数字档案管理大全11篇
时间：2023-06-05 15:19:20绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇数字档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。
篇（1）
长期以来，我国的档案工作者对成本效益的观念一直都很淡薄，很少有人关心和研究档案整理、保管、利用的成本效益问题和档案价值与档案整理、保管费用之间的关系。无论投入整理和保管档案的费用是否超过档案的价值都不会影响对档案的正常保管，这样就出现了两种情况：一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费；另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。在数字档案馆的条件下，这种投入与产出的不协调将显得尤为突出，对档案工作的影响更是显而易见。数字档案馆不是一次性的投入，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。然而，巨额投入支撑的数字档案馆所形成的利用率并没有想象中的可观，这使得数字档案馆建设必须树立成本效益的观念，处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。
二、传统档案馆工作流程与数字档案馆工作流程的联系
传统的档案管理工作是单一、单向的简单过程，接收、处理、管理、服务等主要业务环节都是依据纸质档案管理而产生的，数字档案以及数字档案馆的出现，为传统档案馆注入了新的内涵，同时也带来了新的挑战。新形势下的档案管理工作不应仅停留在对档案实体的管理上，还应将管理的着眼点扩大到档案信息管理的层面，运用新的档案管理理念从新的管理角度来指导和约束现今的档案管理工作。
长期以来，档案馆都是进行实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上，然而在数字档案馆的背景之下，档案馆管理工作应从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源的方向发展，通过网络服务的方式来发展档案馆。数字档案馆的出现以及全方位的发展给传统档案管理工作带来了巨大的影响和冲击，它将实体档案馆的各个流程丰富为接收、处理（分类、整理、编目、标引、归档、入库、数字化缩微等）、管理（实物管理、信息管理、实物与信息之间的关联、对应、拷贝以及信息的迁移转换和箭备份等）和提供利用服务等核心环节。档案信息管理打破了全宗、机构、年限和专题的界限，追求的是更大范围内信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者，突破了实体档案馆的范围，档案信息管理有了更大的空间。档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相连的不同的工作阶段，前者是后者的前提条件和工作基础；后者是前者的深入和延伸。延伸即在档案实体管理的基础之上，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。档案管理内容的延伸是由利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有利的补充，因此，我们必须实现数字档案馆环境下传统档案管理与档案信息管理的有效结合。
三、数字档案馆的档案信息检索理念
（一）档案信息检索的核心理念是“以用户为中心”
传统的档案馆以发展完备的馆藏为主要目的，档案信息检索以严格的信息揭示和有序化的信息组织为基础，以完善的系统建设为主要任务，适合业务熟练的工作人员使用，体现一种“机械观”的理念。随着社会环境的变化，档案信息检索的核心观念逐步转变为“以用户为中心”。不断地推出主动性的档案信息检索服务，其服务水平也在逐步提高。
（二）信息检索服务以档案信息资源的充分利用为目的
早期的档案信息在经过数字化处理后，多被保护起来而没有得到充分合理地利用，档案利用者不能以最方便的途径获取信息。在信息时代，信息资源是被认为与物质、能源、材料一样重要的生产要素，其价值被充分认识，这就要求在数字档案馆背景之下，各级档案馆应采取各种信息检索服务，以提高档案信息资源的利用率。
（三）档案信息检索是一个有生命周期的系统
列维坦认为，信息生产的生命周期是由信息被记录下来，从而成为信息源开始的。从收集档案信息到利用档案信息是一个完整的生命周期。在使用档案信息的过程中，了解到新的信息，进行新的档案信息的采集，然后开始新的生命周期。只有将上述过程所有环节的工作做好，才能使利用者在需要档案信息资源的时候在最有利的时间和地点以顺畅的方式获取信息和使用信息。档案信息检索的生命周期是将自然生命周期和利用者需求有机结合在一起的一种抽象模型。具体表现为，针对利用者表达出来的需求，信息检索系统通过信息推送、个性化定制等服务形式实现；针对利用者认识到的普遍性需求，分门别类地组织好信息；针对利用者具有的潜在的信息需求，信息系统通过建立知识库等方式满足利用者的需求。利用者的信息需求总是被档案馆工作人员不断地感知、认识、再认识，形成一个良性循环的生命生长周期。
四、数字档案馆的馆藏获取方式
（一）重视数字化档案和电子档案的质量和安全问题
在档案数字化的过程中，一定要建立完善数字档案安全管理制度，档案数字化之后，安全工作显得尤为重要，既包括硬件的安全管理，又包括软件的安全管理。硬件方面，要严把信息存储载体的质量关，提高数字保存载体的保存寿命；软件方面，要通过采用多级权限和密码管理，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。与此同时，对于电子档案也要把好进馆档案的质量关，不让不符合进馆要求的电子档案进馆。
（二）重视电子档案保护的基础工作
篇（2）
关键词：计算机技术;数字档案管理;运用
当前，档案管理已经实现了数字化，并通过计算机技术的运用，有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后，并逐步被数字档案管理模式所取代，这样既能够让档案管理工作水平得到提升，还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此，档案管理人员要充分提起重视，将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中，避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。
一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略
（一）档案信息管理的数字化
通过对计算机技术的应用，让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理，通过将纸质档案中的信息录入到计算机中，可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。［1］在计算机技术支持下，还能够让档案信息得到共享，工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息，实现了对档案信息的综合管理，并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中，会极大减少纸质档案的使用量，减少了档案管理成本投入，并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存，不会出现磨损、遗失等问题。
（二）档案信息管理的自动化
在互联网时代下，计算机技术、网络技术和数字化技术在档案管理工作中应用非常广泛。对计算机技术来说，信息存储非常高效，处理能力较强，能够同时处理多种信息，且处理速度也很快，能够提升档案管理的自动化水平。通过设置相关的工作程序，计算机可以快速完成信息整合、分析处理、信息查询和信息管理等工作，不用进行人工操作，且可以获得更高的效率，让档案管理工作可以自动开展。对此，要将计算机技术充分应用到数字档案管理工作中，让档案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科学地进行。
（三）档案信息检索的网络化
随着计算机技术的发展与普及，在提升档案管理工作效率上发挥着重要作用。通过运用计算机技术，能够将各地档案形成一个统一的整体，工作人员在检索过程中，只需要简单操作就可以实现。在计算机技术支持下，能够检索所有的信息，包括本地档案信息查询与各处档案综合查询等，工作人员只需要利用计算机与网络就可以完成检索工作。同时，检索速度也可以得到有效提升，只需要输入关键字，可以快速获得检索结果，从而节省了档案查询的时间，也提升了档案资料的利用率。档案信息的网络化检索，帮助工作人员提升了工作效率，提升了档案管理工作的智能化、数字化和网络化水平，让各地档案信息得到有效共享。
