人事档案用途大全11篇

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（一）人事档案材料的鉴别工作是人事档案管理工作的首要环节。对于收集起来的杂而乱的人事档案材料进行清理和鉴别，确定和进行取舍，是人事档案整理工作的基础。假如略去这一环节，不该归档的没有清理出去，该归档的又没有收进来，就会直接影响后面的环节，甚至造成整个工作的全部返工。

（二）人事档案材料的鉴别工作与人事档案工作的其他环节工作有着紧密的联系。例如，通过鉴别工作，可以发现哪些档案材料不齐全，以便及时收集，同时还可以提高收集工作在来源上的质量，不应把―些不必要的、没有价值的材料都收集起来。再比如，鉴别工作的质量高低，直接关系到人事档案保管工作，通过鉴别，把那些不需要归档的材料从档案中剔除出去，减少档案的份量，可以节约馆库面积，有利于保管工作。此外，鉴别工作还可以促进人事档案利用工作的开展。鉴别工作中取舍恰当、合理，就能保证人事档案的真实性和精炼性，否则一旦该归档的材料销毁了，就不可复得了，会给党的事业造成不必要的损失。

二、鉴别工作的内容范围

（一）判断材料是否属于本人。鉴别这个问题的主要方法是：

1.辨认姓名的异同。下列几种情况比较容易混淆。

（1）同姓同名。这是最容易混淆也最难发现的一种情况。对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料，尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成份、入党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同。主要经历是否―致。为了达到互相印证的目的，要尽可能地多核对一些项目，使鉴别结论有可靠的依据和基础。

（2）同姓异名或异姓同名。这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名，对那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容，而不大注意看姓名，就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。

（3）一人多名。有的人在不同时期有不同的名字，比如孩童时期有乳名（或叫小名），上学时有学名，还有的人有字号、笔名、化名等等，如果不认真辨认，就很容易使以个人的档案材料身首异地。辨别这种情况的方法有三种：第―，核对后期材料姓名栏内曾用名，是否有与前期原名相同的名字;第二，清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料;第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。

2.辨认材料的内容和作用，其主要方法是：（1）看内容。即审核材料的内容是否与该人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是否是结论的依据。（2）看用途。比如对于证明材料，要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁？如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。

（二）判断材料是否属于人事档案

一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中，有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有的属于本人保存的材料，有的是应转送有关部门处理的材料，鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处理。

（三）判断材料是否真实、准确

做人事档案工作必须讲究实事求是，来不得半点虚假和含糊其词，由此要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确，不能前后矛盾，模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实，观点不明确、言词不达意或词义含混的情况，应立即退回原单位重新改正。

（四）判断材料有无重复

要保持人事档案的精炼，重份材料或内容重复的材料必须剔除。鉴别的时候，无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入党之前写了许多份入党申请书，鉴别时可以只选取其中内容最完整、手续最齐全、字迹最清楚的归入本人档案的正本和副本中即可。

（五）确定材料是否有保存价值

归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面倩况。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模棱两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料，不要归档，尤其对内容不真实、不准确、甚至诬蔑陷害等材料更不能归入。

三、对不在归档范围的材料的处理

对不归档材料的处理主要有下列四种方法：

（一）转。凡是经过鉴别，并不属于本人的材料，或者根本不在归档之列的材料，必须剔出转给有关单位保存或处理。

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中图分类号：G27 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0334-01

人事档案鉴别工作应当本着“取之有据，弃之有理”的原则来进行，即凡要确定有关材料应当归档就要符合有关规定；要严格按照有关政策和规定办事，不该归档的材料，一份也不能归档；应该归档的材料，一份也不能销毁。人事档案鉴别工作的内容范围大致包括以下几个方面。

一、判断材料是否属于本人

鉴别这个问题的主要方法是：1、辨认姓名的异同。（1）同姓同名，这是最容易混淆也最难发现的一种情况；对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料，尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成分、人党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同，主要经历是否一致。为了达到互相印证的目的，要尽可能地多核对一些项目，使鉴别结论有可靠的依据和基础。（2）同姓异名或异姓同名，这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名，对那些姓名有某些相向之字的材料，更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容，而不大注意看姓名，就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。（3）一人多名，有的人在不同时期有不同的名字，比如孩童时期有乳名（或叫小名），上学时有学名，还有的人有字号、笔名、化名等，如果不认真辨认，就很容易使一个人的档案材料分散保管。辨别这种情况的方法有三种：第一，核对后期材料姓名栏内留用名，是否有与前期原名相同的名字；第二，清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料；第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。2、辨认材料的内容和作用。（1）看内容，即审核材料的内容是否与该人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系、是否是结论的依据。（2）看用途，例如对于证明材料，要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁。如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所证明他人问题的材料，由于它的用途不是让明该人员的，所以不该归入该人员档案。

