意义，因而医院物资管理系统是医院资源计划系统的重要组成部分。

参考文献

[1]薛华成主编.管理信息系统(第四版)[M].北京：清华大学出版社.2008，5.

[2]葛世伦.代逸生.企业管理信息系统开发的理论和方法[M].中国青年出版社，2007，6.

[3]中国企业管理百科全书[M].企业管理出版社，2005，5

篇（6）

中图分类号：C93文献标识码： A

一 设备材料管理在总承包工程中的作用和地位

设备材料是总承包工程建设的物质基础，它直接影响工程的建设周期、质量及费用，是总承包项目管理的重要管理内容之一。

总承包项目设备材料管理包括设备材料的采购、制造厂检验、货物到场的开箱检验、现场入库、设备材料施工、设备材料完成安装报验等工作。从费用角度,设备材料占总承包费用的接近60%。从工程质量而言，设备材料是一个建设项目成功与失败的核心。从进度角度，任何一个设备材料的到货不及时都将影响建设项目的进度，可能由于一个小零件也可能导致建设项目不能按时的投运。所以提高对设备材料管理工作重要性的认识，加强对设备材料管理工作的领导，认真执行设备材料管理要求和规范，切实跟踪设备材料的采购、安装、报验等，它将对总承包工程的顺利实施有着起到举足轻重的作用，也应在总承包工程管理中占重要的地位。

二 总承包工程设备材料管理的内容

在总承包工程中，设备材料管理是从设计发出设备采用单开始到工程竣工验收结束，它伴随工程的整个生命周期，它是一个动态的控制过程。设备材料的管理的基本流程是：采购文件准备-选择合格供货商-签订合同-监制催交-出厂检验-运输-入库-出库等工作顺序。设备材料的管理由于同时涉及到工程管理的设计、采购、施工及控制等管理部门而变的复杂，需要投入大量的人力物力，确保管理目标的实现。

1工程各部门的接口关系： 总承包合同签订之后，采购应与设计、施工规划采购范围、协调确定设备采用单的提交时间及确认设备材料最早的交货时间、明确与设计、施工的接口。在工程前期阶段，采购部门紧密配合项目设计部门有计划地进行设备、材料的采购，督促设计部门根据采购进度要求完成设备采用单的申请、审批和。在工程施工阶段，采购部门紧密配合施工部门完成设备材料发放和管理，加强对设备材料进行动态跟踪管理和控制，保证库存量在合理的水平之内。既不能使工程因设备材料供应不及时而造成窝工损失，也不能盲目采购，造成积压，占用较多资金的现象发生。

1.1 设计部门负责编制采购设备单以及技术规格书，经控制部门将设备采购计划提交采购部门。由采购部门将这些资料，相应的商务文件，汇集成完整的询价文件，向供货厂商发出询价。

1.2 设计部门负责对供货厂商报价的技术部分提出评审意见，排出推荐顺序，提供给采购部门以备确定供货厂商。 此外，设计部门派员参加由采购部门组织的厂商协调会，负责技术及图纸资料方面的交流和谈判工作。

1.3采购部门汇总技术评审和商务评审意见，进行综合评审，并确定出拟中标的供货厂商。当技术评审结果与商务评审结果出现较大距离时，采购经理应与设计经理进行充分协商，争取达成一致结果，否则可提交给项目经理裁定或提出风险备忘录。

1.4 由采购部门负责催交供货厂商提交的图纸及最终确认图纸，提交设计部门审查确认后，及时返回供货厂商；若有异议，采购部门应要求供货厂商提交修正后的图纸资料，以便重新确认。

1.5根据订货合同规定，需由供需双方共同参加检验、监造的环节，采购部门要派员参加，必要时可请设计人员参加产品试验、试运转等出厂前的检验工作。

2设备材料进场管理

由于设备材料是根据施工进度的需求，分批的到达现场。可能存在不同程度的履行合同不严，不能按时交货的情况，这将对施工计划带来极大的影响，有可能导致施工计划随到货情况进行动态的调整，也有可能导致项目总体计划失控，所以在设备材料到达现场后的进场管理特别重要。具体应分如下步骤进行控制：设备材料到达现场后，由采购部门组织将货物移交给施工单位，并同时邀请业主、监理等相关部门参加开箱检验。 设备材料到达现场后，应做好到货检验、入库、出库、材料控制及货物保管等工作，制定货物进出库流程图进行动态控制和管理。

