高校数字档案馆建设大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇高校数字档案馆建设范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。

1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析

针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。

缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。

独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。

总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。

2 构建“互联网+”时代的档案馆对策

1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率

一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。

2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质

档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。

3、加快独立学院档案建设

独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。

4、创新服务方式，提高服务水平

在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。

5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务

互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。

总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。

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高校数字档案馆建设中所需的经费支持力度不够、设备技术条件不好、人员配备不足等因素导致很多高校的数字档案馆建设只能是纸上谈兵。而云计算以其低成本、高效能的优势无疑可以优化高校数字档案馆建设模式，加快高校档案信息化发展步伐。

一、云计算概述

根据业内共识，云计算是一种通过网络统一组织和灵活调用各种ICT信息资源，实现大规模计算的信息处理方式，是一种可以随时随地方便而按需地通过网络访问可配置计算资源（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）共享池的模式。云计算的基本原理是将多个成本相对较低的计算实体通过网络整合成一个具有强大计算处理能力的系统，以服务的形式将软件、平台、基础架构等提供给用户。用户所处理的数据并不存储在本地，而是保存在互联网的数据中心里面，并且云计算服务提供商提供大量专业人员对数据中心进行专业化管理，维护硬件、安装和升级软件、防范病毒和各类网络攻击。

二、高校数字档案馆建设概述

随着信息技术的迅速发展，建设高校数字档案馆已是高校信息化的必然趋势。高校数字档案馆是信息时代高校档案馆新的存在形式，是信息时代保存高校记忆的重要方式。目前，国内一些知名大学已经在档案信息化建设方面取得了显著成效。例如，南京大学档案馆从1983年就开始在国内首次采用计算机管理科技档案信息。先后自主研究和开发了多套档案管理软件，其中“南大之星”档案管理软件已为湖北省内多所高校档案机构使用。上海交通大学档案馆联合多个单位开发和研制的《上海交通大学数字档案馆》项目，于2008年顺利通过了由上海市档案局组织的成果鉴定，标志着全国高校第一个数字档案馆建设成功。

近年来，高校数字档案馆建设取得了可喜的进展，但也存在一些亟待解决的问题。一方面，一些高校档案意识薄弱，档案管理理念滞后，未意识到高校建设数字档案馆的必要性。另一方面，在高校数字档案馆建设中，设备技术支持、专业人员配备、后期扩容维护等方面经费投入很大，不是所有高校都具备建设数字档案馆的实力。

三、云计算应用于高校数字档案馆建设的优点

从建设成本方面看，高校无需投入大量资金购置、安装、管理维护数字档案馆建设中所需的设备，只需配备接入云平台的简单用户终端，由云端统一管理软硬件资源，高校档案馆可按需使用云端ICT资源，按量支付服务费用，从而实现数字档案馆建设成本的降低。

从信息存储方面看，云存储为高校数字档案馆日益增多的馆藏资源提供海量存储空间。传统的存储方式要避免客户端和服务器的瓶颈，而云存储应用灵活而先进的分布式算法，在存储量和分布式规模增加的时候尽量保证检索的效率。

从资源共享方面看，云计算实现了ICT资源的集成，高校档案馆能够共享云平台上的服务器、存储空间等，使用统一规范的应用软件系统，避免各高校“孤岛”式档案信息化建设带来的ICT资源重复建设。

从利用服务方面看，数字档案馆的云服务平台能实现多种服务形式的开展，如个性化服务、知识服务等，充分体现以用户为中心的服务思想。高校档案馆借助云服务平台能够实现为校内各部门及社会提供多元化档案服务，不断提升高校档案利用服务工作水平。

四、云计算环境下高校数字档案馆的构建

（一）系统功能需求分析。需求分析是基于云计算的数字档案馆设计、开发与实施的重要依据。需求分析的准确性、科学性是影响基于云计算的数字档案馆系统工程成功的重要因素。

1.收集功能。档案收集是高校档案馆面向校内各个档案形成部门开展的主要工作，也是高校档案馆信息资源不断丰富和积累的源头。在进行需求调研时需要确定：高校档案馆与其他各部门内部的业务流程、任务分工方式；高校档案馆接收其他部门电子信息的约定（例如移交途径、格式等）；档案收集工作与馆内其他业务工作之间的信息流关系；档案接收处理过程中产生的所有信息，哪些需要记录、跟踪、管理等。

2.管理功能。为了改变目前一些高校各类档案信息单独建立数据库文件、档案信息检索及利用等方式比较落后的现状，应对高校档案馆内各档案门类之间的信息进行关联，实现档案信息的系统化管理；将各类档案信息按照各部门的权限进行配置，实现馆内全部档案信息的集成化管理和权限范围内信息资源的共享。

3.保存功能。云环境中数字档案馆能够实现数字档案长久的安全保存，包括数据的长期保存以及安全的海量数据存储空间。高校档案馆保存的是学校的历史、文化、记忆，档案信息的安全保障是至关重要的。同时，随着数字资源的不断增多，高校档案馆应适应高校档案工作未来发展需求，不断扩展数字资源存储空间，从而确保能够不间断地记载学校历史，传承学校文化。

4.利用功能。高校档案馆应将学校发展过程中形成的重要信息资源进行系统化整合、编研，为学校各级部门提供多元化利用服务，提高档案服务工作水平。云环境中高校数字档案馆应当实现以较低的用户端设备要求，满足利用者对档案信息的快速、准确、全面的查询要求，实现开放档案信息的共享和网络化利用，实现档案信息智能编研、深度挖掘，实现参考咨询服务、个性化服务等多种服务方式，实现用户统计管理、权限管理、日志统计等功能。

（二）基础架构。笔者曾经在《基于云计算的数字档案馆建设与服务研究》一文中根据云计算服务体系结构，设计了基于云计算的数字档案馆基础架构，该架构同样适用于云环境中高校数字档案馆的建设。高校可以结合自身需求对各层服务进行选择及调整，以便服务于本校档案工作，但总体框架不脱离该基础架构。

1.基础设施层。该层提供数字档案馆所需的计算、存储等资源来装载相关应用。该层利用虚拟化技术实现一台物理机上运行多个虚拟机。例如，虚拟化技术将服务器资源逻辑切分，形成虚拟资源池，为高校数字档案馆提供档案存储、网络传输等所需的相应资源，并且有利于进行档案数字资源的备份、移动和复制。