二、判断材料是否属于人事档案

一个人的档案材料包括人事档案内存的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中，有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有的属于本人保存的材料，有的是应转送有关部门处理的材料，鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处理。下面是一些常见的人事材料：1、政审材料，审查结论、复审结论、甄别结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料。2、纪检案件材料，处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、决定，个人检讨、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件。3、任免、调动材料，职务任免、调级、出国人员审查材料、调动登记人、调级审批表、出国人员审查表。4、入党入团材料，入党志愿书、入团志愿书、入党申请书、入团申请书（也括自传材料）、转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料。5、司法案件材料，判决书复制件及撤销判决的通知书。6、晋升技术职称、学位审批表以及业务考绩资料，晋升技术职称、学位审批表，技术人员登记表，考试成绩表，业务自传，技术业务方面的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表，重要论文篇目和著作书目。7、奖励材料，授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋申批表、事迹材料。8、考核及考察材料，组织正式的考核、考察材料，考核登记表。9、离退休材料，退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，个人申请材料。10、履历、自传或鉴定材料，各种履历表、登记表、本人或组织写的个人经历材料，本人写的自传，以及各种鉴定表。11、其他材料，个人与的思想、工作、学结或检查，近期的体检表，残废登记表，死亡报告表，悼词。

三、判断材料是否真实、准确

人事档案工作必须讲究实事求是，来不得半点虚假和含糊其辞，由此要求人事档案资料所记述的内容必须真实而且准确，不能前后矛盾，模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实、观点不明确、言词不达意或词义含含糊的情况，应立即退回原单位重新改正。

四、判断材料有无重复

要保持人事档案的精练，重份材料或内容重复的材料必须请出。鉴别的时候，无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的可以清出。

五、确定材料是否有保存价值

归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面情况。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模梭两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料，不要归档，尤其对内容不真实、不淮确其至诬蔑陷害等材料更不能归入。

档案工作是一项细致的工作，容不得马虎，这就要求工作人员按要求和规定来处理档案，杜绝错误。

作者单位：伊春职业学院综合档案室

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在企业经营和发展过程中，由于相关制度和技术手段的完善，人事档案管理也趋于完善的状态，为企业的进一步发展奠定坚实的基础，更为企业的发展提供了有力的理论依据。企业对员工评价的主要依据就是人事档案，同时其也是为员工提供管理和待遇的凭证，对企业的发展具有重要的影响。随着市场经济的快递发展，人才已经成为企业之间竞争的主要元素，因此人事档案的作用逐渐凸显，尽管如此，在人事档案管理的过程中还存在一些不足和缺陷，需要相关管理部门采取有效的措施进行处理，从而提高人事档案管理的质量。

1 人事档案管理的现状

1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性

在当前社会发展过程中，由于对人事档案管理没有一个系统化的管理手段和管理概念，使得其在发展的过程中对相关的技术手段和技术理念的控制都不够完善，是凭借企业管理经验自我总结和自我完善的过程，这就使得档案管理过程中存在着不统一，不标准和不规范的缺陷。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

1.2 流动人员断档现象严重

断档有以下几类：（1）随着人才流动性的增大，很大部分人的档案并没有随之流动，档案存与原工作单位，由于人才的流出，档案管理人员不再对此人的档案进行更新，流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候，就发现某些同志的档案不存在连续性，毕业分配后，有单位接收，但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白，究其原因，就是在原单位辞职后，去了私营企业，后来应聘入我单位后，又去原来单位把档案调出，就存在了断档现象。（2）社会上有很多的企业不具有人事档案管理和存放的资格，因此，这类企业中员工的档案还挂在人才市场，通过与人才市场管理人员签订协议，并每年向其缴纳存放所需要的费用即可，但是人才市场是不会对个人的档案进行更新处理的，这也是造成人事档案断档的一个原因。

2 提高人事档案管理水平的对策

2.1 与时俱进，解放思想

只有管理思想发生转变，管理方式才会有所改变，因此，在管理人事档案的过程中，需要解放管理人员的思想，将传统的人事档案管理思想从管理人员的思维中去除，促使其使用符合现代社会发展的人事档案管理思想进行管理活动。过去，人事档案具有较强的秘密性，是不能够被别人知道的，其被作为阶级斗争的主要工具，同时其也可以看作是阶级斗争的产物，但是传统的管理理念已经不适应现阶段的社会发展的需求，因此，必须采取有效的措施进行人事档案的有效管理，提高其的科学规范，使其满足社会发展的需求，做到与时俱进。