2.1入库准备

在收到供方的发货通知后，业主应及时通知材仓库保管员做好入库的准备工作。掌握所到设备材料的名称、规格、型号、件数、包装尺寸，根据货物类型做好库区划分工作，准备好卸车用具。

2.2 设备材料检验

检验按相关规定执行，仓库保管员应会同其他检验人员参加检验的全过程。设备材料按其检验情况分为待检、暂管及合格三种状态，仓库保管员负责各种货物的标识及记录工作。只有受检合格的货物才能办理入库手续，待检和暂管状态的货物应处于受控状态下管理，由仓库保管员按责任分工签收保管。

2.3 开箱检验

开箱工作应在业主统一组织下，按计划安排开箱，一般应提前一周天排出开箱计划，通知各相关单位，以便邀请商检、供货商代表及有关人员参加。

2.4 入库

经检验合格的设备材料应及时办理入库手续。合格品入库后应填写“设备/材料入库单”，并按该货物的特性及安装时间分类存放进预先划分好的库区内，各类货物之间应预留搬运有效距离，以利存取。

2.5 库房管理

经常检查封闭式仓库的门窗是否严密且通风设施良好。所有存放的物品均应整齐排放、确保库位、货位正确。对长期存放的转动设备、接管法兰及易锈部件要定期涂沫黄油或防锈油。 定期检查库存区内的货物，若发现损坏、锈蚀、霉变及丢失等情况，应做记录并及时以书面形式向施工经理报告。要做好防火工作，防火器具应设专人管理，要定期对防火器具进行检查以防过期失效。

2.6 出库

施工单位应持 “设备/材料出库单”，到仓库领取需用货物。仓库保管员应认真审查“设备/材料出库单”，该单据上不能有涂改痕迹，否则应另开出库单。仓库保管员应按出库单上所列的品种、型号、规格、数量进行发放，在核对无误后，双方在出库单上签字，出库单是货物出库的唯一凭证，所以应妥善保管。

3货物到场的控制

货物应有序的分批、分种类的到达现场，但往往计划与实际有一定的差距，所以应对货物的进场进行动态管理和控制；只有相互的通报信息是不够地，应将需求和结果通报相关单位和制造厂（商）。现场进入安装期后应由专人负责该项工作，同时按如下的程序进行动态控制：

4 应急预案及授权

由于总承包工程进度要求紧，对外接口关系多，一边设计、一边采购、造成现场应急采购工作量较大。为了使现场的应急采购工作顺利，总承包工程制定现场采购应急预案和进行一定的授权。 应急采购设备材料，可由采购部门先行采购，但应在采购活动发生之日起10日内办理有关手续。特别是部分小额合同的货物可以不办理常规的审批手续，采购部门接到请购文件后直接采办。

5采购合同管理及费用控制

在总承包合同中按设计需求完成采购任务，这仅仅是完成采购实际总费用的90-95%。所以在施工现场将应设计变更、实际到货与设计差别、设计请购遗漏、成套供应的范围差别等都将对进度产生影响，特别是将对项目费用控制产生很大的影响；应对由于货物引起的费用进行特别的管理。 由于制造厂（商）原因应起的费用问题往往是比较难界定，而且涉及面广、涉及的单位多，对该问题应从货物到场开始就进行控制管理。

三 设备材料管理是总承包总承包项目的效益来源

虽然每个工程公司设备对材料管理都有自己的管理体系和管理制度，但是都在设备材料的管理方面存在一定的问题。对待设备材料管理不仅是一个过程管理，而且要进行细节管理，只有这样才能提高总承包工程的经济效益。

1控制设备材料余量

每个公司对待该问题都有自己的经验和执行办法，并提倡零余量，但对单一的某个总承包工程而言没有一个能够达到，通过几家工程公司和数十个总承包工程统计，能够达到0.3-1%（合同总价）就相当不错了。导致设备材料剩余的原因主要是在设备采用单中余量确定、经验不足等设计错误导致的采购错误、所采购产品的质量、管理等有直接关系，所以这类问题是不可避免地，而且剩余设备材料是工程公司的纯利润，该问题的恰当处理能创造更大的效益。 该问题可以采用风险规避，特别是对一些通用设备材料，在采购初期与供应厂商达成协议，在工程结束时如果用户没有使用并保护完好，可以退回制造厂商等办法进行处理；但对有些产品不能退回，应首先在公司内部进行通报相关的其它项目，如有可能首先供其它项目采用。