（四）档案信息管理的安全化
档案管理有着一定的特殊性，且很多档案对保密的要求比较严格，这需要做好档案的安全保护工作，避免信息发生丢失、泄露的情况。［2］将计算机技术应用到数字档案管理中，可以提升档案资料的保密性，这表现在以下两点：一是档案资料本身的安全保密。即一些档案资料附加有密码，只有获得相应权限才可查阅，这样就避免档案资料出现外泄的情况。二是对系统软件的安全加密。对启动盘进行加密，避免人为复制相关信息，将信息泄露途径切断。要通过各种有效的技术措施，提升数字档案的安全性。
（五）培养数字化档案管理人才
档案人员素质与能力的高低，对数字档案管理工作水平影响很大。对此档案管理部门需要加强对人员的培训工作，让他们掌握更多的专业技能，学习计算机技术等相关知识，能够充分运用好计算机技术，保证数字档案管理工作效率得到提升。档案管理人员在接受培训以后，可以熟练操作各种先进设备，如计算机、打印机、复印件、扫描仪等，让数字档案管理能够正常开展。此外，档案管理人员也要充分认识到学习的重要性，主动投入到学习中，并在日常工作中注意总结经验，这样才能跟上时展步伐，更好地胜任数字档案管理工作，让档案资料应有的价值得到发挥。
二、结语
总之，在信息时代背景下，档案管理数字化水平不断提升，档案管理模式也发生了变化。档案管理部门要重视计算机技术的引入，提升档案管理工作的自动化、网络化和数字化水平，这样能够让工作效率得到有效提升，减少工作强度。此外，还要重视对档案管理人员的培训工作，这样才能保证数字档案管理工作正常开展，将计算机的作用发挥出来，让档案资源得到有效利用。
参考文献：
篇（3）
2．档案整理方式不同。传统的纸质档案整理采用手工组卷、分类、编码和入库的方式，整理工作费力耗时。数字档案的整理过程则是在数字档案管理平台上进行的，管理人员按照相应的国家标准和行业标准，逐项判定电子文档本身、运行环境以及电子签名等的正确性。与传统档案整理方式相比，数字档案整理效率高，文档的规范性强。但是，整理范围和内容大为增加，整理工作更为复杂，要求档案管理人员熟练掌握档案管理系统的各项功能和整理工作流程。
3．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。
4．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。
二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策
1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。
篇（4）
在信息化、数字化不断深入档案管理体系发展的过程中，传统的纸质档案管理模式已经显现出迟滞性，数字档案管理系统的研发和利用全面更新了档案的在线、实时查看和传输保存等内容，更好地实现了对档案的信息资源的共享和利用，更好地满足了社会对于档案信息的需求。
一、数字档案管理系统综述
数字档案管理系统可以较好地改变档案信息渠道混乱的状态，它可以基于计算机信息化平台，实现对档案信息数据的采集、处理、存储、分析和记录，更好地显示出档案信息资源的真实性，使之具有更为可靠的凭证价值和功能。同时，在数字化档案管理系统之中，还可以使档案信息文件保存完整、长久存储、方便查询和利用，可以有效解决档案信息查询和利用中的问题。数字档案管理系统具有自身的特点，表现为以下几个方面：一是可操作性。在数字档案管理系统中，可以转变原有的纸质档案管理模式，将原先查找纸质档案的工作量缩减，利用数字化平台实现对档案资源的随时查找和翻阅。二是媒体的集成性。在数字档案管理系统中集成了诸多的图像信息、视频信息等，这些不同类型的档案信息通过信息媒体的方式，实现了最优化的集成，使档案信息更为多元化。三是可变性。在数字档案管理系统中，计算机、信息化技术是强大的支撑和依托，档案信息可以在计算机系统中得以修改。同时，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防护。
二、数字档案管理的重要作用
（一）满足社会对于档案多样化、个性化的需求。在数字档案管理的模式下，需用户可以极为快捷、便利地使用档案信息资料，无需考虑时间和空间的限制，以计算机信息化平台为载体，实现对信息化档案管理资源的利用。（二）提升档案文件管理的质量。在数字档案管理过程中，计算机网络技术以其强大的技术优势，成为数字档案管理的有力支撑，在利用计算机网络技术实现对档案文件的采集、整理、归档、分类、存储的过程中，可以极大地提升档案文件管理的质量和效率，将工作人员从繁重的档案分类整理、归档存储的日常事务中解脱出来，将精力集中于对数字档案文件的深度开发和利用之中，充分地体现出数字化档案文件的价值和功能。（三）增强对档案信息文件的保密性。由于档案文件信息涉及到单位的诸多事务性内容，具有安全程度不同的保密等级，在计算机数字化技术的应用之下，可以较好地建构档案文件的防护墙，将不同保密等级的档案进行分类归档，并实施事后跟踪和责任的追查。（四）确保档案信息文件的原始性和完整性。在传统的纸质档案资料管理的过程中，使用者需要查询档案时，要将纸质档案在大量的信息中翻寻出来，这种查询方式在反复的利用过程中，容易导致原始档案的破损，使原始档案不够完整，使档案信息文件的利用效能下降。而在数字化档案管理体系之中，用户对于档案的查询和利用，只需要通过数字化平台的查询方式，在查找到相应的原始档案文件之后，将其进行扫描即可，这样不仅满足了用户的使用需求，而且还极大地确保原始档案的完整无损，极大地提升了档案信息的利用效能和价值。
三、数字档案管理的关键性技术
（一）图像处理技术。在数字化档案管理之中，图像处理技术是基础而关键的技术之一，它可以实现对原始档案的扫描和图像处理，在数字档案管理的各个子系统模块中，通过数据录入、数据维护时的图像处理模块，实现对原始档案的扫描录入和图像处理，在图像挂接功能的应用前提下，将原始档案与图像文件快速、自动匹配，以实现自动化的、批量的图像扫描和自动处理，具体包括对原始档案的图像扫描、旋转、缩放、幅面调整、纠斜、合并等。（二）档案管理平台技术。这是数字档案管理系统的核心技术，它是基于关系数据库应用前提下的自动化管理工具，在这个管理平台之中，有不同的功能管理模块，如：档案全宗管理及类型管理、报表生成及界面生成、用户权限管理、数据字典管理等，在这些功能不同的系统模块之下，可以快速、自动地实现对业务档案的管理。（三）全文检索技术。全文检索技术可以实现对档案信息文件的自动辨识和扫描，无需人工干预，即可实现对档案原文的大面积检索和查询，而不必考虑档案的结构化和非结构化数据的统一性问题。同时，全文检索技术还可以实现快速的检索和查询，在用户的使用权限之内，可以随时随地获得所需的档案信息资料。
四、数字档案管理体系的应用趋势
（一）档案管理方式不断创新和优化。计算机网络信息化技术极大地推动现代档案管理方式，也替换了原有的档案管理理念，在全新的信息环境和平台之下，数字化、电子化档案管理模式替代了传统的纸质、手工档案管理方式，实现了对档案信息资料的快速查询、检索、利用，在智能化、数字化的信息共享平台下，将不断引领现代档案管理走向科学化、系统化、智能化的方向。（二）现代档案管理制度日趋完备。在现代档案管理的数字化平台建设过程中，还需要更为完善和齐备的档案管理制度，由于现代档案管理体系相对复杂，容易由于遗漏而引发档案管理缺损的现象和问题，导致现代档案管理存在一定的缺陷。为此，还需要不断完善现代档案管理制度，并从现代档案管理的不同环节入手，全面调整和规范化，以更好地适应数字化、电子化档案管理趋势和社会需求。（三）实现知识的交叉多元化应用。在现代档案管理的数字化、电子化建设过程中，还要实现知识的交叉、多元化应用，要将档案管理知识与社会经济知识、文化知识、历史知识、科学知识等相融合和渗透，在交叉、多元化的扩展之中，使现代档案管理更为专业化和多元化，要注重吸纳新兴学科、边缘学科的知识，更好地丰富和创新数字档案管理体系。（四）提升现代档案管理人员的知识结构和层次。在数字化档案管理的建设进程中，档案管理人员的知识结构和层次要不断拓宽和深化，能够全面、专业地运用数字化档案管理知识，更好地为社会需求者提供数字化档案服务，以充分彰显数字化档案的利用价值。
总之，在信息网络技术不断升级的背景下，现代档案管理要不断优化其数字化、智能化环境和平台，采用创新的档案管理模式和方法，更好地充实和丰富数字现代档案管理的知识交叉运用，使数字档案管理的利用效能达到最优化，并在档案管理人员的素质不断提升的条件下，充分发挥数字化档案的利用价值。
作者:安伟红 单位:吉林省白城市通榆县档案局
参考文献：
[1]王婷，段岩.基于知识管理的档案管理系统的构建研究[J].机电兵船档案.2017（1）.