2.平台层。该层是一个应用程序的共享平台，可运行多种应用程序的所有负载，支持现有应用程序的整合并且高效地构建新应用程序，实现高校档案馆对应用程序的有效控制，包括档案接收、虚拟库房管理等。例如利用多租户技术，能让一个单独的应用实例为高校内多个档案移交部门服务，并且对各部门移交的数字资源保持良好的隔离性和安全性。

3.应用层。该层提供可扩展服务接口，根据用户需求提供相应的应用接口，实现用户对应用层的访问。例如，该层整合了平台层所提供的应用软件，由于支持公开协议（如HTML4、HTML5），高校档案馆只需配置一个简单用户终端接入网络后就能访问该层的应用，无需安装和升级软件，按需求量服务，按服务计费，从而节省数字档案馆建设成本。

4.终端用户层。云环境中高校数字档案馆的用户终端不需要强大的运算能力即可响应用户操作，保证用户的良好使用体验。用户可以利用多种终端设备接入网络，直接访问应用层，获取相应服务。例如，使用移动终端设备比如手机、平板电脑等接入网络后，即可获取高校数字档案馆云平台提供的各种服务。

近年来兴起的云计算技术给数字档案馆的建设带来了新机遇，也给高校数字档案馆的建设提供了新思路。云环境中高校数字档案馆建设方案的实现，在技术上没有太多障碍，但实施起来是一项长期且艰难的工作任务，但可以肯定，云计算技术的迅速发展将对高校档案信息化进程产生越来越大的影响。

【参考文献】

[1]胡大平，王留军.智慧城市关键技术与产业发展[M].武汉：长江出版社，2014（11）.

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伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。

一、高校数字档案馆的概念

数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。

二、高校数字档案馆的特点

（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。

（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。

（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。

三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题

（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。

（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。

（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。

（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。

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在知识经济时代，知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一，它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地，特别是高校档案馆，其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源，在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。

所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化，才能最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革和发展提供优质的服务。

一、必要性与可能性

1.必要性

实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题：

库存空间不足，需要探求新的存储技术；

查找利用困难，效率低下，需要寻求新的提供利用手段；

原件利用频繁，易损毁，需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点；

各机构形成了大量电子文件，档案馆需要对其进行有效的管理与控制。

我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览，教学、科研成果的展示，学生信息的提供等，是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学，不仅要求教学、科研一流，服务、保障也应是一流的，数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比，我校的档案馆建设相对滞后，由于档案馆建设的滞后性，已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大，档案数量也急病剧啬，对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明，这对节省档案存放空间，提高档案查找、检索、复印效率，实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等，都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效，全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆，也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如：北京大学：将其馆藏档案进行了数字化，并在网上公布，起到了宣传校史校情的良好效果；浙江大学：多媒体档案数据库已经建立，并可提供网上查询利用。浙江工业大学：数字化建设已经开展，在其“十二五”规划中，数字化建设是其主要内容。

2.对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述：

档案馆自身建设具有了一定的基础；

学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件；

省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验，可为我校建设所借鉴；

数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题，在国内外均有成功的案例，并逐步形成了系统的理论。

二、建设目标与功能定位

总体目标：通过数字化档案馆的建设，实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化，使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统，并开发利用好系统的各项应用功能。

具体目标如下：

馆藏资源数字化，实现对珍贵档案的保护。

提供利用网络化。建立档案主页和服务器，实现在校园网内（或Internet）上相关档案信息的时时查询与利用。

电子文件管理系统建立，实现电子文件的网上接收与全文管理，建立档案数字化标准。

三、建设步骤

1.硬件设施的投入

建设数字化档案馆，首先需要相应合理软硬件资金投入，在先期调研的基础上，选择性能和价格比相对高的产品，合理配置相关设备，实现互联计算机档案数据的相互共享，在硬件方面包括：

数字化转换设备：主要有扫描仪、数码相机、缩微设备；

数字化存储设备：主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库；

接收、查询利用设备：主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。

2.馆藏档案数字化

在进行必要的硬件投入之后，从理论上讲，可以开始进行馆藏资源的数字化转换，但考虑到成本效益问题，应该分步骤进行，具体来讲可从以下几个步骤入手：

（1）数字化对象的鉴选

即哪些档案优先数字化，一般来说，珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选，同时，那些对宣传校史校情有重要作用的图片，也应该优先数字化。

（2）数字化转换

即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中，应从利用的角度考虑分辨率的问题。

（3）数字化存储

这涉及两个问题，一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储，是图像格式还是文本格式；二是对经过数字化转换的档案进行著录，采用什么方式进行著录，是MARC格式、HTML格式还是XML格式。

在档案数字化过程中，充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化。

馆藏资源数字化之后，如果不进行有效的管理、建立数据库系统，那么数字化也就失去了意义。应该说，馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分：一是数据库，二是数据库管理系统。

由于学校档案类型的多样性，在建立数据库的过程中，就必须建立多种数据库，如：教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。

在选择数据库软件的过程中，应考虑到学校自身的状况，先进性和适用性相结合，对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件，实现软件技术同步发展。

四、建设关键、难点与前瞻

在完成数字化转换之后，选择何种存储格式，将成为一个难点，需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后，如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合，并且不会造成利用上的障碍，可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。

由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题，因而必须在安全保密问题上采取有效措施，利用权限控制是一个可以采取的手段，但在学校范围内，这种手段仍有可能失控。

系统建设的成败关系整个数字化建设的成败，在系统建设过程中应多方取长补短，注意与学校已有系统的结合，可与软件公司合作开发，重要的是培养自身的系统建设人才。

目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中，应着重使数字档案系统成为档案专家系统，增强系统中统计和分析的功能，开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段，提升数字档案馆的整体水平。

小结

数字化档案馆是档案馆发展的方向，是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列，要充分发挥高校的优势，做好数字化建设工作，为学校发展提供更优质服务。

参考文献：

[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案，2010.2

[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案，2009.9

[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案，2011.1

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数字化档案馆是档案信息化的重要组成部分，是未来档案馆的发展方向。构建高校数字化档案馆，能够实现档案信息资源的有效利用和共享，最大限度地发挥档案信息的作用，为学校的改革和发展提供优质服务，是实现高校档案现代化的必然趋势。将会给高校档案工作带来新的机遇，也给档案工作者带来新的挑战。