2严格采购合同管理及费用控制

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关键词：现场采购服务；影射；设备采购管理问题；解决方法；

1 概述

设备采购管理是工程总承包项目管理的重要组成部分，是工程项目建设的物质基础，其对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义，甚至起着决定性的作用。

EPC总承包项目多采取项目经理负责制，矩阵式管理的模式，项目采购部即是设备采购工作的组织者同时也是设备采购工作的执行者和管理者，由于人力资源有限，完全按照项目管理理论的要求在项目采购部配备齐全工作范围严格界定的采买、催交、检验、运输人员在短期内是难以做到的。

因此在人员有限、设备采购现场工作经验不足的情况下，项目采购部如何能更好的完成总承包项下的设备采购现场工作需要我们去思考和探索。

2 现场采购服务工作

2.1 设备开箱验收与移交

设备的验收与移交工作主要通过上面网格中的两种方式进行。设备到场后在卸货前应进行检查，若发现设备有破损情况， 应保持其原有状态，并留有影像记录、以便划分责任； 要求各方在到货清单上签收设备，并认真保存到货清单，及时填写并签署《现场开箱检验记录及验收证书》。具备安装条件的设备直接移交给施工单位保管并填写《设备移交单》，定期监督检查其设备存放情况。对于不具备立即投入安装的设备进行临时存放,按设备的性质划分为机械、电气、仪表等种类，根据设备种类的不同分为露天仓储和入库仓储。

2.2 随机资料的整理移交

现场设备随机资料的整理及移交工作也是重要的一个环节。由于到货设备量大，设备无集中仓储条件，因此大量设备随机开箱资料及设备安装图纸散落于众多施工单位手中。先从施工单位收回的杂乱资料堆放于特意空出的房间内，再对照合同逐一将每份设备资料、产品合格证等按合同编号分拣、装袋。填写《随机资料移交单》，并装订成册。随时将设备供方补供的设备资料插入。

2.3 催交设备、组织现场服务

现场定期召开工程例会，会上施工单位、业主管理人员、监理等汇报工程进度，同时提出设备到场时间要求或到场设备存在的问题。采购人员需对本次会上或上次会上需落实的问题给出答复。因此为兼顾催交和现场问题的处理，现场采购人员要责任分工。部分同志负责跑现场；另外同志就主要在办公室守着电话负责联系、记录、接发传真，到场服务人员的接待、记录等工作。

2.4 针对设备在验收、安装、调试中发现问题与供方和专业人员及时沟通、处理

2.4.1 采购人员在现场与各方人员的工作关系（见下图）

协调、处理现场的设备问题是现场设备采购人员的主要工作。所谓处理就是及时将现场设备问题反馈给设备供方或院专业技术人员，在最短时间内获得解决方案、要求供方来人处理或更换有问题设备。但不能把这种“反馈”简单的理解成“传话筒”。

2.4.2 现场工作要腿勤、嘴勤、手勤。

（1）对于施工单位、业主反映的到货设备质量问题，应亲自到现场察看、找相关人员具体了解其原因、现象，最大限度的把现场情况通知到相关单位和人员，这样有利于准确、快速的解决问题。

（2）在现场要主动参与专业人员、供方现场服务人员、施工单位及业主就现场技术问题的研究、方案探讨、及处理过程。 坚持实地了解、及时反馈、现场跟踪、勤于思考的工作态度，力争在工作中掌握更多设备的原理、性能、故障判断和排除方法。

2.4.3 设备问题处理

由于设计及制造缺陷，造成到场设备质量问题，需确定处理方案。对于不能在现场处理的及时通知返厂处理。对于能在现场处理的及时组织人员解决。对于外购、外协的设备需寻找货源及加工制造厂，询价、比价。现场处理完成的质量问题还需与相关责任方通报处理结果，进行后续的扣款事宜。

2.5 设备投产验收与决算

工程项目投产后，项目采购部参与同业主的总承包合同决算工作。设备采购合同的付款分以下几个阶段：预付款、发货款、到货款、验收投产付款、质保金。其中到货款、验收投产付款、质保金的支付需要现场提供相应的付款凭证，即《现场开箱检验记录及验收证书》、《合同设备验收投产证书》、《合同设备保证期满证书（含结清证书）》。上述证书的签署贯穿了现场设备管理工作的几个阶段，也是各阶段工作完成的标志，即：现场开箱检验、设备投产验收、质保期结束验收。上述各个阶段的过程记录及与业主的总承包合同决算单，作为与供货商合同决算的依据。