2.2 加强个人对人事档案作用和重要性的认识

在人事档案中记录着个人的经历、成长历史、政治面貌和品德作风等相关的内容，其具有的作用有凭证、依据和参考，个人的很多关键证明都离不开人事档案这一材料。特别是对于刚毕业的大学生来说，其具有十分重要的作用，工龄计算、转正升级、结婚生育、职称申报和公务员的报考等内容都离不开档案，由此可见，人事档案对个人具有较大的作用，因此个人需要加强对人事档案重要性的认知，从而有助于人事档案管理工作水平的提升。与企事业单位相比，行政机关单位更加看重人事档案的作用。尽管人事档案可以新办，但是个人从前的一切就会不复存在，对个人的发展是极为不利的，因此需要加强个人对人事档案作用和重要性的认识。

2.3 对于流动人员人事档案管理工作，各级政府人事部门要高度重视

对于人事档案管理工作，相关的管理部门要加强监督，并且还要进行定期的检查工作，有利于及时发展人事档案管理中的问题，从而采取有效的措施进行处理和解决，对于严重违反规定的行为要严肃处理。在人事档案管理过程中态度不认真或者是审查不严格的工作人员，要视情节的轻重来教育和处分管理人员；如果有工作人员相伪造档案资料，为人们出具假档案和假证明，要按照相关的规定进行处理，如果触犯到了法律，那么就要追求刑事责任。

2.4 行政事业机关重视人事档案管理，普遍管理规范

由于行政机关事业单位本身的特性，人事档案受到档案本人及所在单位的重视，个人档案能系统全面地了解干部的历史情况、工作经历，优缺点及受过奖惩等，作为使用干部的依据之一。个人档案在转正定级、计算工龄、职位升迁、办理养老保险起着非常重要的作用。行政事业机关都有设专门的人事档案管理人员系统的管理干部档案，不论从人事档案管理人员的政治素质还是专业素质上都经过把关，在人事档案的管理过程中，从档案材料的分类、排序。

2.5 稳定档案队伍，提高业务素质

人事档案管理的工作人员可以通过参加相关的培训工作提升自身的专业素质，从而做好人事档案管理工作。现阶段想，既懂软件开发又精通档案专业理论知识的管理工作人员比较缺乏，因此，档案管理部门要采取有效的措施，提高人事档案管理队伍的水平和质量。具体的措施有：创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。

结束语

综上所述，当前档案管理过程中的主要管理手段是科学规范的人事档案管理，其对提高人事档案管理具有重要的作用。在管理人事档案的过程中，要以实事求是作为原则，保证人事档案上管理水平符合时展的趋势，这样一来，人事档案管理的积极作用才能够得到有效的发挥，为企业的进一步发展提供有力的保证，同时还能够使企业的管理水平得到有效的提高，更为社会的进步和经济建设水平的提高做好基础性的工作。

参考文献

[1]卢华丽.加强事业单位人事档案管理工作的思考[J].生物技术世界，2015（9）.

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人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录[1]。我国的人事档案管理历史渊源，而真正开展起来是在建国后，党和国家十分重视人事档案的保管，各级组织和人事部门成立了人事档案管理的专门机构，经过半个多世纪的发展积累了大量的人事档案管理工作经验，人事档案得到了较大发展，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。人事档案自产生以来，一直发挥着不可替代的作用，为人事调动、聘用、晋升等工作提供了很多便利和帮助。但随着我国政治经济体制改革的推进，企事业产权制度改革的实施，干部人事制度改革的深化，流动人员大量增加，传统的人事档案管理工作出现了较多问题，严重影响其作用的正常发挥。加之21世纪人类进入信息时代，信息化技术的快速发展和广泛应用，档案事业遇到了挑战和发展机遇。过去传统的只注重保管的管理模式，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式，对充分发挥人事档案在人力资源开发利用中的作用具有十分重要的意义。

1　传统人事档案管理模式的特点

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的历史记录，具有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、权威性、现实性、动态性等属性，是组织、人事、劳动等部门培养、选拔和使用人员的重要依据。传统人事档案的内容单一，材料收集、装档、保管、鉴别、转递、查阅等所有环节均依靠手工劳动，工作效力不尽如意，再加上人工操作难免会出现一些错误，对个人人事档案的真实性也产生了一定的影响。传统的人事档案管理模式具有“重保护，轻利用”的特点[2]，拥有一套规范的管理制度和管理程序，有利于档案的保密和保管。

2　制约人事档案信息化管理的因素

在现代信息化时代，因传统的人事档案管理模式具有“重保护，轻利用”的特点，在个人和用人单位之间不能更好的发挥其桥梁纽带作用，从而呈现一系列信息化建设滞后，档案社会利用率低等现象。造成这种现象的原因有很多，主要体现在人事档案管理人员思想观念、服务技术和管理人员自身的业务水平等。