1 数字化档案馆要实现的目标

数字化档案馆是在互联网上形成一个超大规模的高度有序分布的档案资源库群，各信息资源库群通过计算机网络的联接和应用软件的集成，组建成一个超大数字档案馆，使档案利用者可以在整个网络上进行信息查询，没有时间和空间上的限制；通过对数据有效的组织和挖掘，可以为生产、管理和决策提供必要的依据；通过网络向政府和社会各界提供优质高效的服务［1］。数字档案馆就要实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化。（1）档案业务流程处理自动化。档案管理部门用数字化手段对档案业务流程进行管理，对各归档单位形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案实行网络监控、接收和归档，实现文档一体化管理。（2）馆藏档案数字化。数字化档案馆将原始文献信息资源存储在硬盘、软盘、光介质之中从而形成各种数据库，馆藏档案信息只有经过数字化，才能通过计算机和校园网络实现资源共享。（3）信息传递网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还需要依靠电子通讯手段，特别是网络技术，将档案信息在网上传输，用户通过网络实现异地利用，成为互相联结、互相配合的整体。（4）信息资源共享化。数字化档案馆在充分开发利用馆藏资源的同时，将分布各地的信息资源连接起来，形成一个巨大的信息空间，满足社会需求，实现真正意义上的信息共享［2］。

2 数字化档案馆建设对高校档案工作的作用与影响

2.1 数字化档案馆与传统档案馆相比有着巨大的优势数字化档案馆通过计算机网络获取馆藏信息，存储量大，占用库房空间小；通过计算机网络联接形成一个完整的系统，传输快速，检索、利用便捷，减少了对纸质档案的调卷、查阅，保护了纸质档案；能够通过网络实现信息资源共享；服务质量、提供信息的深度和广度都有很大的提升。

2.2 构建高校数字化档案馆是国家档案事业发展的需要随着高校各项事业的发展，信息量不断增加、信息传递大幅度提高，需求量也急剧上升。构建高校数字化档案馆有助于国家综合信息系统的组建，也将极大地增加整个档案信息系统的功能和与其他信息系统的联网能力［3］，是我国数字资源建设开发利用的基础，是加快我国档案信息化步伐的需要，是国家档案事业发展的需要。

2.3 数字化档案馆最大限度地发挥馆藏档案的作用

随着高校档案信息化建设的推进，学校在教学、科研及管理等方面产生了大量的数字化形态的档案信息，及时接收各类有保存价值的电子档案，对档案信息资源进行有效的数字化处理。对于非保密的档案信息，利用网络、传播、交流，拓宽服务范围；用户充分利用网络与档案馆沟通，从封闭走向开放，满足了查阅者的需求，最大限度地发挥馆藏档案的作用［4］。

2.4 数字化档案馆对高校档案工作产生积极的促进作用数字档案馆的独特形式对信息服务将产生深远的影响，使档案管理者的观念发生了根本性的变革，对档案管理体系、管理流程、服务方式及信息资源的保护都提出了新的要求。档案馆为各部门兼职档案员设置权限，各部门根据自己的权限范围收集与本部门相关的档案信息数据，按照相应的格式传输到档案管理系统数据库中，使档案馆成为档案信息中心，提升了档案馆的职能地位，提高了档案服务的地位和被重视程度，极大地推动档案工作的发展。

3 高校数字档案馆建设的具体实施策略

数字档案馆是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，也就意味着对档案工作、档案工作者提出更高的要求。

3.1 高校数字档案工作

3.1.1 数字化档案的收集

高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息、系统和网站，每年都产生大量的数字文档，涉及教学、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能统一管理。通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确认有保存价值的电子文件，通过校园网再传输到档案管理系统，通过设计好的程序对其进行自动鉴定，并进入档案馆监控网络中；对于各部门使用的办公软件，产生的非结构化文件也应定期通过网络移交到档案馆。

3.1.2 数字化档案的管理

高校数字档案馆要建立档案管理工作的自动化系统。实行计算机辅助立卷，运用计算机技术对档案工作的全过程实施自动化管理，其功能涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、、利用以及数字管理全过程。建立数字档案设备与信息安全管理体系，防止信息丢失、被非法更改，使数字档案具有可读性、可利用性，确保信息的保密与安全。

3.1.3 数字化档案的利用

高校档案馆通过数字校园平台，运用自己的网页和服务器，实现远距离、快速度、高质量地传递档案信息，供广大利用者查阅。网上利用工作主要使用高性能的计算机作为WEB服务器，通过校园网开展电子检索服务，在各高校之间互传、互换信息；联机建立用户使用情况文档，实现资源共享［5］。

3.2 优化馆藏档案资源结构

3.2.1 馆藏档案数字化

把馆藏纸质档案、实物、声像、各种基建图纸全部数字化。首先，把档案信息目录录入档案管理系统数据库，然后，通过扫描将档案全文信息以图片形式存储到光盘、磁盘中，上传到数据库。

3.2.2 与办公自动化系统有效接轨

在数字化校园建设过程中，学校各个职能部门相继建成了办公自动化系统，这些系统产生的有价值的信息资源通过一个数据接口自动转入档案管理系统，档案管理系统对这些系统中的数据进行采集、处理、分类、加工，实现一体化管理。因此，要建立档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，形成完整的信息体系［6］。

3.2.3 资源库建设

档案资源库是国家基础数据库的组成部分，是高校各部门支持决策、管理和满足广大师生及社会档案利用者的基础。所以必须在规范化的基础上，投入足够的人力、物力，建设高质量的资源库。在完成文件目录、重要档案全文信息数据库的基础上，建立相应的数据库，便于信息的检索、浏览和处理。如，建立党政档案数据库、学生档案数据库、教学活动数据库、重大科研成果档案数据库、档案编研成果数据库等。

3.2.4 档案信息结构升级

数字档案馆信息资源不但要达到齐备的门类、一定的数字规模，更要使数字化档案馆资源建设突出重点、层次清晰、不断充实新的内容。加快信息结构升级、有效提升信息之间的关联度，满足用户需求［7］。一是从大量的档案信息中就某一专题或主题提取相关的信息，提供信息服务，实现档案信息潜在的价值。例如，举办建校以来照片专题展，建立体育荣誉二级档案馆，借助校史馆开设历史沿革、学科建设、知名专家、党建工作、学生活动专题等。二是对馆藏档案信息进行分析、选择、组织、提炼、加工，进行深层次的开发和挖掘，形成新的信息产品，使档案信息的服务更具有深度和广度。三是充分发掘教学、科研特色，广泛征集校内外、国内外有价值的信息资源，获取“原始记录”、“第一手材料”，运用校园网和档案管理系统进行数据转换，运用互联网实现共享。四是加强校内各部门之间、校际之间、学校与社会各界的横向联合，形成一个完整的体系，实现信息资源的互补，使信息资源丰富、系统，满足多层次、全方位的需求。