3 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题及解决办法

3.1 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题

3.1.1 个别制造商不能恪守承诺、履约能力差，在发货款已支付的情况下，部分现场急需安装设备不能如期到场，制约工程进度。

3.1.2 成套供货装置总体运行稳定，但由于其个别配套设备质量差，影响整套装置性能。

3.1.3 个别供货商制造工艺落后、设备制造过程缺乏质量控制手段，导致到货设备存在质量缺陷，无法满足现场生产需要。

3.1.4 现场到货设备无条件入库集中存放，加之施工单位保管不善，个别设备及随机资料在存放及二次倒运过程中丢失损坏。

3.2 问题产生的原因分析及解决办法

3.2.1 深入、细致地做好招标阶段工作，从源头避免和降低质量风险。

（1）严把合格供方推荐关

合格供方推荐包括成套设备供方推荐及具体合同中配套设备供方的推荐。严把合格供方推荐关，杜绝无技术、无能力、无信誉的“三无”企业参与项目是保证设备质量的基础。在对合格供方进行认真筛选的基础上，同时应建立严格的合格供方推荐责任追究制度，即建立质量负责到底责任制；谁推荐谁负责责任制。因为只有借助于制度的约束和奖惩机制的落实，才能保证合格供方的推荐慎重、真实，进而才能保证合格供方的质量。

（2）全面理解和贯彻最低价中标的原则

根据《中华人民共和国招投标法》第四十一条“中标人的投标应当符合下列条件之一：（一）能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低，但是投标价格低于成本的除外。”可见“最低价中标”并不是在所有投标中报价最低的投标。中标的最低报价还要满足两个条件：一是满足招标文件的各项要求；二是投标价格不得低于成本。通常项目设备费占总承包合同额比重近乎一半，因此尽可能降低设备投资是挖掘节约项目总体投资潜力的重要措施。但这并不意味着为了降低设备投资就可以忽视设备质量，一味贪图便宜。因此，我们应全面理解和认真贯彻“满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低”的中标原则，使评标过程有章可循，充分体现公开、公平、公正和诚实信用的原则，使定标结果经得起时间和实践的检验。

3.2.2 大力加强设备采购合同履行阶段的管理，努力实现保质、保量、如期的控制目标。

（1）加强有效的合同管理工作

合同管理的目标就是项目管理的目标，在一个项目中，有几份甚至几十份相互联系、相互影响的合同，只有通过有效的合同管理才能保证各方面都圆满的履行合同责任，进而保证项目的顺利进行。

做好合同管理工作，不仅需要专职的合同管理人员和部门，而且要求参与项目管理的其它各种人员都必须精通合同，熟悉合同管理和索赔工作。

（2）切实做好设备监制和验收工作

目前，缺乏对设备供方加工、检验、测试能力的了解；缺乏对合同履行过程中各制造节点的有效控制，以及对设备原材料质量、加工制造精度、装配质量的监督和检验，特别是出厂前的检查、验收是设备不能如期交货、及到场设备制造质量难以保证的主要原因。为适应总承包项目发展和不断增多的趋势在项目组织机构中，专人负责组织协调设备监制和验收工作。在项目开始之初即着手编制项目设备采购合同监制、验收计划；相关专业参与人员安排，如需外聘人员，应事先提出具体要求和申请。在参加现场监制或验收前，负责人应组织相关人员结合具体合同的技术要求，明确监制或验收的项目、考核指标，并编制表格，准备技术资料。

（3）灵活运用资金支付手段，促进设备采购合同履行

在多数合同执行过程中，随着资金、设备在买方与卖方之间的转移，买卖双方的主动权在交替变化。因此设备采购合同的资金支付方式是控制卖方，促进合同正常履行的有效手段。同样，多数情况下卖方已完全按合同规定的条款履行合同义务，但由于业主方不能如期支付设备款，使我方陷入极为被动的局面，因此必要时应考虑垫付部分设备款。

3.2.3 加强现场设备管理，严格履行设备入出库制度

（1）做好前期库房规划

在项目初期，应根据本项目预采购设备内容，按不同的存储要求如防尘、防雨、保暖等将其大体分类，并考虑到便于运输、方便看管等因素，充分利用现场的现有条件，在设备到货前建立库房，并绘制项目现场库房布置平面图，同时应做好基础工作，如成立管理机构、制订工作程序、编制相应表格、了解具体设备存放要求等等。