2.1　思想观念陈旧

人事档案管理人员的思想观念对人事档案管理模式的改革具有深远的影响[3]。在信息时代，人们认识到了开发利用信息资源的重要性，但在实际工作中，由于管理人员陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大的束缚性，始终坚持人事档案“重保护，轻利用”的原则，认为只要按时收集，妥善保管，提供凭据就行了。很少有人考虑到人事档案在信息资源利用上的开发价值，并考虑怎样更好的优化档案管理，提高档案利用率等。正因为这些传统的陈旧观念，阻挠了档案信息资源开发利用的进一步深入，影响了人事档案管理的发展。

2.2　技术服务落后

目前，很多人事档案管理室都已经配备了计算机等先进软件设备。但是由于技术水平及陈旧观念，大多计算机软件只用于日常办公中，而档案信息的输入、存储和开发利用仍处于手工操作阶段，缺乏对信息的开发利用，导致了人事档案信息的利用效率低，这是当前人事档案信息开发利用中的一个重要问题。随着网络、计算机的深入普及，用户对档案利用方式及需要也发生了很大的变化，传统的封闭式管理模式不再适应信息时代用户的需要。因此，要尽快实现现代化技术，不断促进现代化建设，改变传统思想观念，与时俱进，提高网络化建设，把先进的信息技术应用到人事档案管理中，充分发挥人事档案在信息开发利用价值，开发有效的数据库与管理系统，以适应时代的发展。

2.3　档案管理人员业务水平不高

人事档案的信息化管理如何更快更准的实现，关键在于人的管理[3、4]。在传统的档案管理系统中，管理人员的整体业务水平不高，缺乏档案管理的利用意识，对档案的重视程度低，不明确人事档案的主要用途。随着社会信息化的迅速发展，人事档案管理工作为了满足广大用户的需要，对档案管理人员的业务能力水平提出了高标准的要求。档案管理人员不仅要具有现代化技术管理水平，先进的思想观念，还要有较高的知识层次和科学的技术水平。加强档案管理人员的培训是实现档案信息化管理的必备条件。

3　信息化人事档案管理势在必行

人事档案管理信息化是未来人事档案管理的必然模式，是现代社会发展的需要[5]，更是事业单位以人为本，科学管理的需要。人事档案管理人员必须首先打破除陈旧迂腐观念，强化创新意识，树立档案信息服务理念，形成信息档案、服务育人的管理模式，才能更好更快的发展档案事业。人事档案信息化管理、网络化具有重要的现实意义[6]。它不仅有利于对人事档案实体和信息的保护，避免损坏档案的现象发生，还有利于人事档案的开发利用，提高人事档案的利用价值，同时可节省大量的人力、物力、财力，减轻各用人单位的负担。人事档案信息化管理是建立实用性强的微机人事档案管理系统，使人事档案信息能够及时输入和输出，提高检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务，充分发挥人才信息资源的价值，从而真正为学校各项事业的发展起到提供信息、引导服务作用。

参考文献：

[1]陈炳亮.人事档案管理研究.兰州大学，2003.

[2]唐晶.当前我国人事档案管理方向的研究.山东大学，2007.

[3]刘宗华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法.管理实务，66-68.

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卫生技术人员档案主要包括六大部分:（1）个人基本情况；（2）学历、学位证书；（3）专业技术进修证明；（4）定期工作总结以及年度考核资料；（5）专业技术资格任职材料；（6）专业技术科研成果鉴定资料。

档案对医疗工作者的意义

医务人员的业务档案是医务人员本人在临床医疗工作中形成的反映工作过程、职称职务、科研成果的文字材料，这是医务人员自身价值的一种体现，也是用人单位在选用人才时的一个考量资料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。其实在日常工作中，工资调级、职务晋升，专业技术职称评定都是以本人的档案材料为凭据。如果自身档案有着很大的不确定性，比如参加工作时间、出生年龄不确切，就会给制定工资标准和退休时间带来麻烦，事实上也是给自己带来许多不必要的麻烦；还有的档案缺少干部任免表和相关的考察考核材料，晋升职务就无凭据，甚至参与考试考核的资格都无从说起。档案还是组织人事部门全面考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据，试想如果一份档案中各项材料漏洞百出自相矛盾，即使考察对象有极高的素质，组织部门也是难以着手录用的。因此，医务人员业务技术档案、人事档案的收集管理和开发利用不仅仅对医务人员有提供信息的作用，对促进医院医疗、教学科研以及干部选用也具有十分重要的意义。