3.3 数字档案馆个性化服务

3.3.1 加强信息意识

数字档案馆个性化服务就是利用计算机网络为用户提供充分的信息服务，满足其个体信息需求。档案人员要更新观念，加强信息意识，积极主动地去挖掘、搜集有利于档案工作开展的各种信息，具有超前意识，敏锐地感受社会信息的变化。努力学习信息知识，提高信息能力，对信息进行监督管理、集中控制、提供传递，确保信息完整、准确、可靠。学习计算机技术、网络技术，具备对档案信息分析、处理能力。

3.3.2 提高个性化服务水平

数字档案馆以用户为中心，根据用户希望的时间和地点满足其对档案的信息需求，根据个人的习惯、专业等要求提供信息，各取所需。通过信息分类定制、信息推送、信息智能、信息检索、呼叫中心等方式［8］，为用户服务。只要通过网络上的个人电脑就可以成为数字档案馆的服务对象，用户可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等，自由地查询网络上的信息，不受时间、空间和信息量的限制。档案馆定期或不定期地向档案信息用户提供新的档案信息，为用户进行跟踪服务，建立档案用户反馈机制，发现不足，提升质量，满足档案信息用户的个性化需求。

3.4 数字档案信息风险对策

高校数字档案馆建设的目的是将数字档案信息在网上进行传输，实现档案信息资源的共享。然而，共享和安全是一对难以调和的矛盾，解决信息安全问题至关重要。

3.4.1 系统安全对策

采用安全性能较高的操作系统，高性能的服务器、计算机软件、硬件，高可靠性的数据库管理系统。

3.4.2 管理安全对策

（1）加强安全保密意识

高校数字化档案信息的内容涉及高校的教学、科研、管理等各个方面，其中有很多属于密级材料，因此，档案工作人员应树立高度的安全意识，严格依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案安全工作的方针政策，定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作，确保档案信息的安全性和完整性。

（2）制定相关的制度、标准

结合国家及本地相关的数字档案文件、结合本部门的实际及数字档案馆的特点，制定相关的制度、标准。例如，数字档案鉴定、备份制度、数字档案网络管理制度、数字档案管理标准、数据库标准等。保证制度到位，责任到人，严格管理。

（3）侵权风险措施

必须认真采用身份认证，加强用户使用管理，资源授权管理，保护利用者隐私。只有授权用户才能按照授权范围通过客户端应用程序进行数据处理工作，其他人无法操作系统。采用知识产权相关声明规避侵权风险，保护知识产权［9］。

3.4.3 技术安全对策

对数字信息进行安全维护，保证数据安全传输，未得保护的移动设备、来历不明的软件不许接入档案馆网络；定期检查、安全升级、软件补丁，确保数字化档案不受恶意侵害；档案馆内部的数据库和电子文件的局域网要切实与外网实行物理隔离，密钥管理；在网上提供公开档案信息服务的，采取防火墙、数据备份等防护措施，档案馆信息系统遭到人为或自然灾害时能够及时有效恢复，非公开的档案信息一律不得上档案馆以外的网［10］。通过风险评估、安全检测、判断，实现网络主动防御、主动安全保护。

4 结 语

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大社会效益和经济效益，数字化档案馆是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，时代使然，势在必行。高校档案工作者要更新观念，加强学习，掌握新形势下档案工作的业务知识，提高计算机技术、网络技术水平，以适应数字档案馆建设的需要。

参考文献

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［2］张清莲．论高校数字化档案馆建设［J］．太原师范学院学报，2009，（1）：171-172．

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中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0199-03

图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案，对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作，也是高校档案系统中的一个要素，同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统，加强对图书档案的管理和利用，提高图书管理工作效率和工作质量，是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题，

一、高校图书档案管理的现状

1.图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。目前，高校图书档案是以文本档案为主，并有部分电子数据档案，随着图书管理工作的快速发展，图书档案的服务范围不断扩大，大量的图书资源均需要归档，且档案形式繁多，有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等，每年归档数量达数十万卷，日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出，传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。

2.图书档案的利用频率和数量日趋增长。随着高校招生规模的快速发展，与图书有关的业务，特别是数字化图书资源，其利用率日趋增长，据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明，前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加，复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。

3.图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。长期以来，图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工，以及为高校相关部门的科研服务等，随着高校教学改革和发展的需要，图书管理工作的范围也不断延伸，图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来，图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务，也逐渐向其他高校学生提供服务，甚至延伸到相邻社区，更多的为社会以及家庭个人服务，如我校的“学习在线”，主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。

二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题

为了适应形势的发展，高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度，并采取了一系列措施，推进图书档案的信息化管理，但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求，依然存在着一些亟待解决的问题。

1.传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求。传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。

2.建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难；基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，高校图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。

3.图书档案开发利用率不高。多年来，高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。

4.图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。图书档案的管理面广、量大，涉及到高校图书管理部门和其他相关部门，具有系统性和专业性，图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识，以及相应的计算机和网络管理能力，掌握数字化信息的存储、检索技术，对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是，高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏，与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应，已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏，这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。

三、图书档案数字化建设的原则

高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫，新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。

高校图书档案的数字化建设，应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要，坚持以下原则。

1.标准规范原则。高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则，这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多，在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导，如：它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外，扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等，图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程，如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等，从而规范图书档案的数字化建设，确保图书档案数字化建设目标的实现，全面提升图书档案的数字化管理水平。

2.开放共享原则。高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生，使图书档案信息资源数据实现共享，以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识，充分利用图书档案的完整性、长效性，为师生服务、为高校的科研服务；在图书档案数字化过程中，做好图书档案的梳理、鉴别工作，除需要保密的档案外，能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作，对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新，真正做到向师生和社会开放，通过局域网，实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享；在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统，方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。

3.安全可靠原则。高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作，大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损，则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失，因此，在数字化建设过程中，不但要考虑到档案资料的保密要求，而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠，如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等；二是相关软件的安全可靠，根据高校图书管理部门的实际需要，购置或者开发相应的软件管理系统；三是数字化信息管理的安全可靠，如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系，从而建立健全相关的安全可靠性控制机制，保证档案信息数字化建设安全可靠运行，满足师生和社会的各种需要。

4.成本效益原则。数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷，这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势，而且需要投入相应的财力、物力和人力，高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则，既要保证数字化建设成功运行，该投入的资金要有保障，也要考虑到建设成本，统筹规划，避免浪费，做到经济适用、满足需要；在兼顾成本的同时，坚持效益优先，图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要，向信息需求者提供服务，体现图书档案的存在价值，在保障图书档案满足管理、需要和社会需求，充分发挥其社会效益的基础上，兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本，实现效益最大化。