（2）有序、高效做好库房管理工作

设备到场后，在各方人员共同参与下，根据合同供货范围开箱详细清点，并办理设备及随机资料移交手续。若发现缺件或质量问题，由采购人员立即通知设备供方解决。同时，库房管理人员应根据随机资料中规定的设备存储要求，将该设备入库妥善保管。对于随机资料中无该设备存储说明的，由采购人员向设备供方索取。

4 结束语

现场设备管理在整个项目运行过程中承上启下，其对于及时发现供货设备的缺件和质量问题；保持设备出厂状态；保证设备安装工作的顺利开展；准确划分设备供方、施工单位的责任都起着非常重要的作用。希望通过本文能增强设备采购人员的现场采购服务水平，激发学习采购管理知识的热情，为我院工程总承包项目的不断发展做出贡献。

5 参考文献

[1]刘伯才等：《工程项目管理实用手册》，化学工业出版社，1998.10

篇（8）

1 采购信息系统对EPC总承包项目的意义及作用

EPC总承包是一项非常复杂的系统工作，是将整个工程的采购、建设、试行以及验收全部承包的活动，这其中就会涉及到供应商、工程建设企业、业主等很多参与者，因而信息传递及共享系统的建设就显得非常必要和重要了。具体来说，采购管理信息系统对总承包项目的作用主要有以下几点：

1.1 采购管理信息系统可以提高物资采购的效率。电力工程总承包项目所需要的物资信息可以通过信息系统及时提供给采购部门，采购部门通过信息系统将物资采购数量、种类等提供给供应商，供应商也可以在最短时间内将供货情况反馈给采购部门，与传统采购过程相比，将大大缩短采购时间，提高采购效率。另外，收到采购物资之后，如果出现什么问题，采购部门也可以通过采购管理信息系统和供应商及时沟通交流，同时还可以提供一些图片等佐证资料，这样就提高了采购问题的解决效率。

1.2 有助于EPC总承包企业做出正确的采购决策。采购物资质量的高低主要取决于所选供应商的好坏。因而，采购之前最为重要的步骤就是对不同的供应商进行分析，从而选择出口碑较好、诚信度较高、服务质量较高的供应商。而采购管理信息系统可以广泛搜集有关供应商的信息，并自动做出分析，为企业提供较为科学、准确的分析结果。另外，采购物资的库存情况、使用情况、保管情况以及设备的维护维修情况等信息都可以通过管理信息系统进行储存、记录，从而有助于总承包企业根据以上信息做出正确决策。

1.3 可以对EPC总承包项目的采购过程实施动态监控。采购工作在EPC总承包中占据着非常重要的地位，贯穿于总承包项目的全过程。一方面采购物资或设备价格的高低将直接影响总承包项目的盈利水平。另一方面采购物资或设备质量的高低将直接影响总承包项目的质量水平。通过采购管理信息系统可以对采购价格、采购审批、采购招投标、物资运输、物资验收等情况时刻进行跟踪监控。

2 采购管理信息系统的几个关键问题研究

2.1 对采购过程进行有效跟踪和控制

主要是同供应商订立采购合同之后，对物资或设备的发货情况进行跟踪和监控。一方面是对物资或设备的质量情况进行跟踪、监控。另一方面是对物资或设备的发货速度进行跟踪、监控。如果供应商没有按照合同发货时间发货，信息管理部门应该及时通知相关部门进行催交。交货时间可以分为三种，一种是合同交货时间，一种是双方商定的交货时间，还有一种是实际到货时间。一般是先按照合同时间进行交货，如果由于客观因素不能交货，双方协商重新制定了交货时间，采购信息管理系统对此应及时更新。另外，对于重要物资和设备的催交情况应及时登记于信息管理系统。

2.2 采购信息的共享

采购信息共享可以提高电力工程总承包项目的建设效率，实行采购管理信息系统之前，人们很难掌握采购的情况，不知道物资什么时候到、不知道何时领料、不知道何时生产，必须要派一个人专门负责搜集采购相关信息才能解决以上问题，这种做法显然费时费力。而实行采购管理信息系统并进行信息共享的话，却可以节约采购信息传递的时间。主要是因为管理信息系统将对采购订单信息进行跟踪，当物资或设备发出、到达时，管理信息系统会自动向相关负责人发出信息，同时向相关负责人提供库存物资的信息，这样相关负责人就可以快速决定领料时间以及生产时间。