[2]林文芹.新形势下档案管理系统的设计和研究[J].办公室业务.2016（3）.
篇（5）
（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。
（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。
（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。
数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。
1、控制为核心的体制设计理念
档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，2000年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。
2、基于传统档案业务的职能分配方式
原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。
3、管理理念的更新
数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。
篇（6）
随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。
一、档案管理数字化存在的问题分析
1.1数字档案管理中存在诸多问题
数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。
数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。
数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。
1.2数字档案的管理工作相对滞后
传统的档案管理的只注重保管而不加以充分利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。
二、数学档案中存在的问题对策探析
2.1完善数字档案管理的发展弊端
任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确数字档案同样具有法律效力，结合现有《档案法》，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。
2.2运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性
建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。
建立数字档案信息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。
加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。
2.3强化档案管理人员的工作意识
将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养管理人员的职责意识和法律意识。对于一些重要的声像资料，必须强化工作人员的管理意识，使其正视档案的储备价值及利用价值。全面提升档案管理人员的文化素质，加强其知识储备量，并制定适宜的奖罚政策，促使管理人员更好地进行管理工作。
篇（7）
在数字信息技术迅速发展的现状下， 档案信息的管理需要一不新的管理体制满足现状对于信息的需求， 数字档案馆的建设势在必行。数字档案馆的发展技术已经有了一定的研究， 这对于数字档案馆的建设是有积极作用的。面对全球的数字化发展， 以及发达国家的相关信息体制建设， 我们也必须加快信息化进程， 而数字化就是对信息化的充分利用。对于档案管理这种高度机密和繁琐的管理， 数字档案馆的建设是提高传统档案管理的有效手段和提高使用率的现实之举。
一、数字档案馆概述
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。数字档案馆的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。
数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
二、数字档案馆的建设内容
数字档案馆建设的主要内容有：①按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。②开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。③全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。④应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。⑤运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。⑥配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。
三、数字档案馆建设现状
目前我国的数字档案馆建设在安全平稳的进行中，但由于档案工作的特殊性，数字档案馆建设也面临着很多问题。首先就是数字档案馆建设没有一个宏观的整体规划，并没有实现数字档案馆建设和政府的政务系统同步规划，档案的信息采集、信息利用、信息安全维护等等都需要有宏观的规划和指导，但现阶段还没有实现。其次是经费不足，因前期的规划不到位，之后的经费投入也就无法进行，数字档案馆建设需要大量的经费作为支撑，否者没办法进行。还有就是数字档案馆建设需要大批专业人员参与，但是由于档案保密的要求，不能直接外聘人员或转包出去，所以培养内部人员就是当务之急，必须提高档案馆的人员素质以适应数字档案馆建设的需要。最后就是对数字档案的使用和共享利用还需要进行论证，我们没有多少经验，因为数字档案馆建设还在摸索阶段，信息共享的安全性也要长期调研，因此这项工作进展缓慢。尽管数字档案馆建设会有很多问题，但是这并不能阻碍数字档案馆的建设工作的开展。
四、数字档案馆建设对档案管理体制的影响
首先， 传统的档案管理体制， 都是以档案的保管为主要内容， 体制的核心是如何防止档案信息泄露， 并且在整体的档案上有所提高， 这样一种管理体制的弊端是体现不出档案本身的实际价值。我们对于档案信息的管理是为了在保证机密不被泄露的同时可以充分得到利用， 提升使用价值， 因此需要转变为档案服务管理。数字化档案馆的建设就是在于借助网络的力量提升档案利用效率， 并且活化档案使用方式。数字化档案馆的建设就是对传统档案管理体制控制方式的一种冲击和完善。其次， 对于档案管理体制在运行上的影响就是改变行程层级的管理体系， 当然对于这种行政层级的管理体制在对于档案的监控和规范上是有着积极作用的， 但是这种传统的模式容易阴碍档案管理工作的进步与档案使用价值的地位。数字档案馆的建设影响了这种传统模式在对档案利用上的限制， 真正以服务者的姿态借助数字系统， 可以加强与相关行业和部门的交流沟通， 而不再是一种仅仅是收集规范的老传统。再次， 是对于档案管理工作中的相关职能分配的影响。传统的档案管理体制都是统一由档案局作为管理部门的， 不管是哪个档案管理部门都是从属于这个系统，数字档案馆的建设和发展是档案局各个部门都需要参与的。总之，数字档案馆是将实现众多的档案资源库群与档案信息处理中心，促使档案用户群的联系更加紧密，从而共享更为充分，使用也更为便捷，这些都是档案管理体制适应时代的创新和发展。
五、数字档案馆档案管理的有效对策
（一）提高对于数字档案馆建设的重视程度
随着信息技术的进步，档案用户对档案的查阅与适用的服务要求势必提高，同时档案部门自身提高工作效率的要求也需要对传统的档案管理进行技术和体系的创新，还有数字档案馆的特有优势是传统档案馆所无法匹敌的，所以我们必须重视数字档案馆的建设和普及工作。
（二）加大对人才的培养
数字档案馆其系统和技术具有高度专业化，因此要引进专业人员对数字档案馆的技术支持工作进行专项负责，同时要对在岗在职的其他人员进行定期培训，为数字档案馆的建设和运营提供人员支持， 这对于档案管理体制的改革和完善非常重要。因为数字化的建设是信息高度集成的过程， 需要高度专业的技术人员进行建设， 因此必须要做好人才的引进和储备。并且在对使用中的管理人员加强数字化的培训和支持。
（三）档案的存档、调阅安全工作要高度重视
档案是相关单位和个人重要的资料，如果出现不合理使用和非法侵害，造成的损失将是无法估量的，有的甚至会导致国家重大利益的损失，这也是为什么档案管理工作采用数字化管理步骤缓慢的重要顾虑。所以，我们在建设和管理数字档案馆的时候，首先要攻克的课题就是档案的安全工作，不仅要做到安全存放，按管理级别安全查阅，保证不受到恶意技术的攻击，做好系统的防毒工作，同时档案的备份处理也是很重要，不可忽视。
六、总结
总之，对于档案管理体制的一种完善和改革， 数字档案馆的建设影响意义是深远的， 它对现代化建设中资源的需求利用必然会起到积极的作用。我们在进行数字档案馆建设的同时要加强各个方面的分析和研究， 找到正确的对策， 为我国档案管理工作的健康、稳定、有序、安全地发展做出贡献。