5.协调统一原则。高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程，在图书管理的日常管理工作中，形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案，涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员；数字化建设需要相应的人力、物力和财力，包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等；省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合，如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换，实现图书信息共享使用。因此，图书档案数字化建设应统一领导，建立相应的宏观调控机制和管理协调机制，各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致，积极参与数字化建设，全面提升图书档案数字化管理水平。

四、图书档案数字化建设的探索

数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势，传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作，数字化、网络化建设和应用，彻底改变了图书档案管理模式，极大地提高了图书管理的效率，因此，必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。

1.加强制度建设，规范档案管理。制定相应的图书档案管理制度，如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度；以及图书档案工作人员管理制度，如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等；规范图书档案流程管理，从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档；与此同时，档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行，以提高工作效率，规范档案管理。

2.明确数字化建设目标，统筹安排数字化档案进程。高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务，长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值，需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析，分轻重缓急、统筹安排。首先，对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化；二是对需要永久保存的图书档案进行数字化；三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化；四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化，有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作，加快实现数字化建设目标。

3.树立服务意识、转变服务理念，发挥图书档案的使用价值。传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”，图书档案信息处于被动利用状态，咨询、利用率不高，实现图书档案数字化信息管理后，从根本上改变了档案信息的利用方式，社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要，改变服务意识和观念，从被动服务变为主动服务；根据不同用户的特点，开发用户需求导向的数字信息资源，通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端；对图书档案进行科学化管理，整合不同类型、不同载体的数字化资源，为实现图书的优化配置提供信息依据，提高图书档案利用率和使用价值。

4.建立风险安全控制机制。图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障，在此过程中，因政策、人员变动、资金安排等因素，会产生一定的风险，如：组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断；资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行；的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险；图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此，必须分别建立安全风险控制机制，如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算，保障数字化建设的持续性运行；通过确定相关协议、合同、购买版权资源等，控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全，必须采取相应的安全管理控制措施，如权限管理，对管理人员和访问用户，根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限，从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险，此外，结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术，实现对网络安全风险的控制。

五、结语

在信息社会条件下，图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是，高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中，往往各自为政，从局部管理需求出发进行数字化建设，忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等，因此，各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要，统筹兼顾，快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。

参考文献：

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[3]丁恩多.我国数字档案馆研究综述[J].科技情报开发与经济，2005，（21）.

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高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。

（二）档案数字化能促进档案管理工作环境的改善、工作效率的提高

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

同时，利用计算机网络技术，建立与高校相适应的档案检索软件，便能轻松查到需要的信息资料，从而大大提高工作效率。

（三）有利于对实体档案的保护

档案信息数字化有利于进一步延长档案原件寿命，降低档案原件丢失与损坏的风险，受到损伤的原始档案，其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息，或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息，还可以解决纸张脆化的档案利用问题。

二、高校档案信息数字化现状

2000年，国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中明确规定“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。在这一方针的知道下，我国很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。在“十五”期间，高校信息化建设始终保持以应用为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极吸引新技术，完善各种应用系统并向网络化发展，无纸化办公已逐渐普及。目前国内档案数字化工作还处于起步阶段，对档案数字化建设的研究正在积极探索论证中。

三、高校档案信息数字化建设中的不足

（一）人才资源匮乏

档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，而当前一般都是由闲杂人员或者临近退休的人来负责，即使有完善的设施也不能实现设备和人员的完美组合，充分发挥作用。有些专职档案人员思想保守，不肯接受新生事物，对这中档案管理信息化的方式产生恐惧感，认为很难操作。而对于那些兼职档案人员来说，档案信息化建设的拓展必然要使其承担更多的工作任务，从而产生抵触情绪。

（二）高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善

高校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题。很多学校虽然购置了计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。再者买档案管理中存在着使用软件的不同，导致信息的共享性不高。

（三）信息化管理的意识薄弱

学校档案管理信息化建设中没有引起领导足够的重视，管理了观念落后。相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚地认识，对这方面投入的精力和财力不够，导致学校建设基础设施相对落后。等高校发展到一定水平了，才意识到在高校产生的档案资料的价值。

（四）档案信息的安全性不高

实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高校的档案信息被泄露。档案信息化建设过程中肯定会与网络有紧密频繁的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，导致网络存在不安全因素，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。

四、高校档案信息数字化建设策略

（一）提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化

档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，因此必须加强档案管理专业人才的培养。有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识。

（二）加强硬件建设和软件开发

针对高校档案信息数字化管理中硬件软件中所存在的问题，我们应当加强硬件建设和软件开发工作，加大人力、财力的投入，完善档案管理的设备结构，加大软件开发力度，建立统一的管理平台，使信息得到共享。

（三）加强信息化管理的意识

强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度提高高校员工的档案意识。

（四）加强档案管理系统安全保障

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数字化高校档案馆是在传统档案馆的馆藏、分类、查询等固有的模式基础上，借助广泛普及的计算机与通畅无阻的网络，充分应用各种信息技术和网络技术而建立起来的一种新型档案馆。档案馆的数字化建设通过将计算机技术、网络技术等高新技术引入档案领域，实现了档案资源的科学保护与资源共享。因此，高校档案数字化建设必须依托于空间数据基础设施和网络.而现行高校档案馆基础设施远远不能满足数字化建设的需要。

（1）硬件基础设施缺乏

许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。

（2）数据库建设落后

许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。

（3）网络建设落后

网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。

1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾

人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。

1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用

但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。

2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾

高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。

3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策

3.1加强基础设施建设

适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。

3.2加大人才培养力度

档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。

3.3强化使用推广

高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。

3.4加强反馈机制的建立

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1图书馆建设数字化的基本原则

当今知识经济飞速发展的时代，便捷、高效是人们对于信息的要求，当然图书馆和档案馆的信息查询更是要便捷，高效，方便读者查询。在大数据时代，将图书馆的资料电子化是信息化社会的发展趋势，电子化的资源人们可以快速的利用。但是在数字化的过程中对于数据我们要坚持以下原则：

1.1效益的原则

将所有的图书和档案运用信息化的技术保存起来就是要将这些资料扫描后保存在电脑当中，利用电脑的系统将这些资料归档后方便查阅，这样会使信息从收藏、整理、存储、查阅等各个方面都更加的便捷。但是在数字化系统的建设当中，效益是放在第一位的，利用最少的资金建设最为完善、合理资料库，将有限的资金合理运用，确保可以在有限的资金支持下建成一个合理的数字图书馆，让老师和同学都能够使用。