2.3 采购信息的安全访问

为了防止重要的采购信息被盗窃或被泄露，必须做好采购信息系统的安全访问工作，不能随便允许不相关的人进入采购管理信息系统。具体从以下几个方面加强采购信息的安全访问管理：首先，只授权相关的负责人访问采购信息管理信息系统，比如总承包管理信息系统负责人、采购部门负责人、生产部门负责人等，相关人员只能通过账户名和密码登陆进去之后才能获得访问权限。因而，应加强对账户名和密码的管理；其次，拥有访问权限的访问者在访问完采购信息管理系统之后应及时清空访问痕迹，尤其是访问账户名和密码必须清除掉，防止一些无关者利用遗留的信息登录到系统。

3 EPC总承包采购管理信息系统设计的建议

3.1 总承包采购管理信息系统设计应遵循四个原则

四个原则分别为：第一，阶段性原则。采购管理信息系统的设计并不是一蹴而就的，不能只追求速度而忽视质量。因而，应分阶段完成信息系统的设计，只有这样才能保证采购管理信息系统的连续性、可靠性。通常来说首先要完成的是整体架构以及信息技术设计，第二阶段要完成的是最紧要任务的系统设计，第三阶段是次要任务的系统设计；第二，先进性原则。采购管理信息系统一定要保证是当前最为先进的，具体包括设备的先进性以及信息技术的先进性；第三，扩展性原则。总承包项目通常时间比较长，因而可能会面临企业内外部环境的变化，这就要求采购管理信息系统具有弹性，能够快速适应变化的环境；第四，实用性原则。采购管理信息系统必须要和总承包项目的实际情况相结合而设计，建成之后能够提高总承包企业的采购效率。同时，还要具有可操作性，不能太过复杂和难以理解。

3.2 重要模块的设计

第一，招标管理模块的设计。招标的目的是选择良好的供应商，通过招标管理模块可以招标说明书；可以了解投标供应商的申请信息，并对其审核和筛选等。此模块的设计主要是招标网站设计，招标网站必须具备信息、下载信息、上传标书的功能；第二，合格供应商管理模块。合作一段时间之后，企业可能会对供应商的服务水平、供货质量、诚信度等进行重新审核和评价，将不合格的供应商从信息系统里清除掉，将新选择的供应商添加进去；第三，合同管理模块。采购合同在维护总承包企业的权益方面发挥着重要作用，因而应加强对采购合同的管理。通过采购管理模块，可以了解和编辑采购合同、变更采购合同、合同结算、合同支付等信息。

篇（9）

医疗设备采购合同管理是对医疗设备采购项目过程中涉及到合同的管理。医疗设备采购项目的过程是围绕合同进行的，合同是作为买卖双方之间的法律文件，是对双方都具有约束力的协议。合同管理是一个过程，它保证合同按照一定标准履行，从而充分达到医院（买方）和供应商（卖方）约定的合同目的。有效的合同管理是促进合同双方当事人全面履行合同约定的义务，确保质量、工期、进度等目标实现的重要手段，最终促成采购项目的顺利完成。

一、合同的定义：

1、合同又称为契约、协议，是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人协商一致的产物，是两个以上的意思表示相一致的协议。只有当事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律约束力。依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。

2、依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。《中华人民共和国民法通则》第85条：合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。《中华人民共和国合同法》第2条：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

二、医疗设备采购合同管理的意义

合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理要保证合同双方认真履行各自的合同义务，还必须充分协调好双方之间的合同行为，分清权责，在合同双方建立起一种相互支持、相互促进、合作共赢的伙伴型关系。合同管理时应当遵循以下三个管理的原则：

1、诚信原则

即诚实信用原则，是指当事人在签订和执行合同时，应该讲究诚实、恪守信用，以善意的方式履行合同规定的义务，不得规避法律和合同。这里包含着相互关联的两层意思：一是量力而行作出现实、可行的承诺；二是严格履行自己的承诺。在一般情况下，应该认为合同当事人在签订合同之前都认真阅读和理解了合同文件，都明白该合同的各项条款的意义。一般应该认为双方当事人在签订合同时都具有善意，遵循对等原则，不刻意添加隐瞒或故意疏漏合同条款。

2、公平原则

法律是维护公平的，维护在一定的社会历史条件下，各公民、团体之间的公平。根据公平原则，显失公平的合同条款是无效的，对合同进行解释时，应该兼顾双方当事人的权益。对合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同约定的解释顺序和有关整体解释惯例进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方（业主）的原则进行解释。在这种情况下，可以理解为业主故意使用了这种有歧义的词句，因此他应承担相应的责任。