篇（8）
1. 项目建设背景
随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到17万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。
2. 项目建设的总体目标
大唐南京电厂档案信息化建设按照统一规划、分步实施的原则，建设总体需求是实现大唐南京电厂的档案管理的电子化，实现各种门类档案的收集、整理、归档、利用等全业务流程的管理，将老数据转换到新档案管理型中，实现与OA系统的集成，搭建符合软件系统运行的软硬件环境，以及制定相应的档案管理规范体系，具体概括起来包括如下几点：
（一）档案系统建设
建设大唐南京发电厂的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、利用等全档案业务的管理。
（二）接口开发
实现档案系统与OA中待归档文件的自动归档，实现档案系统与认证系统的单点登录。
（三）软硬件环境建设
主要是搭建档案系统运行的软硬件环境，针对不同阶段的部署方案来搭建相应的硬件环境，软件环境有数据库、中间件等，硬件环境有数据库服务器、应用服务器、文件服务器，并备有磁盘阵列和备份磁带库等。
（四）档案规范体系建设
在大唐南京发电厂内制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。
布署示意图如下：
3. 产品选型
企业以自身的需求为选型的基础，对软件公司与软件产品的功能及信息技术，软件售后服务的物质及涵盖地区等进行了解与比对，另外再考虑企业e化的预算及可承受的费用，以选出最符合本身需求的企业信息化整体解决方案。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，我厂进行软件选型时，依照下列的方式和顺序来考虑：
选公司：选择商誉卓著，经营绩效良好，经验丰富的公司。软件业进入门槛很低，但是软件公司要能长期经营的障碍却很高。软件及服务都是无形商品，应该选一家经营绩效良好，经验丰富的公司。
选产品：选择的产品能满足企业长期发展成长的需求，又满足未来多样化的需求，质量要稳定，维护要容易。
看服务：选择的公司拥有完善的售后服务机制，可提供满足其各种及各地需求的服务。
看案例：选择的公司，拥有广大的满意客户群，最好有其同行案例客户。
比速度：企业希望在最短的时间内使用系统。速度是现代企业适应竞争环境必须掌握的重要因素，速度越快，成本越低，风险也越小。
比价钱：在各方面的条件都一致时，应该选择成本较低廉的解决方案。
结合本企业实际情况，我们最终确定选用紫光软件系统有限公司的紫光电子档案管理系统软件[简称：UNIS-AMS]V8.0。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
依据大唐南京发电厂档案管理系统的具体要求，档案管理信息系统的应用群体分为档案管理工作人员和档案利用人员，两部分用户的需求差别较大。前者以日常管理类操作为主，专业性要求较强；后者主要是检索和利用类操作。由于各部门和所属单位办公地点分散，各自通过网络互联互通，故整个系统以网络为基础，总体的技术路线是以C/S模式和B/S模式相结合，实现不同的功能。
客户端/服务器（C/S）方式，主要满足档案管理人员、兼职档案人员的需求，实现档案的收集、整理、编目、归档、辅助实体管理、档案统计、鉴定销毁等；浏览器/服务器（B/S）方式，主要是满足广大利用人员，实现档案的检索、利用、档案借阅、审批等。
本方案以关系型数据库为档案信息存储平台、数据加工流程控制和管理平台；以专业的全文多媒体数据库内容管理为数据平台；以XML作为档案交换的标准；采用成熟的主流技术和产品来建设档案管理信息系统，这些技术包括：档案管理平台技术，浏览器技术，视图技术，数据库加密技术，XML技术，数据加密技术等。
本项目的开发采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；开发工具C/S端采用Delphi开发、B/S端采用Eclipse开发；系统的负载测试采用采取企业标准级负载测试工具LoadRunner；系统功能的测试采用黑盒法和白盒法相结合的方法进行测试。
（二）设计原则及特点
按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导工作管理工具。
1、先进性原则
采用目前主流的技术和架构（（C+B）/S架构），所提供的技术具有一定的先进性，采用先进的、符合工业标准的系统平台、体系结构和开发技术，系统可以快速的进行应用扩展。
2、灵活性原则
业务和功能模块能够自由增加、删减和移动，能够根据用户的要求，用户自己可以添加、减少项目、字段。查询信息方便、灵活。
3、开放兼容性原则
系统设备、软件必须具有良好的开放性，所有硬、软件都应遵循业界相关标准，支持开放的标准接口，支持跨平台。使整个系统成为一个统一的整体，而不致产生运行上的“孤岛”。
4、安全性原则
系统须具有良好的安全管理功能，数据存储、检索、提取、和管理等各个层面和角度都须具有相应的安全机制。
在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库的安全性能确保存储数据的安全。
系统建有完善的用户管理和授权机制，对用户在系统中的各种操作进行全面的管理和控制。可有效防止非法用户入侵和最大限度地限制信息泄密；系统具有监控功能和日志功能，对在线用户进行有效的监控，记录下用户的任何操作，确保不可抵赖性。
5、易用性原则
提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面、系统维护界面， 系统在使用界面上遵循档案及资源管理人员的工作习惯， 界面友好易于操作，方便用户的使用。系统采用客户端/服务器（C/S）方式，满足档案管理人员、兼职档案人员的需求。对档案信息的检索和利用、各部门档案人员信息采集，系统采用浏览器/服务器（B/S）架构解决方案，后台数据库系统结构清晰，数据字典公开，系统布署方便快捷。
操作简单，查询方便，可以通过树形结构分层查询，也可以按任意给定的条件（简单查询、综合查询和模糊查询）进行查询。
6、智能性原则
具有良好的统计分析功能，提高工作效率。同时系统应该有强大的图表功能，可以制作各种类型的报表、客户信息登记表等，制表方便、快捷，还能根据需要生成统计图表（如饼图、矩形图），报表可输出到Excel电子表格、Word文档以及其他特定要求的文本文件。
7、标准性原则
系统采用的规范和标准应符合相关国家、行业的规范和档案标准要求；电子文件元数据符合最近将颁布的《电子文档元数据规范》要求。
8、可靠性原则
系统运行具有极高的可靠性和良好的容错性能。可靠的信息传输手段、存储方式、运行环境和安全保证是系统成功的关键。在整体设计中，根据实际情况采用完善的备份方式和灾难恢复计划，确保系统的可靠性。提供7天*24小时不间断服务。
9、扩展性原则
随着数据量的增加和运行节点的扩展，系统对硬件软件的要求会不断提高，系统所有硬件、软件的选型和应用系统的设计必须考虑可扩展性的要求。
在软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。
为满足数字化档案建设不断深入的要求，在设计时，充分考虑了系统扩充问题，系统具有良好的可扩充性。在程序结构设计和数据接口设计时，预留了各种接口（比如程序开发接口，数据移植接口），能在需要时与各种应用系统进行一体化联接，采用XML技术描述数据接口技术并提供数据接口程序。遵循XML 数据规范，具有自描述、结构化、交换性、扩展性特点。进行数据交互和关联操作。当需要进行系统性升级时，能保证数据的平稳迁移，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间，用户可自行进行功能扩展。
10、成熟性原则
文档的获取、采集、存储、管理、检索、统计和等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
11、可维护性原则
在系统的设计中，充分考虑了因机构设置及业务流程的不断变动而带来的灵活性要求。所有产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的灵活性，满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；系统中所有的数据结构、操作界面、打印格式及统计要求等都是可灵活定义的，以满足业务变化的需要；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统具备较强的可管理性和易操作性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。应用软件的开发选用了流行的可视化开发工具。在保证用户基本操作的前提下，给管理员有更多的自主管理功能。
（三）信息资源库建设
1、目录库建设