如何提高对人事档案的重视

1提高认识，加强专业队伍建设与管理

档案工作者多为兼职人员，一人分管多项工作且人员流动频繁，不利于档案工作的稳定[2]。领导应重视人事档案工作，设定专人管理，建立人事档案管理达标升级考核机制，推进人事档案规范化建设，比如使用计算机管理。随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变[3]。定期组织举办人事档案工作者技术学习，完善新知识和有关知识的补充，使人们对档案工作人员的工作认识不再是抄一抄、写一写、借一下、收一下，提高了专业档案管理人员的素质也就必然提高了档案的质量，使档案的信息收集全面准确，真实反映出卫生人员的德能绩勤，也就凸显出了档案的意义，使人们对于档案的价值不再小视。

2加强档案保护设施，提高档案质量

随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房严重不足[4]，档案用房就更加紧张。目前大多医院人事档案硬件保护方面设施陈旧落后，很多档案库都是废弃的库房改建，防火、防潮措施几乎全无。部分档案纸张损坏严重，字迹模糊不清，纸张残缺不全，完全失去提供信息的价值，变成无任何参考价值的废纸，直接影响到档案的完整性；更有甚者，调阅纪律没有得到严格执行，档案室可随便进出，档案也可随意翻阅，使档案的机密性完全丧失，甚至发生档案被改动或者丢失的情况。所以，加强档案保护硬件设施，建立独立规范的档案室，实现人事档案管理工作规范化势在必行。同时，严格阻止虚假材料进档，对不符合要求的材料坚决退回，手续不全的材料要及时补办，保证人事档案的权威性、准确性、真实性，不断提高人事档案质量，全面反映出个人能力。

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文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

一、人事档案管理存在的问题

（一）材料内容过于形式化，空洞无物。如每年一次的鉴定考核内容，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。

（二）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，归档材料的书写不规范，形式不统一，考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

（三）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。

（四）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。

二、人事管理新模式的探索

（一）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

（二）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二建档对象文化层次较高；三档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道应是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。

（三）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况等。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，还能消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。

三、高校人事管理的特点

（一）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

（二）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

（三）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，同时，信息技术和网络的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

综上所述，人事档案管理是一切管理工作的基础，必须做到认真、细致以达到相关信息的完整和可靠。因此我们在实际工作中必须不断的建立健全相关规章制度，积极主动的创新工作手段，尽可能多的应用现代科技，提高工作效率。努力提高相关工作人员的专业素质，使得其面临新情况时能够及时的做出应对。

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一、人事档案档案管理在企业政工工作中的重要性

人事档案是个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表等形态的历史记录，是政工组织所属的人事部门，按照党的干部政策要求，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按照有关人事档案管理规定进行有序整理和分类后组成的文本资料，是考察、了解个人情况的重要履历内容，是正确选人、用人，严格选拔德才兼备的领导干部的重要依据。

二、以人为本，加强企业人事档案管理

（1）牢固树立“以人为本”的观念是做好企业人事档案管理的前提。从人事档案主体的角度来看，所有材料的主体是“人”，离开“人”，人事档案就会失去存在的基础，人事档案管理就无从谈起。换言之，是“人”充实了人事档案管理工作的内容。如果不把依靠人作为提升人事档案管理的前提，收集的材料就难以做到齐全、完善，人事档案就不可能完成全部，真实地反应员工德才的使命。从档案服务的角度来看，人事档案是企业选拔人才、判定人才价值的依据。良好的档案管理有助于企业认识员工，制定切实可行的员工职业生涯规划，提高员工素质，增强企业市场竞争力，同时，良好的档案管理可为员工个人发展提供优质服务，是员工获取组织信任，实现自我价值的基础。（2）深入贯彻“以人为本” 的指导思想，提高企业人事档案管理质量。首先，把依靠人作为提高企业人事档案管理的根本前提，多渠道、全方位地收集员工个人信息，通过良好的档案管理使员工档案能够详实、全面地展示其履历、特长、思想品德、业务能力以及工作实绩。其次，把尊重人作为提高档案管理的根本准则，认真落实材料的核查工作加强企业人事档案管理。材料核查主要是对材料的真实性和完整性进行判定。真实是员工档案可靠性的前提和基础，对材料真伪的鉴定是对组织和档案利用者的尊重和负责。完整性包括：一是各类材料内容上的完整。比如：九类一中工资材料中的《岗位工资变动审批表》是否连续，九类二中的《干部任免审批表》是否齐全；二是每份材料手续完善。比如要求上报机关备案或审批的材料是否按要求完成，手续尚未完善的应提交相关部门，按规定完善所有手续后再归入员工档案。再次，把为了人作为提高企业人事档案管理的根本目标。档案工作具有很强的服务性，企业人事档案服务质量的优劣取决于材料的真实性、正确性和完整性。因此要把材料的鉴别工作作为严格档案管理的必要程序。材料鉴别除了上述的真伪鉴别和完整性鉴别外，尤其要注意核对材料与档案主题的一致性，同名同姓人员要利用ERP系统的人员编号从年龄、性别、籍贯等基础信息入手，避免张冠李戴，给企业提供错误的员工信息。