3、效率原则

经济合同其管理与实施当然受经济学原理的约束。经济学讲究的是效率，及如何以尽量少的资源来达到既定的目标，或以既定的资源实现目标的最优化。在项目管理中，项目经理需要维护的是整个项目的效率，即实现项目质量、成本、进度、范围等目标的综合最优。根据效率原则，有时需要比较灵活地执行某些合同规定。需要特别强调的是，必须追求项目整体的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于项目各分目标的相互矛盾，某一个分目标的优化可能必须以另一个或几个分目标的损害为代价。

三、合同生命周期管理在医疗设备合同管理中的应用

有效的合同管理是对项目采购实施过程中所发生的或所涉及到的采购合同的签订、履行、变更、索赔、争议解决、终止与评价的全过程进行的管理。项目采购管理过程所涉及的各种活动构成了合同生命周期。通过对合同生命周期进行管理，在签订合同时仔细斟酌合同条款和条件的措词，尽可能的回避或减轻某些可识别的项目风险，并采取一定的措施以保证项目有效的完成。苏州大学附属第二医院在设备合同的管理过程中，着重做好设备购置的可行性论证。通过需求论证、效益论证和市场论证，为设备的引进和购置决策提供科学依据。合同在产生和完善过程中，做到科学、规范、严谨，发现误差及时纠正。同时，合同管理人员积极做好沟通协调工作，确保环环紧扣，流程畅通，执行及时、准确、快捷。并且在设备合同生命周期管理过程中，重视了以下几个环节：

3.1设备购置的可行性论证

（1）需求论证。即设备购置的必要性。临床科室根据各自的功能特点，从满足患者就医的需要、医疗技术发展的需要、教学和科研的需要及与医院等级和品牌相匹配的需要几方面着眼，制定合理的设备购置计划。

（2）效益论证。引进设备前，医院根据年度发展计划及财务预算，结合医院实际情况，对现有同类设备尤其是大型设备进行成本效益分析，以利于准确掌握设备的运行情况及需求度，避免医疗设备重复购置、设备闲置或使用率低等，造成资源浪费，为设备的引进和购置决策提供科学依据。

（3）市场论证。在进行需求论证的同时，设备采购部门通过调研了解国内外市场行情，收集相关信息资料，引导科室开展业务。对确定购买的设备，设备采购部门必须对购买的设备进行综合调研评估，如：使用科室、已知商家及历史价格等，同时要求参加投标的商家提供全套资质证件及待购设备的主要用户名单、业绩，了解其市场份额占有率。经严格审核后，再在医院领导牵头下，组织相关科室主任、护士长和医学专家、工程技术人员以及财务审计等相关人员共同进行医疗设备招标选型或商务谈判，通过货比三家，选择性价比较高的商家，确保引进设备的功能先进、质量上乘、价格合理。

3.2设备购置合同的形成

（1）合同签订。医疗设备确定购置后，医院和供应商签订经济合同。合同上详细注明购置设备的产地、品名、规格型号、配置清单、付款方式、安装调试、技术培训、质量保证及维修保养等条款。

（2）合同交接。设备处将经使用科室认可，供应商和项目工程师、设备管理部门领导、院领导逐级签署的合同定点存放，由专人编号、盖合同章后进行分发。在合同交接过程中，注重细节，对合同交接的每个环节进行书面登记，谨防在交接过程中的遗失和误差现象。

（3）合同录入。建立设备合同管理台账，及时录入新的合同信息，以便于及时、便捷、准确、科学地查找和执行合同条款。及时按照固定资产编码规则进行录入固定资产管理系统，做到及时、准确，确保没有疏漏。

3.3设备购置合同的执行管理

（1）设备验收。设备送达指定地点，由相关人员和项目工程师共同进行到货、安装与技术验收，列入《检验检疫机构商品目录》内的进口医疗设备需进行商检，调试正常运行后，凭验安装验收单和发票，录入固定资产管理库。

（2）设备付款。合同付款严格按照合同条款执行，不拖欠款项也不在不具备付款条件的情况下预付合同款。

（3）合同核对。为确保设备合同在执行过程中准确无误，我们建立健全了查对制度，定期由设备处领导、固定资产管理人员和财务处等相关人员参与合同核对，要求账实相符、合同条款有效执行，发现问题及时纠正。