1.2 一致性原则

我国有众多的高效，将这些高校的图书馆资源数字化是一项庞大的工程，它涉及到所有学科、所有门类，要将这些资源众多，形式多样，内容庞杂的数据整合在一起是一项非常复杂的工程，这些资源涉及到了所有学科、所有门类的技术人员及与其相关的管理人员，若要实现所有这些数据的数字化，则所有的这些人员必须统一起来，联合起来，根据相关的标准，所有人联合起来进行数字化建设。从上层的国家图书馆、国家档案馆、到乡镇的村上的图书室、档案室，彻底将这些所有的资源全部共享起来，并且所有的共享资源要与高校图书馆的数据保持一致。因此图书馆的数字化建设当中必须建立起统一的领导机构进行协调，领导机构制定出合理的规划和具体的建设步骤，由该领导机构进行规范化建设。

1.3 安全性原则

数字化图书馆的建设是一项复杂的，持久的，基础性建设工程，而且是最近几年新兴的一项系统工程，它并没有以前的建设经验可以应该，在建设时只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能将数字图书馆建设好。但是在建设时，由于建设人员的不小心，就很有可能造成大量的数据丢失、甚至泄密，这将对于?底只?图书馆的建设造成毁灭性的打击，损失是没有办法估算的。因此在建设数字化图书馆时，安全性是第一位的。在建设的过程当中，（1）要考虑资料的保密，确保任何资料不能外泄。（2）需要考虑数字化图书档案的安全，这就包括了计算机软硬件系统的安全，其中计算机硬件系统的安全包括计算机存储设备，服务器，网络系统终端，移动终端等安全，软件系统安全则包括服务软件，数据库系统的安全，在整个档案数字化管理后，要注意所有档案的安全。

2高校图书馆图书档案数字化建设思路

当今社会是信息时代，在传统的档案管理中，档案保存，借还已经无法满足当前社会对于档案的管理要求，图书馆、档案馆的数字化建设是当今社会信息化建设的必然发展形态，利用数字化的管理档案即实现了档案的管理的效率的提升，也实现了管理的责任更加明确，因此，档案馆和图书馆作为一个服务单位，为使这些单位能够更加发挥出自身的服务作用，建设数字化的档案馆和图书馆就非常有必要，在建设时我们要从多个角度进行考虑。

（1）建立健全相关的高校图书馆档案馆的风险控制制度。在建设时首先需要大量的资金作为保障，在数字化图书馆的建设过程中，国家政策、资金的调整、人员的调整等各类因素当中都会出现相应的风险，这些风险主要包括： 计算机软硬件开发人员的变化可能造成软件项目突然中止。 上级拨付的资金不到位，或者由于资金问题造成了设备保障不到位，在一些专业设备的购置上造成了一定延迟。 图书馆内部一些机密级资料泄露，这就造成了不可估量的损失。 在将资料进行数字化建设的过程当中，因为一些特殊原因造成的知识产权的纠纷等问题。基于以上原因，我们必须建立相应的风险控制制度，确保资源的安全。

（2）加快转变图书馆服务读者的理念上的转变，增强工作人员的责任意识，确保图书馆资源的利用率发挥到最大。在数字化图书馆和档案馆建成以后，学校内任何一名师生，都可以通过任何一个无限终端轻松的访问到图书馆的数字化资源，迅速、方便将是数字化图书馆今后的一个最为重要的特征。因此转变图书馆的服务理念，在数字馆建成以后，管理人员应根据读者需求，切实满足读者的需求，根据需求定制服务，这样数字图书馆的服务功能才能彻底的发挥。

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大数据顾名思义就是指由于数据的信息量庞大，用户很难获取和加工的那些数据。国际数据公司（IDC）将大数据定义为：通过高速捕捉、发现或分析，从大量数据中获取价值的一种新型技术架构。其特点可以概括为4V，即Volume（海量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（价值）。大数据技术涉及到云计算、数据挖掘、存储和管理等许多领域，对高校数字档案馆建设提出了新的挑战，也必然给高校数字档案馆的建设带来多样化的发展，大数据视域下，高校数字档案馆如何应用计算机和多媒体等通讯技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统，是亟待解决的问题。

一、高校数字档案馆建设的重要意义和作用

从广义讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。高校数字档案馆建设的重要意义和作用主要表现在加强校内档案信息资源的共享、实现档案管理系统与办公自动化的无缝链接、提升职能部门管理的规范化和加强高校信息服务的网络化和多元化几个方面。

二、高校数字档案馆的现实条件

1.信息资源重复保存，不利于节约开支。已经形成的某些信息资源存在着重复保存现象，造成人力、物力和财力的浪费，像学生的电子论文在档案馆和图书馆都有保管，视频、音频资料在档案馆和音像室也有重复保管等，随着数量的增多，应进一步加强信息资源的整合、分配、集中管理与永久保存等问题。

2.信息资源保管部门无条件开展深层次的整合与挖掘。学校档案馆、院系档案室的工作人员主要职能是收集和保管档案、文献和资料，主要职能是开展档案的分类、整理、保存、保护、提供馆内查档服务等基础业务，在跟踪学校动态发展和利用信息化技术开展编辑、研究、汇总、分析等方面有很大的局限性；尽管校史馆在开展编史修志和历史展示方面做出了大量的成绩，但由于人员少、信息技术支持有限等原因还很难从学校发展的各个方面来开展全面的、系统的信息资源挖掘、利用和展示的工作。

3.信息资源分散管理，不利于系统化开发。据调查，大多数高校多年来形成的各类信息资源中，具有凭证和查考价值的纸质文档如历次校级会议记录、重大活动记录、重大科研项目报告与实验数据等具有凭证和参考借鉴作用的文字材料大都以档案的形成保存在档案馆；近年来开展信息化建设与应用形成的各类学生学籍信息、科研项目经费及研制过程记录等都以电子数据形式保存在学校计算机与信息中心的服务器；各类声像、多媒体信息则保存在宣传部和音像资料室；各院系的资料室也存有相当部分的资料，特别是校庆、系庆等重大活动所编辑、汇总和展示的各综合性成果都未进行系统化管理；这无疑造成信息资源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息难以获得。

4.已形成的数字信息资源没有永久保管基地。学校各部门信息化应用形成的数字化信息资源，校庆、系庆等重大活动统计、汇总、编研和开发各类综合信息，校史馆编撰的各类图书、资料，以及回忆录、名人事迹等综合性资料和学校各级领导开展重大决策过程中所参考的统计报表和综合分析数据等，分散在学校多个部门，尚未开展系统管理、持续积累和永久保管，也未制定专门的收集、保管和存储制度、规范与标准。