大唐南京电厂档案管理系统建立在基于WEB服务基础上，实现现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。
系统主要分为四大功能模块：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置与维护。
档案业务管理系统具体功能设计如下：
（1）档案收集
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将详细介绍这四个步骤的内容：
①信息收集
数据收集分为以下几种：OA接口收集；在线收集；离线收集；数据转换等手段。
OA接口收集方案
系统实现与办公自动化系统（OA）等系统无缝连接，接口部份主要
设计方案如下：
图 OA 接口收集原理图
OA系统接口是保证文件自动归档的关键。通过接口，系统可以以自动或手动两种方式转入到档案系统当中去，文件及其属性信息归档到档案管理系统的收集整编库中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入文件服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系。
在线收集
在线收集是提供各业务部门人员对重要文件进行收集的模块，不仅可以提供简单、快捷的档案录入功能，方便档案形成单位的归档人员进行归档录入，而且可以对归档范围外的重要文件进行收集录入，可以将个人的隐性知识显性化。
档案管理人员可以根据实体文件直接在档案系统中进行著录。档案系统提供友好的著录界面辅助用户进行信息的填写。
著录部分提供的功能包括：
1.必填项标识功能。在界面中会对必填字段与可空字段进行明显的标识区分，方便用户进行识别。
2.著录字段可设定默认值。所有字段均可设置默认初始值，或可通过事件定义，自动跟据规则从其他著录字段提取。也可根据一定业务规则，从相关信息中自动提取初始值，如可自动提取题名、文号、发文时间和保管期限等等。
3.著录内容提交时自动验证功能。验证的范围包括：是否可空、极值范围、输入值类型（自然数、整型、日期等）、特殊类型（身份证、邮箱、手机号码等）。对不符合规范的输入，给出友好提示。
4.多种形式的输入控件。档案系统提供的多种输入控件有：文本框、日期输入框、多行文本输入框、下拉选择输入控件、树形信息输入控件、多选或单选控件以及可编辑的下拉控件等多种，方便用户的使用。
5.界面事件自定义功能。可预先定义在著录时要进行响应的事件，即某些著录项的内容可在其他著录项著录完成时，根据规则进行自动填写。如自动对A、B两字段值进行求和填写进C字段，或对A、B两字段进行截取或拼接后填入C字段。
6.著录信息自动继承。在连续录入数据时，可自动继承前一条所录数据的各个字段信息，并可根据需要进行选择性继承。在著录时还可根据一条已有数据，进行著录，系统会自动将所选数据的信息作为新记录的默认值。
7.支持TAB键及光标键的焦点跳转。在著录时，可方便的通过TAB键或光标键实现输入焦点在不同控件上的切换，无需点击鼠标，极大的方便了录入工作。
8.著录同时即可进行电子原文的挂接。著录时即可挂接电子原文，避免了在条目形成后再挂接的不便。
离线收集
9.离线收集是提供建设项目和流动性企业提供配套的离线客户端，作为离线状态下的档案收集工具。
10与档案管理系统的数据交换为：
11.离线录入端配置文件：由档案管理系统生成离线录入端配置文件，为XML格式文件，各建设项目和流动性企业使用离线客户端导入配置文件后才能初始化系统，进行使用。
12.离线录入端数据：离线录入端产生的归档文件数据由各单位汇总到档案馆档案管理员离线录入端机器上，档案馆档案管理员离线录入端机器与档案管理系统网络联通，因此可由档案管理员上传离线录入端数据。
数据转换
数据转换可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各原档案系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。
系统可为历史档案单独设置一些类别和数字化流程。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，是的用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。
至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应。
②数据整理
数据整理部分面向全宗单位的部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：
自动分组（分类）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。
自动排序
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。
立卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为以下两种方式：
自动组卷（装盒）
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型的全部数据进行自动组卷（装盒）操作。
手工组卷
由系统程序根据预先定义的业务规则对某档案类型用户所选择的数据进行手工组卷操作。
手工调整
对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能，包含以下功能点：
增加
提供对归档案卷/文件条目信息的增加功能，并提供电子文件的挂接。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于录入需要归档的案卷/文件条目信息，同时挂接电子原文。
删除
提供对归档案卷/文件条目信息的删除功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，删除文件条目信息的同时也删除该条目下挂接的电子原文。
修改
提供对归档案卷/文件条目信息的修改功能。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用，用于修改并保存案卷/文件条目信息的修改结果。
检索
提供对于案卷/文件条目中各字段的组合检索、模糊检索功能，最大程度确保数据的查全率和查准率。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据排序
主要是对于进入收集整编子系统的案卷/文件条目信息按相应排序规则默认排序，排序后便于档案整理人员对于数据的浏览和整理工作，此处的排序规则已在系统“档案业务管理设置”子系统中预先定义完毕，除预先定义的规则外还可以进行任意两条数据的位置对调和连续多条数据的顺序调整。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
数据移出
将当前档案类型的文件级数据移入到其它的档案类型的整编库，如某个工程的申请文件在文书档案中，需要移入到科技档案中。不同档案类型的数据可以相互转化，且转化完成后可以保留不同档案类型间共有字段中的信息。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
案卷打散
将已组好的案卷或盒内的文件打散，重新进行组卷/盒。此功能主要提供全宗单位的兼职档案管理员和档案管理人员使用。
卷内文件抽出
将已经组好的案卷内的文件抽出，使其成为不属于任何案卷的零散文件。
加入案卷
将用户选定的零散文件加入某个已组好的案卷中，使其成为此案卷的卷内文件。
③数据归档
此部分主要是由档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：
数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。
数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。
数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。
2、全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。电子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等图像格式，扫描时采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，宜采用彩色图像扫描。因电力企业室藏档案图纸多，扫描仪还须具备消蓝功能，在扫描过程中不能只追求清晰度，将分辩设置过高，导致图像太大影响传输和存贮。在档案清晰度满足要求情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2010年项目实施时，大唐南京发电厂档案室人员对室藏档案全部进行了数字化扫描、加工，共建成17万余条档案条目数据库、约154万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1、制度建设