三、加强人事档案ERP管理工作，以高科技手段引领人事档案管理迈上新台阶

人事档案管理，作为企业政工管理的重要组成部分，随着信息技术的广泛普及和ERP管理系统的不断应用完善，正在体现出，利用高科技手段，更好地为政工工作服务，进而满足企业不断发展、壮大的目标和需求。进入21世纪，高科技、智能化、信息化，正在逐步影响人们的日常工作和学习生活。而对于人事档案管理工作，也正逐步由传统模式向现代化模式转变，由繁锁的、大量的原始工作方法逐步转向简单的、方便的智能化信息整理和检索，从而，快速提升人事档案管理水平，为人事任免和管理提供有效、全面、可信的依据。工作中，通过大量的原始数据资料的采集与整理等基础工作，形成了有效的电子档案系统文件，通过ERP系统档案管理模块的逐步推广，从2007年的单一采集导入档案目录信息到满足日常档案管理的查询、创建、目录导出、转递档案信息等用途，以高科技手段促使人事档案管理工作不断提高效率。加强人事档案管理，必须具备与时俱进的意识和心态，要以发展的眼光，准确把握人事档案管理的时代性和创新性，要紧紧围绕党政工作管理制度，以人为本，加强政工工作的全局意识和服务意识，以高标准、严要求的工作态度，认真履行人事档案管理工作要求，以扎实的工作基础，为政工工作保驾护航。

参 考 文 献

[1]王玉萍.《企业政工档案管理创新刍议》

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1.社会对人事档案管理工作普遍不够重视

人事档案管理工作是一项平凡琐碎的工作，不直接产生经济效益，更不容易干出工作成绩，所以很难引起社会的重视。一些单位领导对人事档案管理工作往往是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”，认为人事档案工作无非就是“修修补补、抄抄写写、查查看看”的事务性工作，不是单位的重要工作。有些档案管理人员“半路出家”，缺乏应有的专业知识。许多用人单位尤不愿在人事档案管理方面投入人员和财力。许多毕业生意识不到档案的重要用途，工作后流动性强，档案又不能随身自带，只好把档案长期留在学校或人才交流中心置之不理，导致大量“死档”。

由于对档案管理工作普遍重视不够，导致人事档案管理工作常常处于被动应付状态，难于充分发挥其服务功能。

2.档案管理内容不能与时俱进

目前人事档案收集归档的材料主要包括个人履历、自传、鉴定考核、学籍和职称、政审情况、党团关系、奖励与处分、职务任免、工资晋升等方面的材料。这些档案材料只能片面反映一个人的历史面貌和静态情况，很难全面、完整地将个人的特点和才能表现出来。近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德能勤绩廉表现、具有长期查考价值的材料（如年终测评分数、个人特长、信用记录等）未能及时补充到干部人事档案中来。这样就使人事档案很难对人才进行全面深入的考核，对用人单位的参考价值也就非常有限。

3.档案材料不够规范

一是档案材料没有及时更新，造成材料缺失现象严重。现代社会人才流动非常频繁，客观上给档案材料的及时收集造成了困难；另一方面，有些用人单位档案管理人员责任心不强，档案转出和转入单位档案管理人员缺乏沟通协调，没有及时提供新的材料，造成很多档案材料不连续，出现空白，造成“断档”。二是档案材料格式混乱。有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力；有些材料用纸大小不一，难以进行装订；有些档案装订混乱，乱孔、脱页现象较多，影响档案的保存。

4.档案材料失实现象严重

有些档案材料如考核鉴定、个人总结、入党申请等只写成绩，不写问题，只写优点，不写缺点，只写对自己有利的，不写对自己不利的，不能实事求是地反映一个人的情况；有些人为了利益需要，擅自涂改年龄、工龄等档案信息，更有甚者，不惜买假文凭、造假档案，欺骗组织，近年来发现的王红英、黄梅芳、王亚丽、薛新民、徐楷、沈庆华等档案造假案典型地反映出当前人事档案诚信缺乏的严重程度。这些现象，严重影响了档案的权威性和公信力。

5.档案管理的信息化程度不高

大多数单位档案管理工作电子化、信息化程度很低。有些只是录了工作人员“三龄一历”、职称、职务等基本信息和人事档案目录，没有使用专用档案管理软件进行档案管理，没有实现档案数字化等；有些单位档案管理工作甚至还处在手工、半手工状态。这种状况造成档案管理工作效率低下，容易对档案造成一定的污染和毁损，容易弄虚作假，难以实现资源共享。