三、大数据视域下高校数字档案馆建设的总体模式和策略――宏观角度和微观角度（技术层面、安全层面、人才层面）

1.宏观方面。高校数字档案馆数字化建设的项目思路、研究内容、经费预算、项目人员等情况进行了重点调研，确定工程建设方案（1）研究校内信息资源的保存、管理和分布现状，针对高校内部信息资源的利用与开发、展示需求，确定数字记忆基础数据库的建设方案；（2）研究高校数字化档案馆的规划方案，基于校内IT资源状况，确定软硬件基础设施平台的建设方案和系统应用与实施的策略；（3）开展信息资源积累、开发与整合，一方面，将已有的保存在馆的纸质信息资源进行数字化加工、编研、开发和整合；另一方面，将已形成的大量的数字化信息资源进行综合处理，实施集中管理、永久保存、研究开发和有效利用。（4）研发数字记忆网络平台和数字资源管理软件系统：针对收集、整理、处理、整合、管理展示、和利用等的需求，开发数字资源管理信息系统和信息平台，建设网络化数据统一管理的集成服务平台。（5）制定管理制度与标准规范体系，包括从收集、整理、分类、组织、存储、编研、开发、、展示和提供利用等全过程的业务工作规范和数字资源组织、存储、管理、的格式规范与标准。

2.微观方面：

（1）数据存储技术。海量数据存储技术一般包括直接附加DAS技术、网络附加存储NAS技术、存储区域网SAN技术、内容寻址存储CAS技术等几个方面。对于影像数据存储技术方面，东北大学档案馆馆藏档案扫描采集后的影像数据技术值得采用，单个多页无损Tiff格式文件：此类文件保留了原始图像的清晰度，最大程度的还原了档案的原貌，并且多页图像可以在一个图像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于网页浏览，所以系统在客户端通过网页浏览图像时，将自动对Tiff格式图像进行切分和有损压缩处理生成多页多个临时的JPG格式文件：此类文件在不影响原始图像清晰度的情况下进行了有损压缩，图像格式标准化、轻量化，便于网上查询浏览利用。大部分馆藏档案为单卷多页，为进行数字化加工时的便于管理和流水化作业，采用支持多页存储的JTIF（JPEG Tagged Interchange Format，24位彩色，YUV 4U4U4）格式存储，可同时将多页的档案扫描进入一个图像文件的不同页面中，可避免发生图像不容易确定归属的问题。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。

JPEG格式是国际上通行的标准。JPEG是the Joint Photographic Experts Group（联合图像专家组）的缩写，是用于连续色调静态图像压缩的一种标准，是一种高效率的24位图像文件压缩格式，同一幅图像，用JPEG格式存储的文件是其他类型文件的1/10～1/20，是互联网上通用的图像传输资源。

（2）安全战略。对于高校数字档案馆而言，应自行对馆藏各种数据资源进行及时全面的更新、维护、备份，以保证数据长期、可靠的有效保存。

要建立一个安全的网络保障体系，保证关键数据、关键应用平台的安全以及各个馆际间业务部门的安全，实现网络应用系统的安全高效运转。网络安全建设一般包括，多层次的防火墙设备、网络入侵检测系统、网络防毒软件、密钥技术等防范能力；同时要构建一个良好的网络设备的运行环境，比如，要具备防火、防潮、防水、防盗能力，有一个恒温、恒湿、防静电的机房环境，更适合在大数据下的海量存储网络系统中实现。

（3）人才战略。大数据视域下的高校数字档案馆建设，要求档案工作人员不仅仅是要懂得档案管理的内容，还要懂得计算机专业知识，具备现代化、网络化和数字化的相关技能，最好还要懂得网站技术、数据库技术及多媒体等技术的多料人才。因此，档案部门应该积极组织档案工作者进行系统培训，进行交叉学习，计算机专业的档案工作者要学习档案学基础理论和知识，档案学专业的档案工作者也要学习计算机的相关知识，互通有无，这样才能推动数字档案馆建设的步伐和进程。

数字档案馆建设也存在着很多不足和问题，需要我们进一步去探索和实践，相信，随着技术手段的不断进步，人才队伍建设的不断提高，安全保障系数的增高，高校数字档案馆建设一定会在大数据视域下不断完善和进步。

参考文献：

[1]谢海洋.数字档案馆网络技术初探[J].档案学研究，2005，（03）.

篇（11）

关键词:高校档案馆 网站建设 绩效评价

高校档案馆网站建设是高校数字档案馆实施的前期工作和长期的表现形式，也是衡量高校信息化建设的重要指标。本课题组对北京市高校档案馆网站进行了持续的观察和数据提取，并进而对其建设状况进行了绩效评价，以期有利于提高高校档案馆网站的建设水平，提高高校档案馆档案信息服务质量，加快档案信息资源的传播。

1.北京高校档案馆网站

建设评估工作

2009年11月至2010年5月1日期间，本课题组依托“中国档案在线”( archives.org.cn/)网站对高校档案馆网站的链接，对北京各个高校档案网站进行了调查分析。调查对象参考新浪网“教育频道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名单，对各个高校档案馆网站进行了深入的调查分析。我们选取档案网站的“功能指标”为重点评价指标，选取“内容指标”和“形式指标”作为辅助评价指标，以便对网站进行全方位的综合评价。

文章主要根据倍数加权法②来确定各个指标的分值。倍数加权法虽然在参照要素的选择上容易出现依靠主观判断的情况，但该方法却可以有效地区分各考评要素之间的重要程度。我们将影响高校档案馆网站的内容指标作为最次要的考核要素，以此为1;再将形式指标的重要性与该指标相比，得出重要性倍数为1.5;同理，得出最重要的功能指标重要性程度为7.5;然后依据该比例分配分值，文中以100分为满分。赋值标准及分值如表1所示。

2.评价结果及分析

调查显示，新浪网“教育频道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了数字档案馆，其他学校都没有独立的数字档案馆，部分学校可以通过站内搜索找到与档案馆相关的信息或新闻;另外，还有一部分学校，在学校的教辅机构或管理机构中设有档案室(馆);更有一部分学校根本没有找到关于档案馆的任何信息。

2.1评价结果

我们重点选取了13所高校进行绩效评价，另外还有三所高校虽然也有本校档案馆网站，但是网站建设尚不够完善，也没有体现档案网站的服务功能，与其他的高校档案馆网站相比差距较大，所以这里只列出这13所高校进行比较分析，如表2所示:

2.2 指标分析

2.2.1内容指标分析

网站内容的广度和深度直接影响用户对信息的利用程度，也是评价档案信息网站的基本指标之一。调查显示，内容指标的平均分为8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在这6所高校中，中国人民大学、清华大学、北京航空航天大学均得到满分。这些学校比较注重本校数字档案馆网站的建设，涉档信息相对全面，同时提供一定的特色档案信息。那些低于内容指标平均分值的学校在某些方面存在一定欠缺，校务公开情况没有体现出来，也没有具有本校特色的档案信息。

2.2.2 形式指标分析

这些高校档案馆网站的形式指标平均分为8.3076，高于该平均分的高校有5所，其余高校在这个方面都或多或少有所欠缺。信息时效性较差是这些高校普遍存在的问题。有的高校信息更新到2004年，部分学校更新到2008年。这些高校中，网站支持外文页面的只有中国人民大学、北京理工大学、首都师范大学3所。

2.2.3功能指标分析

高校档案馆建馆目的是分享档案信息和提供便捷的档案信息利用，其功能是否全面、是否强大是档案网站建设的首要考虑因素。

各个高校档案网站建设的功能指标平均分最低，得分率也最低。功能指标总分定为75分，而平均分为36.0769分，平均得分率仅为0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。数据表明，高校档案网站服务功能存在很大欠缺，需要进一步重视和提高。尤其是在服务功能方面，各个高校需要进一步完善。从这次调查来看，所有高校在档案信息检索方面都不够完善，部分学校根本没有这种功能。其中做得较好的为中国人民大学，该校所提供的“资源查询”，提供了部分可公布的馆藏档案目录，查询可以输入一项或多项，可以输入部分名称或全称，另外对一些基建档案和声像档案也指出了可查询的范围。其他学校的检索功能，都差强人意，有很大的提升空间。服务咨询、业务指导、利用指南等栏目可以为用户利用档案信息提供一定的指导帮助，各个高校应该适当给予重视。

得分率最高的是内容指标，其次是形式指标，得分率最低的则是这些高校档案网站的功能指标。根据分值可见，网站内容指标的分数在6—10分之间，形式指标分数在6—13分之间，功能分值差别较大，从26—50分不等。功能指标得分中，差距产生主要表现在交流和服务功能方面。

这13所高校中，有11所高校有独立的档案网站，2所挂在本校网站的相关栏目中。各个高校应该申请独立的域名，并确保链接的有效性、稳定性，避免出现无链接和死链接现象。

3.结论及建议

3.1 北京市高校档案馆网站建设的现状及结论

3.1.1目前北京高校建立本校数字档案馆网站的数量少之又少，令人吃惊

此次调查，90所高校中仅可以查到16所高校有本校档案馆网站，属于国家211工程及985项目的北京高校基本上都有自己独立的档案馆网站，其中有个别学校数字档案馆挂靠在本校主页的某些栏目中。

3.1.2 已经建立的高校档案馆网站，基本能涵盖档案网站所要求的基本内容和基本功能

各个高校档案馆都包含档案馆概况、机构职能、政策法规、业务动态等基本内容，同时也都包括业务指南、利用指南等项目，个别高校档案服务功能比较健全，例如清华大学，档案检索功比较全面，设有站内信息检索、网站地图、相关链接等栏目，同时提供相关的档案信息下载。部分高校，例如中国人民大学，在档案信息交流方面做得比较完善，注重和用户的信息沟通，信息反馈相对比较及时。

3.1.3 高校档案网站建设仍有很多问题有待解决和完善

高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。档案检索功能有待进一步提高和完善，检索工具应该多样化。另外，随着高校信息公开化，随之而来的档案信息安全问题也应该给予高度重视。

3.2 对北京市高校档案馆网站建设的几点建议

3.2.1 要注重高校档案信息资源开发的广度和深度

在进行档案信息资源整合时，要增加信息的覆盖面，扩大学校归档信息范围，加强本校特色档案建设。校务公开要及时透明，信息更新周期要短，内容要有创新性。同时，应该确保档案信息的深度，不能华而不实，对档案信息质量的控制要严格，确保信息可靠性和安全性，同时注意保护档案隐私内容。

3.2.2 要重视网站的互动功能

增强学校档案网站的信息交流功能，不仅有利于用户对本校档案信息资源的利用，而且有利于提高本校在档案信息网站建设方面的知名度，对于今后档案工作的开展有推动作用。

3.2.3 要注重提高高校档案信息资源的检索功能

检索功能强大与否直接影响档案信息利用的工作效率。这个功能的提高有助于数字档案馆整体工作水平和绩效评价的提高，是档案工作的核心工作。

3.2.4 要重视高校档案馆网站建设的安全性

档案信息有一定的保密性，做好学校信息安全保障工作也是一项难度较大的工作。要防止黑客、病毒等恶意侵入。另外要把握好档案信息开放和保密的关系，确保重要信息的机密性，采用必要的技术手段，控制信息输入和输出，同时做好档案信息的保管存储工作。

3.2.5 高校档案馆网站建设要为高校数字档案馆建设创造条件

高校档案馆网站建设的形式指标，间接反映档案网站建设的质量。网页设计是否美观，结构比例是否合理，也能体现出学校对档案馆数字化建设的重视程度。各个高校应在加强本校档案馆网站建设的同时为该校数字档案馆的建设开辟新思路，创造新条件。

注 释:

①本文系2009年北京市高校档案研究会项目(编号DA200910)“北京市高校档案馆网站建设的绩效评价”的研究成果 和 2007年国家档案局项目(编号2007-X-18)“档案信息网站绩效评估体系的可持续研究”的阶段性成果之一。

② 倍数加权法是首先选择出最次要的考核要素，以此为1。然后将其他考核要素的重要性与该考核要素相比较，得出重要性的倍数，然后再进行归一处理。其优点在于它可以有效地区分考核要素之间的重要程度，另外，也可以不选用最次要的考核要素，而选用更具代表性的考核要素为基本倍数。

参考文献

1. 中国人民大学信息管理学院档案网站调查测评项目组.我国省级网站测评报告.

2. 张畅.我国档案网站绩效评估问题研究.湘潭大学硕士学位论文，2006.05.

3. 钟其炎，范园园.我国高校档案网站现状的调查与分析.湖北档案，2009(1).

4. 翟丽娜.我国高校档案网站现状的调查与分析.档案管理，2008(2).