为了规范文件材料的归档工作，完善、系统保存本企业档案，进一步提高档案信息管理水平，保障电子档案的安全、完整和有效利用工作得到落实，我们陆续制订和印发了《电子文件归档管理制度》等规章制度，涵盖了电子文件归档、电子档案的移交、利用、鉴定、档案数据的管理维护、保管、备份、安全保密等制度。
自工程建设以来，加强档案管理“三纳入”、“四参加”工作。例如：（1）重要档案工作事项，纳入厂办公会领导议事日程，列入厂年度、月度计划一同安排；（2）档案信息化工作明确纳入单位规章制度及工作流程；（3）档案信息化工作纳入办公室与各部门年度工作考核制度及岗位职责；（4）基建期间所有设备开箱、项目验收、资料交接等，都要求档案人员参加，并作文字、图片记录等。
2、系统操作安全保障
本部分安全设计方案主要是从应用系统安全设计、安全认证、数据加密方面，应用软件安全主要是从软件的角度考虑，主要从数据传输安全、系统操作安全、数据访问安全三个方面来考虑。
数据传输安全
①采用VIEW服务方式，每个客户端无需安装浏览软件，为系统维护带来极大方便，无需客户端。
②电子文件以流数据的方式进行传输，在客户机内存中显示，而不会形成本地的临时文件，排除了安全问题。
③流数据的传输方式解决了传输过程中存在的安全隐患。
系统操作安全
登录（和其它应用系统集成的安全访问控制）
①登录的安全控制任务
平台对外部系统提供相关的接口和服务，需要保证没有权限的人不能获取对应的服务，或者不信任的系统不能访问对应的接口。
平台登录的安全控制建立在用户信息平台上的统一用户认证系统之上。在用户登录后将持有相关的统一令牌，用户只需持有统一用户认证系统颁发的用户令牌，就可访问相关的接口和服务。用户进行统一认证时，进行如下的令牌获取操作：
从外部系统访问平台提供的接口和服务之前，先要获取相关的系统
访问令牌；持有令牌的客户端，访问相关的平台提供的接口和服务；平台验证令牌是否有效，如果有效，将在档案信息管理系统中构造相关的用户信息，并且访问相关的接口和服务。
②操作权限
操作权限主要分为子系统、模块、模块按钮功能三级。主要根据角色来控制，系统默认的角色有系统管理员、高级档案管理员、档案管理员、兼职档案员、普通用户（利用者）五个角色。
定义角色的时候可以定义到子系统、模块、模块按钮功能三级权限，其中对应的收集整编、档案管理、借阅管理等的添加、编辑、删除、组卷、批量修改、批量删除等模块按钮功能需要涉及到档案类型，必须根据档案类型来分别设置权限。
判断的时候首先要根据用户的ID取得对应的角色ID，根据角色ID信息来判断是否在该角色中存在权限信息，如果已经存在则为有权，如涉及到档案类型需要判断对应的档案类型权限。
③操作日志
系统通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。在本系统中，提供有登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。
用来记录用户成功登录（退出）档案系统的事件。用户登录指用户由档案系统外成功登录进档案系统。其形式可以有多种，例如：由门户系统登录到档案系统；在其它系统中，访问集成的档案查询模块；直接登录档案系统等。
主要日志信息包括：用户帐号（ID）、所属全宗、登录日期（时间）、登录时客户机IP地址、退出时间，登录方式（门户、集成模块、直接登录）等。
用来记录用户在档案系统中所进行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部门管理、服务器配置管理、档案类型管理等。主要日志信息包括：操作者（用户ID）、操作日期（时间）、所属全宗、用户操作等。
用来记录用户对档案数据本身的访问。例如，对档案数据条目的删除。对电子文件的浏览、下载等。主要日志信息包括：用户ID、操作日期（时间）、档案类型、档案数据的ID、档案数据的标题（电子文件的标题）、操作方式（删除、浏览、下载、销毁）等。
数据访问安全
数据访问需要控制用户访问的条目和电子文件信息，并可以灵活设置权限。目前大唐南京发电厂档案管理系统的数据访问权限根据权限类型分为条目权限和电子文件权限，根据设置方式分为临时权限、规则权限、默认权限。
规则权限针对网上利用者和普通用户设置，针对条目权限和原文权限进行判断，可以设定对应的查询规则来批量设置权限。可以针对档案库进行设置。可以内置一些固定规则，如全部数据、归档前数据、归档后数据、职务对应密级等。可以选择组或组下面的人进行设置权限，如果设置了组的权限，下面的人自动继承组的权限，判断顺序为人优先于组。规则权限判断流程为：
默认权限主要针对网上利用者和兼职档案员，可以根据档案类型来设置，主要权限类型为条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载等。
条目权限根据默认权限和规则权限组合得到对应的用户的权限。
电子文件的一般使用流程
电子文件一般的使用流程如下图所示：
上述流程主要包括了电子文件的提交、存储和利用三个环节，利用时可以对电子文件进行浏览、下载、打印、导出光盘等。以上应用模式中存在以下几个问题：
①电子文件格式不统一，给各种电子文件的安全控制及利用造成很多困难；
②电子文件容易被篡改，篡改不易被发现；
③电子文件一旦提供用户浏览，则电子文件已无法控制，用户可进行拷贝、另存等，存在重要文档被转给其它人员的隐患。
电子文件访问安全控制的主要任务：
①能有效控制电子文件的阅读、下载、另存、打印、打印份数、修改、拷贝/粘贴、使用有效期限等。
②保证重要文档不转给其它人员。只有经过授权的用户才能阅读采用本系统加密的文档，未经授权的用户，即使拿到其他人的授权文件，仍无法阅读加密的文档。
（五）档案管理系统硬件设施的建设
1、机架式服务器一台
存储设备一台
2、建立档案原文数据库所需要的A0、A3平板扫描仪，高速扫描仪、数码相机等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
大唐南京发电厂的档案部门担负着各类档案的最高管理职能，在档案管理系统中，管理职能具体定位如下：
完成大唐南京发电厂各档案所属各部门日常档案管理工作，指导和管理各部门的档案归档工作，完成档案资料的收集、整编、录入和管理工作；同时，将与之对应的档案数据和文件系统中归档的档案数据归档到档案管理系统中。另外，大唐南京发电厂各类档案需要对各部门的年报进行接收和汇总工作，生成符合国家档案局要求的年报。
1.全文检索系统信息服务功能
系统提供了统一的智能搜索产品，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；提供自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。
针对上述各类搜索方式，都会受到系统权限的控制，保障档案数据的检索安全。
目前支持电子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等图像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字处理格式。
技术特点：索引权限和系统权限完全融合；索引库、目录库、电子文件库三位一体；系统数据和索引库数据同步。
全文检索示意图
2.主动式检索服务应用
档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值；
档案打包推送一般分为主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。
档案推送具有时效性，过期后将失效不能再访问既方便了利用又保证了安全。
（三）OCR技术的应用
与图像处理技术一样，紫光的OCR（汉字识别）技术也已嵌入到系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：
紫光的OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。
首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。
其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。
再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。
对于中英文混排、表格等特殊格式可以比较好的识别还原。
档案人员在利用档案的时候常常需要浏览档案原文，对于比较感兴趣的内容可以利用在线OCR功能将图片格式的原文，识别成可编辑的文本信息，以便于下一步的利用。
利用的时候用户在档案原文上选择需要的区域，系统自动将区域内的信息传到档案服务器进行识别，然后传到用户的窗口显示出来。
原文浏览的时候选择要识别的区域
识别后的文本文件
在线OCR支持网络上所有有权限的用户应用，同时允许多个用户并行使用。
（四）可扩展支持多种安全技术
系统设计方案中充分考虑了大唐南京发电厂对信息安全性方面的考虑，除了系统本身的用户权限控制系统和日志管理外，还可以支持与用户身份认证系统的集成、实现电子印章、数字水印、数字签名、数据加密、流技术浏览等信息安全技术。