二、加强人事档案管理工作的对策

1.加大宣传培训力度，真正重视人事档案管理工作

领导干部要重视档案管理工作。挑选热爱档案管理工作、原则性强，保密意识强、兢兢业业、甘于奉献的人员从事档案管理工作；要对档案管理人员进行专业、系统的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。

同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。向各单位员工和高校毕业生宣讲档案在就业、升职、出国等方面的重要作用，尽量避免“弃档”、“死档”等现象。

2.完善丰富档案内容，提升档案利用价值

在档案内容上，要与时俱进，除了现行规定收集归档的材料外，还应逐步建立起档案管理部门与用人单位、教育、纪检、公安、银行、民政、社保等部门的合作机制，收集平时工作业绩材料（包括工作实绩、获得奖励、科研成果、培训学习等）、个人信用记录材料（包括银行信用和社会信誉记录等）、缴纳养老金材料、户籍材料、签订合同材料以及个人特色材料等，提升人事档案的社会服务功能。

3.统一档案材料要求，促进档案材料规范化

一要规范档案材料收集途径、内容、时间，确保及时归档、更新；二要督促用人单位和相关部门及时收集档案材料，避免档案材料的缺失；三要严格把关，规范档案材料的手续，对于缺少日期、签名、印章等的材料要求有关部门和人员及时完善，避免档案材料的效力缺失；四要尽量统一纸张大小，便于档案材料的整理和装订。

4.加大教育和惩处力度，增强人事档案的公信力

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人事档案是记述个人基本情况、工作能力及道德表现的文字材料，是人事信息资源的主要来源，也为如何合理配置人力资源提供依据。长期以来我国的医护人员非常注重提高自身的医护技术水平，对于记载提升过程证明其业务能力的档案却没有引起足够的重视，但事实上档案对于一个无论是“社会人”还是“单位人”都有着重大的现实意义。笔者从目前人档之间存在的问题、卫生人才人事档案内容、人事档案对医疗工作者的意义及如何提高对人事档案的重视等方面来进行概述，说明人事档案对有效配置卫生人力资源的重要性。

1 当前人档之间存在的问题

近年来，随着社会经济的发展，特别是人才资源配置市场化，医疗人才流动逐渐频繁，“单位人”变成“社会人”成为一种司空见惯的现象。我国现阶段各项执业法规和执业技能考试已逐步完善，职称评定也走向规范化，人们手中都掌握有可证明其能力的各项证书。用人单位，特别是规模不大私营企业只对其所需的岗位技术有所要求，对档案的要求很少或者没有，这就造成部分人员认为档案于己是无关紧要，于是在档案转入人才交流中心后就弃之不顾；部分人员则希望通过修改档案或者制造档案为自己提供某些方便，于是想方设法获得档案后肆意修改，弄的面目全非，成为档案利用者；还有部分人员在通过各种途径提取档案后不知所踪，这样在社会上造成大量的弃档、死档和虚假档案，人档出现严重分离。而我国档案法规大都制定时间早，修订次数少，部分法律法规条款已显滞后，没有体现时展的需要，不能满足新时期档案工作的需求[1]。这种情况下，没有相应的法规去严格制约，造成用人单位不敢相信档案，档案主人无所谓档案，档案的机密性、诚信度都受到极大挑战，也成为了社会不和谐的危险因素之一。

2 卫生人才人事档案内容

卫生技术人员档案主要包括六大部分：（1）个人基本情况；（2）学历、学位证书；（3）专业技术进修证明；（4）定期工作总结以及年度考核资料；（5）专业技术资格任职材料；（6）专业技术科研成果鉴定资料。

3 档案对医疗工作者的意义

医务人员的业务档案是医务人员本人在临床医疗工作中形成的反映工作过程、职称职务、科研成果的文字材料，这是医务人员自身价值的一种体现，也是用人单位在选用人才时的一个考量资料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

其实在日常工作中，工资调级、职务晋升，专业技术职称评定都是以本人的档案材料为凭据。如果自身档案有着很大的不确定性，比如参加工作时间、出生年龄不确切，就会给制定工资标准和退休时间带来麻烦，事实上也是给自己带来许多不必要的麻烦；还有的档案缺少干部任免表和相关的考察考核材料，晋升职务就无凭据，甚至参与考试考核的资格都无从说起。档案还是组织人事部门全面考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据，试想如果一份档案中各项材料漏洞百出自相矛盾，即使考察对象有极高的素质，组织部门也是难以着手录用的。