3.4设备购置合同的收尾

合同收尾管理就是结束合同管理并结清账目，结束合同工作和当事人之间的合同关系，进行采购审计并将有关资料收集存档供未来使用，包括解决所有尚未了结的事项。采购结束后，未决争议可能需要进入诉讼程序。合同收尾管理包含以下几点：

（1）财务结算退还质保金。

（2）合同建档设备购置合同及时归档。同时设备处对设备购置的申购报告、论证材料、订购合同、验收清单、设备资料(使用说明书、维修手册及其它有关技术资料)一律登记、编号、建立索引、归档。

（3）定期开展采购审计是对从计划采购过程到管理采购过程的所有过程进行结构化审查。其目的是找出可供其它采购项目借鉴的成功经验与失败教训。

（4）根据合同实施过程的情况，总结合同管理的经验教训。

四、结束语

设备管理部门要加强合同管理意识，同临床科室、资产管理部门以及法务部门积极合作，提高合同管理水平，通过规范的流程和完善的制度依法管理，实现对医院设备采购合同的全生命周期管理。

参考文献：

[1]陈洁.医院管理学[M].北京.人民卫生出版社.2005:3-4.

[2]中华人民共和国合同法[S].主席令9届第15号，1999.

[3]许锋，等.医疗设备合同的标准化管理[J].中国医疗设备，2009(11):77-79.

[4](美)项目管理协会著.项目管理知识体系指南[M].第4版.王勇，张斌译.北京:电子工业出版社，2009.

[5]北京中交协物流人力资源培训中心.采购过程与合同管理[M].北京:机械工业出版社，2008.

篇（10）

调到云南两个月了，一直跑市场，熟悉市场。前几天打了个简单的报告，根据市场的实际需求，希望做一个玻璃杯的搭赠活动。

申请非常简单：在3月预算费用内，申请自购8A玻璃杯若干个、每个多少钱、合计多少钱、怎么搭赠、怎么使用、怎么报销等等。根据经验判断，三、五天应该能批下来。

也许自己杂事多，主动跟踪不够，一晃17天过去了，翻开记事本，发觉这个玻璃杯搭赠活动10号应该开始了，才想起问问报告签批件在哪里。给兄弟打电话，告诉我还没批下来，我大喊：锤子得很!然后兄弟把没签完的OA给我看。看完以后，我情绪很愤怒很生气!

大区这边，老大没问题，驻派会计没问题；到了中心管理部，也没问题，当天就转了，说明大家都当是简单的申报。然后到了我们亲爱的营运部，锤子了，复杂了，要按照经济合同管理规定要求自购时招标，同时要请法律部签署意见；忽然市场部签订一个意见，而且是拖了好多天，要设计标志，还要转采购部签署意见，再忽然就没了下文，礼拜天又来了……

我就不明白，咋一个玻璃杯就引发这么多的部门提出这么多的规范和管理意见?!咋时间就这样飞鸡儿快的流逝?!

我突发奇想，是否各个部门应该这样签署：

销售管理部意见：支持自购，请财务部，采购部审核费用是否妥当，请市场部提供自购玻璃杯标识，

市场部门意见：支持，我部标识××日发到大区营销主管处；

营运部意见：同意大区自购意见，但需要招标，且需要与供应单位签订经济合同；

采购部门意见：不同意自购，应该由我们从成都采购送往昆明；采购需要按照公司流程办理，时间为两个月，请大区将农村覆盖活动时间推迟到5月。(或者意见：同意管理部意见，8A玻璃杯采购价格询价咨询后建议在×元/个内自购，总费用建议×元内)，

法律审计部意见：合同必须要签，费用必须要核，采购最好统一……

财务部意见：同意采购部费用单价及总费用建议!请领导批示。

最后就是几个老大同意……

现实是残酷的，今天9号了，三八妇女节也过了，报告还没批示下来；10号了，还“自购”个锤子!

通过这个事情，我相当自愧地进行了深刻反思，总结如下：

1　简单的事情其实很不简单，请示应该把各个部门关心的细节都要说清楚；

2　要随时在办公室与各个部门电话和QQ沟通、解释和跟踪，要主动催问流程到了哪里，责任在我在我还在我；

篇（11）

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。

一、编制需求和采购计划

需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。

二、建立健全采购申请制度

企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。

三、供应商选择制度

选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

四、采购合同管理

企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。

五、采购价格管理

企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。

六、验收入库制度

企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。