（五）档案数字化加工模块中图像处理技术
档案数字化加工子系统由利用流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。对文档、图片及其他档案类型数据进行加工处理及标引。
图像处理技术的应用
系统中内嵌了紫光图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。
在收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。
图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。
图像处理功能介绍
该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。
图像处理窗口
扫描的参数设定，在扫描的同时用户可以设定自动执行纠斜、去黑边、清除噪声等功能，扫描后也可以手动进行上述操作。下图是图像处理的几个功能操作界面。
扫描后的文件
去黑边处理后的文件
纠偏、去污点处理后的文件
扫描后的文件
图像拼接前
图像拼接后的效果（合并的时候可以选择上下合并或左右合并）
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档案部门负责全公司的型号产品生产研制加工、经营管理、行政业务、基本建设等活动产生的科技文件和档案管理，档案来源复杂、种类繁多、内容丰富，涉及12个门类，分别有文书档案、经营档案、会计档案、科研档案、航天产品档案、质量档案、基建档案、设备仪器档案、教学档案、特种载体档案、民品档案、其他档案等。根据公司的职能设置和所担负的工作任务，由各职能部门分别负责本部门形成文件资料的收集、整理、组卷等预立卷工作，如公司办公室负责文书档案的预立卷，财务部门负责会计档案的预立卷，设备部门负责设备仪器档案的预立卷，基建部门负责基建档案的预立卷。
档案系统的应用是建设数字档案馆的基础工作，档案系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，其中预立卷管理功能包括了用户登录、档案案卷新建与修改、卷内文件录入与修改、案卷（卷内文件）顺序调整、案卷间文件调整、生成卷内目录、生成脊背标签、生成移交清单、查阅统计等功能。本系统在公司办公网络平台下运行，有档案部门系统管理员确定并设置可使用系统的部门及用户的初始登录密码，预立卷部门的资料员按照文件资料收集整理和组卷规范登录档案信息内容。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期的归档工作。
二、档案系统预立卷存在的问题
（一）对预立卷功能模块功能了解不够。档案系统的功能设计很灵活实用，经过3年的应用预立卷部门仍有不会使用的现象，对相关字段的适用范围不清楚，相关字段的使用存在混淆和错误的情况，案卷顺序颠倒时不会调整，卷内文件排列顺序错误也不会调整，不同案卷下的卷内文件可以进行调卷的功能几乎都不会用，也不会通过系统进行查找检索。
（二）著录不规范。预立卷资料员对著录规则缺乏正确认识，特别是在案卷和文件题名上，题名不能揭示档案内容、过于冗长、不适当省略等问题常见。以一台设备的档案为例，设备档案一般包括设备采购申请审批、招投标资料、随机资料和安装调试验收资料，但在组卷时资料员是按收集的顺序，将资料装入多个档案盒，再按档案盒数量分别建立了几个案卷，题名分别是设备资料+（一）（二）（三）......，这样的题名过于省略，不能揭示案卷内的内容。
（三）重点档案未进行数字化处理。有价值、意义重大的文件未转化为电子文件，文件为电子文件的又未利用档案系统归入档案数据库。如固定资产投资项目立项阶段的项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件，均有纸质和电子文件，但现在只归档了纸质文件。
（四）预立卷资料员档案业务能力有限。公司多年实行信息化管理，OA系统得到了迅速普及，预立卷资料员本身所具备的计算机操作技能足以胜任文件著录的工作，但资料员多数是兼职资料员，日常工作繁杂，处理文件时间少，没有系统的档案专业知识，对归档范围、分类整理、著录要求等理解有限，难以专心搞好预立卷工作。
三、具体解决措施
（一）预立卷部门要了解掌握归档范围、组卷原则，随时或分阶段进行预立卷工作。档案部门根据国家档案局、航天集团档案馆的有关标准和规则，制定下发了企业档案的管理规范和标准，明确了各类档案的收集范围、分类整理、组卷的原则，对预立卷工作有很好的指导意义。预立卷部门主管领导和资料员首先要掌握这些规程和标准，根据工作实施情况按类别收集分类文件，及时在档案系统上设立案卷和著录卷内文件。
档案归档时间一般是隔年归或按阶段归，日常就应做好预立卷工作，避免归档前的突击工作。像基建部门主要是对新建厂房和改扩建工程的基建档案进行预立卷。资料员可按工程实施的进度进行资料的收集，如勘察设计阶段的工作完成后，负责这项工作的主管工程师就应将手中的文件移交给资料员，并同资料员一起对照基建档案管理标准中的归（下转第132页）（上接第127页）档范围进行查漏补缺，检查文件是否符合归档的要求，再按文件的有机联系、逻辑关系进行分类和文件排序，最后由资料员在档案系统上进行案卷和卷内文件的著录，并提请档案部门对所著录的内容进行审核把关。这样就能全过程对基建档案进行管理，确保基建档案的完整、准确、系统、齐全。
（二）完善设备设施。公司的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，预立卷部门全部配有联网计算机，在设施方面保障了档案系统的稳定运行。但针对有价值的纸质档案，需要将其转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，这就需要有扫描仪和鉴定电子文件有效性的设备。
（三）提高预立卷人员素质。档案部门要不定期对预立卷人员进行档案管理专业知识和信息化知识培训，培训的主要内容应当包含档案管理系统的具体设计、档案归档范围、分类规则、档案著录规则，使预立卷人员既要精通档案专业又要熟悉档案系统功能构架。
（四）完善规则规范著录。档案著录数据是档案检索中的重要信息，题名、责任者著录时档案著录的重要部分，是进行检索的最常用入口，题名与责任者的不规范著录极易造成数据的不标准，导致检索查阅的不确定。大多数档案部门的档案著录时按照国家档案局所制定的《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行，档案部门应在此规则的基础上，在工作中不断总结经验，结合公司的相关规定，制定出适合本公司的著录规则或标准。
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中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。
1 数字档案的主要特点
传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。
1.1 数字档案载体容量大
一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。
1.2 数字档案安全性高
传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。
1.3 数字档案的使用效率高
纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。
2 数字档案的不足之处
在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。
2.1 首先是人们的认知度
从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。
2.2 其次是数字档案的格式的问题
数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。
2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑
纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。
3 数字档案管理问题的解决方式
数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。
首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。
其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。
再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。
最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。
由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.