因此，医务人员业务技术档案、人事档案的收集管理和开发利用不仅仅对医务人员有提供信息的作用，对促进医院医疗、教学科研以及干部选用也具有十分重要的意义。

4 如何提高对人事档案的重视

4.1 提高认识，加强专业队伍建设与管理 档案工作者多为兼职人员，一人分管多项工作且人员流动频繁，不利于档案工作的稳定[2]。领导应重视人事档案工作，设定专人管理，建立人事档案管理达标升级考核机制，推进人事档案规范化建设，比如使用计算机管理。随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变[3]。定期组织举办人事档案工作者技术学习，完善新知识和有关知识的补充，使人们对档案工作人员的工作认识不再是抄一抄、写一写、借一下、收一下，提高了专业档案管理人员的素质也就必然提高了档案的质量，使档案的信息收集全面准确，真实反映出卫生人员的德能绩勤，也就凸显出了档案的意义，使人们对于档案的价值不再小视。

4.2 加强档案保护设施，提高档案质量 随着“大部制”改革的实施和“大机关”的发展趋势，办公用房严重不足[4]，档案用房就更加紧张。目前大多医院人事档案硬件保护方面设施陈旧落后，很多档案库都是废弃的库房改建，防火、防潮措施几乎全无。部分档案纸张损坏严重，字迹模糊不清，纸张残缺不全，完全失去提供信息的价值，变成无任何参考价值的废纸，直接影响到档案的完整性；更有甚者，调阅纪律没有得到严格执行，档案室可随便进出，档案也可随意翻阅，使档案的机密性完全丧失，甚至发生档案被改动或者丢失的情况。所以，加强档案保护硬件设施，建立独立规范的档案室，实现人事档案管理工作规范化势在必行。同时，严格阻止虚假材料进档，对不符合要求的材料坚决退回，手续不全的材料要及时补办，保证人事档案的权威性、准确性、真实性，不断提高人事档案质量，全面反映出个人能力。

4.3 提高非档案管理专业人员的认识 由医院定期面向非档案管理专业人员举办学习会议，请专业人员宣讲档案的价值意义和用途，纠正人们在以往对档案的随意性和不必要性，使人们充分体会到档案是一种自身价值的笔录。

综上所述，人事档案的作用在于为人事工作服务。随着社会的发展和社会主义市场经济的建立，人们已越来越多地意识到，收集整理保存档案的目的最终还是服务于社会，服务于各项事业的发展[5]。医疗卫生事业正处于高速发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量会越来越大，质量也会逐步增强。认识档案的价值，加强档案的安全性，使每份档案做到尽善尽美，在卫生人事制度改革中，有效配置卫生人力资源，共同促进社会和谐。

参考文献

[1] 蔡登峰.浅谈如何完善我国的档案政策和法规[J].档案管理，2012，8（1）：47.

[2] 陈艺娟.职业院校档案安全保障体系浅议[J].档案管理，2012，8（2）：85.

[3] 郭德洪.现代企业档案管理新理念[J].中国档案，2012，12（4）：69—70.

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一、档案管理改革新模式含义

这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。

1.1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

1.2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

1.3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

1.4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、档案管理改革新模式特点

2.1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2.2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

2.3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

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关键词：计算机系统 人事档案 信息化管理 应用研究

随着信息技术的发展与社会经济的发展，人们对计算机系统在人事档案信息化管理中应用效果的关注度变得越来越高，这给人事档案的管理工作带来了很大的挑战与机遇。因此，在新时期加强对计算机系统在人事档案信息化管理中应用的研究，是当前摆在人们面前的一项重大而又紧迫的任务。

一、关于人事档案管理的研究

所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。

但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。

二、针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究

（一）应用之一——有效提升人事档案的利用效率

要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。

（二）应用之二——有效延长人事档案资料的使用寿命

要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。

（三）应用之三——科学任免干部职工

要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。

（四）应用之四——有效提升人事档案管理工作的效率与质量

要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。

三、针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究

（一）措施之一 —— 采取措施强化对人事档案信息化系统的维护

要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。

（二）措施之二 —— 采取措施增强企事业管理层对人事档案信息化管理的重视

要增强企事业单位管理层对人事档案信息化管理的重视，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期组织企事业单位管理层参与计算机系统应用到人事档案信息化管理中的作用与意义的培训与教育活动；二是要加大对计算机系统与人事档案信息化管理有机结合的研发支持力度，为人力资源管理的发展创造良好的外部环境。

（三）措施之三 —— 采取措施增强人事档案信息的安全性

要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。

（四）措施之四 —— 采取措施提升人事档案管理工作人员的专业素质

要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。

（五）措施之五 —— 采取措施加强人事档案信息化管理的基础设施建设

要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。

结语

人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。

参考文献：

[1]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程，2010（15）

[2]李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报， 2008（31）

[3]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）