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数字档案应用加值服务不仅是档案馆的重要工作，也是档案价值得以实现的基本途径。在档案数字化之后，如何利用数字化档案的特性，提供应用加值服务，以利于档案的快速传播与普及应用，已成为各国档案典藏单位亟须思考的课题。放眼国际，许多发达国家，诸如美国、加拿大、澳大利亚、英国、日本与新加坡等，均投入大量资金进行档案数字化工作，并同时着手数字档案的应用加值服务创新。下面我们以澳大利亚国家档案馆为例，就该馆在档案数字化后所提供的档案应用加值服务方式加以概览。
二、澳大利亚国家档案馆数字档案加值服务
澳大利亚国家档案馆（National Archives of Aus tralia）隶属澳大利亚通讯信息技术及艺术部（Depart ment of Communications，Information Technolo gy and the Arts），担负着政府档案管理政策顾问及文化组织的双重角色。澳大利亚国家档案馆下设公众及读者服务（Public and Reader Services）、政府文书档案管理（Government Recordkeeping）、馆藏管理（Collection Management）及综合管理（Corporate）等四个部门，由助理馆长督导。澳大利亚国家档案馆负责联邦档案管理法规，标准订定以及档案文化推动，并在各地设立分馆，负责各省国家档案相关业务。
（一）数字档案应用加值
澳大利亚国家档案馆非常重视数字档案应用推广服务。澳大利亚国家档案馆于1995年完成了数字档案管理的初步规划与系统建置工作。自2001年4月起，澳大利亚国家档案馆已经开始提供数字化服务，使用者可通过数据库搜寻浏览或付费得到数字文档。近年来，随着网络技术的成熟与广泛运用，澳大利亚国家档案馆积极开放其馆藏档案。通过互联网与档案数据库，读者能够跨越国家与地区的地理隔阂，使用澳大利亚国家档案馆开放的数字档案。
澳大利亚国家档案馆经常举办各种网络展览活动，这些活动多以数字化影音媒介展出。为提供进一步服务，澳大利亚国家档案馆编制了100多种单张或数张的概要说明（fact sheet），指引研究者开放时间、各项服务与设施及馆藏特定主题或人物提供简要说明，置于网站以便参考。[1]
澳大利亚国家档案馆还运用馆藏数据主题式方式，制作及编辑或诠释档案。澳大利亚国家档案馆目前已建立了SODA数字档案馆。这些SODA主题数据是从澳大利亚国家档案馆数字化档案精品中重新诠释产生。2013年国际档案日这天，澳大利亚国家档案馆隆重向世界推出SODA。SODA数字档案主题丰富，包括居民生活、旅行照片、移民材料、历史纪录等等各个侧面的澳大利亚社会历史档案。SODA为那些对特定主题感兴趣的研究人员提供了一个方便的参考。[2]更值得一提的是，SODA数字档案还充分发挥当今人们喜爱的社交媒体的传播功能，读者可以随时随地将自己喜欢的SODA数字档案分享到Twitter和Face book。
（二）档案目录整合加值
档案整合目录检索系统是利用单一接口检索多种档案数据库，旨在于鼓励大众能更普遍地了解档案价值并起到档案应用加值服务的目的。澳大利亚国家档案馆编制各种档案目录检索工具，如研究指引（re？ search guide）、Fact sheet和在线档案目录检索。其中在线档案目录检索主要包括查询文书档案的Re？ cord Search和查询照片的Photo Search。
Record Search大约收录六万个系列文书档案、九千个档案产生者和寄存者（包括机关、个人和组织）的详细数据、800万个档案项目（案卷、地图、海报）及120万个数字影像。Record Search提供的检索方式有简易检索及进阶检索两种，简易检索主要提供关键词（或名称）、日期、典藏地、参考号和查询层次等字段，进阶检索则是在联邦政府档案系列系统（Commonwealth Record Series（CRS）System）架构下提供组织、机关、系列、项目或所有层级的检索。Record Search检索结果以三层格式呈现，第一层的检索结果告知使用者，符合检索值的数据数量，仅列出层次和符合的项目数量。如果要更有效率检索澳大利亚国家档案馆有关个人的馆藏档案，可以使用Name Search进行搜寻，读者可输入家族姓名后，再选择档案类型后进行检索，其检索结果则从Record Search中检索而来。
Photo Search是检索澳大利亚国家档案馆馆藏照片的检索工具，目前该数据库收录有16万张照片影像供在线浏览。其检索方式可采取简易查询及浏览查询两种。简易查询以照片相关的关键词、词组、系列号码、影像号码及条形码号等来查询，亦可同时以照片日期来查询。浏览查询则是以主题来浏览图片的查询结果，约可浏览从1860年到1996年澳洲国家及城市人民生活的照片5万5千张。Photo Search检索结果则显示照片的相关信息，包括题名、日期、主要主题、次要主题、影像号、条形码、典藏地、其他系列相关案件及系列编号等，使用者并可直接在在线浏览影像。[3]
近年来，澳大利亚国家档案馆十分重视档案目录检索系统的整合。2008年7月8日澳大利亚国家档案馆宣布，在未来的几年内，澳大利亚国家档案馆将建立一个移民记录在线查询系统平台，即“共建澳洲家园”（Making Australia Home-Your family migration re？ cords），目前该平台已初步建成。
（三）数字档案教育加值
数字档案自从上世纪90年代美国推动“美国记忆”（American Memory）数字档案计划以来，即因具有不受时空限制、提供多媒体馆藏及馆藏信息经过组织整理与分析等特质，使其成为教学的新场域。数字档案教育加值是指档案馆藏机构将数字化后的各项档案文化素材放置在网络上，提供使用者查询及欣赏或作为教育的教材，从而大幅提升档案文化传播、教育与研究的档案加值活动。[4]
澳大利亚国家档案馆在其主页设置有教育资源专区，提供联邦、移民、国防、情报、外交政策和土著等六大主题的教育资源，图文并茂地展示了澳大利亚的政治、文化和社会历史。上述各类主题下又分别提供数个主题教育网页，用户可以点击这些网页进入，从而看到百年以前的原始档案。此外，澳大利亚国家档案馆主页还专门为5-12年级的学生设置有Vr-room（Vir？ tual Reading Room）在线教室，内容包含艺术与娱乐、健康与福利、国际关系等9大主题。Vr-room在线教室的每一件馆藏都有属于它的描述，内容包括标题、日期、产生者、媒体形式及版权声明等信息，该馆亦针对每一件馆藏编写学习内容，学生可通过学习内容的信息了解馆藏内容及其教育价值。为便利使用者利用此教育网页，注册登入该网站后，还可针对各馆藏纪录进行储存并标注学习心得。[5]
数字学习已被视为是提升档案教育质量、改善教育资源管理的有效途径，因此世界各国重视并积极发展数字学习；数字档案是针对档案文化资源进行组织整理，所具有的优势及多元特质，使其成为建立数字学习环境的最佳组件。[6]澳大利亚国家档案馆网站的数字档案教育加值应用融教育和档案为一体，将原始的档案内容转化为生动形象的教育素材，并完整地融入在线课堂服务之中。澳大利亚国家档案馆重视档案教育和充分利用现代网络技术推广档案文化知识的思路值得我们思考和学习。
三、数字档案应用加值服务展望
档案为人类知识的累积，隐含着价值无限的知识和文化信息。数字档案应用加值服务是实现我国档案工作现代化的重要途径和措施。加速数字档案应用加值服务是信息科技时代的重要课题。数字档案应用加值服务应积极从以下三个方面入手：
